Erialanõunike pikaajalise lähetuse juhendi kinnitamine

So M- i erialanõunike pikaajalise lähetuse juh end Eesmärk ja üldsätted 1.1 . Eesmärk Eesmärk on kirjeldada Sotsiaalministeeriumi (edaspidi ministeerium või SoM) erialanõunike lähetusse saatmise ja naasmise ning lähetuses tekkinud kulude hüvitamise protsess ning kulude piirmäärad. 1 . 2 . Rakendusala Lähetuse vormistamisel kehtib iseteenindamise põhimõte ja pikaajaline lähetus vormistatakse riigitöötaja iseteenindusportaalis (edaspidi RTIP). Täpsemalt on protsessi etappe kirjeldatud peatükis 2. Atašee valik ja ametisse nimetamine toimub vastavalt värbamis e, valiku ja sisseelamisprotsessile (P09) , tavapäraselt sise mise konkursi ga . 1.3. Rollid Pikaajaline lähetatav (atašee) koostab pikaajalise välislähetuse korralduse RTIP-is ja taotleb avan s si eluaseme ning kolimise kuludeks. Vajadusel koostab ja menetleb garantiikirja ning eluruumi taotlust Deltas, samuti avab sihtriigis pangakonto. Lähetuse ajal esitab RTIP-is igakuised kuluaruanded ja ettemaksu taotlused ning tähtaegselt asukohariigi viibimise deklaratsiooni. Lähetuse lõppedes tagastab ettemaksu jäägi ja võimalusel deposiidi. Osakonnajuhataja kooskõlastab pikaajalise väli s lähetuse käskkirja, eluruumi valiku, igakuis ed kuluaruan ded ; Finantsarvestusjuht planeerib ja seirab riigieelarvelisi vahendeid, nõustab finantsküsimustes, kontrollib kuluaruandeid, kajastab tehinguid raamatupidamises ning tagab igakuise ettemaksu tegemise. 1 . 4 . Alusdokumendid Välisteenistuse seadus Välislähetustasu ning abikaasa- ja registreeritud elukaaslase tasu maksmise ning teenistuja kulude katmise kord (edaspidi v älislähetustasu määrus) Välisesinduse juhi residentsi soetamise, üürimise, kasutamise ja sisustamise alused ja kord ning välisesinduses töötava teenistuja kasutuses olevale eluruumile esitatavad tingimused ning eluruumi ja välisesinduse juhi residentsi kulude hüvitamise kord ( edaspidi v älislähetuse eluruumi kord) Välisesinduse töökoha maksumus Linnade koefitsiendid Ühise tegutsemise kokkulepe 17.12.2021 nr 1.8-2/1595-1 1 . 5 . Piirmäärad Eestisse puhkusele ja tagasi sõidu kulu – hüvitatakse kord aastas 100% kuludokumentide alusel tekkinud kulu, va toitlustus. Isikliku sõiduautoga naasmisel hüvitatakse maanteemaks, kütus, parkimine, majutus jne. Eluruumiga seotud kulu - l ähtuda eluruumi üüri pinna puhul VäM kehtestatud piirmääradest V M_m9_lisa.pdf Põhjendatud juhtudel lubatud üle piirmäära üüri hind. Hüvitatakse 100% eluruumi kindlustus, üür ja selle iga-aastane indekseerimine, kommunaal kulud (küte, elekter, gaas, side) teatavad mööbli esemed vastavalt v älislähetusetasu määruse korrale, eluruumi otsimisel maakleri tasud, eluruumi kättesaamise ja vastuvõtmise akti koostamise, panga teenuse, deposiiditasud, üleandmisel hindamiskulud/pisiremondi kulud (deposiidi arvelt). Kindlustus- ja ravikulud - hüvitatakse välisministeeriumi arve alusel. Kohaliku kindlustusettevõttega liitumisel tuleb eelistada tasuta riiklikke teenusepakkujaid. Kolimisega seotud kulu - hüvitatakse 100% asukohariiki minekul ja sealt tulekul kolimisega seotud kulud vastavalt v älislahetustasu määruses kehtestatud piirmäärale, va toitlustus ja lemmiklooma transport. Soovitav lennu, vara ja tervise kindlustuse ja kolimisteenuse arve koostada ministeeriumi nimele. Koolieelse lasteasutuse või lapsehoidmise kulud - hüvitatakse 100% kuludokumendi alusel va kui lapsehoidjaks on lähisugulane või isik, kellele makstakse käesolevas määruses ettenähtud välislähetustasu või hüvitisi. Põhjendatud juhtudel hüvitatakse kuni 13-aastase kaasasoleva lapse lapsehoidmise tasu 50% ulatuses, kui teenistujal on kaasasolev abikaasa, ja 90% ulatuses, kui teenistuja on välislähetuses kaasasoleva abikaasata. Lapse hariduse omandamise kulud - hüvitatakse 100% kuludokumendi alusel alates viieaastase kaasasoleva lapse (või noorema, kui laps käib asukohariigi koolis ja seal on ette nähtud varasem koolikohustus) põhi- ja üldkeskhariduse omandamise kulud, sealhulgas: registreerimis- ja õppemaks ning sellega seoses ettenähtud deposiidid ja muud sarnased kohustuslikud tasud; kohustuslik õppematerjal (välja arvatud deposiidid); kooli poolt ettenähtud järele aitamistunnid õppekeele omandamiseks; organiseeritud lapse transport kooli ja tagasi 100% ulatuses; Muud kulud – panga-, külaliste vastuvõtuga seotud kulud jne planeeritakse järgmise aasta eelarve protsessi raames vastavalt vajadusele. Tööga seotud lähetused - planeeritakse järgmise aasta eelarveprotsessi raames vastavalt vajadusele. Välislähetus ja esindustasu - vastavalt “ Välislähetustasu ning abikaasa- ja registreeritud elukaaslase tasu maksmise ning teenistuja kulude katmise korrale ” . 1.6. Üldised põhimõtte d L ähetatu l ähtub eelarve vahendite kasutamisel üldis test ministeeriumi põhimõt etest , sh vahendite sihipärane ja kokkuhoidlik kasutamine . 1.6.1. Kolimisega seotud kulu d I sikliku vara vedamisel kuni 21 m³ ei pea eraldi taotlust esitama. Tuleb võtta võrdlevad pakkumised ( vt SoM -i han ke protsess ( P06 ) ). Arve tuleb esitada SoM -i nimele. Võrdlevad pakkumised koos valiku põhjendusega lisa b atašee Fitekisse arve kooskõlastamise ajal. Kui tekib vajadus võtta isiklikku vara kaasa suuremas mahus või võtta kaasa vara, mille transport nõuab erikäsitlust, esitab lähetatav sellekohase põhjendatud taotluse. Kuid üldjuhul tasub selle eest ise. Vara vedamisel sõlmida kindlustus (üldjuhul kolimisfirma pakub). Lennupiletite ostmisel on soovitav kasutada ministeeriumi lähetusteenust pakkuvalt koostööpartnerit. Isikliku sõidukiga kolides hüvitatakse kütuse, maanteemaksu ja parkimise, majutuse kulud. Lemmikooma kolimise kulusid ei hüvitata. 1.6.2. Puhkusele sõit Lähetatav ostab ise lennupiletid või kasuta b ministeeriumi lähetusteenust pakkuva t koostööpartnerit. Üldjuhul hüvita ta kse madalama klassi sõidupiletid . Isikliku sõidukiga puhkusele siirdudes hüvitatakse kütuse, maanteemaksu, parkimise, majutuse kulud, kuid mitte rohkem kui madalama klassi sõidupileti maksumus. 1.6.3. Välislähetus Välislähetuse puhul kohaldub ministeeriumi lähetus protsess ( P04 ) . Lähetuse taotluse juurde märkida, et kuluaruannet ei esitata, sest see esitatakse igakuise kuluaruandluse käigus. Erialanõunike pikaajaline lähetamine 2.1. Pikaajalise välislähetuse korralduse-, garantiikirja, eluasemetaotluse koostamine ja kooskõlastamine Jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja Koostab RTIP-is pikaajalise välislähetuse korralduse kuhu märgib püsikulude plokki eeldatavad igakuulised kulud, millest tekib igakuuline vahendite ettemaksu korraldus. välisteenistustasu, sh lapsed ja abikaasa; eluruumi kulu, sh üür, kommunaalid; sidekulu (internet); laste kooli või lapsehoiuga seotud kulu (arvestatud kuupõhine määr); lähetuskulu (nii töölähetused kui puhkusele sõit, arvestatud kuu põhine määr); vajadusel muud kulud. NB! Kui kulud täpsustuvad, saab korraldust muuta. Peale atašeeks kinnitamist Lähetatav Kooskõlastab l ähetuse korralduse 2 tp Osakonna-juhataja, finants - arvestusjuht Allkirjastab lähetuse korralduse 2 tp Kantsler Vajadusel avab pangakonto lähetuse sihtriigis või Eestis ja esitab panga andmed e-kirjaga finantsarvestusjuhile. Vajadusel Lähetatav Koostab avansi taotl u se pikaajalise välislähetuse korralduse alt eluaseme leidmise ning kolimisega seotud kulude katteks. Kui töö pangakonto lähetuse sihtriigis on avamata, saab avanssi taotleda isiklikule pangakontole. Avanssi saab taotleda korduvalt vastavalt vajadusele. Koostab garantiikirja üürileandjale esitamiseks kinnitades, et SoM tasub eluaseme üürimisega seotud kulud. Üldjuhul soovitakse paberkandjal ja pitsatiga. Garantiikiri vormistada D eltas (sari 1.8-1 garantiikirjad), mille kooskõlastab osakonnajuhataja ning allkirjastab finantsarvestusjuht. Edastab täidetud abikaasa- ja registreeritud elukaaslase tasu maksmise vormi (P04_J01_V01) personali spetsialist ile . V ajadusel Lähetatav L isa b täidetud vormi teenistuja ametisse nimetamise käskkirja juurde ning edasta b selle RTK palgaarvestusosakon nale. V ajadusel P ersonali - spetsialist Allkirjastab garantiikirja 2 tp F inants - arvestusjuht Koostab eluruumi taotluse D eltas ( vorm sari 1.8-4.5) . Taotluses: märgi b eluruumi andmed: eluruumis elama asuvad isikud; aadress i ; kirjeldus e (sh andmed sisustuse kohta); üürilepingu sõlmimisega seotud asjaolud; rahalised kohustused; muud andmed või lisateave (nt asukoha kirjeldus, andmed gaasi- ja elektrikulude kohta). Vajadusel Lähetatav Kooskõlastab eluruumi taotluse Deltas 2 tp Osakonna - juha ta ja Allkirjastab eluruumi taotluse Deltas 2 tp F inants - arvestusjuht 2. 2 . Igaku ine kuluaruanne Jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja Esitab kuluaruande RTIP-is pikaajalise välislähetuse korralduse alt. Kuluaruandes täiendab/ parandab eeltäidetud kulude ridu, lisab kulusid tõendavad dokumendid ja panga väljavõtte aruande kuu kohta. Esitab aruandega koos järgmise kuu ettemakse taotluse Iga kuu teise töönädala lõpuks Lähetatav Täidab välisesinduse asukohariigis viibimise deklaratsiooni ( P04_J01_V02 ) , esitab RTK palgaarvestajale ning lisab selle RTIP-i s kuluaruandesse kulusid tõendava dokumentide juurde. iga kuu 15ndaks kp Lähetatav Võrdleb kuludokumente aruandes esitatud andmetega . Vajadusel küsib juurde lisainfot. Aruande sobivusel kooskõlastab. Edastab aruande ja järgmise kuu ettemakse aruande RTK - le 3 tp jooksul Finants - arvestusjuht Seotud dokumendid ja lisad Abikaasa- ja registreeritud elukaaslase tasu maksmise (P04_J01_V01) Hankeprotsess (P 0 6) Värbamise, valiku ja sisseelamise protsess (P09) Riigitöötaja iseteenindusportaali kasutusjuhendid | Riigi Tugiteenuste keskus D okumendi muutmise ülevaade V ersioon Muudatuse sisu Avaldus ……………………………………………………… ……………… ……………. /Teenistuja ees- ja perekonnanim i ning ametkoht/ Palun maksta minu abikaasale/registreeritud elukaaslasele ………………………… abikaasa- ja registreeritud elukaaslase tasu alates ………………………… Abikaasa/registreeritud elukaaslase isikukood on ………………….. ning ta on ……………………………. resident. Palun abikaasa- ja registreeritud elukaaslase tasu tulumaksu kinnipidamisel ☐ arvestada/ ☐ mitte arvestada tulumaksuvaba miinimumi kuni teise sisulise kirjaliku teateni . Abikaasa/registreeritud elukaaslane ☐ on/ ☐ ei ole liitunud Eesti pensionireformi II sambaga . Abikaasa- ja registreeritud elukaaslase tasu palun üle kanda tema Eestis asuvale arvelduskontole: P anga nimi : ………….… A rvelduskonto number (IBAN): ……………………. A rvelduskonto omaniku täisnimi: ……………………. Kinnitan, et abikaasa- ja registreeritud elukaaslase tasu maksmise aluseks olevad tingimused on täidetud ning minu poolt esitatud andmed õiged. Abikaasa- ja registreeritud elukaaslase tasu maksmist mõjutavatest või mõjutada võivatest asjaoludest kohustun viivitamatult teavitama kirjalikult esinduse juhti ja esinduse raamatupidamise eest vastutavat teenistujat. Olen teadlik, et : vastutan abikaasa- ja registreeritud elukaaslase tasu maksmise aluseks esitatud andmete õigsuse ja õigeaegse esitamise eest ja abikaasa- ja registreeritud elukaaslase tasu saamiseks esitatud valeandmete teadliku esitamise või tasu saamist mõjutavate asjaolude teatamata jätmise korral nõutakse enammakstud summad tagasi või tehakse tasaarveldus ning nõuete järgimata jätmist käsitatakse teenistuskohustuste rikkumisena. Lisad: 1) koopia abielutunnistusest/kooselulepingust 2) mitteresidendist abikaasal/registreeritud elukaaslasel lisa 1 ………………….. ... …………………… …… /kuupäev/ /teenistuja allkiri/ ………………….. ... …………………… …… /kuupäev/ / abikaasa/registreeritud elukaaslase allkiri / LISA 1 Abikaasa- ja registreeritud elukaaslase tasu määramise avaldusele registreerimiseks maksuametis Teenistuja nimi: ………………………… Mitteresidendist abikaasa/registreeritud elukaaslane Eesnimi: Perekonnanimi: Sünniaeg või isikukood residentriigis: Residendiriigi nimetus: Aadress residentriigis: ………………….. ... …………………… …… /kuupäev/ / abikaasa/registreeritud elukaaslase allkiri / KANTSLERI KÄSKKIRI 21.03.2025 nr 11 Erialanõunike pikaajalise lähetuse juhendi kinnitamine Vabariigi Valitsuse seaduse § 53 lõike 1 ja § 54 lõike 1 alusel kinnitan järgmised dokumendid: 1. Erialanõunike pikaajalise lähetuse juhend (tähis P04_ver1) – lisa 1 2. Abikaasa- ja registreeritud elukaaslase tasu maksmise vorm (tähis P04_J01_V01_ver1) – lisa 2 3. Välisesinduse asukohariigis viibimise deklaratsioon (tähis P04_J01_V02_ver1) – lisa 3 (allkirjastatud digitaalselt) Maarjo Mändmaa kantsler