Leping

KOOSTÖÖKOKKULEPE NR 1-5/23/299-1 Riigi Tugiteenuste Keskus, (registrikood 70007340), asukohaga Lõkke tn 4, 10122 Tallinn, mida esindab põhimääruse alusel peadirektor Pärt-Eo Rannap (edaspidi RTK), Registrite ja Infosüsteemide Keskus, registrikoodiga 70000310, asukohaga Lubja 4, 19081 Tallinn, mida esindab põhimääruse alusel direktor Rivo Reitmann (edaspidi nimetatud RIK), Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus, registrikoodiga 70008440, asukohaga Mäealuse tn 2/2, 12618, Tallinn, mida esindab põhimääruse alusel peadirektor Mart Nielsen (edaspidi nimetatud SMIT), keda edaspidi nimetatakse ühiselt pooled või eraldi pool, võttes arvesse, et: a) kantslerite nõupidamisel, mis toimus 16.05.2023, otsustati alustada riigi keskse dokumendihaldussüsteemi arendamisega ja kinnitati eelarve (2 349 900 eurot); b) RTK piloteerib Eesti Vabariigis keskset dokumendihaldus- ja arhiiviteenust, mille eesmärgiks on teenuse osutamiseks vajalike protsesside ja praktikate ühtlustamine ning asutuste teenuse kuluefektiivsem korraldamine. Keskse teenuse vajalike protsesside ja praktikate ühtlustamist toetab riigi keskne dokumendihaldussüsteem; c) Riigi keskse dokumendihaldussüsteemi funktsionaalsus ja arhitektuur on valideeritud Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi koordineeritavates äri- ja arhitektuuripaneelides; d) Rahandusministeeriumi poolt moodustatakse juhtrühm riigi keskse dokumendihaldussüsteemi arendustegevuse koordineerimiseks. sõlmisid käesoleva koostöökokkuleppe (edaspidi leping) alljärgnevas: 1. Lepingu eesmärk ja dokumendid 1.1 Lepingu eesmärgiks on reguleerida poolte vahelise koostöö tingimusi ja rollijaotust riigi keskse dokumendihaldussüsteemi arendamisel (edaspidi projekt). Lepingus ei käsitleta projekti lõppemise järgseid tegevusi (näiteks majutus- ja haldusteenusega seonduv). 1.2 Projektorganisatsioonina toimib lepingu pealdise punktis d) märgitud Rahandusministeeriumi poolt juhitud juhtrühm. RTK koordineerimisel kaasatakse juhtrühma lepingu pooled vajadusel järgmistes küsimustes: 1.2.1 projekti teekaardi (Lisa 2) kinnitamine ja ajakohastamine; 1.2.2 projekti eelarve kinnitamine ja ajakohastamine; 1.2.3 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi koordineeritavates äri- ja arhitektuuripaneelides valideeritud riigi keskse dokumendihaldussüsteemi funktsionaalsuse ja arhitektuuritingimustest olulist kõrvalekaldumist vajavate otsuste vastuvõtmine. 1.3 Lepingu allkirjastamisel on lepingul järgnevad lisad: 1.3.1 Lisa 1 – Arendusmudel; 1.3.2 Lisa 2 – Projekti teekaart; 2. Töökorraldus 2.1 Lepingu eesmärgi täitmiseks moodustatakse poolte töötajatest ja vajadusel hankemenetluste tulemina saadud isikutest koosnev arendusmeeskond. Pooled täidavad arendusmeeskonnas järgmisi rolle ja ülesandeid: 2.1.1 RTK 2.1.1.1 osaleb arendusmeeskonnas riigi keskse dokumendihaldusteenuse omanikuna; 2.1.1.2 jälgib teekaardi täitmist ja hoiab ajakohasena ning vastutab vajaliku aruandluse koostamise eest; 2.1.1.3 korraldab töörühma kokku kutsumise ja koordineerib töörühma tööd; 2.1.1.4 vastutab ja kinnitab arendusse minevate ärinõuete eest; 2.1.1.5 teeb õigusaktide muutmiseks ettepanekuid, mis on vajalikud soovitud ärinõuete realiseerimiseks; 2.1.1.6 osaleb ja koordineerib arenduste vastuvõtutestimist, sh kaasates lõppkasutajad; 2.1.1.7 rahastab lepingu eesmärgi saavutamiseks vajalikke tegevusi, vastavalt lepingus kajastatule või juhtrühmas kokkulepitule; 2.1.1.8 kõrvaldab jooksvalt poolte vahel koostööst tekkivaid takistusi. 2.1.2 RIK 2.1.2.1 juhib arendusmeeskonna tööd; 2.1.2.2 korraldab lepingu eesmärgi ja kokkulepitud teekaardi täitmiseks vajaliku arendusmeeskonna lisaressursi leidmiseks sobivaid hankemenetlusi. Hankemenetluse läbiviimisega seotud nüansid lepitakse kokku eraldiseisvalt; 2.1.2.3 sõlmib hankemenetluse tulemina valitud edukaima pakkujaga hankelepingu ja korraldab lepingu täitmist; 2.1.2.4 teavitab RTKd juhtrühmas kokkulepitud eelarve ületuse ohust; 2.1.2.5 loob teekaardi ja backlog´i ning hoiab neid ajakohasena; 2.1.2.6 prioritiseerib arendustööd ning planeerib koostöös pooltega sprinte; 2.1.2.7 vastutab arendamiseks vajalike analüüsitööde eest (sh UI/UX); 2.1.2.8 vastutab arenduskeskkonnas läbiviidavate tehnilise testimise (sh automaattestide) eest. 2.1.3 SMIT 2.1.3.1 vastutab riigi keskse dokumendihaldussüsteemi arhitektuuri eest; 2.1.3.2 seab tehnilise lahenduse kvaliteedi nõuded ja tagab nimetatu täitmise arendajate poolt (sh arendajate küsimustele vastamine); 2.1.3.3 seab RIKi poolt läbiviidavas hankes arendajatele kvalifikatsiooni nõuded ning kontrollib neile vastavust hankemenetluses ja hankelepingu täitmisel; 2.1.3.4 tagab arendusmeeskonnale vajalikud keskkonnad ning komponendid; 2.1.3.5 loob teekaardi ja backlog´i ning hoiab neid ajakohasena; 2.1.3.6 prioritiseerib arendustööd ning planeerib koostöös pooltega sprinte. 3. Finantseerimine 3.1. Keskse dokumendihaldussüsteemi arenduseks vajalikud vahendid antakse poolte eelarvesse üle vähemalt üks kord aastas varasema aasta lõpus kokku lepitud ja juhtrühmas kinnitatud teekaardi alusel. 2 4. Konfidentsiaalsus 4.1 Pooled kohustuvad mitte avalikustama kolmandatele isikutele lepingu täitmisel saadud konfidentsiaalset informatsiooni, v.a seaduses sätestatud juhtudel. 4.2 Pooled täidavad kõiki kehtivaid andmekaitsealaseid ja infoturvet puudutavaid õigusakte. Pooled edastavad konfidentsiaalset informatsiooni ainult nendele töötajatele, kes on kokkuleppe täitmisega otseselt seotud, ja kindlustavad, et need töötajad on teadlikud ja täidavad konfidentsiaalsuse nõuet. 4.3 Vastutus konfidentsiaalsuskohustuse täitmise ees lasub pooltel kõigi isikute ees, kes on vastava poole poolt kokkuleppe täitmisele kaasatud. 4.4 Konfidentsiaalsusnõue kehtib tähtajatult. 5. Jõustumine ja kehtivus 5.1 Pooltevahelised kokkuleppega seotud teated peavad olema kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, välja arvatud juhtudel, kui sellised teated on informatiivse iseloomuga ning nende edastamine teisele poolele ei too kaasa õiguslikke tagajärgi. Käesoleva kokkuleppe täitmisel tõusetuvad vaidlused lahendatakse läbirääkimiste teel. 5.2 Käesoleva kokkuleppe muudatused vormistatakse üksnes poolte kokkuleppel kirjalikult kokkuleppe lisana ja nimetatud muudatused jõustuvad pärast nende allakirjutamist poolte poolt või poolte määratud tähtajal. Kirjaliku vormi mittejärgimisel on muudatused tühised. 5.3 Kokkuleppest tulenevate kohustuste mittetäitmist või mittenõuetekohast täitmist ei loeta kokkuleppe rikkumiseks, kui selle põhjuseks olid asjaolud, mille saabumist pooled kokkuleppe sõlmimisel ei näinud ette ega võinud ette näha (vääramatu jõud). 5.4 Kokkulepe on allkirjastatud digitaalselt ja jõustub selle allkirjastamisel poolte poolt ning kehtib tähtajatult. (Allkirjastatud digitaalselt) (Allkirjastatud digitaalselt) (Allkirjastatud digitaalselt) Pärt-Eo Rannap Rivo Reitmann Mart Nielsen peadirektor direktor peadirektor 3  Leping nr 1-5/23/299-1 LISA 1 Arendusmudel 4  Leping nr 1-5/23/299-1 LISA 2 Projekti teekaart 2024 2025 2026 2027 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Põhifunktsionaalsus I etapp - 1 914 200 eurot Põhifunktsionaalsus LIVE - põhifunktsionaalsus I etapp II etapp - LIVE - majasisesed dokumendid 435 800 eurot Piloteerimine Kasutuselevõtt Põhifunktsionaalsus – I etapp:  Kasutajate tuvastus ja haldus  Seadistuse funktsionaalsus  Liigitusskeem  Dokumendid (andmed)  Töövood ja tööülesanded  Õiguste haldus  Töölaud ja vaated  Otsing  Teated, teavitused ja abiinfo  Nutiseadmete vaated  Loodava süsteemi poolne API võimekus. Põhifunktsionaalsus II etapp:  Arhiveerimine ja elukäigud  Andmeanalüüs ja visualiseerimine  Migratsioonitööriist (import) 5