Auditi „ Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse sisekontrollisüsteemi hindamine ning ressursside säästlik ja eesmärgipärane kasutamine“ lõpparuande

SISEAUDITI OSAKOND ASTANGU KUTSEREHABILITATSIOONI KESKUSE SISEKONTROLLISÜSTEEMI HINDAMINE NING RESSURSSIDE SÄÄSTLIK JA EESMÄRGIPÄRANE KASUTAMINE Auditi nr 1-2018 lõpparuanne Tallinn, 2019 1  Sotsiaalministeerium Siseauditi osakond HINNANG Auditi lõpparuanne esitatakse: Tanel Kiik, sotsiaalminister. Sotsiaalministeeriumi siseauditi osakond viis vastavalt tööplaanile läbi auditi, mille eesmärgiks oli hinnata, Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse (AKRK) sisekontrollisüsteemi toimimist, ressursside säästlikku ja eesmärgipärast kasutamist. Siseaudiitor jõudis auditi toimingute tulemusel järeldusele1, et: 1. Püstitatud eesmärgid ja tegevused on olulises osas kooskõlas AKRK põhimäärusest ja juhi mandaadist tulenevate ülesannetega. 2. AKRK on läbi viinud töökeskkonna riskianalüüsi ja kaardistamisel on õppijatest tulenevad riskid. Organisatsiooni strateegilistest eesmärkidest lähtuvaid riske ja infoturbe riske tuvastatud ei ole. 3. AKRK on kehtestanud organisatsiooni ülesed ja allüksuste tegevusi reguleerivad protseduurireeglid ja juhendid. Dokumente ajakohastatakse jooksvalt ning järgitakse kohustuse lahususe põhimõtet. 4. Seire ja aruandlussüsteem on olulises osa rakendatud, kuid 2018 aasta eelarve täitmise seiret ei ole tehtud. 5. Organisatsioon dokumenteerib olulisi otsuseid ja säilitab need dokumendihaldussüsteemis. 6. AKRK ressursse kasutatakse olulises osas säästlikult ja eesmärgipäraselt, kuid köögimööbli ostmisel OÜ–lt Samiks, summas 19 741 eurot (käibemaksuga), ei ole täidetud Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse riigihangete läbiviimise ja lepingute sõlmimise korda. 7. AKRK koosseisulise töötaja osaühingult, kus töötaja on ainuisikuliselt juhtorgani liige, töötaja ja osanik, teenuse ostmine toob kaasa tööjõumaksude riski. Muud auditi käigus tuvastatud tähelepanekud:  Käskkirjaga on määratud õppeosakonna juhataja kohusetäitjaks ainult õppekorralduse spetsialist, kuid lisatasu seoses õppeosakonna juhataja tööülesannete täitmisega (ilma asendajaks määramata) on määratud ka personalijuhile ja arendusnõunikule.  AKRK koosseisulisele õpetajale kuuluvalt osaühingult ostetakse teenust, mis on õpetaja ametijuhendist tulenev tööülesanne. 1 Käesolev auditi lõpparuanne on koostatud sõltumatuse ja objektiivsuse printsiipidest lähtudes. Sellekohaselt on siseaudiitorid kohustatud auditeeritava valdkonna suhtes omama ja säilitama sõltumatuse kogu auditi perioodiks ning auditeeritav võtab endale kohustuse osutada auditi teostamiseks igakülgset abi ja andma siseaudiitorite kasutusse nõutavad andmed ja dokumendid. Eelnevast tulenevalt järeldavad siseaudiitorid, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu suuline ja kirjalik teave kajastavad auditeeritva valdkonna tegevusi korrektselt ja tegelikkusele vastavalt ning on piisavad hinnangu andmiseks. Täiendava, siseaudiitoritele mitteesitatud / mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid siseaudiitorite järeldused võinud olla teistsugused. 2  Sotsiaalministeerium Siseauditi osakond  Teenuse ostmisel, AKRK koosseisulisele õpetajale kuuluvalt osaühingult, ei lähtutud AKRK riigihanke läbiviimise ja lepingute sõlmimise korrast.  AKRK on teinud 2016. a otsuse, tõsta töötajate töötasu kuigi kinnitatud eelarves ei olnud töötasu tõstmiseks vahendeid ettenähtud, mistõttu oli AKRK teadlik, et töötasu tõstmine tuleb katta sisemiste ressursside ja/või omatulu arvelt. Käesolevas lõpparuandes toodud tähelepanekud ja soovitused on esitatud eesmärgiga muuta Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse sisekontrollisüsteem tõhusamaks ja mõjusamaks. Auditi lõpparuanne kinnitatud 21 lehel. /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/ Tarmo Hellat Evelin Pungas Auditi juht Auditi eest vastutav isik Tallinn, 08. oktoober. 2019 3  Sotsiaalministeerium Siseauditi osakond SISUKORD HINNANG............................................................................................................................................................ 2 1. LÜHIÜLEVAADE AUDITI PEAMISTEST TULEMUSTEST ........................................................................... 5 1.1. PEAMISED TÄHELEPANEKUD JA SOOVITUSED AUDITI KRITEERIUMITE LÕIKES ................................. 5 1.2. MUUD AUDITI KÄIGUS TUVASTATUD TÄHELEPANEKUD JA SOOVITUSED.......................................... 6 2. TAUSTINFORMATSIOON.............................................................................................................................. 8 3. AUDITI EESMÄRK JA ULATUS .................................................................................................................... 8 4. AUDITI KÄIGUS TEOSTATUD TOIMINGUD ................................................................................................ 9 5. VALIMI MOODUSTAMINE ............................................................................................................................. 9 6. AUDITI LÄBIVIIMINE ..................................................................................................................................... 9 6.1. AKRK PÜSTITATUD EESMÄRGID ................................................................................................ 9 6.2. ORGANISATSIOONI EESMÄRKE OHUSTAVAD RISKID ................................................................... 11 6.3. SISEKONTROLLIMEETMED ....................................................................................................... 12 6.4. SEIRE- JA ARUANDLUSSÜSTEEM .............................................................................................. 13 6.5. OLULISTE OTSUSTE DOKUMENTEERIMINE ................................................................................ 14 6.6. RESSURSSIDE SÄÄSTLIK JA EESMÄRGIPÄRANE KASUTAMINE ..................................................... 15 7. MUUD AUDITI KÄIGUS TUVASTATUD ASJAOLUD ................................................................................. 17 7.1. ÕPPEOSAKONNA JUHATAJA PUUDUMISEL ASENDUSTASUDE MAKSMINE ...................................... 17 7.2. KÄSUNDUSLEPINGUTE SÕLMIMINE OMA TÖÖTAJATE OÜ-DEGA .................................................. 18 7.3. AKRK PERSONALIKULUDE ÜLEKULU JA SELLE KATMINE OMATULUDEST ...................................... 20 8. AUDITI JUHI DEKLARATSIOON ................................................................................................................ 21 4  Sotsiaalministeerium Siseauditi osakond 1. LÜHIÜLEVAADE AUDITI PEAMISTEST TULEMUSTEST Auditi eesmärgiks oli hinnata AKRK sisekontrollisüsteemi toimimist, ressursside säästlikku ja eesmärgipärast kasutamist. Auditi kriteeriumiteks olid:  organisatsiooni tegevus on eesmärgistatud ja kooskõlas põhimäärusest ning juhi mandaadist tulenevate ülesannete täitmisega;  juhtkond on teadlik eesmärke ohustavatest riskidest;  sisekontrollimeetmed on väljatöötatud ja rakendatud;  rakendatud on seire- ja aruandlussüsteem;  olulisi otsuseid dokumenteeritakse;  ressursse kasutatakse säästlikult ja eesmärgipäraselt. Läbiviidud auditi toimingute tulemused näitavad, et AKRK sisekontrollisüsteem on väljatöötatud, rakendatud ja olulises osas toimiv. 1.1. Peamised tähelepanekud2 ja soovitused auditi kriteeriumite lõikes KRITEERIUM: Organisatsiooni tegevus on eesmärgistatud ja kooskõlas põhimäärusest ning juhi mandaadist tulenevate ülesannetega. POSITIIVNE TÄHELEPANEK: AKRK püsitatud eesmärgid ja tegevused on olulises osas kooskõlas AKRK põhimäärusest ja AKRK juhi mandaadist tulenevate ülesannetega. KRITEERIUM: Juhtkond on teadlik eesmärke ohustavatest riskidest. TÄHELEPANEK: AKRK on läbiviinud töökeskkonna riskianalüüsi ja kaardistamisel on õppijatest tulenevad riskid. Organisatsiooni strateegilistest eesmärkidest lähtuvaid riske ja infoturbe riske määratud ei ole. SOOVITUS: Tuvastada AKRK infoturberiskid ja kaaluda vajadust sõnastada organisatsiooni strateegilistest eesmärkidest lähtuvad olulised riskid. SOOVITUS: Täiendada töökorralduse juhendit ja eetikakoodeksit huvide konflikti ja korruptsiooni ennetusmeetmetega. KRITEERIUM: Sisekontrollimeetmed on väljatöötatud ja rakendatud. 2 Tähelepanekud,  mis omavad (või võivad omada) olulist finantsmõju;  mis viitavad tegevustele mis ei ole vastavuses kehtivate õigusaktidega; ja/või  mis takistavad (või võivad takistada) auditeeritud valdkonna eesmärkide saavutamist; ja/või  mis toovad esile puudusi / viitavad (potentsiaalsetele) riskikohtadele juhtimis- ja kontrollisüsteemides. 5  Sotsiaalministeerium Siseauditi osakond POSITIIVNE TÄHELEPANEK: AKRK on kehtestanud nii organisatsiooni ülesed kui allüksuste tegevusi reguleerivad protseduurireeglid ja juhendid. Dokumente ajakohastatakse jooksvalt. Järgitakse kohustuste lahususe põhimõtet. KRITEERIUM: Rakendatud on seire- ja aruandlussüsteem. TÄHELEPANEK: Seire ja aruandlussüsteem on olulises osa rakendatud, kuid 2018 aasta eelarve täitmise seiret ei ole tehtud. SOOVITUS: Tagada AKRK eelarve seire teostamine. KRITEERIUM: Olulisi otsuseid dokumenteeritakse. POSITIIVNE TÄHELEPANEK: Audiitori hinnangul AKRK dokumenteerib olulisi otsuseid ja säilitab need dokumendihaldussüsteemis. KRITEERIUM: Ressursse kasutatakse säästlikult ja eesmärgipäraselt. TÄHELEPANEK: AKRK ressursse kasutatakse olulises osas säästlikult ja eesmärgipäraselt, kuid köögimööbli ostmisel OÜ–lt Samiks, summas 19 741 eurot, ei ole täidetud AKRK riigihangete läbiviimise ja lepingute sõlmimise korra (kinnitatud direktori 28.03.2018 käskkirjaga nr 1-3/13) punkte 8.1, 8.2.1 – 8.2.4 ja 8.3. SOOVITUS: Tagada riigihangete läbiviimise ja lepingute sõlmimise korra täitmine. 1.2. Muud auditi käigus tuvastatud tähelepanekud ja soovitused TÄHELEPANEK: Käskkirjaga on määratud õppeosakonna juhataja kohusetäitjaks õppekorralduse spetsialist, kuid lisatasu seoses õppeosakonna juhataja tööülesannete täimisega on määratud ka personalijuhile ja arendusnõunikule. SOOVITUS: Töötajate asendamisi vormistada ühtsetel alustel kõikide asendajate kohta ning asenduste vormistamisel määrata iga asendaja tööülesanded, asenduskoormus ja asendustasu suurus. TÄHELEPANEK: AKRK koosseisulise õpetajaga seotud osaühingult ostetakse teenust, mis on õpetaja ametijuhendist tulenev tööülesanne. SOOVITUS: Lõpetada koosseisuliste töötajatega seotud osaühingutelt teenuste sh ametijuhendist tulenevate tööülesannete ostmine. SOOVITUS: Tehingud seotud isikutega TuMS § 8 ja KVS § 7 mõistes tuleks edaspidi avalikustada AKRK kodulehel. TÄHELEPANEK: Lepingute sõlmimisel Sirvi OÜ-ga ei lähtutud AKRK riigihanke läbiviimise ja lepingute sõlmimise korra punktist 8. SOOVITUS: Tagada AKRK riigihanke läbiviimise ja lepingute sõlmimise korra täitmine. 6  Sotsiaalministeerium Siseauditi osakond TÄHELEPANEK: AKRK on teinud 2016. a otsuse, tõsta töötajate töötasu kuigi kinnitatud eelarves ei olnud töötasu tõstmiseks vahendeid ette nähtud, mistõttu oli AKRK teadlik, et töötasu tõstmine tuleb katta sisemiste ressursside ja/või omatulu arvelt. SOOVITUS: Eelarveliste kulude suurendamise otsuse tegemisel veenduda vahendite olemasolus ja juhinduda riigieelarve seadusest tulenevate riigieelarve vahendite kasutamise eeldustest. 7  Sotsiaalministeerium Siseauditi osakond 2. TAUSTINFORMATSIOON AKRK põhimääruse kohaselt on keskuse tegevuse eesmärk isiku erivajadusi arvestades erinevate tegevuste kaudu toetada tema iseseisvat toimetulekut ja tööalast tegevust. Keskuse ülesanneteks on: 1) korraldada koolitusi ja läbi viia muid tegevusi tööalase ja sotsiaalse toimetuleku toetamiseks; 2) korraldada vajadusel koostöös haridusasutustega kutse- ja üldhariduse andmist erivajadustega inimestele; 3) toetada tööellu üleminekut ja tööga kohanemist; 4) osutada tööalast karjääri toetavaid tegevusi ja teenuseid; 5) osutada rehabilitatsiooniteenust; 6) osutada õpi-, töö- ja elukeskkonna kohandamisele suunatud tegevusi; 7) koondada, rakendada ning levitada erivajadustega inimeste sotsiaalset kaasatust ja tööellu kaasatust soodustavate tegevuste teoreetilisi aluseid ja praktilist oskusteavet; 8) teha koostööd sotsiaalhoolekande alal tegutsevate asutuste ja isikutega; 9) osutada oma põhitegevusega seotud tasulisi teenuseid. Käesoleva auditi raames kontrolliti kas AKRK eesmärkide ja ülesannete täitmise tagamiseks on loodud erinevad juhtimise- ja kontrollimeetmed, mis moodustaksid ühtse ja toimiva organisatsiooni sisekontrollisüsteemi. 3. AUDITI EESMÄRK JA ULATUS Auditi eesmärgiks oli hinnata AKRK sisekontrollisüsteemi toimimist, ressursside säästlikku ja eesmärgipärast kasutamist. Auditi eesmärgi täitmisel lähtuti järgmistest kriteeriumitest: 1) organisatsiooni tegevus on eesmärgistatud ja kooskõlas põhimäärusest ning juhi mandaadist tulenevate ülesannete täitmisega; 2) juhtkond on teadlik eesmärke ohustavatest riskidest; 3) sisekontrollimeetmed on väljatöötatud ja rakendatud; 4) rakendatud on seire- ja aruandlussüsteem; 5) olulisi otsuseid dokumenteeritakse; 6) ressursse kasutatakse säästlikult ja eesmärgipäraselt. Auditi ulatus hõlmas 2018. aastal kehtinud kordasid, tegevusmõõdikuid, sisemisi regulatsioone, tasutud arveid ja muid dokumente. 8  Sotsiaalministeerium Siseauditi osakond 4. AUDITI KÄIGUS TEOSTATUD TOIMINGUD AKRK põhimääruse, juhi mandaadi ja 2018.a tööplaani läbivaatus ning ülesannete võrdlemine. Intervjuud/vestlused personali- ja haldusosakonna, rehabilitatsiooniosakonna ja õppeosakonna juhatajaga, finantsjuhi ja arendusnõunikuga. AKRK esitatud sisemiste kordade ja juhendite loetelu ning tegelike dokumentide läbivaatus. 2018. aasta kuludokumentide kontroll ja analüüs. Juhtkonna koosolekute protokollide ja üldkäskkirjade läbitöötamine. Lisatasude esildiste läbitöötamine. Riigihangete registrist andmete väljavõtt ja analüüs. Auditi toimingud teostas ajavahemikul 12.02.2019 – 31.05.2019.a siseauditi osakonna siseaudiitor Tarmo Hellat, auditi eest vastutavaks isikuks oli siseauditi juht Evelin Pungas. 5. VALIMI MOODUSTAMINE Kuludokumentide kinnitamise korrast tulenvat kohustuste lahususe põhimõtte täitmise kontrollimisel kontrolliti 2018.a 782 arvest 100 arvet ehk ca 13% populatsioonist. Ressursside säästliku kasutamise hindamisel võeti valimisse teenuste ja kaupade ostude arved summas alates 5 000 eurot või arved mille koondsumma 2018. aastal moodustas vähemalt 5 000 eurot. Valimi maht moodustas 137 arvet summas 1,26 miljonit eurot, mis on vastavalt 17,5 % ja 86,3% populatsioonist. 6. AUDITI LÄBIVIIMINE 6.1. AKRK püstitatud eesmärgid Kriteerium: Organisatsiooni tegevus on eesmärgistatud ja kooskõlas põhimäärusest ning juhi mandaadist tulenevate ülesannete täitmisega. AKRK püstitatud eesmärkide hindamiseks viidi läbi järgmised toimingud:  AKRK põhimääruse läbivaatus;  AKRK juhi mandaadi läbivaatus;  AKRK 2018. tööplaani läbivaatus;  AKRK tööplaani, põhimääruse ja juhi mandaadi võrdlus. AKRK põhimääruse läbivaatus AKRK põhimääruse (jõustunud 01.02.2017) kohaselt on keskuse tegevuse eesmärgiks isiku erivajadusi arvestades erinevate tegevuste kaudu toetada tema iseseisvat toimetulekut ja tööalast tegevust. Põhikirjast tulenev keskuse ülesannete loetelu on toodud käesoleva auditi aruande punktis 2. AKRK 2018. a tööplaani läbivaatus Võrreldes põhimääruses loetletud ülesandeid AKRK 2018. aasta tööplaani tegevuste ja kavandatud tulemustega, saab väita, et tööplaan katab põhimäärusest tulenevad ülesanded 100%. Korraldatud on kohanemis- ja tööõppekursusi, läbi on viidud kutseõppe kursusi ja koostöös Tallinna Teeninduskooliga on loodud kaubapaigutaja eriala. Osutatud on nii sotsiaalse kui ka tööalase rehabilitatsiooni teenust. Läbi on 9  Sotsiaalministeerium Siseauditi osakond viidud individuaalsete puudespetsiifiliste programmide analüüs, et toetada nägemis- ja kuulmispuudega ja psüühikahäirega õppijaid kutsekoolis, mille tulemusi tutvustatakse HTM-le, SoM-ile ja SKA-le (võimalikud jätkutegevused alates jaanuar 2019 SKAs). AKRK omatulude laekumise prognoos 2018. näitab, et osutatakse ka tasulisi teenuseid. Tegelik täitmine seisuga 31.12.2018 (esitatud arvete alusel kokku) näitab omatulude summaks 364,9 tuhat eurot. Suurim omatuluallikas on pikaajalise kaitstud töö kohamaks töötajate palkadeks summas 103,8 tuhat eurot. Sotsiaalse ja tööalase rehabilitatsiooni tulud moodustavad ca 46,6 tuhat eurot. AKRK juhi mandaadi läbivaatus AKRK juhi mandaat aastateks 2017-2020, on dokument, mis võtab kokku Sotsiaalministeeriumi peamised ootused AKRK juhile. Mandaat esitab lühinägemuse keskuse väljakutsetest ja arengusuundadest ning on aluseks keskuse juhi tegevuse hindamisel. Mandaat koosneb viiest osast: I Keskuse peamised väljakutsed ja eesmärgid 30.04.2019 kehtinud juhi mandaadi kohaselt on keskuse peamiseks eesmärgiks toetada erivajadusega inimeste aktiivset ühiskonnas osalemist hariduse, rehabilitatsiooni- ja tööturumeetmete põimitud arendustegevuste kaudu. Selleks pakub keskus erivajadustega inimestele tuge võimalikult iseseisva toimetuleku, õppes osalemise ja tööga hõivatuse taseme saavutamiseks uuenduslike teenuste ja metoodikate arendamise, katsetamise ning erinevate teenuseosutajate nõustamise ja ning koolitamise kaudu. Rõhutatult on välja toodud: - keskus osutab iseseisvalt teenuseid vaid mahus, mis on vajalikud arendustegevuste toetamiseks; - keskuse suurimaks väljakutseks ja edukuse hindamise peamiseks aluseks on senise praktilise kogemuse ja kompetentsi viimine ning rakendamise toetamine väljaspool keskust; - oluliseks väljakutseks on partnerite paljusus ja erinevate valdkondade ning teenuste omavahelised tihedad seosed. II Teenuste arendamine Teenuste arendamise olulisemad tegevused: - Keskuse poolne teenuste osutamine toimub üksnes metoodikate arendamise ja katsetamise eesmärgil - Keskusel on analüüsivõimekus, et praktikas ilmnenud probleemidele sobivaid lahendusi välja pakkuda ja nende testimise tulemusel hinnata mõju ning rakendatavust väljaspool keskust. - Katsetamisele järgneb tulemuste analüüs ja ettepanekute tegemine teenuse korralduse muudatusteks. Eelkõige toimub teenuste osutamise katsetamine koostöös teenuseosutajatega või sihtrühma organisatsioonidega. Keksus osutab teenuseid , mida juba kas riikliku või kohaliku tasandi teenusena inimestele osutatakse, üksnes teenuse või metoodika arendamise eesmärgil. - Keskus on oluline partner ministeeriumile valdkondliku õigusruumi kujundamisel ettepanekute tegijana. III Kompetentsikeskuse rolli täitmine Kompetentsikeskuse rolli täitmisel on keskuse eesmärk rakendada ja levitada teadmisi, kogemusi ning metoodikaid. Keskus on partneriks Sotsiaalkindlustusametile ja Töötukassale rehabilitatsiooniteenuste arendamisel ja korraldamisel. Keskus töötab välja ja katsetab rehabilitatsiooniprogramme ning viib ellu rehabilitatsiooniteenuse korraldust puudutavaid pilootprojekte. AKRK keskkonna kohandamise kompetentsikeskuse rolli loovutab keskus vastavalt kokkulepitud aja – ja tegevuskavale SKA-le. 10  Sotsiaalministeerium Siseauditi osakond IV Koostöö õppeasutustega Keskuse eesmärk on erivajadustega inimeste õppimisvõimaluste mitmekesistamine, arendamine ja koostöömudelite loomine õppeasutustega, et toetada puudega inimeste üleminekut põhikoolist kutseõppesse, kutseõppes püsimist ja üleminekuid peale kutsehariduse omandamist. Keskuse suunaks on õppijate integreerimine kutseõppeasutustesse ja mitmekesiste õppimisvõimaluste loomine koostöös üldhariduskoolide ja kutseõppeasutustega, et toetada puudega inimeste kaasamist tavakoolidesse ja nende tööle asumist peale kutseõpet. V Mandaadi täiendamine Mandaat vaadatakse üle ja täiendatakse vähemalt kord aastas, et dokument oleks ajakohane ning keskenduks olulisetele väljakutsetele keskuse tegevuses ja selle koostöös erinevate partneritega. AKRK põhimääruse, tööplaani ja juhi mandaadi võrdlus Audiitori hinnangul annavad AKRK põhimäärusest tulenevad ülesanded keskusele tegevusraami, kuid tegevusfookuse paneb paika AKRK juhi mandaat. AKRK juhi mandaadis 2017-2020 nr 1.1-5/372-1 on rõhk asetatud AKRK kompetentsi ja kogemuse väljaviimisele (nt kutseõppeasutustesse), teenuste ja metoodikate arendamisele ning teenuste osutamisele ainult metoodikate arendamise ja katsetamise eesmärgil. Võrreldes AKRK 2018.a tööplaani mandaadis sõnastatud ootustega saab audiitor piisava kindlusega väita, et kompetentsi ja kogemuse jagamise ning teenuste ja metoodikate arendamise osas Astangu nende ootuste täitmisega ka tegeleb. POSITIIVNE TÄHELEPANEK: AKRK püsitatud eesmärgid ja tegevused on olulises osas kooskõlas AKRK põhimäärusest ja AKRK juhi mandaadist tulenevate ülesannetega. 6.2. Organisatsiooni eesmärke ohustavad riskid Kriteerium: Juhtkond on teadlik organisatsiooni eesmärke ohustavatest riskidest. Organisatsiooni riskide juhtimise hinnangu andmiseks tehtud toimingud: Õppeosakonna juhataja intervjuu; Rehabilitatsiooni osakonna juhataja intervjuu; Personali- ja haldusosakonna juhataja intervjuu; Arendusnõuniku intervjuu; Sotsiaalministeeriumi valitsemisala infoturbepoliitika. Toimingute tulemus Kõik intervjueeritavad väitsid, et organisatsioonis ei ole sõnastatud, hinnatud ega juhitud organisatsiooni eesmärkidest lähtuvaid riske. Personali – ja haldusosakonna juhataja sõnul on peamised riskid õppijatest tulenevad ja kaardistamisel on erinevad riskikaasused, mis on seotud õppijatega. Sellest peaks tekkima juhendmaterjal kuidas maandada õpilastest tulenevaid riske. Lisaks on jaanuaris 2018 läbi viidud töökeskkonna riskianalüüs. Korruptsiooni ja pettuse teemadest on räägitud personali infotunnis ja eelkõige seoses hangete läbi viimisega. 11  Sotsiaalministeerium Siseauditi osakond Sotsiaalministeeriumi valitsemisala infoturbepoliitika, mis on kehtestatud ministri käskkirjaga 03.11.2017 nr 107, näeb ette asutuse juhi infoturbealase kohustusena määrata kindlaks infoturberiskid. Audiitor ei leidnud AKRK dokumendihaldussüsteemist dokumenti, mis oleks sisaldanud kindlaks määratud infoturberiske. TÄHELEPANEK: AKRK on läbiviinud töökeskkonna riskianalüüsi ja kaardistamisel on õppijatest tulenevad riskid. Organisatsiooni strateegilistest eesmärkidest lähtuvaid riske ja infoturbe riske määratud ei ole. JÄRELDUS: Riskide määratlemata jätmine tähendab, et organisatsioon ei ole valmis võimalikeks ootamatuteks sündmusteks, mis võivad organisatsioonile kaasa tuua rahalise või maine kahju. SOOVITUS: Määrata kindlaks AKRK infoturberiskid ja kaaluda vajadust sõnastada organisatsiooni strateegilistest eesmärkidest lähtuvad riskid. SOOVITUS: Täiendada töökorralduse juhendit ja eetikakoodeksit huvide konflikti ja korruptsiooni ennetusmeetmetega. Auditeeritava kommentaar: AKRK on nõus soovitusega määrata kindlaks infoturberiskid ja kaaluda vajadust sõnastada organisatsiooni strateegilistest eesmärkidest lähtuvad riskid. AKRK riigihangete läbiviimise ja lepingute sõlmimise korras toodud huvide konflikti, korruptsioonivastaste meetmete ja töötaja teavitamiskohustuse sätted. 6.3. Sisekontrollimeetmed Kriteerium: Sisekontrollimeetmed on välja töötatud ja rakendatud. Sisekontrollimeetmete tuvastamise toimingud:  Astangu protsessid ja korrad üksuste kaupa;  Kuludokumentide kinnitamise kord. Auditi kontaktisiku käest küsiti AKRK sisemiste kordade ja juhendite loetelu ning ligipääsu nendele dokumentidele. Audiitorile esitati sisemiste kordade koondtabel „Astangu protsessid ja korrad üksuste kaupa“. Tabel annab ülevaate millal on dokumenti viimati muudetud, kui tihti ja/või millal tuleb dokumenti üle vaadata ja muuta, kes vastutab dokumendi asjakohasuse eest. Tabelis on toodud 78 dokumenti, mis reguleerivad Astangu tegevusprotsesse. Rehabilitatsiooni osakonna teenuste osutamise peamised protsessid ja neid reguleerivaid kordasid/alusdokumente on 16, õppeosakonnas õppe läbiviimisega seotud kordasid on 20, personalivaldkonda reguleerivaid dokumente on 16, haldus- ja finantsvaldkonna protsesse ja neid reguleerivaid kordasid on 10 ning kõiki üksusi puudutavaid protsesse reguleerivaid kordasid on 16. Rehabilitatsioonialane kompetentsikeksus viidi 2019 aasta alguses Sotsiaalkindlustusameti alluvusse. Auditi käigus testiti kuludokumentide kinnitamise korrast tulenvat kohustuste lahususe põhimõtte täitmist. Kantsleri 22.12.2017 käskkirja nr 53 kohaselt moodustatakse arvete kinnitusringid üldjuhul järgnevalt: arve kontaktisik või projektijuht, osakonnajuhataja või toetuse juht, finantstöötaja. Audiitor kontrollis Fitek e-arvete süsteemis AKRK 2018. aasta ostuarvete kinnitamist. 2018. aasta 782-st ostuarvest kontrolliti 100 arvet. Kõikidel kontrollitud arvetel oli kohustuste lahususe printsiip täidetud. Arvete kinnitusring koosnes kõikidel juhtudel arve kontaktisikust, osakonnajuhatajast ja/või direktorist ja finantsjuhist. 12  Sotsiaalministeerium Siseauditi osakond POSITIIVNE TÄHELEPANEK: AKRK on kehtestanud nii organisatsiooni ülesed kui allüksuste tegevusi reguleerivad protseduurireeglid ja juhendid. Dokumente ajakohastatakse jooksvalt. Järgitakse kohustuste lahususe põhimõtet. 6.4. Seire- ja aruandlussüsteem Kriteerium: Rakendatud on seire- ja aruandlussüsteem. Seire – ja aruandlussüsteemi rakendamise hindamiseks tehtud toimingud:  Auditi kontaktisiku vastus seire ja aruandluse kohta;  AKRK arendustegevuste juhtrühma töökorra kinnitamine;  AKRK strateegia 2018-2020;  Küsimustik AKRK finantsjuht. Audiitor küsis auditi kontaktisiku käest seire ja aruandlussüsteemi põhimõtete ja tegevuste kohta. Kontaktisiku vastusest selgus, et AKRK tööplaani aruandlus toimub kooskõlas Sotsiaalministeeriumi määratud ajakavaga. Tööplaani tegevuste täitmise ülevaade antakse kord poolaastas. Seda kinnitasid ka teised osakonnajuhatajad ning samuti kinnitas Sotsiaalministeeriumi nutika arengu toetamise osakonna juhataja AKRK tööplaani täitmise aruande õigeaegset esitamist. Majasiseselt on moodustatud AKRK arendustegevuse juhtrühm ja direktori käskkirjaga nr 1-3/15, 11.04.2018 on kinnitatud juhtrühma töökord. Juhtrühma töökord punkt 1 kohaselt on põhieesmärgiks määratleda keskuse arendustegevused, jälgida igakuiselt nende täitmist ning võtta vastu otsuseid arendustegevuste osas. Punkt 4.4 kohaselt koguneb juhtrühm täiskoosseisus vähemalt iga kuu. Audiitor ei leidnud Astangu dokumendihaldussüsteemist DELTA 2018 aasta juhtrühma koosoleku protokolli ega arendustegevuste täitmise aruannet. AKRK personali-haldusosakonnajuhataja direktori ülesannetes kinnitas AKRK strateegia 2018-2020 10.07.2018. Strateegia jõustus tagasiulatuvalt alates 01.01.2018. Strateegias on sõnastatud asutuseülene ühine mõjueesmärk, kinnitatud on peamised tegevussuunad ja tegevuste tulemusnäitajad ning organisatsiooni arengueesmärgid ja arendustegevuste tulemusnäitajad. Auditi teostamise ajal 2018. aasta tegevuste ja organisatsiooni arendustegevuste tulemusnäitajaid koostatud ei olnud. Kättesaadavad on varasemate aastate võtmetulemusnäitajad strateegiliste eesmärkide lõikes. Audiitor küsis märtsis 2019 AKRK finantsjuhilt asutuse eelarve seire kohta. Finantsjuhi vastuse kohaselt ei ole 2018 aasta eelarve seiret tehtud kuna seoses tegevuspõhisele eelarvele üleminekuga ei saa SAP-ist õigeid andmeid kätte. Sotsiaalministeeriumi finantsspetsialisti väitel on SAP-ist võimalik kulutunnuste järgi kõik andmed kätte saada. Seire ja aruandlussüsteem on olulises osas rakendatud, kuid audiitori hinnangul on oluline seirata organisatsiooni eelarve täitmist ning võtmenäitajaid vähemalt iga kvartal. TÄHELEPANEK: Seire ja aruandlussüsteem on olulises osas rakendatud, kuid 2018. a eelarve täitmise seiret ei ole tehtud. JÄRELDUS: Eelarve seireta ei ole tagatud eelarve vahendite säästlik ja läbipaistev kasutamine. SOOVITUS: Tagada AKRK eelarve seire teostamine. 13  Sotsiaalministeerium Siseauditi osakond Auditeeritava kommentaar: 2018. a tegevuspõhine eelarve on kinnitatud programmide lõikes (varasemalt oli eelarve tekkepõhine jaotatuna majandusliku sisu järgi). AKRK 2018. a eelarve on jaotatud kahte programmi - tööprogramm ja hoolekandeprogramm. SAP-is on aga eelarve avatud ja kulud kirjendatud kolmes programmis – tööprogramm (otsekulud), hoolekandeprogramm (otsekulud) ning jaotatavate kulude programm, kus jaotatavate kulude programm moodustab 89% kogueelarvest (ametikohtade kulud, kinnistukulud, üldhaldus). Tegevuspõhise eelarvestamise metoodika seisneb selles, et kulumudelis on jaotatavad kulud kindlate reeglitega juhitud teenustele (kokku 21 teenust). Hinnastatud teenused aga moodustavad programmi eelarve. Eelarve täitmise andmeid, kus jaotatavad kulud on jagatud teenustele ja sealt programmidesse, SAP-ist pärida ei saa. Ehk siis eelarve seiret sellisel kujul nagu kord ette näeb, ei olnud 2018. aasta jooksul võimalik teostada. Tegevuspõhise eelarve aruandluskeskkonna KAIS (kuluarvestuse infosüsteem) kasutamise koolitused algasid alles novembris. 2018. a eelarve täitmise lõplikud andmed esitasime mais 2019. Ministeeriumi finantsspetsialistil on õigus ses osas, et SAP-ist on võimalik pärida andmeid kulutunnuste järgi ning seda AKRK finantsjuht ka teeb. Kuid tegevuspõhist eelarve täitmise aruannet, kus kulud jaotuvad programmide vahel, pole võimalik SAP-ist pärida. Selleks on täna meie kasutuses kuluarvestuse infosüsteem KAIS ja aruandluskeskkond SAS Visual Analytics (SAS VA). 6.5. Oluliste otsuste dokumenteerimine Kriteerium: Olulisi otsuseid dokumenteeritakse. Olulisteks otsusteks on audiitori hinnangul organisatsiooni valitsemisega seotud otsused, mis eelkõige mõjutavad organisatsiooni eesmärke, struktuuri, töötajaid, rahaliste vahendite kasutamist ja vara säilimist. AKRK dokumendihaldussüsteem DELTA –s on dokumendiregister jaotatud funktsioonide lõikes kümneks osaks. Väljavõte AKRK dokumendihaldussüsteemist näitab, et 2018 aastal koostati 11 juhtkonna koosoleku protokolli, 53 üldkäskkirja, 49 õppekäskkirja, 10 volikirja, 81 lisatasude esildist, 101 töövõtu- ja käsunduslepingut füüsiliste isikutega ning 26 juriidiliste isikutega. Intervjuudes mainisid osakonnajuhatajad, et juhtkonna koosolek toimub iganädalaselt, mis tähendab aastas (v.a. juuni- august) 39 nädalat. Auditi kontaktisikule esitatud täiendava küsimuse, protokollide arvu ja nädalate arvu mittevastavuse osas, vastuseks oli, et protokollitakse ainult otsuseid, mis omavad mõju üldises maja kontekstis 3. Iganädalaselt koostatakse infokiri, mis saadetakse töötajatele laiali e-kirja teel ja pannakse siseveebi. Infokirjasid DELTAsse ei lisata. Üldkäskkirjad sisaldasid riigihangete algatamise ja hankekomisjoni moodustamise otsuseid, erinevate sisemiste kordade, juhendite ja protseduurireeglite kinnitamist, õppekavade kinnitamist, AKRK strateegia kinnitamist ja muid põhikirja §-st 8 tulenevaid keskuse juhtimisega seotud otsuseid. AKRK dokumendihaldussüsteemi sarjast „Arendustegevus“ on leitavad erinevate rehabilitatsiooniprogrammide, tõlketeenuste, välisprogrammide arenduste ja algatamise otsused. POSITIIVNE TÄHELEPANEK: Audiitori hinnangul Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskus dokumenteerib olulisi otsuseid ja säilitab need dokumendihaldussüsteemis. 3 Auditi kontaktisiku sõnastus 14  Sotsiaalministeerium Siseauditi osakond 6.6. Ressursside säästlik ja eesmärgipärane kasutamine Kriteerium: AKRK ressursse kasutatakse säästlikult ja eesmärgipäraselt. Ressursside säästliku ja eesmärgipärase kasutamise hinnangu andmiseks tehtud toimingud: Kuludokumentide kontroll ja analüüs; Spordisaalide ja ujulate hinnavõrdlus. Ressursside säästlik kasutamine Ressursside säästliku kasutamise all mõistetakse käesolevas auditis teenuste ja kaupade ostu korral võrdlevate pakkumiste võtmist ning majast välja pakutavate teenuste osas (spordisaali ja ujula kasutamine) mõistliku turuhinna küsimist. AKRK 2018. aasta eelarvestatud kulud kokku moodustasid 3 687 618 eurot ja tulud 1 079 000 eurot. Tööturu tööprogrammi kulud moodustasid 2 564 618 eurot ning sotsiaalse kaitse hoolekandeprogrammi kulud 1 123 000 eurot. Eelarve kaks suuremat kulukohta moodustavad 81,5 % kogu kuludest. Tööjõukulud moodustavad 57,2 % ehk 2 108 450 eurot ja vahendid Riigi Kinnisvara AS-ile 25,8% ehk 953 000 eurot. Majandamiskulud moodustavad 613 668 eurot ehk 16,6%. Audiitor vaatas läbi 2018. a teenuste ja kaupade ostuarved, mille väärtus oli alates 5 000 eurot arve kohta või arvete summa 2018. aastal alates 5 000 eurot. Selliste arvete kogusumma moodustas 1,258 miljonit eurot. Suurima summa, 0,95 miljonit ehk 75,7 %, moodustasid maksed Riigikinnisvara AS-ile. Teine suurem kulugrupp oli seotud rehabilitatsiooni programmide arendamise projektiga, 0,128 miljonit eurot. Kolmas kulugrupp hõlmab toetusi - töövõimereformi sihtrühma töövõimelisuse tõstmise ja nende töötamise soodustamine. Selle toetusega koolitati/täiendkoolitati viipekeele ja kirjutustõlke summas 0,11 miljonit eurot. Lisaks osteti toitlustusega seotud õppekava läbiviimiseks toiduaineid ning rahvusvahelistes programmides osalemiseks reisiteenust vastavalt 31 ja 17-ne tuhande euro väärtuses. Kõikide ülalnimetatud kaupade ja teenuste ostud (va RKAS) on menetletud riigihangete registris kas sotsiaal – ja eriteenuste erimenetluse, lihthanke või avatud hankemenetluse korras. Dokumendihaldussüsteemist ei leitud tõendeid, et OÜ-lt Samiks ostetud õppeköögi ja II ning III korruse köögi mööbli ja tehnika hankimisel oleks võetud võrdlevaid pakkumisi. Õppeköögi soetusmaksumus oli 12 491 eurot (käibemaksuga) ja II /III korruse köögi maksumus oli 7250 eurot (käibemaksuga). Vastavalt AKRK kehtestatud hinnakirjale tuleb spordisaali kasutamise eest maksta 22 eurot tund. Järveotsa Gümnaasiumi spordisaali kasutamise hind on 28 ja Õismäe sportmängude halli hind on 33 eurot tund. Vaatamata asjaolule, et AKRK hind on ca 27 % madalam peab audiitor spordisaali kasutamise hinda mõistlikuks. Eelkõige põhjusel, et AKRK spordisaali mõõtmed ei vasta korvpallisaali standardmõõtmetele. Ujula kasutamise eest tuleb maksta Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuses E-R 16:00- 22:00 ja L,P (täiskasvanud) 6 eurot, Õismäe vabaajakeskuses 7,5 eurot ja Järveotsa Gümnaasiumis 5 eurot. Audiitor peab ujula kasutamise hinda mõistlikuks. TÄHELEPANEK: AKRK ressursse kasutatakse olulises osas säästlikult, kuid köögimööbli ostmisel OÜ –lt Samiks ei ole täidetud AKRK riigihangete läbiviimise ja lepingute sõlmimise korra ( kinnitatud direktori 28.03.2018 käskkirjaga nr 1-3/13) punkte 8.1, 8.2.1 – 8.2.4 ja 8.3. JÄRELDUS: Väikeostude korral ei järgita AKRK riigihangete läbiviimise ja lepingute sõlmimise korrast tulenevaid nõudeid. 15  Sotsiaalministeerium Siseauditi osakond SOOVITUS: Tagada AKRK riigihangete läbiviimise ja lepingute sõlmimise korrast tulenevate nõuete täitmine. Auditeeritava kommentaar AKRK viib läbi täiendavaid infotunde, selgitades töötajatele riigihangete läbiviimise ja lepingute sõlmimise korrast tulenevaid nõudeid ja nende täitmist. Ressursside eesmärgipärane kasutamine Ressursside eesmärgipärase kasutamise hindamiseks kasutas audiitor 2018. aasta kuludokumentide läbivaatusel hinnangut ehk vastas küsimusele - kas kaupade ja teenuste ostud toetavad organisatsiooni eesmärkide täitmist. Ressursside eesmärgipärase kasutamise hindamisel lähtus audiitor kuludokumentide läbivaatuse tulemustest. Audiitor hindas 2018. aastal tehtud kulutuste vajadusi püstitatud eesmärkidest lähtuvalt. Läbivaadatud kuludokumentide summa moodustas 1 257 659,22 eurot. 75,7 % maksti Riigikinnisvara AS-ile hoone kasutamise eest, 10,18 % maksti rehabilitatsiooni programmide arendamise eest ja 8,75% maksti töövõimereformi sihtrühma töövõimelisuse tõstmise ja nende töötamise soodustamine eest ning 3,83% maksti reisiteenuste ja toitlustusega seotud õppekava täitmiseks toiduainete eest. 1,58% maksti OÜ-le Samiks köögimööbli ja tehnika soetuse eest, mille kohta ei leitud dokumente, mis tõendaks pakkumiste võtmist. Kuid tehtud kulu hindab audiitor eesmärgipäraseks. 16  Sotsiaalministeerium Siseauditi osakond 7. MUUD AUDITI KÄIGUS TUVASTATUD ASJAOLUD 7.1. Õppeosakonna juhataja puudumisel asendustasude maksmine Käskkirjaga nr 2.1-3/15-1, 17.08.2018 määrati õppekorralduse spetsialist õppeosakonna juhataja kohusetäitjaks kuni uue osakonnajuhataja tööle asumiseni. Käskkiri jõustus tagasiulatuvalt alates 13.08.2018. Õppeosakonna spetsialistile on määratud lisatasu põhjendusega - Täiendavad tööülesanded seoses õppeosakonna juhataja kohusetäitjaks olemisega järgnevalt: 13.08.2018 -31.08.2018 175 eurot 01.09.2018 -30.09.2018 350 eurot 01.10.2018 – 31.10.2018 350 eurot 01.11.2018 – 16.11.2018 175 eurot. Lisatasu on saanud seoses õppeosakonna juhataja puudumisega ja tema tööülesannete täitmisega ka personalijuht ja arendusnõunik. Personalijuht ja arendusnõunik ei ole käskkirjaga kinnitatud õppeosakonna juhataja kohusetäitjateks. Personalijuhile määrati lisatasu järgnevalt: 01.09.2018 – 30.09.2018 175 eurot 01.10.2018 – 31.10.2018 350 eurot 01.11.2018 – 30.11.2018 350 eurot. Arendusnõunikule määrati lisatasu seoses õppeosakonna juhataja puudumisega ning tema tööülesannete täitmisega perioodil 21.08.2018 – 31.10.2018 350 eurot. Ja perioodil 05.11.2018 – 05.12.2018 100 eurot seoses uue õppeosakonna juhataja juhendamise ja toetamisega mentorina arvestusega 3-4 tundi nädalas. TÄHELEPANEK: Käskkirjaga on määratud õppeosakonna juhataja kohusetäitjaks õppekorralduse spetsialist, kuid lisatasu seoses õppeosakonna juhataja tööülesannete täimisega on määratud ka personalijuhile ja arendusnõunikule. JÄRELDUS: Asenduste vormistamisel ei lähtuta ühtsetest põhimõtetest millest tulenevalt ei ole asenduste määramine üheselt selge. SOOVITUS: Töötajate asendamisi vormistada ühtsetel alustel kõikide asendajate kohta ning asenduste vormistamisel fikseerida iga asendaja tööülesanded, asenduskoormus ja asendustasu suurus. Auditeeritava kommentaar: Personali- ja haldusosakonna juhataja direktori ülesannetes otsustas jagada õppeosakonna juhataja ülesanded laiali erinevate inimeste vahel, et vähendada ühe inimese koormust. Seda eelkõige seetõttu, et varasemast oli juba olemas kogemus, kui õppeosakonna juhataja ajutisel puudumisel täitis kõiki õppeosakonna juhataja ülesandeid õppekorralduse spetsialist. Selle praktika ühe järeldusena leidsime, et õppeosakonna juhataja tööülesandeid ei ole võimeline täieulatuslikult täita inimene, kes peab samaaegselt täitma ka õppekorralduse spetsialisti ülesandeid, sest vastasel juhul tekib olukord, kus osad küsimused jäävad lahendamata või tööülesanded täitmata suurest töökoormusest tulenevalt. Õppekorralduse spetsialisti määrasime käskkirjaga ametlikuks asendajaks seetõttu, et oleks olemas üks konkreetne inimene, kellel oleks alus kinnitada õppeosakonna arveid, töölepinguid, töölepingu muudatusi, puhkuseid jne. Personalijuht ja arendusnõunik said lisatasu vastavalt jooksvalt tekkinud ja jaotatud ülesannetele. Juhime tähelepanu ka asjaolule, et AKRK-s kehtiv töötasu juhend ja selle lisa näevad ette mentorluse eest fikseeritud tasu (100 eurot kuus) ning võimaldab lisatasu maksmise selliste tööülesannete maksmise eest, mis jäävad väljapoole töötaja ametijuhendit. AKRK peab vajalikuks säilitada paindlikkust lisatasude maksmisel asenduse korras tööülesannete täitmise eest, sest praktika on näidanud, et teatud juhtudel on see ainuke võimalus, kuidas lahendada keerulised personali puudumisega seotud probleemid. 17  Sotsiaalministeerium Siseauditi osakond Audiitori kommentaar: Audiitor jääb esialgse tähelepaneku juurde. Läbipaistvuse ja selguse tagamiseks on asjakohane vormistada asendused käskkirjaga, milles lisaks asendustasu suurusele tuua ära ka asendaja konkreetsed tööülesanded ja asenduskoormus. Lisatasu maksmine mentorluse eest on fikseeritud AKRK töötasu juhendis ja seda tähelepanek ei hõlmanud. 7.2. Käsunduslepingute sõlmimine oma töötajate OÜ-dega 2018. aastal on AKRK sõlminud käsunduslepingud nr 2.1-19/2700-1 ja 2.1-19/2915-1 Sirvi OÜ-ga, summas 4 032.00 eurot. Esimese lepingu esemeks on ajavahemikul 08.01–30.04.2018 IT alaste õppekavade arendustegevuste läbi viimine, erialaste õppematerjalide koostamine ja erivajadustega õppijate IT õppe alaste konsultatsioonide korraldamine, kogumahus kuni 33,75 tundi kuus Teise lepingu ese on sama, mis esimesel lepingul ainult ajavahemikuks on määratud 03.09.2018- 31.12.2018 ja tundide arv kuus on 33,45. Teenuse osutamise eest makstakse tasu 15 eurot tunnis. Lepingute punkt 2.2 kohaselt kohustub käsundisaaja dokumenteerima osutatud teenuse täitmise arvestuse tagamiseks käsundiandja poolt ette antud vormis aruande. Dokumendihaldussüsteemi sarjas 2.1-19/2018 on leitav lepingu 2.1-19/2915-1 aruanded aga lepingu 2.1.-19/2700-1 aruanded puuduvad. Äriregistri andmetel on Sirvi OÜ ainuosanik ja tegelik kasusaaja R.S., kes töötab alates 31.08.2011 Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuses IT õppesuuna õpetajana. Õpetaja ametijuhend näeb ette õppemetoodiliste jm õppeprotsessis vajaminevate didaktiliste materjalide koostamise ja/või kohandamise ehk teenust mida ostetakse Sirvi OÜ-lt kuulub R.S. ametiülesannete hulka. 2019. aastal on Sirvi OÜ-ga sõlmitud käsundusleping nr 2.1-19/2978-1 summas 3 765,60 eurot. Lepingu ese on olulises osas kattuv 2018. aastal sõlmitud lepingutega. 2018 – 2019 lepingute summa ületab 5000 eurot, mis AKRK riigihangete läbiviimise ja lepingute sõlmimise korra kohaselt tähendab väikeostu korraldamist. AKRK väikeostu korraldamise nõudeid antud juhul täitnud ei ole. TÄHELEPANEK: AKRK koosseisulise õpetajaga seotud osaühingult ostetakse teenust, mis on õpetaja ametijuhendist tulenev tööülesanne. JÄRELDUS: Sirvi OÜ-ga sõlmitud käsunduslepingu sisul on maksude optimeerimise (OÜ-tamise) tunnused, mis toovad AKRK- le kaasa maksuriski. SOOVITUS: Lõpetada koosseisuliste töötajatega seotud osaühingutelt teenuste sh ametijuhendist tulenevate tööülesanne ostmine. SOOVITUS: Tehingud seotud isikutega TuMS § 8 ja KVS § 7 mõistes tuleks edaspidi avalikustada AKRK kodulehel. TÄHELEPANEK: Lepingute sõlmimisel Sirvi OÜ-ga ei lähtutud AKRK riigihanke läbiviimise ja lepingute sõlmimise korra punktist 8. SOOVITUS: Tagada AKRK riigihanke läbiviimise ja lepingute sõlmimise korra täitmine. Auditeeritava kommentaar: Tegemist on olnud olukorraga, kus töötajana R.S. täidab oma ametijuhendijärgseid ülesandeid, kuid seda ainult nende ainete osas, mida ta õppeosakonna IT-õppesuuna õpetajana annab. Käsunduslepingu eesmärk on teiste, väljaspool ametijuhendit ja konkreetset õpetaja ametikohta jäävate, IT-ga seotud õppekavade ja õppematerjalide arendamine. Töötaja ei olnud nõus antud tööülesandeid täitma lisaks oma ametijuhendijärgsetele ning soovis nende eest eraldi saada tasustatud ja seda ettevõtte kaudu. Kuna tegemist on IT-õppesuunas väärtuslike kogemuste ja teadmistega isikuga, olime nõus käsunduslepingu 18  Sotsiaalministeerium Siseauditi osakond sõlmima juriidilise isikuga. Tegemist ei ole AKRK algatusel sõlmitud käsunduslepinguga, vaid isiku soovil sõlmitud lepinguga. Küll aga on AKRK nõus, et selline praktika ei ole kõige parem ning juba vestles S.-ga sel teemal 2018. aasta lõpus. AKRK sõlmis lepingu, võttes arvesse, et tegemist on spetsiifiliste teadmiste ja kogemusega inimesega, mistõttu antud juhul oli vaja arendustöösse konkreetse isiku panust. Samuti juhib AKRK tähelepanu asjaolule, et riigihangete seaduse § 11 lg 1 punkt 19 vabastab riigihangete seaduses sätestatud korra järgimisest, kui hangitakse arendusteenust, v.a juhul, kui kasu tõuseb ainult konkreetsele hankijale ja teenuste eest tasub täies ulatuses sama hankija. Antud juhul tõusetus kasu mh Haapsalu Kutsehariduskeskusele ja õppijatele, kes osalesid kursustel, mis toimusid Haapsalu Kutsehariduskeskuse kaudu. Samuti maksis küll AKRK arendusteenuse kinni, kuid Haapsalu Kutsehariduskeskus maksis ka õppetegevusega seotud töötunnid kinni. Audiitori kommentaar Audiitor jääb esialgse tähelepaneku juurde. Käsunduslepingu eseme kirjelduse ja käsundisaaja esitatud teenuse osutamise aruannete alusel ei ole võimalik väita, et käsundisaaja osutatud teenus ei kattu õpetaja ametijuhendist tulenevate ülesannetega. Käsunduslepingu sõnastus on üldine ja määramata on IT õppekavade ja õppematerjalide arendamise eesmärk. Samuti ei ole käsunduslepingust nähtavad Haapsalu Kutsehariduskeskuse kasuks tehtavad tööd. Käsunduslepingud on sõlmitud ka asjaajamistalituse juhataja K.V. OÜ-ga KJK Koolitused. Käsundusleping nr 2.1-19/2699-1 kohaselt kohustub käsundisaaja viima läbi õppetööd IT õppesuunas bürootöö erialal ajavahemikul 08.01.2018 – 22.06.2018. Auditoorsete tundide maht on 88 ja tasu 15 eurot tunnis. Käsundusleping nr 2.1-19/2823-1 kohaselt kohustub käsundisaaja viima läbi, ajavahemikul 03.09.2018 – 30.04.2019, õppetööd (dokumenditöö mooduli ainete läbiviimine) IT õppesuunas BT-16 kursusele kogumahus 98 auditoorset tundi. Lisaks makstakse OÜ-le KJK Koolitused käsunduslepingu 2.1-19/2605 igakuiselt 190 eurot rühmajuhendamise tasu. Õppetöö läbiviimine tähendab lisaks auditoorsele tööle ka ettevalmistavaid ja muid toetavaid tegevusi. Rühma juhtumikorraldaja tööülesannete loetelu on samuti pikk ja jaguneb kolme kategooriasse: - otsene töö õppijaga; - võrgustiku töö; - töö dokumentidega. Sellise hulga lisa ülesannete täitmine on audiitori hinnangul võimalik ainult põhitöö arvelt. TÄHELEPANEK: K.V. töölepingu kohaselt töötab töötaja talituse juhi ametikohal personali- ja haldusosakonna asjaajamisetalituses koormusega 100%. Tööaja kestus on 8 tundi päevas ja 40 tundi nädalas. Audiitor ei oma kindlust kas sellise lisa koormuse juures on põhitööle võimalik 100% panustada. SOOVITUS: Vähendada AKRK talituse juhi töökoormust lisaülesannete või põhitöökoha koormuse vähendamise arvelt. Auditeeritava kommentaar: Tegemist ei ole töötaja ametikohast tulenevate ülesannetega, samuti ei ole tegemist lisaülesannetega, mis paratamatult lisanduvad töötajale lisaks tema põhitööle. Igal aastal kuulutatakse välja vabadele rühmadele rühmajuhendaja leidmiseks otsing ning töötajad, kes leiavad, et soovivad seda ülesannet oma põhitöö kõrvalt teha, saavad esitada oma kandidatuuri. AKRK-s on rühmajuhendaja roll oluline ning leiame rühmajuhendajad oma personali seast. Kõik rühmajuhendajad on teadlikud, et peavad rühmajuhendaja rolli jaoks leidma aja lisaks oma põhitööle. Selleks on ette nähtud ka lisatasu, mis sõltub rühma suurusest. K. V. oli rühmajuhendajaks bürootöö eriala rühmal, soovides osutada rühmajuhendaja teenust oma äriühingu kaudu. Kuna muid kandidaate ei olnud, nõustusime sellega. Samuti bürootöö erialal õppetöö läbiviimisel pöördus õppeosakond mitmete isikute poole, sh K.V., kuna vaja oli õpetajat. K. V. oli nõus õppetööd läbi viima, kuid seda oma äriühingu kaudu, et oleks tema põhitööst eraldi. Kuna töötaja on oma põhitööga väga hästi hakkama saanud ning tööülesanded on tähtaegselt täidetud, ei ole me näinud selles probleemi. 19  Sotsiaalministeerium Siseauditi osakond Audiitori kommentaar: Audiitor jääb esialgse tähelepaneku juurde. Kui põhitööga üheaegselt täita lisaks kahte erinevat tööülesannet, siis paratamatult tehakse seda põhitööaja arvelt. 7.3. AKRK personalikulude ülekulu ja selle katmine omatuludest AKRK finantsjuhi väidete kohaselt, on AKRK personalikulud alates 2016. aastast ülekulus. Finantsjuhi selgituste kohaselt on personalikulude olukord järgmine: Palgafondi arvestatav puudujääk tekkis 2016 aastal peale juhtkonna otsust tõsta asutuse töötajate töötasu kuni 5% ulatuses. Palgatõusuks eelarves vahendeid ei olnud. Aasta lõpuks oli tekkinud eelarve puudujääk 110 000 euro ulatuses, mille olime sunnitud katma asutuse omatuludest. 2016.aastal kaeti omatuludest palgakulusid 109 822 euro ja 2017. aastal 34 124 euro ulatuses. 2018. a. palgafond miinusesse ei jäänud kuna direktori ametikoht oli 8 kuu vältel täitmata. Samuti hoidis palgafondi kokku asjaolu, et õppeosakonna juhataja ametikoht oli ajutiselt täidetud 0,5 koormusega. 2019. a palgafondi puudujäägiks prognoosime tänase seisuga 20 000 - 50 000 eurot. Kui me ei suuda leida puudujäägi katmiseks baaseelarvesse lisaraha, jääb meid palgafondi puudujääk saatma ka tulevastel perioodidel, sest sisemiste ressursside arvelt ei ole võimalik enam puudujääki katta. Seega on meie jaoks täna Astangu palgafondi teema väga oluline ning on astutud ka esimesed sammud baaseelarvesse lisaraha leidmiseks. AKRK töötasu juhendi kohaselt on eelarveaastaks määratud summa piires ja täiendavalt laekunud omatulu vahenditest direktori otsusel lubatud määrata töötajatele lisatasusid ja tulemustasusid. 2018. aastal maksti töötajatele lisa-, asendus- ja tulemustasusid ca 32,5 tuhat eurot, mis on ca 8,9 % omatuludest. TÄHELEPANEK: Allasutus on teinud 2016.a otsuse, tõsta töötajate töötasu kuigi kinnitatud eelarves ei olnud töötasu tõstmiseks vahendeid ettenähtud, mistõttu oli AKRK teadlik, et töötasu tõstmine tuleb katta sisemiste ressursside ja/või omatulu arvelt. JÄRELDUS: Audiitori hinnangul ei ole antud juhul tegemist tööjõukulude ülekuluga, vaid allasutuse otsusega katta töötasude tõus omatulu ja/või sisemiste ressursside arvelt. SOOVITUS: Eelarveliste kulude suurendamise otsuse tegemisel veenduda vahendite olemasolus ja juhinduda riigieelarve seadusest tulenevate riigieelarve vahendite kasutamise eeldustest. Auditeeritava kommentaar: Kuna audit kattis 2018. aasta ning olukorras, kus alates 2017. aasta aprillist on asutusel uus direktor ja juhtkond vahetus kiiresti 100% välja, leiame, et antud auditi kontekstis ei ole asjakohane käsitada 2016. aasta juhtkonna otsuseid, sest praegusel juhtkonnal puudub antud otsuse tagamaadega, sh kooskõlastamine Sotsiaalministeeriumiga, seotud info. AKRK direktor on juhtinud Sotsiaalministeeriumi juhtkonna tähelepanu sellele, et 2016. aastast alates on personalikulu ülekulus. Samuti on AKRK uus juhtkond astunud samme selleks, et vähendada personalieelarvega seotud puudujääki, nt vähendanud ametikohti ja koondanud üksusi. Audiitori kommentaar Audiitor jääb esialgse tähelepaneku juurde. Juhi vahetus ei tähenda, et varasemad otsused ei mõjuta uue juhi tegevusi ja otsuseid. Kui eelmine juhtkond on otsustanud, et osa palgakuludest kaetakse omatulu arvelt, kuid uue juhtkonna eesmärk on katta personalikulud ainult eelarvelistest vahenditest, siis tuleb seda teha sisemiste ressursside arvelt kuni ministeerium leiab täiendavaid riigieelarvelisi vahendeid. 20  Sotsiaalministeerium Siseauditi osakond 8. AUDITI JUHI DEKLARATSIOON Kinnitan, et auditi nr 1-2018 „Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse sisekontrollisüsteemi hindamine ning ressursside säästlik ja eesmärgipärane kasutamine“ läbiviimine on olnud vastavuses Sotsiaalministeeriumi ja siseauditi osakonna põhimäärustega ning Sotsiaalministeeriumi valitsemisala siseauditeerimise sise- eeskirjaga ja siseauditi üksuse protseduurireeglitega. Audit on läbi viidud kooskõlas siseauditi osakonna 2018. aasta tööplaani ja auditi programmi-riskianalüüsiga. Audiitor on allkirjastanud sõltumatuse deklaratsiooni, kinnitades nii oma sõltumatust auditeeritavast ja tagades auditi tulemuste objektiivsuse. Auditi tähelepanekud toetuvad auditi käigus kogutud tõendusmaterjalidele, mis on säilitatud e-toimikus nr 1-2018 ja mille hoidmise eest on vastutav auditi juht.. Auditi e-toimik nr 1-2018 on salvestatud SAO-kettale ning auditi lõpparuanne on salvestatud dokumendihaldussüsteemi DELTA sarja 1.3-2. Auditi lõpparuande projekt esitati AKRK direktorile ja personali- haldusosakonna juhatajale 24.07.2018 kommenteerimiseks. Esitatud kommentaarid on auditi lõpparuandes arvesse võetud. Auditeeritava kommentaarid millega siseaudiitorid ei nõustu on lisatud auditi lõpparuandesse vastava tähelepaneku juurde ning vajadusel on esitatud audiitori täiendava või vastukommentaarina asjaolud, miks siseaudiitorid auditeeritava seisukohaga ei nõustu. Soovituste tegemisel on lähtutud auditi käigus kogutud faktidest ja auditeeritavat valdkonda reguleerivast seadusandlusest. Seetõttu olen veendunud, et soovituste võimalikult kiire ja oskuslik rakendamine tagab õigusaktides esitatud nõuetest kinnipidamise ning loob valitsemisala asutusele lisandväärtust. Olen veendumusel, et auditis kasutada olnud aja- ja rahaline ressurss sai kasutatud parimail ning optimaalseimal viisil. Audiitor on seisukohal, et auditi läbiviimisel võimaldati neile juurdepääs auditi sooritamiseks vajaminevale infole. Auditeeritava valdkonna ametnike käitumine ei põhjustanud auditi ulatuse sellist piiratust, mis ei oleks võimaldanud viia läbi auditi toiminguid piisavas ulatuses ning seega takistanud saavutamast auditile seatud eesmärki. Tagatud oli siseaudiitori sõltumatus auditeeritavast ning seeläbi auditi tulemuste objektiivsus. Auditi läbiviinud audiitor tänab AKRK töötajaid auditi jooksul osutatud koostöö eest! Tulenevalt eelöeldust, olen seisukohal, et auditi eesmärk on täidetud. (allkirjastatud digitaalselt) Tarmo Hellat auditi juht Käesolev auditi lõpparuanne edastatakse elektrooniliselt: Marika Priske, kantsler Rait Kuuse, sotsiaalala asekantsler Kert Valdaru, AKRK direktor Veronika Kaska, AKRK personali- ja haldusosakonna juhataja 21 From: Kert Valdaru Sent: Friday, October 11, 2019 8:51 AM To: Veronika Kaska Subject: FW: Astangu auditi lõpparuanne Tere, Saabus lõpparuanne Parimat Kert From: Tarmo Hellat <[email protected]> Sent: Thursday, October 10, 2019 11:42 AM To: Kert Valdaru <[email protected]> Subject: Astangu auditi lõpparuanne Lugupeetud Kert Valdaru Saadan Teile auditi „ Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse sisekontrollisüsteemi hindamine ning ressursside säästlik ja eesmärgipärane kasutamine“ lõpparuande. Lugupidamisega Tarmo Hellat siseaudiitor | Siseauditi osakond | [email protected] Sotsiaalministeerium Suur-Ameerika 1 | 10122 Tallinn 626 9301 | http://www.sm.ee<http://www.sm.ee/et>