Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse teabehalduse kord

KÄSKKIRI Tallinn 17.05.2023 nr 1-3/15 Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse teabehalduse kord Vabariigi Valitsuse 25.05.2017. a määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ § 17 lõike 3 ja „Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse põhimäärus“ § 8 lõige 2 punkti 5 alusel: 1. ÜLDSÄTTED 1.1. Korra eesmärgiks on sätestada Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse (edaspidi keskus) asjaajamise ja teabehalduse põhinõuded (edaspidi ka teabehalduse kord) ning reguleerida keskuses pakutavate avalike teenuste korraldamist ja arendamist. 1.2. Keskuse töötajad loovad, kooskõlastavad ja menetlevad dokumente üldjuhul elektrooniliselt. 1.3. Asjaajamisperiood dokumentide haldamisel on kalendriaasta (1. jaanuarist kuni 31. detsembrini). Töörühma, komisjoni ja muu ühekordse kindla ülesandega üksuse asjaajamisperioodiks on selle tegevusperiood. 1.4. Teabe haldamiseks keskuses kasutatakse dokumendihaldussüsteemi DELTA (edaspidi DHS) ning muid keskuse poolt hallatavaid ja kasutatavaid infosüsteeme, mis on kirjeldatud punktis 1.11. 1.4.1. Erinevate infosüsteemide juurdepääsuõiguste haldamine ja kasutajate nõustamine ning juhendamine toimub infosüsteemide peakasutajate poolt, kes on loetletud infosüsteemide nimekirjas punktis 1.11. 1.5. DHSi avalikule vaatele ehk avalikule dokumendiregistrile on viide keskuse veebilehel rubriigis „Avalik teave“. 1.6. Kõik keskuse töötajad on DHSi kasutajad. Kasutajad tuvastatakse ID-kaardi või paroolipõhiselt. Oma parooli andmine teisele kasutajale on keelatud. DHSi sisestatud dokumentide õigsuse eest vastutavad dokumentides määratud vastutajad. 1.7. DHSis eristatakse järgmisi kasutajaõiguste rühmi: 1.7.1. Administraatorid hoiavad töös ja haldavad süsteemi (dokumendi- ja arhiiviloetelus funktsioonide ning sarjade koostamine, dokumentidele juurdepääsuõiguste tagamine, dokumendi liikide ja -mallide loomine ja korrastamine, eeldefineeritud töövoogude korrastamine jms tegevused), toimetavad ja registreerivad dokumente, saadavad neid välja jms tegevused. 1.7.2. Dokumendihaldurid saavad luua ja lisada uusi dokumente, käivitada töövooge, muuta töövoo käigus metaandmeid ja dokumendi (faili) sisu ning kustutada enda loodud või lisatud dokumente (v.a registreeritud dokumendid), edastada dokumente süsteemivälistele isikutele ja asutustele ning teha toiminguid ka registreerimisjärgselt. 1.7.3. Arhivaarid saavad seadistada dokumendi elukäigu ajakavasid, sooritada erinevaid arhiveerimistegevusi. 1.7.4. Tavakasutajad saavad vastavalt juurdepääsuõigustele vaadata dokumendi (faili) sisu ja selle metaandmeid, võtta teadmiseks, kooskõlastada ja allkirjastada neile suunatud dokumente. 1.7.5. Külalised (Riigi Tugiteenuste Keskuse määratud töötajad või ühekordse ülesande täitmiseks nt. audiitor) saavad ligipääsu infosüsteemile ja selle dokumentidele, v.a juurdepääsupiiranguga dokumendid ning menetleda neile täitmiseks suunatud dokumente. 1.8. Kasutajate juurdepääsu juurdepääsupiiranguid sisaldavatele teabele võib piirata DHSis sarja-, toimiku- või dokumendi põhiselt ning teistes süsteemides reguleeritakse seda üldiste juurdepääsuõiguste läbi. 1.9. Teabehalduse kord on täitmiseks kohustuslik kõigile keskuse töötajatele. Keskuse töötaja vastutab oma tööülesannete täitmiseks vajalike dokumentide ja teabe nõuetekohase loomise ja haldamise eest. Uuele töötajale tutvustab teabehalduse korda asjaajamistalituse juht. 1.10. Keskuse e-posti aadressid on [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected] ja veebilehe aadress on www.astangu.ee. Töötajate ja struktuuriüksuste kontaktandmed avalikustatakse ja hoitakse ajakohasena veebilehel. 1.11. Keskuse asjaajamises loodud ja saadud teavet hallatakse järgmistes infosüsteemides: Infosüsteemi nimi Sisu kirjeldus Sisuline vastutaja Dokumendihaldussüsteem dokumendid ning andmed asjaajamistalitus DELTA dokumentide registreerimise, menetlemise, säilitamise ja hävitamise kohta Astangu infosüsteem AIS keskuse klientide andmed, asjaajamistalitus isikuandmete allikad ning andmed kliendi andmetega tegelevate töötajate kohta Majandusarvestustarkvara personali-, palga- ja finantsarvestus haldus- ja SAP ning aruandlus arendusosakond Majandusarvestustarkvara andmed müügi, kassa ja koostatud finantstalitus SAP (müügimoodul) arvete kohta E-arvete infosüsteem arved ja nende kinnitused finantstalitus Riigitöötaja Isikuandmete, puhkuste, koolituste, haldus- ja iseteenindusportaal lähetuste, varade ja majanduskulude arendusosakond menetluskeskkond ning lähetus-, koolitus- ja puhkusedokumendid ja nende registriandmed Siseveeb teabe vahendamine töötajatele kõik osakonnad Veebileht teabe vahendamine avalikkusele, kommunikatsiooni- info kõikide teenuste kohta spetsialist Koostöövestluste ja keskuse töötajate arenguvestluste, haldus- ja kompetentside hindamise katseaja lõpu vestluste, arendusosakond tarkvara PlanPro vahevestluste ja töösuhte lõpuvestluste kokkuvõtted 2  Õppeinfosüsteem Õppeinfosüsteem - kutseõppijate õppeosakond TAHVEL andmed, rühmade nimekirjad, päevikud, käskkirjad ja muud dokumendid Eesti Hariduse Riiklik infosüsteem. Kutseõppe õppeosakond Infosüsteem (EHIS) õpilaste erialade nimekirjad, päringute teostamine. Täiendusõppe läbiviimiseks majandustegevusteade ja iga aastane aruandlus Täienduskoolituste Täiendusõppe õppekavad, õppeosakond infosüsteem Juhan koolitusdokumendid Rehabilitatsiooni Sotsiaalse ja tööalase rehabilitatsiooniosakond Infosüsteem reha.ee rehabilitatsiooni dokumentide loomise ja väljasaatmise keskkond Tööplaanide infosüsteem Tööplaan ja selle täitmise seire arendustalitus Gtmhub 1.12. Keskuse hallatavates infosüsteemides asuvate dokumentide, andmete ja registrite ning võrguketastele salvestatud teabe kaitse korraldamine, säilitamine ja varundamine toimub kooskõlas kehtivate infoturbealaste kordadega ja isikuandmete töötlemise korraga. 1.13. Teabehalduse korra juurde kuulub „Dokumentide liigitusskeem“ (Lisa 1). 1.14. Asjaajamistalituse töötajad võivad koostada teabehalduse korra paremaks rakendamiseks juhiseid, mis tehakse teatavaks töötajatele nii siseveebis kui ka avalikul kettal ning mille järgimine on kohustuslik. 2. TÖÖTAJATE PÄDEVUS JA VASTUTUS 2.1. Teabe turvalise ning jätkusuutliku haldamise ja juhtimisega seotu on korraldatud järgnevalt: 2.1.1. Keskuse teabehaldust korraldab haldus- ja arendusosakond. 2.1.2. Keskuse avalike teenuste, teenuste osutamise käigus tekkiva teabe ja dokumendihalduse ühtse korraldamise tagab direktori asetäitja. 2.1.3. DHSi toimimise, sellele juurdepääsuõiguste haldamise ning selle kasutajate nõustamise ja juhendamise tagab asjaajamistalitus. 2.1.4. Igapäevase jooksva dokumendihalduse ja sellega seotud infovahetuse korrektsuse tagavad sekretär ja asjaajamistalituse juht vastavalt oma ametijuhendile ja käesolevale korrale. 2.1.5. Keskuse tööks vajalike infosüsteemide toimimise, arendamise ja seal tekkivate andmete turvalise haldamise tagab Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus (edaspidi TEHIK) ning teised infosüsteeme haldavad asutused. Samuti tagab TEHIK vajalike andmete varundamise ja säilitamise kõikide nende poolt hallatavate infosüsteemide lõikes. 2.1.6. Andmekaitse valdkonna korraldamise ja asjakohaste juhiste koostamise tagab keskuse jurist või tema ülesandeid täitev töötaja. 2.1.7. Andmekaitsenõuete täitmise üle teostab järelevalvet keskuses määratud andmekaitsespetsialist. 2.1.8. Teabe nõuetekohase avalikustamise keskuse veebilehel ning teistes avalikkusele suunatud infokanalites tagab kommunikatsioonispetsialist. Töötajad vastutavad oma valdkonna piires teabe õigsuse ning asja- ja ajakohasuse eest, edastades vajaliku info õigeaegselt kommunikatsioonispetsialistile. 2.1.9. Dokumentide õigeaegse ja nõuetekohase hoidmise ja hävitamise tagab asjaajamistalitus. 3 2.2. Struktuuriüksuse juht: 2.2.1. vastutab oma struktuuriüksuse vastutusvaldkonnas olevate avalike teenuste kvaliteetse toimimise ja struktuuriüksuse tegevuse dokumenteerimise eest õigusaktidega ettenähtud ulatuses; 2.2.2. vastutab teabe nõuetekohase, sh tähtaegse, menetlemise ning muu asjaajamise eest struktuuriüksuses; 2.2.3. vastutab dokumentide säilitamise eest struktuuriüksuses. 2.3. Haldus- ja arendusosakond tagab töötajate regulaarse koolituse ja teavituse teabehaldust puudutavates küsimustes vastavalt vastutusvaldkonnale. 3. ANDMETE KAITSE PÕHISÄTTED 3.1.1. Keskus on ametisse määranud andmekaitsespetsialisti vastavalt isikuandmete kaitseüldmäärusele. 3.1.2. Andmekaitsespetsialist kaasatakse dokumentide registreerimisel ja säilitamisel andmekaitset puudutavate küsimuste lahendamisesse. 3.1.3. Dokumentide registreerimisel on registreerijal õigus jooksvates küsimustes pöörduda andmekaitsespetsialisti poole, saamaks juhiseid dokumendi määramiseks asutusesiseseks kasutuseks ning selle õigusliku aluse kohta. 3.1.4. Keskuse hallatavates infosüsteemides asuvate dokumentide, andmete ja registrite ning võrguketastele salvestatud teabe kaitse korraldamine, säilitamine ja varundamine toimub keskuse käskkirja „Infoturbealaste kordade kinnitamine“ kohaselt. 4. TEENUSTE KORRALDAMISE PÕHIMÕTTED 4.1. Keskuse eesmärk on pakkuda kvaliteetseid teenuseid. 4.1.1. Keskus pakub otsest avalikku teenust kutse- ja täiendõppes või rehabilitatsiooniteenusel või kaitstud töös osalevale kliendile. 4.1.2. Keskus pakub erinevaid tugiteenuseid – dokumendihaldus, personalitöö, õigusnõustamine, sh hangete korraldamine, kommunikatsiooni juhtimine, välissuhted, finantsarvestus, majahaldus ja keskuse transport – asutusesiseselt. 4.2. Keskuse poolt pakutavad otsesed avalikud teenused on kaardistatud ning nende kohta on loodud teenusekaardid. 4.3. Igale otsesele avalikule teenusele on määratud teenuse omanik struktuuriüksuse juhi või võimalusel talituse või õppesuuna juhi tasandil, kes vastutab selle arendamise, haldamise ja kvaliteedi eest. 4.4. Keskuse otsesed avalikud teenused ja omanikud on: 4.4.1. Hindamine ja nõustamine sobivate tegevusvõimaluste väljaselgitamiseks (erivajadustega inimestele) – rehabilitatsiooniosakonna juhataja. 4.4.2. Sotsiaalne rehabilitatsioon – rehabilitatsiooniosakonna juhataja. 4.4.3. Tööalane rehabilitatsioon – rehabilitatsiooniosakonna juhataja. 4.4.4. Kaitstud töö teenus erivajadustega inimestele – rehabilitatsiooniosakonna juhataja. 4.4.5. Kutseõpe erivajadustega inimestele – õppeosakonna juhataja. 4.4.6. Kutsevalikuõppe- ja kohanemiskursused erivajadustega inimestele erialavaliku toetamiseks ja igapäevaeluoskuste õppeks – õppeosakonna juhataja. 4.4.7. Tööõppekursused erivajadustega inimestele – õppeosakonna juhataja. 4.5. Keskuses osutatavad tugiteenused ja omanikud on: 4.5.1. Finantsarvestus – haldus- ja arendusosakonna finants- ja majandustalituse juht. 4.5.2. Personalitöö – personalijuht. 4.5.3. Dokumendihaldus – haldus- ja arendusosakonna asjaajamistalituse juht. 4.5.4. Õigusteenindus, sh hangete korraldamine – direktori asetäitja. 4 4.5.5. Sise- ja väliskommunikatsiooni juhtimine – kommunikatsioonispetsialist. 4.5.6. Majahaldus ja keskuse transport – bussijuht-haldusspetsialist. 4.5.7. Välissuhted – välissuhete koordinaator. 4.6. Teenuste omanikud vastutavad teenuse korraldamise ja kvaliteedi kui teenusega seotud protsesside korraldamise ja kvaliteedi eest. 4.6.1. Erinevad teenuste omanikud ja teised keskuse töötajad, teevad omavahel koostööd, et tagada keskuse teenuste ühtlane kvaliteet. 4.7. Teenuskaarte hoitakse aja- ja asjakohastena ning teenuste muutmisel muudetakse ka vastav info teenusekaardil. Teenusekaartide muutmise eest vastutab teenuse omanik. 4.8. Vastavalt vajadusele toimub teenuste arendamine e-kanalitesse, vältides teenuste dubleerimist. 4.9. Keskusel on ülevaade kõikidest pakutavates teenustest ja nende käigus tekkivast teabest. Kui klient on ühe teenuse raames andnud teatud andmed, mis on vajalikud ka teise teenuse pakkumisel, siis neid andmeid kliendilt rohkem ei küsita. 4.10. Keskus tagab kliendile õiguse tutvuda temaga seotud andmetega. Samuti on kliendil õigus teavitada keskust ebatäpsetest või eksitavatest andmetest ning nõuda nende parandamist. 4.11. Keskus tagab kliendile õiguse anda keskuse otsese avaliku teenuse kohta tagasisidet ja teha ettepanekuid teenuse parendamiseks. 5. DOKUMENTIDE VASTUVÕTMINE JA REGISTREERIMINE 5.1. Üldine reegel on, et registreeritakse e-kirjad ning dokumendid, mis puudutavad keskuse tegevust ja ülesannete täitmist, näiteks: 5.1.1. konkreetse asja menetluses tähtis fakt/asjaolu; 5.1.2. info lepingu sõlmimise, muutmise ja lõpetamise kohta; 5.1.3. valdkonna spetsialisti käest arvamuse küsimist; 5.1.4. nõue andmete analüüsiks või koondamiseks; 5.1.5. info, mis vajab edasist menetlust, vastuskirja koostamist. 5.2. E-kiri hõlmatakse DHSi .pdf, .htm, .html või .txt vormingus. E-kirja manused hõlmatakse DHSi originaalvormingus. Pakitud manus(ed) tuleb lahti pakkida ja krüpteeritud dokumendid dekrüpteerida. Kui manuste lahti pakkimine on mahu tõttu ebaotstarbekas, võib need jätta lahti pakkimata, kuid eraldi tuleb DHSi salvestada sissejuhatav/kokkuvõttev kiri. 5.3. Korduvalt saabunud ning juba registreeritud dokumenti uuesti ei registreerita, väljaarvatud juhul, kui selles on olulised lisad või esimesena saabunud dokument ei olnud allkirjastatud. 5.4. Dokumendid, mis saabuvad: 5.4.1. elektronpostiaadressile [email protected], [email protected] [email protected] ja [email protected] edastatakse sekretäri poolt DHSi saabunud dokumentide loendisse; 5.4.2. elektronpostiaadressile [email protected] registreeritakse teenuste konsultandi poolt DHSis saabunud dokumentide loendisse; 5.4.3. dokumendivahetuskeskuse (edaspidi DVK) kaudu, saabuvad otse DHSi saabunud dokumentide loendisse. 5.5. Töötaja tööalasele elektronposti aadressile saabunud või sealt väljasaadetavate e-kirjade ja dokumentide vastavasse infosüsteemi hõlmamise eest vastutab töötaja. 5.6. Dokumendi vastuvõtja kontrollib saabunud dokumentide puhul adressaadi õigsust ning allkirjade ja lisade olemasolu. Puuduste esinemisel informeeritakse saatjat. 5.6.1. Paberdokumendid skaneeritakse ja hõlmatakse DHSi .pdf-vormingus. Digiteerija kontrollib originaali ja skaneeritud dokumendi vastavust, et kas dokumendi kõik lehed on skaneeritud ja kogu tekst loetav ning arusaadav. 5 5.7. Dokumendi hõlmamisel määratakse dokumendi asukoht DHSi dokumendipuus (dokumendiloetelus) vastavas sarjas. Toimikusse saab lisada ainult kindlaks määratud liiki dokumente. 5.8. Dokumendi registreerija (DHSis dokumendihaldur) seab dokumendi hõlmamisel käesoleva korra punkti 10 kohaselt juurdepääsupiirangu. 5.9. Dokumendi registreerimisel genereeritakse hõlmatud dokumendile automaatselt dokumendi viit (number ja toimiku tähis) ja registreerimiskuupäev. 5.10. Dokumenti saab registreerida kas toimiku koosseisu või olemasoleva dokumendi vastuseks või järjeks sama asja koosseisus. Näiteks sissetulev kiri ja vastuskiri (väljaminev kiri) registreeritakse DHSis sissetuleva kirja vastuseks. Dokumendile, mis registreeritakse dokumendi juurde vastuseks, lisandub täiendav individualiseeriv number. Näide: 3.1-3/235-2, kus 3.1-3 on sarja tähis, 235 dokumendi järjekorra nr, 2 vastuskirja individualiseeriv number. 5.11. DHSis registreeritud dokumentidele võib luua omavahelisi seoseid. 5.12. Dokumendi registreerija (DHSis dokumendihaldur) suunab vajadusel dokumendi registreerimise järgselt juhile täitja määramiseks või otse täitjale ülesande täitmiseks. 6. DOKUMENTIDE DIGITAALNE VORMISTAMINE 6.1. Keskuses on kasutusel eestikeelsed digitaalsed dokumendimallid, mille leiab DHSis. 6.2. Kui dokument on vaja välja saata paberil, võib elektrooniliselt loodud dokumendi paberil allkirjastamise asemel allkirjastada või kinnitada see DHSis digitaalselt ja välja saata paberkoopia. Vajadusel võib koopiale lisada kinnitusmärke. 6.3. Nii on dokumendi loomise protsess kuni lõpuni ühetaoline nii paber- kui ka digidokumendi puhul ja puudub vajadus säilitada saadetud dokumentide koopiaid paberil. 6.4. Loodav dokument peab vastama vastavale dokumendiliigile esitatud sisu- ja vorminõuetele. 6.5. Kui dokument on loodud ilma dokumendimalli kasutamata, laetakse DHSi valgele paberile/lehele vormistatud dokument. 6.6. Dokumendi koostab ja selle vormistuse eest vastutab töötaja, kelle pädevusse see kuulub või kellele on see ülesandeks tehtud. 7. DOKUMENDI MENETLEMINE, ALLKIRJASTAMINE JA TÄITMISE TÄHTAEG 7.1. Dokumendi kavandi koostab keskuse töötaja üldjuhul DHSis. 7.2. Kirju menetletakse digitaalselt DHSis, kasutades selleks ettenähtud dokumendi- ja töövoomalle. 7.3. Üld-, personali- ja õppekorraldusalane käskkiri koostatakse ja menetletakse DHSis. 7.4. Puhkuse-, lähetus- ja koolituskorraldus koostatakse ja kinnitatakse Riigitöötaja iseteenindusportaalis. Lähetus- ja koolitustaotluse ning sellega seotud aruandluse dokumendid menetletakse vastavalt keskuses kehtivale lähetuse ja koolituse eeskirjale. 7.5. Tööjõukuludest makstava käsundus- ja töövõtulepingu kavandi valmistab esitatud taotluse või avalduse alusel ja pooltevahelise lepingutingimuste arutelu tulemusena ette, vormistab, edastab kooskõlastamisele ning allkirjastamisele vastutav töötaja. 7.6. Töölepingu kavandi valmistab esitatud taotluse või avalduse alusel ja pooltevahelise lepingutingimuste arutelu tulemusena ette, vormistab, edastab kooskõlastamisele ja allkirjastamisele Riigitöötaja iseteenindusportaalis personalijuht. 7.7. Kõik keskuses koostatud lepingud ning teise lepingupoole esitatud lepinguprojektid kooskõlastab jurist või tema ülesannetes olev töötaja. Hankelepingute sõlmimisel järgitakse keskuses kehtivat riigihangete läbiviimise ja lepingute sõlmimise korda. 7.8. Dokumendiga tehtavad tegevused DHSis on organiseeritud menetlusringidena, mis omakorda jagunevad tööülesanneteks - kooskõlastamine, täitmine, teadmiseks saatmine, allkirjastamine. Iga konkreetse tööülesandega on seotud selle täitja ja vajadusel täitmise 6  tähtaeg. Lisaks tööülesande tähtajale kehtib ka dokumendi üldine täitmise tähtaeg, mida tuleb töötajal individuaalse tööülesande täitmisel samuti arvesse võtta. 7.9. Kui õigusaktidest, lepingutest või dokumendis märgitud tähtajast ei tulene teisiti, on saabunud dokumendi vastamise tähtaeg kuni 30 päeva, teabenõude puhul 5 tööpäeva. 7.10. Vastamise tähtaega arvestatakse dokumendi saabumise päevale järgnevast tööpäevast. Tähtaega võib pikendada vaid õigusaktides ettenähtud korras, teavitades sellest adressaati ja lisades tähtaja pikendamise põhjenduse. 7.11. Dokumendi täitmise eest vastutav töötaja algatab pärast dokumendi koostamist menetlusringi, lisades vastavalt vajadusele töötajad, kellele dokumendi kavand kooskõlastamiseks ja/või allkirjastamiseks edastada. 7.12. Kooskõlastaja kooskõlastab dokumendi kavandi eeldefineeritud tööülesandena („kooskõlastan“, „Ei kooskõlasta“, „Kooskõlastan koos märkustega“). Vajadusel saab kooskõlastaja lisada kommentaari või siis märkustega faili kooskõlastuse juurde lisada. 7.13. Kui dokumenti on vastavalt menetlusringis saabunud kommentaaridele täiendatud, saadab dokumendi koostaja selle kooskõlastamiseks vajutades nupule „Jätka terviktöövoogu" ning siis peale seda liigub dokument järgmisele ülesande plokile nt. allkirjastamiseks. 7.14. Digitaaldokumendid allkirjastatakse DHSis töövoo sammuna „allkirjastamine” ID- kaardi või mobiil-ID-ga. Üldjuhul allkirjastab keskuse nimel väljasaadetavad dokumendid keskuse direktor või siis tema poolt volitatud isik. 7.15. Allkirjastatud dokument saadetakse DHSist välja vastavat e-kirja malli kasutades. Vajadusel edastatakse sekretärile DHSis tööülesanne „täitmiseks“ dokumendi välja saatmiseks. 7.16. Dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist ning autentsus, usaldusväärsus ja terviklikus on tagatud (nt kehtib esildiste, avalduste, aruandluste, tööajatabelite ja muude sisedokumentide puhul). 7.17. Tööülesanne loetakse täidetuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud, kui dokument on välja saadetud või dokumendi saatjale on vastatud. 8. ASUTUSESISESELT DOKUMENDIST TEAVITAMINE JA DOKUMENDI TUTVUSTAMINE 8.1. Asutusesisestest dokumentidest teavitamine (nt. töökorraldust puudutavad käskkirjad) ja dokumendi tutvustamine toimub üldjuhul DHSi kaudu või siseveebis. 8.2. Dokument edastatakse töötajale, kelle teavitamise vajadus tuleneb dokumendi sisust. 8.3. Kui dokumendiga tutvumise kohta on vaja kinnitust keskuse töökorraldusest tulenevalt, teeb töötaja DHSis tutvumismärke ehk täidab tööülesande teadmiseks märkega „Võtan teadmiseks“. 8.4. Kui dokumenti on õigusaktist tulenevalt vaja töötajale tutvustada allkirja vastu, antakse allkirjad paberil tutvustuslehele või digitaalselt DHSis registreeritud tutvustuslehele. 9. DOKUMENDI JA SAADETISE VÄLJA SAATMINE 9.1. Digitaalselt allkirjastatud ja adressaadile edastamiseks märgitud dokumendi (koos e-kirja mallile vormistatud kaaskirjaga) saadab DHSist välja dokumendihaldur või koostaja DVK kaudu või e-kirjana. Saatja aadressiks märgitakse sellisel juhul [email protected]. 9.2. Vastuskirjad, mis ei eelda allkirjastamist, võib vastutav töötaja saata välja ise, kasutades selleks DHSi või Outlooki. Viimasel juhul tuleb e-kiri salvestada ka DHSis. 9.3. Kui koostaja saadab registreerimisele kuuluva e-kirja välja oma e-posti aadressilt, vastutab ta dokumendi DHSis .pdf-vormingus hõlmamise ja registreerimise eest. 9.4. Postiga, tähitud postiga ja kullerpostiga saadetava dokumendi või saadetise toob töötaja väljasaatmiseks sekretärile. 7 10. TEABE AVALIKUSTAMINE VEEBILEHEL 10.1. Avalikustamisele kuuluv teave lisatakse keskuse veebilehe vastavasse rubriiki esimesel võimalusel ja avaliku teabe seaduses ettenähtud vormis. 10.2. Keskuse veebilehel asuvas dokumendiregistris avalikustamisega tagatakse juurdepääs dokumentide registreerimisandmetele ja ka avalikele dokumentidele (v.a füüsilise isiku tuvastamist võimaldavatele andmetele). 10.3. Dokumendiregistris ei avalikustata sellistesse sarjadesse kuuluvaid dokumente, kus võib esineda juurdepääsupiiranguga teavet (sarjad on tähistatud liigitusskeemi veerus „juurdepääsupiirang“), dokumendiregistris avalikustatakse ainult metaandmed (registreerimise number, registreerimise kuupäev, dokumendi liik, juurdepääsupiirangu alus ja tähtaeg). 11. ASUTUSESISESE TEABE MÄÄRATLEMINE 11.1. Dokumendi koostamisel või saamisel on iga töötaja kohustatud kontrollima, kas dokumendis sisalduv teave on asutusesiseseks kasutamiseks (vajadusel nõustab asjaajamistalitus või andmekaitsespetsialist). 11.2. Keskuses loodavale teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang avaliku teabe seaduse § 35 alusel vastavatest lõigetest ja neis sätestatud punktidest: 11.3. Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang alates dokumendi koostamisest või saamisest ning kuni vajaduse möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks aastaks. Direktor võib seda tähtaega pikendada kuni viie aasta võrra, kui juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus püsib. 11.4. Info juurdepääsupiirangute kohta on olemas lisas 1 „Dokumentide liigitusskeem“. 11.5. Lähtudes dokumendi sisust, teeb dokumendi vastutaja juurdepääsupiirangu märke „AK“ DHSis dokumendi metaandmetes, märkides dokumentide liigitusskeemist tuleneva juurdepääsupiirangu aluse (tehakse valik juurdepääsupiirangu alustes), kehtiv alates ja kuni (märgitakse kuupäevana) või kehtiv kuni kirjelduseni. 11.6. Kui sissetulev dokument on „AK“ märkega, siis kantakse „AK“ märge ka vastusele. Juurdepääsupiirangu aluseks märgitakse sel juhul algatuskirjas märgitud alus. 11.7. Isikuandmeid, sh tundlikke ja eriliigilisi (nt terviseandmed) isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele piiratakse juurdepääsu ka keskusesiseselt selliselt, et need on kättesaadavad ainult töötajatele, kes vajavad dokumente ametiülesannete täitmiseks. 12. KESKUSES KASUTUSEL OLEVAD PITSATID 12.1. Keskuses on kasutusel järgmised pitsatid: Pitsati liik Kasutusala Pitsati kasutaja ja hoidja Riigivapiga pitsat - Ametkondlikud välislepingud, keskuse sekretär - volikirjad, - garantiikirjad, - teatised, - tõendid, - lepingud, - tunnistused, - koopiad, - ärakirjad, - väljavõtted. Direktori allkirjaga - Pitsatit kasutatakse dokumentide keskuse sekretär pitsat kinnitamisel, mis vajavad direktori 8  või tema poolt volitatud isikute allkirja. 12.2. Riigivapiga pitsati pitser on sinise värvitooniga. Pitser peab riivama allkirja viimast kahte tähte, ametliku kinnitusmärke puhul sõna “ÕIGE” viimaseid tähti. 12.3. Pitsateid hoitakse tulekindlas seifis. Aegunud ja kasutamiskõlbmatuks muutunud pitsatid hävitatakse. 13. DOKUMENTIDE HOID 13.1. Kuni 3-aastase säilitustähtajaga paberdokumente võib hoida struktuuriüksuste tööruumides või arhiivi ruumis kuni hävitamiseks eraldamiseni. 13.2. Dokumendid, mille säilitustähtaeg on rohkem kui 10-aastat säilitatakse arhiivivormingus. 13.3. Digitaaldokumente hoitakse DHSis. 13.4. Paberdokumendid, mis asuvad hübriidtoimikus (toimiku moodustavad erinevas vahekorras digitaal- ja paberdokumendid) skaneeritakse loomisel või saamisel dokument ja hõlmatakse DHSi. 13.5. Digiteeritud paberdokument tagastatakse selle esitajale või saatjale või hävitatakse. Kui originaali säilitamise nõue ei tulene õigusaktist, koostööpartneri poolt või projektis kokkulepitust, siis tuleb originaal säilitada kuni üleandmiseni arhiivi või kuni hävitamiseni. 13.6. Toimiku arhiveerimine DHSis on suletud toimiku ülekandmine aktiivsest osast Dokumentide loetelust mitteaktiivsesse osasse Arhiivi. 13.7. DHSis asuvaid dokumente säilitatakse tihendamata ja krüpteerimata ning nende metaandmed säilitatakse andmekogus kuni nende säilitustähtaja lõppemiseni ehk hävitamiseks eraldamiseni. 14. DOKUMENTIDE HÄVITAMINE 14.1. Dokumendid mille säilitustähtaeg on möödunud eraldatakse hävitamiseks, hävitatakse akti alusel. Dokumendid, mille säilitustähtaeg on 1 aasta hävitatakse ilma hävitamisaktita. 14.2. Dokumendid hävitatakse kindlaksmääratud mahus ühe kuu jooksul pärast akti koostamist. 14.3. Dokumentide füüsilist hävitamist korraldab asjaajamistalitus. 14.4. Dokumentide hävitamise viis sõltub teabekandja tüübist (purustamine, põletamine, teabe kustutamine selle kandjalt) põhimõttel, et hävitatud teabe kasutamine ei tohi olla võimalik. 15. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE JA VASTUVÕTMINE 15.1. Kui töötaja on lähetuses või puhkusel, määrab ta vajadusel Riigitöötaja iseteenindusportaalis, E-arvete infosüsteemis ja DHSis endale asendaja. Asendaja määramisel suunatakse DHSis uued ülesanded asendavale töötajale. 15.2. Ametikohad, kes kindlasti peavad tööülesanded suunama: osakonnajuhid, talituste juhid või spetsialistid vastavavalt vajadusele. 15.3. Töötaja töölepingu lõpetamise korral tuleb DHSis lõpetada pooleliolevad tööülesanded või suunata need edasi asendajale või oma vahetule juhile hiljemalt tööst vabastamise päevaks. 15.4. Töötaja annab asjaajamise üle üleandmis-vastuvõtmisaktiga, kui seda nõuab vahetu juht või struktuuriüksuse juht. Üleandmis-vastuvõtuakti kantakse pooleliolevad dokumendid ja toimikud (viitega sarjale ja numbrile), mis on üleandja valduses. Muudel juhtudel lepivad üleandmise vormi kokku üleandja ja vastuvõtja. 15.5. Struktuuriüksuse asjaajamine antakse üle üleandmis-vastuvõtmisaktiga asutuse töökorralduse olulise muutmise korral. Asjaajamise üleandmist korraldab asjaajamistalitus. 9 15.6. Töötaja teavitab oma lahkumisel olulisemaid koostööpartnereid uuest keskuse kontaktisikust, seda eriti pooleliolevate projektide või lepingute puhul. 16. RAKENDUSSÄTTED 16.1. Tunnistan kehtetuks direktori 16.03.2020. a käskkirja nr 1-3/10 „Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse teabehalduse kord“. 16.2. Käskkiri jõustub allkirjastamisest (allkirjastatud digitaalselt) Kert Valdaru direktor Lisa: Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse dokumentide liigitusskeem. 10  KINNITATUD direktori 17.05.2023 käskkirjaga nr 1-3/15 Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse dokumentide liigitusskeem Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse dokumentide liigitusskeemi koostamisel on lähtutud keskuse ülesannetest, mis tulenevad keskuse põhimäärusest. Funktsioonid 1, 3– 6, kajastavad keskuse põhitegevusi, funktsioonid 2 ja 7 on nn teenindavad ehk abifunktsioonid. Astangu Kutserehabilitatsiooni keskuses loodud ja säilitamisele kuuluva teabe säilitamine toimub DHSis ja keskuse arhiivis. Funktsioonide loetelu Jrk nr Nimetus Tegevused Keskuse juhtimisega seotud dokumendid. Korraldatakse hankeid. Protokollitakse juhtkonna nõupidamisi 1 Juhtimine ja muid üksuste koosolekuid, sõlmitakse koostöölepinguid. Korraldatakse keskuse töötajate personalitööd, hõlmatakse DHS-i personalialane dokumentatsioon, 2 Personalitöö ja tööohutuse tagamine korraldatakse asutuse töötervishoidu ja tööohutust. Keskuse asjaajamise korraldamine, statistika kogumine. Registreeritakse kirjavahetust juhtimise-, õppe-, 3 Infohaldamine rehabilitatsioono-, halduse- ja majandusküsimustes. Korraldatakse keskuse õppe- ja praktikatetegevust. Protokollitakse vastuvõtukomisjoni- ja õpilasesinduse 4 Õppekorraldus tegevust. Registreeritakse kirjavahetust klientidega. 5 Rehabilitatsioonitegevus Korraldatakse keskuse- ja riikliku rehabiltatsioonitegevust. Korraldatakse spetsialistidele koolitusi ja rahvusvahelisi projektitegevusi, sõlmitakse koostöölepinguid, 6 Arendustegevus töövõtu- või käsunduslepiguid, registreeritakse kirjavahetus koostööpartnerite vahel. Korraldatakse keskuse finantsplaneerimist ja -juhtimist, eelarve täitmist ja koostatakse aruandeid. 7 Finantstegevus Sõlmitakse rendi-, üüri ja majutusteenuse lepinguid. Lisa Kasutusel olevate infosüsteemide loetelu AvTS – avaliku teabe seadus TLS – töölepingu seadus IKS - Isikuandmete kaitse seadus DELTA – dokumendihaldussüsteem RTIP - Riigitöötaja Iseteenindus portaal AIS - Astangu infosüsteem ÕIS - õppeinfosüsteem Plan Pro - Planeerimise, projektijuhtimise, koostöövestluste ja kompetentside tarkvara V - Avalik ketas Selgituste lahter avab sarja pealkirja ja kirjeldab dokumente, mida antud sarjas hoitakse.  KINNITATUD direktori 17.05.2023 käskkirjaga nr 1-3/15 Funktsioon: Juhtimine Tähis 1 JUURDE- SÄILITUS- STRUKTUURI TÄHIS SARI / ALLSARI PÄÄSU- SELGITUS ASUKOHT MÄRKUSED TÄHTAEG ÜKSUS PIIRANG asjaajamis- 1-1 Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asutamisdokumendid alatine* talitus Seif paber asjaajamis- Direktori käskkirjad keskuse põhitegevuslike paber kuni 1-3 Üldkäskkirjad alatine* talitus tegevuste elluviimiseks DELTA 31.12.2010 3a asjaajamis- Direktori volitused kaupade ostuks, teenuste 1-4 Volikirjad kehtivuse talitus tellimiseks lõppemisest DELTA Haldus- ja RE vahenditest rahastatud hangete pakkumised, 1-5 Hankedokumendid 7a arendus- pakkumiste hangete protokollid, jm. hangetega osakond seonduv kirjavahetus DELTA AK Juhtkonna protokollid, üksuste, töögruppide asjaajamis- 1-6 Juhtimisalased protokollid 3a AvTS § 35 koosolekute prptpkollid, koostöökohtumiste talitus lg 2 p 3 protokollid-memod nt. SKA, TK, SoM, HTM DELTA asjaajamis- Keskuse sisest tööd korraldav dokument, Esildised 3a 1-7 talitus käskkirjade koostamise alusdokument DELTA Haldus- ja arendus- paber kuni 1-8 Ehitise ja renoveerimistööde projektdokumendid, lepingud alatine* osakond DELTA 31.12.2010 Haldus- ja arendus- Strateegiad, tegevuskavad, tööplaanid-aruanded, Deltas kuni 1 - 11 Keskuse tööplaanid ja tööaruanded 3a osakond mandaat. Gtmhub 31.12.2022 Kirjavahetus ministeeriumiga sisekontrollialastes küsimustes (nt päringud ja vastused neile). AK Haldus- ja Tähelepanekuid, järeldusi, soovitusi, võimalikke AvTS § 35 arendus- rakendusviise ja tähtaegu sisaldavad dokumendid lg 2 p 3 osakond siseauditi kohta. Lõpparuande juurde kuulub ka 1 - 12 Kvaliteedi ja siseauditite dokumendid 5a vastavasisulise järelauditi aruanne. DELTA Haldus- ja Koostöölepingud - vabatahtlikega, praktikantidega, arendus- asutustega tehtud koostöökokkulepped, 1 - 13 Koostöölepingud 10 a osakond konfidentsiaalsuskokkulepped DELTA * säilitustähtaega muuuta ei saa  KINNITATUD direktori 17.05.2023 käskkirjaga nr 1-3/15 Funktsioon: Personalitöö Tähis 2 JUURDE- SÄILITUS- STRUKTUURI TÄHIS SARI / ALLSARI PÄÄSU- SELGITUS ASUKOHT MÄRKUSED TÄHTAEG ÜKSUS PIIRANG 2.1 Personalitöö korraldamine 10 a AK Haldus- ja Paber, DELTAs Töölepingu sõlmimine, töö koormuse muutmine ja RITPis alates 2.1 - 1 Töölepingud ja töölepingute muudatused töölepingu AvTS § 35 arendus- alates 01.01.2011 sellest tulenev palga muudatus. 01.01.2023 lõppemisest* lg 1 p 12 osakond kuni 31.12.20222 Võib sisaldada AK Haldus- ja DELTAs alates dokumente, 75 2.1 - 3 Personalikäskkirjad 10 a arendus- Käskkirjad ametijuhendite kinnitamiseks. 01.01.2011 aastat - AvTS § 35 osakond lg 11, 12 Haldus- ja Puhkuse-, ajakava puhkuse-, puhkuse muutmise RTIPis alates DELTAs kuni 2.1 - 4 Puhkuste käskkirjad 7a arendus- taotlused, käskkirjad 01.01.2015 31.12.2014 osakond AK TLS § 28 Haldus- ja 2.1 - 5 Lisatasud täiendavate ülesannete ja asendamiste RTIP alates DELTAs kuni Lisatasu taotlused ja käskkirjad 7a lg 2 p 13 arendus- UUS eest, tulemustasu 01.09.2022 31.08.2022 AK § 35 lg 1 osakond p 12 Haldus- ja RTIPis alates 2.1 - 6 arendus- Andmed koolituste kotha 01.01.2017 Koolitustaotlused 3a osakond Haldus- ja 2.1 - 6.1 RTIPis alates arendus- Sise-, välis ja koolitusähetused, kuluaruanded UUS 01.01.2017 Lähetuskoraldused 3a osakond Haldus- ja RTIPis alates 2.1 -9 arendus- 01.01.2017 Personali koolituskavad, kokkuvõtted 3a osakond Haldus- ja DELTAs alates Avaldused töösuhete algatamiseks, lõpetamiseks ja RTIPis alates 2.1 - 10 arendus- 01.01.2011 kuni muud töötajate avaldused 01.01.2017 Avaldused 1a osakond 31.12.2022, Haldus- ja 2.1 - 11 töötajatele sisekorraeeskirja alusel lubatud RITPis alates arendus- UUS tervisepäevad 01.01.2023 Puudumistaotlused 3a osakond 2.1 - 13 Töötajate koostöövestluste kokkuvõtted -Personalivestluse dokumendid  AK Haldus- ja Töötajate koostöövestluste, katseaja lõpuvestluste, DELTAs kuni 2.1 - 13.1 7a AvTS § 35 arendus- Plan Pro vahevestluste ja töösuhte lõpuvestluste kokkuvõtted 31.12.2020 Õppeosakonna koostööestluste kokkuvõtted lg 2 p 3 osakond AK Haldus- ja Töötajate koostöövestluste, katseaja lõpuvestluste, DELTAs kuni 2.1 - 13.2 7a AvTS § 35 arendus- Plan Pro vahevestluste ja töösuhte lõpuvestluste kokkuvõtted 31.12.2020 Rehabilitatsiooniosakonna koostöövestluste kokkuvõtted lg 2 p 3 osakond AK Haldus- ja Töötajate koostöövestluste, katseaja lõpuvestluste, DELTAs kuni 2.1 - 13.4 7a AvTS § 35 arendus- Plan Pro vahevestluste ja töösuhte lõpuvestluste kokkuvõtted 31.12.2020 Personali- ja haldusosakonna koostöövestluste kokkuvõtted lg 2 p 3 osakond AK Haldus- ja DELTAs kuni 2.1 - 14 3a TLS § 28 arendus- 31.08.2022 Lisatasu esildised lg 2 p 13 osakond AK Haldus- ja 2.1 - 15 Tööajatabelid 3a AvTS § 35 arendus- DELTA lg 1 p 12 osakond 10 a AK Haldus- ja Sisaldab töötaja isikuandmeid, andmeid hariduse ja RTIPis alates DELTAs kuni 2.1 - 17 Isikutomikud töölepingu AvTS § 35 arendus- kvalifikatsiooni, töökoha, kõrvaltegevuste kohta 01.09.2022 31.08.2022 lõppemisest* lg 1 p 12 osakond AK Haldus- ja Sõlmitud tähtajalised lepingud füüsilsite isikutega 10 a lepingu 2.1 -18 Töövõtu- ja käsunduslepingud füüsiliste isikuteg/aktid AvTS § 35 arendus- (kes ei ole FIE) kokkulepitud konkreetse töö DELTA lõppemisest lg 1 p 12 osakond tegemiseks, aktid Haldus- ja 10 a lepingu Sõlmitud tähtajalised lepingud juriidiliste isikutega 2.1 -19 Töövõtu- ja käsunduslepingud juriidiliste isikutega/aktid arendus- DELTA lõppemisest kokkulepitud konkreetse töö tegemiseks, aktid osakond AK Haldus- ja Rahulolu uuringud ja aruanded, muud DELTA, 2.1 -21 Personalialased uuringud ja aruanded 10 a AvTS § 35 arendus- personalialased uuring (nt palgauuring, haridus, (V) ketas lg 1 p 12 osakond kaadrivoolavus, jne). 2.2 Töötervishoid ja tööohutus Nõukogu protokollid, otsused, ohutegurite mõõtmise Haldus- ja protokollid, töökeskkkonna ohutegurite Töötervishoiu ja tööohutusega seotud dokumendid 55 a* arendus- DELTA riskianalüüsid ja tegevuskavad, sisekontrolli aktid, osakond 2.2 - 1 ettepanekud jm. dokumendid AK Haldus- ja Seletuskirjad, tööõnnetuste või tööülesannete Tööõnnetuste ja kutsehaigestumisega seotud dokumendid AvTS § 35 arendus- kirjeldused, õnnetuskoha skeem, raportid, DELTA 2.2 - 2 55 a* lg 1 p 11 osakond uurimiskokkuvõtted jm 10 a pärat AK Haldus- ja Tervisekontrollile saadetavate töötajate nimekiri, 2.2 - 6 Töötajate tervisekontrolli otsused töösuhte AvTS § 35 arendus- DELTA töötervishoiu arsti otsus lõppu* lg 1 p 11 osakond * säilitustähtaega muuuta ei saa  KINNITATUD direktori 17.05.2023 käskkirjaga nr 1-3/15 Funktsioon Infohaldamine Tähis 3 JUURDE- SÄILITUS- STRUKTUURI- TÄHIS SARI / ALLSARI PÄÄSU- SELGITUS ASUKOHT MÄRKUSED TÄHTAEG ÜKSUS PIIRANG 3.1 Asjaajamise korraldamine asjaajamis- Asutuse direktori vahetumisel on akt alalise Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise aktid alatine* 3.1 - 2 talitus säilitustähtajaga DELTA Kirjavahetus juhtimis-, kutseõppe-, personali- ja asjaajamis- 3.1 - 3 5a rehabilitatsiooniküsimustes talitus DELTA asjaajamis- 3.1 - 4 Kirjavahetus haldus- ja majandusküsimustes 5a talitus DELTA asjaajamis- 3.1 - 5 Tõendid töötajate, õppijate kohta Väljastatud tõendite, teatiste ärakirjad 5a talitus DELTA asjaajamis- 3.1 - 6 Taotlused 5a Taotlused IT-vara uuendamiseks ja muud taotlused DELTA talitus kuni asjaajamis- 3.1 - 7 Asjaajamises lõpetatud toimikute loetelu hävitamiseni talitus DELTA asjaajamis- Õppijate, klientide, lastevanemate kaebused ja 3.1 - 8 Kaebused ja avaldused 5a talitus nedele vastused DELTA asjaajamis- 3.1 - 9 Asjaajamises lõpetatud toimikute hävitamise aktid 10 a talitus DELTA 3.2 Statistikakogumine DELTA arendus- 3.2 - 1 Tagasiside küsitluste kokkuvõtted ja statistilised aruanded 5a talitus DELTA * säilitustähtaega muuuta ei saa  KINNITATUD direktori 17.05.2023 käskkirjaga nr 1-3/15 Funktsioon: Õppekorraldus Tähis 4 JUURDE- SÄILITUS- STRUKTUUR TÄHIS SARI / ALLSARI PÄÄSU- SELGITUS ASUKOHT MÄRKUSED TÄHTAEG I- ÜKSUS PIIRANG 4.1 Õppetöö korraldamine asjaajamis- DELTA 4.1 - 1 Õppekäskkirjad 10 a talitus AK tööhõive ja Õpilaskodu majutusteenusega seotud avaldused, 4.1 - 2 Kirjavahetus klientidega 5a AvTS § 35 sotsiaaltöö DELTA vastuvõtu teatised ja kirjavahetus klientidega lg 1 p 12 talitus tööhõive ja DELTAS kuni 4.1 - 3 Hindamismeeskonna otsused 5a sotsiaaltöö AIS 31.12.2019 talitus õppe- DELTAs kuni 4.1 - 5 Õppekorralduse ajakava 3a (V) ketas osakond 31.12.2017 õppe- 4.1 - 9 Tunniplaanid 1a (V) ketas osakond AK õppe- 4.1 - 10 Õppijate register alatine* AvTS § 35 AIS osakond lg 1 p 12 AK õppe- Kutseõppekavadel on TAHVLIS ja TAHVEL (V) 4.1 - 11 Õppetööpäevikud 3a AvTS § 35 osakond täiendusõppekavadel on V kettal ketas lg 1 p 12 tööhõive ja Kaitstud töö, reh.klientide ja õppijate dokumedid - AK sotsiaaltöö t. vastuvõtuavaldused, vastuvõtuhindamise 4.1 - 14 Klientide toimikud 10 a AvTS § 35 AIS ja õppe- kokkuvõtted, üleminekuplaanid, tegevuskavad, ja lg 1 p 11 osakond muud dokumendid AK õppe- 4.1 - 16 Lõpueksamite protokollid 5a AvTS § 35 DELTA osakond lg 1 p 11 õppe- JUHAN alates (V) kettal kuni 4.1 - 17 Koolitustunnistuste ja tõnedite register alatine* osakond 01.01.2023 31.12.2022 AK Kässkirja esildised Haapsalus KHK-le, Haapsalu õppe- DELTA/ 4.1 - 19 Kutseõppe erialade õppetöö dokumendid 10 a AvTS § 35 KHKs käskkirjad kutseõppe õppijate kohta ja muu osakond TAHVEL lg 1 p 12 kirjavahetus AK 4.1 - 20 õppe- Õppenõukogu koosolekute protokollid alatine AvTS § 35 DELTA UUS osakond lg 1 p 12 õppe- 4.1 - 21 Õpilasesinduse koosolekute protokollid 3a DELTA osakond tööhõive ja 4.1 - 24 Hindamisteenuste register 5a sotsiaaltöö AIS talitus 4.2 Praktika korraldamine AK tööhõive ja TAHVEL 4.2 - 1 Praktikadokumendid 5a AvTS § 35 sotsiaaltöö Praktikalepingud, praktikaaruanded, praktika DELTA lg 1 p 12 talitus katsmise protokillid AK tööhõive ja 4.2 - 2 Õpilaste praktikapäevikud 3a AvTS § 35 sotsiaaltöö Kutseõppe erialade õppijate prakitkapäevikud TAHVEL lg 1 p 12 talitus * säilitustähtaega muuuta ei saa  KINNITATUD direktori 17.05.2023 käskkirjaga nr 1-3/15 Funktsioon: Rehabilitatsiooni tegevus Tähis 5 JUURDE- STRUKTUURI SÄILITUS- TÄHIS SARI / ALLSARI PÄÄSU- ÜKSUS SELGITUS ASUKOHT MÄRKUSED TÄHTAEG PIIRANG Rehabilitatsioo AK tööhõive ja niteenuste Riikliku rehabilitatsiooni teenuse ostamisega seotud DELTAs kuni 5-5 Riikliku rehabilitatsiooni teenuse osutamise dokumendid 10 a AvTS § 35 sotsiaaltöö infosüsteem dokumendid 31.05.2023 lg 1 p 11 talitus reha.ee alates 01.06.2023 AK tööhõive ja AIS-Kliendi SKA suunamisotsus, hindamistulemus ja muud DELTAs kuni 5-9 Riiklike rehabilitatsiooniteenuste klientide toimikud 10 a AvTS § 35 sotsiaaltöö toimik alates kliendiga seotud dokumendid 31.01.2017 lg 1 p 11 talitus 01.02.2017  KINNITATUD direktori 17.05.2023 käskkirjaga nr 1-3/15 Funktsioon: Arendustegevus Tähis 6 JUURDE- SÄILITUS- STRUKTUURI- TÄHIS SARI / ALLSARI PÄÄSU- SELGITUS ASUKOHT MÄRKUSED TÄHTAEG ÜKSUS PIIRANG Õppekava,päevakava, osalejate registr.lehed, 3a õppeosakond koolituste tunnistused, tõendid, tagasiside Juhanis alates 6.1 - 1 Keskuse poolt läbiviidavate koolituste ja infopäevade toimikud koondkokkuvõtte, võrgustiku töö protokollid JUHAN 01.01.2023 6-7 Välisprojektide toimikud arendus- Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 7.11 Muud välisprojektide toimikud 7a talitus kirjavahetus jne. DELTA arendus- Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 7.13 Välisvabatahtlik EVS/EVT 7a talitus kirjavahetus jne. DELTA arendus- Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 7.17 Erasmus+ 2020 7a talitus kirjavahetus jne. DELTA arendus- Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 7.18 WORK@BLE 7a talitus kirjavahetus jne. DELTA arendus- Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 7.19 Erasmus+ 2023 7a talitus kirjavahetus jne. DELTA 6-8 Projektide register alatine* (V) ketas Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 9.8 Teenuse disain kuni 31.12.2029 a* projektijuht kirjavahetus jne. DELTA Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 9.9 Keelekümblus kuni 31.12.2029 a* projektijuht kirjavahetus jne. DELTA Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 9.10 Jobpics kuni 31.12.2029 a* projektijuht kirjavahetus jne. DELTA Finants- ja 6 - 10 Projektide esitatud koondaruanded 7a majandustalitus Kaitstud töö tegevusega seotud dokumendid- AK vabatahtliku töölepingud, töölepingud, stipendiumi AvTS § 35 õiendid, aruanded, analüüsid/uuringud, küsitluste DELTA, (V) lg 1 p 11 6 - 16 Kaitstud töö teenus kuni 31.12.2028 a* projektijuht kokkuvõtted (V) ketas ketas * säilitustähtaega muuuta ei saa  KINNITATUD direktori 17.05.2023 käskkirjaga nr 1-3/15 Funktsioon: Finantstegevus Tähis 7 JUURDE- SÄILITUS- STRUKTUURI- TÄHIS SARI / ALLSARI PÄÄSU- SELGITUS ASUKOHT MÄRKUSED TÄHTAEG ÜKSUS PIIRANG Finants- ja Dokumendid keskuse eelarve kinnitamise, muutmise 7 -1 Eelarve, eelarve muudatused ja seletuskirjad 7a majandustalitus ja seire kohta DELTA Majandus-, isikliku sõiduauto kasutamise-, RTIPis alates DELTAs kuni Finants- ja nägemisteravust korrigeerivate abivahendite ja 01.01.2018 31.12.2017 7 -2 Kulude aruanded 3a majandustalitus töötervishoiu kulude hüvitamise aruanne AK AvTS § 35 Sõlmitud üüri- ja rendilepingud keskuse ruumide lg 1 p 12 - kasutamiseks füüsilised Finants- ja 7-3 Rendi- ja üürilepingud, aktid 7a isikud majandustalitus DELTA Finants- ja Kirjavahetus pakkumuste kohta, memod pakkumiste 7-4 Toodete ja teenustega ostuga seotud dokumendid 7a majandustalitus hindamise ja ostuotsuse kohta DELTA Finants- ja Inventuuri korraldus, inventeeritud varade märkuste RTIPis alates DELTAs kuni 7-7 Põhivara ja bilansiväliselt arvestatava vara inventeerimise aktid 7a majandustalitus akt, inventeeritud varade koond, inventuuri lõppakt 01.01.2017 31.12.2016 Finants- ja Mahakandmise-, võõrandamise-, asutustevahelise DELTAs kuni 7-8 Mahakandmisaktid ja taotlused 7a majandustalitus üleandmise dokumendid RTIP 31.12.2016 Finants- ja 7-9 Kassa kontrollimise aktid Sularahakassa inventuuri dokumendid 7a majandustalitus DELTA Dokumendid finantsarvestuse korrigeerimiskannete, 7a Finants- ja nõuetega seotud toimingute kohta 7 - 10 Raamatupidamise algdokumendid majandustalitus DELTA AK asjaajamis- 7a AvTS § 35 Majutusteenuse osutamise lepingud talitus 7 - 12 lg 1 p 12 Sõlmitud õpilaskodu majutuslepingud DELTA  KINNITATUD direktori 17.05.2023 käskkirjaga nr 1-3/15 Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuses kasutusel olevad infosüsteemid Kasutusele Infosüsteemi nimi Sisu kirjeldus Sisuline vastutaja võtu aasta dokumendid ning andmed dokumentide registreerimise, menetlemise, 1 Dokumendihaldussüsteem DELTA säilitamise ja hävitamise kohta asjaajamistalitus 2018 keskuse klientide andmed, isikuandmete allikad ning andmed kliendi andmetega 2 Astangu infosüsteem AIS tegelevate töötajate kohta asjaajamistalitus 2016 3 Riigi ühtne majandusarvestustarkvara SAP personali-, palga- ja finantsarvestus ning aruandlus haldus- ja arendusosakond 2012 Riigi ühtne majandusarvestustarkvara SAP 4 (müügimoodul) andmed müügi, kassa ja koostatud arvete kohta finantstalitus 2013 5 E-arvete infosüsteem arved ja nende kinnitused finantstalitus 2012 isikuandmete, puhkuste, koolituste, lähetuste, varade ja majanduskulude menetluskeskkond ning lähetus-, koolitus- ja puhkusedokumendid ja nende 6 Riigitöötaja iseteenindusportaal registriandmed haldus- ja arendusosakond 2015 7 Siseveeb teabe vahendamine töötajatele kõik osakonnad 2014 8 Veebileht teabe vahendamine avalikkusele, info kõikide teenuste kohta kommunikatsioonispetsialist 2019 Koostöövestluste ja kompetentside hindamise keskuse töötajate koostööestluste, katseaja lõpu vestluste, vahevestluste ja 10 tarkvara PlanPro töösuhte lõpuvestluste kokkuvõtted haldus- ja arendusosakond 2020 Õppeinfosüsteem - kutseõppijate andmed, rühmade nimekirjad, päevikud, 12 Õppeinfosüsteem -TAHVEL käskkirjad ja muud dokumendid õppeosakond 2020 Riiklik infosüsteem. Kutseõppe õpilaste erialade nimekirjad, päringute teostamine. Täiendusõppe läbiviimiseks majandustegevusteade ja iga aastane 13 Eesti Hariduse Infosüsteem (EHIS) aruandlus õppeosakond 2016 14 Täienduskoolituste infosüsteem Juhan Täiendusõppe õppekavad, koolitusdokumendid õppeosakond 2022 Sotsiaalse ja tööalase rehabilitatsiooni dokumentide loomise ja väljasaatmise 15 Rehabiltatsiooni Infosüsteem reha.ee keskkond rehabilitatsiooniosakonna juht 2023 16 Tööplaanide infosüsteem Gtmhub Tööplaan ja selle täitmise seire arendustalitus 2023