KK - Ametijuhendi kinnitamine (sekretär)

KÄSKKIRI Tallinn kuupäev digiallkirjas nr 2.1-3/19 Ametijuhendi kinnitamine Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse põhimääruse § 8 lg 2 punkti 5 alusel: 1. Kinnitan ametijuhendi sekretäri ametikohale. (allkirjastatud digitaalselt) Kert Valdaru direktor Lisad: Lisa 1: Ametijuhend - sekretär Lisa  KINNITATUD direktori Käskkirjaga nr 2.1-3/19 LISA töölepingu nr .... juurde AMETIJUHEND Ametikoht Sekretär Vahetu juht Asjaajamistalituse juht Struktuuriüksus Personali- ja haldusosakond Keda asendab - Kes asendab Asjaajamistalituse juht Tegevuse peaeesmärk Aidata kaasa Astangu Keskuse (edaspidi keskus) eesmärkide ja tegevuste täitmisele ja teostumisele läbi toetava sekretäritöö ning vastavalt Keskuse põhimäärusele ja asjaajamiskorrale. Peamised tegevusülesanded Tulemused 1. Keskuse dokumentide menetlemine  Õigusaktid ja muud Keskuses koostatud elektroonilises dokumendid, saabunud või väljastatavad dokumendihaldussüsteemis DORA kirjad 1.1. direktori poolt antud käskkirjade, (teated, vastused, aktid jne) on registreeritud saabuva ja väljastatava kirjavahetuse ja väljastatud õigeaegselt; registreerimine ja säilitamine,  Keskusele saabunud dokumendid on üle 1.2. dokumentide toimetamine täitjatele. antud täitjatele ja kindlustatud õigeaegne 1.3. vajadusel Keskuse kirjavahetuse vastamine; korrektne vormistamine  Keskuse poolt saadetavad kirjad on 1.4. Personalitöö dokumentide vormistatud korrektselt ja menetlemine asjaajamisnõuetele vastavalt; 1.5. Dokumentide registreerimine,  Keskuse dokumendid on vormistatud kooskõlastuste ja resolutsioonide kooskõlas asjaajamisjuhendiga ja väljastatud täitmise jälgimine DORAs õigeaegselt; 2. Uue DHS programmi DELTA kasutusele  Personalitöö dokumendid on korrektselt võtmine, Testkekskonna testimina ja koostatud ja edastatud õigeaegselt Riigi programmi seadistamine vastavalt Tugiteenuste Keskusesse (RTK); keskuse Dokumendi loetelule  DELTA-sse sisestatud dokumendid on kontrollitud, vajalikele töötajatele edastatud. 3. Keskuse töötajate juhendamine ja  Kasutajad on nõustatud, probleemid ja abistamine dokumendihaldussüsteemi küsimused on lahendatud operatiivselt. kasutamisel 4. Tehniline teenindamine  Kliendile on vastatud viisakalt ja 4.1. telefonikõnedele vastamine ja arusaadavalt, antud vajalik, õige ja klienti vajadusel suunamine adressaadile, rahuldav informatsioon; kirjavahetuse korraldamine  vajalikud dokumendid on paljundatud ja 4.2. dokumentide paljundamine, skaneeritud vastavalt vajadustele; skaneerimine 5. Keskuse transpordivahendite  Tagatud on Keskuse transpordivajaduse kasutamise koordineerimine ja sujuv ja õigeaegne korraldus. korraldamine 6. Tellitavate koolituste tehniline  Tellitud koolituste korraldamine on sujunud korraldamine sh tellijatele sobiva aja ja tõrgeteta ja korrektselt, arved on esitatud ressursside tagamine (koolitusteks õigeaegselt. vajalikud vahendid, toitlustus, arveldamine) 7. Personali sisekoolituste korraldamisele  Sisekoolituste korraldamine koostöös kaasaitamine keskuse töötajatega on sujunud, tehnilised  lahendused on leitud. 8. Kontoritarvete tellimine, kontoritehnika  Keskuse töötajad on varustatud vajalike korrashoiu jälgimine, printeritarvikutega kontoritarvetega. Kontoritehnika on varustamine töökorras, probleemidest on teavitatud koheselt asjaajamistalituse juhti. 9. Telefoni operaatorfirmas keskuse poolt  Keskusele on tagatud soodsaimatel volitatud isikuna tehingute tegemine tingimustel valitud mobiiltelefonide hinnapaketid ja paketisiseselt tehtavad muudatused. 10. Keskuse ruumide uksesiltide ja töötajate  Keskuse ruumidel on õige ja õigeaegne nimesiltide tegemine tähistus. Kõikidel Keskuse töötajatel on olemas nimesildid. 11. Muude asjaajamistalituse juhi poolt  Muud ametikoha eesmärgiga seotud antud ülesannete täitmine tegevused on asjaajamistalituse juhi korraldusel või omal initsiatiivil efektiivselt ja asjakohaselt täidetud. Õigused ja vastutus Sekretär vastutab eelnevalt kirjeldatud tegevuste ja tulemuste õigeaegse ja nõuetekohase täitmise eest õigusaktidest, keskuse väärtustest, siseregulatsioonidest ja keskuse heast tavast lähtuvalt. Sekretäril on õigus:  esindada Keskust tööandja või tema volitatud töötaja korraldusel tööga seotud ülesannete täitmisel;  saada Keskuse juhtkonnalt, teiste struktuuriüksuste töötajatelt operatiivselt vajalikku informatsiooni oma tööülesannete täitmiseks;  teha vahetule juhile ettepanekuid töökorralduse efektiivsemaks muutmiseks ning seonduvate probleemide lahendamiseks;  taotleda tööülesannete täitmiseks vajalikke vahendeid, teenuseid ning ameti- ja erialast koolitust;  osaleda koosolekutel, kus on arutlusel eelpoolnimetatud tegevuste läbiviimiseks olulised teemad; Sekretäril on kohustus:  kinni pidada Keskuse tegevust reguleerivatest õigusaktidest/kordadest ja Keskuse siseregulatsioonidest.  kinni pidada talle tööülesannete täitmise käigus teatavaks saanud delikaatsete isikuandmete, ettevõtjate ärisaladuste ja muu avaldamisele mittekuuluva teabe hoidmise eest. Õiguste ja vastutuse piirid on Käesolevas ametijuhendis sätestatud: Töö hindamise aluseks on: vahetu juhi hinnang Sekreäril on kasutada järgmised töövahendid:  Lauaarvuti koos tarkvaraga  paljundusmasin, printer; skänner ja muu  lauatelefon vajalik kontoritehnika ja kontoritarbed Tööle võtmise eeldused Nõuded haridusele:  vähemalt kesk- või keskeriharidus Nõuded kogemustele:  vähemalt 1.a töökogemus sekretäritöö alast ettevalmistust eeldaval ametikohal Nõuded teadmistele ja  iseseisva töö oskus, meeskonnatöö ja hea suhtlemisoskus oskustele:  eesti keele oskus väga heal tasemel, väga heal tasemel suuline ja kirjalik eneseväljendusoskus  asjaajamist ja arhiveerimist reguleerivate õigusaktide tundmine   arvutikasutamise oskus ametikohal vajaminevate programmide ulatuses Nõuded  kohusetundlikus isiksuseomadustele:  usaldusväärsus  korrektsus  empaatiavõime  algatusvõime ning loovus uute ja otstarbekate lahenduste pakkumiseks  valmisolek õppida uusi oskusi  positiivsus  pingetaluvus Allkirjastatud digitaalselt: Vahetu juht Töötaja