Kiri

Põhiseaduslikud institutsioonid Valitsusasutused Kohaliku omavalitsuse üksuse Meie 28.02.2019 nr 26-5/18-0101/1795 asutused Teadete ja dokumentide saatmine isiku ametlikku e-postkasti Kutsun Teid üles saatma riigiportaalis eesti.ee ametlikku e-postkasti omavatele isikutele teated ja dokumendid elektroonselt ja loobuma paberil dokumentide läkitamisest. Tuletan meelde, et valitsuse määruse „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ (nn TKTA määrus) järgi on asutustel selleks alates 2019. a algusest ka kohustus, vt § 15 ja § 18 lg 7. Riigiportaalis on igal füüsilisel ja juriidilisel isikul võimalik aktiveerida oma ametlik e-posti aadress [email protected] või [email protected], et saada teateid ja dokumente avaliku sektori asutustelt. Aadressi aktiveerimisel määrab isik, kuhu sinna saadetud teated edasi suunata ja saab endale ühtlasi ametliku postkasti. Praeguseks on oma ametliku e-posti aadressi aktiveerinud üle 365 000 füüsilise ja üle 77 000 juriidilise isiku. Neil on ootus, et riik saadaks neile teavet elektrooniliselt ja ühe kanali kaudu. Asutused on seda kanalit aga pigem tagasihoidlikult kasutanud. Alates 15. veebruarist 2019. a on eesti.ee portaalis avatud isikule ka ametliku postkasti teenus, kus nüüdsest talletatakse kõik talle asutustest saadetud teated ja dokumendid. Varem jõudsid ametlikku postkasti ainult dokumendihaldussüsteemidest (DHS) sinna saadetud dokumendid. Teistest süsteemidest e-posti aadressile saadetud teated suunati aga maha salvestamata edasi ning isikul puudus võimalus neid hiljem riigiportaalis leida ja lugeda. Nüüd on see probleem lahendatud. Dokument jõuab isiku ametlikku postkasti X-tee kaudu, kas DHSist või muust DHX protokolli kasutavast infosüsteemist. Sel juhul saab saatja süsteem automaatse teavituse, kui: 1) dokument on postkasti jõudnud ja isikule selle kohta sõnum saadetud ning 2) kui isik on dokumendi portaalis avanud, alla laadinud või teisele aadressile edastanud ehk kätte saanud. Nende teadete kohale jõudmise kohta, mille asutused saadavad isiku ametlikule @eesti.ee aadressile, ei saa saatja praegu automaatset teavitust, kuna isik võib teadet lugeda ka oma isiklikus (nt gmaili) e-postkastis. Tulevikus on kavas ka lahendus, kus tagasiside saadakse siis, kui isik avab teate ametlikus postkastis. Meie ministeerium on andnud juhised TKTA määruse rakendamiseks. Täiendasime selgitusi isiku ametliku postkasti kohta ja uue sõnastuse leiate selle kirja lisas. Aktiveerimise ja postkasti teenuseid haldab ja arendab Riigi Infosüsteemi Amet ning vajadusel saab lisateavet küsida ameti Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 625 6342 / [email protected] / www.mkm.ee Registrikood 70003158 riigiportaali osakonnast. Lisaks toimub 5. märtsil 2019. a kell 9.30–11.30 asutuste infotund, kus Riigi Infosüsteemi Ameti ja meie ministeeriumi esindajad tutvustavad lahendust ja annavad selgitusi. Infotund toimub ministeeriumide ühismajas, Suur-Ameerika 1. Info selle kohta on saadetud avalike teenuste nõukogu ja dokumendihaldusnõukogu liikmetele. Vajadusel saab lisainfot [email protected] meiliaadressilt. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Rene Tammist ettevõtlus- ja infotehnoloogiaminister Lisa: TKTA määruse § 15 rakendamine (juhised). Lisaadressaadid: Eesti Linnade ja Valdade Liit Liivi Karpištšenko 625 6375 [email protected] 2 (2)  Vabariigi Valitsuse 25.05.2017. a määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ § 15 rakendamine (juhised) § 15. Teabe saatmine isiku ametliku e-posti aadressi kaudu § 15 lg 1 (1) Kui asutusest väljasaadetava arhiiviseaduse § Ametlik e-posti aadress on [email protected] ja [email protected]. Selle 2 lõikes 1 või 2 nimetatud teabe adressaadiks on kasutamiseks suunab isik aadressi edasi ühele või mitmele isiklikule või ettevõtte isik, kes on aktiveerinud oma ametliku e-posti meiliaadressile (lähitulevikus ka nt mobiiltelefonile Ühtlasi saab isik endale ametliku aadressi eesti.ee teabeväravas ja ei ole konkreetse postkasti eesti.ee-s (vt § 15 lg 2). menetlusega seotud teabevahetuseks esitanud Ametlik e-posti aadress on avaliku sektori suhtlemiseks isikuga ja praegu saab isik teisi kontaktandmeid, saadab asutus isiku aadressi kasutada ainult siis, kui ta on sellega nõus. Nõusoleku tagasivõtmiseks peab isik ametlikule e-posti aadressile teate teabe suunamise lõpetama. Üksiku menetlusega seotud teabevahetuseks saab isik praegu esitada edastamise kohta. Teade sisaldab viidet teisi kontaktandmeid (sh postiaadress). veebikeskkonnale, kus isik saab pärast Ametlikule e-posti aadressile läheb teade, et veebikeskkonda on jõudnud isikule mõeldud autentimist ja autoriseerimist teavet lugeda. informatsiooni ehk teavet. Teade liigub edasi isiku näidatud kontaktile ja salvestatakse ka Asutus tagab veebikeskkonnas teabe olemasolu tema ametlikku postkasti. Praegu ei saa teate saatnud infosüsteem tagasisidet selle kohta, selle kohta, millal isik on edastatud teabega et isik on teadet lugenud. Tulevikus on võimalik lahendus, kus tagasiside saadakse siis, tutvunud. kui isik avab teate ametlikus postkastis. Isikule saadetav teade ei tohi sisalda isikuandmeid ega muud tundlikku teavet, kuna teade läheb ka väljapoole eesti.ee-d. Turvalisuse tagab see, et isik tutvub teates nimetatud teabega veebikeskkonnas, kuhu ta on end sisse loginud lubatud autentimisviisil. Samas keskkonnas talletatakse aeg, millal isik on teabe kätte saanud. Isikule veebikeskkonda edastatud teabe all on mõeldud nii dokumente kui ka muul kujul ametlikku teavet, mis tehakse isikule kättesaadavaks nn e-iseteeninduskeskkonnas. Teave peab olema isikule arusaadav ja kasutatav ning ei tohi hiljem muutuda Isikukood või [email protected] aadressile teadete saatmiseks peab asutuse IP-aadress olema eelnevalt registreeritud RIA sõnumiedastajate nimekirjas (IP-whitelist). Sõnumiedastajate nimekirja saamiseks on vaja esitada teavitusteenuse kasutamise taotlus aadressil [email protected]. RIA palub saata teateid mitte tihedamalt kui 20 kirja minutis. Isiku ametlik e-posti aadress ja ametlik postkast on mõeldud riigi ja KOV asutuste saadetud teabe jaoks. Isikul on veel teine @eesti.ee lõpuga aadress  (eesnimi.perekonnanimi), mida ta võib vabalt jagada ja kasutada suhtluses erasektoriga. Sellele aadressi kaudu edastatud e-kirju ei salvestata ametlikku postkasti. § 15 lg 2 (2) Kui asutusel puudub lõikes 1 nimetatud teabe Dokumente edastatakse isiku ametlikku postkasti läbi DVK / DHX teenuse. Dokumente kättetoimetamiseks turvaline veebikeskkond, ei pea krüpteerima, kuna nende edastamiseks kasutatakse turvalist X-teed ja neile pääseb edastab ta dokumendi eesti.ee teabevärava juurde ainult isik ise, kui ta on end eesti.ee-sse sisse loginud lubatud autentimisviisil. ametlike dokumentide infrastruktuuri teenuse Asutuse DHS peab suutma „ametlikud-dokumendid“ X-tee teenuse kaudu tuvastada, kas (edaspidi isiku ametlik postkast) kaudu. Teade isikul on tema @eesti.ee aadress suunatud ja suutma ka küsida „ametlikud-dokumendid“ dokumendi isiku ametlikku postkasti edastamise teenuse kaudu dokumendi avamise, kustutamise, edasi saatmise olekuid. Dokumendi kohta saadetakse isikule eesti.ee teabeväravast. saatmine toimub läbi DVK / DHX teenuste. Kõik avalikus sektoris enim levinud DHSid Asutusele tagastatakse eesti.ee teabeväravast võimaldavad dokumente isiku ametlikku postkasti saata ja dokumendi olekuid teave selle kohta, millal dokument isiku automaatselt küsida. Asutuse DHSi võimekuse kohta saab teavet DHSi haldajalt. ametlikku postkasti jõudis ning millal isik dokumendi kas avas, alla laadis või edasi saatis. Dokumente saab isiku ametlikku e-postkasti saata mitte ainult DHSist, vaid mis tahes infosüsteemist. Selleks kasutatakse DHX teenuseid ja protokolli. Vt ka § 14 lg 5. § 15 lg 3 (3) Asutus võib peale lõigetes 1 ja 2 nimetatud Teadete saamiseks saab isik soovi korral kasutada eesti.ee teavituskalendri teenust, kus teabe saata isiku ametlikule e-posti aadressile isikul on võimalik teda huvitavate teadete liigid valida. Teated ei tohi sisaldada meeldetuletuse või muu teadlikkust suurendava isikuandmeid ja muud tundlikku teavet – sellise teabe edastamise kohta vt § 15 lg 1 ja 2. teate, kui see tuleneb asutusele pandud avaliku Saadetud teated edastatakse isiku näidatud kontakti kaudu ning salvestatakse ka tema ülesande täitmisest. Avaliku ülesande täitmisega ametlikku postkasti. Teadete saatmise kohta vt § 15 lg 1. mitte seotud teadet, eriti reklaami, asutus isiku ametlikule e-posti aadressile ei saada. Isiku ametlikule e-posti aadressile ei tohi saata näiteks ürituse toimumise reklaami. § 15 lg 4 (4) Lõigetes 1–3 kirjeldatud viisil saadavad teavet Vt § 14 lg 5. põhiseaduslikud institutsioonid, valitsusasutused ja kohaliku omavalitsuse üksuse ametiasutused ning võimaluse korral teised asutused. § 15 lg 5 (5) Ametliku e-posti aadresside aktiveerimise toimimise tagab ning isiku ametliku postkasti haldamise ja arendamise korraldab Riigi Infosüsteemi Amet. Selleks vajalikud ressursid näeb ette Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium.