Otsus isikuandmete töötlemiseks teadusuuringus

Andmekaitse Inspektsioon Tatari 39 Tallinn 10134 Haridus- ja Teadusministeerium (taotluse esitaja) TAOTLUS ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISEKS TEADUSUURINGUS Juhindudes isikuandmete kaitse seaduse (IKS) paragrahvis 6 sätestatust palun kooskõlastada Uuringu pealkiri Riiklikult rahastatud täiskasvanute täienduskoolituste efektiivsuse, tulemuslikkuse ja asjakohasuse hindamine (riigihange nr 305353) Kas poliitika kujundamise uuring (IKS § 6 lg 5) või Jah, poliitika kujundamise uuring (IKS § 6 lg 5) uuring hõlmab eriliigilisi isikuandmeid ja puudub valdkondlik Ei eetikakomitee (IKS § 6 lg 4) Palume eelmise kahe lahtri puhul valida üks vastavalt õiguslikule alusele, v.a olukorras, kui poliitika kujundamise uuringu puhul puudub valdkondlik eetikakomitee. Kui poliitika kujundamise uuringus töödeldakse eriliiki isikuandmeid, siis täita ka eetikakomitee otsuse lahter. Kas isikuandmete töötleja on määranud andmekaitsespetsialisti (sh Jah (Mirjam Reinthal, tema nimi ja kontaktandmed)? [email protected]) Kas on olemas eetikakomitee otsus? Pole vajalik. Kooskõlastuse olemasolul lisada see taotlusele. Kas osa uuringust toimub andmesubjekti nõusoleku alusel? Jah. Nõusoleku alusel Kui jah, siis palume taotlusele lisada nõusoleku vorm või selle kavand ning küsimustik või toimuvad osalejate küsitlus selle kavand. ning intervjuud (osalejate süvaintervjuud, õppeasutuste ja koolituspakkujate esindajate ning poliitikakujundajate ja ekspertide intervjuud). Küsitluse teavitus- ja nõusolekuvorm (Lisa 1), küsimustiku kavand (Lisa 2) ning intervjuude teavitus ja nõusolek (Lisa 3) esitatakse taotluse lisadena (kavandina). Registriandmete (SIS) töötlemine toimub IKS § 6 lg 5 alusel. 1. Vastutava töötleja üldandmed 1.1. Vastutava töötleja nimi, registrikood, Haridus- ja Teadusministeerium, reg nr aadress ja kontaktandmed (sh kontaktisik) 70000740, Munga 18, 50088 Tartu; kontaktisik analoogne registrikandega, kontaktisiku e-post, telefon Meelis Aunap ([email protected]) 1.2. Isikuandmete töötlemiskoha aadress (kui erineb registriandmetest) maja, tänav, asula/linn, maakond, postiindeks 2. Volitatud töötleja üldandmed 2.1. Volitatud töötleja nimi, registrikood, TrinEst Advisory OÜ, reg nr 17169737, Paju aadress ja kontaktandmed (sh kontaktisik) tee 52b, 76407 Saue; kontaktisik Marit Napp Aadress analoogne registrikandega, kontaktisiku e-post ja ([email protected]) telefoninumber Haap Consulting OÜ, reg nr 14383016, Telliskivi tn 57, 10412, Tallinn; kontaktisik Karl Haljasmets ([email protected]). Ühispakkujatena täidavad mõlemad äriühingud hankelepingu alusel ühiselt volitatud töötleja rolli. 2.2. Isikuandmete töötlemiskoha aadress (kui erineb registriandmetest) maja, tänav, asula/linn, maakond, postiindeks 3. Mis on teadusuuringu läbiviimise õiguslik 1) Haridus- ja Teadusministeeriumi alus? põhimääruse § 5 punkti 6 järgi on Nimetage õigusakt, mis annab Teile õiguse teadusuuringut läbi ministeeriumi ülesanne korraldada poliitika ja viia. Ei piisa viitest IKS § 6-le. Poliitikakujundamise eesmärgil õigusaktide mõju hindamine ja selleks vajalike läbiviidava uuringu puhul tuua välja volitusnorm, millest uuringute ning statistika koostamine ning sama nähtub, et asutus on selle valdkonna eest vastutav. Akadeemilise uuringu korral võib see olla näiteks Teadus- ja paragrahvi punkti 2 järgi koordineerida riigi arendustegevuse korralduse seadus või teadus- või haridus-, teadus-, valitsemisala innovatsiooni-, arendusprojekti avamise otsus, leping vms. arhiivi-, noorte- ja keelepoliitika valdkondade kujundamiseks vajaliku teabe kogumist ja analüüsimist. 2) Haridus- ja teadusministri 16.11.2023 käskkiri nr 306 „Toetuse andmise tingimuste kehtestamine tegevuse „Täiskasvanuhariduse arendamine ja mitteformaalsete õppimisvõimaluste pakkumine“ (VÕTI) elluviimiseks“, muudetud 26.01.2026 käskkirjaga nr 1.1-2/26/12 (kehtestatud ÜSS2021_2027 § 10 lg 2 ja 4 alusel), mille punkt 2.3.2 näeb ette täiskasvanuhariduse poliitika kujundamiseks vajalike uuringute läbiviimise. 3) Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) 2021/1060 (ühissätete määrus) artikkel 44, mis kohustab liikmesriiki rakenduskava hindama. 4) Töödeldavate andmete olemasolu alus: VÕTI TAT punktid 11.6–11.7 kohustavad elluviijat koguma ESF+ osalejate andmed  vastavalt ÜSS2021_2027 § 19 lg-le 3 ja Vabariigi Valitsuse 12.05.2022 määruse nr 55 § 10 lg 1 p-le 5; andmed on kogutud Sündmuste infosüsteemi (SIS). 5) Isikuandmete töötlemise õiguslik alus uuringus: IKS § 6 lg 5 (täidesaatva riigivõimu poliitika kujundamise eesmärgil tehtav uuring, mille raames tehakse päring teise vastutava töötleja andmekogusse ehk struktuuritoetuse registri Sündmuste infosüsteemi (SIS), mille vastutav töötleja on Riigi Tugiteenuste Keskus) koosmõjus IKÜM art 6 lg 1 p-ga e ja art-ga 89. Lisaks annab ühissätete määruse artikkel 4 liikmesriigile aluse töödelda isikuandmeid seireks ja hindamiseks kooskõlas IKÜM art 6 lg 3 p-ga a. Küsitluses ja intervjuudes osalemine põhineb nõusolekul (IKÜM art 6 lg 1 p a). Intervjueeritavate spetsialistide leidmiseks ja kutsumiseks vajalikke tööalaseid kontaktandmeid töödeldakse kuni nõusoleku andmiseni IKÜM art 6 lg 1 p e alusel. Alates nõusoleku andmisest töödeldakse neid koos intervjuuandmetega nõusoleku alusel intervjuu kokkuleppimiseks ja läbiviimiseks ning need kustutatakse pärast intervjuude läbiviimist (vt p 9 ja Lisa 3, p 5 ja 8). 4. Mis on isikuandmete töötlemise eesmärk? Kirjeldage uuringu eesmärke ja püstitatud hüpoteese, mille saavutamiseks on vajalik isikuandmete töötlemine. Palume siin punktis selgitada kogu uuringut, mitte ainult taotluse esemeks olevat osa (näitaks ka nõusoleku alusel toimuvat uuringu osa). Kui osa uuringust toimub nõusoleku alusel, siis palume taotlusele lisada nõusoleku vorm või selle kavand ning küsimustik või selle kavand. Uuringu eesmärk on anda Haridus- ja Teadusministeeriumile sõltumatu, tõenduspõhine hinnang riiklikult rahastatud täienduskoolituse (RKT; VÕTI TAT tegevus 2.1) rakendusmudelile kolmes dimensioonis: asjakohasus (kas koolitustega jõutakse sihtrühmadeni, kes osalevad elukestvas õppes vähem ning kas koolituste sisu vastab sihtrühma ja tööturu tegelikele vajadustele), tulemuslikkus (mil määral on saavutatud osalemise ja lõpetamise sihid, oskuste paranemine ja positsiooni tugevnemine tööturul) ning ressursitõhusus (kas rakendusmudel toetab eesmärkide saavutamist mõistliku ressursikuluga). Tulemused annavad sisendi järgmise rahastusperioodi (2028–2034) sekkumisskeemi kujundamiseks ning suunised koolituste mõju edaspidiseks hindamiseks. Hindamine vastab neljale küsimusele: (1) kuivõrd on RKT koolitused olnud asjakohased; (2) kuivõrd tulemuslikud; (3) kuivõrd ressursitõhus on RKT rakendusmudel; (4) millised on soovitused koolituste ja rakendusmudeli muutmiseks. Metoodiline raamistik on muutuste teooria: hindamine sõnastab ja testib viit sekkumisloogika aluseks olevat eeldust: (E1) juurdepääs – prioriteetsetel sihtrühmadel on tegelik võimalus koolitusest teada saada, selleni jõuda, selles osaleda ja see lõpetada (sh omaosaluse küsimus); (E2) maht – koolituse maht ja intensiivsus (40– 50 akadeemilist tundi) on piisavad kavandatud õpiväljundite saavutamiseks; (E3) sisu – OSKA prognoosidest ja HTM-i prioriteetidest lähtuv koolituse sisu vastab sihtrühma õpi- ja tööelu vajadustele ning võimaldab õpitut rakendada; (E4) institutsionaalne eeldus – kutseõppeasutused, rakenduskõrgkoolid ja ülikoolid on nende sihtrühmade jaoks parim pakkujate ring; (E5) motivatsioon – osalejatel on sisemine motivatsioon koolitus läbida ja omandatut rakendada, kusjuures omal algatusel tulnud ja suunatud osalejate kogemus võib süstemaatiliselt erineda. Nende eelduste kontrollimine eeldab isikutasandi andmeid: näiteks juurdepääsu eeldust (E1) saab testida üksnes võrreldes osalejate tegelikku profiili (haridustase, vanus, piirkond) sihtrühmade määratlusega, motivatsioonieeldust (E5) sidudes osalemise algatuse katkestamise mustritega ning tulemuslikkuse hüpoteese sidudes osaluse õpingute jätkamise ja kvalifikatsiooni omandamisega osaleja tasandil. Uuring tervikuna koosneb kuuest andmekogumise ja analüüsi suunast, mis võimaldavad enamikule hindamisküsimustest vastata vähemalt kahe sõltumatu andmeallika põhjal: (1) SIS-i registriandmete analüüs: osalejate profiil, sihtrühmadeni jõudmine, katkestamise mustrid, osaleja teekond ja tulemusnäitajad; isikuandmete töötlemine toimub IKS § 6 lg 5 alusel pseudonüümitult ja on käesoleva taotluse ese; (2) osalejate küsitlus: ootused, rahulolu, õpitu rakendamine, tajutud mõju ja omaosaluse valmidus; osalemine toimub nõusoleku alusel (IKÜM art 6 lg 1 p a), teavitus- ja nõusolekuvorm ning küsimustiku kavand on esitatud taotluse lisadena 1 ja 2; küsitlusvastused seotakse pseudonüümi tasandil registriandmetega (vt p 5); (3) osalejate süvaintervjuud, õppeasutuste ja koolituspakkujate esindajate rühmaintervjuud ning poliitikakujundajate rühmaintervjuud: osaleja kogemuse süvavaade, koolituspakkumise poole vaade ja riiklik vaade; osalemine toimub nõusoleku alusel, teavitus ja nõusolek on esitatud lisas 3; spetsialistide leidmiseks ja kutsumiseks vajalikke tööalaseid kontaktandmeid töödeldakse kuni nõusoleku andmiseni IKÜM art 6 lg 1 p e alusel, edasi nõusoleku alusel (vt p 3 ja 9); (4) varasemate hindamiste ja dokumentide analüüs; (5) Statistikaameti olemasolevad koondandmed kahest allikast: avaliku statistikaandmebaasi tabelid (nt rahvastik ja täiskasvanute hariduse omandamine) osalejate profiili võrdluspunktidena ning ESF+ osalejate näitajate koondtabel, mille Statistikaamet koostab ESF+ aruandluse kohustuse alusel sellest uuringust sõltumata ja mis on vastutava töötleja käes juba olemas (sealt tulevad muu hulgas erialase hariduseta osalejate osakaal ja hõivestaatus). Uuringu jaoks Statistikaametile eraldi päringut ei tehta ega uut koondtabelit ei koostata; kumbki allikas ei sisalda isikuandmeid; (6) riigisisene ja rahvusvaheline võrdlus. Täiendavate elementidena kasutatakse osalejate teekonna kaardistust ja Most Significant Change meetodit (avatud küsimus küsitluses ja intervjuudes). Isikuandmeid töödeldakse seega kolmes suunas: registrianalüüsis ning nõusolekupõhises küsitluses ja intervjuudes. 5. Selgitage, miks on isikut tuvastamist võimaldavate andmete töötlemine vältimatult vajalik uuringu eesmärgi saavutamiseks. Isikutasandi mikroandmed SIS-ist on vältimatult vajalikud, kuna sama isik osaleb sageli mitmel koolitusel (mitu osaluskorda). Andmeandja (Riigi Tugiteenuste Keskus) omistab isikukoodi alusel sama isiku kõigile osalustele ühe ja sama uuringupseudonüümi, mis võimaldab eristada osaluskordi unikaalsetest osalejatest ja rekonstrueerida osaleja tasandi õppeteekonna ka ilma otseste identifikaatoriteta; agregeeritud andmed seda ei võimalda. Isikutasand on vajalik ka sihtrühmadeni jõudmise hindamise ja alagruppide (haridustase, vanus, sugu, elukoht) analüüsiks, katkestamise mustrite tuvastamiseks ning SIS-i väljumisnäitajate (kvalifikatsiooni omandamine, õpingute või kursustel osalemise jätkamine) sidumiseks osalusandmetega. Anonüümsed või agregeeritud andmed ei võimalda osaleja tasandi seoseid ega unikaalsete osalejate eristamist. Analüüsiks andmed pseudonüümitakse (vt p 10). Küsitlusvastuste sidumiseks registriandmetega kasutatakse seostamist pseudonüümi tasandil: küsitluskutse personaliseeritud link kannab osaleja uuringupseudonüümi, mistõttu vastuseid saab analüüsida koos osalusandmetega ilma otseste identifikaatoriteta. Isikukoodi ning ees- ja perekonnanime uuringu läbiviijale ei väljastata üheski etapis. Küsitlusvalimi kontaktifailis edastatava e-posti aadressi käsitlus on kirjeldatud punktides 8 ja 10. 6. Selgitage ülekaaluka huvi olemasolu. Ülekaalukas avalik huvi seisneb tõenduspõhises poliitikakujunduses: Euroopa Sotsiaalfond+ ja riigieelarve vahendite tõhus kasutamine täiskasvanuhariduses, koolituste mõju ja ligipääsu parandamine ning otsene sisend järgmise rahastusperioodi (2028–2034) sekkumisskeemile. Riive on piiratud: andmed pseudonüümitakse, töötlemine on eesmärgipiiratud ja piirdub hindamiseks vajalike andmeväljavõtetega ning tulemused avaldatakse üksnes agregeeritult. 7. Selgitage, kuidas tagate, et isikuandmete töötlemine ei kahjusta ülemääraselt andmesubjekti õigusi ega muuda tema kohustuste mahtu. Vajadusel loetleda täiendavaid kaitsemeetmeid privaatsuse riive vähendamiseks. Riive vähendamiseks rakendatakse järgmisi meetmeid: isikuandmete varane pseudonüümimine; range eesmärgipiirang; dokumenteeritud eesmärgipõhine juurdepääs (juurdepääs üksnes tööülesande täitmiseks vajalikele andmetele); andmete minimeerimine; töötlemine turvalises, Euroopa Liidus/EMP-s asuvas keskkonnas; kindel kustutustähtaeg; ühtegi üksikisikut puudutavat otsust ei tehta; tulemused esitatakse agregeeritult ja kvalitatiivsed tsitaadid anonüümitult. Andmesubjekti kohustuste maht ei muutu. 8. Kuidas toimub andmete edastamine isikuandmete allikalt teadusuuringu läbiviijani? Sealhulgas palume välja tuua milliseid töötlussüsteeme ja/või keskkondi (sh pilveteenus) isikuandmete (sh pseudonüümitud) töötlemiseks kasutatakse ning millises riigis asuvad töötlussüsteemide/pilveteenuse pakkuja serverid. SIS-i andmed edastab uuringu läbiviijale andmeandja turvalise kanali kaudu kahes osas. (1) Analüüsiandmestik: punkti 9.2 alapunktis (2) loetletud tunnused kogu populatsiooni kohta, milles isikukood ja nimi on enne üleandmist asendatud uuringupseudonüümiga. (2) Valimi kontaktifail: üksnes küsitlusvalimisse kuuluvate osalejate uuringupseudonüüm ja e-posti aadress küsitluskutse edastamiseks; fail kustutatakse hiljemalt 10 kalendripäeva jooksul pärast küsitluse sulgemist nii volitatud töötleja keskkonnast kui ka küsitluskeskkonnast (vt p 10), kusjuures küsitlus suletakse pärast viimast meeldetuletusvooru. Osalejatele saadetakse lisaks küsitluskutsele kaks meeldetuletust (üksnes neile, kes ei ole vastanud). Kontaktifaili ei kasutata ühelgi muul otstarbel peale küsitluskutse ja meeldetuletuste edastamise. Isikukoodi ning ees- ja perekonnanime uuringu läbiviijale ei edastata; kontaktifailis sisalduv e-posti aadress on isikut tuvastav andmeelement, mistõttu seda töödeldakse analüüsiandmestikust eraldi ja üksnes eespool nimetatud otstarbel. Töötlemis- ja analüüsikeskkonnad ning pilveteenused asuvad Euroopa Liidus/EMP-s: pseudonüümitud andmete analüüs ja säilitamine toimub volitatud töötleja turvalises keskkonnas (Microsoft EL pilv SharePoint); osalejate küsitlus viiakse läbi Euroopa Liidus hostitud LimeSurvey keskkonnas. Küsitluse läbiviimisel ega vastuste töötlemisel ei kasutata LimeSurvey keskkonnas pakutavat tehisintellekti: vastused laaditakse keskkonnast alla ja analüüsitakse volitatud töötleja keskkonnas ilma tehisintellekti tööriistadeta. Intervjuud viiakse läbi ja salvestatakse Microsoft Teamsi keskkonnas, mille suhtes kohaldub Microsoft EU Data Boundary, ning transkriptsioon koostatakse sama keskkonna automaattranskriptsiooni abil. Kõikide serverite asukoht on Euroopa Liit/EMP. Alltöötlejate kaasamine toimub vastutava töötleja eelneval kirjalikul heakskiidul, mis on antud vastutava töötleja ja volitatud töötleja vahel sõlmitud andmetöötluslepingus. 9. Loetlege isikute kategooriad, kelle andmeid töödeldakse ning valimi suurus. Inimeste rühmad, keda uurida kavatsetakse ning kui palju neid on. Andmesubjektid on kaks rühma. Esiteks riiklikult rahastatud täienduskoolitusel (RKT) aastatel 2024–2026 osalenud täiskasvanud õppijad. Teiseks valdkonna spetsialistid, keda intervjueeritakse nende ameti- või tööülesannete tõttu: ligikaudu 12 õppeasutuste ja koolituspakkujate esindajat (2–3 rühmaintervjuud), 8 poliitikakujundajat ja koostööpartnerit (2 rühmaintervjuud) ning 4 eksperti rahvusvahelise võrdluse raames (Taani ja Iirimaa). Valim moodustatakse sihipäraselt. Õppeasutuste puhul valitakse esmalt asutused nii, et esindatud oleksid kutseõppeasutused, rakenduskõrgkoolid ja ülikoolid, suurema ja väiksema RKT mahuga pakkujad ning eri piirkonnad. Asutuste valik tugineb vastutava töötleja andmetele RKT tellimuse jaotuse kohta asutuste vahel (ei ole isikuandmed). Asutuse täienduskoolituse eest vastutava juhi või spetsialisti kontaktandmed võetakse asutuse veebilehelt. Kui see isik suunab kutse edasi kolleegile (näiteks koolitaja esindajale), saadakse viimase tööalased kontaktandmed asutuselt endalt. Poliitikakujundajate ja koostööpartnerite puhul (HTM, MKM, OSKA ja Töötukassa) nimetab RKT tellimuse kujundamisega seotud ametikohad ja isikud vastutav töötleja; kontaktandmed on asutuste veebilehtedel avalikud. Rahvusvahelised eksperdid leitakse võrdlusriikide vastutavate asutuste avalikest allikatest ja erialavõrgustike kaudu. Kutsed saadetakse mõnevõrra suuremale ringile kui kavandatud intervjueeritavate arv, arvestades keeldumisi ja mittevastamist. Kuni nõusoleku andmiseni töödeldakse spetsialistide kohta üksnes tööalaseid andmeid: nimi, ametikoht, asutus ja tööalane e-posti aadress (vajadusel telefoninumber). Andmete allikad on asutuste avalikud veebilehed, vastutav töötleja ja asutus ise, kui ta nimetab oma esindaja. Kutsega koos edastatakse Lisa 3 teavitus ja nõusolek antakse kirjalikult enne intervjuud ning kinnitatakse salvestuse alguses (Lisa 3, p 11). Kutsutute nimekirja hoitakse uuringu läbiviija turvalises keskkonnas (vt p 8) osalejate andmetest eraldi ja seda kasutatakse üksnes intervjuu kokkuleppimiseks. Nende isikute andmed, kes kutsele ei vasta või keelduvad, kustutatakse koos muude intervjuukontaktidega punktis 10.3 nimetatud tähtajal. Registrianalüüs hõlmab kogu populatsiooni. Väljavõte piiritletakse tava-RKT tellimuse koolitustega: kinnipeetavatele suunatud koolituste (vanglaõppe RKT), mikrokvalifikatsiooniõppe ega tellimusest eraldi hangitud digibaasoskuste koolituste osalusi väljavõte ei hõlma. Aastatel 2024–2025 oli tava-RKT koolitustel kokku ligikaudu 23 400 osaluskorda, millest koolituse lõpetas ligikaudu 21 800. Koos 2026. aasta osalustega on unikaalsete osalejate arv hinnanguliselt kuni 30 000. Kuna sama isik osaleb sageli mitmes koolituses, selgub unikaalsete osalejate täpne arv SIS-i väljavõttest. Küsitlusvalim moodustatakse pseudonüümitud registriandmete esmase analüüsi järel ja selle ülempiir on 10 000 osalejat. Valim koosneb kahest osast: esiteks kõik osalejad, kelle staatus SIS-is on „Katkestanud“, „Loobunud“ või „Eemaldatud“, ning teiseks ülejäänud mahu ulatuses kihitatud juhuvalik koolituse lõpetanutest haridustaseme, vanuse ja piirkonna järgi. Kui unikaalsete osalejate arv jääb ülempiirist väiksemaks, saadetakse küsitlus kõigile osalejatele. Ülempiir 10 000 tugineb e-posti teel korraldatavate küsitluste tüüpilisele vastamismäärale (10–20%), mis annab hinnanguliselt 1 000 kuni 2 000 vastust – sellest piisab alarühmade, sealhulgas katkestanute, võrdluseks haridustaseme, vanuse ja piirkonna lõikes. Suurem kontaktifail ei parandaks analüüsi kvaliteeti märgatavalt, küll aga suurendaks töödeldavate kontaktandmete hulka, mistõttu on ülempiir seatud andmete minimeerimise põhimõttest lähtudes. Süvaintervjuudesse (15 intervjuud) kutsutakse üksnes need küsitlusele vastanud, kes on selleks küsimustikus eraldi nõusoleku andnud ja kontaktandmed jätnud (Lisa 2, plokk F). Kui mõnes vajalikus alarühmas jääb nõustunuid liiga väheks, palutakse koolitusasutustel edastada intervjuukutse oma kanalites nii, et huvitatud osaleja pöördub uuringu läbiviija poole ise; osalejate kontaktandmeid koolitusasutustelt ei küsita. 9.1. Tooge välja periood, mille kohta isikuandmete päring tehakse. Isikuandmete päring tehakse perioodi 2024–2026 kohta (RKT osalused aastatel 2024, 2025 ja 2026). 9.2. Loetlege töödeldavate isikuandmete kooseis. Tuua detailselt välja, milliseid isikuandmeid töödeldakse (nt ees- ja perenimi, isikukood, e-posti aadress jne) ning põhjendus, miks just neid andmeid on uuringu eesmärgi täitmiseks vaja. Vajadusel esitada taotluse lisana (nt tabelina). Töötlemine jaguneb kaheks. (1) Andmeandja juures töödeldakse väljavõtte koostamisel isikukoodi ning ees- ja perekonnanime: isikukood on vajalik päringu tegemiseks ja sama isiku kõigi osaluskordade sidumiseks ühe uuringupseudonüümi alla. Osaluskordade sidumise ja pseudonüümi omistamise teeb andmeandja enne üleandmist; isikukoodi ning ees- ja perekonnanime uuringu läbiviijale ei väljastata. (2) Uuringu läbiviijale antakse üle uuringupseudonüüm ning järgmised VÕTI andmekorje vormis sisalduvad tunnused: vanus liitumisel, sugu, tegeliku elukoha omavalitsusüksus (maakond tuletatakse omavalitsusüksusest), kõrgeim omandatud haridustase, osalusandmed (koolituse nimi ja kood käskkirjas, akadeemiliste tundide arv, liitumise, katkestamise ja väljumise kuupäev, staatus) ning väljundnäitajad (kvalifikatsiooni omandamine, õppimine või kursustel osalemine liitumisel ja pärast sündmust). Sünnikuupäeva täiskujul ei paluta, kuna vanus on eraldi väljana olemas. Üleantav andmekoosseis ei ületa käesolevas punktis loetletut ning hõlmab üksnes tava-RKT tellimuse koolituste osalusi (vt p 9). Eraldi kontaktifailis antakse üle üksnes küsitlusvalimisse kuuluvate osalejate uuringupseudonüüm ja e-posti aadress küsitluskutse edastamiseks. Iga tunnust on vaja sihtrühmade saavutamise, alagruppide ja tulemuste analüüsiks. Küsitluse käigus kogutakse nõusoleku alusel vastused, mis seotakse uuringupseudonüümi kaudu osalusandmetega. Intervjuude raames töödeldakse lisaks: (a) spetsialistide puhul nimi, ametikoht, asutus ja tööalased kontaktandmed (vt p 9) ning intervjuu sisu (salvestis, transkriptsioon, kodeeritud analüüsimaterjal) ja kirjalik nõusolek; (b) osalejate süvaintervjuude puhul küsimustiku plokis F vabatahtlikult jäetud e-posti aadress koos uuringupseudonüümiga ning intervjuu sisu samal kujul ja kirjalik nõusolek. Andmekoosseis on kirjeldatud Lisa 3 punktis 5. Uuringu läbiviijale üleantav andmekoosseis ei sisalda eriliiki isikuandmeid isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 9 tähenduses. ESF+ näitajate hulka kuuluvad ka etnilist päritolu ja rassilist kuuluvust ning puuet või terviseseisundit kirjeldavad andmed (ESF+ andmekorje juhend, p 1.4). Need pärib osaleja kohta ESF+ aruandluse tarbeks Statistikaamet registritest ning SIS-i andmekoosseisu need ei kuulu. Väljavõtte tegemisel on lisaks seatud tingimus, et selliseid tunnuseid ei väljastata. Väljavõttest jäetakse välja ka VÕTI andmekorje vormi väli „päritolu riik“, millest tuletatakse ESF+ näitaja teise riigi taustaga osalejate kohta; uuringu läbiviija seda tunnust ei töötle. Statistikaameti töötlemise tulemused jõuavad vastutava töötlejani koondkujul ESF+ aruandluse tarbeks ja sellest uuringust sõltumata. Uuring kasutab seda olemasolevat koondtabelit sellisena, nagu see on koostatud. Uuringu tarbeks Statistikaametile eraldi päringut ei tehta ega isikuandmete põhjal uut statistikat ei koostata. Koondandmed ei ole käesoleva taotluse ese ega ole SIS-i andmetega isikutasandil seostatavad. 9.3. Loetlege isikuandmete allikad. Nimetage konkreetsed isikuandmete allikad (nt registrid, küsitluslehed jne), kust isikuandmeid saadakse. Isikuandmete allikad: Sündmuste infosüsteem (SIS) on peamine allikas; osalejate küsitlus ja intervjuud (nõusoleku alusel, andmed saadakse andmesubjektilt endalt). Väljavõtte koostab ja pseudonüümi omistab Riigi Tugiteenuste Keskus. Spetsialistide tööalased kontaktandmed saadakse asutuste avalikelt veebilehtedelt, vastutavalt töötlejalt ja asutuselt endalt (vt p 9); intervjuu sisu saadakse andmesubjektilt endalt. 9.4. Kas andmeandjatega (andmekogu vastutava töötlejaga) on konsulteeritud ning nad on valmis väljastama uuringu eesmärgi saavutamiseks vajalikud andmed? Andmeandjatega on konsulteeritud. Haridus- ja Teadusministeerium (tellija, vastutav töötleja) on andmete kasutamise heaks kiitnud. 10. Kas kogutud andmed pseudonüümitakse või anonüümitakse? Mis etapis seda tehakse? Kes viib läbi pseudonüümimise või anonüümimise (vastutav töötleja, volitatud töötleja, andmeandja vms)? Kui andmeid ei pseudonüümita, siis selgitada, miks seda ei tehta. Kogutud isikuandmed pseudonüümitakse. Pseudonüümimise viib läbi andmeandja enne andmete üleandmist, asendades isikukoodi ja nime uuringupseudonüümiga. Pseudonüüm omistatakse isiku, mitte osaluskorra tasandil: sama isiku kõik osalused kannavad ühte ja sama uuringupseudonüümi. Uuringu läbiviijale antakse üle üksnes pseudonüümitud analüüsiandmestik ning eraldi failina küsitlusvalimi pseudonüümid koos e-posti aadressidega (vt p 8). Analüüs tehakse pseudonüümitud andmetega. Küsitluskeskkond seadistatakse nii, et vastuste juurde ei salvestata e-posti aadressi ega kutse tunnust, st küsitluskeskkond ise ei seosta vastust kutse saajaga. Vastuse juurde kantakse kutse atribuudina üksnes uuringupseudonüüm, mis võimaldab vastuseid analüüsida koos registriandmetega. Kuni valimi kontaktifail on olemas, on pseudonüümi kaudu põhimõtteliselt võimalik vastuseid ja e-posti aadresse kokku viia; seetõttu hoitakse kontaktifaili analüüsiandmestikust eraldi, juurdepääs on üksnes küsitluse läbiviijal ja fail kustutatakse hiljemalt 10 kalendripäeva jooksul pärast küsitluse sulgemist. Küsitluskutsete saatmiseks laaditakse kontaktifail LimeSurvey osalejate tabelisse, mis sisaldab e-posti aadressi, uuringupseudonüümi ja personaliseeritud kutsetunnust. See tabel on kontaktifaili koopia küsitluskeskkonnas ja kustutatakse koos kontaktifailiga samal tähtajal, misjärel personaliseeritud kutselingid küsitlust enam ei ava. Vastuste andmestik, milles on üksnes uuringupseudonüüm ja vastused, eksporditakse pärast küsitluse sulgemist volitatud töötleja keskkonda (vt p 8). Küsitluskeskkonnas säilitatakse vastuseid kontrollväljavõtte võimaldamiseks kuni küsitlusandmete analüüsi lõpuni ning need kustutatakse koos küsitlusega hiljemalt 2027. aasta I kvartalis. Küsitluskeskkonna teenusepakkuja LimeSurvey GmbH (server Euroopa Liidus) tegutseb volitatud töötleja alltöötlejana andmetöötluslepingu alusel. Teenusepakkuja varukoopiad kustuvad andmetöötluslepingus sätestatud korras pärast andmete kustutamist keskkonnast. Pärast kontaktifaili kustutamist ei ole uuringu läbiviijal võimalik vastuseid isikuga seostada, välja arvatud nende vastajate puhul, kes on küsimustiku plokis F jätnud intervjuuks oma e-posti aadressi: nende aadressi hoitakse koos uuringupseudonüümiga vastustest eraldi kuni intervjuukontaktide kustutamiseni (p 10.3, hiljemalt 2027. aasta I kvartal) ja selle ajani on nende vastused pseudonüümi kaudu isikuga seostatavad. Koodivõti jääb andmeandja valdusesse ja hävitatakse pärast analüüsiandmete kustutamist. 10.1. Loetlege pseudonüümitud andmete koosseis. Pseudonüümitud analüüsiandmestik sisaldab uuringupseudonüümi ja punkti 9.2 alapunktis (2) loetletud tunnuseid. Otsesed identifikaatorid (isikukood, ees- ja perekonnanimi) on asendatud uuringupseudonüümiga ega sisaldu uuringu läbiviijale üleantavas andmestikus. 10.2. Kirjeldage pseudonüümimise protsessi ja vahendeid. Kui kasutatakse koodivõtit, siis tuua välja, kes koodivõtit säilitab ja kui kaua säilitab. Pseudonüümimisel asendatakse isikukood ning ees- ja perekonnanimi unikaalse uuringupseudonüümiga. Koodivõtit (isikukoodi ja pseudonüümi vastavustabelit) säilitab andmeandja oma turvalises keskkonnas ega edasta seda uuringu läbiviijale. Koodivõtit säilitatakse kuni pseudonüümitud andmete kustutamiseni, misjärel see hävitatakse. 10.3. Tooge välja pseudonüümitud andmete säilitamise aeg ja põhjendus. Kui andmeid ei pseudonüümita, siis tuua välja andmete kustutamise tähtaeg. Vähemalt kvartali ja aasta täpsusega. Pseudonüümitud analüüsiandmeid säilitatakse kuni lõpparuande vastuvõtmiseni (eeldatavalt 2027. aasta II kvartal), misjärel need kustutatakse hiljemalt 10 kalendripäeva jooksul. Valimi kontaktifail kustutatakse varem: hiljemalt 10 kalendripäeva jooksul pärast küsitluse sulgemist (eeldatavalt IV kvartal 2026). Küsitluskeskkonnas kustutatakse osalejate tabel koos personaliseeritud kutsetunnustega samal tähtajal kui kontaktifail (eeldatavalt IV kvartal 2026); vastuste andmestik ja küsitlus kustutatakse küsitluskeskkonnast pärast küsitlusandmete analüüsi lõppu hiljemalt 2027. aasta I kvartalis. Intervjuuandmete kustutamistähtajad on astmelised: intervjuu kokkuleppimiseks kasutatud kontaktandmed, sealhulgas nende isikute kontaktandmed, kes kutsele ei vastanud, keeldusid või keda intervjuudesse ei valitud, kustutatakse pärast viimase intervjuu (sh võimalike täpsustavate järelintervjuude) läbiviimist, hiljemalt 2027. aasta I kvartalis; helisalvestis kustutatakse kohe pärast transkriptsiooni valmimist ja kontrollimist (hiljemalt 2027. aasta I kvartalis); pseudonüümitud transkriptsioon koos kodeeritud analüüsimaterjaliga kustutatakse hiljemalt 10 kalendripäeva jooksul pärast lõpparuande vastuvõtmist (vt Lisa 3, p 8). Intervjueeritavate kirjalikud nõusolekud (e-kiri nime ja kuupäevaga) säilitatakse kontaktandmetest eraldi volitatud töötleja keskkonnas üksnes nõusoleku tõendina ja kustutatakse koos transkriptsioonidega hiljemalt 10 kalendripäeva jooksul pärast lõpparuande vastuvõtmist. 11. Kas andmesubjekti teavitatakse Osaliselt. Registrianalüüsi osas kohaldub isikuandmete töötlemisest? individuaalse teavitamise suhtes IKÜM art 14 Jah/ei lg 5 p b erand (vt 11.1); küsitluse osas teavitatakse vastajaid otse. 11.1. Kui vastasite ei, siis palun põhjendage Osalejaid teavitati koolitusele registreerumisel ESF+ andmekorje raames andmete kogumisest ning nende edastamisest Statistikaametile ja kasutamisest tagasisideküsitluses (aktiivse avalikustamise põhimõte, ESF+ andmekorje juhend p 2.1). Käesolev hindamine on eraldiseisev uuring, mille kohta osalejaid koolitusele registreerumisel eraldi ei teavitatud. Uuringu raames kõigi registriosalejate (hinnanguliselt kuni 30 000 isikut) individuaalne teavitamine nõuaks ebaproportsionaalseid jõupingutusi IKÜM artikli 14 lõike 5 punkti b tähenduses, arvestades, et andmeid töödeldakse pseudonüümitult ja teadusuuringu eesmärgil asjakohaste kaitsemeetmetega. Küsitlusvalimisse kuuluvate osalejate teavitamine ei eelda täiendavat isikuandmete töötlemist, kuna nende e-posti aadresse töödeldakse niikuinii küsitluskutse edastamiseks ja teavitus edastatakse sama kutsega. Ülejäänud registriosalejate individuaalne teavitamine eeldaks aga nende e- posti aadresside väljavõtmist SIS-ist üksnes teavitamise eesmärgil. E-posti aadress on isikut tuvastav andmeelement, mistõttu selline väljavõte suurendaks töödeldavate isikuandmete hulka mitmekordselt võrreldes sellega, mida hindamise eesmärk nõuab. Uuringu läbiviijal osalejate kontaktandmeid ei ole ega teki, mistõttu teavitamine eeldaks eraldi väljavõtte- ja edastamistoimingut andmeandja või vastutava töötleja juures. Arvestades, et andmeid töödeldakse pseudonüümitult ja  uuringu läbiviijale otseseid identifikaatoreid ei väljastata, oleks individuaalse teavitamisega kaasnev täiendav isikuandmete töötlemine ebaproportsionaalne võrreldes teavitamisest saadava kasuga. Üldine teave uuringu kohta avaldatakse HTM-i veebilehel ja on kättesaadav siin. Küsitlusvalimisse kuuluvaid osalejaid teavitatakse otse küsitluskutses (Lisa 1). 11.2. Kui vastasite jah, siis kirjeldage, Küsitluses osalejaid teavitatakse otse kuidas teavitatakse. küsitluskutses ja küsimustiku alguses (küsitluse eesmärk, andmete kasutus, andmesubjekti õigused, vt Lisa 1). Intervjueeritavaid teavitatakse intervjuu kutsega koos edastatava teavitusega ning suuliselt enne salvestuse algust (vt Lisa 3). Nõusolek võetakse mõlemas suunas aktiivse tahteavaldusena, eraldi uuringus osalemiseks ja isikuandmete töötlemiseks. Küsitluses kuvatakse enne esimest küsimust kolm vaikimisi tühja kohustuslikku märkeruutu (teabega tutvumine; nõusolek osaleda; nõusolek vastuste töötlemiseks kirjeldatud viisil, sh sidumiseks uuringupseudonüümi kaudu koolitusel osalemise andmetega). Küsitlus avaneb alles pärast kõigi kolme märkimist ning märkeruutude väärtused ja ajatempel salvestatakse vastuse kirje juurde nõusoleku tõendina (Lisa 1). Intervjueeritav annab nõusoleku kirjalikult enne intervjuud, vastates kutse e-kirjale, millega Lisa 3 teavitus on kaasas, kinnitades sealjuures eraldi teabega tutvumist, osalemist, andmete töötlemist ja salvestamist. Salvestuse alguses korratakse kinnitused suuliselt. Nõusoleku e-kirja säilitatakse kontaktandmetest eraldi üksnes nõusoleku tõendina kuni transkriptsiooni kustutamiseni (Lisa 3, p 8 ja 11). Üldine teave uuringu kohta avaldatakse HTM-i andmekaitsetingimustes (vt p 11.3). 11.3. Kust on leitavad HTM-i veebilehel siin. andmekaitsetingimused? 12. Kas isikuandmeid edastatakse Ei kolmandatesse riikidesse Jah/ei. Kui vastate küsimusele jah, siis täita ka järgnevad lahtrid. 12.1. Loetlege riigid, kuhu isikuandmeid –  edastatakse. 12.2. Milliseid lisakaitsemeetmeid – kasutatakse? Kinnitan, et taotluses esitatud andmed vastavad tegelikkusele. Triin Laasi-Õige kantsler (allkirjastatud digitaalselt) Taotluse lisad: Lisa 1: Osalejate küsitluse teavitus ja nõusolek Kavand lisatakse Lisa 2: Küsimustiku kavand Kavand lisatakse Lisa 3: Intervjuude teavitus ja nõusolek Kavand lisatakse  ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST OTSUS isikuandmete töötlemiseks teadusuuringus nr 2.2.-1/26/59-4 Otsuse tegija Andmekaitse Inspektsiooni jurist Anu Suviste Otsuse tegemise aeg ja koht 08.10.2026 Tallinnas Triin Laasi-Õige Taotluse esitaja kantsler Haridus- ja Teadusministeerium [email protected] RESOLUTSIOON: Isikuandmete kaitse seaduse (IKS) § 6 lg 5 alusel Andmekaitse Inspektsioon otsustab: 1. kooskõlastada andmesubjektide nõusolekuta isikuandmete töötlemine teadusuuringus "Riiklikult rahastatud täiskasvanute täienduskoolituste efektiivsuse, tulemuslikkuse ja asjakohasuse hindamine" 29.09.2026 taotluses esitatud tingimustel ja mahus; 2. Haridus- ja Teadusministeeriumil esitada algandmete hävitamisakt või kinnituskiri algandmete kustutamise kohta vastavalt taotluse punktile 10.3. järgmiselt: 2.1. küsitlusvalimi kontaktandmed ja kutsete andmed küsitluskeskkonnas hiljemalt 31.12.2026; 2.2. küsitluse ja vastuste andmestik küsitluskeskkonnas ning intervjueeritavate kontaktandmed hiljemalt 31.03.2027; 2.3. analüüsiandmed, intervjuu transkriptsioon koos analüüsimaterjaliga ning intervjueeritavate kirjalikud nõusolekud hiljemalt 30.06.2027. VAIDLUSTAMISVIIDE: Otsuse peale on võimalik esitada 30 päeva jooksul vaie haldusmenetluse seaduse § 71 lõikes 1 sätestatud korras või esitada kaebus halduskohtule halduskohtumenetluse seadustiku § 7 lõikes 1 sätestatud korras. TAOTLUSE ESITAJA SELETUS JA KINNITUSED: Esitatud otsuse lisas „Taotlus isikuandmete töötlemiseks teadusuuringus“. ANDMEKAITSE INSPEKTSIOONI PÕHJENDUSED JA SELGITUSED: IKS § 6 lõike 5 kohaselt loetakse teadusuuringuks ka täidesaatva riigivõimu analüüsid ja uuringud, mis tehakse poliitika kujundamise eesmärgil. Nende koostamiseks on täidesaatval riigivõimul õigus teha päringuid teise vastutava või volitatud töötleja andmekogusse ning töödelda saadud isikuandmeid. Andmekaitse Inspektsioon kontrollib enne nimetatud isikuandmete töötlemise algust selles paragrahvis sätestatud tingimuste täitmist, välja arvatud juhul, kui poliitika kujundamiseks tehtava uuringu eesmärgid ja isikuandmete töötlemise ulatus tulenevad õigusaktist. IKS § 6 lg-s 3 on nimetatud tingimused, mida tuleb hinnata enne, kui hakatakse uuringus andmesubjekti nõusolekuta tema isikuandmeid tuvastamist võimaldaval kujul töötlema. Üheks tingimuseks on, et andmetöötluse eesmärgid ei ole saavutatavad peale tuvastamist võimaldavate andmete eemaldamist. Inspektsioon nõustub, et pärast isikute tuvastamist võimaldatavate andmete eemaldamist oleks andmetöötluse eesmärkide saavutamine ebamõistlikult raske. Lisaks on taotluse esitaja hinnanud ja välja toonud ülekaaluka avaliku huvi ning kinnitanud, et töödeldavate isikuandmete põhjal ei muudeta isikute kohustuste mahtu ega kahjustata muul viisil ülemääraselt andmesubjektide õigusi. Andmekaitse Inspektsiooni kooskõlastus isikuandmete töötlemiseks poliitika kujundamise uuringus kehtib tingimustel, mis on toodud 29.09.2026 inspektsioonile esitatud täiendatud taotluses. Kui uuringu taotluses esitatud tingimused muutuvad, tuleb sellest inspektsiooni teavitada. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Anu Suviste jurist peadirektori volitusel Lisad: 1. Taotlus isikuandmete töötlemiseks teadusuuringus 2 (2)