Vastuskiri 9.10 sissetulnud kirjale "Kontrollitoiming teabehalduse korralduse nõuete täitmise hindamiseks"

1(21) Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asjaajamiskord KINNITATUD Direktori 18.02.2014. a käskkirjaga nr 1-3/4 „Asjaajamiskorra kinnitamine“ ASTANGU KUTSEREHABILITATSIOONI KESKUSE ASJAAJAMISKORD  2(21) Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asjaajamiskord SISUKORD I ÜLDALUSED .....................................................................................................................................................3 1. Asjaajamises kasutatavad mõisted .....................................................................................................3 2. Korra reguleerimisala ...........................................................................................................................6 II DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEM ...................................................................................................................7 III ASJAAJAMINE ...............................................................................................................................................7 3. Keskuses kasutusel olevad dokumendiplangid ja -põhjad ..............................................................7 4. Keskuses kasutusel olevad pitsatid ...................................................................................................8 5. Dokumentide loetelu .............................................................................................................................8 6. Toimikute pidamine ..............................................................................................................................9 7. Dokumendiringlus.................................................................................................................................9 7.1 Saabunud dokumentide vastuvõtmine ...............................................................................................9 7.2 Dokumentide registreerimine ........................................................................................................... 10 7.3 Dokumentide läbivaatajale määramine ja täitmiseks edastamine ................................................ 11 7.4 Dokumendi koostamine..................................................................................................................... 11 7.5 Dokumendi kooskõlastamine ........................................................................................................... 12 7.6 Dokumendi allkirjastamine ............................................................................................................... 13 7.7 Dokumendi kinnitamine..................................................................................................................... 13 7.8 Dokumentide väljasaatmine ja menetluste lõpetamine ................................................................. 14 7.9 Dokumentide koopiate ja väljavõtete tõestamine ........................................................................... 14 IV DOKUMENTIDE MENETLEMINE ................................................................................................................ 15 8. Käskkiri ............................................................................................................................................... 15 9. Ametikiri .............................................................................................................................................. 15 10. E-kiri .................................................................................................................................................... 16 11. Teabenõue, selgitustaotlus, märgukiri ............................................................................................ 16 12. Protokoll .............................................................................................................................................. 16 13. Leping.................................................................................................................................................. 17 14. Akt........................................................................................................................................................ 17 V DOKUMENTIDE TÄITMISE TÄHTAJAD JA KONTROLL ........................................................................... 18 15. Dokumentide tähtajaline täitmine ..................................................................................................... 18 VI DOKUMENTIDELE JUURDEPÄÄSUPIIRANGUTE KEHTESTAMINE ..................................................... 18 16. Teabele juurdepääsu piiramine ........................................................................................................ 18 17. Dokumentide tunnistamine asutusesiseseks kasutamiseks ........................................................ 19 18. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud dokumendi kasutamine ......................................... 19 VII ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE-VASTUVÕTMINE ................................................................................... 20 VIII SÄILITAMINE, KASUTAMINE JA HÄVITAMINE .................................................................................... 20 19. Asjaajamises lõpetatud toimikute ettevalmistamine säilitamiseks .............................................. 20 20. Asjaajamises lõpetatud toimikute säilitamine ja kasutamine ....................................................... 21 21. Asjaajamises lõpetatud toimikute hävitamine ................................................................................ 21  3(21) Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asjaajamiskord I ÜLDALUSED 1. Asjaajamises kasutatavad mõisted Arhiiv on arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus. Arhiivihoidla on spetsiaalselt arhivaalide säilitamiseks ehitatud või kohandatud ruum. Arhivaal on dokument, mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Asi on üksikküsimus asjaajamises, millega seotud toimingute käigus tekkivad dokumendid. Asjaajamine on kõik toimingud, mis on seotud dokumentide loomise, registreerimise, edastamise, süstematiseerimise, hoidmise ja kasutamisega nende üleandmiseni arhiivi. Autentsus on dokumendi algsete omaduste (sisu, struktuur, kontekst) säilimise läbi aja. Autentne dokument on säilitanud oma esialgse usaldusväärsuse ja tõestusväärtuse. Avaldus on dokument, millega isik pöördub tavaliselt isiklikes asjus asutuse või ametiisiku poole (nt lahkumis-, soovi-, pensioni-, sisseastumisavaldus). Avalik teave on mistahes viisil ja mistahes teabekandjale jäädvustatud ja dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites. Delikaatsed isikuandmed on andmed, mis kirjeldavad isiku maailmavaadet, usulisi ja poliitilisi tõekspidamisi, etnilist päritolu, rassi, tervist, puudeid, seksuaalelu, pärilikkust, biomeetrilisi andmeid, ametiühingu liikmelisust, kriminaalmenetluse andmeid (süüteo toimepanemise või selle ohvriks olemise kohta). Digitaalallkiri on tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga. Digitaaldokument on dokument, mida saab arvuti abil kasutada, edastada ja töödelda. Digitaalselt allkirjastatud dokument on digitaaldokument, millele on lisatud nõuetekohane digitaalallkiri. Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldased faktide või tegevuse tõestamiseks. Dokumendi elukäik on toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni hävitamise või arhiiviasutusse üleandmiseni. Dokumendihaldus on dokumentide ja nende kogumite alalhoidmine ning neile juurdepääsu võimaldamine dokumendi elukäigu jooksul. Dokumendiregister on samasse sarja või liiki kuuluvate või eri päritolu samalaadsete üksikdokumentide tavaliselt kronoloogiline loend koos iga dokumendi kokkuvõtliku kirjeldusega. Dokumendihaldussüsteem on infosüsteem, mille otstarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. Dokumentide loetelu on asutuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaegade määramiseks koostatud loetelu. Dokumendi koopia on dokumendi täpne jäljend, mis vastab originaalile nii sisult kui vormilt.  4(21) Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asjaajamiskord Dokumendiplank on ministeeriumi sümboolikaga kujundatud blankett dokumentide vormistamiseks. Dokumendipõhi on trükitud või elektrooniline vorm, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni märkimiseks. Dokumendi väljavõte on dokumendiosa tõestatud taasesitis. DORA on Keskuses kasutatav elektrooniline dokumendihaldussüsteem. E-kiri on elektronposti süsteemis koostatud ja edastatud kiri. Esildis on pöördumine, mis sisaldab konkreetseid ettepanekuid mingi küsimuse kohta. Haldusdokument on dokument, mis koostatakse asutuste juhtimis-, täidesaatva ja korraldava tegevuse dokumenteerimiseks, näiteks korraldus, käskkiri, protokoll, akt, avaldus, esildis, kiri, teatis, tõend jm. Hõlmamine on dokumentide sisestamine dokumendihaldussüsteemi, sealhulgas dokumendi metaandmete kandmine süsteemi, esialgne liigitamine ja hoiustamine. Hävitamine on protsess, mille käigus dokumendid hävitatakse purustades, ribastades, põletades või muul moel füüsiliselt hävitades nii, et neid ei ole võimalik taastada. Isikuandmed on kõik füüsilise isiku kohta käivad andmed, mille kaudu isik on tuvastatav. ISKE on infosüsteemide kolmeastmeline etalonturbe süsteem. Juurdepääs on dokumendihaldussüsteemi kasutajale antud õigus pääseda juurde sarjale, toimikule või dokumendile. Juurdepääsupiirang on sarjale, toimikule, dokumendile omistatud turvaklassist tulenev kasutusõiguste piirang. Juhend on juhiste ja eeskirjade kogu, et reguleerida organisatsioonilisi, tehnoloogilisi, finantsilisi ja teisi külgi asutuse ning ametiisikute tegevuses. Töö-ehk ametijuhend täpsustab tööülesandeist tulenevat käitumist ja tegutsemist. Kasutaja on dokumendihaldussüsteemile juurdepääsuõigust omav isik. Kooskõlastamine on asutusesisene ja/või -väline dokumendi eelnõu menetlemine eesmärgiga saada dokumendi kohta tagasisidet (heakskiitu) enne allkirjastamiseks esitamist. Leping on harilikult kirjalikult ametliku dokumendina vormistatud kokkulepe, mis tekitab, muudab või lõpetab lepingupoolte teatud õigused või kohustused (palga-, rendi-, tööleping). Lepingupooled võivad olla isikud, asutused, organisatsioonid, riigid vms. Leping loetakse sõlmituks siis, kui pooled on jõudnud kokkuleppele kõiges olulises ning kõik pooled on lepingule alla kirjutanud. Lisa on dokumendi põhiosa täiendav materjal (sh dokumendiga kinnitatud teised dokumendid). Lõpetatud toimik on toimik, mis sisaldab dokumente, millega tegelemine on lõpetatud, ja millesse dokumente enam ei lisandu. Metaandmed on dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse ja/või mida hallatakse dokumendihaldussüsteemis. Menetlemine on dokumendi eelnõu kooskõlastamine ja allkirjastamine või resolutsioonidega täitmiseks suunamine. Märgukiri on pöördumine, millega isik teeb ettepanekuid asutuse töö korraldamiseks või valdkonna arengukujundamiseks.  5(21) Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asjaajamiskord Piiratud juurdepääs on turvaklass, mis piirab juurdepääsu delikaatseid isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele. Registreerimine on dokumendi kohta identifitseerimist võimaldavate andmete kandmine dokumendihaldussüsteemi registreeritava dokumendi liigi järgi ning viida andmine. Roll on ametniku roll resolutsiooni või kooskõlastuse täitjana. Resolutsioon on ülesanne dokumendis tõstatatud probleemi lahendamiseks. Sari on dokumentide liigitusüksus, mis ühendab sama funktsiooni täitmisel tekkivaid, sama liiki ja/või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Selgitustaotlus on pöördumine, millega isik taotleb teavet, mille andmiseks on vaja teavet enne analüüsida, sünteesida või lisateavet koguda. Säilitustähtaeg on dokumendi säilitamise kestus väljendatuna kalendrikuudes, -aastates või alatisena. Taotlus on dokument, mis sisaldab mingit soovi või palvet. Teabenõue on teabenõudja poolt seaduses sätestatud korras teabevaldajale esitatud taotlus teabe saamiseks. Toimik on paber- ja/või digitaaldokumentide organiseerimise üksus sarjas. Toimik avatakse asjaajamisaasta algul ja suletakse üldjuhul selle lõppedes. Turvaklass on sarja, toimiku või dokumendi turvatase õigusaktidest ning asutuse töökorraldusest tulenevate nõuete järgi. Tõestusmärge on koopiale või väljavõttele tehtav märge selle õigsuse tõendamiseks. Tõend on kirjalik dokument, mis kinnitab millegi tõesust, tõepära või tõele vastavust (arstitõend, töötõend). Täitmistähtaeg on dokumentide läbivaatamiseks ja/või asja lahendamiseks antud tähtaeg, mida arvestatakse tööpäevades, kalendripäevades või -kuudes dokumendi saabumisele järgnevast päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti. Viit on dokumendihaldussüsteemis dokumendi registreerimisel antav number, mis koosneb sarja tähisest dokumentide loetelu järgi ja järjekorranumbrist (asja number) dokumendiregistri järgi. Õiend on dokument, mis sisaldab fakti(de) ja sündmus(t)e kirjeldust ning kinnitust.  6(21) Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asjaajamiskord 2. Korra reguleerimisala Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse (Keskus) asjaajamiskord kehtestab asjaajamise korraldamise põhinõuded Keskuses. Keskuse asjaajamiskord reguleerib:  asjaajamisele esitatavaid nõudeid;  dokumendihaldussüsteemile esitatavaid nõudeid;  dokumentide registreerimise korraldamist;  dokumendiringluse korraldamist;  dokumentide säilitamist ja hävitamist;  plankide, templite ja pitsatite hoidmist;  asjaajamise üleandmist-vastuvõtmist. Asjaajamiskord ei reguleeri raamatupidamisdokumentide menetlemist. Raamatupidamisdokumentide menetlemist reguleerib Sotsiaalministeeriumi raamatupidamise siseeeskiri. Asjaajamiskorra koostamisel on võetud aluseks: „Asjaajamiskorra ühtsed alused”, „Avaliku teabe seadus“, „Isikuandmete kaitse seadus”, „Arhiiviseadus”, „Arhiivieeskiri” ja muud valdkonda reguleerivad õigusaktid, samuti Eesti standard EVS-ISO/TR 15489-2:2004 „Informatsioon ja dokumentatsioon”. Asjaajamiskorra nõuete täitmine on kohustuslik kõigile Keskuse töötajatele tööülesannete täitmisel. Struktuuriüksuse juht tutvustab igale uuele töötajale tööleasumisel asjaajamiskorda. Olenevalt infokandjast liigitatakse dokumendid paberkandjal dokumendiks ehk paberdokumendiks ja digitaalsel kandjal dokumendiks ehk digitaaldokumendiks. Vastutus asjaajamise korraldamise eest ja asjaajamise korraldamise pädevus on määratud järgmiselt:  Keskuse direktor - tagab asjaajamise korraldamise  struktuuriüksuse juhid - vastutavad asjaajamiskorra rakendamise eest struktuuriüksuses - vastutavad struktuuriüksuse dokumentide tähtaegse täitmise eest  Töötaja - vastutab dokumentide nõuetekohase menetlemise ja tähtaegse täitmise eest - vastutab enda koostatud dokumentides esitatud andmete õigsuse eest - vastutab tema hallatavate dokumentide säilitamise eest arhiivi andmiseni või hävitamiseni  Asjaajamistalitus - korraldab Keskuse asjaajamist ja dokumendihaldust - juhendab Keskuse struktuuriüksusi asjaajamise ja arhiivinduse küsimustes - haldab elektroonilist dokumendihaldussüsteemi - kontrollib asjaajamise nõuete täitmist ja dokumentide tähtaegset täitmist - korraldab asjaajamisalast täiendusõpet Keskuses Asjaajamine tagab Keskuse tegevuse dokumenteerimise õigusaktides ettenähtud ulatuses ja korras. Asjaajamises lähtutakse headest tavadest ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest. Keskuse asjaajamisperioodiks on kalendriaasta (01.jaanuar–31.detsember). Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskusese juriidiline aadress on: Astangu 27, 13519 TALLINN, Elektronposti aadress on [email protected], veebilehe aadress on www.astangu.ee, üldtelefon 687 7211, faks 687 7200. Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asjaajamiskord on tutvumiseks kõigile Keskuse töötajatele Astangu avalik (V) kettal kaustas Avalik – DORA kaustas, asjaajamiskord nime all ja samuti Info ja juhendid - Asjaajamiskord ja dokumentide loetelu kaustas ning paberkandjal Keskuse asjaajamistalitusjuhi tööruumides.  7(21) Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asjaajamiskord II DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEM Keskuse asjaajamine korraldatakse elektroonilise dokumendihalduse põhimõttel, mis kiirendab dokumentide menetlemist, lihtsustab infootsingut ning kontrolli täitmistähtaegade üle. Keskuses loodud ja saadud dokumendid menetletakse, registreeritakse, allkirjastatakse ja säilitatakse DORAs kuni hävitamiseni või üleandmiseni arhiivi. DORAsse hõlmatavad dokumendid ei tohi olla tihendatud ega krüpteeritud. DORAle on määratud ISKE turvaklass K2T2S2 (keskmine turbeaste), mis sätestab info käideldavuse, terviklikkuse ja salastatuse (konfidentsiaalsuse) nõuded. DORAsse saab dokumente hõlmata ja neid menetleda töötaja, kellel on selleks õigused ja kelle isikusamasus on tuvastatud (kasutaja on autenditud). Autentimine toimub paroolipõhiselt personaalarvutisse sisselogimisel. Oma parooli andmine teis(t)ele kasutaja(te)le on keelatud. DORAsse sisestatud sisedokumentide ja e-kirjade hõlmamine autenditud (parooliga sisenetud DORAsse) töötaja poolt on võrdne selle töötaja allkirjastatud dokumentidega. Digitaalse dokumendi puhul on osa andmeid nähtavad vaid DORAs (kooskõlastused, seosed), seega omab digitaalne dokument tõestusväärtust vaid digitaalselt. DORAs on kolm (3) kasutajagruppi:  tavakasutaja – saab dokumente luua (süsteemi hõlmata), koostada kooskõlastusringe, anda resolutsioone, täita talle antud ülesandeid, siduda dokumente. Ei saa dokumenti registreerida (genereerida indeksit), muuta dokumendi staatust (märkida lõpetatuks);  konsultant – saab lisaks tavakasutaja õigustele registreerida dokumente, muuta dokumendi staatust (märkida lõpetatuks), sulgeda lõpetatud toimikuid;  administraator – seadistab süsteemi asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu järgi, annab juurdepääsuõigused juurdepääsupiirangutega sarjadesse; vajaduse korral teeb väljavõtteid dokumentide menetluse versioonihaldusest. Kasutajate juurdepääsu piiratakse sarjapõhiselt delikaatseid isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele. DORA administraator annab töötajale juurdepääsuõiguse piiratud juurdepääsuga sarjale osakonna juhataja taotluse alusel. Piiratud juurdepääsuga sarjadega ei tohi töötada kaugtöö korras. III ASJAAJAMINE 3. Keskuses kasutusel olevad dokumendiplangid ja -põhjad Keskuses kasutatakse üldplanki ja kirjaplanki paberkandjal (lisa 1 ja lisa 2).Üld-ja kirjaplanki kasutatakse kõigi paberkandjal vormistatavate dokumentide printimiseks. Mitmeleheliste dokumentide puhul prinditakse plangile ainult esimene leht (vaata p 7.2). Paberplankide hoidmise eest vastutab asjaajamistalitus. Rikutud plangid hävitatakse purustamise teel. Keskuses on loodud dokumendipõhjad eri liiki dokumentide loomise hõlbustamiseks. Elektroonilised dokumendid vormistatakse Keskuse dokumendipõhjadele, mis asuvad avalikul kettal DORA kaustas. Elektrooniliste põhjade ajakohasuse ja kättesaadavuse eest Keskuse arvutivõrgu vahendusel vastutab asjaajamistalitus. Kui dokument vormistatakse nii elektrooniliselt kui ka paberkandjal, tuleb tagada nende identsus. Keskuse plangil ja dokumendipõhjadel kasutatakse kujunduselemendina Keskuse logo ja nime. Paberkandjal üld- ja kirjaplangil kasutatakse lisaks ülalmainitutele turvaelemendina värvitrükki.  8(21) Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asjaajamiskord 4. Keskuses kasutusel olevad pitsatid Keskuses on kasutusel järgmised pitsatid:  Vapipitsat - registreeritakse sekretäri juures asuvas pitsatite registreerimise raamatus. Pitsatit hoiab ja kasutamist kontrollib Keskuse sekretär - Pitsatit kasutatakse dokumentide kinnitamisel, mis vajavad direktori või tema poolt volitatud isikute allkirja - volikirjad, garantiikirjad, teatised, tõendid, lepingud, tööraamat, tunnistus, koopiad, ärakirjad, väljavõtted. Pitser pannakse dokumendi originaalile nii, et see riivaks allkirja viimaseid tähti.  Reljeefpitsat - reljeefpitstati kasutamist ja hoidmist kontrollib Keskuse sekretär - reljeefpitsati jäljendit kasutatakse turvaelemendina mitmeleheliste lepingute puhul, kusjuures jäljend pannakse kõikidele lehtedele lehe vasakule poole umbes 2 cm kõrgusele lehe alumisest servast. Pitsateid hoitakse tulekindlas seifis. Aegunud ja kasutamiskõlbmatuks muutunud pitsatid hävitatakse. 5. Dokumentide loetelu Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuses on dokumentide süstematiseerimise ja neile säilitustähtaja määramise aluseks dokumentide loetelu. Keskuse dokumentide loetelu kehtestatakse tähtajatult Keskuse funktsioonide ja tegevuste kaupa osakondade ettepanekute põhjal. Dokumentide loeteluga kehtestatakse sarjad, milles sisalduvatele dokumentidele võib kehtestada juurdepääsupiiranguid, märkides ära seaduses sätestatud aluse. Dokumentide loetelusse kantakse ka sarjade eest vastutavad struktuuriüksused ja töötajad. Dokumentide liigituse põhiüksuseks on sari. (Näide 1-4, millest 1 on funktsioon -Juhtimine ja 4 on järjekorra number funktsioonis – Direktori üldkäskkirjad) Ühte sarja paigutatakse vaid sarnase sisu ja säilitustähtajaga dokumendid. Sarja koondatakse erinevat liiki dokumendid, kui nad moodustavad ühe terviku (näiteks lepingud ja nende juurde kuuluvad aktid). Paberdokumentidest loodava sarja puhul paigutatakse ühte sarja ainult sama säilitustähtajaga dokumendid. Elektrooniliste sarjade puhul säilitustähtaja alusel eraldi sarju ei looda, dokumendid arhiveeritakse säilitustähtaegade alusel. Dokumentide loetelu muudetakse kui: - muutuvad Keskuse ülesanded või struktuur ja selle tulemusena tekivad uued dokumentide sarjad; - muutub dokumendiliigile kehtestatud säilitustähtaeg. Kui asjaajamisaasta keskel on vaja luua uusi sarju, avatakse need ja lisatakse loetelusse alates järgmisest asjaajamisaastast. Asjaajamisaasta kestel sarju ei liideta. Uus loetelu kehtestatakse siis, kui Keskuse struktuuris või ülesannetes toimuvad ulatuslikud muudatused, mille tagajärjel muutuvad asjaajamiskord ja dokumentide koosseis. Dokumentidele säilitustähtaja kehtestamisel lähtutakse õigusaktides sätestatud tähtaegadest, Keskuse tegelikest vajadustest, dokumentide unikaalsusest, kättesaadavusest ning praktilisest väärtusest. Dokumendi säilitustähtaeg on dokumentide loetelus sarjale kehtestatud säilitustähtaeg. Dokumendi säilitustähtaeg võib olla pikem dokumentide loetelus sarjale kehtestatud säilitustähtajast, kui toimikusse pannakse dokumente, millele on seadusega/määrustega kehtestatud pikem säilitustähtaeg.  9(21) Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asjaajamiskord Dokumendi säilitustähtaeg kehtestatakse aastates või tähtajana, mis on seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega, või alatisena. Dokumendi säilitustähtaega arvestatakse tema loomise, saamise või kindlaksmääratud sündmuse toimumise kuupäevast. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise, saamise või asja lõpetamise kuupäevast. 6. Toimikute pidamine Asjaajamisaasta vältel kogutakse ja paigutatakse dokumendid registraatoritesse (toimikutesse) vastavalt dokumentide loetelus märgitud sarjale. Toimiku seljale märgitakse selle pealkiri, asjaajamises sarja tähis ja aasta. Iga uue asjaajamisaasta alguses tagab osakonna asjaajamise eest vastutav töötaja jooksva aasta toimikute sisseseadmise. Juurdepääsupiiranguga dokumendisarja puhul tehakse toimiku seljale märge asutusesiseseks kasutamiseks (AK). Pabertoimikuid hoitakse asjaajamisaasta või muu asjaajamisperioodi jooksul struktuuriüksustes. Toimiku pealkiri kajastab toimikusse koondatud dokumentide koosseisu ja sisu. Sarja tähis asjaajamises tuleneb Keskuse dokumentide loetelust ja kindlustab selle, et toimikus on ühesuguse säilitustähtajaga dokumendid. Aastaarv viitab vastavale asjaajamisaastale. Iga töötaja, kes oma töös koostab või kellele saadetakse tööks vajalikke dokumente, paigutab need dokumentide loetelu järgi toimikusse. Toimikusse paigutatakse reeglina ainult lõpetatud paberdokumendid (st asi, mille käigus dokumendid tekkisid, on lahendatud). Kui alles lahendatavad paberkandjal dokumendid pannakse toimikusse, eraldatakse need vahelehega täidetutest. Toimikud hoitakse dokumentide loomise ja saamise eest vastutava töötaja käsutuses vähemalt asjaajamisperioodi jooksul. Töötaja vastutab tema hallatavate toimikute korrektse pidamise eest kuni nende arhiivi üleandmiseni või hävitamiseks eraldamiseni. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse algatuskiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms). Dokumendid järjestatakse toimikus kronoloogiliselt nii, et need käsitleksid asja terviklikult. Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument. Digitaalselt loodud ja saadud registreeritavad digitaaldokumendid säilitatakse DORAs dokumentide loetelu alusel loodud sarjades selliselt, et oleks tagatud nende autentsus ning terviklikkus. 7. Dokumendiringlus 7.1 Saabunud dokumentide vastuvõtmine Saabunud korrespondentsi, mis on tulnud nii Keskuse ametlikul elektronposti aadressil kui ka posti teel, võtab vastu asjaajamistalituse sekretär (edaspidi sekretär). Kõik paberkandjal saabunud postisaadetised avab sekretär, v.a konkurssidele ja hangetele laekunud ümbrikud ning töötajatele saabunud kirjad märkega „ISIKLIK”. Avatud post sorditakse ning jaotatakse registreerivateks ja registreerimata jäetavateks saadetisteks. Ei registreerita:  kutseid üritustele, mis ei ole otseselt seotud Keskuse tööga (näiteks kutsed esitlustele, koolitustele, seminaridele, konverentsidele jms);  saabunud õnnitluskaarte;  reklaamtrükiseid;  perioodilisi trükiseid;  kirju märkega „ISIKLIK”;  anonüümkirju;  10(21) Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asjaajamiskord  dokumente, milles puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta, kui nad ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat informatsiooni;  teabenõudeid, kui need on esitatud suuliselt või elektrooniliselt ja täidetakse kättesaamise päeval. Nimeliselt saabunud kutsed, õnnitluskaardid ning kirjad märkega „ISIKLIK” edastatakse adressaadile. Kui selgub, et märkega „ISIKLIK” saabunud dokument on ametialane, on saajal kohustus esitada see registreerimiseks üldises korras. Posti vastuvõtmisel ja ümbrike avamisel kontrollib sekretär adressaadi õigsust, dokumendi terviklikkust, allkirjade ning dokumendis märgitud lisade olemasolu. Valesti adresseeritud dokumendid edastatakse õigele adressaadile või tagastatakse saatjale. Elektronposti, faksi, dokumendivahetuskeskuse ja veebi kaudu saabunud dokumente menetletakse sarnaselt posti teel saabunud dokumentidega. Elektronposti teel saabunud dokumente üldjuhul välja ei prindita. Kui dokumendil on märge „KIIRE”, registreeritakse ja edastatakse see läbivaatamiseks viivitamata 7.2 Dokumentide registreerimine Keskusesse saabunud ja väljasaadetavad dokumendid, olenemata nende edastamise viisist, registreerib DORAs sekretär. Paberkandjal saabunud dokumendid, mis tuleb registreerida, skaneeritakse ning registreeritakse. Dokumendiregistrisse kantavad dokumendi metaandmed sõltuvad dokumendi liigist. Keskuses registreeritakse:  käskkirjad;  koostatud haldusaktid;  lepingud;  saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, teabenõuded, selgitustaotlused, märgukirjad, taotlused, avaldused). Dokument loetakse registreerituks, kui talle on antud viit ja tema kohta on DORAsse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed registreeritava dokumendi liigi järgi. Registreeritav paberkandjal dokument märgistatakse registreerimistempliga, millele kantakse saabumise kuupäev ning viit. Digitaalselt allkirjastatud dokument või e-kiri registreeritakse ning menetletakse DORAs, dokumenti välja ei prindita. Dokument hõlmatakse ja registreeritakse DORAs üks kord. Dokumendid registreeritakse hiljemalt nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise päevale järgneval tööpäeval selleks ettenähtud allregistris. Dokumendiregister koosneb dokumendiliikide järgi peetavatest allregistritest. Erinevatesse registritesse kantavad käskkirjad eristatakse tähtedega, mis lisatakse registreerimisnumbrile. Üldkäskkirjad on lisatähiseta. Registrite tähised on nimetuste järel sulgudes. Keskuse dokumendiregistrid: Register Vastutaja Registri asukoht Üldkäskkirjade register Sekretär DORA Personalikäskkirjade register Sekretär DORA Puhkusekäskkirjade register (P) Sekretär DORA Õppekorraldusalaste käskkirjade register Sekretär DORA Rehabilitatsioonialaste käskkirjade register Sekretär DORA Kirjavahetuse register Sekretär DORA Lepingute register Sekretär DORA Töölepingute register Sekretär DORA  11(21) Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asjaajamiskord Algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires ühe järjekorranumbri all. Registris võetakse iseseisvalt arvele ainult initsiatiivdokument. Vastusena saabunud või väljasaadetavale, samas küsimuses korduvalt koostatud kirjale iseseisvat numbrit ei anta. Neile pannakse algatuskirja registreerimise viit. Faksi või e-posti teel saabunud dokument registreeritakse hiljemalt selle saabumisele järgneval tööpäeval üldistel alustel. Kui postiga saabub ka originaalallkirjaga dokument, märgitakse registreerimistempli jäljendile selle saabumiskuupäev, DORAs tehakse sissekanne originaali saabumise kuupäeva kohta ja dokument edastatakse asjaga tegelevale töötajale. Täitmistähtaega arvestatakse dokumendi faksiga/e-postiga saabumise kuupäevast. Käsipostiga saabunud või töötajale isiklikult üleantud paberkandjal olevad dokumendid, mis tuleb registreerida, edastab töötaja sekretärile registreerimiseks viivitamata, kuid mitte hiljem kui vastuvõtmise või saabumise päevale järgneval tööpäeval. Töötaja e-postile saabunud dokumendid või e-kirjad, mis tuleb registreerida:  edastab töötaja registreerimiseks sekretärile hiljemalt vastuvõtmise või saabumise päevale järgneval tööpäeval või  hõlmab töötaja DORAsse ning teavitab sellest sekretäri, kes annab asja numbri ning suunab asja lahendamiseks. 7.3 Dokumentide läbivaatajale määramine ja täitmiseks edastamine Pärast dokumendi registreerimist edastab sekretär dokumendi resolutsiooni andmiseks DORAs järgmiselt:  kui dokument on adresseeritud direktorile või Keskusele, edastatakse see resolutsiooniga osakondade juhatajatele või talituse juhtidele, kes määravad uue resolutsiooniga lahendaja (vastutava täitja), tähtaja ning vajaduse korral asja lahendamise korra;  kui dokument on adresseeritud nimeliselt, siis antakse resolutsioon sellele töötajale ja teadmiseks osakonna juhile, kelle osakonnas töötaja töötab (kui ei ole asjaajamisetalitust teavitatud teisiti), kes määrab uue resolutsiooniga lahendaja (vastutava täitja), tähtaja ning vajaduse korral asja lahendamise korra; Resolutsiooni andes tuleb jälgida dokumendis antud vastamistähtaega, et vastuse koostaja jõuaks koostada, kooskõlastada, allkirjastada ja edastada vastuse tähtaja jooksul. Kui dokumendi täitmiseks antakse resolutsioon mitmele töötajale, tuleb määrata, kes on vastutav täitja, st kes vastutab asja lahendamise eest ning koordineerib lahendamist. Asja lahendamisse tuleb kaasata kõik osakonnad, keda dokument puudutab. Kui osakonnal on vaja edastada dokument teisele osakonnale paberkandjal, tehakse seda osakonna asjaajamise eest vastutava töötaja vahendusel. Kui selgub, et asja lahendamine ei kuulu Keskuse pädevusse, edastatakse see kuuluvuse järgi viie (5) tööpäeva jooksul, teavitades sellest samal ajal saatjat. Edastuskirja koostab sekretär ning selle allkirjastab direktor. 7.4 Dokumendi koostamine Dokumendi koostab töötaja, kelle kompetentsi see kuulub või kellele on see ülesandeks tehtud. Töötaja koostab dokumendi elektroonilisele dokumendipõhjale. Dokumendi koostamisel lähtutakse konkreetsele dokumendiliigile seadustes või teistes õigusaktides ette nähtud sisu- ja vorminõuetest ning Keskuse töökorraldusdokumentidest  12(21) Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asjaajamiskord Keskuses koostatavad dokumendid: Dokumendi liik/alaliik allkirjastaja/kinnitaja Käskkiri Direktori üldkäskkiri direktor Direktori personalialane käskkiri direktor Puhkusekäskkiri direktor Direktori õppekorraldusalane käskkiri direktor Direktori rehabilitatsioonialane käskkiri direktor Protokoll koosoleku juhataja ja protokollija Ametikiri ametikoha pädevuse piires E-kiri ametikoha pädevuse piires Akt Inventuuriakt komisjoni liikmed/direktor Mahakandmisakt komisjoni liikmed/direktor Üleandmise-vastuvõtmise akt komisjoni liikmed/direktor Lepingud direktor (üldjuhul) Dokumendi koostamisel ja teabekandja valikul ehk otsustades, kas dokument allkirjastatakse paberkandjal või digitaalselt, lähtub koostaja: 1) dokumendi liigist; 2) sarjast, kuhu dokument kuulub, ja säilitustähtajast; 3) adressaatidest. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike. Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat. Dokumentide vormistamisel kasutatakse püstkirjas šrifti Arial suurusega 11, mitmeleheküljeliste dokumendi puhul nummerdatakse. Enamiku dokumendiliikide kohta on koostatud DORAs menetlemise juhendid, mille ajakohastamise ja kättesaadavaks tegemise eest avalikul kettal DORA kaustas vastutab asjaajamistalitus. 7.5 Dokumendi kooskõlastamine Keskusesiseste dokumentide kooskõlastamise keskkonnaks on DORA. Asutuste vahel kooskõlastatakse dokumendid kirjalikult (koostatakse kooskõlastuskiri) või muul õigusaktides kindlaks määratud viisil. Enamasti luuakse dokumentidele järjestikune kooskõlastusring, v.a kirjavahetus ja käskkirjad. Neile luuakse samaaegne kooskõlastusring. Järjestikuse kooskõlastusringi loomisel arvestatakse, et kooskõlastus antakse ametiredeli järgi altpoolt ülespoole. Sõltuvalt dokumendi sisust ning mahust antakse kooskõlastajatele tähtaeg kooskõlastamiseks kaks (2) kuni viis (5) tööpäeva, allkirjastajale kaks (2) tööpäeva. Dokumendi koostaja jälgib loodud kooskõlastusringi. Kui keskusesisesel kooskõlastusringil tehakse märkusi või pannakse kooskõlastusringil „Ei”, sõltub koostaja tegevus sellest, mis liiki märkustega on tegu:  kui parandatakse kirja- või sõnastusvigu, teeb koostaja dokumendis parandused, parandusettepaneku teinud kooskõlastajale antakse uus kooskõlastus;  kui koostaja nõustub sisu muutvate parandusettepanekutega, teeb ta parandused ning annab uue kooskõlastuse nii ettepanekute tegijale kui ka kõigile neile, kes eelnevalt olid juba kooskõlastanud;  13(21) Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asjaajamiskord  kui kooskõlastaja on teinud parandusettepanekuid, millega koostaja ei nõustu, siis kirjutab koostaja vastuse DORAsse ning annab kooskõlastajale uue kooskõlastuse. Kui kooskõlastaja oma seisukohta ei muuda, jätkub menetlus eriarvamusega. Koostaja edastab dokumendi allkirjastajale viitega eriarvamuse olemasolule. Täpsemad kooskõlastusringid on kirjeldatud dokumendiliikide menetlemise juhendites. Kui asjaomased töötajad on dokumendi kooskõlastanud, esitab koostaja selle koos kõikide lisadega allkirjastamiseks. 7.6 Dokumendi allkirjastamine Keskuse kirjaplangile vormistatud kirjale kirjutab alla direktor või tema polt volitatud isik. Osakonnajuhid ja talituste juhid allkirjastavad informatiivse sisuga kirju oma valdkonnast ja pädevusest lähtuvalt. Keskuse töötajad allkirjastavad informatiivse sisuga kirju ametijuhendist lähtuvalt. Protokoll kirjutatakse alla ühes eksemplaris koosoleku juhataja ja protokollija poolt. Komisjoni või töörühma nimel allkirjastaja märgib oma rolli komisjonis või töörühmas. Allkirjastamine paberkandjal  Käskkirjad, protokollid allkirjastatakse ühes (1) eksemplaris  Lepingute ja aktide puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare, eksemplaride arv ja nende jaotus näidatakse ära dokumendis;  Väljasaadetav kiri allkirjastatakse kahes (2) eksemplaris. Väljasaadetavate paberkandjal dokumentide teist eksemplari, mis paigutatakse toimikusse, plangile ei vormistata. Keskusesse jääv eksemplar prinditakse valgele paberile. Allkirjastatakse nii kirjaplangil olev eksemplar kui ka Keskusesse jääv eksemplar. Kui dokumendile vormistatud allkirjastaja ei saa dokumendile alla kirjutada ja seda teeb selleks volitatud töötaja, tuleb allkirjastaja ümber vormistada. Näide: Epp Sillaste direktori asetäitja direktori ülesannetes Kui DORAs menetletud dokument allkirjastatakse paberkandjal, vastutab dokumendi koostaja digitaalse teksti ja paberkandjal allkirjastatud dokumendi samasuse eest. Allkirjastamine digitaalselt Kui dokument allkirjastatakse digitaalselt, siis allkirjastab selle esmalt dokumendi koostaja (roll „koostaja”) ning seejärel dokumendis näidatud allkirjastaja (roll „allkirjastaja”). Koostaja võtab dokumendi allkirjastamisega vastutuse dokumendi sisu õigsuse eest, samuti selle eest, et dokument on koostatud ja kooskõlastatud kõiki koostamise ja kooskõlastamise reegleid järgides. Kui allkirjastaja koostab dokumendi ise, siis allkirjastab ta selle rolliga „allkirjastaja”. 7.7 Dokumendi kinnitamine Käskkirjaga kinnitatav dokument vormistatakse valgele paberilehele ja kinnitusmärge trükitakse dokumendi esimese lehe ülemises parempoolses nurgas. Näide: KINNITATUD Direktori …..jaanuari 2010.a käskkirjaga nr ….  14(21) Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asjaajamiskord Kui korraldava dokumendiga kinnitatakse mitu dokumenti, tuleb need nummerdada. Näide: KINNITATUD direktori …..jaanuari 2010.a käskkirjaga nr …. „Ametjuhendite kinnitamine“ Lisa 2 Dokument, mida ei kinnitata korraldava dokumendiga, vormistatakse dokumendipõhjale, millele tehakse kinnitusmärge järgmiselt: Näide: KINNITAN - - (allkiri) - Mari Rull Direktor …..jaanuar.2010 7.8 Dokumentide väljasaatmine ja menetluste lõpetamine Dokumendid saadab Keskusest välja sekretär. Enne kella 15.30 sekretäri juurde toodud dokumendid saadetakse välja samal päeval. Keskusest ei saadeta välja dokumente, mis ei vasta vorminõuetele. Sekretär kontrollib väljasaadetavate dokumentide vormistamise õigsust, allkirjade ja lisade olemasolu. Puuduste korral tagastab ta dokumendi koostajale nõuetekohaseks vormistamiseks. Kui koostaja soovib dokumenti edastada muul viisil kui postiga, teavitab ta sellest sekretäri. Kui adressaadile faksitakse registreerimisele kuuluv dokument, tuleb see enne registreerida sekretäri juures ning kanda sellele registreerimisnumber. Faksi väljasaatnud töötaja teeb DORAs kirja registreerimisvormile märke edastamise viisi ja kuupäeva kohta. Kui töötaja saadab registreerimisele kuuluva e-kirja oma elektronposti aadressilt, vastutab tema dokumendi hõlmamise eest DORAsse. Töötaja hõlmab e-kirja DORAsse hiljemalt väljasaatmise päevale järgneval tööpäeval ja teavitab sellest sekretäri, kes lõpetab menetluse. Digitaaldokumendi väljasaatmisel edastatakse adressaadile:  dokument koos vajalike lisadega ja metaandmetega ning allkirjastatuna või  teade, milles on märgitud dokumendi saatja, pealkiri, kuupäev ja viit ning viide dokumendi asukohale. Kui asja lahendamiseks ei ole õigusaktide kohaselt vaja koostada eraldi dokumenti, teeb täitja täitmismärke DORAs saabunud dokumendi registreerimislehele ja paberkandjal dokumendi korral ka dokumendile. Märge peab sisaldama infot selle kohta, kuidas, millal ja kes asja lahendas. Asi on lahendatud, kui dokumendist tulenevad toimingud on tehtud ja asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud. 7.9 Dokumentide koopiate ja väljavõtete tõestamine Kui dokumendi koopia või väljavõte tõestatakse tõestusmärkega. Dokumentidest tehakse väljavõtteid, kui dokumentides sisalduvat teavet on vaja osaliselt taasesitada. Väljavõtted tehakse lähtuvalt dokumendi teabekandjast, st digitaalselt allkirjastatud dokumendist tehakse väljavõtted digitaalselt allkirjastatult, paberkandjal allkirjastatud dokumendist paberkandjal allkirjastatult.  15(21) Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asjaajamiskord Väljavõttes peavad olema taasesitatud kõik andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat, dokumendiliiki, väljaandmise aega ja kohta. Väljavõtte esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna „VÄLJAVÕTE” ning viimasele lehele „VÄLJAVÕTE ÕIGE”, millele lisatakse tõestusmärge. Näide: VÄLJAVÕTE ÕIGE VÄLJAVÕTE ÕIGE (allkiri) (allkirjastatud digitaalselt) Kati Mets Kati Mets Infojuht Infojuht 18.01.2010 Paberkandjal koopia vormistatakse sarnaselt väljavõttele, kirjutades ülemisele parempoolsele nurgale sõna „KOOPIA” ning viimasele lehele tõestusmärge. Näide: KOOPIA ÕIGE (allkiri) Helen Sinilaid Sekretär 06.05.2010 IV DOKUMENTIDE MENETLEMINE 8. Käskkiri Käskkiri on haldusakt, mida oma pädevuse piires annab välja Keskuse direktor ja mis on kooskõlas kõrgemalseisvate organite normatiivaktidega. Käskkiri vormistatakse Keskuse üldplangile. Käskkirja menetlemine DORAs sõltub käskkirja alamliigist ning käskkiri vormistatakse elektroonsele dokumendipõhjale. Koostaja hõlmab käskkirja DORAsse ning loob samaaegse kooskõlastusringi. Käskkiri kooskõlastatakse kõikide käskkirja täitmisega seotud struktuuriüksuste juhtide ja vajaduse korral juristiga. Kooskõlastajatele antakse kooskõlastamise tähtajaks vähemalt kaks (2) tööpäeva. Pärast kooskõlastusringi esitatakse käskkiri koos lisadega allkirjastamiseks. Käskkirjad allkirjastatakse paberil, v.a personali-, puhkuse- ja rehabilitatsioonialane käskkiri Täpsem käskkirja menetlemine DORAs on kirjeldatud käskkirjade menetlemise juhendis. 9. Ametikiri Kiri on dokument, mida kasutatakse info edastamiseks, probleemidest teavitamiseks, lahenduste väljapakkumiseks jms. Kirjad jagunevad algatus- ja vastuskirjadeks. Algatuskiri on kiri, mis koostatakse küsimuses esimest korda. Vastuskiri on algatuskirjale koostatud vastus. Kirja koostab töötaja, kelle kompetentsi see kuulub või kellele on vastav tööülesanne antud. Kiri koostatakse elektroonilisele dokumendipõhjale. Koostaja hõlmab kirja DORAsse ning loob samaaegse kooskõlastusringi, kuhu kuuluvad kõik asjasse puutuvad töötajad ja osakonnajuhid. Kooskõlastajatele antakse dokumendi mahust olenevalt tähtaeg kooskõlastamiseks vähemalt (2) tööpäeva.  16(21) Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asjaajamiskord Pärast kooskõlastusringi esitab koostaja kirja allkirjastamiseks (vt punkti dokumendi allkirjastamine). Teabekandja valikul (kas kiri allkirjastatakse paberkandjal või digitaalselt) lähtub koostaja kirja adressaadist. Ametikirja täpsem menetlemine on DORAs on kirjeldatud kirjade menetlemise juhendis. 10. E-kiri E-kiri on ametikirja eriliik, mis koostatakse elektronposti süsteemis. Keskuse töötajate nimelised e-posti aadressid on keskuse ametlikud e-posti aadressid. Olenevalt sisust võib e-kiri olla dokument. E-kirjade väärtust hinnatakse sisu järgi: tõendus asutuse tegevuse kohta, informatiivne või isiklik. Töötaja tegevuse käigus saadetud või saadud e-kirjad, mis sisaldavad tõendust asutuse tegevusest, on ametlikud dokumendid. E-kirju ei allkirjastata. Tõendusväärtuse säilitamiseks peavad e-kirjad säilima muutumatutena ning olema registreeritud DORAs. Dokumendina peab e-kiri säilitama muutumatuna oma algse sisu ja struktuuri (kujundus, manuste lingid, saatja, saaja, saatmisaeg jne.), milles ta esines. E-kirja täpsem menetlemine DORAs on kirjeldatud kirjade menetlemise juhendis. 11. Teabenõue, selgitustaotlus, märgukiri Teabenõue on teabenõudja poolt keskusele esitatud taotlus teabe saamiseks. Kui teabe andmiseks on vaja teavet analüüsida, sünteesida või lisateavet koguda, on tegemist selgitustaotlusega. Märgukiri on pöördumine, milles pöörduja teeb ettepanekuid töökorralduse või valdkonna arengu kohta, edastab infot. Saabunud teabenõuded, selgitustaotlused ja märgukirjad registreerib sekretär. Teabenõuet ei pea registreerima, kui: 1. see on anonüümne (kui puudub teabenõudja ees- ja perekonnanimi); 2. see on esitatud suuliselt või elektrooniliselt ja täidetud kättesaamise päeval. Sekretär suunab teabenõuded lahendamiseks otse valdkonnaga tegelevale töötajale. Selgitustaotlused ja märgukirjad suunab ta resolutsiooni andmiseks valdkonda koordineerivale töötajale. Selgitustaotluste ja märgukirjade vastuseid menetletakse sarnaselt ametikirjadega. Täpsem teabenõuete, selgitustaotluste, märgukirjade menetlemine DORAs on kirjeldatud teabenõuete, selgitustaotluste ja märgukirjade menetlemise juhendis. 12. Protokoll Protokoll on dokument, mis koostatakse nõupidamise või koosoleku käigu ja vastuvõetud otsus(t)e fikseerimiseks. Protokolli vormistamise vajaduse ja viisi ehk kas protokollitakse arutelu käik või ainult vastuvõetud otsused, otsustab koosoleku juhataja. Infokoosolekuid reeglina ei protokollita. Kui infokoosolekul räägitut on vaja jagada suurema ringiga kui koosolekul osalejad ja/või lepitakse kokku tegevuste eest vastutajad, tähtaegu, uusi koosolekuid, fikseeritakse ka infokoosolek protokollina. Protokolli vormistab koosoleku protokollija üldjuhul elektroonilisele dokumendipõhjale. Protokolle vormistatakse organite kaupa eraldi asjaajamisaasta piires. Kui organ on moodustatud kindla ülesande realiseerimiseks, võib nummerdada ühes numeratsioonis. Protokolli lisadele viidatakse tekstis päevakorrapunkti juures.  17(21) Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asjaajamiskord Protokoll vormistatakse kolme (3) tööpäeva jooksul pärast koosoleku toimumist. Protokollija hõlmab protokolli koos lisadega DORAsse. Koosoleku juhataja otsustab, kas protokollija edastab protokolli kohe koosoleku juhatajale allkirjastamiseks või kooskõlastatakse see enne kõigi osalejatega. Protokollide kooskõlastamiseks luuakse samaaegne kooskõlastusring tähtajaga kaks (2) tööpäeva. Keskusesiseste koosolekute protokolle allkirjastab ainult protokollija. Kui koosolekul on osalejaid väljastpoolt keskust, siis allkirjastavad protokolli koosoleku juhataja ning protokollija. Protokollile kirjutavad alla ka kõik osavõtjad (v.a kutsutud) , kui nii on ettenähtud õigusaktis või töökorras või kui osalejad peavad seda vajalikuks. Sel juhul kirjutavad osavõtjad paberil vormistatud protokollile oma allkirjad koosoleku juhataja ja protokollija allkirjade alla. Protokoll (või väljavõtted protokollist) tuleb jaotada kõigile asjaomastele isikutele järgmisel tööpäeval pärast allkirjastamist. Protokollija annab keskusesisesel koosolekul osalejatele resolutsiooni või saadab e-postiga DORA lingi (infokoosolekute või rohke osavõtjate arvu korral). Protokolli säilitatakse kehtiva dokumentide loetelu alusel. Paberkandjal allkirjastatud protokolli paneb protokollija toimikusse. Töögruppide koosolekuid protokollitakse kinnitatud töögrupi töökorralduse järgi. Protokolli täpsem menetlemine DORAs on kirjeldatud protokollide menetlemise juhendis. 13. Leping Lepingud sõlmitakse „Lepingute menetlemise eeskirja“ alusel. Lepingu valmistab ette töötaja, kes on saanud töökorralduse oma vahetult juhilt. Leping vormistatakse üldjuhul dokumendipõhjale, hõlmatakse DORAsse ning luuakse järjestikune kooskõlastusring (kooskõlastusring luuakse lepingu sõlmimise korra kohaselt). Lepingu allkirjastab keskuse nimel üldjuhul direktor. Lepingute täpsem menetlemine DORAs on kirjeldatud lepingute menetlemise juhendis. 14. Akt Akt on dokument, mille koostab komisjon või selleks volitatud isik fakti, seisukorra või toimingu (sh üleandmise vastuvõtmise) fikseerimiseks. Akt vormistatakse üldjuhul elektroonilisele dokumendipõhjale ning prinditakse üldplangile või valgele paberile. Plangile vormistatakse keskusesisesed aktid, valgele paberile aktid, mille pooled on erinevatest asutustest. Akti kuupäevaks on allkirjastamise kuupäev. Akti eksemplaride arv sõltub asjast huvitatud poolte arvust ning see peab olema akti tekstis märgitud. Akti kõigile eksemplaridele kirjutavad alla kõik pooled. Lepingus sätestatud tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid lisatakse lepingule ning säilitatakse lepingu juures. Kui leping on vormistatud ja allkirjastatud paberkandjal, prinditakse ja allkirjastatakse ka akt paberkandjal. Kui leping on allkirjastatud digitaalselt, allkirjastatakse ka akt digitaalselt.  18(21) Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asjaajamiskord V DOKUMENTIDE TÄITMISE TÄHTAJAD JA KONTROLL 15. Dokumentide tähtajaline täitmine Dokumendi vastamistähtaega hakataks arvestama dokumendi saabumisele järgnevast tööpäevast. Teabenõude vastamistähtaega arvestatakse alates teabenõude registreerimisele järgnevast päevast. Sekretär määrab dokumendi registreerimisel DORAs täitmise tähtaja, lähtudes õigusaktidest. Töötajad on kohustatud järgima dokumentidele vastamiseks ettenähtud tähtaegu. Dokumentidele tuleb vastata üldjuhul järgmiste tähtaegade jooksul:  saabuvatele kirjadele vastatakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui kolmekümne (30) kalendripäeva jooksul (kui õigusaktidest ei tulene teisiti);  teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie (5) tööpäeva jooksul;  märgukirjale ja selgitustaotlusele vastatakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui kolmekümne (30) kalendripäeva jooksul;  asutustevahelised dokumentide kooskõlastamised – 10 tööpäeva, kui 15 tööpäeva jooksul ei ole dokumenti kooskõlastatud ega eriarvamusi saadetud, siis loetakse dokument kooskõlastatuks;  riigikoguliikmete kirjalikele küsimustele vastatakse kümne (10) tööpäeva jooksul;  õiguskantsleri järelpärimisele vastatakse õiguskantsleri määratud tähtaja jooksul:  keskusele adresseeritud kirjad, mille lahendamine ei kuulu keskuse pädevusse, tuleb edastada kuuluvuse järgi viie (5) tööpäeva jooksul, informeerides sellest ka saatjat. Dokumendi tähtaegse täitmise eest vastutab töötaja, kellele on see lahendamiseks suunatud. Resolutsiooni andev juht võib määrata asja lahendamiseks töötajale eeltoodust lühema tähtaja. Dokumendi täitmise tähtaega võib õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel pikendada kahe (2) kuuni või kuni asja lahendamiseks vajalike asjaolude selgitamiseni. Vastamistähtaja pikendamise otsustab osakonnajuht resolutsioonis täitjaks määratud töötaja ettepanekul. Asja lahendamise eest vastutav töötaja on kohustatud tähtaja pikendamisest teavitama dokumendi saatjat kirjalikult esialgse vastamistähtaja jooksul. VI DOKUMENTIDELE JUURDEPÄÄSUPIIRANGUTE KEHTESTAMINE 16. Teabele juurdepääsu piiramine Keskuses loodavale teabele kehtestatakse juurdepääsupiirangud õigusaktide (avaliku teabe seaduse jm. seadused, mis tunnistavad teabe asutusesiseseks kasutamiseks) alusel. Keskuse dokumentide loeteluga kinnitatakse sarjad, milles sisalduvatele dokumentidele võib juurdepääsupiiranguid kehtestada, loetelus märgitakse ära seadustes sätestatud alused. Kui dokument ei kuulu eelnimetatud sarja, kuid sisaldab asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet, otsustab dokumendile juurdepääsupiirangu kehtestamise dokumendi koostaja, lähtudes dokumendi sisust ja juurdepääsupiirangu eesmärgist. Delikaatseid isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele piiratakse juurdepääsu ka keskusesiseselt selliselt, et need on kättesaadavad ainult töötajatele, kes vajavad dokumente ametiülesannete täitmiseks. Keskusesse saabunud ja keskuses koostatud dokumendid, mis sisaldavad juurdepääsupiirangu kehtestamise aluseks olevat teavet, tunnistatakse asutusesiseseks kasutamiseks dokumendi saabumisel või dokumendi koostamisel.  19(21) Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asjaajamiskord Juurdepääsupiirangu määramisel kehtestatakse sellele kehtivusaeg. Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang alates dokumendi koostamisest või keskusesse saabumisest kuni vajaduse möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks (5) aastaks. Kui juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus püsib, võib direktor tähtaega pikendada kuni viie aasta võrra. 17. Dokumentide tunnistamine asutusesiseseks kasutamiseks Dokumentide koostamisel ja DORAsse hõlmamisel analüüsib koostaja dokumendis sisalduvat teavet, lähtudes avaliku teabe seadusest ning teistest õigusaktidest tulenevatest juurdepääsupiirangutest, ja tunnistab vajaduse korral dokumendi asutusesiseseks kasutamiseks. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud dokumendid märgistatakse järgmiselt: 1. suurtähtedega tekst „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS“ („AK“) 2. piirangu vormistamise kuupäev ja lõpptähtaeg; 3. juurdepääsupiirangu kehtestamise alus viitega seaduse paragrahvile, lõikele ja punktile. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud dokumendi hõlmamisel DORAsse kannab koostaja eeltoodud andmed ka DORAsse dokumendi registreerimisvormile. Kui dokumendis sisalduv teave eeldab dokumendi tunnistamist asutusesiseseks kasutamiseks, kuid selle kohta pole dokumendi koostamisel märget tehtud, tuleb koostajat kohe sellest informeerida ning koostaja tunnistab dokumendi asutusesiseseks kasutamiseks. Keskusesse saabunud juurdepääsupiiranguga dokumendi registreerimisel kannab registreerija märkel olevad juurdepääsupiirangu andmed DORAsse. 18. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud dokumendi kasutamine Juurdepääsupiiranguga dokumentide hoidmisel ja töötlemisel peab olema välistatud kolmandate isikute juurdepääs. Juurdepääsupiiranguga dokumendi hoidmise, kasutamise ja säilitamise eest vastutab töötaja, kelle valduses dokument asub. Dokumentidele, mis sisaldavad delikaatseid isikuandmeid on juurdepääs ainult neil töötajatel, kes vajavad neid tööülesannete täitmiseks. Juurdepääsupiiranguga paberdokumente hoiab nende haldaja viisil, mis välistab nende sattumise kõrvaliste isikute kätte (lukustatud kapis, sahtlis, seifis). Delikaatseid isikuandmeid sisaldavaid dokumente ei või jätta järelvalveta. Delikaatseid isikuandmeid sisaldavaid paberdokumente võib keskusesiseselt edastada ainult käest kätte, keskusest võib välja neid saata vaid tähitud postiga. Delikaatsed isikuandmeid sisaldavaid dokumente võib elektrooniliselt keskusest välja saata ainult krüpteeritult. Et vältida asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabe sattumist kolmandate isikute kätte, on keelatud dokumente jätta nõupidamisruumidesse, paljundus-, faksimasinate ning printerite juurde. Nõupidamisruumi tahvlid tuleb koosolekute lõppedes puhastada.  20(21) Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asjaajamiskord VII ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE-VASTUVÕTMINE Keskusest lahkuv töötaja (töölepingu lõpetamise) on kohustatud andma asjaajamise üle teda asendama määratud töötajale või oma vahetule juhile hiljemalt tööst vabastamise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks. Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmis-vastuvõtmisaktiga. Direktori ametist lahkumise korral peab üleandmis-vastuvõtmisakt sisaldama järgmisi andmeid:  keskuse koosseisunimestik;  keskuse eelarvevahendite seis;  teenistusalaselt usaldatud vara;  keskuse pitsatite arv, asukoht ning andmed nende hoidmise eest vastutava töötaja kohta;  lahkuva direktori poolt allkirjastatud käskkirja number liikide kaupa ja kirja registriindeks;  muud olulised andmed keskus asjaajamise kohta. Akti koostab asjaajamise üleandja elektroonilisele dokumendipõhjale ning prindib plangile. Akti allkirjastavad asjaajamise üleandja, vastuvõtja ning vahetu juhi poolt vajaduse korral määratud asjaajamise üleandmise juures viibinud töötajad. Kui üks pool asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel ei ole akti sisuga nõus, esitab ta enne allkirjastamist põhjendatud eriarvamuse, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge. Kui töötaja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, võetakse asjaajamine üle ühepoolselt kõrgemalseisva töötaja, direktori või tema poolt määratud töötaja poolt. Selle kohta tehakse akti märge. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt vormistatakse digitaalselt, DORA-s tagatakse kõikidele allkirjastajatele juurdepääs aktile. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akti alusel muudab DORA administraator pooleliolevate ülesannete eest vastutajad ning sarjade haldurid. VIII SÄILITAMINE, KASUTAMINE JA HÄVITAMINE 19. Asjaajamises lõpetatud toimikute ettevalmistamine säilitamiseks Asjaajamisaasta lõppemisel valmistab vastutav täitja dokumendid ette säilitamiseks ja edasiseks kasutamiseks. Asjaajamisaasta lõppedes kontrollib vastutav täitja toimikute vastavust dokumendiregistrile. Kontrollib nii elektroonilisi kui ka pabertoimikuid. Pabertoimikutest eraldatakse sinna mittekuuluvad dokumendid ning lisatakse puuduvad. Puudustest elektroonilistes toimikutes informeerib vastutav täitja sekretäri, kes teeb vajalikud korrektiivid (vahetab sarja, lõpetab menetlused jms). Sekretär sulgeb korrastatud elektroonilised toimikud, st et suletud toimikusse ei ole võimalik enam dokumente lisada, olemasolevate dokumentide registreerimisvormid on lukus, dokumente saab vaadata, kuid neid ei ole võimalik muuta. Lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 5 aastat) paberkandjal arhivaale võib säilitada tähtaja möödumiseni struktuuriüksuses. Isiku toimikutes peab olema sisukord, mis hõlbustab toimikus asuvate dokumentide leidmist.  21(21) Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse asjaajamiskord Struktuuriüksuse juhid annavad korrastatud toimikud arhiivi üle dokumentide loetelu alusel. Elektroonilised toimikud arvatakse elektroonilisse arhiivi automaatselt toimikute sulgemisel. Elektrooniliste toimikute säilitamine säilitustähtaja jooksul tagatakse DORA regulaarse varundamisega, tarkvara vahetumisel dokumentide migreerimisega uude süsteemi ja arhiivipüsivate vormingute kasutamisega (PDF-, XML- jm Rahvusarhiivi soovitatud vormingud) Asjaajamises lõpetatud toimikute loetelu koostab arhiivi eest vastutav isik koostöös sekretäriga. Loetelusse kantakse kõik asjaajamise käigus tekkinud toimikud iseseisvate kannetena, olenemata nende teabekandjast ning säilitustähtajast. Loetelu peetakse elektrooniliselt. Igal aastal teevad kõik struktuuriüksused asjaajamises lõpetatud toimikute loetelus oma toimikute kohta täiendusi kolme (3) kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu. 20. Asjaajamises lõpetatud toimikute säilitamine ja kasutamine Keskuse töötajatel on õigus vabalt kasutada asjaajamises lõpetatud juurdepääsupiiranguteta toimikuid - tutvuda nendega kohapeal, laenutada tööks vajalikke toimikuid, teha koopiaid. Kui töötaja soovib kasutada ainult ühte toimikut, annab selle talle toimikute hoidmise eest vastutav isik allkirja vastu dokumentaalsete materjalide arhiivist väljaandmise registreerimise raamatusse, mida täidetakse vabas vormis ja kus on kirjas väljaandmise kuupäev, toimiku nimetus, tema asukoht arhiivis, laenutaja nimi ja allkiri, tagastamise märge (kuupäev). Juurdepääsupiiranguga toimikuid tohivad kasutada ainult vastava volitusega isikud. Volitatud isikute ring on määratud juhendis „Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskus Paberkandjal isikuandmete töötlemise tingimused“ (lisatud). Teistele asutustele ja isikutele väljastatakse toimikute põhjal taotlusest lähtudes kas teatisi, tõestatud ärakirju, koopiaid või väljavõtteid. Originaaldokumente väljastatakse ainult kohtu-, juurdlus- ja eeluurimisasutuste nõudmisel direktori loal. Originaalide arhiivist väljaandmine vormistatakse aktiga. Väljaantavate dokumentide asemele paigutatakse nende tõestatud koopiad. Teatisi koostatakse vastuseks päringule mingi teema või isiku kohta. Teatis on arhiividokumentide põhjal koostatud juriidilise jõuga teatisdokument. Teatis vormistatakse analoogiliselt ametikirjale Keskuse kirjaplangile. Teatisele kirjutavad alla direktor ja toimikute hoidmise eest vastutav isik. Juurdepääsupiirangu kehtivuse ajal väljastatakse piiranguga dokumentidest koopiaid ja väljavõtteid ainult kirjaliku taotluse alusel direktori loal. Taotluses peab olema näidatud, millisel eesmärgil soovitakse dokumente kasutada. 21. Asjaajamises lõpetatud toimikute hävitamine Toimikud mille säilitustähtaeg on möödunud, hävitatakse akti alusel. Enne dokumentide hävitamise akti koostamist vaatab arhiivi eest vastutav isik koos asjaajamistalituse juhiga hävitamisele kuuluvad toimikud veel kord läbi. Arhiivi eest vastutav isik koostab toimikute hävitamise akti ja hävitab dokumendid paberiveskis purustamise teel. Helen Sinilaid Saatja: Veronika Kaska Saatmisaeg: esmaspäev, 4. november 2019 13:57 Adressaat: Tarmo Hellat Koopia: Helen Sinilaid Teema: RE: Kontrollitoiming teabehalduse korralduse nõuete täitmise hindamiseks Manused: Asjaajamiskord jaanuar 2014.pdf; KK_-_Dokumentide_loetelu_kinnitamine_2018.pdf; TÖÖTAJA KÄSIRAAMAT 2018.pdf; Teabehalduse korraldamise küsimused_08.10.xlsx Järeltegevuse lipp: Järeltegevus Olekulipp: Lipuga märgitud Tere Edastan Astangu KRK poolt täidetud küsimustiku koos asjakohaste materjalidega. Kuigi Astangu KRK-le kui hallatavale riigiasutusele ei ole TKTA määruse nõuded täitmiseks kohustuslikud, on Astangu KRK mitmel korral pöördunud Sotsiaalministeeriumi poole, et saada juhiseid selle kohta, kuidas on Sotsiaalministeeriumi valitsemisalas ühtselt teenuste korraldamine ja teabehaldus korraldatud. Juhiste puudumisel on Astangu KRK lähtunud olemasolevatest dokumentidest ja korraldusest, kuid majasiseselt on teema olnud arutamisel. Täiendavate küsimuste korral, palun pöörduda. Lugupidamisega Veronika Kaska personali- ja haldusosakonna juhataja/ jurist Loome koos paremat elu iga päev, iga mõtte ja teoga Tel +372 687 7233 Mob +372 505 5381 [email protected] Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskus Astangu 27 Tallinn 13519 Liitu Astangu uudiskirjaga From: Tarmo Hellat <[email protected]> Sent: Wednesday, October 9, 2019 10:51 AM To: Egon Veermäe <[email protected]>; Merike Jürilo <[email protected]>; Maret Maripuu <[email protected]>; Kristin Raudsepp <[email protected]>; Annika Veimer 1 <[email protected]>; Kert Valdaru <[email protected]>; Katrin Reinhold <[email protected]> Subject: Kontrollitoiming teabehalduse korralduse nõuete täitmise hindamiseks Lugupeetud asutuse juht, Siseauditi osakond on alustamas vastavuskontrolli toiminguid Vabariigi Valitsuse 25.05.2017 määrusega nr 88 „ Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ kehtestatud teabehalduse nõuete täitmise osas. Vastavuskontrolli toimingute ulatusest on välja jäetud teenuste ja dokumendihalduse korraldamise osa. Kontrollitoimingu viib läbi siseaudiitor Tarmo Hellat. Palume Teil määrata kontrollitoimingute läbiviimise ajaks kontaktisik ja edastada tema kontaktandmed siseaudiitori e- posti aadressile [email protected] hiljemalt 14.10.2019. Palun edastada kontaktisikule käesoleva e-kirja manuses olev küsimustik, palvega tagada selle täitmine. Küsimustele vastamisel palun mitte piirduda jah /ei vastustega, vaid selgitada kuidas konkreetne nõue on täidetud. Koos täidetud küsimustikuga palume edastada kõik käesoleva kontrollitoiminguga soetud asutusesisesed töökorrad, aktid jms. Täidetud küsimustiku koos asjakohaste dokumentidega palume tagastada siseaudiitorile elektrooniliselt aadressile [email protected] hiljemalt 4. novembriks 2019. Lugupidamisega Tarmo Hellat siseaudiitor | Siseauditi osakond | [email protected] Sotsiaalministeerium Suur-Ameerika 1 | 10122 Tallinn 626 9301 | http://www.sm.ee Evelin Pungas siseauditi juht | Siseauditi osakond 6269 737 | [email protected] Sotsiaalministeerium Suur-Ameerika 1 | 10122 Tallinn 626 9301 | http://www.sm.ee 2 Loome koos paremat elu iga päev, iga mõtte ja teoga TÖÖTAJA KÄSIRAAMAT Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskus 2018 HEA TÖÖTAJA! Meil on hea meel, et oled üks Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse enam kui 120-liikmelisest meeskonnast. Meie ühine eesmärk on luua võimalused erivajadustega inimeste tegevus- ja töövõime arenguks ning toetada neid nii tööellu astumisel kui ka teiste isiklike eesmärkide saavutamisel. Sinu panus on selle eesmärgi saavutamisel väga oluline. Ühise eesmärgi saavutamiseks on oluline, et mõistaksime ühtmoodi meie töökeskkonnas valitsevaid õigusi, kohustusi, tavasid ja igapäevase töökorralduse põhimõtteid. Töötaja käsiraamatus selgitatakse Sulle olulisemaid põhimõtteid, mida igapäevatöös järgime. On väga oluline, et oleksid käsiraamatu sisuga tuttav, seepärast loe see põhjalikult läbi. Käsiraamatu eesmärk ei ole tutvustada Sulle detailselt erinevaid regulatsioone, kuid Sa saad ülevaate kehtivatest kordadest ning välja on toodud nende olulisemad aspektid. Töötaja käsiraamat on ennekõike hea teejuht, mis juhatab Sulle erinevates tööalastes küsimustes kätte õige teeotsa. Lisaks võid Sa täiendavat informatsiooni ja abi alati küsida nii oma vahetult juhilt kui ka kolleegidelt. Head lugemist! 1  SISUKORD 1 Astangu missioon, visioon ja väärtused ................................................................................... 5 2 Astangu struktuuripuu ................................................................................................................. 6 3 Astangu traditsioonid................................................................................................................... 7 4 Eetikakoodeks .............................................................................................................................. 7 4.1 Koodeks ................................................................................................................................ 7 5 Hea tava ........................................................................................................................................ 8 5.1 Põhialused ............................................................................................................................ 8 5.2 Põhitõed ................................................................................................................................ 9 5.3 Kommunikatsioonipõhimõtted..........................................................................................11 6 Astangu kliendid.........................................................................................................................12 7 Teabekandjad ja -vahendajad .................................................................................................13 7.1 Astangu strateegia, tööplaan ja eelarve ........................................................................13 7.2 Avalik võrguketas ja struktuuriüksuste võrgukettad .....................................................14 7.3 Asjaajamiskord ja elektrooniline dokumendihaldussüsteem DELTA.........................15 7.4 Personali list .......................................................................................................................15 7.5 Astangu sündmused siseveebis ......................................................................................16 7.6 Struktuuriüksuste juhtide teavitamiskohustus ...............................................................16 7.7 Juhtkonna koosolekud ......................................................................................................16 7.8 Struktuuriüksuste koosolekud ..........................................................................................16 7.9 Töögruppide koosolekud ..................................................................................................17 7.10 Personali infotunnid ...........................................................................................................17 7.11 Arvuti ja interneti kasutamine ...........................................................................................17 7.12 E-posti rakendus MS Outlook ..........................................................................................18 7.13 Microsoft Outlook’i kalender ............................................................................................18 7.14 Laua- ja mobiiltelefoni kasutamine .................................................................................19 7.16 Astangu uudiskiri ...............................................................................................................19 7.17 Suhtlemine ajakirjanikega ................................................................................................20 7.18 Uuringud ja küsitlused ......................................................................................................20 7.19 Tunniplaan ..........................................................................................................................20 7.20 Teadete tahvlid ..................................................................................................................21 7.21 Valdkonna olulised meililistid ja infokirjad......................................................................21 8 Personalipoliitika.............................................................................................................................22 8.1 Värbamine ..........................................................................................................................22 2  8.2 Uue töötaja kohanemine....................................................................................................23 8.3 Arenguvestlused .................................................................................................................23 8.4 Tunnustamine .....................................................................................................................24 8.5 Koolitustel ja lähetustel osalemine ...................................................................................24 8.5.1 Koolitused .........................................................................................................................25 8.5.2 Lähetused .........................................................................................................................25 8.6 Töötasu ja muud tasud ......................................................................................................26 8.7 Haigestumine ......................................................................................................................26 8.8 Töösuhte lõpetamine..........................................................................................................27 8.8.1 Tööülesannete ja -vahendite üleandmine ....................................................................27 8.8.2 Lahkumise tagasiside......................................................................................................27 8.8.3 Puhkusetasu arvestamine töölepingu lõpetamisel ja viimase töötasu väljamaksmine............................................................................................................................27 9 Igapäevane töökorraldus...............................................................................................................28 9.1 Tööaeg ja pausid ................................................................................................................28 9.2 Töötamine Astangu ruumides väljaspool tööaega ........................................................29 9.3 Ületunnid ..............................................................................................................................29 9.4 Lühendatud tööaeg ............................................................................................................29 9.5 Öösel ja riiklikul pühal tehtava töö hüvitamine ...............................................................29 9.6 Kaugtöö ................................................................................................................................29 9.7 Puhkus .................................................................................................................................30 9.8 Külalised Astangul ..............................................................................................................31 9.9 Astangu transpordivahendite kasutamine töösõitudeks ...............................................31 10 Lepinguvälised soodustused ja võimalused.............................................................................32 10.1 Sportimisvõimalused jms...................................................................................................32 10.2 Raamatukogu ......................................................................................................................33 10.3 Söömine meie keskuses....................................................................................................33 11 Isikuandmete kaitse .....................................................................................................................33 12 Autoriõiguse kaitse.......................................................................................................................34 13 Turvalisus ......................................................................................................................................34 13.1 Läbipääsukaart ...................................................................................................................34 13.2 Töötervishoid ja –ohutus ...................................................................................................35 13.3 Õnnetusjuhtum või konflikt ................................................................................................35 13.3.1 Esmaabi ..........................................................................................................................36 13.3.2 Evakueerumine ..............................................................................................................36 3  13.3.3 Tuleohutus ......................................................................................................................36 13.4 Ähvardavast telefonikõnest, e-kirjast teavitamine ..........................................................37 14 Teenuse osutamise põhimõtted ..........................................................................................37 14.1. Keskuse teenuste kvaliteedipõhimõtted ......................................................................37 14.2. Kaasamise/ aktiivse osalemise põhimõtted ................................................................38 14.3. Jõustava keskkonna loomine astangu keskuses ........................................................39 14.4. Kliendi elukvaliteedi tõstmine .........................................................................................40 15 Sõnastik .........................................................................................................................................41 4  1 ASTANGU MISSIOON, VISIOON JA VÄÄRTUSED MEIE MISSIOON – MIS ON MEIE ÜLESANNE? MEIE VISIOON – KUHU TAHAME JÕUDA? Loome võimalusi erivajadusega inimese Oleme usaldusväärne partner hariduse, võimetekohaseks osalemiseks rehabilitatsiooni ja tööelu valdkondade ühiskonnas. põimimisel erivajadusega inimese iseseisvama elu loomisel. MEIE VÄÄRTUSED – MILLEST OMA TÖÖS LÄHTUME? Inimesekesksus – märkame ja väärtustame inimest - klienti, töötajat, koostööpartnerit, võrgustikku. Usaldusväärsus – oleme kompetentsed, sihipärased ja keskendume ühiskonna reaalsetele vajadustele. Avatus – oleme oma tegevustes läbipaistvad ja uuendusmeelsed, väärtustame arengut, üksteiselt (sh rahvusvaheliselt) õppimist ja paindlikkust. Koostöö – loome ühiselt lahendusi. MEIE KÕIGE SUUREM VÄÄRTUS ON INIMENE! 5 2 ASTANGU STRUKTUURIPUU 6  3 ASTANGU TRADITSIOONID Aasta jooksul toimub Astangul mitmeid nii personalile kui ka õppijatele mõeldud üritusi. Olulisemad sündmused aasta jooksul on õppeaasta algus 1. septembril, avatud uste päev, töötajate uusaastapidu ja suvepäev ning erinevad õppijate jõuluüritused, kevadnäitus ja lõpuaktused. VAATA VEEL:  Valik fotosid erinevatelt Astangu üritustelt asuvad avaliku kettal „Pildid ja videod“ kaustas ning siseveebis. 4 EETIKAKOODEKS Õhkkonna kujundamisel on tähtis osa suhetel erinevate inimeste vahel: millist käitumist oodatakse, kuidas arvestatakse erivajadustega ja kuidas tagatakse inimeste võrdne ja väärikas kohtlemine. Eetikakoodeks aitab järgida põhimõtteid meie igapäevatöös, mis on seotud erivajadusega inimeste elukvaliteedi ja käekäiguga meie ühiskonnas ning erivajadustega inimeste sotsiaalse toimetuleku taseme tõstmise ja integreerumisega tööturule. 4.1 KOODEKS  Meie töö põhineb vastastikusel Astangu keskuse põhieesmärkide aususel, lugupidamisel, võrdsel saavutamist kohtlemisel ja usaldusel  Oleme avatud koostööle, uutele  Töötame eesmärgiga inimese teadmistele, ettepanekutele ja ideedele elukvaliteeti säilitada või paremaks  Kogemused ja teadmised saame ausal muuta teel, rakendame neid inimeste heaks ja  Igapäevases tegevuses lähtume Eesti anname edasi praegustele ja Vabariigis kehtivatest seadustest ja tulevastele kolleegidele teistest õigusaktidest  Meie keskuses kehtivad  Peame oma töös silmas, et oleme osa konfidentsiaalsusnõuded. Igaüks, kes Eestist ja Euroopast kui tervikust ning keskuses töötab, kohustub nendest arvestame oma töös majandusliku ja kinni pidama kultuurilise reaalsusega  Me ei kahjusta oma sõna ega teoga  Taotleme oma tegevuses kõigi võrdset kliendi huve ja hoiame tema kohtlemist ja me ei ole mõjutatavad privaatsust muust kui professionaalsetest  Seame esiplaanile inimese huvid ja teadmistest ja kogemustest. Otsuste ja arvestame nendega. Valdkonna valikute tegemisel, peame silmas arengut juhtiva keskusena peame 7  nägema inimese elu pikemat  Oleme keskuses hoolivad ja säästlikud perspektiivi ja selleni jõudmise meile usaldatud vara ja ressursside lähimaid samme suhtes  Suhtume võrdselt kõigisse, anname  Hoiame füüsilise, vaimse ja erapooletut nõu ja ei levita kallutatud emotsionaalse vägivallata õhkkonda vaateid mingil viisil  Meie keskuses ei tarvitata alkoholi  Aitame kaasa inimese õigusele saada parimat võimalikku tuge, leides talle vajadusel sobivama abipakkuja  Toetame inimese püüdu olla võimalikult iseseisvalt toime tulev ühiskonna liige 5 HEA TAVA Astangu maine ja saavutused loovad siin töötavad inimesed. Hea maine püsib asjatundlikul, lugupidaval ja ausal käitumisel kolleegide, klientide ja partneritega. Selles peatükis on sõnastatud Astangu hea tava igapäevases töises suhtlemises kolleegide, klientide ja nende lähedaste ning koostööpartneritega. Hea tava sõnastati Astangu töötajate koostöös ja kannab endas Astangu mõtteviisi. Peatükk aitab mõista, milliseid hoiakuid tööl ja tööalases suhtlemises eeldatakse ning millistest põhimõtetest lähtuv käitumine on kooskõlas hea tavaga. Hea tava seab erilise vastutuse juhtidele, kellel on eeskuju andev roll. Hea tavana sõnastatud põhimõtetega vastavuses käituda on iga töötaja kohustus: hea tava järgimine on osa meie tingimustest uue töötaja värbamisel. Hea tava vastu eksimine ei too enesega üldjuhul kaasa töösuhte lõpetamist, kuid sage hea tavaga vastuollu minev käitumine ning hea tava põhimõtete tahtlik eiramine võib tekitada mõistmatust, pahameelt ja konflikte ning see võib tekitada küsimuse töötaja sobivusest Astangu kollektiivi. Lisaks hea tavana sõnastatule eeldame, et Astangu töötaja jääb ennast väljendades ja tegutsedes Astangu erinevates dokumentides ja regulatsioonides, oma kutseliidu eetikanõuetes ning Eesti seadusandluses sätestatud normide piiridesse. 5.1 PÕHIALUSED  avatus ja ausus suhtlemisel aitab  tähelepanelikkus ja valmisolek kuulata kaasa teineteisemõistmisele ja teeb lihtsamaks murede jagamise ning selgusele vastastikustes suhetes toe küsimise siis, kui seda vaja 8  viisakus ja korrektsus tegudes ja kõnepruugis aitavad kaasa vastastikku lugupidava suhte loomisele  tolerantsus ja sõbralikkus aitavad luua pingevaba ja sõbraliku õhkkonna  valmisolek kaasa mõelda ja orienteeritus koostööle aitab sõnastada ja ellu viia ühiseid eesmärke 5.2 PÕHITÕED  ma tean tervituse ja naeratuse väärtust  püüan kaastöötajaga tekkinud erimeelsused lahendada esmalt tema  lähtun lihtsast tõest: mõtlen enne kui endaga vesteldes. Kui me lahenduseni ütlen või teen ning kui kahtlen, siis ei jõua, siis lepime kokku, kes võiks pigem ei tee või küsin nõu olla küsimust lahendada aitav kolmas isik. Alati ei pea see olema ühe või  küsin vajadusel julgelt abi või nõuannet teise vahetu juht, kuid mõnel juhul võib juhi kaasamine olla vältimatu  viisakus on mulle igapäevaselt omane ja ma tean selle väärtust  valin sobiva aja ja koha tööl tekkivate pingete maandamiseks. Ma elan oma  suhtun lugupidavalt kõikidesse emotsioone välja nende inimeste inimestesse, sõltumata nende rassist, juuresolekul, kes mu reaktsioone rahvusest, usust, soost, mõistavad ning ei tee neist kohatuid seksuaalsetest eelistustest, vanusest või vääri järeldusi ja kehalistest ning vaimsetest  ma ei lahenda erimeelsusi asjasse võimetest mittepuutuvate inimeste ees, olgu  tean, et inimesed ja nende seisukohad nendeks siis kas kolleegid, kliendid, on erinevad. Austan igaühe õigust koostööpartnerid või keegi muu - ma sõnavabadusele ja õigust jääda oma võtan endale aega ning leian põhjendatud arvamuse juurde probleemide lahendamiseks sobiva aja ja koha  väldin käitumist, mis kas on või mida  annan ausat ja adekvaatset tagasisidet saab tõlgendada vaimse või füüsilise klientidele ja kolleegidele. Kuid ma vägivallana. Ma tean, et ka iroonilisus, teen seda taktitundeliselt - minu naeruvääristamine, sildistamine, eesmärk ei ole solvata, samuti annan ignoreerimine, hinnangulisus sõnades endale aru, et esindan hinnangutes ja käitumises jms on käsitletav vaid enda arusaama vägivallana. Kui tunnen, et olen olnud ebaõiglane, siis tean, et siiras  ma ei võta töökohustusi täites vastu vabandamine on parim, mida saan kingitusi, kui kinkimise eesmärk on juhtunu heastamiseks teha minu töiste otsuste ja valikute mõjutamine kinkijale sobivas suunas 9  või kui kingi väärtus ületab piire, mida vältida mitmetimõistmist, segadust võib pidada sobivaks piiride kehtestamisel ning rivaliteeti  hindan ja hoian rahulikku  ma ei alahinda kliendi võimekust ja ei töökeskkonda ning hoolitsen selle tee tema eest ära asju, milleks ta ise eest, et ka mu külalised seda teeks suuteline on  kannan hoolt Astangu vara eest ning kasutan säästlikult vett ja elektrit,  klienti õpetades või juhendades sulgen lahkudes aknad, kustutan tule selgitan reegleid, mille täitmist nõuan. ja lukustan ukse Nendest reeglitest pean kinni ka ise, olgu need siis kas tööohutusnõuded,  kannan klientide ja külalistega korralduslikud küsimused vms suheldes Astangu töötaja nimesilti  ma ei viibi joobeseisundis tööl ning  ma lahkan klientidega seotud küsimusi suitsetan selleks ette nähtud kohas ja probleeme töökoosolekutel või suletud uste taga asjassepuutuvate  vastan oma e- kirjadele võimalusel kolleegide ringis. Ma ei aruta klientide kohe, kuid hiljemalt kolme tööpäeva probleeme ja tervislikku seisundit jooksul või kirjas ettenähtud tähtajaks puudutavaid küsimusi teiste klientide  pikemalt töölt eemal viibides või asjasse mittepuutuvate inimeste (puhkusel, lähetusel, haiguslehel jne) ees ning võõrastele kõrvadele avatud aktiveerin oma e-posti kontol ruumis, nt koridoris. Seda ka siis, kui automaatvastuse, kus on kirjas vestluspartneriks on klient ise töölenaasmise kuupäev ning selle kolleegi kontaktid, kelle poole äraolekul  ütlen alati kliendile, kui plaanin temaga töistes küsimustes pöörduda seonduvaid küsimusi arutada kolmanda osapoolega, olgu selleks siis  säästan enda ja kolleegide aega ning kas kolleeg keskusest, spetsialist viin ennast enne koosolekuid ja väljastpoolt maja või inimene kohtumisi päevakorda tulevate lähivõrgustikust teemadega kurssi  loen tähelepanelikult läbi töised-e-  julgustan klienti teda puudutavate kirjad, et olulist informatsiooni mitte otsuste tegemisel kaasa rääkima, kahe silma vahele jätta ja vältida arvestan tema arvamusega ning täpsustamist küsimustes, millele kirjas põhjendan langetatud otsust talle vastus olemas arusaadaval viisil  kutsun koosolekule inimesi nii palju kui vajalik ja nii vähe kui võimalik. Ma mõtlen hoolikalt läbi koosoleku eesmärgid ja päevakava ning pean nendest kinni  pean kinni kirjalikest ja suulistest kokkulepetest  arvestan klientidega suheldes nende isiksusega, kuid samas kehtestan kõikidele ühetaolised ja ühemõtteliselt mõistetavad käitumisraamid. See aitab 10  5.3 KOMMUNIKATSIOONIPÕHIMÕTTED  Astangu kõige suurem väärtus on võimalik. Valime sisutiheduse inimene, sellest lähtuvalt on meie vastavalt infosaaja vajadusele. olulisim kommunikatsioonipõhimõte see, et suhtluspartner tunneks end  Meie kommunikatsioon on kaasav. suhtlemisolukorras hästi. Selleks, et meie tegevus saaks olla võimalikult kliendikeskne, püüame ka  Meie kommunikatsioon on aus. Meie suhtlemisel ning oma sõnumite suhtlus põhineb vastastikusel aususel loomisel maksimaalselt arvesse võtta ja usaldusel. Lähtume oma klientide jt sihtgruppide soove ja kommunikatsioonis Eesti Vabariigis sõnumeid. Me anname kehtivatest seadustest ja teistest suhtluspartnerile võimaluse ise õigusaktidest. probleeme defineerida ning infot mõtestada, mitte ei tee seda tema  Me järgime eest. Lisaks sellele, et me anname konfidentsiaalsuspõhimõtteid. Me ei konstruktiivset ja taktitundelist kahjusta oma sõna ega teoga kliendi tagasisidet, küsime ning võtame huve ja hoiame tema privaatsust. arvesse ka teistelt tulevat tagasisidet ja ettepanekuid.  Meie kommunikatsioon on viisakas. Väljendume rahulikult, selgelt ja  Meie kommunikatsioon on erapooletu. viisakalt ning peame alati silmas, et Suhtume võrdselt kõigisse, anname meie sõnu ja seisukohavõtte võidakse erapooletut nõu ja ei levita kallutatud tõlgendada kui Astangu omi. vaateid mingil viisil. Me ei ole mõjutatavad muust kui  Meie kommunikatsioon on lugupidav. professionaalsetest teadmistest ja Peame lugu nii nendest, kellele meie kogemustest. kommunikatsioon suunatud on, kui ka nendest, keda oma  Meie kommunikatsioon on õigeaegne. kommunikatsioonis (nt artiklites, See hõlmab olulise info edastamist fotodel või videotes) kujutame. Meie pigem varem kui hiljem, et kommunikatsioon ei lähe vastuollu suhtluspartner saaks oma tegemisi nende inimeste väärikusega, kellele paremini planeerida. Me püüame või kelle abil meie kommunikatsioon meilidele vastata maksimaalselt 2 toimub. Nii meie sõnaline kui tööpäeva jooksul ning kui seda ei mittesõnaline (nt visuaalne) jõua, siis saadame teate, et oleme kommunikatsioon toetab meie meiliga tutvunud ning vastame arusaama, et lugupidamist väärivad esimesel võimalusel. Kriisolukorras kõik inimesed oma erilisuses. tegutseme koheselt. Vigade tegemisel teadvustame neid esimesel  Meie kommunikatsioon on selge. võimalusel ning edastame õige info. Vähem on rohkem – lähtuvalt selge keele põhimõttest püüame oma info  Meie kommunikatsioon põhineb öelda nii selgelt ja lühidalt kui reaalsetel andmetel. Me anname endast parima, et tunda oma kliente ja 11  teisi sihtgruppe. Selleks, et meie seda selgemaks ja kohandades seda kommunikatsiooniga seonduvad infosaajate arenevate vajadustega. otsused saaksid tuleneda reaalsetest andmetest, mitte meie eeldustest ja  Meie kommunikatsioon on järjepidev. sisetundest, kogume järjepidevalt Kasutame järjepidevalt ühtseid tagasisidet, ettepanekuid ja mõõdame termineid, võimalusel ka ühtset rahulolu. korporatiivstiili (vt Astangu identiteedijuhist). Ühtsed pidepunktid  Meie kommunikatsioon on arenev. teevad infosaaja elu lihtsamaks. Püüame pidevalt arendada nii oma kommunikatsiooniplatvormide tehnilist poolt, muutes seda kasutajasõbralikumaks ja ajakohasemaks, kui sisu, muutes 6 ASTANGU KLIENDID Astangu keskus pakub oma teenuseid tööealistele erivajadusega inimestele. Mõnedel teenustel osalemiseks peab inimesele olema määratud puue või töövõimetus. Mõnedel teenustel osalemiseks ei ole see aga oluline. Üldiselt on keskusesse oodatud erinevate erivajadustega tööealised inimesed, kes soovivad nõustamist ja tuge, et iseseisvamalt toime tulla ning endale võimetekohane eneseteostusvõimalus leida. Täpsemad tingimused erinevate teenuste kasutamiseks on kirjas keskuse kodulehel ja teenustele vastuvõttu reguleerivates sisedokumentides. Kõik Astangu kliendid nõustuvad meie kliendi staatusesse astudes teenuse spetsiifikast lähtudes sõnastatud kliendi õiguste ja kohustustega. Iga kliendiga tegelev Astangu töötaja selgitab enne teenuse osutamist vajadusel täiendavalt kliendile, mis on teenuse eesmärk, kuidas seda osutatakse ning kuidas teenuse osutamine eeldatavalt kulgeb. Teenuse osutamisel toimuvad muudatused kooskõlastatakse alati kliendiga ning need toimuvad vaid kliendi nõusolekul. Kui teenuse osutamise käigus tekib kliendil ettepanekuid või kaebusi, siis lahendatakse need võimalusel jooksvalt koostöös vajalike spetsialistidega. Kui jooksvalt ei ole klienti rahuldava lahenduseni mingil põhjusel võimalik jõuda, siis on kliendil võimalus esitada kaebus. Vajadusel peab Astangu töötaja klienti vormi täitmisel abistama. LOE VEEL:  Klientide õigused ja kohustused ja Klientide ärakasutamise ennetamine ja tagasiside ning kaebuste menetlemine dokumendid leiad avalikult kettalt info ja juhendite kaustast. 12  7 TEABEKANDJAD JA -VAHENDAJAD Astangul on teabe liikumine oluline kõikidel tasanditel ja kõikide töötajate vahel. Tavapärase tööalase teabe kõrval on Astangul oluliseks infoks ka ideed, algatused ning tagasiside andmine ja kogumine. Informatsiooni vahetamiseks kasutatakse erinevaid viise. Sobiv moodus valitakse sõltuvalt olukorrast, kuid oluline on, et tööalane teave liiguks kiiresti ja moonutamata kujul asjassepuutuvate inimesteni ning asjassepuutuvate inimeste vahel. 7.1 ASTANGU STRATEEGIA, TÖÖPLAAN JA EELARVE Astangu strateegia, tööplaan ja eelarve annavad ülevaate meie ühest asutusteülesest ühisest mõjueesmärgist ja –indikaatoritest ning tegevussuundadest, nende täideviimise ajakavast ja selleks planeeritud ressurssidest. Strateegia koostatakse kolmeks aastaks ning tööplaan ja eelarve iga aasta kohta. Aastatel 2018-2020 on Astangu keskusel 3 peamist tegevussuunda: 1) sotsiaalne rehabilitatsioon; 2) õppes osalemise toetamine; 3) tööle saamise toetamine. Keskuse asutusteülene ühine mõjueesmärk ja mõjuindikaatorid Asutusteülene ühine mõjueesmärk: Inimese iseseisvam toimetulek võimetekohase rakendumise kaudu tööl, hariduses jt valdkondades ning hooldaja/lähedase hoolduskoormuse vähenemine. Asutusteülese ühise mõjueesmärgi saavutamist mõõdame me erinevate asutustega koostöös saavutatavaid mõjuindikaatoreid: 1) koostöös Sotsiaalkindlustusameti ja Töötukassaga üle Eesti programmipõhiselt osutatud rehabilitatsiooniteenustes osalenud klientide osakaal (%); 2) koostöös Sotsiaalkindlustusametiga osutatud sotsiaalse rehabilitatsiooniprogrammides osalenud klientide osakaal (%), kelle eesmärgid saavutati; 3) kutseõppes väljalangenud HEV õppijate osakaal kõigist HEV õppijatest (%); 4) HEV õppijate rakendamise % tööturul või edasiõppes. Organisatsioonisisesed arengueesmärgid 1) Motiveeritud, kompetentne, enese ja organisatsiooni arengule orienteeritud personal; 2) Astangu KRK nähtavus läbi meedias kajastuse, kodulehe külastuste ja sotsiaalmeediakanalite aktiivsuse ning AKRK rahvusvaheline koostöö; 3) eelarvelised vahendid on arengut toetavad ja jätkusuutlikud; 4) tööprotsessid on hästi planeeritud ja efektiivsed, et saavutada oodatud tulemused optimaalse koormusega. Keskuse tegevusaruanded Igal aastal koostame ja saadame oma partneritele tutvumiseks keskuse tegevusaruande. Keskuse tegevusaruanne sisaldab nii strateegilisi võtmetulemusnäitajaid, kui keskuse töö tulemuste kirjeldusi lähtudes iga-aastases tööplaanis planeeritud tegevustest. Keskuse eelarve Keskuse eelarve on üks osa riigieelarvest. Lisaks riigieelarve rahale teenib keskus ka omatulu (ujula ja spordisaali rent, toodete ja teenuste müük, koolitusruumide rent jne) ja on rahastatud ka läbi välisprojektide ja programmide (struktuurifondid või muu välisabi). Igaks aastaks koostab finantsjuht tööplaani juurde ka eelarveplaani, mille täitmist jälgitakse jooksvalt. LOE VEEL:  Strateegia ja tööplaanid on kättesaadavad avalikul kettal juhtkonna kaustas.  Keskuse võtmetulemusnäitajate ja tegevusaruannetega saad tutvuda keskuse kodulehel valides peamenüüst „Meie keskusest“ ning liikudes edasi alamenüüle „Strateegilised eesmärgid ja tulemused“. 7.2 AVALIK VÕRGUKETAS JA STRUKTUURIÜKSUSTE VÕRGUKETTAD Olulised dokumendid, juhendid, struktuuriüksuste info jm on üleval avalikul kettal . Avalikule kettale on ligipääs kõikidel Astangu töötajatel! Lisaks on kõikidel struktuuriüksustel osakonna kettad (nt. Personali- ja haldusosakonna (O) ketas). Sarnaselt avaliku kettaga säilitatakse seal üksuse olulist informatsiooni ja dokumente. Samuti on olemas osadel töötajatel ligipääs ühisketastele nt. Klient (K) või Õpilaskodu (L) Ligipääs nendele ketastele sõltub tööülesannete iseloomust – töötajad saavad ligipääsu kettale taotluse alusel. Taotluse tegemiseks pöördu asjaajamistalituse juhi poole. 14  7.3 ASJAAJAMISKORD JA ELEKTROONILINE DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEM DELTA Asjaajamise korraldamise põhinõuded kehtestab Astangul asjaajamiskord. Tööülesannete täitmisel on asjaajamiskorra nõuete täitmine kõikidele Astangu töötajatele kohustuslik. Astangul kasutatakse elektroonilist dokumendihaldussüsteemi DELTA. DELTAs registreeritakse, menetletakse ja arhiveeritakse kõik Astangu dokumendid kuni hävitamiseni või üleandmiseni arhiivi. DELTAt saab kasutada iga Astangu töötaja, kellele on selle kasutamiseks õigused antud. DELTAsse saab siseneda siseveebi kaudu DELTA menüüpunkti kasutades, samuti saab siseneda veebilehitseja Internet Explorer’i ja Google Chrome kaudu aadressilt delta.astangu.ee Väljastpoolt maja saab DORAsse siseneda kaugühenduse abil. Kaugtöö alustamiseks tuleb alla laadida eelseadistatud RDP fail rds.sm.ee Alla laetud fail tuleb käivitada, ette tuleb aken, kuhu on vaja sisestada kasutajanimi ja parool (sama, mis arvutisse sisenemisel). Kaugtöö sessioonis saate kasutada selliseid teenuseid:  Võrgukettaid – personaalsed kui ka asutuse põhiseid.  Sisevõrgu veebi saidid – siseveeb, DORA, DELTA, RTIP, AIS jne  ID-kaart – Nii allkirjastamine kui ka veebi teenuste sisselogimine.  Standard tarkvara LOE VEEL:  Asjaajamiskord  Dokumentide loetelu  DELTA juhendid Dokumendid asuvad avalikul kettal (avalik-avalik-Delta kaust) 7.4 PERSONALI LIST Personali listi kaudu on igal Astangu töötajal võimalik edastada kogu personali puudutavaid teateid. Personali listi aadress on [email protected] Enne personali listi kirjutamist mõtle alati, kas info on kõikidele töötajatele vajalik, kas teabe edastamiseks on põhjust kasutada just personali listi või saad info edastada siseveebi kaudu. Personali list on mõeldud eelkõige tööalase informatsiooni edastamiseks. 15  7.5 ASTANGU SÜNDMUSED SISEVEEBIS Alates maikuust 2014 on Astangu keskuse sündmused ja kõigile oluline informatsioon kättesaadav siseveebi kaudu. Kõik Astangu töötajad saavad saata oma ettepanekuid ja soove info edastamiseks kommunikatsioonispetsialistile või personalijuhile (personalialane informatsioon). Foorumisse saavad kõik töötajad ka ise infot üles panna. Siseveeb on pidevalt arenev ja täiustuv infovahendaja. Siseveebis on üleval kõikide töötajate sünnipäevad. Samuti saab siseveebis avaldada kiitust kolleegidele. 7.6 STRUKTUURIÜKSUSTE JUHTIDE TEAVITAMISKOHUSTUS Juhtidel on kohustus tagada oma üksuse töötajate kursisolek oluliste regulatsioonide ja poliitikate arengu ja muutustega, neid puudutavate otsuste, tegevuste ja sündmustega. Juhid on oma üksuse töötajatele esmane infoallikaks ükskõik millises tööalases küsimuses. 7.7 JUHTKONNA KOOSOLEKUD Juhtkonna koosolekud toimuvad regulaarselt üldjuhul esmaspäeviti algusega kl 10.00. Juhtkonna koosolekutel osalevad direktor, arendusnõunik, osakondade juhid, finantsjuht, personalijuht, välissuhete koordinaator, kommunikatsioonispetsialist ja õppeosakonna arendusspetsialist. Vajadusel osalejate ringi laiendatakse. Juhtkonna koosolekute protokoll (otsused) saadetakse DELTA kaudu kõikidele töötajatele. Iga nädala esmaspäeval pannakse siseveebi üles töötajatele mõeldud nädala infokiri, kus kajastuvad iga osakonna vaates olulised teemad. 7.8 STRUKTUURIÜKSUSTE KOOSOLEKUD Struktuuriüksustes toimuvad regulaarsed koosolekud, mille toimumise ja päevakorra eest vastutab üksuse juht. Üldjuhul toimuvad üksuste koosolekud kindlal nädalapäeval ja kindlal kellaajal. Koosolekute eesmärk on hoida üksuste töötajad kursis Astangul toimuvaga, arutada ja lahendada erinevaid tööalaseid küsimusi, jagada ideid ning anda tagasisidet. Üksuste koosolekututel osalemine on kohustuslik. Kui koosolekul osalemine pole mõnikord võimalik, siis peab seda eelnevalt teatama üksuse juhile. Üksuste koosolekud protokollitakse. Koosolekult puudunud töötajal on kohustus tutvuda koosolekuprotokolliga, et olla teadlik koosoleku päevakorrast ning vastuvõetud otsustest.  7.9 TÖÖGRUPPIDE KOOSOLEKUD Väga paljud eesmärgid saavutatakse Astangul erinevate struktuuriüksuste tihedas koostöös. Tavaliselt moodustatakse erinevate üksuste liikmetest töögrupp, mis korraldab ise oma tööd ning käib koos vastavalt vajadusele, kuni eesmärk on saavutatud ning tööülesanne täidetud. Töögruppide koosolekud protokollitakse või koostatakse lühike koosoleku sisu kokkuvõttev memo. Vajadusel kasutavad töögrupid ka teiste Astangu töötajate abi ja teadmisi, samuti hoiavad nad oma tegevusega kursis juhtkonda ning vajadusel ülejäänud personali, oma üksust või asjassepuutuvaid töötajaid. Töögruppide koosolekuid ja vastuvõetud otsuseid dokumenteeritakse töögrupi koosolekuprotokollides või memodes. 7.10 PERSONALI INFOTUNNID Üldjuhul kord kuus korraldatakse Astangul personali infotunde. Võimalusel toimuvad personali infotunnid kuu viimasel teisipäeval kell 15:15–16:15. Infotunnid võivad toimuda väga erinevatel teemadel: koolitusel või lähetusel viibinud töötajad vahendavad oma kogemusi ja teadmisi, tutvustatakse muudatusi seadustes, kordades, töökorralduses jms. Sõltuvalt Sinu tööülesannetest ja konkreetse infotunni teemast on infotunnis osalemine kas kohustuslik või vabatahtlik. Infotunni kutse saadetakse personali listi. Kui Sul ei ole võimalik osaleda, siis pead seda oma vahetule juhile alati eelnevalt teatama ning selgitama oma kõrvalejäämise põhjuseid. Mõjuva põhjuseta kohustuslikust infotunnist kõrvalejäämist käsitletakse töökohustuste mittetäitmisena. 7.11 ARVUTI JA INTERNETI KASUTAMINE Kõikidel Astangu töötajatel on võimalus kasutada arvutit. Personaalarvutisse saab siseneda oma kasutajanime ja salasõnaga. Samuti saab arvutisse siseneda ID-kaardiga. Kõikidel töötajatel on õigus kasutada tööülesannete täitmisel ja info otsimisel internetti. Täiendava tarkvara vajadusel tuleb teha mittestandardse tarkvara taotlus ja kooskõlastada see oma otsese juhiga ja saata [email protected] Probleemidest arvuti ja internetiga teata TEHIK kasutajatoele 794 3913 või saada e-kiri aadressile [email protected]. Kohapeal teenindavad töötajaid Tieto spetsialistid. LOE VEEL: Astangu avalik ketas – Info ja juhendid IT-ABI kaust– erinevad juhendid, mis abistavad arvutikasutajat. Sealhulgas on juhendid ka kättesaadavad Outlookis-kaustade vaates-Kõik avalikud kaustad-IT juhendid allasutustele.  7.12 E-POSTI RAKENDUS MS OUTLOOK Kõik Astangu töötajad kasutavad töiseks elektrooniliseks kirjavahetuseks rakendust Microsoft Outlook. Igal töötajal on omanimeline e-postkast aadressiga kujul [email protected] Internetis saad oma e-postkasti siseneda aadressil https://post.sm.ee Astangu e-posti konto on mõeldud ennekõike töiseks kirjavahetuseks. Isikliku kirjavahetuse tarbeks võib kasutada mõnda vabavaralist rakendust, nt gmail.com, mail.ee, online.ee vms. Arvutisse sisse logimisel oled juba automaatselt logitud ka Outlook’i. Salasõna saab uuendada nii arvutisse sisenemisele, kui saabub salasõna vahetamise aeg kui ka veebi kaudu https://post.sm.ee. Ametlikus e-kirjavahetuses on kasutusel standardne allkiri. Ametlikku allkirja kasuta alati ainult astangu.ee e-posti kontolt kirju saates ning ametlikus kirjavahetuses. Kui Sul ei ole töötelefoni, siis pane oma kontakttelefoniks infospetsialisti telefoninumber 687 7231. Standardse allkirja kasutamine ei ole igas tööteemalises e- kirjas kohustuslik. Näiteks kui kirja saajaks on kolleeg või Sulle ammu tuttav koostööpartner, siis üldjuhul ei ole vaja sellist allkirja kasutada, Samuti ei ole pikka allkirja mõtet kasutada, kui olete ühe ja sama inimesega ühel ja samal teemal juba mitmeid kirju vahetanud – piisab, kui standardne allkiri on esimeses kirjas. Eraldi allkirja võib teha Astangu-siseseks kirjavahetuseks kolleegidega. Näiteks personali listi kirja saates on mõistlik kiri allkirjastada oma ees- ja perekonnanimega ning lisada ametinimetus, sisetelefoni ja ruumi number – nii on kolleegidel vajadusel mugav Sinuga ühendust võtta. E-posti rakenduste kasutamisel abistab vajadusel asjaajamistalituse juht. LOE VEEL: Astangu avalik ketas – Info ja juhendid IT-ABI kaustast E_kirja_allkirja _seadistamine 7.13 MICROSOFT OUTLOOK’I KALENDER Microsoft Outlook’i kasutajatel on kohustus teha Outlook’is nähtavaks oma e-kalender. Kalender on oluline töövahend tööaja planeerimisel ning aitab vahendada infot töötaja hõivatuse kohta, hõlbustades nii koosolekute kui ka muude tegevuste kavandamist. Kalendrisse pead jooksvalt märkima, millal oled ühel või teisel põhjusel hõivatud majas või majast väljas. Microsoft Outlook’i kalendrivaates saad kasutada ka Astangu ühiskalendreid näiteks #AKK_Kalender, kus on kirjas olulisemad üritused, kus meie töötajad osalevad. Ruumide kalendreid saad samuti vaadata (nt #AKK_Ruum_D257, #AKK_Ruum_C402). Sõidukite hõivatust näed nt #AKK_Buss) jne. Ühiskalendrid on mõeldud ruumide ja sõiduvahendite broneerimiseks. Microsoft Outlook’i kalendri kasutamisel pakub tuge asjaajamistalituse juht.  7.14 LAUA- JA MOBIILTELEFONI KASUTAMINE Lauatelefonilt majast välja helistades vali telefoninumbrile ette 0. Võimalusel ära kasuta lauatelefoni mobiiltelefonile helistamiseks. Kui vajadus tööasjus mobiiltelefonile helistada on väga sage, siis ütle seda oma üksuse juhile, et leida võimalus mobiiltelefoni kasutamiseks. Majasiseseks suhtlemiseks saab Astangul kasutada sisetelefoni. Sisetelefoni numbriks on lauatelefoni kolm viimast numbrit. Nt 687 7231. Lauatelefonide numbrid leiad siseveebist Kontaktide alt, või Astangu kodulehelt http://www.astangu.ee/kontakt/meie- meeskond.html Oma töötelefoni suunamine välisnumbrile *22*0 NUMBER # suunamise mahavõtmine #22# Oma töötelefoni suunamine sisenumbrile (näiteks puhkuse ajaks asendaja töönumbrile) *21*SISENUMBRI kolm viimast numbrit # suunamise mahavõtmine #21# Juhul, kui asendaja läheb ka puhkusele ja suunab oma numbri omakorda edasi, siis edasisuunamine ei rakendu enam. Astangu telefonid on üldjuhul mõeldud töökõnede tegemiseks, isiklike kõnede jaoks palun kasuta oma isiklikku mobiiltelefoni. 7.15 Astangu kodulehed ja sotsiaalmeedia Astangu keskuse koduleht www.astangu.ee kajastab kogu Astangu tegevust. Kodulehel on põhjalik informatsioon meie keskuse kohta ning seal ilmuvad regulaarselt meie tegevust kajastavad uudised. Eestikeelset kodulehte haldab kommunikatsioonispetsialist. Lisaks on Astangu esindatud sotsiaalmeedias – Facebookis, YouTube’is ning Instagram-is Kui Sinu valdkonna informatsioon kodulehel vajab uuendamist, Sul on vaja avaldada uudis või kajastada mõnd sündmust, siis saad seda teha koostöös kommunikatsioonispetsialistiga. 7.16 ASTANGU UUDISKIRI Astangu uudiskiri on mõeldud inimestele, keda huvitavad ja puudutavad täiskasvanud erivajadustega inimeste kutserehabilitatsiooni ja töötamisega seonduvad teemad. Uudiskirja kaudu jagame oma kogemust ja praktikat, samuti vahendame teavet Astangu olulisemate sündmuste ja tegevuste kohta. Lisaks saadame eraldi uudiskirja õppijate vanematele ja lähedastele. Uudiskirjad paneb kokku uudiskirja kolleegium, mille koosseisu kuuluvad juhtkonna liikmed ning kommunikatsioonispetsialist. Artiklite autoriteks on Astangu spetsialistid, õpetajad jt töötajad. Kui Sa soovid välja pakkuda teemat, mida uudiskirjas kajastada, siis pöördu uudiskirja kolleegiumi poole. Kõik Sinu head mõtted ja kaastööd on alati oodatud. 7.17 SUHTLEMINE AJAKIRJANIKEGA Ajakirjanike suulistele ja kirjalikele küsimustele vastamisel tuleb esmalt pöörduda Astangu kommunikatsioonispetsialisti poole, et läbi arutada vastuse sisu ja ajakirjandusele esitatavad andmed. Juhul, kui kommunikatsioonispetsialist pole hetkel kättesaadav, tuleb ajakirjaniku huvist informeerida vahetut juhti ning temaga vastus kooskõlastada. Astangu meedias eksponeerimisel lähtume põhimõttest, et loo teema peab olema otseselt meie keskusega seotud ning täidab ka meie kommunikatiivseid eesmärke. Meie klientidelt peab alati küsima filmimiseks ja/või fotografeerimiseks nõusolekut. 7.18 UURINGUD JA KÜSITLUSED Klientide, huvigruppide ja keskuse personali vajaduste ja rahulolu hindamiseks korraldatakse Astangul regulaarselt erinevaid küsitlusi ja uuringuid. Uuringute käigus kogutakse teavet inimeste ja organisatsioonide vajaduste ning ootuste, rahulolu jms kohta. Saadud tagasisidet kasutatakse keskuse teenuste arendamisel. Tavapärased meetodid uuringuteks on nt küsitlus ja intervjuu. Sobiv meetod valitakse sõltuvalt uuringu eesmärgist ja mahust. Läbiviidud uuringute, küsitluste tulemused ja statistikalast infot leiad avalikult kettalt. 7.19 TUNNIPLAAN Tunniplaanist saad ülevaate õpperühmade, õpetajate ja õppeklasside hõivatusest. Tunniplaan on avalikul kettal õppeosakonna kaustas ja Astangu kodulehel. Tunniplaani muudatuste kohta saadab õppekorralduse spetsialist info ka Astangu personali listi. 20  7.20 TEADETE TAHVLID Teadete tahvleid kasutatakse Astangul erineva informatsiooni edastamiseks nii meie klientidele kui ka töötajatele. Klientidele mõeldud info on õppeklassides ja käidavamates ruumides, põhiliselt koridorides. Teadete tahvlitelt võib leida infot meie ürituste, huviringide, tööpõhimõtete, tegevuse jms kohta. Samuti leiate seal infot erinevate ürituste kohta mujal. 7.21 VALDKONNA OLULISED MEILILISTID JA INFOKIRJAD Valdkonna päevakajaliste teemadega kursis olemiseks pakub lihtsaimat võimalust valdkonna oluliste meililistidega liitumine ja uudiskirjade tellimine. Tööks Astangul on väga oluline olla kursis valdkonna oluliste sündmuste ja arengutega, seepärast on soovitav listide ja uudiskirjadega liituda. Uudiskirjad:  Innove kutsehariduse uudiskiri http://innove.ee/et/kutseharidus/uudised Erivajadustega inimeste ühenduste ja koduleheküljed ja infolistid:  Eesti Liikumispuudega Inimeste Liit http://www.elil.ee/  Eesti Puuetega Inimeste Koda http://www.epikoda.ee/index.php  Tallinna Puuetega Inimeste Koda http://www.tallinnakoda.ee/1,136 Valdkonna spetsialistide listid:  Füsioterapeudid: www.fysiot.ee [email protected]  Tegevusterapeudid: www.tegevusteraapia.ee [email protected] [email protected]  Rehabilitatsiooniteenuse osutajate list: [email protected]  Logopeedid: www.elu.ee [email protected]  Eesti Sotsiaaltöötajate Assotsiatsioon http://eswa.ee/ [email protected]  8 PERSONALIPOLIITIKA Me soovime, et Astangul oleks innustav töötada, et meil oleksid head töötingimused ja koostöövalmis, toetav ning asjatundlik meeskond. Me soovime saavutada, et personali voolavus aastas oleks alla 10% ning täitmata töökohtade arv ei ületaks 5% aastas. Asjatundliku meeskonna saavutamiseks oleme otsustanud investeerida oma töötajate arendamisse. Me tahame, et meie koolituseelarve maht oleks kogueelarvest stabiilselt vähemalt 2 % ning arendus- ja koolitusplaani märgitud prioriteet 1 koolitustest oleks läbitud vähemalt 90% planeeritud mahust Meeskonna koolitamise eesmärke täidavad ka välislähetused erinevate projektipartnerite keskustesse kogu Euroopas. Võimalus kogemusi jagada välis- kolleegidega ning tutvuda nende töökorraldusega on olulisel määral toetanud meie arengut ning toonud Astangule hulganisti uusi ideid ja värsket mõtteviisi. 2013. aastal toimus esimene töötajate rahulolu-uuring. Mõõdame töötajate rahulolu ning motivatsiooni iga kahe aasta tagant Peame seda väga oluliseks, et astangu töötajad oleksid võimalikult rahulolevad ning motiveeritud ja läbi rahulolu- uuringu saame planeerida ka vajalikke muudatusi ning parendusi. Loe veel: Rahulolu-uuringu raportid asuvad avalikul kettal personali kaustas. 8.1 VÄRBAMINE Uute töötajate värbamist reguleerib värbamise juhend. Värbamise põhialuseks on organisatsiooni väärtused, kandidaatide teadmised, oskused ja kompetentsid ning samuti valikukriteeriumide selgus ja kandidaatide võrdsete võimaluste ja isikuandmete konfidentsiaalsuse tagamine. Valikukriteeriumidele vastamise ning vajaliku kompetentsi olemasolu kõrval peame värbamisel oluliseks kandidaadi valmisolekut pidada au sees Astangu väärtusi ning lähtuda tööalases tegevuses ja suhtluses Astangu heast tavast. Värbamine võib toimuda kas sisekonkursi, sihtotsingu (sihtpakkumise) või avaliku konkursi näol. Võimalusel ja sobivate oskustega töötajate olemasolul eelistatakse Astangu-sisest värbamist. Astangu-välisel värbamisel leitakse ametikohale sobiv töötaja kas avaliku konkursi (nt kasutades värbamise andmebaase, sotsiaalmeediat või erialaliitude liste). või sihtpakkumise (kui on teada vastavate teadmiste, oskuste ja kompetentsidega spetsialistid) näol. Igale värbamisele eelneb põhjalik kandidaatide valiku protsess ja analüüs, milleks kasutatakse erinevaid meetodeid, nt CV jt kandidaati kirjeldavate materjalide analüüsi, tööintervjuud, proovitööd, katseaega ja taustauuringuid. Värbamise korralduse eest tervikuna vastutab personalijuht ning iga konkreetse värbamise eest ka vahetu juht. Sõltuvalt tööülesannete iseloomust sõlmitakse uue töötajaga tähtajaline või tähtajatu tööleping.  8.2 UUE TÖÖTAJA KOHANEMINE Pärast valiku langetamist peame oluliseks uue töötaja kohanemise toetamist, et tagada võimalikult kiire sisse-elamine uutesse tööülesannetesse, Astangu meeskonda ning meie tööelusse üldisemalt. Me soovime, et kõik uued töötajad tunneksid end Astangul teretulnuna ja elaksid oma uude rolli ja töökohustustesse sisse võimalikult kiiresti. Tugi tööle sisse-elamisel ja ligipääs vajalikule informatsioonile on selleks väga oluline. Kohanemisperioodil vastutavad uuele töötajale toe pakkumise eest vahetu juht, personalijuht ning määratud mentor. Nende kõrval saab iga Astangu töötaja anda oma panuse, et uus inimene tunneks ennast uuel ametikohal teretulnuna ja toetavast ning sõbralikust meeskonnast ümbritsetuna. Sisse-elamisel on oluline roll ka uue töötaja koolitusel ja töötaja käsiraamatul. Esimene neist hõlmab näiteks Astangu põhiprotsesside ja erinevate struktuuriüksuste eesmärkide, põhimõtete ning ülesannete tutvustamist, Astangu tööelu üldise korralduse ja eetikakoodeksi selgitamist jms. Teine võtab kokku kõik olulise, mis on seotud Astangu tegevuse ja eesmärkidega. Uue töötaja koolitusprogrammi eest tervikuna vastutab personalijuht koostöös vastava struktuuriüksuse juhiga. Igale uuele töötajale on koostöös vahetu juhiga võimalus määrata ka mentor, kes on toeks sisse-elamisel üldisemalt ning samuti tööülesannete juhendamisel. Mõningatel juhtudel kui mentorit ei ole võimalik määrata, on juhendajaks vahetu juht. Mentori poolse juhendamise aeg on üldjuhul 1 kuu. Mentoriks olemine on mentorile tasustatud astangu töötasu juhendis sätestatud määras. Uued töötajad peavad üldjuhul läbima neljakuulise katseaja. Katseaeg on prooviperiood, mis annab nii töötajale kui ka tööandjale võimaluse otsustada, kas valitud töökoht või töötaja on sobiv. Katseaja jooksul saavad mõlemad pooled anda tagasisidet, et tagada edukalt toimiva töösuhte loomine. Katseajal vastutab uue töötaja tööalase väljaõppe ja juhendamise eest tema vahetu juht. Katseaja lõpetab vestlus, kus antakse ootuste ja rahulolu kohta vastastikku tagasisidet. Kui katseaeg on möödunud mõlema poole jaoks tulemuslikult, siis loetakse katseaeg edukalt läbituks. Kui katseaega analüüsides selgub, et töötaja ei ole töökohale sobiv või leiab töötaja, et ametikoht ei vasta tema ootustele, siis võidakse tööleping lõpetada. LOE VEEL:  Värbamise juhend, mis asub avalikul kettal personali kaustas. 8.3 ARENGUVESTLUSED Astangu personalitöös on väga oluline roll arenguvestlustel. Arenguvestlusi peetakse kord aastas ning selle käigus saavad mõlemad pooled tavalisest põhjalikumat tagasisidet erinevates tööga seotud küsimustes nagu motivatsioon, tööalased eesmärgid, tööülesannete sobivus, töötasu, tööalased ootused jne ning samuti pannakse paika töö- ja arengualased eesmärgid järgmiseks aastaks. Arenguvestlus on väga hea võimalus teha ettepanekuid töökorralduse parandamiseks ning rääkida isiklikest tööalase arenguga seotud ootustest. 23 Samuti pannakse arenguvestluse käigus paika iga töötaja koolitusvajadus ja koolitused järgnevaks perioodiks. Arenguvestlused toimuvad üldiselt sügisel. LOE VEEL: Arenguvestluste kord, mis asub avalikul kettal personali kaustas. 8.4 TUNNUSTAMINE Tunnustamine Astangul algab ennekõike kolleegi ja tema heade tööalaste tulemuste märkamisest. Oluline vastutus lasub siin juhtidel, kelle roll on töötulemusi objektiivselt hinnata ning häid tulemusi nii üksuse sees kui ka laiemas ringis, sh juhtkonnas esile tuua. Juhtide kõrval on oluline iga töötaja enda valmisolek märgata oma kolleegi tööd. Hea on töötada meeskonnas, mille liikmed üksteise tööd hinnata oskavad ning saavutustele tähelepanu juhivad. Kord aastas jagatakse Astangul auhinda „Astangu Pärl“. Esimesed pärlid jagati välja 2010. aastal. Pärleid jagatakse igal aastal neljas kategoorias: Aasta Päike (koostööaldis, sõbralik, abivalmis, positiivne kolleeg, särav nagu päike :)); Aasta Tegu (märkimisväärne tegu, millel on mõju ja ulatust nii maja sees kui ka väljapoole); Aasta Üllataja (kolleeg, kes tuli ja üllatas kas oma olemuse või tegutsemisega) ja Õppijate Lemmik. 2017. aasta eest anti pärl välja ka Aasta Uustulija (tema tulek ei jäänud kellelegi märkamata, kiiresti sisse elanud, loonud sõbralikud suhted kolleegidega ning saab oma tööülesannetega edukalt hakkama) ja Aasta Kolleegi (sõbralik ja toetav töökaaslane, usaldusväärne, positiivne ja eeskujuks meile kõigile) kategoorias. Astangu Pärli auhind on suur tunnustus selle saajatele ja seda jagatakse pidulikult igal aastal keskuse uusaasta peol. Keskuses töötavad ka vabatahtlikud, praktikandid ja asendusteenistujad. Nende märkamine ja tunnustamine on samuti meie jaoks oluline. Täname neid jooksvalt tehtu eest nt osakondade koosolekutel või töötajate kogunemistel ja peame meeles Astangu meenetega. Nad on teretulnud meie keskuse koolitustele, üritustele ning pakume võimalust kasutada meie keskuse lõõgastumisvõimalusi. 8.5 KOOLITUSTEL JA LÄHETUSTEL OSALEMINE Meie jaoks on oluline, et meie keskuses oleksid asjatundlikud töötajad, ja et iga meie töötaja saaks oma teadmisi, oskusi ja kompetentse arendada ja täiendada. Selleks, et töötajate arendamine ei oleks juhuslik, vaid planeeritud ja kooskõlas meie keskuse strateegiliste eesmärkide, tegevuste ning töötaja tööülesannetega koostame igal aastal arenguvestluste järgselt aastase arendus- ja koolitusplaani, mis koosneb iga töötaja individuaalsest koolitus- ning arenguvaldkonnast järgneval perioodil. Koolitusvajadused on seatud tähtsuse järjekorda (vastavalt prioriteet 1 ja prioriteet 2), kus oleme seadnud eesmärgiks, et prioriteediga 1 tähistatud koolitused peaksid vastava aasta jooksul olema läbitud. 24 Kui üldiselt käib töötajate enesetäiendamine vastavalt arendus- ning koolitusplaanile, siis erandjuhtudel on võimalik leppida kokku (vahetu juht, personalijuht, direktor) koolitus- või lähetusvajadus ka plaaniväliselt. Kui töötaja konkreetne koolitus/lähetus on kantud keskuse arendus- ja koolitusplaani ning kui selle maksumus jääb alla 300 euro, siis eelnev kooskõlastamine (taotluse eelne) personalijuhi või direktoriga ei ole vajalik. Otsuse koolitusele mineku vajalikkuse osas langetab osakonna juht koostöös töötajaga (taotlus küll kooskõlastatakse vastavalt juhendile Riigitöötaja Iseteenindusportaalis). Kallimate koolituste puhul on võimalik olukord, kus keskus tasub töötaja koolituse eest osaliselt või sõlmitakse töötajaga mõneks ajaks tööalaselt siduv koolituskokkulepe (leping). Iga sellise koolituse korral tehakse otsus koostöös vahetu juhi ja personalijuhiga eraldi. 8.5.1 KOOLITUSED Sul on võimalik osaleda nii keskuse sise kui ka erinevatel taseme-, tööalastel ja vabahariduslikel koolitustel, mis võivad toimuda nii Eestis kui ka välismaal. Nagu kirjas eespool, siis üldjoontes pannakse töötaja vajadused ja juhi nägemus vajalikest koolitustest kirja arenguvestlusel, kuid vajadusel võib kokkuleppel vahetu juhi ja personalijuhiga otsustada konkreetsete koolitusvajaduste üle ka jooksvalt. Koolituste planeerimisel lähtume põhimõttest, et koolitus peab olema seotud töötaja tööülesannetega. Sisekoolitusi korraldatakse keskuses erinevatel teemadel ja üldjuhul on need kolleegilt kolleegile kogemuste ja teadmiste jagamised, aga võivad olla ka väliskoolitaja osalusel. Sisekoolituse kutse saadetakse personali listi. Sisekoolitustest osavõtmine on rangelt soovitatav :). Erialaselt väga olulistel koolitustel osalejatelt ootame personalile kokkuvõtliku infotunni korraldamist. Üldjuhul lepitakse see kokku juba enne koolitusele või lähetusele minekut. Meil on väga hea meel, kui ka Sina oled valmis oma koolituskogemust teistega jagama. Kui oled käinud koolitusel või lähetusel, kus jagati koolitusmaterjale, siis sõltuvalt andmekandjast kas lae koolitusmaterjalid üles avalikule kettale kausta “Koolitusmaterjalid”. või säilitata oma struktuuriüksuses vastavas kaustas. Anna märku koolitusmaterjalide asukohast oma kolleegidele ja personalijuhile. Erialast tasemeõpet toetame üldjuhul paindliku töökorraldusega. Töö- ja koolikohustuste konkreetne ühitamine tuleb igal konkreetsel juhul läbi rääkida ka vahetu juhiga, et tööülesanded saaksid õigeaegselt tehtud. Töötajal on võimalus võtta õppepuhkust vastavalt kehtivale seadusele. 8.5.2 LÄHETUSED Sõltuvalt Sinu ametikoha tööülesannetest võib olla vajalik valmisolek töölähetusteks. Lähetused toimuvad üldjuhul erinevate välisprojektide raames kogemuste saamiseks ja 25 vahetamiseks sarnaste keskustega väljaspool Eestit. Lähetuse eesmärk peab olema seotud töötaja tööülesannetega ja iga töötaja lähetusse saatmine otsustatakse eraldi vahetu juhi ja direktori poolt. Sõltumata tööülesannete iseloomust on töölähetusse saatmiseks vajalik Sinu nõusolek, kui oled rase või kasvatad alla kolmeaastast või puudega last. Teatud projektide lähetustele on võimalik kandideerida. Selliste projektide kohta saadetakse info personali listi selgitusega, mis on lähetuse eesmärk, millistele kriteeriumidele peab kandidaat vastama ning kes teevad kandidaatide seast valiku. Lähetustaotluse pead vormistama üldjuhul vähemalt 14 tööpäeva enne töölähetusse minekut ning täpsemad juhised selle kohta leiad avalikult kettalt Riigitöötaja kaustast või www.riigitootaja.ee aadressilt ID-kaardiga sisse logides. Lähetuskulude katteks on Sul õigus saada avanssi. Avansi saamiseks pead lähetuskorraldusel eeldatavate kulude all ära näitama vastava summa, mida soovid avansiks saada. Lähetuskulud hüvitatakse lähtudes töölähetuse kuluaruande kuludokumentidest, mis üldjuhul peavad olema vormistatud Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse nimele. Lähetusega seotud kulud võivad olla nt sõidu- ja majutuskulud. Lähetuses oldud aja eest makstakse päevaraha vähemalt Vabariigi Valitsuse poolt ettenähtud alammäärade ulatuses, kuid mitte rohkem kui 32 (kolmkümmend kaks) eurot päevas Päevaraha määra võib vähendada kuni 70 %, kui saad lähetusel tasuta süüa või Sulle makstakse söögiraha. Pärast lähetust on töötaja ülesanne jagada saadud teadmisi ja materjale ka teiste kolleegidega. LOE VEEL: Töölähetus ja koolituse eeskirja leiad avalikult kettalt info ja juhendite kaustast 8.6 TÖÖTASU JA MUUD TASUD Töötasu kantakse töötaja arvelduskontole kord kuus iga kuu esimesel tööpäeval. Lisatasusid makstakse direktori otsusega ning töötasu juhendis kinnitatud kriteeriumide alusel. LOE VEEL:  Avalik ketas, personali kaust Töötasu juhend 8.7 HAIGESTUMINE Mõnikord võib tööle ilmumist takistada enda või lähedase haigestumine. Enda või hooldamist vajava pereliikme haigestumisel teata sellest võimalikult kiiresti oma vahetule juhile. Igale keskuse töötajale on lubatud kolm tervisepäeva aastas, et haigusest kosuda ja mil ei pea töövõimetuslehte perearstilt tellima. Kui oled pikemalt haige, siis tuleb perearstilt tellida töövõimetusleht, mis edastatakse keskusele digitaalselt. Igal struktuuriüksuse juht on kohustatud informeerima personalijuhti, kui töötaja on tellinud töövõimetuslehe (või hoolduselehe). 26 LOE VEEL: Ravikindlustuse seadus (Riigi Teataja) 8.8 TÖÖSUHTE LÕPETAMINE Töösuhet saab lõpetada korraliselt või erakorraliselt. Seda reguleerib Töölepingu seadus. Soovist tähtajatu tööleping korraliselt lõpetada pead Sa tööandjale ülesütlemise avaldusega ette teatama vähemalt 30, katseajal 15 kalendripäeva, v.a juhul, kui lepingu lõpetamine on tingitud erakorralistest asjaoludest. Tähtajalist töölepingut saad Sa lõpetada vaid erakorraliselt, st siis, kui Sul on selleks mõjuvad põhjused. Erakorralisest ülesütlemisest ei pea Sa nii tähtajatu kui ka tähtajalise töölepingu puhul ette teatama, kui kõiki asjaolusid ja mõlemapoolset huvi arvestades ei saa mõistlikult nõuda lepingu jätkamist kokkulepitud tähtaja või etteteatamise tähtaja lõppemiseni. Nii tähtajalise kui ka tähtajatu töölepingu võib vastastikusel kokkuleppel igal ajal lõpetada. Astangu peab lepingu ülesütlemist alati põhjendama töölepingu seadusest tuleneva alusega ning teatama lepingu ülesütlemisest ette töösuhte kestusest lähtudes 15-90 kalendripäeva. Seadusest tuleneva aluseta või seaduse nõuetele mittevastav töölepingu ülesütlemine on tühine. Sul on alati õigus ülesütlemine vaidlustada kohtus või töövaidluskomisjonis 30 kalendripäeva jooksul ülesütlemise avalduse saamisest arvates. 8.8.1 TÖÖÜLESANNETE JA -VAHENDITE ÜLEANDMINE Töölepingu lõpetamisel vastutab tööülesannete järjepidevuse ja tööde üleandmise eest lahkuv töötaja ning tema vahetu juht. Kõik tööandjalt tööks saadud vahendid ning tehtud tööd peab üle andma nii, et tagatud on töö järjepidevus ja tõrgeteta jätkumine. 8.8.2 LAHKUMISE TAGASISIDE Töölt lahkumise põhjused on inimestel tavaliselt väga erinevad. Meil on väga hea meel, kui Sa leiad enne lahkumist aega ning annad meile tagasisidet siinse töökogemuse kohta. Sa võid seda teha kas kirjalikult või suuliselt. Vestluse viib tavaliselt läbi personalijuht. Sinu vastuseid kasutame personalitöö ja tööprotsessi parandamiseks ning meile jõukohased ja konstruktiivsed ettepanekud püüame kindlasti ellu viia. 8.8.3 PUHKUSETASU ARVESTAMINE TÖÖLEPINGU LÕPETAMISEL JA VIIMASE TÖÖTASU VÄLJAMAKSMINE Kasutamata jäänud aegumata põhipuhkuse tasu ja viimane töötasu makstakse välja töölepingu lõpetamise päeval, st viimasel tööpäeval. Töölepingu lõpetamisel on Astangul 27 ilma töötaja nõusolekuta õigus kinni pidada makstud ettemaksed ja tasu väljatöötamata põhipuhkuse eest. 9 IGAPÄEVANE TÖÖKORRALDUS Üldist töökorraldust reguleerib Astangul töökorralduse juhend. Töökorralduse juhendis on määratletud Astangu kui tööandja ja Astangu töötajate üldised käitumisreeglid ning poolte vahelised õigused ja kohustused. LOE VEEL:  Töökorralduse juhendi leiad avalikult kettalt info ja juhendite kaustast  Töölepingu seadus 9.1 TÖÖAEG JA PAUSID Tööaeg ja selle arvestamise viis lepitakse kokku tööle asumisel ning see on fikseeritud töölepingus. Lugupidamisest kolleegide vastu ning töö tõrgeteta toimimiseks oodatakse kõikidelt töötajatelt kokkulepitud ajal tööl viibimist. Sagedane vahetu juhiga kokku leppimata hilinemine ja/või töölt puudumine võib põhjustada lahkhelisid nii juhtide kui ka kolleegidega. Astangu tööaeg vältab üldjuhul kl 8.00-17.00. Tööaeg võib alata ajavahemikus 8.00-9.00 ja lõppeda sõltuvalt tööaja algusest ajavahemikus 16.00-17.00. Ajavahemikul 9.00-16.00 viibivad seega üldjuhul majas kõik töötajad. Sobiv tööaja alguse ja lõpu aeg lepitakse kokku töötaja ning vahetu juhi vahel. Üksuse juht on kohustatud tagama üksuse sujuva ning tõrgeteta töö. Täistööajaga töötajatelt eeldatakse neil tundidel töökohas viibimist. Kui töötaja on kaugtööl, siis eeldatakse, et tööajal on võimalik teda kiiresti kätte saada kas e-posti või telefoni teel ning töötaja on teinud vastavasisulise sissekande (kus ta viibib (kaugtöö, seminar, koolitus jms) ning mil viisil on temaga võimalik kiirelt suhelda) oma Outlooki kalendrisse. Kui on olukordi, mil Sul ei ole võimalik mõjuvatel põhjustel kokkulepitud ajal tööle tulla, siis on Sinu kohustus informeerida oma vahetut juhti ning vajadusel ka infospetsialisti ja kolleege/koostööpartnereid, kellega sul on kokku lepitud koosolek või kohtumine. Vajadusel rakendatakse summeeritud tööaja arvestust. Sellisel juhul toimub arvestus struktuuriüksuse juhi kinnitatud tööajakava alusel. Töökohustuste iseloomust sõltuvalt võib kokku leppida ka lühemas, st osalises tööajas. Täistööaeg on 40 tundi nädalas, õpetajatel 35 tundi nädalas. Tööaja sisse on arvestatud 30- minutiline lõuna. Lõunatada saab Astangu sööklas ajavahemikus 12.00 – 13.00. Töötajatel, kelle töö eeldab pidevat kuvariga töötamist, on õigus pidada perioodilisi puhkepause. Puhkepauside kestus peab vältama vähemalt 10% kuvariga töötamise ajast. See tähendab, et töötades tund aega arvuti taga, on Sul õigus vähemalt 6-minutilisele puhkepausile. 28 Kuni pooleteiseaastase rinnalapse söötmiseks on tema emal õigus saada lisavaheaegu iga kolme tunni järel kestusega mitte alla 30 minuti, kahe või enama alla pooleteiseaastase lapse söötmiseks mitte alla ühe tunni. 9.2 TÖÖTAMINE ASTANGU RUUMIDES VÄLJASPOOL TÖÖAEGA Kui sul tekib vajadus töötada Astangu ruumides väljaspool tööaega, siis teavita sellest kindlasti eelnevalt administraatorit. Administraator teab sellega arvestada, kui ta tööruume signalisatsiooni alla paneb. 9.3 ÜLETUNNID Üle töölepingus kokku lepitud tööaja töötamine on ületunnitöö. Summeeritud tööaja arvestuse korral arvestatakse ületunnitööd arvestusperioodi lõikes ning ületunnitööks loetakse arvestusperioodiks kokku lepitud tööaega ületavaid töötunde. Kui tekib vajadus ületunnitöö tegemiseks, siis pead vahetu juhiga eelnevalt kokku leppima nii ületunnitöö tegemises kui ka selle kompenseerimise tingimustes. Ületunnitöö kompenseeritakse kas võrdses ulatuses vaba aja või 1,5-kordse töötasuga. 9.4 LÜHENDATUD TÖÖAEG Uusaastale (1. jaanuar), Eesti Vabariigi aastapäevale (24. veebruar), võidupühale (23. juuni) ja jõululaupäevale (24. detsember) eelnevad tööpäevad on kolme tunni võrra lühendatud. 9.5 ÖÖSEL JA RIIKLIKUL PÜHAL TEHTAVA TÖÖ HÜVITAMINE Tasu öösel töötamise eest on arvestatud töölepingus kokku lepitud töötasusse. Kui Su tööaeg langeb riigipühale, siis on Sul õigus saada 2-kordset töötasu või täiendavat vaba aega. 9.6 KAUGTÖÖ Üldjuhul täidetakse töökohustusi Astangu ruumides. Kui tööülesannete iseloom seda võimaldab, võib kokkuleppel vahetu juhiga tööülesandeid täita kaugtöö vormis kodus või mujal, kus on tagatud ligipääs vajalikele töövahenditele (arvuti, telefon, muu vajalik). Paindlik 29 töökorraldus on eriti oluline, kui töötaja peres on kasvamas laps(ed) või vajab suuremat tähelepanu muu pereliige. Kaugtööl on Sul kohustus olla tööajal telefoni ja e-posti teel kättesaadav. Vajadusel pead siiski olema valmis tööülesannete täitmiseks Astangule tulema; ootamatute ning kiireloomuliste küsimuste korral esimesel võimalusel. Kaugtööl olles tuleb teha vastavasisuline sissekanne (kus Sa viibid (kaugtöö, seminar, koolitus jms) ning mil viisil on Sinuga võimalik kiirelt suhelda) oma Outlooki kalendrisse. Kaugtööl pead isikuandmete töötlemisel tagama andmete kaitse. Delikaatsete isikuandmetega dokumente Astangult välja viia ei tohi. 9.7 PUHKUS Põhipuhkuse pikkus on kokku lepitud töölepingus ning sõltuvalt ametikohast kas 35 või 56 päeva. Puhkuse ajakava koostame kalendriaasta kohta ja teeme teatavaks kalendriaasta I kvartalis. Puhkuse ajakavas on kirjas põhipuhkus, kasutamata puhkus ning vajadusel ka muud seaduses ettenähtud puhkused. Kava tegemisel arvestame võimalusel Sinu soove, kuid teatud puhkudel on Sul õigus küsida põhipuhkust Sulle sobival ajal:  naisel vahetult enne ja pärast rasedus- ja sünnituspuhkust või vahetult pärast lapsehoolduspuhkust  mehel vahetult pärast lapsehoolduspuhkust või naise rasedus- ja sünnituspuhkuse ajal  vanemal, kes kasvatab kuni seitsmeaastast last  vanemal, kes kasvatab seitsme- kuni kümneaastast last, lapse koolivaheajal Puhkusele jäämiseks esitab töötaja läbi riigitöötaja iseteenindusportaali (www.riigitootaja.ee) puhkusetaotluse, millel on ära märgitud puhkuse liik (põhipuhkus, töötaja isikuga seotud puhkus, nt lapsepuhkus, õppepuhkus), puhkuse kestus ning puhkusetasu maksmise aeg. Puhkusetasu makstakse töötaja valikul kas eelviimasel tööpäeval enne puhkuse algust või töötaja järgmisel palgapäeval. Puhkusetaotlus tuleb esitada hiljemalt 2 (kaks) nädalat enne soovitud puhkust. Põhipuhkuse võib töötaja taotlusel jagada osadeks. Põhipuhkusest peab töötaja kasutama järjest 14 päeva. Ülejäänud põhipuhkus on soovitav seitsmepäevaste osadena. Vajadusel võib töötaja võtta puhkust ka lühemate perioodidena kui üks nädal. Kui töötaja soovib võtta puhkuse 1-3 tööpäeva ulatuses, siis tuleb võtta lisaks ka üks nädalavahetuse päev. Kui töötaja soovib võtta puhkuse 4-5 tööpäeva ulatuses, siis tuleb võtta ka lisaks 2 nädalavahetuse päeva. Tööle asumise kalendriaastal saad Sa kalendriaastast lühema aja eest põhipuhkust võrdeliselt töötatud ajaga. Sul on õigus nõuda põhipuhkust, kui oled Astangul töötanud vähemal kuus kuud. Kasutamata puhkuseosa viime üle järgmisesse kalendriaastasse, kuid selle nõue aegub ühe aasta jooksul pärast selle kalendriaasta lõppemist, mille eest puhkust arvestatakse. 30 Aegumine peatub ajaks, kui Sa oled kas rasedus- või sünnituspuhkusel, lapsendaja puhkusel, lapsehoolduspuhkusel, ajateenistuses või asendusteenistuses. Põhipuhkuse kõrval on Sul töölepingu seaduses sätestatud tingimustele vastates õigus saada rasedus- ja sünnituspuhkust, isapuhkust, lapsendaja puhkust, lapsehoolduspuhkust, lapsepuhkust, tasustamata lapsepuhkust ja õppepuhkust. Kui tasustatud õppepuhkus on ära kasutatud annab Astangu Keskus töötajale juurde 10 lisa õppepuhkuse päeva, mille üle peab arvestust vahetu juht. Sõltuvalt puhkuse liigist on puhkus kas tasustatud või tasustamata. Puhkusetasu maksame üldjuhul puhkusele järgneval palgapäeval. Muudatuste kohta saad täpsemat info oma üksuse juhilt. Töölepingu kestuse ajal ei saa puhkust hüvitada rahas või muude hüvedega, küll aga hüvitatakse Sulle kasutamata jäänud põhipuhkus rahas töölepingu lõppemisel. Mõnikord võib tekkida vajadus puhkus katkestada. Seda saab teha nii Sinu kui ka tööandja algatusel. Sinul on õigus puhkus katkestada, edasi lükata või enneaegselt lõpetada olulistel isiklikel põhjustel, ennekõike ajutise töövõimetuse, rasedus- ja sünnituspuhkuse või streigis osalemise tõttu. Astangu võib Sinu puhkuse katkestada või edasi lükata ettenägematu olulise töökorraldusliku hädavajaduse tõttu, eelkõige kahju ärahoidmiseks. Sel juhul hüvitatakse Sulle puhkuse katkestamisest või edasilükkamisest tekkinud kulud. Mõlemal juhul saad Sa puhkust jätkata kohe pärast puhkuse katkestamise lõpetamist või kokkuleppel mõnel muul Sulle sobival ajal. Põhjalikumalt saad puhkuse kohta lugeda töölepinguseadusest või küsida personalijuhilt. 9.8 KÜLALISED ASTANGUL Saabuvatest klientidest ja külalistest teata administraatorile, pane kirja valve kalendrisse ning tule neile ise valvelauda vastu. Vajadusel küsi valvelauast külalisele või kliendile külalise kaart. See on vajalik näiteks siis, kui külaline viibib majas pikemat aega ning liigub selle aja vältel majas ka iseseisvalt ringi. 9.9 ASTANGU TRANSPORDIVAHENDITE KASUTAMINE TÖÖSÕITUDEKS Vajadusel on võimalik töösõitudeks kasutada Astangu busse ja elektriautot. Astangul on kolm bussi: valge Mercedes Benz ja sinine Ford Transit ja hall Peugeot BoxerValges bussis on 7+1 kohta, sinises 16+1 ja hallis bussis 9 kohta. Sinine ja hall buss on ligipääsetavad. Kokku on võimalik sinisesse bussi mahutada neli aktiivratastooli ning siis mahub bussi veel 11 tavareisijat. Halli bussi saab 1 ratastooli mahutada. Valge ja hallo bussi juhtimiseks on vajalik B-kategooria juhiluba ja volitus. Sinise bussi juhtimiseks on vajalik D- kategooria juhiluba, kuid reeglina juhib sinist bussi Astangu bussijuht. 31 Sinise bussi kasutamine toimub eelregistreerimise alusel vastavas sõiduregistris, mida peetakse sekretäri juures. Erandina võib kasutamine toimuda teistelt kasutajatelt tellimuste puudumisel. Valge bussi, halli bussi ja elektriauto kasutamine toimub eelregistreerimise alusel kas sekretäri juures või lisades sündmuse Outlooki „AKK Buss valge“, „AKK Buss_hall“ või „AKK Elektriauto“ kalendrisse. Isikliku sõiduauto kasutamise ja parkimisega seotud kulude hüvitamiseks peab menetlusjuhendite järgi esitama kuluaruanded. LOE VEEL: Transpordivahendite kasutamise ja kulude hüvitamise kord asub avalikul kettal kaustas info ja juhendid. 10 LEPINGUVÄLISED SOODUSTUSED JA VÕIMALUSED 10.1 SPORTIMISVÕIMALUSED JMS Kaks korda nädalas on Astangu töötajatele reserveeritud suur bassein. Lisaks sellele on võimalik töötajatel basseini kasutada siis, kui seda ei kasuta kliendid või külalised. Info vabade aegade kohta saab administraatorilt. Väikelastega saab kasutada A-korpuse soklikorrusel asuvat väikest basseini. Astangu töötajad saavad seal koos oma lastega tasuta ujuda. Kaks korda nädalas toimuvad saalis saalihoki treeningud (teisipäeviti ja neljapäeviti). Treeningutega saab liituda, minnes treeningu toimumise ajal võimlasse. Kord nädalas toimub töötajatele rahvatants, treeninguga saad liituda minnes treeningu toimumise ajal saali. A korpuse esimesel korrusel on trenazöörid, kus on võimalik iseseisvalt trenni teha. Huviliste olemasolul toimub kord nädalas reedeti (kell 11.30) töötajatele vabamusitseerimise pooltund meie muusikaterapeut Eve Lukki juhtimisel. Koostöös Eesti Pimemassööride Ühinguga on võimalus meie keskuse töötajatel kasutada ka lõõgastavat massööri teenust. Massöörid on meie majas kaks korda nädalas, kolmapäeviti ja reedeti. Vajalik eelnev registreerimine avalikul kettal massaažitabelis. Samuti on võimalik käia refleksoloogi vastuvõtul, vajalik eelnev registreerimine avalikul kettal massaažitabelis. LOE VEEL: Ujula külastaja meelespea asub avalikul kettal kaustas info ja juhendid. 32  10.2 RAAMATUKOGU Sul on võimalus kasutada Astangu raamatukogu. Raamatukogu asub A-korpuse II korrusel ruumis 207. Raamatukogu lahtiolekuajad on kirjas uksel. 10.3 SÖÖMINE MEIE KESKUSES Meie keskuses on võimalik süüa hommikuti tasuta putru, selleks on vajalik registreerimine avalikul kettal, avalikus kasutas sööjate tabelis. Samuti on võimalik soodsa hinna eest süüa lõunasööki (2 eurot), vajalik samuti eelnev registreerimine. 11 ISIKUANDMETE KAITSE Isikuandmete kaitse seadus ja avaliku teabe seadus reguleerivad, kuidas organisatsioonid tohivad kasutada ja töödelda erinevaid isikuandmeid. Isikuandmete väärkasutamine võib kaasa tuua tsiviil- ja/või kriminaalkorras vastutusele võtmise. Meie eesmärk on tagada, et kõikide meie töötajate ja klientide isikuandmed Astangul on kaitstud ning neid kasutatakse ainult seaduses lubatud viisil ja korras. Me küsime oma klientidelt isikuandmete kasutamiseks ja töötlemiseks kirjalikku nõusolekut. Nõusoleku küsimisel selgitame, miks me andmeid vajame ning millal ja kuidas me neid töötleme ja kasutame. Meil on õigus küsida ja me küsime üksnes neid isikuandmeid, mida oma töös vajame. Isikuandmed on konfidentsiaalsed ja neid tohivad tööalastel eesmärkidel vaadata ja kasutada vaid need isikud, kellel on selleks õigus. Töötajate isikuandmete kasutamiseks ja töötlemiseks on Astangul kui tööandjal õigus. Siiski on meil õigus küsida töötajatelt vaid neid isikuandmeid, mida töösuhtes vajame, samuti kasutada ja töödelda neid vaid konkreetse töösuhte kontekstis ning sellega seotud eesmärkidel. Kui Sinu isikuandmed muutuvad, siis on Sul kohustus meid sellest teavitada. Nii klientide kui ka töötajate isikuandmed peavad olema täpsed ja uuendatud. Andmete omanikel on õigus näha nende kohta kogutud andmeid ning nõuda andmetes olevate vigade parandamist. Delikaatsete olukordadega võib kokku puutuda siiski iga Astangu töötaja. Nii Astangul töötades kui ka pärast töösuhte lõppemist ootame Sinult konfidentsiaalsust klientide ja kolleegide isikuandmete suhtes, samuti erinevate olukordade ja juhtumite kirjeldamisel kolmandatele isikutele (nt tuttavatele, üliõpilastele jne). Sa pead alati tagama klientide ja kolleegide anonüümsuse. LOE VEEL:  Isikuandmete töötlemise kord  Isikuandmete kaitse seadus  12 AUTORIÕIGUSE KAITSE Sul tekib autoriõigus teos(t)ele (nt metoodilised materjalid, juhendid jms), mille oled oma otseste tööülesannete täitmise korras loonud, kuid autori varalised õigused teose kasutamiseks tööülesannetega ettenähtud eesmärgil ja piirides lähevad üle Astangule, kui lepingus ei ole ette nähtud teisiti. Sulle makstav töötasu sisaldab kõiki autoritasusid. Sa võid kasutada enda loodud materjale tööülesannetega ettenähtud eesmärgil ainult tööandja eelneval nõusolekul viidates Astangule. Kui Sinu töölepingus ei ole ette nähtud teisiti, siis võid enda loodud teost kasutada eesmärgil, mis ei ole Sinu tööülesannetega ette nähtud. Sellisel juhul pead viitama Astangule. Kolleegide loodud autoriõigusega kaitstud teoseid võid Sa nii tööülesannetega ette nähtud eesmärkidel kui ka muudel eesmärkidel kasutada vaid eelneval kokkuleppel vahetu juhiga ning viidates teose autorile ja Astangule. LOE VEEL:  Autoriõiguse seadus 13 TURVALISUS Meie eesmärk on pakkuda töötajatele ja klientidele turvalist keskkonda. Turvalisuse tagamiseks kasutame erinevaid võimalusi alates läbipääsukaardist lõpetades esmaabi- ja tuleohutuskoolitustega personalile. Turvalisusmeetmete peamine eesmärk on ennetada võimalikke õnnetusjuhtumeid ning konflikte, kuid samuti tagada personali valmisolek ohuolukorras adekvaatselt ja läbimõeldult tegutseda. 13.1 LÄBIPÄÄSUKAART Kõik töötajad saavad tööle asumisel läbipääsukaardi. Läbipääsukaardiga fikseeritakse töötaja Astangule saabumine ja lahkumine. Läbipääsukaarti peab alati kasutama nii Astangule sisenedes kui ka siit lahkudes. Kaart on mõeldud vaid isiklikuks kasutamiseks. Kaardi kasutamine tagab ülevaate Astangul viibivatest inimestest. See informatsioon võib olla hädavajalik nt tulekahju vm õnnetuse puhul. Kaardi kadumisel tuleb sellest kohe teavitada asjaajamistalituse juhti või administraatorit. LOE VEEL: Astangu avalik ketas – Info ja juhendid AKRK Keskuse sissepääsu ja hoones viibimise kord  13.2 TÖÖTERVISHOID JA –OHUTUS Töötervishoiu ja –ohutuse eest vastutavad Astangul töökeskkonnavolinik, töökeskkonnaspetsialist, osakondade juhid ning tööandja ja töötajate esindajatest koosnev töökeskkonnanõukogu. Sinu juhendamise ja väljaõppe ametikohal töötamiseks vajalikul määral tagavad vahetu juht ja töökeskkonnaspetsialist. Probleemide ja ettepanekutega võid samuti pöörduda oma vahetu juhi või töökeskkonnavoliniku või töökeskkonnaspetsialisti poole. Sa pead tundma oma tööülesannetega seotud ohutus- ja töökaitsejuhendeid, samuti töövahendite- ja isikukaitsevahendite kasutusjuhendeid. Kui Sa juhendad meie kliente, siis vastutad selle eest, et ka nemad tunneksid ja järgiksid vajalikke ohutusnõudeid, kasutaksid isikukaitsevahendeid ning oskaksid ohutult kasutada erinevaid töövahendeid. Sinu ametikohaga seotud ohtudest annab Sulle ülevaate riskianalüüs. Töötaja, kes struktuuriüksuse juhi ja personalijuhi poolt suunatakse tervisekontrolli, on kohustatud selle ettenähtud ajal ja korras läbima. Kui töötaja ei soovi tervisekontrolli minna, esitab ta personalijuhile kirjaliku avalduse selle kohta. Tervisekontrolli läbimine on vajalik, et vältida tööst tingitud haigusi. Tervisekontroll teostatakse tööajal ning sellega seotud kulud kannab Astangu. LOE VEEL: Riskianalüüs asub avalikul kettal kaustas info ja juhendid LISAKS: www.ti.ee 13.3 ÕNNETUSJUHTUM VÕI KONFLIKT Töötajate ja/või klientidega seotud õnnetusjuhtumist või konfliktist peab töötaja teavitama sõltuvalt juhtunu iseloomust kas vahetut juhti, töökeskkonnaspetsialisti, töökeskkonnavolinikku, rühmajuhendajat või teisi asjassepuutuvaid töötajaid; vajadusel politseid, päästeteenistust või kiirabi. Vägivaldsele käitumisele on igal Astangu töötajal kohustus reageerida sekkudes, klientide ohutust tagades ja/või abi kutsudes. Füüsiline sekkumine on lubatud siiski vaid juhul, kui töötaja hindab oma oskusi olukorraga toime tulla adekvaatselt ning on eeldatavalt võimeline tagama enda elu ja tervise. Igast sellisest juhtumist peab informeerima oma vahetut juhti, konflikti osapoolte juhte ja/või õppijate konflikti korral rühmajuhendajat.  13.3.1 ESMAABI Esmaabi anna ise vaid siis, kui oled kindel, et oskad olukorda õigesti hinnata ning sobivaid esmaabivõtteid kasutada. Kui Sa esmaabi anda ei oska, siis pöördu esmaabikoolituse läbinud töötajate poole. Esmaabiandjate nimekirja ja esmaabikappide asukohad leiad avalikult kettalt ning iga korruse seinalt. LOE VEEL: Esmaabijuhend asub avalikul kettal kaustas info ja juhendid - tööohutus, evakueerimine ja töötervishoid kaust – juhendid – üldjuhendid ja korrad 13.3.2 EVAKUEERUMINE Tulekahju, pommiähvarduse ja keemilise või bioloogilise rünnaku korral peab käituma vastavalt evakueerimisjuhendile. Kui Sina oled avastanud tulekolde või saanud teada pommiähvardusest või bioloogilisest või keemilisest rünnakust, siis:  teata sellest viivitamatult administraatorile sisetelefonil 211 või helista hädaabinumbril 112. Purusta tulekahjuteadusti kaitseklaas, kui häirealarm ei ole automaatselt käivitunud  võimalusel püüa tuli kustutada ja tõkesta tule levikut sulgedes uksed ja aknad ning lülitades välja ventilatsiooni Evakueerumisel on oluline:  lahkuda majast võimalikult kiiresti järgides administraatori ja evakueerimismeeskonna juhtnööre. Administraator edastab teateid siseraadio kaudu.  abistada kliente majast lahkumisel  võimalusel sulgeda (kuid mitte lukustada) enda järel uksed ja aknad ning lülitada välja elektritarvikud. 13.3.3 TULEOHUTUS Kõik Astangu töötajad peavad läbima tuleohutuskoolituse. Häire korral järgi tulekahju korral tegutsemise plaani ja evakueerimise juhendit Kui Sa oled avastanud tulekahju, siis:  teata sellest viivitamatult administraatorile sisetelefonil 211. Kui helistasid ise ka hädaabinumbrile 112, siis ütle seda kindlasti administraatorile  helistades hädaabinumbrile 112 teata: o tulekahju täpne aadress (Tallinn Astangu 27) o mis korrusel tulekolle asub  o mis põleb (nt elektriseadmed, kergestisüttivad vedelikud, sein, lagi, prügikast vms), o kes tulekahjust teatab (perekonnanimi, ametikoht) o telefoninumber, millelt hädaabinumbrile helistasid  hinda reaalselt olukorda ja võimalusi ning kui võimalik: o abista kliente ja kolleege hoonest lahkumisel o asu esmaste tulekustutusvahenditega tuld kustutama. Kui see võimalik ei ole, siis lahku kiiresti sulgedes võimalusel aknad ja uksed ning lülitades välja ventilatsiooni ja elektrivoolu 13.4 ÄHVARDAVAST TELEFONIKÕNEST, E-KIRJAST TEAVITAMINE Ähvardavast telefonikõnest, e-kirjast jms teavita kindlasti oma vahetut juhti. Sõltuvalt konkreetsest juhtumist peab lahenduse leidma koostöös kolleegide või politseiga. Ükski selline juhtum ei tohi kindlasti jääda ainult Sinu teada. 14 TEENUSE OSUTAMISE PÕHIMÕTTED 14.1. KESKUSE TEENUSTE KVALITEEDIPÕHIMÕTTED Astangu keskuse teenustele on omistatud EQUASS Assurance kvaliteedisertifikaat, mis näitab, et me rakendame oma töös kvaliteedijuhtimissüsteemi EQUASS ja kõik meie teenused vastavad Euroopas kokkulepitud sotsiaalteenuste kvaliteedinõuetele. Kõigis oma tegevustes ja teenuste pakkumisel lähtume klientide ja koostööpartnerite vajadusest ning oleme orienteeritud tulemuste saavutamisele ning huvigruppide rahuolu tõstmisele. Teenuste kvaliteedi tagamisel juhindume keskuse kvaliteedipõhimõtetest, milleks on: 1. Kaasav ja tulemuslik juhtimine 2. Personali toetamine ja areng 3. Klientide õiguste tagamine 4. Eetikapõhimõtete järgmine 37 5. Koostöö erinevate partneritega 6. Teenusesaajate kaasamine 7. Isikukeskne lähenemine 8. Tegevuse laiahaardelisus 9. Tulemuslikkus 10. Orienteeritus pidevale arengule Teenuste kvaliteedi tagamiseks ootame igalt keskuse töötajalt järgmist: • Aktiivne osalemine planeerimis, otsustus, teostus ja hindamistegevustes, kui selleks on võimalused loodud. (infotunnid, koosolekud, tööplaani koosolekud, strateegiapäevad jne) • Pidev enesearendamine kasutades ja otsides selleks sobivaid võimalusi (koolitused, projektitöö, iseseisev enesetäiendamine jne) • Teadlikkus, mida ja miks minult oodatakse, kuidas seda teha ja püüd oodatud tulemusi saavutada (ametijuhend, protsessi kirjeldused ja sisedokumendid, tööplaanid ja kokkulepped) • Eetikapõhimõtete ja hea tava järgimine (Töötaja käsiraamat) • Huvi klientide vastu, nende õiguste ja vajadustega arvestamine oma töös. Klientide kohtlemine võrdväärsete koostööpartneritena. • Koostöö ja valmisolek oma tegevust laiemalt vaadata ning vajadusel muudatusi ellu viia. Keskuse teenuste kvaliteet sõltub iga keskuse töötaja igapäevasest tööst. Oma tegevuste kvaliteeti sh mõju klientide ja koostööpartneritele rahulolule, teenustest saadavat kasu ning tegevuste tulemusi mõõdame iga-aastaselt ning kajastame keskuse tegevusaruandes. LOE VEEL: AKRK teenuste kvaliteedipõhimõtted 2016 14.2. KAASAMISE/ AKTIIVSE OSALEMISE PÕHIMÕTTED Oma igapäevases töös ja otsuste vastuvõtmisel kaasame kliente, personali ja huvigruppe. Klientide kaasamise all lähtume ideest, et igal inimesel on õigus oma arvamusele, seega ka õigus ja kohustus teda puudutavaid otsuseid vastu võtta või nende osas kaasa rääkida. Klientide kaasamise peamiseks põhimõtteks on see, et kliente puudutavaid otsuseid võtame vastu klientide osalusel. 38 Kliendid on kaasatud kõikides teenuse osutamise protsessides, mis puudutavad kliendi:  teenuste vajaduse hindamist o klient seab ise (vajadusel töötaja abiga) eesmärgid ja ootused oma elukvaliteedile ja soovitud teenustele  teenuste planeerimist o teenuste pakkumisel aluseks olev tegevuskava koostatakse koos kliendiga kaasates vajadusel ja kliendi nõusolekul tema lähedasi.  teenuse osutamise protsessi o vastutus kokkulepitud tegevuste elluviimise eest jaguneb kliendi ja keskuse töötaja vahel o tegevuskavades tehakse vajadusel muudatusi vastavalt kliendi poolt tõstatatud vajadustele o hinnangu tegevuste tulemustele ja eesmärkide saavutamisele annab klient ise o klientide tagasiside, sh kaebused ja ettepanekud, on väga oodatud, et teenuseid võimalusel paremaks muuta. Klient vastutab enda eest võimaluste piires ise - meie toetame ja suuname teda. Personal on kaasatud otsustusprotsessidesse läbi osakonna või talituse koosolekute, regulaarsete tööplaani koosolekute ja iga-aastaste strateegiapäevade. Personalil on võimalus teha ettepanekuid ja anda tagasisidet jooksvalt või iga-aastaselt arenguvestlustel ning läbi töötajate rahulolu-uuringu. Huvigruppe kaasame igapäevatöösse jooksvalt koosolekute, kohtumiste või meilivahetuse kaudu. Huvigruppide esindajatel on võimalus tagasisidet anda kodulehe kaudu, otsese suhtluspartneri kaudu e-kirja teel või suuliselt. Huvigruppide tagasisidet ja ootusi küsime üle aasta tagasisideküsimustike kaudu. 14.3. JÕUSTAVA KESKKONNA LOOMINE ASTANGU KESKUSES “Kliendid on jõustatud, kui neil on piisavalt vajalikke teadmisi, oskusi, suhtumist ja eneseteadlikkust, et mõjutada omaenda ja teiste käitumist ning parandada oma elukvaliteeti”. (Helene Smith-Gabai) Meie jaoks tähendab jõustatus: o eneseusku ja teadlikkust oma võimetest ja oskustest o teadlikkust oma soovidest ja vajadustest ning oskust ja julgust teha vastavaid valikuid o tajumist, et ma saan ise oma elu mõjutada o teadlikkust, mis on mulle kõige olulisem ja miks ma erinevaid tegevusi teen 39  o positiivset enesehinnangut ja teadlikkust oma tugevatest ning nõrkadest külgedest o tunnetust, et ma olen väärtuslik grupi liige, kes oskab arvestada teistega ning anda oma panuse Astangu keskuses saame kliente jõustada: o toetades neid eneseteadlikkuse arendamisel, o kaasates neid aktiivselt tegevuste kavandamisse, elluviimisesse ja tulemuste hindamisse; o andes neile valikuvabadust ja otsustusõigust, o toetades nende otsustusjulgust ja vastutuse võtmist, o õpetades enese kehtestamise ja ei- ütlemise oskusi, o aidates kujundada positiivset enesehinnangut ning tajuda oma tegevuse mõju enda elule. o õpetades grupitöö oskusi ning pakkudes võimalusi gruppi kuulumiseks Selleks pakume järgmisi võimalusi: individuaalsed nõustamised ja teraapiad; igapäevaelu- ja suhtlemisoskuste treeningud; osalemine oma teenuste kavandamisel, elluviimisel ja tulemuste hindamisel; osalemine õppijate esinduse töös; huvitegevuses osalemine; õppekäigud ja praktikad oma võimete tundmaõppimiseks; erinevate ülesannete proovimine õppetöös või kaitstud töös; tugigruppides osalemine. Kõigilt klienditööd tegevatelt töötajatelt eeldame kompetentse jõustava keskkonna loomiseks ja klientide jõustamiseks. 14.4. KLIENDI ELUKVALITEEDI TÕSTMINE Elukvaliteet sisaldab inimese subjektiivseid ootusi heaolu tasemele oma elus. Inimese hinnang ja ootused oma elukvaliteedile saavad olla määratletud ainult tema enda poolt lähtudes sellest, mis on talle endale oluline. Kõik Astangu keskuse teenused: - hindamine ja nõustamine - õppimisvõimalused - kaitstud töö - rehabilitatsioon - tööle rakendumise toetamine on suunatud inimese elukvaliteedi säilitamisele või tõstmisele. Teenuste kavandamisel, elluviimisel ja tulemuste hindamisel lähtume inimese enda poolt määratletud eesmärkidest, mis on seotud tema elukvaliteedi säilitamise või tõstmisega. Igale kliendile pakume võimalikult laiahaardelist ja terviklikku lähenemist, mis arvestaks inimese kõiki inimese elukvaliteeti mõjutavaid olulisi aspekte. Vajadusel teeme laiahaardelise 40 lähenemise tagamiseks koostööd teiste partneritega, et tagada inimesele vajalike teenuste kättesaadavus. Elukvaliteedi määratlemisel, eesmärkide seadmisel ning tegevuste kavandamisel peame silmas järgmisi domeene: o füüsiline ja vaimne heaolu (sh füüsiline ja vaimne tervis, füüsiline toimetulek, meeleolu, tegutsemistahe jms) o eneseteadlikkus, enesemääratlus ja oma õiguste kasutamine o sotsiaalne kaasatus (sh suhted, kuuluvus, mõtestatud tegevus) o isiklik areng (õppimine, enesearendamine) o materiaalne heaolu (sissetulek, elukoht, materiaalsete asjadega seotud eesmärgid) Kliendi eesmärgid oma elukvaliteedi tõstmiseks ja nende saavutamiseks vajalikud tegevused kajastuvad iga kliendi tegevuskavas. Me mõõdame kõigi teenuste mõju inimese elukvaliteedile küsides inimeselt infot teenusest saadud kasu või tema elukvaliteedis toimunud muutuste kohta. 15 SÕNASTIK Meie sõnastikust leiad lahtiseletatult olulisema keskuse käibesõnavara. Mõningatel juhtudel oleme kirja pannud ka mõistete sünonüüme, mida soovitame keelekasutuses vältida. Me soovime, et Astangul kasutataks valdkonna sõnavara asjatundlikult ning välditaks sõnu, mis võivad asjassepuutuvaid inimesi solvata või mõjuda kohatult. Huvigruppi kuuluvad kõik inimesed ja organisatsioonid, kes on seotud meie teenuste korraldusega. Huvigruppe võib jagada sisemisteks ja välisteks huvigruppideks. Sisemised huvigrupid on kliendid ja personal. Välised huvigrupid on rahastajad, koostööpartnerid, teised teenuse osutajad, teenuse saajate esindusorganisatsioonid, seaduse loojad, spetsialistid, ülikoolid, rahvusvahelised partnerid. Koostööpartnerid on inimesed või organisatsioonid, kellega teeme vastastikku kasulikku koostööd. Suuremad koostööpartnerid on: European Rehabilitation Platform, Sotsiaalministeerium, Sotsiaalkindlustusamet, Töötukassa, Haapsalu Kutsehariduskeskus, Puuetega Inimeste Koda, SA INNOVE, SA Archimedes, kohalikud omavalitsused ja teised teenuse osutajad. Vabatahtlikud on inimesed või organisatsioonid, kes soovivad panustada keskuse töösse ilma selle eest tasu saamata. Asendusteenistus – usulistel või kõlbelistel põhjustel kaitseväeteenistusest keeldunud kutsealustel on võimalik oma teenistus läbida keskuse õpilaskodus töötades. Asendusteenistust korraldab Kaitseressursside Amet. 41 Innovatsiooniprojekt on selline projekt, kus eesmärgid on alguses ebaselged või konkretiseerimata, kuna soov on alustada midagi täiesti uut. Eesmärgid täpsustuvad töö käigus. Töömeetoditeks on uued (ehk isegi eksperimentaalsed) lähenemised ja sekkumised. Innovatsiooniprojektide tulemus ei pruugi olla see, mida algul prognoositud, kuna tegemist on uudse asja loomisega, mis tähendab, et läbikukkumise võimalusega tuleb kohe alguses arvestada. (Astangu kontekstis innovatsiooniprojektid- rehabilitatsiooniprogrammide piloteerimine, kaitstud töö projekt, Jobpics, Hamet-e väljatöötamine). Arendusprojekt on millegi olemasoleva (nt teenuse, meetodi, töövahendite) edasiarendamine (nt EQUASSi rakendamine keskuses, ERASMUS+ ja Nordplus lähetusprojektid, õppeköögi ehitus jne). Kvaliteedi parendamise projektid on keskuses kõik strateegilises plaanis ja/ või tööplaanis fikseeritud tegevused, mille tulemusena peaks kvaliteet paranema (nii klientide, personali, kui organisatsiooni tegevuse kvaliteet). Nt kaebustega tegelemise korra rakendamine; töötajate tunnustamise süsteemi väljatöötamine; tagasisidestamise süsteemi väljatöötamine ja rakendamine; uute huviringide pakkumine klientidele jms. Kutserehabilitatsioon -  on tegevus, mis on piisav selleks, et kliendil oleks võimalik tööle asuda/naasta (David Imber)  on kompleksteenus, mille eesmärk on kliendi tööalase toimetuleku parendamine kõrvaldades töötamist takistavad tegurid  on protsess, mille eesmärk on luua puudega inimestele võimalused sobiva töö leidmiseks ja töö säilitamiseks Rehabilitatsiooniteenuse klient – inimene, kes saab keskuses Sotsiaalkindlustusameti (SKA) ja Töötukassa (TK) suunamiskirja alusel riiklikku rehabilitatsiooniteenust. HEV ehk hariduslik erivajadus LõK ehk lihtsustatud õppekava TõK ehk toimetuleku õppekava Õppija tegevuskava– Astangul koostatakse igale õppijale individuaalne tegevuskava, kus on kirjas tema isiklikud eesmärgid ning kirjeldatakse eesmärkide saavutamiseks vajalikke tegevusi. IÕK – individuaalne õppekava (võib olla kutsehariduse kursuste õppijatel lisaks õppija tegevuskavale) Kohanemiskursused – kursuste eesmärgid on seotud igapäevaste sotsiaalsete ja praktiliste oskuste omandamise, õpioskuste kujundamise ning õppijale sobiva eriala valikuga. Tööõppekursused – kursustel saab õppida erialaseid oskusi. Pagar-kondiitri abi, puhastus- ja koduteeninduse erialade õpe on kohandatud põhikooli lihtsustatud õppekava alusel õppinud inimestele, puhastus-koduteeninduse õpe ka põhikooli toimetuleku õppekava alusel lõpetanutele. Kutseharidus – kutseharidust pakume, tarkvaraarenduse, bürootöö, IT –süsteemide nooremspetsialisti, abikoka ja tisleri erialadel koostöös Haapsalu Kutsehariduskeskusega riiklike õppekavade alusel koostatud Eesti Hariduse Infosüsteemis registreeritud kooli õppekavade järgi. Õppijatel on Haapsalu Kutsehariduskeskuse õpilase staatus ning lõputunnistuse kutsehariduse omandamise kohta väljastab Haapsalu Kutsehariduskeskus. Õpe toimub Astangul. 42 Toetatud töölerakendumine (lüh TTR) – erivajadustega inimeste toetamise meetod avatud tööturul töö leidmiseks, ametikohal vajalike oskuse omandamiseks, tööga kohanemiseks ning töö säilitamiseks. Vajadusel pakutakse töösuhte parema toimimise eesmärgil tuge ka tööandjale. Üldjuhul on meetodi kasutamise eesmärk on tulemusliku pikaajalise töösuhte loomine. Kaitstud töö – töövorm erivajadustega inimestele, kes vajavad töötamisel pidevat juhendamist ja toetavat keskkonda või vaheetappi tööeluga kohanemiseks enne avatud tööturule minekut. Kursuste lühendid:  Kohanemiskursus KT – Kursus toimetuleku õppekava alusel põhikooli lõpetanud inimestele. Kursuse eesmärk on inimese võimete selgitamine ning iseseisvaks eluks vajalike oskuste õppimine.  Kohanemiskursus KE – Kursus lihtsustatud õppekava alusel põhikooli lõpetanud inimestele või inimestele, kellel on põhikool jäänud lõpetamata. Toimetuleku õppekava alusel lõpetanud saavad kursusele hindamismeeskonna soovitusel. Kursuse eesmärk on erialavaliku täpsustamine.  Kohanemiskursus KP – Kursusele saavad inimesed hindamismeeskonna soovitusel. Kursuse eesmärk on ettevalmistus tööoskuste õppimiseks puidutöötlemise erialal ning esmaste töövõtete omandamine.  Kohanemiskursus KA - Kursus on kohandatud lihtsustatud õppekava alusel põhikooli lõpetanud inimestele. Kursusele on oodatud ka muu haridusliku taustaga inimesed, kes vajavad rohkem aega uue keskkonna, töökorralduse ja kaaslastega kohanemiseks ning tuge suhtlemisel.  PKT – puhastus-koduteenindus (tööõppe kursus)  PA – pagar-kondiitriabi (tööõppe kursus)  TA – tarkvaraarenduse eriala (kutseõpe)  ITS – IT süsteemide nooremspetsialist (kutseõpe)  BT – bürootöö (kutseõpe)  ABK – abikokk (kutseõpe)  TI – tisler (kutseõpe)  AO – kohanemiskursus “Sissejuhatus infotehnoloogiasse”  TT – „Tahan tööle“ kursus peaajutraumaga inimestele 43 KÄSKKIRI Tallinn 28. detsember 2017 nr 1-3/130 Dokumentide loetelu kinnitamine Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse põhimääruse § 8 lõige 2 punkti 5 alusel 1. Kinnitan Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse „Dokumentide loetelu“ (käskkirja lisa). 2. Tunnistan kehtetuks direktori 31.01.2017 käskkirja nr 1-3/12 „Dokumentide loetelu kinnitamine“. 3. Käesolev käskkiri jõustub alates 1. jaanuar 2018. (allkirjastatud digitaalselt) Kert Valdaru direktor Lisa: Dokumentide loetelu.