Taotlus

Andmekaitse Inspektsioon [email protected] 14.02.2025 nr 1-8/25/1 Taotlus Edastan taotluse isikuandmete töötlemiseks teadusuuringus. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Anu Rannaveski peadirektor Lisa(d): Taotluse vorm Sille Tomingas [email protected] Aiandi 15 / 12918 Tallinn / 717 0700 / [email protected] / www.kra.ee Registrikood 70007647 ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Teabevaldaja: Kaitseressursside Amet Märge tehtud 14.02.2025 Kehtib kuni 14.02.2100 Alus: AvTS § 35 lg 1 p 12 Andmekaitse Inspektsioon [email protected] 14.02.2025 nr 1-8/25/1 Taotlus Edastan taotluse isikuandmete töötlemiseks teadusuuringus. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Anu Rannaveski peadirektor Lisa(d): Taotluse vorm Sille Tomingas [email protected] Aiandi 15 / 12918 Tallinn / 717 0700 / [email protected] / www.kra.ee Registrikood 70007647  Andmekaitse Inspektsioon Kaitseressursside Amet Tatari 39 Aiandi 15 Tallinn 10134 Tallinn 12918 (taotluse esitaja) TAOTLUS ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISEKS TEADUSUURINGUS Juhindudes isikuandmete kaitse seaduse (IKS) paragrahvis 6 sätestatust palun kooskõlastada Uuringu pealkiri Reservväelaste kompensatsioonisüsteemi poliitika kujundamine läbi õppekogunemisele kutsutute sissetulekute ja kehtivate toetuste võrdluse Kas poliitika kujundamise uuring (IKS § 6 lg 5) või X uuring hõlmab eriliigilisi isikuandmeid ja puudub valdkondlik eetikakomitee (IKS § 6 lg 4) Palume eelmise kahe lahtri puhul valida üks vastavalt õiguslikule alusele, v.a olukorras, kui poliitika kujundamise uuringu puhul puudub valdkondlik eetikakomitee. Kui poliitika kujundamise uuringus töödeldakse eriliiki isikuandmeid, siis täita ka eetikakomitee otsuse lahter. Kas isikuandmete töötleja on määranud andmekaitsespetsialisti (sh JAH (Ülle Kangur, tema nimi ja kontaktandmed)? [email protected], +37258667864) Kas on olemas eetikakomitee otsus1? EI Kooskõlastuse olemasolul lisada see taotlusele. Kas osa uuringust toimub andmesubjekti nõusoleku alusel? EI Kui jah, siis palume taotlusele lisada nõusoleku vorm või selle kavand ning küsimustik või selle kavand. 1. Vastutava töötleja üldandmed2 1.1. Vastutava töötleja nimi, registrikood, Kaitseressursside Amet, registrikood 70007647, aadress ja kontaktandmed (sh kontaktisik) Aiandi 15, 12918 Tallinn, [email protected], analoogne registrikandega, kontaktisiku e-post, telefon tel 800 2525. Kontaktisik: Rainer Järvela Kaitseressursside Amet, Reservteenistuse büroo Mobiil: +372 53038648 E-post: [email protected] 1.2. Isikuandmete töötlemiskoha aadress (kui - erineb registriandmetest) maja, tänav, asula/linn, maakond, postiindeks 2. Volitatud töötleja üldandmed3 1 IKS § 6 lg 4 - kui uuringus töödeldakse eriliiki isikuandmeid, on vajalik ka eetikakomitee kooskõlastus. 2 Vastutav töötleja on uuringu läbiviija (tellija). Juhul, kui vastutav töötleja kasutab uuringu läbiviimisel teisi isikuid ja asutusi, siis on need teised isikud ja asutused volitatud töötlejad. 3 Volitatud töötlejate loetelu peab olema ammendav ehk kõik volitatud töötlejad peavad olema nimetatud. Kui taotluse esitaja on volitatud töötleja, peab taotlusele olema lisatud dokument, kust nähtub, et vastutav töötleja on volitatud töötlejale andnud volituse inspektsioonile taotluse esitamiseks. 2.1. Volitatud töötleja nimi, registrikood, Statistikaamet aadress ja kontaktandmed (sh kontaktisik) Reg kood: 70000332 Aadress analoogne registrikandega, kontaktisiku e-post ja Aadress: Tatari tn 51, 10134, Tallinn telefoninumber Kontaktisik: Ilona Reiljan +3726259390 [email protected] 2.2. Isikuandmete töötlemiskoha aadress (kui - erineb registriandmetest) maja, tänav, asula/linn, maakond, postiindeks 3. Mis on teadusuuringu läbiviimise õiguslik Kaitseressursside Ameti põhimäärus § 7 punkt alus? 5, mis määrab ameti ülesandeks Nimetage õigusakt, mis annab Teile õiguse teadusuuringut läbi personalipoliitika väljatöötamise ja punkt 12 viia. Ei piisa viitest IKS § 6-le. Poliitikakujundamise eesmärgil ameti tegevusvaldkonda reguleerivate läbiviidava uuringu puhul tuua välja volitusnorm, millest õigusaktide välja töötamiseks või muutmiseks nähtub, et asutus on selle valdkonna eest vastutav. Akadeemilise uuringu korral võib see olla näiteks Teadus- ja ettepanekute tegemise. arendustegevuse korralduse seadus või teadus- või Nimetatud uuring toetab Kaitseministeeriumi arendusprojekti avamise otsus, leping vms. 20.06.2024 otsustatud „RKAK 2026-2035 ettevalmistamise lähteülesanne“ Lisa 2 Analüüside vajadused (dokumendi tase - asutusesiseseks kasutuseks), KRA-le määratud analüüside läbiviimist. Isikuandmete kaitse seaduse (IKS) § 6 lg 5 kohaselt loetakse teadusuuringuks ka täidesaatva riigivõimu analüüsid ja uuringud, mis tehakse poliitika kujundamise eesmärgil. Nende koostamiseks on täidesaatval riigivõimul õigus teha päringuid teise vastutava või volitatud töötleja andmekogusse ning töödelda saadud isikuandmeid. Andmekaitse Inspektsioon kontrollib enne nimetatud isikuandmete töötlemise algust käesolevas paragrahvis sätestatud tingimuste täitmist. 4. Mis on isikuandmete töötlemise eesmärk? Kirjeldage uuringu eesmärke ja püstitatud hüpoteese, mille saavutamiseks on vajalik isikuandmete töötlemine. Palume siin punktis selgitada kogu uuringut, mitte ainult taotluse esemeks olevat osa (näitaks ka nõusoleku alusel toimuvat uuringu osa). Kui osa uuringust toimub nõusoleku alusel, siis palume taotlusele lisada nõusoleku vorm või selle kavand ning küsimustik või selle kavand. Uuringu eesmärk on võimalikult adekvaatselt hinnata reservteenistusse kutsutute toetuste piisavust ning analüüsida võimalusi, kuidas reservteenistuses viibitud aja eest makstav toetus kompenseeriks isikutele õiglasel määral tekkinud sissetuleku muutuse. Uuringu tulemused toetavad riigikaitse arengukava 2026-2035 otsuseid ning loovad võimalikult hea teadmise tekkivatest lisakuludest. Lisaks võimalikule toetuse tõusule on üheks analüüsitavaks osaks ka hüpoteetiline üleminek toetuste maksmise süsteemile, kus lähtutakse isikustatud sotsiaalmaksu laekumisest (sarnaselt vanemahüvitisele). Kokkuvõtvalt on isikuandmete töötlemise eesmärk saada võimalikult täpsed andmed riigikaitselist inimvara puudutavate otsuste tegemiseks ja planeerimiseks aastateks 2026-2035.  5. Selgitage, miks on isikut tuvastamist võimaldavate andmete töötlemine vältimatult vajalik uuringu eesmärgi saavutamiseks. Uuritavate koosseis ei pruugi alluda riigi keskmistele andmetele. Reservteenistusse kutsutakse isikud, kes on nimetatud sõjaaja ametikohale. Ametikohale nimetamine eeldab tavapäraselt ajateenistuse läbimist. Ajateenistusse kutsutakse omakorda kindla vanusekategooria ning tervisenõuetele vastavad isikud, millest tulenevalt on nad ka eristatavad üldisest keskmisest. Samuti näitavad varasemad uuringud, et teatud hulk aastaid pärast ajateenistust teenivad isikud tavapärasest kõrgemat tulu. Selliste erisuste baasil on oluline lähtuda uuringus just sihitud valimist. Reservteenistuses viibimise ajal ei ole tööandjad kohustatud teenistuse ajal palka maksma, seega on oluline reservteenistuse eest makstavate toetuste analüüsis mõista, millisel määral on mõjutatud isikute sissetulek ning sellega kaasnev võimalike rahaliste probleemide suurus. Taolist arusaama saab võimalikult täpselt mõista ainult teades reservväelaste sissetulekuid. 6. Selgitage ülekaaluka huvi olemasolu. Käesolevale temaatikale on avalikult tähelepanu pööranud meedia, riigikogu liikmed ning õiguskantsler, kes on kaitseministrile teinud ettepaneku leidmaks reservväelastele õiglasem toetuste maksmise süsteem, mis võtab arvesse üldist elukallidust ja palkade tõusu. Seega on laiem ülekaalukas huvi olemas. 7. Selgitage, kuidas tagate, et isikuandmete töötlemine ei kahjusta ülemääraselt andmesubjekti õigusi ega muuda tema kohustuste mahtu. Vajadusel loetleda täiendavaid kaitsemeetmeid privaatsuse riive vähendamiseks. Analüüsi käigus kasutatakse registriandmeid, mis on statistikaametil olemas seoses riiklike statistikatöödega ning õppustel osalenute isikukoodide nimekirja koos õppuse nime ja auastme grupiga, mille KRA kontakt saadab Statistikaametile. Registriandmete kasutamine on andmete taaskasutamine, mis ei lisa andmesubjektidele täiendavaid kohustusi. Analüüsi tulemused esitatakse tellijale anonüümselt, üldistatud kokkuvõttena. Seega ei kahjusta uuring ka andmesubjekti õigusi ega muuda nende kohustuste mahtu. Uuringu tulemustes ei ole isikud tuvastatavad. Õppustel osalenute eest makstud sotsiaalmaksu ja selle aluseks oleva tulu andmed on Statistikaametis juba olemas ja selleks ei ole vaja teha lisapäringuid. Andmeid kasutatakse pseudonüümitud kujul. Sotsiaalmaksuga maksustatava tulu andmed on pseudonüümitud riikliku statistika tegemise käigus. Tellimustöö käigus lisanduvad andmed pseudonüümitakse Statistikaameti vastavas osakonnas pärast laekumist. 8. Kuidas toimub andmete edastamine isikuandmete allikalt teadusuuringu läbiviijani? Sealhulgas palume välja tuua milliseid töötlussüsteeme ja/või keskkondi (sh pilveteenus) isikuandmete (sh pseudonüümitud) töötlemiseks kasutatakse ning millises riigis4 asuvad töötlussüsteemide/pilveteenuse pakkuja serverid. Registriandmed sotsiaalmaksuga maksustatava tulu kohta on statistikaametis juba olemas seoses riikliku palga- ja sissetulekute statistika tegemisega. Õppustel osalenute isikukoodid saadetakse statistikaametile krüpteerituna asutuse registrikoodile. Andmed paiknevad ja nende töötlus toimub Statistikaameti serverites, mis asuvad Eestis. 4 Isikuandmete edastamine on lubatud üksnes sellisesse riiki, millel on piisav andmekaitse tase (Euroopa Liidu liikmesriigid; Euroopa Majanduspiirkonna lepinguga ühinenud riigid; riigid, mille isikuandmete kaitse tase on Euroopa Komisjoni poolt hinnatud piisavaks). Kui kasutatava keskkonna server ei asu piisava andmekaitsetasemega riigis, saab isikuandmete edastamine toimuda isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) artiklite 44-50 alusel. Täiendav teave: https://www.aki.ee/isikuandmed/andmetootlejale/isikuandmete-edastamine-valisriiki. Kui kasutatava keskkonna server asub riigis, mis ei ole piisava andmekaitse tasemega, tuleb täita ka taotluse punkt 12. Edastamine tähendab ka isikuandmete hoidmist serveris. 9. Loetlege isikute kategooriad, kelle andmeid töödeldakse ning valimi suurus. Inimeste rühmad, keda uurida kavatsetakse ning kui palju neid on. Uuringus töödeldakse aastatel 2023 ja 2024 suurõppustele (Ussisõnad 2023 ja Kevadtorm 2024) kutsutute andmeid. Kokku päritakse infot 20 664 inimese osas. Valimi siseselt eristatakse ohvitseri, allohvitseri ja sõduri ametikohti ning osalenuid, vabastatuid ning mitteilmunuid. 9.1. Tooge välja periood, mille kohta isikuandmete päring tehakse. 1. Ussisõnad 2023 osas periood 08.2022-07.2023 (valim 15 257 inimest) 2. Kevadtorm 2024 osas periood 05.2023-04.2024 (valim 5407 inimest) 9.2. Loetlege töödeldavate isikuandmete kooseis. Tuua detailselt välja, milliseid isikuandmeid töödeldakse (nt ees- ja perenimi, isikukood, e-posti aadress jne) ning põhjendus, miks just neid andmeid on uuringu eesmärgi täitmiseks vaja. Vajadusel esitada taotluse lisana (nt tabelina). Isikukood Isiku pseudonümiseeritud identifitseerimiskood Õppuse nimi, kus isik osales Õppusel osalemise staatus Auastme grupp Väljamakse kuu Väljamakse aasta Väljamakse liik Väljamakse summa Deklareeritud sotsiaalmaksu summa 9.3. Loetlege isikuandmete allikad. Nimetage konkreetsed isikuandmete allikad (nt registrid, küsitluslehed jne), kust isikuandmeid saadakse. 1) KRA poolt edastatavad andmed õppustel osalenute kohta. Andmed pärinevad kaitseväekohustuslaste registrist, mida haldab KRA. 2) Maksu- ja Tolliameti deklaratsiooni TSD (tulu- ja sotsiaalmaksu deklaratsioon lisa 1) residendist füüsilistele isikutele tehtud väljamaksed ning arvutatud sotsiaalmaks vastava ajaperioodi kuude kohta 3) Maksu- ja Tolliameti deklaratsioon ESD (erijuhtude sotsiaalmaksu ja kohustusliku kogumispensioni täiendava sissemakse deklaratsioon) liikide 6114 (doktoranditoetus) ja 615 (Töötaja, kes saab töövõimetuspensioni või on osalise või puuduva töövõimega isik) vastava ajaperioodi kuude kohta Kõik andmeallikad sisaldavad liitmiseks ka pseudonüümitud isiku identifikaatorit (moodustatud isikukoodi alusel) 9.4. Kas andmeandjatega (andmekogu vastutava töötlejaga) on konsulteeritud ning nad on valmis väljastama uuringu eesmärgi saavutamiseks vajalikud andmed? JAH 10. Kas kogutud andmed pseudonümiseeritakse või anonümiseeritakse? Mis etapis seda tehakse? Kes viib läbi pseudonümiseerimise või anonümiseerimise (vastutav töötleja, volitatud töötleja, andmeandja vms)? Kui andmeid ei pseudonümiseerita, siis selgitada, miks seda ei tehta. Andmed pseudonümiseeritakse statistikaametisse saabumisel vastavas statistikaameti osakonnas. Vastutav töötleja ei pääse ligi pseudonüümimise võtmele ega pseudonüümitud alusandmetele. 10.1. Loetlege pseudonümiseeritud andmete koosseis. Pseudonümiseeritakse isikukood, mille tulemusel saadakse igale inimesele unikaalne  identifitseerimiskood. Kogu andmekoosseis on loetletud punktis 9.2 10.2. Kirjeldage pseudonümiseerimise protsessi ja vahendeid. Kui kasutatakse koodivõtit, siis tuua välja, kes koodivõtit säilitab ja kui kaua säilitab. Andmed pseudonümiseeritakse Statistikaametisse saabumisel kasutades üldist pseudonüümimise võtit. Pseudonümiseerimisega tegeleb Statistikaametis eraldi tiim, analüütikutel isikukoodidega ja/või nimedega andmetele ligipääsu ei ole. Pseudonümiseerimise võtit hoitakse tähtajatult. 10.3. Tooge välja pseudonümiseeritud andmete säilitamise aeg ja põhjendus. Kui andmeid ei pseudonümiseerita, siis tuua välja andmete kustutamise tähtaeg. Vähemalt kvartali ja aasta täpsusega. Tellimustöö jaoks kokku pandud andmestikus olevad andmed kustutatakse pärast töö üleandmist tellijale 30 päeva jooksul. Tööks kasutatud alusandmeid (riikliku statistika tegemiseks vajalikke alusandmeid) tellimustöö teostamise järel ei kustutata. 11. Kas andmesubjekti teavitatakse JAH isikuandmete töötlemisest? Jah/ei 11.1. Kui vastasite ei, siis palun põhjendage5 - 11.2. Kui vastasite jah, siis kirjeldage, kuidas Isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) artikli teavitatakse. 14 lõike 5 punkti b kohaselt tuleb isikute andmetöötlusest teavitamata jätmine kõne alla juhul kui isikuandmeid töödeldakse avalikes huvides toimuva arhiveerimise, teadus- või ajaloouuringute või statistilisel eesmärgil. Tegemist on avalikes huvides teostatava uuringuga, kus andmeid töödeldakse pseudonüümitud kujul. Kuna andmete töötlemine ei kahjusta andmesubjekti huve, sest väljund on statistiline üldistus ja andmeid ei kasutata otsuste tegemiseks üksikisikute kohta, siis ei toimu teavitus isikustatult, vaid uuringust teeb KRA avaliku postituse oma kodulehel. Postituses kajastatakse uuringu eesmärk, valim, kasutatavad isikuandmed ning isikuandmete kaitset tagavad meetmed. 11.3. Kust on leitavad Vastutava töötleja andmekaitsetingimused on andmekaitsetingimused6? leitavad: https://kra.ee/kaitseressursside- ametist/isikuandmete-tootlemisest/ Volitatud töötleja andmekaitsetingimused on leitavad: https://stat.ee/et/statistikaamet/andmekaitse Antud uuringut spetsiifilised andmekaitsetingimused tuuakse välja avalikus postituses KRA kodulehel, mis lähtuvad antud taotluses väljatoodud andmetele. 5 Isikuandmete töötlemisest teavitamise kohustus tuleneb IKÜM-st, teavitamata jätmine on põhjendatud väga erandlikel juhtudel. 6 IKÜM-i kohaselt tuleb andmesubjektile esitada isikuandmete töötlemise kohta teave ehk nn andmekaitsetingimused, mis peavad vastama IKÜM art 12 – 14 sätestatule.  12. Kas isikuandmeid edastatakse EI kolmandatesse riikidesse7 Jah/ei. Kui vastate küsimusele jah, siis täita ka järgnevad lahtrid. 12.1. Loetlege riigid, kuhu isikuandmeid - edastatakse. 12.2. Milliseid lisakaitsemeetmeid - kasutatakse? Kinnitan, et taotluses esitatud andmed vastavad tegelikkusele. Anu Rannaveski _____________________________ allkirjastatud digitaalselt (allkirjastaja ees- ja perenimi)8 (allkiri ja kuupäev) 7 Isikuandmete edastamine on lubatud üksnes sellisesse riiki, millel on piisav andmekaitse tase (Euroopa Liidu liikmesriigid; Euroopa Majanduspiirkonna lepinguga ühinenud riigid; riigid, mille isikuandmete kaitse tase on Euroopa Komisjoni poolt hinnatud piisavaks). Isikuandmete nn kolmandatesse riikidesse edastamine toimub IKÜM artiklite 44-50 alusel. Täiendav teave: https://www.aki.ee/isikuandmed/andmetootlejale/isikuandmete-edastamine-valisriiki. 8 Taotluse saab allkirjastada vaid isik, kellel on vastava asutuse/ettevõtte esindusõigus või teda on volitatud taotlust esitama. Kui allkirjastaja on volitatud taotlust esitama, siis esitada volitust tõendav dokument (volikiri, leping vms).