Registrite ja Infosüsteemide Keskuse riigivara kasutamise ja käsutamise korra kinnitamine

KINNITATUD Direktori 01.06.2023 Käskkirjaga nr 43 Lisa Registrite ja Infosüsteemide Keskuse riigivara kasutamise ja käsutamise kord 1. Üldsätted Riigivara valitsemisel, mida haldab Registrite ja Infosüsteemide Keskus (edaspidi RIK), juhindutakse riigivaraseadusest ja "Justiitsministeeriumi valitsetava riigivara kasutamise ja käsutamise korrast", võttes arvesse käesoleva korraga kehtestatud erisusi. 1.1. Vara käsutamise, juhul kui käesolevas korras või mõnes muus õigusaktis ei ole sätestatud teisiti, otsustab: 1.1.1. minister - kui riigivaraseadusest tulenevalt on vajalik Vabariigi Valituse eelnev nõusolek; 1.1.2. kantsler - kui riigivaraseadusest tulenevalt on vajalik riigivara valitseja otsus; 1.1.3. RIKi direktor või RIKi direktori poolt volitatud isik – RIKi valitsemisel olev vara hariliku väärtusega alla 30 000 eurot. 1.2. Juhul kui RIKi sisekorra, käskkirja või muu dokumendiga ei ole määratud teisiti, on varade eest vastutavaks isikuks ja varade arvestuse eest vastutavaks isikuks RIK direktor. 2. Mõisted 2.1. ID-number – varale tuvastamiseks antud unikaalne number; 2.2. live – tarkvara (või selle osa) sihtotstarbeliselt kasutusele võtmine; 2.3. inventuuri komisjon – varade inventuuri läbiviijad 2.4. põhivara – on vara, mille soetusmaksumus on 10 000 eurot ja rohkem, mille kohta peetakse arvestust ja mis ei ole väheväärtuslik vara. Põhivara üle on RIK kohustatud pidama arvestust Justiitsministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirjade kohaselt. Põhivara arvelevõtu alampiir on määratud avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhendis § 41 lõikes 1. Põhivara jaguneb immateriaalseks ja materiaalseks põhivaraks. 2.5. põhivara kapitaliseerimine - ostetud kauba või teenuste kajastamine bilansis põhivarana, mitte kuluna; 2.6. RIK – Registrite ja Infosüsteemide Keskus; 2.7. RTIP – Justiitsministeeriumi valitsemisalas kasutusel olev elektrooniline arvepidamiskeskkond Riigitöötaja iseteenindusportaal; 2.8. RTK – Riigi Tugiteenuste Keskus; 2.9. SAP – riigi ühtne majandusarvestustarkvara 2.10. SAP BO – SAPi aruandlusmoodul 2.11. tööjõukulu kapitaliseerimine – tööjõukulude kajastamine bilansis põhivarana, mitte kuluna; 2.12. vara – RIKile kuuluv riistvara ja tarkvara; 2.13. varade arvestuse eest vastutav isik – töötaja, kes vastutab varade kasutamise ja käsutamise toimingute korrektse läbiviimise ning RTIPis kajastamise eest; 2.14. varade kauglugemine – monitooringutarkvara kaudu varade tuvastamine; 2.15. vara eest vastutav isik – töötaja, kes vastutab konkreetse vara säilimise ja vara sihipärase kasutamise eest. Vara eest vastutaval isikul on pädevus hinnata vara harilikku ehk turuväärtust; 2.16. vara kirjeldus – vara täielik nimetus, identifitseerivad andmed (sh võimalusel tehnilised andmed), soetamise aeg ja soetamismaksumus ning jääkväärtus (põhivara puhul); 1 2.17. vara käsutamine – vara üleandmine, kasutamiseks andmine, võõrandamine, kõlbmatuks tunnistamine, mahakandmine või hävitamine; 2.18. väheväärtuslik vara – on vara, mille soetusmaksumus on 100 eurot kuni 9999 eurot, mille kohta peetakse arvestust ja mis ei ole põhivara; 2.19. WBS – vara või projekti unikaalne tunnus SAPis 3. Vara arvestus 3.1 RIKi valitsemisel olev vara jaguneb põhivaraks ja väheväärtuslikuks varaks. 3.2 Varade üle peetakse arvestust RTIPis. Vara arvele võtmise RTIPis korraldab RIK-i varade arvestuse eest vastutav isik, kes vastutab ka asjakohaste muudatuste tegemise eest selles registris. 3.3 Põhivara soetamisel kooskõlastab lisaks kulude eest vastutavale isikule (kui erineb, siis ka varade eest vastutav isik) ostuarve ka varade arvestuse eest vastutav isik, kes lisab võimalusel ostuarvele soetatud vara ID numbri, vara eluea ja arvele võtmise kuupäeva. 3.4 RTIPi keskkonda jõuavad põhivarade andmed ostuarvelt läbi SAP RTIPi elektroonilisele varakaardile, millele kantakse täiendavad andmed vastavalt Justiitsministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirjas nõutavale. 3.5 Põhivara võib arvele võtta kogumina, kui see moodustab ühesuguse kasutusajaga terviku ning maksumus ületab põhivara arvelevõtu piiri. 3.6 Põhivara arvelevõtmise viisi (kogumina või eraldi põhivarana arvele võtmine) otsustab varade eest vastutav isik. 3.7 Riistvara, mille üle peetakse arvestust, märgistatakse ID-numbriga. Vastava kleebise kinnitamise varale organiseerib vara eest vastutav isik. Kui varale ei ole võimalik kleebist kinnitada, leitakse vara identifitseerimiseks muu sobiv lahendus. 3.8 Immateriaalsete põhivarade arendused võetakse arvele järgmiselt: 3.8.1 RIKi sisseostetud immateriaalse põhivara arendustööd kapitaliseeritakse järgmiste põhimõtete alusel : 3.8.1.1 Immateriaalse põhivara arendused võetakse arvele lähtuvalt arenduste sisust, arvestades võimalusel põhivara arvelevõtu alampiiri. Sama lepingu raames tehtud arendustöid käsitletakse ühe summana. 3.8.1.2 Live-keskkonda tõstetud arendused lisatakse olemasolevale põhivarale live minemise kuupäeval. Vara eest vastutav isik otsustab iga arenduse puhul eraldi, kas see lisab põhivarale väärtust, muudab vastava põhivara eluiga ja hindab, kas põhivara soetusmaksumust tuleb vähendada. 3.8.1.3 Juhul, kui arendused ei ole lives, võetakse nad arvele lõpetamata põhivarade kontole arvele järgmiselt:  lõpetamata varana arvele tööde tegemise kuu seisuga.  juhul, kui sisseostetud arendustööde periood on pikem kui üks kuu, võetakse nad arvele tööde tegemise perioodi viimase kuu seisuga. 3.8.1.4 Arvestuse lihtsustamiseks erandkorras on lubatud pooleliolevaid arendustöid võtta arvele akti allkirjastamise kuupäevaga, va aasta lõpu seisuga. 3.8.2 RIKi töötajate tööjõukulusid kapitaliseeritakse järgmiste põhimõtete alusel: 3.8.2.1 Immateriaalse põhivara arendamiseks tehtud RIKi töötajate tööjõukulud kapitaliseeritakse pärast iga kvartali lõppu. Tööjõukulud kapitaliseeritakse tarkvara soetusmaksumusse, juhindudes Justiitsministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirjast. 3.8.2.2 Kapitaliseerimisele kuuluvad järgnevate ametikohtade töötasud:  andmelao arendaja  andmelao analüütik  nooremtestija  testija  UX/UI disainer  tehniline arhitekt  noorem tarkvaraarendaja  tarkvaraarendaja  vanem tarkvaraarendaja  süsteemianalüütik  ärianalüütik 2   tehniline testija  Masinõppe arendaja 3.8.2.3 Arendusteks kulunud aeg raporteeritakse igakuiselt vastavas andmetabelis, eristades tööaega nii töötajate, ametikohtade kui ka süsteemide lõikes. Antud andmetabel on aluseks RTK-l töötasude arvestamiseks ja väljamaksmiseks 3.8.2.4 Palgaarvestuses kasutatakse kapitaliseeritavate tööjõukulude eristamiseks struktuurielemente (WBS), mis näitab ära arendatava süsteemi nimetuse ning sisaldab sõna PALK. Kapitaliseeritavatest tööjõukuludest koostatakse kord kvartalis akt aruandluskeskkonna SAP BO aruandest vastavate struktuurielementide põhjal. Tööjõukulude kapitaliseerimise akt edastatakse RTK-le ning kajastatakse raamatupidamises lõpetamata varade kontol. 3.8.2.5 Oma töötajate poolt tehtud olemasolevate süsteemide arendused võetakse immateriaalse põhivarana arvele kvartali lõpu seisuga, suurendades olemasoleva vara väärtust. 3.8.2.6 Uue tarkvara arendamiseks tehtud tööjõukulud võetakse arvele siis, kui nad on ületanud põhivara arvelevõtu piiri. 3.8.2.7 Justiitsministeeriumi valitsemisalasse mitte kuuluvate asutuste immateriaalse põhivara arendamiseks tehtud tööjõukulusid ei kapitaliseerita. 3.9 Lõpetamata varade nimekirjad vaadatakse üle kord kvartalis, live- läinud arenduste kohta koostatakse arvelevõtmise aktid, mis edastatakse RTK-le. 3.10 Varade arvelevõtmisel on lubatud erandid põhjendatud juhtudel. Erandi osas otsustab vara eest vastutav isik. 3.11 Väheväärtusliku vara üle peetakse vajadusel analüütilist arvestust varade koguselises ja summalises väljenduses varaliikide lõikes. Väheväärtusliku vara RTIPis arvelevõtmise vajadus otsustatakse iga vara puhul eraldi. 3.12 Väheväärtuslike varade soetamisel kooskõlastab soetuse ostuarve lisaks teistele kooskõlastajatele ka varade arvestuse eest vastutav isik, kes lisab võimalusel arvele soetatud vara ID numbri. 3.13 Raamatud võetakse arvele alates maksumusega 35 eurost. 3.14 Väheväärtusliku varana võetakse alati arvele tarkvara ja tähtajatud autoriõigused (sh litsentsid), tahvelarvutid ja mobiiltelefonid ning elektroonilised raamatud. 4 Vara kõlbmatuks tunnistamine, mahakandmine ja hävitamine 4.1 RIKile mittevajalik, amortiseerunud või mitte töökorras vara, mille harilik väärtus on 30 000 eurot või rohkem, tunnistatakse kõlbmatuks vastavalt riigivaraseaduses sätestatule. 4.2 Vara puhul hariliku väärtusega 30 000 eurot ja rohkem edastab varade arvestuse eest vastutav isik taotluse mahakandmiseks Justiitsministeeriumile. 4.3 Vara hariliku väärtusega alla 30 000 eurot puhul teeb mahakandmise otsuse vara eest vastutav isik. 4.4 Vara mahakandmiseks vajalikud toimingud teostab RTIPis varade arvestuse eest vastutav isik. RTIP koostab mahakandmise akti automaatselt. 4.5 Vara hävitamise korraldab RIKi vastava vara eest vastutav isik, selle toimingu kohta koostatakse hävitamise akt. 5 Riigivara käsutamise menetlus 5.1 Materiaalse vara harilik väärtus selgitatakse välja turupõhise hinnavaatluse teel Juhul, kui hinnavaatlus on vara käsutamise otsuse tegemise hetkel vanem kui 6 kuud, tuleb veenduda, et hinnavaatluse aluseks olevad asjaolud ei ole muutunud. Immateriaalse vara puhul võetakse vara hariliku väärtuse hindamise aluseks vara eest vastutava isiku põhjendatud hinnang. 5.2 Vara puhul, mille käsutamise otsustab minister või kantsler, esitab varade arvestuse eest vastutav isik RTIP kaudu Justiitsministeeriumile vara käsutamise taotluse, mille kinnitab RTIPis RIKi direktor. Vara käsutamise taotluse koostamisel lähtub RIK Justiitsministeeriumi valitsemisel oleva riigivara kasutamise ja käsutamise korrast. Antud toimingu menetlusringi peab olema lisatud 3  Justiitsministeeriumi valitsemisala varade käsutamist koordineeriv teenistuja, kes suunab menetlusringi kantslerile. 5.3 Vara käsutamise toimingu kohta koostatakse akt, võimaluse korral RTIPis. Akti koostamisel lähtub RIK Justiitsministeeriumi valitsemisel oleva riigivara kasutamise ja käsutamise korrast. 5.4 Põhivara käsutamise toimingu kohta edastatakse info RTK-le sel juhul, kui põhivara käsutamise menetlus ei ole läbi viidud RTIPi keskkonnas. 5.5 RTIPis peavad muudatused varade arvestuse eest vastutava isiku poolt olema tehtud hiljemalt dokumentide vormistamisele järgneval kuul. 6 Inventuur 6.1 RIK peab tagama vara heaperemeheliku kasutamise ning säilimise kontrolli, sh viima läbi aastainventuuri ning vajadusel erakorralisi inventuure, lähtudes maksumusest või muudest asjakohastest määratlustest. 6.2 Erakorraline inventuur viiakse läbi vastavalt vajadusele. Erakorralise inventuuri peab läbi viima varade eest vastutavate isikute vahetumise korral ning varguse, röövimise, omastamise ja kuritarvituse, samuti väärtuste riknemise (üleujutus, põleng) kindlakstegemiseks. Erakorralist inventuuri ei pea läbi viima: * RIKi sisese funktsiooni liikumise puhul ühest tiimist teise, mille puhul liiguvad ka varad. Nendel puhkudel vormistatakse vastutaja muudatus aktiga RTIPis. 6.3 Inventuuri läbiviimisel järgitakse avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendis, Justiitsministeeriumi valitsemisala finantsarvestuse toimemudelis ja Justiitsministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirjas sätestatud nõudeid. 6.4 Inventuuri läbiviimiseks kasutatakse RTIPi väljavõtteid. 6.5 Riistvara inventuuri viib komisjon läbi vara asukohas või kauglugemise teel sobilikku tarkvara kasutades. Juhul kui vara asub teises asutuses, kaastakse vajadusel inventuuri läbiviimiseks teise asutuse poolt määratud teenistuja. 6.6 Inventuuri läbiviimiseks võib kasutada vöötkoodilugejat. 6.7 Varade aastainventuur viiakse läbi Justiitsministeeriumi valitsemisel oleva riigivara kasutamise ja käsutamise korras välja toodud tähtaja seisuga. Arvelevõetud raamatute osas viiakse inventuur läbi igal teisel aastal 6.8 Varade inventuur toimub RTIPi väljavõtte või raamatupidamisandmetel koostatud ning inventuurikomisjonile väljastatud lugemislehe alusel. Juhul, kui raamatupidamises on kogumina arvele võetud varasid, lisatakse inventuuri lugemislehele nimekiri kogumisse kuuluvate varade kohta. 6.9 Varade inventuuri käigus: • veendutakse vara olemasolus; • tehakse kindlaks üleliigsed, kasutult seisvad, hävinud või kadunud varad; • antakse hinnang põhivara järelejäänud eluea õigsusele; • hinnatakse vara seisukorda ning vajadusel tehakse vastavad ettepanekud vara allahindluse, ümberhindluse, mahakandmise, eluea muutmise jms osas; 6.10 RIKi direktori poolt kinnitatud vara inventuuri korraldusega määratakse: • millise kuupäeva seisuga inventuur läbi viiakse; • inventeerimise algus- ja lõpptähtajad; • inventuuri tulemuste raamatupidamisele esitamise tähtaeg; • inventuuri lõppakti esitamise tähtaeg. 6.11 Inventuuri viib läbi RIKi direktori poolt määratud komisjon, selle moodustamisel tuleb jälgida järgmisi põhimõtteid: • Inventuurikomisjoni kuuluvad vähemalt kaks liiget, kellest kumbki ei ole inventeeritavate varade eest vastutav isik. • Inventuuri läbiviimisel võib varade kiiremaks ülelugemiseks moodustada inventuurikomisjoni liikmetest töökomisjone, kes loevad erinevaid varagruppe. • Iga inventeerimisobjekti peab lugema vähemalt kaks komisjoni liiget. • Inventuurikomisjon võib kaasata isikuid väljastpoolt RIKi 6.12 Komisjoni esimees: • komisjoni esimees peab olema isik, kellel puudub õigus RIKi nimel tehingute sooritamiseks; • peab olema teadlik inventuuri läbiviimise nõuetest; • tutvustab komisjoni liikmetele vara lugemise metoodikat ning nõudeid; • kontrollib komisjoni tööd; 4  • võrdleb inventuuri tulemusi RTIPis kajastatuga; • erinevuste esinemisel otsustab korduslugemise vajaduse; • korduslugemise korral määrab uued lugejad või teeb RIKi direktorile ettepaneku uue komisjoni määramiseks; • tagab, et korduslugemine toimub samade nõuete kohaselt nagu esimene lugemine; • kooskõlastab kõik inventuuri läbiviimist tõendavad dokumendid. 6.13 Komisjoni liikmed: • alluvad komisjoni esimehe korraldustele; • kooskõlastavad RTIPis inventuuri läbiviimist tõendavad dokumendid (lugemislehed, kauglugemise puhul vastava programmi väljavõtted, komisjoni ettepanekud ja inventuuri tulemused) elektrooniliselt; • loevad varasid, hindavad varade seisukorda ja kasutamise otstarbekust ning märgivad lugemislehele vastavad märkused ja ettepanekud; • hindavad põhivara järelejäänud kasulikku eluiga. 6.14 Varade inventuuri lõppakt koosneb järgmistest dokumentidest:  inventeeritud varade koondakt  inventuurikomisjoni varade märkuste akt, kus tuuakse välja nii vara mahakandmise kui ka muud ettepanekud;  puudujääkide ja ülejääkide ning põhivara eluea muutmise ettepanekute aktid (vajaduse ilmnemisel);  kasutajate, vara eest vastutavate isikute ja teiste töötajate seletused puudu- ning ülejääkide, riknemiste ja teiste kahjude kohta. 6.15 Aastainventuuri lõppakti ja erakorralise inventuuri lõppakti kinnitab RIKi direktor. 5  DIREKTOR KÄSKKIRI Tallinn 01.06.2023 nr 43 Registrite ja Infosüsteemide Keskuse riigivara kasutamise ja käsutamise korra kinnitamine Justiitsministri 18.04.2007. a määruse nr 20 „Registrite ja Infosüsteemide Keskuse põhimäärus“ § 11 lõike 1 punkti 9 alusel: 1. Kehtestan Registrite ja Infosüsteemide Keskuse riigivara kasutamise ja käsutamise korra (lisatud). 2. Tunnistan kehtetuks Registrite ja Infosüsteemide Keskuse direktori 22.11.2018 käskkirjaga nr 108 kinnitatud „Registrite ja Infosüsteemide Keskuse riigivara kasutamise ja käsutamise korra“. 3. Käskkiri jõustub käskkirja allkirjastamisest. /digitaalselt allkirjastatud/ Rivo Reitmann