Risto Raaper Meie 09.08.2024 nr 9-1.3/24/8
Kultuuriministeerium
Rahvusarhiivi digipöörde projekti hankelepingu
kooskõlastamine
Vastavalt Rahvusarhiivi ja Kultuuriministeeriumi vahel 08.01.2024 valdkondliku digipöörde
tegevuste elluviimiseks sõlmitud partnerluslepingu punktile 7.3.6. esitame kooskõlastamiseks
digipöörde projekti „Riigikogu istungite videosalvestised 1999-2012 VHSidel“ sõlmitava
hankelepingu andmed ja digiteerimistööde maksumuse.
Rahvusarhiiv on läbi viinud projektis ette nähtud 3900 tunni VHS-kassettide digimiseks
konkurentsipõhise läbirääkimistega riigihanke nr 278000 „VHS kassettide digiteerimine“,
milles esitati kaks lõplikku pakkumust. Riigihanke komisjon on teinud 06.08.24 koosoleku
protokollis riigiarhivaarile ettepaneku tunnistada edukaks majanduslikult soodsaim Belgia
firma Memnon Archiving Services pakkumus maksumusega ilma käibemaksuta 136 500 eurot
(koos käibemaksuga 166 530 eurot).
Lisatud: riigihanke komisjoni 06.08.24 koosoleku protokoll
Lugupidamisega
(allkirjastatud digitaalselt)
Priit Pirsko
riigiarhivaar
Lauri Leht
+3727387535
[email protected]
Nooruse 3 / 50411 Tartu / tel 738 7505 / faks 738 7514 /
[email protected] / www.ra.ee / registrikood 70001946
Riigihanke komisjoni koosoleku protokoll
Riigihanke nimetus: VHS kassettide digiteerimine
Riigihanke registreerimisnumber: 278000
Pakkumismenetluse liik: konkurentsipõhise läbirääkimistega hankemenetlus
1. Hankemenetluse käik
Riigiarhivaari 03.04.2024 käskkirjaga nr 1-8/24/13 määrati riigihanke eest vastutav isik,
hankemenetluse liik, moodustati riigihanke läbiviimise komisjon ja kinnitati riigihanke
alusdokumendid.
Taotluste esitamise ajaks määrati 06.05.2024 kell 11.00.
Hanketeade avaldati riigihangete registris 05.04.2024.
Tähtajaks esitasid taotlused: Dovi Productions OÜ (14801991), Ratus OÜ (11040959) ja
Memnon Archiving Services (BE0438.551.252).
Riigiarhivaari 30.05.24 käskkirjaga nr 1-8/24/20 otsustati mitte kõrvaldada taotlejaid ja
kvalifitseerida taotlejad Ratus OÜ ja Memnon Archiving Services ning jätta kvalifitseerimata
taotleja Dovi Productions OÜ.
Kvalifitseeritud pakkujatega läbirääkimiste järel määrati lõplike pakkumuste esitamise
tähtajaks: 05.08.2024 kell 11.00.
Tähtajaks esitasid lõplikud pakkumused: Ratus OÜ (11040959) ja Memnon Archiving
Services (BE0438.551.252).
Riigihanke komisjoni e-koosolek toimus 06.08.2024 kell 11.00. Koosoleku viis läbi
riigiarhivaari 03.04.2024 käskkirjaga nr 1-8/24/13 moodustatud riigihanke läbiviimise
komisjon.
Päevakord:
1. Pakkumuste vastavuse kontrollimine.
2. Pakkumuste hindamine.
3. Pakkumuse edukaks tunnistamine.
Juhatas: komisjoni esimees Lauri Leht.
2. Pakkumuste vastavuse kontrollimine
Riigihanke alusdokumendi punkti 13.1 kohaselt tuli pakkujatel esitada tehniline pakkumus,
mille sisuks on: digiteerimiseks kasutatavate seadmete ja tehnoloogia kirjeldus koos
digiteerimise käigus loodud vähemalt ühe (1) minuti pikkuse näidisfaili ja vähemalt viie (5)
minuti pikkuse digiteerimisprotsessi demonstreeriva videoga; töökorralduse, digiteerimise, ja
kvaliteedi tagamise metoodika kirjeldus; tööde teostamise ajakava, etappide jaotus ja eeldatav
maksegraafik ning töid teostavate võtmeisikute (vähemalt vastutav digiteerija ja projektijuht)
CV-d ja kogemuste kirjeldused. Lisaks tuli esitada pakkumuse maksumus riigihangete registri
vormil, garantiikiri või maksekorralduse koopia tagatisraha kohta.
Pakkujate Ratus OÜ ja Memnon Archiving Services tehnilises pakkumuses esitatud
dokumendid (seadmete ja tehnoloogia kirjeldused, tööde teostamise ajakava koos etappide
jaotuse ja maksegraafikuga ning võtmeisikute CV-d), näidisfailid ja digiteerimisprotsessi
demonstreerivad videod vastavad tehnilises kirjelduses nõutud tingimustele ning esitatud on
tagatisraha maksekorraldused.
Eeltoodu tulemusel tuvastati, et pakkujate Ratus OÜ ja Memnon Archiving Services
pakkumused vastavad hanke alusdokumentides nõutud tingimustele.
RHS § 114 ning riigihanke alusdokumentide tingimustest lähtuvalt läbi viidud pakkumuste
vastavuse kontrolli tulemusel, teeb komisjon riigiarhivaarile ettepaneku:
tunnistada vastavaks pakkujate Ratus OÜ ja Memnon Archiving Services esitatud
pakkumused.
3. Pakkumuste hindamine
Komisjon hindas pakkujate Ratus OÜ ja Memnon Archiving Services esitatud pakkumusi.
Komisjon kasutas riigihanke alusdokumentides sätestatud väärtuspunktide meetodit
pakkumuste hindamiseks ning andis pakkumusele hindamiskriteeriumite lõikes järgmised
hindamispunktid:
Kriteerium 1. Digiteerimiseks kasutatavate seadmete ja tehnoloogia vastavus nõuetele
Punktid 10-punkti skaalal:
pakkuja Ratus OÜ – 5 punkti;
pakkuja Memnon Archiving Services – 10 punkti.
Komisjon hindas pakkuja Ratus OÜ pakkumust kriteeriumi 1. osas 5 punktiga („keskmine”).
Arvestades digiteeritavate videokassettide sisu unikaalsust ning ajaloo- ja kultuuriväärtust, on
tehnilises kirjelduses nõue, et digiteerimiseks kasutatavad seadmed (videomakid, skannerid
jms) peavad olema tehniliselt heas seisukorras ja videokassettide ohutuks käsitlemiseks
sobilikud. Ratus OÜ kavatseb kasutada digiteerimiseks seadmeid: NV – SJ200AM, NV –
SJ3AM, NV-HS930EG-S, NV-SD300AM, SLV-X715SG, mis on erineva tehnilise tasemega,
nende kuluosade eluiga on oluliselt lühem ning seetõttu on ka suurem risk, et videokassetid
saavad füüsilise vigastuse digiteerimise käigus.
Komisjon hindas pakkuja Memnon Archiving Services pakkumust kriteeriumi 1. osas 10
punktiga („väga hea”), sest nende poolt kasutatav tehnoloogia ning digiteerimiseks kasutatavad
seadmed vastavad täielikult riigihanke eesmärgile ning tehnilises kirjelduses sätestatud
nõuetele. Memnon Archiving Services kasutab digiteerimiseks kvaliteetsemaid,
professionaalseks kasutuseks mõeldud seadmeid JVC BR-S525E või Sony, Panasonicu sama
tasemega VHS-mängijaid.
Kriteerium 2. Töökorralduse, digiteerimise ja kvaliteedi tagamise metoodika vastavus nõuetele
Punktid 10-punkti skaalal:
pakkuja Ratus OÜ – 7 punkti;
pakkuja Memnon Archiving Services – 10 punkti.
Komisjon hindas pakkuja Memnon Archiving Services pakkumust kriteeriumi 2. osas 10
punktidega („väga hea”), sest välja pakutud töökorralduse, digiteerimise ja kvaliteedi tagamise
metoodika on põhjalikult kirjeldatud ja väga hea ning vastab riigihanke eesmärgile ning
tehnilises kirjelduses sätestatud nõuetele. Kuna Memnoni monitoorimissüsteem suudab
probleeme ennetada juba enne kvaliteedikontrolli jõudmist ja kuna kõik etapid toimuvad ühes
kohas, on nende protsessid riskivabamad ning nende töövood on läbimõeldumad.
Komisjon hindas pakkuja Ratus OÜ pakkumust kriteeriumi 2. osas 7 punktiga („üle keskmise”),
sest pakkumuses pole täpset töövoogu aru saada (on kirjeldatud 16 mängijat ja 10
salvestussüsteemi ning videos näidatakse, et ühe salvestussüsteemiga digiteerib 4 videomakki),
aga kuidas täpsemalt selle tehnikaga töö ära tehakse, on selgusetu.
Kriteerium 3. Pakkumuse kogumaksumus
Pakkuja Ratus OÜ pakkumuse kogumaksumus on 157489,8 eurot (sh käibemaks). Pakkuja
Memnon Archiving Services pakkumuse kogumaksumus on 166530 eurot (sh hankija tasutav
käibemaks).
Vastavalt riigihanke alusdokumentide punktile 17.6. saab pakkumuse maksumuse
väärtuspunktide arvutamisel maksimaalse arvu väärtuspunkte madalaima kogumaksumusega
pakkumus. Pakkuja Ratus OÜ saab pakkumuse maksumuse eest – 60 väärtuspunkti. Teistele
pakkumustele antakse maksumuse väärtuspunkte proportsionaalselt vähem lähtuvalt riigihanke
alusdokumentide punktis 17.6 toodud valemist. Pakkuja Memnon Archiving Services saab
pakkumuse maksumuse eest – 56,7 väärtuspunkti.
Kriteeriumide „Digiteerimiseks kasutatavate seadmete ja tehnoloogia vastavus nõuetele” ja
„Töökorralduse, digiteerimise ja kvaliteedi tagamise metoodika vastavus nõuetele”
hindamispunktid arvutatakse ümber väärtuspunktideks vastavalt riigihanke alusdokumentide
punktile 17.5 ning nende eest said pakkujad Ratus OÜ ja Memnon Archiving Services
järgmised väärtuspunktid:
Hindamiskriteerium Maksimaalne Ratus OÜ Memnon
väärtuspunktide Archiving
arv Services
Digiteerimiseks kasutatavate seadmete 20 10 20
ja tehnoloogia vastavus nõuetele
Töökorralduse, digiteerimise ja 20 14 20
kvaliteedi tagamise metoodika vastavus
nõuetele
Pakkumuse kogumaksumus 60 60 56,7
KOKKU 100 84 96,7
4. Pakkumuse edukaks tunnistamine
Vastavalt riigihanke alusdokumentide punktile 17.8 tunnistatakse majanduslikult soodsaimaks
kõige rohkem väärtuspunkte saanud pakkumus. Riigihankel on kõige rohkem väärtuspunkte
saanud pakkumus Memnon Archiving Services pakkumus.
Komisjon teeb riigiarhivaarile ettepaneku: vastavalt riigihanke alusdokumentide punktile 17.8.
tunnistada edukaks pakkuja Memnon Archiving Services pakkumus.
Komisjoni allkirjad:
Esimees: Lauri Leht (allkirjastatud digitaalselt)
Liikmed: Eva Näripea (allkirjastatud digitaalselt)
Aap Tepper (allkirjastatud digitaalselt)
Kadi Sikka (allkirjastatud digitaalselt)
Jarmo Nagel (allkirjastatud digitaalselt)
Renita Jõesalu (allkirjastatud digitaalselt)