Saatja: "rahapesu - RAB" <
[email protected]>
Saaja: "Info - RAM" <
[email protected]>
Teema: Sisendi andmine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta
Kuupäev: 2025-12-29 07:29
Teie 12.12.2025 nr 11-3.1/5180-3
Meie 29.12.2025 nr 1.1-6/174-2
Tere
Edastame sisendi Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu
eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta.
1. How is management, preservation and archiving of documents by
public authorities regulated? Please provide an official translation of
the relevant regulations in one of the Council of Europe languages
(English or French).
Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused–Riigi Teataja
<https://www.riigiteataja.ee/akt/129122024019?leiaKehtiv>
Arhiiviseadus–Riigi Teataja
<https://www.riigiteataja.ee/akt/113032019033?leiaKehtiv>
Arhiivieeskiri–Riigi Teataja
<https://www.riigiteataja.ee/akt/114072023005?leiaKehtiv>
Avaliku teabe seadus–Riigi Teataja
<https://www.riigiteataja.ee/akt/122032011010?leiaKehtiv>
Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus–Riigi Teataja
<https://www.riigiteataja.ee/akt/114032025023?leiaKehtiv>
Rahapesu Andmebüroo teabehalduse kord
Rahapesu Andmebüroo dokumentide liigitusskeem
2. Are all documents held by a public authority registered? If so,
what information about the documents is put on the register? Who is
responsible for the registration? At which point does registration take
place?
Registreeritakse dokumendid, mis on asutuse tegevuse seisukohalt olulised.
Dokumendid registreeritakse dokumendihalduse süsteemis (DHS) esimesel
võimalusel ja hiljemalt järgmisel tööpäeval. Registreerimist teostavad
dokumendihalduse eest vastutavad isikud, dokumendi looja või vastuvõtja.
Registrisse kantav teave oleneb dokumendiliigist. Eesmärgiga tagada
dokumendi leitavus, jälgitavus ja tõendusväärtus kantakse dokumendi
registreerimisel DHS-i vähemalt järgmised andmed:
* dokumendi registreerimisnumber;
* dokumendi kuupäev;
* dokumendi liik (nt kiri, käskkiri, leping);
* dokumendi pealkiri või lühisisu;
* saatja või adressaat;
* dokumendi koostaja või vastutav isik;
* juurdepääsupiirang, kui see on kehtestatud;
* vajaduse korral viide seotud dokumentidele või menetlusele.
3. Are there any exceptions applied to the requirements for
registration of documents based on their content?
Avalikus dokumendiregistris (ADR) kuvatakse sissetulevad kirjad,
väljaminevad kirjad, käskkirjad ja lepingud. Muud dokumendiliigid
registreeritakse DHS-is ja ADR-is neid ei kuvata.
4. Are there some instructions or policies in place as regards
registration of correspondence sent directly to/from a public official?
DHS-is registreerimise põhimõtted on kirjeldatud asutuse teabehalduse
korras ja põhiprotsessides.
5. Are the registers of official documents public?
ADR-is kuvatakse sissetulevad ja väljaminevad kirjad, käskkirjad ja
lepingud.
6. Are electronic messages (emails, SMS messages, etc) treated in the
same way as physical documents?
Ei registreerita SMS-e ja muude äppide kaudu saadetud kirju, sõnumeid ja
dokumente.
7. Do public authorities use a common system for registering
documents, or does each public authority use its own system for
registration?
Rahapesu Andmebüroo kasutab dokumendihalduse süsteemi Delta.
8. What criteria do public authorities apply for storing official
documents? For example, in what format and where documents are stored?
Rahvusarhiivi poolt ette antud vormingud, mis on toodud Arhiivieeskirja
lisas nr 1. Valdavalt on dokumendid pdf, asice, csv, xls, jpeg, mp4, jpg,
png.
Dokumente säilitatakse DHS-is vastavalt dokumentide loetelus kehtestatule.
9. What criteria do public authorities apply for the retention of
documents and what retention periods are applied?
Vastavalt asutuse dokumentide liigitusskeemile on määratud dokumentide
säilitustähtajad, mis tulenevad kas seadusest või asutuse vajadustest.
Säilitustähtajad on kehtestatud Rahvusarhiivi hindamisotsusega ning
arhivaalid kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi vastavalt
arhiivieeskirjale.
10. What criteria do public authorities apply for transferring
documents to archives?
Arhiivi üleandmine toimub Rahvusarhiivi hindamisotsuse alusel. Kõik
dokumendid, millele on antud arhiiviväärtus, antakse Rahvusarhiivile üle
alatiseks säilitamiseks.
11. What criteria do public authorities apply for
eliminating/destroying documents?
Dokumente hävitatakse pärast säilitustähtaja möödumist vastavalt asutuse
dokumentide liigitusskeemile ja kehtestatud säilitustähtaegadele.
Dokumentide hävitamine toimub kooskõlas õigusaktidega ja Rahvusarhiivi
hindamisotsuse alusel.
12. Please describe case-law and/or practice which exist as regards
document management and preservation (from courts, ombudsmen, information
commissioners, etc).
Puuduvad.
Lugupidamisega
Rahapesu Andmebüroo | Estonian Financial Intelligence Unit
Pronksi 12, Tallinn | www.fiu.ee <https://www.fiu.ee>