Tähtaja määramine

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Lp Marion Rummo Teie 14.01.2025 nr 1.1-16/115-1 Sotsiaalministeerium Meie 29.01.2025 nr 2.2.-1/25/2-2 [email protected] Puuduste kõrvaldamiseks tähtaja määramine Andmekaitse Inspektsioon (AKI) menetluses on Sotsiaalministeeriumi taotlus uuringus „ Uuring leibkondliku elatusmiinimumi määramise metoodika väljatöötamiseks“ isikuandmete töötlemiseks andmesubjekti nõusolekuta. Tutvunud teie taotlusega, palun taotlust täiendada vastavalt alljärgnevale: 1. Palun esitada andmekaitsealane mõjuhinnang või kui seda ei ole koostatud või ei koostata, siis palun seda otsust põhjendada, arvestades isikuandmete kaitse üldmääruse1 (IKÜM) artikliss 35 sätestatuga. Taotluse punktist 9 nähtuvalt kasutatakse uuringus isikuandmeid (sh eriliigilisi) nii Statistikaameti LEU ja ESU andmestikest, kui registriandmeid STAR andmekogust ning valimi suurused on vastavalt 7000-8000 inimest küsitlustes ning toimetulekutoetuse saajad 19000 leibkonda aastas2. Statistikaameti küsitlusandmed päritakse alates 2000. aastast (vastavalt küsitluse intervallile) ning STAR registriandmed aastate 2023.-2024. ja 2025. esimese poolaasta kohta. IKÜM art 35 lg 1 kohaselt peab isikuandmete vastutav töötleja hindama enne isikuandmete töötlemist kavandatavate isikuandmete töötlemise toimingute mõju isikuandmete kaitsele, kui isikuandmete töötlemise laadi, ulatust, konteksti ja eesmärke arvesse võttes tekib tõenäoliselt füüsiliste isikute õigustele ja vabadustele suur oht. IKÜM art 35 lg 3 loetleb olukorrad, millal andmekaitsealase mõjuhinnangu tegemine on nõutav, mh on hinnangu koostamine kohustuslik, kui toimub füüsiliste isiklike aspektide süstemaatiline ja ulatuslik hindamine, mis põhineb automaatsel isikuandmete töötlemisel, sealhulgas profiilianalüüsil, ja millel põhinevad otsused, millel on füüsilise isiku jaoks õiguslikud tagajärjed või mis samaväärselt mõjutavad oluliselt füüsilist isikut, samuti ka eriliigiliste isikuandmete ulatuslik töötlemine. Inspektsiooni koostatud isikuandmete töötleja üldjuhendis3 on selgitatud, mis on süstemaatiline ja ulatuslik andmetöötlus. Samuti on toodud näiteid suure ohu kohta. Juhendis on viidatud suunistele4, mis käsitlevad andmekaitsealast mõjuhinnangut. Olemasolevast teabest lähtuvalt palun hinnata, kas käesoleval juhul on mõjuhinnangu koostamine vajalik ja kui on, siis palun see koostada. Kui mitte, siis palun tuua esile oma sellekohased kaalutlused. 1 Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2016/679, 27. aprill 2016, füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta 2 Statistikaameti andmetel oli 2021. aasta rahvaloenduse põhjal keskmise leibkonna suurus 2,35 inimest. 3 https://www.aki.ee/isikuandmed/juhendid/isikuandmete-tootleja-uldjuhend 4 https://ec.europa.eu/newsroom/article29/items/611236 Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee / registrikood 70004235  2. Taotluse kohaselt olete samaaegselt esitanud taotluse Sotsiaalministeeriumi Sotsiaal- ja töövaldkonna uuringute ja analüüside ajutisele eetikakomiteele. Kui olete eetikakomiteelt vastuse saanud, siis palun edastage see Andmekaitse Inspektsioonile. 3. Punktis 4 on välja toodud uuringu osad. Palun tooge selgelt välja, näiteks iga uuringu osa kaupa, töödeldavate andmete koosseis, allikad, töötlemistingimused (sh, intervjuude andmetöötlus, kas ja millises etapis millised andmed liidetakse, kuidas ja kui kaua säilitatakse jne) ning täpsustused vastavalt järgnevates punktides toodud märkustele. 4. Punkt 8 kohaselt värvatakse intervjueeritavad toimetulekusaajad kohalike omavalitsuste sotsiaaltöö spetsialistide abiga. Palun selgitage, mil viisil ja milliste andmete alusel moodustavad KOV spetsialistid valimi isikutest, kellelt küsida nõusolekut uuringus osalemiseks? Joonealuses viites 5 on küll lühidalt põhjendatud, kuid siiski ei selgu, kuidas KOV sotsiaaltöö spetsialist valimi koostab ja milliste andmete alusel isikuga ühendust võtab, arvestades, et KOV ametnikud kasutavad toimetulekutoetuse taotluste menetlemisel samuti STAR andmekogu andmeid. Ühtlasi palun täpsustage ka milline on hinnanguline isikute hulk, kelle andmeid nõusolekuta töödeldakse selleks, et leida 50 intervjueeritavat ning kes ja millistel tingimustel kogub ja säilitab isikute nõusolekud oma andmete edastamiseks uuringu läbiviijale. 5. Punktis 9.2. STAR andmekoosseisus olete välja toonud „Menetluse loonud kohaliku omavalitsuse maakond, vald, piirkond“. Samuti on lõigus toimetulekutoetuse saajate intervjuude kohta mainitud, et värbamisel töödeldavad isikuandmed on isiku nõusolekul: nimi, toimetulekutoetuse saamise kestus, elukoha piirkond, leibkonnatüüp, e-posti aadress, telefoninumber. Täpsustage, mida peate silmas piirkonna ja elukoha piirkonna all ja põhjendage elukoha ja KOV täpsuse vajadust seoses uuringu eesmärgiga. Märgin, et isiku nõusolekuta töödeldakse tema andmeid värbamiseks, nõusolekul töödeldakse isiku andmeid siis, kui isik on töötlemiseks oma nõusoleku andnud (värvatud). Palun ka seda taotluses täpsustada. 6. Lisaks eelnevas punktis toodule palun kriitiliselt hinnata ja põhjendada vajadust andmete töötlemiseks plaanitud koosseisus kogu uuringu puhul, näiteks kas uuringu eesmärgi täitmiseks on vaja töödelda andmeid kogu ESU ja LEU andmekoosseisus. 7. Taotluse p 10. ja alapunktides nimetatud andmete kustutamine. 7.1. Sotsiaalkindlustusamet teeb päringu STARist toimetulekutoetuse andmete välja võtmiseks ja pseudonüümib andmed. Centarile esitatakse analüüsimiseks pseudonüümitud andmed. Sotsiaalkindlustusamet säilitab koodivõtit kuni uuringu lõpuni, misjärel see kustutatakse. Sotsiaalkindlustusametist päritud STARi pseudonüümitud andmed kustutatakse uuringu lõppedes (kavandatav lõpp II kvartal 2026). Millal kustutab Sotsiaalkindlustusamet STAR-st päritud algandmed? Palun andmete kustutamise aeg määrata vähemalt aasta ja kvartali täpsusega. 7.2. Intervjuude andmed transkribeeritakse ja eemaldatakse transkriptsioonidest isiku tuvastamist võimaldavad tunnused ehk transkriptsioonid anonümiseeritakse transkribeerimise käigus. Intervjueeritute kontaktid ja intervjuude failid kustutatakse pärast uuringu valmimist. Palun põhjendage, miks on vajalik intervjueeritute kontaktide säilitamine pärast intervjueerimist? Palun täpsustage intervjueeritute kontaktide ja intervjuude failide kustutamise aeg aasta ja kvartali täpsusega mõlema intervjuu tüübi puhul. 7.3. Palun täpsustage millal kustutatakse muud uuringus kasutatavad andmed, näiteks värbamisandmed. 8. Palun selgitage taotluses põhjalikumalt EUROMODi kasutamist, st kuidas täpselt toimub andmetöötlus EUROMODis? Saan aru, et Statistikaamet esitab regulaarselt kindlas koosseisus andmed EUROMODi. Kas Teie uuringu raames esitatakse simulatsiooniks EUROMODi täiendavaid andmeid? Kui jah, siis palun selgelt välja tuua uuringupõhine andmekoosseis. Samuti selgitage, kas sel juhul kustutatakse uuringu andmed EUROMODist pärast uuringu lõppu ning kes ja millal kustutab? 2 (3)  9. Uuringu kutses (nõusolekuvormil) palume ära näidata, kust isiku andmed saadi, kes on uuringus isikuandmete vastutav töötleja ning kus on isikul võimalik tutvuda uuringu andmekaitsetingimustega (näiteks link). 10. Taotluse punkt 11 andmesubjekti teavitamine. Isikuandmete kaitse üldmääruse üheks oluliseks põhimõtteks on läbipaistvuse põhimõte. Läbipaistvuse tagamiseks tuleb andmesubjekte isikuandmete töötlemisest teavitada vastavalt IKÜM artiklitele 12 – 14 konkreetselt selles uuringus toimuvast andmetöötlusest. Märgin, et taotluses viidatud andmetöötlejate üldised andmekaitsetingimused seda ei kajasta. Üldmäärus küll kehtestab ka andmesubjektide teavitamata jätmise alused, kuid neid saab rakendada pigem erandlikel asjaoludel. Antud uuringu taotluses ei nähtu selliseid erandlikke asjaolusid, mis takistavad inimeste teavitamist. Teavitada on võimalik läbi (sotsiaal)meedia, ministeeriumi vm asutuse kodulehe kaudu jms viisil. Seega palun kaaluda andmesubjekti teavitamise võimalusi ja vastavalt sellele taotlust täiendada. Kui leiate, et isegi ka üldine andmesubjektide teavitamine võimalikuks ei osutu, palun seda otsust põhjendada. Palun esimesel võimalusel, kuid hiljemalt 10.02.2025 taotluses esinevad puudused kõrvaldada ning täpsustused taotlusvormile sisse viia. Muudatused palun algtekstist eristada. Vastus palun saata aadressil [email protected]. Tähtajaks puuduste kõrvaldamata jätmise korral võib AKI vastavalt haldusmenetluse seaduse § 15 lõikele 3 jätta taotluse läbi vaatamata. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) peadirektori volitusel 3 (3)