Pöördumine

KÄSKKIRI 17.10.2023 nr 141 Sotsiaalkindlustusameti arendustööde läbiviimise korra kinnitamine Sotsiaalkaitseministri 30.01.2019 määruse nr 2 „Sotsiaalkindlustusameti põhimäärus“ § 10 lg 1 punkti 9 ja lõige 2 alusel 1. Kinnitan „Sotsiaalkindlustusameti arendustööde läbiviimise kord“ (Lisa). 2. Tunnistan kehtetuks 08.02.2019 käskkirja nr 6 „Sotsiaalkindlustusameti IT arendustööde läbiviimise kord“. (allkirjastatud digitaalselt) Maret Maripuu peadirektor  KINNITATUD 17.10.2023 käskkirjaga nr 141 Lisa Sotsiaalkindlustusameti arendustööde läbiviimise kord Sisukord 1. Üldsätted .............................................................................................................................2 2. Mõisted ja lühendid ...........................................................................................................2 3. Arendusprotsessi üldpõhimõtted .....................................................................................4 4. Võtmerollid ja vastutus korra raames ..............................................................................4 5. Arendusprojekt ..................................................................................................................5 6. Väiketöö..............................................................................................................................6 7. Vigade parandused ............................................................................................................7 Lisa 1 Arendustöö üksleht .......................................................................................................8 Lisa 2 Arendusvajaduse soovituslik vorm ..............................................................................9 1. Üldsätted 1.1. Arendustööde läbiviimise kord (Kord) reguleerib Sotsiaalkindlustusametis (SKA) arendatavate teenuste ja infosüsteemide arendustööde korraldamist. 1.2. Korra eesmärgid on:  tagada arendustööde sihipärasus ja vastavus SKA strateegilistele eesmärkidele;  määratleda ja defineerida arendustöödes osalejate rollid, kohustused, õigused ja vastutus;  tagada arendustööde eesmärkide saavutamine kokkulepitud mahus ja tähtajaks ning kehtestatud eelarve piires;  kindlustada arendustööd õigeaegselt vajalike ressurssidega;  reguleerida SKA andmekogude ja rakenduste haldamist. 1.3. Kord reguleerib SKA sisemist töökorraldust ja on täitmiseks kohustuslik kõigile SKA ametnikele ja töötajatele (teenistujad), kes osalevad teenuste ja infosüsteemide arendustöödes. 1.4. SKA arendusosakond võib koostada Korra paremaks rakendamiseks juhendeid. Kõik kehtivad juhendid on leitavad SKA siseveebist (Juhendite rubriik märksõna „Ameti teenuste arendus“) ning on teenistujatele täitmiseks kohustuslikud. 2. Mõisted ja lühendid Andmeanalüütik – arendusosakonna teenistuja, kelle tööks on Tellija sisendi alusel andmepäringute tegemine infosüsteemidest ning aruandluseks ja analüüsiks vajalike koondtabelite loomine toetamaks Tellijat arendustöö erinevates etapides. Arenduste juhtrühm – SKA arendustööde otsustuskogu, kuhu kuuluvad SKA peadirektor, osakonnajuhid ja TEHIKu esindaja. Arendusprojekti juhtrühm – arendusprojekti otsustus- ja järelevalvekogu, kuhu kuuluvad projektiga seotud SKA osakondade juhid ja TEHIKu esindajad. Arendusprojekti meeskonda ei kinnitata peadirektori käskkirjaga. Arendusprojekti juhtrühma üldjuhul juhib Tellija üksuse juht. Arendusprojekti juhtrühma kutsub kokku Tellija üksuse juht, kui:  projekt on ajakavast maas;  projekti eelarve ületatud;  vajalik sõlmida mitu üksust puudutavaid kokkuleppeid või võtta vastu olulisi otsuseid. Arendusprojekti meeskond – arendusprojekti eesmärgi saavutamise nimel tegutsev kindlate rollide ja ülesannetega inimestest koosnev töörühm. Arendusprojekti meeskond ja rollijaotus kinnitatakse peadirektori käskkirjaga. Arendusprojekti meeskonda juhib üldjuhul Tellija, kes täidab ka projektijuhi ülesandeid (kui ei ole kokkulepitud teisiti). Arendustöö – teenuse vajadustest lähtuv töö infosüsteemi täiendamiseks, tagamaks selle ajakohasus või kõrvaldamaks vigu. Jagunevad kolmeks:  Arendusprojekt – suuremahuline arendustöö maksumusega üle 100 000 euro ning millega seotud analüüsi ja arendustööde teostamiseks on peadirektori käskkirjaga määratud vastav projektimeeskond.  Vea parandus – arendustöö infosüsteemis esineva vea, mis takistab korrektset teenuse vajadustel põhinevat infosüsteemi toimimist või on vastuolus arendusdokumentides kirjeldatuga, parandamiseks.  Väiketöö – arendustöö maksumusega alla 100 000 euro. Arendustöö ideevorm (AIV) – arendusprojekti või väiketöö lühikirjeldus. Annab ülevaate soovitud töö eesmärgist, seotud osapooltest, arenduse mõjust ning mõjutatud ja kasu saavatest osapooltest, planeeritavast tööde käigust, ajakavast ja meeskonnaliikmetest. AIV alusel otsustatakse arendusprojekti algatamine või väiketöö teostamine (väiketööd maksumusega üle 10 000 eurot). Vt Lisa 1. Arendustööde keskkonnad – veebipõhised keskkonnad, kus hallatakse väiketöid (Jira) ja arendusprojekte koos dokumentatsiooniga (Confluence). Jiras toimub arendustööde haldus vastavalt projekti töökorraldusele. Confluence’s hoitakse projekti jooksvaid töödokumente, koosolekute memosid ja muud olulist infot projekti kohta (nt meeskonnaliikmete kontakte). Arendusvajaduse kirjeldus (AV) – infosüsteemi hetkeolukorra ja muudatusvajaduste kirjeldus, mis sisaldab muudatuste eesmärki, hetkeolukorra kirjeldust koos peamiste probleemide loeteluga, protsesside arendamise/probleemide lahendustega saavutatavat soovitud olukorra 2 kirjeldust, esmaseid ärireegleid ja nõudeid süsteemile ning esialgset kulude-tulude analüüsi. AV alusel otsustatakse arendustellimuse esitamise või ärianalüüsiga jätkamise vajadus (Lisa 2). Detailanalüüs - on dokument, mis sisaldab andmevahetuse, ärireeglite ja -protsesside ülevaadet, kasutuslugude ja andmete kirjeldusi ning andmemudelit (staatilisena või prototüübina). SKA või STAR toe teenistuja (SKA või STAR tugi) – arendusosakonna teenistuja, kelle tööks on SKA teenistujate, teenuseosutajate või kohalike omavalitsuste töötajate nõustamine infosüsteemide kasutamise küsimustes ning nendega seotud probleemide kohta info kogumine ja vahendamine Tellijale ja TEHIKule. SKA valdkonna toe teenistuja (SKA valdkonna tugi) – arendusosakonna teenistuja, kelle tööks on Tellija sisendi alusel andmepäringute tegemine infosüsteemidest ning tema vastutusvaldkonnaga seotud vajalike funktsionaalsuste toimimise, andmete olemasolu ja korrektsuse kindlustamine koostöös Tellijaga arendustöö erinevates etapides. SoM SKA IT-arenduste juhtrühm – kantsleri või ministri käskkirjaga kinnitatud juhtrühm, kelle ülesanne on tervikuna hallata Sotsiaalministeeriumi valitsemisala IKT arendusportfelli. Teenused – SKA teenused jagunevad kolmeks:  Põhiteenus – teenus, mida SKA osutab füüsilisele või eraõiguslikule juriidilisele isikule tema tahtel (sh eeldataval tahtel) teeninduskontakti kaudu mis tahes suhtluskanalis ja mis võimaldab isikul täita seadusest tulenevat kohustuste või kasutada seadusest tulenevat õigust.  Tugiteenus – teenus, mida osutab SKA enda või teise asutuse ametnikele või töötajatele. Tugiteenus toetab SKA ülesannete täitmist.  Üldkomponent – teenuse toimimiseks vajalik, kuid teenusest sõltumatu komponent või protsess, mis toimib ühtsete põhimõtete alusel teenuste üleselt. Teenuse omanik – SKA teenistuja (üldjuhul osakonnajuhataja või valdkonna juht), kelle ülesandeks on põhiteenuse, tugiteenuse või üldkomponendi eesmärgistamine, eelarvestamine ja ressursside kindlustamine ning järelevalve teostamine. Teenuse juht – SKA teenistuja, kelle ülesandeks on põhiteenuse, tugiteenuse või üldkomponendi strateegiline ja taktikaline juhtimine ja arendamine. Teenuse haldur/teenuse peakasutaja – SKA teenistuja, kelle ülesandeks on põhiteenuse, tugiteenuse või üldkomponendi taktikaline juhtimine ja arendamine. Teenusedisainer – arendusosakonna teenistuja, kelle tööks on nõustada Tellijat teenusedisaini ja teiste metoodikate kasutamisel. Teenuseosutaja – SKA teenuseid osutav SKA üksus või SKA lepinguline partner (kliendisuhete ja teabehalduse osakond, menetlusosakonnad, kohalikud omavalitsused, SKA lepingulised partnerid vms). Teenuste keskkond – veebipõhine keskkond (Confluence), kus hallatakse SKA teenustega seotud informatsiooni ning hoitakse loetelu SKA teenustest, nende omanikest ja juhtidest. TEHIK – Sotsiaalministeeriumi hallatav riigiasutus, info- ja kommunikatsioonitehnoloogia kompetentsikeskus tervise-, sotsiaal- ja töövaldkonnas. Tellija – teenuse omaniku poolt määratud SKA teenistuja (teenuse juht, teenuse haldur, teenuse peakasutaja või muu teenistuja), kes tunneb teenuse toimimist, teenust reguleerivat õigusruumi, teenuse protsessi, teenuse lõppkasutajaid ning seotuid huvigruppe, omab visiooni ja arusaama teenuse tulevikutrendidest ning arendusvajadustest. Testjuht – arendusosakonna teenistuja, kelle tööks on arendustööde testimiseks andmete ettevalmistamine, testimise üldine korraldamine ja koordineerimine koostöös Tellijaga ning Tellija nõustamine testimisega seotud küsimustes. Ärianalüüs – on Tellija koostatud ja arenduste juhtrühma poolt kinnitatud dokument, mis kirjeldab põhjalikult soovitud olukorda, ärireegleid, arendatavate protsesside struktuuri, andmeid, funktsionaalseid nõudeid ning sisaldab võimalusel prototüüpe, tasuvuse hinnangut, logisüsteemi rakendamise lahendust ja teostatavuse hinnangut. Ärianalüütik – arendusosakonna teenistuja, kelle tööks on nõustada ja juhendada Tellijat hetkeolukorra kaardistamisel, arendusprojekti meeskonna komplekteerimisel, lahenduste väljatöötamisel, soovitud olukorra kirjeldamisel (sh AIV ja AV koostamisel), eraldi kokkuleppel nõustada testlugude koostamisel, osaleda testimises keeruliste testlugude testimisel ja arendustöö kasutuselevõtu järgsete vigade analüüsimisel. 3 3. Arendusprotsessi üldpõhimõtted 3.1. Arendusprojekti või väiketöö algatamine toimub järgnevate eesmärkide täitmiseks:  mõõdetava või tajutava väärtuse tekkimine teenuse sihtrühmale või huvirühmale;  väärtust mitteloovate teenuste lõpetamine või ümberkorraldamine;  optimaalse halduskoormuse tagamine teenuse osutamisel;  õigusruumist tulenevate muudatuste rakendamine;  teenuste kasutajate rahulolu tõstmine;  koostöö teiste asutuste ja muude osapooltega, mis aitab kaasa avaliku sektori kui terviku tõhususele ja isikute vajaduste arvestamisele teenuste osutamisel. 3.2. SKA arendusprojektide portfelli ja väiketööde nimekirja haldab arendusosakond. 3.3. Kui arendustöö raames selgub andmekogu asutamise või andmekogus kogutavate andmete koosseisu muutmise vajadus, siis kontrollib arendusosakond, kas vajalikke andmeid juba kogutakse mõnes olemasolevas andmekogus. Keelatud on asutada ühtede ja samade andmete kogumiseks eraldi andmekogusid. 3.4. SKA poolt töödeldavate andmete RIHAsse kandmise koordinaatoriks on arendusosakonna arendustalitus. Tellija on kohustatud anda sisend Riigi infosüsteemide haldussüsteemi (RIHA) dokumentatsiooni uuendamiseks. 4. Võtmerollid ja vastutus korra raames 4.1. Arenduste juhtrühm:  prioriseerib arendustöid lähtuvalt SKA ning Sotsiaalministeeriumi (SoM) valdkondlikest prioriteetidest;  otsustab AIV või AV alusel arendusprojekti algatamise ja arendusprojektide portfelli lisamise;  otsustab AIV alusel väiketöö maksumusega üle 10 000 teostamise;  otsustab AV alusel arendustellimuse põhjendatuse ja esitamise TEHIKule või ärianalüüsiga jätkamise vajaduse;  kiidab heaks ärianalüüsi;  otsustab arendusprojekti järelhindamise vajaduse;  teeb SoM SKA IT-arenduste juhtrühmale ettepaneku arendusprojektide portfelli kinnitamiseks. 4.2. Teenuse omanik, kellele vastutusvaldkonna arendustöö kuulub:  määrab tema vastutusvaldkonda kuuluvatele arendusprojektidele Tellija ja meeskonna liikmed, kooskõlastades nende osaluse vastavate üksuste juhtidega;  esitab puuduva ressursi korral lisataotluse rahastusallikate leidmiseks (riigieelarve, struktuurifondid, projektid vmt). 4.3. Tellija:  koostab ja esitab arenduste juhtrühmale AIV, AV, ärianalüüsi, järelhindamise raporti;  annab aru arendustöö seisust teenuse omanikule ja arenduste juhtrühmale (vajadusel arendusprojekti juhtrühmas);  korraldab arendusprojekti meeskonna tööd;  vastutab tegevuste tähtaegse ja kvaliteetse läbiviimise ning kõikide osapoolte kaasamise eest. 4.4. Arendusosakond:  hoiab SKA arendustööde tervikpilti ja metoodikat;  kannab arenduste juhtrühma poolt kinnitatud AIV või AV alusel arendusprojekti SKA arenduste portfelli;  nõustab Tellijat arendustöö erinevates etappides ja hangib TEHIKult esialgse hinnangu arendustöö maksumuse kohta;  toetab Tellijat ärianalüütiku, andmeanalüütiku, teenusedisaineri, testjuhi teenusega;  toetab Tellijat ja teenuste osutajaid kasutajatoe ja valdkonna toe teenustega. 4.5. SKA osakonnad osalevad arendustöös vastavalt vajadusele, kui on olemas seos nende teenustega. 4.6. Teenuste osutajad osalevad arendustöös vastavalt vajadusele ja osutavad teenust kokkulepitud tingimustel ja tasemel. 4.7. TEHIK korraldab ja tellib infosüsteemide arendustöid alates detailanalüüsist kuni kasutuselevõtuni. 4 4.8. Lepinguline partner (detailanalüüsi ja/või arenduse teostaja) teostab töid vastavalt tehnilisele kirjeldusele ja lepingu tingimustele. 5. Arendusprojekt 5.1. Arendusprojekti algatab teenuse omanik määrates Tellija. 5.2. Arendusprojekt jaguneb järgmisteks etappideks:  planeerimine;  ärianalüüs ja kontseptsiooni loomine;  muudatuste ettevalmistamine;  muudatuste realiseerimine;  lansseerimine. 5.3. Planeerimine 5.3.1. Tellija:  kaardistab ja analüüsib olemasolevat olukorda (AS-IS) - osapooled, protsessid, õigusruum, vajadused, kasutajauuring;  sõnastab probleemi ja püstitab eesmärgi;  komplekteerib SKA poolset meeskonna;  planeerib ressursid;  koostab IV või AV (kui planeerimise etapis infosüsteemi muudatusvajadus selge ning teenusedisaini ja ärianalüüsi ei ole vaja) ja projektiplaani ning kooskõlastab meeskonnaga;  kaitseb IV või AV arenduste juhtrühmas. 5.3.2. Arendusosakond:  toetab andmeanalüütiku, ärianalüütiku, SKA kasutajatoe valdkonna peaspetsialisti teenustega AS-IS kaardistamisel, probleemi sõnastamisel, eesmärgi püstitamisel, meeskonna komplekteerimisel ja ajakava koostamisel;  edastab arenduste juhtrühma poolt kinnitatud AV TEHIK’ule tööplaani lisamiseks ja eelarve taotlemiseks. 5.3.3. SKA osakonnad ja teenuseosutajad annavad sisendi olemasoleva olukorra probleemkohtade kaardistamiseks ja nõusoleku projektis osalemise kohta. 5.4. Ärianalüüs ja kontseptsiooni loomine 5.4.1. Tellija:  koostab AV ja kaitseb arenduste juhtrühmas;  kirjeldab soovitud tulevikuolukorda (TO-BE);  töötab välja lahendusi ja valideerib need projekti osapooltega;  vajadusel korraldab prototüüpimist, piloteerimist, testimist. 5.4.2. Arendusosakond:  toetab andmeanalüütiku, ärianalüütiku, teenuse disaineri ja kokkuleppel projektijuhi teenustega; IT arendust vajava projekti puhul:  edastab AV TEHIK’ule mahuhinnangu andmiseks;  edastab arenduste juhtrühma poolt kinnitatud AV TEHIK’ule tööplaani lisamiseks ja eelarve taotlemiseks. 5.4.3. SKA osakonnad:  panustavad TO-BE kirjeldamisel ja lahenduste valideerimisel;  täiendavad ja kooskõlastavad AV Tellijaga kokkulepitud viisil ja tähtajaks. 5.4.4. Teenuseosutajad:  panustavad TO-BE kirjeldamisel ja lahenduste valideerimisel;  osalevad piloteerimises ja testimises. 5.5. Muudatuste ettevalmistamine 5.5.1. Tellija:  osaleb detailanalüüsi ja/või arendustööde teostajate hankimiseks tehnilise kirjelduse koostamises ja annab vajadusel sisendit proovitööde koostamiseks;  koostab rahastustaotluse koostöös TEHIKuga;  korraldab ja/või annab detailanalüüsi jaoks vajaliku sisendi kokkulepitud viisil ja tähtajaks; 5   kooskõlastab detailanalüüsi;  esitab SoMile õigusruumi muudatuste ettepanekud. 5.5.2. Arendusosakond:  toetab ärianalüütiku teenusega;  kooskõlastab detailanalüüsi (vajadusel) ja/või arendustööde teostajate hankedokumente;  kooskõlastab ja kaitseb rahastustaotlusi. 5.5.3. SKA osakonnad annavad Tellijale sisendi kokkulepitud viisil ja tähtajaks ning kooskõlastavad detailanalüüsi (vajadusel). 5.6. Muudatuste realiseerimine 5.6.1. Tellija:  korraldab ja/või annab arendustööde jaoks sisendi kokkulepitud viisil ja tähtajaks;  SKA siseseks testimiseks koostab testlugusid, testisikute nimekirju, tagab testijate olemasolu;  annab TEHIKule kasutuselevõtu valmisoleku kinnituse;  kirjeldab uuendatud protsesse ja uuendab teenusega seotud materjale siseveebis, välisveebis ja SKA teenuste keskkonnas;  koolitab sisemisi ja väliseid osapooli;  viib läbi muudatuste kommunikatsiooni ja turunduse. 5.6.2. Arendusosakond:  toetab andmeanalüütiku, ärianalüütiku, SKA kasutajatoe valdkonna peaspetsialisti ja testjuhi teenusega;  korraldab andmevahetuse lepingute sõlmimist;  vajadusel annab arendustööde jaoks sisendi kokkulepitud viisil ja tähtajaks ning osaleb SKA siseses testimises;  kooskõlastab tööde üleandmist. 5.6.3. SKA osakonnad:  vajadusel annavad arendustööde jaoks sisendi kokkulepitud viisil ja tähtajaks ning osalevad SKA siseses testimises;  toetavad üksuse vastutusvaldkonda kuuluvate tegevuste läbiviimisel (vt p 5.6.1.). 5.6.4. Teenuseosutajad osalevad SKA siseses testimises. 5.7. Lansseerimine 5.7.1. Tellija:  kontrollib teenuse protsessi nõuetekohast toimimist;  analüüsib klientide ja kasutajate tagasisidet;  nõustab kliente ja teenuseosutajaid keerulistes küsimustes;  mõõdab eesmärkide saavutamist ja vajadusel teostab järelhindamise;  esitab järelhindamise tulemused arenduste juhtrühmas;  planeerib parendustöid,  osaleb rahastuse järelhindamisel. 5.7.2. Arendusosakond:  toetab kasutajatoe teenusega (SKA tugi ja STAR tugi);  koostöös TEHIKuga korraldab rahastuse järelhindamisi. 5.7.3. Teenuseosutajad:  osutavad teenust vastavalt muudetud töökorraldusele;  annavad tagasisidet probleemide osas Tellijale. 6. Väiketöö 6.1. Lisaks p 3.1 nimetatud eesmärkidele võib väiketöö vajadus olla tingitud:  lõppenud arendusprojekti jätkutööde või parendustööde teostamise vajadusest;  korduvate või suure mõjuga infosüsteemide vigade likvideerimise vajadusest. 6.2. Väiketööde haldamine toimub vastavas Jira projektis. 6.3. Väiketööde teostamine toimub üldjuhul iga-aastasest väiketööde eelarvest. 6.4. Ülevaate väiketööde eelarve kasutamise kohta annab arenduste juhtrühmale korra kvartalis TEHIKu esindaja. 6.5. Väiketöö jaguneb järgmisteks etappideks:  algatamine; 6   prioriseerimine;  hindamine;  kinnitamine;  lahendamine. 6.6. Algatamine 6.6.1. Väiketöö algatab teenuse juht, teenuse haldur või peakasutaja väiketöö tellijana vormistades pileti vastavas Jira projektis. 6.7. Prioriseerimine 6.7.1. Koostöös arendustalitusega prioriseerib Tellija väiketöö, määrates eeldatava teostamise aja (aasta ja kvartal) ja prioriteetsuse (kõrge, keskmine, madal). 6.8. Hindamine 6.8.1. Arendustalitus suunab väiketöö TEHIKule mahuhinnangu ja maksumuse saamiseks. 6.9. Kinnitamine 6.9.1. Väiketööd maksumusega kuni 10 000 eurot suunab arendustalitus TEHIKule, kes omakorda suunab lahendamisele vastavale lepingulisele partnerile (väiketöö teostajale). 6.9.2. Väiketööde osas, mis on maksumusega üle 10 000 euro, koostab Tellija AIV ning kaitseb seda arenduste juhtrühmas. Kui juhtrühm otsustab väiketöö teostamise vajalikkuse, suunab arendustalitus TEHIKule, kes omakorda suunab lahendamisele vastavale lepingulisele partnerile (väiketöö teostajale). 6.10. Lahendamine 6.10.1. Lepinguline partner teostab väiketööd vastavalt eeldatavale teostamise ajale prioriteetsuse järjekorras (kõrge, keskmine, madal). 6.10.2. Väiketöö lahendamise raames Tellija:  annab väiketöö teostajale vajaliku sisendi kokkulepitud viisil ja tähtajaks;  hangib vajalikud sisendid ja kooskõlastused teistelt SKA üksustelt;  teostab valminud lahenduse testimise ja annab TEHIKule kasutuselevõtu kinnituse;  korraldab seotud osapoolte teavitamise ja teenusega seotud materjalide uuendamise. 7. Vigade parandused 7.1. Mittegarantiiliste vigade parandamine toimub hooldustööde eelarvest. 7.2. Hooldustööde eelarve kasutamise ülevaate annab TEHIKu esindaja arenduste juhtrühmale korra kvartalis. 7.3. Vigade haldamine toimub vastava infosüsteemi Jira projektis. 7.4. Vea raporteerib SKA siseveebis asuva vormi kaudu SKA toele teenuse juht, teenuse haldur või peakasutaja (Tellija) või STAR toele telefoni või e-kirja teel. 7.5. SKA tugi suunab vearaportiga pöördumise vastava infosüsteemi projekti, omistab sellele prioriteedi vastavalt raportis kirjeldatud mõjule (takistav, kriitiline, keskmine, madal). 7.6. Lepinguline partner (hooldustööde teostaja) lahendab vigu vastavalt prioriteetsusele lähtudes lepinguga sätestatud tähtaegadest. 7.6.1. Vea lahendamise raames Tellija:  annab hooldustööde teostajale vajaliku sisendi kokkulepitud viisil ja tähtajaks;  hangib vajalikud sisendid ja kooskõlastused teistelt SKA üksustelt;  teostab valminud lahenduse testimise ja annab TEHIKule kasutuselevõtu kinnituse;  korraldab seotud osapoolte teavitamise ja teenusega seotud materjalide uuendamise. 7 Sotsiaalkindlustusameti arendustööde läbiviimise kord Lisa 1 Arendustöö ideevorm Arendustöö nimi: Teenuse nimetus: Tellija: üksus ja nimi Probleem: millist probleemi Oodatav mõju (mõõdetavalt) ja kuidas arendusprojekt/väikearendus lahendab on plaanis seda mõõta: (maksimaalselt 2 lausega)  aeg (SKA, kliendid) Eesmärk: kuidas probleem laheneb  kulud  kvaliteet Mitterealiseerimise tagajärg: kahju, mis  rahulolu tekib kui probleemi ei lahendata (võimalusel mõõdetav) Hetkeolukord: Planeeritava arendusprojekti/väiketöö Hetkeolukorra kirjeldus - avada probleemi kirjeldus: konteksti ja tõsidus. Oodatud olukorra kirjeldus, Kui paljusid osapooli puudutab? (nt sihtrühm: lahendusefookus, võimalusel viited kasutajate arv/teenuse juhtumite arv; välised protsessijoonistele, analüüsidele, Jira osapooled jne). piletitele Mis on suurimad valupunktid, mis on kõige Kui paljusid osapooli puudutab – kas rohkematele inimestele kõige olulisemad? lahendatakse ainult osaliselt? (nt sihtrühm: Probleemi illustreerivad mõõdikud (nt rahaline kasutajate arv/teenuse juhtumite arv) ja ajaline kulu, teenuse rahuloluindeksid). Võimalusel ka alternatiivid ja nende Probleemi adresseerivad varasemad protsessi jooniste viited. Kui alternatiivid analüüsid–viited/lingid. puuduvad, siis miks? Võimaliku lahendust kirjeldavad varasemad analüüsid – viited. Kuidas on tagatud elujõulisus ja jätkusuutlikkus? Milliseid sarnaseid lahendusi on kasutusel? Ajakava: Peamised ressursid: Kelle panust on vaja lahenduse realiseerimiseks? Kes kuulub projektimeeskonda koos umbkaudse koormuse hinnanguga? Lahenduse maksumuse suurusjärk ja võimalikud rahastusallikad. 8 Sotsiaalkindlustusameti arendustööde läbiviimise kord Lisa 2 Arendusvajaduse soovituslik vorm Arendusvajaduse nimetus: Seotud teenuse nimetus: Tellija (üksus ja nimi): Meeskond (üksus ja nimi): Arenduse/ muudatuste Lühikirjeldus, miks on arendust/ muudatust vaja: eesmärgid: Õigusruumist tulenevad muudatused (jah/ei) Uute teenuste lisandumine (jah/ei) Teenuse ümberkorraldamine (jah/ei) Koostööst teiste asutustega tulenev (jah/ei) Kasutajate rahulolu tõstmine (jah/ei) Optimaalse halduskoormuse tagamine (jah/ei) Infosüsteemi veast tulenev muudatusvajadus (jah/ei) Muu (nimetada) Vastus JAH/EI Kas isikuandmeid hakatakse kasutama mõnel uuel eesmärgil või muul viisil kui juba olemasolevate ja arendatud SKA teenuste puhul? Kas arendusvajadus hõlmab isikute kohta uue informatsiooni kogumist? Kas arendusvajadus hõlmab uute andmevahetusteenuste loomist teiste asutustega? Kas isikuandmed tehakse kättesaadavaks sellistele kolmandatele osapooltele, kellel varem ligipääs meie infosüsteemile puudus? Kas arendusvajadus eeldab, et isikuid kutsutakse üles enda kohta informatsiooni edastama (nt taotluse esitamine)? Kas kaasatakse uusi tehnoloogiaid, mis võivad mõjutada isikute eraelu/privaatsust? Näiteks biomeetriliste andmete kasutamine, näotuvastus jne. Kas arendusvajadus hõlmab automaatotsuseid, st tehakse isikute suhtes otsuseid/tegevusi, mis võivad neile kaasa tuua olulist mõju? Näiteks õiguslikke või finantsilisi tagajärgi? 9 Kas kogutavad isikuandmed on oma olemuselt sellised, mis suure tõenäosusega võivad kaasa tuua privaatsusteemalisi hirme või ootusi? (Nt. terviseandmed, kontaktandmed, finantsandmed.) Kas tulemus näeb ette isikutega sellisel viisil kontakteerumise, mida nad võivad pidada liigselt nende eraelu riivavaks? Kas isikuandmeid edastatakse väljapoole Eestit? *kui vastasid mõnele blokis olevale küsimusele „JAH“ palun täida vajalikud väljad punktis 5 ** kui jääd hätta küsimustele vastamisega, võta palun ühendust SKA infoturbe ja/või andmekaitse spetsialistiga 1. Mõisted  Mõistete defineerimine on oluline selleks, et kõik arenduses osalejad saaksid ühtemoodi aru, mida ühe või teise termini all lähteülesandes mõeldakse.  Mõisted tuleb lahti kirjutada sellise detailsusega, et ei tekiks erinevatel osapooltel erinevat arusaama, sh vältida lähteülesandes ühe ja sama sisu kasutamisel erinevaid termineid. Väga abiks arendajatele oleks siin esitada ka terminite sünonüümid (juhul kui on kahtlusi, et need võivad arenduse käigus erinevaid osapooli kaasates esile tulla). 2. Tänane olukord e arenduse lähteolukord  Kirjeldada teenuse sisu ja osutamise/saamise eesmärki.  Kirjeldada teenuse tänast äriprotsessi (sh kes ja kuidas osalevad selles, kes mida teeb ja kasutab). Esitada protsessiskeem.  Kirjeldada tänase äriprotsessi/ teenuse osutamisega seotud probleeme ja puudusi. 3. Soovitud olukord, eesmärk ja skoop  Kirjeldada eesmärki (siin mõelda teenuse kogu protsessi eesmärki, mitte ainult infosüsteemi kasutamisega seonduvat), sh: - kelle jaoks ja millist probleemi lahendatakse? - miks nimetatud probleemi soovitakse lahendada?  Kirjeldada soovitud äriprotsessi ja protsessis osalejaid, sh täpsustada: - kas lisandub uusi äriprotsessis osalejaid? - mida peavad saama teha uuendatud äriprotsessi lisanduvad osalejad? - kas äriprotsessis osalejaid on plaanis vähendada? - mida soovitakse muuta ja mis ei tohi muutuda protsessis osalejatel? Esitada protsessiskeem ja teenuse osutamise prototüüp.  Kirjeldada, mis muutub töökorralduses.  Kirjeldada, millist tuge oodatakse infosüsteemilt, sh nt. milliseid tänases protsessis olevaid inimtegevusi peab hakkama asendama infosüsteem.  Kirjeldada ja põhjenda vajadusi protsessis kasutatavate andmete sisestamise, muutmise, kasutamise ja pärimise osas. - lisa viited andmete kasutamise õiguslikule alusele, - millised muudatusi on õigusaktidesse vaja teha, et vajalikke andmeid kasutada, - kirjelda kuidas toimub andmete muutmine, säilitamine, kustutamine, monitoorimine ja logimine.  Kirjeldada ärilised kasutuslood ja osalejaid. 10   Nimeta võimalikud seosed teiste teenuste või protsessidega. 4. Ärireeglid ja -piirangud  Kirjeldada teenusega seotud tänast taustsüsteemi (õigusruum, standardid, infosüsteemid, andmekogud). Lisada viited õigusaktidele jms.  Kirjeldada teenuse äriprotsessis kasutatavaid andmed ja andmekogusid ning nimetada teenuse osutamisega seotud infosüsteeme, standardeid, klassifikaatoreid, ligipääsureegleid (rollid ja privileegid), kirjelda logimist säilitamist, statistiliste raportite vajadust jms.  Nimetada ja kirjeldada esialgset nägemust, milliste olemasolevate teiste süsteemide ja rakendustega loodav infosüsteem peab hakkama suhtlema infovahetuse mõttes. - kas teiste süsteemide omanikega on kokkulepped olemas, - milline on teiste süsteemide valmidus infovahetuseks, - kirjelda vajadusel alternatiivset(ajutist) lahendust. 5. Nõuded infosüsteemile  Täpsustada teenusega seotud taustsüsteemist (sh õigusruum, andmekaitse nõuded, standardid, infosüsteemid ja andmekogud) tulenevaid reegleid ja nõudeid, millega peab arvestama (kaasa infoturbespetsialisti, andmekaitsespetsialisti).  Kirjeldada, millist funktsionaalsust oodatakse infosüsteemilt.  Kirjeldada võimalikult täpselt funktsionaalseid ja mittefunktsionaalseid (nt päringute kiirus, kasutusmugavus, kasutatavad seadmed jne) nõudeid, millega infosüsteemi arendamisel peab arvestama. Näidistabel nõuete kaardistamiseks: 1. NÕUDED Kirjeldatakse ärireeglid, seosed ja piirangud, millega tuleb arvestada. Nõuded peavad olema sõnastatud üheselt mõistetavalt ja mõõdetavad st nõude täidetust peab olema võimalik tellijal hiljem kontrollida (on/ei ole). 1.1. FUNKTSIONAALSED NÕUDED Kohustuslik/ ID Nõue Nõude lühikirjeldus Prioriteet soovituslik ID Nõude nimetus Nõude lühikirjeldus ehk mida Kas nõude Lisatakse hiljem nr peab süsteem tegema/ täitmine on (kõrge, võimaldama/ täitma/ jälgima/ kohustuslik või keskmine, piirama/ edastama/ soovituslik madal) kontrollima/ andma, jne 1.2. MITTEFUNKTSIONAALSED NÕUDED ID Nõue Nõude lühikirjeldus ID Millal peab nr süsteem olema kasutajatele kättesaadav Katkestused Millistel aegadel on lubatud katkestused 11  Andmete Arhiveerimise reeglid säilitusaeg Kasutajate arv Ajaühikus, üldse ja perspektiiv tulevikus Toimingute arv Ajaühikus, üldse ja perspektiiv tulevikus (andmemahud) Kasutatavus, Kasutuskeel, sarnasus mõne olemasoleva lahendusega, kasutusmugavus erivajadusega kasutajad, jne Kasutatavad seadmed Seire Milliseid tõrkeid tuleb automaatselt monitoorida ......... 2. ANDMED Kirjeldatakse kirjeldatud tööprotsessis kasutatavaid andmeid ja nende omadusi. Andmehulki on võimalik tuvastada tööprotsessis kasutatavatest ankeetidest, vormidest, olemasolevast rakendusest, tööprotsessi reguleerivatest õigusaktidest ja/või sõlmitud koostöö kokkulepetest, lepingutest. ID Andmeväli Andmevälja tingimused Kohustuslikkus ID Andmevälja Andmevälja selgitus ja sellele Kas andmevälja täitmine on nr nimetus esitatavad tingimused; rakenduses kohustuslik või mitte või Informatsiooni formaat: kuupäev, tingimuslikult kohustuslik, tekst, number, klassifikaator. viimane tähendab, et: Kas andmehulk on sõltuvuses tööprotsessis mingis sammus mõnest teisest andmehulgast, muutub kohustuslikuks välisest registrist, vms; (otsustamisel, kinnitamisel vms) Kui informatsioon sisestatakse tekstilisel või numbrilisel kujul, siis kui pikka informatsiooni (mitu tähemärki) peab saama väljale sisestada; Kui sisestatav informatsioon on tekstilisel kujul, siis kas informatsioon tuleb jäädvustada suur- või väiketähtedega; Piirangud sisestatava info pikkusele, kui sisestatud informatsiooni kasutatakse väljatrükkidel; Kui, siis milliseid (püsivaid, muutuvaid) klassifikaatoreid saab välja täitmisel kasutada. 12  3. INFOVAJADUSED JA ANDMEVAHETUS Kirjeldatakse kellega/milliste süsteemidega toimub regulaarne andmevahetus. Loetlege ka liideseid/seoseid teiste andmekogudega või infosüsteemidega (ntÄriregister, Euroopa kesksüsteem, ADS jt). Kirjeldage infovajaduse ja liidese nimetus, eesmärk, sisend, kontroll ja väljund. Kui teate milliseid aruandeid vajate, ja kui sagedasti, siis nimetage ka need. 3.1. ANDMEVAHETUS Andmete ID Sündmus Andmed Kirjeldus saaja/andja ID partneri nimi, andmevahetuse vahetatavate andmevahetusprotsessi nr kellele käivitav sündmus andmete loetelu ja kirjeldav informatsioon. informatsiooni tööprotsessis või piirangud edastatakse või sisend andmete kellelt saamiseks informatsiooni registritest saadakse. 6. Riskid Kirjelda riske, mis võivad kaasneda, kui arendus ei valmi, või kui ei valmi õigeaegselt. Samuti riske, mis on seotud õigusloomega või kolmandate osapooltega. Iga riski juurde määra riski realiseerumise tõenäosus ja mõju ning kirjelda leevendamistegevusi. Risk Tõenäosus/mõju Leevendamistegevus Prioriteet 7. Kooskõlastused teiste seotud teenuste omanikelt Üksus, kooskõlastaja nimi 13