Kultuuriministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja kinnitamine

MINISTRI KÄSKKIRI Tallinn 23.12.2024 nr 220 Kultuuriministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja kinnitamine Vabariigi Valitsuse seaduse § 49 lõike 1 punkti 10 alusel, kooskõlas raamatupidamise seaduse §-ga 11 ning rahandusministri 11.12.2003 määruse nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“ § 12 lõikega 5: 1. Kinnitan Kultuuriministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja (juurde lisatud). 2. Tunnistan kehtetuks kultuuriministri 08.12.2022 käskkirja nr 199. (allkirjastatud digitaalselt) Heidy Purga  Lisa KULTUURIMINISTEERIUMI VALITSEMISALA RAAMATUPIDAMISE SISE-EESKIRI 1 SISUKORD 1. EESMÄRK JA KOHALDAMINE ............................................................................................................................ 4 2. RAAMATUPIDAMISE KORRALDUS ................................................................................................................... 4 3. KASUTATAV TARKVARA ................................................................................................................................... 4 4. M A J A N D U S T E H I N G U T E D O K U M E N T E E R I M I N E , D O K U M E N T I D E K O N T R O L L J A T E H I N G U T E K I R J E N D A M I N E ....................................................................................................................... 5 5. DOKUMENDIKÄIVE, DOKUMENTIDE GRUPEERIMINE JA SÄILITAMINE ................................................. 6 6. RAAMATUPIDAMISREGISTRID .......................................................................................................................... 6 7. KONTOPLAAN JA KONTOLAIENDID ................................................................................................................. 6 8. EELARVE JA SELLE TÄITMISE JÄLGIMINE ..................................................................................................... 7 9. KONTODE SALDODE KONTROLLIMINE JA PARANDUSKANDED .............................................................. 8 10. ARVELDUSED ...................................................................................................................................................... 8 10.1. Ülekanded ja laekumised e-riigikassa vahendusel ............................................................................................ 8 10.2. Sularahakassa ................................................................................................................................................... 9 10.3. Deebet- ja krediitkaardid ................................................................................................................................ 10 10.4. Kontsernivälised kontod ................................................................................................................................. 10 11. TULUDE JA NÕUETE ARVESTUS ................................................................................................................... 10 11.1. Siirded ............................................................................................................................................................ 10 11.2. Saadud ja antud toetused ................................................................................................................................. 10 11.3. Riigilõivud ...................................................................................................................................................... 11 11.4. Trahvid ........................................................................................................................................................... 11 11.5. Hoonestusõiguse seadmise tasu ...................................................................................................................... 12 11.6. Autoriõiguse tasud .......................................................................................................................................... 12 11.7. Aktsiisi- ja hasartmängumaksu tulud .............................................................................................................. 12 11.8. Nõuete laekumise jälgimine ............................................................................................................................ 12 11.9. Nõuete hindamine ebatõenäoliselt laekuvaks ................................................................................................. 12 11.10. Nõuete hindamine lootusetuks ...................................................................................................................... 13 12. KULUDE JA KOHUSTISTE ARVESTUS .......................................................................................................... 13 12.1. Ettemakstud tulevaste perioodide kulud ......................................................................................................... 13 12.2. Tegevuskulud ................................................................................................................................................. 13 12.3. Töötasud ......................................................................................................................................................... 14 12.4. Erisoodustused ................................................................................................................................................ 14 12.5. Arveldused aruandvate isikutega .................................................................................................................... 14 12.6. Kohustused ..................................................................................................................................................... 15 12.7. Eraldised ......................................................................................................................................................... 15 12.8. Laenu maksete tagamise kohustused .............................................................................................................. 15 13. VARUDE ARVESTUS ......................................................................................................................................... 15 14. PÕHIVARADE ARVESTUS ............................................................................................................................... 15 14.1. Üldpõhimõtted ................................................................................................................................................ 15 14.2. Põhivara arvelevõtmine .................................................................................................................................. 16 14.3. Põhivara amortisatsiooni arvestus ................................................................................................................... 16 14.4. Parendused, remont ja hooldus ....................................................................................................................... 17 14.5. Põhivarade võõrandamine ja mahakandmine ................................................................................................. 17 2 15. VÄHEVÄÄRTUSLIKU VARA ARVESTUS ...................................................................................................... 17 16. MAKSUDE ARVESTUS JA DEKLARATSIOONIDE KOOSTAMINE ............................................................ 17 17. INVENTEERIMINE ............................................................................................................................................. 17 17.1. Üldpõhimõtted ................................................................................................................................................ 17 17.2. Pangakontode inventuur ................................................................................................................................. 18 17.3. Sularahakassa inventeerimine ......................................................................................................................... 18 17.4. Põhi- ja väheväärtuslike varade ja varude inventeerimine .............................................................................. 18 17.5. Nõuete, ettemaksete ja kohustuste inventeerimine ......................................................................................... 20 18. BILANSIVÄLISED KONTOD ............................................................................................................................ 20 19. ARUANDED ........................................................................................................................................................ 21 20. SEOTUD ISIKUD ................................................................................................................................................. 21 3 1. EESMÄRK JA KOHALDAMINE 1.1. Kultuuriministeeriumi valitsemisala (edaspidi Riigiraamatupidamiskohustuslane) raamatupidamise sise- eeskirja (edaspidi Eeskiri) eesmärk on nõuete kehtestamine Kultuuriministeeriumi ja tema valitsemisala riigiasutuste raamatupidamise ja finantsaruandluse korraldamiseks. 1.2. Eeskiri lähtub raamatupidamise seadusest, riigieelarve seadusest, avaliku sektori finantsarvestuse ja aruandluse juhendist (edaspidi AFAJ) ja selle juurde kuuluvatest lisadest ning muudest seotud juhendmaterjalidest, Raamatupidamise Toimkonna juhenditest, rahandusministri määrustest eelarveliste asutuste eelarvestamisel ning riigikassa kassalisel teenindamisel, Euroopa Liidu välisabi kasutamist reguleerivatest õigusaktidest, töö tasustamist ja maksustamist reguleerivatest õigusaktidest ning teistest raamatupidamist reguleerivatest seadustest, määrustest ja muudest normatiivaktidest, samuti Asutuste põhimäärustest ja muudest normdokumentidest. 1.3. Eeskiri täiendab raamatupidamise seadust (edaspidi RPS) ja AFAJ-it, selle lisasid ja muid seotud juhendmaterjale, eeldades nende kasutamist koos Eeskirjaga. 1.4. Eeskirja kohaldatakse majandusaastate kohta alates 01.01.2024. 2. RAAMATUPIDAMISE KORRALDUS 2.1. Riigiraamatupidamiskohustuslase raamatupidamist peetakse valitsemisalas olevate asutuste lõikes tsentraliseeritult (edaspidi asutused). 2.2. Asutustele osutab raamatupidamise teenust vastavalt Kultuuriministeeriumi ja Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi RTK) vahelisele tugiteenuste osutamise kokkuleppele RTK finantsarvestuse osakonna Kultuuriministeeriumi valitsemisala talitus (edaspidi keskus) riigi ühtses majandustarkvaras SAP. Personali- ja palgaarvestuse teenust osutab RTK personali teenuste osakond (edaspidi PTO). Raamatupidamisarvestuse pidamiseks vajaliku informatsiooni ja dokumentatsiooni edastamise kord ja tegevuste jaotus asutuste ja keskuse vahel esitatakse kokkuleppe lisas 1 „Finantsarvestuse toimemudel“ ning palgaarvestuse tegevuste jaotus asutuste ja PTO vahel esitatakse kokkuleppe lisas 2 „Personali- ja palgaarvestuse toimemudel“. Toimemudelid avalikustatakse RTK kodulehel. 2.3. Riigiraamatupidamiskohustuslase igapäevase raamatupidamise korraldamise ning finantsaruannete õigsuse ja tähtaegse koostamise eest kooskõlas õigusaktide, asutuste normdokumentide ja käesoleva eeskirjaga vastutab keskuse Kultuuriministeeriumi valitsemisala talituse juhataja-pearaamatupidaja (edaspidi pearaamatupidaja), kelle kohustused ja vastutus on määratud tema ametijuhendis. 3. KASUTATAV TARKVARA 3.1. Asutuste raamatupidamisarvestust peetakse riigi ühtses majandustarkvaras SAP (edaspidi SAP), mis sisaldab pearaamatut, ostu- ja müügireskontrot, põhivarade arvestust, personali- ja palgaarvestust, lähetuste arvestust, ostude ja müükide arvestust, projektide ja toetuste arvetust. SAP moodulite kasutamisel lähtutakse RTK koduleheküljel avaldatud SAP kasutusjuhenditest. 3.2. Ostuarvete registrit peetakse ja ostuarveid säilitatakse RTK poolt riigiasutustele pakutava e-arvete menetlemise infosüsteemis (edaspidi eAK), kus toimub ostuarvete vastuvõtmine, kontrollimine, arvestusobjektide lisamine, kinnitamine (allkirjastamine) ja nende kohta raamatupidamiskannete automaatne SAP-i importimine. 3.3. Kassamüügi arvestuses on Asutustel kasutusel Excel ning infosüsteemidena kassasüsteemid BUUM ja CompuCash. Kassamüügi arvestus toimub asutustes kohapeal. Andmed kassamüügi kohta sisestatakse keskuse poolt SAPi kas algdokumentide või koonddokumentide saabumisel käsitsi (kui ei kasutata liidestatud infosüsteemi) või kassasüsteemi BUUM ning CompuCash puhul SAP liidese kaudu. 3.4. Asutuste käskkirju, lepinguid ja mitmesuguseid muid raamatupidamise algdokumente säilitatakse Asutuste 4 dokumendihaldussüsteemides (edaspidi DHS). Asutuste poolt koostatud raamatupidamise algdokumendid edastatakse sel juhul Keskusele ja PTOle elektrooniliselt DHSi kaudu. 3.5. Ülekannete tegemine ja laekumiste vastuvõtmine toimub e-Riigikassa infosüsteemi kaudu. 3.6. Põhivarade ja väheväärtusliku vara arvestust peetakse Riigitöötaja Iseteenindusportaali (edaspidi RTIP) varade moodulis või väheväärtuslike varade puhul ka Excelis Asutustes kohapeal. 3.7. Lähetuste alusdokumentide vormistamiseks ja menetlemiseks ning SAPi sisestamiseks kasutatakse RTIP lähetuste moodulit. 3.8. Asutuste puhkuste arvestust peetakse RTIP puhkuste moodulis. 3.9. Maksudeklaratsioonid esitatakse ja säilitatakse e-Maksuameti infosüsteemis. 3.10. Statistilist aruandlust esitatakse e-STAT-i vahendusel. 3.11. Asutused saavad neile vajalikke aruandeid SAP veebipõhise aruandlussüsteemi Business Object (edaspidi SAP BO) kaudu. 3.12 Kontode analüütilise arvestuse kohta lisainformatsiooni saamiseks koostatakse erandjuhul Excel tabeleid. Exceli tabeleid säilitatakse Keskuse võrgukettal. 4. MAJANDUSTEHINGUTE DOKUMENTEERIMINE, DOKUMENTIDE KO NT RO L L J A T E H IN G UT E KI RJ E ND A MI NE 4.1. Tehingute raamatupidamisregistritesse kirjendamise aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument. Asutus dokumenteerib majandustehingud ja edastab majandustehinguid tõendavad algdokumendid ja koonddokumendid keskusele või PTOle vastavalt toimemudelile. 4.2. Raamatupidamiskirjendi aluseks olev algdokument peab sisaldama andmeid vastavalt RPS §7 sätestatule. 4.3. Asutuste majandustehingute dokumenteerimiseks on kasutusel järgmised algdokumendid:  arved (müügiarved, ostuarved);  saatelehed, aktid;  sularahakviitungid, tšekid;  riigikassa konto (pangakonto) väljavõtted;  lähetuskorraldused ja -aruanded koos kulu tegemist tõendavate algdokumentidega;  muud majanduskulusid tõendavad dokumendid, sh pangakaardiga tasutud kulude aruanded;  palgaarvestuse dokumendid (palgalehed);  ostu-müügilepingud;  rendilepingud, liisinglepingud;  muud lepingud;  põhivara arvelevõtmise, ümberhindamise ja mahakandmise aktid;  inventuurilehed (lugemislehed, inventuuriaktid);  teatised ja esildised;  raamatupidamise õiendid;  mitmesugused muud toimemudelites kajastatud dokumendid. 4.4. Asutuste poolne dokumendi õigsuse kontroll peab tagama, et: 1) dokument kajastab majandustehingut õigesti; 2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud kokkuleppele; 3) tehing on seaduspärane ja vajalik; 4) tehing on kooskõlas riigieelarve ja selle alamaktidega; 5) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele; 6) kokkuleppe sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist; 7) dokument on Asutuse poolt kontrollitud ja kinnitatud vastavalt Asutuses kehtivale korrale. 4.5. Asutused märgivad dokumentidele Asutuse finants- ja juhtimisarvestuse pidamiseks vajalikud tunnused (kontolaiendid) ning lisavad vajadusel muud informatsiooni, mis selgitab kulu majanduslikku sisu või finantseerimisallikate jaotust vms. 5 4.6. Keskuse töötajad kontrollivad asutustest saadud dokumente, tagades SAPi sisestamisel, et: 1) raamatupidamiskontod, tehingupartneri, tegevusala, allika ja rahavoo koodid on õiged; 2) eelarve liigi ja objekti, eelarvekonto, eelarveüksuse, kulukeskuse, tulukeskuse, ressursi/kulukoha, toetuse, projekti koodid on sisestatud vastavalt Asutuse poolt määratule; 3) maksetähtpäev on õige; 4) saaja rekvisiidid (pangakonto number, nimi ja muud andmed) on õiged; 5) summad on õiged; 6) kande kuupäev on õige; 7) kulutuse eest ei ole varem tasutud. 4.7. Keskuse töötaja kontrollib, kas kontolaiendid on vastavuses Asutustes kehtiva korraga ja küsib kahtluse korral Asutuselt edastatud tunnused üle. 4.8. Keskuse töötaja poolt SAPi sisestatud andmed loetakse tema poolt kontrollitud ja kinnitatud andmeteks. 5. DOKUMENDIKÄIVE, DOKUMENTIDE GRUPEERIMINE JA SÄILITAMINE 5.1. Asutuse dokumendikäibe korraldus peab tagama dokumentide õigeaegse töötluse ja säilitamise. Dokumendikäibe tähtajad ja säilitamise kord reguleeritud toimemudelites. 5.2 Raamatupidamisdokumentide grupeerimisel toimikutesse ja nende säilitamisel lähtutakse RPS §12 sätestatust, Toimemudelitest, Asutuste ja RTK asjaajamiskorrast. 5.3 Ostuarved registreeritakse ja säilitatakse eAK infosüsteemis. Lähetuste, majanduskulude ja varade dokumendid säilitatakse RTIPis, kui RTIP on kasutusel. Muud dokumendid registreeritakse asutuste DHS-des või põhitegevuse infosüsteemides. E-Riigikassa väljavõtted säilitatakse e-Riigikassa infosüsteemis. Kui dokument on nõuetekohaselt elektrooniliselt säilitatud (koos dokumendi kontrollimist kinnitavate andmetega), võib paberdokumendi toimemudelis sätestatud aja pärast hävitada. 5.4. Asutustest saadetakse dokumendid keskusele elektrooniliselt eAK, RTIPi või DHSi vahendusel või e-posti teel. E-postiga saadetakse dokumendid keskuse üldmeili aadressile [email protected], otse asutust teenindava keskuse või PTO töötaja meiliaadressile. 6. RAAMATUPIDAMISREGISTRID 6.1. Raamatupidamisregistreid, mis sisaldavad kontode saldosid ja liikumisi ning raamatupidamiskirjenditele lisatud informatsiooni peetakse SAPis ning neid ei säilitata paberil väljatrükina. 6.2. SAPis avatakse r iigiraamatupidamiskohustuslasele iseseisva aruandekohuslase (ettevõtte) tunnus. Kultuuriministeerium on koos valitsemisala riigiasutustega on koondatud aruandekohuslase tunnuse M000 alla. 6.3. SAPis eristatakse asutusi segmendi tunnusega. Segmendi tunnus tekitatakse SAPis igale kandele tuletamise teel tuluüksusest või kuluüksusest automaatselt. 7. KONTOPLAAN JA KONTOLAIENDID 7.1. Kontoplaan lähtub AFAJ lisas nr 1 kehtestatud kontode koodidest, millele võib lisada allkontosid Asutustele vajaliku detailsema majandusliku sisu üle arvestuse pidamiseks. SAP-is kasutatakse AFAJ kehtestatud kontode koodidest pikemaid 8-kohalisi kontosid. SAPis olev aktuaalne kontoplaan ja muud arvestusobjektid on kättesaadavad SAP BO aruandest AA002. 7.2. Tehingupartneri kood (AFAJ lisa 2) lisatakse kontole nõutavuse korral käsitsi või võetakse automaatselt raamatupidamissüsteemis olevast hankijate või klientide registrist. 7.3. Tegevusala kood (AFAJ lisa 3) lisatakse kontole nõutavuse korral, sh SAPis automaatselt Asutuse eelarveüksuse (Fund Center) järgi. 7.4. Iga Asutus moodustab SAPis ühe eelarveüksuse. 6 7.5. Igale Asutusele määratakse SAPis üks tuluüksus, mis on seotud Asutuse kuluüksustega. Kuluüksused määratakse igale Asutuse administratiivsele üksusele. Kuluüksus sisestatakse kulukontodele, va kulum, mille korral see tekib automaatselt põhivara kaardile sisestatud kuluüksuse järgi. Kuluüksust kasutatakse ainult tekkepõhistel kulukontodel. 7.6. Eelarve liik ja objekt eelarve täitmise jälgimiseks nõutav kassa- ja tekkepõhine arvestusobjekt, mis määrab eelarve allika (riigieelarvest, toetustest või omatulust vms). 7.7. Eelarve konto (ehk kuluartikkel) on kassa- ja tekkepõhine arvestusobjekt, mis näitab eelarve majanduslikku sisu ja on automaatselt seotud kontoplaaniga. Eelarve konto määratakse SAPi kontoplaanis igale kontole. Tekkepõhiselt on eelarve konto kasutusel enamdetailselt vastavalt valitsemisala otsusele (kuni konto tasandini). Eelarve konto esitatakse ka kassapõhiselt, kuid eelarve kontroll toimub kõrgemal tasemel lähtudes rahandusministri määrusest „Eelarveklassifikaator“. 7.8. Allika kood (Tegevusvaldkond) (AFAJ lisa 4) lisatakse kontole nõutavuse korral käsitsi. 7.9. Rahavoo kood (AFAJ lisa 5) lisatakse kontole nõutavuse korral käsitsi või on seadistatud SAPis põhivaraga tehtavate tehingute korral lähtudes toimingu koodist. 7.10. Välistoetus – kasutatakse saadud välistoetuse ning selle kaas- ja omafinantseerimisel ning välistoetuse arvelt tehtud kulutuste kajastamisel. Iga välistoetuse kohta avatakse toetuse (Grant) kood, mis on kasutusel nii kassa- kui ka tekkepõhise arvestusobjektina. 7.11. Projekti kood (WBS-element, Projekti struktuurelement, PS-element) – kasutatakse SAPis ainult tekkepõhiselt omavahel seotud kindla tähtaja ja eelarvega tegevuste tähistamiseks – nt saadud kodumaiste projektitoetuste üle arvestuse pidamiseks. Tunnus on kohustuslik materiaalse ja immateriaalse põhivara soetamise korral. Igale soetatavale varaobjektile luuakse eraldi projekti kood, vajadusel ka eraldi eelarveliikide lõikes. Projektile on SAPis võimalik sisestada eraldi eelarve. 7.12. Kulukoht (ressurss) võimaldab SAPis sisestada tekkepõhist eelarvet ja pidada täiendavat tekkepõhist arvestust teatud tegevuste (otsekulud - tähistusega OK, üritused - tähistusega UR) või ressurssidega (nt sõiduautod, kinnistud) kaasnevate tulude ja kulude kohta. Kulukohti saab kasutada ainult tekkepõhiselt tulu- ja kulukontodel. 7.13. Iga koolituse kohta luuakse SAPis PTO poolt või RTIP koolitusmooduli kaudu koolitussündmus (HR objekt). Koolitussündmuse numbri abil jõuavad koolitusele tehtud kulutused automaatselt SAP BO koolitusaruannetesse. 7.14. Vajadusel lisatakse SAPis kontole määrang lisainformatsiooniga. RTIP lähetuste moodulist lähetuste ekspordil SAPi kantakse lähetuse number automaatselt määrangu väljale. 7.15. Kandele lisatakse SAPis käibemaksukood, mis juhib käibemaksu automaatset arvestust. 7.16. Kandele lisatakse SAPis ettemakse indikaator, millega juhitakse ettemaksete arvelevõtmist teatud kindlale kontole ja nende hilisemat väljapakkumist ettemakse sulgemiseks. 7.17. Kandele lisatakse SAPis muid tunnuseid, kui need on nõutavad SAP kasutusjuhendi alusel. 8. EELARVE JA SELLE TÄITMISE JÄLGIMINE 8.1. Arvestusobjektide süsteemi (eelarveüksused, tulu- ja kuluüksused, eelarve liigid ja objektid, toetused ja muud valitsemisala ja Asutuste juhtimisarvestuseks vajalikud koodid) haldab Kultuuriministeeriumi (edaspidi Ministeerium) finantsosakond. Keskus organiseerib uute koodide loomise SAPis ja teavitab koodi loomisest Ministeeriumi ja Asutust e-posti teel. 8.2. Eelarve sisestatakse SAPi Rahandusministeeriumi poolt riigieelarves, Vabariigi Valitsuse ja kultuuriministri poolt seatud limiitide jälgimiseks. Kooskõlastatult Ministeeriumi finantsosakonnaga võib Asutus eelarve detailsemalt jaotada. Asutustelt saadud tekkepõhise eelarve ja nende muudatused sisestab SAPi Keskus. 8.3. Asutuste juhid kinnitavad volitatud isikud, kes vastutavad eelarve sihipärase kasutamise eest ning kontrollivad ja kinnitavad algdokumente. Kui Asutust teenindab Keskus, siis saadab Asutus volitatud isikute nimed Keskusele viimase nõudmisel. 8.4. Eelarve täitmise jälgimiseks kajastab Keskus tehingud SAPis, lisades kontolaiendid, sh eelarveüksused, eelarve 7 liigid, eelarve kontod, tegevusalad, toetused, projektid ja muud tunnused. Eelarve täitmise ja selle jälgimise eest vastutavad Asutused. Keskuse vastutus on sätestatud toimemudelis. 9. KONTODE SALDODE KONTROLLIMINE JA PARANDUSKANDED 9.1. Keskus kontrollib SAPis iga kuu lõpu seisuga kontode analüütiliste saldode õigsust. Nõuete ja kohustuste kontodel suletakse (kliiritakse) laekunud, üle kantud või tasaarveldatud nõuded ja kohustused jooksvalt. Ülejäänud lahtised analüütilised saldod kontrollitakse iga kuu lõpu seisuga üle, et veenduda nende õigsuses. Aasta lõpu seisuga tehakse inventuur Asutuste lõikes kõigi bilansikontode avatud saldode kohta ja saadetakse inventuuri tulemus Asutustele teadmiseks. 9.2. Raamatupidamiskandeid ei kustutata ega tehta neis selgitusteta ega viideteta parandusi. SAPis kasutatakse parandamiseks SAP automaatset storneerimist, mis automaatselt seob esialgse ja storneeritud kande. Uuele (parandatud) kandele sisestatakse sõnaline selgitus parandamise kohta koos parandatud kande numbri märkimisega. 9.3. Paranduskande alusdokumendiks võib olla esialgne alusdokument, Asutuse e-kiri parandamist vajavate andmete kohta või Keskuse poolt koostatud raamatupidamisõiend. 9.4. Saldode ja varade inventuuri üldpõhimõtted ja kord on esitatud käesoleva Eeskirja peatükis 17. 10. ARVELDUSED 10.1. Ülekanded ja laekumised e-riigikassa vahendusel 10.1.1. Üldjuhul riigiraamatupidamiskohustuslasel pangakontosid kommertspankades (kontserniväliseid kontosid) ei ole. Arvlemine toimub läbi e-Riigikassa. Pangakontod kommertspankades on lubatud avada ainult rahandusministri loal, vt ka eeskirja punkt 10.5. 10.1.2. E-riigikassas avatakse kontod, mille kaudu teenindatakse kas riigiraamatupidamiskohustuslast (kõiki asutusi) tervikuna või teatud asutust või teatud asutuste gruppi olenevalt konto kasutamise ja konto liikumiste jälgimise vajadusest. 10.1.3. Maksete tegemiseks on e-Riigikassas avatud üks ühine kulukonto asutuste maksete saatmiseks. Eraldi tehakse ülekandeid Kultuuriministeeriumi välisvahendite kontolt. 10.1.4. SAPile üle viidud asutuste laekumiste vastuvõtmiseks kasutatakse e-Riigikassas ühist tulukontot. Eraldi tulukonto avatakse asutusele kui see on nõutud Euroopa Liidu fondidest saadavate toetuste jälgimiseks ja kasutamiseks või see on otstarbekas teatud liiki tulu laekumise jälgimiseks (nt riigilõiv, trahv, tagatised) või kui keskusel oleks ühise konto kasutamise korral laekumiste jaotamine asutuste kaupa keeruline ja aeganõudev. 10.1.5. Välistoetuste jaoks eraldi avatud e-Riigikassa kontode (sh välisabi riikliku kaasfinantseerimise vahendite) liikumine kajastatakse kontogrupis 1005 – välistoetuste kontod. Kultuuriministeeriumi välispangas avatud konto liikumine kajastatakse kontogrupis 1001 – arvelduskontod pankades. Ülejäänud e-Riigikassa kontode liikumine kajastatakse SAPis netofinantseerimisena eelarvest kontodel 70000000 – saadud siirded eelarvest (ülekannetele) ja 71000100 - antud siirded eelarvest (laekumistele). 10.1.6. Keskus kajastab e-Riigikassa kontode liikumised SAPis jooksvalt igapäevaselt ning sulgeb kõik avatud kanded hiljemalt järgmise kuu 25. kuupäevaks. 10.1.7. Ülekannete tegemisel osalevad kaks keskuse töötajat. Üks (maksekorralduste kontrollija) moodustab SAPis maksekorraldused automaatselt ja teine (maksekorralduste saatja) saadab need SAPist X-tee liidese kaudu e- Riigikassasse. 10.1.8. Asutuste töötajatel on e-Riigikassa kontodele piiratud juurdepääs. Kasutusõigusi asutuste töötajatele e- Riigikassa kontode nägemiseks annavad ministeeriumi finantsosakonna selleks volitatud töötaja või Kultuuriministeeriumi valitsemisala talituse juhataja-pearaamatupidaja kui e-Riigikassa administraatorid. Asutuste töötajatele antakse e-Riigikassas õigused piiratult ainult oma asutuse tulude kontodele. 10.1.9. Kui laekumisel ei ole selgelt viidatud laekumise sisule, pöördub Keskus Asutuste poole selgituste saamiseks. 10.1.10. Selgituseta või Asutustele mittekuuluvad laekumised võetakse SAPis arvele selgitamata laekumistena kontole 8 20360010. Nende edasikandmise või tagasikandmise aluseks võib olla raha maksja või raha saaja sellekohane esildis, Asutuse poolt edastatud menetlus või raamatupidamisõiend. 10.1.11. Selgitamata laekumised vaadatakse üle hiljemalt iga kuu lõpus. Kui kahe aasta jooksul laekumisest pole midagi selgunud, kantakse laekumine õiendiga tuluks kontogrupi 3888 kontole. Raamatupidamisõiendile märgitakse laekumise kuupäev, summa, muud olemasolevad andmed laekumise kohta, tuluks kandmise põhjendus, õiendi koostaja nimi ja allkiri. 10.1.12. Asutuse e-Riigikassa kontole ekslikult makstud summa ning enammakstud summa (v.a lõivud, tagatised) kuni 1000 eurot võib maksjale tagasi kanda taotluseta, kui on selgelt väljaloetav, et ekslikult kantud summa ei kuulu Asutusele ega teistele Asutustele. 10.1.13. Enammakstud kuni 5-eurose laekumise võib õiendi alusel kanda Asutuse tuluks. Kui maksja soovib enammakstud summat tagasi, siis tehakse tulu vähendamine ning kantakse maksjale summa taotluse alusel tagasi. 10.2. Sularahakassa 10.2.1. Sularahakassa luuakse asutuses, kui sularaha vastuvõtmist nõutakse seadusandlusega või alternatiivsed maksevõimalused puuduvad. 10.2.2. Sularahakassat omav asutus koostab sularahakassa eeskirja määrates selles kassa maksimaalse limiidi, e- Riigikassas asuvale pangakontole inkasseerimise korra ning kassa dokumenteerimise, inventeerimise ja turvanõuded. Kinnitatud sularahaeeskirjad saadetakse ka keskusele. 10.2.3.Üldjuhul ei tohi sularahakassa maksimaalne limiit asutuses olla suurem kui 10 000 eurot. Kui asutuse sularaha käibed nädalas ületavad oluliselt antud eeskirja üldise limiidi ja limiidist kinnipidamine eeldaks nädalas korduvaid sularaha inkasseerimisi pangakontole viiakse sularaha panka mitte limiidi 10 000 eurot täitumisel, vaid vähemalt kord nädalas. 10.2.4. Vastuvõetud tulud viiakse panka punktis 10.2.3. toodud limiidi täitumisel, kuid vähemalt kord kuus kuu viimasel tööpäeval. Kui asutus on oma sularahakassa eeskirjas määranud põhjakassade suurused, siis moodustab pankaviidava summa põhjakassat ületav summa. Aasta lõpus laekunud summad viiakse panka 31. detsembriks. 10.2.5. Asutuse juhi käskkirjaga või ametijuhendiga määratakse sularahatehingute eest vastutav isik, kes vastutab selle eest et: 1) kassadokument kajastab sularaha liikumist õigesti; 2) sularahatehing on kooskõlas sularahakassa eeskirjadega ja on seaduspärane; 3) sularaha liikumist kajastav tehing registreeritakse kronoloogilises järjekorras koheselt selle toimumisel sularahatehingute ja kassa jäägi arvestamiseks peetavas registris (infosüsteemis) ehk kassa päevaraamatus; 4) sularaha jääk registris on sama, mis tegelik jääk sularaha kassas; 5) kehtestatud sularaha jäägi limiiti päeva lõpus ei ole ületatud. 10.2.6. Sularaha hoitakse seifis. Seifi võtmed ja avamiskoodid on sularahatehinguid tegeva volitatud isiku valduses, kes ei tohi neid anda kolmandate isikute valdusse või jätta järelvalveta kohta, kust nad võiks sattuda kolmandate isikute valdusesse. Volitatud isik kohustub viivitamatult teatama a sutuse juhile võtmete või avamiskoodide sattumisest kolmandate isikute valdusesse ja hüvitama puuduva summa, kui see on tekkinud võtmete või avamiskoodide sattumisest kolmandate isikute valdusesse tema süül. 10.2.7. Sularaha vastuvõtmisel vormistatakse sissetulekuorder ja väljaandmisel väljaminekuorder. Orderile märgitakse asutuse nimi, asutuse registreerimisnumber, orderi järjekorranumber, tehingu kuupäev, tehingu sisu ja summa. 10.2.8. Üldjuhul asutused sularahakassast väljamakseid ei teosta. 10.2.9. Sularaha viib panka asutuse juhi poolt selleks volitatud isik või vastavalt lepingule inkassatsiooni teostav firma. Panka viidud sularaha kohta lisatakse sularaha väljaminekuorderile sularaha panka sissemakse kviitung. 10.2.10. Sularaha jääki võrdleb volitatud isik iga päeva lõpul kassa päevaraamatuga (registriga). Kassapidaja trükib iga päeva kohta, millal kassas toimus liikumisi, kassa päevaraamatu (koos liikumiste ja sularaha saldoga) välja ning teeb sellele märke kontrolli teostamise kohta koos kuupäeva ja allkirja märkimisega. 10.2.11. Kui sularaha käibed on väga väikesed, trükitakse kassa päevaraamat paberkandjal välja vähemalt 31.detsembri seisuga ja muul ajal vastavalt vajadusele. Päevaraamatu kontrollib ja kinnitab allkirjaga asutuse finantstöötaja. Kassa sissetuleku- või väljaminekuorderitel ei ole lubatud teha parandusi. 9 10.2.11. SAPs kajastatakse sularahakassa liikumised kuu koondkannetena iga kuu lõpu kuupäevaga, va juhul kui kanded imporditakse igapäevaselt SAPi kassasüsteemist liidese abil. 10.3. Deebet- ja krediitkaardid 10.3.1. Asutused otsustavad vajadusel deebet- ja krediitkaartide väljaandmise oma töötajatele asutuse ülesannetega seotud kulutuste eest tasumiseks määratud limiidi piires ning vastutavad kaartide tagastamise eest töötajate töölt lahkumisel. Riigikassa kontsernikonto koosseisus oleva arvelduskontoga seotud deebet- või krediitkaartide saamiseks esitavad asutused nõuetekohase taotluse koos dokumentide koopiatega Kultuuriministeeriumile, kes edastab asutuste taotlused ettenähtud vormil Rahandusministeeriumile. 10.3.2. Kaart väljastatakse kaardivaldajale, kes vastutab selle säilimise ja sihipärase kasutamise eest. Kaarti võib kasutada ainult teenistus- või tööülesannete täitmiseks vajalike tehingute tegemiseks. Kaardivaldaja on kohustatud hüvitama kaardi mittesihipärase kasutamisega vm viisil riigile tekitatud kahju. Kui kaardivaldaja teenistus- või töösuhe lõpeb, on ta kohustatud koheselt tagastama kaardi asutusele. Asutus informeerib koheselt Kultuuriministeeriumi kaardi sulgemise vajadusest. 10.3.3. Deebet- ja krediitkaarte kasutatakse välislähetuses või siseriiklikult sel juhul, kui kulutuse eest puudub võimalus tasuda tavapärase ülekande teel e-riigikassa kaudu. 10.3.4 Põhjendatud vajadusel võib deebetkaarte kasutada ka avansi väljavõtmiseks või sularaha väljavõtuks kassasse. 10.3.5. Kaardivaldajad esitavad pangakaardiga tehtud kulutuste kohta selgitused koos kuludokumentidega elektroonselt RTIPi pangakaardi aruannete vormil. 10.3.6. Keskus kajastab pangakaartidega toimunud tehinguid kuludes ja kohustuste kontol 20329000 aruandvate isikute (kaardiomanike) lõikes, võttes aluseks asutuse poolt keskusele edastatud aruanded. Aruandele lisatakse kulu tõendavad dokumendid (kulutšekid). Dokumentide koostamine, kinnitamine ja esitamine toimub vastavalt toimemudelile. 10.3.7. Kuludokumendi puudumisel jäävad kulud kajastamisele konto 10369000 “Muud nõuded” deebetis kuni kuludokumendi esitamiseni või ühe kuu möödumiseni nõude arvelevõtmisest. Kuludokumendi mitteesitamisel teeb asutuse juht otsuse, kuidas puuduva alusdokumendita aruandva isiku tehtud kulutuse puhul toimida. 10.4. Kontsernivälised kontod 10.4.1 Kultuuriministeeriumil ja tema valitsemisala riigiasutustel iseseisvaid kontsernikonto väliseid pangakontosid krediidi- ja või finantseerimisasutustes ei ole. 10.4.2. Krediidi- või finantseerimisasutustes iseseisva pangakonto omamiseks antakse iga-aastaselt eraldi luba riigieelarve seaduse § 64 lõike 2 alusel kassalise teenindamise valdkonna eest vastutava ministri käskkirjaga. Luba kontsernikontode väliste pangakontode kohta kommertspankades antakse üheks aastaks. Uue taotluse arvelduskonto kasutamise tähtaja pikendamise kohta järgnevaks aastaks esitab Rahandusministeeriumile ministeerium tähtaja lõppemise eelarveaasta 15. novembril. 11. TULUDE JA NÕUETE ARVESTUS 11.1. Siirded 11.1.1. Riigiraamatupidamiskohustuslaste vahelist (sh Asutuste omavahelist) varade üleandmist kajastatakse mitterahalise siirdena kontol 70001000 – saadud mitterahalised siirded ja kontol 71001000 - antud mitterahalised siirded. Vara või kohustus antakse üle koos lähtudes bilansilisest (jääk)väärtusest. Vastuvõtja peab võtma arvele samasugused saldod samadel bilansikontodel, mis olid enne üleandmist arvel üleandja bilansis. 11.1.2. Asutuste tekkepõhiste siirete kanded tulemi üleandmiseks Rahandusministeeriumile tehakse tulemiaruande baasil tuluüksuste lõikes. 11.2. Saadud ja antud toetused 11.2.1. Toetuste liigid ja kajastamise üldpõhimõtted on sätestatud AFAJ § 24 ja 25. Toetuste kajastamist reguleerib ka “Juhend toetuste kajastamiseks kasumi teenimise eesmärki mitteomavatele üksustele”. Juhend on kättesaadav Riigi Tugiteenuste Keskuse kodulehel www.rtk.ee. 10 11.2.2. Projektitoetuse saamisel avab keskus asutusele vajadusel toetuse ja/või eraldi projekti koodi(d) (WBS element, projekti struktuurelement, PS-element). 11.2.3. Välistoetuse saamisel avatakse asutusele välistoetuse kood (grant). Sama koodi kasutakse vastavale toetusele kaasfinantseerimise saamise ja kasutamise ning soovi korral ka omafinantseerimise korras tehtud kulutuste puhul. Omafinantseeringu osa grandi moodulisse lisamiseks esitab asutus Kultuuriministeeriumi finantsosakonna kaudu keskusele eelarve ümbertõstmise/sisestamise taotluse. 11.2.4. Osaliselt või täielikult toetuse või sellele lisatud kaasfinantseerimise arvelt finantseeritud kulutustega paralleelselt tehakse kohe ka toetuse saamise tulukanded lepinguga ette nähtud proportsioonide alusel. Asutused tagavad selleks vajaliku informatsiooni kulutuste alusdokumentide (nt ostuarvete) kontrollimisel ja kinnitamisel. 11.2.5. Tegevuskulude katteks antud sihtfinantseerimine (tegevustoetus) kajastatakse toetuse ülekandmisel koheselt kuluna. 11.2.6. Projekti sihtfinantseerimine (projektitoetus), mis on väiksem kui põhivara kapitaliseerimise kahekordne alampiir, kantakse raamatupidamisarvestuse lihtsustamise eesmärgil koheselt kuluks. Üle kapitaliseerimise alampiiri olevad sihtfinantseerimise ülekanded kajastatakse üldjuhul esmalt ettemakstud toetusena kontogrupis 1038. 11.2.6.1. Arvestuse lihtsustamise eesmärgil võib sihtotstarbelised toetused kajastada sihtfinantseerimise kuluna väljamakse tegemise hetkel juhul, kui toetus on ette nähtud kogu perioodi (eelarveaasta) jooksul toimuva regulaarse tegevuse katteks, on oma olemuselt püsiva iseloomuga ja/või kajastub eelarves stabiilselt erinevatel aastatel. 11.2.6.2. Arvestuse lihtsustamise eesmärgil võib edasiantavad toetused kajastada sihtfinantseerimise kuluna väljamakse tegemise hetkel juhul, kui toetus on ette nähtud edasiandmiseks tegevustoetusena või kogu perioodi (eelarveaasta) jooksul toimuva regulaarse tegevuse katteks ning kajastatakse edasiantava toetuse saaja poolt kuluna toetuse väljamaksmise hetkel. 11.2.6.3. Punktis 11.2.6.1. ja 11.2.6.2. arvestuse lihtsustamise eesmärgil koheselt sihtfinantseerimise kuluna kajastatud toetuste saldot hinnatakse kord kvartalis saldovõrdluse käigus või kindlasti vähemalt aasta lõpu seisuga teatise või aruande alusel ja vajadusel kajastatakse toetuse kasutamata osa korrigeeriva kandega kontogrupis 1038. 11.2.7. Kontogrupis 1038 kajastatud ettemakstud toetused kantakse kuludesse saadud sihtfinantseerimise teatise alusel või sel hetkel, kui toetuse kasutamise aruanne on esitatud. Enne aruande esitamist aktsepteeritakse toetuse kuludesse kandmise alusena ka vastaspoole esitatud teatist/õiendit toetuse kasutamise kohta. Teatise/õiendi võib esitada nii posti kui ka e-posti teel. 11.2.7.1. Lisaks hindab asutus iga aasta lõpu seisuga või seisuga kuni kaks kuud enne aasta lõppu toetuste ettemakseid, mille kohta toetuse kasutamise aruanne ei ole õigeks ajaks laekunud või aruande esitamise tähtaeg ei ole saabunud. Kui asutus hindab, et toetus on tõenäoliselt täielikult ära kasutatud, kuid aruanne on esitamata, koostab ta selliste ettemaksete kohta keskusele akti, mille alusel keskus kannab vastavad toetused kuluks. Asutus tugineb hinnangu andmisel ettemakse tegemise kuupäevale ja toetuse eesmärgile. Näiteks, kui üritus, mille tarbeks toetust anti, on ajaliselt toimunud või kui ettemakse tehti mitu aastat tagasi, on tõenäoline, et raha on ära kasutatud. keskusele esitatav akt kinnitatakse asutuse juhi või juhi poolt määratud isiku poolt. 11.2.7.2. Asutus jätkab arvestuse pidamist ja aruannete nõudmist selliste toetuste kohta, mis on akti alusel kuluks kantud, kuid mille kohta aruanne on saamata, kuni aruande laekumiseni või raha tagasisaamiseni. Raha laekumisel saadab asutus keskusele info kulu vähendamiseks. 11.3. Riigilõivud 11.3.1. Asutus kontrollib enne riigilõivudega maksustatud toimingute tegemist, kas riigilõiv on laekunud. SAPis kajastatakse riigilõive kassapõhiselt tuluna igakuistelt koondkannetena e-riigikassa väljavõtte alusel. 11.3.2. Valesti laekunud või enammakstud riigilõivu tagastamiseks maksjale esitab Asutus Keskusele avalduse. 11.4. Trahvid 11.4.1 Kultuuriministeeriumi valitsemisalas kogub trahve ja sunniraha Muinsuskaitseamet lähtudes muinsuskaitseseadusest. Trahvide ja sunniraha määramise aluseks olevad ettekirjutused kantakse kultuurimälestiste registrisse. Trahvide ja sunniraha üle peetakse arvestust Asutuses. SAPis kajastatakse trahve kassapõhiselt tuluna trahvi laekumisel. 11 11.5. Hoonestusõiguse seadmise tasu 11.5.1. Kultuuriministeerium kogub tulu hoonestusõiguse seadmisest. Tasusid hoonestusõiguse seadmise eest kajastatakse kontol 32370000 “Hoonestusõiguse seadmise tasu”. Jooksva kalendriaasta hoonestusõiguse seadmise tasu kajastatakse tuludes samal aastal arve koostamise kuus. 11.6. Autoriõiguse tasud 11.6.1. Vastavalt autoriõiguste seadusele teostab Kultuuriministeerium riigile pärimise teel üle läinud autoriõigust ja autoriõigusega kaasnevaid õigusi, sealhulgas autoritasude kogumist. Autoriõiguste kasutajaga sõlmitakse litsentsileping. Tasumine toimub litsentsilepingu alusel või vajadusel koostab keskus esildise alusel arve. Kultuuriministeerium kajastab autoriõigustega kaasnevate õiguste teostamisest saadud tulu tuluna majandustegevusest. Saadud tulu kasutab Kultuuriministeerium stipendiumite maksmiseks. 11.7. Aktsiisi- ja hasartmängumaksu tulud 11.7.1. Vastavalt hasartmängumaksu- ning tubaka- ja alkoholiaktsiisi (alkoholi-, tubaka-, kütuse- ja elektriaktsiisi seadus) seadustele kogub nimetatud maksutulu Maksu- ja Tolliamet. Laekunud maksutulust suunatakse seaduses ettenähtud määrade ulatuses tulu Eesti Kultuurkapitali kaudu kultuuriehitistele Kultuuriehitiste jaoks edasiantavat maksutulu kajastab Kultuuriministeerium oma aruandes Maksu- ja Tolliameti poolt esitatud teatiste alusel. 11.7.2. Tulu tubaka- ja alkoholiaktsiisi- ning hasartmängumaksu laekumisest, mis suunatakse kultuuriehitistele Eesti Kultuurkapitali kaudu, kajastatakse Kultuuriministeeriumi aruandes nii tuludes kui ka kuludes tehingupartneri koodiga 099001. Tulud kajastatakse kontodel 30430000 „Hasartmängumaks õnne- ja osavusmängudelt“ ja 30420100 „Alkoholiaktsiis“ ning kulud vastavalt kontodel 60156020 „Edasiantud hasartmängumaks“ ja 60155510 „Edasiantud alkoholiaktsiis“. Maksutulu ning edasiantud maksu kulu kajatatakse Kultuuriministeeriumi aruandes jooksvalt igakuiselt Maksu- ja Tolliameti teatise alusel. Edasiantav maksutulu laekub Eesti Kultuurikapitalile. 11.8. Nõuete laekumise jälgimine 11.8.1. Nõuete tähtaegset laekumist jälgib Asutus koostöös Keskusega lähtudes Toimemudelist. 11.8.2. Asutus jälgib nõuete laekumist. Vajadusel teavitab Keskuse töötaja maksetähtaja ületanud nõudest Asutust, kes võtab võlgnikuga ise ühendust. Asutus võtab tasumata nõuete infot teadmiseks ostjale järgmiste teenuste osutamisel ja üldjuhul keeldub teenust osutamast, kui ostjal on maksmata arveid. Keskus saadab juhul, kui nõue ei laekunud maksetähtajaks, hiljemalt 30 päeva pärast maksetähtaega või järgmise arvega, kui see väljastatakse enne eelmise arve maksetähtajast 30 päeva möödumist, maksjale meeldetuletuskirja, kui Asutusega on nende saatmine kokku lepitud. Vastasel juhul saadab meeldetuletuskirju Asutus ise. 11.8.3. Kui Keskus saadab meeldetuletuskirju, siis saadab ta juhul, kui klient ei ole peale esimese meeldetuletuskirja saatmist nõuet tasunud, teise meeldetuletuskirja 60 päeva peale maksetähtaega. Teise meeldetuletuskirja kaasatakse kõik meeldetuletuskirja saatmise kuupäevaks kogunenud nõuded. 11.8.4. Meeldetuletuskirja ei saadeta, kui nõude summa on alla 5 euro, kuna nõude sissenõudmist loetakse sel juhul majanduslikult ebaotstarbekaks. 11.8.5. Meeldetuletuskirjal arvestatakse viivist, kui viivis oli lepingus ette nähtud. Viivise nõuet ei võeta bilansis arvele, kuivõrd seda loetakse juba tekkimise hetkel samuti ebatõenäoliselt laekuvaks. 11.9. Nõuete hindamine ebatõenäoliselt laekuvaks 11.9.1. Nõuete laekumise tõenäosust hinnatakse vähemalt iga kvartali lõpu seisuga individuaalselt. Nõuete allahindlus toimub vastavalt Eeskirjas ja Toimemudelis sätestatule. 11.8.2. Asjaolud, mille alusel hinnatakse nõuete laekumine ebatõenäoliseks, on: 1) kui võlgnikule on saadetud korduvalt meeldetuletuskirju ja neile ei ole vastatud; 2) kui võlgnikule on saadetud meeldetuletuskirju ning vaatamata korduvatele meeldetuletustele ei ole võlgnik nõuet tasunud; 3) kui võlausaldaja on esitanud ostja või Asutuse vastu hagiavalduse; 4) kui ostjale on välja kuulutatud pankrot või likvideerimine. 11.9.3. Kui nõuete laekumise tõenäosust ei ole võimalik või otstarbekas individuaalselt hinnata, kasutatakse ligikaudset meetodit, mille korral hinnatakse nõuded, mille maksetähtaeg on ületatud: 12  1) 90-180 päeva võrra, alla 50% ulatuses; 2) üle 180 päeva võrra, alla 100% ulatuses. 11.9.4. Kui ebatõenäoliseks tunnistatud ja kuludesse kantud nõue laekub, kajastatakse see laekumise kuul ebatõenäoliselt laekuvaks arvamisest tekkinud kulu vähendusena. 11.10. Nõuete hindamine lootusetuks 11.10.1. Lootusetuteks nõueteks loetakse ebatõenäoliselt laekuvateks tunnistatud arved, kui puuduvad igasugused võimalused nõude tagasinõudmiseks, sh: 1) Asutusel ei ole võimalik oma nõudeõigust kaitsta võlgniku pankroti või likvideerimise korral; 2) võlgnikku ei leita; 3) sundtäitmisele saata ei ole võimalik või sundtäitmine ei anna tulemusi; 4) võla sissenõudmiseks ei saa või ei ole majanduslikult kasulik meetmeid rakendada. 11.10.2. Keskus saadab vähemalt üks kord aastas Asutusele ettepaneku nõuete lootusetuks kandmise kohta. Asutus kinnitab nõuete lootusetuks kandmise ettepaneku lähtudes Toimemudelist ja saadab kinnitatud ettepaneku Keskusele. 11.10.3. Ebatõenäolise nõude lootusetuks tunnistamisel kannab Keskus nõude ja selle allahindluse kontrakontol bilansist välja. 11.10.4. Lootusetu nõude laekumise korral võetakse see arvele tuluna. 12. KULUDE JA KOHUSTISTE ARVESTUS 12.1. Ettemakstud tulevaste perioodide kulud 12.1.1. Üldjuhul ettemakseid ei tehta. Ettemakset kasutatakse, kui seda ei ole võimalik vältida. Esitatud, kuid maksmata ettemaksuarvet ei kajastata raamatupidamises. Raamatupidamises kajastatakse ettemaks tasumise hetkel. 12.1.2. Ettemakstud tulevaste perioodide kulud kantakse arve eest tasumise kuus kohe kuluks juhul, kui arve summa ilma käibemaksuta on väiksem kui põhivara kapitaliseerimise alampiir. 12.1.3. Põhivara soetamisega kaasnev käibemaksu ettemaks kajastatakse ettemaksu tegemise kuupäeval kontole 601002 - käibemaks põhivara soetuselt või võetakse arvele sisendkäibemaksu kontol 103701. 12.1.4. Teenuste ja kaupade (va põhivara) soetamisega kaasnev käibemaksu ettemaks kajastatakse ettemaksu tegemise kuupäeval perioodi kuluna kontol 601000 või võetakse arvele sisendkäibemaksu kontol 103701. 12.1.5. Ettemaksete kontodel teeb Keskus igakuiselt ülevaatuse sulgemata ettemaksete kohta (SAP avatud kirjed). 12.1.6. Pikemat aega sulgemata ettemaksete korral, mille puhul Keskusele ei ole teada põhjus, tehakse järelepärimine Asutusele. 12.2. Tegevuskulud 12.2.1. Üldpõhimõtted 12.2.1.1. Kulud kajastatakse üldjuhul selle Asutuse (Segmendi) koodiga, kelle tegevuseks kulu kasutati. 12.2.1.2. Kui Asutus maksab mitme Asutuse tegevuskulude eest, siis kajastatakse kulud selle Asutuse kuludes, kes vastavad kulud finantseeris. 12.2.1.3. Õppelaenude hüvitamisest tekkivat erisoodustuste kulu (koos maksukuluga) kajastatakse Ministeeriumi kuluna ega jaotata teistele Asutustele. 12.2.2. Näituste kulude periodiseerimine 12.2.2.1. Näituste kulud tuleks võimalusel kajastada näituste tuludega samas perioodis. Püsinäituste ja kauem kui üks aasta kestvate ajutiste näituste puhul tagavad kulude kajastamise õige perioodi põhivara arvelevõtmise reeglid. Kui näituste tarbeks soetatakse varasid, mis vastavad põhivara mõistele, see tähendab, et nende soetusmaksumus on alates põhivara kapitaliseerimise alampiirist ja kasutusaeg üle aasta, siis võetakse need varad põhivarana arvele ja amortiseeritakse nende kasuliku eluea jooksul kuluks. 13 12.2.2.2. Muude alla aasta kestvate ajutiste näituste kulude puhul, kus tehtud kulud ei vasta põhivara arvelevõtmise reeglitele, hindab Asutus aasta lõpu seisuga tulevaste perioodide kulude (ettemaksu) kajastamise vajadust. Ettemaksude kajastamise vajaduse hindamisel arvestab Asutus konkreetse näituse konkreetset perioodi ja tulude voogusid, et tagada tulude kulude õiglasem vastavus. Näiteks, kui näitus, mille tarbeks kulud tehti, avatakse ajaliselt selliselt, et oluline osa näituse avatud oleku ajast ning olulised tulude vood jäävad järgmisesse kalendriaastasse, võib tekkida vajadus kulusid ajatada tuludega samasse perioodi. Kui Asutus hindab aasta lõpu seisuga, et tal on seoses näituse perioodi ning selle kulude-tulude vooge arvestades vajalik kajastada tulevaste perioodide kulusid, siis selle kohta vormistatakse hindamisakt, mille kinnitab Asutuse juht või juhi poolt määratud isik. Näituse kulud ajatatakse, juhul kui tulevaste perioodide hinnanguline kulu ületab põhivara kapitaliseerimise alampiiri. 12.3. Töötasud 12.3.1. Töötasu arvutatakse iga kuu kohta ja kantakse töötajate pangakontodele arvestuskuu viimasel tööpäeval (palgapäeval) kui Asutuse sisekorrareeglites ei ole sätestatud teisiti. 12.3.2. Töötasude väljamaksmise aluseks on palgaleht, mis saadetakse peale arvestuse teostamist Asutusele infoks. 12.3.3. Töötajatele väljastatakse SAPist töötaja e-posti aadressil väljavõte (palgateatis) arvestatud ja kinnipeetud summade ja panka ülekandmisele saadetud summa kohta. 12.3.4. P uhkusetasu ja sellelt arvestatud maksud kantakse selle kuu kulusse, millise kuu arvestuses need kajastati. 12.3.5. Puhkuse eest arvestatakse tasu vastavalt Vabariigi Valitsuse määruses sätestatule. 12.3.6. Puhkuste avaldus esitatakse RTIP puhkuste moodulis. Avalduses märgib töötaja lisaks, kas ta soovib puhkusetasu maksmist eelviimasel tööpäeval enne puhkusele jäämist või koos palgaga palgapäeval. Info väljamakse kohta jõuab SAPi RTIP puhkuste moodulist automaatselt. RTIP puhkuste mooduli kaudu varem esitatud soovi puhkusetasu väljamaksmise päeva kohta on vajadusel võimalik töötaja kirjaliku avalduse alusel muuta. 12.3.7. Kasutamata puhkusepäevade ja väljamaksmata puhkusetasude kohustust hinnatakse ümber üks kord aastas aastaaruande lõpu seisuga lähtudes Toimemudelist. Puhkusetasu ja sellega seotud maksukohustuse korrigeerimine kajastatakse kontol 202010 – puhkusetasude kohustus ning tööjõukulude kontodel. Väljamaksmata puhkusetasude kohustuse arvestuse aluseks on SAPi aruanne ette saadud või saamata puhkusepäevade kohta. 12.4. Erisoodustused 12.4.1. Erisoodustuse kulu ja sellelt arvestatud maksud kajastatakse samas perioodis. 12.4.2. Erisoodustuse alusdokumendil kajastatud käibemaks kuulub samuti maksustamisele kui erisoodustus. Kui arve esitaja on avaliku sektori üksus, kajastatakse käibemaksu osa TP koodiga 800699. 12.4.3. Erisoodustustelt maksude arvestamise ja kande koostamise aluseks on raamatupidamisõiend. Keskus kasutab õiendi koostamiseks SAP BO aruannet. 12.5. Arveldused aruandvate isikutega 12.5.1 Asutuse juht kinnitab töötajate nimekirja, kellel on õigus saada majandusavanssi või kui avansisaajaid ei ole eelnevalt kinnitatud, kinnitab asutuse juht või tema poolt volitatud isik igakordse avansitaotluse. Avanss kantakse üldjuhul töötaja pangakontole. Majandusavansside maksmise üle peetakse aruandvate isikute lõikes analüütilist arvestust. 12.5.2. Avansi kasutamise kohta esitab aruandev isik aruande. Avansi kasutamise aruanne kontrollitakse ja esitatakse keskusele vastavalt toimemudelis sätestatule. Isikutele, kellel on võlgnevus või kes ei ole eelmist avansi kasutamise aruannet esitanud, ei ole üldjuhul lubatud uut avanssi üle kanda. 12.5.3. Kultuuriministeeriumi kultuuriesindajad esitavad aruande koos kuludokumentide koopiatega elektroonselt RTIPi kaudu majanduskulude vormil hiljemalt aruandeperioodile (kuule) järgneva kuu 10-ndaks kuupäevaks. 12.5.4. Lähetuskulude avanssi makstakse töötajatele RTIPi lähetuskorralduse alusel, millel on näidatud sõidu eesmärk, täpne sihtkoht, kuhu sõidetakse, lähetuse aeg, erinevate finantseerimise allikate puhul vastav allikas ja eeldatavad kulud. Käskkirja kinnitab asutuse juht või asutuse juhi poolt selleks volitatud isik. Asutuste direktorite lähetused kinnitab kantsler ning ministeeriumi lähetused kinnitab kantsler või tema volitatud isik. Lähetuskorraldused ja kuluaruanded menetletakse vastavalt toimemudelis sätestatule. 14 12.5.6. Töötajatele, kellel on lähetusaruanne esitamata või tekkinud võlgnevus, väljastatakse uus lähetuse ettemaks Asutuse juhi loal. 12.5.7. Lähetusaruandele lisatakse kulusid tõendavad dokumendid. Kuludokumendid on arved, tšekid, kviitungid, piletid, pardakaardid jms dokumendid. 12.5.8. Isikliku sõiduauto teenistus-, töö- ja ametisõitudeks kasutamise kulud hüvitatakse Asutuse juhi poolt sätestatud korras. 12.5.9. Asutuse juhi käskkirjaga võib kehtestada sideteenuse kasutuslimiidid. Töötaja hüvitab isiklikud kõned vastavalt asutuses kehtestatud korrale. 12.5.10. Muid tööülesannete täitmisega seotud kulusid kompenseeritakse vastavalt Asutuses kehtestatud korrale. Töötaja esitab selleks avalduse, lisades kuludokumendi(d). 12.5.11. Tervise edendamisega seotud kulusid hüvitatakse töötajale vastavalt Asutuses kehtestatud korrale. Asutus seab sisse limiitide arvestamise süsteemi, et tagada õige maksuarvestus ja õige info INF14le. 12.6. Kohustused 12.6.1. Kohustuste kajastamisel lähtutakse tekkepõhisuse printsiibist, mille järgi kõik aruandeperioodil tekkinud kohustused kajastatakse aruandeperioodi bilansis. 12.6.2. Kui aruande koostamise ajaks puudub arve, kajastatakse see bilansis viitvõlana kontol 20329000. Kui summa ei ole täpselt teada, võetakse viitvõlgnevus arvele ligilähedaselt, kasutades eelneva perioodi tegelikku kulu või lepingus ettenähtud summat. 12.7. Eraldised 12.7.1. Vajaduse ilmnemisel moodustab keskus asutusele bilansis eraldise. Eraldised võetakse arvele lühi- ja pikaajalise osana, lähtudes hinnangust nende realiseerumise tähtajale, kontorühmades 206 ja 256. Pikaajalised eraldised kajastatakse diskonteerituna määraga 4% aastas. Eraldiste moodustamist kajastatakse samaaegselt kuludes (eraldiste vähenemist kulude vähenemisena). 12.8. Laenu maksete tagamise kohustused 12.8.1. Ministeerium finantseerib ministeeriumi valitsemisel olevate sihtasutuste ja avalik-õiguslike juriidiliste isikute poolt võetud laenude tagasimaksmist. Võetud laenu tagasimaksmise finantseerimise kohustust kajastatakse lühiajalise kohustusena (periood kuni 1 aasta) kontol 20355000 ja pikaajalise kohustusena (üle 1 aasta) kontol 25355010. 12.8.2. Vähemalt kord kvartalis esitavad sihtasutused ja avalik-õiguslikud juriidilised isikud info võetud laenude ja laenu arvelt tehtud kulude kohta. Saadud teatise alusel teeb Keskus kande kohustuste vähenemise kohta. 13. VARUDE ARVESTUS 13.1. Varude üle raamatupidamisarvestust SAPis ei peeta. Mitmesugused igapäevase töö tarbeks soetatud varud, sh kontoritarbed, tööriided ja klientide varustus, transpordivahendite varuosad, remondi- ja hoolduse materjalid kajastatakse soetamise kuupäeval tegevuskuludes. 13.2. Kui Asutused peavad vajalikuks hoiukohtades olevate varude koguselist ja rahalist arvestamist, kasutavad nad selleks Asutuse põhitegevuse infosüsteeme või Excelit. 14. PÕHIVARADE ARVESTUS 14.1. Üldpõhimõtted 14.1.1. Põhivarade arvestus toimub vastavalt Kultuuriministeeriumi valitsemisel oleva riigivara üleandmise, kasutamiseks andmise, võõrandamise ning kõlbmatuks tunnistamise, mahakandmise ja hävitamise korrale. 14.1.2. Põhivara kajastatakse selle Asutuse bilansis, kes omab antud vara üle valitsevat mõju (st kasutab vara oma 15 majandustegevuses) ja kannab põhilisi vara kasutamisega seotud riske. Vara kasutamisel mitme Asutuse poolt otsustatakse iga vara puhul eraldi, kelle bilansis vara kajastatakse. Asutuse bilansis ei kajastata varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta. Selliste varade olemasolu kajastatakse bilansivälistel kontodel. 14.1.3. Põhivara arvestust peetakse SAPis ja RTIP varade moodulis. 14.1.4. SAPis kajastab põhivaraga seotud tehingud Keskus ning RTIP varade moodulis Asutus. 14.1.5. Põhivara kapitaliseeritakse lähtudes RPSs, RTJs ja AFAJs sätestatud reeglitest. 14.2. Põhivara arvelevõtmine 14.2.1. Põhivarad grupeeritakse klassidesse lähtudes SAPis ja RTIP varade moodulis olevatest riigi ühtsetest põhivara klassidest. Põhivara klass määrab, millistele kontodele tehakse põhivaraga seotud kanded. Igale klassile on määratud vaikimisi kasulik eluiga, mida tuleb korrigeerida, kui see pole antud varale sobiv. Konkreetse vara kasuliku eluea määrab asutuse vara tundev spetsialist. 14.2.2. Kogumina võetakse arvele need ühesuguse elueaga varad, mille olemasolule ning järelejäänud elueale hinnangu andmine on inventuuri ajal reaalselt võimalik komplektina. Kogumina arvele võetud varade puhul peab vara juures olema info kogumisse kuuluvate põhi- või väheväärtuslike varade kohta. 14.2.3. Igal olemasoleval varal, mida ei saa tuvastada ilma inventarinumbrita peab olema peale kantud inventarinumber. Varadele, mis oma asukoha (nt välitingimustes asuv vara, vara lugemisulatusest väljas kõrguse tõttu) või iseloomu poolest (nt kunstiväärtused, kardinad, vaibad) ei võimalda varaobjektile tunnuse kleepimist, inventari kleebist ei kanta. Kogumite puhul markeeritakse kogumitunnusega kogumisse kuuluvad kõik esemed, mis kuuluvad inventeerimisele kas põhi- või väheväärtusliku varana. 14.2.4. Iga uue põhivara soetamisel avatakse uus projekti struktuurelemendi kood (WBS-element), mille kaudu kantakse vara soetamisel tehtud kulutused varakaardile. Vara soetus kajastatakse esmalt vastavat varaklassi tähistava kontogrupi kontol algusega 5529. Kontole lisatakse kandes projekti struktuurelemendi kood. 14.2.5. Iga kuu lõpus viiakse vara soetusmaksumused kontogrupist 5529 üle põhivara kontodele algusega 15 koos põhivara soetuseks tehtud kulutuste varakaartidele kandmisega. 14.2.6. Põhivara kohta SAPi sisestatud põhiandmed kanduvad automaatselt RTIP varade moodulisse. 14.2.7. Põhivarade registreerimise muudes registrites (kinnisvararegister, hooneregister, autoregister jm) korraldab Asutuse varade arvestuse eest vastutav isik, kes vastutab ka vajalike muudatuste tegemiste eest nendes registrites. 14.2.8. Lõpetamata ehitustöid kajastatakse poolelioleva põhivara klassis eraldi kaartidel. 14.3. Põhivara amortisatsiooni arvestus 14.3.1. Uute varade kasuliku eluea määramisel lähtutakse järgmisest kasulikust elueast, mida Asutuse vara tundev spetsialist etteantud vahemiku korral täpsustab ning spetsiifiliste või kasutatud varade korral muudab: Eeldatav kasulik Amortisatsiooni norm Põhivara liik eluiga aastates protsentides Hooned 50 a 2% Rajatised (teed, trassid, piirdeaiad jms) 20 a 5% Masinad ja seadmed (v.a transpordivahendid) 5–10 a 10-20% Transpordivahendid 5a 20% Inventar (sh mööbel, bürooseadmed, muu inventar) 5–10 a 10-20% Info ja kommunikatsioonitehnoloogia seadmed (sh 3-5 a 20-33,33% serverid, andmesideseadmed, videokonverentsi 16  seadmed) Immateriaalne põhivara 5-10 a 10-20% 14.3.2. Järelejäänud kasulikku eluiga hinnatakse parenduste arvelevõtmisel ja inventuuride käigus. Kui ilmneb, et vara järelejäänud hinnanguline eluiga on oluliselt erinev esialgu hinnatust, muudetakse amortisatsiooni perioodi. 14.3.3. Maad ja kultuuriväärtusega asju (sh kunstiväärtusi), mille väärtus aja jooksul ei vähene, ei amortiseerita. Sisustus- ja kujunduseesmärgil soetatud asju, millel ei ole püsivat väärtust, samuti muuseumi abikogusse arvatud asju, mis kuuluvad teatud aja järel väljavahetamisele, amortiseeritakse nende kasuliku eluea jooksul. 14.4. Parendused, remont ja hooldus 14.4.1. Parendused lisatakse põhivara soetusmaksumusele ainult juhul, kui need vastavad materiaalse põhivara mõistele ja vara bilansis kajastamise kriteeriumitele. 14.4.2. J ooksva hoolduse ja remondi iseloomuga kulutused kajastatakse perioodi kuludes. 14.4.3. Parenduste lisamisel põhivara soetusmaksumusele hindab Asutus vara järelejäänud eluiga ja edastab Keskusele info, kas parendus pikendab vara eluiga või jääb see samaks. 14.4.4. Kui parenduse käigus vahetati välja oluline osa põhivarast, kantakse väljavahetatud osa soetusmaksumus ja kulum põhivara maksumusest maha. 14.5. Põhivarade võõrandamine ja mahakandmine 14.5.1. Põhivarade võõrandamisel ja mahakandmisel lähtutakse AFAJ §44 põhinõuetest ning Kultuuriministeeriumi valitsemisel oleva riigivara üleandmise, kasutamiseks andmise, võõrandamise ja kõlbmatuks tunnistamise, mahakandmise ja hävitamise korrast. 14.5.2. Põhivarade võõrandamise ja mahakandmise eest vastutab Asutus. Võõrandamise ja mahakandmisega seotud dokumendid esitatakse Keskusele elektroonselt ja Keskus kannab saadud dokumentide põhjal põhivara bilansist välja. 15. VÄHEVÄÄRTUSLIKU VARA ARVESTUS 15.1. Asutus võtab alla põhivara kapitaliseerimise alampiiri väheväärtusliku varana arvele varaobjektid, kui ta peab konkreetse vara olemasolu ja paiknemise jälgimist oluliseks. 15.2. Väheväärtuslik vara kantakse maha Asutuse juhi otsuse alusel. 16. MAKSUDE ARVESTUS JA DEKLARATSIOONIDE KOOSTAMINE 16.1. Asutuste kohta esitatakse Maksu- ja Tolliametile järgneva kuu 10-ndaks kuupäevaks elektrooniliselt üks ühine Maksudeklaratsioon. TSD lisa 1 esitab PTO, TSD lisa 4 Erisoodustused esitab Keskus. 16.2. Maksude tasumisel kasutatakse ettemaksukontode jääkide vahekontot 10379900 – ettemaksukontode jäägid. 16.3. Maamaksu kajastatakse kuludes maksutähtaja saabumisel (vastavalt Maksu- ja Tolliameti maksuteadetele). 16.4. Käibedeklaratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile käibemaksukohuslaste lõikes eraldi. Selleks annavad Asutused Keskuse töötajale e-Maksuametis volitused. 17. INVENTEERIMINE 17.1. Üldpõhimõtted 17.1.1. Inventuurid on korralised ja erakorralised. 17 17.1.2. Inventuuri läbiviimise aeg Asutustes kinnitatakse Asutuse juhi otsusega. Materiaalsete ja immateriaalsete varade, sularahakassa ja varude inventuuri läbiviimiseks moodustatakse komisjon, mis koosneb vähemalt 2 liikmest. Inventeeritavate varade eest materiaalselt vastutav isik komisjoni kuuluda ei tohi, vaid osaleb komisjoni töös selgituste andjana. Inventuuri aktid allkirjastavad nii komisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik. 17.1.3. Vähemalt üks kord aastas viiakse läbi Asutuse varade ja kohustuste põhjalik inventuur (aastainventuur). Aastainventuuri käigus inventeeritakse kõik varade ja kohustuste saldod. Aastainventuuri läbiviimist tõendavaid dokumente (saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, inventeerimise aktid vm dokumendid, mis tõendavad vara või kohustuse kajastamise korrektsust) säilitatakse kui majandustehingute algdokumentatsiooni. Inventuuride läbiviimise eest jaotub vastutus Asutuse ja Keskuse vahel vastavalt Toimemudelile. 17.1.4. Saldoandmikke esitavad avaliku sektori üksused võrdlevad vähemalt iga kvartali lõpu seisuga kõiki omavahelisi saldosid. Võrdlemine toimub saldoandmike infosüsteemi päringute alusel. Vajadusel võrreldakse saldosid e-posti teel. Kui saldodes on erinevusi, selgitatakse need välja ja parandatakse. Konsolideerimisgrupi siseselt (tehingupartneri kood 0110) saldodes vahesid jääda ei tohi. Väljaspool konsolideerimisgruppi lähtutakse AFAJis §52 lg 8 määratud lubatud saldovahest. 17.1.5. Museaale inventeeritakse vastavalt kultuuriministri 08.07.2013.a. määrusele nr 31 “Museaali ja muuseumisse kauemaks kui aastaks hoiule võetud asja märgistamise ja säilitamise kord”. Museaale ja raamatuid (sealhulgas põhivarasse kuuluvaid museaale ja raamatuid) on lubatud inventeerida kord viie aasta jooksul. Sealjuures ei pea lähtuma ajalisest piirangust - museaale ja raamatuid ei pea inventeerima aruandeaasta lõpu seisuga või kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu. 17.1.6. Erakorralisi inventuure viiakse vajadusel läbi varade eest vastutavate või materiaalselt vastutavate isikute vahetumise korral üleandmise-vastuvõtmise päeva seisuga. Varguse, röövimise, omastamise ja kuritarvituse, samuti väärtuste riknemise (ujutus, põleng jms) kindlakstegemisel viiakse inventuur läbi viivitamatult nimetatud faktide selgumise järel. 17.2. Pangakontode inventuur 17.2.1. Pangakontode olemasolu korral võrreldakse igapäevaselt pangaväljavõtete ja pangakontode saldode vastavust. 17.3. Sularahakassa inventeerimine 17.3.1. Sularahakassa inventuuri viib läbi Asutuse juhi käskkirjaga Asutuse töötajatest moodustatud kaheliikmeline komisjon. Inventuuri juures osaleb kassaoperatsioonide eest vastutav isik. 17.3.2. Inventuuri tulemuste kohta koostatakse inventuuriakt, milles kajastuvad alljärgnevad andmed ja rekvisiidid: 1) inventuuri läbiviimise kuupäev; 2) komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad; 3) sularaha jääk numbrite ja sõnadega; 4) rahatähtede arv ja summa; 5) sularaha jääk raamatupidamise andmetel ja hälbed, kui neid on; 6) komisjoniliikmete allkirjad. 17.3.3. Sularaha inventuuri aktide koopiad saadetakse Keskusele, kus kontrollitakse sularaha vastavust saldoga raamatupidamises. Puudujääk kajastatakse kuni hüvitamiseni kontol 103690 “Muud nõuded”. Ülejäägid kantakse kontole 388890 “Muud (ebatavalised) tulud”. 17.3.4. Asutus viib sularahakassa korralise inventuuri läbi aasta lõpu seisuga ning ootamatu inventuur vastavalt asutuses kehtestatud korrale. 17.4. Põhi- ja väheväärtuslike varade ja varude inventeerimine 17.4.1. Põhi- ja väheväärtusliku vara inventeerimine 17.4.1.1 Põhi- ja väheväärtuslike varade inventuuri eesmärgiks on veenduda varade olemasolus ja seisukorras, et selgitada, kas varad on kajastatud finantsarvestuses õiglases väärtuses õigetel kontodel. 17.4.1.2. Põhi- ja väheväärtuslike varade inventuuri läbiviimiseks moodustatakse Asutuse juhi korraldusega komisjon ja määratakse inventuuri läbiviimise eest vastutav isik. Inventuurikomisjon koosneb vähemalt kahest liikmest, kes ei ole inventeeritavate varade eest vastutavad. Komisjoni on määratud töötajad, kes osakvad hinnata varade seisukorda ja järelejäänud eluiga. Komisjonile tutvustatakse eelnevalt lugemise metoodikat, inventuurinimekirja täitmise nõudeid ning inventuuri läbiviimise ja inventuuridokumentide esitamise tähtaegu. 18 17.2.1.3. Kultuuriministeeriumi valitsemisala Asutuste põhi- ja väikevahendite inventuurid tehakse seisuga 30.11. 17.4.1.4. Inventuuri alustamisele eelneb alati varade andmete korrastamine. Vaadatakse üle varade kogused ja nimetused. Vaadatakse üle, et ei oleks RTIPis inventuuriks sobimatute varade nimekirjas varasid, mis peavad olema invnetuuri kaastatud. Võrreldakse varade andmete ühtelangevust RTIPis, BOs ja SAPis. 17.4.1.5. Asutused koostavad RTIPis inventuurinimekirjad peale seda, kui Keskus on erinevate süsteemide varade andmete ühtelangevuses veendunud ja Asutusele nimekirjade koostamiseks loa andnud. 17.4.1.6. Varasid inventeeritakse nende asukoha ja varade eest vastutatavate isikute kaupa. Varade eest vastutav isik osaleb inventeerimiskomisjoni töös selgituse andjana. 17.4.1.7. Inventeerimiskomisjon vastutab inventuuri õigeaegsuse ja läbiviimise korrast kinnipidamise eest, inventeeritavate väärtuste tegelike koguste lugemislehtedele kandmise eest. 17.4.1.8. Inventuuri tulemused vormistatakse aktiga, mille kinnitavad kõik komisjoni liikmed ja varade eest vastutav isik. Aktis tuuakse eraldi välja: 1) kasutamiskõlbmatu (nii füüsiliselt kui moraalselt amortiseerunud) ning kasutuses mitteolev vara; 2) vara hinnanguline järelejäänud eluiga, kui see on oluliselt erinev arvestuslikust järelejäänud elueast. 17.4.1.9. Inventuuriakti põhjal koostatakse varade mahakandmise, allahindluse ja järelejäänud eluea muutmise dokumendid, mille põhjal koostab Keskus põhivara korrigeerimiskanded. 17.4.1.10. Üle- või puudujäägi korral kirjutab materiaalselt vastutav isik seletuskirja. Vahede korral: 1) varade ülejääk võetakse arvele; 2) varade puudujäägi korral selgitatakse välja süüdlane ja nõutakse puudujääk temalt sisse; kui süüdlast pole võimalik tuvastada, kantakse vara maha kuluks; 3) kuritarvitusest tingitud kahju kindlakstegemisel esitatakse materjalid viie päeva jooksul pärast fakti tuvastamist uurimisorganitele. 17.4.2. Varude inventeerimine 17.4.2.1. Varude inventuuri eesmärgiks on veenduda kauba olemasolus ja seisukorras ning identifitseerida väheliikuvad artiklid. Inventuur peab hõlmama kõiki Asutuse ladusid ja asukohti, sh väliseid ladusid ja teiste osapoolte juures asuvaid kaupu. Komisjonimüüki võetud kaup peab olema Asutuse kaubast selgelt eraldatud, et vältida ekslikku inventeerimist. 17.4.2.2. Varude inventuuri läbiviimiseks moodustatakse Asutuse juhi korralduse või käskkirjaga komisjon ja määratakse inventuuri läbiviimise eest vastutav isik. Inventuurikomisjon koosneb vähemalt kahest liikmest, kes ei ole inventeeritavate varude eest vastutavad. Inventuurikomisjon peab olema võimalikult sõltumatu, aga samas kaupa tundev. 17.2.2.3. Kultuuriministeeriumi valitsemisala Asutuste varude inventuurid tehakse seisuga 31.12. 17.4.2.4. Varusid inventeeritakse nende asukoha ja nende eest vastutatavate isikute kaupa. Varude eest vastutav isik osaleb inventeerimiskomisjoni töös selgituse andjana. Varusid tuleb võimalusel inventeerida füüsilises järjekorras (st põhimõttel seinast seinani). Kui see pole võimalik või efektiivne, siis tuleb kehtestada põhimõte, kuidas loetakse. Inventuuri ajal ei tohiks varude liikumisi olla. Kui seda ei ole võimalik vältida, siis tuleb arvestada sissetulevate ja väljaminevate kaupadega. 17.4.2.5. Inventeerimiskomisjon vastutab inventuuri õigeaegsuse ja läbiviimise korrast kinnipidamise eest, inventeeritavate väärtuste tegelike koguste ja summade lugemislehtedele kandmise eest. 17.4.2.6. Varude lugemislehe koostamisel peaks võimaluse korral arvestama lugemise meetodit (nt kas kaubaartikli, vastutavate isikute, asukoha kaupa) ning koostama lugemislehed vastavalt sellele meetodile. Varude inventuuri lugemislehel ei kajastata ettetäidetud varude koguseid ega summasid, vaid need kannab komisjon lugemislehtedele lugemise käigus. 17.4.2.7. Inventuuri tulemused vormistatakse aktiga, mille kinnitavad kõik komisjoni liikmed ja varude eest vastutav isik. 19 Aktis tuuakse eraldi välja: 1) puudujäägid, ülejäägid; 2) kasutamiskõlbmatud varud (nii füüsiliselt kui moraalselt amortiseerunud); 3) lisaks antakse hinnang väheliikuvate varude allahindluse vajaduse kohta. 17.4.2.8. Inventuuriakti põhjal koostatakse varude mahakandmise või allahindluse dokumendid. 17.4.2.9. Üle- või puudujäägi korral kirjutab materiaalselt vastutav isik seletuskirja. Vahede korral: 1) varude ülejääk võetakse arvele; 2) varude puudujäägi korral selgitatakse välja põhjus ja süüdlase tuvastamisel nõutakse puudujääk temalt sisse; kui süüdlast pole võimalik tuvastada, kantakse varu maha; 3) kuritarvitusest tingitud kahju kindlakstegemisel esitatakse materjalid viie päeva jooksul pärast fakti tuvastamist uurimisorganitele. 17.5. Nõuete, ettemaksete ja kohustuste inventeerimine 17.5.1. Asutuste nõuete, ettemaksete ja kohustuste inventuuri viib läbi Keskus. Inventuuri tulemuste kohta vormistatakse aktid vastavalt RTK finantsarvestuse toimingute korrale. 17.5.2. Nõuete, ettemaksete ja kohustuste inventeerimisel viiakse läbi: 1) nõuete, ettemaksete ja kohustuste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi; 2) välisvaluutas fikseeritud nõuete ja kohustuste (välja arvatud ettemaksed) ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Euroopa Keskpanga valuutakursi alusel; 3) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine, vt ka Eeskirja punkt 11.8. 4) nõuete, ettemaksete ja kohustuste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks; 5) intressikandvate nõuete ja kohustuste tekkepõhine intressiarvestus; 6) maksukohustuste võrdlemine Maksuameti väljavõtetega. 17.5.3. Nõuete, ettemaksete ja kohustuste inventeerimisel koostab ning saadab Keskus olulistele deebitoridele ja kreeditoridele saldokinnituskirjad. Avaliku sektori üksustele saldokinnituskirju üldjuhul ei saadeta, kuna nendega võrreldakse saldosid saldoandmike infosüsteemis. Puhkusekohustuse jäägi arvestust ja inventuuri teostab PPO. 17.5.4. Saldokinnituskirjad koostatakse kasutades SAP standardvorme. 17.5.5. Keskus grupeerib inventuuridokumendid Asutuste kaupa ja saadab iga Asutust puudutava dokumentatsiooni Asutusele teadmiseks. 18. BILANSIVÄLISED KONTOD 18.1. Bilansivälised kontod (kontoliik 9) esitatakse täiendava informatsioonina aasta lõpu seisuga detsembrikuu saldoandmikes. See on oluline info ministeeriumi kui riigiraamatupidamiskohustuslase majandusaasta aruande esitamiseks. Bilansiväliste kontode kajastamist selgitab “Juhend bilansiväliste kontode esitamiseks saldoandmikes”. Juhend on kättesaadav Riigi Tugiteenuste Keskuse kodulehel www.rtk.ee. 18.2. Kontorühmas 900 kajastatakse töötajate keskmine arv töötajate gruppide lõikes. 18.3. Kontol 911030 võetud rendikohustused – kajastatakse mittekatkestatavate või teatud etteteatamistähtajaga katkestatavate või teatud leppetrahvide maksmisega katkestatavate kasutusrendilepingute kohaselt tasumisele kuuluvad kohustused, mida tasumata pole võimalik lepingut lõpetada. Vastava nõude täitmiseks kogub Keskus Asutustelt andmed. 18.4. Kontol 912030 nõuded rendile antud varadelt – kajastatakse mittekatkestatavate kasutusrendilepingute kohased nõuded rentnikele. Vastava nõude täitmiseks kogub Keskus Asutustelt andmed. 18.5. Kontol 911020 muud sõlmitud hankelepingud – kajastatakse oluliste ehitus- ja rekonstrueerimistööde, samuti muu põhivara soetamiseks sõlmitud lepingulised kohustused, mida ei ole bilansis arvele võetud. Vastava nõude täitmiseks kogub Keskus Asutustelt andmed. 20 18.6. Kontol 912010 toetuste saamise nõuded – kajastatakse olulised toetuste saamiseks (või edasivahendamiseks) sõlmitud lepingulised nõuded, mida ei ole veel bilansis kajastatud. Vastava nõude täitmiseks kogub Keskus Asutustelt andmed. 18.7. Kontol 911010 toetuste andmise kohustused – kajastatakse toetuste andmiseks (või edasivahendamiseks) sõlmitud olulised lepingulised kohustused, mida ei ole veel bilansis kajastatud. Vastava nõude täitmiseks kogub Keskus Asutustelt andmed. 18.8. Kontol 911080 – Kohtuasjadega seotud kohustused - kajastatakse kohtuasjadega seotud tingimuslikud kohustused, mis Asutuse hinnangul tõenäoliselt ei realiseeru. Vastava nõude täitmiseks kogub Keskus Asutustelt andmed. 18.9. Kontol 911090 – muud võetud kohustused kajastatakse muid tingimuslikke kohustusi. Vastava nõude täitmiseks kogub Keskus Asutustelt andmed. 19. ARUANDED 19.1. Keskus esitab iga kuu kohta saldoandmike infosüsteemi ühe koondsaldoandmiku valitsemisala kohta tsentraliseeritult üle kõigi asutuste koodiga 011001. 19.2. Kui kuu kohta esitatud saldoandmik on loetud lõplikuks, tehakse eelmiste perioodide kohta kandeid esimeses avatud perioodis. 19.3. Kord kvartalis, kvartali lõpu seisuga, võrreldakse saldoandmike infosüsteemis saldosid teiste avaliku sektori üksustega. Vahed kuni AFAJis lubatud piirmäärani on lubatud jätta parandamata, va asutuste vahelised saldod. 19.4. Statistikaametile esitatavad aruanded esitatakse Asutuste lõikes eraldi. Statistikaameti infosüsteemi aruannete sisestamise eest vastutab PTO töötaja vastavalt ametijuhendile. 19.5. Aruannetes seisuga 31.12. bilansivälise info esitamiseks saadab keskus asutustele igal aastal täidetava bilansivälise info vormi Excelis. Täidetud aruanne tagastatakse keskusele hiljemalt majandusaastale järgneva aasta 15. märtsiks. 19.6. Riigiraamatupidamiskohustuslane koostab ja kinnitab AFAJis määratud tähtajaks valitsemisala bilansi ja tulemiaruande. 19.7. Valitsemisala bilansi ja tulemiaruande juurde kuuluva tegevuskava täitmise aruande koostamise ja tähtaegse esitamise eest vastutab Ministeerium. 20. SEOTUD ISIKUD 20.1. Riigi raamatupidamise AFAJ 491 lg 1 p-s 1 nimetatud kõrgema juhtkonna liikmeks loetakse minister ning tegevjuhtkonna liikmeteks ministeeriumi kantsler ja asekantslerid ning Asutuste juhid. Seotud isikuteks loetakse lisaks eespool nimetatud isikute abikaasad, elukaaslased ja lapsed ning kõigi eelpool nimetatute valitseva või olulise mõju all (üksi või koos lähedaste pereliikmetega) olevad äriühingud, sihtasutused ja mittetulundusühingud. 20.2. Kui Asutuse poolt teostatud tehingu osapooled on seotud isikud ja tehing ei vasta õigusaktidele, Asutuses seatud üldistele nõuetele või ei ole sõlmitud turutingimustel, esitavad Asutused Keskusele algdokumendid koos vastavate kommentaaridega. Keskus kajastab tehingud vastavalt AFAJs kehtestatud nõuetele. 21