Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse teabehalduse kord

KÄSKKIRI Tallinn 16.03.2020 nr 1-3/10 Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse teabehalduse kord Vabariigi Valitsuse 25.05.2017. a määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ § 17 lõike 3 ja sotsiaalministri 02.07.2009. a määruse nr 61 „Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse põhimäärus“ § 8 lõige 2 punkti 5 alusel 1. ÜLDSÄTTED JA MÕISTED 1.1. Korra eesmärgiks on sätestada Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse (edaspidi keskus) asjaajamise ja teabehalduse põhinõuded (edaspidi ka teabehalduse kord) ning reguleerida keskuses pakutavate avalike teenuste korraldamist ja arendamist. 1.2. Keskuse töötajad loovad, kooskõlastavad ja menetlevad dokumente üldjuhul elektrooniliselt. 1.3. Asjaajamisperiood dokumentide haldamisel on kalendriaasta (1. jaanuarist kuni 31. detsembrini). Töörühma, komisjoni ja muu ühekordse kindla ülesandega üksuse asjaajamisperioodiks on selle tegevusperiood. 1.4. Teabe haldamiseks kasutatakse keskuses dokumendihaldussüsteemi DELTA (edaspidi DHS) ning muid keskuse poolt hallatavaid ja kasutatavaid infosüsteeme, mis on kirjeldatud punktis 1.11. 1.4.1. Erinevate infosüsteemide juurdepääsuõiguste haldamine ja kasutajate nõustamine ning juhendamine toimub infosüsteemide peakasutajate poolt, kes on loetletud punktis 1.11. 1.5. DHSi avalikule vaatele ehk avalikule dokumendiregistrile on viide keskuse veebilehel rubriigis „Avalik teave“. 1.6. Kõik keskuse töötajad on DHSi kasutajad. Kasutajad tuvastatakse ID-kaardi või paroolipõhiselt. Oma parooli andmine teisele kasutajale on keelatud. DHSi sisestatud dokumentide õigsuse eest vastutavad dokumentides määratud vastutajad. 1.7. DHSis eristatakse järgmisi kasutajaõiguste rühmi: 1.7.1. Administraatorid hoiavad töös ja haldavad süsteemi (dokumendi- ja arhiiviloetelus funktsioonide ning sarjade koostamine, dokumentidele juurdepääsuõiguste tagamine, dokumendi liikide ja -mallide loomine ja korrastamine, eeldefineeritud töövoogude korrastamine jms tegevused), toimetavad ja registreerivad dokumente, saadavad neid välja jms tegevused. 1.7.2. Dokumendihaldurid saavad luua ja lisada uusi dokumente, käivitada töövooge, muuta töövoo käigus metaandmeid ja dokumendi (faili) sisu ning kustutada enda loodud või lisatud dokumente (v.a registreeritud dokumendid), edastada dokumente süsteemivälistele isikutele ja asutustele ning teha toiminguid ka registreerimisjärgselt. 1.7.3. Arhivaarid saavad seadistada dokumendi elukäigu ajakavasid, sooritada erinevaid arhiveerimistegevusi. 1.7.4. Tavakasutajad saavad vastavalt juurdepääsuõigustele vaadata dokumendi (faili) sisu ja selle metaandmeid, võtta teadmiseks, kooskõlastada ja allkirjastada neile suunatud dokumente. 1.7.5. Külalised (Riigi Tugiteenuste Keskuse määratud töötajad või ühekordse ülesande täitmiseks, nt audiitor) saavad ligipääsu infosüsteemile ja selle dokumentidele, v.a juurdepääsupiiranguga dokumendid ning menetleda neile täitmiseks suunatud dokumente. 1.8. Kasutajate juurdepääsu juurdepääsupiiranguid sisaldavatele teabele võib piirata DHSis sarja-, toimiku- või dokumendi põhiselt ning teistes süsteemides reguleeritakse seda üldiste juurdepääsuõiguste läbi. 1.9. Teabehalduse kord on täitmiseks kohustuslik kõigile keskuse töötajatele. Keskuse töötaja vastutab oma tööülesannete täitmiseks vajalike dokumentide ja teabe nõuetekohase loomise ja haldamise eest. Uuele töötajale tutvustab teabehalduse korda tema vahetu juht või asjaajamistalituse juht. 1.10. Keskuse e-posti aadressid on [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected] ja veebilehe aadress on www.astangu.ee. Töötajate ja struktuuriüksuste kontaktandmed avalikustatakse ja hoitakse ajakohasena veebilehel. 1.11. Keskuse asjaajamises loodud ja saadud teavet hallatakse järgmistes infosüsteemides: Infosüsteemi nimi Sisu kirjeldus Sisuline vastutaja Dokumendihaldussüsteem dokumendid ning andmed asjaajamistalitus DELTA dokumentide registreerimise, menetlemise, säilitamise ja hävitamise kohta Astangu infosüsteem AIS keskuse klientide andmed, asjaajamistalitus isikuandmete allikad ning andmed kliendi andmetega tegelevate töötajate kohta Riigi ühtne personali-, palga- ja haldus- ja majandusarvestustarkvara finantsarvestus arendusosakond SAP ning aruandlus Riigi ühtne andmed müügi, kassa ja finantstalitus majandusarvestustarkvara koostatud arvete kohta SAP (müügimoodul) E-arvete infosüsteem arved ja nende kinnitused finantstalitus Riigitöötaja puhkuste, koolituste, lähetuste, haldus- ja iseteenindusportaal varade ja majanduskulude arendusosakond menetluskeskkond ning lähetus-, koolitus- ja puhkusedokumendid ja nende registriandmed Siseveeb teabe vahendamine töötajatele kõik osakonnad Veebileht teabe vahendamine avalikkusele, kommunikatsiooni- info kõikide teenuste kohta spetsialist Planeerimise ja strateegia, tegevuskava ja haldus- ja projektijuhtimise tarkvara tööplaani andmed koos täitmise ja arendusosakond PlanPro vastutajate andmetega 2  Koostöövestluste ja keskuse töötajate arenguvestluste, personalijuht kompetentside hindamise katseaja lõpu vestluste, tarkvara PlanPro vahevestluste ja töösuhte lõpuvestluste kokkuvõtted Õppeinfosüsteem kutseõppe õppekavad, õppijate õppekorralduse (ÕIS)/TAHVEL andmed, õpperühmad, päevikud ja spetsialist hinded, teated, tõendid, käskkirjad, praktika aruanded ja praktikapäevikud Eesti Hariduse Infosüsteem Kutseõppe õpilaste erialade õppekorralduse (EHIS) nimekirjad, päringute teostamine. spetsialist Riiklik infosüsteem Riigihangete register Riigihangete registris läbiviidavate jurist või direktori riigihangete menetlus ja asetäitja -dokumendid. 1.12. Keskuse hallatavates infosüsteemides asuvate dokumentide, andmete ja registrite ning võrguketastele salvestatud teabe kaitse korraldamine, säilitamine ja varundamine toimub kooskõlas kehtivate infoturbealaste kordadega ja isikuandmete töötlemise korraga. 1.13. Teabehalduse korra juurde kuulub dokumentide liigitusskeem, mis kinnitatakse käskkirja lisana (Lisa 1). 1.14. Asjaajamistalituse töötajad võivad koostada teabehalduse korra paremaks rakendamiseks juhiseid, mis tehakse teatavaks töötajatele nii siseveebis kui ka avalikul kettal ning mille järgimine on kohustuslik. 1.15. Teabehalduse korras enim kasutatavad mõisted: 1.15.1. Asjaajamine on tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks. 1.15.2. Asjaajamisperiood on fikseeritud ajavahemik, mida rakendatakse asjaajamise toimingutes. 1.15.3. Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. 1.15.4. Eriliiki isikuandmed on isikuandmed, mis sisaldavad rassilist või etnilist päritolu, poliitilisi vaateid, usulisi või filosoofilisi veendumusi või ametiühingusse kuulumist, geneetilisi andmeid, füüsilise isiku kordumatuks tuvastamiseks kasutatavaid biomeetrilisi andmeid, terviseandmeid või andmeid füüsilise isiku seksuaalelu ja seksuaalse sättumuse kohta. 1.15.5. Fail on nimega andmekogum, mida talletatakse või töödeldakse ühe üksusena. 1.15.6. Funktsioon on tegevus(ed) või protsess(id), millega täidetakse kindlat keskuse eesmärki ja/või ülesannet. 1.15.7. Mall on dokumendi elementide paigutuse eelseadistatud ja vormistusreegleid jälgiv vorm. 1.15.8. Menetlemine on dokumendi saamine ja loomine, vormistamine, hõlmamine, registreerimine, edastamine, kooskõlastamine, täitmine, allkirjastamine, välja saatmine. 1.15.9. Otsene avalik teenus on teenus, mida asutus osutab füüsilisele või eraõiguslikule juriidilisele isikule tema tahtel. 1.15.10. Plank on paberkandjal mall, millele on vormistatud dokumendi väljad ja osa elemente. 1.15.11. Registreerimine on hõlmatud dokumendi andmete terviklikkuse kontrollimine ja viida andmine. 1.15.12. Sari on liigitus-, korrastus- ja kirjeldusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi või muu tunnuse alusel kokku kuuluvaid dokumente. 1.15.13. Säilitustähtaeg on lühim aeg, mille jooksul dokumenti tuleb säilitada. 3 1.15.14. Toimik on asjaajamise käigus ühe sarja piires loodud või saadud dokumentidest moodustatud üksus. 1.15.15. Tugiteenus on teenus, mida osutab keskuse enda töötajatele. Tugiteenus toetab keskuse ülesannete täitmist. 1.15.16. Üleandmine on dokumendi valdaja, omaniku ja/või dokumendi eest vastutaja vahetamine. 2. TÖÖTAJATE PÄDEVUS JA VASTUTUS 2.1. Teabe turvalise ning jätkusuutliku haldamise ja juhtimisega seotu on korraldatud järgnevalt: 2.1.1. Keskuse teabehaldust korraldab haldus- ja arendusosakond. 2.1.2. Keskuse avalike teenuste, teenuste osutamise käigus tekkiva teabe ja dokumendihalduse ühtse korraldamise tagab direktori asetäitja. 2.1.3. DHSi toimimise, sellele juurdepääsuõiguste haldamise ning selle kasutajate nõustamise ja juhendamise tagab asjaajamistalitus. 2.1.4. Igapäevase jooksva dokumendihalduse ja sellega seotud infovahetuse korrektsuse tagavad sekretär ja asjaajamistalituse juht vastavalt oma ametijuhendile ja käesolevale korrale. 2.1.5. Teiste keskuse tööks vajalike infosüsteemide toimimise, arendamise ja seal tekkivate andmete turvalise haldamise tagab Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus (edaspidi TEHIK). Samuti tagab TEHIK vajalike andmete varundamise ja säilitamise kõikide nende poolt hallatavate infosüsteemide lõikes. 2.1.6. Andmekaitse valdkonna korraldamise ja asjakohaste juhiste koostamise tagab keskuse jurist või tema ülesandeid täitev töötaja. 2.1.7. Andmekaitsenõuete täitmise üle teostab järelevalvet keskuses määratud andmekaitsespetsialist. 2.1.8. Teabe nõuetekohase avalikustamise keskuse veebilehel ning teistes avalikkusele suunatud infokanalites tagab kommunikatsioonispetsialist. Töötajad vastutavad oma valdkonna piires teabe õigsuse ning asja- ja ajakohasuse eest, edastades vajaliku info õigeaegselt kommunikatsioonispetsialistile. 2.1.9. Dokumentide õigeaegse ja nõuetekohase hoidmise ja hävitamise tagab asjaajamistalitus. 2.2. Struktuuriüksuse juht: 2.2.1. vastutab oma struktuuriüksuse vastutusvaldkonnas olevate avalike teenuste kvaliteetse toimimise ja struktuuriüksuse tegevuse dokumenteerimise eest õigusaktidega ettenähtud ulatuses; 2.2.2. vastutab teabe nõuetekohase, sh tähtaegse, menetlemise ning muu asjaajamise eest struktuuriüksuses; 2.2.3. vastutab dokumentide säilitamise eest struktuuriüksuses. 2.3. Iga töötaja vastutab oma tööülesannete piires dokumentide ja teabe nõuetekohase loomise, selle õigsuse ja haldamise, sh temale määratud tööülesannete tähtaegse täitmise eest, ning tagab dokumentide säilimise kuni arhiivi andmiseni või hävitamiseni. 2.4. Haldus- ja arendusosakond tagab töötajate regulaarse koolituse ja teavituse teabehaldust puudutavates küsimustes vastavalt vastutusvaldkonnale. 3. TEENUSTE KORRALDAMISE PÕHIMÕTTED 3.1. Keskuse eesmärk on pakkuda kvaliteetseid teenuseid. 3.1.1. Keskus pakub otsest avalikku teenust kutse- ja täiendõppes või rehabilitatsiooniteenusel või kaitstud töös osalevale kliendile. 4 3.1.2. Keskus pakub erinevaid tugiteenuseid: dokumendihaldus, personalitöö, õigusnõustamine, sh hangete korraldamine, kommunikatsiooni juhtimine, välissuhted, finantsarvestus, majahaldus ja keskuse transport – asutusesiseselt. 3.2. Keskuse poolt pakutavad otsesed avalikud teenused on kaardistatud ning nende kohta on loodud teenusekaardid. 3.3. Igale otsesele avalikule teenusele on määratud teenuse omanik struktuuriüksuse juhi või võimalusel talituse või õppesuuna juhi tasandil, kes vastutab selle arendamise, haldamise ja kvaliteedi eest. 3.4. Keskuse otsesed avalikud teenused ja omanikud on: 3.4.1. Hindamine ja nõustamine sobivate tegevusvõimaluste väljaselgitamiseks (erivajadustega inimestele) – rehabilitatsiooniosakonna juhataja. 3.4.2. Sotsiaalne rehabilitatsioon – rehabilitatsiooniosakonna juhataja. 3.4.3. Tööalane rehabilitatsioon – rehabilitatsiooniosakonna juhataja. 3.4.4. Kaitstud töö teenus erivajadustega inimestele – rehabilitatsiooniosakonna kaitstud töö talituse juht. 3.4.5. Kutseõpe erivajadustega inimestele – õppeosakonna juhataja. 3.4.6. Kohanemiskursused erivajadustega inimestele erialavaliku toetamiseks ja igapäevaeluoskuste õppeks – õppeosakonna juhataja. 3.4.7. Tööõppekursused erivajadustega inimestele – õppeosakonna juhataja. 3.5. Keskuses osutatavad tugiteenused ja omanikud on: 3.5.1. Finantsarvestus – haldus- ja arendusosakonna finants- ja majandustalituse juht. 3.5.2. Personalitöö – personalijuht. 3.5.3. Dokumendihaldus – haldus- ja arendusosakonna asjaajamistalituse juht. 3.5.4. Õigusteenindus, sh hangete korraldamine – direktori asetäitja. 3.5.5. Sise- ja väliskommunikatsiooni juhtimine – kommunikatsioonispetsialist. 3.5.6. Majahaldus ja keskuse transport – bussijuht-haldusspetsialist. 3.5.7. Välissuhted – välissuhete koordinaator. 3.6. Teenuste omanikud vastutavad nii teenuse korraldamise ja kvaliteedi kui teenusega seotud protsesside korraldamise ja kvaliteedi eest. 3.6.1. Erinevad teenuste omanikud ja teised keskuse töötajad, teevad omavahel koostööd, et tagada keskuse teenuste ühtlane kvaliteet. 3.7. Teenusekaarte hoitakse aja- ja asjakohastena ning teenuste muutmisel muudetakse ka vastav info teenusekaardil. Teenusekaartide muutmise eest vastutab teenuse omanik. 3.8. Vastavalt vajadusele toimub teenuste arendamine e-kanalitesse, vältides teenuste dubleerimist. 3.9. Keskusel on ülevaade kõikidest pakutavates teenustest ja nende käigus tekkivast teabest. Kui klient on ühe teenuse raames andnud teatud andmed, mis on vajalikud ka teise teenuse pakkumisel, siis neid andmeid kliendilt rohkem ei küsita. 3.10. Keskus tagab kliendile õiguse tutvuda temaga seotud andmetega. Samuti on kliendil õigus teavitada keskust ebatäpsetest või eksitavatest andmetest ning nõuda nende parandamist. 3.11. Keskus tagab kliendile õiguse anda keskuse otsese avaliku teenuse kohta tagasisidet ja teha ettepanekuid teenuse parendamiseks. 4. DOKUMENTIDE VASTUVÕTMINE JA REGISTREERIMINE 4.1. Üldine reegel on, et registreeritakse e-kirjad ning dokumendid, mis puudutavad keskuse tegevust ja ülesannete täitmist. Alljärgnev nimekiri on näitlik ega ole ammendav, kuid registreerima peaks e-kirjad ja dokumendid, mis on seotud: 4.1.1. konkreetse asja menetluses tähtis fakt/asjaolu; 4.1.2. info lepingu sõlmimise, muutmise ja lõpetamise kohta; 4.1.3. valdkonna spetsialisti käest arvamuse küsimist; 4.1.4. nõue andmete analüüsiks või koondamiseks; 5 4.1.5. info, mis vajab edasist menetlust, sh vastuskirja koostamist. 4.2. E-kiri hõlmatakse DHSi .pdf, .htm, .html või .txt vormingus. E-kirja manused hõlmatakse DHSi originaalvormingus. Pakitud manus(ed) tuleb lahti pakkida ja krüpteeritud dokumendid dekrüpteerida. Kui manuste lahti pakkimine on mahu tõttu ebaotstarbekas, võib need jätta lahti pakkimata, kuid eraldi tuleb DHSi salvestada sissejuhatav/kokkuvõttev kiri. 4.3. Korduvalt saabunud ning juba registreeritud dokumenti uuesti ei registreerita, välja arvatud juhul, kui selles on olulised lisad või esimesena saabunud dokument ei olnud allkirjastatud. 4.4. Dokumendid, mis saabuvad: 4.4.1. elektronpostiaadressile [email protected], [email protected] ja [email protected] edastatakse sekretäri poolt DHSi saabunud dokumentide loendisse; 4.4.2. elektronpostiaadressile [email protected] ja [email protected] registreeritakse teenuste konsultandi poolt DHSis saabunud dokumentide loendisse; 4.4.3. dokumendivahetuskeskuse (edaspidi DVK) kaudu, saabuvad otse DHSi saabunud dokumentide loendisse. 4.5. Töötaja tööalasele elektronposti aadressile saabunud või sealt väljasaadetavate e-kirjade ja dokumentide vastavasse infosüsteemi hõlmamise eest vastutab töötaja. 4.5.1. Registreerimist vajavad kirjad ja dokumendid edastab töötaja vajadusel sekretärile hiljemalt järgmisel tööpäeval. 4.5.2. Saabunud posti ja paberdokumendid võtab vastu administraator ja edastab sekretärile, kes edastab need vastavalt sisule menetlemiseks. 4.6. Dokumendi vastuvõtja kontrollib saabunud dokumentide puhul adressaadi õigsust ning allkirjade ja lisade olemasolu. Puuduste esinemisel informeeritakse saatjat. 4.6.1. Paberdokumendid skaneeritakse ja hõlmatakse DHSi .pdf-vormingus. Digiteerija kontrollib originaali ja skaneeritud dokumendi vastavust, et kas dokumendi kõik lehed on skaneeritud ja kogu tekst loetav ning arusaadav. 4.7. Dokumendi hõlmamisel määratakse dokumendi asukoht DHSi dokumendipuus (dokumendiloetelus) vastavas sarjas. Toimikusse saab lisada ainult kindlaks määratud liiki dokumente. 4.8. Dokumendi registreerija (DHSis dokumendihaldur) seab dokumendi hõlmamisel käesoleva korra punkti 10 kohaselt juurdepääsupiirangu. 4.9. Dokumendi registreerimisel genereeritakse hõlmatud dokumendile automaatselt dokumendi viit (number ja toimiku tähis) ja registreerimiskuupäev. 4.10. Dokumenti saab registreerida kas toimiku koosseisu või olemasoleva dokumendi vastuseks või järjeks sama asja koosseisus. Näiteks sissetulev kiri ja vastuskiri (väljaminev kiri) registreeritakse DHSis sissetuleva kirja vastuseks. Dokumendile, mis registreeritakse dokumendi juurde vastuseks, lisandub täiendav individualiseeriv number. Näide: 3.1-3/235- 2, kus 3.1-3 on sarja tähis, 235 dokumendi järjekorra nr, 2 vastuskirja individualiseeriv number. 4.11. DHSis registreeritud dokumentidele võib luua omavahelisi seoseid. 4.12. Dokumendi registreerija (DHSis dokumendihaldur) suunab vajadusel dokumendi registreerimise järgselt juhile täitja määramiseks või otse täitjale ülesande täitmiseks. 5. DOKUMENTIDE DIGITAALNE VORMISTAMINE 5.1. Keskuses on kasutusel eestikeelsed digitaalsed dokumendimallid, mille leiab DHSis. 5.2. Kui dokument on vaja välja saata paberil, võib elektrooniliselt loodud dokumendi paberil allkirjastamise asemel allkirjastada või kinnitada see DHSis digitaalselt ja välja saata paberkoopia. Vajadusel võib koopiale lisada kinnitusmärke. 5.3. Nii on dokumendi loomise protsess kuni lõpuni ühetaoline nii paber- kui ka digidokumendi puhul ja puudub vajadus säilitada saadetud dokumentide koopiaid paberil. 5.4. Loodav dokument peab vastama vastavale dokumendiliigile esitatud sisu- ja vorminõuetele. 5.5. Kui dokument on loodud ilma dokumendimalli kasutamata, laetakse DHSis valgele paberile/lehele vormistatud dokument. 6 5.6. Dokumendi koostab ja selle vormistuse eest vastutab töötaja, kelle pädevusse see kuulub või kellele on see ülesandeks tehtud. 6. DOKUMENDI MENETLEMINE, ALLKIRJASTAMINE JA TÄITMISE TÄHTAEG 6.1. Dokumendi kavandi koostab keskuse töötaja üldjuhul DHSis. 6.2. Kirju menetletakse digitaalselt DHSis, kasutades selleks ettenähtud dokumendi- ja töövoomalle. 6.3. Üld-, personali- ja õppekorraldusalane käskkiri koostatakse ja menetletakse DHSis. 6.4. Puhkuse-, lähetus- ja koolituskorraldus koostatakse ja kinnitatakse Riigitöötaja iseteenindusportaalis. Lähetus- ja koolitustaotluse ning sellega seotud aruandluse dokumendid menetletakse vastavalt keskuses kehtivale lähetuse ja koolituse eeskirjale. 6.5. Keskuse töötajad korraldavad oma vastutusvaldkonna piires selliste lepingute nõuetekohase sõlmimise, millega ei kaasne riigihangete seaduse kohaselt toiminguid riigihangete registris. Lepingute sõlmimise korraldamisel lähtub riigihanke eest vastutav isik riigihangete seaduse §-s 3 sätestatud üldpõhimõtetest (sõltumata lepingu eeldatavast maksumusest). 6.6. Lepingute, mille eeldatav maksumus käibemaksuta on alates 5000 eurost, sõlmimise korraldamisel peab riigihanke eest vastutav isik lähtuma järgmistest nõuetest, mis on kinnitatud keskuses kehtiva riigihangete läbiviimise ja lepingute sõlmimise korraga. 6.7. Tööjõukuludest makstava käsundus- ja töövõtulepingu kavandi valmistab esitatud taotluse või avalduse alusel ja pooltevahelise lepingutingimuste arutelu tulemusena ette, vormistab, edastab kooskõlastamisele ning allkirjastamisele vastutav töötaja. 6.8. Töölepingu kavandi valmistab esitatud taotluse või avalduse alusel ja pooltevahelise lepingutingimuste arutelu tulemusena ette, vormistab, edastab kooskõlastamisele ja allkirjastamisele personalijuht. 6.9. Kõik keskuses koostatud lepingud ning teise lepingupoole esitatud lepinguprojektid kooskõlastab jurist või tema ülesannetes olev töötaja. Hankelepingute sõlmimisel järgitakse keskuses kehtivat riigihangete läbiviimise ja lepingute sõlmimise korda. 6.10. Dokumendiga tehtavad tegevused DHSis on organiseeritud menetlusringidena, mis omakorda jagunevad tööülesanneteks – kooskõlastamine, täitmine, teadmiseks saatmine, allkirjastamine jm. Iga konkreetse tööülesandega on seotud selle täitja ja vajadusel täitmise tähtaeg. Lisaks tööülesande tähtajale kehtib ka dokumendi üldine täitmise tähtaeg, mida tuleb töötajal individuaalse tööülesande täitmisel samuti arvesse võtta. 6.11. Kui õigusaktidest, lepingutest või dokumendis märgitud tähtajast ei tulene teisiti, on saabunud dokumendi vastamise tähtaeg kuni 30 päeva, teabenõude puhul 5 tööpäeva. 6.12. Vastamise tähtaega arvestatakse dokumendi saabumise päevale järgnevast tööpäevast. Tähtaega võib pikendada vaid õigusaktides ettenähtud korras, teavitades sellest adressaati ja lisades tähtaja pikendamise põhjenduse. 6.13. Dokumendi täitmise eest vastutav töötaja algatab pärast dokumendi koostamist menetlusringi, lisades vastavalt vajadusele töötajad, kellele dokumendi kavand kooskõlastamiseks ja/või allkirjastamiseks edastada. 6.14. Kooskõlastaja kooskõlastab dokumendi kavandi eeldefineeritud tööülesandena („Kooskõlastan“, „Ei kooskõlasta“, „Kooskõlastan koos märkustega“). Vajadusel saab kooskõlastaja lisada kommentaari või siis märkustega faili kooskõlastuse juurde lisada. 6.15. Kui dokumenti on vastavalt menetlusringis saabunud kommentaaridele täiendatud, saadab dokumendi koostaja selle kooskõlastamiseks vajutades nupule „Jätka terviktöövoogu" ning siis peale seda liigub dokument järgmisele ülesande plokile nt allkirjastamiseks. 6.16. Digitaaldokumendid allkirjastatakse DHSis töövoo sammuna „Allkirjastamine” ID- kaardi või mobiil-ID-ga. Üldjuhul allkirjastab keskuse nimel väljasaadetavad dokumendid keskuse direktor või siis tema poolt volitatud isik. 7 6.17. Allkirjastatud dokument saadetakse DHSist välja vastavat e-kirja malli kasutades. Vajadusel edastatakse sekretärile DHSis tööülesanne „täitmiseks“ dokumendi väljasaatmiseks. 6.18. Dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist ning autentsus, usaldusväärsus ja terviklikkus on tagatud. 6.19. Tööülesanne loetakse täidetuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud, kui dokument on välja saadetud või dokumendi saatjale on vastatud. 7. ASUTUSESISESELT DOKUMENDIST TEAVITAMINE JA DOKUMENDI TUTVUSTAMINE 7.1. Asutusesisestest dokumentidest teavitamine (nt töökorraldust puudutavad käskkirjad) ja dokumendi tutvustamine toimub üldjuhul DHSi kaudu või siseveebis. 7.2. Dokument edastatakse töötajale, kelle teavitamise vajadus tuleneb dokumendi sisust. 7.3. Kui dokumendiga tutvumise kohta on vaja kinnitust keskuse töökorraldusest tulenevalt, teeb töötaja DHSis tutvumismärke ehk täidab tööülesande teadmiseks märkega „Võtan teadmiseks“. 7.4. Kui dokumenti on õigusaktist tulenevalt vaja töötajale tutvustada allkirja vastu, antakse allkirjad paberil tutvustuslehele või DHSis töövoona tööülesandena „Teadmiseks“. 8. DOKUMENDI JA SAADETISE VÄLJA SAATMINE 8.1. Digitaalselt allkirjastatud ja adressaadile edastamiseks märgitud dokumendi (koos e-kirja mallile vormistatud kaaskirjaga) saadab DHSist välja dokumendihaldur või koostaja DVK kaudu või e-kirjana. Saatja aadressiks märgitakse sellisel juhul [email protected]. 8.2. Vastuskirjad, mis ei eelda allkirjastamist, võib vastutav töötaja saata välja ise, kasutades selleks DHSi või Outlooki. Viimasel juhul tuleb e-kiri salvestada ka DHSis. 8.3. Kui koostaja saadab registreerimisele kuuluva e-kirja välja oma e-posti aadressilt, vastutab ta dokumendi DHSis .pdf-vormingus hõlmamise ja registreerimise eest. 8.4. Postiga, tähitud postiga ja kullerpostiga saadetava dokumendi või saadetise toob töötaja väljasaatmiseks sekretärile. 9. TEABE AVALIKUSTAMINE VEEBILEHEL 9.1. Avalikustamisele kuuluv teave lisatakse keskuse veebilehe vastavasse rubriiki esimesel võimalusel ja avaliku teabe seaduses ettenähtud vormis. 9.2. Keskuse veebilehel asuvas dokumendiregistris avalikustamisega tagatakse juurdepääs dokumentide registreerimisandmetele ja ka avalikele dokumentidele (v.a füüsilise isiku tuvastamist võimaldavatele andmetele). 9.3. Dokumendiregistris ei avalikustata sellistesse sarjadesse kuuluvaid dokumente, kus võib esineda juurdepääsupiiranguga teavet (sarjad on tähistatud liigitusskeemi veerus „Juurdepääsupiirang“), dokumendiregistris avalikustatakse ainult metaandmed (registreerimise number, registreerimise kuupäev, dokumendi liik, juurdepääsupiirangu alus ja tähtaeg). 10. ASUTUSESISESE TEABE MÄÄRATLEMINE 10.1. Keskuses loodavale teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang avaliku teabe seaduse alusel, info juurdepääsupiirangute kohta on olemas teabehalduse korra lisas 1. 10.2. Lähtudes dokumendi sisust, teeb dokumendi vastutaja dokumendi loomisel juurdepääsupiirangu märke „AK“ DHSis dokumendi metaandmetes, märkides dokumentide 8  liigitusskeemist tuleneva juurdepääsupiirangu aluse (tehakse valik juurdepääsupiirangu alustes), kehtiv alates ja kuni (märgitakse kuupäevana) või kehtiv kuni kirjelduseni. 10.3. Kui sissetulev dokument on „AK“ märkega, siis kantakse „AK“ märge ka vastusele. Juurdepääsupiirangu aluseks märgitakse sel juhul algatuskirjas märgitud alus. 10.4. Eraelulisi ja eriliiki isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele piiratakse juurdepääsu ka keskusesiseselt selliselt, et need on kättesaadavad ainult töötajatele, kes vajavad dokumente ametiülesannete täitmiseks. 11. ÄRAKIRJA JA VÄLJAVÕTE VORMISTAMINE 11.1. Ärakiri vormistatakse dokumendi sisu täielikuks taasesitamiseks – digitaaldokumendi paberväljatrüki tegemisel või paberdokumendi digiteerimisel. Dokumendist või andmekogust tehakse väljavõte, kui seda on vaja osaliselt taasesitada. 11.2. Paberkandjal väljavõte ja ärakiri vormistatakse DHSis dokumendi mallile, dokument registreeritakse ning prinditakse. Dokumendi esimese lehe paremasse ülanurka märgitakse vastavalt „VÄLJAVÕTE“ või „ÄRAKIRI“. Väljavõtte või ärakirja tegija kinnitab selle õigsust ametliku kinnitusmärkega. Digitaalse ärakirja või väljavõtte puhul asendab kinnitusmärget selle tegija digitaalallkiri. 12. KESKUSES KASUTUSEL OLEVAD PITSATID 12.1. Keskuses on kasutusel järgmised pitsatid: 12.1.1. Riigivapiga pitsat on sõõrikujuline 35 mm läbimõõduga pitsat, mille keskel on väikese riigivapi kujutis. Sõõri ülemist äärt mööda on suurtähtedega tekst „SOTSIAALMINISTEERIUM” ja alumist äärt mööda on suurtähtedega tekst „ASTANGU KUTSEREHABILITATSIOONI KESKUS“. 12.1.2. Reljeefpitsat on 45 mm läbimõõduga sõõrikujuline pitsat. Sõõri ülemist äärt mööda on tekst “Sotsiaalministeerium” ja sõõri keskel „Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskus“ ning sõõri alumisel äärel on tekst „Tallinn“. 12.1.3. Direktori allkirja pitsat on ruudukujuline 14x38 mm mõõduga ja templi keskel on direktori allkirjaga tempel. 12.2. Pitsatite kasutus ja pitsatite hoidjad: Pitsati liik Kasutusala Pitsati kasutaja ja hoidja Riigivapiga pitsat - Ametkondlikud välislepingud, keskuse sekretär - volikirjad, - garantiikirjad, - teatised, - tõendid, - lepingud, - tunnistused, - koopiad, - ärakirjad, - väljavõtted. Reljeefpitsat - Reljeefpitsati jäljendit kasutatakse keskuse sekretär turvaelemendina mitme leheliste lepingute puhul. Direktori allkirjaga - Pitsatit kasutatakse dokumentide keskuse sekretär pitsat kinnitamisel, mis vajavad direktori või tema poolt volitatud isikute allkirja. 9 12.3. Riigivapiga pitsati pitser on sinise värvitooniga. Pitser peab riivama allkirja viimast kahte tähte, ametliku kinnitusmärke puhul sõna “ÕIGE” viimaseid tähti. 12.4. Pitsateid hoitakse tulekindlas seifis. Aegunud ja kasutamiskõlbmatuks muutunud pitsatid hävitatakse. 13. DOKUMENTIDE HOID 13.1. Kuni 3-aastase säilitustähtajaga paberdokumente võib hoida struktuuriüksuste tööruumides või arhiivi ruumis kuni hävitamiseks eraldamiseni. 13.2. Dokumendid, mille säilitustähtaeg on rohkem kui 10-aastat säilitatakse arhiivivormingus. 13.3. Digitaaldokumente hoitakse DHSis. 13.4. Paberdokumendid, mis asuvad hübriidtoimikus (toimiku moodustavad erinevas vahekorras digitaal- ja paberdokumendid) skaneeritakse loomisel või saamisel dokument ja hõlmatakse DHSi. 13.5. Digiteeritud paberdokument tagastatakse selle esitajale või saatjale või hävitatakse. Kui originaali säilitamise nõue ei tulene õigusaktist, koostööpartneri poolt või projektis kokkulepitust, siis tuleb originaal säilitada kuni üleandmiseni arhiivi või kuni hävitamiseni. 13.6. Toimiku arhiveerimine DHSis on suletud toimiku ülekandmine aktiivsest osast Dokumentide loetelust mitteaktiivsesse osasse Arhiivi. 13.7. DHSis asuvaid dokumente säilitatakse tihendamata ja krüpteerimata ning nende metaandmed säilitatakse andmekogus kuni nende säilitustähtaja lõppemiseni ehk hävitamiseks eraldamiseni. 14. DOKUMENTIDE HÄVITAMINE 14.1. Dokumendid mille säilitustähtaeg on möödunud eraldatakse hävitamiseks. Dokumendid hävitatakse akti alusel. 14.2. Dokumendid hävitatakse kindlaksmääratud mahus ühe kuu jooksul pärast akti koostamist. 14.3. Dokumentide füüsilist hävitamist korraldab asjaajamistalitus. 14.4. Dokumentide hävitamise viis sõltub teabekandja tüübist (purustamine, põletamine, teabe kustutamine selle kandjalt) põhimõttel, et hävitatud teabe kasutamine ei tohi olla võimalik. 15. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE JA VASTUVÕTMINE 15.1. Kui töötaja on lähetuses või puhkusel, määrab ta vajadusel Riigitöötaja iseteenindusportaalis, E-arvete infosüsteemis ja DHSis endale asendaja. Asendaja määramisel suunatakse DHSis uued ülesanded asendavale töötajale. 15.2. Ametikohad, kes kindlasti peavad tööülesanded suunama on osakonnajuhid, talituste juhid või spetsialistid vastavavalt vajadusele. 15.3. Töötaja töölepingu lõpetamise või pikaajalise peatumise (nt LHP-le minejad) korral tuleb DHSis lõpetada pooleliolevad tööülesanded või suunata need edasi asendajale või oma vahetule juhile hiljemalt tööst vabastamise päevaks. 15.4. Töötaja annab asjaajamise üle üleandmis-vastuvõtmisaktiga, kui seda nõuab vahetu juht või struktuuriüksuse juht. Üleandmis-vastuvõtuakti kantakse pooleliolevad dokumendid ja toimikud (viitega sarjale ja numbrile), mis on üleandja valduses. Muudel juhtudel lepivad üleandmise vormi kokku üleandja ja vastuvõtja. 15.5. Struktuuriüksuse asjaajamine antakse üle üleandmis-vastuvõtmisaktiga asutuse töökorralduse olulise muutmise korral. Asjaajamise üleandmist korraldab asjaajamistalitus. 10 15.6. Töötaja teavitab oma lahkumisel olulisemaid koostööpartnereid uuest keskuse kontaktisikust, seda eriti pooleliolevate projektide või lepingute puhul. 16. RAKENDUSSÄTTED 16.1. Tunnistan kehtetuks direktori 18.02.2014. a käskkirja nr 1-3/4 „Asjaajamiskorra kinnitamine“ ja 28.12.2017. a käskkirja nr 1-3/130 „Dokumentide loetelu kinnitamine“. 16.2. Käskkiri jõustub allkirjastamisest. (allkirjastatud digitaalselt) Kert Valdaru direktor 11  KINNITATUD direktori 16.03.2020 käskkirjaga nr 1-3/10 Lisa 1 Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse dokumentide liigitusskeem Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse dokumentide liigitusskeemi koostamisel on lähtutud keskuse ülesannetest, mis tulenevad keskuse põhimäärusest. Funktsioonid 1, 3–6, kajastavad keskuse põhitegevusi, funktsioonid 2 ja 7 on nn teenindavad ehk tugifunktsioonid. Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuses loodud ja säilitamisele kuuluva teabe säilitamine toimub DHSis ja keskuse arhiivis. Funktsioonide loetelu Jrk nr Nimetus Tegevused Keskuse juhtimisega seotud dokumendid. Korraldatakse hankeid. Protokollitakse juhtkonna 1 Juhtimine nõupidamisi ja muid üksuste koosolekuid, sõlmitakse koostöölepinguid. Korraldatakse keskuse töötajate personalitööd, hõlmatakse DHSi personalialane dokumentatsioon, 2 Personalitöö ja tööohutuse tagamine korraldatakse asutuse töötervishoidu ja tööohutust. Keskuse asjaajamise korraldamine, statistika kogumine. Registreeritakse kirjavahetust juhtimise-, 3 Infohaldamine õppe-, rehabilitatsiooni-, halduse- ja majandusküsimustes. Korraldatakse keskuse õppe- ja praktikate tegevust. Protokollitakse vastuvõtukomisjoni- ja 4 Õppekorraldus õpilasesinduse tegevust. Registreeritakse kirjavahetust klientidega. 5 Rehabilitatsioonitegevus Korraldatakse keskuse- ja riikliku rehabilitatsioonitegevust. Korraldatakse spetsialistidele koolitusi ja rahvusvahelisi projektitegevusi, sõlmitakse koostöölepinguid, töövõtu- või käsunduslepinguid, registreeritakse kirjavahetus koostööpartnerite 6 Arendustegevus vahel. Korraldatakse keskuse finantsplaneerimist ja -juhtimist, eelarve täitmist ja koostatakse aruandeid. 7 Finantstegevus Sõlmitakse rendi-, üüri ja majutusteenuse lepinguid. Lisa Kasutusel olevate infosüsteemide loetelu Lühendite selgitus: AvTS – avaliku teabe seadus TLS – töölepingu seadus IKS – isikuandmete kaitse seadus DELTA – dokumendihaldussüsteem RTIP – Riigitöötaja Iseteenindusportaal AIS – Astangu infosüsteem ÕIS/TAHVEL – õppeinfosüsteem Plan Pro – Planeerimise, projektijuhtimise, koostöövestluste ja kompetentside tarkvara V - Avalik ketas RHR – riigihangete register * säilitustähtaega muuta ei saa HKHK – Haapsalu Kutsehariduskeskus 12 Funktsioon: Juhtimine Tähis 1 JUURDE- SÄILITUS- VASTUTAV TÄHIS SARI / ALLSARI PÄÄSU- SELGITUS ASUKOHT TÄHTAEG TÄITJA PIIRANG Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse sekretär Arhiiv 1-1 asutamisdokumendid alatine* Direktori käskkirjad keskuse põhitegevuslike Üldkäskkirjad sekretär DELTA 1-3 alatine* tegevuste elluviimiseks. 3a Direktori volitused kaupade ostuks, teenuste 1-4 Volikirjad kehtivuse sekretär DELTA tellimiseks. lõppemisest RE vahenditest rahastatud hangete DELTA 1-5 Hankedokumendid 7a jurist pakkumised, pakkumiste hangete protokollid, RHR jm. hangetega seonduv. AK Juhtkonna protokollid, üksuste, töögruppide 1-6 Juhtimisalased protokollid 3a AvTS § 35 sekretär koosolekute protokollid, koostöökohtumiste DELTA lg 2 p 3 protokollid-memod nt SKA, TK, SoM, HTM. Keskuse sisest tööd korraldav dokument, Esildised 3a sekretär DELTA 1-7 käskkirjade koostamise alusdokument. haldus- Ehitise projektdokumendid, lepingud DELTA 1-8 alatine* spetsialist haldus- Renoveerimistööde projektdokumendid DELTA 1-9 alatine* spetsialist direktori Strateegiad, tegevuskavad, tööplaanid- DELTA Keskuse tööplaanid ja tööaruanded 1 - 11 3a asetäitja aruanded, mandaat. Plan Pro Kirjavahetus ministeeriumiga sisekontrolli alastes küsimustes (nt päringud ja vastused AK neile). Tähelepanekuid, järeldusi, soovitusi, direktori Kvaliteedi ja siseauditite dokumendid AvTS § 35 võimalikke rakendusviise ja tähtaegu DELTA asetäitja lg 2 p 3 sisaldavad dokumendid siseauditi kohta. Lõpparuande juurde kuulub ka vastavasisulise 1 - 12 5a järelauditi aruanne. Koostöölepingud - vabatahtlikega, Koostöölepingud jurist praktikantidega, asutustega tehtud DELTA 1 - 13 10 a koostöökokkulepped. 13 Funktsioon: Personalitöö Tähis 2 JUURDE- SÄILITUS- VASTUTAV TÄHIS SARI / ALLSARI PÄÄSU- SELGITUS ASUKOHT TÄHTAEG TÄITJA PIIRANG 2.1 Personalitöö korraldamine 10 a AK 2.1 - 1 Töölepingud töölepingu AvTS §35 personalijuht DELTA lõppemisest* lg 1 p12 Käskkirjad tulemus- ja lisatasude 2.1 - 3 Personalikäskkirjad 10 a personalijuht DELTA määramiseks, ametijuhendite kinnitamiseks. Puhkuse-, ajakava puhkuse-, puhkuse 2.1 - 4 Puhkuste käskkirjad 7a personalijuht muutmise- ja puudumise taotlus, puhkuse- ja RTIP puudumise käskkirjad. Koolituslähetuse-, siselähetuse-, 2.1 - 6 Lähetus- ja koolitustaotlused personalijuht väliskoolituse- ja välislähetuse korraldused ja RTIP 1a koolitustaotlused. Koolituslähetuse-, siselähtuse-, välis- 2.1 - 7 Lähetus- ja koolitustaotluse aruanded personalijuht koolituslähetuse- ja välislähetuse RTIP 3a kuluaruanded. Personali koolituskavad, kokkuvõtted, 2.1 - 9 personalijuht RTIP aruanded 3a 1 aasta ametist Avaldused töösuhete algatamiseks, 2.1 - 10 Avaldused personalijuht DELTA vabas- lõpetamiseks ja muud töötajate avaldused. tamisest Üleviimiseks ja muud töötajate ettepanekud 2.1 - 11 Puhkuseavaldused ning selgitused töösuhet puudutavates RTIP 3a küsimustes. 2.1 – 13 Töötajate koostöövestluste kokkuvõtted AK Töötajate koostöövestluste, katseaja Õppeosakonna koostöövestluste DELTA – 2.1 - 13.1 7a AvTS §35 personalijuht lõpuvestluste, vahevestluste ja töösuhte kokkuvõtted Plan Pro lg 2 p 3 lõpuvestluste kokkuvõtted AK Töötajate koostöövestluste, katseaja Rehabilitatsiooniosakonna DELTA – 2.1 - 13.2 7a AvTS §35 personalijuht lõpuvestluste, vahevestluste ja töösuhte koostöövestluste kokkuvõtted Plan Pro lg 2 p 4 lõpuvestluste kokkuvõtted. AK Töötajate koostöövestluste, katseaja Haldus- ja arendusosakonna DELTA – 2.1 - 13.4 7a AvTS §35 personalijuht lõpuvestluste, vahevestluste ja töösuhte koostöövestluste kokkuvõtted Plan Pro lg 2 p 5 lõpuvestluste kokkuvõtted. 14  JUURDE- SÄILITUS- VASTUTAV TÄHIS SARI / ALLSARI PÄÄSU- SELGITUS ASUKOHT TÄHTAEG TÄITJA PIIRANG AK 2.1 - 14 Lisatasude esildised 3a TLS §28 personalijuht DELTA lg 2 p13 2.1 - 15 Tööajatabelid 3a personalijuht DELTA AK 2.1 - 17 Isikutoimikud 10 a AvTS §35 personalijuht Sisaldab töötaja isikukaarti. DELTA lg 1 p12 AK Sõlmitud tähtajalised lepingud füüsiliste Töövõtu- ja käsunduslepingud füüsiliste 10 a lepingu 2.1 - 18 AvTS §35 personalijuht isikutega (kes ei ole FIE) kokkulepitud DELTA isikutega/aktid lõppemisest lg 1 p12 konkreetse töö tegemiseks, aktid. Sõlmitud tähtajalised lepingud juriidiliste Töövõtu- ja käsunduslepingud juriidiliste 10 a lepingu 2.1 - 19 personalijuht isikutega kokkulepitud konkreetse töö DELTA isikutega/aktid lõppemisest tegemiseks, aktid. 10 a AK TL muudatused, TL lõpetamised, 2.1 - 20 Töölepingute muudatused töölepingu AvTS §35 personalijuht DELTA ametijuhendid. lõppemisest* lg 1 p12 2.2 Töötervishoid ja tööohutus Nõukogu protokollid, otsused, ohutegurite Töötervishoiu ja tööohutusega seotud töökeskonna- mõõtmise protokollid, riskianalüüsid, 2.2 - 1 55 a* DELTA dokumendid spetsialist sisekontrolli aktid, ettepanekud jm dokumendid. AK Seletuskirjad, tööõnnetuste või tööülesannete Tööõnnetuste ja kutsehaigestumise töökeskonna- 2.2 - 2 AvTS §35 lg kirjeldused, õnnetuskoha skeem, raportid, DELTA uurimise toimikud spetsialist 55 a* 1p 11, 12, 15 uurimiskokkuvõtted jm. Töötajate töötervishoiu- ja ohutusealase töökeskonna- 2.2 - 5 DELTA koolituse registreerimine 55 a* spetsialist Tervisekontrolli kuuluvate isikute nimekiri 10 a pärat AK 2.2 - 6 ja otsused tervisekontrolli tulemuste töösuhte AvTS §35 personalijuht DELTA kohta lõppu* lg 1p 11 Töökeskkonna ohutegurite riskianalüüsi töökeskonna- 2.2 - 7 55 a* DELTA tulemused spetsialist 15 Funktsioon: Infohaldamine Tähis 3 JUURDE- SÄILITUS- VASTUTAV TÄHIS SARI / ALLSARI PÄÄSU- SELGITUS ASUKOHT TÄHTAEG TÄITJA PIIRANG 3.1 Asjaajamise korraldamine Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise asjaajamis- Asutuse direktori vahetumisel on akt alalise 3.1 - 2 10 a DELTA aktid talituse juht säilitustähtajaga. Kirjavahetus juhtimis-, kutseõppe-, 3.1 - 3 5a sekretär DELTA personali- ja rehabilitatsiooniküsimustes Kirjavahetus haldus- ja 3.1 - 4 sekretär DELTA majandusküsimustes 5a 3.1 - 5 Väljastatud tõendite, teatiste ärakirjad 5a sekretär Tõendid töötajate, õppijate kohta DELTA Taotlused IT-vara uuendamiseks ja muud 3.1 - 6 sekretär DELTA Taotlused 5a taotlused. avalikku arhiivi (V) ketas 3.1 - 7 üleandmiseni sekretär DELTA või Asjaajamises lõpetatud toimikute loetelu hävitamiseni Õppijate, klientide, lastevanemate kaebused ja 3.1 - 8 sekretär DELTA Kaebused ja avaldused 5a nendele vastused. Asjaajamises lõpetatud toimikute 3.1 - 9 10 a sekretär DELTA hävitamise aktid 3.2 Statistikakogumine Tagasiside küsitluste kokkuvõtted ja direktori 3.2 - 1 DELTA statistilised aruanded 5a asetäitja Funktsioon: Õppekorraldus Tähis 4 JUURDE- SÄILITUS- VASTUTAV TÄHIS SARI / ALLSARI PÄÄSU- SELGITUS ASUKOHT TÄHTAEG TÄITJA PIIRANG 4.1 Õppetöö korraldamine 4.1 - 1 Õppekäskkirjad 10 a sekretär DELTA 16  JUURDE- SÄILITUS- VASTUTAV TÄHIS SARI / ALLSARI PÄÄSU- SELGITUS ASUKOHT TÄHTAEG TÄITJA PIIRANG AK Õpilaskodu majutusteenusega seotud teenuste 4.1 - 2 Kirjavahetus klientidega 5a AvTS § 35 avaldused, vastuvõtu teatised ja muu DELTA konsultant lg 1 p 12 kirjavahetus. Vastuvõtukomisjoni koosolekute vastuvõtu- Koondprotokoll registreeritakse jooksvalt (nt 4.1 - 3 protokollid - HKHK erialade 5a komisjoni DELTA kord kvartalis). vastuvõtukomisjonide protokollid esimees õppe- DELTA, 4.1 - 5 Õppekorralduse ajakava 3a korralduse (V) ketas spetsialist õppe- ÕIS/TAHVEL 4.1 - 7 Õppekavad alatine* osakonna (V) ketas juhataja õppe- (V) ketas, 4.1 - 9 Tunniplaanid 1a korralduse koduleht spetsialist AK õppe- 4.1 - 10 Õppijate register alatine* AvTS § 35 korralduse AIS lg 1 p 12 spetsialist AK õppe- Kutseõppe erialadel ÕISis elektroonselt, ÕIS/TAHVEL 4.1 - 11 Õppetööpäevikud 5a AvTS § 35 korralduse õppeaasta lõpus lisatakse õpperühmade DELTA lg 1 p 12 spetsialist päevikud DHSis. Kaitstud töö, reh klientide ja õppijate dokumendid - vastuvõtuavaldused, AK teenuste vastuvõtuhindamise kokkuvõtted, 4.1 - 14 Klientide toimikud 10 a AvTS § 35 AIS konsultant üleminekuplaanid või lg 1 p 11 kutserehabilitatsioonisoovitused, tegevuskavad, ja muud dokumendid. teenuste 4.1 - 15 Õppijate toimikute laenutamise register 10 a konsultant AK õppe- 4.1 - 16 Lõpueksamite protokollid 5a AvTS § 35 korralduse DELTA lg 1 p 11 spetsialist õppe- 4.1 - 17 Koolitustõendite ja tunnistuste register alatine* korralduse (V) ketas spetsialist AK õppe- Keskuse esildised HKHKle, HKHKs käskkirjad 4.1 - 19 Kutseõppe erialade õppetöö dokumendid 10 a AvTS § 35 korralduse DELTA kutseõppe õppijate kohta ja muu kirjavahetus. lg 1 p 12 spetsialist 17  JUURDE- SÄILITUS- VASTUTAV TÄHIS SARI / ALLSARI PÄÄSU- SELGITUS ASUKOHT TÄHTAEG TÄITJA PIIRANG 4.1 - 21 Õpilasesinduse koosolekute protokollid 3a huvijuht DELTA sotsiaal- 4.1 - 24 Hindamisteenuste register 5a AIS töötaja 4.2 Praktika korraldamine AK tööhõive ÕIS/TAHVELD 4.2 - 1 Praktikadokumendid 5a AvTS § 35 Praktikalepingud, praktikaaruanded. spetsialist ELTA lg 1 p 12 AK tööhõive 4.2 - 2 Õpilaste praktikapäevikud 5a AvTS § 35 Kutseõppe erialade õppijate praktikapäevikud. ÕIS/TAHVEL spetsialist lg 1 p 12 Funktsioon: Rehabilitatsiooni tegevus Tähis 5 JUURDE- SÄILITUS- VASTUTAV TÄHIS SARI / ALLSARI PÄÄSU- SELGITUS ASUKOHT TÄHTAEG TÄITJA PIIRANG AK rehabilitatsioo Rehabilitatsiooniprogrammide 5-1 5a AvTS § 35 niosakonna DELTA dokumendid lg 1 p 12 juhataja AK Riikliku rehabilitatsiooni teenuse teenuste Riikliku rehabilitatsiooni teenuse osutamisega 5-5 10 a AvTS § 35 DELTA osutamise dokumendid koordinaator seotud dokumendid. lg 1 p 11 AK tööhõive ja SKA, Töötukassa suunamisotsus, Riiklike rehabilitatsiooniteenuste klientide 5-9 10 a AvTS § 35 sotsiaaltöö hindamistulemus ja muud kliendiga seotud AIS toimikud lg 1 p 11 talituse juht dokumendid. 18 Funktsioon: Arendustegevus Tähis 6 JUURDE- SÄILITUS- VASTUTAV TÄHIS SARI / ALLSARI PÄÄSU- SELGITUS ASUKOHT TÄHTAEG TÄITJA PIIRANG Õppekava, päevakava, osalejate reg lehed, Keskuse poolt läbiviidavate koolituste ja struktuuriüksu 6-1 3a koolituste tunnistused, tõendid, tagasiside DELTA infopäevade toimikud se juht koondkokkuvõtted, võrgustikutöö protokollid- 6 - 7 Välisprojektide toimikud välissuhete Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 7.9 NORDPLUS II DELTA 7a koordinaator kirjavahetus jne. välissuhete Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 7.10 SEC4VET DELTA 7a koordinaator kirjavahetus jne. välissuhete Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 7.11 Muud välisprojektide toimikud DELTA 7a koordinaator kirjavahetus jne. välissuhete Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 7.12 Erasmus+ 2018 DELTA 7a koordinaator kirjavahetus jne. välissuhete Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 7.13 Välisvabatahtlik EVS/EVT DELTA 7a koordinaator kirjavahetus jne. välissuhete Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 7.14 LIVING e-MOTIONS DELTA 7a koordinaator kirjavahetus jne. välissuhete Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 7.15 DIGVET DELTA 7a koordinaator kirjavahetus jne. välissuhete Projektitöö dokumendid - aruandeid, lepinguid 6 - 7.17 Erasmus+ 2020 DELTA 7a koordinaator kirjavahetus jne. 6-8 Projektide register alatine* (V) ketas Sari suletud seoses RAKK üksuse RAKK tegevus (rehabilitatsioonialane 6 - 12 üleviimisega Sotsiaalkindlustusametisse kompetentsikeskus) 01.01.2019. Kaitstud töö tegevusega seotud dokumendid- kuni AK vabatahtliku töölepingud, töölepingud, DELTA, 6 - 16 Kaitstud töö teenus 31.12.2028 AvTS § 35 projektijuht stipendiumi õiendid, aruanded, (V) ketas a* lg 1 p 11 analüüsid/uuringud, küsitluste kokkuvõtted. kuni Sari suletud, seoses RAKK üksuse 6 - 17 Tõlketeenuste arendamine 31.12.2028 projektijuht üleviimisega Sotsiaalkindlustusametisse DELTA a* 01.01.2019. 19 Funktsioon: Finantstegevus Tähis 7 JUURDE- SÄILITUS- VASTUTAV TÄHIS SARI / ALLSARI PÄÄSU- SELGITUS ASUKOHT TÄHTAEG TÄITJA PIIRANG Eelarve, eelarve muudatused ja Dokumendid keskuse eelarve kinnitamise, 7-1 7a finantsjuht DELTA seletuskirjad muutmise ja seire kohta. Majandus-, isikliku sõiduauto kasutamise-, 7-2 Kulude aruanded 3a finantsjuht nägemisteravust korrigeerivate abivahendite RTIP ja töötervishoiu kulude hüvitamise aruanne. Sõlmitud üüri- ja rendilepingud keskuse 7-3 Rendi- ja üürilepingud, aktid 7a finantsjuht DELTA ruumide kasutamiseks. Toodete ja teenustega ostuga seotud Kirjavahetus pakkumuste kohta, memod 7-4 7a finantsjuht DELTA dokumendid pakkumiste hindamise ja ostuotsuse kohta. Inventuuri korraldus, inventeeritud varade Põhivara ja bilansiväliselt arvestatava 7-7 7a finantsjuht märkuste akt, inventeeritud varade koond, RTIP vara inventeerimise aktid inventuuri lõppakt. Mahakandmise-, võõrandamise-, 7-8 Mahakandmisaktid ja taotlused 7a finantsjuht RTIP asutustevahelise üleandmise dokumendid. Sularahakassa ja kassa inventuuri 7-9 7a finantsjuht Kassa kontrollimise aktid. DELTA dokumendid AK Dokumendid finantsarvestuse 7 - 10 Raamatupidamise algdokumendid 7a AvTS § 35 finantsjuht korrigeerimiskannete, nõuetega seotud DELTA lg 1 p 16 toimingute kohta. 7 - 12 Majutusteenuse osutamise lepingud 7a sekretär Sõlmitud õpilaskodu majutuslepingud. DELTA 20 Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuses kasutusel olevad infosüsteemid: Jrk nr Infosüsteemi nimi Sisu kirjeldus Sisuline vastutaja Kasutuselevõtu aasta dokumendid ning andmed dokumentide 1 Dokumendihaldussüsteem DELTA registreerimise, menetlemise, säilitamise ja asjaajamistalitus hävitamise kohta 2018 keskuse klientide andmed, isikuandmete 2 Astangu infosüsteem AIS allikad ning andmed kliendi andmetega asjaajamistalitus tegelevate töötajate kohta 2016 personali-, palga- ja finantsarvestus ning 3 Riigi ühtne majandusarvestustarkvara SAP haldus- ja arendusosakond aruandlus Riigi ühtne majandusarvestustarkvara SAP andmed müügi, kassa ja koostatud arvete 4 finants- ja majandustalitus (müügimoodul) kohta 5 E-arvete infosüsteem arved ja nende kinnitused finants- ja majandustalitus puhkuste, koolituste, lähetuste, varade ja majanduskulude menetluskeskkond ning 6 Riigitöötaja iseteenindusportaal haldus- ja arendusosakond lähetus-, koolitus- ja puhkusedokumendid ja nende registriandmed 2015 7 Siseveeb teabe vahendamine töötajatele kõik osakonnad teabe vahendamine avalikkusele, info kõikide 8 Veebileht kommunikatsioonispetsialist teenuste kohta 2019 Planeerimise ja projektijuhtimise tarkvara strateegia, tegevuskava ja tööplaani andmed 9 haldus- ja arendusosakond PlanPro koos täitmise ja vastutajate andmetega 2020 keskuse töötajate koostööestluste, katseaja Koostöövestluste ja kompetentside 10 lõpu vestluste, vahevestluste ja töösuhte personalijuht hindamise tarkvara PlanPro lõpuvestluste kokkuvõtted 2020 kutseõppe õppekavad, õppijate andmed, õpperühmad, päevikud ja hinded, teated, 11 Õppeinfosüsteem (ÕIS)-TAHVEL õppekorralduse spetsialist tõendid, käskkirjad, praktika aruanded ja praktikapäevikud. 12 Eesti Hariduse Infosüsteem (EHIS) Kutseõppe õpilaste erialade nimekirjad, õppekorralduse spetsialist päringute teostamine. Riiklik infosüsteem. riigihangete registris läbiviidavad menetlused 13 Riigihangete register (RHR) jurist või direktori asetäitja ja menetlustoimingud ning –otsused 21