Ametijuhendi kinnitamine

KÄSKKIRI 09.01.2025 nr 1-1/25/1-1 Ametijuhendi kinnitamine Avaliku teenistuse seaduse § 52 lõigete 1 ja 2 ning Riigihalduse ministri 14.11.2017 määrusega nr 84 kinnitatud „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimääruse“ § 20 lg 1 punkti 7 alusel: Kinnitan toetuste arendamise osakonna piiriüleste koostööprogrammide talituse Eesti-Läti programmi korraldusautuse ja sekretariaadi juhi ametijuhendi (lisatud). (allkirjastatud digitaalselt) Pärt-Eo Rannap peadirektor Teatavaks teha: Kristi Sell Koostaja: Monika Neemsalu  Kinnitatud peadirektori käskkirjaga RIIGI TUGITEENUSTE KESKUSE TOETUSTE ARENDAMISE OSAKONNA PIIRIÜLESTE KOOSTÖÖPROGRAMMIDE TALITUSE EESTI-LÄTI PROGRAMMI KORRALDUSASUTUSE JA SEKRETARIAADI JUHI AMETIJUHEND 1 ÜLDOSA 1.1 STRUKTUURIÜKSUS Toetuste arendamise osakonna piiriüleste koostööprogrammide talitus 1.2 TEENISTUSKOHA Eesti-Läti programmi korraldusasutuse ja sekretariaadi juht NIMETUS 1.3 VAHETU JUHT Toetuste arendamise osakonna juhataja 1.4 ASENDAJA Osakonnajuhataja või tema poolt määratud teenistuja 1.5 KEDA ASENDAB Osakonnajuhatajat, teisi valdkonna teenistujaid 2 TEENISTUSKOHA EESMÄRK Juhib Euroopa territoriaalse koostöö Eesti-Läti programmide korraldusasutuse ülesannete täitmist ning vastutab programmide kvaliteetse elluviimise eest. Üldiste juhtimisülesannete raames administreerib Norra/Euroopa Majanduspiirkonna finants- mehhanismide (Norra/EMP vahendite) ja Šveitsi-Eesti koostööprogrammi riikliku koordineerimis-üksuse ekspertide tööd. Juhib Eesti-Läti programmi korraldusasutuse ja sekretariaadi meeskonda ja vastutab Eesti-Läti programmide kvaliteetse elluviimise eest. Osaleb rakendusüksuse funktsiooni ja toetuste valdkonna üldises arendamises. Tagab rakendussüsteemide ülesehituse ja nõuetekohase toimimise vastavalt kehtestatud nõuetele. Osaleb toetuste valdkonna üldises arendamises tagades klientide rahulolu. 3 TEENISTUSKOHA ÜLESANDED JA SOOVITUD TULEMUS 3.1 ÜLDISED JUHTIMISÜLESANDED ÜLESANNE SOOVITUD TULEMUS 3.1.1 Juhib tema alluvuses olevate teenistujate 3.1.1 Tööülesanded on täidetud juhiga tööd, sh - planeerib valdkonna tegevused, sh kokkuleppe kohaselt ja tähtaegselt. koostab vajalikud tegevuskavad ja tööplaanid ning Personal on kompetentne ja teadlik oma tagab nende täitmise; ülesannetest ja eesmärkidest. - planeerib tegevuste läbiviimiseks vajaliku ressursi ning kooskõlastab osakonna juhatajaga; - korraldab tööjaotused ning lepib teenistujatega kokku töötulemused; - korraldab vajalikud värbamised, töötajate motiveerimise ja arendamise ning viib läbi arenguvestlused. 3.1.2 Edastab teenistujatele ja teistele osapooltele 3.1.2 Info on õigeaegselt edastatud. nende töö teostamiseks vajalikku teavet Euroopa Komisjonilt, doonoritelt, juhtkonnalt ja teistelt struktuuriüksustelt. 3.1.3 Vastutab oma töövaldkonda puudutava 3.1.3 Oluline teave on dokumenteeritud 1(4) dokumentatsiooni eest ja korraldab ja säilitatud vastavalt RTK arhiivitehnilised tööd enne arhiivi üleandmist asjaajamiskorrale. vastavalt RTK asjaajamiskorrale. 3.1.4 Tagab töötajate kompetentsi arendamise ja 3.1.4 Personal on kompetentne ja teadlik selleks vajalike eelarvevahendite planeerimise oma ülesannetest ja eesmärkidest. 3.1.5 Korraldab info ja teadmiste järjepideva ning 3.1.5 Tööks vajalik info ja teadmised on jätkusuutliku talletamise koosloomet ja ühisloomet järjepidevalt talletatud ja kättesaadavad võimaldavates keskkondades. vastavates keskkondades. 3.1.6 Vahetu juhi poolt antud käesolevas 3.1.6 Ülesanded on etteantud aja jooksul ametijuhendis loetlemata ühekordsete ülesannete korrektselt täidetud või teavitatud ja korralduste täitmine või teavitamine ülesande ülesande täitmist takistavatest täitmist takistavatest asjaoludest. asjaoludest. 3.2 EESTI-LÄTI PROGRAMMIDE KORRALDUSASUTUSE ja SEKRETARIAADI JUHI ÜLESANDED ÜLESANNE SOOVITUD TULEMUS 3.2.1 Tagab oma valdkonnas oleva programmi 3.2.1 Programmide elluviimist elluviimist reguleerivate dokumentide tähtajalise reguleerivad dokumendid on korrektsed, koostamise ja kaasajastamise. ajakohased ja esitatud õigeaegselt vastavalt programmi reeglitele ja õigusaktidele. 3.2.2 Tagab oma valdkonnas juriidilise 3.2.2 Hinnangud on antud ja vastutavad nõustamise ning hinnangu andmise koostatud teenistujad on nõustatud. dokumentidele, sh l töötab välja erinevate osapooltega koostöös administreerimiseks vajalikud juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjeldused ning muud juhisdokumendid. Vajadusel nõustab ja annab hinnanguid rakendussüsteemi asutuste poolt koostatud dokumentidele tagades, et programmide rakendamise tööprotsessid ja protseduurid toimivad 3.2.3 Teeb koostööd teiste programmide 3.2.3 Koostöö toimib ning sisend Eesti elluviimises osalevate asutustega ja osaleb seisukohtade kujundamisse on antud, rahvusvaheliste partnerorganisatsioonide töös. töögruppide töös on osaletud ja info on Annab oma valdkonnas sisendi Eesti seisukohtade edastatud osapooltele. kujundamiseks Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitikat, erinevaid koostööprogramme ja piiriülest koostööd puudutavates küsimustes ning osaleb vajadusel vastavates töögruppide töös. 3.2.4 Lisab talituse töövaldkonda puudutava 3.2.4 Talituse töövaldkonda puudutav vajaliku info, õigusaktid, juhised jmt ekstranetti, info on ekstranetis kaasajastatud ja RTK kodulehele, uuendab ja hoiab info partneritele kättesaadav. ajakohasena. 3.2.5 Koostöös infosüsteemide arendamise 3.2.5 Piiriüleste programmide osakonnaga (ISO) piiriüleste programmide infosüsteemid toimivad, on infosüsteemide toimivuse, kasutajasõbralikkuse ja kasutajasõbralikud ning vajalike andmete arhiveerimise tagamine. säilitamine on tagatud. 2(4) 3.2.6 Juhib Eesti-Läti programmi iga-aastase 3.2.6 Tegevuskava, eelarve ja tegevuskava (sh projektiplaanid), eelarve ning aruandlusprotsessi koostamine on aruandluse koostamise protsessi. koordineeritud. 3.2.7 Tagab oma vastutusvaldkonna raames 3.2.7 Tegevuskavast ja aastaeelarves on tegevuskavast ja aastaeelarvest kinnipidamise. kinni peetud. 3.2.8 Osaleb Eesti-Läti programmi elluviimist 3.2.8 Dokumentide koostamisse ja reguleerivate dokumentide koostamises ja kaasajastamisse on sisend antud. kaasajastamises. 3.2.9 Teeb koostööd teiste Eesti-Läti programmi 3.2.9 Toimiv koostöö on loodud ja hoitud ellu viivate asutustega, sh peamiselt auditeeriva sh koostöö rahvusvahelise asutuse ja esmatasandi kontrolli teostajatega ning partnerorganisatsioonidega. Eesti ja Läti riiklike vastutavate asutustega 3.2.10 Tagab Eesti-Läti programmide projektide 3.2.10 JEMS toimimiseks ja taotlemise ja menetlemise jaoks vajaliku IT seadistamiseks vajalik info on edastatud. keskkonna (JEMS) toimimiseks ja seadistamiseks vajaliku info edastamise infosüsteemide arendamise osakonnale (ISO). 3.2.11 On teadlik oma valdkonnas olemasolevatest 3.2.11 On teadlik oma valdkonna õigusaktidest ja juhendmaterjalidest ning tagab õigusaktide ning juhendmaterjalide nende üle võtmise rakendussüsteemi, sh osaleb sisust. Regulatsioon ja rakendamise rakendusaktide jm eelnõude kommenteerimises põhimõtted on üle võetud oma pädevuse piires. rakendussüsteemi. Sisend õigusaktide kooskõlastamisesse on antud. 3.3 KOOSTÖÖ 3.3 Teeb eelnimetatud tööülesannete täitmiseks oma volituste piires koostööd osakonna teenistujatega, RTK teiste struktuuriüksuste teenistujatega, teenistujatega teistest asutustest ning rahvusvahelistest organisatsioonidest ja välisriikide ametiasutustest. 4 ÕIGUSED 4.1 Saada oma tööks vajalikku informatsiooni ja dokumente vahetult juhilt, ning teistelt töötajatelt. 4.2 Teha ettepanekuid vahetule juhile töö paremaks korraldamiseks. 4.3 Saada ametialaselt vajalikku täiendkoolitust. 4.4 Allkirjastada osakonna tööd puudutavad informatiivse sisuga kirjad jm dokumendid, millega ei esitata uusi seisukohti, ei võeta rahalisi ega muid kohustusi ning ei anta õigusi ega panda kohustusi – RTK välistele isikutele, kui õigusaktid ei näe ette teisiti. 4.5 Jätta kooskõlastamata, esitada eriarvamusi ja taotleda muudatuste sisseviimist juriidiliselt ja keeleliselt ebakorrektsetes dokumentides. 4.6 Algatada koostööd ning kutsuda kokku nõupidamisi oma pädevusse kuuluvate ülesannete lahendamiseks; teha ettepanekuid juhtkonnale töögruppide moodustamiseks. 5 VASTUTUS 5.1 Ametijuhendis ettenähtud tööülesannete nõuetekohane ja tähtaegne täitmine. 5.2 Tööülesannete täitmisega teatavaks saanud ametialase informatsiooni konfidentsiaalsuse ja kaitstuse tagamine. 5.3 Oma kasutuses oleva vara heaperemehelik kasutamine. 5.4 Esitatud andmete ja koostatud dokumentide õigsuse tagamine. 3(4) 5.6 „Piiratud“ tasemega riigisaladuse ning salastatud välisteabe konfidentsiaalsuse ja kaitstuse tagamine. 6 TEENISTUSKOHAL TÖÖTAMISEKS VAJALIK KVALIFIKATSIOON 6.1 HARIDUS 6.1.1 Magistrikraad või sellega võrdsustatud haridus soovitavalt majanduse või avaliku halduse valdkonnas. 6.1.2 Pidev ametialane enesetäiendamine. 6.2 TÖÖKOGEMUS 6.2.1 Soovitavalt juhtimiskogemus vähemalt 5 aastat. 6.2.2 Välisvahendite planeerimise ja rakendamise kogemus vähemalt 5 aastat. 6.3 ARVUTIOSKUS 6.3.1 MS Office, Internet. 6.4 KEELTEOSKUS 6.4.1 Eesti keel Mõistmine ja rääkimine C1 Kirjutamine C1 6.4.2 Inglise keel Mõistmine ja rääkimine C1 Kirjutamine C1 6.5 ÜLESANNETE TÄITMISEKS VAJALIKUD TEADMISED JA OSKUSED 6.5.1 Eesti Vabariigi põhiseaduse (s.h. põhiõiguste ja –vabaduste), haldusõiguse, avaliku halduse organisatsiooni, avalikku teenistust reguleerivate ning asjakohaste tööõigusalaste õigusaktide tundmine. 6.5.2 Riigi Tugiteenuste Keskuse tegevusvaldkonna, Regionaalarengu- ja põllumajandusministeeriumi valitsemisala ja seda reguleerivate õigusaktide tundmine, asjaajamiskorra tundmine. 6.5.3 Põhjalikud teadmised EL struktuurifondide reguleerivatest õigusaktidest ja alusdokumentidest. Üldised teadmised avaliku sektori majandustegevuse ja eelarve koostamise põhimõtetest, teadmised juhtimisest ja meeskonnatöö põhimõtetest, programmide koostamisest, juhtimisest ja seirest. 6.6 MUUD NÕUDED 6.6.1 Usaldusväärsus, sh kvaliteedile orienteeritus, vastutusvõime, kokkulepetest ja tähtaegadest kinni pidamine, läbipaistev ja aus tegutsemine ning korrektse infovahetuse ja andmete konfidentsiaalsuse tagamine. 6.6.2 Kompetentsus, sh tulemustele ja uutele lahendustele orienteeritus, valmisolek jagada oma teadmisi, otsuste langetamine tuginedes asjakohasele infole ja enese pidev täiendamine. 6.6.3 Koostöö, sh avatus, abivalmidus ja lahenduste leidmine erinevate osapoolte vajadustest lähtuvalt, meeskonnatöö väärtustamine, lugupidav suhtumine endasse ja teistesse. 6.6.4 Hoolivus, sh lugupidamine iseenda ja teiste vastu, paindlikkus ning töö- ja eraelu tasakaalu hoidmine. Meeskonnavaimu väärtustamine, tervise ja heaolu eest hoolitsemine, hea suhtluskultuur ning iga panuse märkamine ja tunnustamine. 6.6.5 Meeskonna juhtimine, sh meeskonnas hea sisekliima loomine, mis soosib pühendumust ja väärtustab igaühe panust, töötajatele regulaarselt konstruktiivse tagasiside andmine ja meeskonna innustamine. 6.6.6 Oma valdkonna arendamine, sh oskus näha erinevate valdkondade vahelisi seoseid ja nägemust oma valdkonna arengusuundadest, teadvustades oma rolli valdkonna arendajana. Uute lahenduste algatamine, nende toimivuse hindamine ja vajalike uuenduste elluviimine. 6.6.7 Oma valdkonna tegevusprioriteetide seadmine, sh organiseerib inimesi ja tööülesandeid efektiivselt, nii et töötulemused on eesmärgipäraselt ja tähtaegselt täidetud. 4(4)  Approved by directive of the Director-General JOB DESCRIPTION: HEAD OF THE CROSS-BORDER COOPERATION PROGRAMMES DIVISION OF THE GRANTS DEVELOPMENT DEPARTMENT AT THE STATE SHARED SERVICE CENTRE 1 GENERAL 1.1 STRUCTURAL UNIT Cross-Border Cooperation Programmes Division of the Grants Development Department 1.2 JOB TITLE Head of the Managing Authority and Secretariat of the Estonia-Latvia programme 1.3 IMMEDIATE Head of the Grants Development Department SUPERIOR 1.4 SUBSTITUTE Head of Department or a civil servant designated by them 1.5 SUBSTITUTES FOR Head of Department, other civil servants in the field 2 JOB PURPOSE Manages the tasks of the Managing Authority for the European Territorial Cooperation programmes between Estonia and Latvia and is responsible for high-quality implementation of the programmes. Manages the teams of the Estonia-Latvia programme’s Managing Authority and Secretariat and is responsible for high-quality implementation of the Estonia-Latvia programmes. Participates in the overall development of the joint secretariat functions and the supports sector. Ensures the design and proper functioning of implementation systems in accordance with established requirements. Participates in the overall development of the support sector, ensuring customer satisfaction. Within the framework of general management tasks, administers the work of experts of the National Coordination Unit for the Norwegian / European Economic Area Financial Mechanisms (Norwegian/EEA funds) and the Swiss-Estonian Cooperation Programme. 3 JOB DUTIES AND DESIRED RESULT 3.1 GENERAL MANAGEMENT TASKS DUTY DESIRED RESULT 3.1.1 Directs the work of the employee reporting 3.1.1 Job duties are completed as agreed to them, including: - plans the activities of the with the superior and on time. Employees sector, prepares the necessary action plans and are competent and aware of their tasks work plans and ensures their implementation; and objectives. - plans the resources needed to carry out the activities, to be approved by the Head of Department; - organises the distribution of work and agrees on work results with employee ; - organises the necessary recruitment, motivation and development of employees, and conducts performance reviews. 3.1.2 Communicates to employee and other 3.1.2 Information has been provided in a 1(5) parties work-related information received from the timely manner. European Commission, donors, management and other structural units. 3.1.3 Is responsible for the documentation relating 3.1.3 Relevant information is to their area of work and organises the technical documented and stored in accordance archiving tasks prior to the transfer of the archives with the SSSC Rules of Procedure. in accordance with the SSSC Rules of Procedure. 3.1.4 Ensures the development of employees’ 3.1.4 Employees are competent and competence and the planning of the necessary aware of their tasks and objectives. budgetary resources for this purpose. 3.1.5 Organises the consistent and sustainable 3.1.5 The information and knowledge storage of information and knowledge in required for work is consistently stored environments that enable co-creation and and accessible in the appropriate collaboration. environments. 3.1.6 Execution of ad hoc tasks and orders given 3.1.6 Tasks are executed properly within by the immediate superior that are not listed in this the prescribed time or the superior has job description, or notification of obstacles been notified of any obstacles to the preventing task completion. completion of a task. 3.2 DUTIES OF THE HEAD OF THE ESTONIA-LATVIA PROGRAMME’S MANAGING AUTHORITY AND SECRETARIAT DUTY DESIRED RESULT 3.2.1 Ensures the timely preparation and updating 3.2.1 The documents regulating the of documents governing the implementation of the implementation of the programmes are programme in their field. accurate, up-to-date and submitted on time, in accordance with the rules and regulations governing the programme. 3.2.2 Ensures legal advice in their field and 3.2.2 Assessments have been provided provides assessment of the documents prepared, and the responsible employee have been including developing, in cooperation with various advised. parties, the descriptions of management and control systems necessary for administration and other guidance documents. Provides advice and evaluations of the documents prepared by the implementation system institutions, as necessary, ensuring that the work processes and procedures for programme implementation function properly. 3.2.3 Cooperates with other bodies involved in 3.2.3 Cooperation is effective and input the implementation of the programmes and has been given to shape Estonia’s participates in the work of international partner positions, the staff member has organisations. Provides input in their field for participated in the relevant working shaping Estonia’s positions on issues related to groups and information has been the European Union cohesion policy, various communicated to the parties involved. cooperation programmes and cross-border cooperation, and participates in the work of the relevant working groups as necessary. 2(5) 3.2.4 Adds the necessary information, legislation, 3.2.4 Information on the division’s areas instructions, etc concerning the work of the of work is updated on the extranet and is division to the extranet or SSSC website and keeps accessible to partners. the information up-to-date. 3.2.5 Ensures the performance, user-friendliness 3.2.5 The information systems for cross- and archiving of information systems for cross- border programmes are operational and border programmes in cooperation with the user-friendly and the necessary data Information Systems Development Department storage is ensured. (ISO). 3.2.6 Manages the process of preparing the annual 3.2.6 The preparation of the action plan, action plan (including project plans), budget and budget and reporting process is reporting of the Estonia-Latvia programme. coordinated. 3.2.7 Ensures that the action plan and annual 3.2.7 The action plan and the annual budget are followed within their area of budget have been adhered to. responsibility. 3.2.8 Participates in the preparing and updating of 3.2.8 Input has been given to the documents governing the implementation of the preparing and updating of documents. Estonia-Latvia programme. 3.2.9 Cooperates with other bodies involved in the 3.2.9 Effective cooperation has been implementation of the Estonia-Latvia programme, established and maintained, including including primarily the audit authority, first-level collaboration with international partner control bodies, and the responsible national organisations authorities of Estonia and Latvia. 3.2.10 Makes sure that the Information Systems 3.2.10 Information necessary for the Development Department (ISO) receives operation and configuration of JEMS has information necessary for the operation and been provided. configuration of the IT environment (JEMS) used for the application and processing of projects under Estonia-Latvia programmes. 3.2.11 Is aware of the legislation and guidance 3.2.11 Is knowledgeable about the material in their field and ensures its transposition content of legislation and guidance into the implementation system, which includes material in their field. The rules and contributing comments on implementing acts and regulations and implementation other draft legislation within their competence. principles have been transposed into the implementation system. Input to the coordination of legislation has been provided. 3.3 COLLABORATION 3.3 To perform the above duties, collaborates within their authority with the employee of the department, the employee of other structural units of the SSSC, and the employee of other institutions, international organisations and foreign authorities. 4 RIGHTS 4.1 Receive the information and documents necessary for work from their immediate Head of Department and other employees. 4.2 Make suggestions to their immediate superior for better organisation of work. 4.3 Receive the necessary professional training. 4.4 Sign letters and other documents of an informative nature concerning the work of the 3(5) department, which do not constitute new positions, do not commit the department financially or otherwise, and do not confer rights or impose obligations on persons outside the SSSC, unless otherwise provided by law. 4.5 Refrain from approving, dissent or request changes to legally and linguistically incorrect documents. 4.6 Initiate cooperation and convene meetings to resolve issues within their remit; make proposals to management on establishing working groups. 5 RESPONSIBILITY 5.1 Proper and timely performance of the duties set out in the job description. 5.2 Ensuring the confidentiality and protection of professional information disclosed in the course of the performance of duties. 5.3 Prudent use of the assets at their disposal. 5.4 Ensuring the accuracy of the data submitted and the documents prepared. 5.6 Ensuring the confidentiality and protection of official secrets and classified external information in the ‘Restricted’ category. 6 QUALIFICATIONS NECESSARY TO SERVE IN THE POSITION 6.1 EDUCATION 6.1.1 Master’s degree or equivalent, preferably in economics or public administration. 6.1.2 Continuous professional self-improvement. 6.2 WORK EXPERIENCE 6.2.1 Preferably at least 5 years of management experience. 6.2.2 At least 5 years of experience in planning and implementing external funds 6.3 COMPUTER SKILLS 6.3.1 MS Office, Internet. 6.4 LANGUAGE SKILLS 6.4.1 Estonian Understanding and speaking C1 Writing C1 6.4.2 English Understanding and speaking C1 Writing C1 6.5 KNOWLEDGE AND SKILLS NECESSARY FOR THE PERFORMANCE OF DUTIES 6.5.1 Knowledge of the Constitution of the Republic of Estonia (including fundamental rights and freedoms), administrative law, the organisation of the public administration, the employee and relevant labour legislation. 6.5.2 Knowledge of the field of activity of the State Shared Service Centre, the governance area of the Ministry of Regional Affairs and Agriculture and the legislation regulating it; knowledge of administrative procedures. 6.5.3 In-depth knowledge of legislation regulating the EU Structural Funds, as well as the underlying documents. General knowledge of public sector economics and budgeting principles, leadership and teamwork principles, programming and the management and monitoring of programmes. 6.6 OTHER REQUIREMENTS 6.6.1 Reliability, including a focus on quality, accountability, respect for agreements and deadlines, transparency and fairness, and ensuring appropriate communication and confidentiality of data. 4(5) 6.6.2 Competence, including a results- and solutions-oriented mindset, willingness to share knowledge, making decisions based on relevant information, and continuous self-improvement. 6.6.3 Collaboration, including openness, helpfulness and finding solutions to meet the needs of different parties, valuing teamwork, respectful attitude towards oneself and others. 6.6.4 Team leadership, including creating a good team climate where commitment is encouraged and everyone’s contribution valued, providing regular constructive feedback to staff and inspiring the team. 6.6.5 Developing their field, including the ability to see the links between different fields and a vision for the development of their field, being aware of their role in developing the field. Initiating new solutions, evaluating the performance of these solutions and implementing the necessary modifications. 6.6.6 Setting priorities for activities in their field, including organising people and tasks effectively, so that work results are achieved purposefully and on time. 5(5)