Teabehalduskorra muutmine

VANGLATEENISTUSE HALDUSOSAKONNA JUHATAJA KÄSKKIRI 20.02.2026 nr 1-1/3-26/8 Vanglateenistuse haldusosakonna juhataja 21.03.2025 käskkirja nr 1-1/3-25/8 "Vanglate teabehalduskord" muutmine Vabariigi Valitsuse 25.05.2017. a määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ § 17 lg 3 ja Justiitsministri 13. juuni 2006.a määrusega nr 20 kinnitatud „Viru Vangla moodustamine ja põhimäärus“ § 111 lg 1 p 10 ja § 171 alusel teen Vanglate teabehalduskorras järgmised muudatused: 1. Kasutatud lühendite loetelust jätan välja tekstiosa „KIR – vangiregister (kinnipeetavate, vahistatute, arestialuste ja kriminaalhooldusaluste andmekogu). 2. Punkti 1.5 esimese lause lõppu täiendan tekstiosaga „ ning andmete kvaliteet“. 3. Punktis 1.8 asendan tekstiosa „/“ tekstiosaga „ja“. 4. Punktis 1.10 asendan kolmandas lauses tekstiosa „KIR“ tekstiosaga „Vangiregister“. 5. Punkti 1.15 sõnastan järgmiselt: „Korra tutvustamine teenistujatele toimub teenistusse asudes töökorralduslike dokumentidega tutvumise tööülesande kaudu.“. 6. Punkti 2.4 teise alapunkti sõnastan järgmiselt: „võimalusel koosta ja/või lae materjal ülesse keskkonda, kus seda saab taaskasutada (nt JUKA, ühistöökeskkond SharePoint, Delta).“. 7. Punkti 3.1 täiendan pärast tekstiosa „ja korrektsuse“ tekstiosaga „andmekvaliteet“. 8. Punkti 4.8 täiendan pärast tekstiosa „piirangu alused“ tekstiosaga „ning koonda ühe seaduse punktid kasvavas järjekorras“. 9. Tunnistan kehtetuks punktid 4.17 ja 4.18. 10. Punkti 6.4 sõnastan järgmiselt: „Teenistujate autentimine ja autoriseerimine DHSis toimub kasutajakonto kaudu vastavalt kehtestatud õigusele.“. 11. Punkti 6.9 lõppu täiendan tekstiosaga „THT peaspetsialist algatab küsitud dokumendi juurest kasutajale „Teadmiseks“ tööülesande ja lisab resolutsiooni juurdepääsu põhjenduse“. 12. Punktis 6.13 jätan välja tekstiosa „Deltas dokumendi metaandmetes on tärniga tähistatud andmeväljade täitmine kohustuslik. Kui mõni kohustuslik andmeväli on täitmata, ei ole võimalik ekraanivormi salvestada ja programm kuvab sellekohase teate“. 13. Punktis 7.1 asendan tekstiosa „Vanglasüsteemis“ tekstiosaga „Vanglateenistuses“. 14. Punktis 7.2 asendan sõna „vanglasüsteemi“ sõnaga „vanglateenistuse“. 15. Punkti 7.3 teise lause sõnastan järgmiselt: „Tööülesannete täitmiseks on JUKA-sse juurdepääs kõigil vanglateenistujatel ning vajaduspõhiselt vanglateenistuse välistel isikutel.“. 16. Punkti 7.10 esimest lauset täiendan pärast tekstiosa „koostas/kinnitas“ tekstiosaga „ning vormistamisel lähtutakse käesoleva korra Lisa 1 peatükist 10“. 17. Lisa 1 punktis 1.1 asendan tekstiosa „KIR“ tekstiosaga „vangiregistrisse“. 18. Lisa 1 punktis 1.2 asendan tekstiosa „KIR“ tekstiosaga „vangiregistri“. 19. Tunnistan kehtetuks Lisa 1 punkti 1.7. 20. Lisa 1 punktis 1.13 esimeses lauses jäetakse välja tekstiosa „,v.a p.1.14 toodud“. 21. Lisa 1 punktis 1.13 esimese alapunkti teises lauses asendan tekstiosa „vangla“ tekstiosaga „vanglateenistuse“. 22. Lisa 1 punktis 1.28 asendan esimese lause esimeses pooles tekstiosa „Vangi“ tekstiosaga „Kinni peetava isiku“. 23. Tunnistan kehtetuks Lisa 1 punkti 1.28 kolmanda ja neljanda alapunkti. 24. Lisa 1 punkti 1.32 täiendan pärast tekstiosa „üldkäskkirjad;“ tekstiosaga „käskkirjad“. 25. Lisa 1 punkti 2.13 sõnastan järgmiselt: „Vastamistähtaegasid hakatakse arvestama järgmiselt, lähtudes pöördumise liigist:  pöördumise vastuvõtmise päevale (vastuvõtmisel templil märgitud kuupäev) järgnevast kalendri- või tööpäevast;  kui pöördumisel puudub ametniku vastuvõtmise märge, loetakse tähtaega kinni peetava isiku poolt märgitud kuupäevale järgnevast kalendri- või tööpäevast;  kui pöördumisel puudub nii kinni peetava isiku poolt märgitud esitamise kuupäev kui ka ametniku poolt vastuvõtmise kuupäev, loetakse tähtaega registreerimisele järgnevast kalendri- või tööpäevast;  elektroonselt esitatud pöördumiste korral hakatakse tähtaega lugema pöördumise vastuvõtmisele järgnevast kalendri- või tööpäevast.  elektroonse kanali kaudu peale tööaega, nädalavahetusel või riigipühal esitatud pöördumiste korral hakatakse tähtaega lugema registreerimisele järgnevast kalendri- või tööpäevast;  kui pöördumine laekub läbi Eesti Posti (Omniva), siis tähtaega hakatakse lugema alates THTs registreerimisele järgnevast kalendri- või tööpäevast;  kui tähtaeg jääb puhkepäevale või riigipühadele – loetakse tähtajaks järgnev tööpäev.“. 26. Lisa 1 punkti 4.1 sõnastan järgmiselt: „Vanglate ametlike dokumentide koostamisel tuleb järgida järgmisi nõudeid:  Kirjastiil (font) püstkiri šrifti Arial tähesuurusega 10 a reavahega 1 (ühekordne);  Verised on: vasak veeris 3 cm, parem veeris 1,5 cm, ülemine ja alumine veeris 1, 2 cm;  Dokumendi teksti vormistamisel kasutada vertikaalset paigutust ja rööpjoondust (v.a kuupäev, dokumendi reg nr ja AK märge, mis on joondatud vasakule). Teksti iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest tühja raega ja taandridu ei kasutata;  Plangi päises kasutatakse vasakule joondatud 2,66 cm kõrgust ühevärvilist riigivapiga logo;  AK märge (märke vormistamine üldpõhimõtte punktides 4.7 ja 4.8).“. 27. Lisa 1 punkti 4.21 sõnastan järgmiselt: „Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb paberkandjal kirjade puhul lisade reale märkida lisade nimetused (pealkirjad), lehekülgede arv ja eksemplaride arv. Ühe eksemplari lisamisel kirjutatakse ainult lehtede arv (nt Lisa: koopia vastuskirjast 6-27/4 5 lehel). Digitaalse kirja puhul märkida lisadokumendi pealkiri, faili nimi ja vorming (nt Lisad: 1. 22.12.2025 vaideotsus, 1-81-25239-22 22.12.2025 Väljaminev kiri.asice, 2. K. K. vaie, K_K_vaie_2- 25_1-2_2632.pdf).“. 28. Lisa 1 punkti 4.22 täiendan pärast tekstiosa „8 lehel 2 eks“ tekstiosaga „või faili nimi ja vorming (nt Lisa: taotlus_2-25_3-2_887.pdf).“. 29. Lisa 1 punktis 4.23 teise lause sõnastan järgmiselt: „Kirja koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ühel real ning telefoninumber ja elektronposti aadress teisel real.“. 30. Lisa 1 punkti 4.24 täiendan enne tekstiosa „kirja koostaja“ tekstiosaga „Kui“. 31. Lisa 1 punkti 5.10 täiendan pärast tekstiosa „Calibri 11“ tekstiosaga „või Arial 10“. 32. Lisa 1 punkt 6.2 sõnastan järgmiselt: „Käskkiri koostatakse asutuse üldplangile. Käskkirja kohustuslikud elemendid on: kuupäev ja registreerimisnumber, pealkiri, tekst, allkiri ja vajadusel juurdepääsupiirangu märge. Kõigi käskkirjade lõppu, mis ei reguleeri üksnes asutuse sisesuhteid st ei ole siseaktid), tuleb enne allkirja lisada vaidlustusviide.“. 33. Lisa 1 punkti 6.3 sõnastan järgmiselt: „Käskkirja liigid: üldkäskkirjad; personalikäskkirjad; vangistuse ja eelvangistuse täideviimise korraldamise käskkirjad. Liigid sõnastatakse järgmiselt:  vangla direktori poolt allkirjastatavad käskkirjad: DIREKTORI KÄSKKIRI;  haldusosakonna juhataja poolt allkirjastatavad käskkirjad: VANGLATEENISTUSE HALDUSOSAKONNA JUHATAJA KÄSKKIRI;   personaliosakonna juhataja poolt allkirjastatavad käskkirjad: VANGLATEENISTUSE PERSONALIOSAKONNA JUHATAJA KÄSKKIRI;  kriminaalhoolduse direktori poolt allkirjastatavad käskkirjad: KRIMINAALHOOLDUSE DIREKTORI KÄSKKIRI;  teistel juhtudel on käskkirjad sõnastatud: KÄSKKIRI.“. 34. Lisa 1 punktis 6.4 jätan välja tekstiosa „ja käskkirja liik“. . 35. Lisa 1 punktis 10.3 jätan välja tekstiosa „ning juhendile määratud läbivaatuse tähtaeg“. 36. Lisa 1 punkti 14.5 sõnastan järgmiselt: „Postiga saadetava dokumendi ja saadetise toob teenistuja väljasaatmiseks THTsse. THT spetsialist vormistab väljamineva posti ja annab Omnivale üle. Kui postiga edastamist vajav dokument on infosüsteemis, siis teenistuja suunab dokumendi tööülesandena THT teenistujale postiga välja saatmiseks. THT teenistuja teeb märke infosüsteemi dokumendi paberil välja saatmise kohta.“. 37. Lisa 1 punktis 17.11 jätan välja tekstiosa „referent (edaspidi koos töötaja)“. 38. Lisa 1 punkti 18.6 täiendan pärast tekstiosa „THT“ tekstiosaga „struktuuriüksuse taotluse alusel, millel,“. 39. Tunnistan kehtetuks Lisa 1 punkti 18.7. 40. Lisa 1 punktist 18.8 jäetakse välja tekstiosa „arvelt maha võtmiseks“. Käskkiri jõustub allkirjastamisel. (allkirjastatud digitaalselt) Risto Lindeberg KINNITATUD Viru Vangla vanglateenistuse haldusosakonna j uhataja 20.02.2026 käskkirjaga nr 1-1/3-26/8 VANGLATE TEABEHALDUSKORD SISUKORD Üldpõhimõtted TOC \o "1-2" \h \z \u 1. Reguleerimisala, eesmärk ja üldpõhimõtted PAGEREF _Toc192749660 \h 4 2. Ebavajalike digitaalsete andmete (digiprügi) vähendamine PAGEREF _Toc192749661 \h 4 3. Teenistujate vastutus ja pädevus PAGEREF _Toc192749662 \h 5 4. Teabe kaitse korraldamise ja juurdepääsu andmise üldpõhimõtted PAGEREF _Toc192749663 \h 5 5. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud dokumendi kasutamine PAGEREF _Toc192749676 \h 7 6. Dokumendihaldusprogramm PAGEREF _Toc192749677 \h 7 7. Juhendite kataloog PAGEREF _Toc192749678 \h 8 8. Sisuhaldus välis- ja siseveebis PAGEREF _Toc192749679 \h 8 Dokumendiringlus Lisa 1 1. Saabuvate dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine PAGEREF _Toc192749680 \h 10 2. Dokumendi edastamine täitjale, vastamistähtaeg ja vastamise tähtaja järgimine PAGEREF _Toc192749682 \h 12 3. Dokumendi koostamise ja vormistamise (sh e-kiri) põhinõuded PAGEREF _Toc192749683 \h 13 4. Dokumentide vormistamise nõuded PAGEREF _Toc192749684 \h 14 5. E-kirja vormistamise nõuded PAGEREF _Toc192749685 \h 15 6. Käskkirja vormistamise nõuded PAGEREF _Toc192749686 \h 15 7. Korralduse vormistamise nõuded PAGEREF _Toc192749687 \h 16 8. Protokolli vormistamise nõuded PAGEREF _Toc192749688 \h 16 9. MEMO vormistamise nõuded PAGEREF _Toc192749689 \h 16 10. Juhend PAGEREF _Toc192749690 \h 17 11. Dokumendi kinnitamine PAGEREF _Toc192749691 \h 17 12. Dokumendi kooskõlastamine PAGEREF _Toc192749692 \h 17 13. Dokumendi allkirjastamine PAGEREF _Toc192749693 \h 18 14. Dokumendi väljasaatmine PAGEREF _Toc192749694 \h 19 15. Toimingud menetlussüsteemis (KIR) PAGEREF _Toc192749695 \h 19 16. Asutusesiseselt dokumendist teavitamine ja dokumendi tutvustamine PAGEREF _Toc192749696 \h 19 17. Ärakirja, väljavõtte ja väljatrüki ametlik kinnitamine. Digitaalallkirja tõestamine PAGEREF _Toc192749697 \h 19 18. Pitsatite hoidmine ja kasutamine PAGEREF _Toc192749698 \h 20 19. Asjaajamise üleandmine PAGEREF _Toc192749699 \h 20 Arhiivitöö Lisa 2 1. Liigitusskeemi koostamine PAGEREF _Toc192749700 \h 21 2. Lahendatud dokumendi hoidmine PAGEREF _Toc192749701 \h 21 3. Toimikute ettevalmistamine, üleandmine arhiiviruumi PAGEREF _Toc192749702 \h 22 4. Arhiividokumentide haldamine PAGEREF _Toc192749703 \h 22 5. Juurdepääs arhiividokumentidele PAGEREF _Toc192749704 \h 22 6. Dokumentide hävitamine PAGEREF _Toc192749705 \h 23 7. Arhiividokumentide hoiustamine PAGEREF _Toc192749706 \h 23 Teabehalduskorras kasutatud lühendid: AD (Active Directory)- haldusalaülene andmebaas ADR- avalik dokumendiregister AK- asutusesiseseks kasutamiseks AvTS- avaliku teabe seadus Delta- dokumendihaldusprogramm Delta DHS- dokumendihaldussüsteem DHX- dokumendivahetuskiht E-toimik- veebipõhine kohtu- ja süüteomenetluse infosüsteem HMS- haldusmenetluse seadus HO- haldusosakond JUKA- juhendite kataloog KRHO- kriminaalhooldus PO- personaliosakond RIA- Riigi Infosüsteemi Amet RIHA- Riigi Infosüsteemi Haldussüsteem RIT- Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskus THT- Viru vangla haldusosakonna teabehaldusteenistus TKTA- teenuste korraldamise ja teabehalduse alused TTO- tervishoiuteenuse osutaja VaPo- vangiportaal VSKE- vangla sisekorraeeskiri ÜLDPÕHIMÕTTED Reguleerimisala, eesmärk ja üldpõhimõtted Teabehaldus on tugiteenus, mis toetab vanglate põhitegevuse toimimist, tagades dokumentide ja teabe nõuetekohase registreerimise, säilimise ettenähtud aja jooksul kättesaadavana ja kasutatavana. THT korraldab ja koordineerib vanglate ülest teabe- ja arhiivihaldust (sh dokumendihaldus). Dokumendihaldus on teabehalduse üks osa, mis hõlmab teabe korrastamist, haldamist, menetlemist, vahetamist ja sellele juurdepääsu kehtestamist, kui teave on jäädvustatud paberile, faili või e-posti sõnumisse. Teabena käsitletakse avaliku teabe seaduses ja arhiiviseaduses nimetatud teavet faktide ja tegevuse tõestamiseks, mis on jäädvustatud mis tahes viisil ja mis tahes kandjale. Teabehalduskorra (edaspidi kord ) eesmärk on tagada Tallinna vanglas, Tartu vanglas ja Viru vanglas, sh kriminaalhooldus (edaspidi koos vanglad ) tegevuse dokumenteerimise järjepidevus ja usaldusväärne asjaajamine, vähendades bürokraatiat ja reguleerides vastutuse ulatust. Kord reguleerib teabehalduse ühtseid põhimõtteid, millega tagatakse dokumendi, andme- ja arhiivihalduse, veebilehe ning juhendite kataloogi sisuhalduse, teabe juurdepääsu ja kaitse korraldamine ning andmete kvaliteet . Kord määrab asutuse tegevuse käigus tekkinud teabe ringluse ühtsed põhinõuded. [muu detud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8] Teabehalduskord ei reguleeri riigisaladust ega salastatud välisteavet sisaldavate dokumentide haldamist vanglates. Teabehalduskord kehtib ja on täitmiseks kohustuslik kõigile vanglate ametnikele ja töötajatele (edaspidi teenistujad ). Vanglates kasutatavates infosüsteemides ja andmekogudes (edaspidi koos infosüsteem ) lähtutakse asjaajamisel käesolevast korrast kui infosüsteemide kasutuskorrad (sh põhimäärused, juhendid ja muud asjakohased korrad) ei reguleeri teisiti. [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8] THT võib koostada teabehalduse paremaks rakendamiseks juhiseid, millega tuleb dokumendi menetlemisel arvestada. Juhistest teavitatakse teenistujaid e-posti teel ning on leitavad JUKA-s. Vanglates on asjaajamine üldjuhul elektrooniline, mis tähendab, et teenistujad loovad ja menetlevad dokumente elektrooniliselt. Kõik dokumendi juurde käivad lisad tuleb skaneerida, laadida ja/või luua seosed juba olemasolevate dokumentide vahel. Kõik menetluse juurde kuuluvad dokumendid peavad olema kättesaadavad vastavas infosüsteemis (Delta, Vangiregister , E-toimik jne). [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8] Asjaajamisperiood dokumentide haldamisel on kalendriaasta (1. jaanuarist kuni 31. detsembrini). Erandiks on asja- ja teematoimikud, mis suletakse jooksvalt, peale menetlusprotsessi lõppemist. Vanglates kehtestatud dokumentide liigitusskeem on aluseks teabe ja dokumentide haldamisel ja säilitamisel. Tõendus ja säilitusväärtusega dokumente hallatakse DHSis ja teistes infosüsteemides vastavalt vanglate dokumentide liigitusskeemile. Dokumentide haldamine toimub DHSis kuni hävitamiseni. Teistes infosüsteemides toimub dokumentide haldamine vastavalt nende põhimäärusele või kasutusjuhendile. Korra tutvustamine teenistujatele toimub teenistusse asudes töökorralduslike dokumentidega tutvumise tööülesande kaudu . [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8] Teabehalduskorra väljatöötamise ja ajakohastamise eest vastutab THT peaspetsialist. Kord vaadatakse läbi üks kord aastas. Ebavajalike digitaalsete andmete (digiprügi) vähendamine Digiprügi on ebavajalik andmestik, mis ei tooda lisaväärtust, sest on ühekordse kasutusega, korduva sisuga või unustatud materjal. Digiprügi kulutab energiat ning muudab ebaolulisest olulise eristamise raskemaks, mistõttu tõuseb ka turvarisk ja väheneb kiirus. Enim levinud vormid, millena digiprügi esineb: e-kirjad, uudiskirjad, allalaetud materjalid, koopiate loomine, mahukad failid, korrastamata keskkonnad, küpsised. Soovitused digiprügi vähendamiseks: Enne materjali loomist teadvusta endale selle vajalikkust; Võimalusel koosta ja/või lae materjal ülesse keskkonda, kus seda saab taaskasutada (nt JUKA, ühistöökeskkond SharePoint , Delta); [ muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] E-kirjaga ära saada materjali ennast kui see on olemas keskkonnas, millele on adressaadil ligipääs. Edasta e-kirjaga vaid keskkonnas oleva faili või keskkonna enda link; Sorteeri järjepidevalt enda kaustasid, postkasti ning kustuta materjale, mida sa enam ei vaja; Ära hoia samal ajal lahti mitmeid brauseri aknaid, kui sa neid kõiki ei kasuta; Kui adressaadil on ligipääs Deltasse, kasuta materjalide edastamiseks funktsiooni „edasta infoks“ (edastad lingi), mitte „saada välja“ (edastad faili). Materjali tutvustamiseks loo tööülesanne ,,teadmiseks,, või ,,täitmiseks,, mitte ära lae materjali alla ega edasta e-kirjaga; Lase ennast eemaldada ebaolulistest meililistidest ja tühista uudiskirjade tellimused, mida sa ei loe; Kustuta küpsised. Teadlikkus kehtib ka printimise vajaduse osas. Ära prindi välja materjale, mis on niigi digitaalselt olemas ning tehniliselt kättesaadavad (nt õigusaktid RT-s vms). Teenistujate vastutus ja pädevus THT vastutab vanglateülese ühtse teabehalduse korraldamise ja korrektsuse , andmekva liteedi , dokumentide nõuetekohase registreerimise, ringluse, dokumendimallide loomise, posti sujuva liikumise ja dokumentide arhiiviks ettevalmistamise eest. Tagab arhiivi dokumentide korrashoiu, nõuetekohase säilitamise ning hävitamise. Vastutab DHSi arendamise, administreerimise, teenistujate koolitamise ja nõustamise eest. Samuti juhendite kataloogi ajakohasena hoidmise eest. [ muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] Igapäevase jooksva teabehalduse ja sellega seotud infovahetuse korrektsuse tagavad teabehalduse teenistujad vastavalt oma ametijuhendile, käesolevale korrale ning juhenditele. Iga teenistuja vastutab oma teenistusülesannete piires: infosüsteemides suunatud tööülesannete jälgimise ja täitmise (sh teadmiseks) eest arvestades õigusaktidest ja teenistus- või tööalasest korraldusest tulenevate tähtaegadega; teabe nõuetekohase keelelise, sisulise korrektsuse ja vormistamise eest; teabe tähtaegselt väljasaatmisele THTle edastamise eest, tuleb lähtuda tööajast; tähtajaliselt loodud ja tema valduses oleva teabe, selle töötlemise, ringluse ning hävitamise ja/ või säilitamise eest kuni arhiivi üleandmiseni; mistahes juurdepääsu- ja kasutuspiiranguga teabe ainult enda teada hoidmise ning teistele teenistujatele ja isikutele, vaid teadmisvajadusest lähtuvalt, teabe edastamise eest; isikuandmete töötlemisel andmete õiguspärasuse eest; vastutab oma Outlooki postkastis oleva info konfidentsiaalsuse eest ning kustutab regulaarselt postkasti kaustadest aegunud ja enam mitte vajaliku sisu; ametist lahkudes või teisele ametikohale liikudes talle suunatud tööülesannete lõpetamise või edasi suunamise eest. DHSis teenistuja vastutusel olevate isikutoimikute sulgemise või ümbersuunamise eest. Andmekaitse valdkonna korraldamise ja asjakohaste juhiste koostamise tagab andmekaitse valdkonna eest vastutav teenistuja. Teabe nõuetekohase avalikustamise eest avalikus dokumendiregistris vastutab teabe koostaja koostöös andmekaitse valdkonna eest vastutava teenistujaga. Teabe süstematiseerimist ning säilitamist korraldab ja tagab THT. Teabe hävitamise tagab THT juhi poolt määratud teenistuja. Teabe kaitse korraldamise ja juurdepääsu andmise üldpõhimõtted Teabele kehtestab juurdepääsupiirangu teabevaldaja. Teabevaldaja kehtestatud juurdepääsupiirang on siduv kõigile teistele teabevaldajatele ning kui eriseadusest ei tulene teisiti, ei saa teine asutus piirangut omavoliliselt kehtetuks tunnistada ega eirata. Ainult juurdepääsupiirangu seadnud teabevaldaja saab selle kehtetuks tunnistada ning teised asutused saavad selle olemasolu vajalikkusele või määratud aluse õigsusele üksnes tähelepanu juhtida. Vanglasse saabunud ja vanglas koostatud dokumendid (sh e-kirjad), mis sisaldavad juurdepääsupiirangu kehtestamise aluseks olevat teavet, tunnistatakse asutusesiseseks kasutamiseks dokumendi saabumisel või dokumendi koostamisel kuni vajaduse möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid kõige kauem viieks aastaks. Isikuandmeid sisaldavale teabele, millele juurdepääsu tuleb seaduse alusel piirata, kehtestatakse juurdepääsu piirang 75 aastaks selle saamisest või koostamisest. Juurdepääsupiirangu kehtestamise alus tuleneb AvTSst ja eriseadustest ning neid kasutatakse vastavalt Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi, Andmekaitse Inspektsiooni ja RIA koostatud juurdepääsupiirangute klassifikaatorile, mis on leitav RIHA lehelt . Juurdepääsupiirangu ja õige aluse valiku otsustab dokumendi eest vastutav teenistuja. Sissetulevale dokumendile määrab juurdepääsupiirangu registreerija, kes kahtluse korral konsulteerib dokumendi eest vastutava teenistujaga. Kui sissetulevale dokumendile on määratud vale juurdepääsupiirang, teavitab vastutav teenistuja sellest juurdepääsupiirangu määranud registreerijat. Vanglas koostatavale dokumendile kehtestab sisust lähtuvalt juurdepääsupiirangu selle koostaja, konsulteerides vajaduse korral andmekaitsespetsialistiga. Juurdepääsupiiranguga teavet sisaldava dokumendi korral peab koostaja tagama, et andmed piirangu kehtestamise aja, õigusliku aluse kohta ning teabevaldaja kohta oleksid olemas nii DHSis dokumendi metaandmetes kui ka digitaalses dokumendis. AK märge lisatakse dokumendi esilehele. Näide : ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: 10.05.2023 Kehtib kuni: 10.05.2098 Alus: AvTS § 35 lg 1 p 12 Teabevaldaja: ….. Vangla Kui dokument sisaldab mitme juurdepääsupiirangu alusega teavet, tuleb dokumendis ja infosüsteemis näidata kõik piirangu alused ning koo nda ühe seaduse punktid kasvavas järjekorras . Mitme aluse puhul määratakse pikima juurdepääsupiirangu kehtivuse aeg . Näide: ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: 10.05.2023 Kehtib kuni: 10.05.2098 Alus: AvTS § 35 lg 1 p -d 12 ja 17 Teabevaldaja: …… Vangla Paberil esitatud pöördumine, kus ei ole AK märget , määratakse juurdepääsupiirang dokumendi registreerimisel DHS metaandmetes, mis on faili lahutamatu osa. Piirangu lisab dokumendi registreerija vastavalt pöördumise sisule. Eraldi paberdokumendile ei lisata AK märget, välja arvatud juhul, kui täidetakse teabenõuet, mille korral väljastatakse paberdokumendist koopia. Elektroonselt sisse tulnud pöördumine, kus puudub AK märge kehtib sama põhimõte, mis on kirjeldatud p 4.9. DHSi asutusesiseseks tunnistatud teabe osas on THT peaspetsialist kohustatud kontrollima, kas juurdepääsupiirangu tähtaeg on lõppenud või kas selle alus ei ole ära langenud. Kehtestatud juurdepääsupiirangu tähtaega võib pikendada ühe korra kuni viie aasta võrra, kui juurdepääsupiirangu põhjus püsib. Juurdepääsupiirangu tähtaja pikendamise vajaduse otsustab dokumendi koostaja või tema puudumise korral struktuuriüksuse juht, konsulteerides vajaduse korral andmekaitsespetsialistiga. Piirangu osas otsuse tegemiseks edastab THT peaspetsialist dokumendi koostajale Delta kaudu tööülesande. Tööülesande täitmismärkesse lisab täitja oma otsuse. THT peaspetsialist teeb otsuse alusel muudatused DHSis ja teavitab tähtaja pikendamisest asutusi, kellele dokument on edastatud. Elektrooniliste dokumentide puhul eemaldatakse dokumendi metaandmetest piiranguga seotud andmed ja sisestatakse kommentaar piirangu eemaldamise põhjusest. DHS saadab vastavasisulise teavituse dokumendid juurdepääsu piirangu lõppemise kohta. Kui teabenõudja taotletavale dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang, teeb teabenõude täitja dokumendist ärakirja või väljavõtte selliselt, et paberdokumendi väljastamisel kaetakse kinni avalikustamisele mittekuuluvad andmed ja elektroonilise dokumendi väljastamisel eemaldatakse dokumendist avalikustamisele mittekuuluvad andmed selliselt, et teabenõudjal ei ole võimalik eemaldamist tagasi pöörata. [tunnistatud kehtetuks 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8] [tunnistatud kehtetuks 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/ 8 ] Kui teabenõudja taotletavale dokumendile ei ole tehtud juurdepääsupiirangu märget, kuigi dokument on mõeldud asutusesiseseks kasutamiseks, korraldab teabenõude täitja koostöös THT peaspetsialistiga dokumendile juurdepääsupiirangu kehtestamise. Kui juurdepääsupiiranguga teavet sisaldavale dokumendile ei ole juurdepääsupiirangut kehtestatud ning dokument on avaliku dokumendiregistri vahendusel avalikustatud, teavitab kasutaja sellest kohe THT peaspetsialisti ja kui see puudutab isikuandmeid, tuleb teavitada ka andmekaitsespetsialisti. Kui teabekandja võimaldab, teeb THT töötaja paberdokumendile juurdepääsupiirangu lõppemisel dokumendile järgmise tekstiga märke: „JUURDEPÄÄSUPIIRANG LÕPPENUD“ ……………………………….20……a Vanglast välja saadetav e-post peab olema varustatud hoiatustekstiga, mis juhib tähelepanu, et kirjas sisalduv info on ainult ametialaseks kasutamiseks, nt See kiri on mõeldud adressaadireal nimetatud isikule. Isik, kes ei ole märgitud kirja adressaadiks, ei tohi seda kirja mingil viisil kasutada. Kui olete saanud kirja eksituse tõttu, palun teavitage sellest kohe kirja saatjat ja kustutage kiri koos kõikide lisadega . Eelnimetatud tekst on informatiivse sisuga ega asenda juurdepääsupiirangu märget. Vanglates hallatavates infosüsteemides asuva teabe, andmete ja registrite ning võrguketastele salvestatud teabe kaitse korraldamine toimub vastavalt justiits - ja digi ministeeriumi infoturbe põhimõtete alustele. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud dokumendi kasutamine Juurdepääsupiiranguga dokumentide (sh töödokumendid, dokumendi kavandid jms) hoidmisel ja töötlemisel peab olema välistatud nende isikute juurdepääs, kellel oma ametiülesannetest tulenevalt see vajadus puudub. Juurdepääsupiiranguga dokumendi hoidmise, kasutamise ja säilitamise eest vastutab teenistuja, kelle valduses dokument asub. Juurdepääsupiiranguga paberdokumente hoiab nende haldaja viisil, mis välistab nende sattumise kõrvaliste isikute kätte (nt lukustatud kapis või sahtlis). Keelatud on jätta dokumente näiteks nõupidamisruumidesse, paljundusmasinate ja printerite juurde. Koosoleku lõppedes peab koosoleku korraldaja puhastama nõupidamisruumi tahvli. Juurdepääsupiiranguga dokumentide kõrvaliste isikute kätte sattumisest või sattumise ohust peab teenistuja teavitama THT peaspetsialisti. Kui see puudutab isikuandmeid, tuleb teavitada ka andmekaitsespetsialisti . Eriliigilisi isikuandmeid sisaldavat juurdepääsupiiranguga teavet on keelatud mistahes adressaadile edastada e-kirja või lihtkirjaga. Eriliigilisi isikuandmeid sisaldav teave edastatakse asutusest välja, tähtkirjaga või elektroonselt krüpteeritud kujul (v.a juhul, kui isik on avaldanud soovi saada dokument lihtkirjaga või e-postile krüpteerimata kujul) . Asutustele edastatakse eriliigiline teave DHXi kaudu. DHSi lisatavad dokumendid ei tohi olla krüpteeritud. Dokumentide krüpteerimist kasutatakse vajaduse korral dokumentide edastamiseks, kui tegu on tundlikku teavet sisaldavate dokumentidega. Paberdokumentide originaale viiakse vanglate territooriumilt välja üksnes põhjendatud tööalasel vajadusel, alternatiivsete võimaluste puudumisel ja struktuuriüksuse juhi kirjaliku taasesitamist võimaldava loaga. Dokumendihaldusprogramm Vanglates on kasutusel veebipõhine dokumendihaldusprogramm Delta. Vanglate teenistujatel on juurdepääs DHSile oma tööülesannete täitmiseks. Teistes kasutusel olevates infosüsteemides antakse kasutusõigused vastavalt konkreetse teenistuja tööülesannetele. DHSi juurdepääsuõigused on olemas pärast AD-sse lisamist, eriõigused annab THT juhi poolt määratud teenistuja. Teenistujate autentimine ja autoriseerimine DHSis toimub kasutajakonto kaudu vastavalt kehtestatud õigusele . [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8] THT administreerib DHSi koostöös vanglatega (nt dokumendi ekraanivormid, eelseadistatud terviktöövood, kasutajaõigused, klassifikaatorid, parameetrid, dokumendimallid). Kasutajate juurdepääsu juurdepääsupiiranguid sisaldavale teabele piiratakse DHSis sarjapõhiselt ning teistes süsteemides reguleeritakse seda üldiste juurdepääsuõiguste läbi. See tähendab, et konkreetsele süsteemile ja seal sisalduvale teabele pääsevad ligi vaid need teenistujad, kellele see on tööülesannetest tulenevalt vajalik. Eriti tundlikku teavet (nt eriliiki isikuandmed) sisaldavatele dokumentidele piiratakse juurdepääsu ka vanglate siseselt selliselt, et need on kättesaadavad ainult teenistujatele, kes vajavad dokumente tööülesannete täitmiseks. Teenistujale eriti tundlikku teavet sisaldavale sarjale juurdepääsu saamiseks esitab struktuuriüksuse juht taotluse THT juhile. Esitatud taotluses peab olema välja toodud sari ja selle pealkiri ning põhjendus juurdepääsu saamise vajaduse kohta. THT peaspetsialist annab juurdepääsu THT juhi edastatud taotluse alusel. Kui kasutajal tekib põhjendatud vajadus saada tööülesannete täitmiseks juurdepääs dokumendile, millele tal juurdepääsuõigus puudub, pöördub ta THT peaspetsialist poole vastava õiguse saamiseks. THT peaspetsialist algatab küsitud dokumendi juurest kasutajale „Teadmiseks“ tööülesande ja lisab resolutsiooni juurdepääsu põhjenduse. [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/ 3-26/8] Asutusevälisele isikule juurdepääsu andmiseks DHSile, esitab juurdepääsu vajava isiku vahetu juht taotluse, milles näidatakse isiku nimi, isikukood, ametinimetus, juurdepääsu põhjus ja periood (juurdepääsu algus ja lõpuaeg), millal juurdepääsu soovitakse. Peale taotluse kooskõlastamist valdkonna eest vastutava struktuuriüksuse juhiga ja vajaduse korral vanglate andmekaitsespetsialistiga, korraldab THT peaspetsialist soovitud juurdepääsud. Delta kasutaja vastutab enda poolt infosüsteemi sisestatud andmete õigsuse ja korrektsuse, ülesannete õigeaegse täitmise ja talle kättesaadava info sihipärase kasutamise eest. Kõik ekraanivormi andmeväljad täidetakse üldjuhul eesti keeles ega kasutata läbivalt suurtähti (v.a ametlikud lühendid, nimed, VALE KANNE, KEHTETU, MUUDETUD). Eelnimetatud märked kirjutatakse dokumendi metaandmetes pealkirja ette ning täiendavasse infosse lisatakse uue dokumendi (millega on kehtetuks tunnistatud või muudetud käesolev dokument) kuupäev ja registreerimisnumber. Kõik dokumendid (k.a kavandid) koostatakse Deltas või muus infosüsteemis. Dokumentide korrektsuse tagamiseks koostatakse dokumendid üldjuhul Deltas olevatele dokumendimallidele. [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] Andmete sisestamisel Deltasse tuleb arvestada, et vangla dokumendiregister on vanglateenistuse veebilehe kaudu avalikkusele kättesaadav. ADRis kuvatakse dokumentide metaandmed ja kättesaadavad on avalike ehk juurdepääsupiiranguta dokumentide failid. Juurdepääsupiiranguga „Asutusesiseseks kasutamiseks“ dokumentide failid ei ole ADRis nähtavad. Iga dokumendi puhul peab koostaja/registreerija hindama, kas dokument on avalik või AK lähtuvalt AvTSst või teistest seadustest, milles reguleeritakse juurdepääsu dokumentides sisalduvale teabele. Teabe asutusesiseseks tunnistamise alused sätestab AvTS § 35. Juhendite kataloog Vangla teenistuses on kasutusel veebipõhine asutusesisene andmehaldussüsteem juhendite kataloog JUKA. [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] JUKA sisaldab kogu vangla teenistuse kinnitatud juhendmaterjale, kokkuleppeid/suuniseid, nõupidamiste protokolle jms. [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] JUKA peahaldaja on THT peaspetsialist. Tööülesannete täitmiseks on JUKA-sse juurdepääs kõigil vangl a teenistujatel ning vajaduspõhiselt vanglateenistuse välistel isikutel . Eriõiguseid omavad kindlaks määratud kaustaomanikud, kes haldavad valdkonnapõhiseid kaustasid. [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] Kui kasutajal tekib põhjendatud vajadus saada tööülesannete täitmiseks juurdepääs kaustale, millele tal juurdepääsuõigus puudub, pöördub ta THT peaspetsialist poole vastava õiguse saamiseks. Peahaldaja ja kaustaomanikud vastutavad JUKA-sse sisestatud andmete õigsuse ja korrektsuse, sh ajakohasuse eest. JUKA kasutajad vastutavad kättesaadava info sihipärase kasutamise eest. JUKA-s asuvate dokumentide faili pealkiri sisaldab mh kuupäeva (minimaalselt aastaarvu), millal materjal on kooskõlastatud, kinnitatud, koostatud vms. Vanglate eripärased dokumendid märgistatakse faili pealkirjades trükitähtedega vastavalt: VIRU, TARTU või TLN. Märgitus asub faili pealkirja alguses. Kui dokument on oma ajakohasuse kaotanud, tõstetakse see koheselt JUKA-s asuvasse arhiivikausta. Arhiivikaustas märgitakse dokumendi pealkirja algusesse trükitähtedega KEHTETU. JUKA-s toimuvaid muudatusi kajastatakse jooksvalt JUKA avalehel. Samuti täiendatakse vajaduspõhiselt JUKA avalehel olevat sisukirjeldust. JUKA-sse sisestavatest dokumentidest peab selguma, kes ja millal selle koostas/kinnitas ning vormistamisel lähtutakse käesoleva korra Lisa 1 peatükist 10 . E-kirja formaadis dokumendid vormindatakse enne JUKA-sse sisestamist (Word, PDF vms), mitte ei sisestata algsel kujul (.msg). [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] Sisuhaldus välis- ja siseveebis Vangla välisveebis www.vanglateenistus.ee on avalikud andmed vangla kohta ja juurdepääs vangla dokumendiregistri avalikule vaatele. Välisveebi haldab justiits- ja digiministeerium, sisendi annab ja oma valdkonna teabe ajakohasuse ja korrektsuse eest vastutab vastava struktuuriüksuse juht. DHSis registreeritud ja allkirjastatud dokument avalikustatakse vangla veebilehel avalikus dokumendiregistris AvTSis sätestatud korras. Vanglate avalikus dokumendiregistris avalikustatakse: saabunud ja väljasaadetud kirjad; üldkäskkirjad; sõlmitud lepingud. Avalikus dokumendiregistris avalikustatakse avalike dokumentide puhul metaandmed ja dokument. Juurdepääsupiiranguga dokumendi puhul avalikustatakse ainult metaandmed. Avalikustamisele kuuluv teave lisatakse veebilehe vastavasse rubriiki esimesel võimalusel ja avaliku teabe seaduses ettenähtud vormis. Avalikule teabele tagatakse ligipääs vangla veebilehe kaudu või teabenõude täitmisega. Veebilehe kaudu on võimalik ligi pääseda ka DHSis registreeritud dokumentidele (v.a füüsilise isiku tuvastamist võimaldavatele andmetele). Selliste dokumentide puhul, millel esineb juurdepääsupiirang, avalikustatakse ainult dokumendi metaandmed. Vangla siseveeb on sisekommunikatsioonikanal, kus kajastatakse vanglateenistust puudutavaid uudiseid ja teateid, olulist teavet igapäevatöö ja korralduse kohta, kontaktandmeid ning kiirviiteid. Vanglate siseveebi struktuuri ja sisu haldavad juhiabid koostöös justiits- ja digiministeeriumi avalike suhete nõuniku ja kommunikatsioonispetsialistiga. Sisendi annab ja oma valdkonna teabe ajakohasuse ja korrektsuse eest vastutab vastava teema või valdkonna struktuuriüksuse juht. Lisa 1 DOKUMENDIRINGLUS Saabuvate dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine Registreerimisele kuuluv teave registreeritakse DHSis või lisatakse vangiregistrisse (edaspidi koos infosüsteem ) ja suunatakse ringlusesse vastavalt dokumendi sisule vanglasse saabumise päeval või sellele järgneval tööpäeval. [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] Vanglate postiaadressile, elektronpostile ning teiste e-kanalite kaudu ( vangiregistri e-toimik, avalik e-toimik, DHX, VaPo pöördumised jne) laekuva kirjavahetuse haldamise, dokumentide vastuvõtmise ja registreerimise ning menetlusse suunamise eest vastutavad THT töötajad. [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] Dokumendid, mida ei registreerita infosüsteemis, edastab THT spetsialist vastavalt sisule teemaga tegelevale teenistujale. Paberdokumendid (nt kinnipeetavate pöördumised), mis tuleb registreerida infosüsteemis, paneb ametnik üksuses olevasse postkasti viivitamata, kuid mitte hiljemalt vastuvõtmise päevale järgneval tööpäeval või töökorralduslikul kokkuleppel toimetab need ise THTle. THT spetsialist tegeleb üksuste postkastides olevate pöördumistega tööpäevadel, tuues ja viies neid vastavalt kas THT-sse või üksusele. Vanglates registreeritakse e-kirjad ning dokumendid, mis puudutavad organisatsiooni tegevust, on ülesannete täitmisel loodud või saadud, st e-kirjad ja dokumendid, mis sisaldavad informatsiooni vanglate tegevuse või menetluse kohta on ametlikud dokumendid ja tuleb registreerida. E-kiri, mis on asutusele dokumendi väärtusega sisaldab tõendust organisatsiooni tegevuse kohta, näiteks: konkreetsed ülesanded/ asja menetluses olulised faktid ja asjaolud; info, mis vajab edasist menetlemist, vastuskirja koostamist (näiteks kodanike pöördumised); nõudeid andmete analüüsimiseks või koondamiseks; infot lepingu sõlmimise, muutmise ja lõpetamise kohta; arvamuse küsimine. [tunnistatud kehtetuks 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8] Teavet (sh dokumente) ei säilitata Outlookis, st kõik sisse tulevad ja välja saadetava e-kirjad, dokumendid, mis kuuluvad registreerimisele, tuleb registreerida vastavas infosüsteemis (k.a e-kirjavahetus). Iga teenistuja tagab oma tööalasele e-posti aadressile saabunud e-kirja registreerimise selle sisust tulenevalt . THT tagab põhistruktuuriüksuste dokumentide registreerimise, siia ei kuulu tugifunktsiooni täitvad struktuuriüksused, kelle põhiülesande juurde kuulub dokumentide registreerimine (nt lepingud, aktid jne), kui töökorralduslikult ei ole kokkulepitud teisiti. E-kirja edastab põhistruktuuriüksuse teenistuja (sh juhtkond, sisekontroll, juristid, HO juhid) registreerimiseks vangla üldisele e-posti aadressile (lisades võimaluse korral selgitava teksti e-kirja registreerimise kohta: kellele suunata peale registreerimist, kas tegemist on varem registreeritud dokumendi vastusega/järjega ). Suulised taotlused, arvamused, ettepanekud, teabenõuded jms, mis kuuluvad registreerimisele, fikseerib ja registreerib pöördumise vastu võtnud teenistuja ise. Korduvalt saabunud ja juba registreeritud dokumenti uuesti ei registreerita. Näiteks kui e-posti teel saabunud dokumendile saadetakse lisaks originaalallkirjaga paberdokument, tehakse vastav märge DHSis, juurde lisatakse skaneeritud fail. Kõik vanglatele paberil kinnises ümbrikus saabunud kirjad avab THT töötaja. THTs ei kuulu avamisele [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] : kirjad, mis on adresseeritud teabe- ja uurimisosakonnale, TTOle või eelpool nimetatud valdkonna teenistujatele, v.a kui töökorralduslikult ei ole kokkulepitud teisiti. Sellisel juhul paneb THT töötaja ümbrikule vangla teenistuse „sisse tulnud“ templi ja edastab kinnise ümbrikus kirja vastava valdkonna teenistujale. Vajadusel laseb teabe- ja uurimisosakond peale ümbriku avamist kirja THT poolt registreerida; [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] kirjad märkega „ISIKLIK” edastatakse ilma registreerimata adressaadile. Kirjad märkega „ISIKLIK“, mis tuleb registreerida DHSis, edastab teenistuja THTsse viivitamata, kuid hiljemalt vastuvõtmise või saabumise päevale järgneval tööpäeval; kirjad, mille ümbrikule on lisatud arestialuse, vahistatud, süüdimõistetud (edaspidi koos kinni peetav isik) nimi (k.a ametlikud kirjad). Kinni peetavate isikute kirjade registreerimist reguleerib VSKE ; dokumendid, mille adressaadina on märgitud teine asutus või isik. Ümbrikute avamise järel ja e-postile saabunud dokumentidel kontrollib THT töötaja adressaadi õigsust, dokumendi terviklikkust, vajadusel allkirjade ja lisade olemasolu. Kui dokument ei vasta eelnimetatud nõuetele, informeeritakse viivitamatult saatjat/koostajat kirjalikult või telefoni teel. Üldjuhul dokument registreeritakse ja suunatakse menetlusse alles peale puuduste kõrvaldamist kui ei ole töökorralduslikkult kokkulepitud teisiti. Dokument loetakse registreerituks, kui sellele on antud viit (sarja tähis ja registreerimisnumber) ja selle kohta on DHSi kantud identifitseerimist võimaldavad andmed. Ühel teemal peetav kirjavahetus registreeritakse asjaajamisperioodi piires ühe numbri (viida) all. Elektroonselt edastatud pöördumistel ei pea olema digitaalallkirja järgmistel juhtudel : dokument on edastatud elektroonilise kanali kaudu ja suudetakse saatja tuvastada; dokument on edastatud teabevärava eesti.ee kaudu; saatja elektroonses aadressis on olemas ametiasutuse nimetus (nt kohus.ee, tootukassa.ee) ja saatja nimi on leitav asutuse kodulehel; advokaat on registreeritud Eesti Advokatuuri kodulehel ja tema andmed on sealt kättesaadavad; kinni peetav isik on pöördumise esitanud VaPo kaudu; pöörduja küsib informatiivse sisuga teavet (ei küsita isikuandmetega seotud informatsiooni). E-kirjaga saadetud manused tuleb registreerimisel e-kirjast välja tõsta ja registreerida koos e-kirjaga failide plokis. Eelistatud on kasutada hõlmamise funktsionaalsust, mis tagab õiged failivormingud. Kõik informatiivse sisuga failid lisatakse dokumendi ekraanivormi taustainfo failide plokki. Valele adressaadile või dokumendis mitte märgitud adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile neid avamata. Valele adressaadile saabunud e-post tagastatakse koheselt vastava märkega saatjale. Kui vanglale on edastatud teave, mis kuulub lahendamiseks teisele asutusele, siis edastatakse see teave registreerimata hiljemalt järgmisel tööpäeval, vastavale lahendamise pädevust omavale asutusele ja saatja lisatakse e-kirja koopia reale. Vangla üldjuhul ei vahenda kinni peetavate isikute pöördumisi teistele asutusele (va TTO, vangla kulul saadetavad kirjad). Kinni peetava isiku poolt teisele asutusele esitatud pöördumine tagastatakse märkega: „Vastamine ei kuulu vangla pädevusse. Palume Teil pöörduda otse teenusepakkuja poole“. Kui vanglasse saabub kinni peetavale isikule ümbrik, kuid isik on ümber paigutatud teise vanglasse, siis THT edastab kirja (nii era- kui ametlikud kirjad) vastavasse vanglasse, kus ta paikneb. Kui ümbrikul on kinni peetava isiku nimi, mis ei kajastu KIRis või on registris mitu sama nimega isikut ning ümbrikul puuduvad täpsustavad andmed (sünniaeg või isikukood ja/või isa nimi), tagastatakse kiri saatjale andmete täpsustamiseks sellekohase märkega ümbrikul (v.a ametlikud kirjad). Kui saatja ei ole teada, säilitab THT kirja 3 kuud, misjärel see hävitatakse purustamise teel. Hävitamine dokumenteeritakse. Kui isik on vabanenud või selle nimeline isik ei viibi vanglas, tehakse ümbrikule märge „isik ei viibi „… vanglas“ ning tagastatakse kirja saatjale. Euroopa Inimõiguste kohtust ning Justiits- ja Digiministeeriumist saabunud kirjad saadetakse edasi aadressile, kuhu kinni peetav isik peale vabanemist elama asus. Kui kinni peetava isiku aadress ei ole teada, tagastatakse kirjad sellekohase märkega saatjale Vanglasse saadetud paberkandjal dokumendi esimese lehekülje paremasse alumisse serva (seal vaba pinna puudumise korral esilehe muule vabale pinnale) lisatakse registreerimistempel, millele kantakse saabumise kuupäev ja/või number (viit). Paberd okument koos lisadega digitaliseeritakse registreerimise käigus ja suunatakse seejärel infosüsteemis menetlusse. Digitaliseerija kontrollib originaali ja digitaliseeritud dokumendi vastavust, et dokumendi kõik lehed on digitaliseeritud ning kogu tekst loetav ja arusaadav. Kinni peetavate isikute paberkandjal originaalpaberdokumendid tagastatakse neile peale digitaliseerimist. Kui kinni peetav isik esitab pöördumise lahendamiseks teisele vanglale (nt Viru vanglas paiknev isik edastab pöördumise Tartu vanglale), siis avatakse see esitaja paiknevas vangla THTs ja registreeritakse vastava vangla DHSis ning suunatakse menetlusse vastavalt kokkulepitud töökorrale. Sama põhimõte kehtib ka elektroonselt saabunud pöördumiste puhul (nt e-post, DHX). Kinni peetava isiku poolt esitatud paberil pöördumisele märgib dokumendi vastu võtnud teenistuja järgmised andmed: vastu võtnud ametniku ees- ja perekonnanimi ning allkiri; vastu võtmise kuupäev; [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] Võõrkeelset pöördumist ei võeta menetlusse vaid tagastatakse esitajale esimesel võim a lusel. Erand tuleb teha kinni peetavale isikule, kelle osas esinevad üheaegselt järgmised tingimused, millele vastavust hindab üksus: keeleoskus reaalselt puudub; puuduvad rahalised vahendid tõlkimiseks; vangla ei ole võimaldanud eesti keele õpet; esitatud pöördumise sisu detailne tõlkimine on oluline isiku õiguste ja vabaduste kaitseks. Märke selle kohta, kas võõrkeelne pöördumine kuulub lahendamisele või tagatakse tõlge vangla kuludest, kannab üksus dokumendile. Võõrkeelse pöördumise läbi vaatamata jätmine ei ole lubatud õiguskaitsemenetluses (vaie, kahju hüvitamise taotlus, täiendavate julgeolekuabinõude kohaldamise menetlus) ega süüteomenetluses (distsiplinaarmenetlus). Infosüsteemis registreeritakse : üldkäskkirjad; käskkirjad; korraldused; lepingud; saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, vanglate tegevuses olulist tähtsust omavad e-kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, pöördumised, teabenõuded jm); otsused; volikirjad; protokollid; aktid; aruanded; majasisesed dokumendid (avaldus, nõusolekud, väikeost, memo jne). [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] Infosüsteemis ei registreerita: vanglale edastatud kutsed, õnnitlused, tänukirjad (välja arvatud kinni peetavate isikute poolt esitatud), kaastundeavaldused, reklaamtrükiseid , perioodilisi trükiseid; kirju märkega „ISIKLIK”, välja arvatud punktis 1.14 kirjeldatud juhul; anonüümkirju (isikut ei ole võimalik kindlaks teha ja puuduvad isiku sideandmed); kirju, millel on rämpsposti tunnused; ebatsensuurseid pöördumisi, mis ei puuduta vanglate tegevusvaldkondi ega eelda ilmselgelt vastust; vanglate teenistujate ja osakondade omavahelist kirjavahetust. Kui tegemist on olulise kirjavahetusega, nt mõne menetluse raames, siis võib lisada tasutainfoplokki; teabenõudeid, kui need on esitatud suuliselt või elektrooniliselt ja täidetakse kättesaamise päeval; meediapäringuid, paberkandjal dokument või digitaalallkirja nõudev dokument, millel ettenähtud allkirjad puuduvad. Infosüsteemides lubatud failivormingud on kehtestatud Vabariigi Valitsuse 22.12.2017. a määruse nr 181 „Arhiivieeskiri“ Lisa 1s (nt e-kirjad: EML; PDF ver /A-2a või /A-2u. .msg on lubatud ainult kui tehnilised vahendid ei võimalda teisi vorminguid). Dokumendi edastamine täitjale, vastamistähtaeg ja vastamise tähtaja järgimine THT spetsialist annab tööülesande pärast saabunud dokumendi infosüsteemis registreerimist või sisestamist, dokumendi sisust tulenevalt: täitmiseks /teadmiseks valdkonna eest vastutavale struktuuriüksuse juhile, kes määrab vastutava täitja (vajaduse korral kaastäitja(d), keda dokument puudutab ja vajalikud juhised) või kokkuleppest lähtuvalt pädevale teenistujale (nt edastatakse saabunud teabenõue otse selle teemaga tegelevale teenistujale) või teadmiseks valdkonnaga tegeleva(te)le teenistuja(te)le. Vastutajal (sh teadmiseks suunatud tööülesanne) on kohustus informeerida ülesande lahendamise käigust kõiki vahendeid kasutades neid asjasse puutuvaid teenistujaid, keda ei olnud menetlusosalisteks märgitud ja kes peaksid antud asja lahendamise käigust teadlikud olema. Vastutaja on kohustustatud jälgima terviktöövoo kulgu. Tööülesande täitmisel mitme teenistuja poolt määratakse täitja, kes koordineerib asja lahendamist. Täitja ja kaastäitjad kannavad ühist vastutust tööülesande tähtaegse ja korrektse täitmise eest. Kaastäitjad edastavad täitjale vajamineva informatsiooni. Vastuse paneb kokku ja koostab teenistuja, kellele on tööülesanne suunatud täitmiseks. Täitja määramisel lähtutakse järgmistest asjaoludest: üks või enam pöördumise punktidest kuuluvad üksuse pädevusse, siis tervikvastuse paneb kokku üksus; vastamine kuulub teiste struktuuriüksuste pädevusse (nt HO, PO). Sellisel juhul määratakse täitjaks valdkond, kellele on enim lahendatavaid punkte. Kui ei ole võimalik põhitäitjat määrata, jääb selleks THT spetsialist, kes pöördumise registreeris. Tema koordineerib asja lahendamist ja saadud sisendite põhjal paneb kokku vastuse ning suunab allkirjastamiseks vastavalt volituste käskkirjale. Kui teenistuja, kellele on tööülesanne lahendamiseks suunatud, ei tegele selle valdkonnaga, pöördub ta viivitamata THT spetsialisti poole, kes dokumendi registreeris või edastab ise dokumendi asjassepuutuvale struktuuriüksuse juhile või teenistujale. Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumentide koostamist, teeb täitja infosüsteemi vastavasisulise tööülesande täitmismärke, kuidas pöördumine lahendati ning lõpetab tööülesande. Infosüsteemis tööülesannet andes tuleb arvestada dokumendis antud vastamistähtajaga. Tööülesande tähtaegse täitmise eest vastutab teenistuja, kellele see lahendamiseks on suunatud. Teenistuja eemalolekul suunatakse tööülesanded tema nimele ning asendajal on kohustus jälgida ja täita asendatava tööülesandeid infosüsteemides. Dokumendile vastatakse esimesel võimalusel kuid mitte hiljem kui seaduses ettenähtud aja jooksul. Dokumendile vastamise tähtaega võib põhjendatud juhul pikendada õigusaktis ettenähtud korras. Asja lahendamise eest vastutav teenistuja on kohustatud tähtaja pikendamisest kirjalikult teavitama dokumendi saatjat esialgse vastamistähtaja jooksul ja lisama teavituse DHSi vastava dokumendi juurde . Vastamistähtaegasid hakatakse arvestama järgmiselt , lähtudes pöördumise liigist : pöördumise vastuvõtmise päevale (vastuvõtmisel templil märgitud kuupäev) järgnevast kalendri- või töö päevast; kui pöördumisel puudub ametniku vastuvõtmise märge, loetakse tähtaega kinni peetava isiku poolt märgitud kuupäevale järgnevast kalendri- või töö päevast; kui pöördumisel puudub nii kinni peetava isiku poolt märgitud esitamise kuupäev kui ka ametniku poolt vastuvõtmise kuupäev, loetakse tähtaega registreerimisele järgnevast kalendri- või tööpäevast ; elektroonselt esitatud pöördumiste korral hakatakse tähtaega lugema pöördumise vastuvõtmise le järgnevast kalendri- või tööp äevast . e lektroonse kanali kaudu peale tööaega , nädala vahetusel või riigipühal esitatud pöördumiste korral hakatakse tähtaega lugema registreeri misele järgnevast kalendri- või töö päevast. kui pöördumine laekub läbi Eesti Posti (Omniva), siis tähtaega hakatakse lugema alates THTs registreerimisele järgnevast kalendri- või töö päevast; kui tähtaeg jääb puhkepäevadele või riigipühadele – loetakse tähtajaks järgnev tööpäev. [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] Menetlus on lahendatud, kui dokumendist tulenevad toimingud on tehtud ja asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud. Kui lahendamiseks ei ole õigusaktist tulenevalt vaja koostada eraldi dokumenti (nt lahendati küsimus kohtumisel või telefoni teel), teeb vastutav täitja täitmismärke DHSis. Märge peab sisaldama infot selle kohta kes, millal ja kuidas asja lahendas. Kinni peetavale isikule paberkandjal vastuse tutvustamisel võetakse teisele eksemplarile kinnituseks temapoolne allkiri. THT peaspetsialist kontrollib vajadusel dokumentide tähtaegset täitmist ja edastab asjakohase info juhile. Lahendatud, paberkandjal materjali säilitatakse kuni arhiivi üleandmiseni või eraldatakse lihtsustatud korras hävitamisele ilma aktita 1 kuu möödumisel infosüsteemi lisamisest, olenevalt materjalist. Dokumendi koostamise ja vormistamise (sh e-kiri) põhinõuded Dokumentide koostamisel tuleb eelistada elektroonset vormistamist ja menetlemist. Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende sisu samasus. Vanglates kasutusel olevad dokumendiliigid on vastavalt funktsioonidele nimetatud dokumentide liigitusskeemis. Vanglates on kasutusel eestikeelsed A4-formaadis elektroonne üld- ja kirjaplank ning ingliskeelne kirjaplank, mis on kujundatud vastavalt valitsusasutuste visuaalse identiteedi stiilijuhisele. Üldplangile koostatakse käskkirjad, protokollid, otsused, ettekirjutused jt haldusdokumendid. Kirjaplangile vormistatakse kõik ametikirjad. Ametikiri on dokument, mis koostatakse selleks, et vahetada informatsiooni, probleemidest teavitamiseks, lahenduste väljapakkumiseks jne, nt algatuskiri, vastuskiri, kaaskiri, teabenõue, taotlus, tõend, teatis, volikiri, garantiikiri jne. Kirjad jagunevad algatus- ja vastuskirjadeks. Algatuskiri on kiri, mis koostatakse küsimuses esimest korda. Vastuskiri on algatuskirjale koostatud vastus. Ingliskeelsele kirjaplangile vormistatakse rahvusvaheline kirjavahetus (st väljaspool Eestit). Vanglate asjaajamise keel on eesti keel ja dokumendid koostatakse eesti keeles, välja arvatud välissuhtlusega seotud kirjavahetus. Võõrkeelsetele kirjadele vastatakse üldjuhul eesti keeles. Võõrkeelsele dokumendile võib vastata mõlemale poolele arusaadavas võõrkeeles. Üldjuhul kasutatakse Euroopa Liidu liikmesriikides enim levinud keeli (inglise keel, prantsuse keel, saksa keel), kui ei ole muid täiendavaid asjaolusid (nt vene keel). Dokumentide vormistamise nõuded Vanglate ametlike dokumentide koostamisel tuleb järgida järgmisi nõudeid: kirjastiil (font) püstkiri šrifti Arial tähesuurusega 10 ja reavahega 1 (ühekordne); veerised on: vasak veeris 3 cm, parem veeris 1, 5 cm, ülemine ja alumine veeris 1,2 cm; dokumendi teksti vormistamisel kasutada vertikaalset paigutust ja rööpjoondust. (v.a kuupäev, dokumendi reg nr ja AK märge, mis on joondatud vasakule ). Teksti iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest tühja reaga ja taandridu ei kasutata; plangi päises kasutatakse vasakule joondatud 2,66 cm kõrgust ühevärvilist riigivapiga logo; AK märge (märke vormistamine üldpõhimõtte punktides 4.7 ja 4.8 ) . [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] Postiaadressi kirjutamisel jälgitakse allpool toodud järjestust: adressaadi nimi või nimetus (nimetavas käändes). Aadressi väljale ei lisata lühendeid, nt Lp, V.a. jne; tänav, maja- ja korterinumber/talu; küla/asula; maakohas vald; sihtnumber ja linn või maakond; rahvusvahelise adressaadi puhul riik. Riigi nimi kirjutatakse tuntud rahvusvahelises keeles. Dokumendi saatmisel välismaale kirjutatakse aadress ladina tähtede ja araabia numbritega; e-posti aadress. E-kirjaga edastatava vastuse korral, piisab kui aadressi väljale kirjutada: adressaadi ees- ja perekonna nimi; e-posti aadress. Kui kiri edastatakse postiga, siis võib olla ka juurde lisatud e-posti aadress. See annab võimaluse, et kirja saatmine on lubatud nii postiga kui e-postiga. Vastuskiri adresseeritakse kirja saatnud isikule, kui kirjas ei ole märgitud teist adressaati. Ametinimetust aadressiväljal ei märgita. Kui kirjal on mitu adressaati, siis esitatakse vastavad asutused või nimed või nimetused tähtsuse või tähestiku järjekorras. Soovitav on esitada mitte üle 3-4 adressaadi. Kui sama dokument saadetakse mitmele riigiasutusele või kohaliku omavalitsuse asutusele, siis võib aadressiks märkida ka adressaatide loetelu või nende liiginimetuse tähestikulises järjekorras ilma aadressideta (nt kohalikud omavalitsused, ministeeriumid jne). Kuupäev märgitakse numbriliselt järjekorras – päev, kuu, aasta (kujul pp.kk.aaaa). Päeva ja kuu number märgitakse alati kahekohalisena, aasta neljakohalisena. Tühikuid ei kasutata (nt 25.08.2025). Algatus- ja vastuskirja kuupäev ning indeks eristatakse sõnade Teie ja Meie abil. Vastuskirjal tehakse viide algatuskirja kuupäevale ja dokumendi registriindeksile. Nende märkimisel korratakse täpselt kõiki numbrilisi, tähelisi või tähelis-numbrilisi kombinatsioone koos vahemärkega. Teie rida asub adressaadi esimese reaga samal kõrgusel, Meie rida asub adressaadi kolmanda reaga samal kõrgusel. Algatuskirjadel jääb viiterida tühjaks. Kuupäev ja indeks trükitakse adressaadi kolmanda reaga samale kõrgusele. Ameti- või üksikisikule adresseeritud kiri algab üldjuhul pöördumisega ning vormistatakse 1-2 rida enne teksti. Pöördumises ei kasutata lühendid ega kirjavahemärke. Suhtlemisel eraisikuga/kodanikuga, märgitakse pöördumises ainult isiku nimi. Kui pöördumisel lisatakse härra või proua, kasutatakse ainult perekonnanime. Kui ei ole teada, kas adressaadi kohta öelda härra, proua või preili, siis on kindlam kasutada ees- ja perekonnanime. Pöördumisel ei kasutata lühendeid ega kirjavahemärke lõpus. Pöördumist ei kasutata tavaliselt lühikirjade (teated, kaaskirjad jne) puhul. Dokumendi pealkiri vormistatakse esisuurtähega nimetavas või seestütlevas käändes, paksus (bold) kirjas. Dokumendi pealkiri võtab lühidalt ja selgelt kokku kirjutise põhisisu. Reapikkus üldjuhul ei tohiks ületada 30 tähemärki. Pikem pealkiri vormistatakse nii, et read ei ulatuks üle keskjoone. Pikema pealkirja puhul peab tekst kanduma järgmisele reale. Pealkirja järele kirjavahemärke ei panda. Dokumendi tekst (vormistatakse pealkirjast kaks rida allapoole) peab olema võimalikult lühike, täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt mõistetav. Eestikeelne dokument peab vastama kirjakeele normidele. Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat. Ühekohalised arvud kirjutatakse tekstis sõnadega. Viisakus- Teie kirjutatakse suure tähega ühe inimese kohta, kui korraga on mitmele isikule, siis kirjutatakse teie väikse algustähega. Kirja tekstile võib lisada lõputervituse, mis vormistatakse 1-2 rida peale teksti ja mille lõpus kirjavahemärke ei kasutata (nt Lugupidamisega). Lõputervituse ja allkirjastaja nime vahele tuleb jätta 3-5 tühja rida omakäelise või digitaalallkirja vormistamiseks. Allkiri vormistatakse järjekorras: (allkirjastatud digitaalselt ) või isiku omakäeline allkirja märge. Ei kasutata kaldkirja; eesnimi ja perekonnanimi; ametinimetus. Märkus lisade kohta vormistatakse 2-4 rida allkirjast allpool. Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb paberkandjal kirjade puhul lisade reale märkida nende nimetused (pealkirjad), lehekülgede arv ja eksemplaride arv. Ühe eksemplari lisamisel kirjutatakse ainult lehtede arv (nt Lisa: koopia vastuskirjast 6-27/4 5 lehel). Digitaalse kirja puhul märkida lisadokumendi pealkiri, faili nimi ja vormin g (nt Lisad: 1 . 2.12.2025 vaideotsus, 1-81-2523 9-22 22.12.2025 Väljaminev kiri.asice. 2. K. K. vaie, K_K_vaie _2-25_1-2_2632.pdf). [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] Kirja tekstis märgitud lisade korral märgitakse lisade reale vaid lehtede ja eksemplaride arv (nt Lisa: 8 lehel 2 eks) või faili nimi ja vormin g (nt Lisa: taotlus_2-25_3-2_887.pdf ) . [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] Kirja koostaja andmed vormistatakse ametikirja kontaktandmete välja kohale (vasakule). Kirja koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ü hel real ning telefoninumber ja elektronposti aadress teisel real. [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] Kui k irja koostaja on ühtlasi ka allkirjastaja, märgitakse ainult telefoninumber ja elektronposti aadress. [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] Mitmelehelised dokumendid nummerdatakse alates teisest lehest (loetakse ka esimene leht), number märgitakse alla lehe keskele. Üleminekul teisele leheküljele: eelmisele leheküljele ei tohi jääda vaid alapealkiri, sellisel juhul tuleb üle viia kogu lõik; viimasele leheküljele ei tohi jääda vaid kinnitamise osa. See peab olema seotud viimase lõiguga; tabelis viiakse üle kogu lahtrite rida st lahtreid ei poolitata. E-kirja vormistamise nõuded E-kiri on ametikirja eriliik, mis koostatakse elektronposti süsteemis. E-kirjaga võib edastada informatsioonilise iseloomuga teateid, mille edastamisega teisele poolele ei tekitata õiguslikke tagajärgi ja mis ei sisalda otsuseid, kui teenistujale ei ole antud otsustusõigust. Olenevalt sisust võib e-kiri olla dokument. E-kirjade väärtust hinnatakse sisu järgi: tõendus asutuse tegevuse kohta, informatiivne või isiklik. Teenistuja tegevuse käigus saadetud või saadud e-kirjad, mis sisaldavad tõendust asutuse tegevusest, on ametlikud dokumendid ja need tuleb DHSis registreerida. E-kirju ei allkirjastata. Igal töötajal on ametialaseks kirjavahetuseks nimeline e-posti aadress, mida kasutatakse ainult tööalaseks suhtluseks . Ametlik e-kiri on võrdväärne kõigi teiste asutuse dokumentidega, mistõttu peab see asutusest välja saatmisel olema vormistatud nõuetekohaselt. Ametlikku e-kirja tuleb kaitsta ja registreerida ning tähtaja möödudes hävitada. Registreeritud e-kirjad (PDF formaadis) arhiveeritakse digitaalselt infosüsteemis. E-kirja pealkiri peab olema asjakohane ja viitama kirja sisule. E-kirja teksti kirjastiiliks on Calibri 11 võ i Arial 10 . [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] Kui e-kirjale lisatakse manus, tuleb peale lõpputervitust ja enda kontaktandmeid, lisada märge lisa(de) kohta või viidata manusele kirjatekstis. E-kirja lõppu tuleb lisada teavitus: See kiri on mõeldud aadressireal nimetatud isikule. Isik, kes ei ole märgitud kirja adressaadiks, ei tohi seda kirja mingil viisil kasutada. Kui olete saanud kirja eksituse tõttu, palun teavitage sellest kohe kirja saatjat ja kustutage kiri koos kõikide lisadega. E-posti kaudu digitaalse dokumendi saatmise eest vastutab selle koostaja. E-postiga edastatakse dokument adressaadile ainult siis, kui ollakse veendunud e-posti aadressi õigsuses ning selles, et adressaat seda kasutab. E-kirja jaluses tuleb kasutada ühtse kujundusega signatuuri vormingut, mis on eelseadistatud. Käskkirja vormistamise nõuded Käskkiri on haldusakt, mis antakse välja vangla tegevuse korraldamiseks ning mis on kooskõlas õigusaktidega. Käskkirju antakse välja initsiatiivkorras või kõrgemalseisvate organite dokumentide täitmiseks. Käskkiri koostatakse asutuse üldplangile. Käskkirja kohustuslikud elemendid on: kuupäev ja registreerimisnumber, pealkiri, tekst, allkiri ja vajadusel juurdepääsupiirangu märge . Kõigi käskkirjade lõpus, mis ei reguleeri üksnes asutuse sisesuhteid, st ei ole sise aktid, tuleb enne allkirja lisada vaidlustusviide . [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] Käskkirja liigid: üldkäskkirjad; personalikäskkirjad; vangistuse ja eelvangistuse täideviimise korraldamise käskkirjad. Liigid sõnastatakse järgmiselt: vangla direktori poolt allkirjastatavad käskkirjad: DIREKTORI KÄSKKIRI; haldusosakonna juhataja poolt allkirjastatavad käskkirjad: VANGLATEENISTUSE HALDUSOSAKONNA JUHATAJA KÄSKKIRI; personaliosakonna juhataja poolt allkirjastatavad käskkirjad: VANGLATEENISTUSE PERSONALIOSAKONNA JUHATAJA KÄSKKIRI; kriminaalhooldus e direktori poolt allkirjastatavad käskkirjad: KRIMINAALHOOLDUS E DIREKTORI KÄSKKIRI: teistel juhtudel on käskkirjad sõnastatud: KÄSKKIRI. [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] Eelpool nimetatud käskkirjade puhul ei lisata allkirjastaja ametinimetust (v.a asendamiste korral). [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] Käskkirja ei lisata saajate jaotuskava. See lisatakse Delta metaandmetesse „adressaadid“. Enne allkirjastamist edastatakse üldkäskkirjad kooskõlastamiseks THTle, kes kontrollib vormistust. Käskkirjad edastab infoks THT. Käskkirja projekti koostab üldjuhul struktuuriüksus, kelle pädevusse küsimus kuulub. Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada uue käskkirjaga. Käskkirja muutmisel või kehtetuks tunnistamisel muudetakse või tunnistatakse kehtetuks esialgne käskkiri või selles käskkirjas olev(ad) punkt(id). Kui on vajadus muuta vähemalt üks kolmandik käskkirja tekstist, koostatakse uus käskkiri, milles kavandatakse senise käskkirja kehtetuks tunnistamine. Korralduse vormistamise nõuded Korraldus on siseakt, millega reguleeritakse üksikküsimusi, ühekordseid toiminguid või ajaliselt määratletud täiendavaid tööülesandeid. Korralduse välja andmise pädevust vanglas reguleerib vangistusseadus. Korralduse koostaja lähtub käskkirja vormistamise nõuetest. Protokolli vormistamise nõuded Protokoll on asutuse üks põhidokumendiliike. Protokoll on ametlik ülestähendus koosoleku või nõupidamise käigu ja vastuvõetud otsus(t)e fikseerimiseks. Kui nõupidamistel ja koosolekutel võetakse vastu otsuseid, mis puudutavad organisatsiooni tegevust ja ülesannete täitmist, siis fikseeritakse need protokollina, mis registreeritakse ning allkirjastatakse elektroonselt koosoleku juhataja ja protokollija poolt EDHSis. Protokolli vormistamise vajaduse ja viisi ehk kas protokollitakse ka arutelu käik või ainult vastuvõetud otsused, otsustab koosoleku juhataja. Protokoll koostatakse asutuse üldplangile. Protokollis kajastatakse järgmiseid elemente: dokumendiliigi nimetus, pealkiri, registreerimise kuupäev ja number, koosoleku koht ja kuupäev, alguse ja lõpu kellaaeg, koosoleku juhataja, protokollija, osalejad ja puudujad, päevakord, koosoleku käik ja otsused, nende vastutajad ja tähtajad, allkirjastajad, lisad. Koosoleku protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja ja protokollija, nende allkirjad vormistatakse kõrvuti. Infokoosolekuid reeglina ei protokollita. Kui infokoosolekul räägitut on vaja lisaks koosolekul osalejatele jagada kolmandate isikutega ja/või lepitakse kokku tegevuste eest vastutajad, tähtajad, uus koosolek, vormistatakse ka infokoosoleku kohta protokoll. Kui on olemas kirjalik ettekanne, siis ettekande sisu reeglina ei protokollita ja ettekanne lisatakse protokolli juurde. Protokolli lisadele viidatakse tekstis päevakorrapunkti juures. Protokoll vormistatakse kolme tööpäeva jooksul pärast koosoleku toimumist. Protokoll (või väljavõtted protokollist) tuleb edastada või teha kättesaadavaks kõigile asjaomastele isikutele järgmisel tööpäeval pärast allkirjastamist, seda teeb protokollija. MEMO vormistamise nõuded Memo ehk kirjalik meeldetuletus on informatiivne dokument, milles dokumenteeritakse ja kajastatakse toimingud, mida ei ole vaja protokollida, nt kohtumised, külaskäigud, kokkulepped, seisukohad jne. Memo lihtsustab teabevahetust organisatsioonis ja informeerib huvitatud isikuid sellest, mida nad peaksid teada saama. Memo on ametikirja eriliik, mis koostatakse teenistujate operatiivseks informeerimiseks ning olulise faktilise informatsiooni dokumenteerimiseks või edastamiseks. Memo koostatakse vajaduse korral, näiteks üksikkohtumise ja visiidi ettevalmistamiseks, käskkirjade ja lepingute juurde kooskõlastajate informeerimiseks. Memo võib olla arhiveeritav dokument ehk selles kajastatav peab hilisemate probleemide vältimiseks olema võimalikult objektiivne. Memo vormistatakse valgele lehele. Memos kajastatakse järgmisi elemente: dokumendiliigi nimetud, kellele suunatud, koostaja, kuupäev, pealkiri/teema ja sisu. Üldiselt käsitletakse memos ainult ühte teemat . Erilist tähelepanu tuleb pöörata memo teema või pealkirja sõnastamisele, et see oleks täpne ja konkreetne. Ka memo sisu on võimalikult lühike ja konkreetne ning kasutatakse täpseid kuupäevi. Tekst tuleb vormistada struktureeritult ning mõisted ja lühendid esmakordsel mainimisel lahti kirjutada. Memo algab tavaliselt lühikese sissejuhatusega, selles sisalduva teabe kohta. Memo lõpus on lühike kokkuvõte, kus tuuakse välja kõige olulisemad faktid ja järeldused. Juhend Juhend on kirjalikul kujul materjal, milles kirjeldatakse mingisugust tööprotsessi (sh läbi protsessiskeemide). Juhenditele kehtivad käesoleva teabehalduskorra Lisa 1 p 4.1 nõuded. Juhendis kajastatakse järgmiseid elemente: koostaja/kinnitaja, kuupäev, teema, sisu. [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] Juhend kirjeldab tööprotsessi algusest lõpuni. Juhendist peab selguma, kes ning millise protsessi eest vastutab. Alates 2 leheküljelisest juhendist tuleb leheküljed nummerdada. Alates 5 leheküljelisest juhendist tuleb koostada sisukord. Dokumendi kinnitamine Direktori ja HO juhataja, KRHO direktori käskkirjaga kinnitatava dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka lisatakse kinnitusmärge: KINNITATUD amet… 01.2025 käskkirjaga nr … „Dokumentide loetelu kinnitamine“ Kui korraldava dokumendiga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, siis need nummerdatakse. Sellisel juhul tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi numbri kohta järgmiselt: KINNITATUD amet … 01.2025 käskkirjaga nr … „Ametijuhendite kinnitamine“ Lisa 1 Dokumendi kooskõlastamine Dokumendi täitmise eest vastutav teenistuja algatab pärast dokumendi koostamist infosüsteemis menetlusringi. Dokumendi sisust tulenevalt kooskõlastatakse dokument asjassepuutuvate teenistujatega. Üldjuhul saadetakse dokument kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt madalamale teenistujale ja seejärel astmelt kõrgemale teenistujale, kui ei ole määratud teisiti. Dokumendi sisust, mahust ja kooskõlastaja rollist lähtuvalt, antakse kooskõlastajale tähtaeg kooskõlastamiseks üks kuni viis tööpäeva. Kiireloomulise dokumendi menetlemiseks määrab koostaja kooskõlastajatele lühema kooskõlastustähtaja, teavitades kooskõlastajaid eelnevalt menetluse kiireloomulisusest näiteks e-posti teel ning märkides vastava info ka DHSi. Tulenevalt küsimuse keerukusest või mahust võib kooskõlastaja talle antud kooskõlastuse tähtaega pikendada, leppides selle kokku kooskõlastamisele saatjaga kohe pärast tähtaja pikendamise vajaduse ilmnemist. Dokument kooskõlastatakse DHSis vastavalt dokumendiliigile eelseadistatud terviktöövoole. Dokument kooskõlastatakse märkusteta või märkustega või jäetakse kooskõlastamata. Kooskõlastamata jätmist tuleb põhjendada – millega ja miks ei nõustuta, vajaduse korral viidata õigusaktile ja lisada konstruktiivne ettepanek. Dokumendi koostaja tegevus sõltub sellest, millise märkusega on tegu: kui parandatakse kirja- või sõnastusvigu, teeb koostaja või temaga kokkuleppel kooskõlastaja dokumendis parandused. Parandusettepaneku teinud kooskõlastajale antakse vajaduse korral uus kooskõlastamise tööülesanne; kui koostaja nõustub sisu muutvate parandusettepanekutega, teeb ta parandused dokumendis ja annab kooskõlastusülesande nii ettepaneku tegijale kui ka eelnevatele asjassepuutuvatele kooskõlastajatele; kui koostaja ei nõustu kooskõlastaja ettepanekutega, lisab ta DHSi kommentaari ettepanekute arvestamata jätmise põhjuste kohta ja saadab dokumendi uuesti kooskõlastajale kooskõlastamiseks. Kui kooskõlastaja ei muuda oma seisukohta, jätkub menetlus eriarvamusega. Koostaja edastab dokumendi allkirjastajale viitega eriarvamusele. Lõpliku otsuse eriarvamuse arvestamise kohta teeb allkirjastaja. Dokumendi allkirjastamine Allkirjastamist vajavad riigisisesed dokumendid allkirjastatakse digitaalselt. Rahvusvahelises suhtluses arvestatakse allkirjastamist vajavate dokumentide puhul teise poole võimekust dokumendi digitaalsel allkirjastamisel ja vastuvõtmisel. Dokumendid allkirjastatakse DHSis töövoo sammuna „allkirjastamine” ID- kaardi või mobiil-ID-ga. Allkirjastamise õigus tuleneb ametijuhendist, vangla direktori, kriminaalhoolduse direktori, haldusosakonna juhataja, personali osakonna juhataja poolt antud volitustest. Tulenevalt dokumendi sisust ja mahust antakse allkirjastajale tähtajaks kuni kaks tööpäeva. DHSis saab digitaalsel allkirjastamisel dokument registreerimisnumbri ja kuupäeva. Paberdokument registreeritakse üldjuhul allkirjastamise päeval. Kui dokument allkirjastatakse paberil, allkirjastatakse see ühes eksemplaris. Paberil leping ja akt allkirjastatakse vastavalt poolte arvule. Paberil allkirjastatud dokumendi digitaliseerib THT spetsialist enne väljasaatmist ja lisab selle DHSi. Kui allkirjastaja ei saa dokumenti allkirjastada ja seda teeb selleks volitatud teenistuja, muudab dokumendi koostaja dokumendis allkirjastaja andmed. Kui adressaat on avaldanud soovi saada dokument paberil (riigisisese kirjavahetuse korral), vormistatakse see elektroonsele dokumendimallile, allkirjastatakse dokument digitaalselt ja väljastatakse koos digitaalallkirja kinnituslehega. Vajaduse korral tehakse dokumendist tõestatud ärakiri. Dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist ning dokumendi autentsus, usaldusväärsus ja terviklikkus on tagatud (TKTA § 16). Tegemist on asutusesisese menetlemisega (nt kooskõlastamine). Allkiri on kohustuslik, kui dokumendiga võetakse kohustusi või antakse õigusi. Eelistatud on dokumentide digitaalne allkirjastamine. Allkirjastatakse ainult PDF-vormingus dokumente. Kui dokumendi allkirjastamine toimub DHSis, siis saab dokument automaatselt PDF vormingu. Suuremahulised Exceli formaadis failid võib vajadusel jätta samale kujule, kui nende muutmine .pdf formaadiks raskendab oluliselt tabelist arusaamist. Lisaks võib jätta Wordi formaati, kui teisel osapoolel on vajalik dokumenti täita. Mitte allkirjastamist vajavad elektroonsed dokumendid saadetakse asutusest välja PDF vormingus. Üldjuhul on dokumendil üks allkirjastaja (v.a protokoll, akt). Teised teenistujad kooskõlastavad dokumendi. Kui dokumendile on vaja kahte või enamat allkirja, edastatakse see allkirjastamiseks esmalt madalama astme teenistujale ja seejärel kõrgema astme teenistujale. Kui dokumenti allkirjastab mitu isikut, paigutatakse nende allkirjad kõrvuti. Kui dokument on vajalik käeliselt allkirjastada, vormistatakse see elektroonsele dokumendimallile, prinditaks ja allkirjastatakse. Käeliselt allkirjastatud dokument skaneeritakse infosüsteemi THT töötajate poolt. Kui paberkandjal allkirjastatud dokument sisestatakse infosüsteemi või kui infosüsteemis loodud dokument allkirjastatakse paberkandjal, vastutab dokumendi sisestaja või looja digitaalse teksti ja paberkandjal allkirjastatud dokumendi samasuse eest. Paberdokumendid allkirjastatakse sinist värvi tindi- või pastapliiatsiga. Elektroonselt või paberil allkirjastatud dokumendi saadab asutusest välja THT või teenistuja. Kui dokument tuleb saata adressaadile postiga, siis suunatakse tööülesanne infosüsteemis THTle grupitäitmiseks (eelseadistatud töövoog). THT kontrollib kirja vormistust, lisade olemasolu jne ja edastab korrektse dokumendi. Väljasaadetava kirja, õigusakti, lepingu või muu vangla loodud dokumendi kuupäevaks on selle allkirjastamise kuupäev. Dokumendi väljasaatmine Dokumendi saadab välja üldjuhul THT spetsialist dokumendi registreerimise päeval või hiljemalt sellele järgneval tööpäeval. Digitaalselt allkirjastatud dokumendi edastab THT (eelseadistatud töövoog) või iga teenistuja ise. Dokumentide väljastamisel eelistatakse elektroonilisi kanaleid (nt DHX või e-post). Vanglatest ei saadeta välja dokumente, mis ei vasta vorminõuetele. Puuduste korral tagastab THT spetsialist dokumendi koostajale nõuetekohaseks vormistamiseks. Kõik vajalikud dokumendid, mis koostatakse ja väljastatakse infosüsteemist, peavad olema registreeritud, v.a dokumentide kavandid ja/või allkirjastamisele suunatud, need võivad olla kuni valmimiseni ja/või allkirjastamiseni registreerimata. Postiga saadetava dokumendi ja saadetise toob teenistuja väljasaatmiseks THTsse. THT spetsialist vormistab väljamineva posti ja annab Omnivale üle. Kui postiga edastamist vajav dokument on infosüsteemis, siis teenistuja suunab dokumendi tööülesandena THT teenistujale postiga väljastamiseks. THT teenistuja teeb märke infosüsteemi dokumendi paberil välja saatmise kohta. [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] Teenistuja tagab vajaduse korral tööalaselt e-posti aadressilt väljasaadetud e-kirjade registreerimise samal päeval või sellele järgneval tööpäeval. Teave, mis ei eelda allkirjastamist, edastab vastutav teenistuja ise, kasutades elektroonseid suhtluskanaleid. Failid edastatakse PDF formaadis (v.a dokumendid, mis vajavad täitmist ja Excel vorming). Outlookist saadetav teave tuleb PDF vormingus lisada vastavasse infosüsteemi. Enne e-kirja PDFi eksportimist tuleb manuses olevad failid eraldada ja need infosüsteemis e-kirja juurde lisada. Toimingud menetlussüsteemis (KIR) Teave, mida menetletakse KIR menetlussüsteemis, sisestatakse ja/või registreeritakse vastavasse infosüsteemi THT teenistujate poolt (nt kinni peetava isiku pöördumised, mis liiguvad KIRi kaudu). Kui infosüsteem võimaldab üles laadida faile, siis samu andmeid, sh faili, ei sisestada DHSi, kui ei ole THTga kokku lepitud teisiti. Infosüsteemis koostatud otsused ja vastuskirjad väljastatakse vastavalt töökorralduslikule kokkuleppele. Päringud, mis saabuvad KIRi e-toimikusse ei registreerita ümber DHSi. Vastuskiri koostatakse DHSis. DHSi metaandmetesse lisatakse, kus asub algpöördumine. Tutvumismärkega paberil olevad pöördumised ja muud dokumendid skaneerivad infosüsteemi THT teenistujad. Asutusesiseselt dokumendist teavitamine ja dokumendi tutvustamine Asutusesistest dokumenditest (näiteks töökorraldust puudutavad korraldused) teavitamine ja dokumendi tutvustamine toimub üldjuhul DHSi kaudu. Läbi DHSi edastatakse dokumendid teenistujatele teadmiseks või täitmiseks. Tööülesande teadmiseks võtmisega/täidetuks märkimisega loetakse dokument teenistujatele tutvustatuks. Sama kehtib dokumentide osas, mis vajavad allkirja vastu tutvumist. DHSis tööülesande teadmiseks võtmine/täidetuks märkimine on võrdväärne allkirja andmisega. Kõigil teenistujatel on kohustus määratud tähtaja jooksul dokumendiga tutvuda ja teadmiseks võtta. Ärakirja, väljavõtte ja väljatrüki ametlik kinnitamine. Digitaalallkirja tõestamine Kinnitamise all mõistetakse dokumendi ärakirja, väljavõtte või väljatrüki õigsuse kinnitamist ja seda tehakse HMSis ettenähtud juhtudel. Kinnitusmärkest peab nähtuma, et tegemist on dokumendi autentse ärakirja, väljavõtte või väljatrükiga. Ärakiri on originaaldokumendile nii sisult kui ka vormilt vastav dokumendi täpne jäljend. Väljavõte on originaaldokumendi osaline taasesitus, kus näidatakse üksnes mingi osa dokumendist. Väljatrükk on automatiseeritud infosüsteemis sisalduva teabe taasesitus. Digitaalselt allkirjastatud dokumendi väljatrüki õigsuse kinnitamisel kontrollitakse sertifikaadi kehtivust. Allkirjaleht trükitakse välja ainult juhtudel kui see sisaldab peale allkirjastaja nime ka muud olulist infot (näiteks kohtulahendi jõustumist). Vanglasse teise asutuse poolt edastatud dokument, mis on mõeldud edastamiseks kinni peetavale isikule, lisatakse väljatrüki templid. Välja trükitud dokumendi esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale märgitakse sõna „VÄLJATRÜKK“ ning viimase lehe teksti lõppu tehakse kinnitusmärge „VÄLJATRÜKK ÕIGE“. Kinnitusmärke juurde lisatakse väljatrüki õigsust kinnitava ametniku nimi, ametikoht, kinnitamise kuupäev ning allkiri. Vangla (sh kriminaalhooldus) koostatud dokumentidele, mis saadetakse asutusest välja või edastatakse paberil kinni peetavale isikule ei tule p 17.6 toodud templeid lisada. Dokumendi koopia, millega saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, kinnitatakse kinnitusmärkega. Koopia esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale märgitakse sõna „KOOPIA“ ning tehakse viimasele lehele märge „KOOPIA ÕIGE“ ning lisatakse kinnitusmärke teinud teenistuja nimi ametinimetus, kuupäev ja allkiri. Kui dokumendis sisalduvat teavet on vaja osaliselt taasesitada, tehakse dokumendist väljavõte. Väljavõttes peavad olema taasesitatud kõik andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat, dokumendiliiki ja väljaandmise aega. Väljavõte, mille abil saab tõestada isiku õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, tuleb kinnitada kinnitusmärkega „VÄLJAVÕTE ÕIGE“ ning lisada kinnitusmärke teinud teenistuja nimi, ametinimetus, kuupäev ja allkiri. Digitaalallkirja võib vajaduse korral tõestada, pannes väljaprinditud dokumendile tõestusmärkega templi, mis sisaldab: suurtähtedega märget „TÕESTUSMÄRGE“; digitaalallkirja andmise kuupäeva ja kellaaega; allkirjastaja nime ja ametikohta; tõestusmärke teinud teenistuja nime, ametikohta ja allkirja; tõestusmärke tegemise kuupäeva. Digitaalallkirja tõestab THT spetsialist või THT juht/peaspetsialist. [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] Pitsatite hoidmine ja kasutamine Vanglas on kasutusel vapipitsat (sõõrikujuline 35 mm läbimõõduga, siseringis väikese riigivapi kujutis ja välisringis tekst "….. VANGLA". Paberdokument kinnitatakse vapipitseriga, kui see on õigusaktis ette nähtud. Pitser on sinist värvi. Vapipitseri kasutamisel ei kanta dokumendile kinnitusmärget. Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti, kui dokumendi vormist ei tulene teisiti. Struktuuriüksused võivad kasutada erinevaid töö korraldamiseks vajalikke templeid. Templite ja pitsatite tellimist korraldab THT struktuuriük suse taotluse alusel, millel on märgitud täpne soovitava templi või pitsati tekst ja vajadusel muu täpsustav teave. [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] [ tunnistatud kehtetuks 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8] Aegunud või kasutamiskõlbmatud (sh töötaja lahkumisel) pitsatid ja templid tagastatakse THTle hävitamise korraldamiseks . [muudetud 20.02.2026 kk-ga nr 1-1/3-26/8 ] Asjaajamise üleandmine Asjaajamise järjepidevuse tagamiseks teenistussuhte lõppemisel või peatumisel ja teenistusülesannete oluliste muutuste korral (nt teenistuja teenistusülesanded muutuvad liikumisel ühest struktuuriüksusest teise) algatab personalitöötaja DHSis teenistuja elektroonilise ringkäigulehe. Teenistuja kinnitab Deltas talle edastatud dokumentidega tutvumist ja annab üle/delegeerib asendajale või vahetule juhile juhi poolt määratud tähtajal või hiljemalt viimasel tööpäeval: tema vastutusel olevad toimikud ja lahendamata paberdokumendid; täitmisel olevad tööülesanded Deltas ja teistes infosüsteemides; Personaalsel võrgukettal olevad olulise sisuga tööalased failid annab lahkuv teenistuja üle vahetu juhi poolt määratud tähtajaks, salvestades need oma struktuuriüksuse võrgukettale. Vastamist vajavad e-kirjad suunab lahkuv teenistuja teda asendama määratud teenistujale või vahetule juhile. Lahkuva teenistuja töö üleandmise ja ümberkorraldamise eest vastutab vahetu juht. Lahkuv teenistuja teavitab olulisemaid koostööpartnereid (ka komisjonis/nõukogus/töörühmas osalemise korral) oma lahkumisest, teavitades võimaluse korral uuest kontaktisikust, eelkõige pooleliolevate projektide või täitmisel olevate lepingute puhul. Lisa 2 ARHIIVITÖÖ KORRALDAMINE Liigitusskeemi koostamine Vastavalt Rahvusarhiivi 13.05.2014 hindamisotsusele nr 14-1-1.7/32 ei ole vanglad arhiivimoodustajad. Vanglate tegevuse käigus loodud või saadud tõendusväärtusega dokumentide ja teabe liigitamiseks ning neile säilitustähtaja määramiseks koostab THT peaspetsialist koostöös struktuuriüksustega liigitusskeemi. Liigitusskeemi koostamisel võetakse aluseks Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määrusega nr 181 „ Arhiivieeskiri “ (edaspidi arhiivieeskiri ) kehtestatud nõuded ning juhindutakse Rahvusarhiivi juhistest. Liigitusskeemi muudetakse vastavalt vajadusele, eelkõige kui: vanglate ülesannete või struktuuri muutmise tulemusel tekivad uued dokumentide sarjad; muutub dokumendiliigile kehtestatud säilitustähtaeg; avalik arhiiv teeb sellekohase motiveeritud ettepaneku. Dokumentidele, sealhulgas infosüsteemides olevale teabele säilitustähtaja kehtestamisel lähtutakse seadustes ja muudes õigusaktides dokumendiliigile kindlaksmääratud säilitustähtajast. Kui säilitustähtaeg ei ole sätestatud seaduse või selle alusel antud õigusaktiga, arvestatakse: faktide või tegevuse tõestamise ja isikute õiguste kaitse vajadust; vanglateenistuse tegevuse järjepidevuse tagamise vajadust; avaliku arhiivi võimalikku huvi. Säilitustähtaega arvestatakse asjaajamis- või majandusaasta lõppemisest. Dokumendi säilitustähtaeg võib olla alatine, määratud aastates või tähtajana, mis on seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega. Lahendatud dokumendi hoidmine Digitaaldokumente ja nende metaandmeid säilitatakse dokumentide liigitusskeemis märgitud infosüsteemis kuni säilitustähtaja lõpuni. Dokumentide säilimise eest kehtestatud tähtaja vältel vastutab infosüsteemi haldaja, V-kettal vastava kausta eest vastutab teenistuja. Digitaalseid dokumente säilitatakse tihendamata ja krüpteerimata kujul. Üldjuhul paberkandjal dokumente (edaspidi paberdokument ) ei hoiustata, v.a kui dokumentide liigitusskeemis on märgitud teisiti. Paberdokumendid viiakse üle elektroonsele teabekandjale ja need liiguvad menetlusse elektroonsel teel (v.a kinni peetava isiku pöördumised, mis on esitatud paberil ja liiguvad lisaks ka paberil üksusesse), kui töökorralduslikult ei ole kokku lepitud teisiti. Hiljemalt üks nädal peale dokumendi lahendamist (sh tutvumismärkega dokumendid), peab paberkandjal dokument jõudma infosüsteemi skaneerimiseks THTsse. Originaaldokument vastavalt töökorralduslikule kokkuleppele, kas tagastatakse selle esitajale või hoiustatakse üks kuu THTs ja hävitatakse purustamise teel. Vanglates saadud või loodud digidokumenti arhiveerimise jaoks välja ei prindita, kõik menetlemise käigus nõutud märked lisatakse dokumendihaldusprogrammi. Kinni peetavatele isikutele koostatud vastuskirjade originaalid hoitakse dokumendihaldusprogrammis säilitustähtaja lõpuni, menetluse käigus nõutud märked lisatakse paberil algatuskirja originaalile. Lahendatud digitaaldokumente hoitakse andmekandjal ja vormingus, mis tagavad nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Peale asjaajamisaasta lõppemist käib THT spetsialist struktuuriüksuses üle vaatamas seal asuvaid arhiveerimist vajavaid dokumente. Dokumentide üleandmis-vastuvõtmisakti koostavad üksus ja THT spetsialist koostöös. Toimikute ettevalmistamine, üleandmine arhiivi ruumi Kolm kuud pärast asjaajamisaasta (kalendriaasta) lõppu annavad struktuuriüksused koostöös THT spetsialistiga nende valduses olevad paberdokumendid akti alusel vangla arhiiviruumi, kus on tagatud dokumentide säilitamiseks vajalikud tingimused. Vajadusel pikendatakse üleandmise tähtaega (kirjaliku teatisega) ühe aasta võrra. Arhiiviruumi antakse üle kõik säilitamist vajavad dokumendid. Korraga antakse arhiiviruumi üle ühe sarja terve kalendriaasta jooksul koostatud dokumendid, Arhiivi üleantavad paberdokumendid peavad olema asetatud süstematiseerituna arhiiviklambrite vahele ning dokumendikogule peab olema koostatud tiitelleht. Dokumendid võib paigutada ka papist kiirköitjatesse, mille kaanele on kantud järgmised andmed: vangla ja struktuuriüksuse nimi, sarja tähis, dokumendi pealkiri/piirdaatumid, säilitustähtaeg, toimiku number, vajadusel lehtede arv. Digitaalsete dokumentide arhiveerimine toimub Deltas seadistatud elukäikude alusel. Arhiveerimise ja hävitamise korraldab THT. Peale uute dokumendisarjade avamist uuel asjaajamisaastal lisab THT spetsialist uutele dokumenditoimikutele juurde elukäigu ajakavad. Kui dokument on aktiivses faasis, siis asub see vastavalt liigutusskeemile Deltas dokumentide loetelus. Asjaajamisaasta lõppemisel: kontrollib THT spetsialist aasta jooksul tekkinud digitaalsete dokumentide terviklikkust, failide olemasolu, sarjas asuvate dokumentide vastavust sarja andmetele; kustutab puudustega dokumendid; kontrollib üle valeks kandeks tehtud dokumendid; tõstab korrastatud dokumendid hiljemalt 3 aasta jooksul Delta arhiivi osasse. Vastavalt seadistatud elukäikudele, liiguvad dokumendid Delta arhiivi osast, kas ülevaatamist või hävitamist ootavate toimikute hulka. Vastavalt arhiivieeskirjale peab hävitamise vormistama hävitamisaktiga. Erandkorras võib arhiiviruumi paigutada asjaajamises lõpetamata dokumendid, kui nende kasutusvajadus on väike. Arhiividokumentide haldamine Dokumentide, millega seotud asjaajamine on lõppenud, olemi kindlakstegemise ning juurdepääsuõiguse tagamise vahendiks on dokumentide liigitusskeem. Liigitusskeemi põhjal koostab THT spetsialist ülevaate arhiivi koosseisust. Arhiivi koosseisu ülevaatese teeb sissekandeid selleks volitatud ametnik, kes vastutab registri kontrollseisu oleku eest. Toimik on paberdokumentide füüsilise haldamise üksus arhiivis. Dokumentide hävitamiseks või üleandmiseks eraldamise korral tehakse ülevaates märge toimikute hulga väljumise kohta koos viitega hävitamis- või üleandmise-vastuvõtmisaktile. Ülevaates võetakse arvele ka dokumendid, mida dokumentide liigitusskeemi koostamisel ei osatud ette näha ning täiendatakse ka dokumentide liigitusskeemi. THTs valmistatakse dokumendid ette järgnevaks säilitamiseks vangla arhiiviruumis või hävitatakse (või antakse avalikku arhiivi) kooskõlas „Arhiivieeskirjaga“. Selleks: teostatakse dokumentide teadusliku ja praktilise väärtuse ekspertiis; vormistatakse toimik (paberdokumentide füüsilise haldamise üksus arhiivis). Toimiku piirdaatumiteks on esimese ja viimase dokumendi kuupäev. Saabunud kirja kuupäevaks loetakse vangla registreerimistempli jäljendil olevat kuupäeva. Aastaplaanide ja aruannete puhul toimiku piirdaatumeid ei märgita, vaid näidatakse aasta pealkirjas, samuti ka perioodiliste plaanide ja aruannete puhul. Näide: Raamatupidamise 2019. aasta aruanne. Juurdepääs arhiividokumentidele Volitatud isikutel on õigus oma teenistusülesannete täitmiseks laenutada arhiivist toimikuid ja dokumente. Infosüsteemides on juurdepääs reguleeritud vastavalt õigustele. Raamatupidamise dokumentidele juurdepääsuks on töötajatel vajalik haldusosakonna juhataja nõusolek. Personalidokumentidele juurdepääsuks tuleb pöörduda personaliosakonna juhi poole. Laenutamine registreeritakse arhiivitoimikute laenutamise ja kohapeal tutvumise registris, kuhu märgitakse: teenistuja, kellele toimikut või dokumenti laenutatakse; laenutamise eesmärk; laenutamise kuupäev ja tagastamise kuupäev; toimiku või dokumendi identifitseerimiseks vajalikud andmed (asjaajamises - toimiku indeks, toimiku või dokumendi pealkiri ja aasta; arhiivis - leidandmed); teenistuja ja/või THT spetsialisti allkirjad. Teistele asutustele või juriidilistele isikutele laenutatakse toimikuid või dokumente haldusosakonna juhataja loal. Laenutamine vormistatakse arhiivitoimikute laenutamise ja kohapeal tutvumise registris, kuhu märgitakse: asutus või isik, kellele dokumente laenutatakse; laenutamise eesmärk; toimiku või dokumendi identifitseerimiseks vajalikud andmed (asjaajamises - toimiku indeks, toimiku või dokumendi pealkiri ja aasta; arhiivis - leidandmed): tagastamise tähtaeg; mõlemate osapoolte allkirjad. Kohtu, juurdlus- või eeluurimisasutuste nõudel toimikutest väljavõetavate dokumentide asemele paigutatakse nendesse THT spetsialisti poolt tõestatud koopiad. Originaaldokumendi tagastamisel pannakse nad toimikusse tagasi ning koopiad eraldatakse lihtsustatud korras hävitamisele ilma aktita. Dokumentide laenutamiseks siseneb arhiiviruumi ainult arhiivi eest vastutav THT töötaja. Kõrvaliste isikute viibimine arhiiviruumis on lubatud üksnes THT juhi, THT peaspetsialisti, arhiivispetsialisti või teda asendava teenistuja juuresolekul. Arhiiviruumist lahkudes tuleb lukustada arhiiviruumi uks. Arhiivi eest vastutav teenistuja peab jälgima laenutatud dokumendi tagastamise tähtajast kinnipidamist ja tegema vajaduse korral sellekohase kirjaliku või suulise meeldetuletuse. Kui meeldetuletusele ei reageerita, informeeritakse sellest laenutaja juhti. Dokumentide hävitamine Dokumente võib hävitada järgmistel juhtudel: säilitustähtaja möödumisel. Asjaajamises ja arhiiviruumis säilitustähtaja ületanud dokumendid tuleb eraldada hävitamiseks kohe peale säilitustähtaja lõppu; teabekandja kõlbmatuks muutmisel. Eelnevalt tuleb teave üle kanda teisele teabekandjale. Dokumentide hävitamiseks eraldamiseks koostatakse hävitamisakt , mis sisaldab vähemalt järgmisi andmeid: sarja tähis – märgitakse dokumentide loetelus nimetusele vastav tähis; nimetus või pealkiri – märgitakse toimiku(te) pealkiri; piirdaatumid – toimikute algus- ja lõppdaatumid; hulk – pabertoimikute puhul dokumentide või registraatorite arv, digitaaldokumentide puhul märgitakse toimikus olevate dokumentide hulk; säilitustähtaeg – märgitakse dokumentide loetelus kehtestatud säilitustähtaeg; viide õigusaktile – märgitud dokumentide loetelus märkuste lahtris H 13.05.2014 nr 32 (tegemist on Rahvusarhiivi hindamisotsusega, mille alusel puudub antud dokumentidel arhiiviväärtus); viide õigusaktile, mis reguleerib dokumendi hävitamist; märge hävitamise viisi, aja, koha ja läbiviija kohta. Hävitamisakti, peale kooskõlastusringi läbimist, kinnitab vangla direktor. Arhiividokumentide hoiustamine Arhiividokumentide ohutuse tagamisel lähtutakse vanglate tulekahju korral tegutsemise plaanist ja arhiiviruumi ohuplaanist. Arhiividokumente säilitatakse selleks spetsiaalselt ehitatud või kohandatud ruumis, mille säilitustingimused ja sisustus peavad vastama arhiiviseaduses ja arhiivieeskirjas esitatud nõuetele. Arhiivi eest vastutav teenistuja fikseerib regulaarselt spetsiaalselt vormistatud raamatusse/kaustikusse hoidla niiskus- ja temperatuurirežiimi ning ettenähtud parameetritest kõrvalekaldumiste likvideerimiseks (tihendamine, soojustamine, niiskustõkendid), teeb sellekohase ettekande oma otsesele juhile. Arhiiviruumis peab valitsema kord ja puhtus. Arhiividokumente tuleb kaitsta hallituse, putukate, näriliste ja tolmu eest. Arhiiviruumis on keelatud hoida kõrvalisi esemeid. Arhiiviruumi ja arhiividokumentide hoidmise eest vastutab THT juhi poolt määratud teenistuja. Arhiividokumentide kaitsmiseks kahjustumise eest tuleb: vähemalt üks kord aastas puhastada tolmust dokumendikarbid, riiulid ja arhiiviruum; vähemalt üks kord kuus puhastada arhiiviruumi põrand; perioodiliselt kontrollida arhiiviruumi temperatuuri ja õhuniiskuse taset. 7.7. Arhiividokumentide säilitamisel karpides tuleb eelistada horisontaalset hoidmisviisi (kuni 3 arhiivikarpi üksteise peal). Hoiustamisel on tähtis jälgida, et dokumendid ei deformeeruks; 7.8. Kahjustatud dokumentide avastamisel tuleb need koheselt eraldada teistest arhiividokumentidest ning võtta tarvitusele abinõud arhiividokumentide ja arhiiviruumi vastavaks töötlemiseks; 7.9. Pabermaterjalide pikaajaliseks säilitamiseks sobilik temperatuur on vahemikus 15-20C ja suhteline õhuniiskus vahemikus 30-50%. 7.10. Digitaalsete dokumentide hoiustamise keskkonnaks on Delta.