Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse huvigruppide tagasiside kogumise süsteem

KÄSKKIRI Tallinn 11.03.2021 nr 1-3/12 Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse huvigruppide tagasiside kogumise süsteem Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse põhimääruse § 8 lõike 2 punkti 5 alusel. 1. Kinnitan Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse huvigruppide tagasiside kogumise süsteemi (käskkirja lisa 1). 2. Käskkiri jõustub allkirjastamisest. (allkirjastatud digitaalselt) Kert Valdaru direktor  ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS KINNITATUD direktori 11.03.2021 käskkirjaga nr 1-3/12 Lisa 1 ASTANGU KUTSEREHABILITATSIOONI KESKUSE HUVIGRUPPIDE TAGASISIDE KOGUMISE SÜSTEEM Tagasiside kogumise eesmärk Sisestelt ja välistelt huvigruppidelt tagasiside kogumise eesmärk on saada infot teenuse saajate ja teiste huvigruppide rahulolu ning vajaduste kohta, et hinnata seniste tegevuste tulemuslikkust ning luua huvigruppide vajadustele vastavaid teenuseid. Tagasiside kogumise viisid I Küsitlused Tulemuste Originaal- Nimetus Aeg Vorm Läbiviija kokkuvõte vastused Õppijate tagasiside Iga aasta mais, Elektrooniline september Õppeosakond Lime Survey küsitlus juunis küsitlus – Lime Survey Õppijate lähedaste Iga aasta mais Elektrooniline september Õppeosakond Lime Survey tagasiside küsitlus küsitluse – Lime Survey Distantsõppe Vahetult peale Elektrooniline september Õppeosakond Lime Survey tagasiside (õppijad ja distantsõpet küsitlus – Lime lähedased) Survey Praktikabaaside Vahetult peale Elektrooniline august Tööhõive- Lime Survey tagasiside praktika lõppu küsitlus – Lime spetsialistid Survey Praktika kolme Vahetult peale Intervjuu august Õppeosakond Lime Survey poolne tagasiside praktika lõppu (suunajuhid, (piloteerimine 2021) kutseõpetajad) Lõpetanute Novembris 6 kuud Telefoniküsitlus jaanuar Tööhõive- ja Lime Survey tagasiside küsitlus ja 1 aasta pärast sotsiaaltöö lõpetamist talitus Rehabilitatsiooni- Teenuse Elektrooniline jaanuar Tööhõive- ja Lime Survey teenuse saajate lõppedes küsitlus – Lime sotsiaaltöö tagasiside Survey talitus Praktikantide Vahetult praktika Elektrooniline detsember Talituste juhid/ Lime Survey tagasiside küsitlus lõppedes küsitlus – Lime osakonnajuhid Survey Astangu KRK poolt Vahetult koolituse Elektrooniline detsember Esmane Iga läbiviidud koolitustel lõppedes küsitlus – Lime kokkuvõte korraldaja osalenute tagasiside Survey koolituse käes paberil korraldaja; ja kokkuvõte üldkokkuvõte DHSis (sari analüütik 3.2-1) Töötajate vaimse 1 x aastas Elektrooniline oktoober Personalijuht, Lime Survey tervise tagasiside küsitlus analüütik 2  ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Töötajate rahulolu- Üle aasta Elektrooniline detsember Personalijuht uuring küsitlus Väliste huvigruppide Üle aasta Elektrooniline detsember Analüütik Lime Survey ja koostööpartnerite küsitlus – Lime tagasiside Survey Kaitstud töö mõju- 1 x aastas Elektrooniline november Kaitstud töö Lime Survey uuring küsitlus – Lime talitus (välispartneritele) Survey II Muud struktureeritud võimalused tagasiside andmiseks Nimetus Aeg Vorm Tulemuste kokkuvõte Vastutav töötaja Töötajate Iga-aastane, Elektroonselt – Koolitusvajadus Talituste juhid, koostöövestlused tavaliselt Plan Pro kantakse personali osakonnajuhid ja oktoober– arenguplaani, lisandub direktor; detsember toimunud koolituste koolitusplaani kohta töötajate hinnang haldab personalijuht Õppijate esindus 4 x aastas Vestlus ja Vastavalt töökorrale Huvijuht protokoll Kaitstud töö teenuse Iga-aastane, Fookusgrupi august Kaitstud töö talitus klientide tagasiside juunis või intervjuu kliendi lahkumisel Rehabilitatsiooniteenuse Juunis Fookusgrupi august Tööhõive- ja saajate tagasiside intervjuu sotsiaaltöö talitus, analüütik Ettepanekute, Pidev Paberkandjal, Vastavalt tagasiside, Iga talituse juht, tagasiside ja kaebuste elektroonselt, ettepanekute ja õppijate lepitaja süsteem telefoni teel kaebuste korrale DHSis (sari 3.1-8) Tagasiside vormid Tagasisideküsitluse vormid töötab välja ja vaatab 1 kord aastas enne järgmise tagasiside perioodi algust üle analüütik koos vastava tagasiside kogumise eest vastutava töötajaga. Kaitstud töö mõju- uuringu küsitlus valmib kaitstud töö talituse juhi ja analüütiku koostöös. Kehtiv tagasiside vorm on leitav Lime Survey süsteemist ja tuleb lisaks salvestada avalikule kettale, arenduse kausta „Tagasiside ja rahulolu, statistika“. Kokkuvõtete koostamine Rahuloluküsitluste kokkuvõtte koostamise eest vastutab analüütik koostöös vastava tagasiside kogumise eest vastutava töötajaga. Kaitstud töö mõju-uuringu kokkuvõte valmib kaitstud töö talituse juhi ja analüütiku koostöös. Küsitluse kokkuvõte tuleb salvestada avalikule kettale, arenduse kausta „Tagasiside ja rahulolu, statistika“. Jooksva aasta detsembri lõpus laeb analüütik kõik tagasiside kokkuvõtted koos küsitlusvormidega dokumendihaldussüsteemi (DHS) (sari 3.2-1 – Tagasiside küsitluste kokkuvõtted). Saadud tagasiside analüüs Saadud tagasiside arutatakse juhtkonna ja/või laiendatud juhtkonna poolt läbi regulaarselt toimuvatel koosolekutel. Seejärel planeeritakse vajalikud parendus-/arendustegevused. Vastavad tegevused kannavad osakondade juhid keskuse tööplaani. 3  ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Saadud tagasiside tutvustamine Tagasiside üldkokkuvõtte avalikustab kommunikatsioonispetsialist keskuse kodulehel ja partnerite uudiskirjas. Õppijate tagasiside kokkuvõtte edastab kommunikatsioonispetsialist õppijatele läbi infokirja. Samuti toimub tagasiside tutvustamine õppijatele rühmajuhendaja tundides ja õppijate esinduses. Personalile tutvustatakse tagasiside kokkuvõtteid analüütiku ja osakonnajuhatajate poolt osakondade koosolekutel või selleks korraldatud infotundides. 4