IT-teenuse osutamine Astangu KRK liikumisel SoMi haldusalast HTMi haldusalasse

IT-teenuse osutamine Astangu KRK liikumisel SoMi haldusalast HTMi haldusalasse KOOSOLEKU PROTOKOLL 29.05.2023 Teams keskkond Algus kell 14.00 Lõpp kell 15.05 Juhatas: Kristi Mikiver (SoM) Protokollis: Kristi Mikiver (SoM) Võtsid osa: Kert Valdaru (Astangu KRK), Veronika Kaska (Astangu KRK), Jürgen Rakaselg (HTM), Margit Grauen (HTM), Aivo Riisenberg (HTM), Toomas Adson (HTM), Indrek Rokk (HTM), Margus Arm (TEHIK), Marje Pihl (TEHIK), Tanel Tera (TEHIK), Nele Labi (SoM), Diana Kalvik (SoM). PÄEVAKORD: 1. Tutvustus, eesmärk 2. Lühiülevaade TEHIKu poolt Astangu KRK-le osutatavatest teenustest 3. Arutelu 4. Kokkuvõte ja lõpetamine 1. Osalejate tutvustus ja koosoleku põhjus, eesmärk Koosoleku alguses toimus tutvustusring. Koosoleku korraldamise põhjuseks oli Astangu KRK liikumine SoMi haldusalast HTMi haldusalasse koos kogu personali ja kõigi teenustega. IT- teenuse osutamisega Astangu KRK-le jätkab TEHIK vähemalt käesoleva kalendriaasta lõpuni. Koosoleku eesmärgiks oli tuua osapooled kokku ja alustada IT-teenuse edasise osutamise arutelu, et teenus oleks Astangu KRK-l olemas ka alates 1.01.2024 ning haldusala vahetus teenust ei mõjutaks. 2. Lühiülevaade TEHIKu poolt Astangu KRK-le osutatavatest teenustest TEHIK osutab Astangu KRK-le kaheksat teenust. Põhiteenus on Astangu KRK infosüsteem AIS, mis on TEHIKus majutatud ja mille peal on hooldus-arendusleping. Lisaks on dokumendihaldussüsteem Delta (SoM haldusala leping ja teenust osutab RIK), töökohahalduse teenus (arvutitöökoht), võrguhaldus, Astangu KRK välisveeb (majutatud riigipilves), Astangu KRK siseveeb (uus siseveeb on loomisel ja ollakse sisu loomise etapis ning tähtaeg on selle aasta lõpp). Nii siseveeb kui ka välisveeb on drupali peal. Atlassiani teenustest on veel Confluence ja wiki (2 Jira litsentsi ja 106 wiki litsentsi) ning olulisel kohal on ka videokonverentsi teenus. AISi puhul on kaasatud väline arenduspartner ja leping kehtib 2024 novembri lõpuni. Raamistikke ja platvorme saab TEHIK täpsemalt tutvustada edaspidi nii nagu ka varade teemat. TEHIK on varustanud ka kõik Astangu KRK IT-klassid. 3. Arutelu Fookus number üks on teenuse jätkumine 1. juulist – inimeste arvutid töötavad ja saadakse tööks vajalikele keskkondadele ligi. Muude teenuste edasine korraldus on olulisuselt järgmine. Eelarve seis ei ole hea. Kriitiline on töökohateenus, kus on rendimudelile üle mindud ning RESist lisavahendeid pole saadud ning seetõttu on teenust rahastatud on erinevatest allikatest ühekordselt. See tekitab riski, et pole võimalik anda kaasa raha täies mahus, et näiteks edaspidi saaks 3 a tsükli kaupa kõiki varasid ümber vahetada. TEHIK vaatab praegu üle kogu töökohateenuse maksumust (sh õppeklassid ehk kõik, mis puudutab arvuteid). AISile on planeeritud 40 000 eur aastas ja see on olnud üldjuhul piisav. Selle raha saab kaasa anda. Delta eelarve on olnud 6810 eurot ja see tuleks kaasa. Site improve on olnud astangu.ee peal lisateenusena ja kaetud ühekordsetest vahenditest ja seda eelarvet (3300 eur) pole kaasa anda. Wiki puhul TEHIKu kulu Astangu KRK ära liikumisest ei vähene. Kõige suurem murekoht on videokonverentsisüsteem, mis ei ole leidnud iga-aastasest taotlemisest hoolimata lisarahastust. TEHIK täpsustab veel summasid, kuid suurusjärgus on Astangu KRK otsekulud veidi üle 200 000 eur, kuid baasis on 64 000 eur. Töörühma tasandile jääb edaspidi ka see küsimus, mis lepingud oleks mõistlik üle anda ja mis lepingud lasta TEHIKus lõpuni joosta. SoM nentis, et rahastamise probleem on kriitiline ning pöördutakse RaMi poole, et saada käitumissuuniseid olukorras, kus seni on kaetud eelarve puudujääke ühekordsete vahenditega haldusala seest, kuid nüüd liiguvad asutused ära teise haldusalasse. SoM ise on oma haldusalasse jäävate asutuste puhul IT-teenuste kärpeid tegemas (näit videokonverentsiseadmed), kui Astangu KRK puhul SoM kärpeid ei tee, sest kokku on lepitud, et ära liikuva asutuse puhul teeb kärpeplaani „uus omanik“. Eelarve peab katma teenused. Teenuse samas kvaliteedi jätkumine võib muidu sattuda ohtu, sest HTMil ei pruugi olla vahendeid, et eelarves olevaid auke lappida. Astangu KRK tõi välja, et nende andmetel on teenuse kogukulu suurusjärgus 400 000 eurot. TEHIK täpsustas, et 400 000 on kulumudelis olev teenuse hind, mida TEHIK jagab Astangule. Astangu KRK selgitas, et TEHIKu loomisel oli suund, et Astangu KRK-l ei pea olema IT- spetsialisti/inimest, kes IT-teenustega tegeleb ning selle katab ära TEHIK. Kõik on seni toiminud hästi ja teenuse kvaliteet on olnud väga hea. Astangu KRK eelarvest võeti tol korral teenuse osutamiseks vastav %. Seetõttu pole Astangu KRK eelarves raha oma IT-spetsialisti palkamiseks ega teisteks juhtimiskuludeks. Kuna juhtimiskulu on osa teenusest, siis see osa eelarvest tuleb samuti kaasa anda. HTM tõi välja, et nemad ei saa leppida tõdemusega, et juhtimiskulu kaasa ei tule. Arutelus tõdeti, et Astangu KRK tarbeks ei ole HTMil vaja luua 1. juuliks ligipääse ühisketastele, kalendritele jms. HTMi süsteemidega liitumine tuleb hiljem jooksvalt tööprotsessi raames ja vastavalt ühiselt koostatavale projektiplaanile. SOM sooviks ühendada Astangu KRK lahti PlanPro juhtimissüsteemi moodulist. Tööplaneerimise keskkonnana PlanProd Astangu KRK ei kasuta, kuid kasutab PlanPro koostöövestluste moodulit. PlanPro koostöövestluste osa säilitab SoM ja üleminek toimub vastavalt koostatavale tööde projektile. OTSUS: TEHIK paneb kokku eelarve numbrid teenuste lõikes ja edastab 6. juuni lõunaks. 4. Kokkuvõte ja lõpetamine 2023. aasta eelarve on Astangu KRK IT-teenuse jaoks olemas ja TEHIK jätkab teenuse osutamist nii nagu seni. Selgus on vaja saavutada teenuste praeguses maksumuses ja edasises rahastuses. Kui teenuste ja raha kaardistus on olemas, siis seejärel koostavad osapooled ühise tegevuskava edasisteks tegevusteks (projektiplaan). (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Kristi Mikiver Kristi Mikiver Koosoleku juhataja Protokollija