Juhtumikorraldusmudeli koolitusruumid

VÄIKEHANGE „Juhtumikorraldusmudeli „Turvalisuse märgid“ piloteerimine: koolitusruumide jms hankimine“ Käesoleva dokumendiga kutsub Sotsiaalministeerium Teid esitama pakkumust väikehankel. HINNAPÄRING 1. ÜLDINFO Sotsiaalministeerium 1.1 Hankija andmed Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn, Eesti Vabariik 1.2 Hanke eest vastutav isik Helen Alton, telefon: 59123200, e-post: [email protected] Aastatel 2025–2027 viiakse ellu lastekaitse valdkonna pilootprojekt, mille eesmärk on rakendada juhtumikorralduse mudelit „Turvalisuse märgid“ valitud kohalikes omavalitsustes (KOVides), samuti 1.3 Hanke objekti Sotsiaalkindlustusameti (SKA), Sotsiaalministeeriumi (SoMi) ja teiste lühikirjeldus ja eesmärk võrgustikuliikmete spetsialistide seas. Käesoleva hanke eesmärk on leida 2025.a. sobivad koolitusruumid ning tagada osalejate lõuna- ja kohvipausid. 1.4 Eeldatav maksumus km- 50 000 ta1 1.5 Hankelepingu 1T10-SF21-04791LASTE rahastamisallikas 1.6 Teenuse CPV kood 79951000-5 Seminaride organiseerimisteenused, 79952000-2. - Keskkonnahoidlik hankimine: jah 1.7 Riigihangete - Sotsiaalselt vastutustundlik hankimine: jah strateegiliste põhimõtete kasutamine - Innovatsiooni toetav hankimine: ei - Julgeolekuriske vähendav: ei 2. HANKE OBJEKTI TEHNILINE KIRJELDUS/ OLULISEMAD TINGIMUSED Pakkujalt ootame konverentsiteenust: 1). Ruumi(de) rent, sh koos kogu vajaliku tehnilise lahendusega: video-/ dataprojektor, mikrofonisüsteem (peamikrofon 4 tk, käsimikrofon 1tk), ekraan, 2.1 Hanke objekti kirjeldus võimalust näidata suurelt ekraanilt slaide (suure ruumi puhul vaheekraanid), pabertahvel, Wifi; 2) toitlustus: palun vaadake lisatud päevakava (lisa 1), kus on kirjas kohvipausid ja lõuna kellaajad jm. 2.2 Tähtaeg ja/või ajakava Lepingu täitmise tähtaeg on 21.12.2025. Täpsem ajakava lisas 1. 2.3 Täitmise koht Koolitused toimuvad Tallinnas, kesklinna või lähiümbruse piirkonnas. - Lepingu täitmisel kohaldatakse Sotsiaalministeeriumi töövõtulepingu üldtingimusi, mis on kättesaadavad Sotsiaalministeeriumi kodulehel aadressil: 2.4 Lepingutingimused https://www.sm.ee/lepingute-uldtingimused . - Lepingu eritingimused on toodud väikehanke dokumendi lisas (lisa 3). Iga viidet, mille hankija teeb väikehanke dokumentides mõnele standardile, tehnilisele tunnustusele, tehnilisele kontrollisüsteemile vms kui pakkumuse tehnilisele kirjeldusele vastavuse kriteeriumile, 2.5 Samaväärsus tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“. Iga viidet, mille hankija teeb väikehanke dokumentides ostuallikale, protsessile, kaubamärgile, patendile, tüübile, päritolule 1 eeldatav maksumus on hankija poolt hankelepingu täitmisel eeldatavalt makstav kogusumma (käibemaksuta), arvestades mh tõenäolisi hankelepingu alusel tulevikus tekkivaid kohustusi ja hankelepingu uuendamist. Füüsiliste isikutega sõlmitavate lepingute korral tuleb eeldatava maksumuse sisse arvestada ka tööandja maksud ja maksed. 1  või tootmisviisile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“. Pakkuja peab hankelepingu täitmisel eelistama keskkonnahoidlikke lahendusi, näiteks: 1) töökoosolekud ja muud kohtumised viia läbi võimaluse korral veebi vahendusel, et vähendada eelkõige liigsest transpordikasutusest tulenevat süsiniku jalajälge; 2) vältida tarbetut dokumentide välja trükkimist ning võimalusel 2.6 Keskkonnahoidlike eelistada digitaalsel kujul olevaid materjale; lahenduste kasutamine 3) pakkuja poolt digitaalsel kujul edastatavad materjalid peavad olema salvestatud ja edastatud optimaalse mahuga, et vältida otstarbetult suuri andmefaile ning seega vähendada digireostust; 4) hankelepingu täitmise järgselt kustutada üleliigsed digimaterjalid, näiteks mustandfailid, säilitamiseks mittevajalikud töödokumendid jms, kuna IT-serverites failide otstarbetu hoidmine on keskkonda kurnava mõjuga ning suurendab digireostust Pakkumuse esitamisega kinnitab pakkuja, et juhindub meeskonna komplekteerimisel Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) nr 1303/2013 artiklist 7, mis näeb ette, et arvestatakse ja toetatakse meeste ja naiste võrdõiguslikkust ja välditakse diskrimineerimist soo, rassi või rahvuse, usutunnistuse või veendumuse, puude, vanuse või 2.7 Võrdse kohtlemise seksuaalse sättumuse põhjal ning võetakse arvesse puuetega tagamine ja mitte- inimeste juurdepääsu. Ühtlasi lähtutakse Eesti pikaajalise diskrimineerimine arengustrateegia „Eesti 2035“ aluspõhimõtetest, mis näeb ette, et kõigil peab olema võrdne võimalus eneseteostuseks ja ühiskonnaelus osalemiseks, sõltumata individuaalsetest eripäradest ja vajadustest, kuuluvusest erinevatesse sotsiaalsetesse rühmadesse, sotsiaal- majanduslikust võimekusest ja elukohast Keskkonnahoidlikkus: digitaalsete materjalide eelistamine trükiste 2.8 Keskkonnahoidlikud asemel; korduvkasutatavate nõude ja joogiveejaamade kasutamine lahendused, sotsiaalsed toitlustuses; jäätmete liigiti kogumine ja prügi minimeerimine. kaalutlused ja Sotsiaalsed kaalutlused: koostöö sotsiaalset ettevõtlust toetavate või innovatsiooni erivajadustega inimesi kaasavate partneritega;ligipääsetavus kõigile rakendamine osalejatele (nt liikumispuudega inimestele); võimalus pakkuda toidumenüüs erivajadustega inimeste arvestamist. 3. TÄIENDAV INFO Pakkujal peab olema varasem kogemus konverentsi- või suuremahulise (vähemalt 100 osalejat) kontakkoolituse 3.1 Pakkujale ja korraldamisel/organiseerimisel, kus pakkuja vastutas tehnilise pakkumusele lahenduse ja osalejate sujuva teenindamise eest ning kus osutati kehtestatavad nõuded sünkroon- ja järeltõlget. Pakkuja esitab sellekohase info pakkumuse vormil või vabas vormis. 4. PAKKUMUSE ESITAMINE ja MENETLEMINE Huvitatud isikutel on õigus küsida väikehanke dokumentide kohta selgitusi, esitades küsimused e-posti aadressile: [email protected]. 4.1 Selgitused Hankija vastab huvitatud isiku küsimustele 3 tööpäeva jooksul. Hankija edastab esitatud küsimused ja vastused samaaegselt kõigile isikutele, kellele tehti ettepanek pakkumuse esitamiseks. Pakkumuses esitab pakkuja: - Pakkumuse vormi koos kinnitustega (lisatud pakkumuskutsele); - Teenuse keskkonnahoidlike, sotsiaalselt vastutustundlike 4.2 Pakkumuse tingimuste kirjelduse; vormistamine ja o Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamise ja esitamine esitamisega seotud kulud ning pakkumuse tähtaegse esitamise riski. - Esitatud pakkumus peab olema jõus vähemalt 60 päeva alates pakkumuste esitamise tähtpäevast. 2  - Pakkumus tuleb esitada digitaalselt allkirjastatuna e-posti aadressil [email protected] hiljemalt 20.08.2025 kell 11.00. - Palume ühtlasi, et teavitaksite meid, kui otsustate pakkumust mitte esitada. - Pakkumus on konfidentsiaalne kuni hankelepingu sõlmimiseni. o Pakkuja märgib pakkumuses, milline teave on pakkuja ärisaladus ning põhjendab teabe ärisaladuseks määramist. Pakkuja ei või ärisaladusena märkida pakkumuse maksumust või osamaksumusi. Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas. Hankija ei vastuta ärisaladuse avaldamise eest osas, milles pakkuja ei ole seda ärisaladuseks märkinud. - Hankija avab kõik tähtajaks esitatud esialgsed pakkumused ning kontrollib esitatud pakkumuste vastavust väikehanke dokumendis sätestatud nõuetele. 4.3 Pakkumuse vastavuse - Juhul kui pakkuja või pakkumus ei vasta väikehanke dokumendis kontrollimine esitatud tingimustele, siis lükkab hankija pakkumuse tagasi. - Hankijal on õigus tagasi lükata pakkumus, mille maksumus ületab eeldatavat maksumust. - Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi. Hankijal on õigus vajadusel pakkumusi omavahel võrrelda. 4.4 Pakkumuste hindamine - Edukaks tunnistatakse majanduslikult soodsaim so madalaima kogumaksumusega pakkumus. - Hankija esitab kõigile pakkujatele teate hankelepingu sõlmimise 4.5 Pakkuja teavitamine kohta mitte hiljem kui 3 tööpäeva jooksul alates lepingu hankija otsustest ja sõlmimisest. lepingu sõlmimine - Hankija sõlmib edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujaga lepingu. Lisad: Lisa 1. Väikehanke tehniline kirjeldus Lisa 2. Pakkumuse vorm Lisa 3. Töövõtulepingu eritingimused 3  Lisa 1 väikehankele Väikehanke tehniline kirjeldus 1. Hanke ese Hanke eesmärk on leida koolitusruumid juhtumikorraldusmudeli „Turvalisuse märgid“ väljaõppeks järgmistele sihtgruppidele: pilootprojektis osalevate kohalike omavalitsuste juhid, kvaliteedispetsialistid, sotsiaal- ja lastekaitsetöötajad ning võrgustikuliikmed, Sotsiaalkindlustusameti ja Sotsiaalministeeriumi spetsialistid. Koolitust viivad läbi välislektorid. Koolituste töökeel on inglise keel ning osalejatele tagatakse sünkroon- või järeltõlge, mis ei kuulu käesoleva hanke esemeks. Pakkuja peab tagama, et koolitusruum oleks sobilik tõlketeenuse korraldamiseks – näiteks tõlkidele eraldi laud, elekter ja vahetu nähtavus esinejale. Vajadusel peab ruumis olema võimalus kasutada kaasatoodud tõlketehnikat (nt sünkroontõlke konsooli ja kõrvaklappide jagamispunkti). Koolitusruumide tagamine sisaldab toitlustust. 2. Hanke eesmärk Juhtumikorraldusmudeli „Turvalisuse märgid“ piloteerimise toetamine koolitusruumide rendi kaudu. 3. Koolitusruumi suurus ja toimumiskoht Hanke raames tuleb tagada sobiv koolitusruum kuni 75 osalejale. Täpne üritusel osalejate lõplik arv täpsustatakse hiljemalt 5 tööpäeva enne ürituse toimumist. Koolitused toimuvad Tallinnas, kesklinna või lähiümbruse piirkonnas. 4. Koolituste ajakava Koolitused viiakse läbi vahemikus september–detsember 2025 vastavalt allolevale ajakavale. Koolituse Koolituse Osalejate Ruumi paigutus kuupäev kellaaeg eeldatav arv 03.09.2025 10.00-17.00 60-75 Klassiruumi stiilis 04.09.2025 8.30-15.00 60-75 Klassiruumi stiilis 15.09.2025 10.00-17.00 60-75 Klassiruumi stiilis 16.09.2025 8.30-15.00 60-75 Klassiruumi stiilis 22.09.2025 10.00-17.00 60-75 Klassiruumi stiilis 23.09.2025 8.30-17.00 60-75 Klassiruumi stiilis 24.09.2025 8.30-15.00 60-75 Klassiruumi stiilis 11.12.2025 10.00-17.00 60-75 Klassiruumi stiilis 5. Pausid ja toitlustus Soovituslik pauside ajastus koolituspäeval, mis toimub kella 10.00-17.00: 9.30–10.00 – Tervitusamps* ja registreerumine 10.00–11.15 – Koolituse esimene osa 11.15–11.30 – Hommikune paus** (paus 1) 11.30–12.30 – Koolituse teine osa 12.30–13.15 – Lõuna 13.15–14.45 – Koolituse kolmas osa 14.45–15.00 – Pealelõunane paus (paus 2)*** 15.00–16.30 – Koolituse neljas osa 16.30–16.40 – Lühike sirutuspaus (paus 3)*** 16.40–17.00 – Kokkuvõtted, lõpetamine Koolituspäeval on ette nähtud üks ennelõunane paus ja kaks pealelõunast pausi. Palume korraldada suupistevalik pealelõunaseks esimeseks pausiks (paus 2) kell ~14.45. Soovime, et suupisted ei oleks kohe pärast pausi koristatud, vaid jääksid kättesaadavaks ka sirutuspausi ajal (~16.30). See võimaldab osalejatel nautida suupisteid vastavalt oma vajadusele ka päeva lõpus. 4 Soovituslik pauside ajastus koolituspäeval, mis toimub kella 8.30-15.30/17.00: 8.00–8.30 – Tervitusamps* ja registreerumine 8.30–10.30 – Koolituse esimene osa 10.30–10.45 – Hommikune paus (paus 1)** 10.45–12.00 – Koolituse teine osa 12.00–12.45 – Lõuna 12.45–14.00 – Koolituse kolmas osa 14.00–14.15 – Pealelõunane paus (paus 2)*** 14.15–15.30 – Koolituse neljas osa 15.30-15.40 – Lühike sirutuspaus (paus 3)*** 15.40-17.00 – Koolituse viies osa Koolituspäeval on ette nähtud üks ennelõunane paus ja kaks pealelõunast pausi. Palume korraldada suupistevalik pealelõunaseks esimeseks pausiks (paus 2) kell ~14.00. Soovime, et suupisted ei oleks kohe pärast pausi koristatud, vaid jääksid kättesaadavaks ka sirutuspausi ajal (~15.30). See võimaldab osalejatel nautida suupisteid vastavalt oma vajadusele ka päeva lõpus. Pausidel pakutava toidu eelistused:  Tervitusamps hommikul*: võileib/saiake, smuuti, kohv ja tee  Paus 1 (hommikune)**: küpsisevalik  Paus 2 (pealelõunane)***: kerged suupisted (soolased ja magusad, väike koogike) ning puuviljavalik  Joogivesi, kohv ja tee peavad olema tagatud kogu koolituspäeva jooksul. 5.1 Teadaolev info erivajaduste osas (täpsustub vähemalt viis päeva enne koolituspäeva):  Gluteeni ja laktoositalumatus: 3 inimest  Pähkliallergia: 1 inimene  Allergia koorikloomade vastu (krevetid, karbid jne.): 1 inimene  Kala- ja mereanniallergia: 2 inimest  Taimetoitlane: 4 inimest  Vegan: 2 inimest 6. Teave infosiltidele Infosiltidele lisada: “Turvalisuse märgid” juhtumikorraldusmudel”. 5  Lisa 2 väikehankele Pakkumuse vorm 2-2.2/2697-1 Pakkuja üldandmed Pakkuja ärinimi Pakkuja registrikood Pakkuja juriidiline aadress Pakkuja esindaja lepingu allkirjastamisel Pakkuja kontaktisik/ volitatud isik lepingu täitmisel - nimi ning kontaktandmed (e-posti aadress, telefoninumber) Pakkumuse maksumus kuluartiklite lõikes Kuluartikkel Ühik Ühiku hind Ühiku arv KOKKU (eurot) Ühe koolituspäeva rendikulu 1 8 Koolitusel osalejate toitlustuse 1 osaleja 600* kulu koolituspäe va toitlustus Pakkumuse maksumus (ilma käibemaksuta) Käibemaks: Pakkumuse kogumaksumus (käibemaksuga) *Eeldatav osalejate arv kõikide koolituspäevade kohta. Hankija kinnitab osalejate arvu 5 tööpäeva enne iga koolituse toimumist. Tasumine toimub kinnitatud osalejate põhiselt. 1. Kinnitame, et pakutav hind sisaldab kõiki tasusid ning pakkuja on teadlik, et tal ei ole õigust täiendavale tasule pakkumuse lähteülesande alusel tehtava töö eest. 2. Kinnitame, et pakkumus on jõus vähemalt väikehanke dokumendis märgitud tähtaja. 3. Kinnitame, et pakkuja on teadlik, et hankija ei kasuta arveldamises ettemaksu. 4. Kinnitame, et kasutame lepingu täitmisel keskkonnahoidlikke lahendusi. 5. Kinnitame, et oleme meeskonna komplekteerimisel järginud võrdse kohtlemise ja mitte- diskrimineerimise põhimõtteid. 6. Kinnitame, et pakkuja on teadlik, et tal tuleb märkida pakkumuses, milline teave on pakkuja ärisaladus ja põhjendada seda ning selle nõude mittetäitmisel kannab pakkuja riisikot, et hankija avalikustab pakkumuse sisu, mida ei ole ärisaladuseks märgitud. 6  Lisa 3 väikehankele TÖÖVÕTULEPINGU NR 2-2.2/2697-1 ERITINGIMUSTE PROJEKT Eesti Vabariik, Sotsiaalministeeriumi kaudu, registrikood 70001952, asukoht Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn, keda esindab Maarjo Mändmaa (edaspidi nimetatud „tellija“) ja …….., registrikood …, asukoht …, keda esindab …..…, (edaspidi nimetatud “töövõtja”), edaspidi koos nimetatud „pooled“ ja eraldi „pool“, sõlmisid käesoleva töövõtulepingu (edaspidi “leping”) alljärgnevas: 1. Lepingu objekt Lepingu objekt on töövõtja poolt juhtumikorraldusmudeli „Turvalisuse märgid“ koolituste korraldamiseks koolitusruumide pakkumine, lähtudes väikehanke dokumendist (edaspidi „töö“). Tööde täpsem kirjeldus on toodud lepingu lisas 1 (käesolevas väikehankes tehniline kirjeldus) ja töövõtja (kuupäev) esitatud pakkumuses. 2. Tööde tegemise aeg ja tähtpäevad Töövõtja kohustub tegema lepingu objektiks olevad tööd vastavalt ajakavale kuni 20.12.2025 (lisa 1). Tööde täpsem ajakava lepitakse poolte vahel eraldi kokku. Pooltel volitatud esindajad võivad kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis lepingu täitmise käigus ajakava täpsustada ja kohandada, muutmata lõpptähtpäeva. 3. Lepingu hind 3.1. Lepingu alusel töövõtja poolt tehtavate tööde eeldatav kogumaksumus on … eurot (edaspidi nimetatud „lepingu hind“). Lepingu hinnale lisandub/ei lisandu käibemaksu. 3.2. Tellija tasub töö eest pärast töö vastuvõtmist ja selle alusel esitatud arve saamist ühe maksena. 3.3. Töövõtja esitab tellijale arve(d) e-arvena. E-arvet on võimalik saata e-arvete operaatori vahendusel. E-arve loetakse laekunuks selle operaatorile laekumise kuupäevast. 3.4. Tööd rahastatakse Euroopa Liidu poolt rahastatava projekti või programmiga: 1T10-SF21- 04791LASTE. 4. Erisätted 4.1. Lisaks üldtingimustes sätestatule kohustub töövõtja: 4.1.1. järgima lepingu rahastaja tingimusi (sh teavitamisele, vormistamisele ja sümboolikale); 4.2. Töövõtja peab olema valmis vajadusel koolituse auditoorset osa läbi viima veebipõhiselt, sh peab omama juurdepääsu selleks vajalikele tarkvaralahendustele. 4.3. Töövõtja peab tagama ruumides tehnilise võimekuse sünkroon- ja järeltõlke teenuse osutamiseks. 4.4. Töövõtja, sh tema töötaja, ametnik kui temaga mistahes muus lepingulises suhtes olev lepingu täitmisel osalev isik teavitab tellija tööalase tegevusega teatavaks saanud Euroopa Liidu õiguse rikkumisest e-posti aadressil [email protected]. Tellija tagab tööalase tegevusega teatavaks saanud Euroopa Liidu õiguse rikkumisest teavitaja kaitse. Rikkumisest teavitamise ja teavitaja kaitse tagamise õiguslike aluste ning kohustuste rikkumisel kohalduva vastutuse osas lähtuvad pooled Tööalasest Euroopa Liidu õiguse rikkumisest teavitaja kaitse seaduses sätestatust. 5. Volitatud esindajad 5.1. Tellija volitatud esindaja lepingu täitmisega seotud küsimustes on Helen Alton, tel 5912 3200, e- post [email protected], või teda asendav isik. 5.2. Töövõtja volitatud esindaja lepingu täitmisega seotud küsimustes on …; tel …; e-post …. 6. Lepingu lisad Lepingu juurde kuuluvad allkirjastamise hetkel lisadena alljärgnevad dokumendid: 6.1. Lisa 1 – Lepingu objekti tehniline kirjeldus. 6.2. Lisa 2 – Töövõtja (kuupäev) pakkumus. 7. Muud sätted 7.1. Lepingu osaks on lisaks käesolevatele eritingimustele ja nende lisadele töövõtulepingute üldtingimused. Töövõtja kinnitab, et on üldtingimustega tutvunud paberkandjal või elektroonselt 7  Sotsiaalministeeriumi kodulehel aadressil: https://www.sm.ee/sites/default/files/contenteditors/sisekomm/toovotulepingu_uldtingimused.pdf. Pooled kinnitavad, et kõik üldtingimused on nende poolt eraldi läbi räägitud, need on mõistlikud ega saa seetõttu olla tühised. 7.2. Kui konkreetsest sättest ei tulene teisiti, tähendab mõiste „leping” lepingu eritingimusi ja üldtingimusi koos kõikide lisadega. Lepingu dokumentide prioriteetsus on järgmine: eritingimused (I), lepingu lisad (II) ja üldtingimused (III). Vastuolude korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib prioriteetsem dokument. Lepingu sõlmimisega kaotavad kehtivuse kõik töövõtja hinnapakkumises või muus sarnases dokumendis sisalduvad tingimused niivõrd, kuivõrd need on vastuolus lepingu eritingimuste ja üldtingimustega. 7.3. Leping allkirjastatakse digitaalselt. Tellija Töövõtja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/ Tel: 626 9301 Tel: [number] E-post: [email protected] E-post: [aadress] 8