Hankija vastus vaidlustusele

KÄSKKIRI Tallinn 29.11.2024 nr 1-1/88 Õiguse ja hangete osakonna põhimäärus Siseministri 17. veebruari 2020 määruse nr 8 „Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskuse põhimäärus“ § 10 lõike 1 punkti 9 ja lõike 2 alusel, kooskõlas § 13 lõikega 5, kehtestan õiguse ja hangete osakonna põhimääruse: 1. ÜLDSÄTTED 1.1. Õiguse ja hangete osakond (edaspidi osakond) on Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskuse (edaspidi keskus) struktuuriüksus. 1.2. Osakond juhindub oma tegevuses Eesti Vabariigis kehtivatest õigusaktidest. 1.3. Osakonna tegevus toimub koostöös keskuse struktuuriüksustega vastavalt keskuse tegevuskavale ja osakonna tööplaanile ning peadirektorilt saadud ülesannetele. 2. OSAKONNA ÜLESANDED 2.1. Osakonna põhiülesandeks on korraldada keskuse õigusteenindamist ja riigihangete läbiviimist, tagades sellega keskusele seatud eesmärkide täitmise ja õiguspärase toimimise. 2.2. Põhiülesande täitmiseks osakond: 2.2.1. valmistab ette keskuse poolt sõlmitavaid lepinguid ning tagab lepingute juriidilise korrektsuse; 2.2.2. osaleb õigusaktide eelnõude ettevalmistamises ja väljatöötamises ning teeb ettepanekuid nende muutmiseks ja täiendamiseks; 2.2.3. esindab keskust õiguslike vaidluste lahendamisel, sh kohtus ja riigihangete vaidlustuskomisjonis; 2.2.4. töötab välja keskuses osakonna põhiülesannete täitmisega seotud reguleerivaid dokumente ning korraldab nende rakendamise ja haldamise; 2.2.5. koostab keskuse hankeplaani ning korraldab selle täitmist; 2.2.6. viib läbi keskuse hanked ja kokkuleppel ühishanked; 2.2.7. nõustab ja koolitab keskuse töötajaid oma vastutusvaldkonnas; 2.2.8. teeb osakonna vastutusvaldkonnas koostööd Siseministeeriumi ja tema valitsemisala asutustega ning teiste organisatsioonidega; 2.2.9. haldab osakonna põhiülesannete täitmisega seotud riske. 2.2.10. korraldab ja teostab osakonna osutatavate teenuste jätkusuutlikku haldamist ja arendamist ning muudatuste läbiviimist; 2.2.11. osaleb keskuses kehtestatud ja kokkulepitud protsessides vastavalt kokkulepitud rollijaotusele; 2.2.12. juhib kliendi ootusi osakonna osutatavate teenuste arendamisel või muutmisel; 2.2.13. teostab muid toiminguid vastavalt kokkulepetele ja protsessikirjeldustele. 3. OSAKONNA KOOSSEIS JA JUHTIMINE 3.1. Osakonna koosseisu kinnitab peadirektor. 3.2. Osakonda juhib õiguse ja hangete juht, kes allub peadirektorile. 3.3. Õiguse ja hangete juht juhib tema vahetus alluvuses olevate töötajate kaudu osakonna tööd, tagab osakonna ülesannete täitmise ning vastutab osakonnale pandud ülesannete õiguspärase, täpse ja õigeaegse täitmise eest, tagades seeläbi keskuse eesmärkide täitmise. 3.4. Töötajate tööülesanded on sätestatud töölepingutes. 3.5. Lisaks töölepingus sätestatule on osakonna töötajatel õigus esitada keskuse nimel keskusele arvamuse avaldamiseks või kooskõlastamiseks saadetud eelnõudele seisukohti, esindada keskust haldus- ja tsiviilkohtumenetluses, kriminaalmenetluses, riigihangete vaidlustuskomisjonis ning töövaidluskomisjonis. 3.6. Töötajad vastutavad nendega sõlmitud töölepingutes sätestatud tööülesannete õiguspärase, täpse ja õigeaegse täitmise eest. 3.7. Õiguse ja hangete juhi äraolekul asendab teda koos kõigi sellest tulenevate õiguste ja kohustustega õiguse ja hangete juhi poolt määratud töötaja. 3.8. Õiguse ja hangete juhi ülesanneteks on: 3.8.1. luua osakonna töötajatest meeskond, kelle töö tulemusena on tagatud keskuse eesmärkide, tegevuskava ning prioriteetide täitmine; 3.8.2. koordineerida põhiülesannete täitmisega seotud koostööd teiste osakondadega; 3.8.3. hinnata ja kaaluda osakonna põhiülesannetega seotud riske; 3.8.4. tagada peadirektori poolt antud korralduste täitmine ja probleemide ilmnemisel esitada neile lahendusettepanekud; 3.8.5. töötada välja osakonna ülesed mõõdikud, korraldada tulemuste mõõtmine ning tulemuste presenteerimine. 3.8.6. hinnata objektiivselt talle vahetult alluvate osakonna töötajate töö tulemusi ja anda töö tulemuste kohta tagasisidet; 3.8.7. esindada või korraldada osakonna esindamine osakonnale pandud ülesannete täitmisel erinevates töörühmades, komisjonides, projektides; 3.8.8. avaldada ja anda osakonna nimel arvamusi ning kooskõlastusi; 3.8.9. osaleda keskuse eelarveprotsessis oma osakonna eelarvet planeerides ning analüüsides osakonna eesmärkide täitmisega seotud finantskulusid; 3.8.10. taotleda osakonna ülesannete täitmiseks vajalikke vahendeid ning tagada eraldatud vahendite sihtotstarbeline kasutamine; 3.8.11. taotleda osakonna töötajate erialase kompetentsuse tõstmiseks täiendkoolitusi; 3.8.12. teha ettepanekuid töötajate tööle võtmiseks, vabastamiseks, edutamiseks, töötasu ja toetuste määramiseks, ergutuste kohaldamiseks ja muude personalialaste toimingute tegemiseks; 3.8.13. tagada kahesuunaline infoliikumine, sh edastada osakonna töötajatele juhtidelt ja teistelt struktuuriüksustelt osakonna ülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni; 3.8.14. tagada osakonna põhiülesande täitmisega seotud lepinguprojektide ettevalmistamine ja kooskõlastamine ning sõlmitud lepingute täitmise kontrollimine; 3.8.15. täita muid keskuse eesmärkide saavutamiseks vajalikke ülesandeid. 3.9. Õiguse ja hangete juhil on õigus: 3.9.1. allkirjastada keskuse kirjaplangil vormistatud informatiivse sisuga kirju; 3.9.2. sõlmida, muuta ja lõpetada keskuse nimel oma osakonna põhiülesande täitmisega seotud valdkonnas talle kinnitatud eelarve piires kuni 29 999,99 eurose maksumusega (ilma käibemaksuta) lepinguid asjade ostmiseks ning teenuste tellimiseks; 3.9.3. saada teistelt struktuuriüksustelt osakonna ülesannete täitmiseks vajalikke sisendeid vastavalt kokkulepitud töökorraldusele ja vastutusele; 3.9.4. komplekteerida osakonna koosseis ja otsustada personali sobivuse üle. 3.9.5. esindada keskust haldus- ja tsiviilkohtumenetluses, kriminaalmenetluses, riigihangete vaidlustuskomisjonis ning töövaidluskomisjonis. 3.10. Õiguse ja hangete juht vastutab: 3.10.1. keskuse põhimääruse ja osakonna põhimäärusega osakonnale pandud ülesannete õiguspärase, täpse ja õigeaegse täitmise eest; 3.10.2. osakonna põhiülesannete täitmisega seotud dokumentatsiooni koostamise, ajakohastamise ja haldamise eest; 3.10.3. osakonna oodatavate töötulemuste saavutamise ja asjakohaste mõõdikute seadmise eest; 3.10.4. osakonna poolt lisaväärtuse loomise eest põhiülesande täitmisega seotud valdkonnas tervikuna; 3.10.5. sobivate kompetentsidega töötajate värbamise, arendamise (sh koolitamise) ja motiveerimise eest. 4. RAKENDUSSÄTTED 4.1. Tunnistan kehtetuks peadirektori 9. jaanuari 2024. aasta käskkirja nr 1-1/2 „Õiguse ja hangete osakonna põhimäärus“. 4.2. Käskkiri jõustub alates 9. detsembrist 2024. aastal. (allkirjastatud digitaalselt) Mart Nielsen peadirektor Taivo Kivistik Riigihangete vaidlustuskomisjon [email protected] 04.12.2025 nr 3-10/94 Hankija vastus vaidlustusele riigihankes 296902 Vaidlustaja: Aktsiaselts ALARMTEC registrikood: 10165794 Kadaka tee 131/6, 12915 Tallinn esindaja: Kaarel Berg [email protected] Hankija: Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus registrikood: 70008440 Mäealuse 2/2, 12618 Tallinn esindaja: Roger Uusmaa e-post: [email protected] tel: 5353 9848 HANKIJA TAOTLUSED 1) Jätta vaidlustus rahuldamata ning vaidlustuses kantud menetluskulud vaidlustaja kanda; 2) mitte avaldada Lisa 1 (hankija vastavusotsus) vaidlustajale, kuna see sisaldab konkureeriva pakkuja pakkumuse tagasilükkamise detailseid põhjendusi, arvestades, et SMIT plaanib samale hanke esemele 2026 I kvartalis läbi viia kordushanke, kus mõlemad isikud pakuvad eeldatavasti samu seadmeid. Andmed kolmanda isiku pakkumuse osas ei oma selle vaidlustuse lahendamisel ka sisulist tähendust. Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus Telefon 612 6200 Reg. kood 70008440 Mäealuse 2/2, Tallinn 12618 E-post [email protected] www.smit.ee 1. ASJAOLUD 1.1. Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus (SMIT või hankija) viib läbi rahvusvahelist piirmäära ületavat avatud hankemenetlust „Dokumendiskännerid, nendega seotud tarkvara litsentsid ja tootetugi“ (296902). Hanketeade avaldati 6.10.2025, pakkumuste esitamise tähtajaga 10.11.2025 kell 15:00. Tähtaegselt esitati 2 pakkumust. 1.2. RHS § 52 lg 3 alusel kontrollis hankija esmalt pakkumuste vastavust riigihanke alusdokumentides esitatud tingimustele. 1.3. Hankija 21.11.2025 vastavusotsusega nr 3-13/278 (Lisa 1) lükati nii vaidlustaja, kui teise pakkuja pakkumused RHS § 114 lg 2 alusel tagasi, kuna need ei vasta riigihanke alusdokumentides esitatud tingimustele. 1.4. RHS § 47 kohaselt teavitas hankija 21.11.2025 pakkujaid hankeotsusest e-RHRi kaudu ja saatis mõlemale pakkujale eraldi teavituse põhjendustega pakkumuste tagasilükkamise kohta, koos infoga kordushanke läbiviimise kohta 2026 I kvartalis. 1.5. 2.12.2025 teavitas Riigihangete vaidlustuskomisjon (VAKO) hankijat vaidlustuse esitamisest hankes, milles vaidlustaja taotleb hankija 21.11.2025 otsuse kehtetuks tunnistamist osas, millega vaidlustaja pakkumus tagasi lükati. 1.6. Hankija selgitab, et ei ole hankes 296902 RHS § 83 kohast hankemenetluse lõpetamise teavitust teinud. 2. PÕHJENDUSED 2.1. Hankija vaidleb vaidlustusele vastu täies ulatuses. 2.2. Hanke nr 296902 eesmärk on ühe pakkujaga raamlepingu sõlmimine dokumendilugejate ja nendega seotud tarkvara litsentside ostmiseks ning tootjapoolse tootetoe osutamiseks, mida täitja kohustub tarnima vastavalt riigihanke alusdokumentidele, sõlmitud raamlepingule, tellimuse tingimustele ning nende järgselt tellijaga sõlmitud hankelepingutele ja nende lisadele. Täpsem hankeeseme kirjeldus on esitatud riigihanke alusdokumentide lisades 1 ja 2. Lisa 2 – Tehnilise kirjelduse p 3.1.7, tingimuse 44. kohaselt: „Dokumendilugeja PEAB olema sertifitseeritud järgmistele nõuetele vastavana: [BSI_TR_03105_4], [BSI_TR_03105_5-1] ja [BSI_TR_03105_5-2].“ 2.3. Nõue on sisustatud ka vastavustingimuses „Sertifikaat“, mille kohaselt: „Pakutav seade peab olema sertifitseeritud järgmise standardi alusel: BSI TR-03105 Version 2.0 Part 5.1 and Part 5.2. Koos pakkumusega peab pakkuja esitama pakutavate seadmete nimetused (loetelu), tehnilise(d) kirjelduse(d) ja seadmete sertifitseerimist tõendava(d) asjakohase(d) dokumendi(d). Seadmete kohta käivad dokumendid ja infomaterjalid võivad olla koostatud ja esitatud eesti- või ingliskeelsetena, muus keeles koostatud dokumendid tuleb esitada kas eesti- või ingliskeelse ametlikult kinnitatud tõlkega.“1 1 Vastavustingimuse „Küsimused ettevõtjale“ lahtris on hankija täiendavalt selgitanud, et ettevõtjalt oodatav vastus on sertifikaadi esitamine nimetatud standardile vastavuse osas. 2 2.4. Vaidlustaja esitas pakkumuse koosseisus tingimuse täitmise tõendamiseks dokumendid: 3_1_70x4M-5_DoC_28082025.pdf 3_1_70X4M_spec_en_Version-4.pdf 3_1_Certificate_BSI-K-TR-0625-4.pdf 3_1_Pakutavate_seadmete_loetelu.docx 3_1_Programmers Guide (en).pdf 3_1_Programmers Guide RFID (en).pdf 3_1_Regula Confirmation 2025.pdf 3_1_Statement.asice Vaidlustaja alltöövõtja Regula Baltija Ltd on kinnituskirjas „3_1_Statement“ viidanud, et dokumendilugeja Regula 7024M sertifikaadi uuendamine BSI TR-03105 Part 5.1 ja BSI TR- 03105 Part 5.2 osas on käimas. Vastavustestimise läbiviimist on kinnitanud ka testimise läbiviija secunet Security Networks AG dokumendis „3_1_Regula Confirmation 2025.pdf“. Viidatud kinnituskirjas puudub aga info, millise konkreetse seadme vastavustestimisega on tegemist. Samuti ei anna vastavustestimisega alustamine mingit kindlust selles osas, et seade üldse sertifitseerimisprotsessi läbib ja mis on sertifikaadi saamise tähtaeg. 2.5. Eeltoodust tulenevalt ei saa olla mõistlikku vaidlust selle üle, et pakkumuse esitamise tähtaja seisuga vaidlustaja pakkumus riigihanke alusdokumendis esitatud tingimusele ei vasta. Tegemist on tõendatud sisulise puudusega, mida ka täiendava selgituse küsimisega ei saa kõrvaldada, sest selgituste andmisega ei saa muuta sisuliselt mittevastavat pakkumust vastavaks. Sellest tulenevalt oli hankija ainsaks õiguspäraseks otsuseks pakkumus RHS § 114 lg 2 alusel tagasi lükata. 2.6. Antud olukorras ei kohaldu ka vaidlustaja viidatud RHS § 114 lg 3, mis võimaldab hankijal pakkumust mitte tagasi lükata olukorras, kus pakkuja tõendab oma pakkumuses hankijale vastuvõetaval viisil mis tahes asjakohaste tõendite abil, et tema pakutud lahendused on tehnilises kirjelduses esitatud nõuetega kooskõlas. RHS seletuskirja kohaselt selliste tõendite esitamine on lubatav üksnes erandlikel juhtumitel, kui pakkujal ei ole objektiivsetel ja tõendatud asjaoludel võimalik selliseid tõendeid etteantud tähtaja jooksul saada, siis võib pakkuja alternatiivse tõendina esitada näiteks toote tehnilise toimiku, mis tõendab, et tema pakutav vastab tehnilise kirjelduse nõuetele. Käimasolevas hankes sellist olukorda ei eksisteeri. Tavapäraselt on viidatud sertifikaatide kehtivus piiratud 5 aastaks. Vaidlustaja ei ole tähtaegselt teinud omapoolseid tegevusi sertifikaadi uuendamiseks, et tagada vastavus hetkel kehtivale standardile, kuigi tal selleks kõik võimalused olemas olid. Vastavustingimuse sõnastusest tuleneb üheselt, et pakutav seade peab olema sertifitseeritud ja esitada tuli seda tõendav sertifikaat. Olukorras, kus pakkumuste esitamise tähtaja seisuga oli vaidlustajal sertifikaadile vastavustestimine käimas, oleks vaidlustaja pidanud täitma oma hoolsuskohustust ning esitama hankijale, kas ettepaneku pakkumuste esitamise tähtaja 3  pikendamiseks, tegema päringu tingimuse täitmist tõendavate dokumentide selgitamiseks või vaidlustama sätestatud tingimuse. 2.7. Ükski huvitatud isik ei ole riigihanke alusdokumente vaidlustanud, mistõttu on need kehtivad. Ka ei ole ükski huvitatud isik pöördunud tingimuse selgitamiseks hankija poole. Seetõttu jääb mõistetamatuks, millele vaidlustaja nüüd alusdokumentide tingimust tõlgendama asudes tugineb. RHS § 114 kohaselt kontrollib hankija pakkumuste vastavust riigihanke alusdokumentides sätestatud tingimustele. Vastavalt RHS § 3 punktile 2 peab hankija riigihanke korraldamisel kohtlema hankemenetluses osalejaid võrdselt. Kui hankija hakkaks pakkumusi kontrollima viisil, mida pakkujatele ei olnud teatavaks tehtud juba enne pakkumuste esitamist, siis tooks see kaasa vaidlustaja ebavõrdselt soodsama kohtlemise võrreldes teiste pakkujatega. 2.8. Vaidlustaja viited 2017 aastal läbi viidud hankele 188683 ei ole selle vaidlustuse lahendamisel asjakohased. Hankija ja vaidlustaja sõlmisid hanke 188683 tulemusel küll raamlepingu, kehtivusajaga 11.10.2017-10.10.2021, kuid selles enam kui 8 aastat tagasi läbi viidud menetluses olid nõuded mh vastavustingimuse, kui standardi BSI TR-03105 Version 2.0 Part 5.1 ja Part 5.2 osas erinevad. Näitena, vaidlusaluse hanke 296902 lisa 2 p 1.5 kohaselt on nõutav vastavus TR-03105 Part 5.1, versioon 1.5 (avaldatud 10.02.2020) osas. Riigihankes 188683 nõuti vastavust TR-03105 Part 5.1, versioon 1.41 osas. Seega ei saa ainuüksi toodud faktile tuginedes kuidagi väita, et pakutud dokumendiskänner oleks kunagi läbinud vastavustesti, mis vastaks TR-03105 Part 5.1, versioon 1.5 nõuetele. Samuti on hanke 296902 vastavustingimuses üheselt sõnastatud, et pakkuja pidi esitama standardile BSI TR-03105 Version 2.0 Part 5.1 ja Part 5.2 vastavuse sertifikaadi. 2.9. Hankija nõustub, et vaidlustaja küsis 2017. a hankemenetluses 188683 hankijalt selgitust tootja poolt algatatud, kuid lõpule viimata sertifitseerimisprotsessi osas, millele hankija ka vastas, kuid see ei anna vaidlustajale õiguspärast ootust samasuguseks lähenemiseks ka kõigis tulevastes hankija poolt läbi viidud hangetes. Sellist võimalust ei näe ette ka kehtiv riigihangete regulatsioon. Hankija toonitab veel kord, et olukorras, kus vastavustingimus ei ole pakkujale üheselt arusaadav, ei lasu hoolsuskohustus üksnes hankijal, vaid ka pakkujal, kes peab selle konkreetse hankemenetluse raames esitama vastavasisulise päringu tingimuse selgitamiseks hankijale enne pakkumuste esitamise tähtaega. Pakkumuse esitamisega kinnitab pakkuja kõigi riigihanke alusdokumentides esitatud tingimuste ülevõtmist. 3. MENETLUSLIKUD KÜSIMUSED 3.1. Hankija nõustub vaidlustuse läbivaatamisega kirjalikus menetluses. 3.2. Kinnitan esindusõiguse olemasolu (Lisa 2, p 3.5.). 4 Lugupidamisega Roger Uusmaa hankejurist [email protected] 5