Asutuste asjaajamisekeel ja menetlustoimingute tähtaeg

Teie nr Riigi Tugiteenuste Keskus [email protected] Meie 23.12.2024 nr 7-4/241901/2407534 Asutuste asjaajamiskeel ja menetlustoimingute tähtaeg Lugupeetud peadirektor OÜ Setomaa Haldus palus õiguskantsleril kontrollida, kas Riigi Tugiteenuste Keskus on äriühingut puudutavas haldusmenetluses käitunud õiguspäraselt. Äriühing ei ole rahul, et RTK on talle koostanud ingliskeelsed dokumendid ning ei ole saatnud dokumentide eestikeelseid tõlkeid ka pärast nende taotlemist. Õiguskantsler ei anna hinnangut kavandatava haldusakti (finantskorrektsiooni otsuse) sisulise õiguspärasuse kohta (õiguskantsleri seaduse § 25 lg 3 p 4), kuid saab hinnata, kas haldusmenetluse läbiviimine vastab hea halduse tavale. Seaduste ega hea halduse tavaga ei ole kooskõlas see, et haldusorgan koostab ja saadab menetlusosalisele haldusmenetluses üksnes ingliskeelsed dokumendid. Haldusmenetluses tuleb anda menetlusosalisele konkreetne tähtaeg oma arvamuse ja vastuväidete esitamiseks. Ingliskeelses haldusakti eelnõus ei ole seda tähtaega määratud. See ei ole kooskõlas hea halduse tavaga, kuna eelnõu saaja ei tea, mis ajaks temalt vastust oodatakse, ning võib jääda mulje, et tema vastusega lõpliku haldusakti andmisel ei arvestatagi. Hea halduse tavaga ei ole kooskõlas ka see, et RTK pole vastanud avaldaja taotlusele saada RTK koostatud ingliskeelsetest dokumentidest eestikeelsed tõlked. Hea halduse põhimõtte kohaselt viiakse haldusmenetlus läbi eesmärgipäraselt ja tõhusalt, samuti võimalikult lihtsalt ja kiirelt, vältides üleliigsete kulutuste ja ebameeldivuste tekitamist isikutele. Kui seaduses ei ole ette nähtud konkreetseid tähtaegu, tuleb menetlusosalistele vastata ja nende taotlused lahendada mõistliku aja jooksul. Palun koostage edaspidi kõik menetlusdokumendid ja haldusaktid eesti keeles. Haldusmenetluses juba koostatud võõrkeelsed dokumendid tuleb tõlkida eesti keelde ja edastada tõlked avaldajale esimesel võimalusel. Palun andke avaldajale ka selge tähtaeg oma arvamuse esitamiseks. Ootan Teilt tagasisidet, kuidas olete soovitust järginud. Haldusmenetlus tuleb läbi viia eesti keeles 1. Eesti Vabariigi põhiseaduse § 52 lõike 1 kohaselt on riigiasutuste asjaajamiskeel eesti keel. Eesti keeles tuleb läbi viia ka haldusmenetlus. See nõue on sätestatud haldusmenetluse seaduse (HMS)  2 § 20 lõikes 1. Keeleseaduse § 8 lõige 1 näeb ette, et igaühel on õigus riigiasutustega asju ajada ja suhelda eesti keeles. 2. Järelikult tuleb kõik haldusmenetluse dokumendid koostada eesti keeles ja lisada võõrkeelsetele dokumentidele nende eestikeelsed tõlked. 3. RTK koostas haldusmenetluses avaldajale ingliskeelse haldusakti eelnõu ning sõlmis temaga rahastamislepingu üksnes inglise keeles. 4. Kui äriühingule saadetakse võõrkeelne haldusakti eelnõu, ei ole kohaselt tagatud tema ärakuulamisõigus (HMS § 40 lg 1), kuivõrd isik ei pruugi dokumendi sisust õigesti aru saada ning seetõttu oma seisukohta esitada. See piirab ka isiku õigust pöörduda oma õiguste kaitseks halduskohtusse, kuna kohtumenetlus toimub eesti keeles (halduskohtumenetluse seaduse § 80 lg 1). Arvamuse ja vastuväidete esitamise tähtaeg 5. RTK andis 16.09.2024 ingliskeelses kirjas (nr 11.1-14/24/2115-1) avaldajale teada, et sellele kirjale vastamisega kasutab avaldaja ühtlasi võimalust olla ära kuulatud ning et avaldaja arvamust ja vastuväiteid arvestatakse finantskorrektsiooni otsuse tegemisel.1 6. RTK kinnitas oma 17.12.2024 vastuses õiguskantsleri nõunikule, et tegemist on haldusakti eelnõuga. Lisaks selgitas RTK, et finantskorrektsiooni otsus on koostamisel. 7. HMS § 40 lõikes 1 on sätestatud, et enne haldusakti andmist peab haldusorgan andma menetlusosalisele võimaluse esitada kirjalikus, suulises või muus sobivas vormis asja kohta oma arvamus ja vastuväited. 8. Ärakuulamisõiguse tagamine peab olema tegelik ja tõhus (Riigikohtu 28.04.2014 otsus nr 3-3- 1-52-13, punkt 34). Ärakuulamine on tegelik ja tõhus üksnes siis, kui selles toodud väited ja tõendid võivad reaalselt mõjutada ja muuta lõppotsust. Kui selline võimalus puudub, on ärakuulamise võimaldamine pelk formaalsus, mis jätab taotlejale vale arusaama, et tal on võimalik haldusmenetluse tulemuse suhtes kaasa rääkida. Haldusorganil on kohustus menetlusosaline ära kuulata ning arvestada tema esitatud teavet haldusakti andmisel (vt Riigikohtu 19.12.2006 otsus nr 3-3-1-80-06, punkt 20 ja seal viidatud lahendid). 9. Kuna haldusakti eelnõu on esitatud avaldajale inglise keeles ja talle pole seni saadetud eelnõu eestikeelset tõlget, ei ole avaldajale tagatud ärakuulamist. Peale selle puudub ingliskeelses dokumendis tähtaeg, mis ajaks RTK avaldajalt arvamust ja vastuväiteid ootab. 10. Küsimus on selles, kas RTK lähtus haldusmenetlust läbi viies HMS §-s 5 sätestatud haldusmenetluse läbiviimise eesmärgipärasuse põhimõttest ja HMS § 40 lõikest 1, mis näevad ette, et menetlusosalisele antakse võimalus avaldada oma arvamust enne haldusakti andmist. 11. Arvamuse avaldamiseks tähtaega määrates tuleb lähtuda HMS § 5 lõikest 4, mis näeb ette, et menetlustoimingud viiakse läbi viivituseta, kuid mitte hiljem kui seaduses või määruses sätestatud tähtaja jooksul. Haldusorganil tuleb menetluse käiku planeerida lähtudes menetluse asjaoludest ning anda menetlusosalisele arvamuse andmiseks mõistlik ja selge tähtaeg. Samuti tuleb haldusorganil üheselt mõistetavalt selgitada menetlusosalisele tema õigusi ja kohustusi (HMS § 36 lõige 1). 1 Kirjas on öeldud: „Please be informed, that the response to this letter will be considered as your use of the right to be heard and your comments/explanations will be added to the financial correction decision.“  3 12. RTK märkis oma kirjas vaid seda, et avaldaja vastust käsitletakse arvamuse andmisena. Selline selgitus, ilma konkreetse tähtajata, ei ole hea haldusega kooskõlas. Avaldaja ei tea, mis ajaks temalt vastust oodatakse ja kas tema vastust lõpliku otsuse tegemisel arvestatakse. 13. Ärakuulamisõiguse tagamise seab kahtluse alla ka RTK vastus õiguskantsleri nõunikule, et finantskorrektsiooni otsus on juba koostamisel. Samas ei ole avaldajale seni saadetud haldusakti eelnõu eestikeelset tõlget ning avaldaja ei ole saanud selle kohta oma arvamust avaldada. Taotlusele vastamine 14. Avaldaja esitas RTK-le 10.10.2024 e-kirjaga taotluse saada rahastamislepingu ja 16.09.2024 kirja eestikeelsed tõlked. RTK ei ole avaldaja taotlusele vastanud. 15. RTK vastas õiguskantsleri nõunikule 17.12.2024, et tagab avaldaja taotluses küsitud eestikeelsed tõlked, kuid ei täpsustanud, millal tõlked saadetakse. 16. Hea halduse tava näeb ette, et haldusorgan peab vastama menetlusosalise e-kirjadele ja taotlustele. Eriti tähtis on vastata menetlusosalisele juhul, kui see puudutab tema õigusi ja kohustusi menetluses. Praegusel juhul oleneb tõlgete saatmisest avaldaja õigus olla menetluses ära kuulatud. 17. Palun vastake avaldaja taotlusele. Lugupidamisega /allkirjastatud digitaalselt/ Ülle Madise Teadmiseks: avaldaja, Keeleamet Ivika Nõukas 693 8419 [email protected] Saatja: [email protected] Saaja: "RTK Info" <[email protected]> Teema: Riigi Tugiteenuste Keskus_soovitus Kuupäev: 2024-12-23 09:28 Tähelepanu! Kiri saabus väljastpoolt ametit/RM valitsemisala. Palume linke ja faile mitte avada, kui kiri on saabunud tundmatult aadressilt! <http://www2.rik.ee/delta/ok_logo.png> Tere! Teile on saadetud Õiguskantsleri Kantselei dokumendihaldussüsteemi Delta kaudu dokument Riigi Tugiteenuste Keskus_soovitus, mis on registreeritud 23.12.2024, registreerimisnumbriga 7-4/241901/2407534. Dokument avaneb DigiDoc Client programmi abil, mille saab arvutisse tasuta alla laadida aadressilt http://www.id.ee Kontaktinfo E-R 09.00-17.00 Kohtu 8, 15193 TALLINN e-post: [email protected] <mailto:[email protected]> telefon 693 8404