Riigihanke „Reaalajamajanduse (RTE) 2025 konverentsi korraldamine" korraldamine, komisjoni ja vastutava isiku nimetamine

OSAKONNAJUHATAJA OTSUS 09.05.2025 nr 5-6/1858-1 Riigihanke „Reaalajamajanduse (RTE) 2025 konverentsi korraldamine" korraldamine, komisjoni ja vastutava isiku nimetamine Riigihangete seaduse § 14 lõike 2 punkti 3 alusel ja kooskõlas majandus- ja tööstusministri 05.05.2025 käskkirjaga nr 54 kinnitatud „Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi hankekorraga“: 1. Korraldada riigihange „Reaalajamajanduse (RTE) 2025 konverentsi korraldamine“ tellimiseks. 2. Kinnitan otsuse punktis 1 nimetatud riigihanke alusdokumendid (lisa 1). 3. Määran otsuse punktis 1 nimetatud riigihanke eest vastutavaks isikuks Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi (MKM) digimajanduse osakonna reaalajamajanduse valdkonnajuhi Viktoria Bõstrjak-Butorina. 4. Moodustan hankekomisjoni punktis 1 nimetatud riigihanke korraldamiseks, sealhulgas pakkujate kvalifitseerimiseks, esitatud pakkumuste vastavuse kontrollimiseks, pakkumuste hindamiseks ja eduka pakkumuse väljaselgitamiseks järgmises koosseisus: 4.1 Komisjoni esimees: Viktoria Bõstrjak-Butorina – digimajanduse osakonna reaalajamajanduse valdkonnajuht 4.2 Komisjoni liikmed: 4.2.1 Sirli Heinsoo – digimajanduse osakonnajuhataja. 4.2.2 Regina Kallaste – digimajanduse osakonna hangete projektijuht. Punktis 2 nimetatud riigihanke alusdokumentide peale võib esitada vaidlustuse Rahandusministeeriumi juures asuvale riigihangete vaidlustuskomisjonile riigihangete seaduses sätestatud korras ja tähtajal. (allkirjastatud digitaalselt) Sirli Heinsoo juhataja  Osakonnajuhataja otsuse lisa 1 Riigihanke „Reaalajamajanduse (RTE) 2025 konverentsi korraldamine“ alusdokumendid (RHAD) Sisukord 1. HANKIJA ........................................................................................................................................... 3 2. RIIGIHANKE OBJEKT ................................................................................................................... 3 4. PAKKUMUSTE AVAMINE ............................................................................................................ 4 5. PAKKUMUSTE TAGASILÜKKAMINE ....................................................................................... 4 6. PAKKUMUSTE VASTAVUSE KONTROLLIMINE ................................................................... 5 7. PAKKUMUSTE HINDAMINE JA EDUKA PAKKUMUSE VALIK ......................................... 6 8. NÕUDED PAKKUJALE (KVALIFITSEERIMISTINGIMUS) ................................................... 8 9. PAKKUMUSE SISU JA VASTAVUSTINGIMUSED ................................................................... 8 10. PAKKUMUSE ESITAMISE TÄHTPÄEV ..................................................................................... 9 11. TÄIENDAVATE TÖÖDE TELLIMISE VÕIMALUS .................................................................. 9 12. ALUSDOKUMENDID .................................................................................................................... 10 2 1. HANKIJA Käesoleva riigihanke lepingu eseme hankijaks on Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium (edaspidi MKM ja ka Hankija). Vastutavaks isikuks on MKMi digimajanduse osakonna reaalajamajanduse valdkonnajuht Viktoria Bõstrjak-Butorina. 2. RIIGIHANKE OBJEKT 2.1. Hankija teeb ettepaneku esitada pakkumus vastavalt riigihanke „Reaalajamajanduse (RTE) 2025. a konverentsi korraldamine“ RHADis esitatud tingimustele. Riigihanke eesmärgiks on 1-päevase konverentsi korraldamine Tallinnas 26.11.2025. 2.2. Riigihange viiakse läbi e- posti teel. 2.3. Riigihanke nimetus: Reaalajamajanduse (RTE) 2025 konverentsi korraldamine. 2.4. Riigihanke eesmärk: hankelepingu sõlmimine. 2.5. Hanke eeldatav maksumus: 90 000 eurot käibemaksuta. 2.6. Hankemenetluse liik: Sotsiaalteenus alla riigihanke piirmäära. 2.7. CPV kood: 79951000-5 Seminaride organiseerimisteenused. 2.8. Rahastamisallikad: riigieelarve ja INTERREG projekt SusTool. 2.9. Käesolevale menetlusele kohaldatakse MKM hankekorda, menetluse tingimused on hankija seatud käesolevas riigihanke alusdokumendis (edaspidi ka RHAD). 2.10. Iga viidet, mille hankija teeb RHAD-s ja selle lisades mõnele RHS § 88 lõikes 2 või 6 nimetatud alusele, täiendatakse märkega „või sellega samaväärne“. 3. PAKKUMUSE KOOSTAMINE JA ESITAMINE 3.1. Pakkumuse koostamisel tuleb lähtuda RHAD-dest ning Eesti Vabariigis kehtivast seadusandlusest. 3.2. Riigihankes saavad osaleda ainult pakkujad, sh alltöövõtjad, kelle elu- või asukoht on riigihangete seaduse (edaspidi RHS) § 3 p-s 2 nimetatud riigis. Eesti, mõni muu Euroopa Liidu liikmesriik, muu Euroopa Majanduspiirkonna lepinguriik või Maailma Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga ühinenud riik). 3.3. Pakkumus tuleb koostada eesti keeles. 3.4. Pakkujal ei ole lubatud esitada tingimuslikku pakkumust ega esitada muid tingimusi, mis ei tulene RHAD-st. Alternatiivsed pakkumused ei ole lubatud. 3.5. Igal hankemenetluses osaleval isikul ja huvitatud isikul, kellel on vastaval hetkel võimalus hankemenetluses osaleda, on õigus saada hankijalt selgitusi või täiendavat teavet riigihanke ja RHAD kohta. Pakkumuste esitamise tähtaja jooksul palume hankijat viivitamatult informeerida igast RHAD-des avastatud ebatäpsusest, ebaselgusest või vastuolust. Pärast pakkumuse esitamist ei rahulda hankija ühtegi pakkuja (ka eduka pakkumuse esitanud pakkuja pretensiooni või lisanõuet lepingu täitmise käigus) ettenägematutele asjaoludele, mitteinformeeritusele, teisiti tõlgendamisele või muule ettekäändele tuginevat pretensiooni või lisanõuet. 3.6. RHAD-e sisu kohta saab selgitusi hankijalt e- posti teel. Hankija annab selgitused kolme tööpäeva jooksul selgituse saamise taotlusest arvates, saates esitatud küsimuse ning vastused kõigile osalejatele, kellele hankija on saatnud pakkumuse esitamise ettepaneku. 3.7. Pakkumus esitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Pakkumus on pakkuja 3  tahteavaldus hankelepingu sõlmimiseks, mis on pakkujale siduv alates pakkumuste esitamise tähtpäevast vähemalt kuni RHAD-s määratud pakkumuse jõusoleku minimaalse tähtaja lõppemiseni. 3.8. Pakkumus peab olema jõus vähemalt 90 päeva. Pakkumuse esitamisega kinnitab pakkuja kõikide RHAD-s sätestatud tingimuste ülevõtmist. 3.8.1. Pakkuja võib pikendada pakkumuse jõusoleku tähtaega omal algatusel või hankija esitatud ettepaneku alusel. Hankija esitab vastava ettepaneku pakkujale kirjalikult vähemalt kümme päeva enne pakkumuste jõusoleku tähtaja möödumist. Pakkuja teavitab hankijat pakkumuse jõusoleku tähtaja pikendamisest või sellest keeldumisest viie tööpäeva jooksul arvates vastava ettepaneku saamisest. 3.9. Pakkumuse maksumus peab sisaldama kõikide kohustuste, õiguste ja riskidega seotud võimalikke kulutusi, mis on nimetatud RHAD-s ja mis on seotud lepingu täitmisega. 3.10. Ühispakkujad nimetavad riigihankega ning hankelepingu sõlmimise ja täitmisega seotud toimingute tegemiseks endi seast volitatud esindaja lisades pakkumuse dokumentide hulka ühispakkujate volikirja. 3.11. Hankija ei vastuta võimalike viivituste, tõrgete või katkestuste eest, mida põhjustavad hankija kontrolli alt väljas olevad asjaolud nagu force majeure, elektrikatkestused, häired pakkuja telefoni või interneti ühenduses või muude elektrooniliste seadmete, vahendite, sealhulgas tarkvara, töös. Hankija ei vastuta tekkinud kahjude või saamata jäänud tulude eest. 4. PAKKUMUSTE AVAMINE 4.1. Pakkumused avab Hankija mõistliku aja jooksul pärast pakkumuste esitamise tähtaja saabumist. 4.2. Pakkumuse avamine ei ole avalik, hankija ei koosta pakkumuste avamise protokolli. Andmed edukat pakkumust iseloomustavate näitajate kohta esitatakse koos teatega edukaks tunnistamise otsuse kohta. 5. PAKKUMUSTE TAGASILÜKKAMINE 5.1. Hankijal on õigus tagasi lükata kõik riigihankele esitatud pakkumused igal ajal enne hankelepingu sõlmimist. 5.2. Hankijal on õigus pakkumused tagasi lükata, kui: 5.2.1. kõik esitatud või kõik vastavaks tunnistatud pakkumused ületavad hankelepingu eeldatavat maksumust; 5.2.2. hankemenetluse käigus muutuvad hanke väljakuulutamise eeldused, mis muudavad hanke realiseerimise võimatuks (hankija eelarveliste vahendite kärpimine, vms); 5.2.3. hankelepingu sõlmimine on muutunud võimatuks või ebaotstarbekaks hankijast sõltumatutel põhjustel; 5.2.4. tekib vajadus hankelepingu eset olulisel määral muuta; 5.2.5. kui hanke läbiviimise aluseks olevad tingimused on oluliselt muutnud ja seetõttu osutub lepingu sõlmimise mittevajalikuks või võimatuks; 5.2.6. kui hankemenetluses ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega hankemenetlust seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia. 5.2.7. Hankija jätab endale õiguse kõik pakkumused tagasi lükata, kui pakkumusi on vähem 4  kui kolm. 6. PAKKUMUSTE VASTAVUSE KONTROLLIMINE 6.1. Hankija kontrollib esitatud pakkumuste vastavust RHAD-s esitatud tingimustele. 6.2. Pakkumus tunnistatakse vastavaks, kui see vastab RHAD-s esitatud kõikidele tingimustele. 6.3. Hankija võib nõuda pakkujalt põhjendatud ja asjassepuutuvaid kirjalikke selgitusi pakkumuses esinevate ebatäpsuste ja ebaselguste kohta. Pakkuja on kohustatud selgitused hankijale esitama kolme tööpäeva jooksul. 6.4. Vajadusel peab hankija pakkuja(te)ga läbirääkimisi pakkumuse sisu osas, läbirääkimiste käigus antakse pakkujale võimalus täpsustada ja vajadusel täiendada oma pakkumust. 6.5. Vajadus läbirääkimisteks otsustatakse 20 tööpäeva jooksul pärast pakkumuste esitamise tähtpäeva ning pakkuja(te)le esitatakse läbirääkimiste kava (juhul, kui need korraldatakse) hiljemalt 20. tööpäeval pärast pakkumuste esitamise tähtpäeva. 6.6. Vajadusel hankija peab läbirääkimisi kõigi kvalifitseeritud (vt punkt 8.1) ja vastavaks tunnistatud pakkumused esitanud pakkujatega. Hankija lepib pakkujatega kokku läbirääkimiste aja. 6.7. Läbirääkimistel peavad osalema vähemalt pakkuja nimetatud kontaktisik ja pakkujat põhikirja või volituse alusel esindav isik. 6.8. Läbirääkimised toimuvad Hankija juures aadressil Suur-Ameerika 1, Tallinn ja/või elektroonselt (e-post, Teams, videokonverents vms). 6.9. Läbirääkimisi juhib Hankija. Läbirääkimiste ajal esitab Hankija Pakkujatele mõistliku aja jooksul pakkumuse täpsustamise ettepaneku, mis on pakkujatele aluseks kohandatud pakkumuse koostamiseks. Kohandatud pakkumus tuleb esitada Hankija määratud tähtpäevaks. Läbirääkimiste lõppedes vormistab Hankija läbirääkimiste kohta protokolli, mis sisaldab läbirääkimiste sisu ning kokkulepitud tingimusi. 6.10. Hankija ei avalda läbirääkimiste käigus saadud informatsiooni teistele pakkujatele. 6.11. Pakkuja märgib pakkumuses selgelt eristataval viisil, milline teave on pakkuja ärisaladus ning põhjendab ärisaladuseks määramist. Ärisaladusena ei ole lubatud märkida pakkumuse maksumust, osamaksumusi ega muid pakkumuste hindamise kriteeriumidele vastavaid pakkumust iseloomustavaid numbrilisi näitajaid. Hankija juhib tähelepanu, et eduka pakkuja pakkumus on avalik lähtuvalt RHS § 110 lg 5, välja arvatud pakkuja poolt õigustatult ärisaladuseks määratletud osas. Juhul kui pakkuja ei määratle pakkumuses arusaadavalt ärisaladust või ei põhjenda asjakohaselt, miks on tegemist ärisaladusega, on Hankijal kohustus teabenõude laekudes pakkumus täies ulatuses avalikustada. 6.12. Kui pakkumuste maksumused ületavad hankelepingu eeldatava maksumuse on hankijal õigus pidada läbirääkimisi pakkumuse maksumuse alandamiseks ning paluda pakkuja(te)l esitada uus, madalama maksumusega pakkumus. Juhul, kui läbirääkimiste tulemusena ületavad kõik pakkumused eeldatava maksumuse, on hankijal õigus kõik pakkumused tagasi lükata. Vajadusel räägitakse läbi ka hankelepingu eseme tehniline kirjeldus, v.a konverentsi toimumise kuupäev ja nõue töövõtjale korraldada konverentsil osalejate toitlustus. 6.13. Hankija lükkab pakkumuse või kohandatud pakkumuse tagasi, kui see ei vasta RHAD-des esitatud tingimustele, kui pakkuja ei esita tähtajaks hankija nõutud selgitusi või pakkuja selgituste põhjal ei ole võimalik üheselt hinnata pakkumuse vastavust RHAD-des esitatud tingimustele. Hankija võib tunnistada pakkumuse vastavaks, kui selles ei esine sisulisi 5  kõrvalekaldeid RHAD-s nimetatud tingimustest. 6.14. Pakkuja (sh ühispakkujad), kelle pakkumus on tagasi lükatud, ei osale edasises hankemenetluses. 7. PAKKUMUSTE HINDAMINE JA EDUKA PAKKUMUSE VALIK 7.1. Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi lähtuvalt RHAD-des esitatud hindamiskriteeriumitest ja arvestades RHAD-s toodud meetodiga. 7.2. Vastavaks tunnistatud pakkumusi hindab hankija 100-väärtuspunkti süsteemis. Edukaks tunnistatakse majanduslikult soodsaim pakkumus hindamiskriteeriumide alusel vastavalt punktis 7.5 hindamismetoodikas kirjeldatule. 7.3. Kui esitatud tingimustele vastab vaid üks pakkumus, ei tunnistata seda edukaks juhul, kui see hinnatakse punktis 7.5.2 ja 7.5.3 nimetatud hindamiskriteeriumite alusel minimaalse arvu hindamispunktidega. Hankija ei tunnista edukaks pakkumust, mida hinnatakse p-des 7.5.2 ja 7.5.3 nimetatud hindamiskriteeriumide alusel vähemalt ühe kriteeriumi osas minimaalse arvu punktidega. 7.4. Kui ühtegi pakkumust ei ole võimalik tunnistada RHAD-le vastavalt edukaks tunnistab hankija menetluse kehtetuks. 7.5. Pakkumuse hindamine viiakse läbi kolme hindamiskriteeriumi alusel, milleks on: 7.5.1. „Pakkumuse kogumaksumus“ (osakaal 50%). Maksimaalsed väärtuspunktid omistatakse pakkumusele, mille kogumaksumus (vastavalt pakkumuse esitamise vormi punktile 5) käibemaksuta on madalaim, teiste pakkumuste väärtuspunktid arvutatakse järgmise valemi järgi: “väärtuspunktid” = “kõige odavam pakkumuse kogumaksumus käibemaksuta” ÷ “hinnatava pakkumuse kogumaksumus käibemaksuta” ×50. Saadud tulemus ümardatakse teise komakohani. 7.5.2. „Töö teostamise projektiplaan ja ajakava“ (osakaal 20%). “Väärtuspunktid” = “töö teostamise projektiplaani ja ajakava eest antud hindamispunktid“. Hankija hindab pakkumuses esitatud töö teostamise projektiplaani ja ajakava vastavust tehnilisele kirjeldusele, detailsust, ülevaatlikust, realistlikkust, projekti juhtimist, meeskonna tööjaotust (sh ootused tellijale) ja riskide maandamist. Hankekomisjon saab anda maksimaalselt 20 hindamispunkti. 20 hindamispunkti antakse, kui: a) Pakkuja on väga hästi aru saanud ja lahti selgitanud hankelepingu objekti olemuse ja ülesandepüstituse lähtuvalt projektijuhtimisest projektiplaani ja ajakava alusel. b) Projektiplaan ja ajakava vastab täies ulatuses hanke alusdokumentides esitatud parameetritele ja tingimustele. Hanke eesmärgi saavutamiseks vajalikud tegevused on loogilises järjestuses, omavahelises seoses ja kooskõlas hanke lähteülesande kirjeldusega. Projektiplaani osas on tegemist põhjaliku ja realistliku projektiplaani kirjeldusega, mis võimaldab realiseerida hankelepingu objekti läheülesande kirjelduses püstitatud eesmärgid tähtaegselt. Esitatust nähtub selgelt, kuidas hanke alusdokumentides kirjeldatud nõuded, ootused tulemusele ning eesmärkidele plaanitakse realiseerida. c) Pakkumuses kirjeldatakse üksikasjalikult projekti juhtimist ja meeskonna tegevuse koordineerimist, sh koostööd pakkuja ja hankija vahel ning omavahelist kommunikatsiooni, mis kõik kokku võimaldab töö lõpptähtajaks ja vastavalt lepingutingimustele valmis saada. d) Ülesanded meeskonnas (sh ootused tellijale) on jaotatud optimaalselt ning pakkumusest lähtub selgelt, kuidas meeskonna liikmete oskused ja kogemused integreeritakse ühiselt 6  töö eesmärgi saavutamiseks. e) Riskide halduse ettepanekud on esitatud selgelt, detailselt, läbimõeldult, struktureeritult ja põhjendatult. Riskianalüüs on põhjalik, läbimõeldud ja ammendav, hõlmab nii sisust kui teostamisprotseduuridest lähtuvaid riske, hinnatud on erinevate riskide olulisust ja esinemise tõenäosust ning lisatud on vastutavad isikud. Väljapakutud maandamismeetmed on realistlikud, selgelt ja arusaadavalt põhjendatud ning tagavad töö teostamise käigus tekkivate võimalike probleemide lahendamise kvaliteetseks teostamiseks. 15 hindamispunkti antakse, kui töö teostamise projektiplaanis või ajakavas esineb 20 hindamispunktis väljatoodud kirjeldustes a) -e) 1 kuni 2 puudust ja/või ebaselgust. 10 hindamispunkti antakse, kui töö teostamise projektiplaanis või ajakavas esineb 20 hindamispunktis väljatoodud kirjeldustes a) -e) 3 kuni 4 puudust ja/või ebaselgust.. 5 hindamispunkti antakse, kui töö teostamise projektiplaanis või ajakavas esineb 20 hindamispunktis väljatoodud kirjeldustes a) -e) 5 või enam puudust ja/või ebaselgust. Töö teostamise projektiplaan ja ajakava on aimatavas seoses hanke alusdokumentides toodud eesmärkide ja oodatava tulemusega ja/või pealiskaudselt kirjeldatud ja/või vajab suuremaid kohandusi, et pakutud lahendus täidaks seatud eesmärke. 7.5.3. „Ülesehitus ja nägemus töö teostamisest“ (osakaal 30%). “Väärtuspunktid” = “ülesehituse ja nägemus töö teostamise eest antud hindamispunktid“. Hankija hindab pakkumuses esitatud ülesehitust ja töö teostamise nägemuse vastavust tehnilisele kirjeldusele, detailsust, ülevaatlikust ja realistlikkust. Hankekomisjon saab anda maksimaalselt 30 punkti. 30 hindamispunkti antakse, kui: a) Pakkuja on väga hästi aru saanud ja lahti selgitanud hankelepingu objekti eesmärgi ja ülesandepüstituse lähtuvalt programmi sisulisest ülesehitusest ja nägemusest töö teostamisel. b) Esitatud ülesehitus ja nägemus töö teostamisest (sh konverentsipäeva struktuur (millal midagi toimub: pausid, esitlused jms) ja ülesehitus (hankija pakutud teemade omavaheline sidusus ja järjestus, kavandatud esitlusformaadid, konverentsi toimumise koht, konverentsi avamise lahendus, eksponeerimise ala lahendus jms) on asjakohane, annab selge ja põhjaliku ülevaate konverentsi sisust ja päevast. c) Pakkuja on mõistnud suurepäraselt sihtrühma ning esitanud lisandväärtust (nt avamisel või esitlustel kasutatavad uudsed tehnoloogilised lahendused, päevakava täiendused toetamaks päevaesitluste visuaalset lahendust jm) pakkuvaid täiendusi, mis on hankija hinnangul asjakohased. d) Väga hästi ja põhjalikult on toodud pakkuja nägemus tööde esitlusformaatide olemasolust, nende valiku põhjendatusest ja konverentsi sisukirjeldus. 25 hindamispunkti antakse, kui ülesehituses või nägemuses töö teostamisest esineb 30 hindamispunktis väljatoodud kirjeldustes a) -d) 1 kuni 2 puudust ja/või ebaselgust.. 20 hindamispunkti antakse, kui ülesehituses või nägemuses töö teostamisest esineb 30 hindamispunktis väljatoodud kirjeldustes a) -d) 3 puudust ja/või ebaselgust.. 10 hindamispunkti antakse, kui ülesehituses või nägemuses töö teostamisest esineb 30 hindamispunktis väljatoodud kirjeldustes a) -d) 4 või enam puudust ja/või ebaselgust.. Pakkumus on aimatavas seoses hanke alusdokumentides toodud eesmärkide ja oodatava tulemusega ja/või pealiskaudselt kirjeldatud ja/või vajab suuremaid kohandusi, et pakutud lahendus täidaks seatud eesmärke. 7.6. Hankekomisjoni liikmed hindavad punktis 9.2.1 märgitud pakkuja töö teostamise projektiplaani ja ajakava kooskõlas punktiga 7.5.2 ning punktis 9.2.2 märgitud pakkumuse ülesehitust ja nägemust töö teostamisest kooskõlas punktiga 7.5.3 ühiselt ja konsensuslikult. Maksimaalsed väärtuspunktid omistatakse suurima punktisumma saanud 7  pakkumusele. 7.7. Kolme hindamiskriteeriumi eest antud väärtuspunktid summeeritakse ning edukaks pakkumuseks tunnistatakse vastavaks tunnistatud pakkumus, mis sai hindamise tulemusel kokku kõige rohkem väärtuspunkte. Arvutuste tulemused ümardatakse kahe komakoha täpsusega. Maksimaalne väärtuspunktisumma on 100. 7.8. Hankija lükkab pakkumuse tagasi, kui pakkuja on esitanud 0 või negatiivse väärtusega maksumuse. 7.9. Võrdse hindamiskriteeriumide punktide arvu puhul tunnistatakse edukaks pakkumus, mille kogumaksumus (käibemaksuta) on madalaim. Juhul kui ka siis on pakkumused võrdsed, selgub edukas pakkuja liisuheitmise teel. Hankija edastab pakkujatele e-posti teel liisuheitmise täpsemad tingimused. 7.10. Hankeleping sõlmitakse edukaks tunnistatud pakkujaga pärast edukaks tunnistamise otsuse tegemist ja leping kehtib kuni kõigi lepingust tulenevate nõuete täitmiseni. 8. NÕUDED PAKKUJALE (KVALIFITSEERIMISTINGIMUS) 8.1. Pakkuja peab olema varasemalt täitnud vähemalt kaks (2) lepingut, mille sisuks oli hübriidkonverentsi (konverents toimus nii veebis kui ka kohapeal) korraldamine. 9. PAKKUMUSE SISU JA VASTAVUSTINGIMUSED 9.1. Pakkumuse maksumus tuleb esitada vastavalt lisa 3 "Pakkumuse esitamise vorm“ punktile 5. 9.1.1. Pakkumuses esitatud hind on lõplik. Pakkumuse maksumus peab sisaldama kõiki töö läbiviimiseks, esitlemiseks ja üleandmiseks vajalikke kulusid, makse ja maksusid. Lepingu täitmise käigus hankija täiendavaid makseid töövõtjale ei tee. 9.2. Pakkuja peab pakkumuses esitama: 9.2.1. Töö teostamise projektiplaani ja ajakava, mis sisaldab muuhulgas töö teostamist tutvustavat ülevaadet, projekti juhtimist, meeskonna tööjaotust (sh ootused tellijale) ja riskide maandamist, mille koostamisel tuleb lähtuda allpool toodud tingimustest ja tehnilisest kirjeldusest. Esitatud töö teostamise projektiplaan ja ajakava on aluseks pakkumuse hindamisel vastavalt punktile 7.5.2. Pakkuja esitab töö tegevuste läbiviimise detailse ja loogilise töö teostamise projektiplaani ja ajakava, mis peab vastama vähemalt järgmistele tingimustele: 9.2.1.1. Pakkuja esitab hankelepingu tingimustele vastavate tulemiteni viivat protsessi, pakkuja visiooni koostööst hankijaga. Kõik kirjeldatud tööd peavad olema omavahel loogiliselt seotud. Pakkuja kirjeldab detailselt töö edukat teostamist toetavaid tegevusi. Tegevuste lõikes peab kirjeldama pakkuja ja hankija rolli. 9.2.1.2. Pakkuja selgitab projektiplaanis hankelepingu täitmisel kasutatava meeskonna tööjaotust koos rollide ja vastutusega. 9.2.1.3. Töö projektiplaan ja läbiviimise ajakava peab olema realistlik ning sisaldama tegevuste jaotust vähemalt kuude kaupa. Töö ajakavas on arvestatud teostatud töö hankijale esitamise tähtpäevadega. Ajakava peab sisaldama varuaega (puhvrit) ja selles peab arvestama riiklike pühade, puhkepäevade ja meeskonna puhkustega. 9.2.1.4. Pakkuja kirjeldab pakkuja projektijuhtimise ja riskide haldamise meetmeid ning põhjendab nende mõju eesmärkide saavutamisele. Riskide maandamise võimalused ja halduse ettepanekud peavad olema esitatud selgelt, detailselt, läbimõeldult, struktureeritult ja põhjendatult. 9.2.2. Ülesehitus ja nägemus töö teostamisest, mille koostamisel tuleb lähtuda tehnilisest kirjeldusest ja milles tuleb esitada vähemalt allpool nimetatud komponendid. Esitatud 8  ülesehitus ja nägemus töö teostamisest on aluseks pakkumuse hindamisel vastavalt punktile 7.5.3. 9.2.2.1. Teostatava töö kirjeldus, mis selgitab arusaama hanke eesmärgist, kajastab põhjalikult ja struktureeritult seatud eesmärkide saavutamist. 9.2.2.2. Ülesehitus ja nägemus konverentsi korraldamisest vastavalt tehnilises kirjelduses toodud tingimustele. 9.2.2.3. Esialgne plaan konverentsi koha osas koos ruumide jaotusega, sh eksponeerimise ala lahendus esitluseks ja toitlustuseks. 9.2.2.4. Esialgne plaan teemade esitlusformaatide osas, mis on kirjeldatud ja seotud tehnilises kirjelduses toodud teemadega. Tuua välja konverentsi esialgne fookus koos pealkirjaga (vähemalt 3 erinevat pealkirja), teemade ajaline jaotus (ettekande/vestlusringi kestus, järjestus). Teemade loetelu on toodud hankelepingu eseme tehnilise kirjelduse punktis 6.1. 9.2.2.5. Konverentsi moderaatori(te) pakkumine. 9.3. Pakkuja esitab töö teostamise projektiplaani ja ajakavas meeskonna kirjelduse ning pakkumuse esitamisega kinnitab, et ta suudab tagada hanketingimustele vastavate projektijuhtide kaasamise kogu lepingu perioodi vältel ning meeskonnaliikmed on andnud pakkujale nõusoleku teenuse osutamisel osalema. Hankijal on õigus kontrollida esitatud meeskonnaliikmete nõusolekut. 9.3.1. Pakkujal peab olema oma meeskonnas vähemalt 2 projektijuhti, kes on hanke algamisele (hankija poolt pakkumuse esitamise ettepaneku saatmise kuupäev) eelneva viimase 60 kuu jooksul projektijuhina korraldanud vähemalt 2 avalikkusele suunatud üritust, milles kasutati hübriidkonverentsi lahendusi (konverents toimus nii veebis kui ka kohapeal) ning kohapeale registreerunute arv oli vähemalt 100. 9.3.2. Hankijal on õigus kasutada pakkumuses esitatud andmete kontrollimiseks Hankijale avalikes andmekogudes kättesaadavat infot ja pöörduda lisateabe saamiseks kolmandate isikute poole. Hankijal on õigus pakkujalt küsida täiendavat lisainfot ja dokumente, mis tõendavad esitatud kinnituste õigsust. Pakkuja esitab hankija nõutud täiendavad andmed/dokumendid kolme tööpäeva jooksul nõude saamisele järgnevast tööpäevast arvates. 9.4. Pakkujal on vajadusel õigus pakkumuses esitatud meeskonnaliikmeid muuta vaid eelneval kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis kokkuleppel hankijaga ja seda tingimusel, et meeskonnaliige asendatakse vähemalt samaväärset kogemust omava spetsialistiga. 9.5. Hankijal on õigus nõuda kaasatud meeskonnaliikme väljavahetamist pakkuja kulul, kui nimetatud isikud ei teosta töid nõuetekohaselt. 10. PAKKUMUSE ESITAMISE TÄHTPÄEV 10.1. Esitamise tähtpäev: 26.05.2025 meiliaadressile [email protected]. 10.2. Küsimuste ja täiendava informatsiooni soovi korral palume need esitada kirjalikult meiliaadressil [email protected]. 11. TÄIENDAVATE TÖÖDE TELLIMISE VÕIMALUS 11.1. Hankijal on vajaduse korral õigus tellida ja pakkujal on kohustus teostada lepingu esemega seotud täiendavaid töid (lepingu esemega seotud tööde täiendamine/asendamine, mahu suurendamine või hankelepingu mahtu esialgselt mitte kuulunud tööd) kuni 20% ulatuses tööde kogumaksumusest. Hankija teavitab töövõtjat täiendavate tööde tellimisest ette vähemalt 3 tööpäeva, sh küsides täiendavate tööde teostamiseks hinnapakkumist. Töövõtja peab esitama täiendavate tööde hinnapakkumise ning hankija esitab seejärel 9  tellimuse täiendavate tööde tellimiseks või loobub sellest. Lepingu punktis 4 nimetatud poolte volitatud esindajad vormistavad täiendavate tööde tellimuse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. 12. ALUSDOKUMENDID 12.1. RHAD koosnevad käesolevast põhitekstist, järgmistest lisadest: LISA 1 Hankelepingu eseme tehniline kirjeldus LISA 2 Hankelepingu projekt (töövõtulepingu eritingimused) LISA 3 Pakkumuse esitamise vorm 12.2. RHAD osad täiendavad üksteist ja moodustavad tervikliku aluse pakkumuse koostamiseks. Ükskõik millises dokumendis märgitud nõue on pakkujale siduv. 1 0  Otsuse lisa 1 RHAD lisa 1 Riigihanke „Reaalajamajanduse (RTE) 2025 konverentsi korraldamine“ hankelepingu eseme tehniline kirjeldus Sisukord 1. Konverentsi taust .........................................................................................................................................1 2. Konverentsi sihtrühm...................................................................................................................................2 3. Konverentsi eesmärgid ................................................................................................................................2 4. Nõuded konverentsiruumidele ja toitlustusele .............................................................................................3 5. Konverentsi korraldaja ülesanded ................................................................................................................5 6. Konverentsi orienteeruv päevakava ja teemade valik ..................................................................................8 7. Teenuse osutaja ehk töövõtja ülesanded ......................................................................................................9 8. Koostöö tellijaga ........................................................................................................................................10 9. Nõuded töö üleandmise-vastuvõtmise aktile .............................................................................................10 1. Konverentsi taust Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium (edaspidi ka tellija) on reaalajamajanduse valdkonna eestvedaja. Tellija soovib korraldada selle teemalist aasta hübriidkonverentsi 26.11.2025 Tallinnas, kokku 1 päev (orienteeruv ajakava allpool). Reaalajamajandus (RTE) tegeleb ettevõtlusandmetega ja edendab reaalajas tekkivate majandustehingute, - toimingute ning andmete kasutuselevõttu digitaalselt ja automatiseeritult. Ärilisest vaatest on reaalajamajandus ökosüsteem äriprotsesside ja aruandluskohustuse automatiseerimiseks ja digitaliseerimiseks minnes ettevõtjate ja riigi vahelises suhtluses üle reaalajas andmevahetusele läbi uuenduslike teenuste. Reaalajamajanduse edendamine täidab mitmeid eesmärke: a. Vähendab ettevõtjate halduskoormust, võimaldades ettevõtetel esitada andmeid automaatselt oma äritarkvaradest otse riigi infosüsteemidesse. See kaotab vajaduse korduva andmesisestuse järele erinevatesse keskkondadesse, vähendab aruandluseks kuluvat aega ja riski eksida keerulistes vormides. Ettevõtjate jaoks tähendab see lihtsamat, sujuvamat ja vähem ajamahukat suhtlust riigiga; b. tagab kiire andmevahetuse asutuste vahel ja hoiab andmed ajakohastena; c. loob ühtsed semantilised andmevahetusmudelid ja -standardid, aitab andmeid ühte moodi  mõista; d. võimaldab operatiivselt andmeid vahetada süsteemide vahel, sh piiriüleselt kui on rahvusvahelised kokkulepped; e. aitab säästa ca 200 mln EUR/aastas ja hinnanguliselt ca 14 mln/töötundi eelkõige korduvate protsesside, manuaalse andmesisestuse ja kontrolltoimingute pealt ning võimaldades vabanevat ressurssi rakendada ettevõtetel põhitegevuseks. Eestis on reaalajamajanduse valdkonna tegevused kirjeldatud koos mitmete partnerite, ministeeriumite, erialaliitude, era- ja avaliku sektori asutustega reaalajamajanduse visioonis aastateks 2020-2027. Rohkem infot: www.realtimeeconomy.ee Reaalajamajanduse valdkonna toimivuse eeltingimuseks on IKT kasutuselevõtu edendamine ettevõtjate seas ja piiriüleste e-teenuste mudelite arendamine. 2. Konverentsi sihtrühm Konverentsi sihtrühmaks on:  Avaliku sektori asutused, kes puutuvad kokku ettevõtlusandmete kogumise ja töötlemisega, registritega ja digiteenustega;  Erialaliidud, nende juhid, liikmed ning koostöövõrgustike partnerid;  Uuendusmeelsed ja tulevikku vaatavad ettevõtjad  Äritarkvara lahenduste teenusepakkujad. Prognoosime kohapeale osalema ligikaudu 300 inimest ja virtuaalselt ligikaudu 300 inimest. On tõenäoline, et osalejate arv üritusel varieerub - mõnda esitlust kuulab rohkem inimesi ja mõnda vähem. 3. Konverentsi eesmärgid Konverentsi eesmärk on anda Eesti avaliku ja erasektori partneritele ülevaade RTE 2025. aasta tööde tulemitest, uutest algatustest ning edasistest tegevustest ja ettepanekutest. Samuti jagada uusi teadmisi, pilootprojektide tulemusi (sh rahvusvahelised projektid), häid praktikaid erasektori näitel, kuidas innovaatilised digitaalsed teenused ja andmete kasutus on muutnud äriprotsesse automaatsemaks, kiiremaks ja loonud lisaväärtust ettevõtetele. Konverentsi sisulise ülesehituse ettepaneku esitamise eest vastutab tellija, aga tehniline teostus, selle elluviimine ja päevastruktuuri ülesehitus on töövõtja ülesanne. Tellija määrab teemade ringi, kuid  töövõtja ülesanne on pakkuda välja ja koostöös tellijaga määrata teemade järjestus, võimalikud esinejad, parim esitlusformaat ja sobivaim ettekannete pikkus arvestades päeva ajakava. Töövõtja toetab tellijat konverentsi sisulise ülesehituse loomisel ning pakub tehnilist lahendust, et tagada tellija eesmärkide saavutamine. Konverentsi töökeeleks on eesti ja inglise keel. Töövõtja kohustuseks ei ole tõlketeenuse pakkumine. 4. Nõuded konverentsiruumidele ja toitlustusele 4.1. Toimumiskoht peab olema esinduslik (oma välise ilmega head muljet loov, soliidne jms) ning ühistranspordiga ligipääsetavas kohas, soovitavalt piisava parkimisvõimalusega. Konverentsiruumid peavad olema varustatud vajaliku (esitlus)tehnikaga (sh helitehnika). Konverentsiruumides peab olema tagatud tõrgeteta toimiv Wi-Fi-ühendus (arvestades üritusega seotud võimaliku kasutajate arvuga), ekraan(id), slaidiesitlust opereerida võimaldav pult, tahvelarvuti moderaatorile ja esinejale ning muud tehnilised vahendid, mis on vajalikud konverentsi tõrgeteta toimumiseks. Esitlustehnikaga seotud tehnilised üksikasjad täpsustatakse tellijaga. Konverentsiruumides peab olema garderoob üleriiete jaoks. 4.2. Konverentsi moderaatori teenuse peab tagama töövõtja. Lõplik moderaatori(te) valik kooskõlastatakse tellijaga. 4.3. Konverentsi saali laval digitaalne lahendus peab kuvama vajaliku info RTE visuaalse identiteedi alusel loodud kujundusega (ürituse nimi, aeg, tellija logo, esineja info jne) ekraanile. 4.4. Ürituse info või muu asjakohane turundusinfo RTE visuaalse identiteedi alusel loodud kujundusega peab olema võimalik kuvada eraldi konverentsiruumides olevatel ekraanidel (nt puhke- ja/või toitlustusala), näiteks video või slaidiesitlus formaadis. 4.5. Konverentsi toimumiseks nõutavad ruumid: 4.5.1. üks suur ruum, mis mahutab kohapeal osalevad inimesed (lisaks reservala kogu korraldusmeeskonna jaoks); 4.5.2. suure ruumi vahetus läheduses toitlustusala: eraldi ruum või avar koridor või avatud fuajee kõigi osalejate üheaegseks toitlustamiseks, mis ei tohi segada konverentsi saalis toimuvaid ettekandeid; 4.5.3. konverentsi teenindav tehniline ala: esinejate ettevalmistus (mikrofoni paigaldamine,  kerge jumestus jms); vajadusel eraldi ruum heli ja pildi edastamiseks vajaliku tehnika ja sellega seotud inimeste jaoks; 4.5.4. kuni 2 eraldi ruumi praktiliste töötubade läbiviimiseks, mis mahutaks kuni 50 inimest istuma. Töötoad toimuvad ainult füüsilises vormis; töövõtja ei pea tagama nende otseülekannet ega salvestust. 4.5.5. Praktiliste töötubade ruumides peab olema esinduslik lavaline väljapanek koos kõnepuldi, toolide, laudade ja esitlustehnikaga. 4.5.6. Eksponeerimise ala vähemalt 10 eksponendile, mis peab olema paigutatud avatult ja nähtavalt, toetades vaba liikumist ja osalejate vahelist suhtlust. 4.5.6.1. Eksponeerimise alal igale eksponendile peab olema tagatud pukklaud (soovitavalt kõrgus 110 cm, läbimõõt 70 cm); bränditav PVC kattega pind (2000 × 1100 mm), mille kujundus saadetakse töövõtjale sobivas formaadis; elektriühendus; 55-tolline LED-ekraan visuaalse sisu kuvamiseks (.ppt, .mov, .mpeg, .jpg formaadis, kuvasuhe 16:9, ilma helita); võimalus kasutada oma materjale ja roll-up bännerit. 4.6. Teenuse osutaja peab tagama konverentsil toitlustuse, mis peab vähemalt vastama järgmistele tingimustele: 4.6.1. Hommikukohv ja kohvipaus – peab sisaldama jookidest kohvi, teed ja gaseerimata vett (eelistatult kannudes); hommikukohvi juurde ja kohvipausi ajal pakutav toit on kergem ning valikus peab olema soolast ja magusat (näiteks võileib, pirukas, täidetud korvid, quiche, muffin, puuviljad või muu sarnane näputoit); 4.6.2. Lõunasöök – peab olema püstijala buffet-lõuna, kus on soe toit ja valik vähemalt kahe salati ning kahe erineva pearoa vahel (1 vegan ja 1 lihaga/kalaga), kerge magustoit ning vesi, kohv ja tee. 4.6.3. Networking turgutus – peab sisaldama käsitöölimonaadi, kohvi, teed ja vett kannudes ning kergeid snäkke väikeses koguses (juustud, puuviljad jne). Koguseliselt tuleb arvestada 50%-ga lõplikust kohapeale registreerunute arvust (maksimaalselt 125 inimesele, sh ka juhul, kui kohapeale registreerunute arv ületab p 4.6.5 toodud maksimaalset inimeste arvu)). 4.6.4. Töövõtja peab korraldama lisaks laval esinejatele pudelivett vastavalt esinejate arvule (sh gaseeritud ja gaseerimata vesi).  4.6.5. Toitlustust arvestatakse maksimaalselt 250 inimesele, sh ka juhul, kui kohapeale registreerunute arv ületab 250. 4.6.6. Toitude serveerimisel ühekordsete nõude kasutamine ei ole lubatud. 4.6.7. Toidu ülejäägid tuleb peale konverentsi lõppu pakkida ja võimaldada üritusel osalejatel need kaasa võtta. Toidu ülejääkide pakendamisel on ühekordsete nõude kasutamine lubatud. 5. Konverentsi korraldaja ülesanded 5.1. Konverentsi korraldusprojekti juhtimine, tellija ja töövõtja vahelise ühise dokumentide pilvepõhise haldusplatvormi loome ja haldus, tehnilise ja sisulise lahenduse eest vastutamine, projekti tegevuskava koostamine, täitmine ning täitmise jälgimine ja aruandlus. 5.2. Konverentsi sisuline ettevalmistus hõlmab: päeva ülesehitus teemade jaotusena, võimalikke esinejate osas ettepanekute tegemine, esinejatega kontakteerumine ja juhendamine, esitluse lühitutvustuse hankimine esinejalt, esinemise aegade kokkuleppimine esinejatega ja teemade käsitluses esitlusformaatide pakkumine, teemade järjestuse ettepaneku tegemine tellijale, moderaatori leidmine ja Tellijaga kooskõlastamine, moderaatorite nõustamine ja temale töö teostamiseks vajaliku sisendi (stsenaarium) andmine, esitluste sisus konverentsi üldise fookuse hoidmine, et see oleks kooskõlas kogu konverentsi eesmärgiga ning pärast konverentsi toimumist konverentsi materjalide kogumine ja osalejatele jagamine. 5.3. Konverentsi toimumise kohta koostöös RTE kommunikatsioonipartneriga konverentsile eelneval ajal, konverentsi toimumise ajal ning konverentsi järgselt kommunikatsioonipartnerile vajaliku teabe ja materjalide kättesaadavaks tegemine konverentsi kohta teabe levitamiseks; 5.4. Konverentsiruumide leidmine ja tellijaga kooskõlastamine, ruumide broneerimine, nende ettevalmistamine ja konverentsi läbiviimiseks vajalike tehniliste vahendite olemasolu ja toimimise tagamine ja haldamine. 5.5. Ruumide kujundamine konverentsi põhiteemaga sobivalt. Konverentsi sujuvaks läbiviimiseks vajalike tehniliste lahenduste korraldamine vastavalt stsenaariumile ja kooskõlastatult tellijaga. 5.6. Tehnilise lahenduse pakkumine konverentsi korraldamiseks- kaamerad, lavakujundus, lava ja LED ekraan (vastavalt ruumi suurusele ja proportsioonidele sobivas suuruses, mida on osalejatel hea näha), ülekande videomontaaž (eelsalvestatud kõned, presentatsioonid jms), live ülekanne sotsiaalmeediasse. Laval peab olema kõnepult ja kui toimub paneeldiskussioon, siis osalejatele peavad olema tagatud mugavad mittekeerlevad toolid. Püsiva ühenduse tagamine  virtuaalse esineja kaasamisel. Töövõtja peab tagama virtuaalsetele osalejatele lahenduse, mis tagab häirete ja tõrgeteta platvormi töö ja ülekande. 5.7. Konverentsi ajal interaktiivse osalusplatvormi lahenduse tagamine, mille kasutamiseks tuleb luua oma profiil vähemalt oma nime ja e-postiga. Lahendus peab võimaldama publikul ühest teenusest näha reaalajas konverentsi kava, esitada jooksvalt küsimusi/kommentaare nutiseadmega, interneti teel. Küsimused ja kommentaarid peavad olema nähtavad moderaatorile nutiseadmes, mis on talle võimaldatud töövõtja poolt. 5.8. Konverentsi ettekannete videosalvestuste ettevalmistamine (sh lahtilõikamine Youtube’i üleslaadimiseks) ning originaalfailide edastamine tellijale koos õigusega avaldada neid tellija kanalites (Youtube, koduleht, kontod sotsiaalmeedias) hiljemalt nädala jooksul pärast konverentsi lõppu. 5.9. Videosalvestuste ja fotomaterjali linkide ning esitlusfailide edastamine osalejatele hiljemalt 2 nädala jooksul pärast konverentsi lõppu. 5.10. Konverentsist live ülekanne sotsiaalmeediasse ja Vimeo või Youtube keskkonda, et oleks võimalik live ülekannet kuvada ka RTE kodulehele. 5.11. Konverentsi esinejate ettekannete, videote ja slaidide ekraanidele projitseerimine vastavalt konverentsi stsenaariumile. 5.12. Konverentsipäeva fotografeerimine, fotode sorteerimine ja vajadusel töötlemine. Fotod tuleb hiljemalt 2 tööpäeva jooksul üles laadida avalikult kättesaadavasse galeriisse ning kõrge resolutsiooniga originaalfotod edastada tellijale; valik fotodest (ca 10) tuleb tellijale edastada konverentsi lõppedes. 5.13. Konverentsi esinejate juhendamine ja assisteerimine tehniliste vahendite kasutamisel ning abistamine probleemide ilmnemisel. Veebi vahendusel osalevate esinejatega eelneva proovi tegemine, esinejate instrueerimine veebi lahenduste kasutamisel ja vajadusel eelsalvestamine. 5.14. Konverentsi avamiseks sobiva loovlahenduse pakkumine ja selle teostamine kooskõlastatult tellijaga. Konverentsi avamise korraldamine, sh selle köitva ülesehituse ja teostamiseks vajalike isikute leidmine on töövõtja ülesanne. Avasõnad öeldakse pärast konverentsi avamist ning ei ole antud kontekstis avamise osa. Tellija soovib lavalist kujundust ja võimalikult huvitavat, osalejaid köitvat lahendust, mis hõlmab lavalist kujundust ja avamuusikat (näiteks ekraanivisuaalil põhinev/ lavakujunduslik videoklipp). Tantsulist ega vaatemängulist lahendust ei soovi. Lõplik lahendus saavutatakse koostöös tellijaga. 5.15. Konverentsi üldise stsenaariumi koostamine ja selle elluviimise koordineerimine kooskõlastatult tellijaga. 5.16. Konverentsi kujunduse, kuvandi ja kunstilise lahenduse, ka stiilse ja kaasaegselt mõjuva lavakujunduse (sh valguslahenduse) väljatöötamine, võttes aluseks konverentsi teema, RTE visuaalse identiteedi materjalid (tellija edastab visuaalse identiteedi materjalid stiiliraamatus töövõtjale peale lepingu sõlmimist) ning tellija antud kujunduselemendid (nt logod, värvieelistused vms). 5.17. Konverentsi slaidiprogrammi põhja väljatöötamine (esislaid kujunduse ja logodega + üks tekstislaid kujundusega ilma logodeta, vastavalt p 5.16. kohaselt väljatöötatud kujundusele) kasutades RTE visuaalset identiteeti. Konverentsi sissejuhatavate ja esitlusi siduvate slaidide valmistamine. 5.18. Konverentsi kutse loomine (sh visuaalne) koostöös tellijaga ja korduv edastamine osalejatele ning muu vajalik e-maili suhtlus (save-the-date, meeldetuletused, osalemise lingid, päevakavad, osalejate ja teemade tutvustus, järelinfo jms korraldusliku info jagamine). 5.19. Konverentsi osalejate online registreerimine, lõpliku nimekirja koostamine kooskõlastatult tellijaga ja tellija esitatud põhimõtete ja info alusel. 5.20. Konverentsil osalejate registreerimislehtede ning rinnasiltide (peab olema keskkonnasõbralik lahendus) ja kaelarihmade soetamine, kujundamine, komplekteerimine ja laiali jagamine kooskõlastatult tellijaga. 5.21. Konverentsi osalejate registreerimine ja sellealase teabe vahetamine tellijaga; töövõtja peab tagama osalejatele ka eraldi registreerimise paralleelselt toimuvatesse töötubadesse. 5.22. Konverentsil osalejatele järgmiste materjalide jaotamine: 5.22.1. paelaga silt osaleja nime, lühipäevakava ning konverentsi kujunduselementidega ja/või muu olulise lisamärgistusega. 5.23. Konverentsi kohta tagasiside kogumise digitaalse (nutiseadmete kaudu) võimaluse tagamine. Digitaalse tagasisidelehe küsimused kooskõlastatakse tellijaga. 5.24. Konverentsil osalejate toitlustamine ja teenindamine. Töövõtja korraldab toitlustuse ehk punktis 4.6 märgitud hommikukohvi, lõunasöögi ja networking turgutuse vastavalt konverentsile kohapeale registreerunute osalejate arvule ning kooskõlastatult tellijaga. Töövõtja korraldab toitlustuse konverentsil osalejatele võttes arvesse konverentsil registreerinute ja korraldusmeeskonna liikmete arvu. 5.25. Konverentsi reklaami korraldamiseks vajaliku sisendi (info, visuaalsed lahendused sobivatele formaatidele, nt Instagrami ja Facebooki postitused ja story’d ning uudisvoo videod (orienteeruvalt 60 sek)) andmine tellija kommunikatsiooni teemade eest vastutavale koostööpartnerile sotsiaalmeedia reklaami seadistamiseks, 5.26. Konverentsi parema nähtavuse saavutamiseks tuleb töövõtjal kaasata meediapartnereid (üleriigilised meediaväljaanded) ja edastada vajalik sisend (nt raadiointervjuud, sisuturunduse artikkel, voogedastus, bänner, ajalehe reklaam, visuaalsed lahendused vms) koostöös tellijaga. 5.27. Muude seminari ja konverentsi ettevalmistamise ja läbiviimise käigus tekkivate jooksvate küsimuste lahendamine kooskõlastatult tellijaga. 6. Konverentsi orienteeruv päevakava ja teemade valik 9.30 - 10.00 hommikukohv ja kogunemine/registreerimine/ 10.00 - 11.15 sisu ettekanded 11.15 – 11.45 kohvipaus 11.45 – 13.00 sisu ettekanded ja praktilised töötoad 13.00 - 14.00 lõuna 14.00 - 15.30 sisu ettekanded ja praktilised töötoad 15.30 – 16.30 networking 6.1. Tellija esialgne teemade valik, mille alusel esitab töövõtja RHAD punktis 9.2.2 märgitud ülesehituse ja nägemuse töö teostamise järgnevate teemade parimateks esitlusformaatideks: 6.1.1. MKMi esindaja temaatiline keynote esitlus - 10-15 min; 6.1.2. Andmepõhine aruandluse arengud avalikus ja erasektoris: nt põllumajandussektori arendused andmete esitamisel, majandusaasta aruannete esitamisel äriregistrisse; jäätmearuandlus; käibemaksudeklaratsiooni (edaspidi KMD) ja tulu- ja sotsiaalmaksu deklaratsiooni andmete esitamine (edaspidi TSD); 6.1.3. Praktilised töötoad erinevatel teemadel: nt ESG (environment, social and governence) ja kestlikkuse aruandlus ning sellega seotud avaliku ja erasektori lahendused (nt INTERREG projekti raames ja MKMi eestvedamisel valminud tööriist ESG Tool) , ettevõtjate kogemused andmepõhise aruandluse juurutamisel ning protsesside digitaliseerimisel, tarkvara lahenduste kasutuselevõtul. 6.1.4. Arutelu/debatt (poolt-vastu argumendid, moderaator võib olla nii konverentsi päeva üldmoderaator või eraldi kaasatud moderaator) mõnel aktuaalsel reaalajamajandusega seotud teemal, näiteks kas mu investeeringud digitaliseerimiseks tasuvad ära lähtuvalt  mu ettevõtte suurusest, digiteenuste otstarbekus, andmete turvalisuse temaatika vs digiteadlikkus, kestlikkus vms; 6.1.5. Lühiformaadid (nt pecha kucha) reaalajamajanduse valdkonna spetsiifilisematest arengutest (nt digilogistika, EU Digital Wallet (EL digikukkur), e-arved ja ViDA (käibemaksu digiajastu), e-kviitungi võimalused, digitaalne tootepass); RTE toetusmeetmete raames valminud või loomisel olevad pilootprojektide tutvustused; 6.1.6. Rahvusvahelise koostööpartneri keynote; 6.1.7. Stipendiumikonkursi tulemused, sh RTE teaduspreemiad 2025, mille annab minister konverentsi diplomiga üle; 6.1.8. Ettevõtlusandmete väärindamine – avaandmed vs nõusolekupõhised andmed vs riigi kasutuses olevad andmed – kuidas nende pealt nii avaliku sektori poolt kui erasektori poolt pakutavate teenuste kaudu lisaväärtust luua (nt KYC (Know Your Customer) mikroteenus; ettevõtja varajase hoiatamise teenus). 6.2. Teemade lõplik valik tehakse koostöös tellijaga ja vastavalt hetkeolukorra aktuaalsusele fokusseeritult, sh ei pruugi olla mõistlik kõiki teemasid konverentsil samas mahus katta. 6.3. Konverentsi pealkirja loomise aluseks on fookus – uute andmepõhiste teenuste loomise käivitamine ja ettevõtjate valmisoleku suurendamine nende kasutusele võtmiseks. Fookuses on pilootprojektide tulemused, mis näitavad, kuidas digilahendused saavad muuta aruandluse lihtsamaks, kiiremaks ja nähtamatuks. Konverents ühendab avaliku sektori esindajaid, erasektori tarkvara lahenduste arendajaid ja ettevõtjaid, et viia reaalajamajanduse lahendused reaalselt kasutusse. Töövõtja peab pakkuma välja konverentsi võimaliku pealkirja variandid (vähemalt 3) ning lõpliku valiku konverentsi pealkirjaks teevad tellija ja töövõtja ühiselt. 6.4. Konverentsi eesmärk tekitada suhtlust ja arutelu avaliku ja erasektori erinevate osapoolte vahel. Konverentsi õhkkond peab soodustama dialoogi tekkimist, vabas formaadis arutelu ning töövõtja peab pakkuma loovlahendust eksponeerimise ala organiseerimisel ja pauside sisustamiseks toetamaks arutelusid. 7. Teenuse osutaja ehk töövõtja ülesanded 7.1. töövõtulepingu täitmine, tegevuste ja projektijuhtimine; 7.2. konverentsi kommunikatsiooni info edastamine ning koostöö kommunikatsioonipartneriga sujuva kommunikatsiooni korraldamiseks; 7.3. meediapartneri kaasamine ja temaga töö korraldamine; 7.4. ajakava ja tegevusplaani järgimine ja vajadusel muudatuste algatamine; 7.4.1. Pooltel on kokkuleppel õigus pakkumuses esitatud töö teostamise projektiplaani ja ajakava  (sh ülesehitust ja nägemust töö teostamises) vajadusel täpsustada tingimusel, et konverentsi toimumise aeg ja töö teostamise olulised tegevused ei muutu. Muutuda võivad tegevuste vahetähtajad kui see on vajalik hankega püstitatud eesmärgi saavutamiseks. Sellisel juhul esitab Töövõtja 7 tööpäeva jooksul peale avakoosolekut täpsustatud aja- ja tegevuskava. 7.5. Avakoosoleku kokkukutsumine 10 päeva jooksul pärast hankelepingu sõlmimist. 7.6. tellija operatiivne teavitamine tegevuste läbiviimisest ja esile kerkinud probleemidest; 7.7. nõutud aruannete esitamine; 7.8. tellija e-kirjadele vastamine/reageerimine hiljemalt 3 tööpäeva jooksul; 7.9. tähtaegne tasumine alltöövõtjatele (nende olemasolul). 8. Koostöö tellijaga 8.1. Töö teostamine ja tegevuste korraldamine peab põhinema tihedal koostööl teenuse osutaja ja tellija vahel saavutamaks lepingu eesmärke. 8.2. Tellija esindaja vastutab teenuse osutaja nõustamise eest lepingut puudutavates üldistes sisulistes ja korralduslikes küsimustes. Kogu lepingu täitmise jooksul peavad toimuma tellija ja teenuse osutaja regulaarsed kohtumised või suhtlemine sobivaid sidevahendeid kasutades. 9. Nõuded töö üleandmise-vastuvõtmise aktile 9.1. Töövõtjal tuleb koostada ja esitada tellijale töö üleandmise- vastuvõtmise akt (edaspidi akt) 15 tööpäeva jooksul pärast konverentsi toimumist. Aktis tehakse kokkuvõte lepingu eesmärkide saavutamisest ja väljunditest (kus ja millal konverents toimus, kohapeale registreerunute ja virtuaalseks osalejaks registreerunute arv ning teostatud tööde summa). Akti lisana esitatakse konverentsi kava, osalejate nimekiri koos kontaktide ja allkirjadega (kohapeal osalejate puhul) ja konverentsi korralduse käigus kogunenud materjalid (esitlused, kujunduselemendid, fotomaterjal, videosalvestused, PDF koopia registreerimislehtedest, (registreerimislehtede originaal jääb tellijale) jms). 9.2. Akti esitamine ja kinnitamine 9.2.1. Akt tuleb esitada tellija lepingu punktis 4.1 nimetatud esindajale eesti keeles, e- versioonina, lisad vajadusel elektroonilisel andmekandjal. Tellijal on õigus küsida akti kohta täpsustustavat informatsiooni ja teha ettepanekuid muudatusteks/täiendusteks. 9.2.2. Lepingu punktis 4.1 nimetatud tellija esindaja kinnitab akti ja teavitab sellest töövõtjat elektrooniliselt 7 tööpäeva jooksul. Selle järgselt esitab töövõtja allkirjastatult üleandmise – vastuvõtmise akti. Seejärel võtab tellija nõuetekohaselt teostatud töö vastu allkirjastades akti.  Osakonnajuhataja otsuse lisa RHAD lisa 2 hankelepingu projekt TÖÖVÕTULEPING NR ERITINGIMUSTE PROJEKT Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, registrikood 70003158, asukoht Suur-Ameerika 1, Tallinn 10122, mida esindab Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi hankekorra alusel digimajanduse osakonnajuhataja Sirli Heinsoo (edaspidi tellija), ja XXX, registrikood …, asukoht …, mida esindab /juhatuse liige /volituse alusel … (edaspidi töövõtja), keda edaspidi nimetatakse üheskoos ka pooled ja eraldi pool, sõlmivad käesoleva teenuse osutamise lepingu (edaspidi leping) alljärgnevas: 1. Üldsätted 1.1. Leping sõlmitakse sotsiaalteenuse „Reaalajamajanduse (RTE) 2025 konverentsi korraldamine“ riigihanke1 tulemusena ja tingimustel. 1.2. Lepingu moodustavad eri- ja üldtingimused koos lisadega kui konkreetsest lepingu sättest ei tulene teisiti. Eritingimused sisaldavad üldtingimuste täiendusi ja parandusi. 1.3. Lepingu dokumentide prioriteetsus on järgmine: eritingimused (I), lepingu lisad (II) ja üldtingimused (III). Vastuolude korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib prioriteetsem dokument. 1.4. Käesoleva lepingu allakirjutamise hetkel on lepingule lisatud: 1.4.1. Lisa 1. Riigihanke alusdokumendid, sh hankelepingu tehniline kirjeldus; 1.4.2. Lisa 2. Töövõtja pakkumus (leitavad tellija dokumendihaldussüsteemist). 2. Lepingu ese ja tähtaeg 2.1. Lepingu esemeks on reaalajamajanduse (RTE) 2025 aastakonverentsi korraldamine (edaspidi töö), mida töövõtja kohustub tegema vastavalt lepingus ja lepingu lisades sätestatud tingimustele. Töö hõlmab konverentsi, sh toitlustusteenuse korraldamist. Täpsem töö kirjeldus on toodud hankelepingu eseme tehnilises kirjelduses. 2.2. Leping sõlmitakse tellija korraldatud sotsiaalteenuse „Reaalajamajanduse (RTE) 2025 konverentsi korraldamine“ hanke tulemusena ning vastavalt riigihanke alusdokumentidele (RHAD) ning töövõtja edukaks tunnistatud pakkumusele. 2.3. Töövõtja teostab punktis 2.1 nimetatud töö ja annab selle tellijale üle vastavalt RHAD- is, sh hankelepingu eseme tehnilises kirjelduses sätestatud tingimustel ja tähtaegadel. 3. Tasu suurus, väljamaksmise tähtaeg ja kord 3.1. Tellija tasub töövõtjale lepingus sätestatud töö teostamise eest tasu summas ühe maksena pärast töö vastuvõtmist kokku … / summa ilma käibemaksuta ja koos käibemaksuga/. 3.1.1. Välja makstav tasu kujuneb konverentsi korraldamise maksumusest ning toitlustuse maksumusest. 3.1.2. Toitlustuse lõplik maksumus on pakkuja pakutud toitlustuse maksumus 1 inimese osas x konverentsile kohapeale registreerunud osalejate arv vastavalt pakkumuse esitamise 1 MKM hankekord § 11, https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated 1  vormi punktile 5. 3.2. Töövõtja teostab punktis 2.1 nimetatud töö ja annab selle tellijale üle üleandmise- vastuvõtmise aktiga (edaspidi akt) 15 tööpäeva jooksul pärast konverentsi toimumist. Akt peab olema esitatud ja vastama hankelepingu tehnilise kirjelduse punktis 9 toodud nõuetele. Töö loetakse vastuvõetuks, kui tellija on allkirjastanud akti. 3.3. Töövõtja väljastab tellijale e-arve töö teostamise eest pärast punktis 2.1 nimetatud töö üleandmist ja tellija poolt vastuvõtmist. 4. Poolte volitatud esindajad 4.1. Tellija volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja töö vastuvõtmisel on Viktoria Bõstrjak-Butorina, telefon +372 53417002, e-post [email protected] või teda asendav isik. 4.2. Töövõtja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja töö üleandmisel on … , telefon … , e-post … või teda asendav isik . 5. Muud sätted 5.1. Töövõtja on teadlik, et leping on avalik. 5.2. Töövõtja kinnitab, et on üldtingimustega tutvunud elektroonselt veebilehel https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja- ministrid/hanketeated . 5.3. Poolte rahaline vastutus hankelepingu täitmisest tekkivate nõuete eest kokku on piiratud hankelepingu kahekordse maksumusega (välja arvatud tahtliku rikkumise korral). 5.4. Lepingu üldtingimuste punkt 10.2 ei kohaldu käesolevas lepingus. Tellija Töövõtja /allkirjastatakse digitaalselt/ /allkirjastatakse digitaalselt/ 2  Osakonnajuhataja otsuse lisa RHAD lisa 3 Riigihanke „Reaalajamajanduse (RTE) 2025 konverentsi korraldamine“ Pakkumuse esitamise vorm Pakkuja andmed Ettevõtte nimi ja registrikood Seadusliku esindaja nimi, amet ja kontaktandmed (tel, e-post) Pakkumuses tuleb esitada: Esitada andmed, mille alusel hankija saab kontrollida tingimusele vastavust: 1. Töö teostamise projektiplaan ja ajakava vastavalt hanke alusdokumendi (RHAD) punktile 9.2.1.1 Esitatud töö teostamise projektiplaan ja ajakava on aluseks pakkumuse hindamisel vastavalt RHADi punktile 7.5.2. 2. Ülesehitus ja nägemus töö teostamisest vastavalt RHADi punktile 9.2.2.2 Esitatud ülesehitus ja nägemus töö teostamisest on aluseks pakkumuse hindamisel vastavalt RHADi punktile 7.5.3. 3. Pakkuja peab olema varasemalt täitnud vähemalt 2 lepingut, mille sisuks oli hübriidkonverentsi korraldamine. 1 Vajadusel koostab pakkuja töö teostamise projektiplaani ja ajakava eraldi dokumendina. Lisada sellisel juhul vastav märge kommentaari väljale. 2 Vajadusel koostab pakkuja ülesehituse ja nägemuse töö teostamisest eraldi dokumendina. Lisada sellisel juhul vastav märge kommentaari väljale. Esitada varasemalt täidetud hübriidkonverentsi korraldamise lepingu andmed (tellija kontaktandmed, lepingu eseme lühikirjeldus, konverentsi toimumise aeg). 4. Pakkujal peab olema oma meeskonnas vähemalt 2 projektijuhti, kes hanke algamisele (hankija poolt pakkumuse esitamise ettepaneku saatmise kuupäev) eelneva viimase 60 kuu jooksul projektijuhina korraldanud vähemalt 2 avalikkusele suunatud üritust, milles kasutati hübriidkonverentsi lahendusi (konverents toimus nii veebis kui ka kohapeal) ning kohapeale registreerunute arv oli vähemalt 100. Esitada andmed projektijuhtide kohta (ees-ja perekonnanimi, telefon, e-post ning andmed 2 avalikkusele suunatud ürituse kohta (tellija kontaktandmed, ürituse lühikirjeldus, info kohapeale registreerunute arvu kohta ja toimumise aeg), milles kasutati hübriidkonverentsi lahendusi. 1. Konverentsi teenuse maksumus:…. eurot käibemaksuta ja …. eurot käibemaksuga 2. 250 inimese toitlustuse (NB! Networkingu toitlustust tuleb arvestada 125 inimesele) 5. Pakkumuse kogumaksumus (km-ta ja km-ga): maksumus*: …. eurot käibemaksuta ja …. eurot käibemaksuga Pakkumuse kogumaksumus (1+2): …. eurot käibemaksuta ja …. eurot käibemaksuga Pakkumuse kogumaksumus peab sisaldama vastavalt RHADis sätestatud tingimustele vastava 1 inimese toitlustuse maksumus -:….. eurot käibemaksuta ja …. eurot käibemaksuga konverentsi teenuse maksumust. 1 inimese networking turgutuse maksumus: ….. eurot käibemaksuta ja ….käibemaksuga. *Juhul, kui tehnilise kirjelduses nimetatud kohapeal osalejate arv muutub, siis lõplik toitlustuse väljamakstav tasu on pakkuja pakutud 1 inimese toitlustuse maksumus x konverentsile kohapeale registreerunud osalejate arv. Vastavalt tehnilise kirjelduse p 4.6.3 arvestatakse networkingu toitlustust 50% lõplikust kohapeale registreerunute arvust (maksimaalselt 125 inimesele).