Juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamine/AP123V15 ja VA123V1

XXX osakonna käsiraamatu dokumentide ja vormide register DR XXX ID nr Versiooni nr Protseduuri, dokumendi vormi nimetus Käskkirja kuupäev ja nr Viimane ülevaatus Omanik/vastutaja Märkused  29.05.2020 nr 1.1-1/20/90 KÄSKKIRI Tallinn Juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamine Tuginedes majandus- ja kommunikatsiooniministri 31. juuli 2006. a määruse nr 73 “Lennuameti põhimäärus” § 20 punktile 3: 1. Kinnitan: 1.1. AP 123 V15 Juhtimissüsteemi dokumentide- ja andmeohje protseduur (Lisa 1) 1.2. VA 123 V1 Juhtimissüsteemi dokumendiregistri vorm (Lisa 2) 2. Tunnistan kehtetuks: 2.1. Lennuameti peadirektori 05.10.2018 käskkiri nr 301 p 1.1 (AP 123 V14) (allkirjastatud digitaalselt) Rait Kalda Peadirektor  KINNITATUD Lennuameti peadirektori 29.05.2020 käskkirjaga nr 1.1-1/20/90 Lisa 1 JUHTIMISSÜSTEEMI DOKUMENTIDE- JA ANDMEOHJE PROTSEDUUR 1. EESMÄRK 1.1 Protseduuri eesmärk on kirjeldada nõuded juhtimissüsteemi dokumendi- ja andmeohjele, et oleks tagatud juhtimissüsteemi dokumentide vormiline ühtsus, süsteemsus, identifitseeritus ja dokumentide ajakohasus. 2. KÄSITLUS- JA KASUTUSALA 2.1 Käesolev protseduur kohaldub juhtimissüsteemi dokumentidele. 2.2 Juhtimissüsteemi dokumentatsioon koosneb juhtimissüsteemi protseduuridest, dokumentidest (sh juhendid ja muud dokumendid), vormidest ning tõendusdokumentidest. 2.3 Juhtimissüsteemi dokumendid (sh valdkondade käsiraamatud) asuvad digitaalsel kujul Public kettal kaustas (M:\1 Juhtimissüsteemi kinnitatud protseduurid ja vormid). 3. VOLITUSED, KOHUSTUSED JA VASTUTUSED 3.1 Juhtimissüsteemi dokumentide ühtsuse eest vastutab juhtimissüsteemide- ja arendusnõunik (edaspidi JAN), kes omab ülevaadet ning täiendab regulaarselt valdkondade dokumendiregistreid (DR), kus uuendab regulaarselt info dokumendi versiooni ja käskkirja kinnitusmärke kohta. 3.2 Juhtimissüsteemi dokumendi/protseduuri omanik (kes reeglina on ka spetsialist valdkonnas, mida dokument reguleerib) on märgitud vastava valdkonna dokumendiregistris (DR) ning vastutab dokumendi ajakohasuse, õigsuse ja muudatuste sisseviimise eest, ning teostab dokumendi ülevaatuse vähemalt 1x aastas, andes sellekohase info JAN-le, kes uuendab DR-is. 3.3 Juhtimissüsteemi protseduuri (sh uue versiooni) koostaja nimi märgitakse vastavalt punktile 4.3.4 ning võib olla erinev dokumendi/protseduuri omanikust. 3.4 Teabe- ja dokumendihaldusnõunik (edaspidi TDN) lisab dokumendile kinnitusmärke, vormistab käskkirja dokumendi kinnitamiseks; suunab käskkirja kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks ning suunab töövoo pärast kinnitamist vastavalt punktile 4.5.6. 3.5 Igal teenistujal on õigus teha juhtimissüsteemi dokumentidesse muudatusettepanekuid, edastades muudatusettepanekud dokumendi/protseduuri eest vastutajale. 4. TEGEVUSKIRJELDUS 4.1 Juhtimissüsteemi dokumentide struktuur ja leitavus 4.1.1 Juhtimissüsteemi dokumentide struktuur: 100 Organisatsiooni juhtimise käsiraamat; 200 Inimressursi juhtimise käsiraamat; 400 Lennundusjulgestuse osakonna käsiraamat; 520 Lennundustehnika osakonna käsiraamat; LENNUAMET AP 123/V15 Leht 1/5 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  530, 550, 560 Lennuliiklusteeninduse ja lennuväljade osakonna käsiraamat; 570 Lennunduslubade käsiraamat; 600 Lennuameti põhiprotsessid; 700 Lennutegevuse osakonna käsiraamat. 4.2 Juhtimissüsteemi dokumentide liigitumine 4.2.1 Dokumentide register (lühend DR) - ülevaade konkreetse käsiraamatu dokumentide hetkeseisust (sh dokumendi kood ja nimetus, versioon, käskkirja kuupäev ja number ja vastutaja) 4.2.2 Protseduur (lühend AP) – süsteemne tegevuskirjeldus millel on algus ja lõpptulemus. 4.2.3 Muud dokumendid (lühend AD) – mis tahes juhendavad/selgitavad dokumendid/juhendid täiendamaks AP-d. 4.2.4 Vorm (lühend VA) – lisadokument protseduuris kirjeldatud tegevus(t)e elluviimiseks. 4.2.5 Teenusstandard (lühend TS) – teenuse kirjeldus, mis on suunatud kliendile. 4.3 Juhtimissüsteemi dokumentide vormistamine 4.3.1 Kõikide juhtimissüsteemi protseduuride (AP) kohustuslikeks osadeks on : a) Eesmärk – antud juhtimissüsteemi protseduuri/dokumendi eesmärk (laiem eesmärk); b) Käsitlus- ja kasutusala – juhtimissüsteemi dokumendi ulatus (sh kohalduvad nõuded, õigusaktid, vajadusel mõisted ja kitsam eesmärk); c) Volitused, kohustused ja vastutused – antud juhtimissüsteemi dokumendiga seotud vastutaja(d), nende kohustus(ed) ja volitus(ed); b) Tegevuskirjeldus – süsteemne tegevuskirjeldus kuidas protsess toimub; e) Seotud dokumendid – antud juhtimissüsteemi dokumendis viidatud ja selle dokumendiga seotud dokumendid (dokumendi asukoha viide/ dokumendi ID kood koos nimetusega, ilma versiooni numbrita). 4.3.1.1 Viited õigusaktidele on toodud „Käsitlus- ja kasutusala“ punktis. 4.3.2 Dokument (AD) on seotud protseduuriga (AP). 4.3.3 Juhtimissüsteemi dokumendi (AP/AD) iga teemarida/lõik on nummerdatud. 4.3.4 Juhtimissüsteemi dokumendi viimasel leheküljel vasakus alumises ääres on dokumendi koostaja nimi koos ametinimetusega. 4.3.5 Kõikidel juhtimissüsteemi dokumentidel on päises kinnitusmärge (näide 1) ning dokumendi jaluses asutuse nimetus, dokumendi ID-kood koos versiooni numbri ja lehekülgede arvuga (näide 2). 4.3.5.1 Klientidele suunatud lubadel ja sertifikaatidel, mis väljastatakse selleks ettenähtud plankidel kinnitusmärge puudub. 4.3.5.2 Protseduuril, loal, sertifikaadil ja muudel vormidel on kinnitusmärge. Ka siis, kui see on suunatud kasutamiseks kliendile (nt taotlused). 4.3.6 Kinnitusmärge jääb võimalusel kliendile suunatud/tema poolt täidetavale vormile/dokumendile. LENNUAMET AP 123/V15 Leht 2/5 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  KINNITATUD Lennuameti peadirektori pp.kk.aaaa käskkirjaga nr 1.1-1/xx/xx Lisa x Dokumendi nimetus Näide 1 LENNUAMET dokumendi ID-kood/vers.nr Leht x/xx Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 Näide 2 4.4 Juhtimissüsteemi dokumentide identifitseerimine ja versioonimine 4.4.1 Juhtimissüsteemi dokumentide identifitseerimise kood (ID-kood) koosneb järgmistest osadest: A P 3 4 5 - 6 7 - 8 9 /V 11 Versiooni tähis V ja järjekorranumber (V ja 11) Versiooni järjekorra number algab 1-st ja muudetakse peale dokumenid igakordset muutmist Lisanumbrid (8 – 9) Kasutatakse: Dokumendi numbriline kood Vajadusel muude dokumentide puhul alamkuuluvuse tähistamiseks 3 – näitab valdkonna tähist näiteks: 4 ja 5 – dokumendi jooksev IL – vormi infoleht järjekorranumber valdkonnasiseselt 1 – vormi lisaleht 2-täheline kood - dokumendi liiki Lisanumbrid (6 – 7) Kasutatakse: VA – vorm a) Vormide puhul järjekorranumbrina sidustamaks vormi AD – dokument (nt kord, juhend jms kindla protseduuri või juhendiga AP – protseduur b) Vajadusel muude dokumentide puhul alamkuuluvuse DR – register tähistamiseks TS - teenusstandard 4.4.1.1 Lennutegevuse osakonna käsiraamatu hulka kuuluvate protseduuride, dokumentide, vormide jm identifitseerimisnumbrile 700 lisatakse peale dokumendi liigi tähist järgmised tähised: AP/AD-GEN-700 – üld-dokumendid; AP/AD-CAT-700 – ärilise lennutranspordiga seotud protseduurid ja dokumendid; AP/AD-GA-700 – üldlennundusega (NCC, NCO jm) seotud protseduurid ja dokumendid; AP/AD-SPA-700 – erilubadega seotud protseduurid ja dokumendid; AP/AD-RPAS-700 – mehitamata õhusõidukitega seotud protseduurid ja dokumendid. 4.4.2 Versiooni numbrite märkimist alustatakse ühest (1) ja muudetakse iga kord peale dokumendi sisu muutmist, va DR. 4.4.2.1 Täpsustused, keelelised korrektsioonid, viidete korrigeerimine, väiksemat laadi vormistuslikud muudatused jms, millest dokumendi sisu ei muutu, versiooni LENNUAMET AP 123/V15 Leht 3/5 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  muutmist ei nõua. Välja arvatud vormidel. Erandid vastavalt olukorrale on lubatud printsiibil, et kaasneks võimalikult väike töökoormus ja ajakulu. 4.4.2.2 Selliste pisimuudatuste tegemise õigus ja võimalus on JAN-l, kes teeb vastavad parandused. 4.4.3 Viimati juhtimissüsteemi dokumenti tehtud muudatused on identifitseeritavad kriipsu abil, mis asub muudetud tekstilõigu vasakul küljel kasutades „jälita muutusi/track changes“ funktsiooni, va DR puhul. 4.5 Juhtimissüsteemi dokumentide (sh protseduuride) kinnitamine ja avaldamine 4.5.1 Dokumendi eest vastutaja tagab dokumendi uuendamisel ja muudatuste sisseviimisel, et dokument on kooskõlastatud valdkonna õigusnõunikuga enne selle kinnitamist peadirektori käskkirjaga DHSis. 4.5.2 Juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamiseks saadab dokumendi eest vastutaja dokumendi kommenteerimisringile (tähtaeg märgitakse e-kirjas): 4.5.2.1 üldiste dokumentide puhul kõigile teenistujatele (sh õigusnõunikule ja JAN-le); 4.5.2.2 sisuosakonnaspetsiifilise dokumendi puhul ainult dokumendiga kokkupuutuvatele teenistujatele ning osakonna juhatajale (sh õigusnõunikule ja JAN-le). 4.5.3 Pärast kommenteerimisringi teeb dokumendi eest vastutaja koostöös õigusnõunikuga vajalikud korrektuurid hiljemalt 2 nädala jooksul ning saadab korrigeeritud dokumendi JAN-le. 4.5.4 JAN kontrollib dokumendi vormindust ning versiooninumbrit ning hiljemalt 5 päeva jooksul sisestab dokumendi DHS-i, kus TDN koostab hiljemalt 5 päeva jooksul käskkirja ning suunab dokumendi kooskõlastamiseks asjasse puutuvatele osakonnajuhtidele ja õigusnõunikule ning kinnitamiseks peadirektorile. 4.5.4.1 DHS-i kooskõlastusringil ei toimu dokumendi muudatuste sisseviimist. Dokument on valmis pärast punkti 4.5.3. 4.5.5 Pärast juhtimissüsteemi dokumendi kinnitamist edastab TDN DHS-i kaudu käskkirja koos lisadega: 4.5.5.1 teadmiseks asjakohastele teenistujatele 2-nädalase tutvumistähtajaga; 4.5.5.2 täitmiseks JAN-le 5 päevase tähtajaga. 4.5.5.3 Vajadusel teavitatakse allkirja vastu. 4.5.6 Seejärel asendab JAN vastava käsiraamatu kehtetu dokumendi uuendatud versiooniga ja kajastab muudatuse vastava valdkonna käsiraamatu DR-s. 4.6 Elektrooniliste andmete hoidmine ja kaitse 4.6.1 Juhtimissüsteemi dokumentide muutmise õigus Public kettal kaustas on JAN-l, TDN-l ja õigusnõunikel, teistel teenistujatel on lugemisõigus (read-only). 4.6.2 Välistamaks elektrooniliste andmete kaotsiminekut, tehakse Public´usse salvestatud dokumentidest igal tööpäeval automaatselt varukoopia Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumis asuvasse varundusserverisse. 5. SEOTUD DOKUMENDID 5.1. AP 102 Juhtimissüsteemi toimimise protseduur LENNUAMET AP 123/V15 Leht 4/5 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 5.2 AP 125 Dokumendihalduse protseduur Anni Adamson Juhtimissüsteemi- ja arendusnõunik LENNUAMET AP 123/V15 Leht 5/5 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800