Kiri

EUROPEAN COMMISSION Brussels, 16.10.2024 COM(2024) 458 final REPORT FROM THE COMMISSION TO THE EUROPEAN PARLIAMENT AND THE COUNCIL pursuant to Article 14(3) of Regulation (EU) 2019/880 of the European Parliament and of the Council of 17 April 2019 on the introduction and the import of cultural goods (28 June 2023 - 29 June 2024) EN EN Table of Contents 1. INTRODUCTION ............................................................................................................................... 3 2. OBJECTIVES TO BE MET ................................................................................................................... 4 3. PROJECT ARCHITECTURE AND PLANNING APPROACH .................................................................... 5 Phase 1 – Conceptualisation ............................................................................................................... 5 Phase 2 – System development .......................................................................................................... 5 Phase 3 – Deployment and Operation ................................................................................................ 5 4. PROGRESS OVERVIEW ..................................................................................................................... 6 Project development ........................................................................................................................... 6 Methodology: approach used for the implementation of the ICG System ......................................... 7 High-level planning .............................................................................................................................. 7 Request for Changes (RfCs) ................................................................................................................. 8 External synergies................................................................................................................................ 8 Internal Cooperation ........................................................................................................................... 8 Work with the Project Group on ‘Digitalisation of Cultural Goods’ .................................................... 8 5. RISKS FOR DELAYS ........................................................................................................................... 9 Risk 1 – Staff allocation ....................................................................................................................... 9 Mitigation actions.............................................................................................................................. 10 6. CONCLUSIONS ............................................................................................................................... 10 ANNEX I: MULTIANNUAL STRATEGIC PLANNING............................................................... 12 ANNEX II: MAIN PROJECT PHASES AND CRITICAL MILESTONES TIMELINE ............ 14 1  GLOSSARY The document that provides the IT project justification Business Case and defines its budgetary requirements. The Vision Document elaborates on the assumptions made in the Business Case Document. It records the Vision Document system owner/system supplier partnership and understanding of the system at the time of writing. The Project Charter replaces the Vision Document as per the alignment with the Commission PM2/Agile Project Charter methodology. It records the system owner/system supplier partnership and understanding of the system at the time of writing. Import of Cultural Goods system - the centralised ICG system electronic system for the import of cultural goods. Trade Control and Expert System - the European Commission's multilingual online platform for sanitary TRACES and phytosanitary certification. It will also host the ICG system. EU CSW - CERTEX EU Customs Single Window - Certificates Exchange. Multiannual Financial Framework; the EU long-term MFF budget, running from 2021 to 2027. Business Process Model - the application-level Business Process Model describes the entirety of the business process and flow of information for an application, BPM completing the System Business Process Model created during the “System Specification” phase, to take into account the application’s own needs. The Business Acceptance Criteria document BAC document Proximity Quoted Times and Means PQTM 2  1. INTRODUCTION Regulation (EU) 2019/880 of the European Parliament and of the Council of 17 April 20191 on the introduction and the import of cultural goods (hereafter “the Regulation”) aims to prevent the illicit trade in cultural goods, in particular when it contributes to the financing of terrorist activities, and to prohibit the import into the customs territory of the Union of cultural goods exported illegally from third countries. The Regulation subjects the import of certain cultural goods that are considered to be particularly endangered (namely, archaeological objects and parts of monuments that have been dismembered) to import licences and others, which are considered less endangered, to importer statements and ensures that they undergo uniform controls when imported into the Union. Certain imports of cultural goods that are intended for specific uses (educational, scientific or research-related) are exempted from these documentary requirements. The obligation for importers to obtain an import licence or draw up and submit an importer statement to customs will only start to apply from the moment that a centralised electronic system (the ICG system) will become operational. The ICG system will not only serve as a means for the accomplishment of formalities by operators, but also for the storage and the exchange of information between Member States administrations in charge of implementing the Regulation (customs and cultural authorities). The functioning of the ICG system depends on the EU Single Window Environment for Customs established by Regulation (EU) 2022/23992, which provides a legal basis for the functioning of the EU CSW-CERTEX. The EU CSW-CERTEX represents the central component of the EU Single Window and is developed by the Commission to link the national Single Window Environments for customs to Union systems or databases managing non-customs requirements so that all relevant authorities can access the relevant data and collaborate more easily on border checks. Every 12 months from the entry into force of the Regulation and, until the ICG system becomes operational, the Commission is to present a report to the European Parliament and to the Council on the progress made with establishing this electronic system. The first Commission annual progress report3 outlined the action taken by its services during the first year after the Regulation entered into force, namely: (a) the preparatory work for adopting the necessary implementing provisions, and (b) the consultations with the Member States via the Expert Group for customs issues related to cultural goods and the Project Group for the import of cultural goods. The second Commission annual progress report4 presented the progress achieved with the adoption of the Commission Implementing Regulation (EU) 2021/1079 5, as well as the roll- 1 OJ L 151, 7.6.2019, p. 1–14 2 Regulation (EU) 2022/2399 of the European Parliament and of the Council of 23 November 2022 establishing the European Union Single Window Environment for Customs and amending Regulation (EU) No 952/2013 OJ L 317, 9.12.2022, p. 1–23 3 COM(2020) 342 final 4 COM (2021) 358 final 3 out of Phase 1 – ‘Conceptualisation’ of the ICG project, the work carried out by the Project Group created for this purpose and the advancement of the Business Case and the Vision Document for the ICG project. The third Commission annual progress report6 covered the finalisation of the first version of the package of Business Process Models for the ICG system; the finalisation of the Business Acceptance Criteria (BAC) document; and the creation of user stories and their alignment with the BAC, verifying the information needed for the developers to estimate and implement the functionalities necessary to meet the requirements. The fourth Commission annual progress report7 covered (a) the start of developing the ICG system, i.e. the first internal releases, encompassing the general functional infrastructure, as well as the core workflows. (b) the extention of the core functionalities to the complete management capabilities and the definition of new functional concepts such as the simplified procedure to obtain an import licence for subsequent imports; applying for an import licence that covers multiple objects, splitting a licence application; or the ICG third countries law compendium feature (the Library). (c) the launch of business activities for the EU CSW-CERTEX integration, so that import licences or importer statements are accessible to customs via the EU CSW-CERTEX. The present fifth annual progress report covers the period from July 2023 to June 2024. This will be the last report before the ICG system becomes operational in the 2nd quarter of 2025. For the sake of completeness, the objectives to be met, the project architecture and the planning approach, which are detailed in previous progress reports, are also briefly mentioned here. The overall assessment of the progress made and the identified risks for delay are summarised in the conclusions section of this report. 2. OBJECTIVES TO BE MET The ICG system is to become operational by 28 June 2025 at the latest, as on that date, it will become mandatory for all operators to obtain import licences or submit importer statements to customs through that electronic system, in order for them to be able to import8 legally specific categories of cultural goods into the Union. The project is currently at its third phase, as most of the development has been completed and the interconnection of the ICG system to the EU-CSW CERTEX is well underway. In parallel, training sessions are organised to familiarise Member States administrations with the ICG system’s operational functionalities. 5 Commission Implementing Regulation (EU) 2021/1079 of 24 June 2021 laying down detailed rules for implementing certain provisions of Regulation (EU) 2019/880 of the European Parliament and of the Council on the introduction and the import of cultural goods; OJEU L 234 of 2.7.2021, p. 67. 6 COM(2022) 580 final 7 COM(2023) 758 final 8 The Regulation defines as ‘import’ the placement of goods under the following customs procedures: release for free circulation; storage in customs warehouses or free zones; temporary admission; and end-use, including inward processing. 4 The project on the import of cultural goods is also planned in detail through the Multi-Annual Strategic Plan for electronic Customs revision 20239 (MASP-C Rev. 2023 v1.0). An excerpt of the planning of the project on the import of cultural goods from MASP-C rev. 2023 is provided in Annex I to this report (table 1 – Consolidated fiche 1.18 ‘Digitalisation of Cultural Goods’), as well as an excerpt of the planning of EU CSW-CERTEX rev. 2023 from MASP-C Consolidated Fiche 1.13 (table 2). 3. PROJECT ARCHITECTURE AND PLANNING APPROACH As explained analytically in the first annual progress report, the Project Architecture is based on the methodology provided for in MASP-C rev. 2023 and its Annexes, including the Governance Scheme, the EU Customs Business Process Modelling Policy and the IT strategy. A comprehensive roadmap, with the main project phases and the critical milestones is detailed in Annex II. Despite of the project progressing on several levels at the same time, it can be figuratively divided into three main phases: Phase 1 – Conceptualisation Initially, a Business Case is prepared, providing the project justification and defining budgetary requirements. Further, the Level 3 (user requirements BPMs) and Level 4 (functional requirements BPMs) are produced, followed by a Vision Document, which provides more detailed information on the project definition in terms of architecture, cost, time, and risk, as well as information such as milestones, deliverables and project organisation. Phase 2 – System development Based on the provisions of the implementing act, the user requirements and the functional specifications for the system, technical specifications on how the system will be constructed are developed. Once the design of the system is ready from a conceptual perspective and the deliverables listed in Table 1, Milestones 1 and 3 (see Annex I) are produced, a more in-depth work begins and more technical aspects are taken into account in the Application & Service specifications and Technical System Specification documents (concretisation of the Business Case and the Vision Document). The ICG is to be integrated in the existing TRACES platform and therefore it will reuse to some extend the existing specifications, architecture, messages and interface. Phase 3 – Deployment and Operation The actual IT development phase (Construction Phase) begins, which is followed by a Transition phase where the early versions of the ICG system will be gradually rolled out to the different groups of users and tests are performed to ensure that, by 28 June 2025, operators and competent authorities are capable and well trained in the use of the system. Then a 6 months after-care period will follow, during which the system will be fine-tuned to match any operational needs that may become evident only after the use of an IT system becomes mandatory, and to ensure that operations are running smoothly. As the ICG system will be interconnected with Member States’ customs systems via the EU CSW-CERTEX, this activity will require Conformance Testing. While the date of interconnection was originally foreseen for 3 March 2025, the Commission has prepared an 9 https://taxation-customs.ec.europa.eu/customs-4/electronic-customs_en and MASP-C Annex 2 5 amendment to the EU SWE-C Regulation in order to align the applicability date with that of Regulation (EU) 2019/880, i.e. by 28 June 2025 at the latest. 4. PROGRESS OVERVIEW Project development During the reporting period there has been substantial progress in the development of the ICG system, as well as with regard to its integration with the EU CSW-CERTEX. Throughout the reporting period, collaboration with Member States has been a top priority. To ensure that their input and feedback would contribute to the system's continuous improvement and successful implementation, several work meetings were organised. Those have taken place both on a bilateral basis and within the Project Group on the Digitalisation of Cultural Goods. Early feedback from Member States has been invaluable in refining the system, allowing the Commission to address concerns and incorporate suggestions effectively. Four live demonstrations of the ICG system have taken place throughout this reporting period, during which Member States played a pivotal role in providing feedback and insights. Early engagement with them facilitated the gathering of valuable feedback on prototypes and functionalities, allowing for iterative improvements based on real-world usage scenarios. This collaborative approach not only enhanced the usability of the system but also fostered ownership. Progress continued on both business and technical fronts for the ICG system and specifications were adapted to meet the evolving needs. By keeping these specifications up- to-date, the project ensured that it remained agile and responsive to changing requirements. Strong focus was placed on testing the system in view of identifying and anticipating potential problems while enhancing the user experience and reducing the chances of critical issues that may occur post-deployment. Integration efforts with the EU CSW-CERTEX system continued to be a priority to ensure that the customs control objective would be operational as per the legal deadline of 28 June 2025. During the reporting period the Commission has also been developing training modules on the new import rules and the ICG system, as well as a user manual for the ICG system. The design of the training materials and the development of the user manual underscore the project's commitment to ensuring that end-users are equipped with the knowledge and resources needed to leverage the system effectively. With regard to training materials, two modules are being developed: one for competent authorities and importers and the second for customs. Notable progress was also made in the development of the ICG compendium comprising succinct profiles of third countries’ legislation on export requirements. The so-called Library feature of the ICG system aims to assist competent authorities, importers and customs in informing themselves on the exact requirements for exporting cultural goods legally out of third countries. To this end, extensive efforts were dedicated to refining and fine-tuning the template to ensure that it accurately captures the relevant legal provisions and other key details of the third countries in question and the first 12 profiles were drafted. The exercise continues with the preparation of more country profiles, in close cooperation with the 6 International Council of Museums (ICOM), in particular regarding countries for which a Red List has been issued by that organisation. In parallel, by embracing emerging technologies, the project aims to remain at the forefront of innovation by exploring the potential integration of AI-driven functionalities for the identification of cultural objects. Methodology: approach used for the implementation of the ICG System The methodological approach used for the implementation of the ICG represents a mix between different Commission services’ methodologies and practices for conceptualisation, quality assurance, development and deployment. In this context, the regular internal meetings and demonstration sessions allow for discussing and implementing real functionalities, avoiding too elaborate mock-up screens. The adaptive planning allows for responding faster to expectations and changes in a flexible way. To ensure effective feedback from future users and the successful implementation of the system, Member States will be invited to participate on a voluntary basis as soon as a test version is available. This collaborative approach aims to: Engage stakeholders early: gathering diverse perspectives and insights that will be valuable for refining the system. At the same time, an extensive demo was organised for the art market, specifically tailored for them, highlighting the main workflows, while gathering relevant feedback. Foster collaboration: contributing to a more robust and user-friendly system. Early familiarisation: Member States will have the opportunity to become familiar with the system early in the development process, helping them understand its functionalities and benefits before the date of the full deployment. High-level planning The ICG features are classified under different categories as presented below: (a) “ICG core features with existing base in TRACES”: essential features where existing functionality will be reused; (b) “ICG core features without existing base in TRACES”: essential features to be built from scratch; (c) “ICG not core features”: important but not essential features; (d) “External connections”: features that rely on external inputs; (e) “Out of scope”: features not for the first ICG system version (e.g. Artificial Intelligence); 7  Table 1: High-level overview of availability targets Request for Changes (RfCs) As per the Change Management Process, whenever a change is identified, this is registered in a Request for Change (RfC) list. While the development activities are progressing and internal discussions are ongoing, several changes are identified to be implemented at the Level 2- Level 4 ICG BPMs. Therefore, the BPMs and BAC document are updated to reflect the latest status considering the amendments. The Member States are informed about the changes, however so far the modifications do not have any impact on them. As part of the external review process, during the second quarter of 2024, Member States were asked to conduct a formal review of all changes implemented up to that point and provide feedback or comments as necessary. Member States approved the changes, having been informed in a timely manner about the modifications, thanks to the close cooperation established through various forums. External synergies During the reporting period, the Commission has been liaising closely with international organisations, such as UNESCO and ICOM in the context of populating the ICG Library with quality third country law profiles, in particular for Red List countries10). Internal Cooperation An extensive cooperation exists between the Commission’s services responsible for customs and for health, who are responsible for a number of policies that are deeply intertwined. The operational framework of cooperation has been agreed between services and has been further enhanced during the reporting period through continuous monitoring. Work with the Project Group on ‘Digitalisation of Cultural Goods’ The Commission has created a Customs Project Group on the Digitalisation of Cultural Goods11 which serves as a discussion forum for experts from Member States national customs administrations and competent (cultural) authorities with experience in carrying out licencing formalities in heritage matters, in particular digitally. The Group provided support in the preparation of the implementing act, and is assisting the Commission services with defining the parameters and elaborating the criteria for the functional specifications of the ICG system. The Project Group12 currently consists of delegates from 15 Member States (AT, BE, BG, DK, DE, EE, EL, ES, FR, HU, IT, LV, NL, PT and RO) and to-date it has met four times (during the reporting period 29 June 2023 – 28 June 2024). During this reporting period, the Project Group mainly examined and provided their expertise and insight on the following subjects: • Four demonstrations of the ICG system were conducted; during the last one (June 2024) Member States had the opportunity to test the ICG system in a training environment, and they were also informed about the pre-registration of operators (in order to avoid a large influx of registration requests just before the date when the system is expected to go live). 10 https://icom.museum/en/resources/red-lists/ 11 The Project Group on Digitalisation of Cultural Goods serves as a discussion platform, where experts from national customs administrations and competent (cultural) authorities with experience in carrying out licencing formalities in heritage matters, in particular digitally, come together to provide support with the activities related to the development of the ICG System. 12 For more details on the Project Group’s mandate and work, please see the Commission’s first Progress Report COM(2020) 342 final. 8  • Establish the functionality of the ICG system supporting the temporary import of cultural goods in exemption from licencing requirements in the context of commercial art fairs, including a mechanism for follow up controls of the exempted imports by the competent authorities and an alert mechanism in case the terms of the exemption were infringed. • Define the template for the third countries law compendium, to help the ICG users identify the export laws in third countries. • Finalise the Administrative Cooperation module, allowing Member States competent authorities to exchange information on documents managed in the ICG. • Cooperation with the Member States regarding the services or departments they have designated as competent authorities in their territory (for inclusion in the ICG). • Progress on the training materials for the ICG system, including the ICG user manual, to ensure users will be fully equipped with the necessary knowledge and skills to efficiently operate the system. • Incorporation of the feedback from Member States with regards to concrete workflows such as : Split workflow, Partial rejection workflow, e-Seal, issuance of an importer statement for the purpose of a commercial art fair and the related period of time for the temporary admission, etc. • Cooperation on the future translation activities for the ICG system, making it available in all EU languages, ensureing inclusivity and accessibility for all users. • Member States were consulted regarding the future extension of the ICG to include the export domain13, ensuring an equal protection for European as well as for world cultural heritage. Some examples of consultation with the Member States on the export topic include : practice to issue open licences, the existence of digital solution to handle the export certificates in the area of cultural goods, workflows at national level, etc. Additionally, during the reporting period and as new functionalities were created and added to the system, the ICG developers team made a demonstration to the Expert Group on customs issues related to cultural goods14 and to the Expert Group ‘Dialogue with the Art Market’15 to get feedback on the implementation of the new features. Three demonstrations were performed in the context of the Project Group of Digitlisation of Cultural Goods, and a fourth with the Customs Business Group (CBG), given the importance to familiarise all the Member States with the ICG testing environment and not only the Project Group members. 5. RISKS FOR DELAYS Risk 1 – Staff allocation The initial proposal from the Commission did not provide for the creation of an IT system. Thus, resources were not allocated accordingly. However, in the course of the negotiations and at the request of the co-legislators, the creation of the ICG system was included in the Regulation, which called for additional resources, unforeseen at that point. The needs for this six-year project in terms of IT development personnel were estimated, at the time of the final political trilogues in December 2018, to be two full time Administrator posts. To partly mitigate this risk, an internal PQTM consultant was assigned from Q4 2023 to support the 13 Council Regulation (EC) 116/2009 on the export of cultural goods. 14 A Commission group composed by representatives of Member States customs and cultural authorities. 15 A Commission group composed by representatives of art market associations, academia, international organisations and other stakeholders. 9 Administrator in charge. This is intended to provide additional support, given that both the AD and the PQTM consultant work only partially on the ICG project. Despite the constraints, the Commission is committed to delivering the project within the stipulated timeframe, ensuring compliance with the regulatory requirements. The legal framework mandates that the system must be continuously maintained and operated once established. Therefore, ongoing resource allocation is essential for proper aftercare. Discontinuing support would negatively affect compliance with the legal requirements. Sustaining a dedicated team will provide essential continuity, leveraging expertise for both immediate support and future enhancements, thereby ensuring long-term reliability and adaptability for the overall cultural goods domain, including import and, in the future, export. Mitigation actions The risk has been reported internally. 6. CONCLUSIONS This progress report is the last one of the series as the ICG system will become operational and Regulation (EU) 2019/880 fully applicable on 28 June 2025. The main actions to develop the ICG system that were undertaken during the period covered by the present 5th progress report can be summarised as follows: • The reporting period saw significant advancements in the development of the ICG system and its integration with the EU CSW-CERTEX. Collaboration with Member States remained a priority, involving early participation for familiarisation with the ICG system and feedback, which played a crucial role in refining its functionalities. Four live demonstrations were conducted, allowing Member States to be actively involved in the process and provide valuable insights and feedback, which led to iterative improvements and enhanced usability. • Several ICG functional concepts were agreed and completed, in close cooperation with the Member States, to ensure the readiness of the system within the legal deadline. • A strong focus was placed on testing to identify potential issues and improve the user experience, reducing the likelihood of critical problems post-deployment. • Additionally, progress was made on developing third country profiles for the ICG law compendium (the Library), with extensive efforts to refine the template to accurately capture export legal provisions and other key details for the targeted countries. • The period also emphasised the development of comprehensive training materials, including a user manual, to ensure end-users are well-equipped. Two training modules are planned: one for competent authorities and importers, and another for customs. • Planning the translations for the ICG system in close cooperation with the Member States, to ensure the relevant linguistic skills and cultural knowledge necessary to accurately translate technical terms. • Integration with the EU CSW-CERTEX system remained a key priority in order to ensure that customs will have all the necessary access to information for control purposes within the legal deadline. Ongoing efforts are made to enhance system reliability and user satisfaction through rigorous testing, focusing on identifying and addressing potential issues pre-deployment. 10 • Finalisation of the mechanism for the Administrative Cooperation, enabling Member States’ competent authorities to exchange information on documents managed within the ICG system. 11  ANNEX I: MULTIANNUAL STRATEGIC PLANNING The MASP-C ensures an effective and coherent management of IT projects by setting out both a strategic framework and milestones within the legal deadlines established in legislation. It is ultimately endorsed by the Member States in the Customs Policy Group (CPG) based on advice provided by the Electronic Customs Coordination Group (ECCG) and consultations with trade at the Trade Contact Group (TCG). The planning for the electronic system has been discussed and approved by the Member States and is described in detail in Fiche 1.18 of the MASP-C rev. 2023. Table 1 below provides an excerpt of the planning of the project on the import of cultural goods from MASP-C rev. 2023 Fiche 1.18. Table 1 - Excerpt of MASP-C rev. 2023 Fiche 1.18 Milestones Estimated completion date 1 Business Analysis and Business Modelling - Business Case Document Q4 2020 - Level 3 (User Requirements BPM) Q3 2021 - Level 4 (Functional Requirement detailed BPM) Q3 2021 2 Legal Provisions - Current provisions adopted* Q2 2019 - Future provisions adopted** Q2 2021 3 Project Initiation Phase - Vision Document Q2 2021 - GO decision Q2 2021 4 IT Project - Application & Service Specifications Q2 2023 - Technical System Specifications Q2 2023 Construction Phase - Central services implementation Q3 2024 - Service integration in National Systems N/A - National implementation N/A Transition Phase - Deploy and rollout Q4 2024 - Conformance tests Q2 2025 5 Operation - Commission, Member States administrations and Q2 2025 Traders - Non-EU Countries and non-EU traders (in case N/A required) 6 Implementation support (training and communication) - Centrally developed training and communication Q4 2024 - National training and communication Q4 2024 *Current provisions refer to Regulation (EU) 2019/880 **Future provisions refer to the implementing provisions to be adopted according to Regulation (EU) 2019/880 12 Table 2 provides an excerpt of the EU CSW-CERTEX project, with a focus on Component 2 of the EU-CSW CERTEX project, interconnecting the ICG system. Table 2 - Excerpt of MASP-C rev. 2023 Fiche 1.13 – Component 2 “EU CSW- CERTEX” Milestones Estimated completion date 1 Business Analysis and Business Modelling - Business Case Document Q1 2017 - Business Case Annex Q4 2023 - Level 3 (User Requirements BPM) Q1 2024 - Level 4 (Functional Requirement detailed BPM) Q1 2024 2 Legal Provisions - Current provisions adopted* In force - Future provisions adopted** 2022 3 Project Initiation Phase - Vision Document Q3 2017 - Project Charter 16 Q4 2023 - GO decision Q4 2023 4 IT Project - Application & Service Specifications Q2 2024 - Technical System Specifications Q2 2024 Construction Phase - Central services implementation Q3 2024 - Service integration in National Systems From Q4 2024 onwards - National implementation From Q4 2024 onwards Transition Phase - Deploy and rollout Q4 2024 - Conformance tests From Q4 2024 onwards 5 Operation - Commission, Member States administrations and Q1 2025 Traders (NB: This is the Operations date for the Commission, MS will conformance test from Q2 2020) - Non-EU Countries and non-EU traders (in case N/A required) 6 Implementation support (training and communication) - Centrally developed training and communication N/A - National training and communication N/A *Current provisions refer to Regulation (EU) 2019/880 **Future provisions refer to the implementing provisions to be adopted according to Regulation (EU) 2019/880 16 To replace the Vision Document as per the alignment with the Commission PM2/Agile methodology. 13 ANNEX II: MAIN PROJECT PHASES AND CRITICAL MILESTONES TIMELINE 14 EUROOPA KOMISJON Brüssel, 16.10.2024 COM(2024) 458 final KOMISJONI ARUANNE EUROOPA PARLAMENDILE JA NÕUKOGULE vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu 17. aprilli 2019. aasta määruse (EL) 2019/880 (mis käsitleb kultuuriväärtuste sissetoomist ja importi) artikli 14 lõikele 3 (28. juuni 2023–29. juuni 2024) ET ET Sisukord 1. SISSEJUHATUS.................................................................................................................................. 3 2. SEATUD EESMÄRGID ....................................................................................................................... 4 3. PROJEKTI ÜLESEHITUS JA PLANEERIMINE ....................................................................................... 5 1. etapp – põhimõtete väljatöötamine. .............................................................................................. 5 2. etapp – süsteemi arendamine......................................................................................................... 5 3. etapp – kasutuselevõtt ja toimimine............................................................................................... 5 4. EDUSAMMUDE ÜLEVAADE .............................................................................................................. 5 Projekti arendamine ............................................................................................................................ 5 Metoodika: ICG-süsteemi rakendamisel kasutatav lähenemisviis ...................................................... 6 Üldtasandi planeerimine ..................................................................................................................... 7 Muudatuste taotlemine ...................................................................................................................... 7 Koostoime väliste osalejatega ............................................................................................................. 8 Sisekoostöö ......................................................................................................................................... 8 Koostöö kultuuriväärtuste digiteerimise projektirühmaga ................................................................. 8 5. VIIVITUSI PÕHJUSTAVAD RISKID...................................................................................................... 9 Risk 1 – töötajate jaotus ...................................................................................................................... 9 Riskimaandamise meetmed .............................................................................................................. 10 6. JÄRELDUSED .................................................................................................................................. 10 I LISA. MITMEAASTANE STRATEEGILINE PLANEERIMINE ............................................. 11 II LISA. PROJEKTI PÕHIETAPID JA OLULISTE VAHE-EESMÄRKIDE AJAKAVA ........ 13 1  SÕNASTIK Dokument, milles esitatakse IT-projekti põhjendus ja Projektikirjeldus määratakse kindlaks vajalik eelarve. Visioonidokumendis käsitletakse üksikasjalikumalt projektikirjelduses esitatud eeldusi. Selles Visioonidokument dokumenteeritakse süsteemi omaniku ja süsteemi tarnija partnerlus ning arusaam süsteemist dokumendi koostamise ajal. Projekti kavand asendab visioonidokumendi vastavalt komisjoni PM2/Agile-metoodikale. Selles Projekti kavand dokumenteeritakse süsteemi omaniku ja süsteemi tarnija partnerlus ning arusaam süsteemist dokumendi koostamise ajal. Kultuuriväärtuste impordi süsteem (Import of Cultural ICG-süsteem Goods system) – kultuuriväärtuste impordi keskne elektrooniline süsteem. Kaubanduse kontrolli- ja ekspertsüsteem – Euroopa Komisjoni mitmekeelne veebiplatvorm sanitaar- ja TRACES fütosanitaarsertifikaatide väljastamiseks. See majutab ka ICG-süsteemi. ELi tollivaldkonna ühtne teeninduskeskkond – EU CSW-CERTEX sertifikaate käsitlev teabevahetus. Mitmeaastane finantsraamistik – ELi pikaajaline eelarve Mitmeaastane finantsraamistik aastateks 2021–2027. Tegevusprotsesside mudel (Business Process Model) – rakendustasandi tegevusprotsesside mudel kirjeldab rakenduse kogu tegevusprotsessi ja teabevoogu ning BPM täiendab süsteemikirjelduse etapis loodud süsteemi tegevusprotsesside mudelit, et võtta arvesse rakenduse enda vajadusi. Tegevuse vastuvõetavuse kriteeriume käsitlev dokument BAC-dokument „Business Acceptance Criteria“ (BAC). Aja- ja ressursipõhine (Proximity Quoted Times and PQTM Means). 2  1. SISSEJUHATUS Euroopa Parlamendi ja nõukogu 17. aprilli 2019. aasta määruse (EL) 2019/8801 (mis käsitleb kultuuriväärtuste sissetoomist ja importi) (edaspidi „määrus“) eesmärk on hoida ära ebaseaduslikku kauplemist kultuuriväärtustega, eelkõige juhul, kui selline kauplemine aitab rahastada terroristlikku tegevust, ning keelata kolmandatest riikidest ebaseaduslikult eksporditud kultuuriväärtuste import liidu tolliterritooriumile. Määrusega on kehtestatud kohustus esitada teatavate eriti ohustatud kultuuriväärtuste (nimelt arheoloogiliste leidude ja mälestistest eraldatud elementide) impordi korral impordilitsentsid ja muude vähem ohustatuks peetavate kultuuriväärtuste puhul importija deklaratsioonid ning sellega tagatakse, et liitu importimisel kohaldatakse nende suhtes ühtset kontrolli. Neist dokumendinõuetest on vabastatud teatav erikasutuseks (hariduslikul, teaduslikul või uurimistööga seotud eesmärgil) ettenähtud kultuuriväärtuste import. Importijate kohustus hankida impordilitsents või koostada ja esitada tollile importija deklaratsioon hakkab kehtima alles siis, kui keskne elektrooniline süsteem (ICG-süsteem) saab töövalmis. ICG-süsteem ei ole ette nähtud mitte üksnes ettevõtjatele formaalsuste täitmiseks, vaid ka teabe säilitamiseks ja vahetamiseks määruse rakendamise eest vastutavate liikmesriikide ametiasutuste (toll ja kultuuriasutused) vahel. ICG-süsteemi toimimine sõltub määrusega (EL) 2022/23992 loodud Euroopa Liidu tollivaldkonna ühtsest teeninduskeskkonnast, mis tagab ELi tollivaldkonna ühtse teeninduskeskkonna sertifikaate käsitleva teabe vahetamise süsteemi (EU CSW-CERTEX) toimimise õigusliku aluse. EU CSW-CERTEX on ELi ühtse teeninduskeskkonna keskne komponent ja komisjon on selle välja töötanud, et siduda riiklikud tollivaldkonna ühtsed teeninduskeskkonnad liidu süsteemide või andmebaasidega, mille abil hallatakse tolliväliseid nõudeid, nii et kõik asjaomased asutused pääseksid juurde asjakohastele andmetele ja saaksid piirikontrolli valdkonnas lihtsamini koostööd teha. Komisjon peab iga 12 kuu tagant alates määruse jõustumisest kuni ICG-süsteemi töövalmis saamiseni esitama Euroopa Parlamendile ja nõukogule aruande selle elektroonilise süsteemi loomisel tehtud edusammude kohta. Komisjoni esimeses iga-aastases eduaruandes3 kirjeldati komisjoni talituste tegevust esimesel aastal pärast määruse jõustumist, nimelt: a) ettevalmistusi vajalike rakendussätete vastuvõtmiseks ja b) konsultatsioone, mida on peetud liikmesriikidega kultuuriväärtustega seotud tolliküsimuste eksperdirühma ja kultuuriväärtuste impordi projektirühma kaudu. Komisjoni teises iga-aastases eduaruandes4 tutvustati komisjoni rakendusmääruse (EL) 2021/10795 vastuvõtmisel tehtud edusamme, samuti ICG-projekti 1. etapi (põhimõtete 1 ELT L 151, 7.6.2019, lk 1–14. 2 Euroopa Parlamendi ja nõukogu 23. novembri 2022. aasta määrus (EL) 2022/2399, millega luuakse Euroopa Liidu tollivaldkonna ühtne teeninduskeskkond ja muudetakse määrust (EL) nr 952/2013 (ELT L 317, 9.12.2022, lk 1–23). 3 COM(2020) 342 final. 4 COM (2021) 358 final. 3 väljatöötamine) käivitamist, selleks loodud projektirühma tehtud tööd ning ICG-projekti jaoks projektikirjelduse ja visioonidokumendi koostamise edenemist. Komisjoni kolmas iga-aastane eduaruanne6 hõlmas ICG-süsteemi tegevusprotsesside mudelite paketi esimese versiooni lõplikku valmimist, tegevuse vastuvõetavuse kriteeriumide (BAC) dokumendi lõplikku vormistamist ning kasutajalugude loomist ja nende vastavusse viimist BAC-dokumendiga, kontrollides teavet, mida arendajad vajavad nõuete täitmiseks vajalike funktsioonide hindamiseks ja rakendamiseks. Komisjoni neljas iga-aastane eduaruanne7 hõlmas järgmist: a) ICG-süsteemi arendamise algus, st esimesed siseversioonid, mis hõlmasid üldist funktsionaalset taristut ning põhitöövoogusid; b) põhifunktsioonide laiendamine täieliku süsteemihalduse võimekuse saavutamiseks ning uute funktsionaalsete põhimõtete, nt edasise impordi jaoks impordilitsentsi saamise lihtsustatud korra kindlaksmääramine; mitut eset hõlmava impordilitsentsi taotlemine, litsentsitaotluste osadeks jagamine; või ICG-süsteemi kolmandate riikide õigusaktide andmekogu funktsioon (raamatukogu); c) EU CSW-CERTEXi integreerimisega seotud projektitegevuse alustamine, et impordilitsentsid või importija deklaratsioonid oleksid tollile EU CSW-CERTEXi kaudu kättesaadavad. Käesolevas viiendas iga-aastases eduaruandes käsitletakse ajavahemikku 2023. aasta juulist 2024. aasta juunini. See on viimane aruanne enne ICG-süsteemi töövalmis saamist 2025. aasta teises kvartalis. Täielikkuse huvides on lühidalt mainitud ka seatud eesmärke, projekti ülesehitust ja planeerimist, mida on üksikasjalikult kirjeldatud varasemates eduaruannetes. Aruande kokkuvõttes antakse üldine hinnang tehtud edusammudele ja tuvastatud riskidele, mis võivad põhjustada viivitusi. 2. SEATUD EESMÄRGID ICG-süsteem peab olema töövalmis hiljemalt 28. juuniks 2025, kuna sel kuupäeval jõustub kõikide ettevõtjate jaoks kohustus hankida selle elektroonilise süsteemi kaudu impordilitsents või esitada tollile importija deklaratsioon, et ettevõtjad saaksid teatavatesse kategooriatesse kuuluvaid kultuuriväärtusi seaduslikult liitu importida8. Projekt on praegu kolmandas etapis, kuna enamik arendustöödest on lõpule viidud ja ICG- süsteemi ühendamine EU-CSW CERTEXiga on edenenud. Samal ajal korraldatakse koolitusi, et tutvustada liikmeesriikide ametiasutustele ICG-süsteemi tööfunktsioone. Kultuuriväärtuste impordi projekti üksikasjalik kavandamine on ette nähtud ka elektroonilise tolli mitmeaastase strateegiakava 2023. aasta uuenduses9 (MASP-C 2023. aasta uuendus 5 Komisjoni 24. juuni 2021. aasta rakendusmäärus (EL) 2021/1079, millega kehtestatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) 2019/880 (mis käsitleb kultuuriväärtuste sissetoomist ja importi) teatavate sätete üksikasjalikud rakenduseeskirjad (ELT L 234, 2.7.2021, lk 67). 6 COM(2022) 580 final. 7 COM(2023) 758 final. 8 Määruses on „import“ määratletud kui kultuuriväärtuste suunamine järgmistele tolliprotseduuridele: vabasse ringlusse lubamine; ladustamine tolliladudes või vabatsoonides; ajutine import ning lõppkasutus, sealhulgas seestöötlemine. 9 https://taxation-customs.ec.europa.eu/customs-4/electronic-customs_en ja MASP-C 2. lisa. 4 v1.0). Käesoleva aruande I lisas on esitatud MASP-C 2023. aasta uuenduse väljavõte kultuuriväärtuste impordi projekti kavandamisest (tabel 1 – konsolideeritud toimik 1.18 „Kultuuriväärtuste digiteerimine“) ning MASP-C konsolideeritud toimiku 1.13 väljavõte EU CSW-CERTEXi 2023. aasta uuenduse kavandamisest (tabel 2). 3. PROJEKTI ÜLESEHITUS JA PLANEERIMINE Nagu esimeses iga-aastases eduaruandes tehtud analüüsis selgitati, põhineb projekti ülesehitus MASP-C 2023. aasta uuenduses ja selle lisades esitatud metoodikal, sealhulgas juhtimisskeemil, ELi tolliprotsesside modelleerimise poliitikal ja IT-strateegial. II lisas on esitatud põhjalik tegevuskava, mis sisaldab projekti peamisi etappe ja olulisi vahe-eesmärke. Kuigi projekt edeneb samal ajal mitmel tasandil, võib selle tinglikult jagada kolme põhietappi. 1. etapp – põhimõtete väljatöötamine. Kõigepealt koostatakse projektikirjeldus, milles esitatakse projekti põhjendus ja määratakse kindlaks vajalik eelarve. Lisaks luuakse 3. tasand (kasutusnõuded – tegevusprotsesside mudelid (BPM)) ja 4. tasand (funktsionaalsed nõuded – tegevusprotsesside mudelid (BPM)). Seejärel koostatakse visioonidokument, milles esitatakse üksikasjalikum teave projekti ülesehituse, maksumuse, aja ja riski kohta, samuti vahe- eesmärkide, tulemuste ja projektikorralduse teave. 2. etapp – süsteemi arendamine. Rakendusakti sätetele tuginedes töötatakse välja süsteemi kasutajanõuded ja funktsionaalsed kirjeldused ning süsteemiarhitektuuri tehniline kirjeldus. Kui süsteemi projektis on põhimõtted paika pandud ning tabelis 1 loetletud tulemused ehk 1. ja 3. vahe-eesmärk (vt I lisa) on saavutatud, algab põhjalikum töö ning rakenduse ja teenuse kirjeldustes ning tehnilises süsteemikirjelduses (projektikirjeldusest ja visioonidokumendist konkreetsemad dokumendid) keskendutakse rohkem tehnilistele aspektidele. ICG integreeritakse olemasoleva süsteemi TRACESi platvormi ja seetõttu kasutatakse selles olemasolevaid tehnilisi kirjeldusi, ülesehitust, sõnumeid ja liideseid teataval määral uuesti. 3. etapp – kasutuselevõtt ja toimimine. Algab tegelik IT arendusetapp (ehitusetapp), millele järgneb üleminekuetapp, mille käigus võetakse ICG-süsteemi varased versioonid järk-järgult eri kasutajarühmade jaoks kasutusele ja tehakse katsed tagamaks, et ettevõtjad ja pädevad asutused on 28. juuniks 2025 võimelised süsteemi kasutama ja saanud selleks hea väljaõppe. Järgneb kuuekuuline järelhooldusperiood, mille jooksul süsteemi viimistletakse, et see vastaks tegevusvajadustele, mis võivad ilmneda alles pärast IT-süsteemi kasutamise kohustuslikuks muutumist, ning et tagada süsteemi sujuv toimimine. Kuna ICG-süsteem ühendatakse EU CSW-CERTEXi kaudu liikmesriikide tollisüsteemidega, tuleb selle tegevuse puhul teha vastavuskatseid. Kuigi ühendamise kuupäevana oli algselt ette nähtud 3. märts 2025, on komisjon valmistanud ette ELi tollivaldkonna ühtset teeninduskeskkonda (SWE-C) käsitleva määruse muudatuse, et viia kohaldamise alguse kuupäev kooskõlla määruse (EL) 2019/880 omaga, st hiljemalt 28. juuni 2025. 4. EDUSAMMUDE ÜLEVAADE Projekti arendamine Aruandeperioodil on ICG-süsteemi arendamisel ja selle integreerimisel EU CSW- CERTEXiga tehtud märkimisväärseid edusamme. Kogu aruandeperioodi jooksul on koostöö liikmesriikidega olnud üks peamisi prioriteete. Tagamaks, et nende panus ja tagasiside 5 aitaksid kaasa süsteemi pidevale täiustamisele ja edukale rakendamisele, korraldati mitu töökoosolekut. Need toimusid nii kahepoolselt kui ka kultuuriväärtuste digiteerimise projektirühmas. Liikmesriikidelt saadud varajane tagasiside on olnud süsteemi täiustamisel hindamatu ning võimaldanud komisjonil tõhusalt probleeme lahendada ja ettepanekuid arvesse võtta. Sellel aruandeperioodil toimus neli ICG-süsteemi reaalajas esitlust, mille käigus oli liikmesriikidel oluline roll tagasiside ja ülevaate andmisel. Liikmesriikide varajane kaasamine aitas koguda väärtuslikku tagasisidet prototüüpide ja funktsioonide kohta ning võimaldas tegelikel kasutusstsenaariumidel põhinevaid korduvaid täiustusi. Selline koostööl põhinev lähenemisviis mitte ainult ei parandanud süsteemi kasutatavust, vaid edendas ka isevastutust. Jätkusid edusammud ICG-süsteemi äriliste ja tehniliste küsimuste osas ning kirjeldusi kohandati vastavalt muutuvatele vajadustele. Nende kirjelduste ajakohastamisega tagati, et projekt jääb paindlikuks ja vastab muutuvatele nõuetele. Suurt tähelepanu pöörati süsteemi katsetamisele, et teha kindlaks ja ennetada võimalikke probleeme ning täiustada samal ajal kasutajakogemust ja vähendada pärast kasutuselevõttu tekkida võivate kriitiliste probleemide tõenäosust. Jätkuvalt olid prioriteediks EU CSW-CERTEXi süsteemiga integreerimiseks tehtavad jõupingutused, et tagada tollikontrolli eesmärgikohane toimimine vastavalt õigusaktides ette nähtud tähtajale 28. juuni 2025. Komisjon on aruandeperioodil välja töötanud ka koolitusmooduleid uute impordieeskirjade ja ICG-süsteemi kohta ning ICG-süsteemi kasutusjuhendi. Koolitusmaterjalide kavandamine ja kasutusjuhendi väljatöötamine on märk soovist tagada projektiga, et lõppkasutajatel on olemas süsteemi tõhusaks kasutamiseks vajalikud teadmised ja ressursid. Koolitusmaterjalide jaoks töötatakse välja kaks moodulit: üks pädevatele asutustele ja importijatele ning teine tollile. Märkimisväärseid edusamme tehti ka selleks, et töötada välja ICG andmekogu, mis sisaldab kolmandate riikide ekspordinõudeid käsitlevate õigusaktide profiile. ICG-süsteemi nn raamatukogu funktsiooni eesmärk on aidata pädevatel asutustel, importijatel ja tollil olla kursis täpsete nõuetega kultuuriväärtuste seaduslikul eksportimisel kolmandatest riikidest. Selleks tehti ulatuslikke jõupingutusi malli täpsustamiseks ja täiustamiseks, tagamaks, et see kajastaks täpselt asjaomaseid kolmandaid riike käsitlevaid asjakohaseid õigusnorme ja muid olulisi üksikasju, ning koostati esimesed 12 profiili. Töö jätkub rohkemate riikide profiilide koostamisega tihedas koostöös Rahvusvahelise Muuseumide Nõukoguga (ICOM), eelkõige riikide puhul, mille kohta see organisatsioon on välja andnud punase raamatu. Samal ajal on projekti eesmärk püsida kujunemisjärgus tehnoloogiat kasutades innovatsiooni esirinnas, uurides tehisintellektil põhinevate funktsioonide võimalikku integreerimist kultuuriväärtuste identifitseerimiseks. Metoodika: ICG-süsteemi rakendamisel kasutatav lähenemisviis ICG rakendamisel kasutatav metoodiline lähenemisviis on kombinatsioon erinevatest komisjoni talituste metoodikatest ja tavadest põhimõtete väljatöötamiseks, kvaliteedi tagamiseks ning süsteemi arendamiseks ja kasutuselevõtuks. Selles kontekstis võimaldavad korrapäraselt toimuvad sisekoosolekud ja esitlused arutada ja rakendada tegelikke 6 funktsioone, vältides liiga keerukaid näidiskuvasid. Kohanduv planeerimine võimaldab ootustele ja muutustele kiiremini paindlikult reageerida. Tulevastelt kasutajatelt tõhusa tagasiside saamiseks ja süsteemi nõuetekohaseks rakendamiseks kaasatakse seda soovivad liikmesriigid kohe, kui katseversioon on valmis. Selle koostööl põhineva lähenemisviisi eesmärk on: sidusrühmade varajane kaasamine, et koguda süsteemi täiustamiseks kasulikke erinevaid vaatenurki ja teadmisi. Samal ajal korraldati kunstituru jaoks ulatuslik esitlus, mis oli just selle turuga kohandatud ning mille käigus tõsteti esile peamisi töövooge ja koguti ühtlasi asjakohast tagasisidet; koostöö edendamine, et aidata kaasa töökindlama ja kasutajasõbralikuma süsteemi loomisele; varajane tutvustamine, et liikmesriikidel oleks võimalus tutvuda süsteemiga arendusprotsessi varases etapis, mis aitab neil mõista selle funktsioone ja eeliseid enne täieliku kasutuselevõtu kuupäeva. Üldtasandi planeerimine ICG funktsioonid liigitatakse eri kategooriatesse järgmiselt: a) „ICG põhifunktsioonid, millel on olemas alus süsteemis TRACES“: olulised funktsioonid, kus olemasolevaid funktsioone kasutatakse uuesti; b) „ICG põhifunktsioonid, millel puudub alus süsteemis TRACES“: põhifunktsioonid, mis tuleb nullist üles ehitada; c) „ICG funktsioonid, mis ei ole põhifunktsioonid“: olulised, kuid mitte hädavajalikud funktsioonid; d) „välisühendused“: välistel sisenditel põhinevad funktsioonid; e) „väljajäävad funktsioonid“: funktsioonid, mis ei kuulu ICG-süsteemi esimesse versiooni (nt tehisintellekt). Tabel 1. Üldine ülevaade kättesaadavusega seotud eesmärkidest Muudatuste taotlemine Vastavalt muudatuste juhtimise protsessile registreeritakse muudatus selle kindlakstegemise korral muudatuste taotlemise nimekirjas. Samal ajal, kui arendustegevus edeneb ja sisemised arutelud käivad, on kindlaks tehtud mitu muudatust, mis tuleb 2.–4. tasandi ICG tegevusprotsesside mudelisse sisse viia. Seetõttu ajakohastatakse tegevusprotsesside mudelit ja BAC-dokumenti, et kajastada viimast muudatustega seisundit. Liikmesriike teavitatakse muudatustest, kuid seni ei ole muudatustel neile mingit mõju. Osana välisest läbivaatamisest 7 paluti liikmesriikidel 2024. aasta teises kvartalis ametlikult läbi vaadata kõik selle ajani tehtud muudatused ning anda vajaduse korral tagasisidet või teha märkusi. Liikmesriigid kiitsid muudatused heaks, olles saanud nende muudatuste kohta õigeaegselt teavet tänu eri foorumite kaudu loodud tihedale koostööle. Koostoime väliste osalejatega Aruandeperioodil tegi komisjon tihedat koostööd rahvusvaheliste organisatsioonidega, nagu UNESCO ja ICOM, et lisada ICG raamatukokku kvaliteetsed kolmandate riikide õigusaktide profiilid, eelkõige riikide puhul, mille kohta on välja antud punane raamat10. Sisekoostöö Tolli- ja tervishoiuküsimustega tegelevad komisjoni talitused, kes vastutavad mitme omavahel tihedalt seotud poliitikavaldkonna eest, teevad ulatuslikku koostööd. Talitused on koostöö tegevusraamistiku omavahel kokku leppinud ning aruandeperioodil seda pideva seire abil veelgi täiustanud. Koostöö kultuuriväärtuste digiteerimise projektirühmaga Komisjon on loonud kultuuriväärtuste digiteerimise tolliküsimuste projektirühma11, mis on arutelufoorum liikmesriikide tolliasutuste ja pädevate (kultuuri)asutuste ekspertidele, kellel on kogemusi pärandiga seotud küsimustes litsentsimisformaalsuste täitmisega, eelkõige digitaalselt. Rühm toetas rakendusakti ettevalmistamist ning aitab komisjoni talitustel määrata ICG-süsteemi funktsionaalsete kirjelduste jaoks kindlaks parameetrid ja üksikasjalikud kriteeriumid. Praegu kuuluvad projektirühma12 esindajad 15 liikmesriigist (AT, BE, BG, DK, DE, EE, EL, ES, FR, HU, IT, LV, NL, PT ja RO) ning see on seni kohtunud neli korda (aruandeperioodil 29. juunist 2023 kuni 28. juunini 2024). Sellel aruandeperioodil uuris projektirühm peamiselt järgmisi küsimusi ja esitas nende kohta oma hinnangu: • viidi läbi neli ICG-süsteemi esitlust; viimase (juuni 2024) jooksul oli liikmesriikidel võimalus katsetada ICG-süsteemi koolituskeskkonnas ning neid teavitati ka ettevõtjate eelregistreerimisest (et vältida registreerimistaotluste suurt sissevoolu vahetult enne kuupäeva, mil süsteem eeldatavasti kasutusele võetakse); • ICG-süsteemi funktsiooni loomine, millega toetatakse kultuuriväärtuste ajutist importi, vabastades need litsentsinõuetest ärilise eesmärgiga kunstimesside raames, sealhulgas sellise mehhanismi loomine, mille alusel pädevad asutused saaksid kontrollida litsentsinõuetest vabastatud importi, ja hoiatusmehhanism juhuks, kui vabastuse tingimusi on rikutud; • kolmandate riikide õigusaktide andmekogu malli kindlaksmääramine, et aidata ICG kasutajatel teha kindlaks kolmandate riikide ekspordinormid; • halduskoostöö mooduli lõpuleviimine, mis võimaldab liikmesriikide pädevatel asutustel vahetada teavet ICGs hallatavate dokumentide kohta; 10 https://icom.museum/en/resources/red-lists/ 11 Kultuuriväärtuste digiteerimise tolliküsimuste projektirühm toimib aruteluplatvormina, kus osalevad riikide tolliasutuste ja pädevate (kultuuri)asutuste eksperdid – kellel on kogemused eelkõige digitaalsete kultuuripärandiga seotud litsentsiformaalsuste täitmisel –, et pakkuda tuge ICG-süsteemi arendamisega seotud tegevuses. 12 Üksikasjalikum teave projektirühma volituste ja töö kohta on esitatud komisjoni esimeses eduaruandes COM(2020) 342 final. 8  • koostöö liikmesriikidega seoses nende poolt nende territooriumil pädevateks asutusteks määratud talituste või osakondadega (ICG-süsteemi lisamiseks); • ICG-süsteemi koolitusmaterjalide, sealhulgas ICG kasutusjuhendi väljatöötamine, et tagada kasutajate täielik varustatus süsteemi tõhusaks toimimiseks vajalike teadmiste ja oskustega; • liikmesriikidelt saadud tagasiside arvessevõtt seoses konkreetsete töövoogudega, näiteks jagatud töövoog, osalise tagasilükkamise töövoog, e-tempel, importija deklaratsiooni väljastamine ärilise eesmärgiga kunstimessi ja sellega seotud ajutise impordi jaoks jne; • koostöö ICG-süsteemi tulevasel tõlkimisel, et teha süsteem kättesaadavaks kõigis ELi keeltes ning tagada seega kaasavus ja juurdepääsetavus kõigile kasutajatele; • liikmesriikidega konsulteeriti seoses ICG tulevase laiendamisega ekspordivaldkonnale13, et tagada nii Euroopa kui ka maailma kultuuripärandi võrdne kaitse. Mõned näited liikmesriikidega ekspordi teemal peetud konsultatsioonidest on järgmised: avatud litsentside väljastamise tava, digilahenduse olemasolu kultuuriväärtuste ekspordisertifikaatide käsitlemiseks, riikliku tasandi töövood jne. Peale selle korraldas ICG-süsteemi arendajate meeskond aruandeperioodil seoses uute funktsioonide loomise ja süsteemi lisamisega esitluse kultuuriväärtustega seotud tolliküsimuste eksperdirühmale14 ja eksperdirühmale „Dialoog kunstituruga“15, et saada tagasisidet uute funktsioonide rakendamise kohta. Kolm esitlust viidi läbi kultuuriväärtuste digiteerimise projektirühma raames ja neljas tollivaldkonna ärirühmale, võttes arvesse, kui oluline on tutvustada kõigile liikmesriikidele ja mitte ainult projektirühma liikmetele ICG katsekeskkonda. 5. VIIVITUSI PÕHJUSTAVAD RISKID Risk 1 – töötajate jaotus Komisjoni esialgse ettepanekuga ei nähtud ette IT-süsteemi loomist. Seetõttu ei eraldatud vastavalt vahendeid. Läbirääkimiste käigus ja kaasseadusandjate ettepanekul lisati aga määrusesse ICG-süsteemi loomine, milleks oli vaja sel hetkel ettenägematuid lisavahendeid. 2018. aasta detsembris toimunud lõplikel poliitilistel kolmepoolsetel kohtumistel hinnati, et selle kuueaastase projekti IT-arenduseks on vaja kaks täistööajaga administraatori ametikohta. Selle riski osaliseks maandamiseks määrati alates 2023. aasta neljandast kvartalist vastutava administraatori toetamiseks sisene PQTM-konsultant. Selle eesmärk on pakkuda lisatuge, arvestades, et nii administraator kui ka PQTM-konsultant tegelevad ICG-projektiga ainult osaliselt. Piirangutest hoolimata on komisjon võtnud kohustuse viia projekt ellu ettenähtud aja jooksul, tagades vastavuse regulatiivsetele nõuetele. Õigusraamistikuga on ette nähtud, et kui süsteem on loodud, tuleb seda pidevalt hallata ja käitada. Seetõttu on pidev vahendite eraldamine nõuetekohase järelhoolduse jaoks hädavajalik. Toetuse andmise lõpetamine mõjutaks negatiivselt õiguslike nõuete täitmist. 13 Nõukogu määrus (EÜ) nr 116/2009 kultuuriväärtuste ekspordi kohta. 14 Komisjoni rühm, kuhu kuuluvad liikmesriikide tolli- ja kultuuriasutuste esindajad. 15 Komisjoni rühm, kuhu kuuluvad kunstituru ühenduste, akadeemiliste ringkondade, rahvusvaheliste organisatsioonide ja muude sidusrühmade esindajad. 9 Spetsiaalse meeskonna säilitamine tagab olulise järjepidevuse ja võimaldab eksperditeadmisi nii koheseks toeks kui ka tulevasteks täiustusteks, tagades seeläbi kogu kultuuriväärtuste valdkonna jaoks pikaajalise usaldusväärsuse ja kohandatavuse, sealhulgas impordi ja tulevikus ekspordi puhul. Riskimaandamise meetmed Riski kohta on siseselt aru antud. 6. JÄRELDUSED Käesolev eduaruanne on viimane, kuna ICG-süsteem saab töövalmis ja määrust (EL) 2019/880 hakatakse täielikult kohaldama alates 28. juunist 2025. Käesoleva viienda eduaruandega hõlmatud perioodil ICG-süsteemi arendamiseks võetud peamised meetmed võib kokku võtta järgnevalt. • Aruandeperioodil tehti ICG-süsteemi arendamisel ja selle integreerimisel EU CSW- CERTEXiga märkimisväärseid edusamme. Koostöö liikmesriikidega oli endiselt prioriteet, hõlmates varajast osalemist ICG-süsteemiga tutvumisel ja tagasiside andmisel, millel oli oluline roll süsteemi funktsioonide täiustamisel. Viidi läbi neli reaalajas esitlust, mis võimaldasid liikmesriikidel protsessis aktiivselt osaleda ning anda väärtuslikke teadmisi ja tagasisidet, mis tõi kaasa järkjärgulised täiustused ja parema kasutatavuse. • Tihedas koostöös liikmesriikidega lepiti kokku ja viidi lõpule mitu ICG funktsionaalset kontseptsiooni, et tagada süsteemi valmisolek seadusega ettenähtud tähtaja jooksul. • Suurt tähelepanu pöörati katsetele, et teha kindlaks võimalikud probleemid ja parandada kasutajakogemust, vähendades kriitiliste probleemide tõenäosust pärast kasutuselevõttu. • Lisaks tehti edusamme ICG õigusaktide andmekogu (raamatukogu) jaoks kolmandate riikide profiilide väljatöötamisel, tehes ulatuslikke jõupingutusi malli täpsustamiseks, et täpselt kajastada eksporti käsitlevaid õigusnorme ja muid peamisi üksikasju sihtriikide kohta. • Aruandeperioodil pöörati tähelepanu ka terviklike koolitusmaterjalide, sealhulgas kasutusjuhendi väljatöötamisele, et tagada lõppkasutajate hea varustatus. Kavas on kaks koolitusmoodulit: üks pädevatele asutustele ja importijatele ning teine tollile. • ICG-süsteemi tõlgete kavandamine tihedas koostöös liikmesriikidega, et tagada tehniliste terminite täpseks tõlkimiseks vajalikud keeleoskused ja kultuurialased teadmised. • Integreerimine EU CSW-CERTEXi süsteemiga oli jätkuvalt esmatähtis, tagamaks, et tollil on seadusega ettenähtud tähtaja jooksul kontrolli eesmärgil kogu vajalik juurdepääs teabele. Tehakse jätkuvaid jõupingutusi süsteemi usaldusväärsuse ja kasutajate rahulolu suurendamiseks põhjaliku katsetamise abil, keskendudes võimalike probleemide kindlakstegemisele ja lahendamisele enne kasutuselevõttu. • Halduskoostöö mehhanismi lõpuleviimine, mis võimaldab liikmesriikide pädevatel asutustel vahetada teavet ICG-süsteemis hallatavate dokumentide kohta. 10  I LISA. MITMEAASTANE STRATEEGILINE PLANEERIMINE MASP-C tagab IT-projektide tõhusa ja sidusa juhtimise, kuna selles on esitatud nii strateegiline raamistik kui ka õigusaktides sätestatud tähtaegadeks saavutatavad vahe-eesmärgid. Tollipoliitika töörühmas osalevad liikmesriigid toetavad seda, tuginedes elektroonilise tolli koordineerimisrühma antud nõuandele ja kaubanduse kontaktrühmas kaubandusringkondadega peetud konsultatsioonidele. Liikmesriigid on elektroonilise süsteemi kavandamist arutanud ja selle heaks kiitnud ning seda on üksikasjalikult kirjeldatud MASP-C 2023. aasta uuenduse toimikus 1.18. Tabelis 1 on esitatud MASP-C 2023. aasta uuenduse toimiku 1.18 väljavõte kultuuriväärtuste impordi projekti planeerimisest. Tabel 1. MASP-C 2023. aasta uuenduse toimiku 1.18 väljavõte Vahe-eesmärgid Eeldatav valmimiskuupäev 1 Tegevusanalüüs ja tegevusmudel – Projektikirjelduse dokument 2020. aasta 4. kvartal – 3. tasand (kasutusnõuded – tegevusprotsesside mudel 2021. aasta 3. kvartal (BPM)) – 4. tasand (funktsionaalsed nõuded – üksikasjalik 2021. aasta 3. kvartal tegevusprotsesside mudel (BPM)) 2 Õigusnormid – Praegused vastuvõetud sätted* 2019. aasta 2. kvartal – Tulevased vastuvõetavad sätted* 2021. aasta 2. kvartal 3 Projekti algatamise etapp – Visioonidokument 2021. aasta 2. kvartal – Projekti alustamise otsus 2021. aasta 2. kvartal 4 IT-projekt – Rakenduse ja teenuse kirjeldused 2023. aasta 2. kvartal – Tehnilised süsteemikirjeldused 2023. aasta 2. kvartal Ehitusetapp – Tsentraliseeritud teenuste rakendamine 2024. aasta 3. kvartal – Teenuste integreerimine riiklike süsteemidega Ei kohaldata – Riiklik rakendamine Ei kohaldata Üleminekuetapp – Kasutuselevõtt ja levitamine 2024. aasta 4. kvartal – Vastavuskatsed 2025. aasta 2. kvartal 5 Süsteemi toimimine – Komisjon, liikmesriikide haldusasutused ja kauplejad 2025. aasta 2. kvartal – ELi mittekuuluvad riigid ja ELi-välised kauplejad Ei kohaldata (vajaduse korral) 6 Rakendamise toetamine (koolitus ja teabevahetus) – Keskselt välja töötatud koolitus ja teabevahetus 2024. aasta 4. kvartal – Riiklik koolitus ja teabevahetus 2024. aasta 4. kvartal *Praegused sätted viitavad määrusele (EL) 2019/880. **Tulevased sätted viitavad rakendussätetele, mis võetakse vastu vastavalt määrusele (EL) 2019/880. 11 Tabelis 2 on esitatud EU CSW-CERTEXi projekti väljavõte, keskendudes EU CSW-CERTEXi projekti komponendile 2, mis ühendab ICG-süsteemi selle süsteemiga. Tabel 2. MASP-C 2023. aasta uuenduse toimiku 1.13 väljavõte – EU CSW-CERTEXi projekti komponent 2 Vahe-eesmärgid Eeldatav valmimiskuupäev 1 Tegevusanalüüs ja tegevusmudel – Projektikirjelduse dokument 2017. aasta I kvartal – Projektikirjelduse lisa 2023. aasta 4. kvartal – 3. tasand (kasutusnõuded – tegevusprotsesside mudel 2024. aasta I kvartal (BPM)) – 4. tasand (funktsionaalsed nõuded – üksikasjalik 2024. aasta I kvartal tegevusprotsesside mudel (BPM)) 2 Õigusnormid – Praegused vastuvõetud sätted* Kehtivad – Tulevased vastuvõetavad sätted* 2022 3 Projekti algatamise etapp – Visioonidokument 2017. aasta 3. kvartal – Projekti kavand16 2023. aasta 4. kvartal – Projekti alustamise otsus 2023. aasta 4. kvartal 4 IT-projekt – Rakenduse ja teenuse kirjeldused 2024. aasta 2. kvartal – Tehnilised süsteemikirjeldused 2024. aasta 2. kvartal Ehitusetapp – Tsentraliseeritud teenuste rakendamine 2024. aasta 3. kvartal – Teenuste integreerimine riiklike süsteemidega Alates 2024. aasta 4. kvartalist – Riiklik rakendamine Alates 2024. aasta 4. kvartalist Üleminekuetapp – Kasutuselevõtt ja levitamine 2024. aasta 4. kvartal – Vastavuskatsed Alates 2024. aasta 4. kvartalist 5 Süsteemi toimimine – Komisjon, liikmesriikide haldusasutused ja kauplejad 2025. aasta I kvartal (NB! See on toimimiskuupäev komisjoni jaoks, liikmesriigid teevad vastavuskatseid alates 2020. aasta 2. kvartalist) – ELi mittekuuluvad riigid ja ELi-välised kauplejad Ei kohaldata (vajaduse korral) 6 Rakendamise toetamine (koolitus ja teabevahetus) – Keskselt välja töötatud koolitus ja teabevahetus Ei kohaldata – Riiklik koolitus ja teabevahetus Ei kohaldata *Praegused sätted viitavad määrusele (EL) 2019/880. **Tulevased sätted viitavad rakendussätetele, mis võetakse vastu vastavalt määrusele (EL) 2019/880. 16 Asendab visioonidokumendi vastavalt komisjoni PM2/Agile-metoodikale. 12 II LISA. PROJEKTI PÕHIETAPID JA OLULISTE VAHE-EESMÄRKIDE AJAKAVA 13