Leping

Lisa1. Pärnu riigimaja 0 korruse plaan  Lisa1. Pärnu riigimaja 1 korruse plaan  Lisa1. Pärnu riigimaja 2 korruse plaan  Lisa1. Pärnu riigimaja 3 korruse plaan  Lisa1. Pärnu riigimaja 4 korruse plaan RAM Statistikaamet  Lisa1. Pärnu riigimaja 5 korruse plaan Luuk laes vakants Riigi Tugiteenustekeskus Regionaal ja Põllumajandusministeerium  Lisa 2 Riigimaja kasutajate hea koostöö põhimõtted 1. Üldised põhimõtted 1.1. Käesolev dokument reguleerib Pärnu Akadeemia 2 asuva hoone (edaspidi riigimaja) ühise kasutamise põhimõtteid, mh riigimaja töö korraldamist ja juhtimist, riigimaja ruumide kasutamist, riigimaja kasutajate koostööd ning vaidluste lahendamist ja vastutust. 1.2. Riigimaja eesmärgiks on pakkuda kodanikele riigi avalikke teenuseid ühest asukohast ning võimaldada riigiasutusele (edaspidi kasutajad või kasutaja) paindlikku ruumikasutust. 1.3. Riigimaja toimimist koordineerib ja toetab kasutusse andja. 1.4. Riigimaja suhtes tehakse otsuseid lähtuvalt koostöö ja võrdsuse põhimõttest ning riigi ressursside optimaalsest kasutuse viisist. 2. Riigimaja töö korraldamine ja juhtimine 2.1. Riigimaja kasutamisel teevad kasutajad koostööd eesmärgiga saavutada riigimaja kasutajate huvidele vastav ja kodanikele parima riigiteenuse pakkumist võimaldav terviklik lahendus. 2.2. Kasutusse andja: 2.2.1. koordineerib kasutajate ruumide kasutamist ning teeb ettepanekuid parimate ja optimaalsete lahenduste leidmiseks; 2.2.2. täidab oma pädevuses olevaid ülesandeid hoolikalt ning professionaalselt; 2.2.3. kohtleb ülesannete vastuvõtmisel, samuti ülesannete täitmisel kõiki kasutajaid võrdselt ja erapooletult, lähtudes muu hulgas ka hoone ruumiprogrammi parimast võimalikust kasutamisviisist (sh arvestades riigi kinnisvarastrateegias sätestatud eesmärke); 2.2.4. monitoorib regulaarselt kasutajate rahulolu töökeskkonnaga; 2.2.5. esindab kasutajaid teiste isikute või asutuste ees kasutusse andja pädevuses olevate ülesannetega seotud küsimustes (sh suhtluses Riigi Kinnisvara Aktsiaseltsiga täiendavate parendustöödega seotud küsimustes). 2.3. Riigimaja sujuva toimimise tagamiseks korraldab kasutusse andja kasutajate esindajatega regulaarseid koosolekuid (sh elektrooniliste vahendite kaudu), mille otsustest lähtuvalt lepitakse kokku riigimaja parim töökorraldus. Iga kasutaja võib esitada soovi koosoleku kokkukutsumiseks. Otsused võetakse vastu konsensuse alusel. Koosoleku otsused fikseeritakse vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. 2.4. Kasutaja: 2.4.1. tagab kasutusse andjale tema ülesannete täitmiseks vajaliku teabe õigeaegse esitamise; 2.4.2. pöördub väiksemate haldusküsimuste lahendamiseks otse Riigi Kinnisvara Aktsiaseltsi poole aadressil [email protected]. 3. Riigimaja ruumide kasutamine 3.1. Riigimaja kasutamine toimub ühtsete põhimõtete alusel lähtudes mh võrdsuse põhimõttest ja parimast ruumi kasutusest. 3.2. Kasutaja tagab, et tema valduses olevaid ruume kasutatakse optimaalselt ning reaalsest vajadusest lähtuvalt. 3.3. Ühiste ruumide kasutamisel arvestatakse teiste kasutajatega ning vajaduse muutumisel tagatakse ruumide vabastamine broneeringust. 3.4. Täiendavate parendustööde vajadus räägitakse läbi kasutusse andjaga ning finantseeritakse parendustööde iseloomust lähtuvalt. 3.5. Ruumide kasutamise vajaduse muutumisest või lõpetamisest teavitab kasutaja kasutusse andjat eelnevalt kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil. Kasutusse andja annab kasutajale tagasiside esimesel võimalusel. 4. Vastutus 4.1. Iga kasutaja vastutab oma tegevuse või tegevusetusega (sh seotud isikutega) tekitatud kahju eest.  Lisa 3 Riigimaja kodukord (Akadeemia 2, Pärnu) 1. Eesmärk Riigimaja kodukord kehtestab ühised käitumisreeglid kõikidele hoone kasutajatele (sh teenistujatele), mis on vajalikud hoone ohutuks, säästvaks ja pikaajaliseks eesmärgipäraseks kasutamiseks. 2. Mõisted 2.1. Teenistuja – kasutajaga töö- või teenistussuhtes olev töötaja või ametnik või muus sarnases õigussuhtes olev isik (sh praktikant), kelle töö- või teenistusülesannete täitmise koht asub hoones; 2.2. Infotöötaja – riigimaja igapäevase toimimise eest hoolt kandev isik; 2.3. Läbipääsukaart - alaline või ajutine läbipääsuvahend hoones liikumiseks; 2.4. RKAS – Riigi Kinnisvara Aktsiaselts. 3. Kontaktandmed 3.1. Riigimaja teenindamisega seotud küsimused ja infotöötaja – [email protected]; 3.2. Hoone haldamisega (sh rikked, avariid) seotud küsimused - [email protected] või telefon 605 0000. 4. Turvalisus hoones 4.1. Hoones viibides tuleb lisaks sellele riigimaja kodukorrale juhinduda tulekahju korral tegutsemise plaanist (tutvustab asutus). 4.2. Hoones liikumine ja ohutusnõuded: 4.2.1 Hoones on tehniline valve. Valvesüsteemi logisid hoitakse alles 24 kuud, videosalvestusi säilitatakse vähemalt 30 päeva. Logidele ja/või salvestuste vaatamiseks/saamiseks tuleb pöörduda halduri poole. 4.2.2 Hoone on valvest maast esmaspäevast reedeti kella 07.00-22.00. Automaatse valvestuse ajal on teenistujatel ruumide kasutus võimalik üksnes RKAS sõlmitud erikokkuleppe alusel. Täpsem kirjeldus on leitav hoone sisekorraeeskirjast. 4.2.3 Teenistuja teavitab hoones ilmnenud riketest, nt ukse mittesulgumisest, läbipääsusüsteemi (kaardilugeja) tõrgetest, tehnilise valvesüsteemi riketest jne, RKASi kliendituge telefonil 605 0000 või e-posti aadressil [email protected]. 4.2.4 Suure võimsusega elektriseadmeid (nt soojapuhur, radiaator, ventilaator jne) võib ühendada vooluvõrku kooskõlastatult kasutusse andjaga. 4.2.5 Lahtist tuld ei tohi hoones kasutada. 4.2.6 Tulekahju häirekellade rakendumise või tulekahju tunnuste avastamise korral tuleb juhinduda tulekahju korral tegutsemise plaanist ning teadustussüsteemi või muude sidekanalite kaudu või evakuatsioonijuhi suuliselt antavatest korraldustest. 4.2.7 Esmaabivahendid asuvad infotöötaja juures fuajees ja II korruse puhkeruumis märgistatud sahtlis. 4.2.8 Lemmiklooma kaasavõtmisel tuleb arvestada teiste teenistujate ja külalistega. Vajadusel lepitakse tööalal kokku vastavad käitumisreeglid.  4.3 Läbipääsukaart: 4.3.1 Läbipääsukaardi väljastab infotöötaja, kui ei ole kokku lepitud teisiti. Kui läbipääsukaardi väljastab asutus, siis tuleb sellest informeerida infotöötajat. 4.3.2 Läbipääsukaardi vastuvõtmisel kinnitab teenistuja kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis selle kätte saamist ning kohustub tagama kaardi säilimise. 4.3.3 Hoonesse sisenedes ja sealt väljudes ning hoones liikudes avab teenistuja uksed talle väljastatud läbipääsukaardiga, registreerides nii oma liikumised kaardilugejas. 4.3.4 Läbipääsukaardiga avatavad uksed peavad peale nende läbimist sulguma. Kui ust on vaja erandkorras avatuna hoida, veendub teenistuja, et uks saaks peale toimingute lõppemist suletud. Läbipääsukaardiga piiratud alale sisenedes veendub teenistuja, et koos temaga ei siseneks läbipääsukaarti mitteomav isik. Vajaduse korral suunab teenistuja läbipääsukaarti mitteomava isiku infotöötaja juurde. 4.3.5 Läbipääsukaardi kaotamisest, vargusest, rikkumisest või selle muul viisil kasutamiskõlbmatuks muutumisest on teenistuja kohustatud esimesel võimalusel teavitama infotöötajat või asutust, kes korraldab kaardi sulgemise. 4.3.6 Läbipääsukaardile ei ole lubatud kanda enda ega oma töökoha andmeid. 4.3.7 Läbipääsukaart on isiklikuks kasutamiseks, selle andmine teistele isikutele ei ole lubatud. 4.3.8 Alalised läbipääsukaardid väljastatakse teenistujatele, kelle alaline töö- või teenistuskoht asub hoones. Erisused tuleb kasutusse andjaga eelnevalt kokku leppida. 4.3.9 Ajutised läbipääsukaardid väljastatakse hoone kasutajatele, kellel on vaja läbipääsukaarti ajutiselt ja kelle alaline töö- või teenistuskoht asub mujal. Ajutine läbipääsukaart tagastatakse infotöötajale igakordselt hoonest lahkumisel. 4.3.10 Hoonet hooldavatel ja teenindavatel isikutel (nt ehitajad, kolijad, koristajad vm teenusepakkujad) on õigus hoonesse siseneda kooskõlastatult infotöötajaga ja kasutaja tööruumidesse kooskõlastatult kasutajaga. 4.4 Külaliste, klientide ja posti vastuvõtmine hoones: 4.4.1 Hoone fuajeesse on külalistel ja klientidel tööpäevadel vaba juurdepääs kokku lepitud lahtioleku aegadel. 4.4.2 Külalisele või kliendile ei anta iseseisvaid läbipääsuõiguseid kasutaja tööruumidesse. Kui külaline või klient saabub hoonesse eelnevalt teenistujaga kooskõlastamata, võtab infotöötaja teenistujaga ühendust. 4.4.3 Hoones viibivad külalised ja kliendid on vastu võtva teenistuja vastutusel. Tulekahju või muu erakorralise sündmuse korral tagab külalise või kliendi turvalise väljumise hoonest tema vastu võtnud teenistuja. 4.4.4 Ametlikku posti ja saadetisi, mis on adresseeritud kasutajatele, võtab vastu infotöötaja. Teenistujate töö- või teenistusülesannete täitmisega mitteseotud saadetisi infotöötaja vastu ei võta. 5. Ühiskasutuses ruumide ning parkla kasutuspõhimõtted: 5.1 Korruste nõupidamis- ja vestlusruumid on ette nähtud ametialaste kokkusaamiste jaoks ja broneeritavad Outlookis. Nõupidamise või ürituse ettevalmistamiseks, sh teenindamiseks, kogunemiseks ning hiljem ruumi esialgse paigutuse taastamiseks tuleb ruum broneerida piisava ajavaruga. 5.2 Külaliste teenindamine on soovitatav viia läbi esimesel korrusel. 5.3 Juhul, kui hoones toimub üritus, siis teenindava teenusepakkuja esindajat (nt catering, tehnikud jne) juhendab üritust korraldav teenistuja. Riigimajas korraldatavate ürituste toitlustamisel piirdutakse kohvilaua ja külmade suupistete serveerimisega.  5.4 Teenistuja kannab hoolt, et ühiseid ruume nagu klienditeenindusala, korruste nõupidamisruume, köögi- ja puhkeruume kasutatakse heaperemehelikult ja säästlikult. Ruumist lahkudes veendub teenistuja, et ruum on korras, tuled kustutatud, eemaldatud sinna kaasavõetud asjad, materjalid ja sööginõud. 5.5 Kui plaanitava nõupidamise või ürituse tarbeks on vajalik ruumi sisustuse ümberpaigutamine ja sisustus seda võimaldab, organiseerib selle nõupidamise korraldaja. Nõupidamise lõppedes tuleb sisustuse esialgne paigutus taastada. 5.6 Ruumides paikneva sisustuse, sealhulgas mööbli ümberpaigutamisest teistesse ruumidesse tuleb teavitada infotöötajat (v.a toolide liigutamine oma asutuse piires). 5.7 Reklaammaterjali jagamine ja eksponeerimise asukoht avalikel aladel räägitakse eelnevalt läbi kasutusse andjaga. 5.8 Ametisõidukite parklat ei ole. 6. Suitsetamine on lubatud hoonest väljaspool järgides tuleohutusalaseid nõudeid (mitte suitsetada akende all). 7. Kodukorra reeglite täitmist kontrollib infotöötaja, v.a kasutaja kasutuses olevates tööruumides, kus turvalisuse nõuete eest vastutab kasutaja.  PÄRNU RIIGIMAJA KASUTAMISE KOKKULEPE NR 1.9-9/193 Rahandusministeerium, registrikood 70000272, asukoht Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn, mida esindab kantsler Merike Saks (edaspidi „kasutusse andja“) ja Riigi Tugiteenuste Keskus, registrikood 70007340, asukoht Lõkke 4, 10122 Tallinn, mida esindab põhimääruse alusel peadirektor Pärt-Eo Rannap (edaspidi „kasutaja“), edaspidi koos nimetatud pooled, leppisid Akadeemia 2, Pärnu asuva riigimaja (edaspidi riigimaja) kasutamiseks kokku, et: 1. Pooled teevad koostööd riigimaja parima toimimise huvides. 2. Kasutaja kasutuses ruumid (edaspidi „ruumid“) on toodud kokkuleppe lisas 1 olevatel plaanidel. Ruumide kasutust muudetakse või ruumide kasutamine lõpetatakse poolte volitatud esindajate kokkuleppel kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis ning need on kokkuleppe osaks. Eraldi kokkuleppe muudatust ei sõlmita. Pärast muudatus(t)e tegemist edastatakse asutusele muutunud pinnaandmed ja uued plaanid (Lisa 1). 3. Ruumide kasutamisel lähtutakse riigimaja kasutajate hea koostöö põhimõtetest (lisa 2) ja Pärnu riigimaja kodukorrast (lisa 3). Kodukorda tutvustab teenistujatele kasutaja. Lisade 2 ja 3 muutmine otsustatakse riigimaja kasutajate (mh kasutusse andja) konsensusliku otsuse alusel ning need on kokkuleppe osaks. Eraldi kokkuleppe muudatusi ei sõlmita. 4. Poolte volitatud esindajad ja teabevahetus 4.1 Pooled nimetavad oma volitatud esindajateks kokkuleppe täitmisega: 4.1.1 Kasutusse andja volitatud esindaja: Kaidi Rand, tel 5690 9433, e-post [email protected], või teda asendav isik. 4.1.2 Kasutaja volitatud esindaja: Heili Susi, tel 663 8219, e-post [email protected] või teda asendav isik. 4.2 Volitatud esindajatel on õigus esindada poolt kõikides kokkuleppe täitmisega seotud küsimustes, sh lisa 2 muutmisel ning lisa 3 sõlmimisel ja muutmisel. Volitatud esindaja muutumisest teavitatakse teist poolt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, mis loetakse kokkuleppe osaks ja eraldi kokkuleppe muudatust täiendavalt ei sõlmita. 4.3 Teabevahetus käesoleva kokkuleppe täitmiseks võib toimuda nii suuliselt kui ka kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Teadete edastamine toimub üldjuhul telefoni, e-posti või muu selleks sobiva infosüsteemi teel. 5. Kokkuleppe juurde kuuluvad lisad: 1. Pärnu riigimaja plaanid; 2. riigimaja kasutajate hea koostöö põhimõtted; 3. Pärnu riigimaja kodukord. /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/ Kasutusse andja Kasutaja