Kiri

INTEGRATSIOONI SIHTASUTUSE 10.01.2024 nr 1-17/42-1 HALDUSJÄRELEVALVE KOKKUVÕTTE AKT 1. Järelevalve teostamise kirjeldus Kultuuriministeeriumi (edaspidi KuM) siseauditi osakonna 2023. a tööplaani (kooskõlas Integratsiooni Sihtasutuse nõukogu 26.01.2022 protokollilise otsusega, kinnitatud kultuuriministri 10.02.2023 käskkirjaga nr 57) ja Integratsiooni Sihtasutusega (edaspidi INSA või SA) 26.06.2019 sõlmitud halduslepingu nr 3-4.1/338-11 (edaspidi ka haldusleping) punktide 2.4.1.-2.4.3. alusel viisime läbi siseauditi ja haldusjärelevalve INSA riigisiseste toetusprogrammide elluviimise menetlemise seaduslikkuse üle. Hõlmatud olid järgmised toetusmeetmed: 1) tagasipöördumistoetus2; 2) lõimumist edendavate kultuuri- ja sporditegevuste toetus3; 3) rahvusvähemuste katusorganisatsioonide tegevustoetus4; 4) pereõppe partnerorganisatsioonide tegevustoetus5. Hinnatav periood oli 2022. a v.a taotlusvoor „Rahvusvähemuste katusorganisatsioonide tegevustoetus“, kus hinnati ka 2021. aastal läbiviidud taotlusvooru. Ulatusse kuulunud voorudes hindasime toetuste menetlemise protsessi sisekontrollisüsteemi toimimist, arvestades määrustes ning INSA sisemises regulatsioonis tehtud muudatusi 2023. a. Haldusjärelevalve ja siseauditi läbiviimise eest vastutav isik on KuMi siseauditi osakonna juhataja Krista Nelson. Läbiviimises osalesid siseauditi osakonna siseaudiitor Helen Heiter ja personali- ja õigusosakonna jurist Mari Kõrtsini. Järelevalve toimingud viidi läbi perioodil juuli – oktoober 2023, toimingud olid peatatud puhkuste perioodil. INSAs on vastutavaks isikuks SA juhataja Dmitri Moskovtsev ja rakenduskeskuse juht Igor Širai. 1 KuMi ja INSA haldusleping riigisiseste toetusprogrammide elluviimiseks, https://www.riigiteataja.ee/akt/128062019049 2 Toetust antakse kultuuriministri 31.12.2018 määruse nr 23 „Tagasipöördumistoetuse maksmise tingimused ja kord“ alusel (edaspidi tagasipöördumistoetuse määrus) 3 Toetust antakse kultuuriministri 26.03.2019 määruse nr 10 „Lõimumist edendavate kultuuri- ja sporditegevuste toetamise tingimused ja kord“ alusel 4 Toetust antakse kultuuriministri 31.12.2018 määruse nr 24 „Rahvusvähemuste katusorganisatsioonide toetamise tingimused ja kord“ alusel 5 Toetust antakse kultuuriministri 03.04.2019 määruse nr 11 „Pereõppe partnerorganisatsioonide toetamise tingimused ja kord“ alusel Järelevalve ja siseauditi prioriteedid olid: 1) saada ülevaade INSA toetuste menetlemise protsessi toimimisest, reguleerivatest sisekordadest ning nende vastavusest kehtivatele õigusaktidele; 2) hinnata, kas INSA toetused on menetletud ja määratud vastavalt kehtivatele õigusaktidele. Piirang: 2022. aastal läbiviidud taotlusvoorudest ei hinnatud väliseesti kultuuriseltside ja Eesti väliskogukondadele suunatud omaalgatuslike projektide taotlusvoore, kuna voorude rahaline maht oli väike. Samuti jäid valimist välja 2023. aastast avatud taotlusvoorud: toetus lõimumist edendavatele Ida-Virumaa kultuuri- ja spordisündmustele ja toetus Ukraina sõjapõgenikest kuni 19-aastastele noortele ukraina keele ja kultuuri säilimiseks. Peamised õigusaktid ja lepingud, millele vastavust hindasime olid:  haldusmenetluse seadus (edaspidi HMS), konkurentsiseadus, avaliku teabe teadus (edaspidi AvTS) ja korruptsioonivastane seadus (edaspidi KVS) ja asjakohased seotud õigusaktid;  KuMi ja INSA haldusleping nr 3-4.1/338-1, 26.06.2019;  toetusmeetmete määrused. Töö teostamisel kasutati järgmiseid meetodeid:  analüüsisime ja hindasime asutuse sisemisi kordasid ja praktikaid toetuste menetlemise valdkonnas;  kontrollisime järelevalvega hõlmatud taotlusvoorudes valimi alusel menetlemise vastavust nõuetele: tutvusime taotlusvooru avamise ettevalmistavate tegevustega, taotlejatega peetava kirjavahetusega, infoga INSA dokumendihaldussüsteemis ja kodulehel, testisime Toetuste Menetlemise Infosüsteemis (edaspidi TMS või e-keskkond) toetuste jagamist ja aruandluse kontrollimist;  viisime läbi täpsustavad intervjuud INSA võtmeisikutega (nõukogu esimees, juhataja, rakenduskeskuse juht ja koordinaatorid; rahvuskaaslaste nõustamisteenuse valdkonnajuht ja nõustaja). Ülevaade Integratsiooni Sihtasutusest INSA on KuMi haldusalas tegutsev sihtasutus, mis loodi 31. märtsil 1998 kui Mitte-eestlaste Integratsiooni Sihtasutus. Alates 15. märtsist 2017 on sihtasutuse nimeks Integratsiooni Sihtasutus. SA on loodud järgnevate eesmärkide saavutamiseks: erineva keele- ja kultuuritaustaga inimeste Eestis ja eesti kultuuriruumis lõimumist, sh kohanemist toetavate tegevuste elluviimine; Eestisse tagasipöördumise ning Eesti eluga (taas)kohanemise toetamine. Sihtasutusel on 5 üksust – 4 tegevusüksust (Tallinna eesti keele maja, Narva eesti keele maja, arenduskeskus ja rakenduskeskus), mis aitavad täita sihtasutuse tegevusvaldkondadega seotud valdkondlike arengukavade eesmärke ning finants- ja tugiüksus, mis tegeleb kogu sihtasutuse üldjuhtimisega. 2022. aasta lõpus töötas Integratsiooni Sihtasutuses 49 inimest, töökohad asuvad Narvas, Lüganusel, Paldiskis, Tartus ja Tallinnas. KuMi ja INSA vahel on 26.06.2019 sõlmitud haldusleping riigisiseste toetusprogrammide elluviimiseks, mille järgi volitab KuM INSAt täitma haldusülesannet, milleks on ministeeriumi valitsemisala vahendite arvelt riigisiseste toetusprogrammide elluviimine. KuMil on halduslepingu kohaselt õigus: 1. saada igal ajal teavet haldusülesande täitmise kohta; 2  2. teostada haldusjärelevalvet haldusülesande täitmise üle ja nõuda haldusülesande täitmisega seonduva suulise teabe, dokumentide ja vahearuannete esitamist, samuti teha dokumentidest koopiaid, kontrollimaks haldusülesande täitmise kooskõla lepingus sätestatud tingimustega ning õigusaktidega; 3. lepingu või haldusülesande täitmise rikkumisel teha ettekirjutus andes puuduste kõrvaldamiseks mõistliku tähtaja. Järelevalves hõlmatud INSA 2022. a toetused: KONKURSI NIMETUS TAOTLUSVOORU RAHASTAJA KONKURSI EELARVE (EUR, VÄLJA- KM-ta) KUULUTAMISE AEG 1 Tagasipöördumistoetus 100 000 KUM jaanuar 2 Lõimumist edendavate kultuuri- ja 89 577 KUM jaanuar sporditegevuste toetus 3 Rahvusvähemuste KUM jaanuar katuseorganisatsioonide toetus 439 000 (Toetus antakse 3 aastaks – 2022-2024. a taotlusvooru lõplik eelarve oli 1 444 400 eurot, st igal aastal makstakse vahearuande alusel osa toetusest) 4 Pereõppe partnerorganisatsioonide 100 000 KUM jaanuar tegevustoetus Siseauditi raames vaadeldi võrdlusena ka Rahandusministeeriumi6 rahastatud 2022 toetusi: 1 Ida-Virumaa ettevõtlust edendavate 200 000 RahMin märts spordi- ja kultuuriürituste toetus I voor 2 Ida-Virumaa ettevõtlust edendavate 173 046 RahMin september spordi- ja kultuuriürituste toetus II voor KuM ei ole varasemalt teostanud haldusjärelevalvet INSA haldusülesande täitmise üle. Viimane siseaudit viidi KuMi poolt läbi 2016. a: „Integratsiooni ja Migratsiooni Sihtasutusele Meie Inimesed 2015. a riigieelarvest Kultuuriministeeriumi kaudu eraldatud vahendite kasutamise hindamine“. 6 Alates 01.07.2023 vastutab regionaalprogrammide eest Regionaal- ja Põllumajandusministeerium 3  2. Kokkuvõte Hea praktika: INSA kodulehel on toetuste asjakohane ja oluline info taotlejale leitav, avaldatud rubriigis „sündmused ja konkursid“. Taotluste nõuetele vastavuse hindamine toimub olulises osas nõuetekohaselt- tulemused fikseeritakse kontroll-lehel ja protokollis, mille kinnitab vormilise kontrolli läbiviija. Ärakuulamise etapp viiakse läbi nõuetekohaselt ja tõhusalt TMSis. Põhjalik sisuline aruannete kontroll toimib lõimumist edendavate kultuuri- ja sporditegevuste taotlusvoorus. Haldusmenetluses tähtsust omavad dokumendid on säilitatud ja terviklikult kättesaadavad TMSis v.a tagasipöördumistoetuse dokumendid, hindamiskomisjonide koosseisude määramine, mida hoiustatakse DHSis Delta. Haldusülesande täitmisel tuvastati 2 olulist puudust: 1.kontrollitud ulatuses taotlusvoorude otsustes ei selgunud, kas riigiabi andmist on hinnatud, otsustes puudus viide riigiabi puudutavatele sätetele, vt lk 12; 2.toetuse andja otsus ei vasta täielikult HMS nõuetele – otsusest puuduvad põhjendused või viide hindamiskomisjoni poolt antud punktidele ja eraldatud toetuse summale, puuduvad toetuse väljamaksmise ja aruande esitamise kuupäevad. Tagasipöördumistoetuse eraldamise otsustes puudub vaidlustamise viide. Vt lk 13. Tuvastati 5 mittevastavust haldusmenetluse seaduse ja KuMi ning INSA vahel 26.06.2019 sõlmitud halduslepingu nr 3-4.1/338-1 järgimisel: 1. riigieelarveliste vahendite jagamise hindamiskomisjonidel puuduvad kinnitatud töökorrad; komisjonide kinnitamise käskkirjades puudub viide komisjoni volituste kehtivuse kohta, vt lk 5; 2.paaril tuvastatud juhul rahvusvähemuste katusorganisatsioonide tegevustoetuse taotlusvoorus on taotleja/taotlus vormilise kontrolli läbinud, kuigi taotluses on osa määruses nõutud infost puudu, vt lk 8; 3.valimis olevatel taotlusvoorudel puudus hindamismetoodika, mida hindamiskomisjoni liikmed järgivad punktide andmisel taotlustele. Komisjoni koondarvamus hinnete kujunemisele ei ole tekstiliselt ja loogiliselt sidus ja taotleja jaoks arusaadav. Vt lk 10; 4.rahvusvähemuste katusorganisatsioonide ja pereõppe partnerorganisatsioonide tegevustoetuse taotlusvoorus aruannete kontrolli kinnitav kontroll-lehte ei ole lisatud TMSi, vt lk 15; 5. rahvusvähemuste katusorganisatsioonide tegevustoetuse kasutamise aruannete kontrollimine venis ning taotlejatele maksti välja uus osa toetusest enne aruannete kinnitamist, vt lk 15. INSA nõustus tuvastatud puudustega ja võtab soovitused arvesse. Taotlusvoorude hindamismetoodikad on plaanis kehtestada alates 2024. Kommentaarid on muutmata kujul lisatud järelevalve kokkuvõttele. 4  3. Haldusjärelevalve tulemused 3.1.Halduslepingu alusel jaotatava toetuse eraldamise vastavus KuM ja INSA sõlmisid halduslepingu, millega volitati INSAt ellu viima vastava ministeeriumi valitsemisala vahendite arvelt riigisiseseid toetusprogramme. INSAt volitatakse halduslepingus ellu viima kõiki toiminguid, mis on vajalikud meetmete elluviimiseks sh:  taotluste ja aruande vormi kinnitamine,  komisjoni moodustamine,  taotluste vastuvõtmine,  taotluse ja taotleja nõuetele vastavuse kontrollimine,  taotluse rahuldamine või rahuldamata jätmine,  toetuse väljamaksmine,  toetuse kasutamise kontroll ja tagasinõudmine ning  dokumentide säilitamine õigusaktides sätestatud tingimustel. 3.1.1. Taotlusvoorude ettevalmistus sh avaldamine, komisjoni töökorraldus Positiivne tähelepanek: INSA kodulehel on toetuste asjakohane ja oluline info taotlejale leitav, avaldatud rubriigis „sündmused ja konkursid“. HMS7 § 7 lg 2 järgi hoolitseb haldusorgan haldusmenetlust käsitleva olulise teabe (dokumentide esitamise juhendid, näidisvormide täitmise juhendid, blanketid, selgitused jms) väljapaneku eest oma asukohas ning avaldab selle teabe oma ametlikul veebilehel, kui see on haldusorganil olemas. Halduslepingu alusel volitatakse INSAle mh toetuse taotluste ja aruande vormi kinnitamine. Taotlusvoorude määrustes8 on sätestatud nõue toetuse andjal teha taotluse ja aruandevormid ning asjakohased juhendmaterjalid kättesaadavaks e-keskkonnas. Tagasipöördumistoetuse määruse § 17 lg 1 p 2 alusel peab toetuse andja tegema taotlusvormid ning asjakohased juhendmaterjalid taotlejale kättesaadavaks. Tutvudes INSA kodulehel oleva teabega selgus, et oluline teave taotlusvoorude kohta on avaldatud - taotlusvooru eesmärk, toetatavad tegevused, nõuded taotlejale, toetuse tulemus, taotlusvooru aeg ja taotluste esitamise tähtaeg jne. Taotluste ja aruannete esitamine ja menetlemine (v.a tagasipöördumistoetus) toimub TMSis (link INSA kodulehel toetusmeetmete all), kus on kättesaadavad kinnitatud vormid ja dokumentide esitamise juhised. Viiakse läbi ka eraldiseisvaid infopäevi. Tagasipöördumistoetuse taotluse vorm on kättesaadav INSA kodulehelt, see tuleb täidetuna esitada SA-le kas e-kirja teel või paberkandjal koos nõutavate dokumentidega. Taotluste ja aruannete vormid on kinnitatud asutuse juhi otsusega. Märkus 1: Riigieelarveliste vahendite jagamise hindamiskomisjonidel puuduvad kinnitatud töökorrad; komisjonide koosseisude kinnitamise käskkirjades puudub viide komisjoni volituste kehtivuse kohta. Halduslepingu alusel volitatakse INSAle mh taotlusvoorude komisjonide moodustamine. 7 Haldusmenetluse seadus, RT I, 03.02.2023, 14, Vastu võetud 06.06.2001 8 Vt määrused, lk 1 5 Taotlusvoorude määrustes on säte, et nõuetele vastavaks tunnistatud taotlusi hindab toetuse andja moodustatud komisjon. Komisjon kaasab vajadusel hindamisprotsessi täiendavaid hääleõiguseta eksperte. Hinnates taotlusi, täidavad komisjoni liikmed haldusorgani ülesandeid ning seetõttu kohalduvad neile HMS §-st 10 ja KVSis sätestatud toimingupiirangud. Vastavalt INSA käsiraamatu punktile 11.3.1. projektikonkursi (st taotlusvooru) eest vastutav isik (koordinaator): 1. kutsub kokku ja valmistab ette hindamiskomisjoni koosolekud; 2. vastutab hindamiskomisjonide protokollide koostamise ja registreerimise eest DHSs; 3. koostab otsuste eelnõud ja edastab läbi DHSi juhatajale allkirjastamiseks; 4. projektikonkursile esitatud projektitaotlusi hindavad hindamiskomisjoni hääleõiguslikud liikmed. Komisjoni esimees vastavalt punktile 11.3.7: 1. juhib hindamiskomisjoni tööd; 2. korraldab objektiivsuse ja konfidentsiaalsuse kinnituskirjade allkirjastamise taotluste avamise koosolekul; 3. paneb hääletusele hindamiskomisjonis tekkivad vaidlusküsimused ja hindamiskomisjoni otsuste eelnõud; 4. allkirjastab hindamiskomisjoni protokollid. Vastavalt käsiraamatu punktile 11.4.2. allkirjastavad hindamiskomisjoni liikmed objektiivsuse ja konfidentsiaalsuse kinnitused, millega nad kinnitavad, et: 1. nõustuvad osalema hindamiskomisjoni töös ja on tutvunud konkursi dokumentatsiooniga; 2. on sõltumatud kõigist huvigruppidest ja kahtluse korral taandavad end komisjonist; 3. ei avalda hindamise käigus saadud informatsiooni. Selgus, et:  kõik taotlusvoorud kuulutatakse välja INSA juhataja otsusega (käskkiri);  taotlusvoorude hindamiskomisjonide koosseisud on kinnitatud juhataja käskkirjaga, kuid hindamiskomisjoni liikmete nimed ei ole avalikustatud asutuse kodulehel. INSA leiab, et nimede avalikustamine võib kahjustada hindamiskomisjoni liikmete hindamise objektiivsust, kuna tekib reaalne oht tulemuse mõjutamiseks. Iseäranis seetõttu, et INSA taotlusvoore iseloomustab vähene rahaline maht ja suur taotlejate arv;  Andmekaitse Inspektsiooni seisukoht9 on, et INSA täidab oma põhikirjast tulenevat avalikku ülesannet jagades toetusena riigi raha. Eelnevast lähtuvalt INSA teabevaldajana on AvTS § 9 kohaselt kohustatud võimaldama juurdepääsu tema valduses olevale teabele, mis puudutab avalike ülesannete täitmist seaduses sätestatud korras, sh tagama juurdepääsu neile dokumentidele, millele teabenõudjal on juurdepääsuõigus. St hindamiskomisjoni koosseis ega hindamiskomisjoni protokoll ei ole juurdepääsupiiranguga teave, mistõttu tuleb see teabenõude peale alati väljastada ka siis, kui komisjonide koosseisud ei ole kodulehel avalikustatud;  taotlusvooru koordinaator registreerib hindamiskomisjonide protokollid ja otsused TMSis, mitte DHSis nagu käsiraamatus seisab; 9 Vaide otsus ja ettekirjutus hoiatus avaliku teabe asjas nr. 2.1. 3/23/669 1724 10, 29.08.2023 6   hindamiskomisjonide määramise käskkirjades puudub viide, mis perioodiks komisjon moodustatud on, st millal lõppevad liikmete volitused. Toimib praktika, et igaks vooruks moodustatakse uus komisjon;  eraldiseisvalt hindamiskomisjonide töökordi ei ole, protsess on kirjeldatud INSA käsiraamatus, samuti on käsiraamatus kirjeldatud taotluste vormilise kontrolli läbiviija, esimehe ning hindajate ülesanded (käsiraamat on uuendamisel). Järk-järgult koostatakse uutele avanevatele taotlusvoorudele hindamismetoodikaid ja töökordi. Käsiraamat on uuendamisel;  kõik hindajad, vooru koordinaator ja komisjoni esimees allkirjastavad enne hindamiskoosolekut objektiivsuse ja konfidentsiaalsuse kinnitused. Hindamiskoosoleku protokollis puudub märge huvide konflikti puudumisest, lisatud on vastavad kinnitused. Kui on ette tulnud taandamisi, on need protokollis fikseeritud;  toimib praktika, kus nii koordinaatoril kui ka komisjoni esimehel ei ole hindamiskomisjoni koosolekul hääleõigust. Hoitakse põhimõtet, et INSA rakendab ja tagab taotlusvooru menetluse vastavuse, kuid ei osale taotluste sisulises hindamises. Sarnane praktika on INSAs ka riigihangete korraldamisel. Soovitused: 1. taotlusvoorude avamiseks ei ole vajalik koostada eraldiseisvat asutuse juhi otsust, kuna selleks on olemas vastavad toetuse määrused. Täiesti piisav on, kui kodulehele lisatakse õigeaegselt haldusmenetlust käsitlev oluline teave (dokumentide esitamise ja näidisvormide täitmise juhendid, blanketid, viited, täiendavad selgitused jmt); 2. kinnitada töökorrad kõikide taotlusvoorude hindamiskomisjonidele ja/või ajakohastada käsiraamatut ning tutvustada hindamiskomisjoni liikmetele töökorda enne hindamiskoosolekut; 3. fikseerida komisjonide moodustamise käskkirjades liikmete volituste periood; 4. tagada, et komisjoni liikmete nimekiri ning taotlusvooru hindamise protokollid ei oleks juurdepääsupiiranguga ning teabenõude esitamisel need väljastataks. INSA kommentaar: Sisaldab vastust soovitustele 1.-4. ja märkusele 1. 1. INSA peab oluliseks jätkata 2024. aastal taotlusvoorude väljakuulutamist juhataja käskkirja alusel. Käskkirjaga kinnitatakse vooru eelarve ning määratakse korralduslikud tingimused: taotluste esitamise tähtaeg, vooru korraldamise eest vastutav isik, RahMin vooru puhul ka projekti tegevuste periood (määruse kohaselt sõltub vooru väljakuulutamise hetkest). 2. INSA nõustub soovitusega. Väljakujunenud praktika kohaselt tutvustatakse praegu hindamiskomisjonile töökorda enne koosolekut. Töökorrad ja hindamismetoodikad eraldi dokumentidena on koostamisel ning käsiraamat uuendamisel, rakendub aastal 2024. Käsiraamatu uuendamine on kavandatud 2024. aasta esimesel poolaastal. 3. INSA nõustub soovitusega ja alates 2024. aastast fikseerib komisjonide moodustamise käskkirjades liikmete volituse perioodi. 4. INSA nõustub soovitusega, juurdepääsupiirangud INSA taotlusvoorudega seotud dokumentidele on üle vaatamisel ja korrigeerimisel, rakendub aastal 2024. 7 3.1.2 Taotluste nõuetele vastavuse hindamine Positiivne tähelepanek: Taotluste nõuetele vastavuse hindamine toimub olulises osas nõuetekohaselt - tulemused fikseeritakse vastavuse kontrolli tabelis ja protokollis, mille kinnitab vormilise kontrolli läbiviija. Haldusmenetluses tähtsust omavad dokumendid on säilitatud ja kättesaadavad. Märkus 2: Paaril tuvastatud juhul rahvusvähemuste katusorganisatsioonide tegevustoetuse taotlusvoorus (taotlused 5.1.BFI/2021_235-1; 5.1.BFI/2021_237-1; 5.1.BFI/2021_239-1) on taotleja/taotlus vormilise kontrolli läbinud, kuigi taotluses on osa määruses nõutud infost puudu ja info esitamine ei selgu ka toimunud kirjavahetusest. Märkus 3: tagasipöördumistoetuse menetlemine ei toimu TMSis nagu teised toetusmeetmed. Dokumente hoiustatakse DHSis erinevates sarjades ning kirjavahetus taotlejaga on leitav e- postist [email protected]. Tagatud ei ole dokumentide terviklik säilitamine. Halduslepingu alusel volitatakse INSAle mh taotluste vastuvõtmise ja taotluse ja taotleja nõuetele vastavuse kontrollimine. Järelevalve käigus kontrolliti taotlusvoorude lõikes taotluste/taotlejate nõuetele vastavuse hindamist ning protsessi vastavust määruse nõuetele. Vastavuse hindamise viib läbi taotlusvooru koordinaator/sekretär, kes vormistab ja kinnitab vastavuse kontrolli tabeli. INSA käsiraamatu punkti 11.4.5. järgi, kui taotluse vormilistele nõuetele vastavuse kontrollimisel avastatakse puudusi, võib hindamiskomisjoni esimees või hindamiskomisjoni esimehe poolt volitatud hindamiskomisjoni sekretär (koordinaator) teha taotlejale e-kirja teel täpsustavaid päringuid seoses taotluses sisalduva teabe ebapiisavuse või taotluse vormistamisega, jättes taotlejale kirjaliku selgituse esitamiseks aega kolm tööpäeva alates vastava nõude edastamisest. Järelepärimiste tegemise otsustamisel peab lähtuma põhimõttest, et tagatud on kõigi taotlejate võrdne kohtlemine. Kõik päringud esitatakse taotlejatele e-kirja teel taotluses toodud aadressile ja vastused nendele palutakse taotlejal saata päringus näidatud tähtajaks e-kirja teel. Kui taotlus ja taotleja vastavad määruse nõuetele, kinnitab vastavuskontrolli läbiviija vastavuse kontrolli tabeli ning taotlus läheb sisulisele hindamisele. Hindamiskomisjoni sekretär edastab elektrooniliselt hindajatele vormilise hindamise protokolli ja sisulise hindamislehe täitmiseks. Selgus, et:  vormilise kontrolli raames kontrollitakse määruses toodud nõuete täitmist. Kõikide toetusmeetmete, v.a tagasipöördumistoetuse puhul, on nõueteks: taotlejal ei ole maksu- või maksevõlga riigi ees või see on ajatatud; taotleja ei ole pankrotis, likvideerimisel ega sundlõpetamisel ning tal ei ole kehtivat äriregistrist kustutamise hoiatust; taotlejal ei ole majandusaasta aruande esitamise võlga; taotlejal ei ole aruande esitamise võlga ja muid täitmata kohustusi toetuse andja ees; taotluses märgitud abikõlblikkuse periood jääb lubatud ajavahemikku; taotletav toetus ei ole väiksem miinimumist ega ületa lubatud maksimumi; taotlus sisaldab kohustuslikke osi; eelarve on koostatud korrektselt; taotlus laekus tähtaegselt; taotluse koos lisadega on esitanud allkirjaõiguslik isik või tema volitatud isik jm;  koordinaatorite läbiviidud vastavuskontroll on üldiselt põhjalik ja hea praktika, tulemused fikseeritakse ja säilitatakse TMSis, v.a tagasipöördumistoetus. Vormilise kontrolli etapis 8  kirjavahetus taotlejaga (andmete täpsustamine, lisadokumentide esitamine jmt) toimub TMSi vahendusel, mitte e-kirja teel nagu käsiraamatus seisab. Kui taotleja ei ole INSA-le varasemate taotlusvoorude toetuste aruandeid esitanud või tagasinõutud raha tagasi maksnud, siis taotlus vormilist kontrolli ei läbi;  INSAs ei ole sisemiselt fikseeritud kui kiiresti koordinaator vastavuskontrolli läbi peaks viima. Üldine praktika on, et see viiakse läbi mõne päevaga, vajadusel küsitakse taotlejalt täpsustusi;  tagasipöördumistoetuste vastavuskontrolli viib läbi INSA rahvuskaaslaste nõustaja, kes registreerib taotluse, vaatab läbi taotleja poolt saadetud dokumendid, vajadusel suhtleb taotlejaga, kui toetuse menetlemisel on vaja lisainfot või dokumente. Menetluse käigus koostab nõustaja kontroll-lehe, kus on märgitud lühidalt taotluse ja taotleja info, toetuse määramise või mittemääramise ettepanek. Rahvuskaaslaste valdkonna juht tutvub taotlusega, lisainfoga ning kinnitab otsuse, vajadusel menetlus jätkub, kui ei ole siiski piisavalt selget informatsiooni otsuse tegemiseks. Kuna sisulist hindamist ei toimu, siis taotlusvooru juures ei ole ka hindamiskomisjoni. Dokumendid registreeritakse Delta dokumendihaldussüsteemis (taotlus sarjas 1-10, otsus koos kontroll-lehe ja vajadusel kirjavahetusega, juhul kui anti negatiivne otsus, sarjas 1-3). Taotlused ja toetuse eraldamise otsused ei ole DHSis omavahel seotud, kirjavahetust hoiustatakse e-postis: [email protected], millele on ligipääs nõustajal, valdkonnajuhil ja IT-administraatoril. Kõik kirjad jäävad sinna, v.a negatiivse otsuse puhul, kui kirjavahetus lisatakse ka DHSi. Menetlus lõpetatakse, kui valdkonna juht on kinnitanud ja allkirjastanud kontroll-lehe, kust ilmneb, kas taotleja vastab toetuse tingimustele. Nii positiivse kui negatiivse otsuse korral INSA juhataja allkirjastab toetuse eraldamise/mitte- eraldamise käskkirja, mis saadetakse taotlejale;  valimipõhise kontrolli tulemusena ilmnes, et rahvusvähemuste katusorganisatsioonide tegevustoetuse 2021. a voorus puudusid paari taotluse (5.1.BFI/2021_235-1; 5.1.BFI/2021_237-1; 5.1.BFI/2021_239-1) juures katusorganisatsiooni liikmesorganisatsioonide kontaktandmed (nõuded taotlusele - määruses nõutud andmed on taotluses esitatud vastavalt § 5). Vastavuskontrolli protokollis ei ole märget, et seda kontrollitaks. Koordinaatori sõnul on katusorganisatsioon hiljem esitanud ka vastavad kontaktandmed, kuid TMSis ei ole võimalik tagantjärele taotlust täiendada kui taotlus juba läbis vormilise kontrolli. KuMi töötaja sõnul on võimalik TMSis taotlust ka pärast vormilist kontrolli täiendada. Kui hindamiskomisjon ei ole veel esitanud oma ettepanekuid, siis on see tehniliselt lihtsam, pärast seda veidi keerukam, kuid võimalik;  vastavalt HMS § 19 lõikele 1 säilitab haldusorgan avaldused, taotlused, tõendid, protokollid, andmed kutsete saatmise ja dokumentide kättetoimetamise kohta ning muud haldusmenetluses tähtsust omavad dokumendid, luues vajadusel toimiku. Vastavaid dokumente säilitatakse § 19 lg 3 järgi arhiiviseaduses ja selle alusel antud arhiivieeskirjas ettenähtud korras. INSA menetleb taotlusi (v.a tagasipöördumistoetus) ja registreerib asjakohased dokumendid TMSis, kus dokumente säilitatakse vastavalt nõuetele. Tagasipöördumistoetuse dokumentatsioon registreeritakse Delta DHSis, kirjavahetus e-maili serveris. Puuduse kõrvaldamine: 1. järgida praktikat, et enne vastavuskontrolli läbimisele kinnituse andmist oleks taotleja kogu määruses nõutud info INSA-le esitanud, st mittevastavusi ei esine. Soovitused: 5. kaaluda tagasipöördumistoetuse menetlemise viimist TMSi, et vähendada nii taotleja kui toetuse andja halduskoormust (lubada erandkorras taotlejatel esitada taotlus koos 9  dokumentidega e-posti teel, kellel pole kehtivat ID-kaarti või muud Eesti Vabariigis kehtivat isikutuvastuse võimalust, seejärel INSA ise registreerib taotluse TMSis); 6. vormilise kontrolli protokoll on eraldiseisev dokument, mida ei ole vaja lisada hindamiskomisjoni protokollile, vaid haldusotsuse juurde. INSA kommentaar: Vastus märkusele 2: INSA kinnitab, et järgib alates aastast 2024, et kõik vastavuse kontrolli nõuded on täidetud. Vastus märkusele 3: Kõik tagasipöördumistoetuse taotlusega seotud dokumendid säilitatakse alates aastast 2024 dokumendihaldusprogrammis Delta. Vastused soovitustele: 5. INSA nõustub soovitusega ning kaalub tulevikus taotlemise viimist TMSi. Vajadust ja senist praktikat tuleb põhjalikult analüüsida ja hinnata, samuti vajab protseduur läbimõtlemist ja arendust. Kirjeldatud analüüsietapiga alustatakse 2024. aasta I kvartalis. 6. INSA nõustub soovitusega, rakendub aastast 2024. 3.1.3. Taotluste sisuline hindamine Märkus 4: valimis olevatel taotlusvoorudel puudus hindamismetoodika, mida hindamiskomisjoni liikmed järgivad punktide andmisel taotlustele. Puudusest ollakse teadlik, plaan likvideerida järk- järgult, kehtestades alates 2023 kõigis avanevates taotlusvoorudes ka hindamismetoodika. Märkus 5: komisjoni koondarvamus hinnete kujunemisele ei ole tekstiliselt ja loogiliselt sidus ja taotleja jaoks arusaadav. Halduslepingu alusel volitatakse INSAle mh taotluse rahuldamise või rahuldamata jätmine. Otsusele eelneb taotluste sisuline hindamine (v.a tagasipöördumistoetuse voor, kus otsus tehakse vastavuskontrolli etapi lõppedes, st kui taotlus vastab nõuetele ja dokumendid on esitatud tehakse positiivne otsus. Kui mitte, siis tehakse negatiivne otsus). Taotluste hindamiskriteeriumid on sätestatud taotlusvoorude määrustes, kus on mh sätestatud, et nõuetele vastavaks tunnistatud taotlusi hindab toetuse andja moodustatud komisjon. Igale meetmele on määratud hindamiskriteeriumid ning osakaalud, st kui suure osa lõppskoorist moodustab vastava kriteeriumi hinne/punktid. Taotluse rahuldamise, osalise rahuldamise või rahuldamata jätmise otsuse teeb komisjoni ettepanekul toetuse andja. Taotluse rahuldamise otsus tehakse juhul, kui taotleja ja taotlus vastavad määruses nimetatud nõuetele ja taotlus kuulub hindamistulemuste põhjal rahuldamisele. Taotluse võib rahuldada osaliselt, kui taotluse täielik rahuldamine ei ole võimalik taotlusvooru eelarve mahu tõttu ja/või kui taotluses täielik rahuldamine ei ole põhjendatud, arvestades taotletud toetuse summat, tegevusi ja nendega saavutatavaid tulemusi. Osalise rahuldamise ettepanek sisaldab ettepanekut taotletud toetuse vähendamiseks või tegevuste muutmiseks. Taotluse võib osaliselt rahuldada tingimusel, et taotleja on sellega nõus. Taotleja võib nõustuda taotluse osalise rahuldamisega tingimusel, et taotluses toodud eesmärk on taotluse osalise rahuldamise korral saavutatav. 10 Vastavalt INSA käsiraamatu punktidele 11.5.3. ja 11.5.4. edastab hindamiskomisjoni sekretär elektrooniliselt hindajatele vormilise hindamise protokolli ja sisulise hindamislehe, mille hindaja peab täitma enne hindamiskoosoleku toimumist iga taotluse kohta, kus kajastuvad erinevad hindamiskriteeriumid ja antud hindamispunktid. Hindajatel on kohustus kirjutada pärast punktide andmist kommentaar selgitustega, kuidas hinnang on kujunenud. Punkti 11.5.5. järgi hindajate poolt täidetud hindamislehed allkirjastatakse hindajate poolt ja edastatakse määratud tähtajaks hindamiskomisjoni sekretärile digiallkirjastatult enne hindamiskoosoleku toimumist. Hindamiskomisjoni sekretär kontrollib, et kõik hindamislehed oleksid korrektselt täidetud ja allkirjastatud ning koostab hindajate poolt edastatud sisuliste hindamislehtede alusel üldtabeli ja pingerea, mille läbivaatamiseks kutsutakse kokku sisulise hindamise koosolek. Koosoleku tulemuseks on hindamiskoosoleku protokoll ja hinnete üldtabel, mille kinnitavad kõik hindamiskomisjonide liikmed. Pereõppe partnerorganisatsioonide tegevustoetuse, rahvusvähemuste katusorganisatsioonide tegevustoetuse ning lõimumist edendavate kultuuri- ja sporditegevuste toetuse puhul testisime valimi alusel taotluste hindamist. Selgus, et:  taotluste hindamine toimub olulises osas vastavalt INSA käsiraamatus kirjeldatule. Iga hindaja täidab esmalt sekretäri poolt edastatud individuaalse hindamislehe, mille baasil ning arutelude tulemusena hindamiskoosolekul koostatakse üldine hindamistabel, kuhu on koondatud kõikide hindajate hinded, mille alusel kujuneb koondhinne ning taotluste pingerida;  lõimumist edendavad kultuuri- ja sporditegevused 2022. a taotlusvoorus rakendati praktikat, kus kõik hindamiskomisjoni hääleõigusega liikmed ei hinnanud kõiki taotlusi, vaid need jagati hindajate vahel ära nii, et igat taotlust hindas 3 komisjoni liiget. KuMi juristi hinnangul peaks selline tööjaotus olema komisjoni töökorras reguleeritud, eelkõige kuna INSA käsiraamat sellist selektiivset hindamist ei võimalda. INSA esindaja sõnul sellist praktikat enam asutuses ei rakendata, kuna see ei andnud oodatud tulemusi;  üks hindaja rahvusvähemuste katusorganisatsioonide tegevustoetuse voorus ei ole oma punkte piisavalt selgitanud – kommentaaridesse on märgitud, kas taotlus vastab vooru eesmärgile, kuid maksimumpunktide vähendamise juures ei ole kõikide taotluste puhul toodud välja põhjuseid, miks punkte vähendati;  ühelgi valimisse kuuluvas taotlusvoorus ei olnud välja töötatud ning kehtestatud hindamismetoodikat, mis annaks hindajatele juhised, mida hindamiskriteeriumite all vaadata, millal anda maksimummääras punkte ning milliste puuduste korral punkte vähendada ja kui suurel määral. Ei ole ka läbi viidud koolitusi hindamiskomisjoni liikmetele punktide andmise süsteemi kohta. Hindamiskriteeriumitest enamus sisaldavad määratlemata õigusmõisteid ja seega on tegemist kaalutlusõiguse alusel tehtava otsusega. Eelnev tingib olukorra, kus taotluste hindajate punktid kujunevad suuresti n-ö kõhutunde pealt ning sageli erinevad üksteisest olulisel määral;  INSA on järk-järgult hakanud välja töötama hindamismetoodikaid taotlusvoorudele. Käesoleva seisuga on välja töötatud ja kinnitatud komisjoni töökord ja hindamismetoodika voorudele RK23IVK001 „Toetus lõimumist edendavatele Ida-Virumaa kultuuri- ja spordisündmustele“, RK23SKY001 „Ida-Virumaa ettevõtlust edendavad spordi- ja kultuuriüritused“ ja RK23UKR002 „Toetus Ukraina sõjapõgenikest kuni 19-aastastele noortele ukraina keele ja kultuuri säilimiseks“;  toimib erinev halduspraktika, kuidas kujunevad taotlusvoorude lõikes erinevad hinnete üldtabelis kokkuvõtvad kommentaarid, mille alusel anti taotlusele punktid. Osadel 11  taotlusvoorudel on kokkuvõtvad kommentaarid esitatud loogiliselt sidusa tekstina ja komisjoni seisukohtadena, kust on taotlejal võimalik aru saada, mis põhjustel tema punkte vähendati või kuidas punktisumma kujunes. Rahvusvähemuste katusorganisatsioonide ja pereõppe partnerorganisatsioonide taotlusvoorus aga on põhjendustes kohati kolme hindaja arvamused kokku liidetud (mitte ühtne koondarvamus), mis kohati on vastukäivad ja ei moodusta ühtset tervikut. Otsuse kui haldusakti põhjendamise kohustus tagab otsuse läbipaistvuse ja selle kontrollitavuse;  kõik hindamiskomisjoni liikmed, sh hääleõiguseta esimees ja koordinaator allkirjastavad hindamiskomisjoni protokolli. Soovitused: 7. jätkata toimivat praktikat ja koostada kõikidele toetusmeetmetele, kus sisulist hindamist läbi viiakse, sobiv hindamismetoodika ja avaldada kodulehel; 8. korraldada komisjoni liikmetele koolitusi/anda selgitusi, kuidas hindamismetoodikat tuleb rakendada ja millistest kaalutlustest tuleb lähtuda. Samuti rõhutada ja jälgida, et individuaallehed oleksid korrektselt täidetud; 9. ühtlustada koondtabelis toodud põhjendusi taotluse tugevuste/nõrkuste ja punktisumma kujunemise kohta, et koondarvamus oleks loogiline, taotlejale arusaadav ja sisuline. INSA kommentaar: INSA nõustub kõigi kolme soovitusega, rakendub aastast 2024. 3.1.4. Ärakuulamine, toetuse eraldamise või eraldamata jätmise otsus, teatavaks tegemine ja toetuse väljamaksmine Positiivne tähelepanek: Ärakuulamise etapp viiakse läbi TMSi vahendusel nõuetekohaselt ja tõhusalt ning tulemused on dokumenteeritud. Kui komisjon teeb ettepaneku rahuldada taotlus osaliselt ehk vähendada taotluses esitatud toetuse summat või otsustab taotluse rahuldamata jätta, välja arvatud kui otsus põhineb taotluses esitatud andmetel ning puuduste kõrvaldamiseks esitatud teabel ja selgitustel, viiakse läbi ärakuulamine vastavalt määruse ja HMSi nõuetele. Rakendatakse praktikat, kus pärast hindamiskoosolekut, kuid enne komisjoni protokolli allkirjastamist, antakse taotlejatele teada, kui nende osas on komisjon teinud ettepaneku taotluse osaliseks rahuldamiseks. Sellisel juhul esitatakse taotlejale TMSi vahendusel küsimus, kas komisjoni ettepanekuga ollakse nõus ja suudetakse planeeritav projekt ellu viia ka vähendatud toetusega. Taotleja kas nõustub või loobub toetusest ning vastav otsus fikseeritakse hindamiskomisjoni koosoleku protokollis. Tulemusena ei teki viivitust protokolli ja haldusotsuse vahel. Märkus 6: Kontrollitud ulatuses taotlusvoorude otsustes ei selgunud, kas riigiabi andmist on hinnatud, otsustes puudus viide riigiabi puudutavatele sätetele. Riigiabi, sh vähese tähtsusega abi andmist kontrollitakse taotlusvoorudes, kus võib esineda rahvusvaheline mõõde (st külalised, esinejad EL riikidest vms) ning toetus annab eelise abi saajale. Kontrolli tulemusi ei ole siiani fikseeritud kontroll-lehtedel ega haldusaktis (toetuse eraldamise otsuses). Vähese tähtsusega abi on registreeritud riigihangete registris ning taotlejaid 12 on teavitatud sellest. Kui haldusaktis konkurentsiseaduses10 kohast viidet vähese tähtsusega abile ei ole, siis on eraldatud ebaseaduslikku riigiabi isegi kui abi saamine on registris registreeritud; INSA tõdes, et riigiabi andmise praktika hindamine on olnud ebaühtlane ja otsustes vastavad viited puuduvad. Toimusid arutelud INSA toetuste tiimi ja KuMiga ning pakuti välja lahendus: tagasiulatuvalt vaatab INSA üle kuni 10. a antud toetused ja fikseerib ühe otsusena vajalike haldusaktide täiendused riigiabi osas. Märkus 7: toetuse andja otsus ei vasta täielikult HMS nõuetele – otsusest puuduvad põhjendused või viide hindamiskomisjoni poolt antud punktidele ja eraldatud toetuse summale, puuduvad toetuse väljamaksmise ja aruande esitamise kuupäevad. Tagasipöördumistoetuse eraldamise otsustes puudub vaidlustamise viide. HMS §-id 54-57 sätestavad nõuded haldusaktile. Haldusakt on õiguspärane, kui ta on antud pädeva haldusorgani poolt andmise hetkel kehtiva õiguse alusel ja sellega kooskõlas, proportsionaalne, kaalutlusvigadeta ning vastab vorminõuetele. Haldusakt peab olema selge ja üheselt mõistetav. Kirjalikus haldusaktis märgitakse:  selle andnud haldusorgani nimetus,  haldusorgani juhi või tema volitatud isiku nimi ja allkiri,  haldusakti väljaandmise aeg ning  muud õigusaktiga ettenähtud andmed. Kirjalik haldusakt ja soodustava haldusakti andmisest keeldumine peab olema kirjalikult põhjendatud. Haldusakti põhjendus esitatakse haldusaktis või menetlusosalisele kättesaadavas dokumendis, millele on haldusaktis viidatud (nt viide komisjoni protokollile). Haldusakti põhjenduses tuleb märkida haldusakti andmise faktiline ja õiguslik alus (kooskõlas vastava halduslepinguga ning lähtudes vastava komisjoni xx kuupäeva protokollist nr xx). Haldusaktis peab olema viide haldusakti vaidlustamise võimaluste, koha, tähtaja ja korra kohta. Vastavalt toetusmeetmete määrustele (v.a tagasipöördumistoetuse puhul) teeb taotluse rahuldamise, osalise rahuldamise või rahuldamata jätmise otsuse komisjoni ettepanekul toetuse andja. Taotlejale saadetakse tema taotluse kohta tehtud otsus koos põhjendustega e-keskkonna kaudu. Toetuse väljamaksmise tähtaeg on sätestatud toetusmeetmete määrustes:  pereõppe partnerorganisatsioonide tegevustoetus - 21 tööpäeva jooksul pärast taotluse rahuldamise otsuse tegemist;  rahvusvähemuste katusorganisatsioonide tegevustoetus – toetus makstakse 3 osas: 1) esimese kalendriaasta toetus 21 tööpäeva jooksul pärast taotluse rahuldamise otsuse tegemist; 2) teise kalendriaasta toetus 21 tööpäeva jooksul pärast KuMi valitsemisala eelarve käskkirja jõustumist ja esimese kalendriaasta toetuse kasutamise kohta esitatud vahearuande kinnitamist; 3) kolmanda kalendriaasta toetus 21 tööpäeva 10 Konkurentsiseaduse § 33 lg 44: Vähese tähtsusega abi andmise korral on abi andja kohustatud abi andmise otsuses, mis annab abi saajale õigusliku aluse abi saada, märkima, et antav abi on vähese tähtsusega abi komisjoni määruse (EL) nr 1407/2013 artikli 3 või (EL) nr 360/2012 artikli 2 tähenduses 13  jooksul pärast KuMi valitsemisala eelarve käskkirja jõustumist ja teise kalendriaasta toetuse kasutamise kohta esitatud vahearuande kinnitamist;  Ida-Virumaa ettevõtlust edendavate spordi- ja kultuuriürituste toetus - toetuse esimese osa väljamakse (80% ulatuses) teeb toetuse andja 10 tööpäeva jooksul pärast taotluse rahuldamise otsuse tegemist. 20% makstakse välja pärast lõpparuande kinnitamist;  lõimumist edendavate kultuuri- ja sporditegevuste toetus - toetus makstakse toetuse saajale välja enne kulude abikõlblikkuse tõendamist ettemaksena vastavalt taotluse rahuldamise otsuses ja määruses sätestatud tingimustele. Tagasipöördumistoetuse puhul tehakse taotluse rahuldamise otsus juhul, kui taotleja ja taotlus vastavad määruses sätestatud nõuetele. St rahvuskaaslaste nõustaja kontrollib, kas taotleja poolt esitatud taotlus on täidetud vastavalt nõuetele ning kas taotleja on esitanud kõik määruses nõutud dokumendid. Sageli tuleb taotlejatelt küsida lisaselgitusi ja dokumente mitu korda, taotlejale tehakse vähemalt 1-2 meeldetuletust ja antakse aega vastamiseks 7 päeva (menetlusaeg peatub). Kui taotleja mitme märguande peale jätkuvalt ei vasta, valmistab valdkonnajuht nõustaja ettepanekul negatiivse otsuse projekti, mis kinnitatakse juhataja käskkirjaga ja registreeritakse Deltas. Selgus, et:  hindamiskomisjonil on õigus teha taotluse täieliku või osalise rahuldamise või mitterahuldamise ettepanek. Konkreetse taotluse summat saab vähendada kindlaid eelarveridu või ka lihtsalt üldist mahtu silmas pidades. „Rahastada osaliselt, kuna ei jätku rohkem eelarvelisi vahendeid“ väljend kuulub pingereas viimaseks jäävale rahastatavale taotlusele, kes saab n-ö taotlusvooru eelarve jäägi. Iga taotlus, rahastatav või mitte, saab eraldi tagasiside oma projekti kohta TMSi kaudu;  haldusaktides ehk toetuste eraldamise otsustes puuduvad viited toetuse väljamaksmise ja aruande esitamise kuupäevadele;  haldusaktides ehk toetuse eraldamise käskkirjades ei ole avalikustatud põhjendusi, miks taotlejale eraldatakse vastav summa ning antud punkte. Otsustes on viidatud hindamisprotokollile (otsuse lisa), mis on nõuetekohane praktika.  taotlejale saadetakse tema taotluse kohta tehtud otsus e-keskkonna kaudu vastavalt määrusele ning haldusaktides (v.a tagasipöördumistoetuse määramise otsustes) on olemas viited haldusakti vaidlustamise võimaluste, koha, tähtaja ja korra kohta.  koondhindamistabelis fikseeritakse ka kõikide hindajate individuaalseid hinded, mis on juba olemas individuaalsetel hindamislehtedel, lisaks koondhindele;  testisime pisteliselt toetuste väljamaksmist vastavalt määrustes toodud tähtaegadele ning mittevastavusi ei tuvastatud. Puuduse kõrvaldamine: 2. edaspidi kontrollida ja fikseerida riigiabi kriteeriumitele vastavus iga taotluse juures, kus vooru eripärast tulenevalt võib esineda rahvusvaheline mõõde. Kui toetus kvalifitseerub riigiabiks või vähese tähtsusega abiks, või antakse toetust grupierandi alusel, siis tuleb see fikseerida vastavas haldusotsuses; 14  3. toetuse saajate puhul, kes on varasemalt saanud sisuliselt vähese tähtsusega abi ehk VTA-d vormistada üks haldusakt, et taotlejatele anti vähese tähtsusega abi (viide otsusele, selle numbrile ja konkreetsele taotlusele, st, et toetus tuleb lugeda vähese tähtsusega abiks). 4. lisada toetuse eraldamise haldusakti vaidlustamisviide, viide toetuse väljamaksmise ja aruande esitamise kuupäevadele. Rakendada 2024. a toetuste eraldamisel. Soovitused: 10. jätta hindajate individuaalsed hindamislehed töödokumentideks, mida ei lisata protokollile. Individuaalsed hindamislehed on juurdepääsupiiranguga, protokoll, kus sisalduvad koondhinded ja – põhjendused, ei ole; 11. sisulise hindamise koondtabel vormistada selliselt, et sealt ei selgu, kes mis hinde taotlejale andis. Piisab hindajate koondhindest ja ühtsest arvamusest. INSA kommentaar: Vastus märkusele 6: taotlusvoorudega seotud toetuse eraldamise otsustele lisatakse asjakohastel juhtudel viide VTA määramise kohta, rakendunud osaliselt aastast 2023, täies mahus 2024. Vastus märkusele 7: INSA nõustub märkusega ning lisab aastast 2024 haldusakti viited toetuse väljamaksmise ja aruande esitamise tähtaegade kohta. Põhjendused hindamiskomisjoni antud punktidele ja eraldatud toetuse summale on hindamisprotokollis, millele viidatakse haldusaktis. Tagasipöördumistoetuse eraldamise otsusesse lisatakse aastast 2024 vaidlustusõiguse viide. Tagasipöördumistoetuse mitte-eraldamise otsustesse lisati viide septembrist 2023. Vastused soovitustele: INSA nõustub mõlema soovitusega ning täiendab ja vormistab hindamisdokumentatsiooni vastavalt, rakendub aastast 2024. 3.1.5. Aruandlus ja kontroll, sh tagasinõudmine Positiivne tähelepanek: lõimumist edendavate kultuuri- ja sporditegevuste taotlusvoorus toimub põhjalik sisuline aruannete kontroll. Tulemused fikseeritud TMSis. Hea praktika. Märkus 8: rahvusvähemuste katusorganisatsioonide ja pereõppe partnerorganisatsioonide tegevustoetuse taotlusvoorus aruannete kontrolli kinnitav kontroll-leht puudub TMS-ist. Märkus 9: 2022. a rahvusvähemuste katusorganisatsioonide tegevustoetuse kasutamise aruannete kontrollimine venis ning taotlejatele maksti välja uus osa toetusest enne aruannete kinnitamist. Toetusmeetmete määrustes on sätestatud toetuse saaja aruande esitamise tähtaeg, milleks on 15 tööpäeva peale projekti abikõlblikkuse perioodi. Erisus on rahvusvähemuste katusorganisatsioonide tegevustoetuse voorus, kus toetuse saaja esitab vahearuande esimese kalendriaasta kohta hiljemalt teise kalendriaasta 10. jaanuariks ja teise kalendriaasta kohta hiljemalt kolmanda kalendriaasta 10. jaanuariks. Lõpparuande esitab toetuse saaja 20 kalendripäeva jooksul peale abikõlblikkuse perioodi. Tagasipöördumistoetuse voorus taotlejatelt aruannet ei nõuta, kuna tegemist on toimetulekutoetusega. Toetusmeetmete määrustes on sätestatud toetuse andja aruande menetlemise tähtaeg, milleks on kuni 60 tööpäeva aruande esitamisest arvates. Erisus on rahvusvähemuste katusorganisatsioonide 15 tegevustoetuse voorus, kus toetuse andja menetleb vahearuannet kuni 30 tööpäeva ja lõpparuannet kuni 30 tööpäeva selle esitamisest arvates. Kui aruandes on puudusi, võib toetuse andja anda toetuse saajale lisaaega (kuni 14 kalendripäeva, pereõppe voorus kuni 10 tööpäeva) puuduste kõrvaldamiseks, mil peatub määruses sätestatud aruande menetlemise aeg. Toetuse andja kinnitab aruande, kui toetuse saaja tähtaja jooksul puudused kõrvaldanud, toetuse andja ei ole tuvastanud rikkumist ja toetuse saaja on vajadusel tagastanud toetuse andjale toetuse kasutamata jäägi. Vastavalt toetusmeetmete määrustele teeb toetuse osalise või täieliku tagasinõudmise kohta otsuse toetuse andja kaalutlusõiguse kohaselt järgmistel juhtudel: 1) toetust on kasutatud mitteabikõlbliku kulu hüvitamiseks; 2) määruse eesmärki ja tulemust ei saavutatud ja/või ei viidud ellu taotluses ettenähtud tegevusi; 3) abikõlblike kulude maksumus kujunes planeeritust väiksemaks; 4) kuludokumente on kasutatud muu toetuse kuludokumendina; 5) toetuse saaja on jätnud osaliselt või täielikult täitmata kohustuse või nõude ja see on mõjutanud kulu abikõlblikkust; 6) toetuse saaja on esitanud valeandmeid või andmeid varjanud; 7) aruanne ei ole esitatud tähtajaks; 8) toetuse saaja suhtes on algatatud pankroti- või likvideerimismenetlus; 9) toetuse andmine ei ole kooskõlas riigiabi reeglitega. Pereõppe partnerorganisatsioonide tegevustoetuse, rahvusvähemuste katusorganisatsioonide tegevustoetuse ning lõimumist edendavate kultuuri- ja sporditegevuste toetuse puhul testisime juhuvalimi alusel aruannete esitamist ja menetlemist. Selgus, et:  üldjoones toimib tähtaegne aruannete esitamine toetuse saajate poolt. Paaril juhul on aruanne esitatud pärast tähtaega (taotlused: 5.1.BFI/2021_239-1 ja 5.1.BFI/2021_240-1). Aruanded on hilinenud vastavalt 5 päeva ja 12 päeva. Sellisel juhul saadetakse taotlusvooru koordinaatori poolt meeldetuletus taotlejale aruande esitamiseks;  Lõimumist edendavate kultuuri- ja sporditegevuste toetuse voorus koostab koordinaator kontroll-lehe aruannete kontrollimisel ning salvestab selle TMSi aruande juurde. Teiste voorude puhul sellist praktikat ei ole v.a RahMini rahastatud voor, kus samuti toimib korrektne kontroll;  enamasti menetletakse INSAs aruandeid tähtaegselt, kuid on esinenud taotlusi, mille puhul aruannete kinnitamine on veninud. Rahvusvähemuste katusorganisatsioonide tegevustoetuse 2022. a vahearuannete kontrollimisel esines mitmeid aruanded, mille menetlemine võttis rohkem kui 30 tööpäeva aega. Koordinaator on sellistel juhtudel andnud taotlejale teada, et aruanne on suure töökoormuse tõttu kinnitamata, kuid uus osa toetusest makstakse taotlejale välja tähtaegselt. Käesoleva seisuga on kõik aruanded kontrollitud ning puudused kõrvaldatud;  toetused on välja makstud taotlejatele vastavalt määrustes sätestatud tähtaegadele;  INSAs toimib praktika, et abikõlbmatud kulud ning kasutamata jäänud toetuse osa nõutakse toetuse saajalt tagasi. Kui toetuse saaja ei ole INSAle tähtaegselt aruandeid esitatud või raha tagasi maksnud, siis kukub uus taotlus vormilisest kontrollist välja. SA ees ei tohi olla võlga ega kohustust ning sellistele taotlejatele ei eraldata toetust ka teistest INSA voorudest;  toimib tagasinõudmine vastavalt määrusele. Nt lõimumist edendavate kultuuri- ja sporditegevuste voorust toetust saanud MTÜ-lt Dekennaal (taotlus 5.1.KSL/2022_91-1) 16  nõuti tagasi 1276.63 eurot (kasutamata toetuse jääk 1250 eurot ja abikõlbmatu summa 26.63 eurot). Toetuse saaja tagastas toetuse jäägi 27.12.2022. 2021. a eraldati pereõppe tegevustoetust MTÜ-le Mozaik (taotlus 5.1.EKK/2021_153-1) summas 16 950, kuid Covid-19 viiruse levikuga Põlvamaal ei õnnestu neil projekti ellu viia, kuna pered ei soovinud võõraid vastu võtta. Toetus tagastati 10.09.2021. Puuduse kõrvaldamine: 5. edaspidi enne uue toetuse(osa) väljamaksmist viia läbi toetuse kasutamise aruandluse kontroll, et ei tekiks olukorda, kus toetuse andja on puuduliku aruande esitamise järgselt INSAlt toetust saanud. Soovitused: 12. ühtlustada praktika, et iga taotlusvooru puhul koostatakse aruannete kontrollimisel kontroll-leht, mis lisatakse TMSi kinnitatud aruande juurde. INSA kommentaar: Vastus märkusele 8 ja soovitusele: INSA arvestab tehtud märkusega ning lisab TMSi kontroll- lehe kõigile aruannetele, rakendunud 2023 teisest poolaastast. Selgituseks lisab INSA, et aruande kontroll-leht vormistatakse iga aruande juurde, viidatud juhtudel ei olnud seda lisatud TMSi. 2022. aastal toimus kontroll-lehtede ja kannete info edastamine e-kirjaga, kuna TMSis ei olnud vastavat arendust loodud. Aruande kontroll-lehe lisamine TMSis iga aruande juurde võeti kasutusele 2023. aasta kevadest. Üks eesmärk oli lihtsustada koostööd RTK raamatupidajaga, et jääks ära failide edastamine e- kirjadega. Kuna raamatupidaja menetleb toetuste makseid ja kulukandeid SAP-programmis, siis ta ei kasuta TMSi. Seetõttu on INSA-l vajalik jätkata kontroll-lehtede edastamist e-kirjaga RTKle, kuid lisab TMSi kontroll-lehe kõikidele aruannetele ja edastab kulukanded samuti läbi TMSi. Vastus märkusele 9: INSA arvestab märkusega ja annab endast parima, et edaspidi vältida sarnast olukorda. 3.1.6. dokumentide säilitamine õigusaktides sätestatud tingimustel. Positiivne tähelepanek: Dokumentide säilitamine toimib üldjoontes nõuetekohaselt, kõik dokumendid on leitavad ühest süsteemist, TMSis. V.a tagasipöördumistoetuse dokumendid, hindamiskomisjonide koosseisude määramine, mida hoiustatakse Delta DHSis. 3.2. Toetuste menetlemise järelevalve ja eesmärkide saavutamine Märkus 10: tagasipöördumistoetuse meede on olnud alataotlemises mitu aastat, st taotlusi ei esitata piisavalt ja määruses nõutud tingimused taotlejale võivad olla liialt piiravad meetme eesmärgi saavutamiseks INSA esitab vastavalt sõlmitud halduslepingule toetusmeetmete aruandeid rahastajale. Lisaks on majandusaasta aruannetes kokkuvõtted toetusmeetmete lõikes, sh kas taotlusvoor saavutas oma 17 eesmärgid ja mõju. Vajadusel esitatakse rahastajale (KuM, RahMin) ettepanekuid toetusmeetmete muutmiseks või uuendamiseks. Toetusmeetmete kinnitatud eelarved 2022. a olid:  Tagasipöördumistoetus – 100 000 eurot  Rahvusvähemuste kultuuriühingute tegevustoetus - toetus antakse 3 aastaks – 2022-2024. a taotlusvooru eelarve oli 1 444 400 eurot  Pereõppe partnerorganisatsioonide tegevustoetus - 100 000 eurot  Lõimumist edendavad kultuuri- ja sporditegevused - 89 577 eurot  Ida-Virumaa ettevõtlust edendavad spordi- ja kultuuriüritused – kaks vooru kokku 200 000 + 173 046 = 373 046 eurot Selgus, et:  taotlusvoorude, v.a pereõppe rahvusvähemuste katusorganisatsioonide tegevustoetuse ja tagasipöördumistoetuse mahud maksti täies mahus taotlejatele välja. Rahvusvähemuste katusorganisatsioonide vooru lõplik eelarve aastateks 2022-2024 oli 1 444 400 eurot, millest eraldati toetusteks koondsummas 1 317 000 eurot. Kõikidele taotlejatele eraldati toetused küsitud mahus ja maksimummahus vastavalt määrusele, v.a MTÜ Eesti Mitmekultuuriline Assotsiatsioon (taotlus 45 000 eurot), kuna ei läbinud vormilist kontrolli tagasinõude mittemaksmise tõttu. Jääk tagastati rahastajale.  tagasipöördumistoetuse taotlusvooru eesmärk on vältida Eestisse tagasipöördujate sotsiaal- majandusliku olukorra halvenemist tulenevalt tagasipöördumisega kaasnevatest kuludest. Tagasipöördumistoetusega soovitakse leevendada lastega perede tagasipöördumise kulutusi ning pakkuda sotsiaal-majanduslikku tuge vanematele, kel pole tagasipöördumise järgselt õnnestunud leida tööd või tulenevalt laste east siirduda tööturule. INSA-l on tagasiside toetuse saajatelt, kui oluline see toetus neile oli ja aitas keerulises olukorras nö ellu jääda. Lisaks tegi INSA vastavalt olemasolevale infole ja taotlejate tagasisidele KuMile ettepaneku määrus avada ja muuta osaliselt nõudeid taotlejale, mille tulemusena viidi sisse muudatused määruses. 2022. aasta alguses muutus määrus, mille alusel tagasipöördumistoetust makstakse. Kui varem sai seda juhul, kui abi vajav lastega pere oli Eestist ära olnud vähemalt 10 aastat, siis nüüd on ajapiiriks 7 aastat. Pikka aega võõrsil viibimise nõuet ei kohaldata kuni 40-aastastele välismaal magistri- ja doktoriõppe läbinud inimestele. Varem oli vanusepiiriks 30 aastat.  tagasipöördumistoetus on olnud alataotluses eelnevatel aastatel. 2021. eraldati toetust kokku 68 000 eurot ja oli 32 taotlejat, eelmine aasta eraldati 40 taotlejale ja 78 000 eurot ja 2023. aastal on menetletud käesolevaks ajaks 21 positiivse otsusega taotlust 39 877 euro ulatuses. Jääk suunatakse iga aasta lõpus järgneva aasta tagasipöördumistoetuse meetme eelarvesse. Soovitused: 13. kuna tagasipöördumistoetuse meede on aastaid olnud alataotletud, st igal aastal tekib jääk, tasuks kaaluda meetme tingimuste laiendamist määruses, et toetuse sihtgruppi laiendada ning seega pakkuda rohkematele inimestele võimalust Eestisse tagasipöördumisel saada riigilt vajaduspõhist toetust. Kunagi eraldati üksikutele inimestele toetust, nt noortele inimestele, kes lõpetavad kooli välismaal, kellel hetkel ei ole võimalust toetust saada. Võiks kaaluda tagasipöördumistoetuse andmist üksikisikutele, sh noortele, kes on tulnud 18  Eestisse tagasi tõeliselt kehva majandusliku olukorraga, anda lisatoetust nendele, kellel on kõrged transpordikulud, st laiendada transpordikulu kompensatsiooni kui naastakse kaugematest riikidest. Hetkel toetuse summas selliseid erisusi teha ei saa. INSA kommentaar: INSA arutab 2024. aasta alguses Kultuuriministeeriumiga tagasipöördumistoetuse määruse võimalikku avamist ja selle muutmist vastavalt soovitusele. (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Krista Nelson 19  Regionaalarengu asekantsler Regionaal- ja Põllumajandusministeerium [email protected] 25.01.2024 nr 1-17/101-1 Märgukiri Kultuuriministeerium on perioodil juuli 2023 – oktoober 2023 viinud läbi haldusjärelevalve ja siseauditi Integratsiooni Sihtasutuse (edaspidi INSA) riigisiseste toetusprogrammide elluviimise menetlemise seaduslikkuse üle. Haldusjärelevalvet teostasime INSA ja Kultuuriministeeriumi vahel sõlmitud halduslepingu punktist 2.4.2. tulenevalt. Töö läbiviimisel oli võrdlusena kaasatud ka taotlusvoor „Ida-Virumaa ettevõtlust edendavate spordi- ja kultuurisündmuste toetus“ (edaspidi RaM voor), mida viiakse läbi riigihalduse ministri 13.04.2020 määruse nr 13 „Ida-Virumaa ettevõtlust edendavate spordi- ja kultuuriürituste toetuse andmise tingimused ja kord“ alusel ja vastavalt Rahandusministeeriumi ja INSA vahel sõlmitud halduslepingule. Nimetatud vooru osas on halduslepingu punktist 2.4.2. tulenevalt järelevalveõigus Rahandusministeeriumil (alates 01.07.2023 täidab ülesandeid Regionaal- ja Põllumajandusministeerium). Seetõttu edastame teile mõned tähelepanekud, mida me järelevalvet teostades antud vooru puhul märkasime. Samuti edastame teile kogu järelevalve aruande, kus tehtud üldised märkused ja puudused puudutavad ka teie vooru (lisatud). Positiivne tähelepanek: Ida-Virumaa ettevõtlust edendavad spordi- ja kultuurisündmuste taotlusvoorus toimub põhjalik sisuline aruannete kontroll. Tulemused fikseeritud toetuste menetlemise infosüsteemis. Vooru koordinaator koostab kontroll-lehe aruannete kontrollimisel ning salvestab selle süsteemi aruande juurde. Kontroll-leht on hea praktika, mida soovitame INSA-l laiendada ka teiste voorude osas. Eelkõige juhime tähelepanu märkusele nr 6: kontrollitud ulatuses taotlusvoorude otsustes ei selgunud, kas riigiabi andmist on hinnatud, otsustes puudus viide riigiabi puudutavatele sätetele. Märkus: Taotlusvoorus Ida-Virumaa ettevõtlust edendavate spordi- ja kultuuriürituste toetus tuleb taotlused menetleda 30 tööpäeva jooksul. Mõlemas voorus tähtaega 2022. a ületati. Määruse § 10 lg 4 kohaselt on taotluse menetlemise tähtaeg kuni 30 tööpäeva taotlusvooru sulgemisest arvates. I vooru taotlusvoor suleti 21.04.2022 Otsus digiallkirjastati 20.06.2022 Kokku menetlus 60 kalendripäeva ehk 43 tööpäeva. II voor taotlusvoor suleti 10.10.2022 Hindamiskoosolek toimus 15.11.2022 ja komisjoni protokolliline otsus ja haldusotsus 28.11.2022 Kokku 49 kalendripäeva ehk 35 tööpäeva. Suur-Karja 23 / 15076 Tallinn / 628 2222 / [email protected] / www.kul.ee / Registrikood 70000941 Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Krista Nelson osakonnajuhataja Helen Heiter 628 2343 [email protected]