Teenistuslähetusse saatmise ja kulude hüvitamise kord Sotsiaalministeeriumis

MINISTRI KÄSKKIRI 18.12.2019 nr 81 Teenistuslähetusse saatmise ja kulude hüvitamise kord Sotsiaalministeeriumis Vabariigi Valitsuse seaduse § 52 lõike 1 alusel: 1. Kinnitan teenistuslähetusse saatmise ja kulude hüvitamise korra Sotsiaalministeeriumis (lisatud). 2. Tunnistan kehtetuks sotsiaalkaitseministri ning tervise- ja tööministri 13. detsembri 2018. a käskkirja nr 101 "Teenistuslähetusse suunamise ja kulude hüvitamise kord Sotsiaalministeeriumis". 3. Käskkiri jõustub 1. jaanuaril 2020. a. (allkirjastatud digitaalselt) Tanel Kiik Sotsiaalminister  2 KINNITATUD Sotsiaalministri 18.12.2019 käskkirjaga nr 81 Lisa Teenistuslähetusse saatmise ja kulude hüvitamise kord Sotsiaalministeeriumis Kord sätestab lähetusse saatmise põhimõtted ning lähetusega seotud kulude hüvitamise reeglid. Korda rakendatakse ministeeriumi teenistujate riigisisesesse ja välislähetusse saatmisel ning ministeeriumi haldusala asutuste juhtide välislähetusse saatmisel. Lähetuse liigid on: teenistus- või tööalane lähetus, koolituslähetus ja erakorraline lähetus. Teenistus- või tööalane lähetus on lähetus, mille eesmärk on ministeeriumi seisukohtade esindamine, väljendamine, kaitsmine (teenistuja osaleb otsuseid langetaval koosolekul või otsuseid ettevalmistaval koosolekul, konverentsil, kohtumisel, töögrupi töös jne) (edaspidi lähetus). Koolituslähetus on lähetus, mille eesmärk on teenistuja koolitamine, enesetäiendamine seminaril, koolituskonverentsil või õppereisil. Koolitustegevust reguleerib kantsleri käskkirjaga kinnitatud dokument „Personaliarenduse põhimõtted Sotsiaalministeeriumis“. Erakorraline lähetus on lähetus, mille vajadus selgub vähem kui kaks nädalat enne lähetuse algust või kui struktuuriüksuse juht annab lähetatavale korralduse minna lähetusse vähem kui kaks nädalat enne lähetuse algust. 1. Ministeeriumi teenistuja välislähetus 1.1. Välislähetusse saatmine Ministeeriumi teenistuja saadetakse välislähetusse kantsleri nõusolekul. Kantsleri lähetusse saatmiseks on vajalik ministri(te) nõusolek. 1.2. Välislähetuskorralduse koostamine ja kooskõlastamine 1.2.1. Välislähetuse taotlemiseks koostab lähetatav riigitöötaja iseteenindusportaalis (edaspidi iseteenindusportaal) lähetuskorralduse, lisades kutse või muu lähetuse eesmärki ja töökorraldust selgitava dokumendi (programm, päevakava vms). 1.2.2. Enne lähetuskorralduse koostamist võtab lähetatav reisiteenuste pakkumuse ministeeriumi lepingulisest reisibüroost. Teenuse valikul tuleb lähtuda otstarbekuse ja säästlikkuse põhimõttest ning järgida riigihanke tingimusi. Pakkumus ja reisibüroo kinnitus valitud pakkumuse kohta sisestatakse iseteenindusportaali vastavasse sektsiooni. Kui ei valita odavaimat pakkumust, tuleb valikut selgitada (selgitus lisatakse iseteenindusportaali). Lähetataval on ka õigus sooduspakkumise korral kasutada reisiteenuste ostmiseks isiklikke vahendeid taotledes ministeeriumilt vastavas ulatuses ettemaksu või hiljem kulude kompenseerimist. 1.2.3. Kui rahaliste vahendite kokkuhoiu eesmärgil on sõidupiletid võetud üritusele vahetult eelnevaks või järgnevaks nädalavahetuseks, tuleb korraldusele lisada selgitus hinnavõrdlusega või kõik saadud reisidokumentide pakkumused. Hinnavõrdlusse  3 lisatakse ka täiendavalt makstav päevaraha ja majutuskulu. Kui lähetatu ei soovi täiendavalt kohal viibitud päevade eest päevaraha ega täiendavat majutuskulu, võetakse hinnavõrdluses arvesse vaid transpordi- ja kindlustuskulud. 1.2.4. Kui lähetusele järgneb puhkus ja lähetatu ei naase lähetuskohast pärast lähetuse lõppu, loetakse lähetusega seonduvateks ja ministeeriumi poolt kaetavateks vaid need kulud, mis on lähetusega otseselt seotud (näiteks ühesuunaline lennupilet lähetuskohta, majutus, kindlustus ja päevarahad lähetuse lõpuni). 1.2.5. Kui osa lähetuse kuludest kannab kolmas isik, tuleb taotluse juurde lisada selle isiku kirjalik kinnitus (võib olla e-kiri). Kui lähetuskulu kohta tehakse tagasimakse, tuleb lisada tagasimakse teostaja kirjalik kinnitus (v.a juhul, kui tegemist on Euroopa Liidu Nõukogu või Euroopa Komisjoni töögrupi tööga seotud lähetusega või kui kulude kandmine on kutses näidatud). Kui korralduses esitatud andmed tagasimakse kohta muutuvad pärast aruannete esitamist, vormistab lähetatu asjakohase info kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil ning edastab selle finantstöötajale, lisades koopia reale struktuuriüksuse juhi. 1.2.6. Kui tegemist on Euroopa Liidu Nõukogu töögrupi tööga seotud lähetusega, tuleb iseteenindusportaalis märkida valikust ka vastav Euroopa Liidu Nõukogu töögrupp. 1.2.7. Lähetatav koostab lähetuskorralduse iseteenindusportaalis võimalikult aegsasti, kuid hiljemalt üheksa tööpäeva enne lähetusse minekut. Kooskõlastajad hindavad lähetuse vastavust valdkonna eesmärkidele, lähetuse otstarbekust, taotletud päevaraha määra õigsust, planeeritava lähetuse vastavust tööplaanile ja eelarvevahenditega kaetust. 1.2.8. Kui lähetatav asendab ise mõnda kooskõlastajat, teeb ta iseteenindusportaali kooskõlastusringis muudatuse ja määrab oma lähetuse kooskõlastajaks Rahandusministeeriumi ühisosakonna personalitalituse teenistuja. 1.2.9. Kooskõlastajad ja kinnitaja on igaüks kohustatud lähetuskorralduse läbi vaatama ühe tööpäeva jooksul. 1.2.10. Mitme teenistuja üheaegse lähetuse korral (lähetusel on sama sihtkoht, kestus ja ülesanne või eesmärk ning kulude hüvitamise tingimused) tuleb eelistada ühise lähetuskorralduse koostamist. 1.2.11. Pikaajalise (üks aasta) reisikindlustuse sõlmimine on soovitatav, kui teenistuja eeldatav lähetuste arv sel perioodil on kuus või enam. 1.3. Lähetusega seonduvad täiendavad tegevused 1.3.1. Pärast lähetuskorraldus kooskõlastusringi lõppemist kinnitab asekantseleri abi või mõni teine lähetuste halduri õigustega teenistuja reisibüroos piletite jm reisidokumentide pakkumuse ning reisibüroo saadab reisidokumendid ja arve. 1.3.2. Lähetatavale määratud päevarahad ja avanss muude kulude katmiseks kantakse lähetatava pangakontole enne lähetuse algust tingimusel, et finantstöötajat on informeeritud vähemalt viis tööpäeva enne lähetuse algust ja lähetatav on oma soovi väljendanud.  4 1.3.3. Kui lähetataval ei ole mõjuvatel põhjustel (reisitõrkekindlustusega aktsepteeritavad juhtumid) võimalik lähetusse minna, on ta kohustatud sellest kohe informeerima Rahandusministeeriumi ühisosakonna personalitalitust või asekantsleri abi, kes tühistab reisidokumendid, või pöörduma otse reisibüroo töötaja poole, kaasates kirjavahetusse ka Rahandusministeeriumi ühisosakonna personalitalituse või asekantsleri abi, ning tühistama iseteenindusportaalis lähetuse. 1.3.4. Kui lähetatav ei ole tellinud lepingulisest reisibüroost või otse kindlustuspakkujalt reisitõrkekindlustust või ei loeta lähetusest loobumise või muutmise põhjusi reisitõrkekindlustusega kaetuks, määratakse kulude katmise kohustus kokkuleppel struktuuriüksuse juhi ja kantsleriga. Kokkuleppe vormistab lähetatav memona, mille menetlemine toimub dokumendihaldussüsteemis. Kui kantsler ei nõustu kulude katmisega Sotsiaalministeeriumi poolt, keeldub ta memo kooskõlastamast või kooskõlastab memo märkustega, kus on näidatud kulude jaotus Sotsiaalministeeriumi ja lähetatava vahel. Lähetatav annab grupitäitmiseks tööülesande finantstöötajale. Finantstöötaja annab grupitäitmiseks tööülesande Riigi Tugiteenuste Keskuse raamatupidajale ja koolituslähetuse korral Riigi Tugiteenuste Keskuse personaliarvestajale. 1.3.5. Kui enne lähetuse algust muutub lähetuse aeg, koht või muu oluline lähetusega seonduv asjaolu, mis põhjustab reisidokumentide muutmist, on lähetatav kohustatud sellest kohe informeerima reisibüroo töötajat. Kui muudatused toovad kaasa lähetuse kestuse muutumise ja kulude suurenemise rohkem kui 150 euro ulatuses, tühistab lähetatav iseteenindusportaalis juba kinnitatud lähetuskorralduse, avab selle muutmiseks ja algatab uue menetluse. 1.3.6. Kui lähetuse ajal muutub lähetusega seonduv oluline asjaolu (näiteks kulude katmine kolmanda osapoole poolt jne), täiendab lähetatu iseteenindusportaalis lähetuskulude aruannet asjakohase informatsiooniga. Kui lähetuse ajal muutub lähetuse kestus, sisestab lähetatu kuluaruande esitamisel õige lähetusperioodi. 1.4. Aruannete esitamine 1.4.1. Lähetatu on lähetusest saabumise järel viie tööpäeva jooksul kohustatud esitama iseteenindusportaalis lähetuse sisuaruande ja lähetuskulude aruande. Lähetatu toob sisuaruande olulisima osa või Sotsiaalministeeriumile tulevad kohustused välja eraldi väljal ning lisab manusena juurde vabas vormis ürituse memo (protokolli või slaidid). Lähetatu lisab lähetuskulude aruandele manusena skaneeritud täiendavaid kulusid tõendavad dokumendid ja Euroopa Liidu Nõukogu töögrupi lähetuse korral ka pardakaardid. Samuti tuleb pardakaardid lisada, kui seda nõuab väline rahastaja. 1.4.2. Kuluaruandes esitatud täiendavate kulude hüvitis kantakse lähetatu pangakontole viie tööpäeva jooksul kuluaruande kinnitamisest. 1.4.3. Kui lähetatu arvates võib lähetuse sisuaruanne lisaks struktuuriüksuse juhile pakkuda huvi ka teistele kolleegidele, lisab ta iseteenindusportaali täiendavalt informeeritavad isikud. Tugiosakondade juhtide ja kantslerile vahetult alluvate teenistujate poolt esitatud sisuaruanded suunab lähetatu eurokoordinatsiooni ja välissuhete osakonna juhatajale. 1.4.4. Kuluaruandes eristab lähetatu tehtud kulutused riikide kaupa.  5 1.4.5. Euroopa Liidu Nõukogu koosolekul osalenud teenistuja esitab finantstöötajale viie tööpäeva jooksul pärast lähetuse toimumist ka koosolekul osalejate nimekirja. 1.5. Lähetuskulude hüvitamine 1.5.1. Lähetuse päevaraha makstakse lähetatavale vastavalt avaliku teenistuse seadusele ja töölepingu seadusele ning nende alusel kehtestatud Vabariigi Valitsuse määrustele. 1.5.2. Kui lähetatavale maksab päevaraha muu isik või asutus, on lähetatav kohustatud esitama ministeeriumile kinnituse selle maksmise kohta (või kinnitama selle saamist). Kui muu isiku või asutuse makstav päevaraha on kehtivast päevaraha määrast väiksem, maksab ministeerium lähetatule muu isiku makstava päevaraha ja kehtiva päevaraha määra vahe. 1.5.3. Kui muu isiku või asutuse makstav päevaraha on kehtivast päevaraha määrast suurem, kuid lähetatav katab sellest ka majutuskulud, mille tagajärjel jääb lähetatavale kätte kehtivast päevaraha määrast väiksem summa, esitab lähetatav ministeeriumile lähetuskulude aruande, mille alusel tasub ministeerium lähetatule kätte jäänud päevaraha ja kehtiva päevaraha vahe. 1.5.4. Majutus-, sõidu- ja muud kulud hüvitatakse kulusid tõendavate dokumentide alusel vastavalt avaliku teenistuse seadusele ja töölepingu seadusele ning nende alusel kehtestatud Vabariigi Valitsuse määrustele. Sõidukulu on lähetuse sihtkohta ja tagasi jõudmise kulu (sh lennujaamast hotelli või ürituse toimumise kohta ning hotellist või ürituse toimumise kohast lennujaama jõudmise kulu, muu vajalik linnasisese transpordi kulu ning Tallinna Lennujaamas parkimise kulu). 1.5.5. Muud lähetusülesande täitmisega seotud vältimatult vajalikud kulud (nt interneti- ja telefonikulu jm) hüvitatakse kantsleri nõusolekul vastavalt esitatud kuludokumentidele. Selliste kulude olemasolu korral lisab lähetatu iseteenindusportaalis kooskõlastusringi kantsleri. Muude lähetusülesande täitmisega seotud kulude hulka ei kuulu teenistuja isiklikud kulud (nt toitlustuskulud, muuseumipiletid, kingaparandus, riiete pesu, keemiline puhastus jms). 1.5.6. Riigi Tugiteenuste Keskuse raamatupidaja kannab lähetuskulude hüvitise lähetuses viibinu pangakontole viie tööpäeva jooksul pärast kuluaruande kinnitamist. Lähetuskulusid ületav avanss peetakse vajaduse korral kinni teenistuja palgast. 1.5.7. Lähetuses viibitud puhkepäevad kompenseeritakse lähetatule vabade päevadega vahetu juhiga kokkulepitud ajal (eelistatult kohe lähetuse järel). Samuti võib vahetu juht anda lähetatule puhkepäeva või rakendada tavapärasest erinevat tööajanormi lähetusele järgneval tööpäeval, kui lähetatu saabub lähetusest öösel või varahommikul. 2. Ministeeriumi teenistuja riigisisene lähetus 2.1. Lähetusse lubamine 2.1.1. Riigisiseseks lähetuseks annab loa lähetatava struktuuriüksuse juht. Kui riigisisese lähetusega ei kaasne kulusid, siis lähetuskorraldust ei vormistata. Struktuuriüksuse juhilt loa saanud lähetatav kannab lähetuse oma Outlook'i kalendrisse. Riigisiseste  6 koolituste puhul, millega kaasnevad lähetuskulud, lähtutakse dokumendist „Personaliarenduse põhimõtted Sotsiaalministeeriumis“. 2.1.2. Kui lähetusega kaasnevad kulud, näiteks kui lähetatav soovib lähetuskulude katteks avanssi, tuleb iseteenindusportaalis koostada lähetuskorraldus vähemalt seitse tööpäeva enne lähetuse algust. 2.1.3. Riigi Tugiteenuste Keskuse raamatupidaja kannab avansi lähetatava pangakontole enne lähetuse algust tingimusel, et korraldus jõuab finantstöötajani vähemalt viis tööpäeva enne lähetuse algust. 2.1.4. Kui kooskõlastajal on märkusi, lisab ta need kooskõlastuse kommentaaride väljale. 2.2. Aruannete esitamine 2.2.1. Kui lähetuskorralduse kooskõlastamisel on vahetu juht või struktuuriüksuse juht soovinud lähetuse sisuaruannet, on lähetuses viibinu kohustatud lähetusest saabumise järel viie tööpäeva jooksul esitama iseteenindusportaalis lähetuse sisuaruande. 2.2.2. Kui lähetusega kaasnesid kulud, sisestab lähetatu iseteenindusportaali lähetuskulude aruande. Kui lähetuskorraldust ei olnud iseteenindusportaalis vormistatud, kuid lähetusega seoses tekkisid ootamatud kulud, vormistab lähetatu majanduskulude hüvitamise taotluse või siselähetuskorralduse-kuluaruande. 2.2.3. Majutuskulu hüvitatakse kulu tõendava dokumendi alusel vastavalt avaliku teenistuse seadusele ja töölepingu seadusele ning nende alusel kehtestatud Vabariigi Valitsuse määrustele. 3. Kolmanda isiku tasutud lähetuskulud tagasimaksena Lähetuse korral, mille tagasimakse ei ole laekunud kolme kuu jooksul pärast lähetust, on lähetatu kohustatud esitama lähetuse taotluses nimetatud tagasimaksjale nõudekirja või päringu raha ülekandmise kohta. Kui tagasimakse kantakse lähetatu arvelduskontole, on lähetatu kohustatud kandma vastava summa ministeeriumi arvelduskontole viie tööpäeva jooksul. 4. Haldusala asutuse juhi välislähetus 4.1. Lähetusse saatmine Ministeeriumi haldusala asutuse juhi saadab välislähetusse kantsler. 4.2. Lähetuse taotlemine ja kooskõlastamine 4.2.1. Välislähetuse taotlemiseks esitab haldusala asutuse juht vähemalt üheksa tööpäeva enne lähetuse algust, erakorralise lähetuse korral esimesel võimalusel kirjaliku taotluse ministeeriumi ametlikul e-posti aadressil või iseteenindusportaalis. Taotlusele tuleb lisada kutse või muu lähetuse eesmärki ja töökorraldust selgitav dokument (programm, päevakava, vms). Taotlus peab sisaldama andmeid lähetuse koha, aja ja eesmärgi kohta ning sellega seonduvaid eeldatavaid kulusid.  7 4.2.2. Kui asutus ei ole iseteenindusportaaliga liitunud, sisestab asekantsleri abi taotluse dokumendihaldussüsteemi ning saadab kooskõlastamiseks vastava valdkonna asekantslerile, kes märgib dokumendihaldussüsteemi vormile oma seisukoha. Kooskõlastaja on kohustatud taotluse läbi vaatama kahe tööpäeva jooksul kooskõlastusülesande saamisest. 4.3. Käskkirja vormistamine ja edastamine Kui asutus ei ole iseteenindusportaaliga liitunud, vormistab asekantsleri abi peale taotluse kooskõlastusringi lõppemist käskkirja, mille allkirjastab kantsler. Asekantsleri abi teavitab käskkirja allkirjastamisest haldusala asutuse juhti hiljemalt käskkirja allkirjastamisele järgneval tööpäeval e-posti teel, lisades dokumendifaili, ning annab dokumendihaldussüsteemis grupitäitmiseks tööülesande Riigi Tugiteenuste Keskuse raamatupidajale. 4.4. Aruannete esitamine 4.4.1. Lähetuskulude hüvitamiseks esitab haldusala asutuse juht lähetuskulude aruande Riigi Tugiteenuste Keskusele vastavalt Sotsiaalministeeriumi valitsemisala finantsarvestuse toimemudelile. 4.4.2. Haldusala asutuse juht esitab lähetuse sisuaruande ministeeriumi ametlikul e-posti aadressil viie tööpäeva jooksul pärast lähetuse toimumist või iseteenindusportaalis. 4.4.3. Euroopa Liidu Nõukogu koosolekul osalenud haldusala asutuse juht esitab ministeeriumi finantstöötajale viie tööpäeva jooksul pärast lähetuse toimumist koosolekul osalejate nimekirja, arve ja pardakaardid. 5. Välisesinduse teenistuja lähetus 5.1. Lähetusse saatmine 5.1.1. Ministeeriumi välisesinduses töötav teenistuja saadetakse lähetusse välisesinduse juhi või asejuhi teadmisel. 5.1.2. Lähetuse taotlemine toimub iseteenindusportaalis vastavalt punktile 1.2. 5.1.3. Kui lähetatav soovib lähetusse minna autoga, lisab ta taotlusele autokulude võrdluse odavaima lennu- või rongipiletiga. 5.2. Aruannete esitamine Lähetuses viibinu lisab lähetuskulusid tõendavad dokumendid oma valdkonna finantsnõunikule iga kuu esitatavale välisesinduse teenistuja aruandele. Lähetatu esitab memo lähetuse kohta soovitavalt kahe ning hiljemalt viie tööpäeva jooksul esinduse töökorrast lähtuvalt.