Arenguvestluste läbiviimise korra ja põhimõtete kinnitamine

KÄSKKIRI Tallinn 16.08.2018 nr 1-3/34 Arenguvestluste läbiviimise korra ja põhimõtete kinnitamine Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse põhimääruse § 8 lg 2 punkti 5 alusel: 1. Kinnitan Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse arenguvestluste läbiviimise korra ja põhimõtted. (allkirjastatud digitaalselt) Veronika Kaska personali- ja haldusosakonna juhataja direktori ülesannetes Lisad: Lisa 1 - Arenguvestluste läbiviimise kord ja põhimõtted. Lisa 2 - Arenguvestluse ettevalmistusleht. Lisa 3 - Katseaja lõpu vestluse ettevalmistusleht.  KINNITATUD direktori 16.08.2018 käskkirjaga nr 1-3/34 Lisa 1 Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse arenguvestluste läbiviimise kord ja põhimõtted 1. Sissejuhatus Käesoleva korra eesmärgiks on kehtestada ühtsed põhimõtted arenguvestluste läbiviimiseks Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuses (edaspidi Keskus). 2. Eesmärk 2.1 Arenguvestlus on juhi ja töötaja vaheline koostööl põhinev usalduslik kohtumine ühesuguste arusaamade kujundamiseks tööalastest eesmärkidest ja rollidest. Vestluse käigus annavad pooled tagasisidet töö tulemuslikkuse kohta ja lepitakse kokku edasine tööalane tegevus- ja arenguplaan. 2.2 Arenguvestluste läbiviimise üldeesmärgiks on ühildada töötaja isiklikud tööalased eesmärgid, ootused ja käitumine Keskuse väärtuste ja strateegiliste eesmärkidega ning organisatsiooni kui terviku arendamisega ning arutada töötaja arenguvõimalusi, -soove ja koolitusvajadust, et suunata töötaja arendama oma teadmisi ja oskusi. 2.3 Arenguvestluse käigus: - arutatakse läbi eelmisel perioodil püstitatud ülesanded ja nende täitmine; - püstitatakse koos juhiga töötaja eesmärgid järgnevaks perioodiks; - arutatakse läbi töötaja ametijuhendis sisalduv, sh kas kirjeldatud tööülesanded vastavad tegelikult tehtavale tööle; - planeeritakse töötaja isiklikku arengut (sh koolitus, iseseisev õpe); - vahetatakse mõtteid töötingimuste ja -õhkkonna üle organisatsioonis ja pakutakse välja uusi lahendusi. 2.4 Arenguvestluse tulemusena: - antakse konstruktiivne tagasiside töötaja eelmise perioodi tulemustele; - selgitatakse välja töötaja arenguvajadus (sh koolitused, iseseisev õpe), et rakendada maksimaalselt arengupotentsiaali; - lepitakse kokku järgmise perioodi arengu- ja tööalastes eesmärkides; - selgitatakse välja vastastikused ootused ning väärtushinnangud; - ajakohastatakse ametijuhend. 2.5 Pikaajalised ootused arenguvestluse süsteemile: - paraneb meeskonna kui terviku efektiivsus; - omatakse informatsiooni vastastikustest ootustest; - paraneb töötajate arusaamine organisatsiooni strateegilistest eesmärkidest ja suundadest; - paraneb oskus defineerida oma roll organisatsiooni strateegiliste eesmärkide ja suundade saavutamisel; - paranevad töötajate erialased teadmised, oskused; - tõuseb töötajate motivatsioon. 2 3. Põhimõtted 3.1 Arenguvestlus viiakse läbi kõikide töötajatega nende juhtide poolt, kes omavad kõige põhjalikumat ülevaadet töötaja ülesannetest, ehk vahetute juhtide poolt. Erandkorras (vahetu juht puudub või on hiljuti vahetunud) viib vestluse läbi järgmise tasandi juht või personalijuht. 3.2 Arenguvestlused viiakse läbi kord aastas ajavahemikus 1. septembrist kuni 30. novembrini kõigepealt talitustes ja õppesuundades, siis osakondades ning seejärel vestleb direktor temale vahetult alluvate töötajatega (sh osakonnajuhtidega). 3.3 Arenguvestlusel sõlmitud koolituskokkulepped kajastuvad järgmise aasta koolitus- ning arendusplaanis. 3.4 Lisaks arenguvestlusele toimuvad töötajaga kord aastas vahevestlused, mille käigus vaadatakse üle, kas arenguvestlusel seatud eesmärgid jms on jätkuvalt asjakohased ning kas kõik läheb plaanipäraselt. 3.4.1 Vahevestlused viiakse läbi kord aastas ajavahemikus 1. märts kuni 30. aprill. 3.4.2 Vahevestlused viiakse läbi vormivabalt ning tulemusi eraldi kirjalikult ei fikseerita. 3.5 Uute töötajatega toimuvad katseaja lõpu vestlus ja vahevestlus. 3.5.1 Katseaja lõpu vestlus toimub vähemalt ühe korra katseaja jooksul üks kuu enne katseaja lõppu. 3.5.2 Kui töötaja on läbinud katseaja edukalt, siis toimub katseaja lõpu vestlus käesoleva korra punktis 4 kirjeldatud arenguvestluse protsessi järgides ning mille tulemused fikseeritakse kirjalikult katseaja lõpu vestluse vormil (Lisa 2). 3.5.3 Juhul kui katseaja lõpu vestlus on toimunud vahetult enne arenguvestluste perioodi (kuni 3 kuud enne), võib seda käsitleda kui arenguvestlust. 3.5.4 Katseaja jooksul viib personalijuht uue töötajaga läbi vahevestluse, et saada tagasisidet, kuidas sisse elamine jms on sujunud. 3.5.5 Katseaja jooksul toimunud vahevestlus viiakse läbi vormivabalt ning tulemusi eraldi kirjalikult ei fikseerita. 4. Arenguvestluse protsess 4.1 Arenguvestlus koosneb järgmistest osadest: 4.1.1 tulemuste analüüs ja arutelu; 4.1.2 hinnang töötaja tegevusele; 4.1.3 eesmärkide püstitamine; 4.1.4 arendamist vajavad küljed; 4.1.5 rahulolu tööalaste mõjuteguritega. 4.2 Osakonna juht tutvustab arenguvestluste läbiviimise eesmärke, põhimõtteid ning ajakava enne individuaalsete vestluste toimumist osakonnale tervikuna. 4.3 Vahetu juht lepib arenguvestluse aja ja kestuse töötajaga kokku vähemalt 1 (üks) nädal enne selle toimumist. 3 4.4 Arenguvestlusel käsitletavad teemad valmistab ette nii töötaja kui arenguvestluse läbiviija, võttes aluseks eelmise perioodi arenguvestluste kokkuvõtte ja koostades uue arenguvestluse lehe (Lisa 1), et kindlustada oluliste küsimuste läbiarutamine. Vestlus valmistatakse ette kirjalikult mõlema osapoole poolt. 4.5 Enne arenguvestluse toimumise kuupäeva pöördub arenguvestluse läbiviija töötaja kohta tagasiside saamiseks kirjalikult temaga vahetult töös kokku puutuvate teiste töötajate või koostööpartnerite poole. 4.5.1 Kirjalik tagasiside võetakse ühele töötajale soovitavalt kokku 3–5 kolleegilt või koostööpartnerilt. 4.5.2 Kirjalik tagasiside võib järgida ühtset vormi, mis on kirjeldatud arenguvestluse ettevalmistuslehel või olla vormivaba. 4.6 Arenguvestluse tulemusel fikseeritakse täiendused arenguvestluse lehel, mille koostab juht pärast arenguvestluse toimumist ja millest kujuneb uus arenguvestluse kokkuvõte. 4.7 Arenguvestluse kokkuvõte allkirjastatakse mõlemapoolselt ning see on aluseks järgneva perioodi arenguvestluse läbiviimisel. 4.8 Osapoolte poolt allkirjastatud arenguvestluse kokkuvõtet hoitakse Keskuse dokumendihaldussüsteemis. Kokkuvõttele on juurdepääs mõlemal osapoolel, järgmise tasandi juhil ning personalijuhil. 4.9 Osapoolte nõusolekul edastab juht laiemat arutelu või otsustamist vajavate küsimuste puhul väljavõtte kokkuvõttest kolmandatele isikutele. 4.10 Juhul kui töötaja ei ole rahul arenguvestluse tulemustega, lahendab vaidluse järgmise tasandi juht. Töötajal on õigus fikseerida arenguvestluse kokkuvõttesse oma eriarvamus. 5. Vastutus 5.1 Arenguvestluse osapooled ja nende vastutus: 5.1.1 Töötaja – vastutab arenguvestluse ettevalmistamise, konstruktiivse õhkkonna loomise, kokkulepitud tulemuste saavutamise eest. 5.1.2 Arenguvestluse läbiviija – vastutab arenguvestluse ettevalmistamise ja konstruktiivse õhkkonna loomise eest, arenguvestluse eesmärgipärase ja kvaliteetse läbiviimise eest, kokkulepitud tulemuse järgimise ja selle sooritamise võimaldamise, kokkulepetest kinnipidamise eest. 5.1.3 Personalijuht – vastutab süsteemi toimimise jälgimise ja arendamise eest, läbiviimist puudutavate probleemide lahendamise, vajadusel koostöös vahetute juhtide ja direktoriga ametijuhendite kaasajastamise või muutmise eest. 5.1.4 Kolmas osapool – vastutab talle teatavaks saanud arenguvestluse kokkuvõttes sisalduva info konfidentsiaalsena säilitamise eest. 4  Direktori 16.08.2018 käskkirja nr 1-3/34 Lisa 2 Katseaja lõpu vestluse ettevalmistusleht Töötaja nimi Töötaja ametikoht Vestluse aeg Vahetu juht KATSEAJA TÖÖ TULEMUSED Hinnang oma tööle katseajal: Peamised kokkulepitud Hinnang saavutatud tulemusele ja eesmärgi tööülesanded/eesmärgid täitmisele Vahetu juhi hinnang töötaja katseaja tööalasele tegevusele: (Täidetakse vestluse ajal) TÖÖALASED MÕJUTEGURID Töötaja rahulolu Palun hinda skaalal 1-5, kus 1 on halb ja 5 on väga hea oma tööalaseid mõjutegureid. Märgi tulemus X-ga. Mõjutegur 1 2 3 4 5 Kommentaarid Koostöö kolleegidega Koostöö koostööpartneritega Tööõhkkond/sisekliima ja meeskonnatöö (struktuuriüksuses) Kaasatus (keskuse/oma struktuuriüksuste tegevustesse, tegevuste kavandamisesse jms) Töökorraldus (koormus, infovahetus, koormus jms) Töö sisu (potentsiaali rakendamine, töö tähenduslikkus, rutiinsus, huvitavus) Töökeskkond ja töötingimused (füüsiline)  Direktori 16.08.2018 käskkirja nr 1-3/34 Lisa 2 Vahetu juhtimine (info liikumine, tagasiside, tööülesannete andmise selgus, tähtaegade mõistlikkus jne) Ettepanekud rahulolu parandamiseks või säilitamiseks: JÄRGMISE PERIOODI EESMÄRGID JA ISIKLIK ARENGUKAVA Järgmise aasta suuremad eesmärgid ja tegevused: (Täidetakse vestluse ajal) Tööülesanne/eesmärk/tegevus Oodatav tulemus Kas ametijuhend on olemas? (Täidetakse vestluse ajal) Jah Ei Järgmise aasta koolitus- ja enesearengu vajadused Arengutegevus-valdkond Märgi, kas tegemist on Prioriteetsus 1 või 2 koolituse, (märgi, kas juhendamise/töövarjutamise, arengutegevus on iseseiseva õppe, õppereisi, järgneval perioodil stažeerimise vms. prioriteetsusega 1 või 2) Koolitusvajaduse põhjendus: Muud ettepanekud, kommentaarid, rõõmud ja mured:  Direktori 16.08.2018 käskkirja nr 1-3/34 Lisa 2 Vahetu juhi ettepanekud, kommentaarid: KOLLEEGIDE/PARTNERITE TAGASISIDE (täidetakse juhi poolt eelnevalt kogutud info põhjal, soovitavalt 3-5 tagasisidet) /tagasiside võib kirjutada vabas vormis või tugineda all olevatele punktidele/: Koostöö (sh tegutsemisel arvestab erinevate osapoolte huve ja individuaalseid erinevusi, orienteeritus ühise eesmärgi saavutamisele..) Initsiatiiv ja loovus (sh algatusvõime, „kuidas saame paremini, tõhusamalt ja huvitavamalt“ mõtteviis jms) Tähtaegadest kinnipidamine ja ajaplaneerimise oskus (sh tegevuste planeerimisel arvestab teistega, töökoosolekuteks ettevalmistatus jms) Probleemide lahendamise oskus (sh lahendustele orienteeritus) Juhtimine (hea ja toetava tööõhkkonna loomine, motiveerimine ja tunnustamine, info jagamine jne)- ainult juhtidel  Direktori 16.08.2018 käskkirja nr 1-3/34 Lisa 2 Arenguvestluse ettevalmistusleht Töötaja nimi Töötaja ametikoht Vestluse aeg Vahetu juht EELMISE PERIOODI TÖÖ TULEMUSED JA ARENGUVÕIMALUSED Hinnang eelmise perioodi kokkulepitud eesmärkidele ja tegevustele. Peamised kokkulepitud Hinnang saavutatud tulemusele ja eesmärgi tööülesanded/eesmärgid täitmisele Mis olid suurimad tööalased saavutused eelmisel perioodil? Mis olid peamised väljakutsed ja probleemid? Vahetu juhi hinnang töötaja eelmise perioodi tööalasele tegevusele. (Täidetakse vestluse ajal) Eelmisel perioodil läbitud koolitused, erialased täiendamised, iseseisev õpe jms Arengutegevus-valdkond Märgi, kas see tegevus oli Hinnang Prioriteetsus koolitus, koolitusele 1 või 2 (märgi, juhendamine/töövarjutamine, /tegevusele (1- kas saadud iseseisev õpe, õppereis, 5 skaalal, kus 1 arengutegevus stažeerimine vms. on halb ja 5 on oli eelmisel väga hea) perioodil prioriteetsusega 1 või 2)  Direktori 16.08.2018 käskkirja nr 1-3/34 Lisa 2 TÖÖALASED MÕJUTEGURID Töötaja rahulolu Palun hinda skaalal 1-5, kus 1 on halb ja 5 on väga hea oma tööalaseid mõjutegureid. Märgi tulemus X-ga. Mõjutegur 1 2 3 4 5 Kommentaarid Koostöö kolleegidega Koostöö koostööpartneritega Tööõhkkond/sisekliima ja meeskonnatöö (struktuuriüksuses) Kaasatus (keskuse/oma struktuuriüksuste tegevustesse, tegevuste kavandamisesse jms) Töökorraldus (koormus, infovahetus, koormus jms) Töö sisu (potentsiaali rakendamine, töö tähenduslikkus, rutiinsus, huvitavus) Arenguvõimalused Töökeskkond ja töötingimused (füüsiline) Vahetu juhtimine (info liikumine, tagasiside, tööülesannete andmise selgus, tähtaegade mõistlikkus jne) Ettepanekud rahulolu parandamiseks või säilitamiseks: JÄRGMISE PERIOODI EESMÄRGID JA ISIKLIK ARENGUKAVA Järgmise aasta suuremad eesmärgid ja tegevused. (Täidetakse vestluse ajal) Tööülesanne/eesmärk/tegevus Oodatav tulemus Kas ametijuhendit on vaja muuta? (Täidetakse vestluse ajal) Jah Ei  Direktori 16.08.2018 käskkirja nr 1-3/34 Lisa 2 Järgmise aasta koolitus- ja enesearengu vajadused Arengutegevus-valdkond Märgi, kas tegemist on Prioriteetsus 1 või 2 koolituse, (märgi, kas juhendamise/töövarjutamise, arengutegevus on iseseiseva õppe, õppereisi, järgneval perioodil stažeerimise vms. prioriteetsusega 1 või 2) Koolitusvajaduse põhjendus: Muud ettepanekud, kommentaarid, rõõmud ja mured: Vahetu juhi ettepanekud, kommentaarid: KOLLEEGIDE/PARTNERITE TAGASISIDE (täidetakse juhi poolt eelnevalt kogutud info põhjal, soovitavalt 3-5 tagasisidet) /tagasiside võib kirjutada vabas vormis või tugineda all olevatele punktidele/: Koostöö (sh tegutsemisel arvestab erinevate osapoolte huve ja individuaalseid erinevusi, orienteeritus ühise eesmärgi saavutamisele..) Initsiatiiv ja loovus (sh algatusvõime, „kuidas saame paremini, tõhusamalt ja huvitavamalt“ mõtteviis jms) Tähtaegadest kinnipidamine ja ajaplaneerimise oskus (sh tegevuste planeerimisel arvestab teistega, töökoosolekuteks ettevalmistatus jms) Probleemide lahendamise oskus (sh lahendustele orienteeritus) Juhtimine (hea ja toetava tööõhkkonna loomine, motiveerimine ja tunnustamine, info jagamine jne)- ainult juhtidel