Leping

Hankeleping KÄSUNDUSLEPING Riigi Tugiteenuste Keskus, registrikood 70007340, asukoht Lõkke tn 4, 10122 Tallinn (edaspidi käsundiandja), mida esindab põhimääruse alusel Tarmo Leppoja ja Fitek AS, registrikood 10179336, asukoht Tartu mnt 43 (edaspidi käsundisaaja), mida esindab juhatuse liige Andrus Kaarelson edaspidi koos pooled või eraldi pool, sõlmisid käesoleva käsunduslepingu (edaspidi leping) alljärgnevas: 1. Üldsätted 1.1. Leping on sõlmitud riigihanke „Ostuarvete vastuvõtmine, digiteerimine, elektroonilise arvete menetluskeskkonna kasutamine, andmevahetus SAPiga, e-ostuarvete arhiveerimine koos menetlusinfo ja raamatupidamisdokumendi numbriga” (viitenumber 221169) (edaspidi riigihange) tulemusena. 1.2. Lepingu lahutamatuteks osadeks on riigihanke alusdokumendid (edaspidi hanke alusdokumendid), käsundisaaja pakkumus, pooltevahelised kirjalikud teated ning lepingu muudatused ja lisad. 1.3. Lepingul on selle sõlmimise hetkel järgmised lisad: 1.3.1. Lisa 1 – tehniline kirjeldus. 2. Lepingu ese 2.1. Käsundisaaja osutab käsundiandjale vastavalt riigihanke tingimustele ja edukaks tunnistatud pakkumusele ostuarvete digiteerimise ja internetipõhises elektroonilise menetlemise keskkonnas ostuarvete menetlemise teenust (edaspidi teenus), mis peab vastama järgmistele tingimustele: 2.1.1. Elektroonilise menetlemise keskkond peab võimaldama ostuarvetele elektroonilist konteerimisinfo (kontode ja kontolaiendite) lisamist ja ostuarvete kinnitamist. 2.1.2. Lahendus peab olema integreeritud majandustarkvaraga SAP, kuhu saadetakse edasi kinnitatud konteerimisinfot sisaldavad raamatupidamise kanded. 2.1.3. Lahendus peab võimaldama arvete ning arvetega seotud menetlusinfo elektroonilist arhiveerimist. 2.1.4. Menetluskeskkond peab võimaldama importida ja eksportida arveid vastavalt Eesti Pangaliidu e-arve standardi versioonile 1.2. Koos e-arve standardile vastava arvega peab liikuma kaasa kogu menetlusringi jooksul ka sama arve (algne) versioon pdf- vormingus (Portable Data Format) failina. 2.2. Teenuse täpsem kirjeldus ja teenusele esitatavad nõuded on hanke alusdokumentides ja käsundisaaja pakkumuses. 2.3. Teenust tellitakse ja rahastatakse eelarvest. 3. Teenuse hinnad ja tasumise tingimused 3.1. Käsundiandja tasub käsundisaajale osutatud teenuse eest vastavalt pakkumuses fikseeritud hindadele: 3.1.1. ühe ostuarve haldamise kompleksteenus: PDF ostuarve vastuvõtmine, PDF dokumendist digiteerimine ning ostuarve e-arvena eAHKisse edastamine maksumus on 0,2 eurot; 3.1.2. ühe ostuarve haldamise kompleksteenus: e-ostuarve vastuvõtmine, arve eAHKs menetlemise võimaldamine ja SAPi edastamine ning arvele SAPi kandenumbri kirjendamine maksumus on 0,015 eurot;  3.1.3. ühe asutuse litsents ühe kalendrikuu kohta, mis sisaldab kõiki asutusele vajalikke üldteenuseid ostuarvete haldamise toeks, sh e-ostuarvete arhiveerimine maksumus on 6 eurot. Hindadele lisandub käibemaks. 3.2. Lepingus toodud hinnad sisaldavad kõiki kulusid, mis käsundisaaja on teinud teenuse osutamiseks, sh tasu lepingus sätestatud autoriõiguste eest juhul, kui käsundisaaja kasutab lepingu täitmiseks autoriõigustega kaitstud teoseid. Autoriõigustega kaitstud teoste puhul annab käsundisaaja käsundiandjale lepingu kehtivuse ajaks lihtlitsentsi territoriaalsete piiranguteta autoriõiguse seaduse tähenduses. Käsundisaaja jätkab eAHK pidevat arendamist ning uute funktsionaalsuste lisamist. Lisanduvad funktsionaalsused, mille lisamise initsiatiiv tuli käsundisaaja poolt, on käsundiandjale ja asutustele kättesaadavad ja kasutatavad käesoleva lepingu raames ning sama teenuse kuutasu eest. 3.3. Eelmisel kuul (aruandluskuul) asutustele osutatud teenuste mahu kohta koostab käsundisaaja aruande asutuste lõikes järgneva kuu 5. kuupäevaks. 3.4. Käsundiandja tasub teenuse eest igakuiselt arve alusel vastavalt lepingu punktis 3.3 esitatud aruandele. 3.5. Käsundisaaja esitab käsundiandjale arve e-arvena. Arvele märkida riigihanke viitenumber 221169. 3.6. E-arve saatmise võimalused on: 3.6.1. kui käsundisaaja on e-arvete operaatori klient, tuleb e-arve edastada oma e-arvete operaatorile, kelle kaudu see jõuab käsundiandjani. 3.6.2. e-arvet on võimalik saata tasuta käsundiandjale, kasutades e-arveldaja infosüsteemi (http://www.rik.ee/et/e-arveldaja). Selleks on vaja avada e-arveldaja infosüsteemis kasutaja konto ja sisestada konkreetne käsundiandjale suunatud müügiarve sellesse infosüsteemi käsundiandja e-arvete operaatorile edastamiseks. 3.6.3. e-arveid võib saata tasuta ka arved.ee infosüsteemi kaudu (https://www.arved.ee). Selleks on vaja avada arved.ee infosüsteemis kasutaja konto ja sisestada konkreetne käsundiandjale suunatud müügiarve sellesse infosüsteemi käsundiandja e-arvete operaatorile edastamiseks. 3.7. Käsundisaaja, kes ei ole registreeritud Eestis, saab arve esitada e-arvena üle- Euroopalise elektrooniliste dokumentide ja e-arvelduse võrgustiku PEPPOL kaudu või PDF-vormingus Ostja volitatud esindaja e-posti aadressile. 3.8. Arve maksetähtaeg peab olema vähemalt 14 (neliteist) tööpäeva arve esitamisest. 4. Käsundi täitmine 4.1. Käsundi täitmise tähtaeg on 60 kuud lepingu sõlmimisest. 4.2. Käsundisaaja kohustub täitma käsundi tähtaegselt, kvaliteetselt, kooskõlas hanke alusdokumentide ja esitatud pakkumusega. Käsundisaaja peab teenuse osutamise käigus tegema kõik tööd ja toimingud, mis ei ole hanke alusdokumentides sätestatud, kuid mis oma olemuselt kuuluvad teenuse osutamisega seotud tööde hulka. 4.3. Käsundisaaja peab täitma käsundi isiklikult vastavalt oma erialastele teadmistele, oskustele ja võimetele, välja arvatud juhul, kui pooled on kokku leppinud teisiti. 4.4. Käsundiandja edastab hiljemalt 10 tööpäeva jooksul lepingu allkirjastamisest käsundisaajale käsundi täitmiseks vajaliku informatsiooni ning juhised volitatud esindajale meili teel. 4.5. Käsundiandjal on õigus anda käsundisaajale teenuse osutamiseks juhiseid. Kui juhistest kinnipidamisega kaasneks käsundiandjale ilmselt ebasoodus tagajärg, võib käsundisaaja järgida juhiseid alles siis, kui ta on juhtinud käsundiandja tähelepanu ebasoodsale tagajärjele ja käsundiandja ei muuda juhiseid. 4.6. Vajadusel annab käsundiandja esindaja käsundisaajale täiendavaid selgitusi ja/või informatsiooni käsundi täitmisega seotud küsimustes kolme tööpäeva jooksul, arvates käsundisaaja vastavasisulise kirjaliku pöördumise (sh pöördumine e-maili teel) kättesaamisest käsundiandja poolt. 4.7. Käsundiandjal on õigus kontrollida käsundi täitmise käiku ja kvaliteeti, nõudes vajadusel käsundisaajalt selle kohta informatsiooni või kirjalike või suuliste seletuste esitamist. 4.8. Pooled on kohustatud teavitama teist poolt viivitamatult asjaoludest, mis takistavad või võivad takistada kohustuse nõuetekohast ja õigeaegset täitmist. 4.9. Käsundisaaja kohustub andma käsundiandjale välja selle, mille ta lepingu täitmiseks sai ja mille tagastamist on käsundiandja soovinud (sealhulgas e-arvete menetluskeskkonda käsundiandja arved ja käsundiandja poolt loodud informatsioon). 5. Üleandmine 5.1. Käsundisaaja esitab käsundiandjale punktis 3.3 nimetatud aruande. Aruande vormis lepivad pooled kokku hiljemalt lepingu sõlmimise kuupäeval. 5.2. Käsundiandjal on õigus keelduda teenuse vastuvõtmisest, kui see ei vasta hanke alusdokumentides ja pakkumuses sätestatule. 6. Poolte vastutus ja vääramatu jõud 6.1. Lepingust tulenevate kohustuste täitmata jätmise või mittekohase täitmisega teisele poolele tekitatud otsese varalise kahju eest kannavad pooled täielikku vastutust selle kahju ulatuses. 6.2. Käsundisaaja vastutab igasuguse lepingurikkumise eest eelkõige, kui käsund on jäänud täitmata, teenus ei ole tähtaegselt osutatud või kui teenus ei vasta lepingus sätestatud nõuetele vms. Kui sama rikkumise eest on võimalik nõuda leppetrahvi mitme sätte alusel või sama rikkumise eest on võimalik kohaldada erinevaid õiguskaitsevahendeid, valib õiguskaitsevahendi käsundiandja. Leppetrahvi nõudmine ei mõjuta õigust nõuda täiendavalt ka kohustuste täitmist ja kahju hüvitamist. 6.3. Käsundiandja esitab pretensiooni mõistliku aja jooksul teenuse mittevastavusest teada saamisest arvates. 6.3.1. Pretensioonis fikseeritakse teenuses ilmnenud puudused ja määratakse tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks. Käsundiandja võib nõuda puuduste kõrvaldamist või uue teenuse osutamist, kui sellega ei põhjustata käsundisaajale ebamõistlikke kulusid või põhjendamatuid ebamugavusi. Kui käsundisaaja rikub lepingust tulenevat kohustust, mille heastamine ei ole võimalik või kui käsundiandjal ei ole heastamise vastu huvi, tähtaega puuduste kõrvaldamiseks ei määrata. 6.4. Lisaks lepingu täitmise nõudele või täitmisnõude asemel on käsundiandjal õigus nõuda leppetrahvi kuni 320 eurot, kui käsundisaaja poolt üle antud teenus ei vasta lepingutingimustele. Leppetrahvi määramist ja suurust peab käsundiandja põhjendama, arvestades käsundisaaja rikkumise raskust, ulatust, laadi ja muid tähtsust omavaid asjaolusid. 6.5. Lepingus sätestatud käsundi täitmise tähtajast või lepingu alusel esitatud pretensioonis määratud tähtajast mittekinnipidamise korral on käsundiandjal õigus nõuda käsundisaajalt leppetrahvi 35 eurot iga viivitatud päeva eest, kuid mitte rohkem kui 10% tähtaja mittekinnipidamise algamise kuul osutatud teenuse maksumusest. 6.6. Kui käsundiandja viivitab lepingus sätestatud rahaliste kohustuste täitmisega, on käsundisaajal õigus nõuda käsundiandjalt viivist 0,05% tähtaegselt tasumata summalt päevas, kuid mitte rohkem kui 20% kohustuse mahust. 6.7. Lepingu punktis 8 sätestatud konfidentsiaalsuskohustuse rikkumisel käsundisaaja või lepingu punktis 8.4 nimetatud isikute poolt on käsundiandjal õigus nõuda käsundisaajalt ühekordset leppetrahvi kuni 6400 eurot iga vastava juhtumi korral ja/või leping erakorraliselt ühepoolselt üles öelda. 6.8. Lepingus sätestatud kohustuste mittetäitmise või mittenõuetekohase täitmise korral, kui neid saab lugeda oluliseks lepingurikkumiseks, on käsundiandjal õigus leping erakorraliselt ühepoolselt lõpetada, teatades sellest käsundisaajale kirjalikus vormis avaldusega. Lepingu rikkumist loetakse oluliseks eelkõige VÕS § 116 lg 2 kirjeldatud asjaoludel. 6.9. Leppetrahvid ja viivised tuleb tasuda 14 (neljateist) päeva jooksul vastava põhjendatud nõude saamisest. Käsundiandjal on õigus teenuse eest tasumisel tasaarveldada leppetrahvi summa lepingu alusel tasumisele kuuluva summaga. Leppetrahvi nõudmine  ei mõjuta õigust nõuda teiselt poolelt täiendavalt ka kohustuste täitmist ja kahju hüvitamist. 6.10. Lepingust tulenevate kohustuste mittetäitmist või mittenõuetekohast täitmist ei loeta lepingu rikkumiseks, kui selle põhjuseks oli vääramatu jõud. Vääramatuks jõuks loevad pooled võlaõigusseaduse § 103 lg 2 kirjeldatud ettenägematuid olukordi ja sündmusi, mis ei olene nende tahtest või muid sündmuseid, mida Eestis kehtiv kohtupraktika tunnistab vääramatu jõuna. 7. Teadete edastamine ja volitatud esindajad 7.1. Teadete edastamine toimub üldjuhul kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Juhul kui teate edastamisel on olulised õiguslikud tagajärjed, peavad teisele poolele edastatavad teated olema edastatud kirjalikus vormis, muuhulgas näiteks poolte lepingu lõpetamise avaldused, samuti poole nõue teisele poolele, mis esitatakse tulenevalt lepingu rikkumisest jms. Kirjaliku vormiga on võrdsustatud digitaalselt allkirjastatud vorm. 7.2. Lepinguga seotud teated edastatakse teisele poolele lepingus märgitud kontaktandmetel. Kontaktandmete muutusest on pool kohustatud koheselt informeerima teist poolt. Kuni kontaktandmete muutusest teavitamiseni loetakse teade nõuetekohaselt edastatuks, kui see on saadetud poolele lepingus märgitud kontaktandmetel. 7.3. Kirjalik teade loetakse poole poolt kättesaaduks, kui see on üle antud allkirja vastu või kui teade on saadetud postiasutuse poolt tähitud kirjaga poole poolt teatatud aadressil ja postitamisest on möödunud 5 (viis) kalendripäeva. E-posti teel, sh digitaalselt allkirjastatud dokumentide, saatmise korral loetakse teade kättesaaduks e-kirjas näidatud saatmise kellaajal. 7.4. Poolte volitatud esindajad on: 7.4.1. Käsundiandja volitatud esindaja majandustarkvara arenduse osakonna juhataja nimi Marek Ilves telefon 6631827, e-post [email protected]. Käsundiandja volitatud esindajal on õigus esindada käsundiandjat kõikides lepingu täitmisega seotud küsimustes. 7.4.2. Käsundisaaja volitatud esindaja nimi Indrek Allas telefon 5020323, e-post [email protected]. 8. Konfidentsiaalsus 8.1. Käsundisaaja kohustub lepingu kehtivuse ajal ning pärast lepingu lõppemist määramata tähtaja jooksul hoidma konfidentsiaalsena kõiki talle seoses lepingu täitmisega teatavaks saanud andmeid, mille konfidentsiaalsena hoidmise vastu on käsundiandjal eeldatavalt õigustatud huvi. 8.2. Konfidentsiaalse informatsiooni avaldamine kolmandatele isikutele on lubatud vaid käsundiandja eelneval kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis antud nõusolekul. Lepingus sätestatud konfidentsiaalsuse nõue ei laiene informatsiooni avaldamisele poolte audiitoritele, advokaatidele, pankadele, kindlustusandjatele, teistele käsundisaaja ülemaailmsesse võrgustikku kuuluvale juriidilisele isikule või seltsingutele, allhankijatele või teenusepakkujatele, kes on seotud konfidentsiaalsuskohustusega, ning juhtudel, kui pool on õigusaktidest tulenevalt kohustatud informatsiooni avaldama. 8.3. Käsundisaaja kohustub mitte kasutama konfidentsiaalset teavet isikliku kasu saamise eesmärgil või kolmandate isikute huvides. 8.4. Käsundisaaja kohustub tagama, et tema esindaja(d), töötajad, lepingupartnerid ning muud isikud, keda ta oma kohustuste täitmisel kasutab, oleksid käesolevas lepingus sätestatud konfidentsiaalsuse kohustusest teadlikud ning nõudma nimetatud isikutelt selle kohustuse tingimusteta ja tähtajatut täitmist. 8.5. Käsundisaaja kohustub tagama lepingu täitmise käigus isikuandmete töötlemise õiguspärasuse ning vastavuse isikuandmete kaitse üldmääruses (EL 2016/679) ja teistes andmekaitse õigusaktides sätestatud nõuetele, sh täitma organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid konfidentsiaalsete andmete kaitseks juhusliku või  tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, avalikustamise jms eest. 9. Lepingu kehtivus, muutmine ja lõpetamine 9.1. Leping jõustub allkirjastamisest poolte poolt ja kehtib 60 kuud. Lepingu lõppemine ei mõjuta selliste kohustuste täitmist, mis oma olemuse tõttu kehtivad ka pärast lepingu lõppemist. 9.2. Kui lepingu lõppemise ajaks ei ole uue riigihanke tulemusel lepingut sõlmitud, on käsundiandjal käsundisaaja nõusolekul õigus pikendada lepingu kehtivust kuni 3 kuud. 9.3. Kumbki pool ei tohi lepingust tulenevaid õigusi ega kohustusi üle anda ega muul viisil loovutada kolmandale isikule ilma teise poole eelneva kirjaliku nõusolekuta. 9.4. Pooled võivad lepingut muuta RHS § 123 lg 1 sätestatud tingimustel. 9.5. Käsundiandjal on õigus leping mõjuva põhjuse olemasolul ennetähtaegselt üles öelda, eelkõige kui tal puuduvad lepingu täitmiseks rahalised vahendid või kaob vajadus teenuse järele. Käsundiandja teatab käsundisaajale sellekohasest soovist kirjalikult ette vähemalt 3 kuud. 10. Lõppsätted 10.1. Pooled juhinduvad lepingu täitmisel Eesti Vabariigis kehtivatest õigusaktidest, eelkõige kohaldatakse lepingus reguleerimata küsimustes võlaõigusseaduses vastava lepinguliigi kohta sätestatut. 10.2. Juhul kui lepingu mõni säte osutub vastuolus olevaks Eestis kehtivate õigusaktidega, ei mõjuta see ülejäänud sätete kehtivust. 10.3. Käsundisaaja on teadlik, et leping on avaliku teabe seaduses sätestatud ulatuses avalik. 10.4. Lepinguga seotud vaidlused, mida pooled ei ole suutnud läbirääkimiste teel lahendada, antakse lahendamiseks Harju maakohtule. 10.5. Leping on allkirjastatud digitaalselt. Käsundiandja Käsundisaaja  Tehniline kirjeldus Teenuse „Ostuarvete vastuvõtmine, digiteerimine, elektroonilise arvete menetluskeskkonna kasutamine, andmevahetus SAPiga, e-ostuarvete arhiveerimine koos menetlusinfo ja raamatupidamisdokumendi numbriga” tehniline kirjeldus 1 SISUKORD 1 Sissejuhatus ............................................................................................................................. 3 2 Hankedokumendis kasutatavad mõisted ................................................................................ 3 3 Hankes ostetavad teenused ..................................................................................................... 4 3.1 Hanke objektiks olevad teenused ............................................................................... 4 4 Funktsionaalsed nõuded arvete vastuvõtmise ja digiteerimise teenusele .............................. 5 4.1 Ostuarvete vastuvõtmine tarnijatelt ............................................................................ 5 4.2 Ostuarvete digiteerimine ja edastamine eAHKsse ...................................................... 5 4.3 Digiteerimise kvaliteet ja jõudlustingimused .............................................................. 7 5 Funktsionaalsed nõuded e-ostuarvete vastuvõtmise ja eAHKisse edastamise teenusele ...... 7 5.1 E-ostuarvete vastuvõtmine .......................................................................................... 7 5.2 eAHKi funktsionaalsuse üldine kirjeldus .................................................................... 9 5.3 Ostuarvete kinnitamine koos konteerimisega ............................................................. 9 5.4 Ostuarvete sirvimine ..................................................................................................13 5.5 Arvete sidumine teiste dokumentidega ......................................................................14 5.6 Paranduste tegemine ..................................................................................................14 5.7 Nõuded kasutajate haldusele...................................................................................... 15 5.8 Nõuded SAPist imporditud tunnuste kasutamisele ...................................................16 6 Mittefunktsionaalsed nõuded ................................................................................................16 6.1 E-arvete arhiveerimine ...............................................................................................16 6.2 Andmevahetus SAPiga ............................................................................................... 17 6.3 Üldine ........................................................................................................................ 20 6.4 Infoturbealased nõuded .............................................................................................21 7 Prognoos teenust kasutama hakkavate asutuste ning arvete mahu kohta........................... 22 2 1 Sissejuhatus 2010. aastal alustati Rahandusministeeriumi juhtimisel üleriigilist tugiteenuste ühendamise projekti. Tänaseks on peaaegu kõigi riigiasutuste jaoks juurutatud ühtne majandusarvestus tarkvara SAP, võetud kasutusele keskne veebipõhine aruandluskeskkond ning riigitöötaja iseteenindusportaal ning loodud võimalused võtta vastu e-ostuarveid ning väljastada e- müügiarveid. E-arvete teenuseid vahendab teistele riigiasutustele ning RTK teenustega liitunud riigi sihtasutustele ja avalik-õiguslik juriidilistele isikutele RTK. RTK on ostnud alates 2010st aastast e-arvete digitaliseerimise ja menetluskeskkonna haldussüsteemi teenuseid erasektorist. Esimene leping kehtis 2011 märts kuni märts 2014, teine leping kehtis aprill 2014 kuni juuni 2017, kolmas kehtib alates 22.06.2017 koos võimalusega lepingut pikendada, juhul kui ei sõlmita tähtajaliselt uut lepingut. E-müügiarvete teenust on ostetud samuti erasektorist alates 2015st aastast. Ostuarvete menetluskeskkond ja müügiarvete keskkond on liidestatud ühtse majandusarvestus tarkvaraga SAP. SAPi majutab ja haldab Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus. 2 Hankedokumendis kasutatavad mõisted Termin või lühend Termini või lühendi sisu Asutus Ministeeriumi valitsemisalasse kuuluv riigiasutus, sh ministeerium või põhiseaduslik institutsioon või Riigikantselei või riigi poolt asutatud sihtasutus või avalik-õiguslik juriidiline isik Asutuse administraator Vaikimisi asutuse kontaktisik - asutuse finantstöötaja või RTK töötaja, kelle ülesandeks on asutuse seadistuste ja kasutajaõiguste haldamine, menetlusmallide määramine Company Code Valitsemisala või asutuse tunnus tarkvaras SAP Digitaliseerimine/digiteerimine PDF vormingus andmete tuvastamine ning nende viimine Eesti Pangaliidu e-arve standardile vastavasse XML vormingusse XML vormingus masinloetav arve, mis vastab Eesti e- e-arve arve standardile e-arvete halduskeskkond Veebipõhine tarkvaralahendus, mis sisaldab e-arvete (eAHK) registrit, võimaldab e-ostuarveid kinnitada, lisades arvetele raamatupidamise ja juhtimisarvestuse tunnuseid ning arveid arhiveerida. Tarkvaralahendus võib sisaldada ka funktsionaalsust edastada majandustarkvarast SAP e-arveid soovivatele klientidele müügiarveid. 3  Eesti e-arve standard Eesti Pangaliidu kodulehel avaldatud Eesti e-arve XML formaadi kirjeldus versioon 1.2 (http://www.pangaliit.ee/et/arveldused/e-arve) Kinnitaja Arvega seotud asutuse või RTK töötaja, kellele on eAHKis antud õigus arvel olevate andmeväljade õigsuse kontrollimiseks ja kontolaiendite lisamiseks ning arve maksmisele kuuluvuse kinnitamiseks Konteerimine Raamatupidamiskannete kirjendamine Konteerimisinfo SAP kontoplaani konto koos kontolaienditega Ettemääratud konteering (konto koos kontolaienditega), mida saab kasutada paljude arvete Konteerimismall konteerimisel Konto lisatunnused informatsiooni liigendamiseks Kontolaiendid vastavalt käesoleva dokumendi punktis 5.3 toodule. Menetlusmall Ettemääratud kinnitajate järjekord eAHKis, mida saab kasutada paljude arvete menetlemisel Müügiarve Asutuse poolt kliendile kaupade ja/või teenuste müügi eest esitatud arve E-müügiarve Müügiarve e-arve kujul Ostuarve Tarnija poolt asutusele kaupade ja/või teenuste müügi eest esitatud arve E-ostuarve Ostuarve e-arve kujul Operaator Arvete digiteerimise ja/või e-arvena edastamise teenuse ja/või eAHK teenuse pakkuja Teenuste osutamise algus Teenuste osutamise algus on kalendripäev, millal ühel või mitmel asutusel on võimalus hakata kasutama kõiki pakkuja poolt kohustuslikena tagatavaid funktsionaalsusi ja lahendusi. 3 Hankes ostetavad teenused 3.1 Hanke objektiks olevad teenused 3.1.1 Hanke objektiks on järgmised teenused: 1. Hankijale saadetavate ostuarvete vastuvõtmine; 2. vajadusel vastuvõetud arvete digiteerimine; 3. e-ostuarvete e-arvetena eAHKisse edastamine; 4. e-ostuarvete elektroonilist menetlemist (kontrollimist ja kinnitamist) võimaldav teenus eAHKis; 5. ostuarvete menetlemiseks vajaliku andmevahetuse tagamine SAPiga; 6. uute tarnijate loomiseks vajaliku andmevahetuse tagamine SAPiga. Näiteks eAHK pärib tarnija registrikoodi alusel äriregistrist tema täisnime, aadressi ja emaili ning edastab selle informatsiooni SAPi koos tarnija pangaandmetega. 3.1.2 Teenustele esitatavad nõuded on detailselt kirjeldatud käesoleva lisa punktides 4 – 6. 3.1.3 Iga nõudega on seotud rakendusparameeter „Nõude täitmise kohustuslikkus“ 3.1.4 Rakendusparameetril on kaks väärtust, mille tähendused on järgmised: 4  a. “Kohustuslik” tähendab, et teenuste osutamiseks peab vastav nõue olema täidetud ning selle lahendus ühtima nõude juures toodud lahendusega; b. „Samaväärne lahendus“ tähendab, et teenuste osutamiseks peab vastav funktsioon olema olemas (nõudes kirjeldatud eesmärk saavutatud), kuid selle täitmise lahendusena võib Pakkuja esitada samaväärse lahenduse võrreldes nõude juures toodud lahendusega. 3.1.5 Teenuste osutamine peab algama mitte varem, kui 22.06.2020. 4 Funktsionaalsed nõuded arvete vastuvõtmise ja digiteerimise teenusele 4.1 Ostuarvete vastuvõtmine tarnijatelt Nõude Nr täitmise Nõude kirjeldus kohustus- likkus 4.1.1 Pakutav lahendus peab olema võimeline tarnijatelt vastu võtma ostuarveid kahel viisil: (1) e-arvena või muus struktureeritud Kohustuslik vormingus masinloetava arvena; (2) elektrooniliselt PDF dokumendi kujul ning edastama need eAHKisse. 4.1.2 e-arvena või muus struktureeritud vormingus saabunud masinloetav arve tuleb edastada eAHKisse Eesti e-arve Kohustuslik standardile vastavas vormingus. 4.1.3 Elektrooniliselt PDF-formaadis saabuvate ostuarvete vastuvõtmiseks loob pakkuja igale teenindatavale asutusele e- posti aadressi, kuhu niisugusel kujul arveid saavad edastada ainult teenindatavad asutused ise (lubatud on ainult riigiasutuste domainidelt saabuvad e-kirjad). Käesoleva hanke raames Kohustuslik hangitava digiteerimisteenuse osutaja poolt digiteeritakse PDF formaadis arve kohustuslikud väljad vastavalt Eesti e-arve standardile ja käesolevates tehnilistes kirjelduses toodud nõuetele ning edastatakse eAHKisse. Otse tarnijalt saabunud ostuarveid ei võeta digitaliseerimisele 4.1.4 Lahendus peab võimaldama Hankijal saada infot (nii asutuste kaupa kui koondatuna) riigiasutustele saadetud ostuarvete Samaväärne tüüpide kohta pdf-arve, e-arve või muus struktureeritud lahendus vormingus saabunud masinloetav arve) ja arve saatjate kohta. 4.2 Ostuarvete digiteerimine ja edastamine eAHKsse Nõude täitmise Nr Nõude kirjeldus kohustus- likkus 4.2.1 Ostuarve digiteerimisel peab teenuse pakkuja kontrollima, et arvel oleksid kõik andmed, mille näitamist reguleerib käibemaksuseadus: 4.2.1.1 arve järjekorranumber ja väljastamise kuupäev; Kohustuslik 4.2.1.2 maksukohustuslase nimi, aadress, maksukohustuslasena registreerimise number; 4.2.1.3 kauba soetaja või teenuse saaja nimi; 5  4.2.1.4 kauba soetaja või teenuse saaja maksukohustuslasena registreerimise number, kui tal on maksukohustus kauba soetamisel või teenuse saamisel; 4.2.1.5 kauba või teenuse nimetus või kirjeldus; 4.2.1.6 kauba kogus või teenuse maht; 4.2.1.7 kauba väljastamise või teenuse osutamise kuupäev või kauba või teenuse eest osalise või täieliku makse laekumise kuupäev, kui see on kindlaksmääratav ja erinev arve väljastamise kuupäevast; 4.2.1.8 kauba või teenuse hind ilma käibemaksuta ning allahindlus, kui see pole hinna sisse arvatud; 4.2.1.9 maksustatav summa käibemaksumäärade kaupa koos kohaldatavate käibemaksumääradega või maksuvaba käibe summa; 4.2.1.10 tasumisele kuuluv käibemaksusumma, välja arvatud seaduses sätestatud juhtudel. 4.2.2 Ostuarve sisu peab olema võimalik digiteerida käibemaksumäärade järgi koondatud ridadena Ostuarvel tuleb digiteerida: 4.2.2.1 arve järjekorranumber ja väljastamise kuupäev; 4.2.2.2 kauba soetaja või teenuse saaja nimi ja registrikood 4.2.2.3 kauba müüja või teenuse müüja nimi registrikood 4.2.2.4 Arve makseandmed: 4.2.2.4.1 Arveldusarve omaniku nimi ja registrikood 4.2.2.4.2 Maksetähtaeg Kohustuslik 4.2.2.4.3 Arveldusarve number 4.2.2.4.4 Viitenumber 4.2.2.5 Kaupade või teenuste käibemaksuga maksustatav summa, käibemaks ja summa koos käibemaksuga käibemaksumäärade kaupa 4.2.2.6 Arve kogusumma ilma käibemaksuta, käibemaks kokku ja arve kogusumma 4.2.2.7 Arve valuuta 4.2.2.8 Arve tüüp – deebet või kreedit 4.2.3 Süsteem peab kontrollima, kas saabuv arve on korrektne standardne PDF formaadis dokument, tagamaks selle korrektse Kohustuslik digiteerimise ja hilisema kasutatavuse ka väljaspool eAHKid. 4.2.4 Juhul, kui arvel esitatud andmed on ebapiisavad, tuleb PDF Samaväärne formaadis arve koos vastava veateatega saata arve saaja asutuse lahendus e-posti aadressile. 4.2.5 Välisarvete või käsitsi kirjutatud arvete puhul täidetakse digiteerimisel ära kõik nõutud väljad (vt punkt 4.2.1). Kui see ei ole võimalik (sisu ei ole arusaadav), digiteeritakse arve osaliselt Samaväärne või jäetakse täielikult digiteerimata ning saadetakse PDF-kujul lahenduse olev arve koos selgitusega (tehtud toimingute kohta) saaja asutusele e-posti teel. 4.2.6 eAHKisse edastatava e-arvega peab manusena kaasas olema arve Kohustuslik PDF-kujul dokument. 6 4.3 Digiteerimise kvaliteet ja jõudlustingimused Nõude Nõude kirjeldus täitmise Nr kohustus- likkus 4.3.1 Teenuspakkuja poolt digiteeritud arve andmeväljade väärtused peavad vastama andmeväljadele saabunud PDF formaadis arvel Kohustuslik tooduga. 4.3.2 Digiteerimisteenuse osutamisel loetakse teenusepakkuja poolt tehtud veaks juhtumeid, kui digitaalkujul oleva arve andmevälja väärtus (k.a puuduv väärtus) ei kattu originaalarvel oleva andmevälja väärtusega. Erandiks on täheviga andmeväljal, mis ei sisalda numbreid. Digiteerimisteenuse osutamisel tehtud vigade korral rakendatakse leppetrahvid igakuisest teenusehinnast vastavalt hankelepingu projektile. Kontroll teenuse kvaliteedi üle toimub läbi kasutajapoolse vea avastamise ja sellest teadaandmise teel teenuse osutajale. 4.3.3 Arvete eAHKi suunamine peab toimuma hiljemalt 1 ööpäeva Kohustuslik jooksul. 4.3.4 Kontrolli arvete õigeaegse jõudmise üle eAHKi on võimalik teostada järgnevalt- ostuarve peab olema varustatud ajatemplitega- saabumise aeg ja digitaliseerimise aeg. 5 Funktsionaalsed nõuded e-ostuarvete vastuvõtmise ja eAHKisse edastamise teenusele 5.1 E-ostuarvete vastuvõtmine Nõude Nr täitmise Nõude kirjeldus kohustus- likkus 5.1.1 Pakutav lahendus peab olema võimeline vastu võtma ja eAHKisse paigutama asutustele saadetavaid e-ostuarveid (koos nende pdf- formaadis pildiga), mis vastavad Eesti e-arve standardile. Samuti peab eAHK võimaldama kasutaja poolt manuaalselt sisestada Kohustuslik arveid ning vastu võtma ostuarveid, mis saabuvad digiteerimise teel. E-arvete operaator peab omama PEPPOL liidest Euroopast saabuvate e-arvete vahendamiseks. 5.1.2 eAHKis peab olema e-arve metaandmetele vastav PDF formaadis arve dokument. PDF formaadis arvet peab saama eAHKist välja Kohustuslik salvestada. 5.1.3 Süsteem peab võimaldama määrata arve saaja poolt eelistatava Samaväärne panga, mille kaudu tasub kohustusi tarnijale. Nimetatud panga lahendus pangakontot peab eelistama tarnija poolt saadetud e-arve 7  avaldamisel/digiteerimisel. Arve saaja poolt eelistatud panga tarnija pangakonto antakse kaasa ka majandustarkvarasse. 5.1.4 Sama käibemaksu määraga käibemaksu koode on mitmeid. eAHKis peab saama määrata vaikimisi enim kasutatava käibemaksu koodi igale käibemaksu määrale ning see tuleb vastava protsendiga arve ridadel või kande ridadel automaatselt määrata. Kohustuslik Seda käibemaksu koodi peab saama eAHK kasutaja vajadusel muuta. Käibemaksumäära koode peab teenust tarbiv asutus saama ette seadistada. 5.1.5 Arve või kande ridadele sisestatud netosumma korrutamisel käibemaksu määraga peab süsteem tuvastama iga rea käibemaksusumma ning ridadelt arvutatud käibemaksusummade liitmisel arve käibemaksusumma kokku. Arve või kande ridade netosummade ja leitud käibemaksusumma liitmisel peab süsteem leidma arve brutosumma (koos käibemaksuga). Kui see erineb Kohustuslik arvel esitatud brutosummast kuni ühe euro võrra, peab süsteem looma automaatselt konteeritava ümardamisrea või liitma summa juurde suurimale reale nimetatud erinevuse summas nii, et maksmisele kuuluv summa võrduks arvel esitatud brutosummaga. Kui leitud vahe on üle ühe euro, peab süsteem esitama veateate. 5.1.6 Uute kodumaise tarnijate põhiandmed (nimi + äriregistrikood) Samaväärne peavad arve saabumisel olema kontrollitud Äriregistrist lahendus 5.1.7 Kui süsteem ei leia saabunud ostuarve tarnija SAPi koodi, peab 5.1.7.1 välistarnija puhul süsteem saatma raamatupidajale automaatse teate e-posti koos ostuarve pdf manusega. E-maili teate pealkirjas peab olema märgitud asutuse nimi, kellele saabus uuelt tarnijalt ostuarve eAHKs. Kohustuslik 5.1.7.2 kodumaise tarnija puhul, peab süsteem saatma päringu äriregistrisse täiendava informatsiooni saamiseks ning selle edastama SAPi automaatseks tarnija loomiseks. SAPist saadetakse vastuseks loodud või olemasoleva tarnija (SAPis toimub kontroll tarnija registrikoodi alusel) SAPi kood. 5.1.8 Süsteem peab tagama SAPis oleva asutuse vastavuse eAHK oleva asutusega, et SAPist imporditaks ja sinna eksporditaks õigeid Kohustuslik vastava asutuse finantsarvestusse kuuluvaid andmeid. 5.1.9 Vajalik lisatunnuse olemasolu ostuarve päises, mis lisatakse ostuarvele käsitsi. Lisatunnus on vajalik SAPis kande loomiseks. Samaväärne Lisatunnuse kasutamise eesmärgiks on ka ostuarvete eristamiseks lahendus vastavalt tööprotsessile 5.1.10 Ostuarve süsteemi saabumisel ei tohi süsteem kanderidu luua Samaväärne nullridadega arveridadest. Eesmärk on, et arve eksportfaili ei lahendus tekiks null summadega kanderidu. 5.1.11 Süsteem peab võimaldama määrata vaikimisi ostuarve kandekuupäevaks arve kuupäeva. Kandekuupäev arvel peab olema Kohustuslik muudetav kasutaja poolt. 8  5.1.12 E-arvest peab arve vaatesse kuvama ka arve kontaktisiku ja Kohustuslik lepingunumbri 5.1.13 Ostuarveid peab saama eristada tunnuse järgi, kas arve digiteeriti, saabus e-arve või toimus kasutaja poolt sisestus. Digiteeritud arve Samaväärne puhul vajalik näha, milliselt meili aadressilt ostuarve lahendus digiteerimisele saadeti. Käsitsi sisestuse puhul vajalik kuvada kasutaja nime, kes ostuarve sisestas 5.1.14 Kui ostuarve vastab ette koostatud automaatsele konteerimise või kinnitusringile, siis see peab vaikimisi koheselt rakenduma arve Kohustuslik süsteemi saabumisel. Ostuarvele peab jääma märge, milline autokonteering rakendus 5.1.15 Süsteem peab võimaldama luua käsitsi ostuarveid eelmise arve Kohustuslik alusel ja sisestust nullist 5.1.16 Süsteem peab võimaldama asutuse soovi korral ostuarve Samaväärne automaatset suunamist ostuarve kontaktisikule e-ostuarve lahendus eAHKsse saabumisel 5.2 eAHKi funktsionaalsuse üldine kirjeldus Nõude Nõude kirjeldus täitmise Nr kohustus- likkus 5.2.1 eAHK peab olema integreeritud SAPiga ning võimaldama importida e-ostuarveid ning muud e-ostuarvete haldamiseks vajalikku informatsiooni. Koos e-arvega peab eAHKis olema Kohustuslik manusena ja e-arve menetlemise aknas vaadeldavana sama arve versioon PDF faili kujul ja ostuarve originaal või kokkulepitud formaadis XML 5.3 Ostuarvete kinnitamine koos konteerimisega Nõude täitmise Nr Nõude kirjeldus kohustus- likkus 5.3.1 eAHKi saabuvad ostuarved võivad SAPis olla seotud ostutellimusega. Ostutellimusega seotud arveid eAHKis ei konteerita, kuid neile peab saama lisada eAHKis ostutellimuse tunnuse. Ostutellimusega seotud arved kinnitatakse eAHKis ja Kohustuslik edastatakse SAPi ostumoodulisse. eAHKis konteeritakse ostuarveid, mis ei ole seotud ostutellimusega. Need edastatakse SAP ostureskontro moodulisse. 5.3.2 Arvete kiiremaks menetlemiseks peab olema võimalik eAHKis ette defineerida menetlusmallid ja konteerimismallid. Samaväärne Defineeritud malle peab olema võimalik muuta, kustutada ja lahendus kopeerida. 9  Konteerimismalle peab olema võimalik siduda menetlusmalliga. Nõude eesmärk on, et arve sissetulekul rakenduvad koheselt nii konteerimismall, kui ka kinnitusring. 5.3.3 Konteerimismalliga peab olema võimalik kanderidu ühendada e- arve tunnuste alusel (näiteks GroupId). Konteerimismalliga peab olema võimalik ridu summeerida või jaotada ette defineeritud % alusel. Konteerimismalle peab saama rakendada tarnija nime, lepingu Kohustuslik numbri või viitenumbri alusel. Konteerimismalli konteeringut peab saama rakendada märksõna alusel kõigile kanderidadele või summeerida etteantud märksõna sisaldavad read ja lisada neile konteering. Märksõna kontroll ei tohi olla tõstutundlik. 5.3.4 Menetlusringide haldamine peab võimaldama kinnitusringide Samaväärne otsingut kinnitaja nime alusel või on muul viisil lihtsustatud lahendus olemasolev isiku asendamine uue isikuga kinnitusringis. 5.3.5 Ostuarvet peab olema võimalik saata menetlusse ilma menetlusmalli kasutamata ehk siis menetlusring defineeritakse Kohustuslik konkreetse ostuarve juures ning on kehtiv vaid konkreetsel ostuarvel. 5.3.6 Ostuarve menetlusse suunamisel peab olema võimalik lisada Kohustuslik kommentaare kinnitajatele 5.3.7 eAHK peab võimaldama arvele importida kanderidu excelis ettevalmistatud failist koos käibemaksukoodide, kontode ja Kohustuslik kontolaienditega. 5.3.8 eAHK peab uue arve saabumisel süsteemi kontrollima automaatselt, kas sellise arve numbri, tarnija ja arve kuupäevaga arve on juba süsteemis olemas. Sellise juhtumi ilmnedes määrab Samaväärne süsteem arvele staatuse „duplikaat“. Duplikaatarvet ei tohi saada lahendus menetleda. Kasutajal peab olema võimalus valida kumma saabunud arvetest menetlusse saadab ning liigse eemaldab. 5.3.9 Kinnitusringi määratud isikud ja kinnistusringi loomise õigusega kasutajad peavad saama arve kinnitajaid lisada/muuta/tühistada. Ühel arvel võib olla mitu kinnitajat. Kõik kinnitajad saavad muuta Kohustuslik eelnevalt sisestatud andmeid, näiteks kontosid ja kontolaiendeid, kande kuupäeva, maksetähtpäeva, saaja pangaandmeid, kuhu raha kanda vms. eAHKis peab saama määrata järjestikust kinnitusringi. 5.3.10 Kinnitusringi peab valida saama ainult aktiivseid isikuid, kes Samaväärne süsteemis omavad arvete kinnitamise õiguseid. lahendus 5.3.11 Iga kinnitaja peab saama lisada oma tegevuse käigus kommentaare. Kommentaarid on kinnitusringi ajaloos kõigile kinnitajatele Kohustuslik nähtavad 5.3.12 Kõik kasutajad peavad saama endale eAHKis asendajaid määrata, sisestades asendamise algus- ja lõppkuupäeva. Kui kasutaja on määranud endale asendaja, siis määratud perioodil jagatakse Kohustuslik asendatava töölaual olevad dokumendid ka asendaja töölauale. Asenduse lõppedes lõpetatakse töölaua jagamine asendajaga. 10  Administraatori rolliga kasutajad saavad asendajaid määrata/muuta/tühistada kõikidele kasutajatele. Asendatavale peavad jääma nähtavaks ostuarved, mis on asendatava poolt kinnitatud. Samuti peab ostuarveid olema võimalik otsida asendatava nime alusel. 5.3.13 Teavitused eAHKis kinnitamise ootel olevatest arvetest peavad saabuma kinnitajatele e-posti teel koos lingiga arvetele. Lingi pealkiri peab sisaldama infot, millise asutuse alla kasutajal ostuarve saabus. Link viitab eAHKi, mille kaudu on ligipääs arve informatsioonile, arve PDF formaadis vaatele, arvega seotud manustele (eAHKi sisestatud muudele dokumentidele), menetlusringi infole, sh eelnevate kinnitajate kommentaaridele ja arve menetlemise ajaloole. Kinnitaja saab arvele eAHKis lisada ja Kohustuslik muuta konteerimisinfot, lisada kommentaari ning arve kinnitada, täiendavale kinnitajale edasi suunata või tagasi lükata või anda kinnitusjärg üle järgmisele kinnitajale ise arvet kinnitamata. Lingi kaudu süsteemi sisenemine peab olema võimalik ID kaardi, mobiil ID või kasutajanime ning parooliga. Peab olema võimalik määrata, et kinnitamisel olevate ostuarvete kohta saadetakse teavitusi 1 või 2 korda päevas. 5.3.14 Arveridasid peab olema võimalik automaatselt summeerida kanderidadeks käibemaksumäärade kaupa (näiteks eraldi 20% ja 0% käibemaksumääraga arveread), valides summeerimiseks kõik read või osa neist. Arveridasid ja ka arveridadest summeeritud Kohustuslik kanderidasid peab olema võimalik jagada mitmeteks kanderidadeks protsendi või summa alusel. Summeerimist ja jaotamist peab saama teha korduvalt. Arveridasid peab olema võimalik summeerida e- arve tunnuste alusel (näiteks GroupId). 5.3.15 Konteerimise aknas peavad nähtavad olema kõik kehtivad kontod ja kontolaiendid. Kui ostuarve on saanud staatuse kinnitatud, siis see ei tohi olla enam muudetav eAHKs Kohustuslik Arve saaja põhiselt peab olema võimalik määrata, millised kontolaiendid on kohustuslikud täita ja millised mitte 5.3.16 Igale kandereale peab saama sisestada konkreetsele kandereale Kohustuslik kehtivat teksti 5.3.17 Kontosid ja kontolaiendeid konteeringule peab saama otsida nii Kohustuslik koodi kui kirjelduse alusel 5.3.18 Kui arveread muudetakse kanderidadeks (vt punkt 5.3.14), peab säilima matemaatiline kontroll – arve netosumma kokku peab võrduma erinevatele kontodele ja kontolaienditele jaotatud kanderidade summaga. Ridade taga olevate käibemaksumääradega Kohustuslik läbi korrutatud ridade summad peavad võrduma arve lõppsummaga (erinevuse korral kuni ühe euroni peab süsteem automaatselt tekitama ümardamisrea, vastasel korral andma veateate). 11 5.3.19 Kanderidade jaotamisel peavad uued read tekkima nende ridade Samaväärne vahele, kus ridade jaotamist alustati. Samuti peab kasutaja jääma lahendus jaotatavate ridadega samale lehele 5.3.20 Süsteem peab võimaldama näha ostuarve konteeringut nn ridade Samaväärne ülevaatena ning lubama konteerimist kontolaiendite kaupa. lahendus 5.3.21 Konteerimiseks kasutatavad tarnijate register, kontod ja kontolaiendid sünkroniseeritakse SAPist. Saadetud registrid peavad olema kustutavad liidese abil või võimalus eemaldada liidesega kasutusest väärtusi, mis ei ole enam Kohustuslik kehtivad. Registrite kustutamisel peavad määratud kontolaiendid jääma alles varasemalt konteeritud arvetel eAHKs peab olema võimalik määrata, millised kontolaiendid on täitmiseks kohustuslikud ja millised mitte. 5.3.22 Konteerimismalle peab saama luua arve konteerimise käigus nii, et järgmisi arveid konteerides oleks võimalik kasutada salvestatud konteerimismalli. Kui konteerimismallis on ette nähtud ridade summeerimine, siis see peab toimuma käibemaksumäärade lõikes. Samaväärne Samuti peab olema võimalus määrata, kas konteerimismall lahendus rakendub automaatselt arve sissetulekul või on kasutaja poolt valitav 5.3.23 Salvestatud konteerimismalle peab olema lihtne leida nimekirjast. Samaväärne Nimekiri peab avanema, kui kasutaja seda soovib konteerimise lahendus käigus. 5.3.24 Ostuarve kandereale sisestatud konteeringut peab olema võimalik kopeerida alumistele kanderidadele. Kopeeritud andmeid peab olema võimalik muuta. Konteeringu kopeerimisel kopeerida käibemaksukood ainult juhul, kui käibemaksumäärad on Samaväärne kopeeritaval real samad, mille pealt andmeid kopeeritakse. Kui lahendus kopeeritavatel ridadel käibemaksumäärad ei ühti peab käibemaksukood kandesse tekkima asutuse seadete alt määratud vaikimisi rakenduv käibemaksukood vastavalt käibemaksumäärale. 5.3.25 Käibemaksukoodi muutmise tulemusel kandereal võib jääda käibemaksumäär samaks või muutuda. Muutes kandereal algse käibemaksumäära (20% või 9%) 0% käibemaksumäära koodi vastu, Kohustuslik siis süsteem peab kanderea algse brutosumma ümber arvutama netoks ja vastupidi. 5.3.26 Süsteem peab võimaldama defineerida menetlusringe, mis rakenduvad ostuarvetele automaatselt ostuarve sissetulekul Kohustuslik eAHKsse 5.3.27 Kui SAP tuvastab eAHKist imporditud arvel vea ja lükkab arve Samaväärne tagasi, peab see jõudma kinnitamisel olekus eAHKis ainult lahendus viimasele kinnitajale, kes peab saama ka vastava teate e-posti teel. 12  Viimane kinnitaja otsustab, kas peale paranduste tegemist on vaja arve saata uuesti kinnitusringile või mitte. 5.4 Ostuarvete sirvimine Nõude täitmise Nr Nõude kirjeldus kohustus- likkus 5.4.1 Arved peavad olema esitatud üldvaates vähemalt järgnevate tunnuste alusel: (1) arve number (2) arve kuupäev, (3) tarnija, (4) arve brutosumma, (5) maksetähtaeg, (6) arve kandekuupäev; (7) Samaväärne staatus (vt punkt 5.4.4), (8) arve kinnitaja, kelle juures arve lahendus momendil on, kui arve ei ole veel lõplikult kinnitatud (kui arve on asendaja käes, siis kuvada sulgudes ka asendaja nimi), (9) raamatupidamisdokumendi number, mis on saadud SAPist. 5.4.2 Lisaks peab süsteem võimaldama vaadata arve detailvaates arve kõiki andmeid ja selle juurde sisestatud tunnuseid ja lisadokumente, sh: (10) arve saabumise kuupäev, (11) manus(ed) (vt punkt 5.5) ja arve pilt PDF-kujul ning arve originaal xml, (12) Samaväärne menetlusringis osalejad ja kuupäevaline kinnitusajalugu koos lahendus kinnitajate kommentaaridega, (13) konteerimisinfo ja (14)konteeringu muudatuste info. Lisaks peab kuvatama ostuarve juures ka (15) tarnija Äriregistrikoodi ja SAPi tarnija koodi 5.4.3 Ostuarved, millel puudub SAPi tarnija kood peavad olema teistest Samaväärne arvetest eristatud. lahendus 5.4.4 Ostuarve staatus peab eAHKis automaatselt tekkima vastavalt alljärgnevale kirjeldusele: 5.4.4.1. Saabunud/Uus – Ostuarve on saabunud eAHKisse 5.4.4.2. Kinnitamisel – Arve on saadetud kinnitamiseks menetlusringis olevale isikule; 5.4.4.3. Kinnitatud – Arve on aktsepteeritud kõigi menetlusringis olnud isikute poolt, k.a raamatupidaja. Kui kinnitatud arve on saadetud SAPi, peab eAHK võtma SAPist vastu ja lisama arvele SAPi dokumendi Samaväärne numbri. lahendus 5.4.4.4. Tagasi lükatud – Arve on kinnitusringis osalenud isiku poolt märgitud tagasi lükatuks. 5.4.4.5. Arhiveeritud – Arve on arhiveeritud, arhiveerimiskeskkonnas on näha selle eelmine staatus, kas kinnitatud või tagasi lükatud. 5.4.4.6. Topeltarve – tagasilükatud arve, mis on eAHKis mitu korda (vt punkt 5.3.8). 5.4.4.7. Kustutatud – arve on eAHks märgitud kustutatuks. 5.4.5 Arvet peab olema võimalik otsida nii punktis 5.4.1 toodud tunnuste Samaväärne kui ka arvele määratud kontode, kontolaiendite, ostuarve lahendus 13  lisatunnuse, SAPi dokumendinumbri, ostutellimuse, lepingu numbri alusel. Ostuarvet peab saama otsida tarnija nime ja mõne muu ostuarve päises oleva objekti tunnuse kombinatsiooniga (näiteks tarnija nimi ja arve nr). Lepingu ja ostutellimuse number peavad salvestuma ka ostuarve eksport faili. Ostuarvete otsimisel peab olema võimalik määrata järgmisi ajalisi piiranguid: arve saabumise kuupäev, arve kuupäev, arve maksetähtaeg, kandekuupäev ja arve eksportimise kuupäev. Ostuarvete otsing peab kuvama välja filtreeritud ostuarvete brutosummasid valuutade lõikes. Ostuarveid peab olema võimalik otsida staatuste alusel. Ostuarveid peab olema võimalik otsida kinnitaja nime alusel (kelle töölaual või kelle poolt kinnitatud). Ostuarveid peab olema võimalik otsida ka vabateksti alusel. 5.4.6 Peab olema võimalus defineerida ja salvestada päringu parameetrid, näiteks valitud kinnitaja arved, teatud kontolaiendiga arved, teatud lepingu numbriga arved. Päringu tulemusi peab olema võimalik eAHKist alla laadida XLSX (või CSV) formaadis. Päring peab sisaldama kõiki arve päise andmeid, sh arve ID Kohustuslik tunnust. Ühte CSV või XLSX väljatrükki peab olema võimalik valida mitu ostuarvet. Lisaks peab olema võimalus teha arvest PDF väljatrükk, mis peab sisaldama lisaks arve infole ka arve PDF’i ja menetlusringi koos kinnitajate ja kommentaaridega. 5.4.7 Peab olema võimalus eAHKist alla laadida tarnija poolt edastatud Kohustuslik standardile vastava XML faili. 5.5 Arvete sidumine teiste dokumentidega Nõude täitmise Nr Nõude kirjeldus kohustus- likkus 5.5.1 Menetlusringi käigus võivad menetlusringis osalejad lisada arvele Samaväärne manustena dokumendifaile (nt leping, akt, ostutellimus) ning linke lahendus (viide asutuse dokumendihaldussüsteemile jms). 5.5.2 Kõik menetlusringis osalejad peavad saama arvele lisatud Kohustuslik manuseid vaadata ja alla laadida. 5.6 Paranduste tegemine Nõude täitmise Nr Nõude kirjeldus kohustus- likkus 14  5.6.1 Hangitav lahendus peab võimaldama kõikidel kinnitusringil osalejatel paranduste tegemist, kinnitamata jätmist ja kellelegi Kohustuslik teisele täiendavale kinnitamisele suunamist. 5.6.2 Kõik arvega seotud parandused ning muudatused tuleb logida. Arve kinnitajad ja nende poolt antud kommentaarid peavad olema arve Kohustuslik vaates nähtavad. 5.7 Nõuded kasutajate haldusele Nõude täitmise Nr Nõude kirjeldus kohustus- likkus 5.7.1 Kasutajarollid: Raamatupidaja lisab (või kontrollib) konteerimisinfo, käibemaksukoodid (koos käibemaksumääradega), makseinfo, vastutab arve andmete õigsuse eest SAPis ja arve lõpliku kinnitamise eest eAHKis. Raamatupidajad teenindavad mitut asutust, mistõttu peab süsteem võimaldama raamatupidajal hallata kõigi tema teenindatavate asutuste arveid eAHKis. Raamatupidaja roll peab sisaldama õigust arve lõplikuks kinnitamiseks, näeb ja saab muuta asutuse registreid (kontoplaan, tarnijad, käibemaksumäärad ja kontolaiendid) ning luua konteerimismalle. Asutuse administraator, kelle ülesandeks on asutuse kasutajaõiguste haldamine, menetlusmallide määramine ja kes on Samaväärne ühtlasi asutuse kontaktisik. Asutuse administraator näeb kõiki lahendus asutuse seadeid, kasutajaid ja arveid eAHKis. Kinnitaja, kelle ülesandeks on ostuarvete kinnitamine ja asutuse poolt määratud juhul ka konteerimisinfo lisamine. Kinnitaja näeb ainult neid arveid, mille korral ta on määratud kinnitusringis osalejaks. Kinnitajal puuduvad õigused arve lõplikuks kinnitamiseks. Audiitor on kasutaja, kellel ei ole õigust andmeid muuta, kuid on õigus kõiki andmeid vaadata. Audiitoril ei tohi olla arvete kinnitamise õigust Kui rolle on rohkem, kui eelpool kirjeldatud neli ja nende sisu on detailsem, siis süsteem peab võimaldama ühele kasutajale lisada mitu rolli. 5.7.2 Süsteem peab võimaldama kasutajaandmete importi Samaväärne lahendus 5.7.3 Süsteem peab võimaldama kasutajaandmete eksporti excelisse. Eksport fail peab sisaldama kasutaja nime, isikukoodi, Kohustuslik kehtivusperioodi, e-maili ja rolle 5.7.4 Kasutusõigus võimaldab siseneda eAHKi ID-kaardi, e-residendi Kohustuslik kaardi, parooli või mobiil-ID vahendusel. 15  Kui süsteem lubab parooliga autentimist, siis parooli kasutamisel peab süsteem nõudma parooli vahetamist esmakordselt sisenemisel või parooli kasutaja konto loomisel ei väljastata ning kasutaja saab ise endale parooli luua, kui on esimest korda süsteemi sisenenud ID- kaardi või mobiil-ID vahendusel 5.7.5 Ligipääsu arve menetlemiseks võimaldab arve kinnitajale e-posti Kohustuslik teel saadetud otselink eAHKs olevale kasutaja töölauale. 5.7.6 eAHKis peab administraatoril olema võimalik kasutajatele kasutusõigusi anda, muuta ning lõpetada. Kasutusõigusi peab olema võimalik määrata kuupäevalise ajavahemikuna. Samuti peab Kohustuslik administraatoril (lisaks kasutajale endale) olema õigus määrata igale kasutajale asendaja. 5.7.7 Kui digiteerimisel või saabunud e-arvel ei olnud võimalik täita kõiki Kohustuslik andmevälju, peab olema võimalik andmevälju täita käsitsi. 5.8 Nõuded SAPist imporditud tunnuste kasutamisele Nõude täitmise Nr Nõude kirjeldus kohustuslikkus 5.8.1 Ostuarvele peab eAHKis saama lisada SAPist imporditavaid Kohustuslik tunnuseid- tarnijaid, kontosid ja kontolaiendeid. 6 Mittefunktsionaalsed nõuded 6.1 E-arvete arhiveerimine Nõude täitmise Nr Nõude kirjeldus kohustus- likkus 6.1.1 Iga arve ja sellega seotud toimingud (edaspidi arhiividokument) tuleb arhiveerida ja tagada nende pikaajaline säilitamine, terviklikkus ning tõendusväärtus. Vastavalt raamatupidamise seadusele peavad raamatupidamise algdokumendid olema säilitatud seitse aastat alates selle Kohustuslik majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati. Euroopa Liidu struktuurifondide rahadega valminud projektide algdokumendid tuleb säilitada kuni 20 aastat. 6.1.2 Originaalarvest peab säilima PDF-kujul olev versioon Rahvusarhiivi juhises Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded nõutud tingimustel kogu säilitusaja ulatuses. Seda peab saama taasesitada koos elektroonilise kinnituse andmetega originaalarve Kohustuslik ja selle kinnitamise autentsust tõendava materjalina. Koos arve ja selle kinnitamise andmetega peab olema salvestatud arve kohta SAPis tehtud raamatupidamisdokumendi number. 6.1.3 Arvega koos peavad säilima kõik arvega seotud rekvisiidid ja Kohustuslik arvetega seotud logid (arve andmed, arvete menetlusinfo, arve SAPi 16  dokumendinumber). See info peab olema kasutajale eAHKis nähtav. 6.1.4 Arved, mille viimasest kinnitusest on möödas rohkem kui 18 kuud, võivad olla arhiveeritud. Sel juhul peab nende leidmiseks olema eraldi otsinguvõimalus samast e-arvete menetlussüsteemist: „otsi Samaväärne arhiivist“. Arved peavad olema arhiveeritud Rahvusarhiivi poolt lahendus väljatöötatud juhiste alusel ja nende otsimisel peab vastuse saama kuni ühe minuti jooksul. 6.1.5 Arhiivi üleandmine. 6.1.5.1 Hangitava teenuse kasutamiseks 60-ks kuuks sõlmitakse leping. Kõik sellel perioodil saabuvad arved tuleb paigutada eAHKisse. eAHKis saab teenuse kasutamise perioodil saabunud arvetega tegeleda kuni arvega seotud informatsiooni edastamiseni SAPi (ostuarved) või kliendile (müügiarved). Kõik arved arhiveeritakse, kuni neid on võimalik importida teise Samaväärne süsteemi, juhul kui pärast Lepingu 60-kuulise teenuse lahendus kasutamise perioodi lõppemist võetakse kasutusele teise teenusepakkuja või arhiveerimisteenuse pakkuja süsteem. 6.1.5.2 Teenuse osutamist ei tohi enne katkestada ja lepingut peab saama pikendada samadel tingimustel kokkulepitud aja jooksul, kuni järgmine teenusepakkuja on valmis teenust pakkuma, kuid mitte kauemaks kui kuueks kuuks. 6.1.6 Arvega koos peab säilima ka tema töötlemisega seotud informatsiooni logi (kaasa arvatud arve vaatamise info). See logi ei pea olema kasutajale eAHKis nähtav, vaid seda peab Kohustuslik teenusepakkuja edastama tellijale vastava nõude esitamise korral. Logi peab säilitama vähemalt 2 aastat. 6.2 Andmevahetus SAPiga Nõude täitmise Nr Nõude kirjeldus kohustus- likkus 6.2.1 Andmevahetus SAPiga jaotub ostuarvete korral: (1) tarnijate, kontode ja kontolaiendite edastamine majandustarkvarast eAHKsse – registrite laadimist peab võimaldama uute lisamisena, olemasolevate kustutamise ja uuesti laadimisena, kehtivuse lõpetanud koodide kustutamise või kehtetuks märkimisena ja (2) arveinfo edastamine eAHKst SAPi ning tagasiside SAPist eAHKsse Kohustuslik arve kohta moodustatud dokumendi numbri kohta või tagasiside, miks ostuarvet SAPis ei loodud. (3) Uute tarnijate loomiseks vajaliku info saatmine SAPi- teenus ei ole loodud ka SAPi poolel. Koostöös Tellijaga tuleb see teenus välja töötada, kusjuures SAPi poolse teenuse tellimine ja selle eest tasumine on Tellija kohustus. eAHK poolse arenduse maksumus peab kajastuma Teenuse hinnas. 17 6.2.2 Andmevahetus toimub automaatselt kindlatel kellaaegadel või vastavalt Tellija soovile ning selle toimumise peab saama seadistada Kohustuslik Tellija. 6.2.3 eAHKs menetletud ostuarvele menetluse käigus määratud Kohustuslik tunnused ja nende haldamise põhimõtted on järgnevad: eAHKis kasutatavad tunnused Jrk Tunnus Kohtade Kommentaar arv koodis 1. Tarnija kood (SAPis: vendor) 10 Automaatne liides eAHKi ja SAPi vahel. Üle kantakse tarnija kood, registrikood, nimetus. 2. Asutus 4 eAHK võimaldab luua audentimiskoodi seose loomiseks SAP Company Code (SAPis valitsemisala) ja Personnel Areaga (SAPis asutus). 3. Konto 8 kuni 10 Automaatne liides eAHKi ja SAPi vahel. Üle kantakse kontode numbrid ja nimetused. 4. Ostutellimuse tunnus 10 Ostutellimus number SAPist. eAHKis peab olema vabateksti väli 5. Lepingu tunnus 20 Sisestatakse eAHKi käsitsi või võetakse e- arve XMLi metaandmetest 6. Dokumendi tüüp 2 Registrit hallatakse käsitsi eAHKs (raamatupidamiskande tüüp SAPis) eAHKis kasutatavad kontolaiendid 1. Eelarve liik ja objekt 10 Automaatne liides eAHKi ja SAPi vahel. Üle kantakse fondide koodid ja nende nimetused. 2. Eelarveüksus Kuni 10 Automaatne liides eAHKi ja SAPi vahel. Üle kantakse eelarveüksuste koodid ja nende nimetused. 3. Tegevusala/Tegevus 16 Automaatne liides eAHKi ja SAPi vahel. Üle kantakse tegevusala/tegevuse koodid ja nende nimetused. 4. Tulukeskus 10 Automaatne liides eAHKi ja SAPi vahel. Üle kantakse tulukeskuste koodid ja nende nimetused. 18 5. Kulukeskus 10 Automaatne liides eAHKi ja SAPi vahel. Üle kantakse kulukeskuste koodid ja nende nimetused. 6. Kulukoht / ressurss Kuni 13 Automaatne liides eAHKi ja SAPi vahel. Üle kantakse kulukohtade /ressursside koodid ja nende nimetused. 7. Toetus Kuni 20 Automaatne liides eAHKi ja SAPi vahel. Üle kantakse toetuste koodid ja nende nimetused. 8. Projekt ehk WBS-element Kuni 20 Automaatne liides eAHKi ja SAPi vahel. Üle kantakse projektide koodid ja nende nimetused. 9. Käibemaksukood 2 Käibemaksu koodide register sisestatakse ja määratakse vaikeväärtused eAHKis käsitsi 10. Lähetus 10 Automaatne liides eAHKi ja SAPi vahel. Üle kantakse lähetuse kood ja nimetus. 11. Koolitussündmus 8 Automaatne liides eAHKi ja SAPi vahel. Üle kantakse koolitussündmuse kood ja nimetus. 12 Riigihanke number 6 Automaatne liides eAHKi ja SAPi vahel. Üle kantakse riigihanke kood ja nimetus. Nõude täitmise Nr Nõude kirjeldus kohustus- likkus 6.2.4 SAPist tuleb eAHKsse teave SAPis loodud dokumendi numbri kohta. Kohustuslik 6.2.5 Tellijal on olemas SAP poolsed liidesed ostuarvete haldusega seonduvaks andmevahetuseks SAPi ja Omniva eAHK vahel, liidese kirjeldus - https://finance.omniva.eu/finance/erp/erpServices.wsdl, ning SAPi ja Fiteki eAK vahel. Üleminekul käesoleva hanke raames Kohustuslik pakutavasse eAHKsse tuleb ostuarvete andmevahetuseks kasutada olemasolevaid SAPi liideseid. Kui pakkuja soovib liideseid muuta, peab ta need ise realiseerima ning see kulu peab sisalduma teenuse maksumuse ühiku hinnas. 6.2.6 Andmeühendus SAPi ja eAHK vahel peab käima üle turvalise VPN Kohustuslik kanali. 6.2.7 Ostuarve eksportfailis olevad väljapikkused peavad vastama Kohustuslik pangaliidu e-arve standardile 1.2 19 6.3 Üldine Nõude täitmise Nr Nõude kirjeldus kohustuslikkus 6.3.1 80% lihtsate ning enamlevinud tehingute mahust (nt arve numbri või tarnija nime järgi otsing jms) tuleb teostada kuni Kohustuslik 500 samaaegse kasutaja korral kuni 4 sekundiga. 6.3.2 Ülejäänud 20% lihtsatest tehingutest tuleb teostada 500 Kohustuslik samaaegse kasutaja korral kuni 8 sekundiga. 6.3.3 100% keerulistest tehingutest (nt päringud) tuleb teostada 500 Kohustuslik samaaegse kasutaja korral kuni 10 sekundiga. 6.3.4 Veebipõhine kasutajaliides peab olema kasutatav veebibrauserite toetatud versioonidega Kohustuslik 6.3.5 Tellijale tuleb lepingu allakirjutamise järel üle anda eAHK Kohustuslik kasutusjuhendid. 6.3.6 Tehniline kasutajatugi peab olema kättesaadav E-R 9.00-17.00 Kohustuslik (v.a riigipühadel) telefoni ja/või e-posti teel. 6.3.7 Teenuse osutamisega seotud uuenduste, tõrgete ja katkestuste Samaväärne kohta tuleb avaldada informatsiooni teenuse osutaja veebilehel. lahendus 6.3.8 Teenus peab olema kättesaadav ning jõudlusnõuded tagatud vähemalt 500 samaaegsele aktiivsele kasutajale. Passiivsed Kohustuslik kasutajad logitakse automaatselt välja 15 minutit pärast aktiivse kasutamise lõppu. 6.3.9 E-post eAHK lingiga kasutaja töölaule peab olema asutuse poolt seadistatav. E-posti töölaual olevate arvete kohta peab süsteem saatma teavituse vähemalt 2 korda päevas. Süsteem peab Kohustuslik teavitusi saatma mitme arve kohta ühe kirjaga, selle asemel, et saata iga arve kohta eraldi teavitus. 6.3.10 Teenuse osutamiseks kasutatava infosüsteemi turvatase peab olema K2T2S1 vastavalt „Infosüsteemide turvameetmete süsteem määrusele“ (Vabariigi Valitsuse 20. detsembri 2007 määrus nr 252) https://www.riigiteataja.ee/akt/13125331?leiaKehtiv. Võib Kohustuslik kasutada ka samaväärseid turbesüsteeme. Süsteem peab olema auditeeritud ning pakkuja esitab vastava sertifikaadi või tunnistuse. Audit peab olema läbitud ilma kriitilise või kõrge taseme märkusteta. 6.3.11 Süsteem peab olema kasutatav tööpäeviti 08.00-18.00. Teenus peab olema kättesaadav kalendrikuu lõikes 99% tööajast. Kohustuslik Soovitav on lahendus, mis võimaldab kasutada süsteemi kogu aeg (24/7). 6.3.12 eAHK vigadele reageerimise kiirus ei tohi ületada kahte tundi (tööpäeviti 08.00-18.00) ja vigade likvideerimine peab toimuma Kohustuslik sellise aja jooksul, et oleks tagatud punktis 6.3.10 kirjeldatud süsteemi käideldavuse nõuded. 6.3.13 E-arvete haldusteenus hangitakse koos pakkujapoolse süsteemi Kohustuslik majutuse ning haldusega. 20  6.3.14 Pakutav lahendus (sh andmehoidla) peab asuma Eestis või Kohustuslik mõnes muus Euroopa Liidu liikmesriigis. 6.3.15 Kasutajaliides peab olema vähemalt eesti- ja inglise keelne, Kohustuslik lihtsalt ja loogiliselt üles ehitatud. 6.3.16 Elektroonilised arved peavad vastama Eesti Pangaliidu e-arve Kohustuslik standardile. 6.3.17 Tellijal peab olema võimalik kasutada eAHKi testkeskkonda, Kohustuslik mis on liidestatud SAPi testkeskkonnaga. 6.4 Infoturbealased nõuded Nr Nõude kirjeldus Nõude täitmise kohustuslikkus 6.4.1. Pakutava lahenduse poolt kasutatav e-kirjavahetuse süsteem peab vastama RIA nõuetele https://www.ria.ee/sites/default/files/content- editors/kuberturve/turvaline_meilivahetus_avalikus_sektoris_ Kohustuslik 2019.pdf Kasutada tuleb TLS v1.2 või kõrgemat. Šifrite valiku peab dikteerima server. 6.4.2. Pakutav lahendus peab olema realiseeritud viisil, mis väldib Tellija andmete krüpteerimata liikumist üle arvutivõrgu. Valitud krüptograafilised algoritmid peavad vastama RIA soovitustele, mis on avaldatud viimases „Krüptograafiliste algoritmide elutsükli“ uuringus Kohustuslik https://www.ria.ee/sites/default/files/content- editors/publikatsioonid/kruptograafiliste_algoritmide_elutsukl i_uuring_2017.pdf Kasutada tuleb TLS v1.2 või kõrgemat. Šifrite valiku peab dikteerima server. 6.4.3. Pakutav lahendus ja lahenduse pakkumise protsess peavad võimaldama lepingu kehtivuse perioodi jooksul kindlaks teha, Samaväärne millistel isikutel, mis ajavahemikus ja missugune juurdepääs Tellija andmetele on olnud. 6.4.4 Pakkuja peab pakutava infosüsteemi või Tellija andmetega seotud infoturbeintsidentide kohta pidama arvestust Kohustuslik taasesitataval kujul. 6.4.5. Pakkuja peab pakutava infosüsteemi või Tellija andmetega seotud intsidentidest teavitama Tellijat esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui 72 tunni jooksul alates intsidendist teada Kohustuslik saamisest. Samuti peab Pakkuja lubama RIA-l teavitada Tellijat pakutava infosüsteemi või Tellija andmetega seotud infoturbeintsidentidest. 6.4.6. Intsidendi või intsidendikahtluse korral on Tellija nõudel Pakkuja kohustatud väljastama asjakohased logid masinloetaval Kohustuslik kujul (csv, xml, json jne) 21 7 Prognoos teenust kasutama hakkavate asutuste ning arvete mahu kohta 7.1. Täna kasutavad eAHK teenust 163 asutust. Asutuste arv ei ole lõplik ja see võib teenuse osutamise käigus suureneda. Need kõik asutused peavad saama teenust kasutada. 7.2. Kõik ostuarvete halduseks vajalikud teenused (e-ostuarve vastuvõtmine, eAHK kasutamine e-ostuarvete menetluseks, ostu-arvetega seotud andmevahetus SAP-ga ja peavad olema kasutatavad alates hankelepingu sõlmimisest. Asutused võivad liituda RTK teenustega jooksvalt ning neil peab olema võimalik 1 kuulise etteteatamisega asuda teenust kasutama. 7.3. Prognoositav ostuarvete arv on toodud Tabelis 2 Tabel 2 Aasta 2020 2021 2022 2023 2023 Ostuarvete arv 400 000 400 000 400 000 400 000 400 000 Kasutajate arv 6000 6000 6000 6000 6000 7.4.Prognoositav digiteerimist vajavate arvete arv on toodud Tabelis 3 Tabel 3 Aasta 2020 2021 2022 2023 2023 Digiteeritavate 10 000 10 000 10 000 10 000 10 000 arvete arv 22