Personali värbamise ja valiku korra kinnitamine

KÄSKKIRI 02.05.2023 nr 1-2/23-028 Personali värbamise ja valiku korra kinnitamine Tulenevalt avaliku teenistuse seaduse § 10 lg 1 punktist 2, Vabariigi Valitsuse 19.12.2012 määrusest nr 113 „Ametnike värbamise ja valiku kord“ ning majandus- ja taristuministri 07. detsembri 2018 määruse nr 62 „Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti põhimäärus“ paragrahvi 5 lõike 2 ja lõike 3 punkti 1 alusel: kinnitan Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti personali värbamise ja valiku korra (Lisa 1); tunnistan kehtetuks 11.02.2022 käskkirja nr 1-2/22-020 „Personali värbamise ja valiku korra kinnitamine“. (allkirjastatud digitaalselt) Kristi Talving peadirektor Margit Tammistu  2 Lisa 1 KINNITANUD peadirektor 02.05.2023 käskkirjaga nr 1-2/23-028 TARBIJAKAITSE JA TEHNILISE JÄRELEVALVE AMETI PERSONALI VÄRBAMISE JA VALIKU KORD 1. Üldsätted 1.1. Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti (edaspidi amet) personali värbamise ja valiku kord (edaspidi kord) reguleerib ameti vaba ametikoha täitmist, ametnike värbamise ja valiku põhimõtteid ning konkursi korraldamist. 1.2. Käesolevas korras toodud põhimõtetest lähtutakse üldjuhul ka töölepingu alusel tööle võetavate töötajate valiku korraldamisel. Töölepingu alusel tööle võetavale töötajale võib teha otsepakkumise töökohale asumiseks. 1.3. Ametnike värbamise ja valiku läbiviimisel lähtutakse avaliku teenistuse seadusest, isikuandmete kaitse seadusest, Vabariigi Valitsuse 19.12.2012 määrusest nr 113 „Ametnike värbamise ja valiku kord“ ja muudest värbamise ja valikuga seotud õigusaktidest ning käesolevast korrast. 2. Värbamise ja valiku läbiviimise üldpõhimõtted 2.1. Ametnike värbamise ja valiku eesmärk on parima kvalifikatsiooniga ning usaldusväärse ja kõrge ametnikueetikaga ametniku teenistusse võtmine. 2.2. Ametnike värbamisel ja valikul järgitakse kandidaatide võrdse kohtlemise põhimõtteid. 2.3. Vaba ametikoha täitmise ettepaneku teeb ametikoha vahetu juht oma vahetule juhile, olles analüüsinud olemasoleva personali koormatust, töökorraldust, kvalifikatsiooni ja arengupotentsiaali. 2.4. Vaba ametikoht täidetakse üldjuhul avaliku konkursi korras. Olulises osas ühesuguste teenistusülesannetega mitme ametikoha täitmiseks võib kuulutada välja ühe konkursi. Lubatud on ka sihtotsing, mida võib teenusena osta sisse partnerilt. 2.5. Kui ameti teenistuses on ametnikke, kelle haridus, töökogemus, teadmised ja oskused, sh isikuomadused, vastavad teenistusülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele määral, mis võimaldab neil vabal ametikohal täita teenistusülesandeid paremini kui avalikult väljakuulutatud konkursil osalevatel isikutel, samuti muul juhul, kui on põhjendatud alus arvata, et vaba ametikoht on otstarbekas täita sisekonkursiga, võib avaliku konkursi asemel korraldada sisekonkursi. 2.6. Konkursi kuulutamise vaba ametikoha täitmiseks kooskõlastab ametikoha vahetu juht personalijuhiga. Konkursi liik valitakse enne värbamisprotsessi algatamist vaba ametikoha vahetu juhi ja personalijuhiga koostöös.  3 2.7. Värbamisprotsessi alustamise eelduseks on ametijuhendi olemasolu ning personalijuhiga kooskõlastatud palgavahemik. 3. Konkursi korraldamine ja valikuprotsess 3.1. Nii avaliku kui sisekonkursi raames täidetava ametikoha puhul koostavad vastavale ametikohale valitava ametniku vahetu juht ja personalijuht konkursikuulutuse, mis sisaldab vähemalt järgmist: 3.1.1 ametiasutuse ja ametikoha nimetust; 3.1.2 teenistusülesannete lühikirjeldust; 3.1.3 kandidaadile esitatavaid nõudeid; 3.1.4 konkursil osalemiseks esitatavaid dokumente ja nende esitamise tähtaega; 3.1.5 osalise koormusega töötamise korral koormuse suurust; 3.1.6 määratud ajaks ametikohale nimetamise korral teenistustähtaega; 3.1.7 ametikoha asukohta; 3.1.8 kontaktisiku kontaktandmeid; 3.1.9 teavet, kui ühe konkursiga soovitakse täita mitu ametikohta. 3.2. Avaliku konkursi korraldamisel teatatakse vabast või vabanevast ametikohast Talendipanga platvormi vahendusel ameti sise- ja välisveebis ning sotsiaalmeedia kanalites, www.cv.ee veebilehel ning avaliku teenistuse kesksel veebilehel, kusjuures kandidaatide taotluste esitamiseks peab jääma vähemalt 14 kalendripäeva konkursikuulutuse avaldamise päevast arvates. Teiste värbamiskanalite valikul lähtutakse eesmärgist konkursikuulutuse jõudmiseks sihtgrupini võimalikult tõhusalt ning kanalid (nt värbamisportaalid, listid jne) otsustatakse iga konkursi raames eraldi. 3.3. Sisekonkursi korraldamisel teatatakse vabast või vabanevast ametikohast üksnes ameti siseveebis, kusjuures kandidaatide taotluste esitamiseks peab jääma vähemalt 14 kalendripäeva konkursikuulutuse avaldamise päevast arvates. Sisekonkursile võib kutsuda kandidaate ka teistest ametiasutustest, edastades konkursikuulutuse asutuse üldise e-posti aadressile. 3.4. Konkursi viib üldjuhul läbi personalijuht koostöös valitava teenistuja vahetu juhiga. Vajadusel võib kaasata teisi asjassepuutuvaid teenistujaid või moodustada valikukomisjoni. Koostöös otsustatakse konkursi tegevusplaan, s.t millised kandidaadid kutsutakse vestlusele, mitu hindamisvooru viiakse läbi ning missuguseid valikumeetodeid kasutatakse (nt essee kirjutamine, testimine, individuaalsed kodutööd, vestluste läbiviimine vms). Tegevusplaani järjekord (kodutööd, vestlused jne) lepitakse iga konkursi käigus kokku komisjoni liikmete vahel. 3.5. Konkursi käigus tehtud otsused säilitatakse Talendipanga kontol, milles kajastuvad kandideerinute andmed ning info, kellele edastati kodutöö või kes kutsuti vestlusele ning kes osutus ametikohale valituks. Vaheprotokolle konkursi käigus ei vormistata. Konkursi lõpptulemuse kohta vormistab personalijuht Talendipanga kontol "Projekti kokkuvõtte", milles kajastub maksimaalselt 5 parema kandidaadi pingerida ning info, milline kandidaat ja mis põhjusel osutus ametikohale valituks. Eelnimetatud dokumente ei avaldata ega väljastata kolmandatele isikutele, kuivõrd need sisaldavad kandidaatide isikuandmeid, sh andmeid tuvastatava(te) isiku(te) kohta. 3.6. Kõik värbamis- ja valikuprotsessis tähtsust omavad dokumendid säilitatakse õigusaktides sätestatud korras ning säilitustähtaja möödumisel kustutatakse/hävitatakse.  4 3.7. Personalijuht kontrollib dokumendivooru raames laekunud konkursikuulutuses nõutud dokumentide olemasolu, esitatud dokumentide alusel kandidaatide vastavust konkursikuulutuses kirjeldatud kvalifikatsiooninõuetele ja teeb hiljemalt 5 tööpäeva jooksul kandideerimistähtaja möödumisest esialgse ülevaate kandidaatidest, eristades kvalifitseerunud kandidaadid ning edastab ülevaate koos esitatud dokumentidega täidetava ametikoha vahetule juhile. Mittekvalifitseerunud kandidaatidele saadab personalijuht esimesel võimalusel teate nende kõrvalejäämisest valikuprotsessis. 3.8. Personalijuht koordineerib valiku protsessi ja tagab selle läbiviimise vastavalt kehtivatele õigusaktidele ja heale tavale. 3.9. Konkursi käigus hindavad personalijuht ja täidetava ametikoha vahetu juht (vajadusel valikukomisjon) vastavalt kokkulepitud voorudele ja valikumeetoditele kandidaatide vastavust esitatud nõuetele. Nimetatud hindamine toimub komisjonis suuliselt vastava(te)l koosoleku(te)l, mille kohta eraldi protokolli ei koostata. 3.10. Ametikohale asumise ettepanek tehakse kandidaadile, kelle haridus, töökogemus, teadmised ja oskused, sh isikuomadused vastavad enim teenistusülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele ning väärtushinnangud ameti väärtustele. Konkursi tulemustest teavitab personalijuht esimesel võimalusel. Kandidaadil on õigus saada selgitusi ja põhjendusi värbamisel ja valikul teda puudutavate otsuste kohta. 3.11. Väljakuulutatud konkursist võib loobuda või konkursi avalikustatud tingimusi muuta ainult põhjendatud juhul (nt kui lahkumisavalduse esitanud ametnik võtab avalduse tagasi), millest personalijuht teavitab esimesel võimalusel kandidaate. Samuti edastatakse vastav info sisekonkursi korral vastavate asutuste üldisele e-posti aadressile ja avaliku konkursi korral ameti ning avaliku teenistuse kesksel veebilehel. 3.12. Kui kandidaatide valiku käigus selgub, et teenistusülesannete täitmiseks vajalikele nõuetele vastavaid ja ametikohale nimetamiseks sobivaid kandidaate on enam kui üks, siis koostatakse enne kandidaadi ametikohale nimetamiseks esitamist kirjalik paremusjärjestus, mis fikseeritakse „Projekti kokkuvõttes“. Kui konkursi võitnud isik loobub ametikohale asumisest, ametisse nimetamise käskkiri tunnistatakse kehtetuks või kui ametnik vabastatakse teenistusest katseaja jooksul, võib 150 kalendripäeva jooksul ilma uut konkurssi välja kuulutamata teha paremusjärjestuses paremuselt järgmisele kandidaadile ettepaneku ametikohale asumiseks. 3.13. Ametniku teenistusse võtmise kooskõlastavad ametniku vahetu juht, personalijuht ja vastava struktuuriüksuse kõrgemalseisev juht. Kooskõlastuse saamisel vormistab personalijuht käskkirja valituks osutunud kandidaadi ametisse nimetamiseks ning edastab selle peadirektorile allkirjastamiseks. 3.14. Konkurss loetakse luhtunuks, kui: 3.14.1 sellel osalemiseks ei esitatud ühtegi taotlust; 3.14.2 ühegi kandidaadi haridus, töökogemus, teadmised, oskused, sh isikuomadused või väärtused ei vastanud teenistusülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele määral, mis võimaldaks tal ametis teenistusülesandeid täita parimal võimalikul viisil. 3.15. Konkursi luhtumine otsustatakse kirjalikult 120 kalendripäeva jooksul pärast konkursi tähtaja möödumist. Kui nimetatud aja jooksu ei ole konkursi tulemusel ühtegi isikut ametisse nimetatud, siis loetakse konkurss automaatselt luhtunuks. Luhtumise kohta vormistatakse otsus dokumendihalduse süsteemis Delta.  5 3.16. Peadirektor võib 120 kalendripäeva jooksul konkursi luhtunuks tunnistamise kuupäevast arvates nimetada ametikohale teenistusülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele vastava isiku konkursiväliselt. Kui selliselt nimetatud isik vabastatakse ametist katseaja jooksul, tuleb ametikoha täitmiseks kuulutada välja uus konkurss. 3.17. Värbamise protsessi kirjeldus. 3.17.1. Konkurss algab töökuulutuse koostamisega Talendipanga keskkonnas ning lisamisega www.cv.ee portaalis ja avaliku teenistuse kesksel veebilehel, TTJA sise- ja välisveebis ning sotsiaalmeediakanalites. 3.17.2. Juhtide ja võtmeisikute värbamisel korraldatakse paralleelselt avaliku konkursiga ka sihtotsing (vajadusel kaasatakse sihtotsinguks ka väline partner). 3.17.3. Kandidaatidega, kes edastatud CV põhjal kvalifitseeruvad enne kandideerimise tähtpäeva, võib vajadusel vestluse läbi viia esimesel võimalusel. 3.17.4. Kandidaadid esitavad oma kandideerimisdokumendid Talendipanga keskkonda, kus toimub edasine valikuprotsess personalijuhi ja vahetu juhi koostöös: - kandideerimisdokumentide esitamisel saadetakse kandidaadile automaatvastus, kinnitusega kandideerimisdokumentide kättesaamise kohta; - kui kandidaat kvalifitseerub CV ja motivatsioonikirja põhjal osalema järgmises voorus, märgitakse tema staatuseks vastavalt „Kutsuda vestlusele“ või „Saata kodutöö“; - kandidaatidele, kes ei kvalifitseeru järgmises voorus osalema, saadetakse esimesel võimalusel eitav vastus ning nende staatuseks märgitakse „Lõpetatud“; - kandidaatidele, kelle sobivus ametikohale ei ole esialgu selge, märgitakse staatus „Ootel“; - pärast vestluse ja/või kodutöö vooru vaadatakse üle „Ootel“ kandidaadid ning lubatakse vajadusel järgmisesse vooru, märkides neile vastav staatus; - kandidaatidele, keda järgmisesse vooru ei lubata, edastatakse eitav vastus ning märgitakse staatus „Lõpetatud“; - pärast viimast vooru valitakse välja võitja, kellele edastatakse kirjalik tööpakkumine, märkides staatuseks „Tööpakkumine saadetud“; - ülejäänud kandidaatidele edastatakse eitav vastus pärast seda, kui võitja kandidaat on kinnitanud tööpakkumise vastuvõtmist; - konkursi tulemusest vormistatakse kokkuvõte koos põhjendustega lehel „Projekti kokkuvõte“; - valituks osutunud kandidaadile saadab personalijuht kirjaliku tööpakkumise ning kui kandidaat on selle vastu võtnud, algatab personalijuht tööle vormistamise protsessi vastavalt Ameti sisseelamisprotsessis sätestatule.