Kaitseressursside Ameti hankekord

KÄSKKIRI Tallinn 26.02.2024 nr 4 Kaitseressursside Ameti hankekord Kaitseressursside Ameti hankekord kehtestatakse kaitseministri 27.03.2013 määruse nr 25 „Kaitseressursside Ameti põhimäärus“ § 19 punkti 1 alusel ning kooskõlas riigihangete seaduse §-dega 3 ja 9, kaitseministri 28.11.2023 käskkirjaga nr 163 „Kaitseministeeriumi valitsemisala hankekord“ ja kaitseministri 28.11.2023 käskkirjaga nr 161 „Keskse hankija nimetamine“. 1. Üldsätted 1.1. Kaitseressursside Ameti hankekord (edaspidi kord) reguleerib Kaitseressursside Ameti (edaspidi ameti) sisest töökorraldust hangete planeerimisel ja korraldamisel, hankelepingute ettevalmistamisel ja sõlmimisel ning täitmise üle järelevalve teostamisel. 1.2. Korda rakendatakse kooskõlas riigihangete seaduse (edaspidi RHS), Kaitseministeeriumi (edaspidi ministeeriumi) valitsemisala arengukava (edaspidi KMAK) ning ministeeriumi valitsemisala hankekorraga (edaspidi VA hankekord) ja kaitseministri 28.11.2023 käskkirjaga nr 161 „Keskse hankija nimetamine“. 1.3. Kõik korras nimetatud piirmäärad on käibemaksuta ja eeldatavad maksumused arvutatakse samuti käibemaksuta, kui korras ei ole toodud teisiti. 1.4. Riigi Kaitseinvesteeringute keskus (RKIK) korraldab kohustusliku keskse hankijana ameti vajadusteks riigihankeid (välja arvatud punktis 1.5. nimetatud riigihankeid) eeldatava maksumusega alates 20 000 eurost. Riigihankeid mille eeldatav maksumus jääb alla 20 000 euro ja punktis 1.5. nimetatud riigihankeid võib amet korraldad iseseisvalt või volitada nende korraldamise RKIKile. Volitus loetakse esitatuks riigihanke korraldamise taotluse esitamisega. 1.5. Amet võib korraldada iseseisvalt riigihanke, mille alusel tellitakse RHS § 11 lg 1 p-s 10 sätestatud vahekohtu või lepitusteenust või RHS § 11 lg 1 p-s 11 sätestatud õigusteenust või sõlmitakse RHS § 11 g 1 p 14 alusel tööleping, olenemata riigihanke eeldatavast maksumusest. 1.6. Üldjuhul korraldab minikonkursse, mida on vaja ameti vajadusteks sõlmitud raamlepingute alusel hankelepingute sõlmimiseks, ning dünaamilise hankesüsteemi alusel seotud hankeid, olenemata maksumusest, RKIK. 1.7. Kui riigihanke eelarve on ametil ja raamlepingus on fikseeritud kõik tingimused hankelepingu sõlmimiseks, võib olenemata maksumusest raamlepingu alusel minikonkursse korraldada ja hankelepinguid sõlmida amet, kui see on kokku lepitud raamlepingu sõlmimise käigus ning RKIKile esitatakse info hankelepingute sõlmimise kohta omavahel kokkulepitud viisil. 1.8. Ministeeriumi valitsemisalas viib üldjuhul ühishankeid läbi RKIK ning vajadusel esindab volituse alusel ametit ministeeriumi valitsemisala väliste hankijate läbiviidavates ühishangetes. Volitus loetakse esitatuks riigihanke läbiviimise taotluse esitamisega. 1.9. Amet tagab asjade ostmisel ning teenuste ja ehitustööde tellimisel rahaliste vahendite kõige ratsionaalsema ja säästlikuma kasutamise ning eelistab võimaluse korral keskkonnahoidlikke riigihankeid. 1.10. Riigihanget ei ole lubatud jaotada osadeks, eesmärgiga eirata riigihanke teostamiseks kehtestatud korda või nõudeid, eriti kui hankelepingu esemeks on funktsionaalselt koos toimivad või sama eesmärgi saavutamiseks vajalikud asjad, teenused või ehitustööd. Riigihanke võib jaotada osadeks, kui see on objektiivsetel põhjustel õigustatud. 1.11. Riigihanke ettevalmistamisse ja korraldamisse ei tohi olla kaasatud isik, kellel võib esineda konkreetses hankes huvide konflikt. Huvide konflikt on olukord, kui nimetatud isiku puhul esinevad asjaolud, mis võivad mõjutada tema erapooletust või sõltumatust, kellel võib esineda finantsalaseid, majanduslikke või muid isiklikke huvisid riigihanke tulemuse mõjutamiseks. Selline isik ei tohi muuhulgas olla hanke ettevalmistajaks ehk ei tohi osaleda riigihanke objekti tehnilise kirjelduse loomisel/väljatöötamisel. Samuti ei tohi selline isik hankedokumentatsiooni ega hankelepingut kooskõlastada ega allkirjastada, ega olla täitmise eest vastutavaks isikuks. 1.12. Punktis 1.10 nimetatud erapooletust ja sõltumatust kahjustava huvide konflikti esinemist eeldatakse muuhulgas juhul, kui riigihanke ettevalmistamisse ja korraldamisse kaasatud isik on selles osaleva ettevõtja või tema seadusliku esindajaga seotud isik korruptsioonivastase seaduse § 7 mõistes. 1.13. Riigihanke ettevalmistamisse ja korraldamisse kaasatud isikud, sh hankelepingu täitmise eest vastutav isik, kohustuvad: 1.13.1. lähtuma riigihanke korraldamise üldpõhimõtetest, sh vältima konkurentsi kahjustavat huvide konflikti; 1.13.2 mitte avaldama talle riigihanke korraldamise käigus teatavaks saanud konfidentsiaalset teavet või pakkumuse sisu selles osas, mille pakkuja on pakkumuses ärisaladusena märkinud; 1.13.3. mitte pidama hankemenetluses osalevate ettevõtjatega läbirääkimisi hankemenetluses, milles läbirääkimiste pidamine on keelatud; 1.13.4. teavitama riigihanke eest vastutavat isikut või peadirektorit ning taandama ennast viivitamatult riigihanke ettevalmistamisest ja korraldamisest, kui talle saab teatavaks või esineb huvide konflikt, mis annab alust kahelda tema erapooletuses ja sõltumatuses. 1.14. Salastatud teabega seotud riigihangete läbiviimisel lähtub amet VA hankekorra punktist 14. 2. Riigihanke eest vastutav isik 2.1. Riigihanke eest vastutav isik (edaspidi vastutav isik) on kulujuht, kes vastutab temale kinnitatud eelarvest kulutuste tegemise ja eelarve piisavuse tagamise eest. Vastutav isik vastutab RHS §-s 3 ja lepingu sõlmimisele ning järelevalvele kehtestatud nõuete täitmise eest, sh enda vastutusalas riigihangete planeerimise, korraldamise, teabevahetuse ja muu riigihangetega seotud tegevuse eest. 2.2. Vastutav isik või tema määratud isik: 1) koostab riigihanke objekti tehnilise kirjelduse ja muud riigihanke alusdokumendid; 2) määrab kvalifitseerimis- ja vastavustingimused; 3) määrab hankelepingu tingimused, kui hankeleping sõlmitakse; 4) vastutab hanke õigeaegse korraldamise eest; 2  5) korraldab hankelepingu sõlmimise, kui hankeleping sõlmitakse; 6) tagab teabevahetuses pakkumuse või taotluse konfidentsiaalsuse kooskõlas RHS § 45 lg-ga 7; 7) lahendab muud hankemenetlusega seotud küsimused, sh vastab riigihankest huvitatud isikute, taotlejate ning pakkujate päringutele, vormistab hankeprotokollid, märgukirjad jm dokumendid, teavitab pakkujaid ja taotlejaid otsustest; 8) kooskõlastab sõlmitava hankelepingu õigusnõuniku ja finantsnõunikuga. 9) registreerib kõik asjaomase riigihanke läbiviimise käigus loodud dokumendid, sealhulgas hankelepingu dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS). 10) teavitab hankelepingu sõlmimisest läbi DHSi finantsnõunikku. 2.3. Enne hankemenetluse alustamist peab vastutav isik veenduma, et ametil on õigus kavandatav hange korraldada ja samuti peab ta veenduma eelarvevahendite olemasolus. 3. Riigihangete planeerimise protsess 3.1. Hangete planeerimisel lähtutakse KMAKist, ameti eelarvest ja ameti iga-aastasest asjade ostmise või teenuste tellimise vajadusest. 3.2. RKIKi hankeplaan koostatakse ja seda hallatakse hangete infosüsteemis. RKIKi juht kinnitab selle vähemalt kaks korda aastas. Pärast hankeplaani kinnitamist avaldatakse see RKIKi kodulehel. 3.3. RKIK teavitab korraldatavatest riigihangetest ametit, kes annab seejärel RKIKile teada oma soovist riigihankes osaleda. 3.4. Kui ametil tekib hankevajadus, mida ei ole RKIKi hankeplaanis kajastatud, siis esitab vastutav isik osakonnale, kelle ülesanne on tagada hangete alane koostöö RKIKiga (edaspidi osakond) hankevajaduse kirjelduse, mille osakond edastab RKIKile. 3.5. Vastutavad isikud esitavad igal aastal 10. septembriks osakonnale nimekirja järgmise aasta riigihangete vajadustest asjade ostmiseks või teenuste tellimiseks eeldatava maksumusega alates 20 000 eurot (v.a p-s 1.5 nimetatud hanked, mida amet viib läbi iseseisvalt) osakonna poolt saadetud vormil. Samuti tuleb vormi lisada riigihanked, mille läbiviimine volitatakse RKIKile. 3.6. Osakond koondab punktis 3.5 nimetatud nimekirjad ning koostab RKIKile kui kesksele hankijale esitamiseks koondnimekirja ameti järgmise aasta vajadustest. Koondnimekiri esitatakse RKIKile hiljemalt 10. oktoobriks. 3.7. Osakond koordineerib RKIKi poolt ametile tutvumiseks esitatud RKIKi hangete plaani projekti ülevaatamist asjaomaste osakondade poolt. Osakond esitab RKIKile projekti kohta tagasiside 14 päeva jooksul projekti tutvumiseks esitamisest arvates. 3.8. RKIKi hangete plaani muutmiseks ameti taotluste esitamist ning RKIKi poolt ametile esitatud RKIKi hangete plaani muutmise ettepanekute kooskõlastamist ametis koordineerib osakond, lähtudes VA hankekorrast ja RKIKiga kokkulepitust. Osakonnad või isikud, kes RKIKi hangete plaani muutmist taotlevad, esitavad osakonnale põhjendatud taotluse. 3.9. RKIKi hangete plaani muutmise taotlused esitab RKIKile osakond. 4. Ameti tegevused seoses riigihangete korraldamisega RKIKi kui keskse hankija poolt 4.1. Vastutav isik esitab RKIKile riigihanke tehnilise kirjelduse koostamiseks sisendi ning esitab RKIKile ettepanekuid tehnilise kirjelduse täiendamiseks. 3 4.2. Taristu riigihangete puhul on vastutav isik ameti esindaja projekteerimis- ja ehituslepingu täitmise juures, kelle ülesanne on RKIKi projektijuhile anda oma pädevuse piires operatiivset ja adekvaatset tagasisidet. 4.3. Vastutav isik või tema määratud isik osaleb RKIKi poolt riigihanke alusdokumentide koostamise protsessis ja esindab ametit RKIKi poolt läbiviidavas hankemenetluses ning on ameti esindajaks RKIKi hangete plaanis nimetatud tehnilise kirjelduse koostamiseks sisendi esitamiseks. 4.4. Vastutav isik kinnitab RKIKi poolt esitatud lõpliku tehnilise kirjelduse ja lepingu projekti. 4.5. RKIKle esitatud sisendis määratud lepingu täitmise eest vastutav isik: 4.5.1. tagab ameti ja RKIK vahelise infovahetuse nii lepingu sõlmimise eelselt kui järgselt; 4.5.2. esitab RKIKile vajaliku informatsiooni ameti vajadusteks sõlmitud raamlepingute alusel minikonkursi korraldamiseks või dünaamilise hankesüsteemi alusel seotud hangete läbiviimiseks; 4.5.3. vastutab asja või teenuse lepingukohase vastuvõtmise (sh asja või teenuse vastuvõtmist kinnitava dokumendi vormistamine) ning lepinguga võetud kohustuse tasumise korraldamise eest; 4.5.4. saadab RKIKile pärast hankelepingu täitmist viivitamata teate lepingu täitmise kohta koos asja või teenuse vastuvõtmist kinnitava dokumendi ja arve koopiaga; 4.5.5. esitab raamlepingu alusel hankelepingute sõlmimise, sh minikonkursside kohta kvartaalselt RKIKile info omavahel kokkulepitud viisil; 4.5.6. hindab soetuste vastavust raamlepingule või hankelepingule ning jälgib raamlepingu mahtude täitumist; 4.5.7. vastutab raamlepingu alusel soetatud asjade ja teenuste eest ning tagab õigeaegselt uue raamlepingu sõlmimiseks riigihanke planeerimise; 4.5.8. registreerib RKIKi poolt ameti nimel sõlmitud lepingu ameti DHSis; 4.5.9. teavitab RKIKi probleemidest/pretensioonidest lepingu täitmisel (lepingus toodud lepingutingimuste mittetäitmine/rikkumine, kahju tekkimine); 4.5.10. tegeleb garantiijuhtumitega, vajadusel kaasab RKIKi; 4.5.11. juhul kui on tekkinud vajadus RKIKi sõlmitud lepingut muuta või lõpetada, esitab RKIKile vastava põhjendatud taotluse. 5. Ameti korraldatavate väikeostude (s.o alla 20 000 eurot jäävad riigihanked) teostamise kord 5.1. Väikeostude teostamisel peab lähtuma põhimõttest, et samalaadsete asjade ja teenuste kogumaksumus eelarveaasta või sõlmitud/sõlmitava raamlepingu või hankelepingu perioodi jooksul ei ületa 20 000 eurot ameti osas tervikuna. Vastutav isik vastutab lepingu täitmisel väikeostude piirmäärade järgimise eest. Kui raamlepingut kasutavad erinevad osakonnad, tuleb tellimuse esitajal veenduda piirmäärade järgimises. 5.2. Enne väikeostu tegemist tuleb vastutaval isikul kontrollida, kas RKIK on sama hankeobjekti kohta sõlminud raamlepingu või on liitumiseks avatud dünaamiline hankesüsteem. Kui raamleping on sõlmitud või liitumiseks on avatud dünaamiline hankesüsteem, tuleb üldjuhul ostud teha RKIKi sõlmitud raamlepingu või liitumiseks avatud dünaamilise hankesüsteemi alt. 5.3 Väikeostude puhul maksumusega alla 10 000 euro kohaldatakse RHS §-s 3 sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid selliselt, et riigihanke korraldamisel kaasneks võimalikult väike halduskoormus ning aja- ja rahakulu. See tähendab, et: 5.3.1. asjade ostmisel, teenuste, ideelahenduste ja ehitustööde tellimisel võib pakkumusi võtta suuliselt; 5.3.2. hinnapakkumuste küsimise, hinnapakkumuste võrdlemise või muul moel teostatud tegevuste osas menetluse tulemuste säilitamine ei ole kohustuslik; 5.3.3. lepingu vormistamine eraldi dokumendina ei ole nõutav ning piisab arve esitamisest. 4 5.4. Väikeostude puhul maksumusega alates 10 000 eurost tuleb järgida järgnevaid reegleid: 5.4.1. tuleb ära kasutada olemasolevat konkurentsi ja tagada rahaliste vahendite kõige ratsionaalsem ja säästlikum kasutamine, selleks võrreldakse soovitud asja või teenuse kohta avalikult kättesaadavat infot (sh hinnakirja) või koostatakse soovitud asja või teenuse tehniline kirjeldus; 5.4.2. konkurentsi olemasolu korral tuleb teha pakkumuse esitamise ettepanek vähemalt kolmele pakkujale või võrreldakse vähemalt kolme pakkuja avalikult kättesaadavat infot, välja arvatud juhul, kui asju ostetakse või teenuseid tellitakse välisteenistuja tarbeks välisriigis; 5.4.3. põhjendada pakkumuste vähesust, kui pakkumuse esitamise ettepanek tehti vähem kui kolmele pakkujale; 5.4.4. pakkumuse esitamise ettepanekus, kui pakkumuse esitamise ettepanek tehakse mitmele pakkujale, sätestada pakkumuste hindamise kriteeriumid, mis tagavad pakkumuste võrreldavuse, ning pakkumuste esitamise mõistlik tähtaeg lähtuvalt hangitavast teenusest, samuti lepingu olulised tingimused, kui ei lisata lepingu eelnõud; 5.4.5. pakkumused peavad olema küsitud ja esitatud vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis; 5.4.6. DHS-is tuleb lepingu juurde lisada pakkumuse esitamise ettepanek ja esitatud pakkumused ning selgitus või märgukiri eduka pakkumuse valimise otsuse põhjendamiseks või kui pakkumusi oli vähem kui kolm, põhjendus pakkumuste vähesuse kohta. Vastutaval isikul tuleb kinnitada märkusena, et ei temal ega kellelgi teisel, kes on hankega seotud olnud, ei ole huvide konflikti. 5.5 Lepingu, mille eeldatav maksumus koos käibemaksuga on võrdne või ületab 10 000 eurot, sõlmimise kavatsuse korral: 5.5.1 kontrollitakse enne pakkumuse esitamise ettepaneku tegemist ettevõttel maksuvõlgade puudumist Maksu- ja Tolliameti avalike andmete alusel. Pakkumuse esitamise ettepanekut ei esitata isikule, kellel on kontrollimise hetkel maksuvõlg 5.5.2 lisatakse pakkumuse esitamise ettepanekusse muuhulgas teavitus, et hankija kontrollib enne arve, mille maksumus on koos käibemaksuga 10 000 eurot või rohkem, tasumist maksuvõla puudumist lepingupartneril Maksu- ja Tolliameti avalike andmete alusel. Vähemalt 10 000 euro suuruse maksuvõla olemasolu korral informeeritakse tasutavast arvest Maksu- ja Tolliametit. 6. Lepingu sõlmimine, selle tingimused ja täitmise järelevalve 6.1. Lepingu sõlmib ameti peadirektor või peadirektori antud volituse alusel oma pädevuse piires vastutav isik, kui käesolevast korrast ei tulene teisiti. 6.2. Asjade ostmine ja teenuste tellimine maksumusega alla 10 000 euro toimub vähemalt vastutava isiku suulise kokkuleppe ja arve alusel. 6.3. Vastutaval isikul on õigus otsustada tulenevalt konkreetse tehingu olemusest, et asjade ostmine ja teenuste tellimine maksumusega alla 10 000 euro toimub poolte poolt allkirjastatud kirjaliku lepingu alusel. 6.4. Asjade ostmine ja teenuste tellimine maksumusega alates 10 000 eurost toimub vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis lepingu alusel. 6.5. Lepingu sõlmimist ei nõuta Kaitseministeeriumi valitsemisala ametnikele, töötajatele ja tegevväelastele koolituskursuste ja –seminaride tellimisel maksumusega alla 20 000 euro. 6.6. Tähtajatute raamlepingute sõlmimine ei ole lubatud. Raamlepingu võib sõlmida tähtajaga kuni neli aastat. 6.7. Amet ettemaksu ei tee. Erandkorras on lubatud ettemakseid teha lepingute puhul, kus on tegemist toote/teenusega, mis töötatakse välja või toodetakse ainult ameti jaoks ning ilma ettemakset tegemata ei võta pakkuja tellimust täitmisele või kus on tegemist toote või teenusega, mis olemuslikult tarnitakse või teostatakse pärast teenuse eest tasumist (nt 5 kindlustusteenus, perioodika, tootetugi). Samuti lepingute puhul, mille alusel ostetakse asju või tellitakse teenuseid välisteenistuja tarbeks välisriigis. 6.8. Ettemakse suurus ja tagastamise tingimused lepingu täitmata jätmise korral ning võimalikud tagatised peavad olema sätestatud lepingus. Ettemakse tegemise vajadus ja kasutusele võetavad riskimaandamise meetmed peavad olema dokumenteeritud. 6.9. Lepingus kokkulepitava viivise ülemmäär lepingutasu maksmisega viivitamise korral ei või ületada 0,25% kalendripäevas võlgnetavast summast aja eest, mil kohustust ei täideta. 6.10. Lepingus kokkulepitav tasu maksmise tähtaeg ei ole üldjuhul lühem kui 28 kalendripäeva. 6.11. Vastutav isik määrab lepingus lepingust tulenevate kohustuste täitmise järelevalve eest vastutava isiku. Lepingu täitmise järelevalve tähendab pidevat kontrolli selle üle, kas lepingupooled täidavad enda kohustusi nõuetekohaselt, sealhulgas jälgitakse lepingu tähtaegadest kinnipidamist, asjade ja teenuste vastavust lepingu tingimustele, pretensioonide esitamise tähtaegsust, salastatud teabe käitlusnõuete täitmist sh kas dokumendid on projekti lõpus (lepingu lõppemisel) tagastatud jms. 6.12. Lepingutesse, mille maksumus on koos käibemaksuga 10 000 eurot või rohkem, lisatakse punkt teavitusega, et hankija kontrollib enne arve tasumist maksuvõla puudumist Maksu- ja Tolliameti kodulehekülje kaudu ning vähemalt 10 000 euro suuruse maksuvõla olemasolu korral informeeritakse tasutavast arvest Maksu- ja Tolliametit. 6.13. Vastutav isik kontrollib enne arve, mille maksumus on koos käibemaksuga 10 000 eurot või rohkem, kinnitamist maksuvõla puudumist lepingupartneril Maksu- ja Tolliameti avalike andmete alusel. Vähemalt 10 000 euro suuruse maksuvõla olemasolu korral informeeritakse tasutavast arvest Maksu- ja Tolliametit. 6.14. Pretensioonide ja nõuete esitamise õigus ja kohustus on vastutaval isikul. 7. Lõppsätted 7.1. Tunnistan kehtetuks peadirektori 04.07.20123 käskkirja nr 29 „Kaitseressursside Ameti hankekorra kinnitamine“. 7.2. Käskkiri teha teatavaks kõikidele struktuuriüksustele. /allkirjastatud digitaalselt/ Anu Rannaveski peadirektor 6