Kantsleri 28.02.2024 käskkirja nr 4 "Juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamine" muutmine

S otsiaalministeeriumi juhtimissüsteemi kirjeldus Eesmärk ja üldsätted 1. 1. Eesmärk Sotsiaalministeeriumi (edaspidi ministeerium või S o M ) juhtimissüsteemi eesmärk on tagada ministeeriumi toimimine süsteemselt, ühtsetel põhimõtetel , läbipaistvalt , tulemuslikult ja efektiivselt , seda pidevalt täiustades. Juhtimissüsteem toetab rahva tervise ja heaolu arengukavade elluviimist, ministeeriumi põhimäärusest tulenevate ülesannete täitmist ning organisatsiooni strateegiliste eesmärkide saavutamist, mis on suunatud inimeste tervise ja heaolu suurendamisele. 1. 2 . Rakendusala Juhtimissüsteem on ministeeriumi toimimise raamistik , mis ühenda b k õik ministeeriumi tegevused tervikuks . SoM rakenda b valitsemisalaüles elt (edaspidi VA) teenuspõhise juhtimise põhimõtteid, mis on täpsemalt kirjeldatud teenuspõhise juhtimise raamistikus (P16), mis hõlmab kõiki VA asutusi ja teenuseid . K õik SoM-i tegevused on jaotatud poliitikavaldkondade ja tugiteenuste vahel (vt joonis 3 ) . 1.3. A lusdokumendid Juhtimissüsteemi loomisel on arvesse võetud avaliku sektori asutuse toimimisele kohalduvaid riiklikke õigusakte ja parimaid kogemusi . Organisatsiooni arengu aluseks on Eesti riigi pikaajaline arengustrateegia „Eesti 2035“ , valdkonna arengukavad, riigi tugi- jm horisontaalseid arengusuundi käsitlevad strateegilised dokumendid ja õigusaktid (nt riigireformi tegevuskava, riigiülene personalistrateegia jt), Vabariigi Valitsuse tegevusprogramm (VV TP), olulisemate protsesside kvaliteedinäitajad ning klientide , partnerite ja oma töötajate tagasiside . Ministeeriumi põhifunktsioonid ja ülesanded on fikseeritud ministeeriumi põhimääruses , detailsemalt on osakon dade ülesande i d ja funktsioon e kirjeldatud osakondade põhimäärustes . 1.4 . R ollid ja vastutus Juhtimissüsteemi toimimise eest vastutab kantsler . J uhtimissüsteemi keskse koordineerimise eest vastutab kvaliteedijuht . Kõik töötajad tegutsevad lähtuvalt kinnitatud protsessidest ja juhenditest ning kantsleri ja struktuuriüksuste juhtide korraldustest. Igal poliitikavaldkonnal on poliitikajuht, igal tugiteenusel tugiteenuse juht ning igal protsessil protsessi omanik. Kvaliteedijuht vastutab juhtimissüsteemi dokumentide ajakohasuse tagamise ning kõigile olemasolevatele ja uutele töötajatele juhtimissüsteemi tutvustamise eest . P rotsessiomanik vastutab protsess i asjakoha suse eest ( tugiteenus koondab protsessid , igal protsessil on omanik). 1.4.1. Juhtimistasandid ja -organid Ministeeriumi valitsemisala juhi b minister (või ministrid) . Ministeeriumi tööd juhi vad kantsler ja juhtkond. Ministeeriumi struktuurüksused pannakse paika põhimäärusega, mille kinnitab valitsus . Kehtiv ministeeriumi struktuur on leitav ministeeriumi kodulehelt . Juhtimistasand Kirjeldus Minister Minister e sindab valitsemisalaülest poliitilist vaadet ning seab poliitilisi prioriteete. Kantsler Juhib ministeeriumi ja valitsemisala asutuste tööd vastavalt arengukavadest tulenevatele strateegilistele eesmärkidele, seab organisatsiooni strateegilised eesmärgid ning tagab nende elluviimise. Vastutab ministeeriumi eelarve eesmärgipärase täitmise eest ning kinnitab ministeeriumi koosseisu , et täita arengukavades seatud eesmärgid . Asekantsler Seab oma valdkonna strateegilised eesmärgid. Juhib eesmärkide täitmiseks vajalike tegevuste elluviimist oma valdkonnas. Vastutab oma valdkonna eelarve koostamise ja eesmärgipärase täitmise eest. Osakonnajuh ataja Osakonnajuht kannab ministeeriumis kahte rolli: poliitikavaldkondade portfellijuhi ja inimeste juhi rolli. Portfellijuhina on tema ülesanne tagada oma osakonna poliitikate omavaheline sidusus ja terviklikkus ning enda portfelliga seotud eesmärkide elluviimine poliitikavaldkondade ja tööprotsesside kaudu. Inimeste juhina on tema ülesandeks määrata õiged tööülesanded õigetele inimestele ja luua eesmärkide s aavutam isek s toetav keskkond. Osakonnajuht v astutab oma osakonna eelarve (sh välisvahendid, toetused jms) koostamise ja eesmärgipärase täitmise eest. Poliitikajuht Poliitikajuhi roll on oma poliitikavaldkonna sisuline juhtimine (sh kujundamine ja arendamine) koostöös poliitikavaldkonna tuumiktiimiga, mis on moodustatud tervikuna üle üksuste, asutuste ja organisatsioonide. Poliitikajuhi vastutus on saavutada oma poliitikavaldkonna eesmärgid arvestades kliendi vajadusi, võimalikke ressursse, hetkeolukorda ning tagades jätkusuutlikkus. Tugiteenusejuht Tugiteenuse juhi roll on pakkuda poliitikavaldkondadele toetust nende eesmärkide saavutamisel ning tagada organisatsiooni toimimine. Tugiteenuse juht vastutab oma tugiteenuse kujundamise, arendamise ja juhtimise eest. Tugiteenuse juht võib olla osakonnajuht, millega kaasnevad inimeste ja osakonna juhtimise ülesanded. Tabel 1 . Ministeeriumi j uhtimistasandid Juhtimisorgan Otsustus - kogu Liikmed/osalejad Eesmärk Regulaarsus Poliitika valdkondade sisuline juhtimine Poliitika - valdkonna tuumiktiim Poliitika - valdkonna tuumiktiim Poliitikajuht, tuumiktiimi liikmed Juhtida poliitikavaldkonna tuumiktiimi tööd valdkonna eesmärkide saavutamiseks. Üldjuhul kord kuus Valdkonna juhtimine Asekantsler, poliitika juhid, osakonnajuhid Valdkonna koosolek (asekantsleri juhtimisel) Asekantsler, osakonnajuhid, poliitikajuhid Otsustada valdkonnapoliitiliste teemade sisuliste lahenduste osas , valdkonna ülevaated jms. Vähemalt kord kuus Osakonna koosolek Osakonnajuht, osakonna töötajad Jälgida töötajate sooritust, ressursse ning tagada, et tiim täidab seatud eesmärgid. Otsustada töökorralduslike teemade osas . Üldjuhul 2 korda kuus Administratiivne juhtimine SoM juhtkond Kantsler, asekantslerid, tugiosakondade juhid Kantsleri koosolek Kantsler, asekantslerid, tugiosakondade juhid 1x kuus (II T) ainult asekantslerid 1x kuus ( III T ) kõik osakonnajuhi d Otsustada ministeeriumiüleste mõjusate töökorralduslike teemade osas , milles on vaja kujundada põhimõttelisi SoM juhtkonna seisukohti ja ministeeriumi töökorraldust puudutavaid seisukohti. Kord nädalas SoM laiendatud juhtkond Minist er , kantsler, asekantslerid, asutuste juhid Ministri laiendatud koosolek Minist er , kantsler, asekantslerid, asutuse juhid + tugiosakondade juhid (vajaduspõhiselt) Reeglina infokoosolek, vajadusel tehakse otsuseid strateegiliste või päevakajaliste teemade osas. Kord kuus Trimestri tulemuste ülevaatamine Minist er , kantsler, asekantslerid, asutuse juhid Vaadata üle VVTP, prioriteetsete projektide ja valitsemisalaülese tööplaani edenemine, vajadusel langetatakse otsuse i d. Kord trimestris Poliitika valdkondade sisuline juhtimine SoM tippjuhtkond Minist er , kantsler, asekantslerid Ministr i koosolek Minist er , kantsler, asekantslerid Otsustada sisuliste valdkonnapoliitiliste ja -üleste teemade osas , mis vajavad suuremaid seadusemuudatusi või on seotud poliitiliste kokkulepetega Kord nädalas Ministri briif (valdkonna või teema põhiselt) Minister, asekantsler, kantsler + osakonna ja/või poliitikajuhid (vajadus e põhiselt) Otsustada ainult oluliste ministri otsust vajavate valdkonnapoliitiliste teemade sisuliste lahenduste osas , valdkonna ülevaated jms. Vähemalt 2 korda kuus (iga II nädal) Tabel 2 . Mi nisteeriumi juhtimis organid ja otsustuskogud Juhtimissüsteemi põhimõtted Juhtimissüsteem koondab kõik ministeeriumi protsessid, millel e on määratud omanik ja mis on kinnitatud kantsleri või ministri käskkirjaga . Kõik protsessi d ja juhendid on koostatud kaasates asjassepuutuvaid inimesi . J uhtimissüsteemi ja protsesside kirjeldamine on läbipaistev ning dokumendid on kõigile ministeeriumi töötajatele kättesaadavad . Juhtimissüsteemi ja põhitegevuste ülevaatus toimub regulaarselt vastavalt ülevaatus kalendrile, mille tulemused on sisendiks , et organisatsiooni pideva lt parenda da . Täpsemalt on juhtimissüsteemi dokumentide koostami st, muutmi st ja kinnitami st kirjeldatud juhendis (P 0 1_J 0 1) . Joonis 1 . Pideva parendamise põhimõtted Juhtimissüsteemi asjakohasena hoidmine taga takse PDCA ( Plan-Do-Check-Act ) ehk pideva parendamise põhimõtte kaudu , mis väljendub kogu tsükli rakendamises kõikide ministeeriumi igapäevaste toimingute ja tegevuste juures. 2 .1. Juhtimiss üsteemi s truktuur M inisteeriumi juhtimine toimub poliitikavaldkondade põhiselt (vt joonis 2) . Ministeeriumi põhitegevus on poliitikakujundamine (edaspidi poliitikajuhtimine , vt ptk 3 ) , mille põhiväärtus seisneb erinevate teenuste (sh TERE teenuste) kokku juhtimises poliitikavaldkonna kui terviku vaates. Kõik poliitikad on täpsemalt kirjeldatud poliitikakaardil . Poliitikavaldkond on juhtimisala ministeeriumi tasemel, mis h õ lmab poliitikajuhtimist koos sama valdkonna rakendustasandi teenustega (vajadusel ka teiste ministeeriumite valitsemisalade teenused). Poliitikavaldkond on reeglina TERE tegevuse tasand (al 2026. aastast). Horisontaalpoliitika on poliitikavaldkondade ülene valdkond , mis võib hõlmata nii poliitikavaldkonna kui tugiteenuse funktsiooni. Tugiteenuse roll on võimestada ja toetada poliitikajuhtimist. Tugiteenus koondab protsessid, mis on seotud poliitikajuhtimis ega . Kõik tugiteenused on kirjeldatud tugiteenusekaardil . 2154238 5000942 Joonis 2 . Ministeeriumi poliitikavaldkonnad 40000 0 Joonis 2 . Ministeeriumi poliitikavaldkonnad 5080 84455 0 0 1337443 2979287 Joonis 3 . Ministeeriumi tugiteenused Joonis 3 . Ministeeriumi tugiteenused P oliitikajuhtimine (põhitegevus) Poliitik a juhtimine on teadlik ja kooskõlastatud meetmete rakendamine eesmärgiga saavutada soovitud tulemused keskpikas ja pikas perspektiivis, tuginedes teadmistele, analüüsile ja kaasamisele. Tä p semalt on kogu poliitik a juhtimine ja sellega seotud protsessid kirjeldatud poliitika valdkonna juhtimise protsessis (P1 5 ). Poliitikavaldkonna juhtimise juurde käib lahutamatult arusaam, et protsess on läbipaistev ja selles on võimalik kaasa rääkida kõigil, keda kon kreetne muudatus puuduta b . Lisaks nõuab see mitme te osapool t e koostööd. Täpsemalt on ministeeriumi õigusloome korraldus kirjeldatud eraldi protsessis (P03) . Protsessi nimetus Omanik Poliitikajuhtimise protsess ( P1 5 ) Määratakse kinnitamisel Teenusepõhise juhtimise raamistik (P 16 ) Arendusnõunik Tugiteenused Tugiteenuse nimetus Eesmärk Protsess Omanik 4.1. Õigusloome ja õigusalane nõustamine Tagada SoM-i õigusloome ja -tegevuste vastavus põhiseadusele, rahvusvahelisele õigusele ja hea õigusloome põhimõtetele, edendades inimkeskset, läbipaistvat ja usaldusväärset riigivalitsemist, kaitstes ministeeriumi õigushuve ning toetades terviklikult kogu ministeeriumi õigusliku selguse ja sidususe tagamisel . Õigusloome protsess (P03) Õigusosakonna juhataja Lepingute sõlmimise protsess (loomisel) RaM-i ühisosakonna õigustalituse juht 4.2. Rahvusvahelise koostöö edendamine Eesti riigi huvid on nähtavad ja kaitstud sotsiaal- ja tervisevaldkonnas ning rahvusvahelisest õigusest tulenevad võimalused on Eest inimestele võimalikult heal tasemel tagatud . Rahvusvahelise koostöö protsess (loomisel) Euroopa Liidu ja väliskoostöö osakonnajuhataja 4.3. Teadmiste-põhine poliitika toetamine Toetada teadmistepõhist poliitikakujundamist, tagades objektiivse ülevaate sotsiaal- ja tervisevaldkonna arengutest ning poliitikate mõjususest. ​ Pakkuda poliitikakujundajatele vajalikku teavet ja tuge otsuste tegemisel.​ Koordineerida teadus- ja arendustegevuse koostööd nii Eestis kui ka rahvusvaheliselt. Teadus- ja arendustegevuse elluviimise protsess (loomisel) Teadusnõunik Analüüsiprotsess (loomisel ) Analüüsi- ja statistika osakonnajuhataja 4.4. Strateegiline planeerimine Tagada SoM VA-s kaasaegne, erinevaid tasemeid hõlmav ning terviklik strateegilise planeerimise süsteem, mis toetab strateegiliste eesmärkide saavutamist. Strateegilise planeerimise ja finantsjuhtimise protsess (P02) Strateegilise planeerimise juht 4.5. Finantside juhtimine Korraldada ministeeriumi ja VA raamatupidamine ning finantsjuhtimine . Hankeprotsess (P06) RaM-i ühisosakonna õigustalituse juht 4.6. Välisvahendite juhtimine Tagada EL struktuurfondide jt välisvahendite (RRF, Norra/EMP, Šveits) tõhus ja eesmärgipärane kasutamine . SoM (RA) tööprotseduuride kirjeldus (P14) Välisvahendite osakonna juhtaja Välisvahendite projektide elluviimise protsess (P17) Määratakse kinnitamisel SoM VA välistoetuste (nt EK otsetoetused, Joint Action jmt) protsess (loomisel) Välistoetuste planeerimise nõunik 4.7. Organisatsiooni arendamine Edendada ministeeriumis inimkeskset ja paindlikku juhtimist, suurendada tulemuslikkust ja kohanemisvõimet ning lihtsustada strateegilist juhtimist. Organisatsiooni pideva parendamise protsess (loomisel) Kvaliteedijuht 4.8. Teabehaldus Tagada teabe optimaalne töötlemine ja teabe elutsükkel tööprotsesside ja infoarhitektuuriga ning valdavalt digitaalsete lahendustega. Teabehaldusprotsess (P01) Teabehaldusjuht 4. 9 . Kommunikatsiooni juhtimine Riik on ministeeriumi valdkondades oma inimestele arusaadav. ​ Poliitikamuudatuste elluviimise toetamine kommunikatsiooniga. Kommunikatsiooni protsess (P11) Kommunikatsioonijuht Sisekommunikatsiooni protsess (loomisel) Kommunikatsioonijuht 4. 10 . Personali-juhtimine Tagada, et organisatsioonis töötavad õiged inimesed õigetel kohtadel, kes panustavad strateegiliste eesmärkide saavutamisse. Töökorraldust ja töökeskkonda koordineerivad juhised (P24) Personalijuht Värbamise, valiku ja sisseelamise protsess (P09) Personalijuht Tulemusjuhtimise protsess (P20) Personalijuht Koolitus- ja arengutegevuste protsess (P07) Personalijuht Personaliplaneerimise protsess (loomisel) Personalijuht 4.11. Info- ja kommunikatsiooni-tehnoloogiate (IKT) juhtimine Tagada ministeeriumi ja VA tõhus IKT-ressursside kasutamine, toetades organisatsiooni eesmärkide saavutamist ning tagades konkurentsivõime kiiresti arenevas tehnoloogilises keskkonnas. IKT kasutamise ja haldamise protsess (loomisel) Vajab määramist Infoturbepoliitika (P10) Innovatsiooni asekantsler 4.12. Digilahenduste koordineerimine SoM VA-s on terviklik ja hästi koordineeritud digiarenduste süsteem, mis tagab selge ülevaate arendusprojektide mahust, ressursside (inimesed, raha, aeg) jaotusest ning toetab sotsiaal- ja tervisevaldkonna digilahenduste integratsiooni ja tõhusat rakendamist. Arendusportfellide koordineerimise protsess (P05) Arendusportfellide nõunik 4.13. Toimepidevuse ja kriisideks valmisoleku tagamine Tagada ministeeriumi suutlikkus täita oma põhifunktsioone ja VA pakutavaid teenuseid katkestusteta või võimalikult lühikese katkestusega. Kriisireguleerimise protsess (P13) Kriisireguleerimis- ja toimepidevuse juht 4.14. Siseaudit (ja riskijuhtimine) Anda SoM-ile ja SoM-i VA asutustele kindlust, et sisekontrollisüsteem toimib ja tegevused on kooskõlas asutuste eesmärkidega. Siseauditi protsess (P08) Siseauditi juht Riskijuhtimise protsess (P12) Siseauditi juht 4.15. Haldusjuhtimine Tagada tõhus ja säästlik töökorraldus, mis toetab asutuse eesmärkide saavutamist, luues töötajatele turvalise, mugava ja keskkonnasäästliku töökeskkonna ning pakkudes sujuvat ja kvaliteetset haldusteenust. Kinnisvara haldamise protsess (loomisel) RaM-i ühisosakonna kinnisvaratalituse juht Füüsilise töökoha haldusprotsess (loomisel) RaM-i ühisosakonna haldustalituse juht Lähetuste protsess (P04) SoM-i juhiabi Seotud dokumendid ja lisad Juhtimiskalender ( S 0 1_ V 0 1 ) Juhtimissüsteemi dokumentide koostamise ja hoidmise juhend (P 0 1_J 0 1) Juhtimissüsteemi sait SoM -i Sharepointis Dokumendi muutmise ülevaade V ersioon Muudatuse sisu 2 J uhtimissüsteemi struktuur on viidud t eenusepõhiseks , täiendatud juhtimissüsteemi struktuuri (ptk 2.1), juhtimistasandid ja -organid on integreeritud ühte tabelisse (ptk 1.4.1) ning lisatud iga tugiteenuse eesmärk ja uuendatud protsesside nimekirj a iga tugiteenuse juures . KANTSLERI KÄSKKIRI 01.04.2025 nr 13 Kantsleri 28.02.2024 käskkirja nr 4 "Juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamine" muutmine (juhtimissüsteem ver2 kinnitamine) Vabariigi Valitsuse seaduse § 53 lõike 1 ja § 54 lõike 1 ning Vabariigi Valitsuse 20. märtsi 2014 määruse nr 42 „Sotsiaalministeeriumi põhimäärus“ § 9 punkti 17 alusel: muudan kantsleri 28.02.2024 käskkirja nr 4 „Juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamine“ lisa 1 „Juhtimissüsteemi kirjeldus (Tähis: S1_ver1)“ ning asendan selle käesoleva käskkirja lisaga 1 „Juhtimissüsteemi kirjeldus (Tähis: S1_ver2)“ (lisatud). (allkirjastatud digitaalselt) Maarjo Mändmaa kantsler