SA Rakvere Teatrimaja auditi aruanne

AUDIT nr 2_2024/KuM SA Rakvere Teatrimaja sisekontrollisüsteemi toimimine Siseauditi lõpparuanne September 2024 AUDIT nr 2_2024/KuM SISUKORD I KOKKUVÕTE ....................................................................................................................... 3 II VALDKONNA ÜLEVAADE .............................................................................................. 6 III AUDITI ISELOOMUSTUS ............................................................................................... 8 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 2 AUDIT nr 2_2024/KuM I KOKKUVÕTE SA Rakvere Teatrimaja sisekontrollisüsteem on auditeeritud ulatuses mõjus (küpsustasemel „Juhitud“), pideva parendustegevusega jätkatakse. Auditi käigus tehti kokku 11 tähelepanekut, millest 1 oli kriitilise, 4 keskmise ja 4 madala olulisusega ning 2 positiivset tähelepanekut. Audiitorid tuginesid oma tähelepanekutes neile kättesaadavaks tehtud infole ning töötajate selgitustele. Täiendava info korral oleksid audiitori järeldused võinud olla teistsugused. Sisekontrollisüsteemi toimimine Rakvere Teatris valdkondade lõikes Sisekontrollisüsteem on mõjus (hinnang) Tegelik Juhtimine ja administ- reerimine sh teabehaldus 6 5 4,5 6,0 Finants/Haldus 4 Töökeskkond 5,0 3 2 1 0 5,1 ja Turundus 4,5 Personal Kommunikatsioon 4,0 4,5 IT Hanked ja ostud Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 3 AUDIT nr 2_2024/KuM Positiivne praktika 1. Võrdluses teiste teatritega on Rakvere Teater efektiivne s.o teisel kohal pärast Draamateatrit, teenides enim ettevõtlustulu töötaja kohta (hõlmab nii etendustegevust kui kino, kohvikut). 2. Teatri kõrgem juhtorgan on 5-liikmeline nõukogu, mis teostab järelevalvet juhatuse tegevuse üle; 3. Teatril on toimiv struktuur, mida vaadatakse perioodiliselt üle; koostatud on arengukava ja iga-aastased tege- vuskavad, mille täitmist jälgitakse; 4. Infovahetus töötajatele on korraldatud läbi intraneti (Lydian), avalikel stendidel, e-posti teel, koosolekutel; kehtestatud ja töötajatele on tutvustatud töökorralduse reegleid; regulaarselt viiakse läbi arenguvestlusi; keh- testatud lisatasude süsteem; 5. Teatri dokumendihaldus ja arhiivindus on süsteemne ja korrastatud, toimib arhivaalide korrastamine ja üleandmine Rahvusarhiivile; 6. Eelarvestamine ja finantsarvestus toimib nõuetele vastavalt – kehtestatud nõuetekohane SA Rakvere teatri- maja raamatupidamise sise-eeskiri, sh sularahakäitlemine ja inventeerimine, SA-le osutab raamatupidamise teenust Riigi Tugiteenuste Keskus (edaspidi RTK), käskkirjaga määratud kulujuhid ja kulude kinnitamisel eARK-is järgitakse 4-silma printsiipi; kehtestatud SA hankekord, kus on reguleeritud ka väikeostude korral pakkumuste võtmine; põhivara- ja väikevahendite inventuure viiakse regulaarselt läbi; sularahakassa inven- tuurid ning ootamatud inventuurid; 7. Teatri vara lubatud kasutamise põhimõtted on töökorralduse reeglites; puhkuste, lähetuste korraldus, sh va- rade haldus (va väikevarad) toimib nõuetekohaselt RTIPis; 8. Kehtestatud asutusesisene infosüsteemide kasutamise kord, kus reguleeritud ka infoturbeintsidentide korral tegutsemine; 9. Tööohutus on tagatud nii teatri töötajatele kui külastajatele. Viiakse läbi töökeskkonna riskianalüüse, kehtes- tatud on tulekahju korral tegutsemise plaan, stendidel üleval esmaabiandjate nimekiri, esmaabivahendite asu- kohad ning töökeskkonnaspetsialisti ja töökeskkonnavoliniku nimed. Evakuatsiooniteed on tähistatud ning teed on vabad väljapääsude juures, töökabinetid on korrektsed ja korrastatud. Viiakse läbi lavastuste riskia- nalüüse, mida tutvustatakse lavastusega seotud personalile allkirja vastu. Kriitilise olulisusega tähelepanek 1. Tegemist on detsember 2020 tehtud siseauditi tähelepanekuga, vahepealsel ajal muutusi ei ole toimunud. a. Näitlejate reaalsed töökoormused teatris on võrdlemisi madalad võrreldes normtööajaga (2022. a 55% norm- tööajast ja 2023. a 51% vs 2019 oli 69%, ei ole juurde arvestatud 10% iseseisvat tööd). Kõikidele näitlejatele makstakse täistöötasu ehk kultuuritöötaja miinimumpalka, osalise koormusega töölepingute sõlmimine on või- malik vaid erandjuhtudel ENLi ja EETEALi kollektiivlepingust tingituna. Rakveres osalise töökoormusega näitlejaid trupis ei ole. b. Pärast 5 tähtajalise töölepingu sõlmimist või 10 aastat teatris töötamist muutuvad näitlejate töölepingud tähta- jatuks. Tähtajatuid lepinguid on keerulisem lõpetada kuna näitleja töö iseloom tingib asjaolu, et töömaht kõi- gub. Soovitused KuMile ja Rakvere teatrile: 1. pidada läbirääkimisi EETEAL-iga, eesmärgiga soodustada enam paindlikuid töövorme, arvestades muutunud väliskeskkonda, st muuta kollektiivlepingu tingimusi. Nt lubada teat- ritel sõlmida ka osalise tööajaga lepinguid, mis kollektiivlepinguga on lubatud vaid erandtingimustel. 2. Uue näit- leja põhitruppi tööle võtmisel rakendada esialgu tähtajalist töölepingut, et tagada suurem paindlikkus nii teatri kui näitleja jaoks. 3. Vaadata üle tööaja arvestuse metoodika ehk mis liigitub hetkel näitleja tööaja hulka. Võimalik, et lisaks 10% iseseisvale tööle, tuleb tööaja hulka arvestada ka muud tööga seotud tegevused, mis hetkel tööaja arvestuses ei sisaldu. Rakvere teater nõustus osaliselt, vt TP 2 Keskmise olulisusega tähelepanekud 1. Strateegiline planeerimine KuM on algatanud asutaja ootuste seadmise, mistõttu muutub strateegiline planeerimine ja teatri eesmärgid seo- takse otseselt riigiüleste eesmärkidega sh seatakse mõõdikud. a) Hetkel on Rakvere teatri arengukavas fikseeritud strateegilised eesmärgid, meetmed, olulisemad tegevused ja nende tulemused, kuid mõõdikuid või sihttasemed puuduvad. Eesmärkide saavutamist ei ole võimalik hinnata. b) Riskidega tegeletakse jooksva töö käigus ja mittesüsteemselt. Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 4  AUDIT nr 2_2024/KuM Soovitus Rakvere teatrile: 1. Pärast asutaja ootuste seadmist uuendada teatri arengukava (kooskõlas asutaja ootustega). Nõukogul seirata iga-aastaselt eesmärkide täitmist vastavalt sihttasemetele. 2. Minimaalselt iga-aasta- selt enne järgmise aasta eelarve kinnitamist nõukogus, esitada lisaks rahastamisplaanile ka olulisemate/kriitilise- mate riskide ülevaade juhatuse vaatest. Töötada välja asutusele sobiv riskihindamise juhis/põhimõtted ning raken- dada seda iga-aastaselt. Seirata olulisemaid riske ning määrata neile maandamistegevused. Rakvere teater nõustus, vt TP 4 2. Teabehaldus sh dokumendi ja infohaldus a. Teatri asjaajamise kord on kinnitatud 2018 ning ei ole ajakohane (dokumendihaldus ei toimu Postipoiss DHS-is, vaid Excelis, võrgukettal ja Lydianis). b. Exceli kasutamine dokumendihalduses on ajutine lahendus ning ei ole kooskõlas Vabariigi Valitsuse määrusega nr 88. c. Väikeostude puhul võetud pakkumusi ei säilitata ühtselt ja koos lepinguga võrgukettal. 1. Soovitused Rakvere teatrile: 1. Koostada kogu asutuse teavet hõlmav teabehalduskord, mis on ajakohane ja vastab toimivale praktikale. 2. Rakvere Teatril kaaluda dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõttu, mis vastaks teatri vajadustele ning oleks kooskõlas Vabariigi Valitsuse määrusega nr 88. 3. Säilitada lepingutega seotud pakkumused ja aktid ühtses kaustas võrgukettal. Rakvere teater nõustus osaliselt, vt TP 5 3. Korruptsiooni ennetamine Tellitud on töid/teenuseid töötajatega seotud isikutelt (OÜ, MTÜd), mis õiguslikult ei ole keelatud, kuid on teatud piirangud. a) kuivõrd tegemist on sotsiaal- ja eriteenuste hulka kuuluvate kultuuri- ja vaba aja teenustega, tuleb lisaks järgida RHS üldpõhimõtteid (vältida huvide konflikti, tagada konkurents, läbipaistvus); b) kui tegemist on teatrile töö tegemisega, tuleb tasuda ka tööjõumaksud. Soovitused Rakvere teatrile: 1. Kui oma töötajatelt teenuse tellimine on vajalik, mõistlik ja otstarbekas (nt loo- mingulise töö tõttu), lisada põhjendus FITEKisse ja säilitada ka võrdlevad pakkumused kui seotud vabaturu tee- nusega; 2.Kui isik on töölepingulises suhtes SA-ga, on korrektsem eelistada lisatasu maksmist täiendavate tööüle- sannete eest, tasudes kõik vajalikud tööjõumaksud. Tööjõumaksude korrektne tasumine tagab töötajale tulevikus ka töötasuga seonduva pensioni. Rakvere teater ei nõustunud, vt TP 6 4. Finantsarvestus, varade haldus sh hanked a. Väikevarade haldus ei toimu RTIPi keskkonnas, vaid raamatupidamisprogrammis VERP. Põhivarad on RTIPi kantud. b. Fitekisse on arvete juurde osaliselt üleandmise-vastuvõtmise aktid lisamata (arve nr 245075, arve nr L22-53) ja viide lepingule puudu (arve 20240023, arve 4115, arve 2023030. Edaspidi lisatakse aktid/lepingud suuremate summale puhul Fitekisse (19.09.2024 kohtumine). c. Kehtestatud ei ole asutusesisest ametiauto kasutamise juhist/korda Soovitused Rakvere teatrile: 1. Viia ka väikevahendite haldus RTIPi keskkonda, vähendades kasutuses olevate ISde hulka ja koondades andmed ühte kohta. 2. Lisada suuremate arvete puhul Fitekis asjade/tööde üleandmise- vastuvõtmise aktid ja viide lepingule, mille alusel väljamakse tehakse. 3. Kehtestada asutusesisene ametiauto ka- sutamise kord, kus on fikseeritud reeglid auto kasutamisele, hoiustamisele, kütusekulude kompenseerimisele jm. Rakvere teater nõustus osaliselt, vt TP 8 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 5 AUDIT nr 2_2024/KuM II VALDKONNA ÜLEVAADE 28.09.1882 mängiti Rakveres esimest korda eestikeelset näitemängu. Viru Eesti Selts “Kalevipoeg” mängis Pikk tänav 7 Juhan Kunderi “Mulgi mõistus ja tartlaste tarkus”. Sellest sündmusest sai alguse eestikeelne järjepidev teatritegemine Rakveres. 1927 Rakvere Rahvamaja ja Hariduse Selts võttis plaani ajakohase teatrimaja ehitamise. Teatrimaja projekteeriti Rakvere mõisa peahoone kõrvale. 24.02.1940 avati Rakvere Teater aktuse, kontserdi ja «pitsballiga». 2004. aastast tegutseb Rakvere teater sihtasutuse Rakvere Teatrimaja nime all. Varasemalt oli teater KuMi hallatav riigiasutus. 2013 on SA juhataja Velvo Väli. Teatril on 5-liikmeline nõukogu, mille esimees on KuMi esindajana Katre Väli. Töötajaid on teatris kokku 83 (töötajate arv taandatult täistööajale). Rakvere teatril on kino, mis 2023. aastal oli avatud 5 päeva nädalas ja koolivaheaegadel 6 päeva. Kogu aasta jooksul linastus 198 erinevat filmi, mida külastas kokku 57 344 inimest, moodustades 2,05% (kõik Apollo kinod kokku moodustasid 73,78%) vaatajate turuosast üle Eesti. Lisaks korraldatakse iga-aastast rahvusvaheliste etenduskunstide festivali Baltoscandal. Rakvere teater peab teatrikohvikut, mille peamine funktsioon on teatrile lisaväärtuste pakkumine, esmatähtis on etenduste publiku ja kohvikuürituste teenindamine, valvelauana tegutsemine ja kassa toetamine piletimüügiga. Teatril on põhikiri1, arengukava2 ja iga-aastased tegevuskavad. 1 Sihtasutuse Rakvere Teatrimaja põhikiri, muudetud 5.09.2023 2 Sihtasutus Rakvere Teatrimaja strateegiline arengukava 2024-2027, kinnitatud sihtasutuse nõukogu 7.11.2023 koosolekul Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 6 AUDIT nr 2_2024/KuM Rakvere teatri missioon on väärtustada inimlikkust. Teatri visiooniks on, et SA on teatrikunsti keskus, mille looming kutsub üles kaasa elama ja kaasa tundma võõrale ning erinevale elusaatusele, nägema elu võimalikult avarast vaatepunktist, millest ei jäeta kedagi välja, väärtustama teatrit kui rahva kultuurilise järjepidevuse kandjat. SA Rakvere Teatrimaja on teiste kultuurivaldkondadega pidevalt kontaktis olev ja neid rikastav kaasaegne kultuurikeskus, sellisena omalaadne Eestis ja atraktiivne maailmas. Teatri väärtused on loomingulisus, soojus, hoolivus ja intrigeerivus. Arengukavas on seatud aastateks 2024-2027 strateegilised eesmärgid ja meetmed nende saavutamiseks, vt https://www.rakvereteater.ee/SA_Rakvere_Teatrimaja_arengukava_2024-2027. Sisseostetud teenused: Finants- ja personaliarvestuse teenus – Riigi Tugiteenuste Keskus, RTK. Valdkondlikud õigusaktid, sisemised korrad ja infosüsteemid: • etendusasutuse seadus; • sihtasutuste seadus; • riigivaraseadus ja riigihangete seadus; • avaliku teabe seadus, isikuandmete kaitse seadus ja arhiiviseadus; • korruptsioonivastane seadus ja autoriõiguse seadus; • Sihtasutuse Rakvere Teatrimaja põhikiri • VV 25.05.2017 määrus nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“; • Rahandusministri määrus „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“; • SA sisemiselt kehtivad juhendid ja korrad, töölepingud ja ametijuhendid, käskkirjad jmt. • IT: SAP (raamatupidamistarkvara), Fitek arvete menetlemise süsteem; RTIP (lähetused, puhkused, majanduskulud, varad, sh inventuurid), Lydian tööplaneerimise süsteem ja intranet. Tabel 1. Rakvere teatri tulud ja kulud aastatel 2022-2023 2022. a 2023. a Tegevustulud 3 311 100 4 097 942 Kaupade ja teenuste müük 1 302 127 1 835 916 Tulud majandustegevusest 1 302 127 1 835 916 Saadud toetused 1 978 452 2 258 673 Muud tulud 30 521 3 353 Kasum/kahjum põhivara ja varude müügist 8 333 1 300 Eespool nimetamata muud tulud 22 188 2 053 Tegevuskulud -3 665 639 -3 970 271 Tööjõukulud -1 927 449 -2 286 960 Majandamiskulud -1 523 449 -1 483 634 Muud kulud -1 368 -2 311 Põhivara amortisatsioon ja ümberhindlus -213 364 -197 366 Aruandeperioodi tegevustulem -354 529 127 671 Finantstulud ja -kulud 2 837 86 090 Tulu hoiustelt ja väärtpaberitelt 2 837 86 090 Aruandeperioodi tulem -351 692 213 761 Aruandeperioodi tulem ja siirded kokku -351 692 213 761 Allikas: Saldoandmike infosüsteem Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 7 AUDIT nr 2_2024/KuM III AUDITI ISELOOMUSTUS Kultuuriministeeriumi (edaspidi KuM) siseauditi (edaspidi SAO) 2024. aasta tööplaani (kinnitatud kultuuriministri 20.02.2024 käskkirjaga nr 30) alusel viisime läbi auditi, milles hindame sihtasutuse Rakvere Teatrimaja (edaspidi SA või Rakvere teater või teater) sisekontrollisüsteemi toimimist. Hindamisel lähtume järgmistest alaküsimustest: 1. kas rakendatakse piisavaid sisekontrollimeetmeid, et tagada teatri tegevuste õigusaktidele vastavus ja seatud eesmärkide täitmine sh varade ja ressursside kaitse, tegevuse otstarbekus ja info säilimine? Sisekontrollisüsteemi toimimist hinnatakse lähtudes üldtunnustatud sisekontrollisüsteemi küpsusmudelist (aluseks COSO mudel). Mudel vt sisekontrollisüsteemi hindamine 2. kas ja kuidas on võimalik teatris muuta protsesse tõhusamaks ja tagada kvaliteetsem avalike teenuste pakkumine (näitlejate töökoormus ja palgamudel, etendused Rakveres vs väljasõidud jmt)? Auditeeritav periood: 2022. a kuni auditi toimingute lõpetamiseni Auditi ulatus: Rakvere teateri sisekontrollisüsteem, näitlejate töökoormus ja etendustegevuse korraldamise optimaalsus Auditi läbiviimise aeg: 13.03.2024 – 28.06.2024. Auditi eest vastutav isik on SAO juhataja Krista Nelson. Auditi viisid läbi siseaudiitor Helen Heiter ja Siseauditi juht Krista Nelson. Valdkonna eest on vastutavad: • Velvo Väli – SA Rakvere Teatrimaja juhatuse liige; • Märt Volmer – ministeeriumi nõunik, kultuuriväärtuste asekantsleri ülesannetes; • Katre Väli - SA Rakvere Teatrimaja nõukogu esimees ja KuM kunstide osakonna juhataja. Auditi metoodika: auditi läbiviimisel järgisime rahvusvahelisi siseaudiitori kutsetegevuse standardeid. Auditi toimingute käigus viidi läbi järgmised tegevused: • analüüsisime Rakvere teatri tulemusi-saavutusi, töökorraldust, sh töö planeerimise süsteemi ja loomenõukogu töökorralduse nõuetele vastavust, saalide täituvust, sh väljasõiduetenduste külastatavust; • analüüsisime SA kehtivaid sisemisi kordasid ja strateegilisi dokumente, kuidas toimib eelarve planeerimine ja täitmine; • viisime läbi täpsustavad intervjuud teatri töötajatega; • testisime eArvekeskuses kulujuhtimise ja Riigitöötaja Iseteenindusportaalis lähetuste korralduse toimimist, majanduskulude deklareerimist, inventuuride korraldust; • kontrollisime seotud isikutega tehtud tehinguid ja hindasime tehingute nõuetele vastavust; • hindasime Rakvere teatri sisekontrollisüsteemi toimimist. Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 8 AUDIT nr 2_2024/KuM Aruande A-osa tähelepanekute/parendusvaldkondade olulisuse määramisel on lähtutud järgmisest skaalast: Tähelepaneku Risk Riski maandamine olulisus on kõrge ilmnemise tõenäosusega ja/olulise Kriitiline negatiivse mõjuga organisatsiooni tegevusele ja/või järgneva 6 kuu jooksul eelarvele võib muutuda oluliseks, kui neile ei pöörata lähemas Keskmine tulevikus tähelepanu ja sarnased eksimused järgneva 6 kuu kuni 1. aasta hakkavad korduma. jooksul realiseerumine on vähetõenäoline, kuid tähelepanekus toodud riskide maandamise korral Madal järgneva 1. aasta jooksul loob asutus võimalusi protsessi efektiivistamiseks ja töö kvaliteedi parandamiseks Positiivne positiivne hinnang ja tunnustus valdkonna korraldusele; tõhusale tegevusele; toob tähelepanek välja parima praktika Hinnangu andmisel on lähtutud 4-astmelisest skaalast, mis põhineb rahvusvahelise ühingu IIA (Institute of Internal Auditors) tegevussuunisel „Siseaudiitori arvamuse koostamine ja avaldamine“. Hinnang Sisekontrollimeetmed Riskid Jääkriski tase Juhtkonna tegevus mõjus on adekvaatsed, on juhitud madal puudub oluline vajadus, kuid sobivad ja mõjusad parendused võivad olla võimalikud parendamist tuvastatud ükskikud on juhitud madal kuni mõningane vajadus vajav kontrollinõrkused keskmine tegutsemiseks oluliselt tuvastatud mitmed ei ole juhitud keskmine vajadus oluliseks ja erandjuhul parandamist kontrollinõrkused kuni kõrge kiireloomuliseks vajav tegutsemiseks mitterahulda ei ole adekvaatsed, ei ole juhitud kõrge vajadus oluliseks ja üldjuhul v sobivad ja mõjusad kiireloomuliseks tegutsemiseks Täname Rakvere teatri töötajaid, KuMi teenistujaid auditi käigus osutatud abi ja meeldiva koostöö eest. Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 9  Lisa 1 IV AUDITI TULEMUSED 4.1. Etendustegevuse korralduse optimaalsus Eesmärk oli hinnata, kas ja kuidas on võimalik teatris muuta protsesse tõhusamaks ja tagada kvaliteetsem avalike teenuste pakkumine (näitlejate töökoormus ja palgamudel, saalide hõivatus jmt). Etendustegevuse korralduse optimaalsust näitab ka võrdlus teiste riigi asutatud etendusasutustega. 4.1.1. Võrdlus teiste teatritega (sarnased riigi asutatud sihtasutused) Aluseks võeti äriregistrist avalikult kättesaadavad 2022 ja 2023 majandusaasta aruanded ning arvutati välja järgmised näitajad, mis on universaalsed ja võimaldab võrrelda riigi SA omavahel, sõltumata kas muuseumid, teatrid, kontsertorganisatsioonid vmt. Näitajad on tulemusindikaatorid KuM seatavates asutaja ootustes: a) ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta), väljendatuna EUR; b) tegevuskulu külastaja kohta aastas – väljendatuna EUR; c) omatulu osakaal kogutuludest – väljendatuna %. I Ettevõtlustulu töötaja kohta vs etendused 2022 600 30000 500 25000 Etenduste arv 400 18650 20000 17542 EUR 300 15688 14266 15000 200 10615 10678 10000 100 5000 0 0 Vene Teater Rakvere Teater Ugala Teater Eesti Eesti Endla Teater Noorsooteater Draamateater Etenduste arv ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta) * EUR 2023 600 30000 28101 500 25000 22119 Etenduste arv 400 20550 19680 20000 EUR 300 15000 13475 13658 200 10000 100 5000 0 0 Vene Teater Rakvere Teater Ugala Teater Eesti Eesti Endla Teater Noorsooteater Draamateater Etenduste arv ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta) * EUR 1  Lisa 1 Ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta) EUR 28101 30000 25000 22119 20550 19680 17542 18650 20000 15688 13475 13658 14266 EUR 15000 10678 10615 10000 5000 0 Vene Teater Rakvere Teater Ugala Teater Eesti Eesti Endla Teater Noorsooteater Draamateater Axis Title 2022 2023 Saab välja tuua, et: a) kõikides teatrites oli 2023 edukas aasta, kasvas nii teenitav tulu töötaja kohta ning ka etenduste arv aasta lõikes. Edukaim teater nii etenduste arvu kui teenitava ettevõtlustulu osas töötaja kohta on Eesti Draamateater. Kõikides teatrites saab tulude kasvu oodata, juhul kui tõsta piletihinda ja/või saavutada saalide maksimaalne hõivatus; b) Vene Teatri näitajad on võrreldavad Noorsooteatriga (mõlemad on kitsale sihtrühmale suunatud); c) Rakvere Teatri näitajad on võrreldavad teiste regionaalselt paiknevate Ugala ja Endla Teatriga. II Tegevuskulud külastaja kohta 2022 140000 80 120000 71 70 65 60 100000 Külastajate arv 53 51 50 80000 45 45 EUR 40 60000 30 40000 20 20000 10 0 0 Vene Teater Rakvere Teater Ugala Teater Eesti Eesti Endla Teater Noorsooteater Draamateater Külastajate arv Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR 2  Lisa 1 2023 140000 80 120000 70 66 Külastajate arv 100000 59 60 50 50 80000 46 46 47 EUR 40 60000 30 40000 20 20000 10 0 0 Vene Teater Rakvere Teater Ugala Teater Eesti Eesti Endla Teater Noorsooteater Draamateater Külastajate arv Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR Tegevuskulu/külastaja kohta aastas EUR 80 70 60 50 66 59 EUR 40 50 46 47 46 30 20 10 0 Vene Teater Rakvere Teater Ugala Teater Eesti Eesti Endla Teater Noorsooteater Draamateater 2022 2023 Saab välja tuua, et: • kõige suurem langus kuludes 1 külastaja kohta oli Rakvere Teatris (-12 EUR per külastaja), vähesel määral ka Endlas ja Vene Teatris (-4 EUR per külastaja). Teistel püsivad tegevuskulud külastaja kohta enam vähem samad; • mida rohkem külastajaid sama tegevuskulu mahu juures, seda parem näitaja. Optimaalne teatrite võrdluses on 50 EUR/külastaja kohta ja alla selle. 3  Lisa 1 III Tegevuskulud külastaja kohta vs teenitud omatulu % 2022 47 80 48 60 31 39 42 50 60 21 40 EUR 40 30 % 45 20 20 53 45 71 51 10 65 0 0 Vene Teater Rakvere Teater Ugala Teater Eesti Eesti Endla Teater Noorsooteater Draamateater Axis Title Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR Omatulu osakaal kogutuludest % 2023 53 70 60 45 49 46 60 50 32 50 22 40 40 EUR 30 % 30 20 20 50 59 46 46 47 10 66 10 0 0 Vene Teater Rakvere Teater Ugala Teater Eesti Eesti Endla Teater Noorsooteater Draamateater Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR Omatulu osakaal kogutuludest % • Head tasakaalu kulude ja teenitud omatulu vahel hoiavad Ugala, Draamateater ja Endla. • Noorsooteatri kulud külastaja kohta on kõrgemad kui teistel, kuna kulud sisaldavad ka makseid RKASle, mis on oluliselt suuremad kui on kulud hooneid ise hallates (sisaldab remondifondi komponenti, mis teistel puudub); • Rakvere Teatri kulud külastaja kohta muudavad kõrgemaks väljasõiduetendused, kus külastajate arv reeglina väiksem (väikesed maakohad) vs suured linnad. 4  Lisa 1 4.1.2. Rakvere Teatri tulud/kulud Vaatluse all olid SAPst saadava info kohaselt 2022 ja 2023. Rakvere Teater etendustega seotud tulu vs kulu 2 000 000 1 835 916 2 000 000 1 302 127 1 500 000 1 524 817 1 485 945 1 500 000 1 000 000 1 000 000 555 914 607 691 500 000 500 000 697 386 1 066 879 0 0 2022,000 2023,000 Omatulu kokku Tulud etendustegevusest Majandamiskulud kokku sh lavastustega seonduv kulu kokku Saab välja tuua, et: • omatuludest moodustab etendustegevus vastavalt kuni 58%. Ülejäänud tulud on seotud kino ja kohvikuga; • etendustegevuse tuludest on suurim ja tõusva osakaaluga kuni 43,3 % väljasõiduetenduste tulu, millest üle 23,4 % on etendused rahvamajades. 36-39 % juures püsivad etendused statsionaaris ehk Rakveres. Suveetendused moodustavad etendustegevusest ca 17%. • omatulud on kasvanud, moodustades ca 45% (2023), kuid oli 39% (2022); • Kohvik ja Kino on majanduslikult isetasuvad ehk hinnatakse nende tulusust (tulud-kulud). Kohviku tulusus on 2023 kasvanud, 7530 eur (2023), varasema 317 eur(2022). Sama on ka Kinol, teenides 85 795 eur (2023) puhastulu vs 22 919 eur (2022). • Kogukulud jagunevad suhtarvuna 40% majandamiskulud vs 60% personalikulud. 4.1.3. Väljasõiduetendused – Eesti vs Lääne-Viru maakond Kui vaadata väljasõiduetendusi eraldi, selgub, et: • maakondade lõikes aastatel 2018 – 2023 suuri kõikumisi ei ole. Hiiumaal ei käida, kõige enam käiakse Harju maakonnas (üle 60% on Tallinnas, ka Viimsi, Keila, Aruküla, Kiisa); • koroona mõjul on vahepeal väljasõiduetenduste arv langenud, kui nüüd on taastunud 2018 tase. Enim on teatri väljasõiduetendused vähenenud Viljandi ja Võru maakonnas (-6 etendust vähem kui 2018); • Ootuspärane on, et peamine tegevuspiirkond on Lääne-Viru maakond. 5  Lisa 1 Etendused Lääne-Viru maakonnas 200 200 168 184 183 169 150 150 147 150 100 100 149 149 147 150 50 50 2 4 0 0 0 0 0 2023 2022 2021 2020 2018 sh Rakvere linn sh Tamsalu linn Lääne-Viru maakond Rakvere Teatri etendused Eestis v.a kodumaakond Lääne- Viru 60 50 40 30 20 10 0 2023 2022 2021 2020 2018 6  Lisa 1 • Väljasõiduetendused moodustavad Rakvere Teatri etenduste koguarvust ca ½. 2018 moodustasid väljasõiduetendused 54,8 % etenduste koguarvust, 2022 oli see 47,3%, 2023 juba 49,2%. • kui vaadata repertuaaris olevaid lavastusi, siis 85% - 90% lavastustest, on kasutusel ka väljasõitudel. • 10 ja enam korda mängitakse neist u 4-5 lavastust, mis väljendub nii kõrgemas piletitulus kui ka külastajate arvus. Väljasõiduetenduste piletitulu ja külastajate arvuga on seotud saali suurus ehk suuremates linnades on suuremad saalid ja seetõttu ka piletitulu/külastajate arv kõrgem võrdlusena maakondade rahvamajadega. Väljasõiduetendused 2022 50000 4000 45000 3500 40000 3277 3408 3164 Külastajate arv 3000 35000 30000 2500 EUR 25000 2138 2000 20000 1469 1500 15000 1159 1151 1110 932 1000 10000 817 5000 590 500 290 174 344 197 0 94 121 49 0 Piletitulu (ilma km-ta) EUR Etenduse külastajate arv Väljasõiduetendused 2023 70000 4500 60000 4036 4000 3765 3500 Külastajate arv 50000 2910 3000 40000 2770 2656 2500 EUR 30000 1958 2000 2007 1444 1500 20000 1308 1160 1148 1247 1099 1086 1000 10000 667 631 653 500 0 105 70 0 Piletitulu (ilma km-ta) EUR Etenduse külastajate arv Allikas: Eesti Teatri Agentuuri ja teatri enda statistika 7  Lisa 1 4.1.4. Etendused statsionaaris ja nende külastatavus 2022 vs 2023 Rakvere Teatris on 2 saali: Suur Saal (411 kohta) ja Väike Saal (108 kohta). Teatri Agentuuri esitatud statistikast oli võimalik välja arvestada etenduse keskmine külastatavus = külastajate arv kokku/etenduste arv). Seejärel arvestada antud etenduse külastatavus kokku ehk saali hõivatuse % = 100* etenduse keskmine külastatavus / saalides olev kohtade arv kokku. Maha on arvestatud väljasõiduetendused. Saab välja tuua, et: • suure saali keskmine hõivatus oli 45,3% (2022) ja 52,5% (2023). Sõltuvalt lavastusest ja selle menust. • Väikese saali etenduste hõivatus oli keskmiselt 70,1% (2022) ja 79% (2023). • Teater jälgib publikuhuvi ehk saalide hõivatust ning madala külastatavusega etendused võetakse mingi aeg mängukavast maha. • Etendused jaotuvad saalide vahel võrdselt suhtarvuna 11/12 väikses ja u 9/10 etendust suures saalis. Suure Saali etendused 2022 50000 100,00 45000 90,00 EUR (ilma km-ta) 40000 76,85 77,89 80,00 35000 70,00 30000 61,44 57,77 61,52 60,00 25000 50,00 % 20000 44,12 40,00 15000 33,38 30,00 23,03 26,38 10000 17,03 18,73 20,00 5000 10,00 0 0,00 Piletitulu (ilma km-ta) Hõivatus (arvestatud saali kohtade arvuga) = publikuhuvi Suur Saal - etendused 2023 70000 100,00 60000 86,66 90,00 80,09 80,00 50000 68,56 70,00 40000 60,00 EUR 53,2850,00 % 30000 43,80 47,62 41,61 40,00 35,04 20000 30,00 16,55 20,00 10000 10,00 0 0,00 Piletitulu (ilma km-ta) Saali hõivatus % 8  Lisa 1 Väike Saal - etendused 2022 20000 100,00 89,47 89,81 84,98 15000 76,06 76,99 73,46 79,63 80,00 59,26 60,00 EUR 10000 % 48,15 40,00 5000 23,15 20,00 0 0,00 Piletitulu (ilma km-ta) Saali hõivatus ehk külastatavus% Väike Saal - etendused 2023 18000 100,00 100,00 16000 86,93 91,25 90,00 14000 81,71 82,72 83,56 80,00 76,30 77,93 12000 66,51 68,98 70,00 61,03 63,89 60,00 10000 50,00 8000 40,00 6000 30,00 4000 20,00 2000 10,00 0 0,00 Piletitulu (ilma km-ta) Saali hõivatus % ehk külastatavus arvestatuna saalis olevaid kohti Allikas: Eesti Teatri Agentuuri statistika • Saalide hõivatus on seotud teatri mängukavaga. Juunis toimus teatri suvelavastus Lammasmäel, juulis-augustis kollektiivpuhkus. Sel ajale ajastatakse kas saalide remont või suuremat tööd majas (fassaadiremont, akende-uste vahetus vmt). Teiste teatrite etendused saalide hõivatusest on 8-13% suures saalis ja ca kuni 8% väikses saalis. Rendiürituste osakaal on väga väike- ulatudes 3% suures saalis. Väikest saali renditakse harva. • Aasta keskmine saalide hõivatuse % (arvestatuna, et kalendrikuus on 30 päeva) on veidi üle 50 % (ulatused 52% kuni 56%) ehk keskmiselt 15/16 (suur/väike saal) kalendripäeva kuus. Kui kollektiivpuhkus välja jätta on keskmine hõivatus 17/21 (suur/väike saal) kalendripäeva kuus. 9  Lisa 1 Suure Saali üritused Väike Saal üritused 250 25,00% 250 25,00% 200 20,00% 200 20,00% Ürituste arv Ürituste arv 150 15,00% 150 15,00% 13,22% % % 100 10,00% 100 10,00% 7,92% 8,12% 50 5,00% 50 4,78% 5,00% 2,97% 3,17% 0 0,00% 0 0,53% 1,01% 0,00% 2022 2023 2022 2023 Ürituste arv kokku (tk) Ürituste arv kokku (tk) Teiste teatrite etenduste osakaal Teiste teatrite etenduste osakaal Rendiürituste osakaal Rendiürituste osakaal Allikas: Rakvere Teatri edastatud tabel_ruumide hõivatus 2022_2023 Olulisus Tähelepanek 1 Positiivne Võrdluses teiste teatritega on Rakvere Teater efektiivne s.o teisel kohal pärast Draamateatrit, teenides enim ettevõtlustulu töötaja kohta (hõlmab nii etendustegevust +kino, kohvik). Edaspidiselt võimalik võtta suund vähendada kulutusi külastaja kohta (näiteks vähem külastusi vähese külastatavusega rahvamajades) ning jälgida/tõsta statsionaaris toimuvate etenduste külastatavust (iseäranis Suure Saali etendustel). Suure ja Väikese Saalide keskmine kasutus (välja jäetud kollektiivpuhkus) on 17/21 (suur/väike saal) kalendripäeva 30st kuus, kuid teadmata on kas see on optimaalne tase või on kasutust võimalik suurendada. Järeldus/Risk: Maakondade elanike arv jätkab vähenemist. Üsna vältimatu on trend, et teatri etendused koonduvad suurematesse linnadesse rahvamajade asemel, kuna väikestes maakohtades ei ole enam optimaalsel määral etenduste külastajaid. Riigivara optimaalne kasutamine ja kvaliteetsem, optimaalsem avalike teenuste pakkumine. Soovitus: 1) sõltuvalt asutaja seatud ootustest regionaalsele etendustegevusele, planeerida maakondades mängitavaid väljasõiduetendusi, lähtudes eeldatavast optimaalsest külastatavusest. 2)töötada välja sisemine metoodika, mis võimaldaks hinnata Rakvere Teatrimaja suure ja väikese saali aastast kasutust (mis on maksimaalne kasutuskordade arv ühes kalendrikuus), eesmärgiga leida võimalusi pakkuda vabu aegu erateatritele. Rakvere teatri kommentaar: 1) Ei nõustu üldse. Riik ei ole seadnud ootust planeerida regionaalset etendustegevust lähtudes külastajate arvust. See tähendaks, et riik võtab linnastumise trendi kui paratamatust ja käitub vastavalt. Kasvõi tänase rohepöörde ja kliimaparanduse või vaimse tervise probleemide valguses ei ole perspektiivikas koondada elanikkonda linnadesse, vaid tuleks otsida võimalusi trendi pööramiseks. Kui see nii ei ole, siis tuleks selline seisukoht riigi poolt selgesti väljendada. Täna on näiteks erateatrite rahastamise üks kriteeriume teatrikunsti kättesaadavus maakondades, ja see on nõue, mida rakendati esmakordselt 2024. aasta toetuste määramisel. Meie arvates näitab see, et riik peab oluliseks kultuuri kättesaadavust elukohast sõltumata. Ligipääsetavuse kava esitamine on ka üks sihtasutuste rahastustaotluste nõue. Sama põhimõte on kirjeldatud ka valdkonna arengukavas. SA Rakvere Teatrimaja on töötanud põhimõttel, et kommertslikud lavastused ja kõrgemad piletihinnad linnades doteerivad etendusi, mis antakse maapiirkondades ning repertuaari, mis on kunstiliselt nõudlikum 10  Lisa 1 ja ei paelu laiu publikusegmente. Seega piiritleb optimaalse külastatavuse mõiste eelarve tasakaal, aga mitte konkreetse etenduse jäämine plussi või miinusesse. Rakvere Teatri kogemuse põhjal on vaja erinevates kohtades endale publik kasvatada, st. tuleb ühes kohas käia regulaarselt ja mitte heituda esialgsest vähesest publikuarvust. Selliseid näiteid on meil mitu, nimetame hetkel Narvat, Valgat ja Kohtla – Järvet. Muidugi ei saa me etendusi anda väga väikestes paikades, sellele seab piirid eelarve ja lavastuste tehnilised nõudmised. Kulutuste vähendamine külastaja kohta on tänuväärt eesmärk niikaua, kui see ei tekita repertuaari kommertsialiseerumist ja teatritegevuse allutamist rahalistele eesmärkidele. 2) Nõustume osaliselt. Ruumide kasutamine võimalikult eesmärgipäraselt on kahtlemata ka meie eesmärk, sest see annab meile lisavahendeid eelarvesse. Metoodika on väga lihtne: saalid on vabad Rakvere Teatri puhkepäevadel, ja need on teada aasta ette. Pool aastat ette on tehtud ka täpsed etenduste ja proovide graafikud. Kõikidel vabaks jäänud päevadel on võimalik saale rentida. Täna ületab meie pakkumine nõudluse, st väiketeatritel ja kommertsüritustel on oluliselt rohkem võimalust ruume rentida kui nad seda tegelikkuses teevad. Ruumide kasutamist mõjutavad/selgitavad järgmised asjaolud: * esitatud numbrites 17/21 kajastuvad ainult konkreetsed sündmused (proovid ja etendused), aga ei kajastu näiteks need ajad, millal enne esietendust töötavad laval lavastaja ja valguskunstnik, videokunstnik jne. * mõnel juhul on tööaja kokku hoidmiseks mõistlik jätta lavakujundus üles ka siis, kui seal konkreetselt etendust või proovi ei toimu. Ka need korrad ei kajastu arvus 17/21. * saal võib olla vaba, aga puuduvad tehnikud. Proovi - ja etenduste aja kokku hoidmiseks töötame 3 paralleelis, see tähendab, et mõnel päeval toimub 2 väljasõitu ja suures saalis proov. See tähendab, et väike saal on küll vaba, aga puudub tehniline meeskond sealse külalisetenduse teenindamiseks. * saali rentimine tähendab alati tehnilise, administratiivse ja publikut teenindava meeskonna osalemist külalisetenduse ettevalmistamisel ja esitamisel. Siin aga on piiravaks nädalase ja tööpäevade vahelise puhkeaja andmine, samuti nädalase ja igakuise tööaja normid eriti tehnikutel. * eriti suured üritused, näiteks mitmepäevased konverentsid, mille puhul lisandub renditulule ka tulu toitlustamiselt või tellitakse konverents koos etendusega, planeeritakse aasta jagu ette ja sellisel juhul kohandatakse teatri tööplaan nende üritustega. KuMi kommentaar: Oleme läbi rääkimas asutajaootusi. Asutajaootuste seisukohalt on väljasõiduetendused olulised. Tuleb tasakaal leida kasumlikkus vs kättesaadavus. Kasumlikum on kindlasti käia Tallinnas, kuid regionaalsuse aspekt ei tohiks ära kaduda. 4.1.5. Loomenõukogu, näitlejate töö planeerimine ja töökoormused Kriteeriumid: Etendusasutuse seadus1, Eesti Näitlejate Liidu ja Eesti Etendusasutuste Liidu vaheline kollektiivleping2, SA Loomenõukogu põhikiri. Etendusasutuse seaduse § 2 lg 2 on sihtasutusena tegutseval etendusasutusel ja lisaks loomingulisele juhile ka loomenõukogu. § 8 järgi etendusasutuse loomenõukogu kavandab ja hindab etendusasutuse loomingulist tegevust. Loomenõukogu moodustamise kord ja nõukogu pädevus sätestatakse etendusasutuse põhimääruses või põhikirjas. Loomenõukogusse kuuluvad etendusasutuse loominguline juht ja loominguliste töötajate esindajad. Loomenõukogusse võivad kuuluda ka etendusasutuse juht ja 1 Etendusasutuse seadus, Riigikogu 11.06.2003, RT I, 06.08.2022, 7 2 Eesti Näitlejate Liidu ja Eesti Etendusasutuste Liidu kollektiivleping, 12. august 2014 11  Lisa 1 asjatundjatena teised isikud. Vastavalt § 5 lg 2 etendusasutuse loomingulist tegevust kavandab ja koordineerib loominguline juht, kes: 1) korraldab etendusasutuse repertuaarivalikut ning koostab repertuaariplaani või hooajakava ja esitab selle loomenõukogu olemasolu korral sellele arvamuse andmiseks; 2) korraldab loominguliste töötajate valikut ja rakendamist; 3) tagab etendusasutuse loominguliste eesmärkide täitmise. Rakvere teatri loominguline juht on alates 2017. aastast Peeter Raudsepp. Selgus, et: • SA põhikirja järgi loomenõukogu moodustamise kord, pädevus, töökord ja muud tegevusega seotud tingimused sätestatakse Loomenõukogu põhikirjas, mille kinnitab Nõukogu. Loomenõukogu moodustamise kord ja nõukogu pädevus on sätestatud nõukogu poolt kinnitatud Rakvere teatri loomenõukogu3 põhikirjas. • Loomenõukogu põhikirja järgi on loomenõukogu koosseisu volituste kestus 1 aasta. Nõukogu volitused lõppevad hooaja lõppedes. Uue loomenõukogu koosseisu kinnitab teatri nõukogu hiljemalt üks kuu enne loomenõukogu koosseisu volituste lõppemist. Loomenõukogu on kuni 8-liikmeline ja sinna kuuluvad etendusasutuse juhatuse liige, loominguline juht ning loominguliste töötajate esindajad jt isikud. 21. märts 2024 tegi teatrijuht nõukogule ettepaneku kinnitada uus Rakvere Teatri 8-liikmeline loomenõukogu, nõukogu on koosseisu kinnitanud. • Loomenõukogu koguneb Rakvere teatris 4 korda aastas, protokollidest ilmneb, et nõukogu töö on sisuline ja tegevus vastab etendusasutuse seaduse §-le 8, st loomenõukogu kavandab ja hindab etendusasutuse loomingulist tegevust; • Loomingulise juhi ametijuhendi järgi esitab ta mh repertuaariplaanid ning annab sihtasutuse juhatajale teada lavastajad, kunstnikud ja külalisnäitlejad, kellega on eelnevalt saavutanud kokkulepped; teeb ettepanekuid kunstilise koosseisu (näitlejad, lavastaja) tööle võtmise kohta; analüüsib kunstilise koosseisu töötulemusi vähemalt 1 (üks) kord aastas. • Rakvere teatris on 18 koosseisulist näitlejat täiskoormusega töölepingute alusel. • Eesti Näitlejate Liidu (ENL) ja Eesti Etendusasutuste Liidu (EETEAL) vahel sõlmitud kollektiivleping kohustab teatreid sõlmima täistööajaga töölepinguid. Vastavalt kollektiivlepingule ainult erandjuhtumitel ning kokkuleppel ENL-i ja/või Usaldusisikuga saab näitlejaga sõlmida töölepingu osalise tööajaga. • Näitlejatele kehtib summeeritud tööaja arvestus, mis on tuletatud keskmisest 40- (neljakümne) tunnisest töönädalast ja mille perioodiks on neli kuud (jaanuar-aprill; mai-august; september- detsember). Näitlejate täistööaeg tööajatabelites on 10 % tööaja normist väiksem, et teha iseseisvat tööd. Näiteks kui täistööaeg on 168 h kuus, siis näitlejate tööaja tabelis on tööajana kirjas 151,2 h. See tähendab, et 151,2 h võib ta olla hõivatud etenduste ja proovidega, 16,8 h on ette nähtud iseseisvaks tööks. • Kõikidele näitlejatele makstakse minimaalselt kultuuritöötaja miinimumtasu (2024. a 1600 eur) olenemata töötatud tundidest. • Analüüsisime näitlejate töökoormusi aastatel 2022-2023 audiitoritele edastatud tööajatabelite põhjal ning selgus, et näitlejate keskmine töökoormus Rakvere teatris 2022. a oli 55% ja 2023. a 51% normtöötundidest ehk täistööajast. Sinna juurde ei ole arvestatud 10% ettenähtud iseseisvat tööd. Võrreldes 2019 läbiviidud nõuandvas töös, oli Rakvere Teatris, näitlejate keskmine töökoormus 69%. 3 Sihtasutuse Rakvere Teatrimaja loomenõukogu põhikiri, kinnitatud SA nõukogu 22.03.2024 koosolekul 12  Lisa 1 • Näitlejate töökoormused trupi sees varieeruvad. 2023. a töötas teatris vähem kui 50% koormusega 5 näitlejat (ei ole arvestatud iseseisvat tööd). Lisaks varieerub ka töökoormus aasta sees – olenevalt lavastuste arvust jm. Osaliselt tingib näitleja töö iseloom töömahu kõikumise, kuna loominguline juht otsustab, keda konkreetses lavastuses vaja on. • Palgavahemik, mida teater saab näitlejale maksta on minimaalne, st kui kõikidele näitlejatele on tagatud kultuuritöötaja miinimumpalk jääb teatril üle vähe vahendeid, et teha erisusi näitlejate palkades sõltuvalt nende koormusest, staažist, pädevusest vms. • Kui näitleja ei ole hõivatud proovide või etendustega, võivad näitlejad teha kõrvaltegevusi (tööd teistes teatrites, televisioonis, reklaamis vms) kui on saavutanud kokkulepe teatriga ning see ei sega nende põhitööd. Tabel 2. Rakvere teatri näitlejate keskmine töökoormus vs normtööaeg september- Aasta Aasta Jaanuar-aprill mai-august detsember keskmine 2022 46% 67% 52% 55% 2023 57% 46% 51% 51% Allikas: audiitoritele edastatud SA tööajatabelid • Rakvere teatri juhataja sõnul on keeruline näitlejate palkamist/trupi koosseisu muutmist paindlikumaks muuta ENL-i ja EETEALi kollektiivlepingu ja riigi rahastamisskeemi raamides. Teatrite rahastamisel võetakse mh aluseks trupisuurust. Kui nt näitleja koht koondatakse, siis ütleb riik, et selle tagasiloomisel raha enam antud kohale ei saa. Teatris on juhi sõnul täna näitlejaid vähem tööl kui võiks olla (Rakvere teatris 18 näitlejat vs Vene Teatris 34,5 täidetud näitleja ametikohta). Külalisnäitlejaid kasutatakse võimalikult vähe, kuna iga külalisnäitleja on kallis ja see raha tuleb piletitulust ise teenida. • Etendusasutuse seaduse § 71 kohaselt, kui loomingulise töötajaga on sõlmitud tähtajaline tööleping samas töökohas samalaadse töö tegemiseks järjestikku rohkem kui kaks korda või tähtajalist lepingut on pikendatud rohkem kui üks kord viie aasta jooksul, loetakse tema töösuhe algusest peale tähtajatuks. Loomingulise töötajaga on lubatud sõlmida tähtajaline järjestikune tööleping rohkem kui kaks järjestikust korda või pikendada seda rohkem kui üks kord viie aasta jooksul, kui sellises võimaluses on kokku lepitud kollektiivlepingus ning tingimusel, et see on vajalik loomingulise valdkonna töö eripära tõttu ning järjestikuste tähtajaliste töölepingute koguarv ei ületa viit töölepingut ja kogukestus kümmet aastat. • ENLi ja EETEALi kollektiivlepingus on fikseeritud, et pooled peavad tähtajalist töölepingut näitlejale soodsamaks. Järjestikuste tähtajaliste töölepingute sõlmimisel ei muutu tööleping tähtajatuks. Seega saavad teatrid maksimaalselt sõlmida 5 tähtajalist töölepingut 10 aasta jooksul enne kui tööleping muutub tähtajatuks. • Rakvere teatri juhi sõnul on problemaatiline see, et pärast 10 aastat, läheb leping tähtajatuks. Juhi hinnangul oleks tähtajalised lepingud kõige parem viis süsteemi paindlikumaks muutmisel. Sellisel juhul saaks trupi koosseisus paindlikumalt muudatusi teha vastavalt muutuvatele vajadusele. Olulisus Tähelepanek 2 Kriitiline Tegemist on detsember 2020 tehtud siseauditi tähelepanekuga, vahepealsel ajal muutusi ei ole toimunud. a. Näitlejate reaalsed töökoormused teatris on võrdlemisi madalad võrreldes normtööajaga (2022. a 55% normtööajast ja 2023. a 51% vs 2019 oli 69%, ei 13  Lisa 1 ole juurde arvestatud 10% iseseisvat tööd). Kõikidele näitlejatele makstakse täistöötasu ehk kultuuritöötaja miinimumpalka, osalise koormusega töölepingute sõlmimine on võimalik vaid erandjuhtudel ENLi ja EETEALi kollektiivlepingust tingituna. Rakveres osalise töökoormusega näitlejaid trupis ei ole. b. Pärast 5 tähtajalise töölepingu sõlmimist või 10 aastat teatris töötamist muutuvad näitlejate töölepingud tähtajatuks. Tähtajatuid lepinguid on keerulisem lõpetada kuna näitleja töö iseloom tingib asjaolu, et töömaht kõigub. Risk: riigiraha mittesäästlik kasutamine. Riik tasustab näitlejaid täistööaja eest töötatud tundide alusel ehk maksab kinni ka mittetöötatud töötunnid. Alakoormatud näitlejad peavad arvestama eelkõige koduteatri repertuaariga, st nad ei saa pikalt ette planeerida koduteatriväliseid rolle kui repertuaar ei ole veel valminud. Tegemist on paindumatu süsteemiga nii näitleja, teatri kui riigi jaoks. Soovitus KuMile ja Rakvere teatrile: 1) pidada läbirääkimisi EETEAL-iga, eesmärgiga soodustada enam paindlikuid töövorme, arvestades muutunud väliskeskkonda, st muuta kollektiivlepingu tingimusi. Nt lubada teatritel sõlmida ka osalise tööajaga lepinguid, mis kollektiivlepinguga on lubatud vaid erandtingimustel. 2) Uue näitleja põhitruppi tööle võtmisel rakendada esialgu tähtajalist töölepingut, et tagada suurem paindlikkus nii teatri kui näitleja jaoks. 3) Vaadata üle tööaja arvestuse metoodika ehk mis liigitub hetkel näitleja tööaja hulka. Võimalik, et lisaks 10% iseseisvale tööle, tuleb tööaja hulka arvestada ka muud tööga seotud tegevused, mis hetkel tööaja arvestuses ei sisaldu. Rakvere teatri kommentaar: Nõustume osaliselt. Teatrispetsiifiliselt pole võimalik töötajaid koormata normtöötundide ulatuses. Analoogne olukord on kõigis etendusasutustes. SA Rakvere Teatrimaja töötab kolmes paralleelis ning näitlejate töötunnid moodustuvad mitmest tegurist kokku mida pole võimalik ainult kalendriga kontrollida (rollist ja lavastaja soovist lähtuvalt hõivatus igapäevastes proovides, samal ajal toimuvatest paralleeletenduste võimalikkusest, iganädalastest ning päevade vahelistest puhketundidest ning kahe uuslavastuse vahele jäävast perioodist, millal uuslavastuse proove pole). SA Rakvere Teatrimaja on alati rakendanud uute näitlejatega tähtajalisi töölepinguid. Osalise koormusega lepingud poleks Rakvere puhul lahenduseks, sest osalise koormuse ja vähendatud tasu eest pole nõus ükski näitleja Rakverre kolima. Kohapeal muud erialast tööd pole võimalik teha. Külalisnäitlejate pealt näeme, kui keeruline on saada klappima ajagraafikuid nende muude töödega ning vähetähtis pole ka tõik, et lisaks töötasule tuleb tasuda Rakverega seotud sõidu- ja elamiskulud. Võibolla oleks võimalik Tallinnas juhtida sihtasutust sarnaselt projektiteatritega, kus puuduvad täiskoormusega töölepingud näitlejatega. Kahjuks pole Rakveres, Viljandis, Pärnus taoline tegevus kuidagi võimalik tänu piirkondlikkusele. KuMi kommentaar: Ootame infot uue töölepingu seaduse muudatuse kohta, kust võib tulla uut infot, mis on üldse tööaeg ja mida sinna sisse loetakse. Sellest tulenevalt võib edaspidi muutuda ka tööaja planeerimine ja teatrites. 14  Lisa 1 4.2. Sisekontrollisüsteemi toimimine Rakvere teatris Eesmärgiks hinnata, kas rakendatakse piisavaid sisekontrollimeetmeid, et tagada teatri tegevuste õigusaktidele vastavus ja seatud eesmärkide täitmine sh varade ja ressursside kaitse, tegevuse otstarbekus ja info säilimine. Kriteerium: • Sisekontrollisüsteemi toimimist hindasime lähtudes üldtunnustatud sisekontrollisüsteemi küpsusmudelist (aluseks COSO mudel). Mudel vt sisekontrollisüsteemi hindamine, kooskõlas Vabariigi Valitsuse seaduse § 92 1 definitsiooniga. Positiivne: Tähelepanek 3 1. Teatri kõrgem juhtorgan on 5-liikmeline nõukogu, mis teostab järelevalvet juhatuse tegevuse üle 2. Teatril on toimiv struktuur, mida vaadatakse perioodiliselt üle; koostatud on arengukava ja iga-aastased tegevuskavad, mille täitmist jälgitakse; 3. Infovahetus töötajatele on korraldatud läbi intraneti (Lydian), avalikel stendidel, e-posti teel, koosolekutel; kehtestatud ja töötajatele on tutvustatud töökorralduse reegleid; regulaarselt viiakse läbi arenguvestlusi; kehtestatud lisatasude süsteem; 4. Teatri dokumendihaldus ja arhiivindus on süsteemne ja korrastatud, toimib arhivaalide korrastamine ja üleandmine Rahvusarhiivile. 5. Eelarvestamine ja finantsarvestus toimib nõuetele vastavalt – kehtestatud nõuetekohane SA Rakvere teatrimaja raamatupidamise sise-eeskiri, sh sularahakäitlemine ja inventeerimine, SA-le osutab raamatupidamise teenust Riigi Tugiteenuste Keskus (edaspidi RTK), käskkirjaga määratud kulujuhid ja kulude kinnitamisel eARK-is järgitakse 4-silma printsiipi; kehtestatud SA hankekord, kus on reguleeritud ka väikeostude korral pakkumuste võtmine; põhivara- ja väikevahendite inventuure viiakse regulaarselt läbi; sularahakassa inventuurid ning ootamatud inventuurid; Teatri vara lubatud kasutamise põhimõtted on töökorralduse reeglites; puhkuste, lähetuste korraldus, sh varade haldus (va väikevarad) toimib nõuetekohaselt RTIPis; 6. Kehtestatud asutusesisene infosüsteemide kasutamise kord, kus reguleeritud ka infoturbeintsidentide korral tegutsemine; 7. Tööohutus on tagatud nii teatri töötajatele kui külastajatele. Viiakse läbi töökeskkonna riskianalüüse, kehtestatud on tulekahju korral tegutsemise plaan, stendidel üleval esmaabiandjate nimekiri, esmaabivahendite asukohad ning töökeskkonnaspetsialisti ja töökeskkonnavoliniku nimed. Evakuatsiooniteed on tähistatud ning teed on vabad väljapääsude juures, töökabinetid on korrektsed ja korrastatud. Viiakse läbi lavastuste riskianalüüse, mida tutvustatakse lavastusega seotud personalile allkirja vastu. 4.2.1 Juhtimine ja administreerimine sh teabehaldus Kriteeriumid: • tõhus ja läbipaistev kontrollikeskkond; • tõhus strateegiline planeerimine ja planeeritu elluviimine, täitmise ja mittesaavutamise hindamine; • vastutuste jaotus, mis ei toeta huvide konflikte ning tagab vajaliku pädevuse; 15  Lisa 1 • regulaarne ja läbipaistev aruandlus, mis tagab juhataja teadlikuse organisatsiooni olukorrast; • toimiv dokumendihalduse ja teabehalduse funktsioon toetab organisatsiooni tegevust ja on kooskõlas õigusaktidega; • sõlmitud lepingute üle omatakse ülevaadet ning on tagatud lepingute õiguslikkus ja organisatsiooni huvide kaitse; • organisatsioonil on rakendatud meetmed pettuseriski maandamiseks. Regulatsioon: Sihtasutuste seadus4, Rakvere teatri põhikiri, Rakvere teatri arengukava, VV 25.05.2017 määrus nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“5; Rahvusarhiivi 28.12.2017 hindamisotsus nr 5-1/17/69, korruptsioonivastane seadus6 Selgus, et: I. Strateegiline planeerimine • SA põhikirja kohaselt toimuvad nõukogu korralised koosolekud vastavalt vajadusele, kuid mitte harvem kui üks kord kolme kuu jooksul. Viimastel aastatel käib nõukogu koos 3 korda aastas ehk vähem kui kord 3 kuu jooksul. • SA-l on arengukava, mis koostatakse vähemalt neljaks aastaks ja selles nähakse ette SA missioon ja eesmärgid ning nende täitmiseks kavandatav tegevus ja vahendid. Rakvere teatri arengukava on uuendatud ja kinnitatud nõukogu 7.11.2023 koosolekul aastateks 2024-2027. Arengukavas on määratletud strateegilised eesmärgid, meetmed, olulisemad tegevused ja nende tulemused. Mõõdikuid või sihttasemeid arengukavas seatud eesmärkide täitmise hindamiseks ei ole fikseeritud. • SA arengukavas on kirjas nt et: RT jätkab lavastuste esitamist nii statsionaaris kui väljasõitudes – tulemus stabiilne publikuhuvi, RT on nähtav ja arvestatav üle Eesti ning teostab kultuuri- ja regionaalpoliitikat. Stabiilse publikuhuvi mõõdikuid ei ole seatud ning jääb selgusetuks, kas eesmärk on 2022-2023. a täidetud. • Ülevaateid teatri arengutest annab sihtasutuse juhataja regulaarselt nõukogule, mida saab lugeda nõukogu koosoleku protokollidest. • Arengukavast lähtuvalt valmib aastane tegevuskava, mille ülesandeks on kirjeldada eesmärkide (arengukavaliste) saavutamiseks vajalikke tegevusi. Iga aasta kohta koostatakse tegevuskava täitmise aruanne. Tulemusi, mida tegevuskava aruandes kirjeldatakse, on keeruline otseselt siduda arengukava eesmärkidega, st mil määral millised tegevused, millisesse strateegilisse eesmärki panustasid. • Riskidega tegeletakse jooksva töö käigus ja mittesüsteemselt. Tervet asutust hõlmavat riskide hindamist läbi ei ole viidud ega riske fikseeritud. Riskide teadvustamine, mis on seotud eesmärkide saavutamisega, on vajalik nii juhatusele kui nõukogule ning võimaldab seada prioriteete ja keskenduda probleemsematele teemadele. • Asutuse struktuur on uuendatud 2023. a. 4 Sihtasutuste seadus, Riigikogu 5.11.1995, RT I, 23.12.2022, 31 5 Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused, Vabariigi Valitsus 25.05.2017 nr 88, RT I, 19.05.2022, 8 6 Korruptsioonivastane seadus, Riigikogu 06.06.2012, RT I, 06.07.2023, 48 16  Lisa 1 Olulisus Tähelepanek 4 Keskmine KuM on algatanud asutaja ootuste seadmise, mistõttu muutub strateegiline planeerimine ja teatri eesmärgid seotakse otseselt riigiüleste eesmärkidega sh seatakse mõõdikud. a) Hetkel on Rakvere teatri arengukavas fikseeritud strateegilised eesmärgid, meetmed, olulisemad tegevused ja nende tulemused, kuid mõõdikuid või sihttasemed puuduvad. Eesmärkide saavutamist ei ole võimalik hinnata. b) Riskidega tegeletakse jooksva töö käigus ja mittesüsteemselt. Risk: strateegiliste eesmärkide saavutamist ei ole hetkel võimalik hinnata kuna mõõdikuid ei ole. Riske ei ole teadvustatud ega hinnatud. Soovitused: 1. Pärast asutaja ootuste seadmist uuendada teatri arengukava (kooskõlas asutaja ootustega). Nõukogul seirata iga-aastaselt eesmärkide täitmist vastavalt sihttasemetele. 2. Minimaalselt iga-aastaselt enne järgmise aasta eelarve kinnitamist nõukogus, esitada lisaks rahastamisplaanile ka olulisemate/kriitilisemate riskide ülevaade juhatuse vaatest. Töötada välja asutusele sobiv riskihindamise juhis/põhimõtted ning rakendada seda iga-aastaselt. Seirata olulisemaid riske ning määrata neile maandamistegevused. Rakvere teatri kommentaar: 1) Nõustume. Kui asutaja ootuste dokument saab kinnitatud, siis loomulikult sellest lähtuvalt muudame ka kõiki vajalikke dokumente. 2) Nõustume. Ei saa öelda, et me ka täna riske pidevalt ei seiraks ja jooksvalt, vastavalt vajadusele, spetsiifiliselt ka ei reageeriks. Nõustume, et iga sammu kirjeldamiseks pole me täna üleüldiseid dokumente koostanud. II. Teabehaldus sh dokumendi ja infohaldus • Juhataja käskkirjaga on kinnitatud sisemised korrad: infosüsteemide kasutamise kord7, asjaajamiskord8, hankekord9, isikuandmete kaitse kord10, töökorralduse reeglid11, raamatupidamise sise-eeskiri12. • Dokumendihaldus on teabehalduse alategevus, st kehtib Vabariigi Valitsuse 25.05.2017 määrus nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“. Määruse peatükk 4 laieneb kõigile avalikke ülesandeid täitvatele asutustele ning § 16 reguleerib dokumendihalduse korraldust, mille lõige 3 sätestab, et „asutus loob, kooskõlastab ja menetleb dokumente elektrooniliselt.“ See tähendab, et asutused peavad kasutama süsteeme, mis on kohandatud dokumentide korrektseks haldamiseks. Dokumendihaldussüsteemide eripära on nende võime hallata dokumentide metaandmeid, jälgida dokumentide versioone, luua seoseid dokumentide vahel ning tagada dokumentide turvalisus ja kooskõla arhiivieeskirjadega. Exceli kasutamine ei suuda neid funktsioone täita. • 2018. a kehtestatud SA asjaajamisekorrale vastavalt dokumendid registreeritakse elektrooniliselt kasutades AS Nortal tarkvara Postipoiss ja käskkirjade, lepingute registreerimiseks MS Excel. Tegelikkuses lõpetati leping Postipoisiga mõned aastad tagasi, kuna see ei täitnud teatri vajadusi. Alates 2021. a on Exceli põhine dokumentide registreerimine, sh sissetulev-väljaminev kirjavahetus, juhataja kk-d, lepingud jm. Dokumentide registreerimisel 7 SA Rakvere Teatrimaja infosüsteemide kasutamise kord, kinnitatud 13.04.2018 juhataja käskkirjaga nr 1-1.5/11 8 SA Rakvere Teatrimaja asjaajamiskord, juhataja 10.12.2018 käskkirjaga nr nr 1.1-5/35 9 Sihtasutuse Rakvere Teatrimaja hankekord, kinnitatud juhataja 22.12.2017 käskkirjaga nr 1.1-5/37 10 SA Rakvere Teatrimaja isikuandmete kaitse kord, kinnitatud juhataja 24. mai 2018 käskkirjaga nr 1.1-5/15 11 SA Rakvere Teatrimaja töökorralduse reeglid, kinnitatud juhataja 06.01.2023 käskkirjaga nr 1.1-5/2 12 Sihtasutus Rakvere Teatrimaja raamatupidamise sise-eeskiri, kinnitatud juhataja 26.10.2022 käskkirjaga nr 1-1- 5/28 17  Lisa 1 järgitakse Rahvusarhiiviga kooskõlastatud dokumentide liigitusskeemi, mis koostati 2020. a. Faile hoiustatakse kaustades digiallkirjastatuna võrgukettal, mis on vastavalt nummerdatud. Ligipääs kaustadele on juhiabil, juhil ja arhivaaril. • Protokolle ei ole registrisse kantud. Need on samuti kaustades nummerdatult võrgukettal, töötajatele lähevad need ka Lydiani infosüsteemi üles, mis toimib kui intraneti keskkond ja viimase administratsiooni koosoleku protokoll prinditakse ka stendile. • Lepingud on registreeritud samuti Excelis, failid on eraldi kaustades vastavalt lepingutüübile võrgukettal digiallkirjastatuna. • Ühiskasutatavas ruumis on kõigile kättesaadavad prinditud teatri töökorralduse reeglid, Eesti teatritöötajate kollektiivleping, Näitlejate Liidu ja Etendusasutuste Liidu kollektiivleping, töötervishoiu ja tööohutuse sissejuhatav juhend jm oluline. • Dokumentide liigitusskeemis on fikseeritud ka dokumentide säilitustähtajad. Iga aasta alguses tõstab arhivaar võrgukettalt vastavad dokumendid arhiivikettale. Digitaalselt hoitakse lavastuste kaupa materjale arhiivikettal, seal on ka aastate kaupa tekstiraamatud. Lisaks on tekstiraamatud paberil arhiivis. Lavastuse toimikut kui sellist ei komplekteerita kokku - eraldi hoiustatakse kavad, fotod, tekstiraamatud. • Digitaalsete objektide ja lavastuste salvestamiseks on teatril eraldi pilvekeskkond, kus hoitakse digifaile. • Rahvusarhiivile on üle antud dokumendiarhiiv kuni 2004. a, st paberkandjal juhtimisega seotud dokumendid. Samuti on üle antud etenduste salvestustest eksemplarid kuni 2021. Loominguline arhiiv on veel teatri valduses, rahvuskultuurile olulisi teoseid ei ole üle antud. Eesmärk on kuni 2004. aastani koostatud dokumentatsioon üle anda üle Rahvusarhiivile. • Lydian infosüsteem arendati Rakvere teatri juhtimisel teatrite töö planeerimise infosüsteemiks. SA kasutab Lydiani ka intranetina teatri töötajatele. Süsteemi kaudu saab ligi mh sisemistele kordadele, juhi käskkirjadele ning administratsiooni protokollidele. • Väikeostude pakkumusi hoiustatakse teenuse/asja tellija kaustas, mitte aga ühtses süsteemis. Teisisõnu tagantjärele on praktiliselt võimatu võetud pakkumusi üles leida; • Isikuandmete kaitse on reguleeritud SA Rakvere Teatrimaja isikuandmete kaitse korras. Isikuandmete kaitse eest on vastutav juhiabi. Olulisus Tähelepanek 5 Keskmine a. Teatri asjaajamise kord on kinnitatud 2018 ning ei ole ajakohane (dokumendihaldus ei toimu Postipoiss DHS-is, vaid Excelis, võrgukettal ja Lydianis). b. Exceli kasutamine dokumendihalduses on ajutine lahendus ning ei ole kooskõlas Vabariigi Valitsuse määrusega nr 88. c. Väikeostude puhul võetud pakkumusi ei säilitata ühtselt ja koos lepinguga võrgukettal. Risk: aegunud sisemine kord, dokumendihaldus ei ole kooskõlas õigusakti nõuetega Soovitused: 1. Koostada kogu asutuse teavet hõlmav teabehalduskord, mis on ajakohane ja vastab toimivale praktikale. 2. Rakvere Teatril kaaluda dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõttu, mis vastaks teatri vajadustele, tagaks dokumendihalduse tõhususe ja õiguspärasuse ning oleks kooskõlas Vabariigi Valitsuse määrusega nr 88. Üks võimalus on liikuda RTK dokumendi- ja arhiivihalduse teenusele, millega kaasneb ka elektroonilise dokumendihaldussüsteem. Rakvere Teater võiks küsida hinnapakkumist ja kaaluda liitumist KUM koostöölepingu 18  Lisa 1 kaudu, mis võib tagada ka eelise või võimaluse hilisemal liitumisel riigi keskse dokumendihaldussüsteemiga. 3. Säilitada lepingutega seotud pakkumused ja aktid ühtses kaustas võrgukettal. Rakvere teatri kommentaar: 1) Nõustume. Asutuse asjaajamiskord ongi hetkel uuendamisel. 2) Nõustume osaliselt. VV määrus 88: „Riigi infosüsteemi kuuluva andmekogu vastutav töötleja dokumenteerib ja rakendab andmekvaliteedi seire ja haldamise protsessi, millega tagatakse riigi infosüsteemi kuuluvate andmekogude andmete kvaliteet vastavalt õigusaktidele.” Otseselt ei loe me välja, et seadusega on nõutav üksnes dokumendihalduse programmi kasutamine. Nõustume, et Excel on aegunud lahendus, kuid vastab teatri vajadustele ja me ei näe, et see oleks keelatud. Täna ei näe me põhjust osta sisse kommertssüsteemi ja kulutada ebamõistlikult rahalisi vahendeid. Kasutasime kunagi Postipoissi kuid loobusime just sellel põhjusel, et kasutada rahalisi vahendeid mõistlikumalt. Audiitoritega vesteldes selgus, et ministeerium on väljatöötamas allasutustele ühtset DHS, mis oleks vast parim lahendus. 3) Nõustume osaliselt. Vastavalt hankekorrale säilitatakse lihthangete ja riigihanke piirmäära ületavate hangete pakkumused ja aktid SA keskses kaustas võrgukettal. Alla lihthanke määra jäävad pakkumused säilitataksegi vastava eelarvelõigu eest vastutaja võrguketta kaustas. Põhjusel, et esiteks on neid hankeid tohutult palju ning nende ühte kausta kogumine oleks ebamõistlik. Teiseks pole igal vastutajal õigust pääseda ligi teise vastutaja dokumentidele ning hinnapakkumistele, mis on konfidentsiaalsed. Nõustume, et vastutajad/tellijad peaksid oma võrguketta kaustu, kus need dokumendid on hoitud, selgemini grupeerima, et need oleksid lihtsamalt leitavad. III. Korruptsiooni ennetamine • Rakvere teatri hankekorras sätestatud huvide konflikt, selle ennetamine, tuvastamine ja kõrvaldamine riigihankel. Selles on sätestatud mh, et riigihanke ettevalmistamisse ja korraldamisse kaasatud isikud on kohustatud teavitama SA juhatajat ning taandama ennast viivitamatult riigihanke ettevalmistamisest ja korraldamisest, kui talle saab teatavaks või esineb huvide konflikt, mis annab alust kahelda tema erapooletuses ja sõltumatuses. • Teater on viinud läbi 3 hanget 2022. ja 2023 aastal. 2024. a hankeplaan kodulehel üleval, samuti hankekord. • Kontrollisime teatri tehinguid töötajatega seotud isikutega Äriregistri andmetel. Selgus, et: a) Teater on perioodil 2022- mai 2024 kokku ostnud 16-lt töötajaga seonduvalt seotud isikult (FIEd, äriühingud, nt seotud MTÜd ja OÜd) töid või teenuseid. 2022 2023 Mai 2024 27 159 eur 63 883 eur 11 000 eur b) Ostetud tööd on seotud peamiselt nn lisatöödega, mis ei ole töötaja ametijuhendijärgne ülesanne. Nt töötaja on lavastuse juht, kuid tegi tööd mõnes lavastuses kui näitleja, või on näitleja, aga tegi tööd lavastajana jmt. c) Tööd on teatrile teinud ka juhataja 2022 (5300 eur) ja 2023 (4050 eur), osaledes lavastuses. Juhatajaga seotud lepingu tingimused on eelnevalt nõukogu heaks kiitnud ja lepingu on allkirjastanud nõukogu esimees, mis on korrektne toimimisviis. • Teater on avalik hankija riigihangete seaduse mõttes. Sisu mõttes kuuluvad teatri ostetud tööd töötajatega seotud isikutelt sotsiaal- ja eriteenuste hulka (vt CPV koodid sotsiaal- ja eriteenustele), mis tellitakse lihtsustatud korras ja mille piirmäär algab 300 000 eur. Alla selle tuleb järgida asutusesisest menetluskorda ja RHS § 3 üldpõhimõtteid. 19  Lisa 1 • RHS mõte on, et avalikku raha kasutavad org-d ostavad asju/teenuseid läbipaistavalt, konkurentsi edendades, vältides ühegi isiku eelistamist. Kuid, kui oma töötajatelt teenuse tellimine on vajalik, otstarbekas, konkreetsel olukorras põhjendatud ja turutingimustel (või soodsam), tuleb teenuse tellimise põhjendus lisada FITEKsse ja säilitada võrdlevad pakkumused (nt vabal turul pakutavate teenuste korral). • teenuse tellimisel eraõiguslikult juriidiliselt isikult (OÜd) ei tohi olla töösuhte varjamise eesmärki. Kui teenuse osutamise sisuks on töö tegemine riigi SAle ja töötaja on lisaks sama SA töötaja ning OÜ alt endale ise täiendavat töötasu/juhatuse liikme tasu ehk tööjõumakse lisaks ei maksta, võib olla tegemist tööjõumaksude varjamisega. Õiguslikult on see aktsepteeritud ettevõtlusega tegelemine ehk maksude optimeerimine. Igat konkreetset juhtumit hindab Maksu- ja Tolliamet, vt selgitused MTA_tööjõumaksude tasumine. Maksude tasumine on MTA veebis avalikult jälgitav, mistõttu on ootus, et riigi SA eeldab ka oma partneritelt maksukuulekust. Vt https://www.emta.ee/ariklient/amet-uudised-ja-kontakt/uudised-pressiinfo- statistika/statistika-ja-avaandmed#tasutud-maksud. Olulisus Tähelepanek 6 Keskmine Tellitud on töid/teenuseid töötajatega seotud isikutelt (OÜ, MTÜd), mis õiguslikult ei ole keelatud, kuid on teatud piirangud. a) kuivõrd tegemist on sotsiaal- ja eriteenuste hulka kuuluvate kultuuri- ja vaba aja teenustega, tuleb lisaks järgida RHS üldpõhimõtteid (vältida huvide konflikti, tagada konkurents, läbipaistvus); b) kui tegemist on teatrile töö tegemisega, tuleb tasuda ka tööjõumaksud. Risk: mittevastavus, maksurisk Soovitused: 1. Kui oma töötajatelt teenuse tellimine on vajalik, mõistlik ja otstarbekas (nt loomingulise töö tõttu), lisada põhjendus FITEKisse ja säilitada ka võrdlevad pakkumused kui seotud vabaturu teenusega; 2. Kui isik on töölepingulises suhtes SA-ga, on korrektsem eelistada lisatasu maksmist täiendavate tööülesannete eest, tasudes kõik vajalikud tööjõumaksud. Tööjõumaksude korrektne tasumine tagab töötajale tulevikus ka töötasuga seonduva pensioni. Rakvere teatri kommentaar: 1) Ei nõustu üldse. Loomingulisi tõid ei saa kunagi tellida võrdlevate pakkumiste alusel. Loomingulise repertuaari koostab loominguline juht ja seal ei lähtuta põhimõttest „kes teeb odavama pakkumise”. Loomingulise juhi valitud lavastaja koostab oma soovil konkreetse lavastuse loomingulise meeskonna. Juhul, kui ta soovib kasutada mõnda Rakvere teatri töötajat, kelle töökohustuste hulka nimetatud tegevus ei kuulu, siis otsustab töötaja kas ta soovib selle pakkumuse vastu võtta või mitte. Huvide konflikti ja konkurentsi selles tegevuses pole. Näide: Kui lavastaja soovib rolli „maitmalmstenit”, siis pole võimalik kuidagi koguda võrdlevaid pakkumisi ega tagada konkurentsi „maitmalmstenile”. 2) Ei nõustu. Eesti Vabariigis on kõigil õigus asutada OÜ, MTÜ või pakkuda oma teenuseid läbi FIE. SA Rakvere Teatrimaja ei oma mingit juriidilist õigust kehtestada, et töötajad ei võiks oma töölepinguga mitte seotud tegevusi teostada läbi oma ettevõtlusvormi. Kui riigil see soov on, siis tuleb muuta seaduseid. Samuti pole sihtasutusel õigust määrata või kontrollida teise osapoole maksekäitumist. Juhul, kui teine osapool esitab arve, siis sisaldab see ka kõiki riigimakse. Kuidas tasub teine osapool oma ettevõtluse maksud saab kontrollida ainult Maksu- ja Tolliamet. 20  Lisa 1 4.2.2. Turundus ja kommunikatsioon Kriteeriumid: • sisekommunikatsioon toetab asutuse eesmärkide saavutamist ja kontrollisüsteemi tugevdamist; • kommunikatsioon ja turundus toetavad asutuse eesmärke ja teenuste osutamist; ressursid on kasutatud sihipäraselt ning tõhusalt; • organisatsioon on avalikkuse silmis vajalik ja usaldusväärne, mõjukas partner. Selgus, et: • Kord nädalas toimuvad nn administratiivkoosolekud, kus osakonnajuhid tutvustavad oma teemasid ja probleeme. Protokollid on kättesaadavad Lydianis, väljaprinditult stendil ja võrgukettal. Aeg-ajalt vastavalt vajadusele toimub ka alajuhtide koosolek, kui keegi teeb vastava ettepaneku. Kord kuus toimub kogu majale hommikukohv, kus juht selgitab olulisi teemasid. Kord aastas toimub üldkoosolek kogu kollektiiviga. • Kõik töötajad saavad ligi Lydiani süsteemile, mis toimib ka kui siseveeb. Selle kaudu saavad töötajad infot maja uudiste, sünnipäevade, olulisemate sündmuste kohta. Loomingulised tööajad saavad Lydianist infot oma väljasõitude, proovide, etenduste graafikute kohta ning teavitavad oma kõrvaltegevustest läbi süsteemi. Samuti on töötajatel süsteemi kaudu ligipääs koosolekute protokollidele. Trupijuht ja korraldusjuht täidavad peamiselt Lydiani, juhiabi osaliselt. Trupijuhi sõnul on Lydian mugav ja hea abivahend töö planeerimisel. Töö planeerimine käibki suuresti seal, asutusesisest meilivahetust püütakse minimaliseerida. • Kord aastas toimuvad arenguvestlused või nn aastavestlused, kus kõik töötajad vestlevad oma alajuhiga ning teatrijuht alajuhtidega. Info kogutakse kokku ning probleemkohad kaardistatakse. • Sisekommunikatsioonikanalitena kasutatakse lisaks e-posti, avalikke stende, kus on töötajatele olulisem info üleval, suheldakse näost-näkku. • Teatril turundus ja/või kommunikatsioonistrateegiat koostatud ei ole, kuid on kujundatud erinevad tegevused- dokumendid, mis turundamisel läbitakse. Turundamisel ja kommunikatsioonil on 3 tegevusliini: 1. Hooaja plaanide paika panemine 2. Lavastuste turundamine 3. Jooksva mängukava turundamine • Kui loomingulised plaanid paigas, hakkab konkreetse turundamisega tegelema korraldusosakond. Enne iga uuslavastuse prooviprotsessi algust või päris prooviprotsessi alguses toimub visioonikoosolek ehk korraldusosakonna kohtumine lavastaja, kunstniku, vajadusel ka teiste loomingulise meeskonna liikmega. Lavastaja räägib oma sisulistest ja lavastuslikest ideedest, teemadest. Räägitakse läbi reklaamürituste ideed, kavalehe ideed jne. Visioonikoosolekust lähtuvalt valmib trurundusspetsialistil meediaplaan, mida ühiselt täiendatakse ja mille täitmist jälgib korraldusjuht. Kirjandustoimetaja koostab räägitu põhjal kavalehe ja erinevad tekstid sotsiaalmeedia ja maakonnartiklite jaoks. • Igal nädalal toimub müügikoosolek, millel osalevad SA juhataja, korraldusjuht, müügiadministraator, trupijuht, turundusspetsialist, reklaamijuht, projektijuht, kohviku juhataja, kirjandustoimetaja. Koosolekuid protokollitakse. Müügitulemuste jälgimiseks on 21  Lisa 1 kõigile ülalmainitutele ligipääsetav tabel, mida uuendatakse müügiadministraatori poolt iga nädala neljapäeval - reedel. Turundusspetsialist, reklaamijuht ja trupijuht kannavad tabelisse (avaneb plussist iga lavastuse eel) konkreetsed tegevused, mis on selle kuupäeva etenduse heaks tehtud. • Kõik turundusega seotud materjalid, sh meediaplaan ja protokollid, on asjaosalistele kättesaadavad Lydianist ja võrgukettalt. • Kliendirahulolu-uuringuid regulaarselt ei tehta, kuid viiakse läbi umbes üle paari hooaja. Viimane oli sotsiaalmeedia küsimustik, mis viidi läbi 4.03.-10.03.2024; kus küsiti sotsiaalmeedias inimestelt, mis on nende ettepanekud või mida võiks teater teisiti teha. Uuringus osales kokku 425 vastanut. Uuringu tulemusega selgus, et kõige rohkem eelistavad inimesed infot saada Facebooki, kodulehe, uudiskirja, televisiooni ja Instagrami kaudu. Vastajad on väga rahul teatri Facebook’i sisuga ning rahul Instagram’i sisuga. Hinnatakse seda, et teatril on palju loosimisi, sooduskoode ning kampaaniaid, teised teatrid seda nii palju ei tee ja see on vastanute jaoks Rakvere teatri eripära. • Avaliku teabe seaduse § 28 on sätestatud, millise teabe peab teabevaldaja avalikustama. Kontrollisime avalikustatud teavet Rakvere Teatri kodulehel https://www.rakvereteater.ee/ ning ilmnes, et seaduses nõutud info on avalikustatud, va asutuse dokumendiregistri link, kuna dokumente registreeritakse Excelis, mitte elektroonses dokumendihaldussüsteemis. Olulisus Tähelepanek 7 Madal a. Kliendi rahulolu-uuringuid süsteemselt läbi ei viida. Praktika on, et üle paari hooaja küsitakse klientide tagasisidet. Viimati küsiti sotsiaalmeedias inimestelt tagasisidet ning tulemused viitasid, et vastajad on väga rahul Rakvere teatri Facebook’i sisuga ning rahul Instagram’i sisuga. Hinnatakse, et teatril on palju loosimisi, sooduskoode ning kampaaniaid. b. Kommunikatsiooni- ja/või turundusstrateegiat/põhimõtteid kehtestatud ei ole (19.09 seisuga strateegia koostatud). Risk: potentsiaalsete klientide sihtgrupini ei jõuta turundustegevusega, kliendi eelistustega ei arvestata, mis mõjutab publikunumbreid negatiivselt Soovitused: 1. Viia iga-aastaselt läbi kliendi rahulolu-uuringuid erinevates sihtgruppides ja erinevatel teemadel. Kogutud tagasiside põhjal hinnata, kas on vajalik muudatusi sisse viia, et publikuhuvi säilitada/suurendada. 2.Koostada kommunikatsiooni ja turundusstrateegia (põhimõtted), mis oleks lähtealuseks teatri turundustegevuse elluviimiseks. Rakvere teatri kommentaar: 1) Nõustume osaliselt. Trendid teatrimaastikul ei muutu nii kiiresti, et oleks vaja uurida iga - aastaselt. Iga - aastased küsitlused võivad mõjuda vastajaile tüütavalt, seda enam, et erinevates teatrites käivad suures osas ühed ja samad inimesed, kes siis peaksid aastas mitmetele ühetaolistele küsitlustele vastama. Lisaks ei ole teatritöötajad võimelised koostama ja analüüsima küsitlusi selliselt, et erinevad lähenemised/erinevate publikusegmentide uuringud toetaksid üksteist ja oleksid võrreldavad. Selleks oleks vaja uuringufirmadega sõlmida pikemaajalised lepingud, aga selle teenuse tellimiseks puuduvad vahendid eelarves. Probleemi lahendamiseks oleme Rakvere Teatri poolt etenduskunstide arengukava raames pakkunud kõrgkoolidele mikrokaadi teemat "Publiku - uuringud ja vaatajate arendamine", samuti on EETEAL andnud märku Kultuuriministeeriumile, et korraldada üle - Eestiline publiku - uuring, mis oleks võrreldav eelnenutega. Täpsustame, et publiku tagasiside põhjal saame küll viia sisse muudatusi lavastuste turundamisel, aga kindlasti ei saa see olla repertuaari kujundamise aluseks. Viimast väidet saab illustreerida mitmete meie poolt läbi viidud publiku - uuringute tulemustega, kus žanriliselt eelistatakse ülekaalukalt komöödiat ja üldse ei soovita vaadata värsstragöödiat. 22  Lisa 1 2) Nõustume. Täna lähtume iga lavastuse puhul eraldi strateegiast. Paneme paika konkreetselt selle lavastuse kommunikatsiooni ja turundusstrateegia ning hakkame sellest lähtuvalt neid ellu viima. Lavastused ja loomingulise meeskonna soovid on nii erinevad, et vajavad iga kord spetsiifilist lähenemist. Soovitusest lähtuvalt koostame ka üleüldise dokumendi. 4.2.3. Finantsarvestus, varade haldus sh hanked Kriteeriumid: • Eelarvestamine/ planeerimine ja finantsarvestus toimib vastavalt nõuetele; • Varade sh kogude arvestus/inventeerimine toimub vastavalt nõuetele; • Omatulu teenimine on tulemuslik; • Sularahakassa töökorraldus vastab nõuetele; • Hangete planeerimine on korraldatud tõhusalt ja läbipaistvalt sõltumata ostu summast; • Hanked on läbiviidud asutuse huvides, vastavalt RHS-le, ja on läbipaistvad. Regulatsioon: Rahandusministri määrus „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“13;, KuMi riigivara valdamise, kasutamise ja käsutamise kord14, SA Rakvere Teatrimaja raamatupidamise sise-eeskiri; Sihtasutuse Rakvere Teatrimaja hankekord. Selgus, et: • Eelarve koostatakse eelseisvaks majandusaastaks eelarvekohustuslike isikute poolt, kelleks on juhatuse liikme korraldusega määratud eelarvekohustuslikud isikud/vastutajad. Vastutuspõhine eelarvestamine toimub alt-üles meetodil. Eelarvekohustuslikud isikud esitavad juhatusele oma eelarvete projektid, valdavalt lähtuvalt eelmiste aastate kogemustest ja eelseisvatest prognoositavatest vajadustest. Eelarvestamise protsessis jõutakse lõpptulemini järk-järgult, vajadusel eelarve mitmekordsel lugemisel, mille käigus hinnatakse ja analüüsitakse ning selgitatakse välja optimaalsed eelarveaasta tulud-kulud. Eesmärgiks on saavutada eelarve tasakaal. • Kinnitatud eelarve täitmist jälgitakse nii summeeritult kui kuupõhiselt. Koondeelarve koostamise ja eelarve täitmise eest vastutab pearaamatupidaja. Eelarve täitmine koostatakse hiljemalt, aruande kuule järgneva kuu 20. kuupäevaks. • Eraldiseisvat sularaha eeskirja asutuses kinnitatud ei ole, kuid sularaha käitlemine ning sularahakassa inventeerimine on reguleeritud teatri raamatupidamise sise-eeskirjas. • Klienditeenindajate kohustused ja volitused on fikseeritud klienditeenindaja ametijuhendis, mh kohustub ta vastutust võtma tema vastutusel olevate materiaalsete väärtuste eest. • kehtib 4-silma printsiip arvete kinnitamisel arvekeskuses – kulujuhid juhataja kk-ga määratud (kk nr 1-1-5/30, kinnitatud 29.10.2019). Juhatajat ei ole kõikides Fiteki kooskõlastusringides. Pikad kooskõlastusringid, osaliselt kooskõlastavad nii raamatupidaja kui pearaamatupidaja ja lõpus RTK spetsialist. • Vastavalt KuMi haldusala raamatupidamise sise-eeskirja p 4.5. asutused märgivad dokumentidele asutuse finants- ja juhtimisarvestuse pidamiseks vajalikud tunnused (kontolaiendid) ning lisavad 13 Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend, Rahandusminister 11.12.2003 nr 105, RT I, 09.12.2022, 29 14 Kultuuriministeeriumi valitsemisala riigivara valdamise, kasutamise ja käsutamise kord, kinnitatud kultuuriministri 09.05.2017 käskkirjaga nr 131, muudetud kultuuriministri 14.07.2022 käskkirjaga nr 116 23  Lisa 1 vajadusel muud informatsiooni, mis selgitab kulu majanduslikku sisu või finantseerimisallikate jaotust vms. Eesmärgiks on, et arved, lepingud ja aktid oleks omavahel seostatavad. Selgus, et Fitekisse on arvete juurde osaliselt üleandmise-vastuvõtmise aktid lisamata (arve nr 245075, arve nr L22-53) ja viide lepingule puudu (arve 20240023, arve 4115, arve 2023030). • Rakvere teatri kuludest 50-60% on tööjõukulud ja 35-45% majandamiskulud. Investeeringud sõltuvad riigi eraldistest. • Teater peab eraldi arvestust teatri, kino, kohvik, rahvusvahelise etenduskunstide festivali Baltoscandal jm tulude-kulude kohta (erinevad kuluüksused). • Varade moodul on RTIPis kasutuses, põhivarad on sinna kantud ja põhivarade eest vastutajad määratud, samuti määratud vara kasutajad. Väikevarasid RTIPi kantud ei ole, neid registreeritakse raamatupidamisprogrammis VERP. Vastavalt raamatupidamise sise-eeskirjale on väheväärtuslik vara, mis ei kuulu põhivara hulka ükskõik, millise järgneva tingimuse alusel: vara soetusmaksumus on vähem kui 2 000 eurot või tema kasutusiga on lühem kui üks aasta. Raamatupidamises arvele võtmise aluseks on üksuse juhi märge arvele võtmise-, ja vara eest vastutava isiku kohta. • Kassas sularaha limiit on 7700 eurot. Sularaha hoitakse raamatupidamise seifis. Raha eest vastutab raamatupidaja. Sularaha tehingute aluseks on tehingud teenindusosakonnas (suure maja ja väikese maja kohvik), kinos, piletikassas, kostüümilaos, väljasõiduetendustel ja enne etendust publikuruumides toimuv kavade müük. • Vara lubatud kasutamise põhimõtted on fikseeritud on töökorralduse reeglites. Sh, et omandikaitse alla kuulub kogu sihtasutuse haldusalas olev vara, mille all mõistetakse tööandjale kuuluvat inventari, tehnikat, seadmeid, transpordivahendeid, mööblit, kaupa, töötajate isiklikke esemeid ja muud rahaliselt hinnatavat, mis on mõeldud tööülesannete täitmiseks või sellega seotud toimingute läbiviimiseks. Sihtasutuse vara üleandmine töötajale võib toimuda üleandmise-vastuvõtmise aktiga, mille pooled sõlmivad vara üleandmisel. • Rakvere teatris põhivara ja väikevara inventuurid läbi viidud 2022-2023 a kohta. Inventuuriaktid on registreeritud RTIPis. • Selgus, et inventuurikomisjonid on vähemalt 2-liikmelised (5 liiget 2023 ja 2024 a) ja iga-aastaselt liikmeid osaliselt muudetakse. Vastavalt raamatupidamise sise-eeskirjale inventuuriaktile kirjutavad alla kõik komisjoni liikmed ja materiaalselt vastutav isik. Inventuuritulemused kinnitab pearaamatupidaja. Üle- või puudujäägi korral palutakse kirjutada materiaalselt vastutaval isikul seletuskiri. Praktikas kinnitab inventuuriaktid pearaamatupidaja või juhataja. • Rakvere teatril on kinokassa, kohvikukassa ja piletimüük tuleb peakassasse. Kõik kolm kassat annavad kokku Rakvere teatri kassa. BOOMis kajastub kassainfo. Teatri raamatupidamise sise- eeskirja järgi kassa ootamatu kontroll viiakse läbi vähemalt kord kvartalis. Inventuuri tulemuste kohta koostatakse akt. Selgus, et sularahakassa ootamatud inventuurid on viimati läbi viidud 31.05.2024 ja 31.12.2023. Esimeses kvartalis 2024 ootamatut inventuuri läbi viidud ei ole. Inventuurid koosnesid 2 isikust. • Omatulu tuleb peamiselt - kohvikust, kino piletimüügist, teatri piletimüük. Kohvik on Rakvere teatri oma ning toimib ka valvelauana, piletimüügikohana (enne kassa avamist) ja infoletina. • Rakvere teatril on oma hankekord. Teater on viinud läbi 3 hanget aastatel 2022. ja 2023 aastal. Hankekorras sätestatud huvide konflikt, selle ennetamine, tuvastamine ja kõrvaldamine riigihankel. • Teatri hankekorras on sätestatud, et maksumusest alates 5000 eurot võetakse konkurentsi olemasolu korral ja juhul, kui see on halduskoormust ning konkureerivate pakkujate pakutavate asjade, teenuste või ehitustööde kvaliteeti arvestades otstarbekas ja võimalik, vähemalt kolm võrreldavat pakkumust. Pakkumised küsitakse soovituslikult kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Maksumusega alla 5000 euro on võrreldavate pakkumuste võtmine soovituslik. Enne asjade ostmist või teenuse või ehitustöö tellimist peab tellimuse esitaja olema veendunud tehtavate kulutuste 24  Lisa 1 otstarbekuses, sihipärasuses ja ökonoomsuses. Väikeoste teevad reeglina alajuhid. Üldjuhul võetakse pakkumusi alates 1000 eurost. • Ametiauto kasutamise korda SA-s kehtestatud ei ole. Selgituste kohaselt toimib süsteem, et ametiautot kasutatakse ainult ametisõitudeks, keegi isiklikeks sõitudeks autot kasutada ei saa. Auto pargitakse igal õhtul teatri hoovile. Kasutaja õigused on teatrijuhil, lavastusjuhil ja lavastusjuhi abil. Teatrisisene vastutav kasutaja on lavastusjuhi abi, kes vastutab ka kehtestatud reeglist kinnipidamise eest. Isikliku sõiduauto kasutamisel tekkinud kulude hüvitamiseks kohaldatakse seaduses ettenähtud korda. Vastavalt töökorralduse reeglitele isikliku sõiduauto kasutamisel kompenseeritakse töötajale kütusekulu kuludokumentide alusel arvestusega 7 liitrit sajale kilomeetrile. Olulisus Tähelepanek 8 Keskmine a. Väikevarade haldus ei toimu RTIPi keskkonnas, vaid raamatupidamisprogrammis VERP. Põhivarad on RTIPi kantud. b. Fitekisse on arvete juurde osaliselt üleandmise-vastuvõtmise aktid lisamata (arve nr 245075, arve nr L22-53) ja viide lepingule puudu (arve 20240023, arve 4115, arve 2023030. c. Kehtestatud ei ole asutusesisest ametiauto kasutamise juhist/korda Risk: dubleerivad infosüsteemid ja varade haldamine ja tehingute tegemine ei ole läbipaistev Soovitused: 1. Viia ka väikevahendite haldus RTIPi keskkonda, vähendades kasutuses olevate ISde hulka ja koondades andmed ühte kohta; 2. Kuna arved, lepingud ja aktid ei ole omavahel hetkel seostatavad, lisada suuremate arvete puhul Fitekis asjade/tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid ja viide lepingule, mille alusel väljamakse tehakse. Edaspidi lisatakse aktid/lepingud suuremate summale puhul Fitekisse (19.09.2024 kohtumine). 3. Kehtestada asutusesisene ametiauto kasutamise eeskiri, kus on fikseeritud reeglid auto kasutamisele, hoiustamisele, kütusekulude kompenseerimisele jm. Rakvere teatri kommentaar: 1) Nõustume osaliselt. Väikevarade arvestuse eraldi pidamine oli meie ja RTK ühine otsus, et mõned aastad me vaatame ja kaalume kas on seda mõistlik RTIP-is teha. Meie maja sisemine soov ja vajadus on seda teha detailsemalt ja põhjalikumalt, kui RTK peab vajalikuks. Topeltarvestust ei pea me mõttekaks. Ei välista, et tulevikus võiks olla kõik ühes infosüsteemis. 2) Ei nõustu. Kommertssüsteem Fitekin, ei pea täitma DHS funktisoone ja koguma asutuse arvete juurde käivaid lisadokumente nagu lepingud ja aktid. Lisadokumendid peavad olema asutuses endas olemas ning vajadusel, õigustatud nõudjatele esitatavad. 3) Nõustume Täna on ainus asutusesisene ametiauto lavastusjuhi abi vastutusel. Tema haldab ja vastutab selle kasutamise ja hoiustamise eest. Sõidukit kasutatakse vaid kindlatel temaga kooskõlastatud ametisõitudel ning kütusekulude kompenseerimiste vajadus eraisikutele puudub. Soovitusest lähtuvalt koostame ka dokumendi. 4.2.4. Personalijuhtimine Kriteeriumid: • ametijuhendid aitavad kaasa eesmärkide saavutamisele; • värbamise poliitika toetab personali valikut vastavalt asutuse vajadustele; • töötajate hindamine tagab töötajate arengu ning vastavuse nõuetele; • personali areng toetab kvaliteetset ja tähtaegset ülesannete täitmist; • motivatsioonipoliitika tagab vajalikku personali olemasolu ja selle tõhusust; 25  Lisa 1 • tegeletakse võtmetöötajatega, informatsiooni kogumine lahkuvatelt töötajatelt põhjuste kohta; • tagatud töötajate regulaarne puhkuste korraldus. Regulatsioon: Rakvere teatri töökorralduse reeglid, lisatasude käskkirjad, töölepingud ja ametijuhendid Selgus, et: • Kõikidele asutuse töötajatele on vormistatud ametijuhendid, valdav enamus uuendatud 2022- 2023 aastatel. Ametijuhendites mh fikseeritud ametikoha eesmärk, ametikoha õigused ja kohustused ning kompetentsinõuded. • Peamised personalipoliitika põhimõtted on sätestatud töökorralduse reeglites. Korras reguleeritud mh: töökultuur, töölepingu sõlmimine, teatri juhtkonna ning töötaja põhikohustused, üldine töökorraldus ja tööaeg, teatritöö etapid, töö tasustamise kord, töölähetused, puhkuse korraldus, omandikaitse tagamine ja varaline vastutus, isikuandmete töötlemine, töötervishoiu ja tuleohutuse üldjuhised, töötaja hoiatamise kord. Eeskirjad ei sätesta, kuidas teavitatakse vabadest ametikohtadest ja kuidas värbamise protsess enne töölepingu sõlmimist kulgeb. Töökorralduse reeglites ei ole fikseeritud, kes vastutab korra, sh käitumisreeglistiku täitmise jälgimise eest. • Personaliteemadega tegelevad SA-s juhiabi ja juhataja. Juhiabi ülesanneteks on mh kogu personalialase tegevuse korraldamine aidates kaasa teatri eesmärkide saavutamisele, sh selgitab välja koostöös alajuhtidega töötajate koolitusvajadused ja otsib võimalusi koolituste läbiviimiseks ning koostab koolituskulude ja personalikulude aastaeelarve ja vastutab nende täitmise eest. • Koolitusvajadusi küsitakse aasta lõpus järgmiseks aastaks. Juhiabi vastutab koolituseelarve eest ning kaitseb koolituseelarvet. Koolitusvajadused tulevad alajuhtidelt ning aastavestluste käigus. Kui on võimalik vaadatakse ka tasuta koolitusi ja osaletakse KuMi koolitustel. Koolituste moodul RTIPis on kasutusel. • Puhkuste vormistamine toimub samuti läbi RTIPi, kus määratakse ka asendaja puhkuse perioodiks. • Juhataja on kehtestanud kk-d lisatasude maksmiseks - tööjuubelid, kolleegipreemiad, kvartali tegija, loomenõukogu preemia. Tööjuubelite puhul on ette nähtud preemiad alates 20. aastast teatris töötamisest. • Teatris personali rahulolu uuringut läbi viidud ei ole. • Kõrvaltegevusest teavitamine näitlejate puhul toimub Lydian süsteemis. Teatrijuhi sõnul kui näitleja saab pakkumuse, siis ta räägib läbi loomingulise juhiga. Siis tuleb ta korraldusjuhi juurde, uurib, kas oleks võimalik teha vastavat kõrvaltegevust. Kui see on okei ja tehtav, siis küsime soovikirja teiselt teatrilt või firmalt. Siis pannakse omavahel graafikud klappima, et mingeid arusaamatusi ei tekiks. On tulnud ka neid juhtumeid, kus me ei ole olnud teadlikud töötaja kõrvaltegevusest. Nt suvepuhkusel kõrvaltegevusest ei teavitata. • Teised teatri töötajad peale näitlejate oma kõrvaltegevusest teatrijuhti ei teavita. See on alajuhi pädevuses. RTIPi süsteemi kõrvaltegevuste teatiste esitamiseks kasutusele ei ole võetud. Olulisus Tähelepanek 9 Madal Kõrvaltegevustest teavitamine ei toimu Riigitöötaja Iseteenindusportaalis, vaid töötajad annavad info oma alajuhile. Näitlejate kõrvaltegevusest teavitamine toimub Lydian süsteemis, kuna seda kasutatakse loominguliste töötajate töö planeerimise vahendina. Risk: kõrvaltegevused ei ole läbipaistvad 26  Lisa 1 Soovitused: Loominguliste töötajate kõrvaltegevustest teavitamine võib jääda Lydiani süsteemi, kuna see on nende tööplaneerimise vahend, st süsteemist on näha, millal keegi on hõivatud. Muude töötajate kõrvaltegevustest teavitamine viia RTIPi keskkonda, kus on vastav moodul olemas.. Rakvere teatri kommentaar: Nõustume. Me ei olnud RTIPi keskkonna kõrvaltegevuste moodulist teadlikud. Võtame teadmiseks ja rakendame. Olulisus Tähelepanek 10 Madal Personali rahulolu uuringuid ei ole läbi viidud. Viiakse läbi nn aastavestluseid kõikide töötajatega, kus saadakse tagasisidet mh probleemkohtadele. Risk: töötajatel puudub võimalus anonüümselt teada anda probleemidest või kitsaskohtadest töökohal. Soovitused: Viia läbi personali rahulolu-uuring ning analüüsida tulemusi ja vajadusel rakendada meetmeid probleemkohtade lahendamiseks. Rakvere teatri kommentaar: Nõustume. Sihtasutuses oli aastakümneid majasisene postkast, kuhu töötajad said anonüümselt jätta kirja probleemidest ja kitsaskohtadest. Viimase remondi ajal seda tagasi ei pandud, sest üle 20 aasta, millal see võimalus eksisteeris, ei postitatud sinna ühtegi kirja. Kui töötajad ei soovi isiklikult probleeme avaldada, siis on neil võimalus pöörduda töötajate ametiühingu esindaja poole, kes probleemiga tegeleb. Personali rahulolu-uuring on kirjas ka asutajaootuste dokumendis ning viime selle läbi. 4.2.5. Infotehnoloogia Kriteeriumid: • IT süsteemide haldus on selgelt reguleeritud; • jätkuv ja tõhusalt kontrollitud toetades organisatsiooni eesmärke saavutamist; • IT süsteemides on organisatsiooni info kaitstud, kasutatud ainult määratud volituse piires ja info kaotamise risk on maandatud efektiivselt; • organisatsiooni varad ja informatsioon on efektiivselt kaitstud varguste ja kahjustamise eest; • IT süsteemid on varundatud, andmeid on võimalik taastada vajaliku perioodi jooksul mahus, mis tagab organisatsiooni tegevuse jätkamise ilma olulise kahjuta; • kasutuses olevad IS-d aitavad kaasa asutuse eesmärkide saavutamisele ning on kasulik/vajalik töövahend. Regulatsioon: SA Rakvere Teatrimaja infosüsteemide kasutamise kord Selgus, et: • Kehtestatud Infosüsteemide kasutamise kord, sh infosüsteemide kasutamise põhimõtted, piirangud, IT-vahendi taotlemine ja kasutamine, intsidentide lahendamine, tingimused võõrarvuti lubamiseks sisevõrku jm. • Infosüsteemide kasutamise korras on sätestatud, et tööajal peavad sihtasutuse töötajad teavitama infoturbeintsidendist alajuhti või juhi abi. Kiiruse huvides tuleb infoturbeintsidendist teatada koheselt telefoni teel. Korras puuduvad vastavad telefoninumbrid ja e-posti aadressid intsidendist teavitamiseks. 27  Lisa 1 • SA ei ole veel RIT-i IT teenusele üle läinud, hetkel kaardistatakse vajadusi, käivad läbirääkimised ja on alanud üleminek kesksele töökohahaldusele. IT spetsialist vastutab teatris IT süsteemide toimimise eest. • Kasutatakse SAPi, FITEKit ja RTIPi Lydiani, VERP raamatupidamisprogrammi. Lydian on teatri vajaduste põhiselt arendatud, süsteemil on oma kasutajatugi, kes reageerib probleemide korral kiiresti. • Kasutuses on Zimbra e-postisüsteem. Ei ole veendumust, et süsteem vastab kõikidele infoturbenõuetele, mis riigis on nõutud. Olulisus Tähelepanek 11 Madal 1. Jätkata kesksele arvutitöökoha teenusele üleminekut, eesmärgiga parandada teatri IT süsteemide turvalisust. 2. Infosüsteemide kasutamise korras puuduvad telefoninumbrid ja e-posti aadressid infoturbe intsidendist teavitamiseks. Risk: turvarisk, IT risk Soovitused: uuendada asutusesisest infosüsteemide kasutamise korda, lisada sinna olulised kontaktid, kuhu pöörduda küsimuste või intsidentide korral. Rakvere teatri kommentaar: 1) Nõustume osaliselt. Oleme aastatega ehitanud välja oma IT süsteemi ja ehitanud selle võimalikult turvaliseks. SA Rakvere Teatrimaja jätkab arvutitöökoha teenusele üleminekut. See ei tulene meie turvalisuse parandamise eesmärkidest vaid riiklikest poliitotsustest. 2) Nõustume. Kuigi kõik töötajad teavad niigi peast neid kontakte, siis lisame Infosüsteemide kasutamise korda ka puuduvad kontaktid. 4.2.6. Töökeskkond ja turvalisus Kriteeriumid: • organisatsiooni töötajad ja kliendid on kaitstud nõuetekohaselt; • töötajate turvalisus on tagatud. Regulatsioon: SA töökorralduse reeglid, SA Rakvere Teatrimaja tulekahju korral tegutsemise plaan15, SA Rakvere Teatrimaja töökeskkonna riskianalüüs16 Selgus, et: • Töökorralduse reeglites on fikseeritud töötervishoiu ja tuleohutuse üldjuhised. Vastavalt korrale töötervishoiu- ja tööohutusalast juhendamist korraldab töökeskkonna spetsialist ja väljaõpet vastavaid seadmeid tundev alajuht. Töökeskkonna spetsialist määratud. Viimane töökeskkonna riskianalüüs läbi viidud 2021. a. Plaanis uus riskianalüüs lähiajal läbi viia. • Lisaks on kehtestatud töötervishoiu ja tööohutuse sissejuhatav juhend17, mida töötajatele tööle asumisel tutvustatakse ja mis on kättesaadav prinditult ühiskasutatavas ruumis. • Viiakse regulaarselt läbi tuleohutusõppuseid. Kehtestatud tulekahju korral tegutsemise plaan, kus kirjeldatud tulekahju või plahvatuse olukorras käitumine. Laiemat hädaolukorra plaani koostatud ei ole. 15 SA Rakvere Teatrimaja tulekahju korral tegutsemise plaan, kinnitatud juhataja 25.01.2022 käskkirjaga nr 1- 1.5/4 16 SA Rakvere Teatrimaja töökeskkonna riskianalüüs, uuendatud 10.09.2021 17 SA Rakvere Teatrimaja Sissejuhatav töötervishoiu ja tööohutusalane juhend, kinnitatud SA juhataja 02.09.2015 käskkirjaga nr 1.1-5/20 28  Lisa 1 • Stendidel üleval esmaabiandjate nimekiri, esmaabivahendite asukohad ning töökeskkonnaspetsialisti ja töökeskkonnavoliniku nimed. • Viiakse läbi lavastuste riskianalüüse. St iga lavastuse kohta koostatakse riskide loend ja viiakse läbi riskide hindamine, milles nähakse ette ennetusabinõud terviseriski vältimiseks või vähendamiseks. Seejärel võetakse kõikidelt lavastusest osalevatelt näitlejatelt allkirjad, et nad on teadlikud võimalikest ohtudest. • Töötajatel majja sisenemiseks elektroonsed läbipääsukaardid, mis ei tööta ajavahemikus kella 01-08 kui suletakse maja kaardiuksed, pannakse valve alla ja avatakse taas hommikul. Töötaja sõlmib läbipääsukaardi saamiseks kohviku infoletis lepingu, milles on loetletud kaardi kasutamise nõuded ja kohustused. Omandikaitse tagamiseks on sihtasutus paigaldanud oma haldusala ruumidesse või territooriumile videovalvesüsteemi ning teatrimaja ametikäikude välis- ja siseustele elektroonilise läbipääsusüsteemi, s.t uksed on avatavad elektroonilise läbipääsukaardiga. • Teatri evakuatsiooniteed on märgistatud ja vabad (st ligipääs ei ole piiratud). 29