Auditi aruanne

AUDIT nr 5_2023/KuM Riigiasutus Viljandi Muuseumi sisekontrollisüsteemi toimimine Siseauditi lõpparuanne Märts 2024 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum SISUKORD I AUDITI ISELOOMUSTUS .................................................................................................. 3 II KOKKUVÕTE ..................................................................................................................... 5 III VALDKONNA ÜLEVAADE............................................................................................. 7 IV AUDITI TULEMUSED ...................................................................................................... 9 4.1. Viljandi Muuseumi sh M. Saare Majamuuseum toimimine ja võimalik tegevusvormi muutmine .................................................................................................................................. 9 4.2. Sisekontrollisüsteemi toimimine Viljandi Muuseumis................................................. 21 4.2.1 Juhtimine ja administreerimine sh teabehaldus ........................................................ 21 4.2.2. Turundus ja kommunikatsioon................................................................................... 24 4.2.3. Finantsarvestus, varade haldus sh kogud ja hanked ................................................ 29 4.2.4. Personalijuhtimine ....................................................................................................... 32 4.2.5. Infotehnoloogia ............................................................................................................. 34 4.2.6. Töökeskkond ja turvalisus........................................................................................... 35 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 2 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum I AUDITI ISELOOMUSTUS Kultuuriministeeriumi (edaspidi KuM) siseauditi osakonna (edaspidi SAO) 2023. aasta tööplaani (kinnitatud kultuuriministri 10.02.2023 käskkirjaga nr 57) alusel viisime läbi auditi, milles hindame riigiasutuse Viljandi Muuseumi sisekontrollisüsteemi toimimist. Hindamisel lähtume järgmistest alaküsimustest: 1. kas rakendatakse piisavaid sisekontrollimeetmeid, et tagada Viljandi Muuseumi tegevuste õigusaktidele vastavus ja seatud eesmärkide täitmine? Sisekontrollisüsteemi toimimist hinnatakse lähtudes üldtunnustatud sisekontrollisüsteemi küpsusmudelist (aluseks COSO mudel). Mudel vt sisekontrollisüsteemi hindamine 2. kas ja kuidas on võimalik Viljandi Muuseumis teenida rohkem omatulu, muuta protsesse tõhusamaks ja tagada kvaliteetsem avalike teenuste pakkumine? Auditeeritav periood: 2022. kuni auditi toimingute lõpuni. Auditi ulatus: Viljandi Muuseumi sisekontrollisüsteem ja osutatavad teenused. Auditi läbiviimise aeg: 23.11.2023 – 22.02.2024. Auditi eest vastutav isik on SAO juhataja Krista Nelson. Auditi viisid läbi siseaudiitor Helen Heiter ja SAO juht Krista Nelson. Valdkonna eest on vastutavad: • Jaak Pihlak – Viljandi Muuseumi direktor; • Märt Volmer – ministeeriumi nõunik, kultuuriväärtuste asekantsleri ülesannetes; • Marju Reismaa – KuMi muuseuminõunik. Auditi metoodika: auditi läbiviimisel järgisime rahvusvahelisi siseaudiitori kutsetegevuse standardeid. Auditi toimingute käigus viidi läbi järgmised tegevused: • analüüsisime Viljandi Muuseumi tulemusi-saavutusi, töökorraldust, kliendirahulolu- uuringu tulemusi. • analüüsisime muuseumi kehtivaid sisemisi kordasid ja strateegilisi dokumente; kuidas toimib eelarve planeerimine ja täitmine; • viisime läbi täpsustavad intervjuud muuseumi töötajatega; • testisime eArvekeskuses kulujuhtimise ja Riigitöötaja Iseteenindusportaalis lähetuste korralduse toimimist, majanduskulude deklareerimist, inventuuride korraldust; • hindasime Viljandi Muuseumi sisekontrollisüsteemi toimimist. Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 3 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum Aruande A-osa tähelepanekute/parendusvaldkondade olulisuse määramisel on lähtutud järgmisest skaalast: Tähelepaneku Risk Riski maandamine olulisus on kõrge ilmnemise tõenäosusega ja/olulise Kriitiline negatiivse mõjuga organisatsiooni tegevusele ja/või järgneva 6 kuu jooksul eelarvele võib muutuda oluliseks, kui neile ei pöörata lähemas Keskmine tulevikus tähelepanu ja sarnased eksimused järgneva 6 kuu kuni 1. aasta hakkavad korduma. jooksul realiseerumine on vähetõenäoline, kuid tähelepanekus toodud riskide maandamise korral Madal järgneva 1. aasta jooksul loob asutus võimalusi protsessi efektiivistamiseks ja töö kvaliteedi parandamiseks Positiivne positiivne hinnang ja tunnustus valdkonna korraldusele; tõhusale tegevusele; toob tähelepanek välja parima praktika Hinnangu andmisel on lähtutud 4-astmelisest skaalast, mis põhineb rahvusvahelise ühingu IIA (Institute of Internal Auditors) tegevussuunisel „Siseaudiitori arvamuse koostamine ja avaldamine“. Hinnang Sisekontrollimeetmed Riskid Jääkriski Juhtkonna tegevus tase mõjus on adekvaatsed, sobivad on juhitud madal puudub oluline vajadus, kuid ja mõjusad parendused võivad olla võimalikud parendamist tuvastatud ükskikud on juhitud madal kuni mõningane vajadus vajav kontrollinõrkused keskmine tegutsemiseks oluliselt tuvastatud mitmed ei ole juhitud keskmine vajadus oluliseks ja erandjuhul parandamist kontrollinõrkused kuni kõrge kiireloomuliseks vajav tegutsemiseks mitterahuldav ei ole adekvaatsed, ei ole juhitud kõrge vajadus oluliseks ja üldjuhul sobivad ja mõjusad kiireloomuliseks tegutsemiseks Täname KuMi teenistujaid, Viljandi Muuseumi töötajaid auditi käigus osutatud abi ja meeldiva koostöö eest. Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 4 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum II KOKKUVÕTE Riigiasutus Viljandi Muuseumi sisekontrollisüsteem on auditeeritud ulatuses parendamist vajav. Auditi käigus tehti kokku 9 tähelepanekut, millest 2 olid kriitilise, 5 keskmise ja 2 madala olulisusega. Audiitorid tuginesid oma tähelepanekutes neile kättesaadavaks tehtud infole ning töötajate selgitustele. Täiendava info korral oleksid audiitori järeldused võinud olla teistsugused. Positiivne praktika 1. TERE teenus on määratletud, sh määratud eesmärk ja sihttase, saavutamist seiratakse; 2. Muuseumil on toimiv struktuur, mida vaadatakse perioodiliselt üle; koostatud on arengukava ja iga-aastased tegevuskavad, mille täitmist jälgitakse; 3. Infovahetus töötajatega on korraldatud; kehtestatud ja töötajatele tutvustatud töökorralduse reeglid; regulaarselt viiakse läbi arenguvestlusi; kollektiivlepingus on fikseeritud motivatsioonipoliitika; 4. Eelarvestamine ja finantsarvestus toimib nõuetele vastavalt - järgitakse KuMi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja, kehtestatud on sularahakassa eeskiri; üle on võetud KuMi hankekord ja riigivara valdamise, kasutamise ja käsutamise kord; põhivara- ja väikevahendite inventuure viiakse regulaarselt läbi; kulude kinnitamisel eARK-is järgitakse 4-silma printsiipi; kehtestatud on ametiautode ja isikliku sõiduauto ametisõitudeks kasutamise kord; puhkuste, lähetuste korraldus, sh varade haldus toimib nõuetekohaselt RTIPis; 5. Lähtutakse KuMi haldusala infoturbe poliitikast, lisaks on kehtestatud asutusesisene IS-de kasutamise kord; 6. Tööohutus on Viljandi töötajatele tagatud (va Hüpassaares); viiakse läbi töökeskkonna riskianalüüse, kehtestatud on hädaolukorra lahendamise plaan ja tuleohutusjuhend. Kriitilise olulisusega tähelepanekud 1. Hüpassaare Mart Saare majamuuseum kui ajaloomälestis on hoitud, kuid külastatavus on vähene. Muuseum on avatud üksnes tänu kohapeal elavale töötajale. Majamuuseumis puudub stabiilne mobiili- ja internetilevi – oht inimelule intsidendi korral. Elektrikatkestused on riskiks taristu ja muuseumi varade säilimise seisukohalt. Laudahoone on lagunenud, varisemisohtlik ja vajab lammutamist. Soovitus KuMile: hinnata Hüpassaares asuva Mart Saare majamuuseumi olulisust ja vajalikkust ning alternatiive, kuidas maandada tänaseid riske. Analüüsida toimimise alternatiive, sh näiteks riske muuseumi kui majamuusemi ümberkorraldamisega seonduvalt. Nt kas oleks võimalik majamuuseumit edasi pidada koostöös Riigimetsa Majandamise Keskusega, pakkudes seal ka matkajatele sobivaid ööbimisvõimalusi (maja paikneb matkaraja vahetus läheduses, ööbimisvõimalusi aga ei kasutata) vmt. VM nõustus osaliselt, vt TP 2 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 5 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum 2. Viljandi muuseumi peamajas puudub külastajatele WC. Ehitamiseks rahalisi vahendeid KuMilt taotletud ei ole. Soovitus VM-le: Arutada KuMiga võimalikke lahendusi probleemi kõrvaldamiseks. Alternatiivina on võimalik kasutada hoovis paiknevat Tõrukoda, mis on kasutusel haridusprogrammide läbiviimise kohana. VM nõustus osaliselt, vt TP 6 Keskmise olulisusega tähelepanekud 3. Muuseumi potentsiaal on hetkel kasutamata: a) uued tegevuskohad (Kondase Keskus ja Viljandi vana veetorn) annavad võimaluse eksponeerida peidus olevaid muuseumi kogusid (väärtuslik kunstikogu) ja korraldada huvipakkuvaid näitusi; b) lisaks üleantavale varale tuleb asutajatel kokku leppida ka püsikulude ning investeeringute tegemiseks vajamineva rahalise võimekuse tagamises (nt iga-aastane baasraha ja EL projektides vajamineva omafinantseeringu võrdne rahastamine); c) ümberkorraldus võimaldab analüüsida muuseumi osutatavaid avalikke teenuseid, sh raamatukogu/lugemissaali vajalikkust, arvestades külastajate vähesust. Soovitus KUMile: jätkata plaanitud muuseumireformiga. Muudatusega on võimalik saavutada positiivne muutus sh pakkuda paremaid avalikke teenuseid ja teenida rohkem omatulu. VM ei nõustunud, vt TP 1 4. Võrreldes uut VM arengukava perioodiks 2024-2027 varasema 2022-2025 kehtinud arengukavaga, ilmnes, et eesmärgid on samad, üksnes tähtaegu on edasi lükatud. Arengukava ei ole KuMiga kooskõlastatud. VMi põhimäärus näeb ette, et muuseumil on kuni 9-liikmeline nõuandva õigusega nõukoda, mida tegelikkuses ei eksisteeri. Soovitused VM-le: 1) Arengukava koostamisel võtta arvesse riigi ja Kultuur 2030 eesmärke sh et riigimuuseumid muudetakse sihtasutusteks. Kooskõlastada uus arengukava ministeeriumiga enne kinnitamist; 2) Juhul kui muuseum jätkab riigiasutusena, hinnata koostöös KuMiga nõukoja vajalikkust. Kui leitakse, et VM-il ei ole vaja nõuandvat nõukoda, tuleks ka põhimäärusesse vastav muudatus sisse viia sh võtta välja punkt, et arengukava kooskõlastatakse ERMiga. VM nõustus osaliselt, vt TP 3 5. Muuseumi dokumendihaldus ei vasta õigusaktides toodud nõuetele ja toimub paberkandjal. Elektroonilises dokumendihaldussüsteemis (DHS) registreeriti dokumendid üksnes numbri saamiseks, reaalselt dokumente WD-sse üles ei laeta, vaid need on leitavad/säilitatakse pabertoimikutes. DHS ei ole töötajate hulgas kasutuses. Aruande kooskõlastamisel rakendati soovitust ja muudeti dokumendihaldus elektrooniliseks. Kõrvaltegevustest teavitamine ei toimu Riigitöötaja Iseteenindusportaalis, vaid suuliselt direktorile. Aruande kooskõlastamisel võeti kõrvaltegevustest teavitamise moodul kasutusse. Soovitused VM-le: 1) viia dokumendihaldus elektroonsesse keskkonda (WD), et dokumendid oleksid nõuetekohaselt varundatud ja säilitatud ning kaob ära topelttöö paberite väljaprintimise näol. 2) soovitame kasutada RTIP võimalusi, fikseerides kõrvaltegevustest teavitamine. VM täitis soovitused, nõustus osaliselt,vt TP 4 6. VM-il on suured kogud, kuid eksponeeritud on sellest väike osa. Interaktiivseid lahendusi näituste juures ei kasutata. Sündmuste reklaamimine linnapildis ja sotsiaalmeedias ei ole piisav, et olla potentsiaalse külastaja jaoks nähtav. Soovitused VM-le: 1) Kaaluda külastuskogemuse uuringu tulemusi arvesse võttes muudatusi, sh uuenduslike lahenduste kasutuselevõttu VM-is (interaktiivsed lahendused, digilahendused jm) ja näituste sagedasemat vahetamist. Koostada külastusuuringu soovituste elluviimise tegevuskava; 2) Panna suuremat rõhku VMi näituste ja ürituste reklaamimisele linnapildis ja sotsiaalmeedias. Kaaluda, kas oleks võimalik luua ümberkorralduste tulemusena turunduse- ja kommunikatsiooniga tegelev ametikoht. VM nõustus osaliselt, vt TP 5 7. SAPis ei peeta arvestust kuluüksuste lõikes, s.t raamatupidamisest ei ole väljavõetav kulud erinevate üksuste lõikes (Hüpassaare kui eraldiseisev kuluüksus). Asutusesisene arvestus on olemas. Ootamatuid sularahakassa inventuure VM-is läbi ei ole viidud, Hüpassaares ei ole sularahakassa inventuure üldse läbi viidud (väike käive). Inventuurikomisjonid ei varieeru aasta-aastalt ning esimeheks on määratud direktor või kassapidaja, kes samal ajal on ka varade eest vastutav isik. Soovitused VM-le: 1) kasutada SAPi võimalusi ning eristada muuseumi kulud ka kuluüksuse lõikes – kokkuhoid tööajas; 2) Viia läbi iga-aastased inventuurid Hüpassaares ning ootamatud sularahakassa inventuurid muuseumi kassas. Inventuurikomisjoni ei tohiks kuuluda varade eest vastutav isik. VM nõustus osaliselt, vt TP 7 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 6 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum III VALDKONNA ÜLEVAADE Viljandi Muuseum (edaspidi VM või muuseum) on ajalooline muuseum, mille sünnidaatumiks peetakse 1878. aasta mai kuud. Tänapäevast nime Viljandi Muuseum kannab asutus 1936. aastast. Alates 1942. aastast paikneb muuseum endises apteegihoones Viljandis ja kinnistul Laidoneri plats 10 asuvates ruumides. Muuseumil on Viljandis 3 hoonet: näitusemaja, hoidla koos tööruumidega ning Lossi 14 maja. Hüpassaares paikneval Mart Saare Majamuuseumil on kaks hoonet: elumaja ja laut, mis on kasutamiskõlbmatu. VM on riigiasutus ja maakondliku mäluasutusena omab suurt kogu, milles on 151 761 museaali (31.12.2021). Muuseumis on 22.02.2024 seisuga 12 töötajat: neist 11 tegutsevad Viljandis ja üks Hüpassaares. Muuseumit juhib direktor (Jaak Pihlak) ja muuseumil on põhimääruse järgi tegevuse põhisuundade kavandamiseks, muuseumi töö paremaks korraldamiseks, tegevuse hindamiseks ja kultuuriministrile vastavate ettepanekute esitamiseks kuni 9-liikmeline nõuandva õigusega nõukoda. Muuseumil on põhimäärus1, arengukava2 ja iga-aastased tegevuskavad. Muuseumi põhiülesanne põhimääruse järgi on ajaloolise Viljandimaa ja kultuuriloolise Mulgimaaga seotud kultuuriväärtusliku materjali kogumine, säilitamine, uurimine ning vahendamine hariduslikel, teaduslikel ja elamuslikel eesmärkidel (vt põhimäärus § 3). Arengukava 2024-2027 visioon: Viljandi Muuseum on riigimuuseum. Tunnustatud üle- eestilise tähtsusega maakondliku mäluasutusena omab muuseum pädevust museoloogilises valdkonnas ning on koostööpartner riiklikele ja ühiskondlikele organisatsioonidele, omavalitsustele, teadus- ja haridusasutustele, arhiividele, muuseumidele ning üksikisikutele. Viljandi Muuseum kannab, säilitab, loob ja edastab mõjupiirkonna identiteeti. TERE süsteemis on Viljandi Muuseumil üks teenus ja mõõdik: „Muuseumiteenus Viljandi Muuseumis“, eesmärk „Tagada muuseumikogu säilimine ja kättesaadavus erinevatele sihtgruppidele“. 2021 2022 2022 2023 2023 TERE mõõdik täitmine sihttase täitmine sihttase täitmine Tegevuskulu ilma hoonete hoolduskuludeta 119 100 67,6 50 /arvutamisel/ 1 külastaja kohta Allikas: KuM SIO andmed, ekiri 17.10.2023 1 Viljandi Muuseumi põhimäärus, vastu võetud 08.07.2013, RT I, 10.07.2013, 67 2 Viljandi Muuseumi arengukava 2024-2027 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 7 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum Tabel 1. Viljandi Muuseumi arengukavas seatud eesmärgid ja mõõdikud Allikas: Viljandi Muuseumi arengukavad 2022-2025 ja 2024-2027 Sisseostetud teenused: arvuti töökohateenus – RIT ehk Riigi IT Keskus; Finants- ja personaliarvestuse teenus – Riigi Tugiteenuste Keskus, RTK. Valdkondlikud õigusaktid, sisemised korrad ja infosüsteemid: • Viljandi Muuseumi põhimäärus; • muuseumiseadus; riigihangete seadus, riigivaraseadus, avaliku teenistuse seadus; korruptsioonivastane seadus, avaliku teabe seadus; isikuandmete kaitse seadus; Vabariigi Valitsuse määrus „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“, Rahandusministri määrus „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“; • muuseumi sisemised korrad ja juhised, töölepingud ja ametijuhendid, käskkirjad jm; • IT: dokumendihaldussüsteem Webdesktop; SAP (raamatupidamistarkvara), Fitek arvete menetlemise süsteem; RTIP (lähetused, puhkused, majanduskulud, varad, sh inventuurid), muuseumide infosüsteem MUIS. Tabel 2. Viljandi Muuseumi tulud ja kulud aastatel 2021-2023 2 021 2 022 2 023 Tulud kokku, sh 14 810 21 185 56 337 saadud sihtfinantseerimine projektidest 1 111 3 589 23 548 tulu majandustegevusest 13 699 17 596 32 789 Kulud kokku, sh 329 331 460 053 419 309 tööjõukulud 234 819 247 097 283 609 majandamiskulud 56 373 70 014 76 366 investeeringud 15 270 119 281 28 896 põhivarade kulum ja väärtuse langus 22 868 23 662 30 438 Allikas: SAP BO AA003 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 8 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum IV AUDITI TULEMUSED 4.1. Viljandi Muuseumi sh M. Saare Majamuuseum toimimine ja võimalik tegevusvormi muutmine Eesmärk oli hinnata, kas ja kuidas on võimalik VMil teenida rohkem omatulu, muuta protsesse tõhusamaks ja tagada kvaliteetsem avalike teenuste pakkumine. Faktid: 2012. a algatas KuM reformi, mille eesmärk oli kujundada riigiasutusena toimivad muuseumid ümber sihtasutusteks. KuM tegi muuseumi direktorile ettepaneku kaaluda ideed luua riigile kuuluva Viljandi Muuseumi (s.h Mart Saare majamuuseum Hüpassaares) ning linnale kuuluvate Kondase Keskuse ja Viljandi vana veetorni baasil sihtasutus, mille asutajad oleksid Eesti Vabariik ja Viljandi linn. Sellega tekiks uus organisatsioon, mis seoks samas ruumis tegutsevad üksused märgilise tähtsusega tervikuks. KOVi otsese toetuse puudumise tõttu jäi reform seisma; 2013 kultuuriministri 08.07.2013 määrus nr 29 „Viljandi Muuseumi põhimäärus“, juriidiliseks tegevusvormiks jäi KuM hallatav riigiasutus ja riigimuuseum muuseumiseaduse tähenduses. 2016 toimunud kabinetiistungil võttis Vabariigi Valitsus vastu otsuse jätkata muuseumivõrgu korrastamisega vastavalt riigiülesannete analüüsis välja toodud järeldustele ja ettepanekutele; Riigi asutatud SAle seatakse lähtuvalt aprillis 2022 tehtud valitsuskabineti otsusele, asutaja ootused hiljemalt 2024. 24.01.2023 KuM, esindajaks kultuuriminister ja Viljandi Linnavalitsus, esindajaks linnapea, sõlmiti ühiste kavatsuste protokolli. Eesmärgiks asutada ühiselt sihtasutus Viljandi Muuseum. Lepiti kokku, et SA Viljandi Muuseum võtab üle praeguse riigiasutuse Viljandi Muuseum ülesanded – ajaloolise Viljandimaa ja kultuuriloolise Mulgimaaga seotud kultuuriväärtusliku materjali kogumise, säilitamise, uurimise ja vahendamise hariduslikel, teaduslikel ja elamuslikel eesmärkidel. KuM tagab tegevustoetuse samadel alustel teiste riigiasutuste ja riigi asutatud SAga. Personalikulude osas lähtutakse kultuuritöötaja miinimumist ning toetab riigieelarveliste võimaluste korral EL fondidest projektide korral SA omafinantseeringut. Viljandi linn toetab võimaluse korral SA ühekordsete sihtotstarbeliste toetustega. Sihtasutus oli plaanis asutada 2023. aasta jooksul. Protsess hetkel seisab. 2024 kinnitatud muuseumi arengukava kui ka VM direktor viitavad, et Viljandi muuseumi tulevikustsenaarium on toimida riigiasutusena, mis on ajaloolise Viljandimaa ja kultuuriloolise Mulgimaa mäluasutus. Lõuna-Eestis on riigiasutusena toimiv muuseum ainuvõimalik lahendus, mis tagab jätkusuutlikkuse. Peamiseks riskiks peetakse vähest KOVde panust ühiselt asutatud sihtasutustes. Teiseks probleemiks on elanikkonna kahanemine – 20 tuhande inimese võrra on kogu maakonna elanikkond vähenenud. Paljud elujõulised pered on välja rännanud, st muuseumiteenuse tarbijaskond on kahanenud ja välisturist jõuab Viljandisse harva. Kriteeriumid: • riigireformi elluviimisega soovitakse saavutada mõjusam ja tõhusam riigiülesannete täitmine, kvaliteetsem avalike teenuste pakkumine, valitsussektori paindlikum ja vähem bürokraatlikum töökorraldus ning valitsussektori kulutuste suhteline vähenemine. Eesmärgiks on elanikkonna vajadustega arvestav ühtne ja tõhus Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 9 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum riigivalitsemine. Omavalitsuslikku laadi ning kohapealset otsustamist võimaldavad ülesanded on koos vajalike ja piisavate ressurssidega riigilt üle antud kohalikele omavalitsustele (vt fin.ee/riigireform). VM direktori sõnul KOVid kogevad pidevalt, kuidas riik oma kohustusi ja vastutust nende õlule ja rahakotile lükkab põhjendusega, et tegemist on kohalike asjadega. Tihti see nii ei ole. Selle kinnituseks on näiteks nn maakonnamuuseumid mille tegevuspiirkonnad on üldjuhul kõigil suuremad kui üks omavalitsus. Tõsiasi on seegi, et bürokraatia ja halduskulud SAde puhul hoopis kasvavad. Näiteks SAks ümberkujundatud muuseumi nõukogu kulu võib ulatuda ligi 20 000 euroni aastas). Tugines KuMi varasemalt asutatud sihtasutuste kogemustele, on sihtasutuse eelised riigiasutuse ees järgmised: • paindlikum ja asutusekesksem juhtimismudel; • asutajate ja nõukogu liikmete kaudu saab muuseumi tihedamalt selle valdkonna ja tegevuspiirkonnaga siduda; • nõukogu tagab liikmete kaudu laiema juhtimiskompetentsi. Nõukogu kui kollektiivse otsustusorgani arvamuste paljusus aitab teha parimaid otsuseid; • juhti ei määra ametisse ega vabasta ametist minister, vaid sellega peab nõus olema enamik nõukogu liikmetest; • vabam ja paindlikum tegutsemisviis asutuse tulude ja kulude arvestamisel, omatulu teenimisel ja asutuse vara kasutamisel; • kogu asutuse tulu jääb sihtasutuse põhitegevuse kasutusse; • kui eelarveaasta lõpeb, ei ole järgmisesse aastasse ülekantavate riigieelarve vahendite piirangut; • kaasfinantseerimise võimalusi erinevatest fondidest on rohkem kui riigiasutuse puhul; • erinevalt riigiasutusest saab sihtasutus olla autoriõiguste pärija ja mittetulundusühingute liige. VM direktori sõnul pole saladus, et SA nõukogudesse nimetatakse poliitiliste kokkulepete alusel inimesi, kes pole pädevad muuseumi puudutavates sisulistes küsimustes. Eksitav on väide, et vaid SA puhul jääb omatulu asutuse põhitegevuse kasutusse. Vastupidiselt on hoopis kuulda kavatsusest SAde omatulu arvelt riigieelarve seisu parandada. Analüüsisime, milline on hetkel VMi omatulu teenimise võimekus ja kulud sh kas on võimalik muuta protsesse tõhusamaks ja tagada kvaliteetsem avalike teenuste pakkumine. Hindasime lugemissaali reaalset kasutust ja taotletud projektirahastust. Kõrvutasime VM näitajad teiste analoogsete maakonnamuuseumidega, et tekiks erinevate maakondade muuseumidega võrdlus. 2021 ja 2022 andmete baasil võtsime juurde sarnased muuseumid teistes regioonides nagu SA Pärnu Muuseum (riigi ja KOV asutatud); Valga Muuseum (KOV asutus), Tartu Linnamuuseum (KOV asutus) ja Vana-Võromaa Kultuurikoda (endine Võrumaa Muuseum), riigiasutus. Lähtekohaks sai ka kogude suurus. Lisaks tegime mõned arvutused ja parema võrdluse saamiseks lisasime juurde 3 lisanäitajat, mida regulaarselt seiratakse asutaja ootuste kaudu sihtasutuste vormis tegutsevates muuseumides: Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 10 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum a) Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR – kui palju kulutame 1 külastaja kohta. Mida rohkem külastajaid, seda väiksem on kulu; b) Ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta) * EUR – efektiivsusnäitaja; c) Omatulu osakaal kogutuludest % - näitab iseteenimisvõimet. Muuseumi tulud koosnevadki peamiselt toetustest ja enda teenitud tuludest – s.o riigieelarve ja projektitoetused KULKAst, Muinsuskaitseametist, KOVst, HTMst jmt. Selgus, et: • töötajate arvu võrdluses on omavahel sarnased Valga ja Vana-Võromaa Kultuurikoda ning Pärnu ja Tartu Linnamuuseum. Viljandi Muuseum võiks oma kogude suurust ja asukohta arvestades olla samaväärne Pärnu Muuseumiga. Samas tuleb teadvustada, et Pärnu Muuseumil on 3 tegevuskohta, mis kõik paiknevad linnas. VM direktori sõnul Viljandi ja Pärnu taristud pole omavahel hästi võrreldavad. Nii näiteks ei ole Viljandil ruume suuremate näituste tegemiseks. Samuti ei saa otseselt võrrelda muuseumi külastajate hulka seetõttu, et Pärnus liigub potentsiaalseid külastajaid kordades rohkem. Tabel 4. Viljandi Muuseumi ja võrdlevate muuseumide 2021 näitajad 2021 Viljandi Pärnu Valga Tartu Vana- Muuseum- Muuseum Muuseum Linna- Võromaa riigiasutus - riigi SA - KOV muuseum kultuurikoda asutus - KOV - riigiasutus asutus Tegevuskulu/külastaja 133 35 102 132 62 kohta aastas* EUR ettevõtlustulu töötaja 1142 6830 1002 1179 919 kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta) * EUR Omatulu osakaal 4 12 3 4 3 kogutuludest % Külastajate arv 2297 29000 1889 5927 3377 Museaalide arv 151761 192140 79140 188625 58717 Töötajate arv* 12 20 6 28 7 Tabel 5. Viljandi Muuseumi ja võrdlevate muuseumide 2022 näitajad 2022 Viljandi Pärnu Valga Tartu Vana- Muuseum- Muuseum Muuseum Linnamuuseum Võromaa riigiasutus - riigi SA - KOV - KOV asutus kultuurikoda asutus - riigiasutus Tegevuskulu/külastaja 107 39 171 62 kohta aastas* EUR ettevõtlustulu töötaja 1466 6008 922 1617 1490 kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta) * EUR Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 11 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum Omatulu osakaal 4 14 4 5 4 kogutuludest % Külastajate arv 4314 25000 4036 5126 4100 Museaalide arv 151959 188099 82084 198148 58 754 Töötajate arv* 12 25 6 28 7 Allikas: VM andmed, muuseuminõunikule esitatud 2021,2022 statistika, avalik info a) 2021 ja 2022 muuseumi külastajate ja teenitud tulu omavahelises muuseumide võrdluses saab välja tuua, et eristub selgelt riigi sihtasutusena toimiv Pärnu Muuseum (tegu on riigi ja KOVi ühise SAga). Teistel asutustel on teenitud omatulu % enam-vähem võrdne s.o 4%. Teatud rolli märgib muutuses Pärnu muuseumi uuendused- uued püsiekspositsioonid põhilistes külastuskohtades kui ka huvitavad ajutised näitused ja võimalus teenida omatulu ruumide rendil (nt Koidula muuseumi suveõu). Joonis 1. Muuseumide külastajad ja tulu 2021 Muuseumi külastajad 2022 Muuseumi külastajad ja ja teenitud tulu 14 teenitud tulu 27500 30000 16 25000 12 12 22500 14 25000 13 20000 10 29000 12 Külastajate arv 17500 20000 Külastajate arv 8 10 Osakaal % 15000 25000 12500 6 15000 8 10000 5 6 4 10000 7500 4 4 4 4 3 4 3 4 5000 5000 2 2297 1889 5927 2 2500 3377 4314 5126 4100 4036 Osakaal % 0 0 0 0 Külastajate arv Külastajate arv Omatulu osakaal kogutuludest % Omatulu osakaal kogutuludest % Allikas: VM andmed, muuseuminõunikule esitatud 2021,2022 statistika, avalik info b) 2021 ja 2022 muuseumi kogude ja efektiivsusnäitajate (arvestatud külastajate ja töötajate arvu ning kogukulu ja teenitud omatulu) omavahelises muuseumide võrdlusena saab välja tuua, et: 1) kogude suuruse mõttes on omavahel võrreldavad riigiasutus Viljandi Muuseum, SA Pärnu Muuseum ja KOV asutusena Tartu Linnamuuseum. Kõigil 3-l muuseumil on suured kogud, millede näitamine, eksponeerimine, kasutamine haridusprogrammides, uurimustes jmt võimaldab külastajatele pakkuda uusi teadmisi, kogemusi ja ühtlasi ka Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 12 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum teenida omatulu. Mida rikkalikum kogu, seda suurem võimalus korraldada erinevaid näitusi. Tingimusel, et on näituste korraldamiseks sobivad ruumid ning piisavalt ideid, mõtteid põnevaid ja huvitavaid näitusi koostada. VM direktori sõnul, kui sobivaid ruume ei ole, siis ka mõjusaid näitusi ei tee. Väljaspool muuseumit asuvatel pindadel näituste tegemine toob kaasa olulist lisakulu, mis vähendab omatulu ja ei ole jätkusuutlik. Määravaks on ka rahaline võimekus ideid realiseerida, milleks riik pakub taotlusvooru „Muuseumide kiirendi“ võimalusi, vt https://www.muinsuskaitseamet.ee/et/muuseumide-kiirendi-taotlusvoor; VM direktori sõnul on Muuseumide kiirendi muuseumide toetamiseks korraldatav taotlusvoor, mille eesmärk on võimaldada muuseumidel teha kiireid arenguhüppeid avalikkusele mõeldud tegevustes ja pakutavates teenustes, mis oleksid pärast käivitamist majanduslikult isetasuvad. 2) eristub taaskord SA Pärnu Muuseum, kes teenib omatulu 1 töötaja kohta kordades rohkem kui teised muuseumid. Samas tuleb arvestada, et kõigil asutustel on sarnased tööülesanded seoses kogudega (inventeerimine, digiteerimine jmt), erisused võivad peituda kogude alamkogudes. Kuid läbi huvitavate näituste, eduka turundustegevuse, põnevate haridusprogrammide ja ruumide rendi, on Pärnu Muuseum teeninud omatulu/töötaja kohta oluliselt rohkem kui teised muuseumid keskmiselt. Teistel muuseumidel on nt 2022 keskmine ettevõtlustulu töötaja kohta 1374 eur vs Pärnu Muuseumil üle 6000 eur/töötaja kohta. VM direktori sõnul on võrreldavad taristud Viljandil, Tartul, Valgal ja Võrul ning ka sise- ja välisturiste jagub neile sarnaselt. Kui Tartu linna elanikkond on 1.01.2024 seisuga 98 270 elanikku, siis Viljandi linnal vaid 16 850 elanikku. Vahe on 5,8-kordne, samas külastajanumbrid on Viljandil ja Tartus samas suurusjärgus; 3) kõigil muuseumidel on hooned, töötajad ehk jooksvad kulud. Tegemist on nn vältimatute kuludega. Mida rohkem külastajaid, seda väiksemaks on võimalik viia ka kulu/külastaja kohta. Omavahelises võrdluses oli nt 2022 edukaim Valga Muuseum, kes suutis kasvatada oma külastajate arvu. Pärnu Muuseum hoiab oma kulu/külastaja kohta stabiilsena, püsides 36-45 eur/külastaja kohta. Viljandi Muuseumi kulu/ühe külastaja kohta jääb 100 eur piiridesse. VM direktori sõnul on tegemist statistilise manipulatsiooniga, mis ei anna teavet sisulise tegevuse ja toimimise kohta. Argumentum ad populum). Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 13 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum Joonis 2. Muuseumi kogud 2021 Muuseumi kogud ja 2022 Muuseumi kogud ja EUR efektiivsusnäitajate võrdlus efektiivsusnäitajad EUR 250000 7000 250000 7000 6830 6000 6008 6000 200000 188625 200000 5000 5000 151761 198148 150000 150000 4000 4000 151959 188099 192140 3000 100000 3000 100000 79140 58717 2000 2000 kogude arv 1466 82084 1617 1490 50000 50000 1142 1179 1002 919 1000 922 1000 58754 0 133 36 102 132 62 0 arv 0 107 44 39 171 62 0 Museaalide arv Museaalide arv Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 1 töötaja kohta) * EUR töötaja kohta) * EUR Allikas: VM andmed, muuseuminõunikule esitatud 2021,2022 statistika, avalik info c) analüüsisime ka VM raamatukogu-lugemissaali kasutust. Muuseumil on selleks eraldiseisev ruum, kokku 54 m2. Ministeerium on klassifitseerinud muuseumi põhiteenused ning üks nendest on „muuseumikogu kasutamine“. Eraisikutele peab olema tagatud võimalus tutvuda ja töötada museaalidega kohapeal. Juriidilistel isikutel on erandjuhtudel võimalik museaale ka välja laenutada (nt filmivõtetel kasutamiseks või eksponeerimiseks näitustel). VM direktori sõnul on lugemissaal asutuse toimimise seisukohalt oluline ruum. Sisu mõttes on tegemist uurimissaaliga, mille abil tagatakse museaalidega kohapeal töötamise võimalus kõigi muuseumi alakogude kasutajatele, seal korraldatakse muuseumitunde, loenguid, museaalide digiteerimist jne. Selgus, et: • lugemissaali kasutus on langustrendis ning koroonaeelne külastatavus ei ole taastunud. Inimeste harjumused on muutunud, tavapärased külastajad ei eelda muuseumis raamatukogu teenust, selleks külastatakse kohalikke raamatukogusid. VM direktori sõnul muuseumi lugemissaal ei ole rahvaraamatukogu mõistes lugemissaal, vaid uurimissaal. Siin asuva teaduslikku abikogu kasutamise üle ei peeta eraldi arvet, see pole mõistlik. Ka rahvaraamatukogude lugemissaalides ei peeta arvet, kui palju inimesed riiulist raamatuid võtavad ja neid kohapeal kasutavad. Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 14 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum • Ministeeriumi kaardistatud muuseumi põhiteenuste hulgas ei ole raamatukogu pidamine. Piisab kui uurijale on tagatud üks laud ja tool museaalidega töötamiseks, tervet lugemissaali ega raamatukogu töötajat, ei pea muuseum üleval hoidma. VM direktori sõnul muuseumi lugemissaal on sisult uurimissaal ja möödapääsmatult vajalik muuseumi põhifunktsioonide täitmiseks. Lugemissaal tagab kvaliteetse teenuse museaalidega kohapeal töötamiseks kõigi alakogude puhul. Saalis oleval raamatute käsikogul ehk teaduslikul abikogul on uurimist toetav funktsioon, sh muuseumitöötajatele. Tegu pole raamatukoguteenusega. Saalis on töökohat kuraatorile, kelle põhitööks on hoidlates säiliva mahuka arhiivraamatukogu kirjeldamine MuISis. Tema tööülesannete hulka kuulub ka uurijate ja teiste lugemissaali kasutajate teenindamine. Joonis 3. Muuseumi lugemissaali kasutus Viljandi Muusemi Lugemissaali kasutus 2000 700 1800 589 600 1600 Tutvutud trükiste arv 1400 500 Külastajate arv 1200 401 400 1884 1000 800 300 964 245 253 600 236 200 400 149 5 472 100 200 268 248 0 0 2018 2019 2020 2021 2022 2023 Teljetiitel Kasutatud trükised Külastajate arv Allikas: VM andmed, ekiri 29012024. Lisatud tabel sisaldab aastate lõikes, vaid lugemissaalis kohapeal uurimistöödega tegelenud külastajate numbrit ning raamatufondist välja toodud raamatute kasutuse arvu d) hinnates muuseumi aktiivsust projektide kirjutamisel ning erinevate näituste, ürituste korraldamiseks raha taotlemist, on siin trend positiivne. Aastatel 2020 – 2023 võrdlus näitab, et on toimunud positiivne trend pärast koroona aastaid. Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 15 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum Joonis 4. Muuseumi tulud Viljandi Muuseumi tulud 60000 50000 40000 32 789 EUR 30000 20000 10000 18602 17 596 23 548 13 699 0 873 1 111 3 589 2020 2 021 2 022 2 023 saadud sihtfinantseerimine projektidest tulu majandustegevusest Allikas: SAP BO AA003 aruanded VM on võtnud oma arengukavaga teise suuna kui ministeeriumi elluviidav muuseumide riigireform. Oleme arvamusel, et muuseum kui mäluasutus suudab edukalt toimida ka riigi asutatud sihtasutusena pidades silmas järgmisi kaalutlusi: 1) kultuuriline väärtus: muuseum on ennekõike kultuuriline asutus, mitte äriline. Muuseumi eesmärk on harida, teavitada ja inspireerida inimesi. Seetõttu ei ole omatulu teenimine peamine eesmärk, mis varjutab mäluasutuse rolli. SA tegevusvorm suunab enam lähtuma kliendist, teenima rohkem omatulu, millest saadav tulu üksnes aitab edaspidi parendada muuseumi teenuseid. SAle seatav finantsalane eesmärk on aasta kokkuvõttes jääda tulude/kulude osas nulli; 2) mitmekesised tulud: muuseum võib teenida omatulu mitmel viisil, näiteks piletite müügist, poe- ja kohvikutuludest, ürituste korraldamisest, annetustest ja sponsorlusest. Oluline on leida tasakaal, et mitmekesised tulud ei kahjustaks muuseumi põhifunktsiooni; 3) kvaliteetne teenus: muuseumi pakuvad tasulisi teenuseid (nt ekskursioonid, töötoad, haridusprogrammid), need peavad olema kvaliteetsed ja väärtust lisavad, lähtudes muuseumi asutamise eesmärgist s.o tutvustada ajaloolise Viljandimaa ja kultuuriloolise Mulgimaa ajaloo ja tänapäevaga seotud kultuuriväärtuslikku materjali; 4) kogukonna kaasamine: muuseum saab kaasata kogukonda, korraldades üritusi, loenguid, näitusi ja koostööprojekte. Tulemusena paraneb muuseumi nähtavus ja mõjusus kogukonnas; 5) strateegiline planeerimine: muuseum peaks looma pikaajalise strateegia, mis hõlmab nii rahastamist kui ka kultuurilist missiooni. Muusemil peaks olema oma lugu, mida jutustada. Miski, mis eristub teda teistest. Omatulu teenimine toetab muuseumi eesmärkide saavutamist. VM direktori sõnul on Viljandi Muuseum tegutsenud järjepidevalt ajaloolise Viljandimaa ja kultuuriloolise Mulgimaaga seotud mälupärandi hoidmise ja uurimise ning sellega seonduva kvaliteetse teenuse pakkumisega, sh omatulu teenimise, kogukonna kaasamise ja strateegilise planeerimisega. Muuseum ei ole firma, kes peab turul võistlema teiste äriettevõtetega tulu saamise nimel. Muuseumi ülesanded ja kohustused on kirjas Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 16 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum põhimääruses. Ainsa tegevuspiirkonna riikliku mäluasutusena on Viljandi Muuseumil olemas võimekus ja tahe täita funktsioone, mis talle on pandud muuseumiseaduses ja muuseumi põhimääruses, mis sätestab: § 3 lg 1: Muuseumi põhiülesanne on ajaloolise Viljandimaa ja kultuuriloolise Mulgimaaga seotud kultuuriväärtusliku materjali kogumine, säilitamine, uurimine ning vahendamine hariduslikel, teaduslikel ja elamuslikel eesmärkidel. § 8 lg 2: Muuseumi tegevust rahastatakse riigieelarvest ning muuseum võib saada rahalisi vahendeid toetustest, annetustest ja oma põhitegevusega seotud tasulistest teenustest, mida võib osutada tingimusel, et see ei takista muuseumi ülesannete täitmist. Muuseumiseaduses ja sellest lähtuvas Viljandi Muuseumi põhimääruses ei esine mõistet omatulu. Jääb arusaamatuks, millest lähtuvalt peaks omatulu teenimine olema üks muuseumi tähtsaid eesmärke. Olulisus Tähelepanek 1 Keskmine Muuseumi potentsiaal on hetkel kasutamata: a) uued tegevuskohad (Kondase Keskus ja Viljandi vana veetorn) annavad võimaluse eksponeerida peidus olevaid muuseumi kogusid (väärtuslik kunstikogu) ja korraldada huvipakkuvaid näitusi; b) lisaks üleantavale varale tuleb asutajatel kokku leppida ka püsikulude ning investeeringute tegemiseks vajamineva rahalise võimekuse tagamises (nt iga- aastane baasraha ja EL projektides vajamineva omafinantseeringu võrdne rahastamine); c) ümberkorraldus võimaldab analüüsida muuseumi osutatavaid avalikke teenuseid, sh raamatukogu/lugemissaali vajalikkust, arvestades külastajate vähesust. Risk: reformi seiskumise tõttu muuseumis vajalikku arengut ega muutust ei toimu. Risk, et muuseumi vajalikkus Viljandimaale ja mõjusus ühiskonnas laiemalt, on vähene. Soovitus ministeeriumile: jätkata plaanitud muuseumireformiga. Muudatusega on võimalik saavutada positiivne muutus sh pakkuda paremaid avalikke teenuseid ja teenida rohkem omatulu. VMi kommentaar: Ei nõustu, muuseumi potentsiaal on kasutatud võimalustele vastavalt. a) Muuseum on kasutanud kõiki võimalusi museaalide eksponeerimiseks. Museaalid on eksponeeritud lisaks muuseumi näitusemajale veel Viljandi linnavalitsuse hoones Laidoneri plats 5, Eesti Pärimusmuusika Keskuse majas, Kondase Keskuses ja Viljandi Jaani kirikus. Maakonnas on Viljandi vallas meie museaalid Tarvastu Muuseumis, Mulgi vallas endises Pöögle vallamajas kirjanik August Kitzbergi muuseumis ning Põhja-Sakala vallas lisaks helilooja Mart Saare majamuuseumile veel Olustvere mõisas ja Suure-Jaani gümnaasiumis. Väljaspool maakonda on VM museaalid eksponeeritud Paides Wittensteini Tegevusmuuseumis ja Viimsi vallas Eesti Sõjamuuseumis. Lisaks on koostöös teiste muuseumide, galeriide ja teadusasutustega meie kunsti, etnograafia, foto, arheoloogia, arhiivraamatukogu jne museaale väljas erineva pikkusega ajutistel näitustel. Viljandi Muuseumi kogu kasutus on aktiivne ja tulemuslik. See küll ei too tulu, kuid muuseum täidab oma põhiülesannet olla ajaloolise Viljandimaa ja kultuuriloolise Mulgimaaga seotud Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 17 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum kultuuriväärtusliku materjali koguja, säilitaja, uurija ning vahendaja hariduslikel, teaduslikel ja elamuslikel eesmärkidel. Täpsustuseks: Kondase naivistliku kunsti keskusel on oma spetsiifiline näituseprogramm. Sealsete ahiküttel ruumide ja Viljandi vana veetorni ruumide mikrokliima ei taga museaalide säilimist ja seetõttu pole päris sobivad nende eksponeerimiseks. b) See on küll asutajate omavahelise vaidluse teema, muuseum saab ainult nõustada. c) Muuseum on pidevalt analüüsinud, kuidas pakkuda parimat avalikku muuseumiteenust, sh selgitanud lugemissaali ehk uurimissaali möödapääsmatut vajalikust muuseumi külastajate teenindamisel. Muuseumi lugemissaal ei paku raamatukoguteenust. Kasutajatena registreeritakse ainult uurijad väljastpoolt. raamatute teaduslik abikogu on toeks nii uurijatele kui ka oma töötajatele. Kuraatorid ja pedagoogid vajavad loengute ettevalmistamiseks, näituste koostamiseks, uurijate konsulteerimiseks, muuseumitundide ettevalmistamiseks ja museaalide kirjeldamiseks erialast ja teatmelist kirjandust. Lugemissaali kasutamine on olulisel kohal koostöös Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemiaga. Ei piisa ühest lauast ja toolist, kui terve grupi tudengitega toimub loeng või seminar koos museaalide kasutamisega. Lugemissaalis toimuvad ka haridusprogrammid, kus on oluline laudade olemasolu, nt vanaaegne koolitund, kus lapsed proovivad kirjutada krihvli, tindi ja sulega. Hiljuti hankisime lugemissaali kokkupandavad lauad, mis võimaldavad nende asetust hõlpsalt muuta vastavalt vajadusele. Lauad on hädavajalikud ka museaalide sorteerimisel, digiteerimisel ja näituste ettevalmistamisel. Saalis toimuvad muuseumi erinevad koosolekud jne. Spetsiaalselt lugemissaaliga tegelev töötaja koondati 2012. aastal ja töökohustused liideti raamatufondi kuraatori ametikohale. e) Mart Saare majamuuseum Hüpassaares • Viljandi muuseumi filiaal, helilooja Mart Saare muuseum, mis paikneb Soomaa rahvuspargi territooriumil, asutati 1964. aastal. Majamuuseumi kompleksi kuulub kaks hoonet: elumaja ja laut. Elumaja on riikliku kaitse all ajaloomälestisena (Maja, kus elas ja töötas Mart Saar, reg-nr 8447; https://register.muinas.ee). Elumaja neljas ruumis on rajatud ekspositsioon helilooja Mart Saare elu- ja loometegevuse kohta; • Hüpassaare majamuuseum asub keset metsa, Viljandi linn asub 35 km ja Suure-Jaani alevik 21 km kaugusel. Seetõttu elab klienditeenindaja püsivalt Mart Saare majamuuseumi majas ning teisiti kohapeal turvalisust tagada ei ole võimalik. Sõlmitud on tööleping, kus on fikseeritud, et muuseum võimaldab töötajal tööülesannete täitmiseks vajaliku ööpäevaringse ruumides viibimise, sealhulgas võimaluse kasutada elamispinnana teise korruse ühte tuba. Muuseumi klienditeenindajale makstakse miinimumtöötasu; • Majamuuseumist läheb mööda Hüpassaare matkarada, kuid direktori sõnul satub muuseumisse matkajaid vähe. • Majamuuseumi II korrusel on välja arendatud ööbimisvõimalus matkajatele, kuid seda muuseumi sõnul kasutatakse minimaalselt. Muuseumis saab maksta üksnes sularahas, kuna mobiililevi praktiliselt ei ole. Vt ka https://muuseum.viljandimaa.ee/martsaar/ Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 18 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum • Hüpassaare külastatavus on väike, näiteks 2023. aastal 650 külastajat. Samal ajal on ka otsesed ülalpidamiskulud madalad, näiteks 2023. aastal 17 136 eurot aastas. Lisanduvad väiksemad kulud (puhastusvahendid, kontoritarbed jne), mida eraldi pole arvestatud ning on käsitletud Viljandi Muuseumi kuludes. Joonis 5. Hüpassaare kulud Hüpassaare kulud 14 000 12 875 11 671 12 000 10 533 10 000 8 000 6 000 5 448 4 570 4 261 3 893 4 000 2 540 2 682 2 000 0 2021 2022 2023 Majandamiskulud sh elekter Tööjõukulud koos maksudega kokku Allikas: muuseumi sisene arvestus, e-kiri 21.02.2024 • Sisuliselt toimib majamuuseum ühe inimese peal, kes kohapeal elab ja toimetab. Talviti, varakevadel ja hilissügisel on teed tihti läbimatud st ka külastajaid ei ole. Kuna muuseum asub muust asutusest ja inimestest kaugel ning kui kohapeal kedagi ei oleks, ei saaks ka muuseum oma uksi lahti hoida; • Hüpassaares elava/töötava asutuse töötajaga on peamine kontakt telefoni teel. Probleemiks on mobiili- ja internetilevi ebastabiilsus/halb levi majamuuseumis ja selle ümber. Alati ei ole võimalik kohapealset töötajat kätte saada ning nt hädaolukorra puhul on ka risk inimelule. Töötaja käib võimaluse korral korra kuus Viljandis kohapeal; • taristu seisukohalt on riskiks elektrikatkestused. Tutvusime katkestuste statistikaga (väljavõte Eletrilevi süsteemist). Selgus, et katkestusi nn rikkena on enim perioodil oktoober kuni veebruar. Hüpassaare katkestused Kõige pikem tundides Kokku Keskmine Mediaan katkestus 2022 48,91 1,96 3,51 5 tundi jaanuaris 31 tundi detsembris ja 18 tundi 2023 112,89 5,38 2,86 novembris Allikas: VM rikete väljavõte, ekiri 11032024 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 19 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum • lisaks on Hüpassaares majamuuseumi juurde kuuluv laudahoone, mis on lagunenud ja ootab lammutamist. Selleks on puudunud rahalised vahendid. Uuendamist vajab Hüpassaare elumaja amortiseerunud katusekate. Lauda lammutamine 2024. a oleks hinnanguliselt 64 560 eur, katusekatte uuendamine 2023. a seisuga 81 360 eur. (aluseks: VM KuMile esitatud taotlused). Olulisus Tähelepanek 2 Kriitiline Hüpassaare Mart Saare majamuuseum kui ajaloomälestis on hoitud, kuid külastatavus on vähene. Muuseum on avatud üksnes tänu kohapeal elavale töötajale. Majamuuseumis puudub stabiilne mobiili- ja internetilevi – oht inimelule intsidendi korral. Elektrikatkestused on riskiks taristu ja muuseumi varade säilimise seisukohalt. Laudahoone on lagunenud, varisemisohtlik ja vajab lammutamist. Risk: intsidendi korral on oht nii inimelule kui taristule ja muuseumi varade säilimisele Soovitused KuMle: hinnata Hüpassaares asuva Mart Saare majamuuseumi olulisust ja vajalikkust ning alternatiive, kuidas maandada tänaseid riske. Analüüsida toimimise alternatiive, sh näiteks riske muuseumi kui majamuusemi ümberkorraldamisega seonduvalt. Nt kas oleks võimalik majamuuseumit edasi pidada koostöös Riigimetsa Majandamise Keskusega, pakkudes seal ka matkajatele sobivaid ööbimisvõimalusi (maja paikneb matkaraja vahetus läheduses, ööbimisvõimalusi aga ei kasutata) vmt. Kommentaar: Nõustume osaliselt, force majeure osas. 1) Viljandi Muuseumi pädevuses ei ole otsustada Mart Saare majamuuseumi olulisuse ja vajalikkuse üle. Seda saab teha vaid omanik. Muuseum saab arvamust avaldada ja nõu anda. Tänased riskid Hüpassaares on muuseumi pool kõik minimeeritud vastavalt võimalustele. 2) 2024. aastal on muuseumil lootus koostöös RITiga luua Mart Saare muuseumile andmeside püsiühendus. 3) 2013. üritas Kultuuriministeerium pakkuda Hüpassaaret RMKle. Keskkonnaministeerium vastas, et ei vaja Suure-Jaani vallas Karjasoo külas paiknevat Mart Saare majamuuseumi kinnistut oma ülesannete täitmiseks. Küll jätkub muuseumi koostöö RMKga, kuid RMK poolne huvi sõltub samuti nende vahenditest ja inimressurssist. Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 20 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum 4.2. Sisekontrollisüsteemi toimimine Viljandi Muuseumis Eesmärgiks hinnata, kas rakendatakse piisavaid sisekontrollimeetmeid, et tagada Viljandi Muuseumi tegevuste õigusaktidele vastavus ja seatud eesmärkide täitmine sh varade ja ressursside kaitse, tegevuse otstarbekus ja info säilimine. Kriteerium: • Sisekontrollisüsteemi toimimist hindasime lähtudes üldtunnustatud sisekontrollisüsteemi küpsusmudelist (aluseks COSO mudel). Mudel vt sisekontrollisüsteemi hindamine, kooskõlas Vabariigi Valitsuse seaduse § 92 1 definitsiooniga. Positiivne praktika, vt kokkuvõte 4.2.1 Juhtimine ja administreerimine sh teabehaldus Kriteeriumid: • tõhus ja läbipaistev kontrollikeskkond; • tõhus strateegiline planeerimine ja planeeritu elluviimine, täitmise ja mittesaavutamise hindamine; • vastutuste jaotus, mis ei toeta huvide konflikte ning tagab vajaliku pädevuse; • regulaarne ja läbipaistev aruandlus, mis tagab juhataja teadlikuse organisatsiooni olukorrast; • toimiv dokumendihalduse ja teabehalduse funktsioon toetab organisatsiooni tegevust ja on kooskõlas õigusaktidega; • sõlmitud lepingute üle omatakse ülevaadet ning on tagatud lepingute õiguslikkus ja organisatsiooni huvide kaitse; • organisatsioonil on rakendatud meetmed pettuseriski maandamiseks. Viljandi muuseumi juhib direktor, septembrist 1991, tähtajatu töölepinguga. Muuseumiseaduse § 31 kohaselt (jõustus juuli 2013) kehtiv riigimuuseumi juhiga sõlmitud tähtajatu tööleping jääb kehtima. Tegemist on ainukese riigimuuseumiga, kus ei ole korraldatud perioodilist konkurssi ehk tööleping juhiga sõlmitakse reeglina kuni 5 aastaks. Kuna tegemist on väikese asutusega, siis osakonnad puuduvad ja töötajad alluvad vahetult direktorile. Asutuse struktuur on uuendatud 2023. a mais. Selgus, et: I. Strateegiline planeerimine • VMi põhimääruse § 5 lg 4 järgi on muuseumil kuni 9-liikmeline nõuandva õigusega nõukoda. Muuseumi nõukotta kuuluvad KuMi, Muinsuskaitseameti, kohaliku omavalitsusüksuse ning kultuuri- ja majandusvaldkonna esindajad. Varasemalt käis nõukoda koos korra või paar aastas, aga viimased aastad ei ole see enam koos käinud. Juhi sõnul ei olnud nõukojast otsest tulemit. • VM põhimääruse § 3 lg 4 järgi koostab VM arengukava koos iga-aastase tegevuskavaga, kooskõlastab selle enne kinnitamist Eesti Rahva Muuseumiga (edaspidi ERM) ja esitab KuMile teadmiseks. KuMi muuseuminõuniku sõnul (e-kiri 06.02.2024) Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 21 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum on põhimäärusesse jäänud see punkt ajast, kui ERMi enda põhimäärus nägi ette, et ERMis on omakultuuride osakond, mille põhiülesanne on maakondades tegutsevate riigimuuseumide, riigi sihtasutuse muuseumide ja riigile kuuluvat muuseumikogu kasutavate muuseumide nõustamine ning koostööl põhinevate arendusprojektide koordineerimine. Hiljem antud osakond ERMis likvideeriti. Seega pole ERMis enam kedagi, kes arengukavasid vaataks ja samas ka puudub sisuline põhjendus miks peaks ERM seda tegema. Maakonnamuuseumid teevad koostööd ERMiga, mitte ei ole alluvussuhtes. • VMi arengukava ei ole koostatud Kultuuri arengukava 2021-20303 ja eesmärkidest lähtuvalt. Kultuuri arengukavas seisab, et seoses koroonakriisiga peatus riigireformi kavas ette nähtud muuseumivõrgustiku korrastamise protsess, kuid jätkuvalt on ümberkorralduste ootel Eesti Arhitektuurimuuseum, Eesti Tarbekunsti- ja Disainimuuseum, Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseum, Tartu Kunstimuuseum ja Viljandi Muuseum. Viljandi Muuseumi arengukavas seisab aga, et VM on ka tulevikus riigimuuseum, kuigi riiklik poliitika näeb ette sihtasutuseks muutmise. Enne arengukava kinnitamist ei ole VM KuMiga seda ka kooskõlastanud. • VMi arengukava on uuendatud 2023. a lõpus, st uus arengukava koostatud perioodiks 2024-2027. Võrreldes uut arengukava varasemalt kehtinud arengukavaga4 ilmnes, et paljud eesmärgid ja sihttasemed on nii varasemas kui praeguses arengukavas samad. Nt 2025. a oli eesmärgiks, et aasta lõpuks on 98% muuseumi kogudest tuginedes kogude poliitikale MUISi sisestatud, lõpule on viidud kogude ümberkorraldamine. 2027. a on seatud sama eesmärk. Eesmärgiks oli ka, et aastal 2024 koostatakse Viljandimaa ajaloo‐ ja looduskeskuse eelprojekti ja uue püsiekspositsiooni kontseptsioon, mis uues arengukavas on seatud eesmärgiks aastal 2026. Eelmises arengukavas oli eesmärgina toodud, et aastal 2025 algab Viljandimaa ajaloo‐ ja looduskeskuse rajamine koostöös KuMiga, mis uues arengukavas on plaanitud aastal 2028. • Tegevuskavad ehk tööplaanid on koostatud. 2022. a kohta on ka tegevuskava täitmine. Tegevuskavades on märgitud tegevuste tähtajad ja vastutajad. Kord poolaastas vaadatakse täitmise seis üle, arutatakse probleeme, miks mõni tegevus on lükkunud või tegemata. 2024. a tegevuskava valmib alles veebruaris, mis ei ole hea praktika. 2024 tegevuskava, mille järgi muuseumi töötajad oma tööd korraldavad, peab olema valmis samal ajal kui kinnitatakse eelarve, hiljemalt iga aasta detsembris/jaanuari alguses. II. Teabehaldus sh asjaajamine • VM-is on kehtestatud sisemist töökorraldust reguleerivad korrad – mh töökorralduse reeglid, muuseumikogu korralduse eeskiri, infosüsteemide kasutamise kord, ametiauto kasutamise kord, isikliku sõiduauto ametisõitudeks kasutamise kord, tulemustasude kord jm, lisaks on üle võetud KuMi infoturbe poliitika, lähetuste kord, hankekord, riigivara valdamise, kasutamise ja käsutamise kord ning raamatupidamise sise-eeskiri. 3 Kultuuri arengukava 2021-2030, kinnitatud Vabariigi Valitsuse poolt 18.03.2021 4 Viljandi Muuseumi arengukava 2022-2025 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 22 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum • Dokumendihaldus on teabehalduse alategevus, st kehtib Vabariigi Valitsuse 25.05.2017 määrus nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“. Määruse peatükk 4 laieneb kõigile avalikke ülesandeid täitvatele asutustele ning § 16 reguleerib dokumendihalduse korraldust, mille lõige 3 sätestab, et „asutus loob, kooskõlastab ja menetleb dokumente elektrooniliselt.“ • Muuseumi asjaajamine toimub valdavalt paberil. Juhiabi registreerib dokumendihaldussüsteemis Webdesktop küll dokumendid ning dokumentidele kantakse vastavad reg. numbrid, kuid faile ennast WD-sse üles ei laeta. Direktor allkirjastab dokumendid valdavalt käsitsi ning kooskõlastusringide võimalust DHS-is ei kasutata. Paberdokumente hoitakse direktori/juhiabi kabinetis paberkaustades. Asjaajamiskord on vananenud (aastast 2016) ja plaanis on 2024. a koostada teabehalduse kord. WD aastane kulu on 35 eur/kuus (420 eur aastas ilma km-ta) ja kokku soetatud 6 litsentsi. Praktikas kasutab WD-d 2 töötajat. • Väikeostude korral võetakse võimalusel 3 võrreldavad pakkumust ning direktori kk-ga tehakse otsus, kus fikseeritakse ka põhjus, miks pakkuja valituks osutus (enamasti majanduslikult soodsaim). Konkursi võitnud pakkujaga sõlmitakse leping. Pakkumused, otsus ja leping hoiustatakse paberkandjal direktori kabinetis. III. Korruptsiooni ennetamine • VM on üle võtnud KuMi hankekorra5, milles on sätestatud huvide konflikti definitsioon, selle ennetamine, tuvastamine ja kõrvaldamine riigihankel. Riigihankeid VM viimastel aastatel ise läbi ei ole viinud; • Töötajate kõrvaltegevustest teavitatakse suuliselt direktorile, RTIPi kõrvaltegevuste moodulit kasutusele võetud ei ole. Direktori sõnul tuleb harva ette, et tegeletakse kõrvaltegevusega ja sellistel juhtudel on teda sellest teavitatud. Kontrollisime töötajate seotud isikuid äriregistristi andmetega. Tehinguid seotud isikutega ei tuvastanud. Olulisus Tähelepanek 3 Keskmine 1. Võrreldes uut VM arengukava perioodiks 2024-2027 varasema 2022-2025 kehtinud arengukavaga, ilmnes, et eesmärgid on samad, üksnes tähtaegu on edasi lükatud. Arengukava ei ole KuMiga kooskõlastatud. 2. VMi põhimäärus näeb ette, et muuseumil on kuni 9-liikmeline nõuandva õigusega nõukoda, mida tegelikkuses ei eksisteeri. Risk: strateegiline planeerimine on formaalne protsess, eesmärkide mittesaavutamist ei analüüsita ega põhjendata, vaid lükatakse tähtaegu edasi. Eesmärgid ei ole kooskõlas Kultuur 2030 ja riigi teiste pikaajaliste valdkondlike eesmärkidega (nt muuseumide reform jmt). Soovitused: 1. Arengukava koostamisel võtta arvesse riigi ja Kultuur 2030 eesmärke, sh et riigimuuseumid muudetakse sihtasutusteks. Kooskõlastada uus arengukava ministeeriumiga enne kinnitamist; 5 Kultuuriministeeriumi hankekord, kinnitatud kultuuriministri 13.09.2017 käskkirjaga nr 198, muudetud kultuuriministri 11.07.2022 käskkirjaga nr 115 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 23 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum 2. Juhul, kui muuseum jätkab riigiasutusena, hinnata koostöös KuMiga nõukoja vajalikkust. Kui leitakse, et VM-il ei ole vaja nõuandvat nõukoda, tuleks ka põhimäärusesse vastav muudatus sisse viia, sh võtta välja punkt, et arengukava kooskõlastatakse ERMiga. Kommentaar: Nõustume osaliselt. 1. Uue arengukava koostamisel on arvestatud ühiskonnas toimuvaid suuri muutusi (Ukraina- Vene sõda, Eestit tabanud kõrge inflatsioon, riigi maksupoliitika jne) nii riigi majanduses kui ka sellega seonduvaid muuseumi võimalusi. Kultuur 2030 on valitsuse poolt kinnitatud 2021. aastal. Vahepeal on toimunud tõsised raputused kogu ühiskonnas ja kõike dokumendis kirjas olevat ei ole enam võimalik järgida. Dokumendis väljakutsena käsitletud SA võimalik moodustamine ei ole muuseumile kehtestatud kohustus. Viljandi Muuseum on riigiasutus ja arvestades Eestit tabanud muutusi on mõistlik, et sellena ka jätkab. 2. Kui muuseum jätkab riigiasutusena on asjakohane nõukoja tegevuse aktiviseerimine. Olulisus Tähelepanek 4 Keskmine 1. Muuseumi dokumendihaldus ei vasta õigusaktides toodud nõuetele ja toimub paberkandjal. Elektroonilises dokumendihaldussüsteemis (DHS) registreeritakse dokumendid üksnes numbri saamiseks, reaalselt dokumente WD-sse üles ei laeta, vaid need on leitavad/säilitatakse pabertoimikutes. DHS ei ole töötajate hulgas kasutuses. Aruande kommenteerimise ajal alustati märkuse kõrvaldamisega; 2. Muuseumi järgmise aasta tegevuskava valmib uue aasta veebruaris, mitte koos kinnitatava aasta eelarvega hiljemalt dets-jaan; 3. Kõrvaltegevustest teavitamine ei toimu Riigitöötaja Iseteenindusportaalis, vaid suuliselt direktorile. Aruande kommenteerimise ajal märkus kõrvaldati. Risk: ressursside dubleerimine; olulise teabe kadumine intsidendi korral; huvide konflikti risk, mittevastavus valdkonna õigusaktidega. Soovitused: 1) viia dokumendihaldus elektroonsesse keskkonda (WD), et dokumendid oleksid nõuetekohaselt varundatud ja säilitatud ning kaob ära topelttöö paberite väljaprintimise näol. 2) soovitame kasutada RTIP võimalusi, fikseerides kõrvaltegevustest teavitamine. Kommentaar: Nõustume osaliselt. Riskid on ka elektroonilise säilitamise puhul. Muuseum, kui mäluasutus peame vajalikuks talletada ajaloo jaoks olulised dokumendid ka paberkandjal. 1) Koostöös Kultuuriministeeriumi teabehaldusjuhiga on alustatud dokumendihalduse üleviimist elektroonsesse keskkonda. 2) RTIPis on võetud kasutusele isikuandmete moodulis kõrvaltegevuste sisestamine. 4.2.2. Turundus ja kommunikatsioon Kriteeriumid: • Sisekommunikatsioon toetab asutuse eesmärkide saavutamist ja kontrollisüsteemi tugevdamist; • kommunikatsioon ja turundus toetavad asutuse eesmärke ja teenuste osutamist; ressursid on kasutatud sihipäraselt ning tõhusalt; • organisatsioon on avalikkuse silmis vajalik ja usaldusväärne, mõjukas partner. Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 24 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum Selgus, et: • VMis toimuvad koosolekud vajaduspõhiselt, peamiselt suheldakse näost näkku (väike asutus), e-kirja teel ja töötajatel on ligipääs olulisematele dokumentidele sisevõrgus v.a Hüpassaare töötajaga, vt ka tähelepanek 2. • 2023. a valmis lõputöö6 Viljandi Muuseumi külastajakogemuse kohta, kust ilmnes, et muuseum võiks pöörata suuremat tähelepanu informatsiooni avaldamise kohta erinevates meediakanalites ja paigaldada muuseumis toimuvate näituste ja sündmuste kohta reklaamplakateid Viljandi linnaruumi, et teave muuseumis toimuvast jõuaks võimalikult paljude huvilisteni. Asutuses eraldi kommunikatsiooni ja turundusega tegelevat inimest ei ole. VM direktori sõnul lõputöös sisalduv „võiks ... paigaldada muuseumis toimuvate näituste ja sündmuste kohta reklaamplakateid Viljandi linnaruumi“ on tegelikkusega vastuolus. Muuseumi plakateid paigaldatakse linnaruumis ja -asutustes regulaarselt vastavalt linnas kehtivale korrale. Kõik ettenähtud võimalused on kasutuses. Ka erinevates digikanalites ja ajalehes Sakala kajastuvad muuseumi sündmused regulaarselt. Probleemiks on aga Viljandi kultuurisündmuste napp kajastus televisioonis, mis muuseumist ei sõltu (ERRil pole Viljandis eraldi korrespondenti, Järvamaal asuv jõuab Viljandi kultuurisündmustele väga vähe. • Lõputöös ilmneb, et tulenevalt olukorrast, et Viljandi muuseumi näitusemaja paikneb 18. sajandi lõpus ehitatud hoones, kus asuvad nii püsiekspositsioon kui ka näituseruum. Näitusemajaga kokku ehitatud hoones, mis remonditi aastatel 1992–1994 on fondihoidlad, lugemissaal, töökabinetid ning WC-d, mida vajadusel võimaldatakse kasutada ka muuseumi näitusemaja külastajatel. Muuseumi lugemissaal mahutab istuma kuni 20 uurijat. Uute näituste avamised ja vestlusõhtud korraldatakse aeg-ajalt kahes kõrvuti asetsevas näitusesaalis ja sellisel juhul on võimalus sündmusest osa võtta kuni 50 külastajal. Avarama ruumi puudumisel pole võimalik muuseumis korraldada rohkete osavõtjatega sündmusi. 6 Külastajakogemuse kujundamine muuseumides Viljandi Muuseumi näitel, Anu Laarman lõputöö, 2023 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 25 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum Joonis 6. Muuseumi külastajate arv kuude ja aastate lõikes 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 2018. a 2019. a 2020. a 2021. a 2022. a Allikas: Anu Laarmanni lõputöö „Külastuskogemuse kujundamine muuseumides Viljandi Muuseumi näitel“ 2023 • Samuti sisaldas uuring küsimust, millega sooviti teada, mida VM saaks enda tutvustamiseks veel teha. Küsimusele vastasid 57 inimest ja kõige enam tehti ettepanekuid näituste ja ürituste reklaamimise osas. 19 vastajat soovitasid avaldada reklaame ajakirjanduses, raadios ning telekanalites ja olla reklaamplakatitega nähtav linnapildis. 17 respondenti soovitasid veelgi enam kasutada reklaamimiseks ja info edastamiseks erinevaid sotsiaalmeedia kanaleid, et informatsioon jõuaks kõikide vanusegruppideni. • Läbiviidud uuringu tulemusena selgus, et digitaalseid lahendusi ei pea piisavaks 73% respondentidest ja Viljandi linnas korraldatavatest giidituuridest on huvitatud 68% vastajaid. Väite kohta, mis puudutas lastele pakutavaid tegevusi, vastas üksnes 15%, et tegevusi on piisavalt. • Uute lahenduste kasutuselevõtt pakub külastajale elamust ja seeläbi on muuseumil võimalus parendada turisti külastuskogemust. Avatud vastusega küsimuse puhul vastas 14 respondenti, et soovivad muuseumis kasutada erinevaid interaktiivseid lahendusi. Tuginedes uuringu tulemustele järeldab töö autor, et Viljandi muuseumis puuduolevad külastajatele suunatud interaktiivsed lahendused mõjutavad külastuskogemust. Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 26 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum Joonis 7. Vastajate hinnang meelelahutuslike tegevuste kohta (n=121) Allikas: Anu Laarmanni lõputöö „Külastuskogemuse kujundamine muuseumides Viljandi Muuseumi näitel“ 2023 • VMil puudub külastajatele mõeldud tualettruum. Väitega, kas antud asjaolu mõjutab külastuskogemust, oli täiesti nõus ja nõus 69% respondentidest. Muuseumikülastajad on kasutanud muuseumi naabruskonnas asuvate toitlustuskohtade- ja Viljandi linna avalikke tualettruume. • Uuringule ja külastajate seas läbi viidud küsimustikule tuginedes tegi autor mh järgmised ettepanekud: ➢ pöörata tähelepanu muuseumis toimuvate sündmuste reklaamimisele ja huviliste teavitamisele erinevates sotsiaalmeedia jt meediakanalites ja paigaldada reklaamplakateid muuseumis toimuvate sündmuste kohta Viljandi linnaruumi. ➢ korraldada ümber muuseumi piletikassa ja muuseumipoe tegevus nii, et meened oleksid külastajatele paremini eksponeeritud ➢ arendada välja ja rakendada külastajate käsutusse interaktiivsed lahendused, mille sisuline osa toetab ekspositsioonide väljapanekuid. ➢ töötada välja erineva sisuga ja ajalise kestvusega giidituurid, mida viiakse läbi Viljandi linnaruumis. ➢ kujundada muuseumi näitusesaalides ekspositsioonid osaliselt ümber, et lapsi huvitavad väljapanekud asuksid neile sobival kõrgusel. ➢ muuta muuseumi lahtiolekuaegu, et kõikidel huvilistel oleks võimalik külastada Viljandi muuseumi. • Direktori sõnul (e-kiri 29.01.2024) on muuseumi toimimise parandamine päevakorras sisuliselt igal muuseumi koosolekul. Väiksemate probleemidega ollakse järk-järgult hakkama saanud, kuid suuremaid saab lahendada vaid piisavate rahaliste vahendite olemasolul. Näiteks külastajate WC küsimus on üks sellistest. • Samas ei ole VM taotlenud KuMi remondifondist raha külastajate WC probleemi lahendamiseks. Direktori sõnul külastajatelt üldiselt kaebusi ei ole olnud. Direktori Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 27 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum sõnul näitusemaja WC probleemi saab lahendada vaid hoone täieliku renoveerimisega. Näitusemaja puhul on tegemist ligi 250-aastat vana muinsuskaitsealuse hoonega. Niisama sinna vaid WC ehitamine ei ole teostatav. Külastajatele, ennekõike lapsed ja vanurid, oleme võimaldanud kasutada teises majapooles asuvat WC-d. See on tegelik probleemi lahendus, mis toimib. • Avaliku teabe seaduse § 28 on sätestatud, milline teave peab riigiasutuse veebilehel avalikustatud olema. Kontrollisime avalikustatud teavet Viljandi Muuseumi kodulehel https://muuseum.viljandimaa.ee/www/ ning ilmnes, et avalikustatud ei ole VM 2024. a eelarvet (AvTS § 28 lg 1 p 11). Olulisus Tähelepanek 5 Keskmine 1. VM-il on suured kogud, kuid eksponeeritud on sellest väike osa. Interaktiivseid lahendusi näituste juures ei kasutata. 2. Sündmuste reklaamimine linnapildis ja sotsiaalmeedias ei ole piisav, et olla potentsiaalse külastaja jaoks nähtav. Risk: külastajaskond ja omatulu väheneb sh muuseumi tähtsus ja mõjusus kogukonnas. Soovitused: 1. Kaaluda külastuskogemuse uuringu tulemusi arvesse võttes muudatusi, sh uuenduslike lahenduste kasutuselevõttu VM-is (interaktiivsed lahendused, digilahendused jm) ja näituste sagedasemat vahetamist. Koostada külastusuuringu soovituste elluviimise tegevuskava; 2. Panna suuremat rõhku VMi näituste ja ürituste reklaamimisele linnapildis ja sotsiaalmeedias. Kaaluda, kas oleks võimalik luua ümberkorralduste tulemusena turunduse- ja kommunikatsiooniga tegelev ametikoht. Vt ka tähelepanek 1. Kommentaar: Nõustume osaliselt, mis puudutab piiratud võimalusi kogude esitlemiseks. 1. Muuseum on kasutanud kõiki võimalusi oma kogude esitlemiseks nii muuseumis kui ka väljaspool. Külastajauuringust lähtudes oleme järjestanud probleemid, millele otsime lahendusi. Ajutiste näituste vahetumise ajakava on külastajate tagasisidest ja pikaaegse kogemusest lähtudes leidnud optimaalse lahenduse. 2. Vastus antud juba 4.2.2. Turundus ja kommunikatsioon all. Muuseumi reklaam on regulaarne ja pidevalt nähtav nii linnas kui ka sobivates asutustes. Samuti leiab seda alaliselt muuseum kodulehelt, näoraamatust, ajalehe Sakala veebiväljaandest ja paberlehest. Peamised võimalused on kõik ära kasutatud. Kordame üle, et telesse pääsemine on Viljandimaal probleemne nii muuseumil kui ka teistel asutustel. Olulisus Tähelepanek 6 Kriitiline Viljandi muuseumi peamajas puudub külastajate WC. Ehitamiseks rahalisi vahendeid KuMilt taotletud ei ole. Risk: külastajate rahulolu mõjutav riskifaktor Soovitused: Arutada KuMiga võimalikke lahendusi probleemi kõrvaldamiseks. Alternatiivina on võimalik kasutada hoovis paiknevat Tõrukoda, mis on kasutusel haridusprogrammide läbiviimise kohana. Kommentaar: Nõustume osaliselt. WC on olemas näitusemajaga kokku ehitatud teise hoone osas. Näitusemajas puudub vesi ja kanalisatsioon. Ilma selle hoone täieliku renoveerimiseta ei ole Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 28 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum võimalik tualettruume ehitada. Muuseum näeb ette näitusemajja Viljandimaa ajaloo- ja looduskeskuse rajamise, kus saavad olema ka tualettruumid. Seetõttu ei ole muuseum ka taotlenud vahendeid ainult WC rajamiseks. Näitusemaja külastajad saavad vajadusel kasutada muuseumi lugemissaali ja muuseumitöötajate WCd, mis asub näitusemajaga kokku ehitatud hoone osas. Inimesed tänavalt, kes soovivad vaid WCd külastada, suuname kõrvaltänavas asuvasse linna avalikku WCsse. 4.2.3. Finantsarvestus, varade haldus sh kogud ja hanked Kriteeriumid: • Eelarvestamine/ planeerimine ja finantsarvestus toimib vastavalt nõuetele; • Varade, sh kogude arvestus/inventeerimine toimub vastavalt nõuetele; • Omatulu teenimine on tulemuslik; • Sularahakassa töökorraldus vastab nõuetele; • Hangete planeerimine on korraldatud tõhusalt ja läbipaistvalt sõltumata ostu summast; • Hanked on läbiviidud asutuse huvides, vastavalt RHS-le, ja on läbipaistvad. Regulatsioon: KuMi raamatupidamise sise-eeskiri7, KuMi hankekord8, KuMi riigivara valdamise, kasutamise ja käsutamise kord9, VMi sularahakassa eeskiri10. Selgus, et: • iga-aastase muuseumi eelarve koostab juhiabi koostöös direktoriga. Juhiabi seirab eelarve täitmist aasta vältel; • asutuses on kehtestatud mh sularahakassa eeskiri11. Materiaalne vastutus fikseeritud klienditeenindajate ametijuhendites, lisaks vastavalt töökorralduse reeglitele12 sõlmitakse töötajaga, kes asub tööle töökohale, kus on ette nähtud täielik materiaalne vastutus, täieliku materiaalse vastutuse leping; • kehtib 4-silma printsiip arvete kinnitamisel - st juhiabi kontrollib RTK spetsialisti poolt sisestatud andmed üle ja kooskõlastab tellijaga (Fitekis märget ei jää, kuna juhiabi ametlikult kooskõlastusringi ei kuulu), direktor kinnitab arve, lisab vajadusel aktid ja lõpliku kinnituse annab RTK spetsialist; • kulujuhtimiseks on eArvekeskuses (Fitek) süsteem kehtestatud, kuid org-i väiksust arvestades ei ole kulujuhte määratud, st arveid menetlevad asutuses juhiabi ja direktor. Juhiabi Fiteki kooskõlastusringis ei ole, kuid vaatab arved enne direktori kinnitust üle, kas kõik klapib; 7 Kultuuriministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri, kinnitatud 30.01.2018 kultuuriministri käskkirjaga nr 285 8 Kultuuriministeeriumi hankekord, kinnitatud kultuuriministri 13.09.2017 käskkirjaga nr 198, muudetud kultuuriministri 11.07.2022 käskkirjaga nr 115 9 Kultuuriministeeriumi valitsemisala riigivara valdamise, kasutamise ja käsutamise kord, kinnitatud kultuuriministri 09.05.2017 käskkirjaga nr 131, muudetud kultuuriministri 14.07.2022 käskkirjaga nr 116 10 Viljandi Muuseumi sularahakassa eeskiri, kinnitatud direktori poolt 14.11.2023 11 Viljandi Muuseumi sularahakassa eeskiri, kinnitatud 14.11.2023 12 Viljandi Muuseumi töökorralduse reeglid, kinnitatud 18.12.2019 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 29 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum • VM kuludest 70-80% on tööjõukulud ja 18-19% majandamiskulud. Investeeringud sõltuvad riigi eraldistest. Muuseumi rahalised võimalused võimaldavad säilitada ja olemasoleva olukorda hoida, mitte arengut. Vt ka tähelepanek 1. • Kuigi muuseumil on 2 tegevuskohta (Viljandi Muuseum ja Hüpassaare Mart Saare Majamuuseum), siis SAPs kuluüksuste lõikes arvestust ei peeta. Muuseum peab asutusesisest Excelit Hüpassaarega seonduvate kulutuste eristamiseks. Joonis 8. Muuseumi kulud 2021-2023 VM kulud 2021-2023 100% 15 270 28 896 90% 56 373 119 281 72 348 80% 70% 70 014 60% 50% 40% 234 819 286 770 30% 247 097 20% 10% 0% 2 021 2 022 2 023 tööjõukulud majandamiskulud investeeringud Allikas: SAP BO AA003 Juhi tekkepõhine eelarve täitmise aruanne 2021-2023 • varade moodul on RTIPis kasutuses, vastutajaks direktor. Vastavalt direktori 28.11.2023 käskkirjale VM võtab alla põhivara kapitaliseerimise alampiiri väheväärtusliku varana arvele varaobjektid väärtusega üle 500 euro, milliste jälgimine on vajalik vara säilimise tagamiseks. Väikevarasid RTIPi reeglina kantud ei ole v.a 2 olulisemat väikevara. Asutusesiseselt peab juhiabi eraldi Excelit väikevahendite jaoks, mis on ülevaatlik. Sinna on kantud ka need väikevahendid, mille maksumus jääb alla 500 eur piiri. • Museaalide arvele võtmine, kirjeldamine, MUISis registreerimine ja kogust välja arvamine jm toimub vastavalt VM muuseumikogu korralduse eeskirjale13. Museaalide kasutusse andmine asutusest välja on samas korras reguleeritud. Taotluse alusel koostab peavarahoidja väljaandeakti ning museaali tagastamisel tagastamisakti. Dokumendid säilitatakse MUISis. • Viljandis viiakse läbi iga-aastaseid inventuure aasta lõpus. Muuseumi väiksust arvestades ei varieeru inventuuri komisjonide koosseis. Komisjonis on alati juhiabi, tehnikaspetsialist ja direktor. Komisjoni esimeheks on direktor, kes samal ajal on ka varade eest vastutav isik. Hüpassaares inventuure läbi ei ole viidud. 13 Viljandi Muuseumi muuseumikogu korralduse eeskiri, kinnitatud 20.02.2023 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 30 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum Viljandis ja Hüpassaares on sularaha kassad. Klienditeenindajate ülesanded sularaha käitlemiseks on fikseeritud ametijuhendites. Vastavalt KuMi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja punktile 17.3.4. viib asutus sularahakassa korralise inventuuri läbi aasta lõpu seisuga ning ootamatu inventuuri vähemalt kahel korral aastas. Sularahakassa inventuurid on Viljandis läbi viidud 2022. ja 2023. a, mil inventuurikomisjoni kuulus ka klienditeenindaja. Hüpassaares inventuure läbi viidud ei ole, samuti ei ole asutuses ootamatuid sularahakassa inventuure läbi viidud. Joonis 9. Muuseumi majandamiskulud 2022 ja 2023 VM majandamiskulud 2022 -2023 45000 40000 35000 30000 25000 20000 15000 10000 5000 0 2022 täitmine 2023 täitmine Allikas: SAP BO AA003 Juhi tekkepõhine eelarve täitmise aruanne 2022-2023 • Museaalide inventuure viiakse läbi järk-järgult. Kõike veel inventeeritud ei ole, 2024. aastasse jäävad arhiivkogu, ajalookogu arheoloogiakogu ja Mart Saare kogu inventuurid. Inventuuride läbiviimise eest vastutab peavarahoidja (uus töötaja alates maist 2023). Kunstikogu inventuuriga alustati 2023. a lõpus ja see jätkub 2024. a alguses. Inventuurides on kõik museaalid olnud leitavad, ühtki juhtumit et midagi oleks kaduma läinud, ei ole tuvastatud. Museaalide sisestamine MUISi toimub jooksvalt, st kõike veel sisestada pole õnnestunud, kuid sellega tegeletakse. • Omatulu teenib Viljandi Muuseum kaupade ja teenuste müügist, mh muuseumi piletid, meened, raamatud, jm. Meenete, raamatute jms hinnad on direktori kk-ga kinnitatud. Pileti hinda tõsteti viimati u 4 aastat tagasi ja direktori sõnul on piletihindasid üle vaadanud ja otsustanud mitte tõsta, sest siis ka külastajate arv kahaneb (hetkel 4 eur täiskasvanu ja 2 eur laps). Muuseumi sõnul on neile mitu pensionäri öelnud, et 4 eurot on nende jaoks kallis. Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 31  AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum • Lähtutakse KuMi hankekorrast, kus on sätestatud huvide konflikt, selle ennetamine, tuvastamine ja kõrvaldamine riigihankel. • VM ise hankeid läbi viinud ei ole 2022. ja 2023 aastal, on osaletud RIKi korraldatud ühishangetes. Väikeostusid teevad peamiselt direktor ja juhiabi, kõik ostud räägitakse direktoriga eelnevalt läbi. • Pakkumused, otsus ja lepingud hoiustatakse paberkaustades. Olulisus Tähelepanek 7 Keskmine • SAPis ei peeta arvestust kuluüksuste lõikes, s.t raamatupidamisest ei ole väljavõetav kulud erinevate üksuste lõikes (Hüpassaare kui eraldiseisev kuluüksus). Asutusesisene arvestus on olemas. • Ootamatuid sularahakassa inventuure VMis läbi ei ole viidud, Hüpassaares ei ole sularahakassa inventuure üldse läbi viidud (väike käive). • Inventuurikomisjonid ei varieeru aasta-aastalt ning esimeheks on määratud direktor või kassapidaja, kes samal ajal on ka varade eest vastutav isik. Risk: asutusesisene Exceli info võib kaduda, SAPs võimaldab kuluüksuste lõikes eraldamine aastate lõikes analüüsi ning kaob ära vajadus eraldiseisva töö järele; Huvide konflikti risk. Inventuurid ja inventuuritulemused ei pruugi olla objektiivsed, kuna inventeerib sama isik, kes viib ka tegevust ellu. Soovitused: 1) kasutada SAPi võimalusi ning eristada muuseumi kulud ka kuluüksuse lõikes – kokkuhoid tööajas; 2) viia läbi iga-aastased inventuurid Hüpassaares ning ootamatud sularahakassa inventuurid muuseumi kassas. Inventuurikomisjoni ei tohiks kuuluda varade eest vastutav isik. Kommentaar: Nõustume osaliselt. Kuluüksus on üks tervik, milleks on Viljandi Muuseum. 1) RTKga on arutatud Hüpassaare kulude eraldamist. 2) Hüpassaares on igal aastal kassa aastalõpu seis null ning eraldi dokumendi vormistamiseks ei näe vajadust. Viljandi Muuseumis klienditeenindaja kontrollib iga kuu algul kassa õigusust ja vastavust aruandele, puudu- ja ülejääke ei ole esinenud. 4.2.4. Personalijuhtimine Kriteeriumid: • ametijuhendid aitavad kaasa eesmärkide saavutamisele; • värbamise poliitika toetab personali valikut vastavalt asutuse vajadustele; • töötajate hindamine tagab töötajate arengu ning vastavuse nõuetele; • personali areng toetab kvaliteetset ja tähtaegset ülesannete täitmist; • motivatsioonipoliitika tagab vajalikku personali olemasolu ja selle tõhusust; • tegeletakse võtmetöötajatega, informatsiooni kogumine lahkuvatelt töötajatelt põhjuste kohta; • tagatud töötajate regulaarne puhkuste korraldus. Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 32 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum Regulatsioon: VMi töökorralduse reeglid, VMi tulemustasu maksmise kord14, VM kollektiivleping15 Selgus, et: • personaliteemadega tegelevad VMis juhiabi ja direktor. Juhiabi ametijuhendis ei ole kirjeldatud personalitöö ülesandeid. Juhiabi ülesanneteks ametijuhendi järgi on mh muuseumi dokumentatsiooni, registrite ja arhiivi pidamine ning korrashoid, eelarvestamine, suhtlus ja andmevahetus Riigi Tugiteenuste Keskusega, WebDesktopi kasutamine dokumentidega töötamisel. Praktikas kasutatakse WD võimalusi vähe ning dokumendihaldus toimub paberil. • VMil on sõlmitud kollektiivleping, milles on mh reguleeritud töö- ja puhkeaega, puhkusi, töötasustamist, sotsiaalseid tagatisi ja täiendusõpet puudutav. Kollektiivlepingu järgi töötajale, kes vähemalt poole oma tööajast töötab kuvariga, tasub tööandja arsti ettekirjutuse kohaselt ostetud kuvariprillide maksumuse optikakaupluse arve alusel 100 € ulatuses. Haigestumise korral on ametiühingu liikmetest töötajatel õigus viibida kuni 6 tööpäeva aastas kodusel ravil ilma haigusleheta koos töötasu säilitamisega, teavitades sellest esimesel võimalusel tööandjat jne. • VM töötajatel on ametijuhendid, kus on fikseeritud ametikoha eesmärk, põhinõuded tööülesanded, vastutus ja õigused. Ametijuhenditest enamus on aastast 2014 ja paar aastast 2019 ja 2020. Juhiabi sõnul on need plaanis 2024. a. jooksul üle vaadata ja vajadusel ajakohastada. • Värbamise põhimõtteid sisekordades fikseeritud ei ole, st kuidas toimub konkursi väljakuulutamine, värbamisprotsess ja uue personali valik. • Viiakse läbi arenguvestluseid (viimati dets 2023-jaanuar 2024), direktoril on selleks vorm ning teeb vestluse käigus omale märkmeid. • Korraldatakse sisekoolitusi ja vahest käiakse väljaspool asutust koolitustel. koolitustele registreerimine toimub RTIPis, direktor kinnitab koolituse taotlused kui need on põhjendatud. • Puhkuste vormistamine toimub samuti läbi RTIPi, kus määratakse ka asendaja puhkuse perioodiks. • Kehtestatud on VM tulemustasu maksmise kord, milles on fikseeritud tulemustasu maksmise tingimused. Tulemustasu makstakse arengu- ja hindamisvestluse tulemuste põhjal heade töötulemuste ja kokkulepitud eesmärkide saavutamise eest. • Covid kriisi ajal olid osad töötajatest kaugtööl. Direktori seisukoht on, et kuna töö on seotud kogudega, toimub see kohapeal. Projektikirjutamisi lubatakse ka eemalt teha. Töökorraldusereeglites kaugtöö reegleid fikseeritud ei ole. • Muuseumi väiksust arvestades personali rahulolu uuringut läbi viidud ei ole, kuna direktor viib läbi igal aastal koostöövestluse kõigi töötajatega, mille käigus ilmnevad mured ja võimalikud probleemid. 14 Viljandi Muuseumi tulemustasu maksmise kord, kinnitatud direktori poolt 18.11.2019 15 Viljandi Muuseumi kollektiivleping Viljandimaa Kultuuritöötajate Ametiühinguga, 18.11.2019 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 33 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum Olulisus Tähelepanek 8 Madal Paljud ametijuhendid on aastast 2014 ning vananenud, värbamise põhimõtteid ning kaugtöö põhimõtteid sisekorras fikseeritud ei ole. Personali rahulolu uuringuid ei ole läbi viidud. Risk: töötajad ei ole teadlikud oma ülesannetest ja vastutusalast Soovitused: 1) Vaadata üle ametijuhendid ja ülesannete jaotus asutuses, vajadusel uuendada ametijuhendeid. 2) Fikseerida töökorralduse reeglites uue töötaja värbamise ning kaugtöö põhimõtted. Kommentaar: Nõustume osaliselt. Töötajad on väga hästi teadlikud oma tööülesannetest ja vastusalast. Vaatame üle ametijuhendid ja vajadusel täiendame. Vaatame üle ja täiendame töökorralduse reegleid. 4.2.5. Infotehnoloogia Kriteeriumid: • IT süsteemide haldus on selgelt reguleeritud; • jätkuv ja tõhusalt kontrollitud toetades organisatsiooni eesmärke saavutamist; • IT süsteemides on organisatsiooni info kaitstud, kasutatud ainult määratud volituse piires ja info kaotamise risk on maandatud efektiivselt; • organisatsiooni varad ja informatsioon on efektiivselt kaitstud varguste ja kahjustamise eest; • IT süsteemid on varundatud, andmeid on võimalik taastada vajaliku perioodi jooksul mahus, mis tagab organisatsiooni tegevuse jätkamise ilma olulise kahjuta; • kasutuses olevad IS-d (MUIS, SAP, Webdesktop) aitavad kaasa asutuse eesmärkide saavutamisele ning on kasulikud/vajalikud töövahendid. Regulatsioon: KuMi haldusala infoturbe poliitika16, Infosüsteemide kasutamise kord VM-is17 Selgus, et: • lähtutakse KuMi haldusala infoturbe poliitikast, lisaks on kehtestatud asutusesisene infosüsteemide kasutamise kord, kus sisalduvad infosüsteemide haldamise põhimõtted, infoturbeintsidentide lahendamine jm; • sisemises infosüsteemide korras ei ole fikseeritud e-posti aadressi või telefoni numbrit kuhu pöörduda intsidentide korral. Kui inimene tööle tuleb, siis informeerib direktor uut inimest, millised on need telefoni numbrid, kuhu intsidendi korral helistada; • IT teenust osutab RIT - tagatud andmete varundamine, lisaks majas on tehnikaspetsialist, kelle ülesanneteks on mh tagada muuseumi infosüsteemide toimimine ja areng. Tehnikaspetsialist on ka RIT-i kontaktisik; • kasutatakse SAPi, MUISi ja RTIPi (va kõrvaltegevused). WD võimalusi ära ei kasutata - st registreeritakse vaid numbri saamiseks ja dokumendihaldus toimib paberil; 16 Kultuuriministeeriumi haldusala infoturbe poliitika, kinnitatud kultuuriministri 13.07.2023 kk-ga nr 171 17 Infosüsteemide kasutamise kord Viljandi Muuseumis, kinnitatud direktori 26.03.2018 kk-ga 1-1A/12 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 34 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum • 2023. a viis KuM asutuses läbi infoturbetesti, milles osales 67% töötajatest. Arvestada tuleb, et Hüpassaare töötajal puudub arvuti ja internetiühendus. Olulisus Tähelepanek 9 Madal VMi infosüsteemide kasutamise korras ei ole fikseeritud olulisi telefoninumbreid (RIT kontaktisik VM-is ja RIT kontakt) ja e-posti aadressi, kuhu pöörduda intsidendi korral. Risk: turvarisk, IT risk Soovitused: uuendada asutusesisest infosüsteemide kasutamise korda, lisada sinna olulised kontaktid, kuhu pöörduda küsimuste või intsidentide korral. Kommentaar: Ei nõustu. Infosüsteemide kasutamise korras on sätestatud kasutajatoe poole pöördumise kohustus. Kõigi arvutitöökohtade töölaual on RIT kasutajatoe kontaktandmed ja töötajad on koolitustel instrueeritud kõigi intsidentide korral sinna pöörduma ning vajadusel kaasama kohalikku kontaktisikut. 4.2.6. Töökeskkond ja turvalisus Kriteeriumid: • organisatsiooni töötajad ja kliendid on kaitstud nõuetekohaselt; • töötajate turvalisus on tagatud. Regulatsioon: VM töökorralduse reeglid, Viljandi Muuseumi hädaolukorra lahendamise plaan, Viljandi Muuseumi tuleohutusjuhend. Selgus, et: • VM-i töökorralduse reeglites on fikseeritud töötervishoiu, tööohutuse, ja tuleohutuse üldjuhised; • Muinsuskaitseamet viis 2021. a VMis läbi haldusjärelevalve, milles seisab, et muuseumil on koostatud 2021. aastal põhjalik hädaolukorra lahendamise plaan, mis on erinevaid hädaolukordasid kaardistav dokument. Dokumendis on kirjeldatud muuseumikogu kahjustamist mõjutavad tegurid, ennetamis- ja lahendamismeetmed, kirjeldatud tegevusjuhendid, ohuolukorrad vastavalt olukorra liigile ning töötajate vastutusalad. • 2024. a algul uuendati hädaolukorra lahendamise plaani, kus mh on määratud vastutajad erinevates hädaolukordades tegutsemise korral. Selles on fikseeritud ka kultuuriväärtuste evakueerimise põhimõtted. Lisaks on asutuses kehtestatud tuleohutusjuhend. Töötajatele on dokumente tutvustatud; • viimane töökeskkonna riskianalüüs läbi viidud 2021. a tulenevalt Covid kriisist; • Viljandis kasutatakse analoog telefonisüsteemi, mis on ühendatud sisemise turvasüsteemiga. Uus töötaja saab isikliku turvakoodi, millega majja siseneda; Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 35 AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum • kui uus inimene VM-i tööle tuleb, siis informeerib direktor, millised on telefoni numbrid, kuhu helistada intsidendi korral. Lisaks on majas RIT-i kontaktisik, kelle poole pöörduda IT probleemide korral; • 2016. a viidi läbi energiaauditid Hüpassaares, Viljandis Laidoneri 10 hoones ja Lossi 14 hoones. Viljandis mõlema hoone esmaseks vajaduseks auditi tulemuste põhjal on mõlema hoone üleviimine elektriküttelt kaugküttele rajades hoonesse ruumide kaupa reguleeritav (termostaatidega) küttesüsteem, lisaisolatsiooni paigaldamine laele ja seintele kuhu see on lubatud. Hüpassaares esmaseks vajaduseks peab energiaaudiitor lisaisolatsiooni paigaldamist põrandale ja seintele. Siiani rahalisi vahendeid hoonete energiasäästlikumaks muutmiseks saadud ei ole, kuigi on korduvalt taotletud. Direktori sõnul rohepöörde taustal ei pruugi olla õige panustada mittetaastuvate energiakandjate baasil toodetavasse soojusenergiasse ehk siis kaugküttesse. Praegu elektriküttega saab reguleerida kõigi ruumide soojust nagu seda vaja on ja sellega ollakse säästlikud. Kaugkütte puhul tõstab tulevikus hinda saastemaks ja tõenäoseks ka muuseumi mitmesuguseid abiruume läbiv ja küttev torustik kasvatab paratamatult kulusid. Kindlasti on aga vaja Viljandi Muuseumi see majaosa, kus asuvad tööruumid, lugemissaal ja fondihoidlad soojustada ja remontida. Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 36