Pakkumuskutse "SNOMED CT tõlkimine ja tõlkestrateegia väljatöötamine"

Hea koostööpartner! Tervise- ja Heaolu Infosüsteemide Keskus teeb Teile käesolevaga ettepaneku esitada pakkumus riigihankes „ SNOMED CT tõlkimine ja tõlkestrateegia väljatöötamine “ . Üldised nõuded T öö sisu ja teostamise tingimused on kirjeldatud pakkumuskutses ja lisades t ehniline kirjeldus ( hankelepingu lisa 1 ), projekti rahastustaotlus ( hankelepingu lisa 1.1 ) ning lepingu projektis. Alusdokumentide hulka kuulub ka proovitöö. Pakkumus e esitamisega kinnitab pakkuja, et nõustu b kõigi hanke alusdokumentides kirjeldatud tingimus tega ja kohustub teostama hangitava töö hankija poolt kirjeldatud tingimustel. Alternatiivsete pakk umuste esitamine ei ole lubatav; tal on hankelepingu täitmiseks vajalikud intellektuaalse omandi õigused; pakkumus on jõus minimaalselt 90 kalendripäeva alates pakkumuste esitamise tähtajast; te ma osas puuduvad RHS § 95 lg 1 sätestatud kõrvaldamise alused. Kui hankijale saavad sellised kõrvaldamise alused teatavaks, on hankijal õigus pakkuja menetlusest kõrvaldada ja sellise pakkujaga hankelepingut mitte sõlmida . Vajadusel märgib pakkuja, milline osa pakkumuses t on tema ärisaladus. Kui pakkuja ei ole ärisaladust määranud, eeldab hankija, et pakkumuses ärisaladust ei sisaldu. Hankija avab pakkumused pakkumuste esitamise tähtaja saabumise järel ja kontrollib esmalt pakkumuste vastavust ja seejärel hindab vastavaid pakkumusi, tunnistades edukaks ühe hindamise tulemusena edukaima pakkuja. Vastavustingimused Pakkumus tunnistatakse vastavaks, kui see on kooskõlas kõikide hankedokumentides esitatud tingimustega. Hankija võib pakkujalt vastavuse tuvastamiseks küsida pakkumuse kohta täiendavaud selgitusi, millele pakkuja kohustub hiljemalt 3 tööpäeva jooksul vastama. Hankija võib vastavaks tunnistada pakkumuse, milles ei esine olulisi sisulisi kõrvalekaldumisi hankedokumentides esitatud tingimustest. Pakkumuse osana tuleb esitada : Täidetud meeskonnavorm kahe tõlkija kohta ( pakkumuskutse lisa 1); Täidetud maksumusvorm ( pakkumuskutse lisa 2) ; Proovitöö ( pakkumuskutse lisa 3 ); Lepingusse lisatavate kontaktide nimekiri ja allkirjastaja informatsioon . Pakkumuste hindamine Hankija hindab vastavaks tunnistatud pakkumusi. Edukaks tunnistatakse ja hankeleping sõlmitakse ühe enim väärtuspunkte saanud pakkumus e esitajaga . Kui pakkumuse esitab vaid üks pakkuja, siis hinnatakse vasta v aks tunnistatud pakkumust automaatselt maksimumpunktidega. Pakkumusi hinnatakse järgnevate hindamiskriteeriumide alusel: Hindamiskriteeriumi nimetus Hindamiskriteeriumi suhteline osakaal väärtuspunktides Ühe töötunni hind 28 Kvalifikatsiooni tase 3 2 Proovitöö 40 Ü he töötunni hind – 28 väärtuspunkti Punktide andmine toimub väärtuspunktide (Merit Point System) meetodil. Madalaima töötunni hinnaga pakkumusele antakse maksimaalne arv, s.o 28 punkti. Teistele pakkumustele antakse punkte proportsionaalselt vähem (“hindamiskriteeriumi väärtuspunktid” = „maksimaalne arv väärtuspunkte ( 28 )“ x “kõige väiksem pakutud maksumus” / “pakkumuse maksumus“) . Maksumus esitatakse täpsusega kaks kohta peale koma , keelatud on esitada negatiivse väärtuse või 0-hinnaga pakkumusi ning maksumus ei tohi olla eksitav. Esitatud maksumus peab sisaldama kõiki hankijale kaasnevaid kulutusi. Kvalifikatsiooni tase – 32 väärtuspunkti Punktide andmine toimub allpool toodud maatriksi alusel, kus erinevaid kvalifikatsiooni komponente hinnatakse skaalal 0- 4 (võimalikud on kõik täisarvulised väärtused skaalal). Hindamine toimub mõlema pakkumuses toodud tööde teostaja (vt pakkumuskutse lisa 1) kohta eraldi , lõplikuks punktisummaks on kahe tööde teostaja summa . Kvalifikatsiooni komponent 0 punkti 2 punkt i 4 punkti Meditsiinialane kogemus/haridus Varasem kokkupuude puudub või väga vähene Meditsiinitekstidega töötamise kogemus Meditsiinivaldkonna haridus või töökogemus Keeletöö alane kogemus/haridus Varasem kokkupuude puudub või väga vähene Tõlkimis- või toimetamistöö alane kogemus Tõlkimise või keeleteaduse alane kõrgharidus või kraad. Terminoloogia tõlkimise alane kogemus Varasem kokkupuude puudub või väga vähene Terminoloogia tõlkimise kogemus mitte-meditsiini valdkonnast Meditsiini- või farmaatsiaterminoloogia tõlkimise kogemus SNOMED CT alane kogemus/haridus Varasem kokkupuude puudub või väga vähene SNOMED CT alane töökogemus või mõne muu koolituse raames saadud üldteadmised SNOMED CT-st SNOMED CT Foundation koolitus läbitud Proovitöö – 40 väärtuspunkti Proovitöö kirjeldus ja vorm on toodud pakkumuskutse lisas 3. Proovitöö esitatakse ühe pakkuja kohta üks, st mõlemad pakutud meeskonnaliikmed eraldi proovitööd esitama ei pea. Proovitööd hindab SNOMED CT Eesti avaldamiskeskuse esindaja ja Tervise Arengu Instituudi meditsiiniterminoloogia kompetentsikeskuse juhataja , kes langetavad iga alakriteeriumi kohta otsuse konsensuslikult, andes punktid vastavalt defineeritud skaalale . Punktide andmine toimub allpool toodud maatriksi alusel, kus erinevaid proovitöö kvaliteedinäitajaid hinnatakse skaalal 0- 8 (võimalikud on kõik täisarvulised väärtused skaalal). Alakriteeriumitele antud punktide tulemused summeeritakse ja leitakse seeläbi proovitööle omistatud punktid. Komisjon hindab alakriteeriumi vastava skooriga, kui kõik alakriteeriumis nimetatud tingimused on täidetud. Kui hinnatava alakriteeriumi puhul vähemalt üks nimetatud tingimus vastab madalama punkti tingimusele, antakse alakriteeriumi eest madalamad punktid. Proovitöös hinnatavad alakriteeriumid: Alakriteeriumid: 0 punkti 4 punkti 8 punkti Proovitöö korrektsus ja täielikkus Proovitöö on tehtud poolikult või silmapaistvalt lohakalt . Proovitöös esineb väiksemaid puudujääke , mida ei ole selgitatud. Proovitöö on tehtud korrektselt ja täielikult. Juhul, kui tõlge on ebatäielik, on probleemse tõlke olemust selgitatud kommentaaris. Mõistekeskne tõlkimine Tõlked ei anna korrektselt edasi mõiste sisu. Tõlked annavad rahuldaval tasemel edasi mõistete sisu, kuid järgivad liigselt ingliskeelset sõnastust. Tõlkimisel on järgitud põhimõtet, et tõlgitakse mõiste sisu, mitte selle sõnalist kirjeldust. Vajadusel on tõlkele lisatud selgitav kommentaar. Eesti keele korrektsus Tõlked on keeleliselt kohmakad, kasutavad tarbetuid anglitsisme või esineb häirival hulgal trükivigu. Esineb kohmakust keerulisemates tõlgetes. Üksikud trükiv ead . Tõlked on korrektses eesti keeles (sh õigekiri) . Vajadusel on selgitatud tehtud valikuid. Trükivigu ei esine. Meditsiiniterminoloogia korrektsus Terminoloogiat on kasutatud valesti. Terminoloogiat on kasutatud õigesti, kuid see ei vasta tavapärasele meditsiinivaldkonna keelekasutusele. Tõlkimisel on kasutatud korrektset terminoloogiat . Vajadusel on selgitatud tehtud valikuid ja/või lisatud sünonüümid. SNOMED CT mõistmine Tõlkimisel ei ole arvestatud SNOMED CT brauserist saadava lisainfoga mõiste sisu kohta. Tõlked on eksitavad. Mõisted on üldiselt tõlgitud vastavalt nende asukohale hierarhias. Esineb üksikuid arusaamatusi atribuutide või hierarhia osas. Tõlkimisel on jälgitud mõistete asukohta hierarhias ja atribuutseoseid . Vajadusel on lisatud selgitav kommentaar. Võrdsete pakkumuste puhul eelistatakse pakk umust, mille maksumus on madala m. Kui ka maksumused on võrdsed, selgitatakse edukas pakkuja loosi teel, mille juures viibimist pakkuja esindajale soovi korral võimaldatakse. Pakkumuste tagasi lükkamine ja menetluse kehtetuks tunnistamine Hankija lükkab tagasi ja jätab hindamata pakkumuse(d): mis ei vasta hankedokumentides esitatud ühele või mitmele tingimusele või pakkumusest või selgitustest töö ei ole võimalik üheselt tuvastada pakkumuse vastavust või pakkuja on esitanud tõele mittevastavaid andmeid; mis ei ole esitatud tähtaegselt. Hankija võib põhjendatud vajadusel omal algatusel hankemenetluse kehtetuks tunnistada. Põhjendatud vajaduseks võib olla eelkõige, kuid mitte ainult: vajadus lepingu eset olulisel määral muuta; menetluse läbiviimise aluseks olevad tingimused on oluliselt muutunud ja seetõttu osutub lepingu sõlmimine mittevajalikuks või võimatuks; menetluses ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega menetlust seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia; hankija struktuurfondide vahenditest rahastatavale projektile otsustatakse rahastust mitte tagada. Pakkumuse esitamine Pakkumuse esitamise tähtaeg on 17 . 06 . 2022 kell 10 :00 . Pakkumuse palume esitada eesti keeles e-posti aadressile [email protected] . Hanke alusdokumentide, hankelepingu projekti ja nendega seonduva lisainfo saamiseks palume pöörduda enne pakkumuste esitamise tähtaega Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse poole aadressil [email protected] . Pakkumuskutse lisad Lisa 1 Meeskonnavorm Pakkuja esitab kahe tööde teostamise l kasutatava isiku kohta andmed , täites allpool oleva vormi. Sertifikaatide ja haridust tõendavate dokumentide lisamine pakkumisele ei ole kohustuslik, kuid need tuleb esitada enne hankelepingu sõlmimist. SNOMED CT koolituse läbimist saab Hankija kontrollida SNOMED Internationali kaudu. Tõlkija 1. Nimi ja isikukood: _____ Jrk Nõue Täpsustus selle kohta kus/millal/kuidas on nõue täidetud (vt ka punktis 3.5.1 toodud hindamiskirjeldust) 1 Meditsiinialane kogemus/haridus 2 Keeletöö alane kogemus/haridus 3 Terminoloogia tõlkimise alane kogemus 4 SNOMED CT alane kogemus/haridus Tõlkija 2. Nimi ja isikukood: _____ Jrk Nõue Täpsustus selle kohta kus/millal/kuidas on nõue täidetud (vt ka punktis 3.5.1 toodud hindamiskirjeldust) 1 Meditsiinialane kogemus/haridus 2 Keeletöö alane kogemus/haridus 3 Terminoloogia tõlkimise alane kogemus 4 SNOMED CT alane kogemus/haridus Lisa 2 Maksumusvorm Ü he töötunni hind Hind käibemaksuta Hind koos käibemaksuga Hankelepingu projekt Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus (edaspidi tellija), registrikood 70009770, aadress Pärnu mnt 132, 11317 Tallinn, keda esindab põhimääruse alusel direktor Margus Arm ja _____ (edaspidi täitja), registrikood_______., aadress ________, keda esindab põhikirja alusel _____, edaspidi eraldi pool või koos pooled, sõlmisid raamlepingu nr ____ alusel käesoleva hankelepingu (edaspidi leping) alljärgnevas: 1. Lepingu ese 1.1. Lepingu esemeks on tellimuse ___ tehnilises kirjelduses nimetatud tööd (edaspidi tööd). 1.2. Lepingu tööde maht tundides/kuudes/maksumusena/maksimaalse mahuna. 2. Töö üleandmise ja vastuvõtmise tingimused 2.1. Täitja annab töö üle päev.kuu.aasta/kuude arv alates lepingu sõlmimisest. 2.2. Töötunni põhise lepingu korral esitab täitja eelmise kuu töötundide ajaaruande, mis sisaldab teostatud töötunde ja nende jooksul teostatud töid. Ajaaruanne esitatakse allkirjastatult hiljemalt järgmise kalendrikuu 5. tööpäeval. Viimane ajaaruanne esitatakse koos aktiga. 2.3. Tellitavad tööd antakse vastuvõtutestimiseks üle vastavalt lepingu tehnilises kirjelduses kokkulepitud tingimustele. 2.4. Tellija vaatab töö üle vastavalt raamlepingu tingimustele. 2.5. Koos üle antava tööga annab täitja tellijale üle kõik tööde intellektuaalse omandi õigused vastavalt raamlepingus kirjeldatule. 2.6. Siia sisestatakse kõik erisused võrreldes raamlepingus sätestatuga. 3. Lepingu hind Kui tegemist on töötunnipõhise lepinguga: 3.1. Lepingu täitmine toimub töötunnipõhisel arvestusel, tellija tasub üksnes lepingu alusel tellitud ja teostatud töötundide eest. 3.2. Ühe töötunni maksumuseks lepingu täitmisel on ____ (maksumus sõnadega) eurot käibemaksuta. 3.3. Täitja esitab tellijale e-arve pärast töö üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamist. Kui tegemist on fikseeritud kogumaksumusega: 3.1. Tellija tasub lepingu alusel tellitud tööde eest kokku ___ (maksumus sõnadega) eurot käibemaksuta. 3.2. Tööd antakse üle järgmistes etappides:  3.2.1. ____; 3.2.2. ____. 3.3. Täitja esitab tellijale e-arve pärast töö üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamist. 4. Poolte vahelised teated ja kontaktisikud 4.1. Teadete edastamisel ja kätte toimetamisel lähtutakse raamlepingu regulatsioonist. 4.2. Tellija kontaktisikuks lepingu täitmisel on ________, tel ________, e-post ______ või tema asendaja. 4.3. Täitja kontaktisikuks lepingu täitmisel on ________, tel ________, e-post ______ või tema asendaja. 5. Lõppsätted 5.1. Leping jõustub sellele poolte poolt allakirjutamise hetkest ja kehtib kuni poolte poolt oma lepinguliste kohustuste täitmiseni. 5.2. Lepingu dokumendid koosnevad riigihanke alusdokumentidest, sh lepingu lisadest, lepingu muudatustest ja pakkumusest. 5.3. Lepingu lahutamatuteks osadeks lepingu sõlmimise hetkel on järgmised dokumendid, mida ei allkirjastata koos lepinguga: 5.3.1. Lisa 1 - Tehniline kirjeldus; 5.3.2. Lisa 2 – Pakkumus; 5.3.3. ______ . 6. Poolte allkirjad Tellija: Täitja: IHTSDO Translation Support Application Name of the Member country or Estonia territory Name of the NRC (for example, Health and Welfare Information Systems Centre; Ministry of Health) Tervise ja heaolu infosüsteemide keskus (TEHIK) Name(s) of principal NRC contact(s) Rutt Lindström – project lead NRC physical address Pärnu mnt 132 11317 Tallinn Estonia NRC postal address (if different) NRC contact’s phone number(s) +372 56648831 (Rutt Lindström) NRC contact’s email address(es) [email protected]; [email protected] Language of the planned translation Estonian Please verify you have reviewed and understand the following documents:  Guidelines for Translation of Yes ☑ No ☐ SNOMED CT  Guidelines for the Management Yes ☑ No ☐ of Translations of SNOMED CT  Developing a Methodology and Yes ☑ No ☐ Toolkit for Evaluating SNOMED CT Translation Quality  IHTSDO Quality Assurance Framework Yes ☑ No ☐ Please note any variances in how you will manage your translation process from these documents. 1. Description of any ongoing or planned cooperation across borders. Estonia takes part in many cross-border activities, including European Commison’s eHDSI ePrescription (live service), eHDSI Patient Summary (service going live in 2022), UNICOM, X- eHealth, B1MG, TEHDAS, etc. However, this application is not directly connected to any of those Page 1 of 10 IHTSDO Translation Support Application projects as the translation project is designed to improve the usage of SNOMED CT on national level. 2. If there is already a base of a translation (for example, from previous translation activities in that member country or elsewhere), please describe. Estonia became a member of SNOMED in 2010, but the adoption of SNOMED CT on a national level has been slow. In 2019 the first Estonian extension of SNOMED CT was published and this has provided us opportunity to translate and expand SNOMED CT to adapt to the Estonian national eHealth context. The first extensions consisted of reference sets that were used in the laboratory and pathology domain and a few new reference sets for nursing domain. Even though the number of translations is ca 10 000 today, we are still missing the core set of concepts to be used as the base terminology in a wide range of clinical systems. More than half of our “translated” concepts are in fact names of microorganism in Latin. The Estonian strategy for eHealth includes wider adoption of SNOMED CT in the Estonian National Health Information System. In order to achieve this goal we need to make more of SNOMED CT content available in Estonian and also provide our current and future users with the basic guidance about SNOMED CT in Estonian. 3. What is the scope of the translation? Our translation work has so far been managed case by case and specific guidelines have not been followed. This has caused different problems, and therefore we need a national translation guideline and agreed translation process with our national Terminology Competence Center (under The National Institute for Health Development, TAI). We see the translation project as a good opportunity to develop both, the guidelines and workflows, further. By the end of the translation project, we are planning to have an updated and tested national SNOMED CT translation guideline and a seamless workflow between different stakeholders to speed up the translation process in the future and provide better quality. Our project includes:  Translation of 5000 core concepts, including approximately o 2000 disorders, o 1000 procedures, o 1500 body parts, and o 500 substances;  Translation of 2 documents (see next chapter). Page 2 of 10 IHTSDO Translation Support Application 3.1. Disorders Currently, the main coding system for disorders in Estonia is ICD-10. In order to determine the core set of disorders, we use the frequency statistics of ICD-10 codes in Estonian health documents. It is estimated that only 425 (7.9%) of the ICD codes make 90% of documented diagnoses (Reisberg et al 2013). After determining the set of ICD-10 codes, we will use the SNOMED CT – ICD-10 mapping reference set to create a list of SNOMED CT codes to be translated in this project. The selection will not be made automatically, but 1:1 mappings will be preferred. The ICD-10 classification in Estonia is outdated and its current translation cannot be trusted even for 1:1 mappings. All of the content will be revised and retranslated according to SNOMED CT translation guidelines. In this process, we are planning to establish a workflow for united reviews with ICD-11 translators working under Terminology Competence Center. Estonia is a small country and keeping the e-health terminology consistent between different code systems is an important goal on national level. 3.2. Procedures There are two classifications used in Estonian health information systems for procedures: NOMESCO Classification of Surgical Procedures and the price list of Estonian Health Fund. A lot of the content of these two code systems is overlapping, but there has not been a map between the two or to SNOMED. Therefore, we will start with the frequency analysis to define the most frequent codes from each code system. The procedures will then be mapped to SNOMED CT, the duplicate concepts will be removed and any 1:1 mapping to SNOMED CT will automatically set the concept to be translated. SNOMED CT content already translated for eHDSI cross-border patient summary project or other projects will be excluded from the translation set. 3.3. Body structure About 600 concepts from body structure hierarchy have been translated for Estonian specimen source site reference set. Unfortunately, not all of this content is in compliance with the editorial guide requirements and suggestions and the content of the reference set needs to be revised. These concepts are not included in the translation set, but the revision of the earlier work needs to be done in order to assure the quality of new translations. Body structure concepts for the current translation project will be selected from Global Patient Set, starting from the more general and moving towards the more granular concepts. Concepts that have already been translated are excluded, even if their descriptions will need amendments. Page 3 of 10 IHTSDO Translation Support Application Translation process starts with the revision and analysis of the current translations. As a result, more specific translation rules will be set. This set of rules will be given to the translators in order to keep the translations consistent. 3.4. Substances & organisms The substances in the translation set will be those that are often related to toxication (data from Estonian Poisons Information Centre is made available to us), addiction, allergies or intolerances. Substances from Global Patient Set are preferred. Substances already translated are excluded from the set as these translations are generally of good quality. Active ingredients of medicinal products are generally excluded, unless often related to toxication or addiction. Organisms are often related to substances, e.g Amanita (organism); Amanitine (substance), in many cases both concepts need to be translated. 4. If you have already identified potential translators or quality assurance professionals, please describe. Health and Welfare Information Systems Centre (TEHIK) is the national release centre for SNOMED CT Estonian extension. There are currently four staff members who have the appropriate training to author SNOMED CT content for publication or create content request tasks. The leads of the translation project, who will also be responsible for reviewing the translations and documenting the guidelines, are:  Rutt Lindström: BA in linguistics (2007), diploma in IT systems development (2021).  Krista Kärt: MSc in health science (physiotherapy, 2009), MSc in technical science (healthcare technology, 2011), MA in humanities (written translation, 2021). The National Institute for Health Development (TAI) is responsible for unifying clinical terminology in Estonia and creating new terms if necessary. Medical terminology competence centre in TAI will help the NRC to review the translations to make sure the new content follows the best practices. TAI is also responsible for translating ICD-11 and it is our common goal to have different terminologies harmonised and up-to-date with the clinicians’ needs. Translation service providers (TSP). The service providers will be chosen using standard procurement process. In order to ensure the competence of the translators, certain skill level and experience is requested from the future contractors. Translators will need SNOMED CT Foundation course certificate in order to start working. Tasks are paid by hour, in order to motivate the discussion and improve the level of understanding SNOMED CT translation through ongoing communication. 5. What is your quality assurance strategy? Estonian NRC does not have written quality assurance documentation at this point. Creating and testing it in process is one of the goals of this project. However, the project aims to roughly follow the quality assurance guidelines provided by SNOMED International to conform to central guidelines and best practices. The following table explains the quality related aspects of the process as well as the final goals. Page 4 of 10 IHTSDO Translation Support Application The following abbreviations have been used in the table: TPO: Translation project owner, Health and Welfare Information Systems Centre (TEHIK). TSP: Translation service provider(s). Structure components TPO. The competencies are provided in section 4. All NRC staff have Participants’ taken SNOMED CT courses and have an educational background from competence and at least two different specialties. knowledge of TSP. The translation service partner is requested to have educational terminology and background and/or work experience from linguistics as well as translation processes healthcare domain. Also, at minimum, SNOMED CT Foundation course certificate is requested in prior to starting the work. Content of translation Variety of guidelines and reference materials are available: guidelines and  Medical terminology guidelines by TAI reference materials  List of validated terminology resources (electronic and physical) grouped by healthcare domain by TAI  SNOMED CT Estonian translation guidelines by TEHIK. The maturity level of these resources is low as their main users have so far been their authors. Completing, testing and harmonising these materials is one of the goals of the project. Access to translation Translation tool provided by SNOMED International is made available software for the TSPs, but TSPs are allowed to use another product as long as it either supports SNOMED CT or the SNOMED CT browser is being used in parallel. Translation memories are made available for existing English-Estonian terminologies:  SNOMED CT (existing translations)  ICD-10 (outdated translation)  ICF (translations revised in 2021)  NOMESCO Surgical Procedures The aim of the project is not to copy translations from other sources, but to improve the consistency and clinical validity in the whole health care domain and making SNOMED CT the leading source of good quality clinical terminology. Process components Concept-based The Estonian translation guidelines request concept-based translation translation and cover handling ambiguities by following the ontological information Page 5 of 10 IHTSDO Translation Support Application of the concept. Translation workflow includes discussing and reporting problematic concepts. Translation and review The workflow diagram with short explanations is provided below, after process workflow the table. Outcome components Clinical acceptability After the review process, all translations are made public in the Estonian extension. We are not planning a regular clinical review of the existing content, but we provide a feedback and content request mechanisms to make it easy for the end-users to provide feedback. All complaints and suggestions are thoroughly weighed and problematic concepts are retranslated and/or reported to SNOMED International if applicable. Compliance with All content in the project undergo at minimum double review, plus the translation guidelines review in the Authoring Tool. This is helpful for making sure the and standards descriptions follow the SNOMED CT editorial guidelines. Automatic validation against Estonian national guidelines are difficult to achieve. However, all guidelines will be published to encourage end- users and fellow terminologists to get involved in the constant quality assessment. Term equivalence, Partial back-translation will be used during the project as a self- semantic adequacy and assessment mechanism for the translators and reviewers. It is not likely precision to become a permanent part of the translation workflow, but if it proves itself during the project, it might be used as a part of translators’ training also in the future. Page 6 of 10 IHTSDO Translation Support Application 6. If you are choosing to translate one or more implementation documents, please describe how you chose that/those document(s). Two documents in Estonian will be created in the translation project. Firstly, the SNOMED CT Starter Guide will be translated and adapted to reflect Estonian main use cases better. The adaption of the starter guide will not aim to be a full translation, but it will be based on the original starter guide in most parts. The main complicity lies in translating the core terminology of SNOMED CT content and metadata, which is a specific task for the NRC and cannot be outsourced. Also, additional information will be included from release files and reference sets specifications to provide more information on topics that are most relevant in our national implementation of SNOMED CT. This translation will be done by the NRC and its costs are not included in the funded project. Secondly, the full translation of Data Analytics with SNOMED CT will be oursourced from a competent service provider. In order to assure the quality of the guide, the NRC adaptation of the starter guide will be provided as the source of translated SNOMED-specific terminology. Both guides will have the specific terminology in Estonian and in English in parallel to keep the consistency with other SNOMED CT guides and specifications as well as SNOMED CT courses that are available in English. 7. If you are choosing to translate one or more set of course materials for a SNOMED CT, please describe how you chose that/those courses. We are not planning to translate any e-learning materials into Estonian. Instead, we hope that the translated guides are sufficient to give the larger audience the basic information about SNOMED CT. Vast majority of the people working in the Estonian IT sector understands English very well and can continue learning about SNOMED CT in English without problems. 8. What are the potential risks of the project and how will you mitigate them? The highest risks of the project are related to the timeline. While service providers will most likely be ready to stick to the timeline, it is the human resources of the NRC that might cause delays in certain project tasks. The Estonian NRC is very small and any person leaving the NRC creates a temporary void that needs to be filled by the remaining staff. Relevant SNOMED- training for new staff takes months. Therefore, we have stretched the timeline so, that it would leave us some buffer for dealing with unexpectancies. Translation quality is the biggest goal and the biggest risk of this project. In order to achieve good quality translations, we start with mandatory SNOMED trainings. Throughout the project, there will be continuous discussions between the NRC, TSPs and TAI experts to make sure the project results in good translations as well as harmonised work process and understanding of the role of SNOMED CT in Estonian e-Health terminology. Page 7 of 10 IHTSDO Translation Support Application 9. How did you calculate the projected costs? Translation of Data Analytics with SNOMED CT We have reached out to possible translation service providers to get the preliminary cost indication for translating “Data Analytics with SNOMED CT”. Rough estimation of the costs are between 3000- 4200 USD. However, the actual cost may differ according to the outcome of the official procurement process. Translation of concepts It is very difficult to estimate the actual cost of translating SNOMED CT terminology into Estonian. We do not currently have any translation service providers who would be able to provide translation of SNOMED CT without special training. Therefore, we would prefer paying the translators by the hour and focusing on training, quality and feedback, rather than the precise amount of translations. This will serve the purpose of creating a working translation process and having ready-to-use SNOMED translators available in the future. We have set the upper limit to the cost of the project, which is 30 000 EUR (ca 32 000 USD) + VAT. The exceeding part will be covered by the NRC’s resources. 10. Timeline Task Actors Funding Deadline Adaptation of SNOMED CT Starter Guide (incl NRC NRC August 2022 translation of core metadata and names of main hierarchies and attributes) Creating the translation sets NRC or NRC / SI June 2022 outsourced Page 8 of 10 IHTSDO Translation Support Application Revision of existing body structure translations NRC & TAI NRC June 2022 Initial translation rules for SNOMED CT NRC & TAI NRC July 2022 Procurement NRC NRC May/June 2022 Translation of disorders TSP SI October 2022 Translation of procedures TSP SI October 2022 Translation of substances TSP SI October 2022 Translation of body parts TSP SI October 2022 Review of translations NRC & TAI NRC & December TAI 2022 Translation of Data Analytics with SNOMED CT TSP SI December 2022 Adjusting translation rules and work processes NRC NRC May 2023 according to the project findings Including new translations into Estonian extension and NRC NRC May 2023 publishing extension Page 9 of 10 IHTSDO Translation Support Application Reporting content issue findings to SNOMED NRC NRC July 2023 International Most tasks should be completed by May 2023. By the end of the project, we have achieved the following results:  5000 most frequently used concepts translated and published in Estonian extension;  Document SNOMED CT Starter Guide adapted and translated;  Document Data Analytics with SNOMED CT translated;  Estonian SNOMED CT translation guidelines updated;  Efficient workflow between NRC, TSPs and TAI. Page 10 of 10 Tehniline kirjeldus 1. Töö sisu 1.1. Kursuse SNOMED CT Foundation Course läbimine enne reaalset tööleasumist (ingliskeelne veebikursus vaba ajakavaga, 8h). 1.2. SNOMED CT mõistete tõlkimine inglise keelest eesti keelde. 1.2.1. Tõlgitavaid mõisteid on 5000 ja need hõlmavad meditsiinidokumentides sagedamini kasutatavaid diagnoose, protseduure, kehaosi ja aineid. 1.2.2. Ühele mõistele võib vastata eesti keeles mitu tõlget. 1.3. Projekti osapooltega regulaarsed koosolekud ning arutelud, mille eesmärk on: 1.3.1. Tõlgete ülevaatamine ja ühtlustamine ühise arutelu käigus; 1.3.2. Tõlkereeglite koostamine SNOMED CT tõlkimiseks; 1.3.3. Loogilise tõlketöövoo sisseseadmine ja kvaliteediraamistiku loomine. 1.4. Projekti kirjeldus, sh Hankija poolsed tegevused, on toodud SNOMED Internationalile esitatud rahastustaotluse punktides 3 ja 5 (lisa 1.1). 2. Tingimused 2.1. Tööde teostamisel peab osalema kaks tõlkijat. 2.2. Töö eest tasu arvestamine toimub vastavalt kulunud töötundidele: 2.2.1. SNOMED CT Foundation Course kursuse läbimise eest arvestatakse ajakuluks 8h isiku kohta; 2.2.2. Koosolekutel osalemise eest arvestatakse ajakulu vastavalt reaalselt toimunud kohtumistele; 2.2.3. Tõlketöö osas lepitakse maksimaalsed ajamahud eelnevalt kokku, et vältida ülekulu teket, kuid tasustamine toimub vastavalt tõlkija esitatud töötundide arvestusele. 2.3. Tööle asumise eelduseks on kursuse läbimist tõestava sertifikaadi esitamine, kusjuures juhul, kui tulemus on alla 80% maksimumist, kursusel osalemise töötunde ei tasustata. 2.4. Kui pakkuja otsustab lepingu täitmisel kasutatavat tõlkijat vahetada, on uue tõlkija tööleasumise eelduseks SNOMED CT Foundation kursuse läbimine, kuid Hankija kursuse läbimiseks kulunud töötunde ei tasusta. 2.5. Tõlkijal on kohustus kasutada tõlkimisel SNOMED CT lehitsejat või SNOMED CT toega tõlkeprogrammi. 2.6. Koosolekud toimuvad reeglina veebi teel. RAAMLEPING NR ___ SNOMED CT tõlkimine ja tõlkestrateegia väljatöötamine Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus (edaspidi tellija), registrikood 70009770, aadress Pärnu mnt 132, 11317 Tallinn, keda esindab põhimääruse alusel direktor Margus Arm ja ________, (edaspidi täitja), registrikood _____, aadress ________, keda esindab ______, edaspidi nimetatud ka eraldi pool või koos pooled, sõlmisid raamlepingu (edaspidi nimetatud raamleping ning koos hankelepinguga ka leping) alljärgnevas: 1. Raamlepingu eesmärk ja ese 1.1. Tellija poolt korraldatud riigihanke „SNOMED CT tõlkimine ja tõlkestrateegia väljatöötamine“ alusel sõlmitud raamlepingu eesmärk on kokku leppida, kuidas toimub raamlepingu kehtivuse ajal raamlepingu esemeks olevate tööde tellimiseks hankelepingute sõlmimine tellijate ning raamlepingu partnerite vahel. 1.2. Raamlepingu esemeks on SNOMED CT tõlkimine ja tõlkestrateegia väljatöötamine (edaspidi tööd), mida täitja kohustub teostama lähtudes raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingus kokku lepitud tingimustest. Teostatavad tööd on toodud tehnilises kirjelduses. 1.3. Raamleping ei kohusta tellijat töid tellima. 1.4. Raamleping kehtib sõlmimisest alates 24 kuud või kuni kohustuste täitmiseni või raamlepingu lõpetamiseni või raamlepingu mahu täitumisel. 1.5. Raamlepingu täitmist rahastatakse SNOMED CT tõlkimistoetuse lepingust viitega 1-4/3131-1. 2. Üldtingimused 2.1. Raamlepingu juurde kuuluvateks lahutamatuteks osadeks loetakse kõik lisad ja riigihanke alusdokumendid ning täitja riigihankes esitatud pakkumus ja pooltevahelised kirjalikud teated, mida raamlepingu lisadena eraldi ei allkirjastata. 2.2. Lepingu täitmisel lähtutakse lisaks raamlepingule hankelepingu tingimustest. 2.3. Kui hankelepingu tingimus erineb raamlepingu tingimusest, loetakse ülimuslikuks hankelepingu tingimus. 2.4. Raamlepingu täitmise käigus võib kokku leppida täiendavaid tingimusi, kui need on vajalikud välisvahendite rakendamisest tulenevate nõuete täitmiseks. 2.5. Kui hankelepingu alusel teostatavaid töid rahastatakse välisvahenditest, on täitjal kohustus järgida hankelepingus teatavaks tehtud välisvahendite kasutamisest tulenevaid nõudeid, sh kasutada programmi tingimustes nõutud sümboolikat. 2.6. Pooled teevad raamlepingu ja selle alusel sõlmitud hankelepingute täitmiseks ja nende eesmärkide saavutamiseks koostööd. Pooled kohustuvad tegema kõik vajalikud pingutused, et täita hankeleping õigeaegselt ja vastavalt kokkulepetele. 1  2.7. Pooled võivad kokkuleppel kaasata tööde kvaliteedi või tööde vastuvõtmise hindamiseks mõlema poole poolt aktsepteeritud sõltumatu eksperdi või audiitori. Kui tellija hinnang tööde kvaliteedile või tööde vastuvõtmisele osutub ekspertiisi tulemusel põhjendamatuks, hüvitab tellija ekspertiisikulud. Kui ekspertiis kinnitab tellija hinnangut kvaliteedile või tööde vastuvõtmisele, jäävad ekspertiisikulud täitja kanda. 2.8. Kui lepingu täitmisel tekivad täitja ja tellija vahel erimeelsused, lähtutakse hankelepingu eesmärkidest esmalt tellija seisukohalt, võttes arvesse hanke alusdokumentides määratletud eesmärki ja sisu. 2.9. Poolel on õigus teha teisele poolele ettepanekuid hankelepingute täitmise kvaliteedi tõstmiseks. Kui pool on esitanud teisele poolele hankelepingu täitmisega seotud küsimuses päringu, on pool kohustatud sellele sisuliselt reageerima (asjakohast tagasisidet andma) võimalikult kiiresti, kuid hiljemalt 3 tööpäeva jooksul, v.a juhul kui pöördumine nõuab täiendavat analüüsi või info süstematiseerimist. 2.10.Pooltel on kohustus osa võtta töökoosolekutest töö käigus tekkinud probleemide lahendamiseks ja infovahetuseks tellija juures kohapeal või virtuaalselt. Töökoosolekutel osalemist tellija ei tasusta, v.a juhul, kui hankelepingus on kokku lepitud teisiti. 2.11. Lepingu täitmise keel on eesti keel, muuhulgas on see ka hankelepingute sõlmimise, töökoosolekute jm suhtluse ning tööde dokumenteerimise keel. 3. Poolte õigused ja kohustused 3.1. Täitja kohustub: 3.1.1. täitma lepingut hankelepingus kokkulepitud tingimustel ja ulatuses, sh tagama tööde õigeaegse alustamise, teostamise, valmimise ja tellijale üleandmise; 3.1.2. tagama hankelepingu täitmiseks vajalike ressursside olemasolu, tööde teostajate kõrge professionaalse taseme ning vajaliku tehnoloogia ja metoodikate väga hea tundmise, omama lepingu täitmiseks sobivaid keskkondi, koos kõige sinna juurde kuuluvaga; 3.1.3. tegema koostööd kolmandate osapooltega pidades silmas tellija vajadusi (nt äritellijaga, teiste tellija partneritega jne); 3.1.4. teavitama viivitamatult tellijat lepingu täitmist takistavatest asjaoludest, mis segavad lepingu nõuetekohast täitmist; 3.1.5. juhinduma tellija suunistest ja eeskirjadest lepingu eesmärkide saavutamisel, pöördudes selleks vajadusel tellija poole; 3.1.6. kasutama tellija tööajahalduse ja projektijuhtimiskeskkondi, mis on täitjale kättesaadavaks tehtud; 3.1.7. töötunni põhiselt tellitavate tööde puhul esitama tellijale lepingu täitmise ajaaruandeid (iga meeskonnaliige isiklikult); 3.1.8. osutama tellijale teostatud töö osas tuge, sh pakkuma konsultatsiooni ja koolitusi kuni garantiiaja lõpuni; 3.1.9. täitma lepingut kvaliteetselt ning vastavalt valdkonna headele tavadele ja praktikale. Tellija eeldab, et täitja on oma valdkonna professionaal, kes saab aru ning võtab teadlikult enda kanda hankelepingu funktsionaalsete ja 2  mittefunktsionaalsete nõuete täidetavuse ja tulemuse saavutatavuse riski. Sellest tulenevalt laieneb täitjale ka selliste tööde tegemise kohustus, mida ei ole hankelepingus kokku lepitud, kuid mis oma olemusest lähtuvalt kuuluvad hankelepinguga seotud tööde hulka. Nimetatud tööde tegemine ei kuulu eraldi tasustamisele ning täitja teostab kirjeldatud tööd hankelepingu täitmise raames; 3.1.10. teavitama kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis oma mistahes huvist, mis võib põhjustada lepingu täitmisel huvide konflikti tekkimist. 3.2. Täitjal on õigus: 3.2.1. saada lepingu täitmise eest hankelepingus kokkulepitud ulatuses ja korras tasu; 3.2.2. kasutada lepingu täitmisel alltöövõtjaid, kooskõlastades selle eelnevalt kirjalikult tellijaga. Alltöövõtjate tegevuse ja tegevusetuse eest vastutab tellija ees täitja; 3.2.3. anda arve esitamise õiguse üle kolmandale isikule lepingu muudatust sõlmimata, kui ta on tellijale esitanud sellekohase teate. 3.3. Tellija kohustub: 3.3.1. tasuma vastu võetud tööde eest kokkulepitud ulatuses ja korras; 3.3.2. tagama lepingu täitmiseks täitjale ligipääsu vajalikule teabele ja keskkondadele; 3.3.3. tagama lepingu täitmiseks oluliste tellija hallatavate keskkondade olemasolu ja toimimise. 3.4. Tellijal on õigus: 3.4.1. kontrollida igal ajal lepingu täitmist ja anda täitjale selleks kohustuslikke suuniseid; 3.4.2. keelduda osaliselt või täielikult tasu maksmisest, kui täitja ei teostanud nõuetekohaseid töid kokku lepitud tähtajaks ja täitja poolne rikkumine ei ole objektiivselt põhjendatud; 3.4.3. kaasata lepingu täitmiseks tellija teisi riigiasutusi informatsiooni andmisel, maksja ja/ või töö kvaliteedi kontrollija rollis. Kolmanda osapoole kaasamine tellija poolt ei ole käsitletav raamlepingu muutmisena riigihangete seaduse mõttes. 4. Raamlepingu hind 4.1. Raamlepingu kehtivuse ajal on ühe töötunni maksimaalne hind käibemaksuta vastavalt pakkumusele xx,xx (summa sõnadega) eurot. Täitjal ei ole lubatud nimetatud hinda tõsta. 4.2. Raamlepingu maht on maksimaalselt 29 999 (kakskümmend üheksa tuhat üheksasada üheksakümmend üheksa) eurot käibemaksuta, mis summeeritakse kõikide täitjatega sõlmitud hankelepingute alusel. 4.3. Täitjal on õigus esitada e-arve pärast tööde aktiga vastu võtmist, kui hankelepingus ei ole kokku lepitud teisiti. Arvel tuleb märkida riigihanke nimetus, raamlepingu number, minikonkursi number, kui see on võimalik ning kontaktisiku andmed. 4.4. Arve tasumiseks annab täitja minimaalselt tähtaja 21 kalendripäeva alates arve laekumisest. 3 5. Täitja meeskond 5.1. Lepingu täitmisel osalevad pakkumuses esitatud meeskonnaliikmed, v.a juhul, kui täitjast mittesõltuval asjaolul ei ole seda võimalik teha ja meeskonnaliige on asendatud tellija kirjalikku taasesitamist võimaldaval nõusolekul uue, hanke tingimustele vastava meeskonnaliikmega. 5.2. Täitja võib tellija kirjalikku taasesitamist võimaldaval nõusolekul kaasata täiendavaid meeskonnaliikmeid. Täiendavad meeskonnaliikmed peavad vastama riigihankes seatud nõuetele. 5.3. Kui hankemenetluse käigus hinnati meeskonnaliikme kogemusi ja hinnatud meeskonnaliige asendatakse või meeskonda täiendatakse, peab asendav või lisatav isik hindamisel samaväärselt punkte koguma. Asendada või täiendada on lubatud tellija kirjalikku taasesitamist võimaldaval nõusolekul. 5.4. Täitja asendab tellija nõudmisel ja määratud tähtajaks meeskonnaliikme, kui isik osutub tellija põhjendatud arvamuse kohaselt lepingujärgsete ülesannete täitmiseks ebakompetentseks või ebasobivaks või kui tema lepingujärgsete ülesannete täitmine kahjustab pidevalt lepingu täitmist. Täitja kannab kõik asendusega kaasnevad kulud. Täiendavalt kaasatud meeskonnaliikmed peavad vastama rollile seatud hanketingimustele. 5.5. Täitja garanteerib riigihankes isikuliselt mitte välja toodud meeskonnaliikmete olemasolu ja vastavuse riigihankes nõutud kvalifikatsioonile/varasemale töökogemusele ning esitab tööde teostajad nimeliselt hankelepingu sõlmimisel. 6. Tööde tellimine 6.1. Tööde teostamise aluseks on sõlmitud hankeleping. Hankeleping loetakse sõlmituks nii tellimuse esitamisel ja tellija poolt pakkumuse aktsepteerimisel kui ka hankelepingu sõlmimisel konkreetsel vormil. Pakkumusena käsitletakse selles alapunktis pakkumuse täpsustamist RHS § 30 lg 3 tähenduses. 6.2. Tellimuste esitamiseks ja hankelepingu sõlmimiseks pöördub tellija otse täitja poole, esitades hankelepingu sõlmimise tingimused. 6.3. Tööde teostamine toimub tellimuses fikseeritud tehnilise kirjelduse alusel, milles on määratud tööde sisu ja üle antavad tulemid (tööde loetelu), võimalusel tööde maht, ajalised ja eelarvelised piirangud jm olulised tingimused. Tingimused võivad olla fikseeritud etapiti. 6.4. Tööde tellimiseks esitab tellija täitjale kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis tellimuse, välja arvatud jooksva konsultatsiooni vajaduse korral. Tellimus on täitjale esitatav kirjalik pöördumine tööde teostamiseks, kas tellimuskirjana, mille järel sõlmitakse hankeleping kindlal vormil või tööde halduskeskkonna (nt Jira) kaudu. 6.5. Tellija annab mõistliku aja pakkumuse esitamiseks, arvestades tellitavate tööde keerukust ja pakkumuse esitamiseks vajalikku aega. Pakkumuse esitamisel tuleb järgida kõiki tellimuses esitatud nõudeid. 6.6. Täitja hindab võimalusel tellimuse alusel töö mahtu ja esitab tellimuses määratud tähtajaks hinnapakkumuse töö teostamiseks ja/või vajadusel muud tellimuses nõutud andmed (pakkumus). 6.7. Kui pakkumus ei vasta tellimuse tingimustele või ei ole muul põhjusel vastuvõetav, lükatakse see tagasi. 4  6.8. Tellijal on õigus esitatud pakkumus tagasi lükata ja otsustada hankelepingut mitte sõlmida või vastavalt raamlepingule esitatud tellimus kehtetuks tunnistada, kui: 6.8.1. pakkumus ei vasta tingimustele; 6.8.2. tellija vajadus tellimuse täitmiseks kaob või muutub; 6.8.3. ületab eeldatavat maksumust või; 6.8.4. tellija ei saa välisvahenditega seotud hankelepingu sõlmimiseks heakskiitu täistaotlusele. 6.9. Hankeleping mahuga alates 20 000 eurot käibemaksuta sõlmitakse alati hankelepingu vormil ja allkirjastatakse poolte poolt. Täitja kohustub hankelepingu allkirjastama hiljemalt 3 tööpäeva jooksul hankelepingu allkirjastamiseks saatmisest. 7. Tööde üleandmine ja vastuvõtmine 7.1. Hankelepingus määratakse vajadusel tööde üleandmise ja vastuvõtmise eritingimused, nõuded töö kontrollimisele, lepingu täitmise etapid, kord, tähtajad, sh kontrollimise tähtajad või muud lepingu täitmiseks vajalikud kokkulepped. 7.2. Täitja annab tööd üle hiljemalt hankelepingus kokkulepitud tähtaegadel ja tingimustel. Koos töödega antakse üle nõuetekohane dokumentatsioon, intellektuaalomandi õigused ja muu hankelepingus kokkulepitu. 7.3. Tööde tulemused ja vajadusel lepingu täitmise käik dokumenteeritakse ning hallatakse tellija dokumendihalduskeskkonnas (näiteks wiki). 7.4. Täitja annab tööd üle omalt poolt allkirjastatud aktiga. Tunnipõhiselt arveldatavate tööde teostamisel tuleb koos aktiga esitada ajaaruanne. 7.5. Tellija võtab tööd vastu akti allkirjastamisega pärast edukat tööde ülevaatamist. 7.6. Tööd loetakse nõuetekohaselt teostatuks, kui tööd vastavad hankelepingule ja tööd on aktiga tellija poolt vastu võetud. 7.7. Tellija võib tööd vastu võtta, kui töödes esineb üksikuid ja tellija jaoks väheolulisi pisivigasid, mis fikseeritakse aktis. Tellija poolne pisivigadega tööde vastuvõtmine ei vabasta täitjat kohustusest vead kõrvaldada ning üle anda vigadeta tööd. Tellijal määrab mõistliku tähtaja pisivigade parandamiseks. 7.8. Tellijal on õigus keelduda tööde vastuvõtmisest kui tööd ei vasta esitatud nõuetele või töödes esineb muid vigu. 7.9. Kui tellija esitab vastuväited töödele, peab täitja tööd parandama tellija poolt määratud mõistliku tähtaja jooksul. Kui täitja ei ole tellija antud tähtaja jooksul kõrvaldanud avastatud vigu, võib tellija tööd ise parandada või lasta seda teha kolmandatel isikutel ja nõuda täitjalt selleks tehtud mõistlike kulutuste hüvitamist. 7.10.Alates teisest tööde parandamisest võib tellija kontrollimisega seotud kulutused (tellija kulutatud tööaeg ja/ või tellija partnerite poolt esitatud arvete alusel) täitjalt välja nõuda või tasaarvestada. 8. Intellektuaalne omand 8.1. Täitja kinnitab raamlepingu ja selle alusel sõlmitud hankelepingute allkirjastamisega, et talle kuuluvad lepingu täitmiseks vajalikud autoriõigused, litsentsid ja muud intellektuaalse omandi õigused, mis on vajalikud raamlepingu ja hankelepingute järgsete tööde teostamiseks ja õiguste loovutamiseks tellijale ning nende suhtes ei ole õigusi ega nõudeid kolmandatel isikutel. 5  8.2. Tasu intellektuaalse omandi varaliste õiguste loovutamise ja litsentsi andmise eest sisaldub hankelepingu hinnas. 8.3. Täitja loovutab tellijale lepingu täitmise käigus loodud kõik mistahes vormis tööde osad, mis puutuvad tööde teostamisse, kõik autori varalised õigused ning annab lihtlitsentsi autori isiklikele õigustele koos all-litsentsi andmise õigusega kogu autoriõiguste kehtivuse ajaks ilma geograafiliste piiranguteta tööde üleandmise hetkest, loobudes sellega hankelepingu alusel üle antud originaalteoste osas õiguste kasutamisest. 8.4. Täitja tagab, et isiklikud õigused on ilma täitja nõusolekuta teostatavad muuhulgas järgnevas ulatuses: 8.4.1. tellijal on õigus tööd kasutada mis tahes eesmärgil ja viisil; 8.4.2. tellijal või tellija tellimusel kolmandatel isikutel on õigus teha üle antud töödes muudatusi ning neid täiendada; 8.4.3. tellijal või tellija tellimusel kolmandatel isikutel on õigus teostatud töid muuta või töödele lisada tellija või kolmandate isikute poolt loodud töid; 8.4.4. tööde üleandmisega tellijale kinnitab täitja, et tööd on üldsusele avaldamiseks valmis. 8.5. Täitja kohustub lahendama kõikvõimalikud lepingujärgsete töödega seotud intellektuaalse omandi õigustest tekkivad vaidlused kolmandate isikute või oma töötajate või koostööpartneritega. 8.6. Kõik tellijale kaasnevad otsesed ja kaudsed kahjud, mis tulenevad sellest, et kolmandal isikul on või väidetavalt on varalisi või mittevaralisi intellektuaalsest omandist tulenevaid õigusi hankelepingu alusel üle antavate intellektuaalse omandi objektide suhtes, kannab täitja. 8.7. Selles alapeatükis kirjeldatud õigused ja litsentsid loetakse tellijale lõplikult üle läinuks pärast töö vastuvõtmist. 9. Garantii 9.1. Täitja annab hankelepingu alusel teostatud töödele töövõtugarantii 6 kuud. Garantiiga on hõlmatud kõik garantii tähtaja jooksul töös ilmnevad vead ja mittevastavused, mis ei ole tekkinud tellija või kolmandate osapoolte tegevuse tagajärjel. Garantiiga on hõlmatud ka kõigi tööde muudatused ja modifikatsioonid, mis on tehtud täitja poolt ja mis ei ole oluliselt muutnud varasemalt tehtud tööd. 9.2. Täitja kõrvaldab garantii kehtivuse ajal töödes avaldunud vead ja mittevastavused tasuta, sealhulgas uuendab või asendab kõik seonduvad dokumendid. 9.3. Kui täitja tõendab, et kõrvaldatud viga ei olnud garantiiga hõlmatud, hüvitab tellija täitja kantud otsesed kulud seoses nimetatud vea kõrvaldamisega. Kulude hüvitamisel võetakse aluseks hankelepingus, mille raames teostatud töödes on viga ilmnenud, fikseeritud lepingu täitmise ühe töötunni hind. 9.4. Tellija tagab täitjale kaasabi garantiikohustuse alla käivate vigade kõrvaldamisel tellija võimekuse ja võimaluste piires. 9.5. Kui täitja ei suuda vigasid kokkulepitud tähtajaks kõrvaldada, võib tellija nimetatud ise kõrvaldada või korraldada nende kõrvaldamise kolmanda isiku kaasabil, teavitades sellest täitjale. Tellijal on õigus täitjalt nõuda kõigi kulutuste hüvitamist, mis tekkisid seoses eelkirjeldatud viisil vea kõrvaldamisega, kui tegemist oli garantiiga hõlmatud veaga. 6 10. Vastutus 10.1. Pool vastutab oma lepingulise kohustuse rikkumise eest, välja arvatud juhul, kui rikkumine on vabandatav vääramatu jõu või muu objektiivse asjaolu tõttu. Nimetatud asjaolu esinemist peab tõendama pool, kes sellele tugineda soovib. 10.2.Pool vastutab oma lepingulise kohustuse rikkumise eest, mis tuleneb tema poolt hankelepingu täitmisse kaasatud isikute tegevusest. 10.3.Pool ei vastuta lepinguliste kohustuste rikkumise eest, mis tulenes teise poole kohustuste rikkumisest või kolmandate isikute tegevusest või tegemata jätmistest. Kui tellija viivitab omapoolsete kohustuste täitmisega ja nende kohustuste mittetähtaegne täitmine ei võimalda täitjal omapoolseid kohustusi tähtaegselt täita, fikseeritakse tööde üleandmise tähtaja pikenemine vastava aja võrra. Nimetatud asjaolu esinemist peab tõendama pool, kes sellele tugineda soovib. 10.4. Kohustuse rikkumisel on teisel poolel õigus kasutada kõiki seadusest või lepingust tulenevaid õiguskaitsevahendeid vastavalt võlaõigusseadusele. 10.5.Poolte rahaline koguvastutus on piiratud raamlepingu kogumaksumusega, kuid see piirang ei kehti süülisel rikkumisel, sh süülisel rikkumisel seoses intellektuaalomandiõiguse või andmekaitsealaste kohustustega. 10.6. Tasu maksmisega viivitamisel on täitjal õigus nõuda viivist võlaõigusseaduses sätestatud määras konkreetse töö eest maksmisele kuuluvast tasust iga tasumisega viivitatud kalendripäeva eest. Viivise maksimaalne määr on 25% konkreetse töö eest tasumisele kuuluvast kogusummast. Viivise nõue tuleb esitada allkirjastatult. 10.7.Täitja poolse lepinguliste kohustuste rikkumisena käsitletakse eeskätt olukorda, kus üle antud tööd ei vasta osaliselt või täielikult lepingu tingimustele, sh kokkulepitud veaparandustööde tingimustele või esineb muid täitja poolseid lepingu rikkumisi. 10.8. Kui täitja rikub lepingulist kohustust, on tellijal õigus nõuda leppetrahvi tasumist, mille suuruseks on 100 eurot iga rikkumises oldud kalendripäeva eest, kuid mitte rohkem kui 25% hankelepingu kogumaksumusest. Kui lepingu täitmine on kokku lepitud etappide kaupa, siis mitte rohkem kui 25% etapi kogumaksumusest. 10.9. Juhul kui täitja poolsetest viivitustest tingitult ei ole tööde kasutuselevõtt enam realistlik või vajalik, on tellijal õigus hankelepingust taganeda vastavalt võlaõigusseaduse § 116 lõikele 1 ning täitja on kohustatud tegema juba makstud osa eest tellijale tagasimakse. 10.10. Lepingu olulise rikkumise korral on tellijal õigus esitada täitjale leppetrahvi nõue 10 000 eurot iga rikkumise eest. Täitja poolse olulise hankelepingu rikkumise korral ei pea tellija määrama täitjale lepingu täitmiseks võlaõigusseaduse §-s 114 nimetatud täiendavat tähtaega ning tellijal on muu hulgas õigus hankeleping üles öelda või hankelepingust taganeda. 10.11. Oluline rikkumine on lisaks võlaõigusseaduses sätestatule mh järgnev: 10.11.1. mõjuva põhjuseta hankelepingu sõlmimata jätmine või täitmisele mitte asumine; 10.11.2. valeinfo esitamine; 10.11.3. hankelepingu täitmiseks vajalike õiguste (sealhulgas load, litsentsid, intellektuaalse omandi õigused) puudumine; 7  10.11.4. intellektuaalse omandi õiguste ja nende kasutamise tingimuste rikkumine; 10.11.5. korduv (vähemalt kahel korral) meeskonnaliikme asendamine isikuga, kes ei vasta kokku lepitud nõuetele või meeskonnaliikme asendamine ilma tellija eelneva vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis antud nõusolekuta; 10.11.6. konfidentsiaalsuskohustuse rikkumine; 10.11.7. lepingujärgsete kohustuste korduv (vähemalt kahel korral) täitmata jätmine; 10.11.8. tähtaegselt lepingu täitmata jätmine selliselt, et lepingu eesmärgi täitmine ei ole enam tähtaegselt realistik ja/või täitja poolse tegevuse või tegevusetuse tõttu ei ole võimalik enam kasutada hankelepingu rahastamiseks ettenähtud vahendeid; 10.11.9. lepingujärgsete kohustuste üleandmine kolmandale isikule vastavat lepingumuudatust sõlmimata. 10.12. Töö vastuvõtmine tellija poolt ei vabasta ega vähenda täitja vastutust lepingu rikkumise eest. 10.13. Kui täitja ei täida lepingut nõuetekohaselt ja selle alusel teeb rahastaja toetuse vähendamise või tagasinõude otsuse, on tellijal õigus täitjalt tagasi nõuda mitteabikõlbulikud kulud tagasimakse nõude ulatuses. 10.14. Leppetrahvi nõude kohustub tellija esitama mõistliku aja jooksul, kuid mitte hiljem kui 3 kuu jooksul alates päevast, mil tellija sai teadlikuks leppetrahvi nõude aluseks olevast asjaolust. Leppetrahvi nõude vaidlustamine ei vabasta täitjat selle maksmise kohustusest enne vastava kohtuotsuse jõustumist. 10.15. Täitja on kohustatud leppetrahvi tasuma 14 kalendripäeva jooksul alates tellija poolt vastava nõude esitamisest, kui leppetrahvi nõudes ei ole määratud teisiti. 10.16. Tellijal on õigus tasaarvestada leppetrahvi summa täitjale lepingu täitmise eest tasumisele kuuluvate maksetega. Tasaarvestamise korral ei rakendata leppetrahvi tasumise kohustust. 11. Konfidentsiaalsuskohustus 11.1. Pooled kohustuvad vastastikku hoidma salajas ja mitte avaldama kolmandatele isikutele ükskõik missugust konfidentsiaalseks peetavat informatsiooni, mis on saadud teiselt poolelt lepingu täitmise käigus või muul viisil või juhuslikult. 11.2. Täitja peab võtma kasutusele isikuandmete ja tellija infosüsteemide kaitseks organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnilisi turvameetmeid, lähtudes muuhulgas kehtivatest õigusaktidest. 11.3. Juhul, kui lepingu täitmise raames osutub vajalikuks isikuandmete töötlemine, lepivad pooled isikuandmete töötlemise tingimused kokku isikuandmete töötlemise lepingus, juhindudes isikuandmete kaitse üldmääruse1 artiklis 28 kirjeldatust. 11.4. Konfidentsiaalne informatsioon on igasugune teave (sh ärisaladus, isikuandmed, lepingute andmed, infosüsteemid, turvasüsteemide kirjeldused, riistvara ja tarkvara kirjeldused, pakkumused, kasutatavad tehnoloogiad, spetsifikatsioonid jms), mis on saadud seoses lepingu täitmisega ja mille sattumine kolmandate 1 Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus nr (EL) 2016/679. 8  isikute kätte võib pooltele põhjustada turvariske või majanduslikku kahju või kolmandate isikute (eelkõige tellija klientide) eraelu puutumatuse rikkumist. Kahtluse korral eeldatakse informatsiooni konfidentsiaalsust. 11.5. Konfidentsiaalne informatsioon ei ole teave, mille avalikustamise kohustus tuleneb õigusaktidest või mille avalikustamiseks pooled on andnud nõusoleku. 11.6. Täitja ei tohi tegeleda lepingu osas avalike suhetega ning anda teateid pressile, elektroonilisele meediale, üldsusele või teistele auditooriumidele, välja arvatud tellija eelneval kirjalikku taasesitamist võimaldaval nõusolekul. 11.7. Pooled võivad edastada konfidentsiaalset informatsiooni ainult nendele isikutele, kes on lepingu täitmisega seotud ja tagavad, et need isikud oleksid konfidentsiaalsuskohustusest teadlikud. Pooled nõuavad nimetatud isikutelt selle kohustuse tingimusteta ja tähtajatut täitmist. 11.8. Pooled ei kasuta lepingu täitmisel neile teatavaks saanud konfidentsiaalset informatsiooni oma huvides ega muul eesmärgil, kui lepingu täitmiseks. 11.9. Täitja on teadlik, et lepingud ja kokkulepped on avalikud, v.a osades, mis on avaliku teabe seadusest tulenevatel alustel määratud asutusesiseseks kasutamiseks või märgitud täitja poolt ärisaladuseks. 11.10. Konfidentsiaalsuskohustuse rikkumise korral kohustub täitja hüvitama kõik kahjud, mis sellise rikkumise tagajärjel tellijale või kolmandale isikule tekkisid, sõltumata sellest, kas rikkumine pandi toime lepingu kehtivuse ajal või lepinguliste kohustuste lõppemise järgselt. 11.11. Konfidentsiaalsuskohustus kehtib tähtajatult. 13. Lepingute kehtivus 13.1. Lepingud jõustuvad sõlmimisel. 13.2. Hankelepingud tuleb sõlmida raamlepingu kehtivuse ajal, kuid võivad kehtida kauem. Raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingutele kohalduvad raamlepingu tingimused, olenemata raamlepingu kehtivusest. 13.3. Tellija võib raamlepingu kehtivust pikendada kuni uue raamlepingu ja selle alusel hankelepingu sõlmimiseni. 13.4. Lepingut muudetakse pooltevahelise kirjaliku kokkuleppega raamlepinguga samas vormis, arvestades riigihangete seaduses toodut. 13.5. Kui mõni lepingu tingimus peaks osutuma osaliselt või täielikult kehtetuks või täitmisele mittepööratavaks, ei mõjuta see teiste lepingu tingimuste kehtivust ning lepingu ülejäänud tingimused jäävad kehtima ja täitmisele pööratavaks. Sel juhul võimalusel asendatakse kehtetu või täitmisele mittepööratav tingimus õiguslikult kehtiva tingimusega, mis on sisult võimalikult lähedane poolte kavatsustele ja kehtetu tingimuse majanduslikule mõjule. 13.6.Täitjal ei ole õigust lepingut või sellest tulenevaid kohustusi üle anda kolmandatele isikutele, välja arvatud riigihangete seaduses ette nähtud alustel. Kolmas isik on mistahes füüsiline või juriidiline isik, kes ei ole selle lepingu pooleks. 13.7. Tellija võib lepingu igal ajal ühepoolselt üles öelda, teatades täitjale 60 päeva ette. Raamlepingu ülesütlemine ei muuda automaatselt kehtetuks selle alusel varem sõlmitud hankelepinguid. 9  13.8. Tellijal on õigus leping ühepoolselt etteteatamistähtaega järgimata üles öelda riigihangete ja/ või võlaõigusseaduses sätestatud alustel või kui täitja on oluliselt lepingut rikkunud või juhul, kui täitja: 13.8.1. suhtes on algatatud pankrotimenetlus; 13.8.2. pankrot on välja kuulutatud; 13.8.3. täitja varad arestitakse; 13.8.4. täitja finantsseisund halveneb tellija põhjendatud hinnangul oluliselt ja see muudab hankelepingu nõuetekohase täitmise vähetõenäoliseks. 13.9. Lepingu lõppemisel mistahes alusel ja põhjusel on täitja kohustatud tellijale üle andma kogu tööga seotud informatsiooni ja dokumentatsioon (nii digitaalselt kui paberkandjal, samuti informatsiooni, mida ei ole salvestatud eelnimetatud infokandjatele). Üleantav info ja dokumentatsioon peab olema süstematiseeritud. Täitja on kohustatud andma ammendavad selgitused eelkirjeldatud informatsiooni haldamise ja kasutamise kohta, tehes seda tellija nõudmisel kirjalikult. 14. Teadete edastamine ja kontaktisikud 14.1. Teadete edastamine toimub üldjuhul e-posti teel, lähtudes kodukorra tingimustest selle olemasolul. E-posti teel, sh digitaalselt allkirjastatud dokumentide, saatmise korral loetakse teade kättesaaduks kohale jõudmise teates märgitud kellaajal või e-kirjas näidatud saatmise kellaajal. 14.2. Juhul, kui teate edastamisel on olulised õiguslikud tagajärjed, peab teade olema edastatud digiallkirjastatult poole allkirjaõigusliku isiku poolt. Informatiivset teadet võib edastada ka telefoni teel. Informatiivseks loetakse teade, millega ei kaasne õiguslikke tagajärgi. 14.3. Kirjalik teade loetakse poole poolt kättesaaduks, kui see on üle antud allkirja vastu või kui teade on saadetud postiasutuse poolt tähitud kirjaga poole poolt teatatud aadressil ja postitamisest on möödunud 5 kalendripäeva. 14.4. Tellija kontaktisik(ud) on: …. …, telefon …., e-post: …. või tema asendaja; 14.5. Täitja kontaktisik(ud) on: …, …., telefon … e-post: …. või tema asendaja; 14.6.Kontaktisikute pädevuses on anda teisele poolele vajaliku informatsiooni ja juhiseid oma pädevuse piires, anda nõusolek meeskonnaliikme vahetamiseks, kontrollida teostatud lepingu kvaliteeti, anda lepingu ese üle ja võtta vastu ning allkirjastada akt. 14.7. Kontaktisiku muutumisest teavitab pool kirjalikult teist poolt viivitamatult. 15. Lõppsätted 15.1. Raamlepinguga seotud vaidlused, mida pooled ei ole suutnud läbirääkimiste teel lahendada, antakse lahendamiseks Harju Maakohtule. 15.2. Raamlepingule kohaldub Eesti õigus. Kuivõrd tegemist on segatüüpi lepinguga, siis lisaks üldistele lepingulistele õiguskaitsevahenditele tuleb arvestada ka seadusest tulenevaid õiguskaitsevahendeid, mida kasutatakse vastavalt rikkumise olemusele kas VÕS peatükk 35 või 36 alusel. 15.3. Raamlepinguga reguleerimata küsimustes või olukorras, kus mõni lepingu säte on vastuolus seadusega, lähtutakse Eesti Vabariigis kehtivast seadusandlusest. 10 16. Lisad (ei allkirjastata) 16.1. Lisa 1 – Tehniline kirjeldus; 16.1.1. Lisa 1.1 – Projekti rahastustaotlus; 16.2. Lisa 2 – Hankelepingu projekt; 16.3.Lisa 3 – Pakkumus. 17. Poolte allkirjad Tellija: Täitja: (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) 11