Käskkiri

KÄSKKIRI Tallinn 13.04.2023 11-3/23-13 Juhtiva kohtuistungi sekretäri ametijuhendi kinnitamine Kohtute seaduse § 125 lg 1 p 7 alusel: Kinnitan Harju Maakohtu juhtiva kohtuistungi sekretäri ametijuhendi vastavalt käskkirja lisale. (allkirjastatud digitaalselt) Toomas Riismaa haldusjuht/kohtudirektori asendaja  KINNITATUD Kohtudirektori 13.04.2023 käskkirja nr 11-3/23-13 lisa HARJU MAAKOHTU JUHTIVA KOHTUISTUNGI SEKRETÄRI AMETIJUHEND Struktuuriüksus Kantselei Ametikoht Juhtiv kohtuistungi sekretär Ametisse nimetab Kohtudirektor Vahetu juht, Juhtiv kohtuistungi sekretär allub vahetult kantselei juhatajale, ning aruandekohuslus menetlusalastes küsimustes kohtunikule, kellelt saab tööülesandeid ning kes kontrollib nende täitmist. Alluvad Kohtuistungi sekretärid vastavalt struktuurile süüteo- või tsiviilvaldkonnas. Ametnik asendab Kantselei juhataja poolt määratud teenistujaid kokkulepitud mahus ja pädevuse piirides. Ametnikku asendab Juhtiva kohtuistungi sekretäri ülesannete osas teine juhtiv kohtuistungi sekretär või kantselei juhataja poolt määratud isik. Ametikoha eesmärk Kohtuniku abistamine kohtumenetluse asjaajamise korraldamisel ning osalemine kohtuistungitel ja muudel menetlustoimingutel korrakohase õigusemõistmise tagamiseks. Kohtuistungisekretäride töö korraldamine ja koordineerimine. Peamised ülesanded Kohtuistungi sekretärina: 1. Tagab kohtuistungite korrakohase ja sujuva toimimise ning sellega seonduva asjaajamise, sh: - valmistab ette kohtuistungeid, vormistab ja väljastab kohtuistungile kutsutud isikutele kohtukutsed, korraldab kohtuistungiga seotud isikute (menetlusosalised, vajadusel tõlk jne) kohaloleku, teavitab osapooli viivitamatult istungite aja muutusest ning tagab kohtuistungi läbiviimiseks vajaliku tehnika ning ruumi korrasoleku; - seadustest või juhistest tulenevalt helisalvestab kohtuistungeid, koostab kohtuistungi ja muude menetlustoimingute protokollid menetlusseadustikes ettenähtud korras ja arvestades kohtuniku poolt antud juhiseid; - vajadusel korraldab väljaspool kohtumaja toimuvad menetlustoimingud. 2. Tagab kohtutoimikute korrashoiu kogu menetluse vältel tuginedes seaduses ja asjaajamise kordades sätestatule, sh; - loob seadusest tulenevatel alustel või vajaduse ilmnemisel kohtuasja pabertoimiku, tagades selle korrashoiu ja vastavuse kohtute infosüsteemiga terve menetluse vältel ja menetluse lõppedes korraldab üleandmise kantseleile vastavalt kehtestatud juhistele; - täiendab menetluse käigus kohtutoimikut, täidab kohtute infosüsteemi ja vajadusel muid kohtus kasutusel olevaid dokumendi programme, lisades neisse kõik kohtuasjas tähtsust omavad ja kohtule esitatud menetlusdokumendid ning tagab toimiku vormistuse vastavalt seadusele; - tagab menetlusosalistele kohtuasja dokumentide nähtavuse kohtute infosüsteemis, korraldab menetlusdokumentide kättetoimetamise; - omab ülevaadet ja kontrollib menetlusosalistele menetlustoimingute tegemiseks antud tähtaegadest kinnipidamist ning vastab menetlusosaliste suulistele ja kirjalikele päringutele oma pädevuse piires ning seaduses sätestatud tähtajal; - teavitab kohtunikku viivitamatult asjaoludest, mis omavad tähtsust kohtuasja menetlemisel. 3. Täidab erikorralduseta ülesandeid, mis tulenevad kohtuistungi sekretäri töö iseloomust ja kohtumenetluse olemusest ja vajadustest. 4. Täidab kohtu juhtide, kantselei juhataja, vahetute juhtide ja kohtunike teisi ühekordseid tööülesandeid või -korraldusi. Kohtuistungi sekretäride vahetu juhina: 5. Korraldab ja tagab vastavalt struktuurile tsiviil- või süüteovaldkonna kohtuistungi sekretäride tööülesannete tähtaegse ja kvaliteetse täitmise, tulemuste jooksva hindamise ning analüüsimise, sh: - annab teada uue kohtuistungi sekretäri värbamise vajadusest, osaleb värbamise ja valiku protsessis; - korraldab uute ametnike sisseelamise ja juhendamise, vajadusel juhendab ise; - teeb vahetule juhile ettepanekuid kohtuistungi sekretäride igapäevase töö efektiivse korraldamisega seoses ning erinevate tõusetunud probleemide lahendamisel; - tagab kohtunikele kohtuistungisekretäri teenuse, korraldab puuduvate teenistujate asendamise, teavitab viivitamatult asendustega seotud kohtunikke määratud asendajatest, vajadusel asendab puuduvat kohtuistungi sekretäri ise; - viib läbi kohtuistungi sekretäride arengu- ja koostöövestlused ja osaleb katseaja vestlustel; - teeb ettepanekuid põhi- ja muutuvpalkade määramiseks, vajadusel distsiplinaarmenetluste algatamiseks; 6. Täidab kantselei juhataja ja kohtu juhtide muid ühekordseid ülesandeid. Ametikoha täitjale esitatavad nõuded Haridus Vähemalt keskharidus, kasuks tuleb eriharidus erialaga seonduvas valdkonnas (õigus, asjaajamine jms) Kogemus Kohtusüsteemis töötamise kogemus (varasem töökogemus kohtuistungi sekretärina, referendina jms) Keeleoskus Eesti keele oskus vähemalt C1 tasemel; Inglise ja vene keele oskus soovitavalt vähemalt B1 tasemel. Teadmised ja Õigusemõistmise korralduse ja menetlusseadustiku ning asjaajamist oskused reguleerivate aktide tundmine; Hea kirjalik ja suuline eneseväljendusoskus; Hea tehniline taip, digijulgus ja -pädevus, MS Windows töökeskkonna valdamine ning valmisolek ametikohal vajalike arvutiprogrammide ja andmebaaside ning infosüsteemide kasutamiseks; Oskus moodustada meeskonda ja seda töös hoida, oskus delegeerida ja motiveerida ning oskus hinnata ja reguleerida inimeste töökoormust. Isiksuseomadused Uuendusmeelsus, proaktiivsus, lahendustele ja tulemustele orienteeritus; Eestvedamise võimekus; Kuulamise, läbirääkimise ning kompromisside leidmise oskus;  Hea analüüsi- ja sünteesivõime; Täpsus, korrektsus, usaldusväärsus ja vastutustunne; Diplomaatilisus, kõrge stressitaluvus. Erinõuded Töö eeldab õigusemõistmise korralduse ja menetlusseadustike ning asjaajamist reguleerivate aktide tundmist Õigused - saada oma tööks vajalikku informatsiooni teistelt struktuuriüksustelt; - saada oma tööülesannete täitmiseks vajalikke töövahendeid; - saada oma tööülesannete täitmiseks vajalikku täienduskoolitust; - teha ettepanekuid töö paremaks korraldamiseks ja probleemide ennetamiseks; - nõuda kohtuistungi sekretäridelt selgitusi tööülesannete täitmise kohta, samuti nõuda tähtaegadest kinnipidamist; - seadusest ja kohtu tööd korraldavatest kordadest tulenevalt allkirjastada kohtunõudeid ja kohtuasja lahendamist ette valmistavat või muud korraldavat määrust, mille peale ei saa õigusaktidest tulenevalt edasi kaevata; koostada kohtunõudeid ning määrata ja pikendada menetlustähtaegu; kinnitada menetlusdokumendi ärakirja, koopiat, väljatrükki ja väljavõtet. Kohustused - juhinduda kohtute väärtustest ja hoiduda tegevustest, mis võivad kahjustada kohtute või kohtusüsteemi mainet; - juhinduda oma töös valdkonnaga seonduvatest seadustest, kordadest, juhenditest (nt menetluse seadustikud, maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord jms), kohtu sisekorraeeskirjast ja teistest kohtu tegevust korraldavatest õigusaktidest; - täita oma tööülesandeid nõuetekohaselt, vastutustundlikult ja õigeaegselt; - kooskõlastada oma menetlusalane tegevus kohtunikuga; - osaleda ettenähtud koolitustel, hoolitseda oma kvalifikatsiooni hoidmise ja täiendamise eest; - kasutada talle tööks usaldatud tehnikat ja materjale heaperemehelikult ja säästlikult; - kasutada talle ametialaselt võimaldatud juurdepääse andmebaasidesse vaid töökohustuste täitmiseks; - hoida talle teenistuskohustuste täitmisel teatavaks saanud riigi- ja ärisaladust, teiste inimeste perekonna- ja eraelu puutuvaid andmeid ning muid asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud informatsiooni ja ametisaladust. Vastutus Kohustuste täitmata jätmise või mittenõuetekohase täitmise eest vastutab ametnik distsiplinaarkorras vastavalt avaliku teenistuse seadusele. Kinnitan, et olen ametijuhendiga tutvunud ja kohustun seda täitma. (allkirjastatud digitaalselt)