Saatja: "Mairi Võsu" <
[email protected]>
Saaja: "info - AKI" <
[email protected]>
Teema: Stuudium ja andmete säilitamine/hävitamine
Kuupäev: 2026-01-06 13:42
Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga.
Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada.
Tere
Helistasin täna nõuandetelefonile ning rääkisin oma murest seoses Stuudiumi,
säilitustähtaegade ja dokumentide hävitamisega.
Võru Gümnaasiumis on RIA järelvalve ning sellega seoses oleme tõsisemalt
võtnud käsile ka andmed Stuudiumis, sest see teema on meile juba pikemat
aega muret valmistanud.
17. novembril 2025. aasta kirjutasin Stuudiumi abisse ja küsisin, millised
on Stuudiumis olevate dokumentide säilitustähtajad ja kuidas toimub
dokumentide hävitamine. Eraldi tõin välja õpilasraamatu, klassipäevikute,
huviringide päevikute, kirjavahetuse ja avalduste säilitustähtajad.
Uurisin, kuidas oleks koolil võimalik kätte saada eelnevate aastate
sisseastumise portaali esitatud õpilaste sisseastumise dokumendid? Kui pikk
on nende dokumentide säilitustähtaeg ja kuidas toimub hävitamine?
Meie dokumentide loetelus on kõik need sarjad eraldi välja tood ja ma tean,
millised on nende säilitustähtajad. Dokumentide loetelus on ka kirjas, et
neid dokumente hoitakse Stuudiumis.
Võru Gümnaasium kasutab Stuudiumit alates 2015. aastast. Ka kõik dokumendid
ja andmed on alles. Kui õpilasraamat on alatise säilitustähtajaga ja selle
kohta on meil olemas ja väljatrükid, siis teised dokumendid tuleks hävitada
kas 5, 7 või 10 aasta möödudes.
Kui ma pöördusin 17. novembril, siis ma oma kirjale senini vastust ei ole
saatnud. Kui ma tegin uue kirja meeldetuletusega, siis ma sain kiirelt
vastuse, et pole vaja uut teemat tõstatada, meeldetuletuse võib kirjutada
eelmise kirja alla. Kuid sisulist vastust ei tulnud. Kui ma juhtisin
tähelepanu lepingu punktile, mis ütleb, et pöördumisele tuleb vastata 3
tööpäevaga, siis öeldi, et selle all peetakse silmas tehniliste probleemide
operatiivset lahendamist , mitte üldiseid juriidilisi küsimusi.
Saatsin meeldetuletused 9. ja 23. detsembril, kuid vastust pole.
Nad juhtisid tähelepanu, et leping on sõlmitud kümme aastat tagasi. Ma tean
seda ja ütlesin ka, et me ei ole saanud infot lepingu tingimuste muutmisest
või uuendamisest.
Lepingus on andmete kohta kaks punkti:
6.4 Pooled lepivad kokku, et Teenuse osutaja peab tagama Süsteemi
sisestatud andmete ja informatsiooni säilimise vähemalt 1 aasta või seaduses
sätestatud pikema kohustusliku andmete säilitamise aja jooksul. Vastava
kohustuse täitmise tagamiseks kohustub Teenuse osutaja vähemalt kord
[töö]päevas tegema varukoopia Süsteemi sisestatud andmetest ja
informatsioonist ning säilitama varukoopiat väljapool Süsteemi opereerivat
serverit.
6.5 Lepingu lõppemisel kohustub Teenuse osutaja arhiveerima Kooli puudutavad
ja säilitatud andmed ja informatsiooni ning andma need hiljemalt 30 päeva
jooksul alates Lepingu lõppemisest Koolile üle vormis, mis võimaldab nendega
tutvumist väljaspool Süsteemi. Kui Teenuse osutaja on andmed ja
informatsiooni selliselt üle andnud, siis Teenuse osutaja poolne andmete ja
informatsiooni säilitamise kohustus lõpeb.
Me sooviksime hakata olukorda kuskilt lahendama. Hävitada andmed, mille
säilitustähtaeg on möödas ja saada aru, kuidas toimub andmete hävitamine ja
kuidas me saaks vajalikke andmeid kätte (Näiteks praegu esitavad õpilased
kõik sisseastumise dokumendid sisseastumise süsteemi, aga me ei tea, kuidas
neid kätte saada, kus need säilivad ja kuidas toimub nende hävitamine).
Süsteemis on alles ka kogu kirjavahetus, mis aastate jooksul on toimunud.
Seda saab justkui arhiveerida ja lukustada, aga kustutada mitte.
Kahjuks ei ole Stuudium eriti koostööaldis. Nendega on võimatu kontakti
saada.
Lisaks on meil kindlasti puudu ka vajalikku pädevust, sest ministeeriumi
poolt pole meile andmekaitse spetsialisti.
Kas Te oskate aidata, kuidas seda olukorda lahendama hakata.
Heade soovidega
Mairi Võsu
juhiabi
Võru Gümnaasium
5898 5103
[email protected] <mailto:
[email protected]>