KÄSKKIRI
23.09.2022 nr 42
IT varade kord
Sotsiaalministri 28.08.2019 käskkirja nr 50 kinnitatud Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse
põhimääruse punkti 25 alampunkti 4 ja 12 alusel ja kooskõlas punkti 17 alapunktiga 24:
1. kinnitan „IT varade kord“ vastavalt käskkirja lisale;
2. tunnistan kehtetuks Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse direktori 05.04.2021
käskkirja nr 19 „IT varade kord“.
Lisad:
1) Lisa 1 IT varade kord
(allkirjastatud digitaalselt)
Margus Arm
Direktor
IT varade kord
Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus (edaspidi TEHIK) on Sotsiaalministeeriumi hallatav
riigiasutus. TEHIK on vastavalt põhimäärusele volitatud valitsema riigivara. TEHIK valdab ja käsutab
vara õigusaktides sätestatud korras. Riigivaraseaduse § 8 lõike 6 kohaselt kehtestab
Sotsiaalministeerium oma haldusala asutustele ning IT varade kasutajatele ja asutustele varade osas
riigivara valdamise ja kasutamise nõuded.
1. Eesmärk
Käesolev kord reguleerib TEHIKu poolt Sotsiaalministeeriumi valitsemisalas IT riigivara soetamist,
arvele võtmist, kasutamist, üleandmist, võõrandamist, kõlbmatuks tunnistamist, maha kandmist ja
inventuuri korraldust.
2. Mõisted
2.1 Käesolevas korras kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses:
2.1.1 asutus – Sotsiaalministeeriumi valitsemisala ja hallatavad riigiasutused vastavalt
Sotsiaalministeeriumi põhimäärusele, va TEHIK;
2.1.2 IT hoolduspartner – hankelepingu alusel IT hooldustöid teostav ettevõte. TEHIK
hangib IT hoolduspartneri Sotsiaalministeeriumi haldusala asutustele ühiselt;
2.1.3 IT vara – arvutustehnika riistvara ja muud seadmed ning komponendid, abimaterjalid
ja tarvikud, terviklikud infosüsteemid, vahendikomplektid ja tarkvara. IT vara jaguneb
põhivaraks ja väikevaraks;
2.1.4 IT põhivara – materiaalne või immateriaalne vara, mille soetusmaksumuse alampiir
on vastavalt Rahandusministri 11. detsembri 2003. a määrusele nr 105 „Avaliku sektori
finantsarvestuse ja –aruandluse juhend“ 5 000 eurot (ilma käibemaksuta);
2.1.5 IT väikevara ehk väheväärtuslik vara – vallasvara, mis ei ole põhivara ning mis on
arvele võetud maksumusega alates 150 eurot (ilma käibemaksuta) või sõltuvalt vara
iseloomust ka väiksema soetusmaksumusega vara, va tarkvara;
2.1.6 IT varahaldur – TEHIKu töötaja, kes korraldab varade väljastamist, arvele võtmist,
maha kandmist, peab varade liikumise osas arvestust ning teeb muid varade
haldusega seonduvaid toiminguid;
2.1.7 IT varade eest vastutav isik – TEHIKu direktori poolt määratud isik, kes vastutab
kõikide varadega tehtud toimingute eest vastavalt kehtestatud korrale ning kes
teostab kontrolli varade soetamise ja arvestuse osas;
2.1.8 teenistuja – asutusega töö- või teenistussuhtes olev ametnik, töötaja või muu lepingu
alusel asutuse või TEHIKu huvides tegutsev isik;
2.1.9 IT vara kasutaja – teenistuja, kellele on vara kasutusse antud;
2.1.10 kontaktisik – asutuse poolt määratud teenistuja, kes omab ülevaadet IT varade
liikumisest;
2.1.11 infosüsteem – ühest või mitmest arvutist, väliseadmetest ja tarkvarast koosnev
süsteem andmete töötlemiseks;
2.1.12 tarkvaraarendus – on TEHIKu poolt loodud infosüsteem või olemasoleva
infosüsteemi parendus;
2.1.13 standardtöökoha seadmed – on üks sülearvuti (sh pordilaiendi ja privaatsusfiltriga)
või üks lauaarvuti (sh ID-kaardi lugejaga), üks monitor, klaviatuur ja hiir
(ühenduskaabliga) ning eeltoodud seadmete ühenduskaablid;
2.1.14 IT vara kood – põhi- ja väikevarad tähistatakse unikaalse kleebisega, millel on kirjas
VV0..., TARV000… või 1000 algusega kood;
2.1.15 Riigitöötaja Iseteenindusportaal (RTIP) – ministeeriumi valitsemisalas kasutusel
olev elektrooniline arvepidamiskeskkond.
3. Üldsätted
3.1 Riigivara valitsemine toimub riigivaraseaduse, Sotsiaalministeeriumi valitsemisel oleva
riigivara kasutamise ja käsutamise korraldamise põhimõtete, raamatupidamise sise-
eeskirjade, käesoleva korra ja teiste õigusaktide sätete kohaselt.
3.2 TEHIKu haldusalas on riigivara kasutamise eesmärgiks riigivõimu teostamine või tulu
saamine, kui konkreetse vara jaoks ei ole asutuse juht määranud muud eesmärki.
3.3 TEHIK lähtub IT varade haldamisel eelarve optimaalse kasutamise printsiibist.
3.4 TEHIKu direktor kehtestab käskkirjaga IT varade inventuuri korra ning IT varade soetamise
ja arveldamise korra.
3.5 TEHIKu direktor määrab käskkirjaga IT varade eest vastutavad isikud.
3.6 TEHIK väljastab IT varasid ainult asutuse aadressile ning ei taga IT varade paigaldamist ja
seadistamist kodukontorisse.
3.7 Asutus vastutab talle üle antud IT varade säilimise eest. IT varade liikumise arvestuse
korraldamiseks nimetab asutus kontaktisiku ja teavitab sellest TEHIKut
[email protected]
aadressil.
4. IT vara kasutamise nõuded
4.1 IT vara kasutaja on kohustatud:
4.1.1 kasutama IT vara heaperemehelikult, et vältida selle kahjustamist, hävimist, vargust
või kaotamist;
4.1.2 järgima tootjapoolset kasutusjuhendit tootja kodulehelt seadmete hooldamiseks ja
kasutamiseks, sh kasutama ainult originaal või mõnda muud seadme tootja poolt
heakskiidetud kulumaterjali ning garantiid omavatel seadmetel kasutama ainult
originaal kulumaterjali;
4.1.3 veenduma IT vara kättesaamisel selle töökorras olekus, vajadusel edastama
probleemse IT vara osas info aadressil
[email protected]. Kirjas tuleb välja tuua täpne
veakirjeldus ning IT vara kood;
4.1.4 pärast kasutamisperioodi lõppemist tagastama IT vara samas seisukorras
vastuvõetule, arvestades IT vara normaalset kulumist;
4.1.5 teavitama esimesel võimalusel IT vara vargusest, kahjustumisest, hävimisest ja
kaotamisest aadressil
[email protected];
4.1.6 mitte andma IT vara kasutamiseks kolmandale isikule;
4.1.7 hüvitama varale tekitatud kahju vastavalt käesoleva korra punktile 11.
5. IT vara taotlemine ja üleandmine uuele teenistujale
5.1 Uue teenistuja kohta edastab asutuse personaliosakond, teenistuja otsene juht või
TEHIKuga kokkuleppel asutuse poolt nimetatud isik vähemalt 10 kalendripäeva enne uue
teenistuja tööle asumist uue teenistuja IT varade vajaduse kohta vabas vormis taotluse
aadressil
[email protected].
5.2 Taotlus peab minimaalselt sisaldama:
5.2.1 uue teenistuja ees- ja perekonnanimi;
5.2.2 isikukood;
5.2.3 töökoha asukoht (sh ruumi/kabineti number);
5.2.4 IT varade vajadus või olemasolevate IT varade koodid;
5.2.5 töö alustamise kuupäev;
5.2.6 teenistuja kontaktid, kellega IT hoolduspartner saab leppida kokku IT varade
paigaldamise aja.
5.3 TEHIK väljastab standardtöökoha seadmed hiljemalt teenistuja töö alustamise kuupäevaks,
kui taotlus on IT varade vajaduse kohta õigeaegselt esitatud.
5.4 Asutusesiseselt võib uuele teenistujale üle anda teise teenistuja IT varad, va laua- või
sülearvuti. Kui uuele teenistujale antakse üle teise teenistuja IT varad, mille vara koodid ei
ole leitavad, peab taotleja saatma vastava info aadressil
[email protected].
5.5 IT vara kasutajaga sõlmitakse IT vara kasutamise kokkulepe vastavalt käesoleva korra
punktile 8.
6. IT vara taotlemine olemasoleva IT vara asendamiseks või täiendamiseks
6.1 IT vara asendamiseks või täiendamiseks, sh täiendava eritarkvara taotlemiseks, tuleb esitada
personaliosakonna, teenistuja otsese juhi või TEHIKuga kokkuleppel asutuse poolt
nimetatud isiku poolt taotlus aadressil
[email protected].
6.2 Taotlus peab minimaalselt sisaldama:
6.2.1 teenistuja ees- ja perekonnanimi;
6.2.2 töökoha asukoht (sh ruumi/kabineti number);
6.2.3 IT vara kirjeldus ja selgitus kasutamise vajaduse kohta;
6.2.4 taotlemisel olemasoleva IT vara asemele, olemasoleva IT vara kood;
6.2.5 IT vara kood, kuhu tuleb paigaldada mittestandardne tarkvara.
6.3 IT varade eest vastutaval isikul on õigus keelduda taotluse kooskõlastamisest, kui taotletav
IT vara ei vasta TEHIKu poolt kehtestatud standard- ja infoturbenõuetele.
6.4 Kooskõlastamise otsusest teavitatakse taotluse esitajat e-posti teel 5 tööpäeva jooksul
alates taotluse esitamisest.
6.5 IT vara kasutajaga sõlmitakse IT vara kasutamise kokkulepe vastavalt käesoleva korra
punktile 8.
6.6 IT vara ei pea taotlema, kui olemasolev IT vara ei ole töökorras või esineb tehnilisi tõrkeid.
Sellisel juhul tuleb aadressil
[email protected] teha vastavasisuline pöördumine seadme
parandamiseks või väljavahetamiseks.
6.7 TEHIK võib IT vara välja vahetada IT vara rendiperioodi lõppedes või vastavalt vajadusele
(amortiseerunud; vananenud). IT varahaldur teavitab asutuse IT vara kasutajat IT vara
vahetamisest vähemalt 10 tööpäeva ette ning IT hoolduspartner lepib IT vara kasutajaga
kokku IT vara vahetamise aja.
7. Ühiskasutuses olev IT vara
7.1 IT varale, millel puuduvad personaalsed kasutajad (printerid, koosolekuruumide varad,
õppeklasside varad, teenindussaalides klientide kasutuses olevad varad jne), omistatakse
RTIPis kasutamistunnus „Vara on ühiskasutuses“.
7.2 Ühiskasutatava IT vara puhul tuleb kasutajal lähtuda IT vara heaperemehelikust
kasutamisest järgides IT vara kasutamise juhiseid ning vältida selle kahjustamist.
7.3 Asutus määrab teenistuja, kes kooskõlastab RTIPs ühiskasutuses oleva IT vara üleandmise-
vastuvõtmise akti.
8. IT vara kasutamise kokkulepe
8.1 IT vara kasutaja kooskõlastab RTIPs IT vara üleandmise – vastuvõtmise akti. IT vara
üleandmise – vastuvõtmise akti kooskõlastamisel tuleb IT vara kasutajal kontrollida tema
käsutusse antud IT vara andmete õigsust.
8.2 Kui IT vara kasutaja tuvastab RTIPis IT vara kasutamise kokkuleppes ebatäpsusi, peab ta
sellest teavitama IT varahaldurit või edastama teavituse aadressil
[email protected]. IT
varahaldur täpsustab IT vara andmed ja vajadusel korraldab parandused.
8.3 IT vara kasutajatele, sh praktikantidele, keda RTIPis ei ole registreeritud, määratakse IT vara
tema otsese juhi või kontaktisiku nimele.
8.4 RTIPis IT vara üleandmise-vastuvõtmise akti kooskõlastamisega kinnitab IT vara kasutaja, et
IT vara on üle antud tema valdusesse ning kohustub järgima käesolevat korda.
9. IT vara üleandmine töö- või teenistussuhte lõppemisel või peatumisel
9.1 Töö- või teenistussuhte lõppemisel või peatumisel peab personaliosakond, teenistuja otsene
juht või TEHIKuga kokkuleppel asutuse poolt nimetatud isik vähemalt 5 tööpäeva enne töö-
või teenistussuhte lõppemist või peatumist edastama teavituse aadressil
[email protected].
9.2 Teavitus peab minimaalselt sisaldama:
9.2.1 teenistuja viimase tööpäeva kuupäev;
9.2.2 kontaktisiku nimi, kellele lahkuv teenistuja annab IT vara üle;
9.2.3 IT vara asukoht;
9.2.4 soovi anda IT vara koheselt üle uuele teenistujale.
9.3 Kontaktisik, teenistuja otsene juht või asutuse poolt nimetatud muu isik võtab lahkuvalt
teenistujalt IT vara vastu hiljemalt teenistuja viimasel tööpäeval ning tagab IT vara
üleandmise IT hoolduspartneri lattu või uuele teenistujale.
9.4 Lahkuva teenistuja IT vara võib olla asutuses kasutuseta kuni teadaoleva uue teenistuja töö-
või teenindussuhte alguseni kuid mitte kauem kui üks kuu. IT vara lisatakse RTIPis lahkunud
teenistuja otsese juhi, kontaktisiku või asutuse poolt nimetatud muu isiku nimele.
9.5 IT vara üleandmisel uuele teenistujale juhindutakse käesoleva korra punktist 5.
10. IT varade arvestus ja soetamine
10.1 IT varade üle peetakse arvestust RTIPis (nii põhi- kui ka väikevarad) ja
raamatupidamisprogrammis SAP (ainult põhivarad).
10.2 IT põhivarade arvele võtmist teostab TEHIKu poolt kinnitatud arve alusel Riigi Tugiteenuste
Keskuse (RTK) varadega tegelev raamatupidaja.
10.3 IT väikevarade arvele võtmist teostab IT varahaldur, kes saab sisendi TEHIKule esitatud arve
või mõnel muul juhul otsustuskorras (inventuuri või kontrolli käigus leitud kleebiseta vara).
10.4 Tarkvaraarenduste arvele võtmist koordineerib projektijuht, kes teavitab kirjalikult TEHIKu
finantsspetsialisti tarkvaraarenduse arvele võtmise vajadusest. Finantsspetsialist valmistab
ette dokumendihaldussüsteemis arvele võtmise akti. Arvele võtmise akti kooskõlastab
tarkvaraarenduse eest vastutav projektijuht. Arvele võtmise akti kinnitab IT varade eest
vastutav isik. Kinnitatud arvele võtmise akt edastatakse IT varahaldurile ja RTK
raamatupidajale vara arvele võtmiseks
10.5 IT vara võetakse arvele RTIPis unikaalse koodiga. IT varahaldur korraldab vara koodi kleebise
kinnitamise IT varale.
10.6 Kasutusel on alljärgneva algusega vara koodid:
10.6.1 VV0... tähistatakse IT väikevara;
10.6.2 1000... tähistatakse IT põhivara;
10.6.3 TARV000... tähistati kuni 30. juunini 2018 IT väikevara soetusmaksumusega alla 200
euro (ilma käibemaksuta). Eelnimetatud IT väikevaradel kasutatakse antud tähisega
vara koodi kuni vara maha kandmiseni.
10.7 IT vara üle peetakse arvestust RTIPi arvestuskaardil varade koguselises ja summalises
väljenduses varaliikide lõikes, kus kajastub detailne informatsioon varaga toimunu kohta.
10.8 Arvestuskaardile kantakse järgnevad andmed:
10.8.1 IT vara nimetus;
10.8.2 soetusmaksumus;
10.8.3 soetamise kuupäev;
10.8.4 seerianumber;
10.8.5 IT vara asukoht;
10.8.6 garantii info.
10.9 IT vara hankimise tagavad IT varade eest vastutavad isikud oma vastutusvaldkonna piires.
10.10 IT põhivara amortisatsiooniarvestus toimub vastavalt Sotsiaalministeeriumi ja selle
valitsemisala asutuste raamatupidamise sise-eeskirjale.
11. IT vara kahju hüvitamise alused
11.1 Asutus või TEHIKu IT vara kasutaja peab hüvitama TEHIKule IT vara rikkumise, hävimise,
kaotamise või vargusega tekitatud kahju osas esitatud kahjunõude, kui IT varale on tekkinud
kahju perioodil kui IT vara oli üle antud asutuse või TEHIKu IT vara kasutaja kasutusse.
11.2 Kahju tekkimisel esitab asutus või TEHIKu IT vara kasutaja TEHIKule seletuskirja kahju
tekkimise asjaolude kohta.
11.3 TEHIK hindab IT vara kahjustamise asjaolusid ning vajadusel esitab tekitatud kahjunõude
asutusele või TEHIKu IT vara kasutajale.
11.4 Kahjunõude summa kujuneb lähtudes IT vara remondikuludest või kui taastamine ei ole
otstarbekas, siis kasulikust elueast ja jääkväärtusest. Kahjunõue sisaldab käibemaksu.
11.5 Kui IT varale on kahju tekitanud kolmas isik, kellele on IT vara üle antud, vastutab IT varale
tekkinud kahju eest asutus või TEHIKu IT vara kasutaja, kellele IT vara üle anti.
11.6 Vääramatust jõust tingitud IT varade rikkumisest või hävimisest tulenevad taastamiskulud
katab TEHIK.
12. IT vara liikumine ja transport
12.1 Asutuse kontaktisik või IT vara kasutaja on kohustatud edastama teavituse IT vara liikumise
kohta aadressil
[email protected] sõltumata, kas vajatakse IT vara ümbertõstmisel IT
hoolduspartneri abi või ei. Teavitus peab minimaalselt sisaldama:
12.1.1 asutuse nimi ja aadress;
12.1.2 IT vara kasutaja nimi;
12.1.3 IT vara kood;
12.1.4 uue ja vana ruumi/ kabineti number.
12.2 IT vara liikumiseks loetakse, kui IT vara kasutaja liigub koos IT varaga ühest ruumist teise
ruumi või ühelt aadressilt teisele aadressile.
12.3 Asutus vastutab, et info IT vara liikumise kohta on edastatud enne kolimist aadressile
[email protected] :
12.3.1 vähemalt 5 tööpäeva, kui IT varasid tõstetakse ühest ruumist teise ruumi;
12.3.2 vähemalt 20 tööpäeva, kui IT varasid tarnitakse ühelt aadressilt teisele aadressile.
12.4 IT varade transporti korraldab IT varahaldur või kokkuleppel asutuse kontaktisik.
13. IT vara kõlbmatuks tunnistamine, maha kandmine ja hävitamine
13.1 IT vara tunnistatakse kõlbmatuks ja kantakse maha Riigivaraseaduse §-s 55 sätestatud
juhtudel.
13.2 TEHIK korraldab tema omandis olevate IT varade maha kandmist. TEHIK ei korralda asutuste
omandis olevate varade maha kandmist.
13.3 IT vara kõlbmatuks tunnistamise tingimus peab olema dokumentaalselt tõestatud ehk on
koostatud IT vara hinnanguakt või inventeerimiskomisjoni otsus.
13.4 TEHIKu IT varade maha kandmist menetletakse RTIPis.
13.5 IT varade maha kandmise kooskõlastab RTIPis IT varade eest vastutav isik.
13.6 Peale maha kandmise otsust lähevad varad füüsilisele hävitamisele, mida
dokumenteeritakse utiliseerimisaktiga.
14. IT varade lühiajaline kasutamine TEHIKu-siseselt
14.1 IT varasid (kõrvaklapid, sülearvutid, mälupulgad, kõlarid, videokaamera, klaviatuur, hiir jne)
on lühiajaliseks kasutamiseks võimalik saada TEHIKu kasutajatoest.
14.2 Lühiajaline kasutamine tuleb fikseerida paberkandjal asuval lehel „Laenutatavad seadmed“
kirjutades sinna järgneva info:
14.2.1 väljastamise kuupäev;
14.2.2 IT vara nimetus;
14.2.3 vara koodi kleebist omavate varade puhul vara kood;
14.2.4 kasutaja/ laenutaja nimi;
14.2.5 kasutaja/ laenutaja allkiri.
14.3 IT varade tagastamise korral tuleb kirjutada „Laenutatavad seadmed“ lehele
14.3.1 tagastamise kuupäev;
14.3.2 kasutaja/ laenutaja allkiri.
14.4 Laenutaja kohustub kasutama vara vastavalt käesoleva korra punktile 4.
14.5 IT varade laenutamist ja nende tagastamist koordineerib IT varahaldur.