“Heaolu tehnoloogiatest“ festivali teostamiseks partneri leidmine

VÄIKEHANGE „“Heaolu tehnoloogiatest“ festivali teostamiseks partneri leidmine“ Käesoleva dokumendiga kutsub Sotsiaalministeerium Teid esitama pakkumust väikehankel. HINNAPÄRING 1. ÜLDINFO Sotsiaalministeerium 1.1 Hankija andmed Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn, Eesti Vabariik 1.2 Hanke eest vastutav isik Kitty Kubo, telefon: 55654535, e-post: [email protected] 1.3 Hanke objekti lühikirjeldus ja „Heaolu tehnoloogiatest“ festivali teostamiseks partneri eesmärk leidmine "Pikaajalise hoolduse kättesaadavuse ja kvaliteedi 1.4 Hankelepingu rahastamisallikas parandamine ", SFOS 2021-2027.4.09.23-0002 1.5 Teenuse CPV kood CPV 79952000-2 Ürituste korraldamisega seotud teenused Isikuandmete töötlemisel tuleb järgida isikuandmete kaitse 1.6 Isikuandmete töötlemine seaduses ja üldmääruses (EL 2016/679) sätestatut - Keskkonnahoidlik hankimine: jah 1.7 Riigihangete strateegiliste - Sotsiaalselt vastutustundlik hankimine: jah põhimõtete kasutamine - Innovatsiooni toetav hankimine: jah - Julgeolekuriske vähendav: ei 2. HANKE OBJEKTI TEHNILINE KIRJELDUS/ OLULISEMAD TINGIMUSED „Heaolu tehnoloogiatest“ festivali eesmärk on suurendada heaolu valdkonnas teadlikkust tehnoloogiapõhistest lahendustest, nende kasust ja kasutuselevõtu eduteguritest ning julgustada innovatsiooni ökosüsteemi osapooli koostöös lahendusi arendama. 2.1 Hanke objekti kirjeldus Hankega otsitakse partnerit, kes tehnilises kirjelduses (Lisa 1) toodud vajadusest ja hankija esmasest nägemusest lähtuvalt pakuks välja ürituse lahenduse ja selle koostöös hankijaga ellu viiks. Lepingu täitmise tähtaeg on 30. juuni 2025. a. Lepingu algus on eeldatavalt 1. märts 2025, sh ürituse ettevalmistus ja ühe 2.2 Tähtaeg ja/või ajakava täispäevase ürituse läbiviimine orienteeruvalt 3 kuud ning järeltegevused orienteeruvalt 1 kuu. Hankeobjektiks oleva ürituse toimumiskoht on Tallinn või 2.3 Täitmise koht pakkuja põhjendatud ettepanekul muu koht Eestis - Lepingu täitmisel kohaldatakse Sotsiaalministeeriumi töövõtulepingu üldtingimusi, mis on kättesaadavad Sotsiaalministeeriumi kodulehel aadressil: 2.4 Lepingutingimused https://www.sm.ee/lepingute-uldtingimused . - Lepingu eritingimused on toodud väikehanke dokumendi lisas (Lisa 4). Iga viidet, mille hankija teeb väikehanke dokumentides mõnele standardile, tehnilisele tunnustusele, tehnilisele kontrollisüsteemile vms kui pakkumuse tehnilisele kirjeldusele vastavuse kriteeriumile, tuleb lugeda selliselt, et 2.5 Samaväärsus see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“. Iga viidet, mille hankija teeb väikehanke dokumentides ostuallikale, protsessile, kaubamärgile, patendile, tüübile, päritolule või tootmisviisile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“. 2.6 Keskkonnahoidlike lahenduste Pakkuja peab hankelepingu täitmisel eelistama kasutamine keskkonnahoidlikke lahendusi, näiteks: 1  1) töökoosolekud ja muud kohtumised poolte vahel viia läbi võimaluse korral veebi vahendusel, et vähendada eelkõige liigsest transpordikasutusest tulenevat süsiniku jalajälge; 2) vältida tarbetut dokumentide välja trükkimist ning võimalusel eelistada digitaalsel kujul olevaid materjale; pakkuja poolt digitaalsel kujul edastatavad materjalid peavad olema salvestatud ja edastatud optimaalse mahuga, et vältida otstarbetult suuri andmefaile ning seega vähendada digireostust; 3) hankelepingu täitmise järgselt kustutada üleliigsed digimaterjalid, näiteks mustandfailid, säilitamiseks mittevajalikud töödokumendid jms, kuna IT- serverites failide otstarbetu hoidmine on keskkonda kurnava mõjuga ning suurendab digireostust; 4) toitlustuse pakkumisel kasutada korduskasutatavaid nõusid ja söögiriistu; 5) pakutav toit on mahe, kohalik, suures osas taimne, vabapidamise munad, õiglase kaubanduse kohv- tee, ühekorrapakenditeta; 6) kraanivett serveeritakse kannudes; 7) toitlustus on planeeritud minimaalsete jääkidega. Palume ülejäävat toitu mitte ära visata, vaid see kaasa pakkida korduskasutatavatesse karpidesse korraldajatele, osalejatele, annetada Toidupanka või toidukappi viia. Juhime tähelepanu, et kuna toitu, mis on juba kord välja pandud, ei või edasi jagada, siis palume toitu korraga mitte liiga suurtes kogustes välja panna – toitu saab alati lisada; 8) toitlustamisega seotud jäätmed tuleb koguda liigiti. Minimaalselt tuleb eraldi koguda biojäätmed, segapakend, taara, segaolmejäätmed, papp/paber. Pakkumuse esitamisega kinnitab pakkuja, et juhindub meeskonna komplekteerimisel Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) nr 1303/2013 artiklist 7, mis näeb ette, et arvestatakse ja toetatakse meeste ja naiste võrdõiguslikkust ja välditakse diskrimineerimist soo, rassi või rahvuse, usutunnistuse või veendumuse, puude, vanuse või 2.7 Võrdse kohtlemise tagamine ja seksuaalse sättumuse põhjal ning võetakse arvesse mitte-diskrimineerimine puuetega inimeste juurdepääsu. Ühtlasi lähtutakse Eesti pikaajalise arengustrateegia „Eesti 2035“ aluspõhimõtetest, mis näeb ette, et kõigil peab olema võrdne võimalus eneseteostuseks ja ühiskonnaelus osalemiseks, sõltumata individuaalsetest eripäradest ja vajadustest, kuuluvusest erinevatesse sotsiaalsetesse rühmadesse, sotsiaal- majanduslikust võimekusest ja elukohast Hankija annab ürituse lahenduse innovaatilise, uudse 2.8 Innovatsiooni rakendamine lähenemise eest täiendavad hindamispunktid hindamiskriteeriumite alusel (vt Lisa 3) 3. PAKKUMUSE ESITAMINE ja MENETLEMINE - Huvitatud isikutel on õigus küsida väikehanke dokumentide kohta selgitusi, esitades küsimused e-posti aadressile: [email protected]. Hankija vastab huvitatud 3.1 Selgitused isiku küsimustele 3 tööpäeva jooksul. Hankija edastab esitatud küsimused ja vastused samaaegselt kõigile isikutele, kellele tehti ettepanek pakkumuse esitamiseks. 3.2 Pakkumuse vormistamine ja Dokumentide ja andmete loetelu, mille pakkuja esitab esitamine pakkumuse koosseisus:. 2  1. Pakkumus vabas vormis, kus on eraldi välja toodud: a) Kontseptsioon, sh arusaamine hankija vajadusest (st taustast, eesmärgist, sihtrühmast ja oodatavatest tulemustest) ja sellele vastava lahenduse kirjeldus; b) Projektiplaan, sh pakutud lahenduse teostamise tegevus- ja ajakava, eelarve ja kulude jaotus, riskid ja nende maandamine; c) Meeskond, sh meeskonnaliikmete kogemuse, kompetentside ja rollijaotuse kirjeldus; nägemus koostööst hankijaga. 2. Pakkumuse maksumus etteantud vormil koos kinnitustega (Lisa 2) 3. Teave ärisaladuse kohta, kui pakkumus sisaldab ärisaladust. - Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamise ja esitamisega seotud kulud ning pakkumuse tähtaegse esitamise riski. - Esitatud pakkumus peab olema jõus vähemalt 60 päeva alates pakkumuste esitamise tähtpäevast. - Pakkumus tuleb esitada elektrooniliselt e-posti aadressil [email protected] hiljemalt 27. veebruar 2025 kell 23:59. - Palume ühtlasi, et teavitaksite meid, kui otsustate pakkumust mitte esitada. - Pakkumus on konfidentsiaalne kuni hankelepingu sõlmimiseni. - Pakkuja märgib pakkumuses, milline teave on pakkuja ärisaladus ning põhjendab teabe ärisaladuseks määramist. Pakkuja ei või ärisaladusena märkida pakkumuse maksumust või osamaksumusi. Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas. Hankija ei vastuta ärisaladuse avaldamise eest osas, milles pakkuja ei ole seda ärisaladuseks märkinud. - Hankija avab kõik tähtajaks esitatud esialgsed pakkumused ning kontrollib esitatud pakkumuste vastavust väikehanke dokumendis sätestatud nõuetele. 3.3 Pakkumuse vastavuse - Juhul kui pakkuja või pakkumus ei vasta väikehanke kontrollimine dokumendis esitatud tingimustele, siis lükkab hankija pakkumuse tagasi. - Hankijal on õigus tagasi lükata pakkumus, mille maksumus ületab eeldatavat maksumust. - Hankija võib pidada kõikide vastavaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujatega läbirääkimisi esitatud pakkumuse sisu, ajakava ja maksumuse üle. Läbi ei räägita väikehanke dokumendi pakkujale ja pakkumusele sätestatud nõuete ja hindamiskriteeriumide üle. - Läbirääkimiste ajal tagab hankija kõigi pakkujate võrdse 3.4 Pakkujaga läbirääkimiste pidamine kohtlemise ega avalda läbirääkimiste käigus saadud teavet diskrimineerival viisil, mis võiks anda ühele pakkujale eelise teiste pakkujate ees. Hankija ei avalda pakkuja esitatud konfidentsiaalset teavet teistele läbirääkimistes osalejatele ilma pakkuja nõusolekuta. - Läbirääkimisi võib pidada vastavalt hankija ja pakkujate kokkuleppele, kas elektrooniliselt või koosoleku vormis. Suuliselt peetud läbirääkimised protokollitakse. 3  - Läbirääkimiste lõppedes võib hankija teha pakkujatele ettepaneku lõplike, kohandatud pakkumuste esitamiseks. - Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi. Hankijal on õigus vajadusel pakkumusi omavahel võrrelda. 3.5 Pakkumuste hindamine - Edukaks tunnistatakse majanduslikult soodsaim pakkumus lähtudes käesolevas dokumendis esitatud hindamiskriteeriumitest. - Hankija esitab kõigile pakkujatele teate hankelepingu sõlmimise kohta mitte hiljem kui 3 tööpäeva jooksul 3.6 Pakkuja teavitamine hankija alates lepingu sõlmimisest. otsustest ja lepingu sõlmimine - Hankija sõlmib edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujaga lepingu. Lisad: Lisa 1 – Tehniline kirjeldus Lisa 2 – Pakkumuse maksumuse vorm Lisa 3 – Hindamiskriteeriumid ja –metoodika Lisa 4 – Lepingu eritingimused 4 Lisa 1 Tehniline kirjeldus Pakkumuskutsega otsitakse partnerit „Heaolu tehnoloogiatest“ festivali1 korraldamiseks. 1. Taust Eesti elanikkond vananeb, väheneb maksumaksjate hulk ja suureneb nende inimeste arv, kes elavad pikaajaliste terviseprobleemide ja tegevuspiirangutega. Kasvav vajadus tervise- ja sotsiaalteenuste järele ohustab nende süsteemide jätkusuutilkkust nii kiiresti kasvavate kulude kui tööjõudu nappuse mõttes. Tehnoloogiad on arenenud kiiresti ja omavad ka suure inimkomponendiga sotsiaalvaldkonnas potentsiaali teenuste korraldust, kvaliteeti ja kättesaadavust parandada. Sellele vaatamata on nende kasutuselevõtt olnud liiga aeglane. Sotsiaalhoolekandes innovatsioonivõime tõstmiseks ja tehnoloogiate kasutuselevõtu kiirendamiseks töötas sotsiaalministeerium Vabariigi Valitsuse tegevusplaanist lähtuvalt 2024. aastal välja Heaolutehnoloogiate2 innovatsiooniprogrammi aastateks 2025-2030. Programm panustab Heaolu Arengukava 2023-2030 ja Eesti 2035 eesmärkide saavutamisse seades tehnoloogiate kasutuselevõtu fookuse lahendustele, mis võimaldaksid vanemaealistel ja erivajadustega inimestel elada võimalikult kaua iseseisvalt ja turvaliselt oma kodus, vähendada oma lähedast hooldavate inimeste koormust ja paranda teenuste kättesaadavust, kvaliteeti ja tõhusust nappivate vahendite ja tööjõu tingimustes. Programmi rakenduskavas panustatakse heaolutehnoloogiate innovatsiooni ökosüsteemi (kogukonna) tekitamisse ja toetatakse konkreetseid innovatsiooniprojekte, mille käigus eri osapooled koostöös (nt kohalikud omavalitsused, teadusasutused ja tehnoloogiaettevõtjad) arendaksid uusi või kohandaksid maailmas olemasolevaid tehnoloogiapõhised lahendusi, piloteeriksid ja hindaksid neid, saaksid seeläbi väärtuslikke kogemusi ja õppetunde ning teadmuspõhist sisendit lahenduste laiema kasutuselevõtu üle otsustamiseks. Õkosüsteemi tekitamine toimub peamiselt kogukonda ja võrgustamist toetavate ürituste korraldamise kaudu. „Heaolu tehnoloogiatest“ festival on innovatsiooniprogrammi üks rakendustegevus. Tehnoloogiate kasutuselevõtu olukorra ja programmi kohta rohkem informatsiooni saab siit. 2. Ürituse eesmärk ja sihtrühm Ürituse mõte on tuua heaolutehnoloogiate innovatsiooni ökosüsteemi* erinevad osapooled kokku eesmärgiga: 1) suurendada teadlikkust tehnoloogiapõhistest lahendustest, nende kasust ja kasutuselevõtu eduteguritest; 2) julgustada koostööle, et innovaatilisi ja jätkusuutlikke lahendusi arendada; 3) soodustada ideede ja partnerluste tekkimist, millega tulla 2025 II poolaastal innovatsiooniprojektide taotlusvooru. *Heaolutehnoloogiate innovatsiooni ökosüsteemi osapooled on: - Vanemaealisi, terviseprobleemide või tegevuspiirangutega inimesi ja nende lähedasi esindavad organisatsioonid; - Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused, kes vastutavad tervise- ja sotsiaalhoolekande eest - Teenuseosutajad avalikust-, era- ja mittetulundussektorist, tervise- ja sotsiaalteenuste osutajad; 1 See on üks võimalik ürituse nimetus, lõplik nimetus lepitakse kokku eduka pakkujaga. 2 Heaolutehnoloogiad on tehnoloogiad, mis toetavad vanemaealisi ja puuetega inimesi igapäevaelus eesmärgiga suurendada või säilitada iseseisvust, ohutust, turvalisust, tervist, aktiivsust, osalust ja elukvaliteeti ning teenuseosutajaid teenuste korraldamisel eesmärgiga tõsta teenuste kvaliteeti, kättesaadavust ja tõhusust ning parandada töötajate rahulolu. Näiteid heaolutehnoloogiatest leiab Heaolutehnoloogiate innovatsiooniprogrammist (link tekstis). 5  - Tehnoloogiliste lahenduste pakkujad - Ülikoolid ja teadusasutused - Innovatsiooniteenuse pakkujad, nt innovatsioonikeskused, teaduspargid, konsultatsiooniettevõtted Alatest 2024. aasta detsembrist korraldab sotsiaalministeerium igakuist veebiseminaride sarja „Heaolu tehnoloogiatest“, kus jagatakse infot, kogemusi ja kontakte tehnoloogiapõhiste lahenduste kohta. Osalejate arv nendel üritustel on olnud 60-80in. Praeguste plaanide kohaselt kord aastas korraldatava suurema ürituse ehk „Heaolu tehnoloogiatest festivali“ mõte on tuua innovatsiooni ökosüsteemi eri osapooled lisaks virtuaalruumile ka ühte füüsilisse ruumi, et võimaldada vahetute kontaktide loomist, ideede jagamist ja koostööpartnerite leidmist. Lisaks on 2025. a üritusel spetsiifiline eesmärk valmistada osapooli ette innovatsiooniprojektide konkursi avanemiseks 2025 II poolaastal (praeguste plaanide kohaselt juulis) inspireerides ja julgustades, tõstes teadlikkust lahendustest ja nende kasutuselevõtu kogemustest, innovatsiooniprotsessist ja muutuste juhtimisest. Hankija esmane nägemus üritusest, millest koostöös edukaks tunnistatud pakkujaga lõplik kontseptsioon ja programm arendatakse: - Aeg: Eelistatult mai viimane või juuni esimene nädal. Kuupäeva valikul tuleb muuhulgas arvestada sihtrühmale suunatud konkureerivaid üritusi. Näiteks sotsiaalvaldkonna ajas uuenevat sündmuste kalendrit võib vaadata siit: https://www.tai.ee/et/ajakiri- sotsiaaltoo/sotsiaaltoo-sundmuste-kalender - Kestus: Üks täispäev. Ajakava tehes arvestada, et osalejaid oodatakse kõikjalt Eestist ja et kõigil oleks võimalik ilma ööbimiseta kohale ja uuesti koju jõuda. - Toimumiskoht: Tallinn või muu koht Eestis. Koha väljapakkumisel arvestada, et osalejaid oodatakse kõikjalt Eestist. Väga oluline on ligipääsetavus, sh parkimise võimalus. Konkreetne toimumispaik (hoone, ruum) võiks olla ebatraditsiooniline, inspireeriv, st et klassikalist konverentsikeskust (näiteks hotellide konverentsiruumid) palume mitte pakkuda. - Osalejate arv: Kohapeal orienteeruvalt 150-200 inimest. Lisaks otseülekanne ja salvestus ürituse hilisemaks järele vaatamiseks (vähemalt suurel laval toimuvast osast). - Osalustasu: üritusel osalemine, sh näitusealal, on osalejatele tasuta. - Tõlge: Inglise-eesti-inglise sünkroontõlge. Vajadus tuleneb soovist kaasata programmi välisesinejaid ja tagada, et keelest arusaamine ei saaks sihtrühmale osalemisel ja/või sisust arusaamisel takistuseks (vähemalt suurel laval toimuvast osast). - Ülesehitus: Üritus võiks kombineerida nn suure lava osa (ettekanded, paneelarutelud); paralleelseid töötubasid (3-4 tükki), kus väiksemas osalejate ringis konkreetseid teemasid arutada; messiala, kus tehnoloogiaettevõtted ja ülikoolid saavad oma lahendusi demonstreerida; matchmaking võimalus lahenduse vajajate ja pakkujate kokku viimiseks; programmijärgset õhtust osa vabas vormis suhtlemiseks. - Programm: Võiks sisaldada näiteks arusaama loomist teemaga seotud suurtest ühiskondlikest väljakutsetest ja nende lahendamise pakilisusest, heaolutehnoloogiate tulevikuvisiooni 5-10 a perspektiivis, inspireerivaid näited maailmas olemasolevatest tehnoloogiapõhistest lahendustest, praktilisi kogemusi Eestist ja teistest riikidest (nt Põhjamaadest), kuidas on lahendusi erinevate osapoolte koostöös arendatud ja pärast arenduse/projekti lõppu igapäevaselt laiemalt kasutusele võetud, Eesti heaolutehnoloogiate innovatsiooniprogrammi ja ettevalmistatava projektide taotlusvooru tutvustust. - Esinejad: Nii Eestist kui välismaalt. Konkreetsed esinejad lepitakse kokku eduka pakkujaga. - Programmi näidete ja/või esinejate pakkumisel tuleks arvesse võtta fookusteemasid, kus eelkõige soovime tehnoloogiapõhiseid lahendusi leida: vanemaealiste üksildus ja sotsiaalne isolatsioon, mitmete krooniliste haigustega elamine, dementsusega inimesed, koduste kukkumiste ennetamine, elu lõpu toetamine kodus. Lisaks ka võimaldajad, mis tehnoloogiate kasutuselevõttu mõjutavad (nt kasutajate vastuvõtlikkus uutele lahendustele, muutuste juhtimine, digioskused, korraldus- ja rahastamismudelid). 6 3. Hangitavad teenused 3.1 Ürituse lõpliku kontseptsiooni ja detailse programmi väljatöötamine koostöös hankijaga 3.2 Kogu ürituse (va toitlustus, mille nõuded p 3.3) teostus, mis sisaldab vähemalt:  Toimumiskoht ja ruumid koos kvaliteetse heli,- video- ja valgustehnika ja kiire internetiühendus.  Tehniline tugi, sh filmimine, ülekannete näitamine, salvestamine ja järeltöötlus, aftermovie tegemine, fotograaf, Slido vmt lahendus osalejatega interaktsiooniks.  Esinejate korraldamine (esinejate tasu, sh välisesinejate võimalik sõidu- ja majutuskulu ei sisaldu lepingu hinnas).  Turundus ja kommunikatsioon, nt ürituse nimetuse, kujunduse ja põhisõnumite kokkuleppimine hankijaga, sõnumite kohandamine sihtrühmadele, kanalite valik, tasuline reklaam sotsiaal- või digimeedias, pressiteadete koostamine ja levitamine, osalejate registreerumise soodustamine, kanalite efektiivsuse analüüs ja tagasiside.  Osalejate kutsumise korraldamine.  Osalejate registreerimine ja suhtlus registreerunutega enne üritust, ürituse ajal (sh saabudes osalejate allkirjaleht vm osalemist tõendav lahendus) ja pärast üritust (sh tagasiside kogumine).  Modereerimine (kogu üritus).  Inglisekeelsete ettekannete sünkroontõlge või muu hankija vajadust (inglisekeelsete ettekannete arusaadavus osalejatele) rahuldav lahendus.  Näituseala tehnoloogiafirmadele ja teadusasutustele, sh sinna osalejate korraldamine.  Machmaking lahendus lahenduse vajajate ja potentsiaalsete pakkujate kokkuviimiseks, 3.3. Toitlustus (sh toitlustuse teenindav personal ja toidu pakkumiseks vajalik taristu)  Toitlustuse pakkumuses arvestada 200 inimesega: o Ürituse alguses kerge hommikusöök (vesi, kohv, tee, smuuti või mahl, värsked pagaritooted, puuviljad). o Soe lõuna buffet-stiilis (3 valikut eelrooga, 2 valikut sooja pearooga, salativalik, 2 valikut magustoitu, kohv, tee, vesi). o Üks kohvipaus (vesi, kohv, tee, mahl, snäkid) või kogu ürituse ajal saada olev kohvilaud o Pärast ürituse ametliku programmi lõppu 1-2h järelüritus (suupisted, 1 pokaal alkoholivaba või alkoholiga jooki inimese kohta)  Toit peab olema värske, isuäratava välimusega ja maitseelamust pakkuv, sh sisaldama taimetoiduvalikut.  Kohv peab olema värske ja kvaliteetne võimaldades valida erinevaid kohvijooke  Toitu peab olema võimalik mugavalt süüa.  Täpne menüü lepitakse kokku eduka pakkujaga.  Pakkumuses esitatud toitlustuse hind võib suureneda kuni 20% (isiku kohta) juhul kui hankija tellib juurde täiendavaid toite/jooke. 7 Lisa 2 Pakkumuse maksumuse vorm Pakkuja üldandmed Pakkuja ärinimi Pakkuja registrikood Pakkuja juriidiline aadress Pakkuja esindaja lepingu allkirjastamisel Pakkuja kontaktisik/ volitatud isik lepingu täitmisel - nimi ning kontaktandmed (e-posti aadress, telefoninumber) Partneri andmed (täita juhul kui pakkumuse täitmisse on kaasatud partnereid ja iga partneri kohta eraldi kopeerides seda vormi osa) Partneri ärinimi Partneri registrikood Partneri juriidiline aadress Partneri esindaja Partneri kontaktisik/ volitatud isik lepingu täitmisel - nimi ning kontaktandmed (e-posti aadress, telefoninumber) Partneri roll lepingu täitmisel Pakkumuse maksumus kuluartiklite lõikes Kuluartikkel Ühik Ühiku hind Ühiku arv KOKKU (eurot) Ürituse kontseptsioon ja teostus 1 1 (tehnilise kirjelduse punkt 3.1, 3.2) Toitlustus (tehnilise kirjelduse 1 osaleja 200* punkt 3.3) Pakkumuse maksumus (ilma käibemaksuta) Käibemaks: Pakkumuse kogumaksumus (käibemaksuga) *eeldatav osalejate arv. Hankija tasub reaalselt osalenud isikute arvu põhiselt. 1. Kinnitame, et pakutav hind sisaldab kõiki tasusid ning pakkuja on teadlik, et tal ei ole õigust täiendavale tasule pakkumuse lähteülesande alusel tehtava töö eest. 2. Kinnitame, et pakkumus on jõus vähemalt väikehanke dokumendis märgitud tähtaja. 3. Kinnitame, et pakkuja on teadlik, et hankija ei kasuta arveldamises ettemaksu. 4. Kinnitame, et kasutame lepingu täitmisel keskkonnahoidlikke lahendusi. 5. Kinnitame, et oleme meeskonna komplekteerimisel järginud võrdse kohtlemise ja mitte- diskrimineerimise põhimõtteid. 6. Kinnitame, et pakkuja on teadlik, et tal tuleb märkida pakkumuses, milline teave on pakkuja ärisaladus ja põhjendada seda ning selle nõude mittetäitmisel kannab pakkuja riisikot, et hankija avalikustab pakkumuse sisu, mida ei ole ärisaladuseks märgitud. 8 Lisa 3 Hindamiskriteeriumid ja –metoodika I Hindamiskriteeriumid ja -metoodika 1. Pakkumuse sisu hinnatakse vähemalt kolme sõltumatu hindaja poolt. Hindajad kinnitavad oma sõltumatust hindamisprotokollis. 2. Hindajad lähtuvad hindamisel väikehanke dokumendi lisas esitatud hindamismetoodikas kirjeldatud põhimõtetest. Hindajad esitavad hindamise põhjendatud tulemused kollektiivses protokollis, mis on kõigi hindajate poolt allkirjastatud. 3. Hankija võrdleb ja hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi hindamiskriteeriumide alusel. Eduka pakkumuse valiku aluseks on majanduslik soodsus (parim hinna ja kvaliteedi suhe), mis selgitatakse välja väärtuspunktide omistamise meetodil käesolevas väikehanke dokumendi lisas toodud hindamiskriteeriumide ja -metoodika alusel. 4. Pakkumuste hindamiskriteeriumid 100 väärtuspunkti skaalal on järgnevad (innovatsiooni eest võidakse hindamisel anda täiendavad 10 lisapunkti) : Kriteerium Maksimaalsed väärtuspunktid Pakkumuse maksumus 40 Kontseptsioon 20 Projektiplaan 20 Meeskond 20 KOKKU 100 5. Pakkumusele antud väärtuspunktid summeeritakse. Väärtuspunkte omistatakse täpsusega kaks kohta pärast koma. 6. Hankija tunnistab edukaks enim väärtuspunkte saanud pakkumuse. Võrdsete väärtuspunktidega pakkumuste korral tunnistatakse edukaks pakkumus, millele on omistatud lahenduse sisulise osa („Kontseptsioon“, „Projektiplaan“, „Meeskond“ kriteeriumite eest suurim arv väärtuspunkte. Juhul, kui ka seejärel on väärtuspunktid võrdsed, tunnistatakse edukaks pakkumus, millele on omistatud „Projektiplaan“ kriteeriumi eest suurim arv väärtuspunkte. II Pakkumuste maksumuste hindamine Pakkumuste maksumuse hindamine toimub järgmiselt: 1. Madalaima maksumusega pakkumus saab maksimaalse arvu väärtuspunkte (40), järgmised pakkumused saavad väärtuspunkte proportsionaalselt vähem. 2. Järgmiste pakkumuste punktisummad arvutatakse valemiga: "osakaal" - ("pakkumuse väärtus" - madalaim väärtus") / "suurim väärtus" * "osakaal". 3. Tulemus ümardatakse täpsusega kaks kohta pärast koma. III Pakkumuse sisu hindamine Pakkumuse sisu hindamise väärtuspunktid saadakse igas hindamise alamkriteeriumis kirjeldatud hindamismetoodika alusel antud väärtuspunktide summeerimisel. Kriteerium Väärtuspunktid Väärtuspunkti hindamisskaala selgitus 9 Kontseptsioon Kontseptsioon vastab täielikult või Hinnatakse: arusaamine hankija vajadusest (st ületab hankija taustast, eesmärgist, sihtrühmast ja oodatavatest ootusi. Lahendus tulemustest), pakutud lahenduse vastavus hankija on põhjalikult ja vajadusele ja visioonile arusaadavalt lahti kirjutatud, hästi läbi mõeldud ning professionaalne. Arvestatud on ürituse sisu, sihtgrupi ja 20 - Suurepärane ülesehitusega, välja on pakutud sündmusele väga hästi sobiv lahendus, milles ei esine küsitavusi.. Kontseptsiooni kirjeldus näitab, et pakkuja mõistab väga hästi tellija eesmärke ja sündmuse olemust. Kontseptsioon vastab suures osas hankija ootustele. Lahendus on valdavalt arusaadavalt lahti kirjutatud, läbi mõeldud ja professionaalne. Arvestatud on ürituse sisu, sihtgrupi ja 10 - Hea ülesehitusega, välja on pakutud sündmusele sobiv lahendus, milles ei esine olulisi küsitavusi. Kontseptsiooni kirjeldus näitab, et pakkuja mõistab suures osas tellija eesmärke ja sündmuse olemust. Kontseptsioon vastab osaliselt või ei vasta hankija ootustele. Lahenduse kirjeldus ei ole arusaadav, läbi mõeldud ja professionaalne. Selles 5 - Rahuldav esineb olulisi küsitavusi. Kontseptsiooni kirjeldus tekitab kahtluse, kas pakkuja mõistab tellija eesmärke ja sündmuse olemust. Projektiplaan vastab täielikult või ületab Projektiplaan 20 - Suurepärane hankija ootusi. Esitatud tegevus- ja ajakava on detailne, põhjendatud ja 10 Hinnatakse: pakutud lahenduse teostamise tegevus- ja realistlikult teostatav. ajakava, eelarve ja kulude jaotus, riskid ja nende Tegevused on esitatud maandamine nädala täpsusega koos tähtaegade ja tulemitega. Iga tegevuse juures on märgitud läbiviija(d) ja vastutaja. Tegevused on jagatud optimaalselt arvestades tegevuste samaaegsust ja omavahelisi sõltuvusi. Riskid ja nende maandamine on hästi läbi mõeldud. Projektiplaan vastab suures osas hankija ootustele. Esitatud tegevus- ja ajakava on põhjendatud ja teostatav. Tegevused on esitatud koos tähtaegadega ja tulemitega. Iga tegevuse juures on märgitud läbiviija(d) ja vastutaja. Selles võivad esineda üksikud ebatäpsused (nt planeeritud aja- ja 10 - Hea tegevuskavas on ebakõlasid, kus mõne tegevuse jaoks on planeeritud põhjendamatult kas väga pikk või väga lühike periood; tegevuste samaaegsust ja omavahelisi sõltuvusi on arvestatud vähesel määral), mis aga ei ole põhimõttelised. Riskid ja nende maandamine on läbi mõeldud. Projektiplaan vastab osaliselt või ei vasta hankija ootustele. Aja- ja tegevuskava on esitatud koos tähtaegadega, kuid selles on puudu mõni oluline etapp ja/või iga tegevuse juures ei ole 5- Rahuldav märgitud läbiviija(d) (meeskonna liikmed). Hankijal tekkisid mitmed põhimõttelised küsimused, kas aja- ja tegevuskava tagab lepingu kvaliteetse ja tähtaegse täitmise. Riskid ja nende 11  maandamine ei ole piisavalt läbi mõeldud. Meeskonna kogemus, kompetentsid, rollijaotus ja nägemus koostööst hankijaga annab hankijale veendumuse, et üritus viiakse läbi kõrge kvaliteediga ja eesmärgipäraselt. Meeskonna kirjelduses on detailselt ja põhjendustega välja 20 - Suurepärane toodud, milliseid ülesandeid iga meeskonnaliige täidab ning seejuures on meeskonnaliikmete oskused ja kogemused integreeritud ühise eesmärgi saavutamisse. Koostöö hankijaga on hästi läbi mõeldud ja tagab tõhusa koostöö. Meeskond Meeskonnaliikmete tööjaotus on üldiselt Hinnatakse: meeskonna kogemus, kompetentsid, sobiv. Kirjelduses või rollijaotus; koostöö hankijaga tööjaotuses esinevad üksikud mittepõhimõttelised 10 - Hea puudujäägid või vastuolud. Kirjeldatud tööjaotus võimaldab ürituse hea tulemusega läbi viia. Koostöö hankijaga on läbi mõeldud. Meeskonna koosseisu või selle tööjaotuse osas esinevad olulised puudujäägid või vastuolud või on esitatud kirjeldus üldsõnaline või 5- Rahuldav pole ammendav. Kirjeldus ei anna veendumust kvaliteetse tulemuse saavutamiseks. Koostöö hankijaga ei ole läbi mõeldud. Innovaatiline lähenemine Lisapunktid antakse pakkumusele, mille Hinnatakse: lahenduse uudsus, ebatraditsioonilisus; tingimuse täitmisel lahenduse kirjelduses on sobivus antud ürituse konteksti, lisandväärtus hankijale, omistatakse välja pakutud uudseid teostatavus pakkumusele 10 lähenemisi või lahendusi, punkti mis eristuvad selgelt tavapärastest ja üldkasutatavtest, 12 sobituvad ürituse konteksti, pakuvad hankijale lisandväärtust, on lepingu ajaraamis ja mõistlike kuludega teostatavad. Hankija võib omistada täiendavad lisapunktid innovaatilise lahenduse eest mitmele pakkujale, kui pakkumuses sisaldub hindajate hinnangul tingimustele vastav lahendus. 13 Lisa 4 Töövõtulepingu projekt TÖÖVÕTULEPINGU NR 1.9-7.1/430-1 ERITINGIMUSED Eesti Vabariik, Sotsiaalministeeriumi kaudu, registrikood 70001952, asukoht Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn, keda esindab [ees-ja perekonnanimi] (edaspidi nimetatud „tellija“) ja [Jur.isiku või FIE ärinimi], registrikood [number], asukoht [aadress], keda esindab [ees- ja perekonnanimi] (edaspidi nimetatud “töövõtja”), edaspidi koos nimetatud „pooled“ ja eraldi „pool“, sõlmisid käesoleva töövõtulepingu (edaspidi “leping”) alljärgnevas: 1. Lepingu objekt Lepingu objektiks on töövõtja poolt ürituse lahenduse väljatöötamine ja ürituse korraldamine lähtudes väikehanke „Heaolu tehnoloogiatest festivali idee teostamiseks partneri leidmine“ dokumentidest (edaspidi „tööd“). Tööde täpsem kirjeldus on toodud tehnilises kirjelduses ja pakkuja esitatud pakkumuses. 2. Tööde teostamise aeg ja tähtpäevad Töövõtja kohustub teostama lepingu objektiks olevad tööd hiljemalt 30.06.2025. Tööde teostamise täpsem ajakava lepitakse poolt eraldi kokku arvestades väikehanke tingimusi ja pakkumuses esitatud kontseptsiooni ajakava. Pooltel volitatud esindajad võivad kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis lepingu täitmise käigus ajakava täpsustada ja kohandada, muutmata lõpptähtpäeva. 3. Lepingu hind 3.1. Lepingu alusel töövõtja poolt teostatavate tööde eeldatavaks kogumaksumuseks on [numbritega] eurot, millele lisandub käibemaks õigusaktidega sätestatud korras, välja arvatud punktis 3.2 nimetatud juhul (edaspidi nimetatud „lepingu hind“). Tegelik maksumus sõltub osalejate arvust. Ürituse raames toitlustuse eest tasub tellija pakkumuses esitatud ühikuhinna ja üritusel osalenud isikute arvu alusel. 3.2. Kui pakkumuse esitamise ajal ei olnud töövõtja käibemaksukohustuslane või tal ei olnud kohustust käibemaksu arvestada, kuid selline kohustus tekkis pärast pakkumuse esitamist või lepingu täitmise käigus, peab töövõtja arvestama, et lepingu hind sellest käibemaksu võrra ei suurene. 3.3. Lepingu hind on lõplik ja sisaldab kõiki lepingu täitmise kulusid, sh tasu autoriõiguste eest. 3.4. Lepingu hind tasutakse pärast töö vastuvõtmist tellija volitatud esindaja poolt. Tasumine toimub poolte allkirjastatud üleandmise-vastuvõtmise akti alusel vastavalt esitatud arvele etapiti kahes osas järgnevalt:. 3.4.1. Ürituse lõpliku kontseptsiooni ja programmi kinnitamisel tellija poolt, 20% pakkumuses esitatud tööde summast (tehnilise kirjelduse p 3.1 ja 3.2), [numbritega] eurot; 3.4.2. Ürituse läbiviimise järgselt 80% pakkumuses esitatud tööde summast (tehnilise kirjelduse p 3.1 ja 3.2), [numbritega] eurot ja toitlustuse eest vastavalt osalejate arvule pakkumuses esitatud ühikuhinna on [numbritega] eurot/osaleja alusel. 3.5. Töövõtja esitab Tellijale arve e-arvena. E-arvet on võimalik saata e-arvete operaatori vahendusel. E-arve loetakse laekunuks selle operaatorile laekumise kuupäevast. 3.6. Tööd rahastatakse "Pikaajalise hoolduse kättesaadavuse ja kvaliteedi parandamine ", SFOS 2021- 2027.4.09.23-0002 4. Erisätted 4.1. Lisaks üldtingimustes sätestatule kohustub töövõtja: 4.1.1. järgima lepingu rahastaja tingimusi (sh teavitamisele, vormistamisele ja sümboolikale). Tegevuste ellu viimisel peab täitma teavitamisnõudeid vastavalt Vabariigi Valitsuse 12. mai 2022. a määruses nr 54 „Perioodi 2021–2027 ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide vahendite andmisest avalikkuse teavitamine“ sätestatule3; 4.1.2. pakkumuses esitatud meeskonnaliikmete vahetumise korral tagama, et tööd teostavad vähemalt pakkumuses esitatud isikutega samaväärse kogemuse ja kompetentsiga isikud. Meeskonnaliikme vahetumise vajadustest tuleb tellija esindajat teavitada esimesel võimalusel ning esitada uue meeskonnaliikme pädevust ja kogemust tõendavad andmed ja dokumendid. 3 https://www.riigiteataja.ee/akt/117052022012 14  Meeskonnaliikmete vahetamiseks on vajalik tellija nõusolek. Teavitus ja nõusolek esitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis; 4.1.3. töö teostamisel tegutsema sõltumatu eksperdina ning lähtuma oma parimatest valdkondlikest teadmistest, kogemustest ja meetoditest. Töövõtja kohustub lepingu täitmisel tagama, et mistahes temapoolne äri- või muu tegevus ei ole suunatud kolmandate isikute huvide esindamisele. Käesolevas punktis sätestatud huvide konflikti vältimise kohustuse rikkumise korral on tellijal õigus nõuda töövõtjalt leppetrahvi kuni 20% lepingu hinnast. Samuti on tellijal õigus kirjeldatud juhul leping erakorraliselt ühepoolselt lõpetada. 4.2. Lisaks üldtingimustes sätestatule kohustub tellija: 4.2.1. tegema töövõtjale kättesaadavaks kõik tema käsutuses olevad töö teostamiseks vajalikud materjalid, analüüsid vm; 4.3. Töövõtja, sh tema töötaja, ametnik kui temaga mistahes muus lepingulises suhtes olev lepingu täitmisel osalev isik teavitab tellija tööalase tegevusega teatavaks saanud Euroopa Liidu õiguse rikkumisest e-posti aadressil [email protected]. Tellija tagab tööalase tegevusega teatavaks saanud Euroopa Liidu õiguse rikkumisest teavitaja kaitse. Rikkumisest teavitamise ja teavitaja kaitse tagamise õiguslike aluste ning kohustuste rikkumisel kohalduva vastutuse osas lähtuvad pooled Tööalasest Euroopa Liidu õiguse rikkumisest teavitaja kaitse seaduses sätestatust. 4.4. Kui töövõtja ei täida lepingu punkti 4.1.2 nõuetekohaselt ja selle alusel teeb rakendusasutus toetuse vähendamise või tagasinõude otsuse, on tellijal õigus töövõtjalt tagasi nõuda mitteabikõlbulikud kulud tagasimakse nõude ulatuses. 5. Volitatud esindajad 5.1. Tellija volitatud esindajaks lepingu täitmisega seotud küsimustes on Kitty Kubo, tel 55654535, e-post [email protected], või teda asendav isik. 5.2. Töövõtja volitatud esindajaks lepingu täitmisega seotud küsimustes on [ees- ja perekonnanimi], tel [number], e-post [aadress]. 6. Lepingu lisad Lepingu juurde kuuluvad allkirjastamise hetkel lisadena alljärgnevad dokumendid: 6.1. Lisa 1 – Tehniline kirjeldus; 6.2. Lisa 2 - [muud vajalikud lisad]. 7. Muud sätted 7.1. Lepingu osaks on lisaks käesolevatele eritingimustele ja nende lisadele töövõtulepingute üldtingimused. Töövõtja kinnitab, et on üldtingimustega tutvunud paberkandjal või elektroonselt Sotsiaalministeeriumi kodulehel aadressil: https://www.sm.ee/sites/default/files/content- editors/sisekomm/toovotulepingu_uldtingimused.pdf ning tal oli võimalik nende kohta küsida selgitusi ja teha ettepanekuid eritingimustes üldtingimuste kohaldamata jätmiseks või muutmiseks. Pooled kinnitavad, et kõik üldtingimused on mõistlikud ega saa seetõttu olla tühised. 7.2. Kui konkreetsest sättest ei tulene teisiti, tähendab mõiste „leping” lepingu eritingimusi ja üldtingimusi koos kõikide lisadega. Lepingu dokumentide prioriteetsus on järgmine: eritingimused (I), lepingu lisad (II) ja üldtingimused (III). Vastuolude korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib prioriteetsem dokument. Lepingu sõlmimisega kaotavad kehtivuse kõik töövõtja hinnapakkumises või muus sarnases dokumendis sisalduvad tingimused niivõrd, kuivõrd need on vastuolus lepingu eritingimuste ja üldtingimustega. 7.3. Leping allkirjastatakse digitaalselt. Tellija Töövõtja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/ Tel: 626 9301 Tel: [number] E-post: [email protected] E-post: [aadress] 15