Saatja: "Krista Lepik-Verliin" <
[email protected]>
Saaja: "info - AKI" <
[email protected]>
Teema: Küsimus ettevõtte tegevusse puutuvate kliendiandmete töötlemise kohta
Kuupäev: 2026-02-05 08:48
Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga.
Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada.
Tere hommikust!
Helistasin hiljaaegu AKI nõuandetelefonile, et uurida, kuidas korrektselt
ümber käia alustava mikroettevõtte tegevuse käigus tekkivate
isikuandmetega (rõhk kliendiandmetel), kuid telefoni teel oleks olnud
tekkinud küsimustele liiga keeruline vastata. Seetõttu saadangi küsimused
e-kirja teel. Olen alljärgnevalt kaardistanud, mis tüüpi isikuandmetega
kokku puutume: esmalt need andmed, mis on seotud kliendiga suhtlemisega,
seejärel (teenuse olemust veidi avades) tutvustades, mis isikuandmed
teenuse osutamise käigus meieni jõuavad.
Loodetavasti on selle info baasilt võimalik anda nõu, kas peaksime
kliendiga sõlmima konfidentsiaalsuslepingu (ja kuidas see välja näeks),
või tuleks esitada veebilehel meie teenuste kasutustingimused, sh
andmekaitsetingimused? Konkreetsemad küsimused olen esitanud teenuste
kirjelduse juures.
Esmalt, mis andmeid on vaja kliendiga suhtlemisel:
*
ees- ja perekonnanimi - kliendi tuvastamiseks;
*
e-posti aadress või telefoninumber (ehk saab kontakteerumise vormi
koostada veebilehele nii, et küsiks ühte neist) - kliendiga suhtlemiseks;
*
postiaadress: kliendile arvete tegemiseks või lepingu sõlmimiseks
(konsultatsioonil AKIga selgub, kas ja mis lepingut üldse vaja on), samuti
vajalik juhul, kui teenuse osutamine toimub kliendi kodus.
Mis andmetega veel kokku puutume, esitatud on teenusepõhine lähenemine:
*
Teenus 1. Digimaterjalide (fotod, e-kirjad) korrastamise
konsultatsioonid ja õpitoad (nii ühekordsed kui ka jätkuüritused).
Tegemist on nõustamisteenusega, mille puhul me ei küsi ligipääsu kliendi
seadmetele (nutitelefon, sülearvuti) - ei Zoomi teel ekraani jagamise ega
ka kohapeal ekraani vaatamise mõttes. Klient korrastab konsultatsiooni või
õpitoa käigus enda valduses olevat informatsiooni ise. Nõustamine toimub
üle veebi (Zoomis) või mõnel piisavalt privaatsel rendipinnal (TÜ
Raamatukogu rühmatööruum, Sofaoffice vms).
*
Teenuse 1 osutamise käigus teenindajani jõudvad isikuandmed lisaks
eelnevale:
*
Kliendi välimus ja hääl.
*
Töö käigus võivad ilmneda võimalikud vihjed kliendi ametile vm
sotsiaalsele staatusele (kodune, pensionär, lapsevanem vm), tema
religioossele kuuluvusele (nt mainib kogudust) vms.
*
Kliendi senised kogemused informatsiooni tulvaga toime tulemisel.
*
Kliendi suuline või kirjalik tagasiside osutatud teenuse kohta.
*
Juhul, kui tegemist on grupile pakutava õpitoaga (nt ettevõttele
läbiviidav õpituba “sissetulevate e-kirjade taltsutamiseks”), kuulevad
isikuandmeid ka õpitoa kaasosalised.
*
Küsimused AKIle -
*
Meil ei ole plaanis neid andmeid, v.a tagasiside kuidagi töödelda,
sest alustuseks - me ei salvesta neid nõustamisi. Kas saan õigesti aru, et
seega ei ole nende andmete töötlemise puhul küsimuseks ka õiguslikud
alused (vajalik märkida andmestrateegias)? Sama küsimus puudutab ka teisi
meie teenuseid.
*
Samas edastame kliendiga vastastikku kolme sorti andmeid:
*
Nimetatud isikuandmega puutub kokku teenindav töötaja, lisaks võib
klient juhuslikult mainida enda poolt esitatava küsimuse raames näiteks
mõne pereliikme nime, sugulussuhet, vanust vm isikuandmeid? Nt “Nii, minu
3-aastase poja Peebu lasteaiaarved on…”
*
Nõustaja soovitused-nipid kliendile (s.o ettevõtte intellektuaalne
omand, mitte isikuandmed),
*
Kliendi ja teenindaja mälestused ning kliendi märkmed sessioonist.
Seega on siin mitu küsimust: kuidas tagada, et need nimetatud andmed
jääksid ainult osapoolte teada, kas sel puhul piisab teenuse kasutamise
tingimustest, sh andmekaitsetingimustest ettevõtte veebilehel? Kuidas aga
toimida õpitoa puhul (et koolitusel osalejad ise ei käituks inetult
teistelt juhtumisi kuulduga)? Arvestades õpitoa olemust, on tegelikult ju
oluline, et inimesed julgeksid enda seniseid kogemusi ja seisukohti
jagada. Samuti, kas teenusekvaliteedi tõstmise huvides on lubatud
teenindaja kogemuste jagamine kolleegidega ettevõtte koosolekul? Täpselt
samad küsimused puudutavad ka teiste meie teenuste osutamist.
*
Kliendi tagasiside osutatud teenuse kohta on vajalik teenuste
parendamiseks, aga ka teistele klientidele jagamiseks, et reklaamida meie
teenuseid. On selge, et sel juhul kliendi tagasiside (olgu suuline või
kirjalik) küsimine kas anonüümselt või kliendi (ees)nime all vajab
kliendilt konkreetset jah-sõna. Juhul, kui küsime hiljem e-kirja teel
kliendi tagasisidet, saame muuhulgas lisada ka küsimuse “Kas oled nõus, et
jagame sinu tagasisidet või osa tagasisidest meie ettevõtte veebilehel või
muudes turunduskanalites anonüümselt / sinu nime all?” Kas ja kui
detailselt peame aga ka tagasiside küsimisel klienti informeerima sellest,
mil muul moel tema tagasisidet töötleme? Nt tagasiside salvestamine,
säilitustähtaeg, kustutamine.
*
Teenus 2. Paberil materjalide (perekonnafotod, koduvideod,
isiklikud käsikirjad jm kliendi või tema pereliikmete poolt loodud
infomaterjal) korrastamise konsultatsioonid ja õpitoad. Tegemist on
nõustamisteenusega, mille käigus aitame näiteks fotosid sorteerida (või ka
restaureerida), lisada juurde vajaliku info (fotodel olevad isikute,
kohtade, daatumite kohta info, mõni suguvõsale / pärijatele oluline lugu
või mälestus fotodel kujutatu kohta), leiame kliendiga koostöös talle
sobiva säilituslahenduse (fotode digiteerimine, album jms). Nõustamine
võib toimuda üle veebi (Zoomis), kuid pigem näeme ette, et selle teenuse
pakkumine võib toimuda kliendi kodus.
*
Teenuse 2 osutamise käigus teenindajani jõudvad isikuandmed:
*
Fotodel või videotes olevad isikute ja esemete kujutised.
*
Kliendi räägitav info fotodel olevate isikute ja esemete kohta
(isikute nimed, kohanimed, daatumid isikute kohta (nt “tädi Selma 1965.
aastal Pirita jõe ääres”); mõni mälestusväärne lugu, mis seostub fotol
kujutatuga).
*
Käsikirjade (märkmed märkmikus, sahtlisse kirjutatud luuletused
jm) sisu.
*
Küsimused AKIle -
*
Väga võimalik, et mõni inimene fotodel või ka videos on kliendi
nõustamise ajaks surnud. Kas tema on sel juhul IKS § 9 märgitud
andmesubjekt? Kas siin kehtib fotode korrastamisel pärija nõusolek juhul,
kui fotodel kujutatud inimene on surnud vähem kui 10 aastat tagasi?
Missuguses sõnastuses seda peaksime andmekaitsetingimustes või lepingus
fikseerima?
*
Kuidas aga toimida juhul, kui fotodel olevad isikud on elus? Kas
sel juhul kehtib vaikimisi nö common sense, et nende kohta fotode juurde
info kirjutamine, kui tegemist on perekondlikult kasutuses oleva
paberkandjal fotoalbumiga on lubatud?
*
Kas isikuandmete töötlemiseks seaduse mõistes saab lugeda
fotode-videote sorteerimist või kirjeldamist juhul, kui materjalid on kogu
aeg kliendi valduses? Kas juhul, kui kliendi fotosid digitaalse
korrigeerimise tarbeks skanneerime ja korrigeerime, piisab andmete
töötlemise põhimõtetest veebilehel, teenuse kasutamise tingimuste juures?
*
Teenuse 3. Andmekaitsele mõeldes oleme kliendi kodus pakutava
teenuse puhul lahku löönud nõustamise, mille käigus toimub kliendi
valduses olevate trükitud jm vormis välja antud materjalide (raamatud,
filmide DVD-d, ajakirjad jms) korrastamise toetamine või korrastamine.
Meie ettevõtte töötajatel on olemas pädevused materjalide
(bibliograafiliseks) kirjeldamiseks (juhuks, kui kliendil on mingil
põhjusel vaja koostada materjalidest nimekirja), liigitamiseks (juhul, kui
materjale on palju ning neid on vaja mingite teemade alla paigutada),
samuti saame anda kliendile nõu materjalidele parima säilitamisviisi
leidmiseks. Nõustamine võib hõlmata ka soovitusi, mida teha ülearusteks
osutuvate raamatutega (kuidas neid keskkonnasõbralikult utiliseerida, aga
ka suunata mõnele raamatukogule või hoopis TYPAle). Nõustamine võib
toimuda üle veebi (Zoomis), kuid pigem näeme ette, et selle teenuse
pakkumine võib toimuda kliendi kodus.
*
Teenuse 3 osutamise käigus teenindajani täiendavaid isikuandmeid
reeglina ei jõua, kuna tegemist on publitseeritud materjalidega.
Erandkorras võivad need aga sisaldada:
*
pühendusi (“Tütrele kooli lõpetamise puhul!”),
*
andmesubjekti nime ja kodust aadressi (ajakirja tagakaanel
postiteenuse osutamiseks),
*
eksliibrist ehk omanikumärki (tihti on seal teose omaniku nimi
koos mingi kunstilise elemendiga).
*
Küsimused AKIle -
*
Kliendi valduses olevad raamatud või ajakirjad ei ole isikuandmed.
Küll aga võivad taolised materjalid sisaldada eelnevalt välja toodud
isikuandmeid. Missuguseid põhimõtteid peame pidama silmas siin, arvestades
jällegi, et me ei plaani neid andmeid töödelda, kuid nõustamise või
materjalide korrastamise (sorteerimise, kirjeldamise või liigitamise)
käigus näeb neid klienti teenindav töötaja?
Huviga vastust ootama jäädes
Krista Lepik-Verliin