Käskkiri

KÄSKKIRI 16.02.2026 nr 16 Ametijuhendi kinnitamine Avaliku teenistuse seaduse § 52 lõigete 1 ja 2 ning sotsiaalkaitseministri 30.01.2019 määruse nr 2 "Sotsiaalkindlustusameti põhimäärus" § 10 lõike 1 punkti 9 alusel 1. Kinnitan üldosakonna teabehalduse talituse juhtivarhivaari ametijuhendi vastavalt lisale. 2. Käskkiri jõustub 2026. aasta 1. märtsil. Käskkirja peale on õigus 30 päeva jooksul käskkirja teatavaks tegemisest esitada vaie Sotsiaalkindlustusametile haldusmenetluse seaduses sätestatud korras või kaebus halduskohtule halduskohtumenetluse seadustikus sätestatud korras. (allkirjastatud digitaalselt) Maret Maripuu peadirektor  KINNITATUD Sotsiaalkindlustusameti peadirektori 16.02.2026 käskkirjaga nr 16 Lisa AMETIJUHEND 1. Üldosa Struktuuriüksus Üldosakond, teabehalduse talitus Teenistuskoht Juhtivarhivaar Vahetu juht Talituse juhataja Alluvad Arhivaar, digiteerimise spetsialistid Teenistuja asendab Arhivaar, digiteerimise spetsialist, talituse juhataja Teenistuja asendaja Arhivaar, digiteerimise spetsialist, talituse juhataja Teenistuskoha eesmärk Sotsiaalkindlustusameti (amet) arhiivihalduse korraldamises ning teabehalduse ja arhiivihalduse põhimõtete rakendamisel osalemine, valdkonda reguleerivate juhendite koostamine, teabe nõuetekohase säilimise ja kasutatavuse tagamine, olenemata selle jäädvustamise viisist või kandjast ning ameti teenistujate juhendamine ja nõustamine arhiivihalduslikes küsimustes. Ametikoha grupp Töötaja Eritingimused Eritingimused määratakse töölepingus. 2. Peamised teenistusülesanded Oodatavad tulemused 2.1. Osalemine osakonna arengustrateegiate  Ettepanekud on esitatud ja argumenteeritud. ja aastaplaanide väljatöötamisel ning tulemusaruannete koostamisel. 2.2. Meeskonna töö planeerimine,  Meeskond on komplekteeritud ja toimib koordineerimine, juhendamine ja ühtsena. töötulemuste eest vastutamine.  Meeskonna töö on planeeritud  Alluvatele on tööülesanded jagatud ja täitmist selgitatud.  Olemas on süsteemne ülevaade tööülesannete täitmisest ning regulaarne töötulemuste analüüs.  Ametijuhendid on koostatud ja kaasajastatud.  Alluvatega aastavestlused, regulaarsed üks ühele vestlused ning katseajavestlused on läbi viidud. 2.3. Digiarhiivi loomise ja kasutatavuse  Osaletud on digitaalselt sündinud ja tagamine. digiteeritud teabe kogumiseks, säilitamiseks ja kasutamiseks vajalike andmekogude ja teiste funktsionaalsete süsteemide loomise ja haldamise protsessides.  Tagatud on dokumendihaldussüsteemis kogutud teabe õigeaegne hävitamine.  Korraldatud on migratsioonide läbiviimine, sh teabe kaardistamine, korrektne hävitamine ning migreeritud dokumentidele säilitustähtaegade lisamine.  Võrgukettad ja pilvekeskkonnad on kaardistatud ning struktureeritud. 2.4. Arhiivihaldusega seotud  Ametisisene arhiivieeskiri on koostatud ja dokumentatsiooni tagamine. ajakohastatud.  Liigitusskeemi sisend on loodud ja vastavusse viidud kehtivate õigusaktidega.  Dokumendid ja arhivaalid on kantud kohasesse arhiivikoosseisu ülevaatesse.  Teostatud on regulaarne püsivuse ja olemikontroll.  Õigusaktide sisendid on antud vastavalt pädevusele.  Tööks vajalikud juhendid on teistele teenistujatele edastatud. 2.5. Arhivaalide Rahvusarhiivi üleandmine.  Arhivaalid, nii paberkandjal kui ka digitaalsed, on korrastatud vastavalt kehtestatud nõuetele.  Arhivaalide üleandmisel Rahvusarhiivi nõutud dokumendid on õigeaegselt ja nõuetekohaselt vormistatud.  Üleantavad arhivaalid vastavad tehnilistele vastuvõtunõuetele. 2.6. Teenistujate juhendamine ning koostöö  Tagatud on teenistujate pädev ja teiste osakondadega ja/või asutuste ja asjakohane juhendamine ja nõustamine. organisatsioonidega oma  Välja on kujunenud koostööpartnerite pädevusvaldkonnas. võrgustik.  Toimub infovahetus ja koostöö partneritega. 2.7. Pädevusvaldkonda kuuluvate  Pädevusvaldkonda kuuluvad menetlus- menetlusdokumentide koostamine ja dokumendid (kirjad, järelepärimised, tõendid allkirjastamine; ärakirjade ja väljavõtete ja teatised) on koostatud, allkirjastatud ja tõendamine. esitatud.  Ärakirjad ja väljavõtted on nõuetekohaselt koostatud. 2.8. Koostöö teiste osakondadega ja/või  Välja on kujunenud koostööpartnerite asutuste ja organisatsioonidega oma võrgustik. pädevusvaldkonnas.  Toimub infovahetus ja koostöö partneritega. 2.9. Muude pädevusvaldkonda kuuluvate  Muud tööga seotud tegevused ja projektid tegevuste korraldamine ja uuenduste on omal initsiatiivil ja/või juhtkonna algatamine. korraldusel edukalt läbi viidud.  Tehtud on põhjendatud ettepanekud töökorralduse parandamiseks või muud arendusettepanekud, mis lähtuvad ameti võimalustest ja eesmärkidest. 2.10. Hea teeninduse kokkulepete järgimine.  On järgitud ameti väärtusi ja kvaliteedinõudeid. 2.11. Vahetu juhi antud muude ühekordsete  Ülesanded on täidetud nõuetekohaselt ja ülesannete täitmine. tähtaegselt vastavalt juhistele. 3. Teenistuskoha täitjale esitatavad nõuded Haridus Esimese või teise astme kõrgharidus (infotehnoloogia, infoteadused, infokorraldus) ja soovitavalt arhivaari kutsestandardi 6. astme kutse. Erialane töökogemus 3-aastane avaliku sektori kogemus arhiivinduse valdkonnas. Keeleoskus Eesti keele oskus tasemel C1. Vene keele ja inglise keele oskus tasemel B1 Teadmised ja oskused Teksti- ja andmetöötlusprogrammide kasutamine edasijõudnu tasemel. Kogemused, oskused ja/või tahe uute infosüsteemide tundmaõppimiseks ja kasutamiseks; elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide varasem kasutamine edasijõudnu tasemel või nende administreerimine. Digiarhiivi loomise ja haldamise põhimõtete tundmine. Pilvekeskkondade süstematiseerimine ja kasutajatasandil administreerimise kogemus. Kasuks tuleb XMLide ja XLSide loomise, lugemise ja töötlemise oskus või potentsiaal ja tahe nende oskuste omandamiseks.  Isikuomadused Hoolivus, asjatundlikkus, koostöövõime, uuendusmeelsus, analüüsivõime, korrektsus, empaatiavõime, juhendamisoskus, pingetaluvus, abivalmidus, loovus 4. Õigused ja vastutus Õigused  teha kaugtööd kokkuleppel vahetu juhiga;  kasutada kõiki ameti esindusi töö tegemiseks;  saada tööülesannete täitmiseks vajalikku infot, sh ligipääse tööks vajalikele infosüsteemidele;  saada tööalast juhendamist ja põhjendatud juhul supervisiooni;  osaleda ja esindada ametit oma valdkonna piires töörühmades, koolitustel jne;  vastu võtta otsuseid oma pädevuse piires. Vastutus  teenistusülesannete tulemusliku täitmise eest vastavalt ametijuhendile, ameti põhimäärusele, äriprotsesside töövoogudele ja muudele kehtivatele õigusaktidele, juhenditele ning püstitatud eesmärkidele;  teenistusülesannete täitmiseks antud riigi vara heaperemeheliku kasutamise eest;  teenistusülesannete täitmisega seoses teatavaks saanud isikuandmete, riigisaladuse ning muu juurdepääsupiiranguga teabe ja konfidentsiaalse info hoidmise eest;  andmebaaside ja infosüsteemide turvalise ja sihipärase kasutamise eest;  oma kvalifikatsiooni hoidmise ning täiendamise eest;  ameti maine hoidmise eest enda poolt vahendatavas teabes ja oma tegevustes. Ametijuhend vaadatakse üle kord aastas vahetu juhiga või töökorralduse muutumisel.