Sotsiaalministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri

MINISTRI KÄSKKIRI 17.01.2020 nr 4 Sotsiaalministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri Vabariigi Valitsuse seaduse § 49 lõike 1 punkti 1 § 52 lõike 1, raamatupidamise seaduse § 11 lõike 1 ja 2, Vabariigi Valitsuse 20. märtsi 2014. a määruse nr 42 „Sotsiaalministeeriumi põhimäärus“ § 6 lõike 2 punkti 2 alusel ning kooskõlas rahandusministri 11. detsembri 2003. a määrusega nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“: 1. Kinnitan Sotsiaalministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja (lisatud). 2. Tunnistan kehtetuks sotsiaalkaitseministri ja tervise-ja tööministri 3. novembri 2015. a käskkirja nr 165 „Sotsiaalministeeriumi ja selle valitsemisala asutuste raamatupidamise sise-eeskirja kinnitamine“. (allkirjastatud digitaalselt) Tanel Kiik Sotsiaalminister  KINNITATUD Sotsiaalministri 17.01.2020 käskkirjaga nr 4 Lisa Sotsiaalministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri SISUKORD 1. EESMÄRK JA KOHALDAMINE ................................................................................... 3 2. RAAMATUPIDAMISE KORRALDUS .......................................................................... 3 3. KASUTATAV TARKVARA .......................................................................................... 3 4. MAJANDUSTEHINGUTE DOKUMENTEERIMINE, DOKUMENTIDE KONTROLL JA TEHINGUTE KIRJENDAMINE ........................................................................................ 5 5. DOKUMENDIKÄIVE, DOKUMENTIDE GRUPEERIMINE JA SÄILITAMINE ............... 6 6. RAAMATUPIDAMISREGISTRID ................................................................................. 6 7. KONTOPLAAN JA KONTOLAIENDID......................................................................... 6 8. EELARVE JA SELLE TÄITMISE JÄLGIMINE ............................................................. 8 9. KONTODE SALDODE KONTROLLIMINE JA PARANDUSKANDED.......................... 8 10. ARVELDUSED .......................................................................................................... 8 10.1. Ülekanded ja laekumised eRK vahendusel ......................................................... 8 10.2. Sularahakassa ..................................................................................................... 9 10.3. Asutuste nimele väljastatud pangakaardid ......................................................... 9 11. TULUDE JA NÕUETE ARVESTUS ......................................................................... 10 11.1. Siirded ............................................................................................................... 10 11.2.Riigilõivud ........................................................................................................... 10 11.3. Tulu majandustegevusest .................................................................................. 10 11.4.Muud tulud.......................................................................................................... 11 11.5. Saadud maksud ................................................................................................ 12 11.6. Saadud, antud ja vahendatud toetused ............................................................ 12 11.7. Nõuete laekumise jälgimine ............................................................................... 13 11.8. Nõuete hindamine ebatõenäoliselt laekuvaks .................................................... 13 11.9. Nõuete hindamine lootusetuks .......................................................................... 14 12. KULUDE JA KOHUSTISTE ARVESTUS................................................................. 15 12.1. Ettemakstud tulevaste perioodide kulud ............................................................ 15 12.2. Tegevuskulud .................................................................................................... 15 12.3. Arveldused aruandvate isikutega ....................................................................... 16 12.4. Kohustised......................................................................................................... 17 13. VARUDE ARVESTUS ............................................................................................. 17 14. PÕHIVARADE ARVESTUS..................................................................................... 17 14.1. Üldpõhimõtted ................................................................................................... 17  2 14.2. Põhivara arvelevõtmine ..................................................................................... 17 14.3. Põhivara amortisatsiooni arvestus ................................................................. 18 14.4. Parendused, remont ja hooldus ..................................................................... 18 14.5. Põhivarade allahindamine ja mahakandmine ................................................ 19 15. VÄHEVÄÄRTUSLIKU VARA ARVESTUS ............................................................... 19 16. MAKSUDE ARVESTUS JA DEKLARATSIOONIDE KOOSTAMINE ....................... 19 16.1. Käibemaksu arvestus ja deklareerimine ............................................................ 19 16.2. Muude maksude arvestus ja deklareerimine ..................................................... 19 17. INVENTEERIMINE .................................................................................................. 19 17.1. Üldpõhimõtted ................................................................................................... 20 17.1.1. Inventuurid on korralised ja erakorralised. ...................................................... 20 17.2. Sularahakassa inventeerimine........................................................................... 20 17.3. Põhi- ja väheväärtuslike varade inventeerimine ................................................ 20 17.4. Varude inventuur ............................................................................................... 21 17.4. Nõuete ja kohustiste inventeerimine .................................................................. 21 18. BILANSIVÄLISED KONTOD ................................................................................... 22 19. ARUANDED ............................................................................................................ 23 20. SEOTUD ISIKUD ...................................................... Error! Bookmark not defined.  3 1. EESMÄRK JA KOHALDAMINE 1.1. Sotsiaalministeeriumi (edaspidi SoM) valitsemisala kui riigiraamatupidamiskohustuslase raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi Eeskiri) eesmärk on nõuete kehtestamine SoMi ja selle valitsemisalasse kuuluvate asutuste (edaspidi Asutused) raamatupidamise ja finantsaruandluse korraldamiseks. Edaspidi SoM ja Asutused ühiselt viidatud ka kui riigiraamatupidamiskohustusane. 1.2. Eeskiri lähtub raamatupidamise seadusest (edaspidi RPS), Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (edaspidi RTJ), sh avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhendist (edaspidi Üldeeskiri) ning selle juurde kuuluvatest lisadest ja juhendmaterjalidest, töö tasustamist ja maksustamist reguleerivatest õigusaktidest, maksualastest seadustest ning teistest seadustest ja muudest normatiivaktidest, samuti asutuste põhimäärustest ja muudest normdokumentidest. 1.3. Eeskiri täpsustab RPS-i, RTJ-e ja Üldeeskirja, selle lisasid ja juhendmaterjale, eeldades nende kasutamist koos Eeskirjaga. 1.4. Eeskirja kohaldatakse riigiraamatupidamiskohustuslase majandusaasta aruande koostamisel 2019 aasta kohta ja aruandeperioodile alates 01.01.2020. 2. RAAMATUPIDAMISE KORRALDUS 2.1. Riigiraamatupidamiskohustuslase raamatupidamise eest vastutab minister. 2.2. Riigiraamatupidamiskohustuslase raamatupidamise korraldamist juhib SoM-i kantsler. 2.3. Riigiraamatupidamiskohustuslasele osutab raamatupidamise teenust Riigi Tugiteenuste Keskus (edaspidi Keskus), kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud SoM-i ja Keskuse vahel sõlmitud teenuste osutamise kokkuleppega (edaspidi kokkulepe). 2.4. Keskus peab raamatupidamist tsentraliseeritult riigiraamatupidamiskohustuslase üksuste: SoM, Tervise Arengu Instituut (edaspidi ka TAI), Tööinspektsioon (edaspidi ka TI), Astangu Kutsereahabilitatsiooni Keskus (edaspidi ka AST), Ravimiamet (edaspidi ka RA), Sotsiaalkindlustusamet (edaspidi ka SKA),Terviseamet (edaspidi ka TA), Riikliku Lepitaja Kantselei (edaspidi ka LEP), Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus (edaspidi ka TEHIK), Soolise Võrdõiguslikkuse Voliniku Kantselei (edaspidi ka SVV) kaupa. 2.5. SoM-i, Asutuste ja Keskuse vaheline tööjaotus, sh raamatupidamise algdokumentide menetlemine, edastamine ja säilitamine on kirjeldatud kokkuleppe lisadeks olevates finantsarvestuse ning personali- ja palgaarvestuse toimemudelites (edaspidi toimemudel või toimemudelid). 2.6. SoM ja Asutused reguleerivad kohustused ja õigused eelarve- ja kulujuhtimisel igaüks oma asutuse osas. 3. KASUTATAV TARKVARA 3.1. Raamatupidamisarvestust peetakse riigi ühtses majandustarkvaras SAP (edaspidi SAP), mis sisaldab pearaamatut, ostu- ja müügireskontrot, põhivarade arvestust,  4 personali- ja palgaarvestust, lähetuste arvestust, ostude ja müükide arvestust, projektide ja toetuste arvestust. SAP-i moodulite kasutamisel lähtub Keskus oma koduleheküljel avaldatud SAP-i kasutusjuhenditest. 3.2. Ostuarvete registrit peetakse ja ostuarveid säilitatakse Keskuse poolt riigiasutustele pakutava e-arvete lahenduse infosüsteemis (edaspidi eAK),kus toimub ostuarvete vastuvõtmine, kontrollimine, arvestusobjektide lisamine, kinnitamine ja nende kohta raamatupidamiskannete automaatne SAP-i importimine. 3.3. Raviametis on kasutusel infosüsteem SamTrack ,milles koostatakse müügiarved ravimi müügiloa ja kliinilise uuringu taotluse esitanud klientidele. Vastavalt SAP-i liidese spetsifikatsioonile kantakse arvete koostamise ja taotluste hindamise info igal tööpäeval andmesiirdega SAP-i. Eesti klientide puhul ei toimu kliendiandmete automaatset loomist ega ülekannet liidese kaudu. Eesti klient tuleb luua või andmeid muuta SAP-is müügiarve koostamise käigus. Välismaiste klientide puhul luuakse klient automaatselt, liidese kaudu kantakse SamTracist SAP-i klientide põhiandmed ja muutused põhiandmetes. SAP-is tehakse automaatkanded klientidele SamTrackis väljastatud ettemaksearvete ja arvete kajastamiseks. Laekumisi kajastab ja laekumata nõudeid jälgib Asutus SAP-is. 3.4. Sotsiaalkindlustusametis on kasutusel infosüsteemid SKAIS 1 ja SKAIS 2 pensionide, toetuste ja hüvitiste (edaspidi hüvitised) maksete ettevalmistamiseks. SKAIS 1-lt minnakse üle SKAIS 2-e kasutamisele etappide kaupa vastavalt arenduste valmimisele. Maksed tehakse Riigikassa kontsernikonto koosseisus olevatelt erinevatelt pangakontodelt. Omniva kaudu maksete tegemiseks kantakse raha üle koondsummas ja vahetatakse vastavalt sõlmitud lepingule andmefaile. Tagastatud maksed sisestatakse infosüsteemidesse SKAIS 1 või SKAIS 2 vastavalt sellele, millises süsteemis hüvitise makse ette valmistati. SKAIS 1-s moodustatakse finantsliidese abil kuuandmik exeli tabelitena. Keskus töötleb faili ning impordib kande SAP-i tagastades asutusele SAP-i kande numbri. 3.4.1. Oracle eBS – Oracle’i finantstarkvara eBusiness Suite (EBS) on SKAs kasutuseaktiivselt alates 01.04.2017. SKA kasutab EBS-i nelja moodulit: ostureskontrot, müügireskontrot, maksemoodulit ja pearaamatut. Ostureskontros hallatakse klientide kohustusi koos pangakontodega. Müügireskontros hallatakse infot klientide ja nõuete kohta. Maksemooduli näol on tegemist tervikliku maksete haldamise süsteemiga, mis võimaldab efektiivselt ja turvaliselt koostada makseid. Maksemoodulis hallatakse kogu maksemoodulit ehk kuidas ja kellele makseid sooritatakse, milliseid formaate maksefailide koostamiseks kasutatakse, kuidas ning mille põhjal makseid grupeeritakse ning kuidas need panka edastatakse. Pearaamat koondab kõik ostu- ja müügireskontro konteeringud. EBS on kohandatud lähtudes SKA eripäradest ja selles on olemas kogu vajalik aruandlus SKA finantsjuhtimise jaoks. EBS on automaat-liidestatud SKAIS2-ga, mis tähendab, et kõik kohustused ja nõuded tekivad süsteemi automaatselt – EBS-us endas käsitsi kandeid ei tehta. Samuti on automaatliidestus pankadega nii maksete tegemiseks kui ka maksete õnnestumise/ebaõnnestumise tagasiside saamiseks. Lisaks on EBS-ul olemas automaatliidestus saldoandmiku edastamiseks SAP-i. 3.5. Terviseametis kasutatakse laborisüsteemi TALIS. Klientidelt saadud tellimuste alusel teevad laboratooriumid uuringuid ja analüüse. Tellimused ja nende vastused sisestatakse laborisüsteemi või kajastatakse paberkandjal, kuni ühtset tarkvara pole juurutatud. Asutus koostab SAP-is müügiarved analüüsidokumentide alusel ja väljastab kliendile. 3.6. Sõlmitud lepinguid ja mitmesuguseid muid raamatupidamise algdokumente koostatakse ja säilitatakse Asutuste dokumendihaldussüsteemides (edaspidi DHS) ja edastatakse Keskusele SAP-i sisestamiseks elektrooniliselt e-posti teel või läbi DHS-i. Keskus säilitab e-posti teel saabunud algdokumendid oma võrgukettal. 3.7. Ülekannete tegemine ja laekumiste vastuvõtmine toimub e- riigikassas (edaspidi eRK) infosüsteemi kaudu, välja arvatud Sotsiaalkindlustusameti hüvitiste maksed kodanikele, mis toimuvad vastavalt punktile 3.4.  5 3.8. Riigitöötaja iseteenindusportaali (edaspidi RTIP), mis on sünkroniseeritud SAP-iga, kasutatakse varade, majanduskulude, puhkuste, koolituste ja lähetuste halduseks. 3.9. Maksudeklaratsioonid esitatakse ja säilitatakse e-Maksuameti infosüsteemis. 3.10. Statistilist aruandlust esitatakse Statistikaameti elektroonilise andmeedastuskanali e-STAT-i vahendusel. 3.11. Asutused saavad vajalikke aruandeid SAP-iga liidestatud aruandlusmoodulist SAP Business Object (edaspidi SAP BO) ja eelarvetäitmise aruandluse kuluarvestuse infosüsteemist KAIS. 3.12. KAIS on kuluarvestuse infosüsteem – Rahandusministeeriumi (RAM) poolt tegevuspõhise eelarvestamisega seoses kasutusele võetud SAS äritarkvara, kus on kasutusel kolm erinevat platvormi EG, CPM ja VA (Enterprise Guide - EG, Cost and Profitability Management – CPM ja VA – Visual Analytics). KAISi kasutatakse tegevuspõhiseks juhtimisarvestuseks, selles on info nii eelarvete kui ka täitmise kohta. KAISi sisestatakse info SAP BO-s olevatest aruannetest: RP004 Tekkepõhised detailsed tehingud ja HR025 palgakulu kontolaiendite lõikes arvestusperioodiga. 4. MAJANDUSTEHINGUTE DOKUMENTEERIMINE, DOKUMENTIDE KONTROLL JA TEHINGUTE KIRJENDAMINE 4.1. Tehingute raamatupidamisregistritesse kirjendamise aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument. Asutused dokumenteerivad majandustehingud ja esitavad need Keskusele vastavalt toimemudelile. 4.2. Raamatupidamiskirjendi aluseks olev algdokument peab vastama RPS-i paragrahvides 6 ja 7 sätestatud nõuetele. 4.3. Asutuste juhid, SoM-i puhul kantsler, kinnitavad volitatud isikud, kes vastutavad eelarve sihipärase kasutamise eest ning kontrollivad ja kinnitavad algdokumente enne nende saatmist Keskusele. 4.4. Dokumendi õigsuse kontrollimisel veendub Asutuse töötaja, kellele on pandud vastutus algdokumentide kontrollimise eest, et: 1) dokument kajastab majandustehingut õigesti; 2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud kokkuleppele; 3) tehing on seaduspärane; 4) tehing on kooskõlas eelarvega ja eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega; 5) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele; 6) kokkuleppe sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist; 7) dokument on kontrollitud ja kinnitatud vastavalt Asutuses kehtivale korrale ja selleks volitatud isiku(te) poolt; 8) tehingutest, mille korrektsuse osas on Asutuse finantstöötajal põhjendatud kahtlus teavitab ta siseauditi juhti. 4.5. Dokumendile märgitakse Asutuste finants- ja juhtimisarvestuse pidamiseks vajalikud arvestusobjektid ning lisatakse vajadusel muud informatsiooni, mis selgitab tehingu majanduslikku sisu, finantseerimisallikate jaotust vms. 4.6. Peale algdokumendi kinnitamist edastatakse algdokument Keskusele, kes vastutab dokumendi SAP-i sisestamise eest vastavuses raamatupidamise arvestuspõhimõtetega. Keskus tagab SAP-i sisestamisel alljärgnevate andmete õigsuse: 1) raamatupidamiskontod, tehingupartneri, tegevusala, allika ja rahavoo koodid;  6 2) kulukohtade/ressursside, kuluüksuste, toetuste või projektide koodid on sisestatud vastavalt Asutuse poolt määratule; 3) maksetähtpäevad ja summad; 4) saaja rekvisiidid (pangakonto number, nimi ja muud andmed); 5) tekkepõhine periood; 6) kasutatud käibemaksukoodid; 7) kulutuse eest ei ole varem (sh ettemaksega) tasutud. 4.7. Kui Keskus kahtleb algdokumendile lisatud arvestusobjektide õigsuses, küsib ta Asutuse poolt esitatud tunnused üle. Keskus ei paranda algdokumendile lisatud andmeid ilma Asutusega selles kokku leppimata. 4.8. Keskuse töötaja poolt SAP-i sisestatud andmed loetakse tema poolt kontrollitud ja kinnitatud andmeteks. 4.9. Rahalised ülekanded teeb Keskus, kasutades maksekorralduste moodustamiseks ja saatmiseks kahte isikut. 5. DOKUMENDIKÄIVE, DOKUMENTIDE GRUPEERIMINE JA SÄILITAMINE 5.1. Dokumendikäibe korraldus ja dokumentide säilitamise reeglid on reguleeritud toimemudelites ning iga Asutuse ja Keskuse asjaajamiskordades. 5.2. Raamatupidamisdokumentide grupeerimisel toimikutesse ja nende säilitamisel lähtutakse RPS § 12, toimemudelitest, Asutuse ja Keskuse asjaajamiskorrast. 5.3. Ostuarved registreeritakse ja säilitatakse eAK infosüsteemis. Puhkusekorraldused, lähetuste dokumendid ja varade liikumist tõendavad dokumendid säilitatakse RTIP-is. Muud elektroonilised dokumendid registreeritakse Asutuse DHS-is või põhitegevuse infosüsteemides. eRK väljavõtted säilitatakse eRK infosüsteemis. Kui dokument on nõuetekohaselt elektrooniliselt säilitatud koos dokumendi kontrollimist kinnitavate andmetega, võib paberdokumendi toimemudelis sätestatud aja pärast hävitada. 5.4. Asutustest saadetakse dokumendid Keskusele elektrooniliselt eAK, RTIP-i või DHS-i vahendusel või e-posti teel. E-postiga saadetakse dokumendid otse Asutust teenindava Keskuse töötaja e-posti aadressile. 5.5 Euroopa Liidu toetuste ja välisvahendite algdokumente (sh lepinguid) grupeeritakse ja säilitatakse projektide põhiselt Asutustes lähtudes Asutuse dokumentide loetelus nimetatud tähtajast. Elektroonilisi dokumente säilitatakse Asutuse DHS-s, eAK infosüsteemis või RTIP-s. 6. RAAMATUPIDAMISREGISTRID 6.1. Raamatupidamisregistreid, mis sisaldavad kontode saldosid ja liikumisi ning raamatupidamiskirjenditele lisatud informatsiooni, peetakse SAP-is ning neid ei säilitata paberil väljatrükina. 6.2. Riigiraamatupidamiskohustuslase iseseisva bilansi tunnuseks riigi ühtses majandustarkvaras SAP, on T000. 7. KONTOPLAAN JA KONTOLAIENDID 7.1. Kontoplaan lähtub Üldeeskirja lisas nr 1 kehtestatud kontode koodidest, millele võib lisada allkontosid Asutustele vajaliku detailsema majandusliku sisu üle arvestuse pidamiseks. SAP-is kasutatakse Üldeeskirjaga kehtestatud kontode koodidest pikemaid,  7 8-kohalisi kontosid. SAP-is olev aktuaalne kontoplaan ja muud arvestusobjektid on kättesaadavad SAP BO aruandest AA002. 7.2. Tehingupartneri kood (Üldeeskirja lisa 2) lisatakse kontole nõutavuse korral käsitsi või võetakse automaatselt SAP-is olevast hankijate või klientide registrist. 7.3. Tegevusala kood (Üldeeskirja lisa 3) lisatakse SAP-is kontole automaatselt, kui kasutatakse ühte tegevusala. Asutuste puhul, kus on kasutusel erinevad tegevusala koodid, tuleb need lisada käsitsi lähtudes Üldeeskirja kasutusjuhendist. 7.4. Allika kood (Üldeeskirja lisa 4) lisatakse kontole nõutavuse korral käsitsi. 7.5. Rahavoo kood (Üldeeskirja lisa 5) lisatakse kontole nõutavuse korral käsitsi või on seadistatud SAP-is põhivaraga tehtavate tehingute korral lähtudes toimingu koodist. 7.6. Kuluüksused (kulukeskused) luuakse igale Asutuse administratiivsele üksusele. Kuluüksus sisestatakse kulukontodele, va kulum, mille korral see tekib automaatselt põhivara kaardile sisestatud kuluüksuse järgi. Kuluüksust kasutatakse samuti ettemaksete kontodel, et need hiljem kulukontole ümber kanda. 7.7. Kulukoht/ressurss võimaldab SAP-is sisestada tekkepõhist eelarvet ja pidada täiendavat tekkepõhist arvestust teatud tegevuste/teenuste või ressurssidega (sõidukid, kinnistud jne) kaasnevate tulude ja kulude kohta. Kulukoht/ressurss märgitakse asutuse poolt algdokumendile. 7.8. Toetused ehk Grandid on kasutusel saadud välis- või kodumaiste sihtfinantseerimise projektide kohta arvestuse pidamisel, sh tulude, kulude, nõuete ja kohustuste ning rahaliste liikumiste kajastamiseks ning toetuste andjatele aruandluse tagamiseks. Iga välistoetuse kohta avatakse toetuse (GRANT) kood, mis märgitakse asutuse poolt algdokumendile. 7.9. Projektid (WBS-elemendid, nimetatud ka Projekti struktuurelemendid või PS- elemendid) kasutatakse SAP-is omavahel seotud kindla tähtaja ja eelarvega tegevuste tähistamiseks ning nende kohta tulude ja kulutuste arvestuse pidamiseks. Tunnus on kohustuslik materiaalse ja immateriaalse põhivara soetamise korral. Projekti kood märgitakse Asutuse poolt algdokumendile. 7.10. Iga koolituse kohta luuakse SAP-is personali teenuste osakonna (edaspidi PTO) poolt või RTIP-i koolitusmooduli kaudu koolitussündmus (HR objekt). Koolitussündmuse numbri abil jõuavad koolitusele tehtud kulutused automaatselt SAP BO koolitusaruannetesse. 7.11. Kandele lisatakse SAP-is käibemaksukood, mis juhib käibemaksu automaatset arvestust. 7.12. Kandele lisatakse SAP-is ettemakse indikaator, millega juhitakse ettemaksete arvele võtmist teatud kindlale kontole ja nende hilisemat väljapakkumist ettemaksete sulgemiseks. Ettemakse indikaatori paneb SAP-is Keskus. 7.13.Vajadusel lisatakse SAP-is kontole määrang lisainformatsiooniga. RTIP-i lähetuste moodulist lähetuste ekspordil SAP-i kantakse lähetuse number automaatselt määrangu väljale. 7.14.Kandele lisatakse SAP-is muid tunnuseid, kui need on nõutavad SAP-i kasutusjuhendi alusel.  8 8. EELARVE JA SELLE TÄITMISE JÄLGIMINE 8.1.Arvestusobjektide süsteemi (eelarve liigid ja objektid, kuluüksused, ressursid/kulukohad, projektid, toetused ja muud Asutuse juhtimisarvestuseks vajalikud koodid) haldab Asutus. Keskus loob Asutuste taotluste alusel uued koodid SAP-is ja teavitab koodi loomisest Asutusi e-posti teel. 8.2.Eelarve ning selle muudatused sisestatakse SAP-i Keskuse poolt Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonnalt saadud info alusel. Asutus saadab vajadusel Keskusele detailsema eelarve ning selle muudatused SAP-i sisestamiseks kuluüksuste, ressursside/kulukohtade või projektide kaupa. 8.3.Asutustes kinnitatakse volitatud ametikohad, kes vastutavad eelarve sihipärase kasutamise eest ning kontrollivad ja kinnitavad algdokumente. Asutused tagavad, et algdokumendid jõuavad Keskusele peale seda, kui Asutused on läbi viinud omapoolsed eelarve kontrolliprotseduurid. 8.4.Eelarve täitmise jälgimiseks kajastab Keskus tehingud SAP-is, lisades eelarve arvestusobjektid, sh eelarve liigi, objekti, eelarve konto, tegevusala, toetuse, projekti ja muud tunnused. Eelarve täitmise jälgimine toimub vastavalt finantsarvestuse toimemudelile. 9. KONTODE SALDODE KONTROLLIMINE JA PARANDUSKANDED 9.1. Keskus kontrollib SAP-is iga päeva lõpu seisuga pangakonto saldo õigsust ning kuu lõpu seisuga nõuete ja kohustuste kontode analüütiliste saldode õigsust. Nõuete ja kohustuste kontodel suletakse (kliiritakse) laekunud, üle kantud või tasaarveldatud nõuded ja kohustused jooksvalt. Iga kuu lõpu seisuga kontrollitakse lahtiseks jäänud saldod üle, et veenduda nende õigsuses. 9.2. SKA-s kontrollitakse iga päeva lõpu seisuga pangakonto saldo. 9.3. Aasta lõpu seisuga teevad Asutused ja Keskus bilansikontode inventuuri vastavalt käesoleva sise-eeskirja punktile ja toimemudelile. 9.4. Raamatupidamiskandeid ei kustutata ega tehta neis selgitusteta ega viideteta parandusi. SAP-is kasutatakse parandamiseks automaatset storneerimist, mis automaatselt seob esialgse ja storneeritud kande. Uuele (parandatud) kandele sisestatakse sõnaline selgitus parandamise kohta koos parandatud kande numbri märkimisega. 9.5. Paranduskande alusdokumendiks võib olla esialgne alusdokument, asutuse teatis parandamist vajavate andmete kohta või Keskuse poolt koostatud raamatupidamisõiend. 10. ARVELDUSED 10.1. Ülekanded ja laekumised eRK vahendusel 10.1.1. Maksete tegemiseks on eRK avatud kontod, mille kaudu teenindatakse kas riigi raamatupidamiskohustuslast tervikuna või teatud Asutust olenevalt konto kasutamise ja konto liikumiste ning jäägi jälgimise vajadusest. SAP-is eristatakse Asutuste ülekandeid ja laekumisi segmendi koodiga. 10.1.2. SKA kasutab Riigikassa kontsernikonto koosseisus olevaid pangakontosid pensionide, toetuste ja hüvitiste maksmisel. Ülekannete teostamisel peab olema tagatud isikute lahususe nõue. 10.1.3. Ülekannete tegemisel osalevad kaks Keskuse töötajat. Üks (maksekorralduste  9 koostaja) moodustab SAP-is maksekorraldused SAP-i sisestatud maksedokumentide maksetähtaja alusel ja teine (maksekorralduste saatja) saadab need SAP-ist X-tee liidese kaudu panka. Ülekannete tegemisel lähtutakse Keskuse finantsarvestuse toimingute korrast. 10.1.3. Keskus ja Asutused (TA, RA) impordivad igal tööpäeval SAP-i eRK kontode liikumised eelmise päeva lõpu seisuga. SKA impordib eRK konto väljavõtte SKAIS-i vähemalt 1 kord nädalas. Kui laekumisel ei ole selgelt viidatud laekumise sisule, pöördub Keskus selgituste saamiseks Asutuse poole. 10.1.4. Selgituseta või Asutustele mittekuuluvad laekumised võetakse SAP-is arvele selgitamata laekumistena kontole 20360010 või 20360020. Nende edasikandmise või tagasikandmise aluseks on Asutuste poolt kooskõlastatud raha maksja sellekohane taotlus või Keskusele antud korraldus. 10.1.5. Selgitamata laekumised vaadatakse üle hiljemalt iga kuu lõpus. Kui kahe aasta jooksul laekumisest ei ole midagi selgunud, kantakse laekumine õiendiga tuluks kontole 38888000. Raamatupidamisõiendile märgitakse laekumise kuupäev, summa, muud olemasolevad andmed laekumise kohta, tuluks kandmise põhjendus, õiendi koostaja nimi ja allkiri. 10.1.6. Enammakstud kuni 5-eurose laekumise kohta, va riigilõivud, võib Keskus koostada raamatupidamise õiendi ja kanda enamlaekumise asutuse tuluks kontole 38888000. Kui maksja soovib enammakstud summat tagasi, siis tehakse tulu vähendamine ning kantakse summa tagasi. 10.1.7. Asutuste eRK kontole ekslikult makstud summa ning enammakstud summa 5 kuni 1000 eurot võib maksjale tagasi kanda taotluseta, kui on selgelt väljaloetav, et ekslikult kantud summa ei kuulu Asutustele. 10.2. Sularahakassa 10.2.1. Sularaha maksimaalne limiit kassas on 1200 eurot. 10.1.2. Sularaha liikumist kajastavad tehingud registreeritakse Asutuste poolt tehingu toimumisel SAP-is. 10.2.3. Sularahatehinguid tegev töötaja vastutab selle eest, et sularaha jääk SAP-i kassaraamatus vastab tegelikule sularaha olemile kassas. 10.2.4. Sularaha hoitakse seifis. Seifis on keelatud hoida raha, mis ei kuulu Asutusele. 10.2. 5. Kassas olev sularaha jääk viiakse panka limiidi täitumisel ja aasta viimaseks tööpäevaks. 10.3. Asutuste nimele väljastatud pangakaardid 10.3.1. Kaardi taotlemiseks esitab Asutuse juht taotluse SoM finantsosakonnale kooskõlas „Kassalise teenindamise eeskirjaga“. Loa kaardi taotlemiseks annab kantsler. 10.3.2. Nimelise krediitkaardi saanud Asutuse töötaja vastutab selle säilimise ja sihipärase kasutamise eest. Kaarti võib kasutada ainult tööülesannete täitmiseks. Kaardivaldaja on kohustatud hüvitama kaardi mittesihipärase kasutamisega või muul viisil Asutusele tekitatud kahju. Kui kaardivaldaja töösuhe lõpeb, on ta kohustatud koheselt tagastama kaardi Asutusele. 10.3.3. Deebet- ja krediitkaarte kasutatakse välislähetuses ja siseriiklikult juhul, kui kulutuse eest puudub võimalus tasuda tavapärase pangaülekande teel. 10.3.4. Sularaha väljavõtmine krediitkaardiga on üldjuhul keelatud. Vältimatute erandite olemasolul tuleb selgitused lisada aruandele.  10 10.3.5. Deebet- ja krediitkaartidega toimunud tehingud kajastatakse kuludes ja kohustuste kontol 20329000 aruandvate isikute (kaardivaldajate) lõikes, võttes aluseks RTIP-i majanduskulude portaali kaudu esitatud aruanded. Aruandele lisatakse kulu tõendavad dokumendid (kulutšekid). Dokumentide koostamine, kinnitamine ja esitamine toimub vastavalt toimemudelile. 11. TULUDE JA NÕUETE ARVESTUS 11.1. Siirded 11.1.1. Riigiraamatupidamiskohustuslaste vahelist varade ja kohustuste mitterahalist üleandmist kajastatakse mitte-rahalise siirdena: kontol 70001000 – saadud mitterahalised siirded ja kontol 71001000 – antud mitterahalised siirded. Vara või kohustus antakse üle lähtudes bilansilisest (jääk)väärtusest. Vastuvõtja peab võtma arvele samasugused saldod samadel bilansikontodel, mis olid enne üleandmist arvel üleandja bilansis. 11.2. Riigilõivud 11.2.1. Riigilõive kajastatakse lähtudes Üldeeskirja § 21 lõikest 2 kassapõhiselt kord kuus eRK väljavõtte alusel. 11.2.2. Asutustele on avatud riigilõivude kogumiseks tulukontod eRK-s. Enne riigilõivuga maksustatava toimingu teostamist kontrollitakse lõivu laekumist tulukontole. Asutuse töötajatele taotletakse eRK tulukonto vaatamise õigused vastavalt toimemudelile. 11.2.3. Riigilõivude tagastamiseks esitatakse taotlused Asutustele. Asutus kontrollib tagastamise õiguslikkust ja edastab taotluse Keskusele ülekande teostamiseks või sisestab tagastamise maksekorralduse eRK-s. Sisestatud maksekorraldus saadetakse eRK-s maksmisele Keskuse töötaja poolt, kellel on õigus makseid saata. 11.3. Tulu majandustegevusest 11.3.1.Tuluna majandustegevusest kajastatakse põhitegevuse tulemusena tekkepõhiselt arvestatud tulu müüdud toodete ja teenuste eest. Tulu tekib toote müügi või teenuse osutamise kuupäevaga. 11.3.2. Tulude kajastamisel lähtutakse Üldeeskirjast ja toimemudelist. 11.3.3. RA poolt osutatavad tasulised teenused kajastatakse alljärgnevalt: 11.3.3.1. Ravimi müügiloa taotluse erialase hindamise tasu. Tulu müügiloa esmase ja uuendamise taotluse erialasest hindamisest kajastatakse peadirektori otsuse kuupäevaga. Tulu müügiloa II tüüpi muudatuse taotluse erialasest hindamisest kajastatakse muudatuse kinnitamise otsuse kuupäevaga. Tulu müügiloa IB tüüpi muudatuse taotluse erialasest hindamisest kajastatakse lihtsustatult arve väljastamisel, sest taotluste lühikese menetlustähtaja ja suure mahu tõttu ei ole täpsem arvestus otstarbekas. Tulu grupitaotluse (võib sisaldada nii IB, kui ka II tüüpi muutusi) hindamisest kajastatakse muudatuse kinnitamise otsuse kuupäevaga. 11.3.3.2. Osalemine Euroopa Liidu müügiloaprotseduuris viidatava riigina. Tulu kajastatakse esialgse hinnanguraporti valmimise kuupäevaga. 11.3.3.3. Ravimi ohutus- ja kvaliteediseire tasu. RA väljastab ohutus- ja kvaliteediseire tasu arved eelmise aasta kohta 1. veebruariks. Tasu arvestatakse eelmisel kalendriaastal kehtinud müügiloa kohta. Teatud tingimustel (ravimit ei ole turustatud või on müügikäive ja müüdud pakendite arv alla määruses kehtestatud piiride) on RA –l õigus vabastada  11 müügiloa hoidja ravimi ohutus- ja kvaliteediseire tasu maksmise kohustusest müügiloa hoidja taotluse alusel. Tasu maksmisest vabastamise otsuse teeb ravimiohutuse osakond. Tulu kajastatakse selles aastas, mille eest tasu võeti. Tulu vähendamine vabastuse korral kajastatakse samas aastas, kui see selgub enne järgmise aasta 31. märtsi; 11.3.3.4. Ravimi kliinilise uuringu taotluse ja uuringu teostamise tingimuste muutmise taotluse erialase hindamise tasu. Tulu kajastatakse otsuse tegemise kuupäevaga; 11.3.3.5. Tulu statistilistest analüüsidest ja labori kontrollanalüüsidest kajastatakse teenuse üleandmise kuupäevaga; 11.3.3.6. Tööd Euroopa Ravimiametiga sõlmitud lepingute alusel: 11.3.3.6.1. Ravimi omaduste kokkuvõtete tõlgete kontroll. Euroopa Ravimiamet tasub töö eest enda kehtestatud hinnakirja alusel kord kuus. Tulu kajastatakse vastava kuu viimase kuupäevaga. Kui Euroopa Ravimiamet tasub töö eest mitme kuu eest korraga või hilineb teatise saatmisega, kajastatakse tulu esimeses avatud perioodis; 11.3.3.6.2. Ravimi hindamine müügiloa tsentraalse protseduuri kaudu. Euroopa Ravimiamet tasub töö eest vastavalt koostöökokkuleppes ja selle lisades sätestatud tingimustele. Tulu kajastatakse esialgse hinnanguraporti valmimisel protseduuri juhi teatise alusel proportsionaalselt tehtud tööga. Lõplikult kajastatakse tulu protseduuri lõppemisel. Kui töö tegemise perioodi sisse jääb aastavahetus, hindab protseduuri juht töö valmidusastet bilansipäeva seisuga ja tulu kajastatakse vastavalt hinnangule. Protseduuri juht edastab hinnangu asutuse finantstöötajale; 11.3.3.6.3. Ravimi iga-aastane seiretasu rakendub ravimitele, mida RA on müügiloa tsentraalse protseduuri kaudu hinnanud. RA-l on kindlaksmääratud kohustused nende ravimite turule tulekust kuni turult lahkumiseni. Tasu maksab Euroopa Ravimiamet RA-ga sõlmitud koostöökokkuleppe alusel ning tulu kajastatakse tulu tekkimise perioodi lõpus; 11.3.3.6.4. Perioodilise ohutusaruande ühtse hindamise protseduuri eest tasub Euroopa Ravimiamet enda kehtestatud hinnakirja alusel. Tulu kajastatakse pärast hindamisprotseduuri lõppu. 11.3.4. Kui Asutus on käibemaksukohustuslane, lisatakse arvetele käibemaks vastavalt käibemaksu-seadusele. Käibemaksu ei lisata, kui kaupade ja teenuste või õiguste müük ei ole käsitletav ettevõtlusena käibemaksuseaduse mõistes (st kui vastavat kaupa või teenust ei müüda turul, vaid tegemist on riigi poolt osutatavate avalike teenustega). 11.4.Muud tulud 11.4.1. Asutused (TA ja TI) peavad arvestust määratud trahvi- ja sunniraha nõuete kohta bilansiväliselt vastavalt asutuses kehtestatud korrale ning jälgib nõuete laekumist eRK kontole. 11.4.2. Trahvid ja sunniraha kajastatakse lähtudes olulisuse printsiibist nende laekumisel eRK väljavõtte alusel kord kuus selle asutuse tuluna, kes tegi otsuse trahvi või sunniraha määramiseks. 11.4.3. Kohtumenetluse aegse elatisabi nõuete kohta peetakse arvestust SKA-s bilansivälistel kontodel 9120902 ja 9400020. Tulu kajastatakse bilansis nõude laekumisel. 11.4.4. SKA poolt sisse nõutavad regressid tulenevalt ohvriabi seadusest ja liikluskindlustusega tegelevalt kindlustusandjalt kajastatakse tuluna nende laekumisel. Nõuete kohta peetakse arvestust bilansiväliselt vastavalt asutuse poolt kehtestatud korrale.  12 11.5. Saadud maksud 11.5.1. Pensionikindlustuseks saadud sotsiaalmaksutulu kajastab Keskus SAP-is Maksu-ja Tolliameti teatise alusel kord kuus tekkepõhiselt nõude kontol 10201000 ja tulu kontol 30200000 SKA segmendi koodiga. 11.5.2. Hasartmängumaksutulu kajastab Keskus SAP-is Maksu-ja Tolliameti teatise alusel kord kuus tekkepõhiselt nõude kontol 10201000 ja tulu kontol 30430000 SoM segmendi koodiga. 11.6. Saadud, antud ja vahendatud toetused 11.6.1. Toetuste kajastamisel lähtutakse Üldeeskirja peatüki 7 nõuetest. 11.6.2. Igale projektipõhisele toetusele avatakse SAP-is eraldi toetuse kood lähtudes toimemudelist. Projektipõhiste toetuste tulud ja nõuded, samuti nende arvel tehtud kulud, investeeringud ja kohustused ning raha liikumine kajastatakse toetuse koodiga, et tagada toetuse saamise ja kulutamise kontroll ning aruandlus. 11.6.3. Projektipõhiseid toetusi kajastatakse tekkepõhiselt lähtudes kulutuste tegemise momendist. Kui kulutus hinnatakse abikõlblikuks, kajastatakse toetusest saadav tulu igakuiselt kontorühmas 350 samaaegselt kulude või investeeringute kajastamisega. 11.6.4. Saadud projektipõhiste toetuste ettemaksed kajastatakse esialgu kontogrupis 2038. Saadud ettemakset vähendatakse tulu arvele võtmisel. Kui projektipõhine toetus laekub peale kulutuste tegemist, võetakse tulu kajastamisel ühtlasi arvele nõue kontogrupis 1035. 11.6.5. Antud tegevustoetused, sh liikmemaksud, kajastatakse maksmisel koheselt kuluna. 11.6.6. Projekti sihtfinantseerimine (projektitoetus), mis on väiksem kui põhivara kapitaliseerimise alampiir, kantakse raamatupidamisarvestuse lihtsustamise eesmärgil koheselt kuluks. Üle kapitaliseerimise alampiiri olevad sihtfinantseerimise ülekanded kajastatakse esmalt ettemakstud toetusena kontogrupis 1038. 11.6.7. Ettemakstud toetused kantakse kuludesse sel hetkel, kui toetuse kasutamise aruanne on aktsepteeritud. Enne aruande esitamist aktsepteeritakse toetuse kuludesse kandmise alusena ka toetuse saaja esitatud teatist/õiendit toetuse kasutamise kohta. Teatise/õiendi võib esitada nii posti kui ka e-posti teel. 11.6.8. Rakendusüksuste poolt antud ja vahendatud struktuuritoetused menetletakse riigi ühtses toetuste infosüsteemis (edaspidi SFOS), mis on liidestatud SAP-iga. 11.6.8.1. Hasartmängumaksu laekumistest saadud vahenditest toetuste andmisel lähtutakse Sotsiaalministri käskkirjaga kinnitatud korrast „Hasartmängumaksu laekumistest toetuse andmise tingimused ja kord“. Rakendusüksuseks on Keskus ja toetused menetletakse SFOS-is. 11.6.8.2. Väikeprojektid maksumusega kuni 35 000 eurot kantakse toetuse väljamaksmisel kuluks. 11.6.8.3. Strateegilise partnerluse projektide puhul käsitletakse toetuse andmist tegevustoetusena, väljamaksed tehakse igakuulise maksena vastavalt graafikule. 11.6.8.4. Toetuse saaja esitab rakendusüksusele projekti elluviimise kohta aruande, mille alusel korrigeeritakse vajadusel kulud ja võetakse raamatupidamises üles tagasinõue. 11.6.8.5. Raamatupidamises kajastuvad toetuse andmise ja vahendamise kanded automaatselt SAP-is peale seda, kui maksetaotlused on SFOS-is rakendusüksuse poolt  13 kontrollitud ja kinnitatud. 11.6.8.7. Kui maksetaotluses on erinevate tekkepõhiste kuude kulusid, jaotatakse toetuse vahendamise kulud ja kohustised koondkannetena SAP-is erinevatesse kuudesse. Kui SAP-i on automaatselt lisandunud kandeid kuudesse, mis on juba suletud, lisatakse kanded esimesse avatud kuusse. Väljamakse tegemisel võetakse need kohustised üheks makseks kokku, lähtudes SFOS-i maksekorralduse numbrist ja maksekuupäevast. 11.6.8.8. Keskus kontrollib SFOS-ist SAP-imporditud maksekorralduste vastavust SAP BO maksekorralduste aruandega SF109, kajastab toetuste kulu ja kohustised SAP-is ja teeb makse maksetähtpäeval. 11.6.8.9. SFOS-is menetletud antud ja vahendatud toetuste väljamaksed ja tagasilaekumised teostatakse SoM selleks avatud eRK kontolt. 11.7. Nõuete laekumise jälgimine 11.7.1. Nõuete tähtaegset laekumist jälgivad Keskus ja Asutused lähtudes finantsarvestuse toimemudelist, kasutades SAP BO aruannet RP002. Kui nõuete esitamise ja laekumise kajastamisega tegeleb Asutus, siis meeldetuletuskirjade esitamise kohustus on Asutusel. 11.7.2. Nõuete jälgija saadab laekumata nõuete kohta meeldetuletuskirja hiljemalt 30 päeva möödumisel maksetähtajast. Keskus koostab meeldetuletuskirja SAP-is. 11.7.3. Kui klient ei ole peale esimese meeldetuletuskirja saatmist nõuet tasunud, saadab Keskus teise meeldetuletuskirja 60 päeva peale maksetähtaega. 11.7.4. Meeldetuletuskirja ei saadeta (va Asutuse töötajad), kui nõude summa on alla 5 euro, kuna nõude sissenõudmine loetakse sel juhul majanduslikult ebaotstarbekaks. Selline nõue kantakse 30 päeva peale maksetähtaega lootusetuks kontole 60503000. Hilisemal laekumisel kajastatakse laekumine tuluna kontol 38889000. 11.7.5. Eesti riigi makseid riikidevaheliste lepingute alusel teiste riikide pensionifondidele kajastatakse kontol 10386020 „muud nõuded“ ning teiste riikide pensionifondide makseid Eestile kajastatakse kontol 20360102 „edasiandmisele kuuluvate laekumiste kogumiskonto“. 11.8. Nõuete hindamine ebatõenäoliselt laekuvaks 11.8.1. Nõuete laekumise tõenäosust hinnatakse vähemalt üks kord aastas bilansipäeva seisuga. Õigus loovutada laekumata nõuded inkassoteenuseid osutavale firmale sissenõudmiseks on Asutustel. Nimekiri sissenõudmiseks edastatud nõuetest saadetakse e-posti teel Keskusele, kes kajastab selle alusel nende ebatõenäoliseks kandmise. 11.8.2. Asjaolud, mille alusel hinnatakse nõuete laekumine ebatõenäoliseks, on: 1) kui võlgnikule on saadetud meeldetuletuskirju ja neile ei ole vastatud või kui vaatamata korduvatele meeldetuletustele ei ole võlgnik nõuet tasunud; 2) kui nõude sissenõudmine on antud üle inkassofirmale; 3) kui võlausaldaja on esitanud võlgniku vastu hagiavalduse; 4) kui võlgnikule on välja kuulutatud pankrot või likvideerimine. 11.8.3. Kui nõuete laekumise tõenäosust ei ole võimalik või otstarbekas individuaalselt hinnata, kasutatakse ligikaudset meetodit, mille korral hinnatakse nõuded, mille maksetähtaeg on ületatud: 1) 90-180 päeva päeva võrra, alla 50% ulatuses; 2) üle 180 päeva võrra, alla 100% ulatuses.  14 11.8.4. Pensionide, toetuste ja hüvitiste enammaksete laekumised kajastatakse esialgu ainult nõuete kontol (mitte paralleelkannetena lisaks ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontrakontol). Üks kord aastas bilansipäeva seisuga hinnatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete jääki ning tehakse korrigeerimiskanne olenevalt sellest, kas ebatõenäoliste nõuete summa kokku võrreldes eelmise perioodi lõpu seisuga suurenes või vähenes. 11.8.5. Pensionide, toetuste ja hüvitiste enammaksete hindamisel kasutatakse inventeerimismeetodit ja allahindlusi tehakse üks kord aastas bilansipäeva seisuga. Nõuded, mis on vanemad kui kuus kuud, hinnatakse alla (kantakse kuluks) 100% juhul, kui viimasel poolaastal laekumisi ei ole. Nõuete jäägid, mis on tasumata inimese 65- aastaseks saamisel, hinnatakse alla ja kajastatakse kuluna (vanaduspensionieas inimeste sissetulekud on väiksemad ning üldjuhul pensionist säästa ei ole võimalik). Viimase kuue kuu jooksul tekkinud nõudeid, millel laekumisi ei ole, alla ei hinnata (puuduvad usaldusväärsed andmed nõude tõenäolise laekumise kohta). Nõuded, mis laekuvad pikema aja kui ühe aasta jooksul, kajastatakse pikaajaliste nõuetena ning diskonteeritakse vastavalt Üldeeskirjas kehtestatud diskontomäärale. Nõudeid ei diskonteerita, kui tegemist on ebaoluliste summadega. 11.8.6. Kui ebatõenäoliseks tunnistatud ja kuludesse kantud nõue laekub, kajastatakse see laekumise kuul ebatõenäoliselt laekuvaks arvamisest tekkinud kulu vähendusena. 11.8.7. Bilansiväliseid kohtumenetluse aegseid elatisnõudeid hinnatakse aasta lõpu seisuga, võttes aluseks sama aasta jooksul laekunud ja arvele võetud (määratud) nõuete suhet. Nimetatud suhtega korrutatud bilansivälised nõuded võetakse koondkandega bilansis arvele aasta lõpu seisuga nõude ja tuluna ning storneeritakse järgmise aasta viimase kuupäeva seisuga, vahetult enne järgmise aasta vastavate kannete tegemist. Seega laekuvateks nõueteks loetakse bilansipäevaks laekumata nõuetest selline osa, mis vastab samal aastal tegelikult laekunud nõuete osakaalule kõikidest määratud nõuetest. 11.9. Nõuete hindamine lootusetuks 11.9.1. Lootusetuteks nõueteks loetakse ebatõenäoliselt laekuvateks tunnistatud nõuded, kui puuduvad igasugused võimalused nõude tagasinõudmiseks, sh: 1) Asutusel ei ole võimalik oma nõudeõigust kaitsta võlgniku pankroti või likvideerimise korral; 2) võlgnikku ei leita; 3) sundtäitmisele saata ei ole võimalik või sundtäitmine ei anna tulemusi; 4) võla sissenõudmiseks ei saa või ei ole majanduslikult kasulik meetmeid rakendada. 11.9.2. Nõude lootusetuks laekumiseks tunnistamise ja bilansist mahakandmise kinnitamise õigus on asutuse juhil, kui iga üksiku nõude summa jääb kuni 500 eurot. SKA võib asutuse juhi loal lootusetu nõudena maha kanda rohkem kui 500 eurot, kuid kõige rohkem isiku ühe kuu pensioni, toetuse, hüvitise jm sellise üksiku enammakse. 11.9.3. Asutus esitab lootusetu nõude bilansist mahakandmiseks kantslerile kirjaliku taotluse (v.a punktis 11.9.2. nimetatud juhul) koos seletuskirjaga, kus on ära näidatud: 1) võlgniku juriidiline või füüsiline nimi; 2) registreerimisnumber; 3) aadress; 4) nõude tekkimise asjaolud; 5) nõude tekkimise kuupäev; 6) nõude summa;  15 7) nõude sissenõudmiseks rakendatud meetmed ja asjaolud, miks nõue klassifitseerub lootusetuks. 11.9.4.Lootusetu nõude maha kandmine toimub kantsleri poolt antud loa alusel kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (e-post). 11.9.5. Keskus saadab aasta lõpu seisuga nõuete inventuuri läbiviimise ajal ettepaneku nõuete lootusetuks kandmise kohta, kaasates sinna ebatõenäoliselt laekuvaks hinnatud nõuded. Asutused otsustavad nõuete lootusetuks kandmise. 11.9.6. Ebatõenäoliselt laekuva nõude lootusetuks tunnistamisel kantakse nõue ja selle allahindlus kontrakontol bilansist välja. 11.9.7. Lootusetu nõude laekumise korral võetakse see arvele tuluna kontol 38889000. 12. KULUDE JA KOHUSTISTE ARVESTUS 12.1. Ettemakstud tulevaste perioodide kulud 12.1.1. Üldjuhul ettemakseid ei tehta. Ettemakset kasutatakse, kui seda ei ole võimalik vältida. Esitatud, kuid maksmata ettemaksuarvet ei kajastata raamatupidamises. Raamatupidamises kajastatakse ettemaks tasumise hetkel. 12.1.2. Ettemakstud tulevaste perioodide kulud kantakse arve eest tasumise kuus kohe kuluks juhul, kui arve summa ilma käibemaksuta on väiksem põhivara kapitaliseerimise alampiirist. 12.1.3. Ettemaksete kontodel teeb Keskus igakuiselt ülevaatuse sulgemata ettemaksete kohta (SAP avatud kirjed). Pikemat aega sulgemata ettemaksete korral, mille puhul Keskusele ei ole teada põhjus, tehakse järelepärimine Asutusele. 12.1.4. Ettemaksete periodiseerimine majandusaasta jooksul kuude kaupa, kord kvartalis või ükskord aastas lepitakse Keskuse ja Asutuste vahel lähtudes summa olulisusest. 12.2. Tegevuskulud 12.2.1. Tegevuskulud kajastatakse tekkepõhiselt nende tekkimise perioodil (millal kaupu ja teenuseid tarbitakse),selle Asutuse segmendi koodiga, kelle tegevuseks kulu kasutati. 12.2.2. Töötasu arvutatakse iga kuu kohta ja kantakse töötajate pangakontodele üldjuhul kuu viimasel tööpäeval, kui Asutuste sisekorrareeglites ei ole sätestatud teisiti. 12.2.3. Töötajatele väljastatakse SAP-ist töötaja e-posti aadressil väljavõte (palgateatis) arvestatud ja kinnipeetud summade ja panka ülekandmisele saadetud summa kohta. 12.2.4. Puhkusetasu ja sellelt arvestatud maksud kantakse selle kuu kulusse, millise kuu arvestuses need kajastati. Puhkuse avaldus esitatakse RTIP-i puhkuste moodulis, märkides ühtlasi, kas töötaja soovib puhkusetasu maksmist eelviimasel tööpäeval enne puhkusele jäämist või koos palgaga palgapäeval. 12.2.5. Kasutamata puhkusepäevade ja välja maksmata puhkusetasude kohustust hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga, lähtudes toimemudelist. Puhkusetasu ja sellega seotud maksukohustuse korrigeerimine kajastatakse saamata puhkusepäevade kohta kohustuse kontol 20201000, ette saadud puhkusepäevade korral nõude kontol 10393000 ning teiselt poolt tööjõukulude kontodel. Arvestuse aluseks on SAP BO aruanne HR070 ette saadud või saamata puhkusepäevade kohta. 12.2.6. Asutustega töö- või teenistussuhtes olevate isikute eest tasutud ja nende poolt  16 Asutustele hüvitatavad kululimiite ületatavad summad kajastatakse kuluvähendusena ja peetakse kinni palgast. 12.2.7. Erisoodustuse kulu ja sellelt arvestatud maksud kajastatakse samas perioodis. Erisoodustuste tekkimise kuuks loetakse üldjuhul nende väljamaksmise kuu, kuna sellel kuul sai töötaja vastava hüvitise (erisoodustuse). 12.2.8. Erisoodustuse alusdokumendil kajastatud käibemaks kuulub samuti maksustamisele kui erisoodustus. Kui arve esitaja on avaliku sektori üksus, kajastatakse käibemaksu osa TP-koodiga 800699. 12.2.9. Erisoodustustelt maksude arvestamise ja kande koostamise aluseks on raamatupidamisõiend. Keskus kasutab õiendi koostamiseks SAP BO aruannet. 12.2.10. Vastuvõtukulusid puudutavatele algdokumentidele lisatakse teave ürituse toimumise aja, eesmärgi ning osalejate arvu kohta (võimalusel osalejate nimekiri), sh eraldi märkides üritusel osalenud Asutuse töötajad. 12.2.11. Kolmandatele isikutele, kellel Asutustega puuduvad töösuhted, kuid kes tegutsevad Asutuste huvides, võib hüvitada dokumentaalselt tõestatud kulud. Kolmandate isikutega seotud kulude eest vastutav kulujuht on kohustatud lisama kuludokumentidele põhjenduse kulude seotusest asutuse tegevusega. 12.2.12. Pensionid, toetused ja hüvitised kajastatakse kuluna sellel kuul, mille eest need oli ette nähtud või lähtudes otsuse tegemise kuupäevast. Kui vastav tekkepõhine periood on juba suletud ja perioodi raamatupidamisaruanne on koostatud, kajastatakse kulu esimeses avatud perioodis. SKA kehtestab korra, millega reguleeritakse pensionide, toetuste ja hüvitiste arvestamise ja maksmisega seotud tegevused. 12.2.13. Edasiantavat maksukulu (kontod 60151000;60153000) ja –tulu (30201000; 30250000) Haigekassale sotsiaalmaksu ravikindlustuse osa ja Töötukassale töötukindlustusmakse kohta kajastatakse SAP-is vastavalt Maksu- ja Tolliameti teatistele iga kuu hiljemalt 25. kuupäeval kasutades TP 099001. Aasta lõpu seisuga korrigeeritakse kanded vastavalt Maksu- ja Tolliameti teatisele. 12.3. Arveldused aruandvate isikutega 12.3.1. Asutuste juhid kinnitavad töötajate nimekirja, kellel on õigus saada majandusavanssi või kui avansisaajaid ei ole eelnevalt kinnitatud, kinnitavad volitatud kulujuhid igakordse avansitaotluse. Avanss kantakse üldjuhul töötaja pangakontole. Majandusavansside maksmise üle peetakse aruandvate isikute lõikes analüütilist arvestust. 12.3.2. Avansi kasutamise kohta esitab aruandev isik aruande. Avansi kasutamise aruanne kontrollitakse ja esitatakse keskusele vastavalt toimemudelis sätestatule. Isikutele, kellel on võlgnevus või kes ei ole eelmist avansi kasutamise aruannet esitanud, ei ole üldjuhul lubatud uut avanssi üle kanda. 12.3.3. Lähetuskulude avanssi makstakse töötajatele RTIP-is või DHS-s vormistatud ja kinnitatud lähetuskorralduse alusel, millel on näidatud sõidu eesmärk, sihtkoht, lähetuse aeg ja eeldatavad kulud. Lähetuskulude avansid kajastatakse ülekandmisel kontol 10392010. Lähetuskulude aruande alusel tekkinud avansi tagasinõuded kajastatakse kontol 10392001 ning ülekulud kontol 20205000. 12.3.4. Majandusavansi saamiseks esitatakse taotlus RTIP-is või DHS-s, millele märgitakse avansi otstarve ja taotletav summa. 12.3.5. Majanduskulude aruandele lisatakse Asutuste nimele väljastatud korrektselt vormistatud alusdokumendid. Kuluaruanne kinnitatakse kulujuhi poolt.  17 12.4. Kohustised 12.4.1. Kohustiste kajastamisel lähtutakse tekkepõhisuse printsiibist, mille järgi kõik olulised aruandeperioodil tekkinud kohustised kajastatakse aruandeperioodi bilansis. 12.4.2. Käimasolevate kohtuprotsesside kohta, mille puhul on tõenäoline, et Asutused on sunnitud kohtuprotsesside tõttu kulusid kandma, moodustatakse bilansis eraldis. Kui hiljem selgub, et tegelik kahjusumma erineb esialgu kajastatust, kajastatakse vahe perioodi kuluna või kulu vähenemisena. 12.4.3. Tervisekahjude hüvitamiseks, mille puhul on tõenäoline, et Asutused on kohustatud kandma kulu, moodustatakse bilansis eraldis. Kui hiljem selgub, et tegelik tervisekahju hüvitamise summa erineb esialgu kajastatust, kajastatakse vahe perioodi kuluna või kulu vähenemisena. 12.4.4 Pensionieraldiste arvestamisel lähtutakse Üldeeskirja täiendavast juhendist „Avaliku sektori pensionieraldiste ja muude pikaajaliste töösuhte lõppemise järgsete hüvitiste kajastamiseks“, mis on kättesaadav Keskuse kodulehel. Raamatupidamiskanded kajastatakse SAP-is vastavalt pensionieraldiste arvestustabelitele SKA arvestusobjektidega seisuga 31.12. 13. VARUDE ARVESTUS 13.1. Mitmesugused igapäevase töö tarbeks soetatud varud, sh kontoritarbed, tööriided, remondi- ja hoolduse materjalid, kajastatakse soetamise kuupäeval tegevuskuludes. 13.2. TA laos hoiul olevate ravimite kohta peetakse arvestust bilansiväliselt SAP-i laomoodulis vastavalt Haigekassaga sõlmitud lepingule. 13.2.1. Ravimite vastuvõtmisel lattu lähtutakse Keskuse poolt sisestatud ostutellimustest ja tegelikult saadud kaubakogustest. Ostutellimus vormistatakse Keskuses Haigekassalt saadud dokumendi alusel. Ravimite tasuta saamisel koostab Keskus nullhinnaga ostutellimuse ja TA võtab kauba lattu sisse. 13.3. Riigi tegevusvaru ja tuberkuloosiravimite haldamine on korraldatud SA Tartu Ülikooli Kliinikumiga lepingulisel alusel ning arvestus toimub pearaamatukonto tasemel. 14. PÕHIVARADE ARVESTUS 14.1. Üldpõhimõtted 14.1.1. Varade valdamine, kasutamine, kasutusse andmine, võõrandamine, koormamine ja muul viisil käsutamine ning mahakandmine on reguleeritud riigivaraseaduses ja SoM valitsemisel oleva riigivara kasutamise ja käsutamise korraga. 14.1.2. Põhivara arvestust peetakse SAP-is ja RTIP-i varade moodulis. 14.1.3. SAPis kajastab põhivaraga seotud tehingud Keskus ja RTIP-is varade moodulis Asutus. 14.1.4. Põhivara registreerimise muudes registrites, sealhulgas riigivararegister, hooneregister jne korraldab vara eest vastutav isik või Asutuse juhi määratud isik. 14.2. Põhivara arvelevõtmine  18 14.2.1. Põhivarad grupeeritakse klassidesse lähtudes SAP-is ja RTIP-i varade moodulis olevatest riigi ühtsetest põhivara klassidest. Põhivara klass määrab, millistele kontodele tehakse põhivaraga seotud kanded. Igale klassile on määratud kasulik eluiga, mida on võimalik vara kaardi loomisel muuta. 14.2.2. Uue põhivara soetamisel avatakse SAP-is uus projekti struktuurelement (WBS- element) või kasutatakse olemasolevat WBS-i, mille kaudu kantakse vara soetamisel tehtud kulutused varakaardile. Vara soetus kajastatakse esmalt vastavat varaklassi tähistava kontogrupi kontol algusega 5529. Lõpetamata ehitustöid kajastatakse poolioleva põhivara klassis eraldi kaartidel. 14.2.3. Iga kuu lõpus viiakse vara soetusmaksumused kontogrupist 5529 üle põhivara kontodele algusega 15 koos põhivara soetuseks tehtud kulutuste varakaartidele kandmisega. 14.2.4. Kasutuselevõetud põhivara kohta SAP-i sisestatud põhiandmed kanduvad automaatselt RTIP-i varade moodulisse. Asutused täiendavad RTIP-is tekkinud vara kaardi andmeid vastutajate, kasutajate, asukoha jms andmetega ning võtab põhivara RTIP-is arvele. 14.3. Põhivara amortisatsiooni arvestus 14.3.1. Maad ja kultuuriväärtusega asju (sh kunstiväärtusi ja teavikuid), mille väärtus aja jooksul ei vähene, ei amortiseerita. 14.3.2. Uute varade kasuliku eluea määramisel lähtutakse järgmisest kasulikust elueast, mida Asutuse vara tundev spetsialist etteantud vahemiku korral täpsustab ning spetsiifiliste või kasutatud varade korral muudab: Eeldatav Põhivara liik kasulik eluiga Amortisatsiooni aastates norm protsentides Hooned 20-50 a 2-5% Masinad ja seadmed (v.a 5-10 10%-20% transpordivahendid) Transpordivahendid 5a 20% Info ja kommunikatsioonivahendid 3-5 a 20%-33,3% Inventar (sh mööbel, bürooseadmed, muu 4–10 a inventar) 10-25% Immateriaalne põhivara 4-10 a 10-25% 14.3.3. Järelejäänud kasulikku eluiga hinnatakse parenduste arvele võtmisel ja inventuuride käigus. Kui ilmneb, et vara järelejäänud hinnanguline eluiga on oluliselt erinev esialgu hinnatust, muudetakse järelejäänud kasulikku eluiga. 14.4. Parendused, remont ja hooldus 14.4.1. Parendused lisatakse põhivara soetusmaksumusele ainult juhul, kui need vastavad materiaalse põhivara mõistele ja vara bilansis kajastamise kriteeriumitele. 14.4.2. Jooksva hoolduse ja remondi iseloomuga kulutused kajastatakse perioodi kuludes. 14.4.3. Parenduste lisamisel põhivara soetusmaksumusele hinnatakse vara järelejäänud eluiga ja korrigeeritakse seda vajaduse korral. 14.4.4. Kui parenduse käigus vahetati välja oluline osa põhivarast, kantakse  19 väljavahetatud osa soetusmaksumus ja kogunenud kulum põhivarast maha. 14.5. Põhivarade allahindamine ja mahakandmine 14.5.1. Põhivara väärtuse languse korral, millele viitab mittekasutamine, osaline või täielik demonteerimine, lammutamine, hävimine, kahjustumine, kadumine, viiakse läbi allahindlus. Varade allahindlust kajastatakse koos amortisatsiooniga. Allahindlus kajastatakse kuni vara tõenäolise neto realiseerimismaksumuseni. 15. VÄHEVÄÄRTUSLIKU VARA ARVESTUS 15.1. Väheväärtusliku varana võetakse arvele varaobjektid soetusmaksumusega alla põhivara maksumuse piirmäära, mille korral Asutused peavad vajalikuks nende olemasolu jälgimist. Väheväärtuslik vara võetakse Asutuste poolt arvele RTIP-is ja inventeeritakse koos materiaalse põhivaraga. 15.2. Väheväärtuslik vara kantakse arvelt maha võõrandamise või mahakandmise otsuse alusel, mis vormistatakse RTIP-is. 16. MAKSUDE ARVESTUS JA DEKLARATSIOONIDE KOOSTAMINE 16.1. Käibemaksu arvestus ja deklareerimine 16.1.1. Keskus kasutab TA kuludelt sisendkäibemaksu maha arvestamisel proportsionaalse arvestamise meetodit. 16.1.1.1. Kõikidelt soetatud kaupadelt ja teenustelt maha arvatav sisendkäibemaks arvestatakse tasuliste teenuste käibe ja riigitöö (riikliku järelevalve käigus tellitud analüüsid) suhtarvu alusel. 16.1.1.2. Igakuises arvestuses kasutatakse eelmise aasta suhtarvu. Iga aasta lõpus leitakse uus suhtarv, mille kohta koostab TA õiendi ja esitab Keskusele ümberarvutuste tegemiseks detsembrikuu deklaratsioonis ja kannete kajastamiseks SAP-s. 16.1.2. Käibedeklaratsioonid esitab Keskus lähtudes SAP-is kajastatud majandustehingutele lisatud käibemaksukoodidest ning SAP BO aruandest RP010. 16.2. Muude maksude arvestus ja deklareerimine 16.2.1. Tööjõukuludelt ja erisoodustustelt arvestatud maksude kohta esitab Keskus Maksu- ja Tolliametile järgneva kuu 10-ndaks kuupäevaks elektrooniliselt Maksudeklaratsiooni TSD koos kõigi nõutud lisadega. 16.2.2. Maksude tasumisel kasutatakse ettemaksukontode jääkide vahekontot 10379900 – ettemaksukontode jäägid. 16.2.3. Maamaksu kajastatakse kuludes maksutähtaja saabumisel vastavalt Maksu- ja Tolliameti maksuteadetele. 16.2.4. Erijuhtude sotsiaalmaksu ja pensionide, toetuste ja hüvitiste maksudeklaratsioonid esitab SKA Maksu- ja Tolliametile järgneva kuu 10-ndaks kuupäevaks elektrooniliselt Maksudeklaratsiooni TSD koos kõigi nõutud lisadega. 17. INVENTEERIMINE  20 17.1. Üldpõhimõtted 17.1.1. Inventuurid on korralised ja erakorralised. 17.1.2. Vähemalt üks kord aastas viiakse läbi Asutuste varade ja kohustiste põhjalik inventuur (aastainventuur). Aastainventuuri käigus inventeeritakse kõik varade ja kohustiste saldod. Aastainventuuri läbiviimist tõendavaid dokumente (saldokinnituskirjad, inventeerimise aktid vm dokumendid, mis tõendavad vara või kohustuse kajastamise korrektsust) säilitatakse kui majandustehingute algdokumentatsiooni. Inventuuride läbiviimise eest jaotub vastutus Asutuste ja Keskuse vahel vastavalt finantsarvestuse toimemudelile. 17.1.3. Asutused viivad läbi sularaha, laovarude, materiaalse ja immateriaalse põhivara ja väheväärtusliku vara inventuure. Inventuuri läbiviimiseks moodustatakse vähemalt kaheliikmeline komisjon vastavalt asutuses kehtivale korrale. Inventeeritavate varade eest materiaalselt vastutav isik ei kuulu komisjoni, vaid osaleb komisjoni töös selgituste andjana. Inventuuri aktid allkirjastavad nii komisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik. Materiaalse ja immateriaalse põhivara ning väheväärtusliku vara inventuuri korraldus ja inventuuriakt vormistatakse RTIP-i kaudu, järgides valitsemisala riigivara kasutamise ja käsutamise korda. 17.1.4. Keskus võrdleb avaliku sektori üksustega vähemalt iga kvartali lõpu seisuga kõiki omavahelisi saldosid saldoandmike infosüsteemis. Kui saldodes on erinevusi, selgitatakse need välja ja parandatakse. Võrdlemata võivad jääda saldode erinevused, mille suurus ei ületa 100 eurot. 17.1.5. Erakorralisi inventuure viiakse vajadusel läbi varade eest vastutavate või materiaalselt vastutavate isikute vahetumise korral, varade üleandmise-vastuvõtmise päeva seisuga. Varguse, röövimise, omastamise ja kuritarvituse, samuti väärtuste riknemise (ujutus, põleng jms) kindlakstegemisel viiakse inventuur läbi viivitamatult nimetatud faktide selgumise järel. 17.2. Sularahakassa inventeerimine 17.2.1. Sularahakassa inventuuri viib läbi Asutuste töötajatest moodustatud kaheliikmeline komisjon. Inventuuri juures osaleb kassaoperatsioonide eest vastutav isik. 17.2.2. Inventuuri tulemuste kohta koostatakse inventuuriakt, milles kajastuvad alljärgnevad andmed ja rekvisiidid: 1) inventuuri läbiviimise kuupäev; 2) komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad; 3) loetud rahatähtede arv, summa ja kassa jääk kokku; 4) sularaha jääk raamatupidamise andmetel ja hälbed, kui neid on; 5) komisjoniliikmete allkirjad. 17.2.3. Sularaha inventuuri käigus avastatud puudujääk kajastatakse kuni hüvitamiseni kontol 10369000 Muud nõuded. Ülejäägid kantakse kontole 38889000 Muud (ebatavalised) tulud. 17.2.4. Sularahakassa korraline inventuur tehakse aasta lõpu seisuga ning ootamatu inventuur vähemalt kahel korral aastas. 17.3. Põhi- ja väheväärtuslike varade inventeerimine 17.3.1. Varasid inventeeritakse nende asukoha ja varade eest vastutatavate isikute kaupa. Varade eest vastutav isik osaleb inventeerimiskomisjoni töös selgituse andjana. 17.3.2. Inventeerimiskomisjon vastutab inventuuri õigeaegsuse ja läbiviimise korrast  21 kinnipidamise eest, inventeeritavate väärtuste tegelike koguste lugemislehtedele kandmise eest. 17.3.3. Inventuuri tulemused vormistatakse lõppaktiga, mille aluseks on lugemiskomisjonide ja vara eest vastutavate isikute poolt kinnitatud inventeerimisdokumendid. Lõppakti allkirjastavad kõik komisjoni liikmed ja kinnitab Asutuse juht. 17.3.4. Lõppaktis tuuakse lisaks koguste kontrollimisele eraldi välja: 1) kasutamiskõlbmatu (nii füüsiliselt kui moraalselt amortiseerunud) ning kasutuses mitteolev vara; 2) põhivara hinnanguline järelejäänud eluiga, kui see on oluliselt erinev arvestuslikust järelejäänud elueast. 17.3.5. Inventuurinimekirjas tehtud kommentaaride põhjal koostatakse Keskuse poolt varade mahakandmise, allahindluse ja järelejäänud eluea muutmise dokumendid, mille põhjal koostab Keskus põhivara korrigeerimiskanded. 17.3.6. Lõpetamata ehitused inventeeritakse 31. detsembri seisuga. Lõpetamata ehituste inventeerimisel annavad Asutuste vara tundvad spetsialistid hinnangu, kas ehitus on valmis, sh osaliselt kasutusele võetud või arendus jätkub. 17.4. Varude inventuur 17.4.1. TA ravimite laos viiakse inventuur läbi üldjuhul seisuga 30. november, kasutades SAP-i laomoodulist eeltäidetud nimetustega lugemislehti. 17.4.2. Asutuse juhi käskkirjaga moodustatakse komisjon, kuhu kuulub ka Haigekassa esindaja. Varud inventeeritakse üheaegselt kõigis erinevates piirkondades olevates ladudes. Lugemislehed allkirjastatakse komisjoni liikmete poolt ja saadetakse DHS-i kaudu Keskusele. 17.4.3. Lugemislehtede alusel sisestab Keskuse raamatupidaja tulemused SAP-i laomoodulisse ja teostab võrdluse kasutades SAP-i laomooduli funktsionaalsust. 17.4.4. Varude inventuuri tulemuste kohta vormistatakse lõppakt ja allkirjastatakse TA-s. 17.4. Nõuete ja kohustiste inventeerimine 17.4.1. Asutuste nõuete ja kohustiste inventuuri viib läbi Keskus, va RA klientidega seotud nõuete ja müügitaotluste hindamise eest saadud ettemaksete kohta ja SKA pensionite, hüvitiste ja toetuste osas SKAIS1 ja SKAIS 2 olevate nõuete ja kohustiste osas, mida inventeerivad Asutused. Inventuuri tulemuste kohta vormistatakse akt. Keskus koostab akti vastavalt Keskuse finantsarvestuse toimingute korrale. 17.4.2. Nõuete ja kohustuste inventeerimisel viiakse läbi: 1) nõuete ja kohustuste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi; 2) välisvaluutas fikseeritud nõuete ja kohustuste (välja arvatud ettemaksed) ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Euroopa Keskpanga valuutakursi alusel; 3) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine; 4) nõuete ja kohustuste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks; 5) intressikandvate nõuete ja kohustuste tekkepõhine intressiarvestus; 6) saldode kontrollimine saldoandmike infosüsteemis ja saldokinnituskirjadega. 17.4.3. Nõuete ja kohustuste inventeerimiseks saadetakse välja saldokinnituskirjad olulistele deebitoridele ja kreeditoridele. Olulisuse määraks on 1000 eurot kliendi/tarnija kohta.  22 17.4.4. RA saadab saldokinnituskirjad deebitoridele lähtudes olulisuse määrast. RA ei saada saldokinnituskirju töös olevate müügitaotluste hindamise eest saadud ettemaksete kohta, vaid inventeerib need ravimite andmebaasi SamTrack andmete alusel. 17.4.5. SKA inventeerib bilansiväliselt arvestatavad kohtumenetluse aegsed elatisabinõuded ja Keskuse riiginõuete osakond inventeerib täitemenetlusaegsed elatisabi nõuded. 17.4.6. Saldokinnituskirjad saadetakse nõuete ja kohustuste kohta seisuga 31.12, va RA ja SKA, kes inventeerivad saldod seisuga 30.11. 18. BILANSIVÄLISED KONTOD 18.1. Bilansivälised kontod (Üldeeskirja kontoplaani konto liik 9) esitatakse täiendava informatsioonina aasta lõpu seisuga detsembrikuu saldoandmikus. See on vajalik ühtlasi riigi raamatupidamise aastaaruande esitamiseks. Bilansiväliste kontode kajastamist selgitab “Juhend bilansiväliste kontode esitamiseks saldoandmikes”. Juhend on kättesaadav Keskuse kodulehel www.rtk.ee. 18.2. Kontorühmas 900 kajastatakse töötajate keskmine arv töötajate gruppide lõikes. 18.3. Kontol 911030 võetud rendikohustused – kajastatakse mittekatkestatavate või teatud etteteatamistähtajaga katkestatavate või teatud leppetrahvide maksmisega katkestatavate kasutusrendilepingute kohaselt tasumisele kuuluvad kohustused, mida tasumata pole võimalik lepingut lõpetada. 18.4. Kontol 912030 nõuded rendile antud varadelt – kajastatakse mittekatkestatavate kasutusrendilepingute kohased nõuded rentnikele. 18.5. Kontol 911020 muud sõlmitud hankelepingud – kajastatakse oluliste ehitus- ja rekonstrueerimistööde, samuti muu põhivara soetamiseks sõlmitud olulised lepingulised kohustused, mida ei ole bilansis arvele võetud. 18.6. Kontol 912010 toetuste saamise nõuded – kajastatakse olulised toetuste saamiseks sõlmitud lepingulised nõuded, mida ei ole veel bilansis kajastatud. 18.7. Kontol 911080 – Kohtuasjadega seotud kohustused - kajastatakse kohtuasjadega seotud tingimuslikud kohustused, mis Asutuse hinnangul tõenäoliselt ei realiseeru. 18.8. Kontol 911090 – muud võetud kohustused - kajastatakse muid tingimuslikke kohustusi. 18.9. Kontod 9120902; 9400020 - bilansiväliste nõuete ja tulude arvestus (kohtumenetluse aegsed elatisabid). 18.10. Konto 96000040 - (odomeetri näit) kajastatakse riigi omandis oleva või renditud või tasuta kasutusse saadud M või N kategooria maismaasõiduki odomeetri näidu aasta lõpu seisuga. Vastava informatsiooni kogub Keskus Asutustelt. 18.11. Konto 99999980 - lao jääk vastutaval hoiul. 18.12. Konto 99999981 – laost väljastatud vastutaval hoiul varud. 18.13. Konto 99999982 – lattu sissetulek vastutaval hoiul varud. 18.14. Bilansivälise info kogumiseks saadab Keskus Asutustele igal aastal täidetava bilansivälise info vormi excelis. Täidetud aruande tagastab Asutus Keskusele hiljemalt majandusaastale järgneva aasta 15. märtsiks.  23 19. ARUANDED 19.1. Keskus esitab iga kuu lõpu seisuga valitsemisala saldoandmiku saldoandmike infosüsteemi valitsemisala koodiga 016001. 19.2. Peale saldode võrdlust ja vajalikke korrigeerimiskandeid, kui kuu kohta esitatud saldoandmik on loetud lõplikuks, tehakse eelmiste perioodide kohta kandeid üldjuhul esimeses avatud perioodis. Oluliste tehingute selgumisel tehakse kanded õigesse perioodi ja muudetakse ka saldoandmiku andmed. 20. SEOTUD ISIKUD 20.1. Üldeeskirja § 491 lõike 1 punktis 1 nimetatud kõrgema juhtorgani liige on minister ning tegevjuhkonna liikmeteks on kantsler, asekantslerid ja Asutuste juhid. 20.2. Seotud isikuteks loetakse vastavalt Üldeeskirja § 49¹ lõike 1 punktile 1 minister, kantsler, asekantslerid ja ministeeriumi allasutuste juhid ning nende pereliikmed, kelleks on vähemalt abikaasa, elukaaslane, laps, vanem ja vanema alaneja sugulane ning kõigi eelpool nimetatute valitseva või olulise mõju all olevad sihtasutused, mittetulundusühingud ja äriühingud. 20.3. Punktis 20.1 nimetatud isikutelt küsitakse, selle kohta, kas neile teadaolevalt on või ei ole tehtud tehinguid seotud isikutega, sh õigusaktidele või raamatupidamiskohustuslase sisedokumentide üldistele nõuetele või turutingimustele mittevastavaid tehinguid seotud osapooltega. 20.4. Punktis 20.3 nimetatud kinnitus küsitakse majandusaasta vältel ametis olnud isikult. Kui isik lahkub ametist majandusaasta kestel, küsitakse kinnitus enne ametist lahkumist perioodi kohta, mil isik oli ametis. 20.5. Kinnituskiri tuleb esitada iga majandusaasta kohta eraldi. Kinnituskirja küsib SoM siseauditi juht, kes korraldab info edastamise valitsemisala pearaamatupidajale. Kinnituskiri esitatakse majandusaastale järgneva aasta 1. märtsiks SoM siseauditi osakonnale. Kinnituskirja vorm on toodud eeskirja lisades 1 ja 2. 20.6. Kui Asutuse teostatud tehingu osapooled on seotud isikud ja tehing ei vasta õigusaktidele, raamatupidamiskohustuslase sisedokumentide üldistele nõuetele või ei ole sõlmitud turutingimustel, esitavad Asutused Keskusele algdokumendid koos vastavate kommentaaridega. Keskus kajastab tehingud vastavalt Üldeeskirja §-le 49¹.  24 Sotsiaalministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri Lisa 1 Variant A kui tehinguid seotud isikutega ei ole toimunud KINNITUSKIRI Nimi: Ametikoht: Käesolevaga kinnitan, et mina, .............................................., ega minu lähikondsed ning meiega seotud juriidilised isikud ei ole minule teadaolevalt teinud 20XX. aastal tehinguid, sealhulgas õigusaktidele, asutuse sisedokumentide üldistele nõuetele või turutingimustele mittevastavaid tehinguid. /allkirjastatud digitaalselt/  25 Sotsiaalministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri Lisa 2 Variant B kui teadaolevalt on toimunud tehingud seotud isikutega KINNITUSKIRI Nimi: Ametikoht: 1. /Asutuse nimi/’ga on teostanud /isiku nimi ja sugulusaste kinnituskirja esitajaga/ järgmised tehingud: 1.1. .... 1.2. .... 2. /Asutuse nimi/ ’ga on teostanud /sihtasutuse, mittetulundusühingu, äriühingu nimi (mille üle SoM sise-eeskirja punktis 20.2 nimetatud isikutel on üksi või koos valitsev või oluline mõju)/ järgmised tehingud: 2.1. .... 2.2. .... Kinnitan, et kõik eelnimetatud tehingud on teostatud õiglastel, mitteseotud isikutega võrdsetel tingimustel. Kinnitan, et ei ole osalenud seotud isikutega teostatud tehingute kohta otsuste vastuvõtmisel, toimingute tegemisel ega nende tehingute sisulises suunamises. /allkirjastatud digitaalselt/