Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021-2027

1. RIIGI TUGITEENUSTE KESKUSE TOETUSTE VALDKONNA TÖÖKORD PROGRAMMPERIOODIDEKS 2014-2020/ 2021-2027 VERSIOON 12 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1.1 1. ÜLDOSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1.1.1 1.1. LÜHENDID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.1.2 1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 1.1.2.1 1.2.1. Eesmärk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 1.1.2.2 1.2.2. Kasutusulatus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 1.1.2.3 1.2.3. Vastutajad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 1.1.2.4 1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 1.1.2.5 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 1.1.2.5.1 Töökorra lisad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 1.1.3 1.3. ASUTUSE STRUKTUUR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 1.1.4 Andmed RTK toetuste valdkonna töökorra (TPK) muutmise kohta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 1.2 2. TOETUSTE KORRALDAMISE OSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 1.2.1 2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 1.2.1.1 2.1.1. KA_RKA_RKÜ vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK_NMFA_FMC teavitamine süsteemi valmisolekust . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 1.2.1.2 2.1.2. Minimaalsetele nõuetele vastavuse kontrollimine RA, RÜ ja PO tööprotseduurides ning RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa andmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 1.2.1.3 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 1.2.1.4 2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse kooskõlastamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . 33 1.2.1.5 2.1.5. Norra_EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess 34 1.2.1.6 2.1.6. Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 1.2.1.7 2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee) asutamise ja rakendamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 1.2.1.8 2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 1.2.1.9 2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 1.2.1.10 2.1.10 Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee asutamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 1.2.1.11 2.1.11 EŠK programmi toetusmeetme taotluse ja EŠK toetusmeetme lepingu/toetusmeetme rakendamise lepingu ettevalmistamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 1.2.1.12 2.1.12 Šveitsi toetusmeetme partneriga sõlmitava partnerluslepingu vastavuskontroll RKÜ-s . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 1.2.2 2.2. TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 1.2.2.1 2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 1.2.2.2 2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimine ja maksete teostamine ning EŠK TA meetme makse esitamine ja finantsaruandlus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 1.2.2.3 2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja esitamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 1.2.2.4 2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 1.2.2.5 2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 1.2.2.6 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 1.2.2.7 2.2.7. Õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 1.2.2.8 2.2.8. Norra_EMP MoU muutmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 1.2.2.9 2.2.9. Norra_EMP programmilepingute muutmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 1.2.2.10 2.2.10. Norra_EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise protsess . . . 76 1.2.2.11 2.2.11. Norra_EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . 77 1.2.2.12 2.2.12 EŠK programmi toetusmeetme lepingu ja toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess . . . . . . . . 78 1.2.2.13 2.2.13 Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 1.2.2.14 2.2.14 Rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 1.2.3 2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . . 83 1.2.3.1 2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi koostamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 1.2.3.2 2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 1.2.3.3 2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite meetmete nimekirja muutmise protsess . . . . . . . . . . 86 1.2.3.4 2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 1.2.3.5 2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 1.2.3.6 2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane tulemuslikkuse hindamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 1.2.3.7 2.3.7. EL struktuurivahendite ja EŠK hindamiste protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 1.2.3.8 2.3.8. Rahastamisvahendite aruannete kontroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 1.2.3.9 2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . 96 1.2.3.10 2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 1.2.3.11 2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Šveitsi-Eesti koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess . . . . 98 1.2.3.12 2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 1.2.3.13 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess . . . . . . . . . . . . . . 101 1.2.3.14 2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 1.2.3.15 2.3.15. Vaiete menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 1.2.3.16 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 1.2.3.17 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 1.2.3.18 2.3.18. Euroopa Komisjoni SFC infovahetussüsteemi haldamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 1.2.3.19 2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 1.2.3.20 2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi tasandil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 1.3 3. TOETUSTE RAKENDAMISE OSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 1.3.1 3.1. TOETUSTE TAOTLEMISEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121  1.3.1.1 3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 1.3.1.2 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 1.3.1.3 3.1.3. Investeeringute kavasse kantud projektide taotluste vastuvõtmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 1.3.1.4 3.1.4. Otsustusprotsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 1.3.1.5 3.1.5. Perioodi 2021-2027 SV administratsiooni TA projekti ja EŠK TA meetme projekti ning käskkirja alusel projekti SFOSi sisestamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 1.3.2 3.2. KONTROLLITOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 1.3.2.1 3.2.1. Maksete protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 1.3.2.1.1 3.2.1.1. Maksete prognoosi kontrollimise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 1.3.2.1.2 3.2.1.2. Ettemakse menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 1.3.2.1.3 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 1.3.2.1.4 3.2.1.4. Makse RTK algatusel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 1.3.2.2 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 1.3.2.3 3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 1.3.2.4 3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 1.3.2.5 3.2.5. Andmekorje protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 1.3.2.6 3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 1.3.2.7 3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 1.3.3 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 RIIGI TUGITEENUSTE KESKUSE TOETUSTE VALDKONNA TÖÖKORD PROGRAMMPERIOODIDEKS 2014-2020/ 2021- 2027 VERSIOON 12 Info Versioon: 12 1. ÜLDOSA 1.1. LÜHENDID 1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED 1.2.1. Eesmärk 1.2.2. Kasutusulatus 1.2.3. Vastutajad 1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid Töökorra lisad 1.3. ASUTUSE STRUKTUUR Andmed RTK toetuste valdkonna töökorra (TPK) muutmise kohta 2. TOETUSTE KORRALDAMISE OSA 2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID 2.1.1. KA_RKA_RKÜ vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK_NMFA_FMC teavitamine süsteemi valmisolekust 2.1.2. Minimaalsetele nõuetele vastavuse kontrollimine RA, RÜ ja PO tööprotseduurides ning RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa andmise protsess 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess 2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse kooskõlastamise protsess 2.1.5. Norra_EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess 2.1.6. Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess 2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee) asutamise ja rakendamise protsess 2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele 2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine 2.1.10 Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee asutamine 2.1.11 EŠK programmi toetusmeetme taotluse ja EŠK toetusmeetme lepingu/toetusmeetme rakendamise lepingu ettevalmistamine 2.1.12 Šveitsi toetusmeetme partneriga sõlmitava partnerluslepingu vastavuskontroll RKÜ-s 2.2. TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD PROTSESSID 2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus 2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimine ja maksete teostamine ning EŠK TA meetme makse esitamine ja finantsaruandlus 2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja esitamise protsess 2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess 2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess 2.2.7. Õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess 2.2.8. Norra_EMP MoU muutmise protsess 2.2.9. Norra_EMP programmilepingute muutmise protsess 2.2.10. Norra_EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise protsess 2.2.11. Norra_EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess 2.2.12 EŠK programmi toetusmeetme lepingu ja toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess 2.2.13 Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine 2.2.14 Rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess 2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD PROTSESSID 2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi koostamise protsess 2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess 2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite meetmete nimekirja muutmise protsess 2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess 2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess 2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane tulemuslikkuse hindamine 2.3.7. EL struktuurivahendite ja EŠK hindamiste protsess  2.3.8. Rahastamisvahendite aruannete kontroll 2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess 2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess 2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Šveitsi-Eesti koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess 2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess 2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess 2.3.15. Vaiete menetlemise protsess 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess 2.3.18. Euroopa Komisjoni SFC infovahetussüsteemi haldamise protsess 2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess 2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi tasandil 3. TOETUSTE RAKENDAMISE OSA 3.1. TOETUSTE TAOTLEMISEGA SEOTUD PROTSESSID 3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess 3.1.3. Investeeringute kavasse kantud projektide taotluste vastuvõtmise protsess 3.1.4. Otsustusprotsess 3.1.5. Perioodi 2021-2027 SV administratsiooni TA projekti ja EŠK TA meetme projekti ning käskkirja alusel projekti SFOSi sisestamine 3.2. KONTROLLITOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESSID 3.2.1. Maksete protsess 3.2.1.1. Maksete prognoosi kontrollimise protsess 3.2.1.2. Ettemakse menetlemise protsess 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess 3.2.1.4. Makse RTK algatusel 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess 3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess 3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess 3.2.5. Andmekorje protsess 3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess 3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD 1. ÜLDOSA 1.1. LÜHENDID 1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED 1.2.1. Eesmärk 1.2.2. Kasutusulatus 1.2.3. Vastutajad 1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid 1.3. ASUTUSE STRUKTUUR Andmed RTK toetuste valdkonna töökorra (TPK) muutmise kohta 1.1. LÜHENDID AA – auditeeriv asutus. EŠK korral on AA programmi auditeerimisüksuseks. Abifond – Euroopa abifond enim puudust kannatavate isikute jaoks AFCOS – Anti-Fraud Co-ordinating Service AI – tehisaru AK – asutusesiseseks kasutamiseks Arendustsükkel – kokkulepitud ajaperiood, mille jooksul realiseeritakse kokkulepitud arendused AvTS – Avaliku teabe seadus Confluence – dokumentide töötlemise keskkond DHO – Riigi Tugiteenuste Keskuse dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakond DHS – dokumendihaldussüsteem DNSH- Ei kahjusta oluliselt põhimõte Doonorid – Island, Liechtenstein ja Norra e-toetus – struktuuritoetuse registri toetuse saaja poolne keskkond ECA – Euroopa Kontrollikoda EGF – Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fond EIF – Euroopa Investeerimisfond EIS- Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutus EK – Euroopa Komisjon EL – Euroopa Liit ERF – Euroopa Regionaalarengu Fond ESF – Euroopa Sotsiaalfond ESF+ – Euroopa Sotsiaalfond+ EŠK – Šveitsi-Eesti koostööprogramm EŠK raamkokkulepe – Eesti Vabariigi Valitsuse ja Šveitsi Liidunõukogu vahelise EL-s majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks EL valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise raamkokkulepe EŠK regulatsioon – EL-s majanduslike ja sotsiaalerinevuste vähendamiseks EL valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise regulatsioon FKO – finantskorrektsiooni otsus FMC – EMP mehhanismi juhtkomitee, mis on määratud doonorriikide Standing Commitee poolt (Financial Mechanism Committee) FMO – Norra/EMP finantsmehhanismide kantselei, kes vastutab doonorite nimel finantsmehhanismide jooksva rakendamise eest (Financial Mechanism Office). Kui õigusaktist tuleneb kohustus esitada dokumendid NMFA-le või FMC-le, siis esitatakse tehniliselt materjalid FMO-le GRACE – FMO infosüsteem HL- hankeleping IMS – Irregularity Management System IA – Norra/EMP rikkumiste asutus (Irregularities Authority) IKT – Info-ja kommunikatsioonitehnoloogia Infospetsialist – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste rakendamise osakonna infospetsialist ISO – Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemide arendamise osakond JIRA – projektihalduse keskkond, kus toimub Riigi Tugiteenuste Keskuse osakondade tööülesannete täitmise haldamine JKS – juhtimis- ja kontrollisüsteem JCBF – Kahepoolsete suhete juhtkomisjon (Joint Commitee for Bilateral Funds) KA – struktuurivahendite korraldusasutus KAMIN – korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse väljamaksmise ja elluviimise kontrollimisele Kaudne abisaaja – ettevõtja, kes saab projekti raames mitterahalises vormis riigiabi või vähese tähtsusega abi KD – kuludokumendid KL – kontroll-leht Kliima meetmed – RTK poolt rakendatavad meetmed kohaliku omavalitsuse hoonete energiatõhusaks muutmiseks, KOV haridushoonete energiatõhusaks muutmiseks, KOV-i hoolekandeasutuste hoonetes energiatõhususe ja taastuvenergia kasutuse edendamiseks ja keskvalitsuse hoonete energiatõhususe parandamiseks ja RTK poolt rakendatavad Moderniseerimisfondi TAT-d KO – Riigi Tugiteenuste Keskuse kommunikatsiooniosakond KSM – kindlasummaline makse Kääbushange –Kääbushange on RHR-is tehtud väikehange ja e-kirja teel pakkumuste võtmine abikõlbliku kuluga alates 20 000 € km-ta. Kääbushange on alla lihthanke piirmäära (või alla riigihanke piirmäära, kui RHS sellele riigihankele lihthanke piirmäära ei kehtesta) jääv soetus MARO – Maakondlik arendusorganisatsioon MATA meetmed – Maakondade arengustrateegiate elluviimise toetusmeetmed (RE.2.1.5 ja RE.3.1.3) MKM – Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium MNK – meetmete nimekiri MoF – Moderniseerimisfond MoU – Norra finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum ja EMP finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum (Memorandum of Understanding) NMFA – Norra välisministeerium (Norwegian Ministry of Foreign Affairs) Norra/EMP – Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismid Norra/EMP SA – Norra/EMP toetuste sertifitseerimisasutus OJ – osakonnajuhataja OLAF – Euroopa Liidu Pettustevastane Amet (European Anti-Fraud Office) OP – Ühtekuuluvuspoliitika rakenduskava või abifondi rakenduskava Perioodi 2021-2027 rahastamisvahendid - Valitsuse 15. detsembri 2022 Ühtekuuluvuspoliitika fondide 2021-2027 meetmete nimekirjas (kinnitatud VV 15.12.2022 istungi protokollilise otsusega) ette nähtud poliitikaeesmärgi „Nutikam Eesti“ prioriteetse suuna 3 „VKE-de kestliku majanduskasvu ja konkurentsivõime tõhustamine ning VKE-des töökohtade loomine, muu hulgas tootlike investeeringute kaudu“ meede 21.1.3.4 „Rahastamisvahendite pakkumine ettevõtetele (laenud, garantiid, omakapitali investeeringud)" PL – Partnerluslepe PO – Norra/EMP programmioperaator/EŠK programmioperaator PDA – peadirektori asetäitja Projektihaldustarkvara – tarkvara, milles hallatakse tööülesandeid RA – rakendusasutus RAR – riigiabi ja vähese tähtsusega abi register RHAD – Riigihanke alusdokumendid RE – riigieelarvelised RHS – riigihangete seadus RKA – riiklik kontaktasutus Norra/EMP programmides RKÜ – Šveitsi-Eesti koostööprogrammi riiklik koordineerimisüksus RM – Rahandusministeerium RM RKO – Rahandusministeeriumi riigikassa osakond RM RO – Rahandusministeeriumi riigieelarve osakond RM RORO – Rahandusministeeriumi osaluspoliitika ja riigihangete osakond RMIT – Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus RRL – rahastamisvahendi rakendamise leping RSS – Rahvusvahelise sanktsiooni seadus RTK – Riigi Tugiteenuste Keskus RÜ – rakendusüksus sh Norra/EMP elluviija SA – struktuurivahendite sertifitseerimisasutus, mis on osa KA-st Sanktsiooni subjekt – võib olla ka riik, territoorium, territoriaalne üksus, režiim, organisatsioon, ühendus, rühmitus või muu üksus, kelle suhtes kohaldatakse sanktsiooni ja kes on sanktsiooni kehtestavas või rakendavas õigusaktis subjektina välja toodud SAP – raamatupidamisprogramm SAP BO – veebipõhine SAP BusinessObjects aruandlussüsteem SAP BO aruanne – SAP BO-st genereeritud väljavõtte SFC2014/ SFC2021 – Euroopa Komisjoni struktuurivahendite dokumendihaldussüsteem SFOS – toetuste haldamise register Sharepoint – dokumentide säilitamiseks kasutatav kataloog RM võrgukettal SIS – sündmuste infosüsteem; SFOSis eraldi kõrgema turvalisusega funktsionaalsus projektis osalevate isikute registreerimiseks ja andmekorjeks SIS koordinaator – projektikoordinaator, kellele on antud SIS koordinaatori õigused SFOS-s ja kes saab töödelda sündmuses osaleja andmeid STS – perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse seadus SV – struktuurivahendid TA – Tehniline abi Tarkvara versioon – Koosneb ühe või mitme arendustsükli töödest, mis jõuab kasutajateni TAO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste arenduse osakond TAT – toetuse andmise tingimused, sh. määrused ja käskkirjad ning lepingud Teostaja – struktuuritoetuse registrit arendav ettevõte Teostaja projektijuht – isik, kes juhib välise arenduspartneri poolt projekti TJ – talituse juhataja TMM_2014 – VV 21.08.2014 määruse nr 133 „Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse taotlemise ja taotluste menetlemise nõuded ja tingimused toetuse andmise tingimuste määruse kehtestamiseks" TMO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste maksete osakond TPK – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökord programmperioodiks 2014-2020/2021-2027, mis sisaldab KA/RKA ja RTK RÜ tööprotseduuride kirjeldusi TRO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste rakendamise osakond TS – toetuse saaja Töökord – RA/RÜ tööprotseduuride kirjeldus VTA – vähese tähtsusega abi VV – Vabariigi Valitsus VÄM- Välisministeerium ÕÜF – Õiglase Ülemineku fond ÜF – Ühtekuuluvusfond ÜGEM – Euroopa Komisjoni grupierandi määrus (EL) nr 651/2014, mida on muudetud 10.07.2017 määrusega (EL) 2017/1084 ÜKP – ühtekuuluvuspoliitika ÜM_2014 – Perioodi 2014–2020 struktuuritoetusest hüvitatavate kulude abikõlblikuks lugemise, toetuse väljamaksmise ning finantskorrektsioonide tegemise tingimused ja kord ÜM_2022 – Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika ja siseturvalisuspoliitika fondide rakenduskavade vahendite andmise ja kasutamise üldised tingimused ÜSM_2013 – Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1303/2013, 17. detsember 2013 (täiendatud Komisjoni delegeeritud määrusega (EL) nr 480 /2014, 3.3.2014), millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi, Euroopa Maaelu Arengu Euroopa Põllumajandusfondi ning Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta, nähakse ette üldsätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi ja Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta ning tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr 1083/2006 ÜSM_2021 – Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2021/1060, 24. juuni 2021, millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfond+, Ühtekuuluvusfondi, Õiglase Ülemineku Fondi ja Euroopa Merendus-, Kalandus- ja Vesiviljelusfondi kohta ning nende ja Varjupaiga- , Rände- ja Integratsioonifondi, Sisejulgeolekufondi ning piirihalduse ja viisapoliitika rahastu suhtes kohaldatavad finantsreeglid ÜSS – Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seadus 1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED 1.2.1. Eesmärk Käesoleva töökorra eesmärgiks on reguleerida ja tagada Riigi Tugiteenuste Keskuse (RTK) kui struktuurivahendite (SV) korraldusasutuse (KA) ning Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismide (Norra/EMP) riikliku kontaktasutuse (RKA) ja sertifitseerimisasutuse (SA) ülesannete, Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi (EŠK) riikliku koordineerimisüksuse (RKÜ) ja makseasutuse ülesannete, riigieelarveliste (RE)/ Kliima meetmete rakendamise ülesannete korrektne ja kvaliteetne täitmine. Töökorras sisalduvates protsessides on kirjeldatud ka koostöö teiste osapooltega. 1.2.2. Kasutusulatus Töökord kohaldub ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskavale 2014-2020 ning enim puudust kannatavate inimeste abifondi rakenduskavale 2014-2020 ning Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondile ning ÜSM_2021 artikli 21 tähenduses ühtekuuluvuspoliitika fondide majanduskasvu ja tööhõive investeeringute eesmärgi rakenduskavale „Ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskava 2021–2027”. Töökord kohaldub ka RTK poolt rakendatavatele RE ja kliima meetmetele. Samuti kohaldub töökord Norra/EMP toetuste ja Šveitsi-Eesti koostööprogrammi (EŠK) rakendamisele, kui vastava protsessi sissejuhatavas osas ei ole öeldud teisiti. Töökord kohaldub perioodi 2021-2027 rahastamisvahenditele, mille rakendamisel RTK on KA ja RÜ ülesannetes. Protsessid, mille pealkirjas on välja toodud üksnes RE, SV, rahastamisvahendid või Norra/EMP või EŠK, kehtivad vastavalt üksnes nimetatud osapoolele. Abifondi rakenduskavale 2014-2020 ning Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondile (EGF) ei kohaldu töökorra järgmised peatükid: 3.1 Finantsaruande koostamise protsess, sest selle aruande esitamine ei ole abifondi määrusega nõutud. Finantsaruande koostamise protsess ei kohaldu EGF-le, sest selle aruande esitamine ei ole EGF korraldusega nõutud.[1] 3.14 Kommunikatsioonistrateegia koostamise protsess, sest abifondi ja Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi raames seda ei tehta.[2] 3.17 Infosüsteemide arenduse protsess, sest abifondi ning Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi raames eraldi arendusi ei tehta ning kasutatakse registris olemasolevaid võimalusi. Töökord laieneb KA/RKA ja Norra/EMP SA ning EŠK RKÜ koosseisu kuuluvale RTK toetuste arendamise osakonnale (edaspidi TAO) ja toetuste maksete osakonnale (edaspidi TMO), toetuste rakendamise osakonnale (edaspidi TRO) ning kommunikatsiooniosakonnale (edaspidi KO). Samuti juhinduvad töökorrast RTK infosüsteemide arendamise osakonna (edaspidi ISO) struktuurivahendite arendusega tegelevad eksperdid ning peadirektori asetäitja. TAO-s kohaldub töökord toetuste korraldamise talitusele, teenusedisaini talitusele ning riskijuhtimise ja järelevalve talitusele ning piiriülese koostöö programmide korraldamise talitusele. TRO-s kohaldub töökord elu- ja ettevõtluskeskkonna talituse, avaliku taristu talituse, hariduse, teaduse ja Interregi talituse, elukestva õppe ja IT arenduse talituse ning sotsiaal- ja regionaalarengu talituse struktuurivahenditest rahastatavate perioodi 2014-2020 lõppenud projektide tegevuste järelkontrollile ja perioodi 2021-2027 meetmete rakendamisele ning TRO elu- ja ettevõtluskeskkonna talituse RE meetmete rakendamisele, hariduse, teaduse ja Interregi talituse RE meetmete rakendamisele, tööturu ja hoolekandetalituse RE meetmete rakendamisele, avaliku taristu talituse ning hariduse, teaduse ja Interregi talituse kliima meetmete rakendamisele ning sotsiaal- ja regionaalarengu talituse EŠK meetmete rakendamisele. TMO-s ja KO-s kohaldub töökord kogu osakonnale. TRO täitis perioodil 2014–2020 RÜ ülesandeid VV poolt kehtestatud meetmete nimekirja alusel. Samuti on täitnud TRO Abifondi ja Abifondi tehnilise abi RÜ ülesandeid ning EGF rakendusüksuse ülesandeid. TMO täidab EGF sertifitseerimisasutuse ülesandeid. TRO täidab perioodil 2021–2027 RÜ ülesandeid VV poolt kehtestatud meetmete nimekirja alusel. TAO täidab perioodi 2021-2027 rahastamisvahendite RÜ ülesandeid vastavalt ÜSS2021_2027 §-s 4 lõikele 2. Perioodil 2014-2020 ÜSM_2013 artikli 125 (KA ülesanded) lõike 2 punktides a ja b, artikli 56 lõikes 3 ning abifondi määruse artikli 32 (KA ülesanded) lõike 2 punktides a ja b toodud ülesandeid täidab Rahandusministeeriumi riigieelarve osakond (edaspidi RM RO) ning need on reguleeritud töökorras „Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna tööprotseduurid struktuurivahendite ja Norra/EMP-ga seotud ülesannete täitmisel perioodiks 2014-2020/2021“. Perioodil 2021-2027 ÜSS § 6 lõike 1 alusel Rahandusministeerium täidab ÜSM_2021-s sätestatud liikmesriigi ülesandeid, välja arvatud ÜSS § 6 lõikes 4 ja ÜSS § 8 lõike 2 p. 5 nimetatud ülesandeid, ning ÜSM_2021 artiklites 42, 44 ja 75 nimetatud ülesandeid. Vastavalt ÜSS § 6 lõikele 2 KA ÜSM_2021 artikli 71 lõike 1 tähenduses on RTK, kes täidab samas määruses nimetatud KA ülesandeid (kui ülesande täitmine ei ole ÜSS § 7 või 8 alusel volitatud teisele asutusele või isikule), ÜSM_2021 artiklis 76 nimetatud raamatupidamise ülesandeid ning ÜSS-s ja selle alusel antud õigusaktides nimetatud ülesandeid. Vastavalt ÜSS § 6 lõikele 4 RTK KA-na täidab ka ÜSM_2021 artiklites 46, 48, 69, 91, 98 ja 106 ning artikli 107 lõikes 2 nimetatud liikmesriigi ülesandeid. ÜSS § 6 lõike 3 alusel KA juht vastutab EK ees ÜSM_2021 artikli 71 lõikes 3 nimetatud vahendusasutuse ülesannete täitmise eest. EŠK rakendamise raamkokkuleppe järgi RTK toetuste arendamise osakond tegutseb EŠK riikliku koordineerimisüksusena (RKÜ). Toetuste arendamise osakond allub vahetult RTK peadirektori asetäitjale, kes tegutseb EŠK RKÜ juhina. RKÜ ülesanded ja kohustused on sätestatud EŠK regulatsioonis. Lisaks täidab RKÜ makseasutuse ülesandeid, seejuures täidab EŠK makseasutuse ülesandeid RTK-s TMO. RTK TRO täidab EŠK RÜ ülesandeid, kui nii näeb ette EŠK TAT või mõni muu õigusakt. RKÜ juhina on RTK peadirektori asetäitja aruandekohustuslik rahandusministri ees. Mitmete protsesside puhul on kirjeldusse kaasatud Rahandusministeeriumi erinevad osakonnad (tegevuse eest vastutajad on näidatud protsessikirjelduses) – lisaks RM RO-le finantskontrolli osakond ning RM RORO. Samuti on kaasatud Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse infosüsteemide hoolduse osakonna süsteemide hoolduse talitus, infosüsteemide teenuste osakonna rakenduste toe talitus ning infosüsteemide arendusosakonna projektijuhtimise ja analüüsi talitus. [1] 2.3.1 Finantsaruande koostamise protsess ei kohaldu ka RTK poolt rakendatavatele RE-le, kliima meetmetele, EŠK meetmetele sest selle aruande esitamine ei ole vastavate meetmete määrustega nõutud. [2] 2.3.14 Kommunikatsioonistrateegia koostamise protsess ei kohaldu ka RTK poolt rakendatavatele RE-le meetmetele ja kliima meetmetele. 1.2.3. Vastutajad KA/RKA protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab KA/RKA juht oma volituste piires, sh nende KA ülesannete täitmise eest, mida füüsiliselt täidetakse RM-is. RE meetmete/Kliima meetmete protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab RTK peadirektori asetäitja oma volituste piires. Norra /EMP SA protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab Norra/EMP SA juht oma volituste piires. EŠK RKÜ protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab RKÜ juht oma volituste piires. Iga KA/RKA/RKÜ protsessile on määratud RTK TPK-s protsessiomanik. Kuna RTK TPK protsesside haldamine ja arendamine on töömahukas, siis on RTK juhtimissüsteemi käsiraamatus (K1) kirjeldatud protsessiomaniku rollid jagatud ära RTK TPK protsessiomanike ja TAO teenusedisaini talituse ärianalüütiku vahel järgmiselt: Protsessi omaniku ülesanneteks on: protsessimuudatuste väljatöötamine ja kooskõlastamine; protsessiga seotud juhendite ja vormide ajakohastamine; protsessis osalejate informeerimine protsessi (sh. juhendite ja vormide) muudatustest; protsessis osalejatele koolituste läbiviimine; protsessiga seotud reguleerivate õiguslike nõuete muudatuste jälgimine ja protsessi uuendamine nendest lähtuvalt. TAO teenusedisaini talituse ärianalüütiku ülesanneteks on: muudatusettepanekute kogumine töötajatelt või teistelt huvipooltelt; tööprotsessi kirjelduse koostamiseks või muutmiseks vajalike arutelude juhtimine; protsessimuudatuste kooskõlastuste korraldamine; toetuste valdkonna töötajate informeerimine töökorra protsesside muudatustest; protsesside muudatuste haldamine; protsessi koolituste korraldamine. Protsessis osalejate ülesanneteks on: osaleda temale määratud protsessides ja täita ettenähtud protsessitegevusi nõutud kvaliteediga; teha ettepanekuid protsessi parendamiseks; osaleda protsessi kirjeldamise või muutmise aruteludes; informeerida protsessi omanikku õiguslike jm nõuete muudatustest. 1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele Õigusak Pealkiri Kellele kohaldub ti/ dokume ndi tüüp S SV 2021- N E A E R Kli E V 202 2027 or MP bi- GF E ŠK ima 20 1- rahast ra fo 14 202 amisv nd -2 7 (s ahend m 020 h. id ee ÕÜF) tm ed EL Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1303/2013, 17. detsember 2013, millega kehtestatakse ühissätted Euroopa X X õigusakt Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi, Euroopa Maaelu Arengu Euroopa Põllumajandusfondi ning Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta, nähakse ette üldsätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi ja Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta ning tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr 1083/2006 (edaspidi ÜSM_2013) EL Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1304/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb Euroopa Sotsiaalfondi ja millega X X õigusakt tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr 1081/2006 (edaspidi ESF määrus) EL Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1301/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb Euroopa Regionaalarengu Fondi ja X X õigusakt majanduskasvu ja tööhõivesse investeerimise eesmärgiga seonduvaid erisätteid ning millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 1080/2006 2006 (edaspidi ERF määrus) EL Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1300/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb Ühtekuuluvusfondi ja millega X X õigusakt tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr 1084/2006 (edaspidi ÜF määrus) EL Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 223/2014, mis käsitleb Euroopa abifondi enim puudustkannatavate isikute jaoks X õigusakt (edaspidi abifondi määrus) EL Komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr 1255/2014, 17. juuli 2014, millega täiendatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrust X õigusakt (EL) nr 223/2014, mis käsitleb Euroopa abifondi enim puudust kannatavate isikute jaoks, määrates kindlaks rakenduskava elluviimise aasta- ja lõpparuannete sisu, sealhulgas ühiste näitajate loetelu (edaspidi abifondi delegeeritud määrus) EL Komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr 480/2014, 3.3.2014, millega täiendatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrust (EL) nr X õigusakt 1303/2013 (ÜSM_2013), millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi, Euroopa Maaelu Arengu Põllumajandusfondi ning Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta, nähakse ette üldsätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi ja Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta. EL Komisjoni rakendusmäärus (EL) nr 821/2014, 28. juuli 2014, millega kehtestatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) X õigusakt nr 1303/2013 rakenduseeskirjad seoses programmist tehtavate maksete ülekandmise ja haldamise ning rahastamisvahendite aruandluse üksikasjaliku korraga, toiminguga seotud teabe- ja teavitamismeetmete tehniliste omadustega ning andmete kirjendamise ja salvestamise süsteemiga (edaspidi perioodi 2014-2020 rakendusmäärus). EL Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusega (EL) nr 1309/2013, mis käsitleb Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi X õigusakt (2014–2020) ja millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 1927/2006 (ELT) EL Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL, Euratom) nr 966/2012, mis käsitleb Euroopa Liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid X õigusakt finantseeskirju ning millega muudetakse nõukogu määrust (EÜ, Euratom) nr 1605/2002 EL Komisjoni määrus (EL) nr 651/2014, 17. juuni 2014, ELi aluslepingu artiklite 107 ja 108 kohaldamise kohta, millega teatavat liiki abi õigusakt tunnistatakse siseturuga kokkusobivaks (edaspidi ÜGEM) X X EL Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2021/1060, 24. juuni 2021, millega kehtestatakse ühissätted Euroopa X X õigusakt Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfond+, Ühtekuuluvusfondi, Õiglase Ülemineku Fondi ja Euroopa Merendus-, Kalandus- ja Vesiviljelusfondi kohta ning nende ja Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi, Sisejulgeolekufondi ning piirihalduse ja viisapoliitika rahastu suhtes kohaldatavad finantsreeglid (edaspidi ÜSM_2021) EL Euroopa Komisjoni rakendusmäärus (EL) 2020/1001, millega kehtestatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiivi 2003/87/EÜ X õigusakt üksikasjalikud rakenduseeskirjad seoses moderniseerimisfondi tegevusega, millega toetatakse investeeringuid teatavate liikmesriikide energiasüsteemide moderniseerimiseks ja energiatõhususe suurendamiseks (ELT L 221, 10.07.2020, lk 107–121) EL Komisjoni määrus (EL) nr 1407/2013, 18. detsember 2013, milles käsitletakse EL toimimise lepingu artiklite 107 ja 108 kohaldamist X X X X X X X X X õigusakt vähese tähtsusega abi suhtes EL Komisjoni otsus, 20. detsember 2011, EL toimimise lepingu artikli 106 lõike 2 kohaldamise kohta üldist majandushuvi pakkuvaid x x x x x x x x x õigusakt teenuseid osutavatele ettevõtjatele avalike teenuste eest makstava hüvitisena antava riigiabi suhtes EL Komisjoni määrus (EL) nr 360/2012, 25. aprill 2012, EL toimimise lepingu artiklite 107 ja 108 kohaldamise kohta üldist x x x x x x x x x õigusakt majandushuvi pakkuvaid teenuseid osutavatele ettevõtjatele antava vähese tähtsusega abi suhtes Rahvus Norra finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum (edaspidi MoU) x vahelise d õigusakt id Rahvus EMP finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum (edaspidi MoU) X vahelise d õigusakt id Rahvus Norra finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmäärus X vaheline õigusakt Rahvus EMP finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmäärus X vaheline õigusakt Rahvus EL-s majanduslike ja sotsiaalerinevuste vähendamiseks EL valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise X vaheline regulatsioon (edaspidi EŠK regulatsioon) õigusakt Rahvus Vastastikuse mõistmise memorandum majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks ja rändealaseks koostööks Euroopa x vaheline Liidus, sõlmitud Euroopa Liidu ja Šveitsi vahel 30.06.2022 õigusakt Rahvus Eesti Vabariigi Valitsuse ja Šveitsi Liidunõukogu vahelise Euroopa Liidus majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks X vaheline Euroopa Liidu valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise raamkokkulepe (VV poolt vastu võetud õigusakt 21.11.2022)(edaspidi EŠK raamkokkulepe) (Välisle ping) Rahvus RTK ja Šveitsi Arengu- ja Koostööameti vahel sõlmitud Tehnilise abi leping, allkirjastatud 22.02.2023 X vaheline õigusakt Riigisise Välissuhtlemisseadus X X X X ne seadus Riigisise Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuste seadus (edaspidi STS) X X ne seadus Riigisise Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seadus (edaspidi ÜSS) X ne seadus Riigisise Haldusmenetluse seadus (edaspidi HMS) X X X X X X X x X ne seadus Riigisise Hasartmängumaksu seadus X ne seadus Riigisise Rahvusvahelise sanktsiooni seadus x x x x x x x x x ne seadus Riigisise Riigieelarve seadus X X ne sead us Riigisise Riigihangete seadus (edaspidi RHS) X X X X X X X x X ne seadus Riigisise Vabariigi Valitsuse seadus (edaspidi VV seadus) X X ne seadus Riigisise Võlaõigusseadus X ne seadus Riigisise Atmosfääriõhu kaitse seadus X ne seadus VV VV 21.08.2014 määruse nr 133 „Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse taotlemise ja taotluste menetlemise nõuded ja tingimused X X määrus toetuse andmise tingimuste määruse kehtestamiseks“ (edaspidi TMM_2014) VV Perioodi 2014–2020 struktuuritoetusest hüvitatavate kulude abikõlblikuks lugemise, toetuse väljamaksmise ning X X X X määrus finantskorrektsioonide tegemise tingimused ja kord (edaspidi ÜM_2014) VV Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine (edaspidi auditi määrus) X X määrus VV Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse andmisest avalikkuse teavitamise, toetusest rahastatud objektide tähistamise ning EL X X määrus osalusele viitamise nõuded ja kord (edaspidi teavitamismäärus) VV Struktuuritoetuse registri pidamise põhimäärus (edaspidi registri määrus) X X X X X X X X määrus VV Vabariigi Valitsuse reservist vahendite eraldamise ja eraldatud vahendite kasutamise kord (edaspidi VV reservi määrus) X X X X X X määrus VV VV korraldus nr 449 “Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse meetmete nimekirja” kinnitamine (edaspidi SV meetmete nimekiri), X X korraldus vastu võetud 23.12.2021 VV Aastatel 2014–2021 Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismist ja Norra finantsmehhanismist vahendite taotlemise ja X X määrus kasutamise tingimused ja kord (edaspidi VV NO/EMP määrus) VV Vabariigi Valitsuse 12.05.2022 määrus nr. 55 Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika ja siseturvalisuspoliitika X määrus fondide rakenduskavade vahendite andmise ja kasutamise üldised tingimused (ÜM_2022) VV VV 12.05.2022 määrus nr 54 „Perioodi 2021–2027 ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide vahendite andmisest avalikkuse X määrus teavitamine“ VV VV 12.05.2022 määrus nr 53 „Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika fondide vahendite kasutamise auditeerimine X määrus “ VV VV 10.03.2022 määrus nr 25 "Moderniseerimisfondi raha kasutamise ja aruandluse üldtingimused" X määrus VV VV 10.05.2007 määrus nr 140 „Euroopa Liidu toetuse ja välisabi taotlemise ning kasutamise tingimused ja kord” x määrus VV VV 22.12.2006 määrus nr 278 „Toetuse tagasinõudmise ja tagasimaksmise ning toetuse andmisel ja kasutamisel toimunud x määrus rikkumisest teabe edastamise tingimused ja kord” VV VV 01.08.2024 määrus nr 49 „Aastatel 2022–2029 Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetuse kasutamise tingimused ja kord" x määrus Muud Rahandusministri 16.08.2018 käskkiri nr 1.1-4/146 „2007-2013 ja 2014-2020 perioodi struktuuritoetuse korraldusasutuse ja X X õigusakt sertifitseerimis(makse)asutuse ülesannete täitja määramine“ id ja dokume ndid Muud Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus X X X X X X X X X X õigusakt id ja dokume ndid Muud RTK kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumentide ohje kord X X X X X X X X X X õigusakt id ja dokume ndid Muud RTK peadirektori asetäitja käskkiri „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“ (edaspidi RTK ülesannete käskkiri) X X X X X X X X X X õigusakt id ja dokume ndid Muud RTK teabehalduse kord X X X X X X X X X X õigusakt id ja dokume ndid Muud Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna tööprotseduurid struktuurivahendite ja Norra/EMP-ga ning EŠK-ga seotud X X X X X X x õigusakt ülesannete täitmisel id ja dokume ndid Muud RTK personalivaldkonna töökorrad ja juhendid X X X X X X X X X X õigusakt id ja dokume ndid Muud VV 24.03.2016 korraldus nr 108 „Volituste andmine Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi vahendite taotlemiseks ja X õigusakt haldamiseks" id ja dokume ndid Muud Perioodi 2021-2027 finantsinstrumentide rahastamisleping X õigusakt id ja dokume ndid Samuti lähtutakse kõikidest asjassepuutuvatest EK ning KA, RKA, SA ning Norra/EMP finantsmehhanismide kantselei (edaspidi FMO) väljatöötatud juhendmaterjalidest, mis on kättesaadavad veebilehe www.rtk.ee ekstranetis. Eesti õigusaktid on kättesaadavad lingil https://www.rtk.ee/toetusfondid-ja-programmid/euroopa-liidu-valisvahendid/oigusaktid. EL õigusaktid, EK delegeeritud ja rakendusaktid on kättesaadavad lingil: Cohesion Policy legislation 2021-2027 - Regional Policy - European Commission (europa.eu). Põhimõte on see, et www.rtk.ee veebis on kättesaadavad need juhendmaterjalid, mis a) on EK määruste järgi kohustuslikud avalikustada; b) mis on otse taotlejale ja toetuse saajale vajalikud. Muud KA väljatöötatud juhendmaterjalid on kättesaadavad Ekstranetist: SF EKSTRANET - RTK SF ekstranet - Confluence (rmit.ee). 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid Töökorrale lisanduvaid dokumente (vormid, metoodika, sh nende muudatused) ei kinnitata käesoleva korra käskkirjaga. Lisade loomise, muutmise ja täpsustamise õigus on vastavalt oma vastutusvaldkonnale TAO või TRO juhatajal[1]. Muudatused valmistab ette TAO ärianalüütik või vastavalt oma vastusvaldkonnale TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja/või järelevalve riskiekspert. Lisade ettevalmistaja tagab, et dokumentide kehtivad versioonid oleks kättesaadavad ja avaldatud siseveebis ning muutustest on vormide ja metoodika kasutajaid teavitatud. TPK lisad on asutusesiseseks kasutamiseks ja neid ei ole lubatud sisestada AI rakendustesse, et teha nendest materjalidest kokkuvõtteid vms. eesmärgil. Lisa 1 – Hangete ekspertiisi kitsama fookusega II tasandi kontroll-leht Lisa 2 – Riigieelarvelise ja kliima meetme makse ja riigieelarvelise meetme ettemakse kontroll-leht Lisa 3 - Tagastuse kontroll-leht Lisa 4 – Maksete valimipõhine kuludokumentide ja lepingute täitmise kontrollimetoodika (sh. valimi tabelid) Lisa 5 – Kohapealse kontrolli akt taotluse menetlemise raames Lisa 6 – Kohapealse kontrolli valimi moodustamise metoodika Lisa 7 – Projekti tegevuste kontrolli akt Lisa 8 – Aruande kontroll-leht Lisa 9 – Meetmepõhise riskihindamise metoodika Lisa 10 – Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kuludokumentide kontroll-leht Lisa 11 – Hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodika Lisa 12 – Makse ja ettemakse kontroll-lehed Lisa 13 – Kohapealne projekti tegevuste järelkontrolli akt Lisa 14 – Rahastamisvahendi aruande kontroll-leht Lisa 15 – TPK protsessi muutmise lähteülesande vorm [1] Alates 01.04.2020 kehtivad dokumendid või varasemalt kehtestatud dokumentide muudatused kinnitavad TAO OJ või TRO OJ. Varasemalt töökorra lisana kinnitatud, kui alates 01.04.2020 muutmata kujul kasutatavaid dokumente korduvalt ei kinnitata. Töökorra lisad Töökorra lisad ja täiendavad juhendid/juhised Fail Muudetud Microsoft Wordi dokument Kiri TSle hankelepingu muudatustest (2).docx 12.10.2022 by Liina Leemet Microsoft Powerpoint 97 esitlus Excelis juhuvalimi võtmine.ppt 12.10.2022 by Liina Leemet Microsoft Wordi dokument Nextcloud RTK sisene.docx 12.10.2022 by Liina Leemet Microsoft Wordi dokument Lisa 13_v1_ Kohapealne tegevuste järelkontrolli akt.docx 12.10.2022 by Liina Leemet Microsoft Wordi dokument Lisa 11_v1_Hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodika (4).docx 12.10.2022 by Liina Leemet Microsoft Wordi dokument Lisa 7 projekti tegevuste kontrolli akt.docx 12.10.2022 by Liina Leemet Microsoft Wordi dokument Lisa 5_v1_Kohapealse kontrolli akt taotluse menetlemise raames.docx 12.10.2022 by Liina Leemet Microsoft Exceli arvutustabel Lisa 1_v1_Hangete ekspertiisi kitsama fookusega II tasandi KL.xlsx 12.10.2022 by Liina Leemet Microsoft Wordi dokument Juhend rakendusdokumentide kinnitamiseks JIRAs 21.04.2023.docx 21.04.2023 by Kerli Luts Microsoft Wordi dokument Toimingust_teavitamise_kiri.docx 29.06.2023 by Kerli Luts Microsoft Wordi dokument Lisa_6_v2_Kohapealse kontrolli valimi moodustamise metoodika.docx 04.09.2023 by Kerli Luts Microsoft Wordi dokument Lisa 9_v2_Meetmepõhise riskihindamise metoodika.docx 04.09.2023 by Kerli Luts Microsoft Wordi dokument Hankeeksperdi KAMINa RH kontroll_leht 21.06.2024.docx 26.06.2024 by Kerli Luts ZIP-arhiiv 1-22368 10.10.2023 Toetuse andjate käskkiri (25).asice 09.09.2024 by Kerli Luts Microsoft Exceli arvutustabel Lisa_2_v3 RE ja kliima makse KL.xlsx 18.10.2024 by Kerli Luts Microsoft Exceli arvutustabel Lisa 3_v2_Tagastuse kontroll-leht.xlsx 18.10.2024 by Kerli Luts Microsoft Exceli arvutustabel Lisa 8_v4_aruande KL.xlsx 18.10.2024 by Kerli Luts Microsoft Exceli arvutustabel Lisa 10_v2_Rahastamisvahendite makse kontroll-lehed.xlsx 18.10.2024 by Kerli Luts Microsoft Exceli arvutustabel Lisa 14_v1_RRL aruande KL.xlsx 18.10.2024 by Kerli Luts Microsoft Wordi dokument Lisa 15 v1 protsessi muutmise vorm.docx 19.10.2024 by Kerli Luts Microsoft Wordi dokument Lisa 4_v8__valimimetoodika.docx 05.11.2024 by Kerli Luts Microsoft Exceli arvutustabel Lisa 12_v4_makse kontroll-leht.xlsx eile 10:20 by Kerli Luts Lohista üleslaadimiseks või lehitse faile Laadi kõik alla 1.3. ASUTUSE STRUKTUUR Vastavalt STS-ile vastutab RTK perioodil 2014-2020 struktuurivahendite rakendamisel KA ja SA ülesannete, aga ka RÜ ülesannete täitmise eest. KA ülesanded struktuurivahendite rakendamisel on sätestatud ÜSM_2013 artiklis 125 (KA ülesanded), v.a art 125 lg 2 p a ja b, art 56 lg 3, art 114 lg 2 ning abifondi määruse artiklis 32 (KA ülesanded), v.a art 32 lg 2 p a ja b. Nimetatud artiklites toodud ülesannetest täidab KA üldjuhul vaid neid, mis ei ole edasi delegeeritud RA-dele või RÜ-dele või mis ei ole seotud seiret ja hindamist puudutavate tegevustega. RTK-siseselt ei ole KA RÜ-le edasi delegeerinud ÜSM_2013 artiklis 125 toodud ülesandeid. Meetmed, mille osas KA täidab ise RÜ ülesandeid, on toodud välja töökorra peatükis 1.2.2 ning nende rakendamine on kirjeldatud töökorra 3. osas „Toetuste rakendamise osa“. Vastavalt ÜSM_2013 artikli 123 lõikes 3 ja abifondi määruse artikli 31 lõikes 3 lubatule, täidab KA lisaks samade määruste artiklites 126 ja 33 toodud SA ülesandeid. Perioodil 2021-2027 vastavalt ÜSS § 6 lõikele 2 KA ÜSM_2021 artikli 71 lõike 1 tähenduses on RTK, kes täidab samas määruses nimetatud KA ülesandeid (kui ülesande täitmine ei ole ÜSS § 7 või 8 alusel volitatud teisele asutusele või isikule). RTK täidab ka ÜSM_2021 artiklis 76 nimetatud raamatupidamise ülesandeid ning ÜSS-s ja selle alusel antud õigusaktides nimetatud ülesandeid. Vastavalt ÜSS § 6 lõikele 4 RTK KA-na täidab ka ÜSM_2021 artiklites 46, 48, 69, 91, 98 ja 106 ning artikli 107 lõikes 2 nimetatud liikmesriigi ülesandeid. ÜSS § 6 lõike 3 alusel KA juht vastutab EK ees ÜSM_2021 artikli 71 lõikes 3 nimetatud vahendusasutuse ülesannete täitmise eest. Norra/EMP toetuste kontekstis täidab RTK vastavalt MoU-le RKA ning SA ülesandeid. RKA ülesanded Norra/EMP finantsmehhanismide rakendamisel on toodud Norra/EMP rakendusmääruse artiklis 5.3 ning neid täidab TAO. Norra/EMP SA ülesanded on toodud rakendusmääruse artiklis 5.4 ning neid täidab TMO. Rikkumiste raporteerimise kohustus doonoritele IA-na on Norra/EMP raames AFCOS-el. EŠK toetuste kontekstis RKÜ vastutab toetusmeetmete kindlaksmääramise, kavandamise ja heakskiitmise eest ning toetusmeetmete seire, finantsjuhtimise, kontrolli, hindamise, nähtavuse, aruandluse ja elluviimise järgse seire eest EŠK regulatsiooni artikkel 3.3 lõike 3 alusel. RKÜ hindab EŠK käigus tekkivaid riske ja rakendab kõiki vajalikke meetmeid riskide maandamiseks EŠK regulatsiooni artikkel 3.3 lõike 6 alusel. EŠK makseasutuse ülesanded on toodud EŠK regulatsiooni artiklis 3.5. Rikkumiste raporteerimise kohustus Šveitsi toetuste büroole on EŠK raames RKÜ-l. RKÜ siseselt vastutab Šveitsi toetuste büroole raporteerimise eest TAO. AA ülesandeid täidab RM finantskontrolli osakond, mis on oma ülesannete täitmisel täielikult sõltumatu KA/RKA-st ja Norra/EMP SA-st ning on täiesti sõltumatu nii RKÜ-st kui ka selle makseasutusest. RTK siseselt on erinevate KA/RKA, Norra/EMP SA, RKÜ ülesannete ja RE meetmete ülesannete täitmise aluseks RTK põhimäärus. Vastavalt RTK põhimääruse § 201 punkti 1 alapunktile 2 on KA/RKA juhiks RTK peadirektori asetäitja. RTK peadirektori asetäitja on RKÜ juht vastavalt EŠK raamkokkuleppe artiklile 2.1. RKÜ juht on vahetult aruandekohustuslik riigihalduse ministri ees EŠK raamkokkuleppe artikli 2.1 järgi. KA/RKA ja RKÜ ülesandeid täidavad neli RTK peadirektori asetäitja alluvuses olevat osakonda – TAO, TMO, TRO ja KO. Vastavalt RTK põhimääruse § 173 lõikele 2 on Norra/EMP SA juhiks RTK peadirektor. KA/RKA ja Norra/EMP SA ning RKÜ ülesannete täitmine RTK-s on korraldatud alljärgnevalt: TAO peamiseks vastutusvaldkonnaks KA/RKA rolli ning RTK RE/Kliima meetmete rakendajarolli täitmisel on rakendamise koordineerimine, mh struktuuritoetuse seaduse ja selle horisontaalsete õigusaktide väljatöötamiseks ja muutmiseks sisendi andmine RM-ile, administratsiooni nõustamine nende rakendamisel, TAT õigusaktide kooskõlastamine, KA ning RE/Kliima meetmete protseduuride väljatöötamine ja rakendussüsteemi arendus, RA-de ja RÜ-de vastavushindamise läbiviimine, AA poolt läbi viidud auditite järeltegevuste jälgimine, KA järelevalve teostamine RA-de ja RÜ-de tegevuse üle, KA kontrollide läbiviimine, EK-le ja NMFA/FMC/FMO-le kulude sertifitseerimiseks vajaliku info edastamine TMO-le, vajadusel TS-tele tehtavate maksete peatamine, rikkumiste, pettuse kahtluste ja tagastuste jooksev jälgimine ja aruandluse koostamine. TAO allub vahetult RTK peadirektori asetäitjale. TAO ülesandeks on ka struktuurivahendite ja Norra/EMP administratsiooni riskide hindamise eestvedamine ning sisendi andmine RM-ile seire teostamiseks partnerlusleppe, SV rakenduskava ja abifondi rakenduskava elluviimise üle, samuti hindamiste läbiviimisel osalemine. TAO on peamiseks kontaktiks EKle erinevates rakendamist puudutavates küsimustes ning EK ja Euroopa Kontrollikoja auditimissioonide ajal. TAO ärianalüütikud teostavad struktuurivahendite infosüsteemi funktsionaalsuse arendamiseks ja tööprotseduuride optimeerimiseks ärianalüüse. TAO ülesandeks RKÜ-na on pädeva asutusena kanda üldvastutust EŠK eesmärkide saavutamise eest ja anda Šveitsile aru kooskõlas raamkokkuleppega, seejuures on TAO RKÜ-na programmiga seotud küsimustes Šveitsi jaoks kontaktpunkt. TMO vastutab ÜSM_2013 artiklis 126 ja abifondi määruse artiklis 33 ning perioodi 2014-2020 rakendusmääruse artiklis 5.4 toodud SA funktsioonide täitmise eest ning TMO vastutab perioodil 2021-2027 ÜSM_2021 artiklis 76 toodud raamatupidamisülesannete eest, sh. ÜSM_2021 artikli 76 lõikes 1 märgitud maksetaotluse koostamise ja esitamise eest EK-le kooskõlas ÜSM_2021 artiklitega 91 ja 92. TMO koostab raamatupidamise aastaaruande EK- le vastavalt ÜSM_2021 artiklile 98. EŠK regulatsiooni artikli 3.5 järgi TMO EŠK makseasutusena teeb EŠK programmi üle asjakohast finantskontrolli, kohaldades partnerriigi standardeid ja menetlust, mis käsitlevad avalikke vahendeid. TMO EŠK makseasutusena vastutab selle eest, et RKÜ, vahendusasutused ja elluviivad asutused kohaldavad partnerriigi standardeid ja menetlust, mis käsitlevad avalikke vahendeid ning vastutab maksetehingute tegemise eest partnerriigi nimel. TRO vastutab RTK toetusmeetmete rakendamise eest, menetleb taotlusi, teostab TAT-de ja rahastamisvahendi rakendamise lepingu elluviimist, viib läbi kontrollitoiminguid TS poolt esitatud makses, teostab eesmärkide ja tulemuste saavutamise ning projekti tegevuste kontrolle. TRO kaasab kontrollitoimingute läbiviimiseks TAO hankeeksperte riigihangete kontrollis, järelevalve eksperte maksete, tegevuste kohapealsete kontrollide ja nõuetele mittevastavuse menetluses ja juriste. KO vastutab teavitus- ja avalikustamistegevuste ning struktuurivahendite alase teadlikkuse tõstmise tegevuste eest. Lisaks nimetatud osakondadele pakuvad KA-le/RKA-le/RKÜ-le IT tugiteenuseid Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus (edaspidi RMIT) ja ISO. RMIT korraldab arenduskeskkondade ja andmebaasi haldust, andmete varundamist. ISO tagab KA poolt tellitavate arenduste ja aruannete loomise ja kättesaadavaks tegemise ja kasutajatuge ning kasutajate koolitust. Saadud ja väljamakstud struktuuritoetuse üle arvestuse pidamist teeb RTK finantsarvestuse osakond. Riigihangete ja riigiabi küsimustes konsulteerib KA/RKA-d/RKÜ-d RM RORO. Seire ja hindamisega seotud ülesandeid täidab RM RO. KA/RKA, Norra/EMP SA, RKÜ ning RE/Kliima meetmete rakendamise eest vastutavate töötajate valikul ja arendamisel lähtutakse dokumentidest „RTK personali värbamise ja valiku, töösuhete vormistamise ning töölt vabastamise kord“ ning „Riigi Tugiteenuste Keskuse arendamise ja koolitustel osalemise kord“. Uus töötaja suunatakse kesksele uue töötaja koolitusele ja lisaks pakutakse toetuste valdkonnaspetsiifilisi koolitusi. Samuti kohalduvad uuele töötajale tööülesannete täitmisel täiendavad juhised, selgitused ja tutvustatud tööprotsessid. Joonis 1. Riigi Tugiteenuste Keskuse struktuur alates 01.10.2024.a (kliki, et teha vajadusel suuremaks) Andmed RTK toetuste valdkonna töökorra (TPK) muutmise kohta Staatus Kinnitamise Muudatuse kirjeldus (algne kuupäev /täiendatud) Versioon 9 17.10.2022 1. lühendite osa on täiendatud 2. seoses peatse SIS kasutuselevõtuga on täiendatud protsessipunkte 3.1.1 „Toetusskeemi ettevalmistamine“ ning 3.2.5 „Andmekorje protsess“. 3. täiendatud on oluliselt protsessipunkti 2.1.8. “RA-de ja RÜ-de töökordade ja Norra_EMP PO-de JKS kirjelduste muudatuste vastavus KA_RKA kehtestatud minimaalsetele nõuetele” (sh on lisatud alapunkt 2 “RTK toetuste valdkonna töökordade loomise ja muutmise protsess”). 4. täpsustatud on protsessipunkti 3.2.1.2 ettemakse taotluse menetlemise protsessi tegevuste tähtaegu. 5. koostöös Rahandusministeeriumiga on kaasajastatud protsessipunkti 2.3.3. "VV poolt kinnitatud meetmete nimekirja muutmise protsess", protsessipunkti 2.3.4. "Rakenduskava seire andmete koondamise protsess" ning protsessipunkti 2.3.5. "Rakenduskava seire komisjonil osalemise protsess." Versioon 10 27.12.2022 1. lühendite osa on täiendatud 2. RTK TPK 1-3. osas on EŠK raamkokkuleppe ja EŠK regulatsiooni alusel läbivalt täiendatud kõiki protsessipunkte, mis kohalduvad EŠK-le. 3. RTK TPK lisade nimekirjast on kustutatud TPK lisa 3 kontroll-leht seoses riigiabi/VTA analüüsi protsessi muutmisega TAO õigusüksuses. 4. TAO juristid teevad vajaduse korral riigiabi/VTA analüüsi ja koostavad vastava memo. 5. Võttes arvesse Riigiabi ja vähese tähtsusega abi registri (RAR) liidese arendusprojekti, on täiendatud RTK TPK 1-3. osas protsesse, mis on seotud riigiabi/VTA andmete sisestamisega RAR-i. 6. Muudatused TPK-s on märgitud sinise tekstina. 7. Alates 01.01.2023. a luuakse RTK struktuuri uus osakond DHO, viited täiendatud uue osakonna ülesannetele. Versioon 11 15.09.2023 RTK TPK hakkab kohalduma Kliima (sh. Moderniseerimisfondi) meetmetele, perioodi 2021-2027 rahastamisvahenditele ning Eesti- Šveitsi Koostööprogrammile (edaspidi EŠK). Sellest tulenevalt on muudetud nende meetmete rakendamisega seotud TPK 2. ja 3. osa protsesse. Uue perioodi 2021-2027 rahastamisvahendite rakendamisel RTK on RÜ ülesannetes meetme 21.1.3.4 sekkumises "Rahastamisvahendite pakkumine ettevõtetele (laenud, garantiid, omakapitali investeeringud)" ning toetuse saajaks on Ettevõtluse ja Innovatsiooni SA (edaspidi EIS). Perioodil 2021-2027 tuleb maksete tegemisel lähtuda ÜSM_2021 artiklist 92 ning rahastamisvahendi rahastamislepingus sätestatust. Rahastamisvahendi rakendaja esitab RÜ-le MT-d ja pärast viimast MT-t kuluaruande ning maksetaotluseid menetleb RTK vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 alamprotsessile 3.2.1.4. Rahastamisvahendite ettemaksetaotluste ja maksetaotluste menetlemise protsess. 3. osa alapeatükis 3.1 on täiendatud protsessi "3.1.6. Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine", et kirjeldada tootetingimuste väljatöötamise protsessi. TPK 2. osa alapeatükis 2.1 on lihtsustatud protsessi "2.1.2. Minimaalsetele nõuetele vastavuse kontrollimine RA, RÜ ja PO tööprotseduurides ning RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa andmise protsess" ja protsessi "2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine". Samas alapeatükis on täiendatud protsessi "2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess", kuhu on lisatud punkt 2 "KA teavitamine ELi toimimise lepingu artikli 258 kohase komisjoni põhjendatud arvamusest rikkumise kohta". Alapeatükki 2.1 on lisatud uued protsessid: sh. "2.1.10 Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee asutamine" EŠK RKÜ poolt ja "2.1.11 EŠK programmi toetusmeetme taotluse ja EŠK toetusmeetme lepingu /toetusmeetme rakendamise lepingu ettevalmistamine". Alapeatükis 2.2 on täpsustatud protsessi "2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus", seejuures on lisatud selgitus, et SFOS-i tagastuste kontrolliks kasutatakse TPK lisa 3 "Tagastuse kontroll-lehte". Alapeatükki 2.2 on lisatud uus protsess 2.2.12 EŠK programmi toetusmeetme lepingu ja toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess ning alapeatükis 2.2. on TMO täpsustanud protsessi "2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess." TPK 2. osa alapeatükki 2.3 on lisatud uus protsess "2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Eesti-Šveitsi Koostööprogrammi tasandil." TPK 3. osa alapeatüki 3.1. protsessi "3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine" on lisatud juhis, et juhul, kui taotlusvorm/aruandevorm on seotud TAT määrustega, kus puutumus soolise võrdõiguslikkuse, võrdsete võimaluste või ligipääsetavuse edendamisse on tuvastatud, siis vajadusel tuleb saata see vorm kommenteerimiseks ÜKP fondide võrdõiguslikkuse kompetentsikeskusele. TPK 3. osa alapeatükis 3.2 on protsessipunkti 3.2.1 pealkirjaks märgitud 3.2.1. Maksete protsess ning sinna on lisatud uus alamprotsess "3.2.1.4. Makse RTK algatusel", mis kohaldub RE meetmetele, kus TAT järgi RTK algatab makse näiteks taotluse rahuldamise otsuse alusel. RTK kontrollib tegevuste elluviimist pärast makse teostamist aruande alusel ning kasutab TPK lisa 8 aruande kontroll- lehte aruande kontrollimiseks. Täiendatud on protsessi "3.2.1.3. Maksetaotluse menetlemise protsess (v.a rahastamisvahendite MTd)", kuhu on lisatud nõuded ostu- ja hankelepingute täitmise kontrolliks. Seoses EŠK regulatsiooni muudatusega on samas alapeatükis 3.2 kaasajastatud 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess", kus on täpsustatud, kuidas EŠK programmi raames saadab RKÜ Šveitsi toetuste büroole kooskõlastamiseks RHAD vastavalt punktis 1 "Riigihanke eelnõustamine" toodud korrale. TPK 3. osa alapeatükki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD on lisatud EŠK programmi ja kliima meetmete ning perioodi 2021-2027 rahastamisvahendite järeltoimingud. Seoses RTK põhimääruse muudatusega on TPK-s muutunud RTK majandustarkvara osakonna (MTO) nimi infosüsteemide arendamise osakonnaks (ISO-ks). Versioon 12 Käskkirjas Üldised TPK protsesside muudatused: märgitud kuupäev TPK-s on kustutatud RTK RÜ perioodi 2014-2020 rakendamisega seotud protsessid. TPK protsessid kohalduvad EL struktuurivahendite perioodi 2014-2020 lõpetamiseks. Igale protsessile on määratud protsessiomanik (ametinimetusega). TPK 3. osas on kasutatud piloteerimiseks TPK protsessi uut infodisaini järgmistes protsesside: 3. 1.4. Otsustusprotsess, 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess, 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess ja 3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess. RTK TAO teenuse disaini talitus hindab 6 kuud pärast TPK kinnitamist, kui suur on uue infodisainiga töökorra protsesside kasutusaktiivsus Confluences. TPK muudatused on märgitud läbivalt rohelise tekstist erineva värviga ning lingid on märgitud sinisega. Töökorras on läbivalt asendatud "maksetaotlus /ettemaksetaotlus" mõistega "makse/ettemakse" lihtsustamise eesmärgil. TPK protsessipunktides on tehtud järgmised muudatused: TPK-s on tõstetud rahastamisvahendite rakendamisega seotud protsessid TPK 3. osast TPK 2. osasse KA protsessipunktide juurde, sest perioodil 2021-2027 rakendab rahastamisvahendeid RTK-s TAO. 1. Punkti 1.2.3. Vastutajad on lisatud, et igale töökorra protsessile on määratud protsessiomanik. Täiendavalt on kirjeldatud protsessiomaniku ülesanded. 2. Punkti 1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele on lisatud 2021-2027 rahastamisvahendite osa. 3. Punktis 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid on täiendatud TPK lisade nimekirja 2021-2027 rahastamisvahendite kontroll-lehtedega. 4. Protsessipunkti 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess on täiendatud, et see kohalduks ka EŠK PO või EŠK komponendi operaatori poolt esitatud TAT-i kooskõlastamiseks. 5. Protsessipunktis 2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele on täiendatud p.2. "RTK toetuste valdkonna töökordade loomine ja protsesside muutmine" ning lisatud, et TPK muudatuse korral protsessiomanik täidab TPK protsessi muutmise lähteülesande vormi (TPK lisa 15). 6. Protsessipunkti 2.1.10 Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee asutamine on muudetud ning kirjeldatud, kuidas PO asutab toetusmeetme juhtkomitee. 7. Töökorda on lisatud uus protsessipunkt 2.1.12 Šveitsi toetusmeetme partneriga sõlmitava partnerluslepingu vastavuskontroll RKÜ-s. 8. Protsessipunktis 2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimine ja maksete teostamine ning EŠK TA meetme MT esitamine ja finantsaruandlus on täiendatud EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "TA fond" kulude aruandlust. 9. Protsessipunktis 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess on täiendatud EŠK toetusmeetmete ning EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi" hüvitistaotluse menetlust. 10. Protsessipunktis 2.2.13 Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine on täpsustatud, et KA finantsinstrumentide ekspert kontrollib tootetingimuste nõuetele vastavust ja annab tagasisidet rahastamisvahendi rakendajale ning muudab TPK lisa 10 „Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kuludokumentide kontroll-leht“ vastavalt muutunud tootetingimustele. 11. Protsessipunktis 2.2.14 Rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess on kirjeldatud ettemakse/makse menetlemine töökorra lisa 10 "Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kuludokumentide kontroll-leht“ ja TPK lisa 4 "Maksete valimipõhine kuludokumentide ja lepingute täitmise kontrollimetoodika " järgi. 12. Protsessipunkti 2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite meetmete nimekirja muutmise protsess on ajakohastatud koostöös Rahandusministeeriumiga. 13. Töökorda on lisatud uus protsess 2.3.8. Rahastamisvahendite aruannete kontroll, mis kirjeldab aruannete ja järelaruannete kontrolli TAO finantsinstrumentide eksperdi poolt kasutades TPK lisa 14 "Rahastamisvahendi aruande kontroll-leht". 14. Protsessipunktis 2.3.15. Vaiete menetlemise protsess on täiendus punkti 1 alapunktis 1.9, et TAO jurist edastab vaideotsuse projektikoordinaatorile/teenusekoordinaatorile ja järelevalve eksperdile. 15. Protsessipunktis 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess on täpsustatud konto loomist. 16. Protsessipunkti 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess on täpsustatud TAO SFOS tooteomaniku ja ISO projektijuhi tööjaotust. 17. Protsessipunkti 2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi tasandil on kaasajastatud. 18. Protsessipunkti 3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine on lisatud täiendus, et meetme rakendusdokumentide koostamisel tuleb tagada, et ei toetata fondi määruses välistatud valdkondi. 19. Protsessipunktis 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess on täpsustus, et taotluse konsensuslik hindamine RTK hindajate poolt kohaldub, kui konsensuslikku hindamist näeb ette TAT ja või hindamismetoodika. 20. Protsessipunkti 3.1.3. Investeeringute kavasse kantud projektide taotluste vastuvõtmise protsess on täpsustatud koostööd RA-ga. 21. Protsessipunkti 3.1.4. Otsustusprotsess on täpsustatud ja muudetud kasutajasõbralikumaks uue infodisainiga. 22. Protsessipunktis 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess on uuendatud viited õigusaktidele ja muudetud on infodisaini. 23. Protsessipunktis 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess on uuendatud tabel 1 "Riigihangete kontrolli ulatus" ning täpsustatud on raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingute kontrolli. 24. Protsessipunkti 3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess on muudetud vastavalt uuele infodisainile. 25. Protsessipunktis 3.2.5. Andmekorje protsess on täpsustatud SIS koordinaatori ülesandeid. 26. TPK 3. osa alapeatükki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD on lisatud täiendus, et olukorras, kus tuleb Euroopa Komisjoni 14.05.2019. a otsusest lähtuvalt koostada finantskorrektsioon ning kohaldada konkreetset protsendimäära, kuid RÜ hinnangul ei ole finantskorrektsiooni koostamine või ettenähtud kindla protsendimäära rakendamine kaasuse asjaoludest lähtuvalt proportsionaalne tuleb lähtuda juhendist "EK suunises fikseeritud korrektsioonimäärade vähendamise või mitterakendamise juhis". Samuti on lisatud täiendus, et TPK alapeatükk 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD kohaldub FKO tegemiseks perioodi 2014-2020 ja 2021-2027 rahastamisvahendite meetmetes. 2. TOETUSTE KORRALDAMISE OSA 2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID 2.1.1. KA_RKA_RKÜ vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK_NMFA_FMC teavitamine süsteemi valmisolekust 2.1.2. Minimaalsetele nõuetele vastavuse kontrollimine RA, RÜ ja PO tööprotseduurides ning RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa andmise protsess 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess 2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse kooskõlastamise protsess 2.1.5. Norra_EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess 2.1.6. Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess 2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee) asutamise ja rakendamise protsess 2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele 2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine 2.1.10 Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee asutamine 2.1.11 EŠK programmi toetusmeetme taotluse ja EŠK toetusmeetme lepingu/toetusmeetme rakendamise lepingu ettevalmistamine 2.1.12 Šveitsi toetusmeetme partneriga sõlmitava partnerluslepingu vastavuskontroll RKÜ-s 2.2. TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD PROTSESSID 2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus 2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimine ja maksete teostamine ning EŠK TA meetme makse esitamine ja finantsaruandlus 2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja esitamise protsess 2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess 2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess 2.2.7. Õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess 2.2.8. Norra_EMP MoU muutmise protsess 2.2.9. Norra_EMP programmilepingute muutmise protsess 2.2.10. Norra_EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise protsess 2.2.11. Norra_EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess 2.2.12 EŠK programmi toetusmeetme lepingu ja toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess 2.2.13 Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine 2.2.14 Rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess 2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD PROTSESSID 2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi koostamise protsess 2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess 2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite meetmete nimekirja muutmise protsess 2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess 2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess 2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane tulemuslikkuse hindamine 2.3.7. EL struktuurivahendite ja EŠK hindamiste protsess 2.3.8. Rahastamisvahendite aruannete kontroll 2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess 2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess 2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Šveitsi-Eesti koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess 2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess 2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess 2.3.15. Vaiete menetlemise protsess 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess 2.3.18. Euroopa Komisjoni SFC infovahetussüsteemi haldamise protsess 2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess 2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi tasandil 2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID 2.1.1. KA_RKA_RKÜ vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK_NMFA_FMC teavitamine süsteemi valmisolekust 2.1.2. Minimaalsetele nõuetele vastavuse kontrollimine RA, RÜ ja PO tööprotseduurides ning RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa andmise protsess 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess 2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse kooskõlastamise protsess 2.1.5. Norra_EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess 2.1.6. Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess 2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee) asutamise ja rakendamise protsess 2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele 2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine 2.1.10 Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee asutamine 2.1.11 EŠK programmi toetusmeetme taotluse ja EŠK toetusmeetme lepingu/toetusmeetme rakendamise lepingu ettevalmistamine 2.1.12 Šveitsi toetusmeetme partneriga sõlmitava partnerluslepingu vastavuskontroll RKÜ-s 2.1.1. KA_RKA_RKÜ vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK_NMFA_FMC teavitamine süsteemi valmisolekust Protsessiomanik TAO teenusedisaini talituse teenuse arendamise ekspert Protsess kirjeldab KA/RKA/RKÜ ja Norra/EMP SA tegevusi rakendusperioodi alguses läbiviidava KA/RKA/RKÜ ja Norra/EMP SA juhtimis- ja kontrollisüsteemi vastavusauditi ning rakendusperioodi jooksul läbiviidavate KA/RKA/RKÜ ja Norra/EMP SA juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite läbiviimise raames. Perioodil 2014-2020 KA määramist ja vastavushindamist käsitlevad SV ja abifondi kontekstis ÜSM_2013 artiklid 123 ja 124 ning abifondi määruse artiklid 31 ja 35. Norra/EMP SA määramist ja vastavushindamist käsitlevad Norra ja EMP rakendusmääruse artiklid 1.5, 2.5, 5.1, 5.2 ja 5.4. Perioodil 2021-2027 KA peab tagama ÜSM_2021 artiklites 72–75 kehtestatud ülesannete ja töökohustustega seotud JKS nõuetekohase toimimise. Protsessipunkt 2.1.1. ei kohaldu KA-le perioodil 2021-2027, sest KA vastavusauditi pole vaja teha vastavalt ÜSS §9 lõikele 3. Norra/EMP kontekstis käsitlevad RKA määramist Norra ja EMP rakendusmääruste artiklid 1.5 paragrahv 1 p d, 2.5 ja 5.2. Norra/EMP puhul tuleb lähtuvalt rakendusmääruse artiklist 5.7 lisada liikmesriigi juhtimis- ja kontrollisüsteemi kirjeldusele AA hinnang süsteemi nõuetele vastavuse kohta. EŠK kontekstis käsitleb RKÜ ülesandeid EŠK regulatsiooni artikkel 3.3 ning EŠK juhtimis- ja kontrollisüsteemide audit viiakse läbi kooskõlas riiklike süsteemiauditi nõuetega, mida tavaliselt kohaldatakse EL või EMP/Norra toetuste puhul. EŠK ja makseasutuse JKS-e auditeeritakse vähemalt üks kord vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 9.1. Antud protsessipunkt ei kohaldu RE meetmetele/Kliima meetmetele. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg 1. KA/RKA/RKÜ vastavusauditi algatamine 1.1 TAO teenuse arendamise ekspert Koostab KA/RKA/RKÜ vastavusauditi algatuskirja esitamiseks AAle ning edastab selle koos KA 10 Algatuskiri AA-le DHS-s (edaspidi protseduuride koordinaator) tööprotseduuride kirjelduse või RKA JKKga/RKÜ JKKga DHS-i kaudu kooskõlastamiseks TAO juhatajale. tööpäeva /TAO teenuse arendamise ekspert, kes (edaspidi vastutab Norra/EMP valdkonna tp) eest (edaspidi Norra/EMP koordinaator)/EŠK programmi ekspert 1.2 TAO juhataja Kooskõlastab algatuskirja ning edastab selle KA/RKA/RKÜ juhile DHS-i kaudu allkirjastamiseks. 2 tp Kooskõlastatud algatuskiri AA-le DHS-s 1.3 KA juht/RKA juht/RKÜ juht Allkirjastab ja edastab DHS-i kaudu KA/RKA vastavusauditi algatuskirja ning KA tööprotseduuride 2 tp Allkirjastatud algatuskiri kirjeldused või RKA JKK/RKÜ JKK AA-le (teadmiseks TMO juhatajale). AA-le DHS-s 1.4 Norra/EMP koordinaator/ Salvestab RKA/RKÜ vastavusauditi algatuskirja Sharepointi. 2 tp Algatuskiri Sharepointis EŠK programmi ekspert 2. KA vastavusauditi või KA/RKA/RKÜ ja Norra/EMP SA JKS auditi läbiviimine ja järeltegevuste teostamine 2.1 AA Viib läbi vastavusauditi, JKS-ide auditi või järelauditi. Esitab auditi aruande projekti e-kirja teel KA/RKA Vastavalt E-kiri auditi aruande /RKÜ-le kommenteerimiseks. jooksvale projektiga DHS-s vajadusele 2.2 TAO juhataja Määrab auditi kontaktisiku ja teavitab teda auditi aruande projektist. 2 tp E-kiri 2.3 Protseduuride koordinaator/KA Koordineerib auditi aruande projektile seisukohtade andmist kaasates TAO, TMO ja vajadusel RM RO-d AA-ga Seisukohad auditi eksperdid/ Norra/EMP koordinaator/ vastavalt AA-ga kokku lepitud tähtajale. Vajadusel küsib täpsustusi AA-lt. kokkulepit aruande projektile EŠK programmi ekspert või mõnu muu ud lisatud Sharepointi määratud kontaktisik tähtaeg 2.4 TAO juhataja Kooskõlastab KA/RKA/RKÜ seisukohtadega auditi aruande projekti. 3 tp E-kiri kooskõlastatud auditi aruande projektiga 2.5 Protseduuride koordinaator/KA Edastab AA-le e-kirja teel KA/RKA/RKÜ kommentaaridega auditi aruande projekti vastavalt AA-ga kokku AA-ga E-kiri kommenteeritud eksperdid/ Norra/EMP koordinaator/ lepitud tähtajale. kokkulepit auditi aruande EŠK programmi ekspert ud projektiga tähtaeg 2.6 AA Esitab allkirjastatud auditi lõpparuande KA/RKA/RKÜ-le ning sisestab lõpparuandes toodud Osapoolt E-kiri auditi järeltegevused SFOS JKS auditite moodulisse. e vahel lõpparuandega; kokkulepit kanded SFOS-s ud tähtaeg 2.7 TAO juhataja Määrab tähelepaneku järeltegevuste elluviijad, kaasates vajadusel RM RO-d ja TMO juhataja. 5 tp Auditi järeltegevuste elluviijad määratud 2.8 Protseduuride koordinaator/ KA Koordineerib auditi lõpparuandes toodud järeltegevuste tähtaegset elluviimist kaasates asjakohaseid Osapoolt E-kirjad; kanded SFOS- eksperdid/ Norra/EMP koordinaator/ TAO, TMO ja RM RO-d ja tagab järeltegevuste info kandmise SFOS-i JKS auditi moodulisse. Vajadusel e vahel s EŠK programmi ekspert või mõnu muu küsib täpsustusi AA-lt. kokkulepit määratud kontaktisik ud tähtaeg 2.9 TMO finantsekspert Juhul kui audit viiakse läbi vaid SA või Norra/EMP SA funktsioonide täitmisele, annab auditi aruande Osapoolt Auditi aruande projektile seisukohad kooskõlastades need eelnevalt TMO juhatajaga. e vahel projektile seisukohad kokkulepit esitatud; kanded SFOS- Tagab auditi lõpparuandes toodud järeltegevuste tähtaegse elluviimise ning seotud info kandmise SFOS-i ud s JKS auditi moodulisse. Vajadusel küsib täpsustusi AA-lt. tähtaeg 2. AA Annab SFOS JKS mooduli vahendusel kinnituse järeltegevuste piisavusele. Juhul kui AA ei hinda Osapoolt Kanded SFOS-s 10 järeltegevusi piisavaks, alustatakse uuesti järeltegevuste elluviimisest. e vahel kokkulepit ud tähtaeg 3. KA vastavaks tunnistamine struktuurivahendite rakendamiseks 3.1 TAO jurist Kui AA on vastavusauditi, vajadusel selle järelauditi järeltegevuste piisavusele oma kinnituse andnud, Osapoolt VV KA vastavaks valmistab VV istungiks ette KA vastavaks tunnistamise korralduse materjalid ning esitab need ametlikuks e vahel tunnistamise kooskõlastamiseks asjakohastele RA-dele ja Riigikantseleile. Salvestab materjalid Sharepointi. kokkulepit korralduse materjalid ud Sharepointis tähtaeg 3.2 Protseduuride koordinaator Koostab pärast VV poolset KA vastavaks tunnistamist ametliku kirja KA vastavaks tunnistamisest EK-le 5 tp Kirja eelnõu KA esitamiseks. vastavaks tunnistamisest EK-le esitamiseks 3.3 KA juht Allkirjastab EK-le edastatava kirja. 2 tp Allkirjastatud kiri KA vastavaks tunnistamisest EK-le DHS-s 3.4 AA Edastab EK vastava nõude esitamisel EK-le (koopia KA juht, TMO juhataja) KA vastavusauditi Osapoolt KA vastavusauditi lõpparuande ning arvamuse KA vastavuse kohta ÜSM_2013 artiklis 124 ja abifondi määruse artiklis 35 e poolt lõpparuanne EK-le sätestatud nõuetele, EK nõudmisel ka tööprotseduuride kirjeldused. kokkulepit esitatud ud Teavitab EK-d juhul kui perioodil 2014-2020 JKS auditi tulemusena tuvastatakse, et KA ei vasta tähtajal ÜSM_2013 artiklis 124 ja abifondi määruse artiklis 35 sätestatud nõuetele või kui perioodil 2021-2027 JKS auditi tulemusel tuvastatakse, et KA ei taga ÜSM_2021 artiklites 72–75 kehtestatud ülesannete ja töökohustustega seotud JKS nõuetekohast toimimist 3.5 Protseduuride koordinaator Kui EK esitab vastavusauditi kohta kirjalikult märkusi kahe kuu jooksul alates dokumentide 15 tp EK kiri; KA vastuskirja kättesaamisest, koordineerib koordinaator vastuskirja koostamist EK märkustega arvestamise või eelnõu DHS-s põhjendatud mittearvestamise kohta kaasates asjakohaseid ametnikke (nt TMO, RM RO jne). Lisab vastuskirja DHS-i, lisades kooskõlastusringi TAO juhataja. 3.6 KA juht Allkirjastab vastuskirja ning edastab EK-le. 3 tp Allkirjastatud vastuskiri EK-le DHS-s 3.7 Protseduuride koordinaator Edastab kirja DHS-i kaudu TMO juhatajale teadmiseks. Salvestab materjalid Sharepointi. 2 tp Allkirjastatud vastuskiri EK-le DHS-s edastatud teadmiseks TMO-le 4. EK teavitamine muudatustest struktuurivahendite rakendussüsteemis 4.1 Protseduuride koordinaator Pärast muudatuste toimumist rakendussüsteemis uuendab andmeid infosüsteemis SFC2014/SFC2021. 10 tp Muudatuste kanded infosüsteemis SFC2014/ SFC2021 5. Norra/EMP JKK FMO-le esitamine kinnitamiseks hiljemalt 6 kuu jooksul alates viimasest MoU allkirjastamisest ja EŠK JKK Šveitsi toetuste büroole esitamine 5.1 Norra/EMP koordinaator/ EŠK Kui AA on vastavusauditi, vajadusel selle järelauditi järeltegevuste piisavusele oma kinnituse andnud, 10 tp Kirja eelnõu FMO-le programmi ekspert valmistab ette ametliku kirja RKA vastavaks tunnistamisest FMO-le esitamiseks/ kirja RKÜ vastavaks DHS-s/ Kirja eelnõu tunnistamisest Šveitsi toetuste büroole. Kirjale lisatakse AA arvamus JKK nõuetele vastavuse kohta. Šveitsi toetuste büroole DHS-s 5.2 DHO dokumendihalduse spetsialist Loob DHS töövoo kirja TAO juhatajale kooskõlastamiseks ja RKA juhile/RKÜ juhile kinnitamiseks ning 2 tp Kiri DHS-s teadmiseks TMO juhatajale. 5.3 RKA juht/RKÜ juht Allkirjastab kirja DHS-is. 3 tp Allkirjastatud kiri FMO- le DHS-s/ allkirjastatud kiri Šveitsi toetuste büroole DHS-s 5.4 Norra/EMP koordinaator/ EŠK Salvestab kõik asjakohased Norra/EMP JKK /EŠK materjalid Sharepointi vastavasse kausta. 2 tp Norra/EMP JKK /EŠK programmi ekspert JKK kiri koos JKK materjalidega Sharepoi nti vastavas kaustas 2.1.2. Minimaalsetele nõuetele vastavuse kontrollimine RA, RÜ ja PO tööprotseduurides ning RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa andmise protsess Protsessiomanik TAO teenusedisaini talituse teenuse arendamise ekspert Protsess kirjeldab KA/RKA tegevusi, mida tehakse seoses RA ja RÜ tööprotseduuride ja Norra/EMP PO JKS-de KA juhendites seatud minimaalsetele nõuetele vastavuse hindamiseks ning ülesannete täitmiseks loa andmiseks. Vastavalt ÜSM_2013 artikli 123 lõikele 6 ja abifondi määruse artikli 31 lõikele 6 võib liikmesriik delegeerida osa KA ülesandeid RÜ-dele/RA-dele, kuid vastavalt ÜSM_2013 artiklile 122 lg 1 peab KA tagama, et JKS on vastavuses ÜSM_2013 artiklites 72, 73 ja 74 ning abifondi määruse artiklis 30 tooduga. Vastavalt ÜSS § 6 lõikele 2 KA ÜSM_2021 artikli 71 lõike 1 tähenduses on RTK, kes peab tagama samas määruses artiklites 72-75 kehtestatud ülesannete ja töökohustustega seotud JKS nõuetekohase toimimise (kui ülesande täitmine ei ole ÜSS § 7 või 8 alusel volitatud teisele asutusele või isikule) ning ÜSS-s ja selle alusel antud õigusaktides nimetatud ülesandeid. Vastavalt STS § 10 lõikele 2 ja vastavalt ÜSS § 9 lõikele 2 teostab KA vastavushindamise. Vastavalt STS § 10 lõikele 2 toimub KA käskkirja alusel RA ja RÜ määramine. ÜSS § 9 lõike 2 alusel KA annab hinnangu TPK vastavuse kohta. Norra/EMP finantsmehhanismi rakendusmääruste artiklist 5.3 tuleneb RKA-le üldine vastutus Norra/EMP rakendussüsteemi toimimise eest ning seetõttu kooskõlastatakse Norra/EMP PO-de juhtimis- ja kontrollisüsteemid RKA poolt. Juhul kui PO on oma teatud ülesanded delegeerinud RÜ-le, siis kooskõlastab RKA vastavad RÜ tööprotseduurid. Kuna Norra/EMP toetuste raames ei ole doonorite poolt eraldi detailseid tingimusi vastavuskontrolli jaoks seatud, siis lähtub RKA Norra/EMP PO-de JKK-sid hinnates SV KA juhenditest. Vastavushindamise läbiviimiseks on KA välja töötanud ja kehtestanud kolm erinevat juhendmaterjali „Korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse väljamaksmise ja elluviimise kontrollimisele“; „Miinimumnõuded rakendusüksusele ja –asutusele tööprotseduuride kirjelduse koostamiseks“ ning „Juhendmaterjal juhtimis- ja kontrollisüsteemide ning projektiauditite järeltegevuste menetlemiseks“, millele tuginedes on kõik RA-d ja RÜ-d oma tööprotseduurid välja töötanud. Vastavushindamise käigus kontrollib KA/RKA RA-de, RÜ-de protseduure ja PO-de JKK-sid järgmistes aspektides (Norra/EMP puhul võib PO JKK-s olla põhjendatud SF minimaalsetest nõuetest leebem lahendus, nt viidatud RÜ protseduuridele, kus asjakohane): üldine struktuur ja tööjaotus asutuses; taotluste menetlemine; vähese tähtsusega abi ja riigiabi andmise kontrollimine; maksete kontroll; riigihangete kontroll; kohapealne tegevuste kontroll; rahastamisvahendi rakendaja tegevuste kontroll; projekti eesmärkide ja tulemuste saavutamise kontroll; tuvastatud nõuetele mittevastavuste ja pettuse kahtlusega juhtumite menetlemine ja nendest teavitamine; finantskorrektsiooni otsuse tegemine; SFOS-i andmekvaliteedi kontroll, kontode loomine ja haldus; vaidemenetlus; auditi järeltoimingute tegevused; Norra/EMP puhul lisaks aruannete koostamine ja esitamine. Vastavushindamise läbiviimisel kontrollitakse TPK-d KA juhendites toodud nõuete alusel. EŠK raames vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 3.2 (kui raamkokkuleppe lisas 1 ei ole kokku lepitud teisiti), määrab Eesti koostööprogrammiga seotud kohustused ja ülesanded järgmistele riiklikele üksustele: RKÜ, makseasutus ja AA. EŠK AA-na tegutseb EV Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakond EŠK raamkokkuleppe artikli 2.3 alusel. EŠK raames AA vastutab auditistrateegia koostamise ja auditite tegemise eest, et kontrollida koostööprogrammi juhtimis- ja kontrollisüsteemi tulemuslikku toimimist, samuti toetusmeetmete auditite eest vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 3.6. Antud protsessipunkt ei kohaldu RE meetmetele/Kliima meetmetele. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg 1. Struktuurivahendite rakendamise RA-de ja RÜ-de JKS-de vastavushindamise ja ülesannete täitmiseks loa andmise protsess 1.1 TAO teenuse Informeerib RA/RÜ-sid juhendmaterjalidest, mille järgi tuleb protseduurid koostada. Saadab uuele RA-le/RÜ-le 5 tp Juhendmaterjalid edastatud arendamise ekspert vastavushindamise raames enesekontrolli kontroll-lehe, kus on välja toodud KA kehtestatud minimaalsed nõuded (edaspidi töökordade protsesside koostamiseks. koordinaator) 1.2 RA või RÜ (edaspidi Asutus, kes soovib saada RA-ks või RÜ-ks, koostab KA kõiki juhendmaterjale arvesse võttes oma protseduurid ja Vastavalt RA/RÜ protseduurid KA-le vastavushindamise esitab need KA vastavushindamiseks e-kirja teel. Uus RA/RÜ esitab täidetud vastavushindamise kontroll-lehe. vajadusele edastatud; täidetud KL taotleja) 1.3 TAO teenuse Laeb üles Sharepointi RA/RÜ vastavushindamise dokumendid ja loob JIRA taski TAO valdkonna ekspertidele 5 tp KA hinnang edastatud RA-le arendamise ekspert /juristile ja RM RO-le dokumentide kommenteerimiseks (teadmiseks TAO talituse juhatajatele). /RÜ-le; KL 1.4 TAO valdkonna Kommenteerivad dokumente JIRA-s/Sharepointis. 10 tp Kommentaarid Sharepointis eksperdid/TAO jurist/ /JIRA-s RM RO 1.5 TAO teenuse Puuduste korral saadab e-kirja vastavushindamise taotlejale, tuues välja, milline osa protseduuridest vajab 5 tp Dokumendid DHS-s arendamise ekspert korrigeerimist, andes tähtaja uuendatud protseduuride hindamiseks esitamiseks. Puuduste korral protsess jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.2. a) Perioodil 2014-2020 valmistab ette RA/RÜ vastavushindamise käskkirja DHS-s ning loob DHS-s töövoo dokumentide kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks. Kooskõlastajad: TAO jurist, TAO OJ. Allkirjastaja: KA juht. b) Perioodil 2021-2027 koostab vastuskirja DHS-s ja lisab lisad (KL; töökord) DHS-i ning loob DHS-s töövoo dokumentide kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks. Kooskõlastajad: TAO jurist, TAO juhataja. Allkirjastaja: KA juht. 1.6 TAO jurist/TAO OJ Kooskõlastab dokumendid DHS-s. 1.7 KA juht a) Perioodil 2014-2020 allkirjastab DHS-is RA või RÜ positiivse vastavushindamise läbimise käskkirja; 3 tp RA/RÜ vastavus-hindamise läbimise lõpphinnang b) Perioodil 2021-2027 allkirjastab DHS-is RA või RÜ positiivse vastavushindamise läbimise lõpphinnangu (käskkiri/vastuskiri) DHS-s vastuskirja. allkirjastatud 1.8 TAO teenuse Salvestab Sharepointi DHS-s allkirjastatud dokumendid vastavasse kataloogi. 1 tp Töökorra dokumendid/ arendamise ekspert Sharepointis RÜ/RA töökorra tööversioonid, KA tagasiside, kooskõlastatud töökorra ning vastavushindamise kontroll-lehe ning kinnitatud töökorra salvestab Sharepointi vastavasse kataloogi. 1.9 TAO teenuse Kannab info perioodil 2014-2020 tegutsemisloa saanud asutuse kohta infosüsteemi SFC2014. 5 tp Kanded infosüsteemis arendamise ekspert SFC2014 2. Norra/EMP vahendite ning Šveitsi-Eesti koostööprogrammi PO-de juhtimis- ja kontrollisüsteemide vastavushindamise protsess 2.1 Norra/EMP Informeerib PO-sid nõuetest ja/või juhendmaterjalidest, mille järgi tuleb protseduurid koostada. 5 tp E-kiri PO-dele koordinaator/ EŠK programmi ekspert 2.2 PO või RÜ (edaspidi Asutus, kes soovib saada PO-ks või RÜ-ks, koostab RKA/RKÜ kõiki nõudeid/juhendmaterjale arvesse võttes oma Vastavalt E-kiri vastavushindamise PO JKK/ RÜ töökorra ja esitab need RKA Norra/EMP koordinaatorile/ RKÜ EŠK programmi eksperdile vajadusele taotleja) Sharepointis vastavushindamiseks. Kui RÜ töökord sisaldab mitme erineva fondi muudatusi, siis RÜ saadab töökorra TAO teenuse arendamise eksperdile (edaspidi töökordade koordinaator) ja koopia teadmiseks Norra/EMP koordinaatorile/ EŠK programmi eksperdile. 2.3 Norra/EMP Koordineerib PO JKK/ RÜ töökorra vastavushindamise läbiviimist. Loob vastava JIRA taski ja kaasab 10 tp JIRA task koordinaator/ vajalikud RKA ja Norra-EMP SA/ EŠK RKÜ eksperdid ja muud vajalikud osapooled. EŠK programmi ekspert 2.4 RKA ja Norra-EMP Kommenteerivad PO JKK-d/ RÜ töökorda. Kommentaarid JIRA taski SA/RKÜ eksperdid/ juures ja Sharepointis Muud kaasatud osapooled 2.5 Norra/EMP Veendub, kas JKK/töökord vastab RKA/RKÜ kehtestatud nõuetele, kaasates vajadusel TAO valdkonna eksperte 10 tp E-kiri koordinaator/ /juristi/talituse juhatajat. Sharepointis EŠK programmi ekspert/ *Töökordade koordinaator Kui JKK/töökord vajab korrigeerimist, saadab puuduste kõrvaldamiseks ja/või täiendamiseks selle vastavushindamise taotlejale e-kirja koos tähtajaga uuendatud JKK/töökorra esitamiseks. Seejärel kontrollib uuesti korrigeeritud JKK/töökorda. *Juhul, kui töökorra muudatus sisaldab erinevate fondide muudatusi. 2.6 Norra/EMP Informeerib e-kirjaga vastavushindamise taotlejat RKA/RKÜ lõpphinnangust ning palub e-kirjaga esitada RKA-le 5 tp E-kiri koordinaator/ /RKÜ-le kinnitatud versiooni asutuse töökorrast või JKK-st. Sharepointis EŠK programmi ekspert/ *Töökordade koordinaator Edastab PO JKK ja RÜ töökorra AA-le vastavusauditi läbiviimiseks. *Juhul, kui töökorra muudatus sisaldab erinevate fondide muudatusi. 2.7 Norra/EMP Salvestab PO JKK ja PO/RÜ töökorra tööversioonid või kinnitatud versioonid, RKA/RKÜ tagasiside, 3 tp JKK/ töökord Sharepointis koordinaator/ kooskõlastatud JKK/töökorra ning kontroll-lehe Sharepointi. EŠK programmi EŠK korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11. ekspert/ Töökordade koordinaator)* *Juhul, kui töökorra muudatus sisaldab erinevate fondide muudatusi. 2.8 Norra/EMP Valmistab kolme kuu jooksul arvates PO JKK RKA-le kooskõlastamisele saabumisest ette kirja FMO-le (vastavalt 3 kuud E-kiri FMO-le koordinaator rakendusmääruse artikli 5.7 punktile 2) teavitamaks, et PO JKK vastab nõuetele. Teavituskirjale tuleb lisada AA arvamus (the report and the opinion vastavalt rakendusmääruse artikli 5.7 punktile 3) PO JKK nõuetele vastavuse Sharepointis kohta. 2.9 Norra/EMP FMO nõudmisel (vastavalt rakendusmääruse artikli 5.7 punktile 4) esitab FMO-le lisaks AA arvamusele ka inglise 2 kuud E-kiri koordinaator keelse PO JKK. FMO-l on õigus esitada PO JKK-le kommentaare kuni kahe kuu jooksul dokumentide esitamiseks + 2 kättesaamisest. kuud FMO Sharepointis kommentaaride ks 2. Norra/EMP Kui FMO-l on täiendavaid küsimusi seoses PO JKK-ga, korraldab neile vastamise. Vastavalt E-kiri 10 koordinaator vajadusele Sharepointis 2. EŠK programmi Teavitab Šveitsi toetuste bürood, et PO JKK vastab RKÜ nõuetele. Šveitsi toetuste büroo nõudmisel esitab lisaks Koheselt E-kiri 11 ekspert AA arvamusele PO JKK osas ka inglise keelse PO JKK. Kui Šveitsi toetuste bürool on täiendavaid küsimusi pärast PO JKK seoses PO JKK-ga, korraldab neile vastamise. vastavaks Sharepointis tunnistamist 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess Protsessiomanik TAO teenusedisaini talituse ärianalüütik Protsessi punkti 1 "Meetmete TAT eelnõude ettevalmistamise ja muutmise protsess" eesmärgiks on hinnata ettevalmistamiseks ja kooskõlastamiseks esitatud SV TAT eelnõu kokkusobivust rakenduskavaga, ÜSM_2021-ga, komisjoni määrustega ja asjakohase fondi määrusega, ÜSS-ga, meetmete nimekirjaga ja ÜM_2022-ga, taotluste menetlemise määrusega ja muude asjakohaste õigusaktidega ning proportsionaalsuse põhimõtetega. Protsessi punkti 1 eesmärgiks on ka hinnata ettevalmistamiseks ja kooskõlastamiseks esitatud riigieelarvelise toetuse TAT eelnõu ja EŠK TAT eelnõude kokkusobivust asjakohaste õigusaktidega ning proportsionaalsuse põhimõtetega. Samuti on koostatud TAT määruse ja käskkirja ja seletuskirja näidis koos TAT juhendiga, mida tuleb nende koostamisel arvesse võtta. Kooskõlastamisel tuvastatakse eelnõu eelnimetatud õigusaktidele ja juhendile vastavus. Kui kooskõlastaja täheldab ebakõla, siis koostab selle kohta märkuse. Juhul kui kooskõlastajal tekib märkus teise eksperdi, ärianalüütiku, talituse juhi või RM RO vastutusalas olevale punktile, siis antakse sellest vastutajale teada. TPK- st juhindutakse TAT eelnõu ettevalmistamisel ja nii ametlikul kui ka mitteametlikul kooskõlastamisel. Kooskõlastajate vastutusalad jagunevad järgnevalt: TAO jurist annab hinnangu SV TAT eelnõu vastavusele õigusaktidele: EL ÜKP regulatsioonid, STS/ÜSS ja selle alusel antud VV määrused, vajadusel muud asjakohased õigusaktid (va see osa, millele annavad hinnangu teised TAO valdkonna eksperdid või RM RO) ning toetuse andmise rakendatavusele ja menetluslikele küsimustele, sh eelnõus sätestatu selgus, terviklikkus ja läbipaistvus ning piisavus tegevuste elluviimiseks. RE/Kliima meetmete ja EŠK TAT eelnõude korral TAO jurist annab hinnangu eelnõu vastavusele õigusaktidele: toetuse andmise rakendatavusele ja menetluslikele küsimustele, sh eelnõus sätestatu selgus, terviklikkus ja läbipaistvus ning piisavus tegevuste elluviimiseks. TAO valdkonna eksperdid annavad hinnangu eelnõus kirjeldatud tingimustele vastavalt vastutusvaldkonnale: kulude abikõlblikkusele ja lihtsustatud kuluhüvitamisviiside korrektsele rakendamisele, sh kaudsete kulude, kindlasummaliste maksete ja ühikuhinna analüüsile ning rakendamise metoodika arusaadavusele ja sobivusele; toetuse taotlemise nõuete õiguspärasusele; toetuse maksetingimuste õiguspärasusele; rakendamise alustele ja põhimõtetele ning nende kooskõlale programmdokumendiga; perioodi 2021-2027 rahastamisvahendi rahastamislepingu puhul annab hinnangu valikuprotsessi korrektsusele, investeerimisstrateegia selgusele ja piisavusele rakendamiseks ning muude rahastamislepingu tingimuste, sh toetuse andjale ja rakendajale sätestatud õiguste ja kohustuste sobivusele ja piisavusele ÜSM_2021 alusel; hangete läbiviimiseks seatud nõuetele; riskijuhtimise läbiviimiseks seatud nõutele; riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmiseks seatud nõuetele ja DNSH ehk "ei-kahjusta oluliselt" põhimõtte nõuetele ja taristuinvesteeringute kliimakindluse tagamisele. TRO talituse juhataja või tema määratud isik osaleb RTK-s rakendatavate meetmete TAT eelnõu ettevalmistamises. TAT koordinaator koordineerib RTK-s TAT eelnõu kommenteerimist, kaasates TRO-st seotud isikud. TAO teenusedisaini talituse ärianalüütik hindab TAT kirjelduse asjakohasust, terviklikkust ja rakendatavust infosüsteemis ning teeb vajadusel ettepanekuid TAT kirjelduste, sh nõuete ühtlustamisel. EŠK programmi raames saadab PO RKÜ-le kooskõlastamiseks TAT-d, sh. ka eeldefineeritud projektide käskkirjade eelnõud, vastavalt antud protsessi punktile 1. Antud protsessi punkt 2 reguleerib KA teavitamist ELi toimimise lepingu artikli 258 kohase komisjoni põhjendatud arvamusest rikkumise kohta ning kohaldub ainult EL struktuurivahendite toetusskeemidele perioodil 2021-2027 EL määruse 2021/1060 järgi. EL toimise leping Artikkel 258 sätestab, et kui EK on arvamusel, et liikmesriik ei ole täitnud aluslepingutest tulenevat kohustust, esitab ta selle kohta oma põhjendatud arvamuse, olles andnud riigile võimaluse esitada oma seisukoht. Kui riik ei järgi esitatud arvamust komisjoni seatud tähtaja jooksul, võib komisjon anda asja EL Kohtusse. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg 1. Meetmete TAT eelnõude ettevalmistamise ja muutmise protsess 1.1 DHO dokumendihalduse Registreerib RA/EŠK PO või EŠK komponendi operaatori poolt esitatud TAT-i koos lisadega DHS-s ja 1 tp jooksul TAT DHS-s spetsialist suunab edasi tööülesandena TAT koordinaatorile. 1.2 Teenusedisaini talituse Loob JIRA-s TAT eelnõu ettevalmistamise tööülesande üldjuhul TAO valdkonna ekspertidele ning TRO konta 1 tp jooksul Tööülesanne ja teenuse arendamise ekspert/ ktisikule juhul, kui RTK on TAT alusel meetme RÜ. dokumendid JIRA-s ärianalüütik (edaspidi TAT koordinaator) EŠK TAT korral kaasab EŠK programmi eksperdi. 1.3 TAO valdkonna eksperdid/TA Kommenteerivad TAT-i JIRA-s vastavalt oma vastutusvaldkonnale.[2] Kommentaarid JIRA-s. O jurist/ Vajadusel TRO kontaktisik ja TAO valdkonna eksperdid/TAO jurist konsulteerivad omavahel. TRO kontaktisik/ KO kommunikatsioonispetsialist[1] SIS-i kogutavaid näitajaid ja vastavat metoodikat hindab RM RO. /EŠK programmi ekspert/ RM RO 10 tp jooksul  1.4 TAT koordinaator Koondab kommentaarid TAT-i kohta. E-kiri või ametlik kiri JIRA-s; a) Kui RA TAT eelnõu on ebapiisava kvaliteediga, siis ei kooskõlasta TAT-i ja teeb RA-le/EŠK PO-le/EŠK komponendi operaatorile ettepaneku TAT täiendamiseks ning menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile Ametlik kiri DHS-s 1.5; b) kooskõlastab TATi, kui see vastab nõuetele. Koostab ja saadab vastuse TAT koostajale DHS-s ning teadmiseks TRO talituse juhatajale. EŠK TAT vastused saadab JIRA kaudu teadmiseks ka EŠK programmi eksperdile. Pärast TAT kooskõlastamist sulgeb tööülesande JIRA-s. Menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.6. 1.5 RA/EŠK PO/EŠK Muudab TAT-i vastavalt KA/RKÜ kommentaaridele ja saadab parandatud TAT-i KA-le/RKÜ-le Vastavalt RA TAT DHS-s komponendi operaator kooskõlastamiseks. Menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.2. /EŠK PO-ga kokku lepitud tööplaanile 1.6 KO Paneb TAT-i (v.a EŠK TATi) üles RTK kodulehele. Kokkulepitud TAT RTK kodulehel kommunikatsioonispetsialist tähtajaks 2. KA teavitamine ELi toimimise lepingu artikli 258 kohase komisjoni põhjendatud arvamusest rikkumise kohta Kohaldub 2021/1060 EL määruse järgi EL struktuurivahenditele 2.1 Välisministeeriumi juriidiline Saadab teavituse RTK aadressile: [email protected] ELi toimimise lepingu artikli 258 kohase EK põhjendatud Jooksvalt E-kiri osakond arvamuse rikkumise kohta. 2.2 TAT koordinaator Tutvub rikkumise teavitusega, teeb JIRA rikkumisest teavitamise taski ja edastab rikkumise teavituse 2 tp JIRA task seisukoha võtmiseks KA eksperdile ja KA juristile. 2.3 KA ekspert (toetuse andmise Tutvub rikkumise teavitusega ja lisab oma kommentaarid JIRA rikkumisest teavitamisest taski juurde. 10 tp Kommentaarid JIRA ja rakendussüsteemide Vajadusel konsulteerib teiste KA ekspertidega. taski juures ekspert)/ KA jurist 2.4 TAT koordinaator Koostab rikkumise teavituse kokkuvõtte ja edastab RA-le seisukoha võtmiseks, kas antud kaasus mõjutab 3 tp E-kiri toetusmeetmete ettevalmistamist ja või rakendamist. 2.5 RA Võtab seisukoha rikkumise teavituse osas ja teavitab KA-d. 10 tp E-kiri 2.6 TAT koordinaator Tutvub RA seisukohaga, salvestab JIRA rikkumisest teavitamise taski juurde RA vastuse ja teavitab KA 2 tp a) Lõpetatud JIRA eksperti (toetuse andmise ja rakendussüsteemide ekspert)/KA juristi RA seisukohast sama JIRA taski kaudu. rikkumisest teavitamise task; a) Juhul, kui rikkumine ei mõjuta toetuskeemide ettevalmistamist/rakendamist, siis lõpetab JIRA-s rikkumisest teavitamise taski; b) DHS-s registreeritud RA seisukoht; RM e-kiri b) Juhul, kui rikkumine mõjutab toetuskeemide ettevalmistamist/rakendamist, siis korraldab RA seisukoha salvestatud JIRA taski registreerimise DHS-s ja teavitab RM RO-d aadressil: [email protected]. Salvestab e-kirja RM-le JIRA taski juurde juurde. Teavitab rikkumisest KA eksperti (toetuse andmise ja rakendussüsteemide eksperti) . 2.7 KA ekspert (toetuse andmise Tutvub RA seisukohaga, vajadusel konsulteerib KA juristiga ning lisab täiendavad kommentaarid. Teavitab 2 tp JIRA taski kaudu ja rakendussüsteemide TAO juhatajat. Menetlus jätkub TPK protsessi 2.2.4. "Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning ekspert) projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess" järgi. [ ] Välja arvatud RE meetmed. [ ] TA valdkonna ekspertide kontaktandmete Extraneti link: KONTAKTID. 2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse kooskõlastamise protsess Protsessiomanik TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert Vastavalt rakendusmääruse artiklile 7.3.4 tagab RKA, et toetuse andmise tingimuste kirjeldused (calls for proposals) vastavad õigusraamistikule (sh rakendusmääruse artiklis 7.3.2 toodud miinimum nõuetele). Vastavalt rakendusmääruse artiklile 7.3.5 tuleb FMO-d teavitada taotlusvoorude avamisest hiljemalt 2 nädalat enne nende avamist. RKA korraldab mitteametliku kommenteerimise mõistliku aja jooksul enne rakendusmääruse artiklis 7.3.5 toodud tähtaega. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg 1. PO Koostab toetuse andmise tingimuste kirjeldused (taotlusvooru tekstid) jm sellega seonduvad Vastavalt TAT-d koostatud Sharepoint dokumendid vastavalt KA/RKA juhenditele ja FMO poolt edastatud kontroll-lehele ning edastab e- vajadusele vastavas kaustas ja Jiras kirja teel esmased versioonid RKA-le ja FMO-le kommenteerimiseks. 2. Norra Vaatab üle taotlusvooru teksti jm sellega seonduvad dokumendid. Vajadusel kaasab TAO valdkonna Mõistliku aja Taotlusvooru tekst jm seotud /EMP eksperte. Edastab e-kirjaga RKA kommentaarid PO-le. jooksul lisad Sharepoint vastavas koordinaat kaustas ja Jiras or/ FMO 3. PO Edastab e-kirja teel parandatud/täiendatud dokumendid. Mõistliku aja PO e-kiri Sharepointis jooksul 4. Norra Vaatab täiendatud dokumendid üle ja kui kõik vastab nõutule, kinnitab e-kirjaga PO-le dokumentide Mõistliku aja E-kiri PO-le Sharepoint /EMP vastavust. jooksul vastavas kaustas ja Jiras koordinaat or/ FMO 5. PO Edastab lõplikud dokumendid e-kirjaga RKA-le. Mõistliku aja PO e-kiri Sharepoint jooksul vastavas kaustas ja Jiras 6. Norra RKA edastab e-kirjaga lõplikud dokumendid koos taotlusvooru avamise infoga vastavalt Hiljemalt 2 E-kiri FMO-le Sharepoint /EMP rakendusmääruse artiklile 7.3.5 FMO-le. nädalat enne vastavas kaustas ja Jiras koordinaat taotlusvooru or avamist 7. PO Jätkab taotlusvooru avamisega, kui FMO-l ei ole 2 nädala jooksul peale teavitust (rakendusmääruse 2 nädalat peale Taotlusvoor avatud; artikkel 7.3.5) kommentaare. FMO teavitamist taotlusvooru tekstid Sharepoint vastavas kaustas ja Jiras 2.1.5. Norra_EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess Protsessiomanik TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert Protsess kirjeldab RKA tegevusi Norra/EMP programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamisel ja FMO-le edastamisel lähtuvalt rakendusmääruste artiklist 6.2. Nr Vast Tegevus Tähtaeg Kontroll- utaja jälg 1. PO Esitab programmi kohta üldise kirjelduse (Concept note) kavandi RKA-le kooskõlastamiseks. Hiljemalt 5 e-kiri kuu jooksul Sharepointi arvates PO s ja X kettal määramisest 2. Norra Korraldab RKA poolt programmi üldise kirjelduse kavandi kommenteerimise kooskõlastades kavandi asjakohaste osapooltega 10 tp e-kiri /EMP (sh RM). Tagastab vajadusel PO-le täienduste tegemiseks või selgituste andmiseks. Täienduste esitamiseks antakse tähtaeg Sharepointi koord arvestades rakendusmääruse artiklis 6.2 seatud tähtaega. s ja X kettal inaat or 3. PO Esitab RKA-le selgitused ja parandatud programmi üldise kirjelduse. 5 tp e-kiri Sharepointi s ja X kettal 4. Norra Korraldab RKA poolt programmi üldise kirjelduse kavandi kooskõlastuse asjakohaste osapooltega (sh RM). 3 tp e-kiri /EMP Sharepointi koord s ja X kettal inaat or 5. Norra Valmistab ette ametliku kirja PO edastatud programmi üldise kirjelduse FMO-le esitamiseks. 2 tp Ametlik kiri /EMP DHS-is, koord Sharepointi inaat s ja X kettal or 6. TAO Kooskõlastab kirja DHS-is ning edastab RKA juhile allkirjastamiseks. 2 tp Ametlik kiri juhat DHS-is, aja Sharepointi s ja X kettal 7. RKA Allkirjastab kirja DHS-is ning edastab FMO-le. 2 tp Ametlik kiri juht DHS-is, Sharepointi s ja X kettal 8. Norra Salvestab kõik asjakohased materjalid Sharepointi vastavasse fondi kausta. 3 tp Materjalid /EMP Sharepointis koord inaat or 9. FMO Hindab programmi üldist kirjeldust ning edastab oma kommentaarid või otsuse programmi üldise kirjelduse vastu võtmisest 2 kuud Ametlik kiri keeldumise kohta RKA-le. või e-kiri Sharepointi s ning X kettal 1 Norra Edastab FMO-lt saadud otsuse ja kommentaarid vastavale PO-le kes peab tehtud kommentaarid edasises programmi 5 tp e-kiri 0. /EMP ettevalmistamise protsessis arvesse võtma. Juhul kui FMO keeldus programmi üldist kirjeldust vastu võtmast, võib PO kahe koord kuu jooksul edastada parandatud ja täiendatud programmi üldise kirjelduse uuesti läbi RKA FMO-le edastada. Sellisel juhul Sharepointi inaat protseduur jätkub punkti 2 kohaselt. s ja X kettal or 1 Norra Alternatiivselt on RKA-le rakendusmääruse artikli 6.2 paragrahvis 5 lubatud FMO keeldumise otsuse kättesaamisest arvates 2 kuud e-kiri 1. /EMP kahe kuu jooksul otsustada Norra/EMP vahendite kasutamine muuks otstarbeks. Juhul kui FMO on esitanud PO programmi Sharepointi koord üldise kirjelduse suhtes keelduva otsuse korraldab vajadusel RKA seiskoha võtmise, kas on vajalik alternatiivi kasutamine. s ja X kettal inaat Kaasab seisukoha kujundamisse TAO juristi. or 1 Norra Kui RKA seisukoht on, et tuleb rakendada rakendusmääruse artikli 6.2 paragrahvis 5 nimetatud alternatiivi, siis koordineerib 2 kuud e-kiri 2. /EMP vastavate tegevuste elluviimist. Sharepointi koord s ja X kettal inaat or 2.1.6. Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess Protsessiomanik TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert Antud protsessipunkt kirjeldab RKA tegevusi rakendusmääruse artikli 6.3 kohase programmilepingu vastavuse kontrolli tegemisel ja kinnitamiseks esitamisel. Programmileping peab vastama programmi üldisele kirjeldusele ning FMO kommentaaridele, kui need esitati programmi üldise kirjelduse kooskõlastamisel ning lisaks FMO täiendavalt esitatud nõuetele. FMO ja kasusaaja riik vormistavad lõplikult programmilepingu mitte hiljem kui 6 kuud peale programmi üldise kirjelduse esitamist. Nr Vastut Tegevus Tähtaeg Kontroll- aja jälg Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess RKA ja FMO vahel 1. FMO Peale programmi üldise kirjelduse kinnitamist edastab programmilepingu esialgse versiooni RKA-le. Vastavalt e-kiri Sharepointis rakendus- ja X kettal määruse artiklile 6.3 2. Norra Edastab programmilepingu esialgse versiooni vastavale PO-le, TMO-le ning teistele asjakohastele osapooltele Vastavalt e-kiri Sharepointis /EMP kommentaaride esitamiseks. Seab vastamiseks tähtaja. rakendus- ja X kettal koordin määruse aator artiklile 6.3 3. Norra Juhul kui peale kommentaaride edastamist jäävad üles endiselt küsimused, korraldab asjakohaste asutuste vahel Vastavalt e-kiri Sharepointis /EMP vajadusel kohtumise, et probleemid lahendada. Korraldab kooskõlastatud kommentaaridest FMO-le ametliku rakendusmä ja X kettal koordin vastuse kas programmilepingu sõnastuse kinnitamiseks või paranduseks ja edastab need e-kirja teel. äruse aator artiklile 6.3 4. FMO Kui RKA ja FMO on programmilepingu sõnastuse osas kokku leppinud korraldab FMO lepingu ettevalmistamise Vastavalt Originaalleping paberkandjal ja lepingu allkirjastamise osapoolte vahel. rakendusmä paberkandjal, DHS- äruse s, Sharepointis ja X artiklile 6.3 kettal 5. Norra Korraldab programmilepingu allkirjastamise. 3 tp Originaalleping /EMP paberkandjal, DHS- koordin s, Sharepointis ja X aator kettal 6. RKA Allkirjastab programmilepingu paberkandjal. 1 tp Originaalleping juht paberkandjal, DHS- s, Sharepointis ja X kettal 7. Norra Edastab ühe lepingu allkirjastatud eksemplari FMO-le ja koopia vastavale PO-le. 3 tp Originaalleping /EMP paberkandjal, DHS- koordin s, Sharepointis ja X aator kettal 2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee) asutamise ja rakendamise protsess Protsessiomanik TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert Protsess kirjeldab: Norra/EMP rakendusmääruste peatükis 8.11 sätestatud kohustuse täitmist. RKA koordineerib tehnilise abi kasutamist (artikkel 8.11 punkt 6). Tehnilise abi fondi kasutamise kohta sõlmitakse leping (artikkel 8.11 punkt 5). Norra/EMP rakendusmääruste peatükis 4 RKA-le sätestatud kohustuse täitmist: 1) kahepoolsete suhete fondi juhtimiseks ühiskomitee loomise ja kinnitamise protseduuri ning 2) kahepoolsete suhete fondi rakendamise üldist protsessi. RKA vastutab nii Norra kui EMP kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee loomise eest. Sama ühiskomitee juhib nii Norra kui EMP kahepoolsete suhete fondi. Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee ülesanded on järgmised: 1) jälgida üldist fondide edenemist kahepoolsete suhete tugevdamise eesmärgi suunas ning välja valida/tuvastada kahepoolsete suhete ühiskomitee tööplaanis kokkulepitud valdkondlikud ja programmide ülesed algatused/projektid (initiatives); 2) kinnitada kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee tööplaan; 3) eraldada fondi vahendeid kahepoolsete suhete programmilistele tegevustele kui nii on kokkulepitud tööplaanis. Kõik Norra/EMP ja kahepoolsete suhete fondi materjalid (sh protokollid) on inglise keelsed. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljä lg 1. Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee asutamine ja fondi lepingu kinnitamine. Tehnilise abi lepingu kinnitamine. 1.1 FMO Edastab Norra/EMP kahepoolsete suhete fondi lepingu (the Bilateral Fund Agreement)/tehnilise abi lepingu (Tech Vastavalt e-kiri nical Assistance Agreement) esialgse versiooni RKA-le. rakendus- määruse peatükile Sharepoint 4 ja artiklile 8.11 is ja X kettal 1.2 Norra/EMP Korraldab kahepoolsete suhete fondi lepingu lisa ettevalmistamise. Lepingu lisas fikseeritakse ühiskomitee Vastavalt e-kiri koordinaator koosseis, roll ja funktsioonid. Lisa ettevalmistamisel teeb vajadusel koostööd TAO ja teiste vastavate ametnikega. rakendus- määruse peatükile Sharepoint 4 is ja X kettal 1.3 Norra/EMP Edastab kahepoolsete suhete fondi lepingu /tehnilise abi lepingu esialgse versiooni TMO-le ning teistele Vastavalt e-kiri koordinaator asjakohastele osapooltele kooskõlastamiseks. Seab vastamiseks tähtaja. rakendus- määruse peatükile Sharepoint 4 ja artiklile 8.11 is ja X kettal 1.4 Norra/EMP Juhul kui lepingu eelnõud ei kooskõlastata ja jäävad üles seda takistavad küsimused, korraldab asjakohaste Vastavalt e-kiri koordinaator asutuste vahel vajadusel kohtumise, et probleemid lahendada. Korraldab kooskõlastatud kommentaaridest FMO- rakendus- le ametliku vastuse kas programmilepingu sõnastuse kinnitamiseks või paranduseks ja edastab need e-kirja teel. määruse peatükile Sharepoint 4 ja artiklile 8.11 is ja X kettal 1.5 FMO Kui RKA ja FMO on kahepoolsete suhete fondi lepingu /tehnilise abi lepingu sõnastuse osas kokku leppinud Vastavalt Originaalle korraldab FMO lepingu ettevalmistamise paberkandjal ja lepingu allkirjastamise osapoolte vahel. rakendus- ping määruse peatükile paberkand 4 ja artiklile 8.11 jal DHS-s, Share- pointis ja X kettal 1.6 Norra/EMP Korraldab kahepoolsete suhete fondi lepingu /tehnilise abi lepingu allkirjastamise. 3 tp Originaalle koordinaator ping paberkand jal DHS-s, Sharepoint is ja X kettal 1.7 RKA juht Allkirjastab kahepoolsete suhete fondi lepingu /tehnilise abi lepingu paberkandjal. 1 tp Originaalle ping paberkand jal DHS-s, Sharepoint is ja X kettal 1.8 Norra/EMP Edastab ühe lepingu allkirjastatud eksemplari FMO-le. 3 tp Originaalle koordinaator ping paberkand jal DHS-s, Sharepoint is ja X kettal 2. Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee kohtumine. Ühiskomitee saab kokku vähemalt korra aastas enne aastakoosolekut. Ühiskomitee kohtumine võib toimuda ka kirjalikult. 2.1 Norra/EMP Nõustab kahepoolsete suhete fondist toetuse taotlejaid projektitaotluse esitamisel. Palub potentsiaalsetel toetuse Jooksvalt E-kiri, koordinaator saajatel esitada projektitaotlus RKA etteantud vormil vähemalt 2 nädalat enne kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee koosolekut RKA-le. projektitaot lus DHSs Reeglina hinnatakse projekte ühiskomitee koosolekul. Vajadusel korraldab projektitaotluse kinnitamise ja koosolekuväliselt. Sharepoint is 2.2 Norra/EMP Edastab kahepoolsete suhete ühiskomitee liikmetele kutse osaleda ühiskomitee koosolekul koos esialgse Hiljemalt 2 nädalat E-kiri koordinaator päevakava ettepanekuga ja muude vajalike dokumentidega (tööplaan, projekti ettepanekud). Vajadusel enne planeeritud korrigeerib osalejate tagasisidest lähtuvalt päevakava. kohtumist Sharepoint is 2.3 Norra/EMP Planeerib ning korraldab kohtumise. Vastavalt E-kiri koordinaator ajakavale 2.4 RKA juht Juhib kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee kohtumist. 1 tp Otsused Sharepoint 2.5 Kahepoolsete Kui päevakavas on projekti ettepanekud kahepoolsete suhete fondi kasutamise osas, siis otsustatakse vastavalt is suhete fondi tööplaanis ettenähtud põhimõtetele projektide rahastamine, mitterahastamine või projekti ettepaneku muutmise ühiskomitee vajadus. liikmed 2.6 Norra/EMP Korraldab ühiskomitee protokolli koostamise ning edastab osalejatele kommenteerimiseks. 2 nädala jooksul E-kiri koordinaator peale ühiskomitee kohtumise Sharepoint toimumist is 2.7 Norra/EMP Peale protokolli kooskõlastamist osalejatega edastab lõpliku kinnitatud protokolli kõigile ühiskomitee liikmetele Hiljemalt 4 nädalat E-kiri koordinaator teadmiseks. peale kohtumise toimumist Sharepoint Juhul kui päevakavas olid ka projekti ettepanekud, siis nende rahastamine või mitterahastamine saab kinnitatud is koosoleku lõpliku kinnitatud protokolliga. Kui projekti ettepanekut on vaja muuta või täiendada, jätkub kooskõlastamise protsess kirjalikult. 2.8 Norra/EMP Juhul kui Norra/EMP aastakoosolekul tehakse kahepoolsete suhete tööplaani (the Work Plan) kommentaare, 2 nädalat E-kiri koordinaator edastab kommentaarid kahepoolsete suhete ühiskomitee liikmetele teadmiseks võtmiseks. Sharepoint is 2.9 Norra/EMP Kui projekti ettepanekut on vajalik muuta või täiendada, suhtleb projekti ettepaneku esitajaga ja koordineerib Koosoleku-väliselt E-kiri koordinaator ühiskomitee liikmete vahelist suhtlust. vastavalt vajadusele Sharepoint Peale projekti ettepaneku kinnitamist/ mittekinnitamist teavitab sellest projekti ettepaneku esitajat. mõistliku aja is jooksul 2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele Protsessiomanikud 1. punktis TAO teenusedisaini talituse teenuse arendamise ekspert 2. punktis TAO teenusedisaini talituse ärianalüütik Originaalpealkiri 2.1.8. Struktuurivahendite RA-de ja RÜ-de tööprotseduuride kirjelduste ja Norra_EMP PO-de juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjelduste muudatuste KA_RKA kehtestatud minimaalsetele nõuetele ja juhenditele vastavuse kontrollimise protsess ning RE-te meetme Protsessipunkti punkt 1 kirjeldab KA/RKA tegevusi RA ja RÜ tööprotseduuride kirjeldustes ning Norra/EMP PO-de tegevusi JKK-des/töökorras ning EŠK RKÜ tegevusi EŠK PO-de JKK-des ja RÜ töökorras tehtud muudatuste info kogumiseks ning kontrollimiseks. Protsessipunkti punkt 2 kirjeldab RTK toetuste valdkonna töökordade (sh. nende lisade) loomist ja muutmist. RKA vastutab rakendusmääruste artiklist 5.3 lähtuvalt Norra/EMP finantsmehhanismi korrektse ja asjakohase toimimise eest ning peab veenduma, et programme rakendatakse vastavuses Norra/EMP rakendusmääruse artiklis 1.3 ja muudes regulatsioonides (lepingud, kokkulepped, Norra/EMP juhendid) tooduga. Seetõttu kooskõlastab RKA PO juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjeldused. Kui PO on oma teatud ülesanded delegeerinud RÜ-le, siis kooskõlastab RKA vastavad RÜ tööprotseduurid. Kuna Norra/EMP finantsmehhanismi osas ei ole eraldi detailseid tingimusi vastavuskontrolli jaoks seatud, siis lähtub RKA Norra/EMP PO-de JKK-sid hinnates SV KA juhenditest. EŠK RKÜ tagab rahaliste vahendite tõhusa ja korrektse kasutamise ning kehtivate õigusaktide, eelkõige riigiabi eeskirjade järgimise vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 3.3. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg 1. RÜ töökorra/PO JKK muutmise kooskõlastamine KA/RKA/RKÜ-ga 1.1 RA/RÜ/PO RÜ töökorra/PO JKK muudatused (va tehnilised muudatused) tuleb alati saata enne kinnitamist Vastavalt E-kiri kooskõlastusele KA-le/RKA-le/RKÜ-le. RE/Kliima meetmete protseduuride muudatused tuleb saata enne vajadusele kinnitamist kooskõlastusele TAO-le. RA töökorra muutmisel tuleb muudatused saata enne kinnitamist kooskõlastamiseks KA-le üksnes nende töökorra protsesside muutmisel, kus RA täidab ÜSS §-s 8 lõikes 2 toodud RÜ funktsioone (nt finantskorrektsioonide tegemine) ja kui tegemist on rahastamisvahendi RA-ga. Saadab nõutud RÜ töökorra või PO JKK muudatused KA/RKA/RTK/RKÜ TAO kontaktisikule (TAO teenuse arendamise eksperdile struktuurivahendite ja RE/Kliima meetmete puhul ning Norra/EMP koordinaatorile Norra/EMP puhul ja RKÜ programmi eksperdile EŠK puhul) enne töökorra või PO JKK kinnitamist e-kirja teel: 1) ülevaatliku selgituse (e-kirjas või memona), kus on kirjeldatud, mida muudetakse ja mis põhjustel; 2) töökorra või JKK versiooni, kus on selgelt välja toodud muudatused (kasutades MS Word funktsiooni „Track Changes“ või muud muudatuste eristamise viisi). 1.2 TAO teenuse arendamise ekspert Laeb kooskõlastamiseks esitatud materjalid Sharepointi vastava asutuse kataloogi või JIRA-sse ja 2 tp Materjalid (edaspidi töökordade koordinaator)/ edastab lingi viitega materjalidele TAO valdkonna eksperdile/juristile/talituse juhatajale, andmekorje/seire Sharepointis/ lingid Norra/EMP koordinaator/ EŠK teemal RM RO nõunikule kontrollimiseks ja hinnangu andmiseks ja TMO-le määrates ühtlasi tähtaja viitega materjalidele; programmi ekspert kommentaaride esitamiseks. JIRA task 1.3 TAO valdkonna ekspert/jurist Kontrollib esitatud materjale tuginedes KA/RKA/RKÜ poolt kehtestatud juhenditele ja annab oma 8 tp E-kiri ja /riskijuhtimise ja järelevalve talituse vastutusvaldkonnas hinnangu, kas RÜ töökord või PO JKK vastab KA/RKA/RKÜ kehtestatud kommentaarid juhataja/RM RO nõunik minimaalsetele nõuetele. RE/Kliima meetmete korral kontrollib, kas töökord vastab vastava meetmete Sharepointis määrustele. Annab vastava tagasiside töökordade koordinaatorile/ Norra/EMP koordinaatorile/ EŠK programmi eksperdile. 1.4 Töökordade koordinaator/ Norra/EMP Kui RÜ töökorras või PO JKK-s ei ole mõnda nõuet piisavalt arvestatud või ei ole võimalik RÜ töökorrale 10 tp E-kiri koordinaator/EŠK programmi ekspert või PO JKK-le kirjelduse järgi hinnangut anda, saadab RA/RÜ/PO-le e-kirja, tuues välja, mis vajab korrigeerimist ning palub saata uuendatud töökorra või PO JKK. Juhul kui tagasiside ei ole võimalik 10 tööpäeva jooksul anda (ennekõike suuremahuliste muudatuste korral), teavitab RA/RÜ/PO kontaktisikut orienteeruvast tagasiside andmise ajast. 1.5 Töökordade koordinaator/ Norra/EMP Uuendatud RÜ töökorra või PO JKK saamisel kontrollib KA/RKA/RKÜ/RTK tähelepanekutega arvestamist 10 tp JIRA task; E-kiri koordinaator/EŠK programmi ekspert ise või edastab uuendatud töökorra või PO JKK TAO valdkonna eksperdile/juristile/talituse juhatajale/RM RO nõunikule kontrollimiseks ja hinnangu andmiseks. Kokkuleppel võib RA/RÜ/PO suhelda TAO valdkonna eksperdi/juristi/talituse juhatajaga/RM RO nõunikuga. Sellisel juhul informeerib valdkonna eest vastutav ekspert/jurist/talituse juhataja/RM RO nõunik töökordade koordinaatorit/Norra/EMP koordinaatorit/EŠK programmi eksperti kommentaaridele vastamise seisust ning annab teada sellest, kui RA/RÜ/PO on tehtud kommentaarid arvesse võtnud. EŠK korral menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.7. Kui esitatud töökord vastab kehtestatud KA/RTK minimaalsetele nõutele, saadab töökordade koordinaator e-kirjaga KA/RTK kooskõlastuse (cc TAO juhataja) ning palub esitada KA-le/RTK-le kinnitatud uuendatud tööprotseduuride kirjeldused. 1.6 Norra/EMP koordinaator Kui tegemist ei ole PO JKK oluliste muudatustega ja kui esitatud PO JKK vastab RKA kehtestatud AA-le E-kiri minimaalsetele nõuetele, saadab e-kirjaga RKA kooskõlastuse (cc TAO juhataja ja RKA juht) ning palub hinnangu esitada RKA-le kinnitatud uuendatud tööprotseduuride kirjeldused/PO JKK. Saadab AA-le JKK muudatuse andmiseks teavituse. vaja minev aeg Kui tegemist on PO JKK oluliste muudatustega, edastab eelnevalt RKA ja TMO-ga kooskõlastatud PO JKK AA-le hinnangu andmiseks/ kooskõlastamiseks. Peale AA-lt hinnangu saamist/ kooskõlastust teavitab olulisest muudatusest ka FMO-d. Kui AA-l on täiendavaid kommentaare/ küsimusi, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile1.4. 1.7 EŠK programmi ekspert Kui tegemist ei ole PO JKK oluliste muudatustega ja kui esitatud PO JKK vastab RKÜ kehtestatud 2 tp E-kiri minimaalsetele nõuetele, saadab e-kirjaga RKÜ kooskõlastuse (cc TAO juhataja ja RKÜ juht) ning palub esitada RKÜ-le kinnitatud uuendatud tööprotseduuride kirjeldused/PO JKK. Saadab AA-le JKK muudatuse teavituse. Kui tegemist on PO JKK oluliste muudatustega, edastab eelnevalt RKÜ ja TMO-ga kooskõlastatud PO JKK AA-le hinnangu andmiseks/ kooskõlastamiseks. Peale AA-lt hinnangu saamist/ kooskõlastust teavitab olulisest muudatusest ka Šveitsi toetuste bürood. Kui AA-l on täiendavaid kommentaare/ küsimusi, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.4. 1.8 Töökordade koordinaator/ Norra/EMP Salvestab töökorra või PO JKK tööversiooni ning kinnitatud töökorra või PO JKK Sharepoint vastava 2 tp Dokumendid koordinaator/ EŠK programmi ekspert asutuse kausta ning märgib kooskõlastuse kuupäeva PlanPro-sse ja JIRA-sse. Sharepointis; kanded JIRAs ja PlanPros 2. RTK toetuste valdkonna töökordade loomine ja protsesside muutmine 2.1 Protsessiomanik/protsessi muudatuse 1) TPK muudatuse korral täidab TPK protsessi muutmise lähteülesande vormi (TPK lisa 15) ning saadab e- Vajaduse E-kiri algataja/TAO OJ kirjaga täidetud vormi TAO teenusedisaini talituse ärianalüütikule täitmiseks ning koopia teadmiseks korral protsessiomanikule juhul, kui algataja ei ole ise vastava protsessi omanik. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.3; 2) Uue RTK toetuste valdkonna töökorra loomiseks annab TAO OJ korralduse TAO teenusedisaini talituse juhatajale e-kirja teel. 2.2 TAO teenusedisaini talituse juhataja Annab TAO teenusedisaini talituse ärianalüütikule tööülesande RTK toetuste valdkonna töökorra 2 tp jooksul E-kiri või Jira task loomiseks. 2.3 TAO teenusedisaini talituse 1) Uue toetuste valdkonna töökorra loomiseks palub kvaliteedijuhil valmistada ette uus Confluence pesa 2 tp jooksul E-kiri; Kanne JIRA-s ärianalüütik uue toetuste valdkonna töökorra jaoks ning palub määrata TAO OJ-l/TRO OJ-l/TMO OJ-l kontaktisikud töökorra väljatöötamiseks JIRA kaudu. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.4-2.5; 2) Töökorra protsessi muudatuse korral analüüsib muudatusettepanekut ja valmistab ette protsessi muudatuse vastavalt punkti 2 alapunktile 2.6. Vajadusel konsulteerib TAO teenusedisaini talituse juhatajaga. 2.4 TAO/TRO OJ Määrab TAO/TRO poolsed kontaktisikud töökorra väljatöötamiseks JIRA-s. 3 tp jooksul Kanne JIRA-s 2.5 RTK kvaliteedijuht Valmistab ette Confluence pesa töökorra jaoks ning saadab selle lingi TAO teenusedisaini talituse 2 tp jooksul RTK töökorra pesa ärianalüütikule. Confluences; E-kiri 2.6 TAO teenusedisaini talituse Töötab välja uue RTK toetuste valdkonna töökorra või muudab toetuste valdkonna töökorra protsesse Tööülesande RTK töökord ärianalüütik Confluences. Vajaduse korral töötab välja uued töökorra lisad. Korraldab vajaduse korral koosolekud s määratud Confluences kaasates protsessiomanikud ja teised seotud osapooled. Vajadusel kaasab KA/RKA/RKÜ eksperdid ja või tähtajaks /töökorra lisad RM RO esindajad. Sharepointis; E-kiri Saadab välja töötatud RTK töökorra protsessi/töökorra lisa JIRA kaudu kommenteerimiseks protsessiomanikule. Vajaduse korral saadab RTK töökorra/muudetud töökorra lisa RM RO-le kommenteerimiseks e-kirja teel. Konsulteerib RM RO-ga seire valdkonna protsesside ja või TPK lisade väljatöötamisel ja või muutmisel. 2.7 Protsessiomanikud Kommenteerivad RTK töökorda/töökorra lisasid Confluence/Sharepoint keskkonnas. Kooskõlastavad Üldjuhul 10 Kommenteeritud töökorra protsessi muudatuse JIRA kaudu märkides JIRAs "kooskõlastan". tp jooksul RTK töökord või JIRA Confluences/ tööülesande Kommenteeritud s määratud töökorra lisa tähtajaks Sharepointis/JIRA kanne 2.8 TAO teenusedisaini talituse a) Täiendab töökorda ja töökorra lisasid kommentaaride alusel. Edastab töökorra/töökorra lisa TAO Üldjuhul 5 tp Täiendatud töökord ärianalüütik töökordade koordinaatorile KA/RKA/RKÜ/RTK poolseks kooskõlastamiseks JIRA kaudu. Juhul, kui TPK jooksul Confluence sisaldab Norra/EMP protsesside muudatusi, siis saadab RTK TPK teadmiseks Norra/EMP koordinaatorile /Muudetud töökorra ja juhul, kui see sisaldab EŠK protsesside muudatusi, siis saadab teadmiseks EŠK programmi eksperdile lisad Sharepointis; E- ja menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.1. kiri b) Vajadusel teeb vajalikud parandused töökorras/ töökorra lisas KA/RKA/RKÜ/RTK kommentaaride järgi (sh kaasab vajadusel protsessiomanikud). c) Pärast KA-ga töökorra/töökorra lisa kooskõlastamist edastab töökorra lõppversiooni RTK kvaliteedijuhile töökorra kinnitamise korraldamiseks saates töökorra Confluence lingi ja menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.9. d) Kui väljatöötamisel on RTK töökorra lisa, siis pärast KA-ga/RKA-ga/RKÜ-ga töökorra lisa kooskõlastamist menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.13. 2.9 RTK kvaliteedijuht Valmistab ette toetuste valdkonna töökorra kinnitamiseks ja algatab vastava DHS töövoo töökorra 2 tp jooksul Töövoog DHS-s kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks ning teadmiseks TAO teenusedisaini talituse ärianalüütikule. 2. TRO OJ/TMO OJ/TAO OJ/ TAO Kooskõlastavad RTK töökorra muudatuse DHS-s. 2 tp jooksul Kooskõlastused 10 toetuste korraldamise talituse TJ/TAO DHS-s teenusedisaini talituse TJ/TAO toetuste korraldamise talituse õigusüksuse juht/KA juht/RKA juht /RKÜ juht 2. RTK peadirektor Kinnitab RTK töökorra DHS-s. 2 tp jooksul Kinnitatud RTK 11 töökord DHS-s 2. TAO teenusedisaini talituse Saadab teavituse töökorra muudatusest TRO/TAO listi ja teavitab teisi seotud osapooli töökorra Koheselt E-kiri 12 ärianalüütik muudatusest. pärast teavituse saamist 2. TAO teenusedisaini talituse Algatab töövoo DHS-s RTK töökorra lisa kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks (sh. valmistab ette kaaskirja, 2 tp jooksul E-kiri 13 ärianalüütik milles selgitab, mida töökorra lisas muudeti). 2. RTK TRO/TAO TJ-d Kooskõlastavad DHS-s RTK töökorra lisa oma vastutusvaldkonnas. 2 tp jooksul Kooskõlastatud RTK 14 töökorra lisa DHS-s 2. TAO/TRO OJ Kinnitab RTK töökorra lisa oma vastutusvaldkonnas. 2 tp jooksul Kinnitatud RTK 15 töökorra lisa DHS-s 2. TAO teenusedisaini talituse Laeb üles kinnitatud töökorra lisa vastava töökorra juurde Confluences. 1 tp jooksul Töökorra lisa 16 ärianalüütik Confluences 2. TAO teenusedisaini talituse Saadab teavituse töökorra lisa kinnitamise kohta TAO/TRO listi ja vajadusel teistele osapooltele. 1 tp jooksul E-kiri 17 ärianalüütik 2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine Protsessiomanik DHO I dokumendihalduse talituse juhataja Antud protsess kohaldub nende toetusmeetmetega seotud projektide dokumentide säilitamiseks, millele kohaldub TPK (sh. Norra/EMP finantsmehhanismile ja EŠK-le). Perioodi 2014-2020 struktuurivahenditega seotud dokumente tuleb säilitada vastavalt STS § 35 lõikele 1 (ÜSM_2013 art 140) neli aastat, alates selle aasta 31. detsembrist, millal 30. juuni seisuga on kõikide projektis abikõlblikuks arvatud kulude alusel toetus välja makstud, välja arvatud, kui muus õigusaktis on sätestatud pikem tähtaeg. Perioodi 2021-2027 struktuurivahenditega seotud dokumente tuleb säilitada vastavalt ÜSS § 18 lõikele 1 (ÜSM_2021 art 82 lõige 1) viis aastat TS-le tehtud lõppmakse tegemise aasta 31. detsembrist arvates, välja arvatud juhul, kui riigiabi reeglitest tuleneb teisiti. ÜGEM artikkel 12 „Järelevalve“ lõike 1 alusel säilitavad liikmesriigid üksikasjalikud andmed koos teabe ja vajalike lisadokumentidega kümme aastat alates kuupäevast, mil sihtotstarbeline üksikabi anti või mil anti abikava kohaselt viimane abi. Samuti tuleb säilitada pikemalt arhiiviseaduse tähenduses dokumente, mis on Rahvusarhiivi poolt tunnistatud arhiiviväärtuslikeks. Sellised dokumendid antakse peale säilitamistähtaega üle Rahvusarhiivile. Vastavalt raamatupidamise seadusele peab raamatupidamiskohuslane raamatupidamise algdokumente säilitama 7 aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati ning raamatupidamisregistreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid äridokumente, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, peab raamatupidamiskohuslane säilitama seitse aastat, alates vastava majandusaasta lõpust. Seejuures säilitatakse raamatupidamise dokumente masintöödeldavalt. Norra/EMP 2014-2021 finantsmehhanismide rakendamisega seotud dokumente säilitatakse Norra/EMP 2014-2021 rakendusmääruse artikli 9.8 tingimuste kohaselt vähemalt 3 aastat pärast viimase programmi lõpparuande kinnitamist NMFA/FMC poolt. RE/Kliima meetmete rakendamisega seotud dokumente säilitab RTK vastavalt TPK protsessides ette nähtud korrale ja RTK teabehalduse korrale ning TS- d vastavalt meetmete määrustele. Säilitatavate dokumentide ja andmete taasesitatavus kirjalikus vormis, lihttekstis loetavus ja tõendusväärtus peavad olema tagatud kogu säilitustähtaja jooksul. KA liikmesriigi ülesannetes kasutab süsteeme ja menetlusi, millega tagatakse vastavalt ÜSM_2021 artiklile 69 lisa XIII kohase kontrolljälje jaoks nõutavate dokumentide hoidmine vastavalt sama määruse artiklis 82 sätestatud nõuetele. EŠK korral RKÜ tagab, et programmi dokumente säilitatakse 10 aastat pärast toetusmeetme lõppemist regulatsiooni artikli 4.15 järgi. EŠK dokumentide säilitamiskohustus on kuni 03.12.2029. RTK peab säilitama toetuste valdkonna dokumendid vastavalt RTK teabehalduse korrale. 2.1.10 Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee asutamine Protsessiomanik TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert Antud protsess 2.1.10 kohaldub EŠK programmile. Vastavalt toetusmeetme lepingu artiklile 5 asutab PO toetusmeetme juhtkomitee (edaspidi komitee) ning kaasab RKÜ esindaja komitee liikmena. Toetusmeetme juhtkomitee kinnitab toetusmeetme muudatused kooskõlas EŠK regulatsiooni ja toetusmeetme lepinguga. Toetusmeetme juhtkomitee koosseis ja hääleõigused määratakse toetusmeetme lepingus. Toetusmeetme juhtkomitee tuleb kokku vähemalt kord aastas. Jrk Ametinimetus Tegevus Tähtaeg Kontroll- jälg 1.EŠK toetusmeetme juhtkomitee (edaspidi komitee) asutamine ja komitee tegevuses osalemine 1.1 PO Saadab kirja RKÜ-le ja palub määrata esindaja(d) toetusmeetme juhtkomiteesse. Koheselt pärast Kiri DHS-s toetusmeetme rakendamise lepingu sõlmimist 1.2 RKÜ juht Määrab RKÜ esindaja(d) toetusmeetme juhtkomiteesse. 10 tp jooksul või RKÜ juhi hiljemalt PO poolt otsus liikme määratud tähtajaks (te) määramise kohta 1.3 EŠK programmi ekspert Valmistab ette kirja PO-le RKÜ esindaja(te) määramiseks toetusmeetme juhtkomiteesse. 5 tp jooksul Kiri DHS-s Seadistab DHS töövoo kirja eelnõu kooskõlastamiseks TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhatajale, TAO OJ-le ja allkirjastamiseks RKÜ juhile. 1.4 TAO piiriülese koostöö Kooskõlastavad kirja DHS-s. 2 tp jooksul Kooskõlastus programmide tööülesande ed DHS-s korraldamise talituse saamisest juhataja/ TAO OJ 1.5 RKÜ juht Allkirjastab kirja DHS-s. 2 tp jooksul E-kiri tööülesande saamisest 1.6 PO Asutab komitee ja saadab koopia käskkirjast komitee asutamise kohta EŠK programmi 10 tp jooksul pärast E-kiri eksperdile e-kirja teel teadmiseks. käskkirja vormistamist 1.7 EŠK programmi ekspert Korraldab komitee asutamise käskkirja registreerimise DHS-s. Seadistab DHS töövoo 5 tp jooksul Komitee teadmiseks RKÜ juhile, TAO OJ-le, TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise asutamise talituse juhatajale. käskkiri DHS- s 1.8 RKÜ esindaja Osaleb toetusmeetme juhtkomitee töös ning koosolekutel. Kooskõlastab komitee jooksvalt E-kiri toetusmeetme koosolekute protokollid e-kirja teel. Edastab koosoleku protokolli teadmiseks EŠK juhtkomitees programmi eksperdile. 1.9 EŠK programmi ekspert Registreerib komitee koosoleku protokollid DHS-s. 5 tp jooksul Komitee koosoleku protokoll DHS-s 2.1.11 EŠK programmi toetusmeetme taotluse ja EŠK toetusmeetme lepingu/toetusmeetme rakendamise lepingu ettevalmistamine Protsessiomanik TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert Protsessi punkti 1 eesmärgiks on kirjeldada EŠK programmi toetusmeetme taotluse ettevalmistamist vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.7. Protsessi punkti 2 eesmärgiks on kirjeldada EŠK programmi toetusmeetme lepingu ettevalmistamise protsessi vastavalt EŠK regulatsiooni artiklitele 4.8. EŠK toetusmeetme leping on pädevate asutuste ja vajaduse korral täiendavate lepingupoolte leping toetusmeetme rakendamise kohta (nagu on määratletud raamkokkuleppes). Toetusmeetme leping sõlmitakse RKÜ ning asjakohasel juhul Šveitsi Arengu- ja Koostööameti või Riikliku Majandusasjade Sekretariaadi ning vajaduse korral täiendavate lepingupoolte vahel. Protsessi punkti 3 eesmärgiks on kirjeldada, kuidas RKÜ sõlmib toetusmeetme lepingu alusel toetusmeetme rakendamise lepingu elluviiva asutusega ning vajaduse ja sellekohase soovi korral vahendusasutusega (v.a tehnilise abi puhul) vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.9. Toetusmeetme rakendamise lepingus sätestatakse toetuse andmise tingimused ning asjaomaste poolte ülesanded ja kohustused. 1. EŠK programmi toetusmeetme taotluse ettevalmistamine Iga kindlaks määratud toetusmeetme kohta koostatakse toetusmeetme taotlus, kasutades Šveitsi esitatud vormi. Toetusmeetme taotlused esitatakse Šveitsi toetuste büroole. Iga toetusmeetme kiidab kõigepealt heaks partnerriik ja seejärel Šveits. Esimese etapi taotluses kirjeldatakse põhiliselt toetusmeetme üldist raamistikku ja selle üldist ülesehitust. Teise etapi taotlus sisaldab üksikasjalikku teavet toetusmeetme eesmärkide ja ulatuse ning nende saavutamiseks vajalike protsesside ja ressursside kohta. 1.1 EŠK programmi Saadab PO-le I etapi toetusmeetme taotluse vormi, mis on Šveitsi poolt ette Hiljemalt 2024. a alguses E-kiri ekspert antud. 1.2 PO Koostab toetusmeetme kohta I etapi toetusmeetme taotluse, kasutades 5 kuu jooksul E-kiri Šveitsi esitatud vormi, suhtleb taotluse täitmiseks Šveitsi toetuste bürooga ja s aadab taotluse RKÜ-le. 1.3 EŠK programmi Tutvub I etapi toetusmeetme taotlusega ja edastab selle RM RO-le 5 tp E-kiri ekspert kommenteerimiseks. 1.4 RM RO Kommenteerib I etapi toetusmeetme taotlust. 5 tp Kommenteeritud toetusmeetme taotlus 1.5 EŠK programmi Edastab parandusettepanekud I etapi toetusmeetme taotluse kohta PO-le. 5 tp E-kiri ekspert 1.6 PO Parandab I etapi toetusmeetme taotlust ja saadab selle RKÜ-le. 10 tp E-kiri 1.7 EŠK programmi Veendub, et PO on I etapi toetusmeetme taotlust täiendanud vastavalt I etapi taotlus esitatud hiljemalt DHS kaudu edastatud I ekspert parandusettepanekutele ning seadistab DHS-i töövoo taotluse 2024.a I poolaastal etapi toetusmeetme kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks. taotlus 1.8 RKÜ juht Allkirjastab I etapi toetusmeetme taotluse. 2 tp Allkirjastatud I etapi toetusmeetme taotlus DHS-s 1.9 EŠK programmi Edastab toetusmeetme taotluse DHS-i kaudu Šveitsi toetuste büroole. 2p E-kiri salvestatud EŠK ekspert programmi kaustas X kettal 1. Šveitsi toetuste Esitab vajadusel parandusettepanekud I etapi toetusmeetme taotluse kohta ja Vajaduse korral 1 kuu jooksul E-kiri 10 büroo või täiendavad tingimused. 1. EŠK programmi Annab PO-dele ülesande täita ja esitada II etapi toetusmeetme taotluse Hiljemalt 2024.a II poolaastal E-kiri 11 ekspert taotlusvorm ning võtta Šveitsi toetuste büroo poolt esitatud tingimusi arvesse selle täitmisel. 1. PO Suhtleb taotluse täitmiseks ja täiendamiseks Šveitsi toetuste bürooga ning 80 tp jooksul E-kiri 12 esitab II etapi toetusmeetme taotluse RKÜ-le. 1. EŠK programmi Kontrollib, kas toetusmeetme taotlus on täidetud vastavalt vormile ja saadab 5 tp E-kiri 13 ekspert parandusettepanekud PO-le. 1. PO Parandab II etapi toetusmeetme taotlust ja esitab parandatud II etapi 10 tp E-kiri 14 toetusmeetme taotluse RKÜ-le. 1. EŠK programmi Saadab II etapi toetusmeetme taotluse kommenteerimiseks RM RO-le. 10 tp E-kiri 15 ekspert 1. RM RO Tutvub taotlusega ja esitab kommentaarid II etapi toetusmeetme taotlusele. 10 tp E-kiri 16 1. EŠK programmi Edastab RM RO kommentaarid PO-le. 2 tp E-kiri 17 ekspert 1. PO Parandab II etapi toetusmeetme taotlust ja esitab toetusmeetme taotluse 10 tp E-kiri 18 lõppversiooni EŠK programmi eksperdile. 1. EŠK programmi Kontrollib üle, kas toetusmeetme taotlus vastab nõuetele. Juhul, kui taotlusel 5 tp II etapi toetusmeetme 19 ekspert on puutumus soolise võrdõiguslikkuse, võrdsete võimaluste või taotlus DHS-s; E-kiri ligipääsetavuse edendamisega, siis vajadusel saadab taotluse kommenteerimiseks ÜKP fondide võrdõiguslikkuse kompetentsikeskusele e- kirja teel, kes kommenteerib 5 tp jooksul. [1] Loob DHS-s toetusmeetme taotluse allkirjastamiseks töövoo AK märkega AvTS § 35 lg 2 p.2. , sh. lisab partnerriigi kinnituse, et esimese etapi tingimused on nende olemasolul täidetud. 1. RKÜ juht Allkirjastab II etapi toetusmeetme taotluse DHS-s. 2 tp Allkirjastatud II etapi 20 toetusmeetme taotlus DHS-s 1. EŠK programmi Saadab Šveitsi toetuste büroole lõpliku täidetud toetusmeetme taotluse vormi. Enne 2024.a lõppu E-kiri Šveitsi toetuste 21 ekspert II etapi toetusmeetme taotluse esitamisel lisab partnerriigi kinnituse, et büroole registreeritud esimese etapi tingimused on nende olemasolul täidetud. Saadab koopia RM DHS-s; Toetusmeetme RO-le. taotlus EŠK programmi kaustas X kettal 1. Šveitsi toetuse Menetleb II etapi toetusmeetme taotlust ja esitab vajaduse korral oma Vastavalt vajadusele Kiri DHS-s 22 büroo tingimused selle täiendamiseks EŠK programmi eksperdile. Juhul, kui esitab tingimused toetusmeetme taotluse parandamiseks jätkub menetlus vastavalt punkti 1 alapunktile 1.11. 2. EŠK programmi toetusmeetme lepingu ettevalmistamise protsess Iga EŠK programmi toetusmeetme lepingu RKÜ valmistab ette vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.8. 2. EŠK programmi Valmistab ette toetusmeetme lepingu kavandi Šveitsi esitatud vormi alusel ja 2 tp jooksul pärast toetusmeetme Toetusmeetme lepingu 1. ekspert saadab selle kommenteerimiseks TAO talituse juristile. Võtab arvesse lõplikult heaks kiitmist Šveitsi kavand Sharepointis, E- toetusmeetme taotluse sisu ja Šveitsi esitatud tingimusi. Vajadusel poolt kiri konsulteerib PO-dega. 2.2 TAO talituse jurist Kommenteerib toetusmeetme lepingu kavandit. Puuduste korral lisab 2 tp E-kiri; Kommenteeritud kommentaarid toetusmeetme lepingu kavandisse ning teavitab EŠK toetusmeetme lepingu programmi eksperti. kavand Sharepointis 2.3 EŠK programmi Täiendab toetusmeetme lepingu kavandit. Saadab toetusmeetme lepingu 2 tp E-kiri ekspert kavandi teistele osapooltele kooskõlastamiseks. 2.4 Toetusmeetme Kommenteerivad toetusmeetme lepingu kavandit ja esitavad kommentaarid 5 tp E-kiri lepingu osapooled EŠK programmi eksperdile. 2.5 EŠK programmi Tutvub kommentaaridega ja täiendab toetusmeetme lepingu kavandit. 2 tp E-kiri ekspert Edastab toetusmeetme lepingu kavandi Šveitsi toetuste büroole kommenteerimiseks. 2.6 Šveitsi toetuste Kommenteerib toetusmeetme lepingu kavandit ja edastab oma kommentaarid 5 tp E-kiri büroo EŠK programmi eksperdile. 2.7 EŠK programmi Täiendab toetusmeetme lepingu kavandit, et see vastaks nõuetele ja laeb 3 tp Toetusmeetme lepingu ekspert selle üles DHS-i. kavand DHS-s 2.8 TAO talituse jurist/ Kooskõlastavad toetusmeetme lepingu kavandi DHS-s. 5 tp Kooskõlastatud TAO piiriülese toetusmeetme lepingu koostöö kavand DHS-s programmide korraldamise talituse TJ/TAO OJ 2.9 EŠK programmi Korraldab toetusmeetme lepingu allkirjastamise lepingu osapoolte poolt Šveitsi toetuste bürooga kokku ekspert vastavalt nõuetele koostöös Šveitsi toetuste bürooga. lepitud ajal; vormistamine Allkirjastatud hiljemalt 2 kuu jooksul pärast toetusmeetme leping 2. RKÜ juht/Šveitsi Allkirjastavad toetusmeetme lepingu. seda, kui Šveits on 10 esindaja toetusmeetme lõplikult heaks kiitnud. 2. EŠK programmi Korraldab allkirjastatud lepingu üles laadimise DHS-i. 1 tp Allkirjastatud leping 11 ekspert DHS-s 2. EŠK programmi Salvestab toetusmeetme lepingu EŠK programmi kausta. 2 tp Toetusmeetme leping X 12 ekspert kettal EŠK programmi kaustas 3. EŠK programmi toetusmeetme rakendamise lepingu ettevalmistamine 3.1 EŠK programmi Valmistab ette toetusmeetme rakendamise lepingu kavandi OneDrive`s vajadu Vastavalt vajadusele Toetusmeetme ekspert sel kaasates valdkondlikke eksperte ja saadab selle kommenteerimiseks TAO rakendamise lepingu talituse juristile. Võtab arvesse toetusmeetme lepingu sisu ja toetuse andmise kavand OneDrive`s; E- tingimusi. kiri 3.2 TAO talituse jurist Puuduste korral lisab kommentaarid toetusmeetme rakendamise lepingu 5 tp Kommenteeritud kavandisse ning teavitab EŠK programmi eksperti. toetusmeetme rakendamise lepingu kavand OneDrive`s 3.3 EŠK programmi Täiendab toetusmeetme rakendamise lepingu kavandit. Saadab e-kirja teel 2 tp Täiendatud ekspert toetusmeetme rakendamise lepingu kavandi kommenteerimiseks PO-le kui toetusmeetme elluviivale asutusele ja teistele Eesti osapooltele. rakendamise lepingu kavand OneDrive's; E- kiri 3.4 Toetusmeetme Kommenteerivad toetusmeetme rakendamise lepingu kavandit OneDrive`s. 5 tp Kommenteeritud rakendamise toetusmeetme lepingu Eesti rakendamise lepingu osapooled ja PO kavand OneDrive`s; E- kiri 3.5 EŠK programmi Täiendab toetusmeetme rakendamise lepingu kavandit. Loob töövoo DHS-s 5 tp Toetusmeetme ekspert toetusmeetme rakendamise lepingu kavandi lõppversiooni kooskõlastamiseks rakendamise lepingu ja allkirjastamiseks. kavandi töövoog DHS-s 3.6 TAO talituse jurist/ Kooskõlastavad toetusmeetme rakendamise lepingu kavandi DHS-s. 5 tp Kooskõlastatud TAO piiriülese toetusmeetme lepingu koostöö kavandi DHS-s programmide korraldamise talituse TJ/ TAO OJ 3.7 RKÜ juht Allkirjastab toetusmeetme rakendamise lepingu DHS-s. 2 tp Allkirjastatud leping DHS-s 3.8 EŠK programmi Korraldab toetusmeetme rakendamise lepingu allkirjastamise elluviiva asutuse 1 kuu jooksul E-kirjad ekspert ja vajadusel teiste lepingu osapooletega. 3.9 Elluviiv asutus ja Allkirjastavad toetusmeetme rakendamise lepingu. 2 tp Osapoolte allkirjadega vajadusel teised toetusmeetme lepingu osapooled rakendamise leping 3. EŠK programmi Laeb üles DHS-i toetusmeetme rakendamise lepingu ja kõik selle lisad. 2 tp Toetusmeetme 10 ekspert rakendamise leping koos lisadega DHS-s [1] ÜKP fondide võrdõiguslikkuse kompetentsikeskuse kontaktandmed: https://kompetentsikeskus.sm.ee/et/kontakt. 2.1.12 Šveitsi toetusmeetme partneriga sõlmitava partnerluslepingu vastavuskontroll RKÜ-s Protsessiomanik TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert Vastavalt EŠK regulatsiooni artikli 4.2 punktile 4 kontrollib RKÜ Šveitsi toetusmeetme partneriga sõlmitava partnerluslepingu vastavust EŠK regulatsiooni artiklile 4.10. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg 1. PO Koostab Šveitsi toetusmeetme partneriga sõlmitava partnerluslepingu ning edastab selle e- Vastavalt Šveitsi PO/programmikomponendi /programmik kirja teel RKÜ-le, Šveitsi toetuste büroole ja Šveitsi toetusmeetme partnerile toetuste bürooga operaatori esitatud omponendi kommenteerimiseks. kokkulepitud partnerlusleping X-kettal EŠK operaator tähtajale programmi kaustas 2. EŠK Vaatab üle partnerluslepingu teksti, loob JIRA taski TAO juristile partnerluslepingu 10 tp jooksul JIRA task programmi kooskõlastamiseks ja vajadusel kaasab teisi TAO valdkonna eksperte. ekspert 3. TAO jurist Tutvub partnerluslepingu tekstiga ja kooskõlastab selle JIRA-s. Puuduste korral lisab 10 tp jooksul Kooskõlastus/kommentaarid JIRA- /TAO kommentaarid JIRA-sse. s ekspert 4. EŠK a) Kui puuduseid ei tuvastatud/kui puudused on kõrvaldatud, siis edastab e-kirjaga RKÜ 5 tp jooksul RKÜ vastus registreeritud DHS-s programmi kooskõlastuse PO-le/programmikomponendi operaatorile. Registreerib DHS-s RKÜ ekspert kooskõlastuse partnerluslepingule. Menetlus jätkub vastavalt punktile 6; b) Puuduste korral täiendab partnerluslepingut laekunud ettepanekute alusel. Edastab kommentaarid partnerluslepingu kohta PO-le/programmikomponendi operaatorile. Registreerib RKÜ vastuse partnerluslepingule DHS-s. 5. PO Juhul kui olid puudused, siis edastab e-kirja teel parandatud partnerluslepingu EŠK 10 tp jooksul e-kiri /programmik programmi eksperdile. Menetlus jätkub vastavalt punktile 4. omponendi operaator 6. PO Edastab allkirjastatud partnerluslepingu e-kirjaga RKÜ EŠK programmi eksperdile. hiljemalt 20 tp E-kiri /programmik jooksul omponendi operaator 7. EŠK Registreerib DHS-s allkirjastatud partnerluslepingu. 5 tp jooksul Registreeritud allkirjastatud programmi partnerlusleping DHS-s ekspert 2.2. TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD PROTSESSID 2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus 2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimine ja maksete teostamine ning EŠK TA meetme makse esitamine ja finantsaruandlus 2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja esitamise protsess 2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess 2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess 2.2.7. Õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess 2.2.8. Norra_EMP MoU muutmise protsess 2.2.9. Norra_EMP programmilepingute muutmise protsess 2.2.10. Norra_EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise protsess 2.2.11. Norra_EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess 2.2.12 EŠK programmi toetusmeetme lepingu ja toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess 2.2.13 Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine 2.2.14 Rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess 2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus Protsessiomanik Toimivusanalüüsi protsessis: Punkti 1-2 protsessiomanik: TAO teenusedisaini talituse teenuse arendamise ekspert (toimivusanalüüsi koordinaator) Punkti 3 protsessiomanik: TAO teenusedisaini talituse ärianalüütik Protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrollide ning SFOS-i info alusel tsentraalsed kontrollide protsessis: Protsessiomanik: TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja SV kontekstis on antud protsessi eesmärgiks sätestada kord KA poolt RA-dele ja RÜ-dele delegeeritud ülesannete täitmise kontrollimiseks, et saada kindlust juhtimis- ja kontrollisüsteemide toimivuse kohta. Norra/EMP kontekstis on antud protsessi eesmärgiks täita Norra/EMP rakendusmääruste artikli 5.3 sätestatud kohtustust tagades, et juhtimis- ja kontrollisüsteemid on vastavuses regulatsiooniga. EŠK kontekstis antud protsessiga täidetakse EŠK rakendamise määruse 3. peatüki artikli 3.1. "Üldsätted" sätestatud kohustust tagades, et juhtimis- ja kontrollisüsteemid on vastavuses EŠK regulatsiooniga. EŠK RKÜ kasutab võimalikust või tegelikust rikkumisest teatamiseks Šveitsi toetuste büroo poolt esitatud teatamisvormi ning rikkumisjuhtumitest teavitab RKÜ Šveitsi toetuste bürood kvartaalselt vastavalt EŠK rakendamise määruse artiklile 11.3. Järelevalve protsessi üheks tulemuseks on administratsiooni ja TS-te kompetentside kitsaskohtade väljaselgitamine ning nende parendustegevuste plaani koostamine järgnevaks aastaks. Nimetatud plaan sisaldab muuhulgas ka administratsiooni ja TS-te kompetentside ja teadlikkuse tõstmiseks vajalikke koolitus- ja arendustegevusi, mida vastavalt tegevusplaanile ja lisaks jooksvalt vastavalt vajadusele spetsiifilisele sihtgrupile keskselt korraldatakse. Koolitus- ja arendustegevusi viivad läbi KA/RKA/EŠK RKÜ töötajad hoolimata osakonnast. Antud protsessipunkti alapunkt 1 ja alapunkt 2 kohalduvad perioodi 2014-2020 ja perioodi 2021-2027 EL struktuurivahendite, EŠK ning Norra/EMP toetusskeemidele ning ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg 1. SV ja Norra/EMP ning EŠK administratsiooni toimivusanalüüside koostamine 1.1 TAO valdkonna ekspert/talituse juhataja Pärast aruandlusaasta lõppu 30. juunil alustab materjalide koondamist iga-aastase Jooksvalt Materjalid struktuurivahendite, Norra/EMP ning EŠK administratsiooni toimivusanalüüsi toimivusanalü (edaspidi toimivusanalüüs) ja kontrollide aastaaruande koostamiseks. üsiks Toimivusanalüüs on aluseks protsessipunktis 2.2.3 nimetatud kontrollide koondatud aastaaruande koostamiseks. Sharepointi 1.2 TAO teenuse arendamise ekspert (edaspidi Uuendab toimivusanalüüsi koostamise põhimõtted koos ajakavaga algavaks 31. august Uuendatud toimivusanalüüsi koordinaator) järelevalvetsükliks, milles määratleb toimivusanalüüsi koostamise detailse ajakava, toimivusanalü vajaliku sisendmaterjali loetelu ning analüüsitavad teemad. Kooskõlastab üsi põhimõtted ja ajakava TAO juhatajaga. Vastavalt ajakavale loob toimivusanalüüsi koostamise projektiplaani JIRA-sse. põhimõtted ja ajakava, *EŠK administratsiooni esimese toimivusanalüüsi koostamise põhimõtted koos projektiplaan ajakavaga järelevalvetsükliks esitab TAO juhatajale kooskõlastamiseks hiljemalt 31. JIRA-s augustil 2025. Seni kuni EŠK toimivusanalüüsi koostamise põhimõtted pole kinnitatud, on järelevalve kontrolli ulatus 100%. 1.3 Toimivusanalüüsi koordinaator Loob toimivusanalüüsi kirjutamiseks keskkonna. Kokkulepitud Koosoleku tähtpäeval kutse; keskkond toimivusanalü üsi kirjutamiseks Sharepointis 1.4 TAO valdkonna ekspert/rikkumiste tagastuste valdkonnas Analüüsib aruandlusperioodil 01.07.-30.06. toimunud arenguid valdkonnas vastavalt 31. detsember Analüüsi TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja toimivusanalüüsis kokku lepitud põhimõtetele, tuues välja KA/RKA/EŠK RKÜ kinnitatakse eelnõu tulemused järelevalve ekspert (maksete kontrollija)/ TAO riskijuhtimise poolsed tegevused parendamiseks. Perioodi 2014-2020 SV analüüs hõlmab projekt; (sh. ja järelevalve talituse järelevalve riskiekspert (edaspidi ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskava 2014-2020 ja abifondi rakenduskava tööülesanded järelevalve riskiekspert)/ TAO teenusedisaini talituse 2014-2020. Norra/EMP finantsmehhanismi (2014-2021) analüüs koostatakse eraldi 28. veebruar JIRA-s) juhataja/ Norra/EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert dokumendina. EŠK analüüs koostatakse eraldi dokumendina. kinnitatakse lõplik versioon.[2] Põhjend Kajastab analüüsi tulemused JIRA-s. atud juhtudel võivad Norra/EMP toimivusanalüüsi tähtajad olla hilisemad 1.5 Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator/ Vahendab informatsiooni toimivusanalüüsi koostamiseks vajaliku sisendmaterjali Jooksvalt Info JIRA-s EŠK programmi ekspert osas. Koondab sisendmaterjaliks olevad dokumendid toimivusanalüüsi Sharepointi edastatud leheküljele, info materjalide osas JIRA-sse ning edastab selle kohta informatsiooni valdkonna ekspertidele. 1.6 TAO valdkonna ekspert/ TAO riskijuhtimise ja järelevalve Sisestab valminud analüüsi toimivusanalüüsi Sharepointi lehekülgedele 31. detsember Toimivusanal talituse juhataja / järelevalve riskiekspert/ järelevalve vastavatesse peatükkidesse. üüs ekspert (maksete kontrollija)/TAO teenusedisaini talituse 28. veebruariks Sharepointis juhataja vajadusel täiendatud täiendatakse Põhjendatud juhtudel võivad Norra /EMP toimivusanalüüsi tähtajad olla hilisemad 1.7 Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator Vaatab üle ja ühtlustab ekspertide poolt lisatud info ning vajadusel annab tagasiside Jooksvalt/ osapoolte Toimivusanal /EŠK programmi ekspert täiendamist vajavate punktide osas. vaheline üüsi info kokkulepitud tähtaeg Sharepointis ühtlustatud 1.8 Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator Edastab toimivusanalüüsi eelnõu projekti teadmiseks TMO juhatajale. Norra/EMP 28. veebruar lõplik E-kiri /EŠK programmi ekspert koordinaator edastab Norra/EMP toimivusanalüüsi eelnõu projekti teadmiseks RKA versioon Põhjendatu toimivusanalü juhatajale. d juhtudel võivad üsiga Norra/EMP toimivusanalüüsi tähtajad olla hilisemad. 1.9 Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator Edastab toimivusanalüüsi eelnõu projekti kommenteerimiseks TAO juhatajale. 2 tp E-kiri /EŠK programmi ekspert toimivusanalü üsiga 1. TAO juhataja Annab e-kirja teel või kohtumisel tagasisidet toimivusanalüüsi ja kavandatavatele 5 tp E-kiri 10 tegevustele. kommenteerit ud failiga 1. Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator Viib vajadusel sisse TAO juhataja/RKA juhi poolt tehtud parandusettepanekud ning 5 tp E-kiri 11 /EŠK programmi ekspert vormistab toimivusanalüüsi allkirjastamiseks, lisades dokumendi lisaks ka parandatud toimivusanalüüsi koostamise aluseks olevad põhimõtted ning edastab seejärel toimivusanalü kooskõlastamiseks TAO juhatajale ja allkirjastamiseks KA juhile/RKA juhile/EŠK üsiga; RKÜ juhile. Toimivusanal üüsi töövoog DHS-s 1. KA juht/RKA juht/RKÜ juht Allkirjastab toimivusanalüüsi lõpliku versiooni digitaalselt. 3 tp Toimivusanal 12 üüs allkirjasta tud 1. Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator Salvestab allkirjastatud toimivusanalüüsi JIRA-sse, Sharepointi ning edastab 10 tp Allkirjastatud 13 /EŠK programmi ekspert informatsiooniks TMO ja TRO juhatajatele, TAO talituste juhtidele ja ekspertidele, toimivus- RM RO-le ja AA-le. analüüs JIRA- s ning Sharepointis 1. Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste Viib läbi planeeritud järelevalvetegevused vastavalt toimivusanalüüsi tegevuskavas 10 tp JIRA-s 14 valdkonna töötaja. toodud ajakavale. Jälgib JIRA-s järelevalve tegevuste täitmist ja märgib täidetud järelevalve ülesanded lõpetatuks. Lisab tõendusmaterjalid JIRA-sse või vastavasse tegevused ühiskasutatavasse kausta. täidetud 2. SV ja Norra/EMP ning EŠK administratsiooni toimivusanalüüsi elluviimine 2.1 Toimivusanalüüsi koordinaator Algatab toimivusanalüüsis kavandatud järelevalvetegevuste täitmise Jooksvalt kuid mitte Vahekokkuvõt vahekokkuvõtte koostamise kaks korda aastas, mille eesmärgiks on täpsustada hiljem kui 1. mai ja et käsitlev järelevalvetegevusi jooksva kalendriaasta teiseks poolaastaks. Loob 1. november dokument vahekokkuvõtet käsitleva dokumendi Sharepointis. Sharepointis 2.2 Toimivusanalüüsi koordinaator Informeerib toimivusanalüüsiga seotud TAO eksperte ja talituse juhatajaid 2 tp E-kiri; teated tegevuskava tegevuste muutmise ajakavast ja võimalikest täiendavatest JIRA-s sisendmaterjalidest e-kirja teel või JIRA kaudu. 2.3 TAO valdkonna ekspert/ TAO riskijuhtimise ja järelevalve Koostab vahekokkuvõtte toimivusanalüüsi täitmisest vastavas valdkonnas. Esitab 20 tp Vahekokkuvõt talituse juhataja / järelevalve riskiekspert/ järelevalve vajadusel täiendavaid järelevalvetegevusi või täpsustab varasemaid seatud e toimivus- ekspert (maksete kontrollija)/TAO teenusedisaini talituse tähtaegu. Salvestab vahekokkuvõtte Sharepointis. analüüsi juhataja/ Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert täitmisest Sharepointis 2.4 Toimivusanalüüsi koordinaator Ühtlustab tehtud vahekokkuvõtte ning esitab selle kommenteerimiseks TAO 5 tp Vahekokkuvõt juhatajale. e ühtlustatud 2.5 Toimivusanalüüsi koordinaator Viib vajadusel sisse TAO juhataja poolt tehtud parandusettepanekud ning vormistab 3 tp Vahekokkuvõt vahekokkuvõtte kinnitamiseks ning edastab seejärel kinnitamiseks TAO juhatajale. e koostatud 2.6 TAO juhataja Kinnitab vahekokkuvõtte. Hiljemalt määratud Vahekokkuvõt tähtajaks 15. juuni; e kinnitatud 15. november JIRA-s 2.7 Toimivusanalüüsi koordinaator Salvestab kinnitatud toimivusanalüüsi vahekokkuvõtte Sharepointi ning edastab 5 tp Kinnitatud informatsiooniks seotud TAO ekspertidele ja talituse juhatajatele, TMO ja TRO toimivus- juhatajatele ning RM RO-le. Uuendab tegevuskava info JIRA-s. Norra/EMP ja analüüsi EŠK administratsiooni kinnitatud toimivusanalüüsi vahekokkuvõtte edastab AA-le. vahekokkuvõt e Sharepointis; Vahekokkuvõt e JIRA-s; E- kiri 2.8 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste Viib läbi planeeritud tegevused vastavalt uuendatud ajakavale. Osapoolte vahel JIRA kanded, valdkonna töötaja. kokkulepitud tähtaeg. et tegevused on teostatud. 3. Koolitustegevuste haldamine www.riigitootaja.ee portaalis 3.1 Toetuste valdkonna töötaja Tuvastab koolitusteemad ja sihtgrupi, mille osas üritust planeerida toimivusanalüüsi Osapoolte vahel Koolitusteema ja või RTK koolitusvajaduste alusel. Vajadusel küsib sisendit võrgustikult ja/või TRO kokkulepitud tähtaeg d tuvastatud talituse juhtidelt. Vajadusel täiendab ja ajakohastab toimivusanalüüsi järelevalve tegevuskava saadud sisendi põhjal. 3.2 Toetuste valdkonna töötaja Korraldab, kaasates vajadusel TRO infospetsialisti, võimaliku koolitaja (nt. TAIEX), Osapoolte vahel Üritus ruumid ja vajadusel toitlustuse võttes selleks vajadusel pakkumused (kui kaasneb kokkulepitud tähtaeg. ettevalmistatud kulu, siis peab olema võetud 3 võrreldavat pakkumust vastavalt RTK hankekorrale, seejuures tuleb järgida TAT nõudeid). Koolitusinfo paneb üles Ekstranetti. [3] 3.3 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste Kui üritusega kaasneb kulu, vormistab RTIP-s majanduskulude taotluse. Manusena 3 tp Majanduskulu valdkonna töötaja/ TA kulujuht/ TJ/OJ lähevad kaasa: de taotlus lisadega pakkumuskutse RTIP-s pakkumused ürituse päevakava märkuse lahtrisse kirjutab käsitsi juurde ürituse planeeritavad kuupäevad ja ürituse nime. märgib kulujuhiks tehnilise abi kulujuhi märgib kinnitajaks otsese juhi. 3.4 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste Kui majanduskulude taotlus on kinnitatud, edastab ürituse korraldaja ürituse info 3 tp E-kiri ürituse valdkonna töötaja, projektijuht/ TRO infospetsialist projektijuhile RTIP-i kutse üleslaadimiseks järgmise infoga: infoga ürituse nimi lühikirjeldus, mis läheb kutsesse sihtgrupp sh kohtade arv, sh kas on n.ö suunatud kutse või kõigile huvilistele toimumise aeg ja koht päevakava kuupäev, mis ajaks peab registreerimine lõppenud olema, et nt toitlustuse arv teenusepakkujale öelda. 3.5 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste Edastab e-posti teel skanneeritud registreerimislehed koos osalejate allkirjadega 5 tp E-kiri nõutud valdkonna töötaja kontaktse ürituse korral kulujuhile ning TRO infospetsialistile. Virtuaalürituse korral dokumentidega edastab kontroll-jäljeks dokumendid vastavalt KA juhendile „Korraldusasutuse juhised virtuaalüritustel osalemise kontrolljälje tagamiseks“ kulujuhile ning TRO infospetsialistile. 3.6 Projektijuht/ TRO infospetsialist Peale ürituse toimumist viib RTIP-s läbi eelseadistatud vormil tagasisideküsitluse. 5 tp Tagasisideküs itlus läbi viidud RTIP-s 3.7 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste Peale tagasiside küsitluse lõppemist märgib tegevuse projektihalduskeskkonnas 5 tp Tegevus valdkonna töötaja lõppenuks. projekti- halduskeskko nnas lõpetatud Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg Protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrollid ning SFOS-i info alusel tsentraalsed kontrollid 1. KA/RKA/EŠK RKÜ kontrolli planeerimine, läbiviimine ja tulemuste fikseerimine 1.1 TAO valdkonna ekspert/TAO Enne kontrolliga alustamist mõtleb läbi kavandatud kontrolli teostamise kaasates vajadusel teisi KA/RKA/EŠK RKÜ 20 tp Kontrolli riskijuhtimise ja järelevalve talituse eksperte ja otsustab, kas kontrolli läbiviimiseks on vajalik kasutada KL-te ning kas saab kasutada (vajadusel vajadus juhataja või järelevalve riskiekspert uuendades) mõnda varem kasutatud KL-e. Vajadusel koostab koostöös kontrolli teostajaga uued KL-d. Juhul kui kirjeldatud /teenuse arendamise ekspert/ Norra/EMP KA/RKA/EŠK RKÜ kontroll hõlmab ka projektide kontrolli, koostab iga kontrolli kohta koostöös kontrolli teostajaga tegevuskavas koordinaator/EŠK programmi ekspert/ valimi, mille moodustamise metoodika fikseerib kirjalikult. Kontrollivalimi koostamisel konsulteerib vajadusel või JIRA-s RM RO (edaspidi kontrolli eest vastutaja) järelevalve riskieksperdiga. Kui kontrolli läbiviimiseks on vajalik kaasata TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve ekspert (edaspidi k ontrolli teostaja), kaasab kontrolli teostaja, selgitab kontrolli sisu ning lepib kokku kontrolli teostamise ajakava, kaasates vajadusel ka TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajaga. Nõustab kontrolli läbiviimisel kontrolli teostajat. Kontrollivalim/ KL Kui kontrolli eest vastutaja teostab kontrolli ise, on allpool loetletud kontrolli teostaja ülesanded kontrolli eest vastutaja ülesanded. 1.2 Kontrolli eest vastutaja Protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrolli puhul saadab kontrollitavale kontrolli toimumise kohta teate (koopia 3 tp E-kiri TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja, TMO juhataja), kus märgib ära: · kontrolli eesmärgi, · kontrolli teostamise aja, · kontrollitava valimi (kui see on asjakohane), · kontrolli teostaja nime. RTK-siseselt saadab kontrolli toimumise kohta teate TRO juhile. SFOS-i andmete alusel tehtavate tsentraalsete kontrollide puhul kontrollitavatele teavitust ei saadeta, sest kontroll teostatakse SFOS-is oleva info alusel. 1.3 Kontrolli teostaja Sisestab informatsiooni planeeritavast kontrollist JIRA-sse ja lisab ülesandele sildi KA_kontrollid või RKA_kontroll 3 tp Ülesanne või RKÜ_kontroll. JIRA ülesandel lisab vaatlejaks kontrolli eest vastutaja, TAO juhataja ning TMO juhataja. JIRA-s 1.4 Kontrolli teostaja Täidab kontrolli kohta KL-(d) (kui see on asjakohane), mis on kontrollija töövahend ja ei kuulu üldjuhul Kokkule KL, teavitus avaldamisele kontrollitavale. KL kinnitamisega kinnitab, et tal ei esine kontrollitava suhtes taandamise aluseid pitud JIRA-s HMS § 10 mõistes. Edastab täidetud KL kontrolli eest vastutajale, kelleks on tema otsene juht. kontrolli- perioodi lõppkuu- päevaks 1.5 Kontrolli eest vastutaja Vaatab KL(d) üle ja kooskõlastab. Kui KL-e on vaja täiendada, annab kontrolli teostajale sellekohase tagasiside. 5 tp Teavitus JIRA-s 1.6 Kontrolli teostaja Koostab protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrolli tulemuste kohta kontrollakti ning SFOS-i andmete alusel Kokkule Kontroll-akt, tehtavate tsentraalsete kontrollide tulemuste kohta kontrolli kokkuvõtte, kus märgib ära: pitud teavitus JIRA- kontrolli- s · kontrolli teostamise kuupäeva või kontrolli perioodi, perioodi lõpp- · kontrolli teostaja, kuupäev aks · kontrolli eesmärgi, · kontrolli valimimetoodika kirjelduse, · lühikirjelduse kontrollitegevustest (kui asjakohane), · kontrollitud projektide loetelu (kui asjakohane), · kontrolli tulemusena tehtud tähelepanekud koos soovitustega olukorra parandamiseks, · vajadusel tähtaeg soovitus(t)e elluviimiseks. Edastab kontroll-akti kontrolli eest vastutajale ülevaatamiseks. 1.7 Kontrolli eest vastutaja Vaatab kontroll-akti üle, vajadusel lisab omapoolsed täiendused. Annab kooskõlastuse. 5 tp Teavitus JIRA-s 1.8 Kontrolli teostaja Edastab vajadusel kontroll-aktis fikseeritud tähelepanekud enne kontrollitulemuste lõpliku kinnitamist Üldjuhul Allkirjastatud kontrollitavale kommenteerimisele, andes kommentaaride esitamise tähtajaks 10 tööpäeva. kuni 20 kontroll-akt tp Peale kontrollitava poolt kommentaaride saamist täiendab vajadusel kontroll-akti. Allkirjastab kontroll-akti, edastab jooksul kontrolli eest vastutajale. peale kontrolli teostami st 1.9 Kontrolli eest vastutaja Allkirjastab kontroll-akti. 5 tp Allkirjastatud kontroll-akt 1. Kontrolli eest vastutaja Edastab kinnitatud kontrollakti e-kirja teel kontrollitavale, teadmiseks kontrolli teostajale ja toetuste korraldamise 3 tp E-kiri, märge 10 talituse juhatajale. RTK-sisese kontrolli puhul edastatakse kontrollakt TRO juhile. Kui kontrollitav peab teostama JIRA-s järeltegevusi, lepitakse kokku tähtaeg puuduste parandamiseks/ täienduste tegemiseks. SFOS-i andmete alusel tehtavate tsentraalsete kontrollide puhul, kui puuduseid ei tuvastatud, kontroll-akti kontrollitavale ei edastata. 1. Kontrolli teostaja Lisab kontrolli lõppemisel kontrolli info koos seotud dokumentatsiooniga (sh kontroll-leht, kontroll-akt, kontrolli 5 tp Dokumendid 11 kokkuvõte jms) JIRA-sse. JIRA-s 1. Kontrolli teostaja Juhul kui kontrollitavale anti tähtaeg puuduste parandamiseks/ täienduste tegemiseks, veendub tähtaja saabudes, Osapool Dokumendid/ 12 et soovituse rakendamisega on saavutatud soovitud olukord. te vahel kanne JIRA-s kokkulep Kujundab oma seisukoha soovituse rakendamise kohta, vajadusel teostab täiendava kontrolli. Mittekohase itud täitmise korral annab kirjaliku tagasiside ning lepitakse kokku uus tähtaeg. tähtaeg Sisestab järeltegevustega seotud teabe JIRA-sse. Edastab info kontrolli lõppemise kohta kontrolli eest vastutajale. 1. Kontrolli eest vastutaja Erimeelsuste korral kutsub kokku ümarlaua, kus lepitakse kokku edasised tegevused. Koostab toimunud ümarlaua 20 tp Memo 13 kohta memo, mille lisab JIRA-sse kontrolli juurde. Kui finantsmõjuga tähelepanekust tekib erimeelsus, lahendatakse kaasust edasi vastavalt protsessipunkti 2.2.5 p. 2 „Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise korraldamine “. 1. Kontrolli eest vastutaja Vaatab üle JIRA-sse lisatud dokumendid ja annab omapoolse kinnituse, et kontrolli saab lugeda teostatuks. 5tp Kinnitus JIRA- 14 s 1. Kontrolli teostaja Lõpetab JIRA-s töö. 2tp Märge JIRA-s 15 2. SFOS-i andmete alusel igapäevased kontrollid 2.1. SFOS-i maksete kontroll 2.1.1 SFOS-is meetme või projektide väljamaksete kontrolli määramine 2. KA juht/TAO juhataja/RKÜ juht Edastab projekti- või süsteemiauditi aruande ning muud asjakohased dokumendid TAO riskijuhtimise ja järelevalve Vastaval E-kiri; 1. talituse juhatajale ja järelevalve eksperdile (maksete kontrollija) tutvumiseks. t projekti- või 1.1 jooksval süsteemiauditi e aruanne vajadus ele 2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Määrab projekti SFOS-is kontrollitavaks vastavalt kinnitatud kontrollipõhimõtetele. Koheselt Projekt SFOS- 1. is 1.2 Registreerib kontrollitavad projektid KA/RKA/RKÜ vastavas arvestuses. kontrollitavaks määratud 2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Finantsmõjuga tähelepaneku korral jälgib, et RÜ esitab projekti- või süsteemiauditis toodud projekti kohta 10 tp E-kiri 1. rikkumise aruande SFOSi 10 tööpäeva jooksul. Vajadusel saadab RÜ-le meeldetuletuse rikkumise aruande auditi 1.3 sisestamiseks. aruande saamise RTK rakendatavates meetmetes teavitab aruande puudumisest TAO riskijuhtimise ja järelevalve eksperti, kes st finantsmõjuga tähelepaneku lahendamise eest vastutab. 2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Vastavalt kinnitatud kontrollipõhimõtete või probleemi lahenemisel eemaldab projekti SFOS-s kontrollitavate Jooksev Kanne KA 1. projektide hulgast ja märgib vastava info KA/RKA/RKÜ vastavasse arvestusse. tegevus /RKA/RKÜ 1.4 sisemises arvestuses 2.1.2. SFOS-i maksete kontroll 2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Kontrollib vastavalt toimivusanalüüsis kinnitatud kontrollipõhimõtetele või muul põhjusel kontrolli lisatud projektide Esimese Kanded 1. maksed SFOS-s, aktsepteerib makse ja lisab teostatud kontrolli kohta info kokkulepitud KA/RKA/RKÜ sisemisse l SFOS-s; 2.1 arvestusse. võimalus kanne KA el, kuid /RKA/RKÜ Kui andmete kontrollimisel tekib täiendavaid küsimusi, teeb järelepäringu RÜ-le (RTK maksete korral TRO-le). mitte sisemises Küsib vastused e-kirja teel. Vajadusel arutab tekkinud küsimusi teiste KA/RKA/RKÜ ekspertidega. Fikseerib hiljem arvestuses tekkinud küsimused ja tehtud järeldused KA/RKA/RKÜ sisemises arvestuses. kui 4 tp jooksul Kui SFOS-i sisestatud andmete aktsepteerimiseks on vajalik kolmanda osapoole arvamus (nt kuludokument on seotud auditi aruandes potentsiaalselt mitteabikõlblike kuludega vms), teavitab järelevalve ekspert RÜ-d/TRO-d e- kirjaga. Kui makse jääb aktsepteerimata, saadab makse RÜ-le/TRO-le tagasi, lisades tagasisaatmise põhjuse. Peab tuvastatud vigade ja mitteabikõlblike kulude osas arvestust KA/RKA/RKÜ sisemise arvestuse tabelis. Korrektse väljamakse puhul aktsepteerib makse SFOS-s, lisab kontrollipõhimõtetes kokkulepitud info KA/RKA /RKÜ sisemisse arvestusse. 2.1.3. SV, Norra/EMP ja EŠK väljamaksete siseriiklik peatamine ja keelamine 2. TAO valdkonna ekspert/ TAO STS § 30 lg 4-6 / ÜSS § 8 lg 2 p. 4 või VV Norra/EMP määrus § 9 lg 2 või EŠK regulatsiooni artikli 12.2 kohaselt Osapool Dokumendid 1. riskijuhtimise ja järelevalve talituse nimetatud asjaolude ja rikkumisjuhtude sh auditi raport, EK otsuse ning rikkumise või mitteabikõlblike kulude te vahel väljamakse 3.1 juhataja /Norra/EMP koordinaator/EŠK ilmnemisel tuvastab väljamakse peatamise asjaolud ja kogudes lisainfot peatamise koosseisu osas, sh kaasab kokkulep peatamise programmi ekspert vajadusel TAO juristi. Kujundab esialgse seisukoha edasiste tegevuste ja maandamismeetmete osas. Vajadusel itud asjaolude konsulteerib ka TMO juhataja/eksperdiga. tähtaeg kohta Kui seisukoha kujundaja on TAO valdkonna ekspert või Norra/EMP koordinaator või EŠK programmi ekspert, siis kaasab täiendavalt ka TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja. 2. TAO valdkonna ekspert/ TAO Vajadusel korraldab väljamaksete peatamise (ja/või väljamaksetest keeldumise) arutamiseks koosoleku Osapool Väljamaksete 1. riskijuhtimise ja järelevalve talituse asjassepuutuvate osapooltega (nt KA, RKA, RKÜ, AA, RA ja/või RÜ, PO). Koosolekul tehtud otsus edastatakse te vahel peatamisest/ 3.2 juhataja / Norra/EMP koordinaator/EŠK teadmiseks TMO-le. kokkulep keeldumisest programmi ekspert itud teavitamise Vajadusel valmistab ette väljamaksete peatamisest/keeldumisest teavitamise kirja RÜ-le või PO-le, kooskõlastab tähtaeg kiri DHS-s selle vahetu juhi ja TAO juhatajaga ning edastab välja saatmiseks KA/RKA/RKÜ juhatajale (koopia kirjast TMO juhatajale). Probleemi lahenemisel valmistab ette väljamaksete taastamisest teavitamise kirja RÜ-le või PO-le ning määrab peatatud maksed kontrollitavaks (vastavalt ulatusele RÜ, meede, toetuse saaja) või edastab info maksete kontrolli määramiseks järelevalve eksperdile. 2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Kontrollib igapäevase kontrolli raames peatatud makseid. Vajadusel saadab esitatud maksed tagasi RÜ-le. Jooksev Vajadusel RÜ- 1. tegevus le tagasi 3.3 saadetud maksed 2.2. SFOS-i tagastuste kontroll 2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Saab SFOS-st e-kirjaga teavituse projektile lisatud tagastuse kohta (tagastuse sisestamise lõpetamisel). Vaatab Jooksev E-kiri; kanded 2.1 info läbi ning lisab projekti vajadusel SFOS-s kontrollitavate projektide hulka. tegevus SFOS-s; kontroll-leht; Tagastuse kontrollimisel täidab tagastuse kontroll-lehe (TPK lisa 3) vastavalt toimivusanalüüsis kinnitatud kanne KA kontrollipõhimõtetele ja laeb KL SFOSi tagastuse moodulisse. Vajadusel palub tagastuse sisestajal esitada /RKA täiendavat infot ja konsulteerib KA/RKA/RKÜ teiste ametnikega. Tuvastatud vead märgib sisemises KA/RKA/RKÜ /RKÜ sisemis arvestuses ja informeerib tuvastatud puudustest tagastuse sisestajat, kui on vaja parandusi teha otsuses või es arvestuses SFOS-s. Vajadusel eemaldab projekti SFOS-st alati kontrollitavate projektide nimekirjast ning märgib vastava info KA/RKA /RKÜ sisemisse arvestusse. 2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Kontrollib ja kinnitab RTK raamatupidajalt saadud info RÜ-le edastatud, RÜ poolt SFOS-i sisestatud ja KA-le/RKA- 4 tp E-kiri, kanded 2.2 le/RKÜ-le kinnitamiseks edastatud tagastuste laekumise kohta. Edastab kinnituse vajaliku infoga RTK SFOS-s raamatupidamisele, et laekumised oleks RA/PO raamatupidamises õigesti kajastatud. Eksimuste tuvastamisel annab RÜ-le tagasisidet andmete parandamiseks. RTK poolt rakendavate meetmete tagastustel tagasimakse laekumisel sisestab järelevalve ekspert (maksete kontrollija) laekumise SFOS-i. Edastab laekumise kinnituse RTK raamatupidajale, tagastuse sisestanud järelevalve eksperdile ja projektikoordinaatorile. 2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Teeb vähemalt kord aastas või kui toimivusanalüüs näeb ette sagedama kontrolli intervalli, siis tihedamalt Kokkule Kanded 2.3 aruandeaasta tagastuste osas tsentraalse kontrolli vastavalt toimivusanalüüsis kinnitatud kontrollipõhimõtetele. pitud JIRAs; E-kiri Fikseerib kontrolli tulemused JIRA-s. tähtajaks Informeerib tuvastatud puudustest RÜ-d, kui SFOS-s on vaja teha parandusi. Vajadusel palub RÜ-l esitada täiendavat infot. RTK poolt rakendavates meetmete tagastustes puuduste tuvastamisel edastab info paranduste tegemiseks tagastuse sisestanud järelevalve eksperdile. 2.3. SFOS-i rikkumiste aruannete menetlemine [4] 2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Saab SFOS-st e-kirjaga teavituse projektile (sh EŠK projekti kohta) lisatud rikkumise aruande kohta. Vaatab info Jooksev E-kiri; kanded 3.1 läbi ning vajadusel lisab projekti (sh EŠK projekti) SFOS-s kontrolli. Tuvastatud puuduse kohta lisab märkuse tegevus SFOS-s; SFOSi rikkumise aruandesse. Hankerikkumiste korral kontrollib, kas sama hankega seotud kulusid võib esineda kanne KA ka teistes projektides ning selle tuvastamisel teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat. /RKA/RKÜ sisemises Norra/EMP projekti rikkumise aruande teavituse järgselt lisab vastava projekti SFOS-s kontrolli, et väljamaksete arvestuses; kontrolli raames tuvastada võimalikud mitteabikõlblikud kulud (sisulist rikkumise aruande andmete kontrolli ei kanded JIRA- teosta). s Teostab rikkumise aruannete jooksvaid, kvartaalseid ja tsentraalseid kontrolle vastavalt toimivusanalüüsis (v.a Norra-EMP) kinnitatud kontrollipõhimõtetele ja kontrolliplaanile. Informeerib tuvastatud puudustest RÜ-d kas SFOS-i vahendusel või e-kirja teel, kui rikkumise aruandes on vaja teha parandusi (v.a Norra-EMP). RTK sisestatud rikkumise aruannete puhul informeerib rikkumise aruande sisestanud järelevalve eksperti. Jälgib, et puudused saavad etteantud tähtajaks korrigeeritud. Vajadusel edastab meeldetuletuse. 2. TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse Saades teavituse, et tuvastatud on sama hankerikkumisega seotud kulude esinemine mõnes teises RTK projektis, 3 tp E-kiri 3.2 juhataja edastab info hankerikkumist menetlevale järelevalve eksperdile. Kui hankerikkumisega seotud kulud esinevad mõne teise RÜ rakendatavas projektis, teavitab RÜ-d tuvastatud rikkumistest ning vajadusest algatada järelevalvemenetlus. 2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Koostab rikkumiste statistilise analüüsi (sh avalikustamisele kuuluvad rikkumised) vastavalt toimivusanalüüsis Kokkule Kanded JIRA- 3.3 kokku lepitud ajavahemiku tagant, aga mitte harvem kui 2 korda aastas. Avalikustamisel lähtub põhimõttest, et pitud s avalikustada tuleb kõik rikkumise aruanded, mis on avalikustamisele eelneval kuu seisuga lõpetatud. tähtajaks Enne avalikustamist edastab analüüsi ja avalikustamisele kuuluvad rikkumised ülevaatamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale. 2. TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse Vaatab avalikustamisele kuuluva informatsiooni üle. Vajadusel teeb täiendusi või palub järelevalve eksperdil infot 3 tp E-kiri 3.4 juhataja täiendada. 2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Peale kooskõlastuse saamist edastab info kommunikatsioonispetsialistile avalikustamiseks. 1 tp E-kiri 3.5 2. Kommunikatsioonispetsialist Lisab avalikustamisele kuuluva informatsiooni www.rtk.ee kodulehele. 2 tp Info kodulehel 3.6 2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Kontrollib 2 kuu jooksul peale kvartali lõppu üle raporteerimisele kuuluvad rikkumise aruanded ja sisestab EL Kokkule Kanded 3.7 struktuurivahendite rikkumise andmed OLAF-i andmebaasi IMS ning EŠK rikkumiste aruanded koondab ja pitud SFOS-s; edastab EŠK programmi eksperdile JIRA kaudu. tähtajaks Kanne IMS-s, Kanne JIRA-s Teavitab kinnitamisõigustega TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat, kui aruanded on OLAF-ile raporteerimiseks ette valmistatud. 2. TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse Kinnitab ettevalmistatud ja andmebaasi IMS sisestatud EL struktuurivahendite rikkumise aruanded. 2 tp Aruanded 3.8 juhataja kinnitatud IMS-s 2. Programmi ekspert Edastab rikkumiste aruande Šveitsi toetuste büroole ja salvestab saadetud e-kirja JIRA taski juurde. 2 tp E-kiri JIRA 3.9 taski juures 2.4. Pettuste ja rikkumiste kahtluste vihjete haldamine [1] 2. TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse Peab ülevaadet laekunud pettuste ja rikkumiste kahtluste kohta. Jooksev Ülevaade 4.1 juhataja tegevus pettuste ja Vajadusel laseb TAO järelevalve eksperdil lisada projekt SFOS-s kontrolli. rikkumiste kahtluste Edastab laekunud vihje RÜ-le või RTK meetmes vihjega tegelema määratud järelevalve eksperdile kohta lahendamiseks. Vajadusel küsib RÜ-lt/TRO-lt täpsustusi ja tagasisidet edastatud juhtumi asjaolude ning lahenduste kohta. Vihjed võivad laekuda listi [email protected] kaudu, AFCOS-e poolt hallatava e-kirja aadressi r [email protected] kaudu või muul moel. 2. AFCOS-e nõunik Edastab talle laekunud pettusekahtluste ja rikkumiste info TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale. Jooksev E-kiri 4.2 tegevus Lähtudes kahtluse sisust otsustab edasise tegevuse, sealhulgas politseisse või kaitsepolitseisse pöördumise. Teavitab edasisest tegevusest AA, TAO ja TMO juhatajat. 2. TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse Informatsiooni saamisel otsustab täiendavate tegevuste vajaduse, koordineerib nende elluviimist. Jooksev E-kiri 4.3 juhataja tegevus 2.5 Pankrotimenetluse algatamise ja äriühingu kustutamishoiatuste kontroll 2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Vaatab üle Ametlike Teadannete elektroonilises väljaandes avalikustatud teated ja võrdleb isikuid registrikoodi Jooksev Kanne KA 5.1 alusel infosüsteemis SFOS toetuse saajatega. Kontrolli teostatakse järgmiste teadaannete alaliikide lõikes: tegevus sisemises arvestuses; E- · Äriühingu kustutamishoiatuse teade; kiri · Pankrotiavalduse läbivaatamise aja ja koha teade; · Pankrotimenetluse kulude katteks deposiidi maksmise teade; · Pankroti väljakuulutamise teade; · Raugemise tõttu pankrotiavalduse menetluse lõpetamise teade. Kui tuvastab, et teates toodud isikul on toetatud projekte, siis juhul, kui toetatud projekt on infosüsteemis „rahastatud“ seisundis, teavitab koheselt RÜ-d, kes toetuse projekti menetleb. RTK menetlustes olevate projektide korral teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat ning projekti- koordinaatorit. · juhul, kui toetatud projekt on infosüsteemis „lõpetatud“ seisundis, kontrollib (vajadusel suhtleb RÜ-ga, RTK rakendatavas meetmes TRO-ga), kas projektile kohaldub kestvusnõue, mille lõpptähtaeg ei ole saabunud. Kui kestvusnõude lõpptähtaeg on möödunud, teavitab kontrolli tulemusest projektikoordinaatorit. Kui kestusnõude lõpptähtaeg ei ole saabunud, teavitab koheselt TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat ja projekti- koordinaatorit. kui tuvastab, et teates toodud isikul on rohkem kui üks positiivse rahastamisotsuse saanud projekt ja see on teise RÜ kui RTK poolt menetletud, edastab vastava info RÜ-le kontrollimiseks ja vajalike jätkutegevuste elluviimiseks. 2. TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse Saades teavituse tuvastatud juhtumi kohta RTK menetluses olevas projektis, määrab juhtumi järelevalve Kokkule e-kiri 5.2 juhataja eksperdile lahendamiseks. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena (vastavalt pitud TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 protsessi alapunktile 2). tähtajaks 2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Peab tuvastatud juhtumite kohta ülevaadet KA sisemises arvestuses ja teeb vähemalt kord aastas juhtumi Kokkule Kanne KA 5.3 hetkeseisu kohta kokkuvõtte. Saadab kokkuvõtte TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale tutvumiseks. pitud sisemises tähtajaks arvestuses 2. TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse Otsustab täiendavate tegevuste vajaduse, koordineerib nende elluviimist. Jooksev E-kiri 5.4 juhataja tegevus [1] Norra/EMP programmide pettuste ja rikkumiste kahtluste haldamine on AFCOS ülesanne (rakendusmäärus artikkel 5.2 paragrahv 5). [2] SV ja Norra/EMP toimivusanalüüsid ning EŠK administratsiooni toimivusanalüüs koostatakse eraldi. SV analüüsi koostamise vastutaja on toimivusanalüüsi koordinaator ja Norra/EMP analüüsil koostamise vastutaja on Norra/EMP koordinaator ning EŠK administratsiooni toimivusanalüüsi vastutaja on EŠK programmi ekspert. Punktides, kus on vastutajaks määratud vaid toimivusanalüüsi koordinaator, siis täidab punktis toodud ülesannet erinevate aruannete osas. [3] Koolitus-ja arendustegevuse kava RTK Ekstranetis https://confluence.rmit.ee/pages/viewpage.action?spaceKey=RTK0031&title=Koolitus- +ja+arendustegevuste+kava. [4] Norra/EMP programmide rikkumiste korrektsuse tagamine on AFCOS ülesanne (rakendusmäärus artikkel 5.2 paragrahv 5). 2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimine ja maksete teostamine ning EŠK TA meetme makse esitamine ja finantsaruandlus Protsessiomanik TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert (Norra/EMP-s) TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert (EŠK-s) Protsess kirjeldab TAO tegevusi Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi vahendite kasutamise üle arvestuse pidamisel ja TMO-le ning FMO- le aruandluse esitamisel. RKA-l on kohustus pidada eraldi arvestust TA ja kahepoolsete suhete fondi kulude üle ning anda igal aastal sisend riigieelarvesse ja riigieelarve strateegiasse. Aluseks on rakendusmääruse peatükid 4, 8 (sh artikkel 8.11), 9 ja artiklid 2.6, 6.11 ning tehnilise abi leping (Technical Assistance Agreement) ja kahepoolsete suhete fondi leping (Bilateral Fund Agreement). Protsess kirjeldab ka TAO tegevusi EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi" ja meetme tegevuse "TA fondi" vahendite kasutamise üle arvestuse pidamisel ning TAO tegevusi TMO-le hüvitistaotluse esitamisel. RKÜ-l on kohustus pidada eraldi arvestust EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi" ja meetme tegevuse "TA fondi" vahendite kasutamise üle ning anda igal aastal sisend riigieelarvesse ja riigieelarve strateegiasse. Aluseks on EŠK regulatsiooni 5. peatükk "Tehniline abi" ja RKÜ ning Šveitsi vahel sõlmitud TA leping, mis on aluseks toetusmeetme ettevalmistamise fondi ja tehnilise abi fondi loomiseks. Protsessipunkt ei kohaldu teistele TPK meetmetele. Nr Vast Tegevus Tähtaeg Kontroll- utaja jälg 1. Maksete kontrollid 1.1. Makse kontroll SFOSis meetme nr 2014-2021.1.1 "Kahepoolsete suhete fond" kulude hüvitamisel 1. Norra Teostab SFOS-i edastatud makse andmete õiguse ja täielikkuse kontrolli vastavalt kuludokumentide valimimetoodikale Makset menetletakse kokku SFOS; KL 1.1 /EMP (TPK lisa 4) ja kasutab makse menetlemiseks makse KL-le (TPK lisa 12). Makse kuludokumentide loetelu kontrollib esitamisest kuni kinnitamiseni mitte SFOS-s koord seejuures 100% ulatuses. Makse menetlemine toimub vastavalt TPK 3 osa alapeatüki 3.2 protsessipunktile 3.2.1.3. kauem kui 90 kalendripäeva. inaat Makse menetlemise protsess. E-kiri, or Juhul kui makses on puudusi või Suunab riigihangete korral hanke kontrolli TAO riigihangete kontrolliüksusele SFOS töölaua kaudu vastavalt TPK 3. osa kulude abikõlblikkuse üle Sharepoint; alapeatüki 3.2 protsessipunktile 3.2.2. „Riigihangete kontrolli protsess“. otsustamiseks on vaja lisateavet, JIRA task võib RKA projekti koordinaator igale eraldi Rikkumise kahtlustest ja rikkumistest teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat. pikendada makse menetlemise maksele tähtaega puuduste kõrvaldamise või dokumentide või teabe esitamise aja võrra, teatades sellest TS-le 1. TAO Rikkumise kahtluse korral suunab mittevastavuse menetluse algatamiseks tööülesande järelevalve eksperdile. Menetlus TPK 3. osa alapeatüki 3.3 protsessi Kanded JIRA- 1.2 riskij jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetluse algatamisega (TPK 3. osa alapeatüki 3.3 protsessi alapunktis 2 ettenähtud tähtaegadele s; uhtim alapunktile 2). ise E-kiri ja Vastavalt Norra/EMP rakendusmääruse artikli 13.2 punktile 3 projekti eelarve ei vähene rikkumise võrra. Rikkumise võrra järele vähendatud summa ulatuses võib projektis esitada teisi abikõlblikke kulusid. valve talitu se juhat aja 1.2. Makse esitamine ja kontroll TA kasutamisel Kohaldub SFOS meetmele nr 2014-2021.1.4 "Norra ja EMP tehniline abi". Punkti 1.2 alapunktid 1.2.1-1.2.2 kohalduvad EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevusele "TA fond". 1. Norra Kinnitab Norra/EMP TA kulud/ EŠK TA fondi kulud RTIPis/FITEKis, kuhu lisatakse ka vastav tõendusmaterjal. Jooksvalt Kanded RTIP- 2.1 /EMP s; koord inaat Kanded or/ FITEK-s; EŠK Materjalid progr Sharepointis ammi eksp ert 1. Norra Võtab aruande SAP BO keskkonnast ja täiendab/parandab vastavalt e-toetuse impordivormile. Edastab läbi E-toetuse Norra/EMP programmis ühe kuu Makse e- 2.2 /EMP keskkonna makse. jooksul pärast aruandlusperioodi toetuses, koord lõppu; EŠK-s vastavalt maksete inaat Norra/EMP programmis vähemalt 2x aastas: hiljemalt 31.07 (30.06 seisuga) ja hiljemalt 31.01 (31.12 seisuga). prognoosile Sharepointis; or/ EŠK EŠK TA fondi kulud esitatakse vähemalt kord kvartalis, kuid mitte tihedamini kui kord kuus. Jira task progr ammi eksp ert 1. Norra Teostab SFOS-i edastatud makse andmete õigsuse ja täielikkuse kontrolli ja kasutab makse menetlemiseks KL-te (TPK Ühe kuu jooksul pärast SFOS; 2.3 /EMP lisa 12). Makse KD loetelu kontrollib100% ulatuses. Ei teosta KD kontrolli makse KL2 alusel, ei teosta lepingute täitmise aruandlusperioodi lõppu koord kontrolli makse KL4 alusel ja ei kasuta KD valimimetoodikat makse menetlemisel. Makse menetlemine toimub vastavalt Sharepoint; inaat TPK 3 osa alapeatüki 3.2 protsessipunktile 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess. Makse menetlemise käigus SFOSis or kontrollib sisestatud andmete korrektsust ja kooskõla SAPi andmetega. Riigihangete korral veendub, et hankeleping on E-kiri SFOSi sisestatud ja kuludega seotud. Suunab riigihangete korral hanke kontrolli TAO riigihangete kontrolliüksusele SFOS töölaua kaudu vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunktile 3.2.2. „Riigihangete kontrolli protsess“. Rikkumise kahtlustest ja rikkumistest teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat. 1. TAO Rikkumise kahtluse korral suunab mittevastavuse menetluse algatamiseks tööülesande järelevalve eksperdile. Menetlus Vastavalt ptk-s 3.3 ettenähtud JIRA kanded; 2.4 riskij jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetluse algamisega (TPK 3. osa alapeatüki 3.3 protsessi alapunktile tähtaegadele uhtim 2). E-kiri ise ja Norra/EMP korral vastavalt rakendusmääruse artikli 13.2 punktile 3 projekti eelarve ei vähene rikkumise võrra. Rikkumise järele võrra vähendatud summa ulatuses võib projektis esitada teisi abikõlblikke kulusid. Kuna antud juhul on Norra/EMP korral valve nii TS kui ka RÜ RKA, võib finantskorrektsiooni otsuse vormistada lihtsustatud kujul. talitu se juhat aja 2. Aruandlus 2.1. Norra/EMP finantsvahearuande ja EŠK hüvitistaotluse koostamine Kohaldub Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi finantsvahearuande koostamisele ja EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "TA fondi" hüvitistaotluste koostamisele. 2. Norra Norra/EMP programmi korral SAP BO keskkonnas genereerib aruande (RP007) ja koostab Norra/EMP Ühe kuu jooksul peale Finantsvahear 1.1 /EMP finantsvahearuande vastavalt ette antud vormile FMO infosüsteemis Grace. Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete aruandlusperioodi lõppu uanne Graces; koord suhete fondi kasutamise kohta koostab eraldi aruanded. inaat EŠK TA or/ EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "TA fondi" korral SAP BO keskkonnas genereerib finantsaruande (RP007), täidab hüvitistaotlus EŠK TA hüvitistaotluse vastavalt Šveitsi toetuse bürooga kokku lepitud vormile. Menetlus jätkub vastavalt TPK protsessile " täidetud EŠK 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse progr tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess". ammi eksp Igas kalendriaastas on kaks Norra/EMP programmi finantsvahearuande/ EŠK hüvitistaotluse perioodi: 1. jaanuar – 30. ert juuni ja 1. juuli – 31. detsember. 2. RKA Norra/EMP programmi korral RKA juht allkirjastab paberil finantsvahearuande. 3 tp Norra/EMP 1.2 juht programmi korral allkirjastatud originaaldoku ment paberil säilitatud kaustas; dokument Sharepointis 2. Norra Kinnitab finantsvahearuande FMO infosüsteemis Grace ja esitab DHS kaudu allkirjastatud finantsvahearuande Norra/EMP 31. juuliks ja 31. jaanuariks Kinnitatud 1.3 /EMP SA juhatajale. finants- koord vahearuanne inaat Graces; DHS- or s ja Sharepointis 2.2. Norra/EMP strateegiline aruanne (Strategic Report) 2. Norra Koostab igal kalendriaastal vastavalt rakendusmääruse artiklitele 2.6, 4.6.2, 6.11 ja 8.11.10 ning kahepoolsete suhete Kord aastas hiljemalt 2 kuud enne E-kiri; 2.1 /EMP fondi lepingu (Bilateral Fund Agreement) artiklile 2.6 ja tehnilise abi fondi lepingu (Technical Assistance Agreement) aastakoosoleku toimumist koord artiklile 2.5 FMO ette antud vormil Norra/EMP strateegilise aruande (vt ka peatükki 2.3.10), kus on toodud ka info Norra/EMP inaat kahepoolsete suhete fondi ja tehnilise abi fondi kasutamise kohta. strateegiline or aruanne Sharepointis 2. FMO Annab oma tagasiside Aastakoosolekul Aastakoosolek 2.2 u protokoll Share-pointis; RTK veeb 2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja esitamise protsess Protsessiomanik TAO teenuse arendamise ekspert Vastavalt määruse (EL, EURATOM) nr 966/2012 artiklile 59(5) tuleb EK-le nii SV kui abifondi rakenduskava raames esitada iga aasta 15. veebruariks aruandeaasta kohta järgnevas tabelis toodud aruanded. Antud protsess ei kohaldu RE/Kliima meetmetele, Norra/EMP-le ja EŠK-le. Aruande nimi K Al Sisu T o lki ä o rj ht s as a t ta eg aja ja Kulude sertifitseerimise K T Aruandlusaastal EK-le esitatud rahataotluste koondaruanne, kus on toodud ka ülevaade aruandest maha arvatud 1 aastaaruanne (ingl k. annual A M nõuetele mittevastavatest kuludest. 5. accounts) ( O v T ju e M ha e O) taja br u ar Juhtkonna kinnitus (ingl k. man K K 1) Juhtkonna kinnitusega kinnitatakse, et TMO koostatud sertifitseeritud kulude aastaaruanne on korrektne, juhtimis- 1 agement declaration) ja A A ja kontrollisüsteemid toimivad. 5. kontrollide aastaaruanne (ingl ( ju v k. annual summary)[1] T ht 2) Perioodi 2014-2020 kontrollide aastaaruandes (Annual Summary) antakse ülevaade aruandlusaastal tehtud RÜ-de e A ja KA kontrollidest, tehtud audititest (viide AA auditeerimise aastaaruandele), TMO sertifitseeritud kulude e O) aastaaruandest maha arvatud kuludest (viide TMO kulude sertifitseerimise aastaaruandele) ning antakse hinnang br süsteemi toimimisele ja vajalikele parendusmeetmetele. u ar Auditeeriva asutuse arvamus A A 1) Tehakse ülevaade süsteemiaudititest ning aruandlusaasta sertifitseeritud kuludega seotud projektiaudititest. 1 (ingl k. audit opinion) ja A A 5. auditeerimise aastaaruanne R ju 2) Antakse hinnang TMO koostatud sertifitseeritud kulude aastaaruandele ning KA koostatud juhtkonna kinnitusele ja v (ingl k. annual control report) M) ht kontrollide aastaaruandele. e e 3) Antakse hinnang juhtimis- ja kontrollisüsteemi toimimisele. br u ar Aruandeaasta kestab 01.07.N-1 kuni 30.06.N. Administratsioonisisesed tähtajad aastaaruannete koostamiseks on järgmised: 9.N¹ 31.12.N² 15.01.N+1³ 31.01.N+1 4 10.02.N+15 15.02. N+16 ¹TAO kontrollide aastaaruande ja TMO kulude aastaaruande koostamisega alustamine. ²Aruandeaastaga seotud auditite lõpptähtaeg. ³TMO kulude aastaaruande projekt TAO-le ja AA-le. TAO kontrollide aastaaruande projekt AA-le ja TMO-le. 4AA auditeerimise aastaaruande projekt AA-lt TMO-le ja TAO-le 5TAO/TMO ja AA vahel tagasiside andmine aruannete projektidele. Aruannete korrigeerimine ja täiendamine.  6TMO kulude aastaaruanne EK-le. TAO juhtkonna kinnitus ja kontrollide aastaaruanne EK-le. Auditi arvamus ja aastaaruanne EK-le Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-jälg 1. TAO järelevalve ekspert Kontrollib ja vajadusel palub RÜ-del täiendada SFOS-i sisestatud lootusetute Jooksvalt SFOS kanded (rikkumised- tagastused) tagasinõuete infot, mis on sisendiks TMO poolt koostatavale kulude sertifitseerimise aastaaruandele (vt protsessipunkt 2.2.6). 2. TMO ekspert Koostab kulude sertifitseerimise aastaaruande projekti vastavalt töökorra 15. jaanuar Kulude sertifitseerimise protsessipunktile 2.2.6 ning esitab selle TAO ja AA juhile. aastaaruande projekt TMO võrgukettal 3. TAO teenuse arendamise Koostab töökorra protsessipunkti 2.2.1 kohaselt koostatud toimivusanalüüsi alusel: 15. jaanuar Kontrollide aastaaruande ekspert (edaspidi MD/AS projekt; koordinaator) 1) kontrollide aastaaruande projekti; juhtkonna kinnituse 2) juhtkonna kinnituse projekti. projekt Sharepointis Kooskõlastab dokumentide projektid TAO juhatajaga ning edastab need tähtpäevaks TMO, RM RO ja AA juhile. 4. AA Koostab auditeerimise aastaaruande ja auditi arvamuse projekti ning esitab selle TAO 31. jaanuar E-kiri auditeerimise aasta- ja TMO juhile. aruande ja auditi arvamuse projektiga 5. MD/AS koordinaator, TMO Annavad e-kirja teel vastastikkust tagasisidet aastaaruannete projektidele. 10. veebruar E-kirjad ekspert ja AA 6. MD/AS koordinaator Täiendab vastavalt tagasisidele juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruannet ning 10 tp Täiendatud aastaaruanne edastab selle DHS-i menetluses TAO juhatajale kooskõlastamiseks ning KA juhile Sharepointis allkirjastamiseks. 7. MD/AS koordinaator, TMO Sisestavad aruanded SFC2014/SFC2021 infosüsteemi[2]. 2 tp Aruanne SFC2014/ ekspert ja AA SFC2021 infosüsteemis 8. KA juht, AA või TMO Valideerib[3] aastaaruanded SFC2014/SFC2021süsteemis. 2 tp Valideeritud aastaaruanded SFC2014 /SFC2021 süsteemis 9. MD/AS koordinaator Saadab valideeritud aastaaruanded tähtpäevaks SFCS2014/SFC2021 kaudu EK-le[4]. 15. veebruar Aastaaruanded saadetud SFC2014/SFC2021 süsteemis 1 MD/AS koordinaator Edastab EK-le saadetud aastaaruanded e-kirja teel RM RO-le ning TAO, TMO ja TRO 2 tp E-kiri 0. juhatajatele ja vastavalt vajadusele infoks RÜ ja RA kontaktidele. 1 MD/AS Vajadusel korraldab järeltegevuste elluviimise seoses EK-lt tulnud lisaküsimuste või Osapoolte E-kirjad 1. kommentaaridega. vahel koordinaator kokkulepitud tähtaeg. [1] Koostatakse SV puhul vastavalt ÜSM 2013 määruse art 125 lg 4 punktile (e) ja EK juhendile „Guidance for Member States on the Drawing of Management Declaration and Annual Summary. Programming period 2014-2020. Revision 2018“, EGESIF_15-0008-05, 03/12/2018 ning abifondi puhul vastavalt määruse (EL) nr 223/2014 artiklile 32(4) ning abifondi vastavale juhendile. [2] Aastaaruandluse SFC2014 süsteemi sisestamise juhend asub siin https://ec.europa.eu/sfc/en/2014/support-ms/ACCIGJ?qt_support_pages=0 [3] SFC2014-s/SFC 2021-s peab aastaaruande (koosneb TMO, TAO ja AA aruannetest) valideerima aruannete saatjast erinev isik. Kuna aruanded saadab TAO ekspert, valideerib aruanded kas TMO või AA poolt info sisestanud ametnik. [4] Juhul, kui EK-le materjalide esitamise osas küsitakse ajapikendust, lähtutakse uuest kuupäevast. 2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess Protsessiomanik TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja Protsessiga kehtestatakse kord, kuidas KA/RKA/RTK/RKÜ osaleb auditi aruannete projektide koostamisel, teostab ja jälgib auditite järeltegevuste täitmist RTK-s, RA-des, PO-des ja RÜ-des ning hindab nende piisavust. Auditite protsessi korrektse ja tähtaegse elluviimise eest vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus, kaasates tegevuste elluviimisesse vajalikud osapooled. Protsessi elluviimisel tuleb juhinduda Vabariigi Valitsuse määrusest „Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine“ ning KA juhendist „Juhendmaterjal juhtimis- ja kontrollisüsteemide ning projektiauditite järeltegevuste menetlemiseks.“ Nr Vastutaja Tegevus Täht Kontrollj aeg älg 1. JKS auditi läbiviimises osalemine ja lõpparuande projekti kommenteerimine 1. TAO juhataja Kui RTK-d on teavitatud JKS auditi läbiviimise alustamisest ning auditeeritav on KA/RKA/RKÜ, edastab TAO juhataja algatamiskirja TAO vastutavale 2 tp E-kiri 1. /TRO juhataja eksperdile/ juristile/TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale (edaspidi TAO auditi kontaktisik). Kui auditeeritakse KA-d RÜ ülesannete /TMO juhataja täitmisel või RKÜd RÜ ülesannete täitmisel, edastab TRO juhataja algatamiskirja TRO talituse juhatajale/koordinaatorile (edaspidi TRO auditi kontaktisik). EK, NMFA, FMC, Euroopa Kontrollikoja, Riigikontrolli vm (edaspidi välisaudit) poolt teostatavate auditite puhul on kontaktisikuks TAO teenuse arendamise ekspert või TMO ekspert (üksnes TMO valdkonda puudutavate auditite puhul on kontaktisik TMO-st). 1. TAO/TRO Teavitab auditeerijaid enda kontaktisikuks olemisest ning vastab JKS auditi läbiviimise ajal tekkinud küsimusele, kaasates vajadusel vastamiseks teisi Ettea E-kiri 2. /TMO auditi TAO/TRO töötajaid. ntud kontaktisik tähtaj aks 1. TAO juhataja Kui RTK-le on saadetud auditi lõpparuande projekt kommenteerimiseks ja auditeeritav on KA/RKA, edastab TAO juhataja aruande projekti auditi eest 2 tp Tööülesa 3. /TRO juhataja vastutavale TAO kontaktisikule kommenteerimiseks. Kui auditeeritakse KA-d RÜ ülesannete täitmisel, edastab TRO juhataja aruande projekti auditi nne JIRA- /TMO juhataja eest vastutavale TRO auditi kontaktisikule kommenteerimiseks. s Kui auditeeritav on olnud RA, RÜ või PO, kes peab vajalikuks kaasata KA-d/RKA-d/RKÜ-d auditi aruande projekti kommenteerimise faasis (juhul, kui auditi lõpparuande projektis on antud lõpphinnang kategooria III või IV), edastab TAO juhataja auditi lõpparuande projekti TAO valdkonna eksperdile ja teadmiseks riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale. 1. TAO/TRO/ Korraldab auditi lõpparuande projekti kommenteerimise, kaasates vajadusel teisi TAO/TRO töötajaid. 5 tp Tööülesa 4. TMO auditi enne nne ja kontaktisik Kujundab RTK seisukoha auditi lõpparuande projekti kohta, kooskõlastades see eelnevalt TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajaga. auditi kooskõlas le tus JIRA- Kui välisauditi korral on auditeeritavaks on RA, RÜ või PO, edastab auditi lõpparuande tööversiooni auditeeritavale e-kirja teel. Koordineerib auditi esita s; Auditi aruande projektile seisukohtade andmist kaasates vajadusel RÜ, RA, PO ja KA/RKA/RKÜ eksperte. mise lõpparuan tähta de ega projekt Sharepoin tis 1. TAO Veendub, et auditi lõpparuande projekti kommenteerimisse on kaasatud olnud kõik asjakohased TAO/TRO osapooled ja kooskõlastab RTK ühtse 3 tp Tööülesa 5. riskijuhtimise seisukoha ja edastab AA-le. nne JIRA- ja järelevalve s; Auditi talituse lõpparuan juhataja de projekt Sharepoin tis 2. JKS auditite/välisauditite järeltegevuste piisavuse hindamine 2.1 TAO Tutvub JKS auditi lõpparuandega ning hindab selles toodud tähelepanekute ja soovituste asjakohasust, kaasates vajadusel teisi asjassepuutuvaid KA Osap JIRA riskijuhtimise /RKA/RKÜ/RTK osapooli. Juhul kui on vajalik täiendavate tegevuste teostamine, siis korraldab täiendavate KA/RKA/RKÜ poolsete tegevuste oolte kanded; ja järelevalve elluviimise ning kui järeltegevusi peab ellu viima auditeeritav, tagab järeltegevuste täitmise vastavalt kehtestatud juhenditele. vahel Kanded talituse kokk SFOS-is juhataja Tähelepanekuga JKS auditi osas avab tööülesande JIRA-s ning suunab auditi lõpparuande järeltegevuste teostamiseks vastutavale TAO eksperdile ulepit /Norra/EMP koordinaatorile/EŠK programmi eksperdile, infoks järelevalve eksperdile (maksete kontrollija). Saadab järelevalve eksperdile (maksete ud kontrollija) välisauditi lõpparuande SFOS-i lisamiseks. tähta eg. 2.2 Järelevalve Lisab välisauditi lõpparuande SFOS-i JKS auditite moodulisse ning vajadusel avab SFOS-is järeltegevused. 5tp Kanded ekspert SFOS-is (maksete kontrollija) 2.3 TAO ekspert Salvestab JKS auditi lõpparuande toimivusanalüüsi sisendmaterjalide kataloogi ning kasutab auditi lõpparuandes toodud informatsiooni 5 tp JKS /Norra/EMP toimivusanalüüsi koostamisel. auditi koordinaator lõpp- /EŠK aruande programmi toimivus- ekspert analüüsi sisend- materjalid e kataloogis 2.4 Järelevalve Jälgib auditi järeltegevuste täitmist. Edastab auditeeritud RA-le või RÜ-le või PO-le tähtaega meelde tuletava sisuga e-kirja tähelepanekute kohta, Jook E-kiri ekspert mille osas pole järeltegevusi SFOS-i sisestatud, arvestades piisava ajavaruga enne järeltegevuse tähtaja saabumist (soovitavalt 1 kuu ette, olenevalt sev (maksete audiitori määratud tähtaja pikkusest). tegev kontrollija) us Kui auditeeritud on KA-d/RKA-d/RKÜ-d või on järeltegevusi KA-le/RKA-le/RKÜ-le tehtud mõne muu asutuse JKS auditi raames, uurib järeltegevuste seisu kohta vastutavalt TAO eksperdilt või Norra/EMP koordinaatorilt või EŠK programmi eksperdilt. Kui auditeeritav on järeltegevused SFOSi sisestanud, kaasab hinnangu andmiseks TAO valdkonna eksperdi. Annab vastutavaks määratud TAO eksperdile hinnangu andmiseks aega esialgu 20 tp. 2.5 TAO ekspert/ Analüüsib ja annab hinnangu järeltegevuste piisavusele SFOS-i sisestatud info ning tõendusmaterjali alusel, kaasates hinnangu andmisel vajadusel 20 tp E-kiri; Norra/EMP TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve riskieksperdi ja teisi valdkonna eest vastutavaid KA/RKA/RKÜ eksperte/juriste. Küsimuste korral Kanded koordinaator/ suhtleb vajadusel auditeeritava, AA või teiste asjasse puutuvate asutustega. Tagab KA/RKA/RKÜ seisukoha soovituse rakendamise kohta üldjuhul 20 SFOS-s; teenuse tp jooksul alates auditi saamisest. Järeltegevuste mittepiisavuse korral palub auditeeritaval esitada täiendavaid tõendeid või saadab auditeeritavale arendamise tagasi täiendavateks tegevusteks. Salvestab täiendavalt saadud tõendusmaterjali, mida SFOS-i ei ole võimalik lisada, Sharepointi auditite kasuta või Tõendus ekspert/TMO JIRA-sse. Vastab järelevalve eksperdile (maksete kontrollija) e-kirja teel ning annab teada, kas järeltegevused on olnud piisavad või mittepiisavad. materjal ekspert/ EŠK Kinnitab järeltegevused SFOS-is ja suunab tähelepaneku AA-le hindamiseks. Sharepoin programmi tis; ekspert Kanded JIRA-s 2.6 TAO ekspert/ Kui järeltegevuste vastutajaks on TAO ekspert/Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert/TMO ekspert/ ise, teostab vastavad järeltegevused Täht JIRA Norra/EMP ja edastab teate järeltegevuste teostamise kohta kooskõlastamiseks JIRA kaudu oma otsesele juhile ja teavituse TAO riskijuhtimise ja järelevalve aeg koordinaator talituse juhatajale. Kooskõlastuse saamisel kinnitab järeltegevused SFOS-is. Suunab tähelepaneku AA-le hindamisele. Salvestab tõendusmaterjali vasta Kanded; /TMO ekspert/ SFOS-i ja Sharepointi auditite kausta või JIRA-sse. valt Kanded EŠK auditi SFOS-is programmi järelt ekspert egev use tähtaj ale 2.7 TAO teenuse Koondab välisauditis auditeeritavatelt laekunud vastused ja koostab auditi läbiviijale vastuskirja tähelepanekute järeltegevuste teostamise (sh E-kiri arendamise tõendusmaterjalid) või eriarvamusele jäämise osas, kooskõlastades hinnangu TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning TAO juhiga. ekspert/Norra /EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert 2.8 Järelevalve Kui AA jaoks ei ole järeltegevused piisavad ning AA esitab täiendavad nõuded, koordineerib KA/RKA/RKÜ poolset osalemist täiendavate 5 tp E-kiri; ekspert parendustegevuste planeerimisel ning edastab täiendavad tõendusmaterjalid TAO valdkonna eksperdile/ Norra/EMP koordinaatorile/EŠK programmi (maksete eksperdile piisavuse hindamiseks. kanded kontrollija) SFOS-s Piisavuse hindamine toimub vastavalt antud tabeli punktides 2.5 ja 2.6 kirjeldatule. Kui järeltegevused on piisavad ja AA sulgeb tähelepaneku, edastab e-kirja teel info TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale ning auditi tähelepanekute eest vastutanud TAO eksperdile/ Norra/EMP koordinaatorile/EŠK programmi eksperdile/TMO eksperdile. Välisauditite korral auditi läbiviijalt järeltegevuste lõpetamise kirja saabudes lisab selle Sharepointi auditi kausta ning kinnitab ja sulgeb KA/RKA/RKÜ poolt auditi). Üksnes TMO valdkonda puudutavate auditite puhul viib tegevusi ellu TMO ekspert. 2.9 TAO Kui auditi finantsmõjuga tähelepanekust tekib erimeelsus, mida ei ole võimalik lahendada, algatab ja koordineerib kaasuse lahendamatuks Osap JIRA riskijuhtimise kuulutamise protsessi. Kaasust menetletakse edasi vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessipunkti "2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste oolte kanded ja järelevalve puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide vahel talituse menetlemise protsess" alapunktile 2 „Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ja administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite kokk juhataja tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“. ulepit ud tähta eg. 2. Järelevalve Peab ülevaadet ja vajadusel ajakohastab 3 korda aastas (vastavalt KA poolt koostatud auditite läbiviimist reguleerivas juhendis toodud tähtaegadele) 3 JIRA 10 ekspert ülevaate JKS auditite järeltegevuste hetkeseisust ja võimalikest probleemidest, mis takistavad JKS tähelepanekute sulgemist. Koostöös TAO kord kanded; (maksete riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja teiste seotud osapooltega mõtleb välja tegevused, mis viib tähelepanekute sulgemiseni. Vajadusel a kontrollija) kooskõlastatakse tegevused TAO OJ-ga. aastas E-kiri 2. TAO Edastab ülevaate hetkeseisust koos planeeritavate tegevustega informatsiooniks TMO-le ning vajadusel RM RO-le ja AA-le. 3 JIRA 11 riskijuhtimise kord kanded; ja järelevalve a talituse aastas E-kiri juhataja 3. Projektiauditite läbiviimises osalemine ja lõpparuande projekti kommenteerimine 3.1 AA Teavitab RTK-d projektiauditi läbiviimise alustamisest. E-kiri 3.2 TRO juhataja Edastab algatamiskirja TRO talituse juhatajale/koordinaatorile (edaspidi TRO auditi kontaktisik), teadmiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse 2 tp E-kiri juhatajale. 3.3 TRO auditi Teavitab AA-d enda kontaktisikuks olemisest ning vastab projektiauditi läbiviimise ajal tekkinud küsimusele, kaasates vajadusel vastamiseks teisi TAO Ettea E-kiri kontaktisik /TRO töötajaid, sh hangetega seotud küsimustes kaasab vastamisse TAO riigihangete kontrollüksuse juhi. ntud tähtaj aks 3.4 AA Edastab projektiauditi lõpparuande projekti RTK-le kommenteerimisele. Kokk E-kiri u- lepitu d tähtaj aks 3.5 TRO juhataja Edastab projektiauditi lõpparuande projekti TRO auditi kontaktisikule ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale kommenteerimiseks. 2 tp E-kiri 3.6 TAO Korraldab auditi lõpparuande projekti kommenteerimise, kaasates asjakohased TAO/TRO töötajad, sh hangetega seotud tähelepanekute Ettea JIRA riskijuhtimise kommenteerimisel kaasab alati TAO riigihangete kontrollüksuse juhi. ntud kanded; ja järelevalve tähtaj talituse Kooskõlastab RTK ühtse seisukoha ning esitab lõpparuande kommentaarid AA-le. aks E-kiri juhataja Kui etteantud tähtajaks RTK poolse seisukohta kujundada pole võimalik, taotleb tähtaja pikendamist. 3.7 TAO Kui auditi lõpparuande projekti kommenteerimisele järgneb AA poolt kokkukutsutud ümarlaud, tagab, et ümarlaual osalevad asjakohased osapooled 3 tp Protokoll riskijuhtimise (lisaks asjakohasele RTK ja auditi esindajale teavitatakse ümarlauast ka meetme RA esindajat, kelle osalemine on vabatahtlik). JIRA ja järelevalve kaustas; talituse Tagab vajaduse korral, et toimunud arutelude ja kokkulepete kohta koostatakse ümarlaua protokoll/kokkuvõte, mis sisaldab osapoolte seisukohti juhataja (vajadusel lisatakse protokollile/kokkuvõttele asjakohased tõendusmaterjalid). Protokoll/kokkuvõte säilitatakse JIRA auditi kaustas. Saadab ümarlaua E-kiri protokolli/kokkuvõtte e-kirja teel kõikidele osapooltele ning teadmiseks SA-le. 3.8 AA Edastab RTK-le projektiauditi lõpparuande RKA-le/KA-le/RKÜ-le DHS-s. Kokk E-kiri u- DHS-s lepitu d tähtaj aks 3.9 TRO juhataja Edastab saabunud lõpparuande teadmiseks TRO talituse juhatajale/TRO auditi kontaktisikule/TRO juhatajale ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve 2 tp E-kiri /TRO auditi talituse juhatajale või muule vajalikule osapoolele. kontaktisik /TAO juhataja 3. TAO Finantsmõjuga tähelepanekuga lõpparuande osas edastab lõpparuande KA kontrolle teostavale järelevalve eksperdile (maksete kontrollija) projekti 2 tp E-kiri 10 riskijuhtimise alati kontrolli määramiseks ning määrab juhtumi lahendamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve eksperdile (menetlus jätkub TPK ja järelevalve 3. osa alapeatüki 3.3 protsessis kirjeldatud järelevalvemenetlusena). JIRA talituse juhataja Kui projektiauditi raames on tähelepanekuid tehtud KA/RKA-le/RKÜ-le/RTK-le, suunab tähelepaneku lahendamiseks TAO eksperdile/ Norra/EMP koordinaatorile/EŠK programmi eksperdile/ RTK vastava valdkonna eksperdile. 3. Järelevalve Määrab projekti SFOS-is kontrollitavaks vastavalt kinnitatud kontrollipõhimõtetele. Kohe Kanded 11 ekspert selt SFOS-s; (maksete Lisab projekti kontrolli ning jälgib, et juhtumi kohta esitatakse 10 tööpäeva jooksul SFOSi rikkumise aruanne. Vajadusel saadab juhtumit lahendavale kontrollija) järelevalve eksperdile meeldetuletuse. E-kiri 10 tp auditi arua nde saam isest 4. Projektiauditite järeltegevuste tähtajast kinnipidamise tagamine ja kontrollimine 4.1 AA Teostab projektiauditite järeltegevuste piisavuse hindamist kolm korda aastas vastavalt juhendis „Juhendmaterjal juhtimis- ja kontrollisüsteemide ning 3 E-kiri projektiauditite järeltegevuste menetlemiseks“ toodud tähtaegadele, sh arvestades TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve eksperdi kord (maksete kontrollija) poolt e-kirja teel saadud sisendit järeltegevuste teostamise hetkeseisu kohta. a aastas 4.2 Järelevalve Edastab hiljemalt 2 nädalat enne auditite järeltegevuste tähtaega RÜ-le/TRO-le (vajadusel RA-le) või PO-le meeldetuletuse järeltegevuste 10 tp JIRA ekspert sisestamiseks SFOS-si. (maksete E-kiri kontrollija) Kui RTK projektiauditi järeltegevuse teostamine on suunatud järelevalve eksperdile lahendamiseks, uurib järeltegevuste hetkeseisu kohta järelevalve eksperdilt ja annab teada lähenevast järeltegevuste SFOS-si sisestamise tähtajast. Kui järeltegevused on teostatud, aga infot ei ole SFOS-i sisestatud, palub need nõuetekohaselt sisestada. Kui järeltegevuste teostaja ei jõuta tähtajaks SFOS-si järeltegevusi sisestada, annab korralduse paluda AAlt tähtaja pikendamist. Hindab järeltegevuse teostamise piisavust SFOS-is, kaasates hinnangu andmiseks vajadusel TAO valdkonna eksperdi, Norra/EMP koordinaatori, EŠK programmi eksperdi, TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja/või järelevalve riskieksperdi. Saadab AA-le e-kirja teel info, palvega AA-l hinnata SFOS-i sisestatud järeltegevuste piisavust. Kui järeltegevuste teostamise ja selle vajalikkuse osas jäävad osapooled eriarvamusele, edastab info TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale, kes koostöös TAO juhatajaga lepib kokku erimeelsuse lahendamise eest vastutava(d) KA/RKA/RKÜ ametniku(d). 4.3 TAO Kui AA või RÜ/RA/PO soovib saada kaasuses KA/RKA/RKÜ/RTK seisukohta, koordineerib seisukoha kujundamist, kaasates seisukoha 30 tp Kanded riskijuhtimise kujundamiseks asjakohaseid osapooli TAO-st. Edastab seotud osapooltele KA/RKA/RKÜ lõpliku seisukoha üldjuhul 30 päeva jooksul. JIRAs; ja järelevalve talituse Suhtleb tekkinud erimeelsuse osas osapooltega (AA, KA, RKA, RKÜ, RA, RÜ/PO) ning juhul kui on näha, et osapooled ei suuda omavahel E-kiri juhataja kokkuleppele jõuda, korraldab ümarlaua, arutamaks erimeelsusega seotud tähelepaneku lahendamisvõimalusi. Kaasab ümarlaua koosolekule asjakohase TAO valdkonna eksperdi(d) ja juristi(d). Hangetega seotud küsimuses TAO riigihangete kontrollüksuse juhi. 4.4 TAO Kujundab erimeelsuse osas KA/RKA/RKÜ/RTK seisukoha, kooskõlastades selle oma vahetu juhi, TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja Kokk Kanded valdkonna ning TAO juhiga. ulepit JIRA-s; ekspert / TAO ud riigihangete Ümarlaua toimumise korral kujundab KA/RKA/RKÜ/RTK seisukoha ümarlaua arutelu toimumise ajaks. tähtaj protokoll/ kontrollüksuse aks juht/jurist Tagab, et toimunud arutelude ja kokkulepete kohta koostatakse ümarlaua protokoll/kokkuvõte, fikseerides erimeelsuse sisu, järeltegevused ja kokkuvõte võimaliku (kompromiss) lahenduse (sh vajadusel fikseeritakse mitteabikõlblike kulude korral ka katteallikas, kui toetust toetuse saajalt tagasi nõuda ei saa ning selguma peab, kas vajalik on katte taotlemine Vabariigi Valitsuse sihtotstarbelistest reservist või on tegemist valdkonna eest vastutava ministeeriumi oma kuluga). Vajadusel lisatakse protokollile/kokkuvõttele asjakohased tõendusmaterjalid. Kooskõlastab protokolli osapooltega. Peale kooskõlastamist edastab protokolli järelevalve eksperdile. 4.5 Järelevalve Lisab protokolli JIRA-sse projektiauditi juurde ning edastab teadmiseks TMO-le. 2 tp, Kanded ekspert jooks JIRA-s; (maksete Peab ülevaadet ümarlaua arutelul olnud juhtumitest ja jälgib, et juhtumid saavad lahendatud ümarlaual kokkulepitud viisil. Vajadusel saadab RÜ/RA ev kontrollija) /PO-le meeldetuletuse. Kui juhtumit ei lahendata ümarlaual kokkulepitud viisil, teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat. tegev E-kiri us 4.6 TAO Saades info, et juhtumit ei lahendatud kokkulepitud viisi ning on näha, et erimeelsust ei ole võimalik lahendada, algatab kaasuse lahendamatuks 5 tp Kanded riskijuhtimise kuulutamise protsessi. Kaasust menetletakse edasi vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessi punkti "2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide JIRA-s ja järelevalve oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide talituse menetlemise protsess" alapunktile 2 „Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ja administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite juhataja tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“. 2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess Protsessiomanik TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja Protsessi eesmärgiks on: Sätestada KA/RKA/RKÜ/ RTK tegevus lahenduse leidmiseks juhul kui juhtimis- ja kontrollisüsteemis on tuvastatud olulised puudused, mille tulemusel on maksed peatatud või on oht maksete peatamiseks. Reguleerida administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekute tasumise korraldamist. Antud protsessipunkt kohaldub vahendatavatele välistoetustele; seejuures vahendatavate välistoetuste all mõeldakse siinkohal riigisisest rakendussüsteemi omavaid toetusskeeme, kus välistoetuse vahendaja annab riigisiseselt kokku lepitud valdkondade tegevustele määratletud tingimustel välistoetuse edasi. Vahendatavateks välistoetusteks on näiteks: ERF, ESF, Ühtekuuluvusfond, EMP- Norra Finantsmehhanismid, EŠK, uuel perioodil lisandunud Õiglase Ülemineku Fond, EGF ja Moderniseerimisfond. Protsessipunkt ei kohaldu RE meetmetele ja kliima meetmetele (välja arvatud Moderniseerimisfondi meetmetele). Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg 1. Olulised puudused JKS-is ning maksete peatamine 1.1 TAO EK poolt maksete peatamise ohu, maksete peatamise korral või olulise finantsmõjuga JKS puuduse tuvastamisel kutsub kokku koosoleku 10 tp JIRA riskijuhtimise ja seotud osapooltega (KA/RKA/RKÜ, AA, RA, RÜ) probleemi ulatuse, vastutavate asutuste ja edasise tegevuskava kokku leppimiseks. kanded; järelevalve Korraldab koosoleku protokollimise, edastab protokolli osalejatele ja salvestab selle JIRA-sse või Sharepointi auditite kausta. Protokoll talituse juhataja Sharepointi Teavitab TMO juhatajat ja RM RO-d olulise mõjuga administratsiooni veast koheselt e-kirjaga. s; E-kiri Koordineerib tegevuskava koostamise protsessi ja tegevuskava täitmist ning tagab tegevuskava esitamise vajalikele asutustele, kaasates teisi RTK siseseid osapooli. Vajadusel esitab KA/RKA/RKÜ juhile kooskõlastamiseks ettepaneku AA-le erakorralise auditi läbiviimiseks, küsimuse RTK juhtkonnale või VV-le arutamiseks esitamiseks. Teavitab tehtud ettepanekust ka TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse TJ-t ja Norra /EMP koordinaatorit/ EŠK programmi eksperti. KA/RKA/RKÜ juhi ja TAO OJ nõusolekul annab järelevalve eksperdile ülesande algatada vajadusel väljamaksete siseriikliku keelamise vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessipunkti "2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus" alapunktile 2.1.3 „SV, Norra/EMP ja EŠK väljamaksete siseriiklik peatamine ja keelamine“. 2. Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise korraldamine 2.1 Finantshuvide Koostab RÜ-d, RA-d ja PO-d erimeelsuse lahendamatuks tunnistamisest teavitava e-kirja projekti, milles sisaldub: 5 tp E-kiri kaitse ekspert 1) lahendamatuks tunnistatud kaasuse info; 2) juhis RÜ-le (vajadusel RA-le/PO-le) finantskorrektsiooni teostamiseks ja info SFOS-i sisestamiseks ning rikkumise aruande SFOS-i sisestamiseks/uuendamiseks. Lisab kirja info, et tagastuse saab märkida laekunuks ja rikkumise aruande sulgeda alles siis, kui summad on eelarvest tagasi makstud. Riigieelarvest katmisele minevale tagastusele palub sisestamisel staatuse „Tasumata“ juurde lisada märkus „Summa kaetakse riigieelarvest“. Edastab e-kirja projekti TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ-le. RTK poolt rakendavate meetmete osas edastab vaid lahendamatuks tunnistatud kaasuse info. 2.2 TAO Edastab erimeelsuse lahendamatuks tunnistamise e-kirja RÜ-le (teadmiseks RA-le/PO-le, TMO-le ja AA-le). 3 tp E-kiri riskijuhtimise ja järelevalve 1) RTK poolt rakendatavate meetmete (v.a EŠK meetmete) osas saadab kinnituse TRO OJ-le, TAO OJ-le; talituse juhataja 2) RTK poolt rakendatavate EŠK meetmete osas saadab kinnituse TRO OJ-le, TAO OJ-le, TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise TJ-le ja EŠK programmi eksperdile. Teadmiseks: KA juht/RKA juht/RKÜ juht. 2. TAO Peale juhtumi lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamist annab RTK poolt rakendatavate meetmete korral juhtumiga tegelenud järelevalve 2 tp Tööülesann 3. riskijuhtimise ja eksperdile ülesande punktis 2.1 toodud tegevuste teostamiseks. e järelevalve järelevalve talituse juhataja eksperdile 2. Järelevalve RTK poolt rakendatavate meetmete korral sisestab SFOS-i finantskorrektsiooni ja uuendab rikkumise aruande punktis 2.1 kirjeldatud viisil. 5 tp SFOS 4. ekspert kanded 2.5 Tagasimaksmis Vastutab tagasimaksmisele kuuluvate vahendite leidmise eest ning kannab finantskorrektsiooniga seotud vahendid määratud tähtajaks KA Osapoolte Kanded e eest vastutav /RKA/RKÜ poolt määratud kontole. vahel kontole asutus kokkulepit ud tähtajaks 2.6 Finantshuvide Valmistab ette sihtotstarbelisest reservist katmise vajaduse taotluse eelnõu järgmiste laekumata mitteabikõlblike kulude katmiseks: 1 kord E-kiri kaitse ekspert aastas otsuse 1. Lootusetuks tunnistatud tagasinõuete katmiseks, mida ei ole võimalik EK-le või muule doonorile tagasinõudega seotud kulude jagamiseks eelnõuga esitada või mille osas on EK või doonori otsus osaliselt või täielikult mitte jagada; 2. Kuni 1000-euro suuruse mitteabikõlbliku toetuse osaga rikkumiste katmiseks, mida pole TS-lt sisse nõutud, kuigi esineb STS §-s 45 nimetatud finantskorrektsiooni tegemise alus (ÜM_2014 § 23 lg 4 erand; ÜM_2022 § 37 lg 5). 3. Muude erijuhtumite katmiseks, kus on otsustatud nõuet TS-le mitte esitada või ei ole võimalik esitada, kuid kus kulusid ei ole võimalik EK -le või muule doonorile sertifitseerida (sh punktis 2.2 lahendamatuks erimeelsuseks tunnistatud juhtumid). Edastab taotluse TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ-le kooskõlastamiseks. 2.7 TAO Vaatab üle taotluse eelnõus fikseeritud juhtumid ja summad, küsides vajadusel finantshuvide kaitse eksperdilt täiendavat informatsiooni. 5 tp Otsuse riskijuhtimise ja Kooskõlastab eelnõus fikseeritud juhtumid. eelnõu järelevalve talituse juhataja 2.8 Finantshuvide Kooskõlastuse saamisel saadab RM riigieelarve osakonnale esitatava taotluse KA/RKA/RKÜ juhile allkirjastamisele, lisades 2 tp Otsuse kaitse ekspert kooskõlastusringi nii TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ kui TAO OJ ning RKA/RKÜ taotluse korral TAO piiriülese koostöö eelnõu programmide korraldamise talituse TJ ning seadistab DHS töövoo teadmiseks EŠK programmi eksperdile/ Norra/EMP koordinaatorile. DHS-s 2.9 KA juht/RKA Allkirjastab sihtotstarbelisest reservist katmise vajaduse taotluse. 5 tp Allkirjastatu juht/RKÜ juht d taotlus DHS-s 2. RTK Teostab raha eraldamisel vajaliku(d) kande(d) e-riigikassas. Osapoolte Kanded e- 10 finantsarvestuse vahel riigikassas osakonna RMi kokkulepit valitsemisala ud talitus tähtajaks 2. Järelevalve Peale RTK raamatupidamise poolt vajalike kannete teostamist RA/PO kontodele, teavitab järelevalve ekspert (maksete kontrollija) RÜ-d Jooksvalt Kanded 11 ekspert summade laekumisest, et RÜ saaks SFOS-is tagastuse laekunuks märkida ja rikkumise aruande sulgeda. Kontrollib, kas laekumised on SFOS-s; E- (maksete SFOS-i sisestatud. kiri kontrollija) RTK poolt rakendavate meetmete tagastustel sisestab järelevalve ekspert (maksete kontrollija) laekumise SFOS-i. Vajadusel edastab info tagastuse sisestanud järelevalve eksperdile. 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess Protsessiomanik TMO finantsekspert TMO vastutusalaks on struktuuritoetuse vahendite, EŠK ning Norra/EMP toetuste finantsjuhtimine, sh struktuuritoetuste rakendussüsteemile hüvitatud abikõlblike kulude katteks vahendite kandmine ning riigieelarvesse välistoetuse tulude laekumiste tagamine. Samuti täidab TMO EGFi sertifitseeriva asutuse ülesandeid. Kulude sertifitseerimise protsessis kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on: kooskõlas ÜSM_2013 artikliga 126, abifondi määruse artikliga 33 ja ÜSM_2021 artikliga 76 kulude esitamine (s.o vahemaksetaotluste esitamine), sertifitseerimine ja maksetaotluste koostamine EK-le; EŠK toetuste kulude sertifitseerimine kooskõlas programmi raamlepingu lisa 1 artikliga 2.2 ja 4 ning EŠK regulatsiooni artiklitega 3.5, 8.1-8.4 ja artikli 11.4 lõikega 3. Norra/EMP toetuste kulude sertifitseerimine kooskõlas rakendusmääruse artikliga 5.4; EGFi kulude sertifitseerimine kooskõlas finantsmääruse artikli 59 lõike 5 punktiga a; Toetuse EK-le tagasimaksmise protsessiga tagatakse tagasimaksete tegemine kooskõlas ÜSM_2013 artikliga 147, abifondi määruse artikliga 57 ja ÜSM_2021 artikliga 88. Väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsessiga tagatakse ÜSM_2013 artikli 126 punktis d, abifondi määruse artikli 33 punktis d ja ÜSM_2021 artikli 76 lõike 1 punktis b nõutud peakontode raamatupidamisandmete õigsus ja kooskõla SFOSi andmetega. TMO taotleb RM RKO-lt e-riigikassas TMO kontode avamist. Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg 1. Rahavoogude planeerimise protsess 1.1. Struktuurivahendite, EŠK ning Norra/EMP toetuste rakendamiseks vajalike e-riigikassa kontode avamine 1. TMO Uue e-konto avamiseks koostab e-kirja RKO-le palvega vastav e-konto e-riigikassas avada. Jooksvalt vastavalt E-kirjad 1.1 finantsspetsia vajadusele list TMO e-konto avamise e-kirja edastab TMO finantsspetsialist RM RKO-le, koopia TMO juhatajale. Norra/EMP toetuste puhul lisatakse kirja, et kooskõlas rakendusmääruse artikliga 5.3.2 ja 5.6.1 m peavad e-kontod intressi teenima. 1. RM RKO Avab e-riigikassas konto vastavalt taotlusele. Teavitab TMO-d konto avamisest. Esimesel võimalusel E-riigikassas konto avatud 1.2 1.2. Norra/EMP programmi väljamaksetaotluste prognoosi esitamine FMO-le Vastavalt rakendusmääruse artiklile 9.5 peab TMO esitama FMO-le prognoosi väljamaksetaotluste kohta iga aasta hiljemalt 20. veebruariks, 20. aprilliks, 20. septembriks ja 20. novembriks. 1. TMO Saadab vajadusel vähemalt kaks nädalat enne FMO-le esitamise tähtaega RKA ja PO-dele e-kirjaga meeldetuletuse väljamaksetaotluste Vajadusel vähemalt E-kiri; prognoos FMO 2.1 finantsspetsia prognoosi esitamise kohta ning sätestab e-kirjas tähtaja prognoosi esitamiseks TMO-le. 2 nädalat enne süsteemis list prognoosi esitamise /finantsekspert Vaatab üle laekunud prognoosid ning võttes arvesse eelnevate perioodide väljamaksete mahtu toetuse saajatele, korrigeerib vajadusel tähtaega prognoose. Sisestab prognoosid FMO süsteemi vähemalt üks päev enne väljamaksetaotluste prognoosi esitamise tähtaega FMO-le. Prindib prognoositabeli välja. 1. Norra/EMP Esitab TMO-le TA ja kahepoolsete suhete fondi prognoosid tähtaegselt. TMO määratud Esitatud prognoosid 2.2 koordinaator tähtajaks 1. TMO juhataja Vaatab sisestatud andmed üle. 1 tp Sisestatud andmed 2.3 kontrollitud 1. Norra/EMP Allkirjastab prognoositabeli paberil. 1 tp Allkirjastatud prognoositabel 2.4 SA juht 1. TMO Laeb paberil allkirjastatud prognoositabeli FMO süsteemi. Saadab FMO süsteemis oleva väljamaksetaotluste prognoosi FMO-le 20. veebruariks, 20. Prognoos FMO süsteemis 2.5 finantsspetsia rakendusmääruses toodud tähtajaks. aprilliks, 20. list septembriks ja 20. /finantsekspert novembriks 1.3. Laekunud vahendite kandmine RA toetuste toetuskontole ja PO toetusekontole Toetuste väljamaksed tehakse TS-le läbi SFOSi vastava meetme tegevuse RA/PO kontolt. TMO kannab vahendid RA-de/PO-de kontodele vastavalt vahendite laekumisele toetuse andjalt. 1. TMO Toetuse laekumisel kannab SF vahendid vastavalt EK maksetaotluses kajastatud meetme tegevuse summadele vastava RA e-kontole. 20 tp SF vahendid kantud RA e- 3.1 finantsspetsia kontole list 1. TMO Norra/EMP toetuste ning EŠK toetuse laekumisel kannab vahendid TMO vastava programmi kontole. Norra/EMP toetuste puhul tuvastab SFOS- 14 tp Norra ja EMP toetus kantud 3.2 finantsspetsia st (SAP BO aruande alusel) TS-tele tehtud väljamaksete summa ja kannab selle koos juhtimiskuludeks laekunud summaga vastava PO e- TMO programmi kontol; EŠK list kontole. Kahepoolsete suhete katteks laekunud vahendid kannab PO e-kontole vastavalt SFOSis kajastatud maksetele. TA-le laekunud summa toetus kantud TMO kannab täies mahus PO e-kontole. programmi kontole ja sealt PO e-kontole EŠK toetuste osas kannab TS-tele tehtud väljamaksete summa vastava PO e-kontole vastavalt vahemaksetaotlusega esitatud summale. 1. TMO Aktsepteerib toetuse edasikanded e-riigikassas. 1 tp Toetuse edasikanded e- 3.3 finantsekspert riigikassas aktsepteeritud 2. Toetuse andjatele kulude esitamise[1] ja sertifitseerimise protsess 2.1. Kulude esitamise põhimõtete koostamine ja kinnitamine 2. TMO Töötab välja kulude esitamise ja sertifitseerimise põhimõtted ning aruannete vormid. Esitab need TMO juhatajale kinnitamiseks JIRA-s. Jooksvalt vastavalt Sertifitseerimise põhimõtted 1.1 finantsekspert Uuendab dokumente vastavalt vajadusele. vajadusele ja aruannete vormid kinnitatud JIRA-s 2. TMO juhataja Kinnitab JIRA-s põhimõtted, aruannete vormid. 5 tp Põhimõtted ja aruannete 1.2 vormid allkirjastatud Aruannete vorme uuendatakse vastavalt vajadusele aruannete koostamisel. 2.2. Kontrollide vahearuande koostamine Et koondada ja analüüsida RÜ-de ja PO-de süsteemide kohta käivat infot ning kontrollide tulemusi, koondab TMO iga RÜ või PO kohta tehtud kontrollide ja auditite tulemused kokkuvõtvasse kontrollide vahearuandesse. Aruanne koostatakse ja kinnitatakse struktuurivahendite puhul vähemalt kaks korda aastas, reeglina 30.09 ja 31.12 seisuga, Norra/ EMP toetuste puhul vähemalt kord aastas ja EGF-i puhul üks kord enne kulude sertifitseerimist ning EŠK puhul 1 kord aastas seisuga 31.12 kahele allprogrammile eraldi. Kontrollide vahearuandes tuuakse välja RÜ-de või PO-de lõikes tuvastatud olulised finantsmõju omavad probleemid, vajalikud järeltegevused ning probleemsete kulude vahemaksetaotlusest, kulude sertifitseerimise aastaaruandest või finantsvahearuandest välja arvamisega (edaspidi kulude peatamine) seotud info. 2. TMO Genereerib SAP BO-s vajalikud aruanded pärast aruandlusperioodi lõppu ja edastab need RÜ või PO eest vastutavale TMO ametnikule 5 tp SAP BO aruanded 2.1 finantsekspert analüüsimiseks. 2. RÜ või PO Täiendab oma vastutusalas olevat kontrollide vahearuannet vastavalt kulude esitamise põhimõtetele auditite, kontrollide, järelevalve ja 15 tp Kontrollide vahearuanne 2.2 eest vastutav analüüside tulemuste ning muu asjakohase infoga nende saamisel. TMO ametnik Koondab RÜ-de või PO-de lõikes kontrollide vahearuandesse lisatud info terviklikuks analüüsiks ning hindab tuvastatud puuduste finantsmõju avaldumist vastavalt kulude esitamise põhimõtetele. Kulude esitamisele olulist mõju omavate probleemide korral teavitab TMO juhatajat ja TMO finantseksperti, et tagada täiendavate meetmete rakendamine vastavalt töökorra protsessipunkti 2.2.5 punktile 1 „Olulised puudused JKS-is ning maksete peatamine“. EGFi puhul teavitab Sotsiaalministeeriumi, kes on EGFi KA, kes tagab täiendavate meetmete rakendamise. Edastab kontrollide vahearuande kinnitamiseks TMO finantseksperdile. 2. TMO Vaatab üle kogu aruande, vajadusel ühtlustab stiili ja sisu ning täiendab järeldusi. Vajadusel laseb teha täpsustusi, lisada infot. Juhul kui 10 tp Kontrollide vahearuanne 2.3 finantsekspert kontrollide vahearuande koostamise käigus selgub, et läbiviidud kontrollid, järelevalve ja auditid ei anna piisavat kindlust kulude parandatud sertifitseerimiseks, annab sellest teada TMO juhatajale. TMO juhataja teavitab sellest TAO juhatajat, kes korraldab täiendavate kontrollide läbiviimise. Juhul kui täiendavaid kontrolle TAO, RÜ või PO poolt läbi ei viida, võib TMO ise kontrolli läbi viia edastades kontrolli tulemused teadmiseks ka TAO-le. EGFi puhul teavitab Sotsiaalministeeriumi, kes on EGFi KA, kes korraldab täiendavate kontrollide läbiviimise. 2. TMO Veendub, et töökorra protsessipunkti 2.2.5 punkt 1 „Olulised puudused JKS-is ning maksete peatamine“ kohaselt rakendatud täiendavad 5 tp Täiendatud kontrollide 2.4 finantsekspert meetmed on piisavad kulude esitamise jätkamiseks vahemaksetaotluste või vahefinantsaruannete raames. EGFi puhul veendub, et vahearuanne / RÜ või PO Sotsiaalministeeriumi, kes on EGFi KA, tegevused on piisavad. eest vastutav TMO ametnik Kajastab rakendatavad täiendavad meetmed ja rakendamise tulemused kontrollide vahearuandes. Edastab lõpliku kontrollide vahearuande TMO OJ-le kinnitamiseks. 2. TMO juhataja Vaatab üle lõpliku aruande, vajadusel täiendab/ palub täiendada. 3 tp Täiendatud kontrollide vahe- 2.5 aruanne Kinnitab lõpliku kontrollide vahearuande. 2. TMO RÜ või Edastab RÜ-le, PO-le, RA-le, AA-le ja teistele KA/RKA ametnikele kinnitatud kontrollide vahearuande infoks ja tagasiside/kommentaaride 1 tp Täiendatud kontrollide 2.6 PO eest esitamiseks. vahearuanne vastutav ametnik 2.3. Vahemaksetaotlus EK-le Vahemaksetaotluste esitamise koosneb kahest etapist: 1. RÜ põhine alusandmete kontroll; 2. EK vahemaksetaotluse koostamine, arvestades kontrollide vahearuande tulemusi. Kooskõlas ÜSM_2021 artikli 91 lõikega 1 võib perioodil 2021-2027 igal aastal esitada ühe maksetaotluse ajavahemikel, mis jäävad järgmiste kuupäevade vahele: 28. veebruar, 31. mai, 31. juuli, 31. oktoober, 30. november ja 31. detsember. 31. juuliks esitatud viimane maksetaotlus loetakse 30. juunil lõppenud aruandeaasta lõppmaksetaotluseks. 2. TMO Perioodi 2014-2020/perioodi 2021-2027 alguses koostab ja edaspidi vajadusel uuendab RÜ alusandmete kontrolli KL vormi ja EK Jooksvalt vastavalt KL vormid 3.1 finantsekspert vahemaksetaotluse KL vormi ja edastab need kinnitamiseks TMO juhatajale. vajadusele 2. TMO juhataja Kinnitab KL-d digitaalallkirjaga. 5 tp Kinnitatud KL-d 3.2 2. TMO Sisestab SFOS-i vahemaksetaotluse perioodi (üldjuhul kvartal) ja genereerib RÜ alusandmete kontrolliks vajalikud aruanded. 3 tp SAP BO aruanded 3.3 finantsekspert 2. TMO Sisestab SFOS-i vastavalt kontrollide vahearuandes kajastatud infole vajadusel kulude peatamised. 2 tp SFOS kanded 3.4 finantsekspert 2. TMO Kontrollib KL alusel RÜ alusandmete vastavust SAP BO aruannetele. Kui RÜ alusandmed ei vasta SAP BO aruannete andmetele, esitab 7 tp Täidetud KL 3.5 finantsspetsia järelepärimise RÜ-le ja palub teha vajadusel parandused. list/ finantsekspert Kui RÜ alusandmed on korrektsed, kinnitab KL ja edastab kinnitamiseks II kontrollile. 2. TMO Võrdleb RÜ alusandmeid SAP BO aruannetega ja digitaalallkirjastab korrektse KL. 5 tp Allkirjastatud KL 3.6 finantsspetsia list/ finantsekspert 2. TMO Kontrollib (SFOS-i info alusel SAP BO aruannet), kas SFOS-i sisestatud kulude peatamistele on finantskorrektsioon nõutud summas lisatud või 5 tp SFOS kanded 3.7 finantsspetsia on kulude sertifitseerimisest maha arvamise põhjus muul kujul lahendatud. list /finantsekspert Lõpetab SFOS-is kulude peatamise, kui põhjus kulude sertifitseerimise peatamiseks on lahendatud. 2. TMO Genereerib SAP BO-st EK vahemaksetaotluse aruanded ja koostab EK vahemaksetaotluse fondide lõikes ning kontrollib seda vastavalt EK 7 tp SAP BO aruanded; vahe- 3.8 finantsspetsia vahemaksetaotluse KL-le võttes arvesse kontrollide vahearuandest tulenevat peatamiste infot. maksetaotlus SFC2014/ list/ finantsekspert Sisestab korrektse vahemaksetaotluse andmed SFC2014/SFC2021 süsteemi. Koostab KL ja edastab kinnitamiseks TMO OJ-le. SFC2021 süsteemis 2. TMO juhataja Vajadusel küsib EK vahemaksetaotluse koostajalt selgitusi. Digitaalallkirjastab korrektse KL. 2 tp Allkirjastatud KL 3.9 2. TMO Kinnitab EK vahemaksetaotluse SFC2014/SFC2021 süsteemis. 1 tp Kinnitatud vahemakse- 3. finantsspetsia taotlus SFC2014/ 10 list/ finantsekspert SFC2021 süsteemis 2. TMO juhataja Saadab EK vahemaksetaotluse SFC2014/SFC2021 süsteemis EK-le. 1 tp vahemaksetaotlus SFC2014/ 3. 11 SFC2021 süsteemis saadetud 2. TMO Laeb EK vahemaksetaotluse dokumendid SFOSi kuluaruannete moodulisse. 1 tp EK vahemaksetaotluse 3. finantsekspert dokumendid SFOSi 12 kuluaruannete moodulis 2.4. Kulude sertifitseerimise aastaaruanne (EK-le) KA esitab EK-le kooskõlas ÜSM_2013 artikliga 137 ja ÜSM_2021 artikliga 98 kulude sertifitseerimise aastaaruande aruandlusaasta 01.07-30.06 kohta koos nõutud dokumentidega („kinnituspakett“) hiljemalt aruandlusaastale järgneva aasta 15. veebruariks. Kulude sertifitseerimise aastaaruande põhjal arvutab EK aruandlusaasta täiendava vahemakse summa või tagasinõutava summa arvestades ka aastast ettemakset ja esialgseid eelmakseid. Kulude sertifitseerimise aastaaruandega sertifitseerib TMO EK vahemaksetaotluste raames esitatud kulud võttes arvesse kontrollide vahearuannete, AA auditeerimise aastaaruande ja TAO kontrollide aastaaruande infot. Kulude sertifitseerimise aastaaruande esitab EK-le KA (Sotsiaalministeerium) koos lõpparuandega. Lõpparuanne tuleb EK-le esitada kuus kuud pärast abikõlblikkus perioodi lõppu. Abikõlblikkuse periood on 24 kuud alates EGF-i taotluse esitamisest. 2. TMO Perioodi 2014-2020/ 2021-2027 alguses koostab ja edaspidi vajadusel uuendab kulude sertifitseerimise aastaaruande kontrollimiseks KL vormi Jooksvalt vastavalt KL vorm 4.1 finantsekspert ning edastab e-kirja teel kinnitamiseks TMO juhatajale. vajadusele EGF-i puhul kajastab kontrollikohad kontrollide vahearuandes. 2. TMO juhataja Kinnitab KL vormi digitaalallkirjaga. 5 tp Allkirjastatud KL vorm 4.2 2. TMO Lisab SFOS-i aruandlusaasta kuludele täiendavad peatamised vastavalt kontrollide vahearuandest, TAO-lt ja AA-lt saadud infole. 7 tp SFOS kanded 4.3 finantsekspert Info olemasolul arvestab ka põhjendatud arvamustega. 2. TMO Genereerib SAP BO-s kulude sertifitseerimise aastaaruande. Kui lisandub kulude peatamisi, genereerib uue aruande. 2 tp SAP BO kulude 4.4 finantsekspert sertifitseerimise EGF-i puhul genereerib SAP BO-s kulude väljavõtte ja lisab sellele võimalikud kulude peatamised. aastaaruanne 2. TMO Kontrollib kulude sertifitseerimise aastaaruande andmeid EK vahemaksetaotluste, kontrollide vahearuannete, TAO kontrollide aastaaruande ja 5 tp Täidetud KL 4.5 finantsspetsia AA auditeerimise aastaaruande andmetega vastavalt KL-le. Vajadusel küsib lisainfot. Toob KL-l välja põhjused kulude peatamisteks ning list/ edastab II kontrollile (teisele finantsspetsialistile või finantseksperdile). finantsekspert EGF-i puhul kontrollib andmeid KA lõpparuande ja AA auditi andmetega ja kajastab tulemused kontrollide vahearuandes. 2. TMO Kontrollib kulude sertifitseerimise aastaaruande andmeid arvestades kogu asjaomase informatsiooniga. Edastab korrektse kulude 5 tp Kulude sertifitseerimise 4.6 finantsspetsia sertifitseerimise aastaaruande projekti TMO juhatajale. aastaaruande projekt list/ finantsekspert 2. TMO juhataja Esitab e-kirja teel sertifitseeritud kulude aastaaruande projekti TAO juhatajale ning AA juhatajale. Võib delegeerida ülesande finantseksperdile. 1 tp E-kiri sertifitseeritud kulude 4.7 aastaaruande projektiga EGF-i puhul teavitab SOM-i kui EGF-i KA-d. 2. TAO ja AA; Edastavad omapoolsed kommentaarid kulude sertifitseerimise aastaaruande projektile. 5 tp E-kiri 4.8 EGF-i puhul SOM kui KA 2. TMO Vajadusel lisab SFOS-i täiendavad mahaarvamised vastavalt TAO-lt ja AA-lt saadud infole ning genereerib SAP BO-s kulude sertifitseerimise aa 5 tp SFOS kanded; SAP 4.9 finantsspetsia staaruande uuesti. BO kulude sertifitseerimise list/ aasta-aruanne finantsekspert Kontrollib kulude sertifitseerimise aastaaruande ja täidab KL (vastavalt teise veeru). Toob KL-l välja põhjused kulude peatamiseks ja summad. EGF-i puhul lisab vajadusel kulude peatamised kulude väljavõttele ja kajastab need kontrollide vahearuandes. Sisestab sertifitseeritud kulude aastaaruande info SFC2014/SFC2021 süsteemi. Kinnitab KL ja edastab kinnitamiseks TMO juhatajale. 2. TMO juhataja Vajadusel küsib KL täitjalt selgitusi. Allkirjastab korrektsete KL ja edastab sertifitseeritud kulude aastaaruande hiljemalt 10. veebruariks TAO 10.02/ E-kiri; allkirjastatud KL; 4. juhatajale ning AA juhatajale. kinnitatud kulude 10 15.02 sertifitseerimise Kinnitab kulude sertifitseerimise aastaaruande SFC2014/ SFC2021 süsteemis hiljemalt 15. veebruariks. aastaaruanne SFC2014/ SFC2021 süsteemis EGF-i puhul kinnitab kulude sertifitseerimise aastaaruande SFC2014/SFC 2021 süsteemis hiljemalt 6 kuud pärast abikõlblikkuse perioodi lõppu. 2.5. Norra/EMP programmi sertifitseeritud finantsvahearuannete esitamine FMO-le ja EŠK sertifitseeritud hüvitistaotluse esitamine Šveitsi toetuste büroole Protsessi eesmärgiks on tagada doonoritele kindlus, et FMO-le esitatud finantsvahearuannetes ja Šveitsi toetuste büroole esitatud hüvitistaotlustes toodud andmed on õiged. 2. TMO Perioodi alguses koostab JIRA-s ja edaspidi vajadusel uuendab finantsvahearuande/hüvitistaotluse KL vormi ja edastab selle Jooksvalt vastavalt Finantsvahearuande 5.1 finantsekspert kinnitamiseks TMO OJ-le. [3] vajadusele /hüvitistaotluse KL vorm JIRA-s 2. TMO OJ Kinnitab finantsvahearuande/hüvitistaotluse KL vormi JIRA-s. 5 tp Finantsvahearuande 5.2 /hüvitistaotluse KL vorm kinnitatud JIRA-s 2. RKÜ/PO/ RÜ Norra/EMP programmi korral sisestab finantsvahearuanded FMO süsteemi ja esitab need TMO-le sertifitseerimiseks 2 korda aastas perioodide 31.07/ 31.01 Norra/EMP 5.3 [2] 1. jaanuar – 30. juuni ja 1. juuli – 31. detsember kohta ühe kuu jooksul aruande perioodi lõpust. finantsvahearuanded FMO süsteemis Deklareerib igal aastal finantsvahearuande osana kooskõlas Norra/EMP programmi rakendusmääruse artikliga 9.7.2 e-riigikassa kontodel teenitud intressi. PO esitab allkirjastatud EŠK toetusmeetmete ning EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi" hüvitistaotlus e Šveitsi esitatud vormil DHS-i kaudu RKÜ juhile 2 korda aastas perioodide 1. jaanuar – 30. juuni ja 1. juuli – 31. detsember kohta ühe kuu jooksul aruande perioodi lõpust. DHO dokumendihalduse spetsialist registreerib PO hüvitistaotluse vastavalt alapunktile 2.5.4. EŠK programmi ekspert esitab DHS-s EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "TA fond" hüvitistaotluse (sh. lisab inglise keelse kaaskirja taustinfosse) täitmiseks TMO finantsspetsialistile ning EŠK menetlus jätkub TMO-s vastavalt alapunktile 2.5.6. 31.07/31.01 PO/RÜ poolt allkirjastatud Kui EŠK toetusmeede ei alga aruandeperioodi esimesel päeval, kulgeb esimene hüvitamisperiood toetusmeetme lepingu allkirjastamise EŠK hüvitistaotlus kuupäevast kuni järgmise hüvitamisperioodi lõpuni. Viimane hüvitamisperiood kestab eelviimase hüvitamisperioodi lõpust toetusmeetme lõpuni, välja arvatud juhul, kui toetusmeede lõpeb aruandeperioodi viimasel päeval. Norra/EMP puhul jätkub menetlus vastavalt punkti 2.5 alapunktile 2.5.5 RKÜ poolt koostatud EŠK hüvitistaotlus 2. DHO Registreerib PO EŠK hüvitistaotluse ja loob töövoo DHS-s täitmiseks peatäitjale TMO finantsspetsialistile, ja kaastäitjale TAO EŠK programmi 2 tp EŠK hüvitistaotlus 5.4 dokumendihal eksperdile. PO EŠK hüvitistaotluse menetlus jätkub TMO-s vastavalt 2.5.6 ja TAO-s vastavalt 2.5.9. registreeritud DHS-s duse spetsialist 2. TMO Perioodi 1. jaanuar – 30. juuni finantsvahearuande edastab ka Norra/EMP koordinaatorile infoks. 10 tp Finantsvahearuanne; KL 5.5 finantsspetsia täidetud DHS-s list Kontrollib KL alusel finantsvahearuande vastavust SAP BO aruannetele. Kui finantsvahearuande info ei vasta SAP BO aruannete andmetele, esitab vajadusel järelepärimise PO/RÜ-le, palub teha vajadusel parandused. Võtab kontrolli tegemisel ja tulemuste fikseerimisel arvesse kontrollide vahearuande tulemusi. Kui kontrollide vahearuandes on väljatoodud mittesertifitseeritavad kulud, siis võtab vastavad kulud finantsvahearuandest välja. KL-l toob välja kulude mittesertifitseerimise põhjused ja mittesertifitseeritava summa. Kajastab TMO e-kontodel teenitud intressi kooskõlas rakendusmääruse artikliga 9.7.2 tehnilise abi finantsvahearuandes. Kui andmed on korrektsed, kinnitab KL ja edastab kinnitamiseks finantseksperdile. Norra/EMP programmi finantsvahearuande korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2.5. alapunktile 2.5.7. 2. TMO Kontrollib KL alusel EŠK hüvitistaotluse vastavust SAP BO aruannetele. Kui EŠK hüvitistaotluse info ei vasta SAP BO aruannete andmetele, 30 tp Kinnitatud EŠK KL DHS-s; E- 5.6 finantsspetsia esitab vajadusel järelepärimise PO-le/RKÜ-le, palub teha vajadusel parandused. Kui esineb mitteabikõlblikke kulusid, siis võtab vastavad kulud kirjad; DHS-s töövoog list EŠK hüvitistaotlusest välja. Sh küsib Šveitsi frangi vahetuskurssi RM-i RKO-lt e-kirjaga, lisab kursi hüvitistaotlusesse. hüvitistaotluse allkirjastamiseks a) Puuduste korral menetlus jätkub vastavalt 2.5.3; b) Kui andmed on korrektsed, laeb üles digitaalselt allkirjastatud KL DHS-i taustainfoks ja kooskõlastab esitatud hüvitistaotluse DHS-s. DHS-s töövoog liigub järjestikku allkirjastamiseks esmalt RKÜ juhile. Kui RKÜ juht on hüvitistaotluse allkirjastanud, võtab taustainfost inglise keelse kaaskirja, täiendab seda ning suunab hüvitistaotluse TMO OJ-le allkirjastamiseks (sh. teadmiseks TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse TJ-le ja EŠK programmi eksperdile). Menetlus jätkub DHO-s vastavalt alapunktile 2.5.14. 2. Norra/EMP Vaatab üle Norra/EMP finantsvahearuande indikaatorite täitmise osa, sealjuures võtab arvesse eelmises aastaaruandes toodud indikaatorite 10 tp E-kiri 5.7 koordinaator täitmisi ja nende selgitusi. Vajadusel küsib PO-lt lisaselgitusi. Teavitab TMO-d, kui andmed on üle vaadatud. 2. TMO Kontrollib Norra/EMP finantsvahearuannet. Vajadusel küsib selgitusi finantsspetsialistilt ja digiallkirjastab korrektse Norra/EMP KL. Norra/EMP 5 tp Digiallkirjastatud KL 5.8 finantsekspert finantsvahearuande menetlus jätkub vastavalt 2.5.11. 2. EŠK program Vaatab üle EŠK toetusmeetmete ning EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi" hüvitistaotluse ja sisulise 10 tp; puuduste E-kirjad; vastuskirja 5.9 mi ekspert edenemise osa. Vajadusel küsib PO-lt ja seotud osapooltelt selgitusi e-kirja teel. Algatab DHS-s töövoo vastuskirja vormis hüvitistaotluse kõrvaldamisega töövoog DHS-s kooskõlastamiseks TMO-ga. Loob hüvitistaotluse kaaskirja ja tõstab selle taustainfosse. Lisab taustainfosse PO digiallkirja kinnituslehe. seotud järelpäringu Menetlus jätkub TMO-s vastavalt 2.5.6. korral menetlus pikeneb kuni 5 tp 2. TMO OJ Vaatab üle Norra/EMP KL ja finantsvahearuande. Digiallkirjastab Norra/EMP KL. 3 tp Allkirjastatud Norra/EMP KL 5. 11 2. Norra ja EMP Norra/EMP puhul digiallkirjastab korrektse KL ja allkirjastab finantsvahearuande paberil. 1 tp Digiallkirjastatud KL; 5. SA juht Allkirjastatud 12 finantsvahearuanne paberil 2. Programmi Kinnitab FMO GRACE süsteemi sisestatud info hiljemalt 2,5 kuud pärast aruandlusperioodi lõppu. Põhjendatud juhtudel võib 15.09/ 15.03 Finantsvahearuanne FMO 5. eest vastutav finantsvahearuande kinnitada ka hiljem, kuid mitte hiljem kui 8 kuud pärast aruandlusperioodi lõppu. süsteemis esitatud 13 TMO ametnik 2. DHO Salvestab digikonteinerist välja EŠK hüvitistaotluse dokumendid (kaaskirja ja hüvitistaotluse Excel faili), lisab RKÜ juhi ja TMO OJ digiallkirjade 1 tp jooksul Šveitsi toetuste büroole 5. dokumendihal kinnituslehe, seejuures PO EŠK hüvitistaotluse edastamisel lisab juurde taustainfost välja võetud PO digiallkirja kinnituslehe ja edastab Šveitsi saadetud PO/RKÜ EŠK 14 duse toetuste büroole DHS-i kaudu. hüvitustaotlus DHS-s spetsialist 2.6. Norra ja EMP toetuste tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi TAO kulude ja PO juhtimiskulude kontrollimine Kooskõlas RKA JKK-ga peab TMO kontrollima TAO enda kulusid ja programmide juhtimiskulusid kuludokumendi tasandil riskipõhiselt. 2. TMO Norra ja EMP toetuste puhul analüüsib TAO kulusid ja programmide juhtimiskulusid vähemalt kord aastas. Analüüsi tulemused kajastatakse 31.12 Vajadusel riskipõhine valim 6.1 finantsspetsia kontrollide vahearuandes. Analüüsi tulemustest lähtudes koostab vajadusel riskipõhise valimi TAO kulude ja programmide juhtimiskulude list kontrollimiseks kuludokumentide alusel. /finantsekspert 2. TMO Koostab KL võttes aluseks juhendi „Korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse väljamaksmise ja elluviimise Jooksvalt vastavalt KL 6.2 finantsspetsia kontrollimisele“ lisas olevad KL-d ja edastab selle kinnitamiseks TMO juhatajale. vajadusele list /finantsekspert 2. TMO OJ Kinnitab KL digitaalallkirjaga. 5 tp Kinnitatud KL 6.3 2. TMO Küsib TAO-lt ja PO-lt valimisse sattunud kuludokumendid või leiab need SFOS-ist. 17 tp E-kiri; kuludokumendid 6.4 finantsspetsia list Kontrollib kuludokumente vastavalt KL-le, toob välja puudused. Vajadusel küsib TAO-lt ja PO-lt selgitusi. Digitaalallkirjastab KL. Norra/EMP puhul edastab KL finantseksperdile kontrolli. 2. TMO Norra/EMP puhul kontrollib KL-l kajastatud infot. Vajadusel küsib KL täitjalt selgitusi ja digitaalallkirjastab korrektse KL. 3 tp Allkirjastatud KL 6.5 finantsspetsia list/ finantsekspert 2. TMO OJ Vaatab KL üle. Allkirjastab digitaalselt korrektse KL. 2 tp Allkirjastatud 6.6 KL 2. TMO Vajadusel palub TAO juhatajal ja PO-l teha korrektsioonid. 1 tp Korrektsioonid 6.7 finantsspetsia list/ finantsekspert 2.7 Norra/EMP SA kontrollid RKA riskipõhise järelevalve üle Kooskõlas RKA JKK-ga peab TMO kontrollima RKA riskipõhist järelevalvet PO-de ja RÜ-de üle. 2. TMO Analüüsib RKA teostatud kontrolle vähemalt kord aastas. Valib riskipõhiselt RKA läbiviidud kontrollid, et teha neile Norra/EMP SA järelkontroll. 31.12/ vastavalt KL vorm; riskipõhine valim 7.1 finantsspetsia Töötab välja kontrollakti ja KL vormi. Võimalusel kasutab RKA KL-i. vajadusele list 2. TMO Kooskõlastab kontrollakti ja KL vormi ning kontrolli valimi. 5 tp KL vorm 7.2 finantsekspert 2. TMO OJ Kinnitab kontrolli valimi. Digiallkirjastab kontrollakti ja KL vormi. 5 tp Allkirjastatud kontrollakt ja 7.3 KL vorm 2. TMO Viib läbi Norra/EMP SA kontrolli. Tekkinud küsimused ja tuvastatud probleemid räägib läbi TMO finantseksperdi ja TMO juhatajaga. Vormistab 20 tp Kontrollakt 7.4 finantsspetsia kontrolli tulemused kontrollaktis tuues välja tähelepanekud ja vajalikud järeltegevused. Saadab kontrolli tulemused RKA juhatajale list kommenteerimiseks. 2. TMO Analüüsib RKA kommentaare, vajadusel vastab nendele ja täiendab kontrollakti ja KL-e. Saadab kontrollakti ja KL kooskõlastamiseks TMO 10 tp Täiendatud kontrollakt ja KL 7.5 finantsspetsia finantseksperdile ja kinnitamiseks TMO juhatajale. list 2. TMO Veendub, et tehtud tähelepanekud ja järeltegevused on asjakohased ning et olemas on piisav kontroll-jälg. Veendub, et pärast järeltegevuste 5 tp Kooskõlastatud kontrollakt ja 7.6 finantsekspert elluviimist saab TMO piisava kindluse kulude sertifitseerimiseks. Kooskõlastab kontrollakti ja KL. KL 2. TMO OJ Digiallkirjastab kontrollakti ja KL. 5 tp Allkirjastatud kontrollakt ja KL 7.7 2.8 Norra/EMP programmi sertifitseeritud lõpparuannete esitamine FMO-le Vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.12 edastab RTK FMO-le programmide lõpparuanded rakendusmääruses sätestatud tähtajaks. TMO sertifitseerib aruande finantslisa, vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.12.2, nelja kuu jooksul pärast programmi juhtimiskulude abikõlblikkuse lõppu. Programmi lõppmakse arvutatakse vastavalt rakendusmääruse artiklile 9.4 ja selle kohta antakse aru programmi lõpparuande finantslisas FMO poolt etteantud vormil. Lõppmakse arvestamise aluseks on kõik programmi abikõlblikud kulud (võttes arvesse varasemaid tagasimakseid). Sellest summast arvestatakse maha ette- ja vahemaksed programmile, kaasrahastus muudest allikatest, FMO-le tagasi maksmata intress ja toetuse saajatelt RÜ-le või PO-le tagasi makstud rahalised vahendid, mida ei ole makstud teistele projektidele või tagastatud FMO-le. Lõppmakse teeb FMO hiljemalt ühe kuu jooksul peale lõpparuande kinnitamist (rakendusmääruse artikkel 9.4). Juhul kui lõppmakse on negatiivne, teeb TMO tagasimakse FMO-le ühe kuu jooksul. Lõpparuande finantslisa sertifitseerimisel lähtub TMO käesoleva töökorra finantsvahearuande sertifitseerimise tööprotsessist. 2.9 Toetuse andjale toetuse tagasimaksmise protsess Vastavalt ÜSM_2013 artiklile 147 lg 1 ja ÜSM_2021 artikli 88 lg 1 tuleb toetus tagasi maksta tagasimaksenõude koostamisele järgneva teise kuu viimaseks päevaks. Kohaldub Norra/EMP/EŠK-le (3 kuud) 2. TMO Juhul kui tagasimaksenõude summat ei ole tagasimaksmise eest vastutav asutus TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessi punkti 2.2.5 alapunkti 2. „L Toetuse Taotlus RM-i; 9.1 finantsspetsia ahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud tagasimaksmise maksekorraldus; vastuskiri list/ finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“ kirjeldatud protsessi käigus leidnud ja määratud kontole kandnud, valmistab ette taotluse RM-i tähtajaks toetuse andjale finantsekspert finantsosakonnale vahendite VV sihtotstarbelisest reservist või vajadusel erakorralisest reservist taotlemiseks kooskõlas VV reservi määrusega. Kui ei ole selge või puudub kokkulepe, kes tagasinõude täitmise eest vastutab, kutsub seotud osapooled koosolekule, eesmärgiga kokku leppida, kelle eelarvest tagasinõue täidetakse. Kui kokkuleppele ei jõuta, viib koostöös TAO-ga teema RTK juhtkonda edasise tegevuskava koostamiseks. Sisestab maksekorralduse tagasinõutud summa ja toetuse andja nõudel viivise tähtaegseks ülekandmiseks määratud kontole peale seda kui vastav asutus on vahendid üle kandnud või VV on reservist vahendid eraldanud. Koostab toetuse andjale vastuskirja tagasimaksenõude täitmise kohta. 2. TMO Vaatab üle reservi taotluse materjalid, teeb vajadusel täiendused. Aktsepteerib korrektse maksekorralduse e-riigikassas. 1 tp Maksekorraldus e- 9.2 finantsekspert riigikassas aktsepteeritud 2. TMO OJ Saadab tagasimaksenõude vastutavale asutusele või kooskõlastab reservi taotluse. Allkirjastab toetuse andjale vastuskirja tagasimaksenõude 1 tp Tagasimaksenõue saadetud/ 9.3 täitmise kohta. kooskõlastatud reservi taotlus; allkirjastatud vastuskiri toetuse andjale 2.10 Lahendamatute erimeelsuste raames tekkinud mitteabikõlblike kulude tagasimaksmise protsess Tulenevalt baasseadusest ja vastava aasta riigieelarve seadusest kui riigiasutus on teinud välistoetuse ning välistoetuse kaasrahastamise vahendite arvel väljamakseid suuremas summas, kui laekub välistoetust või välistoetuse kaasrahastamise vahendeid, peab riigiasutus või tema kõrgemalseisev ministeerium, välistoetuse vahendaja tehtud väljamaksete puhul ministeerium, kelle vastutusalas on vastava välistoetuse väljamaksmise ülesande täitmine 1) katma puudujääva summa riigiasutuse või ministeeriumi valitsemisala eelarvelistest vahenditest või 2) taotlema puudujäägi katmist VV reservist. Sihtotstarbelisest reservist summade katmine toimub vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessipunkti 2.2.5 „Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess“ alapunktile 2 „Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“. 2.11 Väljavõtete võrdlemine ja SFOS-i andmete kontrolli protsess RTK finantsarvestuse osakond teeb raamatupidamiskanded lähtudes raamatupidamise seadusest, rahandusministri määrusest nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“ ja iga RA/PO valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirjast. RTK finantsarvestuse osakond edastab raamatupidamisprogrammi väljavõtte vähemalt kord aastas seisuga 31. detsember TMO-le tähtajaga 15. jaanuar. Välisvahendite finantstabelit koostab TMO kord kuus vastava juhendi alusel, vt detailsemalt finantstabeli koostamise juhendist. 2. Väljavõtete Võrdleb peakontode e-riigikassa väljavõtteid ja raamatupidamisprogrammi väljavõtteid. 31.12 Peakontode e-riigikassa 11 võrdlemise väljavõtted ja .1 eest vastutav Erinevuste tuvastamisel teavitab RTK finantsarvestuse osakonda ja annab korralduse vea parandamiseks raamatupidamisprogrammis. raamatupidamisprogrammi TMO ametnik väljavõtted võrreldud 2. Finantstabeli Sisestab finantstabelisse aruandluskuu väljamaksed SAP BO aruannete andmete alusel. Edastab tabeli vastava fondi eest vastutavale 3 tp Täidetud finantstabel 11 täitmise eest ametnikule andmete esitamiseks ja sisestatud andmete kontrollimiseks. .2 vastutav TMO ametnik 2. Vastava fondi Sisestab finantstabelisse aruandluskuul EK-lt, FMO-lt ja Šveitsilt laekunud summad. Kontrollib finantstabelisse sisestatud väljamaksete info 3 tp/ 2 tp Täidetud finantstabel 11 eest vastutav vastavust SAP BO aruande "KASSA012 SFOSi maksed" väljavõtte alusel. Vajadusel parandab finantstabeli andmed. Teavitab finantstabeli .3 TMO ametnik täitmise eest vastutavat TMO ametnikku e-kirja teel korrektsete andmete sisestamisest finantstabelisse. 2. Finantstabeli Saadab finantstabeli e-kirjaga infoks hiljemalt kuu 10. tööpäeval vastavale sihtgrupile. 10 tp E-kirjaga saadetud 11 täitmise eest finantstabel .4 vastutav TMO ametnik [1] s.o EL struktuurivahendite vahemaksetaotluste esitamine [2] RÜ- TAO, kes on RÜ-ks järgmistele meetmetele: SFOS meede nr 2014-2021.1.4 "Norra ja EMP tehniline abi", SFOS meetme nr 2014-2021.1.1 "Kahepoolsete suhete fond". [ ] Norra/EMP programmi KL vorme, mis on kinnitatud RTK DHS-s enne RTK TPK versiooni 12 kehtima hakkamist, ei kinnitata üle JIRA-s. 2.2.7. Õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess Protsessiomanik TAO ekspert Protsess kajastab tegevusi, millega tagatakse kogu programmperioodi jooksul KA/RKA/RKÜ/RTK toetuste valdkonna ekspertide poolt toetuste valdkonna administratsioonile välja töötatud õigusaktide ja juhendmaterjalide asjakohasus. Eesmärgi täitmiseks vaatab iga valdkonna ekspert oma valdkonna õigusakti(d) või juhendi(d) vähemalt üks kord aastas üle ning algatab vajadusel juhendi või õigusakti koostamise või muutmise ning tagab, et uuendustest on administratsioonis vajalikele inimestele kompetentsi tagamiseks vajalikul viisil ja määral teavitatud, mis toimub iga-aastaselt toimivusanalüüsi koostamise protsessi raames kooskõlas TPK protsessipunkti "2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus" alapunktiga 1. „SV ja Norra/EMP administratsiooni toimivusanalüüside koostamine“. Nr Vastutaja Tegevus Tähta Kontrolljälg eg 1. KA/RKA/RKÜ/ RTK toetuste valdkonna ekspertide poolt juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise protsess 1.1 TAO Analüüsib vähemalt kord aastas oma vastutusalaga seotud KA/RKA/RKÜ poolt välja töötatud juhendi asja- ja ajakohasust 1 Analüüs ekspert/ tuginedes aasta jooksul kogunenud parandusettepanekutele ja hinnates süsteemis tuvastatud puudusi. Vajadusel algatab kord talituse juhendi uuendamise või uue juhendi koostamise protsessi, informeerides sellest TAO teenuse arendamise eksperti, kes peab aastas juhataja ülevaadet juhendite seisust. Kajastab kokkuvõtte juhendi muutmisest või uue koostamisest toimivusanalüüsis (vt (edaspidi protsessipunkti 2.2.1). Planeeritavad muudatused ja uuendused kajastab valdkonna analüüsis/järelevalve tegevuskavas. juhendi omanik) 1.2 Juhendi Sõnastab juhendi eelnõu ning kooskõlastab selle seotud KA/RKA/RKÜ osapooltega ja või RTK toetuste valdkonna Osap Juhendi omanik ekspertidega, vastutava talituse juhataja ning TAO juhatajaga. Vajadusel täiendab juhendit saadud kommentaaridele tuginedes. oole eelnõu Saadab juhendi vajadusel kommenteerimiseks RM-ile, RA-dele ja RÜ-dele ning PO-dele. vahel kokku Selgitab kavandatud muudatusi või uut juhendit e-kirja teel või kohtumisel ning annab kirjalikult tagasiside esitatud lepitu kommentaaridele. d tähta eg 1.3 Juhendi Kogub ja analüüsib administratsioonilt saadud tagasisidet ning teeb täiendused juhendisse. Kooskõlastab e-kirja teel või JIRA 30 tp E-kiri; JIRA omanik taski kaudu juhendi uue versiooni asjakohaste KA/RKA/ RTK toetuste valdkonna ekspertide ja juristidega ning TAO OJ-ga. task 1.4 Juhendi Edastab juhendi asjakohastele kontaktidele ning kommunikatsioonispetsialistile kuukirja ja Ekstranetti lisamiseks. Salvestab 2 tp E-kiri; juhend omanik juhendi Sharepointi ja paneb juhendi Ekstranetti ning vastutab juhendi aja- ja asjakohasuse eest Ekstranetis 1.5 Kommuni Saadab infot kuukirjas. 3 tp Kuukiri katsioonis petsialist 2. KA/RKA/RKÜ õigusaktide koostamise ja muutmise protsess 2.1 TAO Algatab vajadusel õigusakti koostamise või muutmise, sh täiendamise protsessi. Osap Eelnõu ekspert/ju oolte kavand; E- rist Sõnastab eelnõu kavandi, räägib läbi seotud isikutega TAO-s ning edastab eelnõu ettepaneku heakskiitmiseks TAO juhatajale. vahel kirjad Räägib kavandi läbi RM RO, RA-de ja RÜ-de või PO-dega või teiste asjasse puutuvate osapooltega ning vastavalt saadud kokku tagasisidele parandab või täiendab eelnõud. Kui kavand on vajalike osapooltega läbi räägitud, esitab ettepanekud TAO juristile lepitu eelnõu vormistamiseks. d tähta eg 2.2 TAO Koostab õigusakti eelnõu ja seletuskirja ning saadab need asjakohastele TAO ekspertidele e-kirja teel kommenteerimiseks, sh Osap Õigusakti jurist vahetule juhile, TAO juhatajale ja KA/RKA/RKÜ juhile ja RM RO-le. oolte eelnõu ja vahel seletuskiri kokku Sharepointis; lepitu E-kiri d tähta eg 2.3 TAO jurist Saadab e-kirja teel õigusakti eelnõu koos seletuskirjaga asjakohastele TAO ametnikele ja teistele asjasse puutuvatele Osap E-kiri osapooltele kommenteerimiseks. Vajadusel viib läbi mitteametliku kooskõlastamisvooru ja saadab eelnõu RA/RÜ/PO juristidele oolte kommenteerimiseks. Hindab saadud kommentaare ja viib eelnõusse muudatused, kui arvestatakse kommentaariga. vahel Kommenteerijatele saadetakse tagasiside kommentaaridega arvestamise kohta e-kirjaga. kokku lepitu d tähta eg 2.4 TAO jurist Vormistab eelnõu lõpliku versiooni ning edastab DHS-is eelnõu RM RO-le kooskõlastamiseks, kes saadab eelnõu Osap Eelnõude Riigikantseleile Vabariigi Valitsuse istungile edastamiseks. oolte infosüsteem vahel (EIS) https://e kokku elnoud. lepitu valitsus.ee d tähta eg 2.5 TAO jurist Õigusakti jõustumisel edastab selle koos seletuskirjaga teavituse listidesse [email protected] ja teistele asjasse puutuvatele 3 tp Teavitus osapooltele ja KA infokirjas esitamiseks. listis; E-kiri Edastab avaldatud õigusakti Riigi Teataja lingi ja seletuskirja kommunikatsioonispetsialistile RTK kodulehel rtk.ee (sh. lehel http s://www.rtk.ee/toetusfondid-ja-programmid/teised-programmid/euroopa-majanduspiirkonna-ja-norra-toetused) uuendamiseks. Salvestab jõustunud õigusakti koos seletuskirjaga Sharepointi. 2.6 TAO Korraldavad teabepäeva, kus tutvustavad õigusakti muudatusi. Järgm Teabepäeva ekspert/ju ise materjalid rist kuu jooks Väiksemate muudatuste korral, kui teabepäeva korraldamine pole mõistlik, edastab info valdkonna võrgustikule. ul 2.7 Kommuni Uuendab kodulehel rtk.ee jõustunud õigusakti linki ja lisab seletuskirja. 5 tp Koduleht katsioonis petsialist 3. EL kohtu menetlustes osalemise protsess 3.1 TAO jurist Tutvub eelotsusega, analüüsib seda ning otsustab koos valdkonna eksperdiga, kas esitada eelotsuse taotluse kohta seisukoht. Osap E-kiri oolte vahel kokku lepitu d tähta eg 3.2 TAO jurist Vastavalt seisukohale, edastab sekkumise vajaduse kohta otsuse VÄM-le ja RM RO-le. Kui otsustab esitada arvamuse Osap E-kiri; eelotsuse küsimuste kohta, koostab seisukoha koostöös VÄM-ga ja RM RO-ga. Euroopa Kohtule esitab seisukoha VÄM. oolte Eelotsuste vahel menetlemise kokku andmebaas h lepitu ttps://rakendu d sed.vm.ee tähta /eelo eg 3.3 TAO Kohtuistungi toimumisel ja kui Eesti on esitanud oma arvamuse eelotsuse küsimuses, osaleb Euroopa Kohtu istungil koos VÄM Vasta Kohtu istungi jurist või esindajaga. valt dokumendid TAO vajad ekspert usele 2.2.8. Norra_EMP MoU muutmise protsess Protsessiomanik TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert Protsess kirjeldab TAO tegevusi Norra/EMP MoU lisade A ja B muutmisel. Rakendusmääruse artikkel 2.5 alusel kinnitatakse NMFA/FMC ja liikmesriigi vahel vastastikuse mõistmise memorandum ehk MoU, milles fikseeritakse kõik rakendussüsteemi osapooled koos asjakohaste funktsioonidega, rakendamiseks vajalik juhtimis- ja kontrollisüsteem (Lisa A) ning rakendamise raamistik (kokku lepitud programmid, rahastamise osakaalud, eesmärgid, PO funktsioonide täitjad, partnerid jne) (Lisa B). Rakendusmääruse artikkel 2.5 paragrahv 3 võimaldab muuta MoU lisasid A ja B RKA ja NMFA/FMC vahelise kirjavahetuse teel. Nr Vastut Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg aja 1. Norra_EMP MoU muutmise protsess 1. Norra Kui on selgunud vajadus MoU lisa A või lisa B muutmiseks, võtab mitteametlikult ühendust 10 tp E-kiri; Dokumendid /EMP FMO-ga ja teeb selgeks, kuidas protsess käima peab. Reeglina algatab MoU muutmise FMO. koordin Sharepointis aator 2. Norra MoU lisa A või lisa B muutmise protsessi kaasab kindlasti TAO juhataja ja juristi, vajadusel ka 3 tp E-kiri; Dokumendid /EMP teisi osapooli. koordin Sharepointis aator 3. TAO Kooskõlastab MoU lisa muudatuse lõpliku sõnastuse. 5 tp E-kiri; juhataja /jurist Dokumendid Sharepointis 4. Norra Koostab ametliku kirja, mis edastatakse ametlikult RKA juhi allkirjaga FMO-le. 3 tp Kiri FMO /EMP infosüsteemis/ Grace-s; koordin / aator Sharepointi kaustas/ DHS-s; vanemad muudatused RM DHS- s ja füüsilistes kaustades 5. RKA Allkirjastab ametlikud muudatused. 5 tp Muudatused juht allkirjastatud 6. Norra Edastab nõutud dokumendid FMO-le. 2 tp Grace süsteemis e-kiri/ /EMP ametlik kiri koordin aator 7. Norra Kui FMO-l on kommentaare või märkusi MoU muudatuse sõnastusele korraldab neile FMO maksimaalselt 2 kuud + Grace, e-kiri/ametlik kiri /EMP vastamise. meie vastamine 10 tp koordin aator 8. Norra Kui MoU lisade muudatuses on kokku lepitud edastab info kõigile siseriiklikele asjasse FMO poolt meie e-kiri; dokumendid /EMP puutuvatele asutustele teadmiseks ning edastab muudetud MoU koos lisadega kommentaaride üle vaatamine Sharepointis koordin kommunikatsioonispetsialistile palvega see kodulehele https://www.rtk.ee/ üles laadida. 10 tp + 2 tp kõigile info aator edastamiseks 2.2.9. Norra_EMP programmilepingute muutmise protsess Protsessiomanik TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert Protsess kirjeldab RKA tegevusi Norra/EMP programmilepingute muutmisel. Nr Vastu Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg taja 1. PO Edastab ettepaneku programmilepingu muutmiseks RKA-le. Vastavalt vajadusele e-kiri Sharepointis 2. Norra Korraldab programmilepingu muudatuse kooskõlastamise vastavate osapoolte vahel. Kõik osapooled 10 tp; lisandub aeg, e-kiri /EMP peavad muudatusi hindama mh arvestades nende mõju programmi tulemustele ja eesmärkidele. Peale mis kulub lisaks kui koordi ühisele seisukohale jõudmist edastab PO-le e-kirja teel vastuse muudatuse aktsepteerimiseks või kellelgi on Sharepointis naator täienduste tegemiseks. kommentaare PO-le 3. PO Edastab lõpliku programmilepingu muudetud versiooni RKA-le. 3 tp e-kiri Sharepointis 4. Norra Edastab ettepaneku programmilepingu muutmiseks FMO-le. 3 tp e-kiri /EMP koordi Sharepointis naator 5. FMO Kui RKA ja FMO on programmilepingu muutmise sõnastuse osas kokku leppinud, algatab ametlikult Kuni 2 kuud Dokumendid Graces/ programmilepingu muutmise. Edastab RKA-le kinnitamiseks. Sharepointis 6. Norra Korraldab RKA poolt programmilepingu muutmise kinnitamise. Kinnitamine käib vastavalt FMO juhistele 3 tp Dokumendid Graces/ /EMP FMO infosüsteemis (Grace) ja/või FMO infosüsteemi väliselt. koordi Sharepointis naator 7. RKA Juhul kui protsess käib ka FMO infosüsteemi väliselt, allkirjastab programmilepingu muutmise. 1 tp Allkirjastatud juht programmilepingu muudatus Sharepoint; DHS; pab erkaust 8. Norra Juhul kui protsess käib ka FMO infosüsteemi väliselt, edastab kinnitatud programmilepingu muutmise FMO- 3 tp Infosüsteemis: Grace /EMP le ja koopia vastavale PO-le ning teistele asjasse puutuvatele osapooltele. Juhul kui kinnitamine käib FMO koordi infosüsteemis, edastab kinnitamise kohta info asjasse puutuvatele osapooltele (sh PO, AA, IA, SA, RM Sharepoint e-kiri naator RO). Infosüsteemi väliselt: Sharepoint DHS paberkaust 2.2.10. Norra_EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise protsess Protsessiomanik TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert Vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.5.3 teavitab RKA FMO-d eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise osas. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Ko ntr oll- jälg 1. PO Edastab e-kirjaga FMO-le/RKA-le kommenteerimiseks eeldefineeritud projekti dokumendid (projekti detailne eelarve ja Kui eeldefineeritud E- vajadusel ka täiendav informatsioon). projekti esialgsed kiri dokumendid on valmis Sha rep ointis 2. Norra Vaatab üle eeldefineeritud projekti detailse eelarve jm sellega seonduvad dokumendid. Vajadusel kaasab teisi Mõistliku aja jooksul E- /EMP valdkonna eksperte. Edastab e-kirja teel oma kommentaarid PO-le. kiri koordinaat or/ FMO Sha rep ointis 3. PO Edastab e-kirjaga parandatud/täiendatud dokumendid. Mõistliku aja jooksul E- kiri Sha rep ointis 4. Norra Vaatab uuesti dokumendid üle ja kui kõik vastab nõutule, siis annab oma lõpliku kinnituse PO-le. Mõistliku aja jooksul E- /EMP kiri koordinaat or/ FMO Sha rep ointis 5. PO Edastab e-kirjaga lõplikud dokumendid koos vastavushindamise kontroll-lehega RKA-le. Mõistliku aja jooksul E- kiri Sha rep oint 6. Norra RKA vaatab dokumendid üle (eelkõige vastavus programmilepingule ja üldistele reeglitele). Kui dokumendid vajavad 5 tööpäeva jooksul E- /EMP täpsustamist, siis küsib lisainfot PO-lt. Kui kõik vastab nõutule, siis teavitab e-kirjaga FMO-d positiivsest korrektsete kiri koordinaat vastavushindamisest vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.5.3 dokumentide saamisest or Sha rep oint 2.2.11. Norra_EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess Protsessiomanik TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert Protseduur kajastab PO poolt korraldatavates programmide valikukomisjonides vaatlejana osalemist (rakendusmääruse artikkel 7.4.3). Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-jälg 1. PO Teavitab e-kirja teel RKA-d koosoleku toimumise ajast ning kohast. Hiljemalt 1 E-kiri nädal enne Valikukomisjon koguneb esimesel võimalusel peale projektitaotluste eksperthindamise lõppemist. toimumist Sharepointis 2. Norra Osaleb programmi valikukomisjonis vaatlejana. 1 tp Ettepanekud /EMP programmi koordinaat Valikukomisjoni liikmetele tutvustatakse vastavushindamise ning sisuhindamise tulemusi. Valikukomisjon analüüsib valiku or projektide pingerida ning võib mõjuvate põhjuste ilmnemisel pingerida korrigeerida eksperthindamise läbinud projektide osas. komisjonile 3. PO Edastab e-kirja teel kohtumise protokolli. 2 nädala E-kiri jooksul peale kohtumist Sharepointis 4. Norra Juhul kui protokollile on kommentaare, edastab need e-kirjaga PO-le. PO poolt E-kiri /EMP sätestatud koordinaat tähtajaks Sharepointis or 2.2.12 EŠK programmi toetusmeetme lepingu ja toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess Protsessiomanik TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert Protsessi punkti 1 eesmärgiks on kirjeldada, kuidas toimub EŠK programmi toetusmeetme lepingu muutmise protsess. EŠK programmi toetusmeetme lepingu ametlik muutmine toimub vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.12. Kui toetusmeetme muudatust ei pea kooskõlas EŠK regulatsiooni artikli 4.12. lõikega 4 kõigepealt heaks kiitma partnerriik ja seejärel Šveits, vormistatakse muudatus toetusmeetme juhtkomitee protokolliga. Vastasel juhul vormistatakse muudatus toetusmeetme lepingu muutmise teel. Kui toetusmeetme muutmine vormistatakse juhtkomitee protokolliga kooskõlas EŠK regulatsiooni artikli 4.12 lõikega 8, teavitatakse Šveitsi muudatusest artikli 8.2 lõike 3 kohase järgmise hüvitistaotlusega ja toetusmeetme järgmise aastaaruandega. Protsessi punkti 2 eesmärgiks on kirjeldada, kuidas toimub EŠK programmi toetusmeetme lepingu peatamise protsess juhul, kui algatus tuleb RKÜ-st või PO-lt vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.16. Protsessi punkt 3 kirjeldab EŠK programmi toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsessi. 1. EŠK programmi toetusmeetme lepingu muutmise protsess Kui toetusmeetme muudatust ei pea kooskõlas EŠK regulatsiooni artikli 4.12. lõikega 4 kõigepealt heaks kiitma partnerriik ja seejärel Šveits, vormistatakse muudatus toetusmeetme juhtkomitee protokolliga. Vastasel juhul vormistatakse muudatus toetusmeetme lepingu muutmise teel. 1. EŠK programmi Valmistab ette toetusmeetme lepingu muudatuse (lisab versiooni numbri) vastavalt vajadusele (sh 2 tp Toetusmeetm 1 ekspert arvestab PO ettepanekuid) ja saadab selle kommenteerimiseks TAO talituse juristile e-kirjaga. Võtab e lepingu arvesse toetusmeetme taotluse sisu ja Šveitsi esitatud tingimusi. muudatus Sharepointis 1.2 TAO talituse jurist Tutvub toetusmeetme lepingu muudatusega ka esitab oma kommentaarid EŠK programmi eksperdile. 5 tp e-kiri 1.3 EŠK programmi Korraldab toetusmeetme lepingu muudatuse kooskõlastamise vastavate osapoolte (sh. 10 tp; lisandub e-kirjad ekspert PO) vahel. Edastab ettepaneku toetusmeetme lepingu muudatuse kohta Šveitsi toetuste büroole. aeg, mis kulub lisaks, kui kellelgi on kommentaare PO-le 1.4 Šveitsi toetuste Kommenteerib toetusmeetme lepingu muudatust. Kokkulepitud e-kiri büroo tähtajaks 1.5 EŠK programmi Täiendab toetusmeetme lepingu muudatuse vastavalt Šveitsi toetuste büroo ettepanekutele. Vajaduse 10 tp jooksul Täiendatud ekspert korral konsulteerib täiendavalt seotud osapooltega (sh PO-ga). Laeb üles toetusmeetme lepingu toetusmeetme muudatuse dokumendid DHS-i. lepingu muudatus Sharepointis ja töövoog DHS-s 1.6 RKÜ juht Allkirjastab toetusmeetme lepingu muudatuse DHS-s. 2 tp Allkirjastatud dokument DHS-s 1.7 EŠK programmi Edastab toetusmeetme lepingu muudatuse Šveitsi toetuste büroole kinnitamiseks. 2 tp E-kiri ekspert 2. EŠK programmi toetusmeetme lepingu peatamise ja lõpetamise protsess juhul, kui algatus tuleb RKÜ-st või PO-lt Lepingupool võib toetusmeetme lepingu peatada, kui ta leiab, et selle eesmärke ei ole enam võimalik saavutada või et teine lepingupool ei täida oma kohustusi vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.16. 2.1 PO Juhul, kui PO algatab toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise, teavitab RKÜ juhti sellest Põhjendatud PO kiri DHS-s kavatsusest ja esitab vastavad põhjendused. juhul 2.2 RKÜ juht Juhul, kui toetusmeetme lepingu peatamine või lõpetamine on põhjendatud, annab tööülesande EŠK 2 tp jooksul E-kiri programmi eksperdile alustada dialoogi toetusmeetme lepingu peatamise ja lõpetamise osas ning saadab koopia teavitusest TAO OJ-le ja TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhatajale. 2.3 EŠK programmi Aitab korraldada dialoogi toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise osas. Kui dialoogi tulemusel Põhjendatud Töödokumend ekspert selgub lõplik toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise vajadus, siis valmistab ette DHS-s kirja juhul id salvestatud toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise kohta väljasaatmiseks Šveitsi toetuste büroole. lepingupoolte X kettale Konsulteerib TAO talituse juristiga ja seadistab töövoo kooskõlastamiseks TAO talituse juristile, TAO omavahelisel piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhatajale, TAO OJ-le, TRO talituse juhatajale ja kokkuleppel TRO OJ-le. Allkirjastamiseks RKÜ juhile. Teadmiseks TAO OJ-le ja TRO OJ-le ning PO-le. või ühepoolsel teatamisel 3 kuud ette 2.4 TAO talituse jurist, Kooskõlastavad toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise kirja. 2 tp jooksul Kooskõlastatu TAO piiriülese d kiri DHS-s koostöö programmide korraldamise talituse juhataja, TAO OJ, TRO talituse juhataja ja TRO OJ 2.5 RKÜ juht Allkirjastab toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise kirja. 2 tp jooksul Allkirjastatud kiri DHS-s 2.6 EŠK programmi Salvestab digiallkirja pdf.na DHS-i kirjaga seotud dokumentide juurde. Saadab allkirjastatud DHS-s 2 tp jooksul DHS-s välja ekspert toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise kirja koos lisadokumentidega Šveitsi toetuste saadetud kiri; büroole. Salvestab DHS-s allkirjastatud toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise kirja programmi Allkirjastatud kausta. kiri ja e -kiri salvestatud X kettale programmi kausta 3. EŠK programmi toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess 3.1 EŠK programmi ekspert Valmistab ette toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavandi OneDrive Vasta Toetusmeetme rakendamise lepingu `s ja saadab selle kommenteerimiseks TAO talituse juristile. valt muudatuse kavand OneDrive`s; E-kiri vajad usele 3.2 TAO talituse jurist Puuduste korral lisab kommentaarid toetusmeetme rakendamise lepingu 5 tp Kommenteeritud toetusmeetme muudatuse kavandisse ning teavitab EŠK programmi eksperti. rakendamise lepingu muudatuse kavand OneDrive`s 3.3 EŠK programmi ekspert Täiendab toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavandit. Saadab e- 2 tp Täiendatud toetusmeetme kirja teel toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavandi rakendamise lepingu muudatuse kommenteerimiseks PO-le kui elluviivale asutusele ja teistele Eesti osapooltele. kavand OneDrive`s; E-kiri 3.4 Toetusmeetme rakendamise Kommenteerivad toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavandit OneD 5 tp Kommenteeritud toetusmeetme lepingu Eesti osapooled, sh PO rive`s. rakendamise lepingu muudatuse kavand OneDrive`s; E-kiri 3.5 EŠK programmi ekspert Kontrollib üle, kas toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavand 5 tp Toetusmeetme rakendamise lepingu vastab EŠK programmi nõuetele. Loob töövoo DHS-s toetusmeetme muudatus DHS-s rakendamise lepingu muudatuse kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks. 3.6 TAO talituse jurist/ TAO Kooskõlastavad toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse DHS-s. 5 tp Kooskõlastatud toetusmeetme piiriülese koostöö programmide rakendamise lepingu muudatus DHS- korraldamise talituse juhataja/ s TAO OJ/ 3.7 RKÜ juht Allkirjastab toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse DHS-s. 2 tp Allkirjastatud toetusmeetme rakendamise lepingu muudatus DHS- s 3.8 EŠK programmi ekspert Korraldab toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse allkirjastamise teiste 1 kuu E-kiri lepingu osapooletega. jooks ul 3.9 Teised lepingu osapooled Allkirjastavad toetusmeetme rakendamise lepingu. 2 tp E-kirjad; Osapoolte allkirjadega toetusmeetme rakendamise leping salvestatud X kettale programmi kausta 3. EŠK programmi ekspert Laeb üles DHS-i osapoolte allkirjadega toetusmeetme rakendamise lepingu 2 tp Osapoolte poolt allkirjastatud 10 muudatuse ja kõik selle lisad. toetusmeetme rakendamise lepingu muudatus koos lisadega DHS-s 2.2.13 Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine Protsessiomanik TAO toetuste korraldamise talituse finantsinstrumentide ekspert Protsessi eesmärgiks on kirjeldada rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemist. Nr Vastu Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontr taja olljälg (amet ikoht) Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine 1. Raha Saadab KA-le toodete täpsustavad tingimused (nn tootetingimused). Jooksvalt Tootet stami ingimu svahe sed; ndi E-kiri raken daja 2. KA Vaatab rahastamisvahendi rakendaja poolt saadetud pakutavate toodete täpsustavad tingimused (nn tootetingimused) läbi ja küsib 10 tp E-kiri finant selgitusi juhul, kui ei ole võimalik hinnata tingimuste kooskõla investeerimisstrateegia, lepingu eesmärkide või eelhindamise kehtivate jooksul SFOS sinstr järeldustega. Juhul kui tuvastab vastuolu eelhindamise kehtivate järelduste, investeerimisstrateegia või lepingu eesmärkidega, annab postka umen sellest rahastamisvahendi rakendajale teada palvega puudused mõistliku aja jooksul kõrvaldada või täiendavalt selgitada vastuolude stis tide puudumist. ekspe rt 3. Raha Täiendab tootetingimusi ja saadab parandatud tootetingimused KA-le. KA poolt Täien stami määratud datud svahe tähtajaks tooteti ndi ngimu raken sed; daja E-kiri 4. KA Kontrollib tootetingimuste nõuetele vastavust ja annab tagasisidet rahastamisvahendi rakendajale. Muudab/täiendab TPK lisa 10 „Rah 10 tp E-kiri finant astamisvahendi kulude loetelu ja kuludokumentide kontroll-leht“ vastavalt muutunud tootetingimustele ja esitab selle TAO jooksul SFOS sinstr ärianalüütikule kinnitamiseks. Menetlus jätkub ja TPK lisa 10 kinnitamine toimub vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 2.1 protsessi 2.1.8. pärast postka umen "RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele" punktile 2. tootetingim stis tide uste RÜ- ekspe le rt esitamist 2.2.14 Rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess Protsessiomanik TAO toetuste korraldamise talituse finantsinstrumentide ekspert RTK on perioodil 2021-2027 KA ülesannetes sekkumistes: 21.1.3.41 "Rahastamisvahendite pakkumine ettevõtetele (laenud, garantiid, omakapitali investeeringud)". Toetuse saajaks/rahastamisvahendi rakendajaks on EIS. RTK täidab ÜSS §-s 4 lõikes 2 sätestatud RÜ ülesandeid. 21.2.1.61 "Elamuinvesteeringute fond". Toetuse saaja/rahastamisvahendi rakendaja on EIS. RÜ ülesandeid täidab EIS. Käesolev rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess reguleerib RTK kui RÜ tegevusi sekkumises "Rahastamisvahendite pakkumine ettevõtetele (laenud, garantiid, omakapitali investeeringud)". Makse menetlemist ja kontrolle viiakse läbi lisaks abikõlblikkuse tingimuste hindamisele ka vastavalt rahastamisvahendi rakendamise lepingutes sätestatule ja kooskõlas ÜSM_2022 artiklitele 74 ja 81. EK-le võib kulud esitada aga vaid siis kui on täidetud 2021-2027 ÜSM_2021 artiklist 92 tulenevad nõuded. Rahastamisvahendi rakendaja on kohustatud esitama RÜ-le maksed ja pärast viimast makset kuluaruande ning kontrolli teostamise käigus nõutud informatsiooni tähtaegselt vastavalt rahastamislepingule. RTK võib rahastamisvahendi kulusid kontrollida enne makse esitamist, teostades nn makse eelkontrolli. RÜ finantsinstrumentide ekspert teavitab kontrolli algatamisest toetuse saajat ning palub tal esitada kuludokumentide nimekiri makse vormil või muul kokku lepitud kujul kindlaksmääratud kuupäeva seisuga. Selline kuludokumentide kontroll tugineb makse kontrolli metoodikale, v.a asjaolu, et reaalset makset ei teostata, koordinaator täidab vaid TPK lisa 10 kontroll-lehe ja TPK lisa 4 "Maksete valimipõhine kuludokumentide ja lepingute täitmise kontrollimetoodika " juurde kuuluva lisa 3 "Rahastamisvahendi makse valimi tabeli vormi" ning lisab need SFOSi. Makse kontrolli valimi moodustamisel võetakse arvesse makse eelkontrollis kontrollitud kulud. TPK lisana 10 kinnitatud rahastamisvahendi makse kontroll-leht „Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kuludokumentide kontroll-leht“ hõlmab ÜSM_2021 ja nendega seotud õigusaktidest ning rahastamisvahendi lepingust ja tootetingimustest tulenevaid nõudeid. Perioodil 2021-2027 pärast esimest ettemakset järgmist makset rahastamisvahendisse võib rakendaja taotleda tingimusel, kui rahastamisvahendi rakendamise lepingus kokku lepitud tingimused on täidetud ning abikõlblikud kulud on ÜSM_2021 artikli 68 punkti 1 mõistes lõppsaaja tasandil kulud, mis on tekkinud kooskõlas lepingu, kohalduvate ühissätete määruse tingimuste ja muude asjaomaste EL ja siseriikliku õiguse sätetega, sh riigiabi eeskirjadega. Rahastamisvahendi rakendaja lõpetab struktuurivahenditest tagatud teenuse pakkumise 31.12.2029.a. ning hakkab tagasilaekuvaid vahendeid või kohustuste alt vabanevaid vahendeid RÜ-le tagasi kandma, kui VV pole tulenevalt ÜSS § 5 otsustanud teisiti. Nr Vas Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg tut aja (am etik oht) 1. Rahastamisvahendi ettemakse ja makse menetlemine 1.1 Fin Koostab makse vormi ja esitab selle rahastamisvahendi rakendajale. Enne esimese MT vorm; E- ant MT esitamist kiri sins rakendaja poolt tru me ntid e eks pert 1.2 Fin Kinnitatud või muudetud finantstoote täpsustavate tingimuste ja sinna juurde kuuluva rahastamisvahendi lepingu kohase kinnitatud riigiabi/ VTA kava või riigiabi loa või Enne MT E-kiri koos ant grupierandiga hõlmatud riigiabi andmise teate saamisel täiendab vajadusel TPK lisas 10 „Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kulude kontroll-leht“ olevaid kontroll-lehti ja kontrollimist asjakohaste sins saadab need kinnitamiseks TAO ärianalüütikule. rahastamisva tru hendite me kontroll- ntid lehtedega e eks pert 1.3 TS Esitab makse e-toetuse keskkonnas või e-kirja teel. Kehtiva riigiabi või VTA kava korral, esitab kava RÜ-le/RA-le koheselt teadmiseks. Kokkulepitud Makse e- tähtajaks toetuses; E- kiri 1.4 Fin Kui makse on esitatud e-kirja teel, siis lisab selle SFOS-i. Kontrollib esitatud makse. Periood 2021- Makse; Mak ant 2027[1]: se sins ettemakse kuluridadest I makse (ettemakse) kontrollimisel veendub rahastamisvahendi lepingus kokku lepitud tingimuste ning ühissätete määruse[2] nõuete täitmises, täidab kontroll-lehe ettemakse tru osa (TPK lisas 10 „Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kuludokumentide kontroll-leht“ ("Ettemakse") ning seejärel suunab makse (ettemakse) maksmisele. puhul 7 tp, võetud me järgnevate MT valim; ntid korral 50 kontroll- e 2021-2027 perioodil võib esimeses makses (nn ettemakse) esitatav summa ulatuda kuni 30%-ni vastava rahastamislepingu alusel rahastamisvahendite jaoks eraldatud lehed; tp jooksul MT eks programmimaksete kogusummast. Kuigi sisuliselt on rahastamisvahendi esimene makse ettemakse, siis rahastamisvahendi rakendaja esitab selle SFOSi kaudu nagu tavalise Kanded esitamisest. pert makse ning saadud ettemakset ei asu rahastamisvahendi rakendaja koheselt tõendama, vaid tõendamine toimub alles programmivahendite kasutamise lõpus. SFOS-s; E- kiri II makse menetlemisel veendub, et TS raamatupidamises toimub kulude eristamine[3], lisaks alates II maksest kontrollib kuludokumentide nimekirja ning vastavalt valimipõhisele kuludokumentide kontrolli metoodikale (TPK lisa 4) kuludokumente ja teisi asjakohaseid dokumente. Täidab valimi tabeli vormi, makse kontroll-lehed (TPK lisas 10 „Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kulude kontroll-leht“), sisestab valimi tabeli ning kontroll-lehed SFOS-i ja ning suunab makse maksmisele. Abikõlblikkuse perioodi jooksul esitatakse alates II maksest tegelikult tehtud abikõlblikud kulud. Kui rahastamisvahendi rakendaja on tõendanud 70% programmivahendite kasutamise (ilma ettemakseta), ei esita ta enam makset, vaid esitab info ettemaksu kasutamise aluseks olevate dokumentide kohta vastavalt p.2 "Väljamakstud kulude tõendatuse kontrollimine rahastamisvahendi lõppemisel või peale abikõlblikkusperioodi lõppu". Vigade ilmnemisel makses teavitab TS-t puudustest ning määrab vajadusel puuduste kõrvaldamise tähtaja kuni 10 tp, mida võib põhjendatud juhtudel pikendada. Juhul kui on tuvastatud finantstoote lõikes nõuetele mittevastavus lõppsaajaga sõlmitud lepingu osas ning TS on valmis lepingut asendama, siis lisab info valimi tabelisse. Puuduste korral, mida ei parandata või ei ole võimalik parandada, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. punktile 2. 2. Väljamakstud kulude tõendatuse kontrollimine rahastamisvahendi lõppemisel või peale abikõlblikkusperioodi lõppu 2.1 TS Esitab rahastamisvahendi lõppemisel kuluaruande väljamaksetaotluse vormil või muul kokku lepitud kujul. Periood 2021- Kuluaruanne 2027: hiljemalt väljamakse- 31.01.2030. taotluse vormil või muul kokku lepitud kujul e-toetuses 2.2 Fin Kontrollib TS poolt esitatud aruannet, kuludokumentide nimekirja ning vastavalt valimipõhisele kontrolli metoodikale (TPK lisa 4) kuludokumente ja teisi asjakohaseid 20 tp jooksul Kuluridadest ant dokumente. aruande võetud sins saamisest valim, tru Täidab valimi tabeli, makse kontroll-lehe TPK lisa 10 „Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kuludokumentide kontroll-lehe“. kontroll- me lehed, ntid kanded Seejärel kannab SFOS-i info kulude abikõlblikkusest ning lisab kontroll-lehe ja valimi tabeli SFOSi. Perioodi 2021-2027 rahastamisvahendite puhul teavitab TMO e SFOS-s, e- finantseksperti, kui aruanne sisaldab 30%-lise ettemaksu kasutamist tõendavaid kulusid. eks kiri pert Vigade ilmnemisel teavitab TS-t puudustest ning määrab vajadusel puuduste kõrvaldamise tähtaja kuni 10 tp, mida võib põhjendatud juhtudel pikendada. Puuduste korral, mida ei parandata või ei ole võimalik parandada jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3. 3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2. 2.3 TS Perioodi 2021-2027 rahastamisvahendi rakendaja tagastab RÜ-le hiljemalt 01.03.2030.a. eelarvevahendid, mis on 31.12.2029.a. seisuga kasutamata. Hiljemalt Tagastatud 01.03.2030 vahendid [1] ÜM_2022 kohaselt menetletakse ettemakset kuni 15 kalendripäeva ja makset kuni 80 kalendripäeva. [2] ÜSM_2021 artikli 92 lg 2 punkti a täitmises [3] Vastavalt ÜSM_2021 artikkel 59 lõikele 2 2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD PROTSESSID 2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi koostamise protsess 2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess 2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite meetmete nimekirja muutmise protsess 2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess 2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess 2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane tulemuslikkuse hindamine 2.3.7. EL struktuurivahendite ja EŠK hindamiste protsess 2.3.8. Rahastamisvahendite aruannete kontroll 2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess 2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess 2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Šveitsi-Eesti koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess 2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess 2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess 2.3.15. Vaiete menetlemise protsess 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess 2.3.18. Euroopa Komisjoni SFC infovahetussüsteemi haldamise protsess 2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess 2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi tasandil 2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi koostamise protsess Protsessiomanik TMO finantsekspert Vastavalt ÜSM_2013 artiklile 112 lõige 1 peab KA esitama EK-le 31. detsembri; 30. juuni ja 30. septembri seisuga võetud kohustuste ja toetuse saajate esitatud abikõlblike kulude kohta info tähtaegadega 31. jaanuar; 31. juuli ja 31. oktoober. ÜSM_2013 artikli 112 (2) kohaselt peab 31. detsembri seisuga info sisaldama infot sekkumiskategooriate lõikes, mis on sisendiks ÜSM_2013 artikli 57 lõike 2 kohasele seirearuandele. ÜSM_2013 artikli 112 (3) kohaselt kaasneb 31. jaanuariks ja 31. juuliks esitatavate andmete edastamisega ka väljamaksete prognoosi esitamine. Vastavalt ÜSM_2021 artiklile 69 lõige 10 KA koostab prognoosid jooksval kalendriaastal ja järgneval kalendriaastal esitatavate maksetaotluse summa kohta 31. jaanuariks ja 31. juuliks vastavalt ÜSM_2021 VIII lisale. Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele. Antud protsess ei kohaldu RKA-le/RKÜ-le. Nr Vast Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg utaja Finantsaruande koostamise protsess 1. TMO Võtab seisuga 30. juuni ja 30. september SFCS-st ÜSM_2013 artikli 112 punkti 1 kohase info, sisestab selle EK 2 korda aastas. Andmed amet infosüsteemi SFC2014 ja kinnitab aruande SFC2014s hiljemalt 31. juuli ja 31. oktoober. 31. juuli ja 31. SFC2014/ nik oktoober infosüsteemis 2. TMO Võttes arvesse eelnevate aastate väljamaksete mahtu ja vahendite kogumahtu, koostab vastavalt ÜSM_2013 artiklile 2 korda aastas. Prognoosid amet 112 (3) iga aasta prognoosi jooksva ja järgneva aasta kohta ja sisestab selle EK infosüsteemi SFC2014 hiljemalt 31. 31. jaanuar ja SFC2014/ nik jaanuar ja 31. juuli. 31. juuli. SFC2021 Vastavalt ÜSM_2021 artiklile 69 lõige 10 koostab prognoosid jooksval kalendriaastal ja järgneval kalendriaastal infosüsteemis. esitatavate maksetaotluse summa kohta 31. jaanuariks ja 31. juuliks vastavalt ÜSM_2021 VIII lisale. Saadab prognooside info e-kirja teel RKO-le. 2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess Protsessiomanik TAO toetuste korraldamise talituse juhataja Protsess kirjeldab tegevusi, mis on vajalikud, et viia OP ja vajadusel PL kooskõlla Eesti muutunud sotsiaal-majanduslikust olukorrast tulenevate vajadustega vastavalt ÜSM_2013 artiklitele 16 ja 30, abifondi määruse artiklile 9 ning arvestades EL struktuurivahenditele kohalduvate määruste piirangutega. Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele/ Norra/EMP programmile/ EŠK programmile. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmine 1. RM RO Algatab vajadusel ettepaneku PL ja/või OP muudatuse osas. Koostöö KA-ga. Jooksvalt OP muudatusettepanek (liikmesriik) vastavalt vajadusele 2. Seirekomisjon Kooskõlastab RM poolt ette valmistatud PL ja/või OP muudatusettepaneku ulatuse, Vastavalt Seirekomisjoni protokoll sisu, vajalikkuse ja põhjendused. KA kooskõlastab ettepanekud seirekomisjoni liikmena. ajakavale 3. RM RO OP muudatuse edastab EK-le infosüsteemi kaudu. Vastavalt OP muudatus EK-le infosüsteemi kaudu ajakavale edastatud 4. Kommunikats Peale EK heakskiitva otsuse saamist PL ja/või OP muudatuse osas paneb muudetud 3 tp Muudetud PL/OP struktuurivahendite ioonispetsiali materjalid struktuurivahendite kodulehele üles. kodulehel; Muudetud PL/OP säilitatud st RM-s 2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite meetmete nimekirja muutmise protsess Protsessiomanik TAO teenusedisaini talituse teenusedisainer-ärianalüütik Protsessis kirjeldatud tegevuste eesmärgiks on tagada valitsemisalade vahelise tööjaotuse selgus ja koordineeritud tegevus PL ning SV 2021-2027 elluviim isel. Meetmete nimekirja (MNK) muudetakse vastavalt vajadusele, aga üldjuhul mitte sagedamini kui kord kvartalis. Protsess kohaldub ainult SV-le. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg 1._MNK koostamine/muutmine 1.1 RM Algatab koostöös RA-dega MNK koostamise/muutmise. Vastavalt vajadusele E-kiri 1.2 RA-d Annavad sisendi RM-le MNK koostamiseks/muutmiseks. RM poolt antud tähtajaks E-kirjad 1.3 RM RO Koostab VV MNK korralduse eelnõu koos lisadokumentidega ja seletuskirjaga.[1] Paneb MNK koos seletuskirjaga Vastavalt vajadusele Meetmete EIS-i kooskõlastamiseks. Menetlus jätkub RTK-s vastavalt punkti 1 alapunktile 1.5. nimekirja eelnõu koos lisadokumentide ga EIS-s 1.4 RA-d Kooskõlastavad MKN korralduse eelnõu ning seletuskirja EIS-s. Vajadusel lisavad kommentaarid. 10 tp jooksul Kooskõlastused EIS-s 1.5 TAO Võtab teadmiseks EIS kaudu saadud MNK ning seletuskirja. Loob JIRA tööülesande MNK ja seletuskirja 10 tp jooksul JIRA teenusedisaini kooskõlastamiseks vanemjuristile ja TAO teenusedisainer-ärianalüütikule ning teadmiseks TRO OJ-le, TAO-OJ-le tööülesanne talituse ärianalüütik ja KA juhile. (MNK kooskõlastuste haldaja) 1.6 TAO Kontrollib EIS kooskõlastusringi ajal, kas MNK ettepanekud sobivad SFOSi sisestamiseks. Veendub, et MNK 10 tp jooksul E-kiri teenusedisainer- kollastel ridadel on olemas piisavad kvaliteetsed andmed SFOSi sisestamise jaoks vajalikus detailsuses. ärianalüütik Tuvastab MNK korralduse eelnõu alusel, milliseid muudatusi soovitakse SFOS-s teha ning lähtub andmete kvaliteedikontrolli teostamisel järgmistest KA põhimõtetest: a) Kooskõlastab vaikimisi muudatused, mis puudutavad muudatusi meetme eelarvetes, rakendusasutuses või - üksuses juhul kui muudetakse tervikuna meetme RA/RÜ, uute näitajate lisamises ja näitajate sihttasemete korrigeerimises. b) Juhul, kui muudatus puudutab eelmise punkti loetelu välist muudatust, konsulteerib vajadusel SFOS kasutajatoe, TAO ärianalüütiku, RÜ või TAO juristiga muudatuse teostatavuse ja õigusliku aluse piisavuse osas ning teavitab RM RO-d võimaliku lahenduse, sh muudatuse võimalikkuse osas. Vajadusel küsib lisainfot RM RO-lt. 1.7 TAO Konsulteerib vajadusel ISO projektijuhiga. 2 tp jooksul Suunamine teenusedisainer- JIRA-s ärianalüütik 1.8 TAO Esitab kommentaarid RM RO-le. Laadib üles vastuskirja RM-le JIRA tööülesande juurde. 2 tp jooksul E-kiri; Kanne teenusedisaini JIRA-s talituse ärianalüütik (MNK kooskõlastuste haldaja) 1.9 RM RO Esitab MNK eelnõu VV-le kinnitamiseks. RM-s kokku lepitud tähtajaks EIS 1. VV Kinnitab RM poolt koostöös RA-dega ette valmistatud MNK korralduse eelnõu. Vastavalt vajadusele VV otsus MNK 10 kinnitamise kohta 1. VV peaminister Kirjutab alla VV korraldusele MNK kinnitamise kohta. Pärast VV otsuse Peaministri 11 langetamist poolt allkirjastatud MNK 1. Riigikantselei Avalikustab Riigi Teatajas vastavalt VV korraldusele MNK. Vastavalt Riigi Teataja Avalikustatud 12 seaduses ette nähtud korras MNK Riigi Teatajas 1. RM RO nõunik Kui MNK muudatus on avaldatud Riigi Teatajas, saadab korralduse lingi ja MNK (Exceli) RTK KO aadressile veebi Koheselt pärast MNK E-kiri; 13 [email protected]. Uuendab ka laiendatud meetmete nimekirja versioon Confluences. avaldamist Riigi Teatajas, laiendatud hiljemalt 5 tp jooksul pärast meetmete Riigi Teatajas avaldamist nimekirja versioon Confluences 1. Kommunikatsioonis Pärast MNK muudatuse kinnitamist VV poolt paneb muudetud materjalid struktuurivahendite kodulehele üles. 2 tp VV poolt 14 petsialist muudetud MNK struktuurivahend ite kodulehel 2. Kinnitatud MNK edastamine RTK-le ja sisestamine SFOS-i 2.1 RM RO nõunik Saadab VV poolt kinnitatud MNK e-kirjaga KA TAO teenusedisainer-ärianalüütikule (manuses MNK seletuskirja Koheselt E-kiri lisa Excel fail kollaste muudatustega). 2.2 TAO Saab RM RO nõunikult e-kirja teel MNK. Saadab MNK e-kirja teel DHO spetsialistile. 2 tp jooksul E-kiri teenusedisainer- ärianalüütik 2.3 DHO spetsialist Saab MNK TAO teenusedisainer-ärianalüütikult. Registreerib MNK DHS-s (sh. suunab tööülesande teadmiseks 2 tp jooksul Registreeritud KA juhile; TAO teenusedisainer-ärianalüütikule ja DHO peaspetsialistile DHS-s uue meetme sarja seadistamiseks). MNK DHS-s 2.4 KA juht Võtab MNK teadmiseks. 2 tp jooksul DHS-s MNK teadmiseks võetud. 2.5 TAO Võtab MNK teadmiseks. Edastab MNK muudatused: a) kasutajatoele ([email protected]) SFOS-i sisestamiseks; b) 2 tp jooksul E-kirjad teenusedisainer- DHO kasutajatoele ([email protected]) DHS-i sisestamiseks. ärianalüütik 2.6 SFOS kasutajatugi Teeb SFOS-s muudatused. Vajadusel konsulteerib TAO teenusedisainer-ärianalüütikuga. 2 tp jooksul Kanded SFOS- s; E-kirjad 2.7 DHO peaspetsialist Juhul, kui MNK on lisatud uus meede, siis seadistab DHS-s uuele meetmele sarja. 2 tp jooksul Kanne DHS-s 2.8 TAO Teostab SFOS sisestuste kvaliteedikontrolli. Puuduste korral annab andmete sisestajale korralduse puudused 2 tp jooksul E-kirjad; teenusedisainer- kõrvaldada. Vajadusel küsib täiendavat sisendit RA-delt ja või RM RO-lt. Teavitab RM RO-d, et muudetud MNK meetmete ärianalüütik on SFOSi sisestatud. nimekiri SFOS- s muudetud [ ] Meetmete nimekirja muutmisel täidab lisaveeru, kuhu märgib, kas muudatus puudutab SFOSis avatud/olemasolevate projektide eelarve (osalist) rahastamise üleviimist teise meetmesse. 2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess Protsessiomanik TAO toetuste korraldamise talituse valdkonna ekspert Struktuurivahendite seireprotsess (sh. OP seirearuannete ja OP tulemusaruande koostamine) toimub RM, KA ja RA-de vahel kokku lepitud töökorra „Seire juhend perioodil 2014-2020 ja perioodi 2021-2027 struktuuritoetusi rakendavatele asutustele“ (seire juhend) alusel, ulatuses ja tähtaegadel (kättesaadav ekstranetis). Käesolevas dokumendis tööprotseduuri kirjeldust ei korrata. Perioodil 2021-2027 Korraldusasutuse (RM RO) ülesandeks ÜSS § 6 ja ÜSM_2021 artikkel 43 tähenduses on OP lõpliku tulemusaruande koostamine koostöös KA-ga, RA-ga ja RÜ-ga. RM RO koordineerib tulemusaruande koostamist ja esitamist EK-le. Korraldusasutuse (RTK) ülesandeks ÜSS § 6 ja ÜSM_2021 artikkel 43 tähenduses on KA ülesannetes koos RM RO-ga OP lõpliku tulemusaruande esitamine EK-le 15. veebruariks 2031. Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele ja RKA-le/RKÜ-le. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg 1._OP seirearuande koostamine ja esitamine EK-le 1.1 RM RO Esitab vastavalt seire juhendile seirearuande sisendi päringu KA juhile ja KA Vastavalt seire E-kirjaga kontaktisikutele. ajakavas toodud tähtajale 1.2 TAO valdkonna Koondab ja ühtlustab TAO sisendi ja esitab selle RM RO-le vastavalt seire ajakavas Vastavalt seire Seirearuande sisend koondatud; e- ekspert toodud tähtajale. ajakavas kiri RM RO-le (edaspidi KA toodud tähtajale seire kontaktisik) 1.3 RM RO Esitab 2014-2020 seirearuande esimese tööversiooni kommenteerimiseks ja täienduste Vastavalt Perioodil 2014-2020 seirearuanne tegemiseks KA seire kontaktisikule. osapoolte vahel (versioon 1 koos lisadega) KA-le e- kokkulepitud kirjaga; Perioodil 2021-2027 SAP Perioodi 2021-2027 seirearuande (tabelid ja aruande (SAP BO) vormid) esitab tähtajale. BO aruanded kommenteerimiseks KA seire kontaktisikutele. 1.4 KA seire Edastab aruande tööversiooni kommenteerimiseks kommunikatsiooni-spetsialistile ja Vastavalt seire Ettepanekud RM RO-le e-kirjaga; kontaktisik TAO valdkonna ekspertidele. Edastab KA ühtlustatud täiendus- ja arendusettepanekud ajakavas Töödokumendid säilitatakse RM RM RO-le vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale. toodud tähtajale. võrgukettal. 1.5 Seirekomisjoni Esitab seirearuande lõppversiooni seirekomisjoni liikmetele, sh KA juhile tutvumiseks ja Vähemalt kolm E-kiri seirearuandega (lõppversioon) sekretariaat vajadusel kirjalike kommentaaride esitamiseks. nädalat enne seire-komisjoni toimumist. 1.6 RM RO Edastab seirearuande lõppversiooni KA seire kontaktisikule tutvumiseks. Vajadusel on Hiljemalt 2 Seirearuanne (lõppversioon) e- võimalik esitada täiendavad kirjalikud kommentaarid. nädala jooksul kirjaga materjalide saamisest 1.7 KA seire Kommenteerib seirearuande lõppversiooni. Vastavalt E-kiri koos kommentaaridega kontaktisik kokkuleppele seirearuandele 1.8 RM RO Kinnitab ja saadab EK-le SFC2014/SFC2021 süsteemis OP seirearuande Vastavalt seire SFC2014/ SFC2021 süsteemis OP ajakavas seirearuanded saadetud toodud tähtajale 2. OP vahehindamise aruande ja tulemusaruande koostamine ning esitamine EK-le 2.1 RM RO Koostab perioodi 2021-2027 OP vahehindamise aruande ja tulemusaruande, küsides Vastavalt seire E-kirja teel selleks mh sisendit KA kontaktisikutelt. ajakavas toodud tähtajale 2.2 TAO valdkonna Tutvub OP vahehindamise aruandega ja tulemusaruandega, edastab aruannete Vastavalt seire OP vahehindamise aruande ja ekspert (KA tööversioonid kommenteerimiseks kommunikatsioonispetsialistile ja TAO valdkonna ajakavas tulemusaruande sisend koondatud; seire ekspertidele. Koondab OP vahehindamise aruande ja tulemusaruande KA sisendi ja toodud tähtajale kontaktisik) esitab selle RM RO-le. E-kiri RM RO-le 2.3 RM RO ja Saadavad EK-le perioodi 2021-2027 OP vahehindamise aruande ning tulemusaruande Vastavalt seire SFC2021 SFC2021 süsteemis, kinnitus kahel tasandil. ajakavas KA juht toodud tähtajale 2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess Protsessiomanik TAO toetuste korraldamise talituse valdkonna ekspert Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida struktuurivahendite perioodi 2014-2020 ja perioodi 2021-2027 OP elluviimisega seotud seirekomisjoni korraldust. Perioodil 2021-2027 vastavalt ÜSS § 15 RM täidab koostöös KA, RA-te ja RÜ-tega ÜSM_2021 artiklites 18 ja 41–43 nimetatud OP elluviimise seirega seotud ülesandeid. RM võib anda RA-tele ja RÜ-tele rakenduskava tõhusamaks elluviimiseks suuniseid ja EK tähelepanekute alusel soovitusi. KA, RA-d ja RÜ-d annavad RM-ile OP seire ülesannete täitmiseks vajalikku teavet. OP seirekomisjoni asutab RM perioodil 2014-2020 ja perioodil 2021-2027 hiljemalt kolme kuu jooksul alates OP kinnitamisest EK poolt. Perioodil 2014-2020 OP seirekomisjon täidab ÜSM_2013 artiklites 49 ja 110 nimetatud ülesandeid, koosolekud toimuvad vähemalt üks kord kalendriaastas. Kiireloomuliste või üksikküsimuste korral, mis ei vaja OP seirekomisjoni kokkukutsumist, võib OP seirekomisjoni esimees või aseesimees otsuste vastuvõtmise korraldada elektronposti teel. Seirekomisjoni tööd reguleerib seirekomisjoni töökord. Perioodil 2021-2027 vastavalt ÜSS §15 ja ÜSM_2021 artiklile 38 vastutab RM OP seirekomisjoni moodustamise eest ja korraldab selle asjaajamise, koos KA ja RA-dega. Perioodi 2021-2027 OP seirekomisjon täidab ÜSM_2021 artiklis 40 nimetatud ülesandeid. Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele, RKA-le ja RKÜ-le. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg 1. Rakenduskava seirekomisjoni moodustamine 1. RM RO Saadab algatuskirja OP seirekomisjoni moodustamiseks Hiljemalt kahe kuu jooksul Kiri RM-lt DHS-is 1. alates OP kinnitamisest EK poolt. 1.2 KA juht Esitab ettepanekud OP seirekomisjoni koosseisu osas RM RO-le. Liikme muutumisel kokku- e-kiri ettepanekuga OP lepitud tähtpäevaks seirekomisjoni koosseisu osas 1.3 KO Paneb kinnitatud OP seirekomisjoni töökorra ja koosseisu üles 2 tp OP seirekomisjoni töökord ja kommunikatsioonispetsiali struktuurivahendite kodulehele www.rtk.ee seire osasse. koosseis struktuurivahendite st kodulehele 2. Rakenduskava seirekomisjoni koosolekute korraldamine[1] 2.1 RM RO Esitab ettepaneku OP seirekomisjoni koosolekuks seotud Vastavalt vajadusele E-kirjad; RM võrgukettal osapooltele (sh KA-le) ja organiseerib ning protokollib koosoleku. 2.2 KA juht ja tema poolt Osaleb seirekomisjoni liikmena OP seirekomisjoni koosolekul. Seirekomisjoni koosoleku OP seirekomisjonil osaletud määratud TAO talituse juht toimumise aeg /ekspert 2.3 KA seirekomisjoni liikmed Esitavad täiendusettepanekud seirekomisjoni koosoleku protokolli Vastavalt seirekomisjoni Seirekomisjoni koosoleku kohta. ajakavas toodud tähtajale. protokoll kooskõlastatud. 2.4 KA juht Tagab koostöös RM-iga OP seirekomisjoni liikmete ja EK esitatud Vastavalt seirekomisjoni Märkustele vastuskirjad märkustele vastamise ja administratsioonile suunatud ettepanekute ajakavas toodud tähtajale. saadetud ja säilitatud RM RO täitmise. võrgukettal RM juhib järeltegevusi, vajalik võib olla KA sisend. 2.5 Kommunikatsioonispetsiali Pärast seirekomisjoni toimumist ja protokolli kinnitamist paneb OP 3 tp OP seirekomisjoni materjalid st seirekomisjoni materjalid üles struktuurivahendite kodulehele. struktuurivahendite kodulehel. [1] Seirekomisjoni otsuseid on võimalik vastu võtta kirjaliku kooskõlastamise teel kirjaliku koosoleku puhul. 2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane tulemuslikkuse hindamine Protsessiomanik TAO toetuste korraldamise talituse ekspert Protsessiga kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida LR ja EK vahelist aastakoosoleku koordineerimist ja korraldust ning tagada aastakoosolekul tehtud märkuste/vastu võetud otsuste elluviimine ning EK ja OP seirekomisjoni vastavatest tegevustest teavitamine vastavalt ÜSM_2013 artiklile 51 ja ÜSM_2021 artiklile 41. Koosoleku toimumise aja ja päevakorra esitab EK. Koosolekut juhib EK, seda teenindab LR. Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele, RKA-le ja RKÜ-le. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-jälg 1. KA juht Võtab EK poolt esitatud päevakava teatavaks ja korraldab sisendi andmise Vastavalt aasta- Sisend antud RM RO-le ning RM RO-le aastakoosoleku materjalide ettevalmistamiseks. koosoleku sisend säilitatud ajakavale RM võrgukettal 2. KA juht või tema poolt Osaleb aastakoosolekul. Aastakoosoleku Aastakoosolekul osaletud; määratud TAO valdkonna toimumise aeg nimetatud kokkuvõttes ekspert osalejana 3. KA juht Kooskõlastab aastakoosoleku kokkuvõtte. Tagab koostöös RM RO-ga Vastavalt Aastakoosoleku kokkuvõte aastakoosoleku järgselt administratsioonile suunatud ettepanekute täitmise. aastakoosoleku kooskõlastatud ajakavale 2.3.7. EL struktuurivahendite ja EŠK hindamiste protsess Protsessiomanik 1. punkt: RM RO 2. punkt: TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert Protsessi punktis 1 kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on perioodil 2014-2020 vastavalt ÜSM_2013 artikli 56 lõikele 3 ja artikli 114 lõikele 2 ning vastavalt STS § 34-le ning perioodil 2021-2027 vastavalt ÜSM_2021 artiklile 44 ning vastavalt ÜSS § 17 tagada EL struktuurivahendite hindamiste läbiviimine ja hindamiskava alusel järelmeetmete elluviimine tähtaegne esitamine. Protsessi punktis 2 kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on EŠK-i hindamine. EŠK-i hindamisi korraldavad väliseksperdid või RKÜ-st, makseasutusest ja elluviivatest asutustest sõltumatud üksused, seejuures hindamised peavad vastama Majanduskoostöö ja Arengu Organisatsiooni arenguabi komitee/ Majanduskoostöö ja Arengu Organisatsiooni standarditele ning Šveitsil või tema määratud kolmandal isikul on õigus osaleda partnerriigi tellitud hindamises vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 10.3 "Partnerriigi poolne hindamine". Osalemise ulatuse ja liigi lepivad Eesti ja Šveits kokku iga kord eraldi. Juhul, kui EŠK regulatsiooni artikkel 10.4 järgi Šveits korraldab hindamise, siis EŠK-i rakendamise ajal toimuvate hindamiste puhul RKÜ tagab Šveitsi taotlusel, et hindajatega teeb koostööd EŠK programmi ekspert ning alati RM RO esindaja ning, et nad saavad kogu vajaliku teabe ja abi. EŠK programmi ekspert teavitab hindamisest PO-sid ning PO-d annavad sisendit hindamisse. Šveitsil või tema määratud kolmandal isikul on õigus osaleda Eesti riigi poolt tellitud hindamises, eelkõige EŠK koostööprogrammi ja või programmide tasandil tehtud hindamises. Norra_EMP osas on hindamistega seotud protsess kirjeldatud RM RO töökorras. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg 1._EL struktuurivahendite hindamise protsess 1.1 KA juht Osaleb läbi OP seirekomisjoni töö hindamiskava kinnitamises ja muutmisprotsessis. Vastavalt Hindamiskava ja hindamiste hindamiste tulemuse kokkuvõte kinnitatud protsessi ajakavale 1.2 KO Paneb OP seirekomisjoni poolt kinnitatud planeeritavate hindamiste ajakava üles struktuurivahendite kodulehele. 3 tp Hindamiste ajakava kommunikatsioonispets struktuurivahendite kodulehel ialist www.rtk.ee 1.3 KA hindamiste Osaleb hindamiste juhtkomisjoni töös, tagades KA poolse sisendi andmise läbiviidavatesse hindamistesse ja Vastavalt E-kirjad KA sisendiga kontaktisik nende järeltegevustesse. Annab KA juhile ja KA valdkonna ekspertidele ülevaateid hindamiste seisust. hindamiste hindamisteks antud protsessi ajakavale 1.4 KA juht Kinnitab SFC2014 infosüsteemi sisestatud aruande õigsust ja edastab aruande SFC2014 infosüsteemi kaudu EK- Hiljemalt Kinnitatud aruanne SFC2014- le hiljemalt 31.12.2022.[1] 31.12.2022 s- EK-le saadetud 1.5 KO Panustab vajadusel avalikkuse informeerimisse hindamiste tulemustest koostöös RM RO hindamiste nõunikuga. Vastavalt Avalikuks teavitamiseks kommunikatsioonispets vajadusele sõnumid edastatud ialist 2. EŠK hindamise protsess 2.1 EŠK seire-ja hindamiskava koostamine 2. EŠK programmi Koostab koostöös PO-dega ja RM RO-ga ja Šveitsi toetuste bürooga esialgse EŠK seire- ja hindamiskava Hiljemalt Esialgne seire- ja 1.1 ekspert OneDrive`i keskkonnas ja lisab sellele versiooni numbri (sh. aastatel 2026–2028 läbiviidava üldise esimese hindamiskava OneDrive`s; E- koostööprogrammi hindamise). Märgib ära kaasatud asutused (sh Šveitsi toetuste büroo) iga hindamise juures koostööpr kiri seire-ja hindamiskavas. Vajadusel konsulteerib TAO ekspertidega, TRO OJ-ga/TRO talituse TJ-ga ja PO-dega. ogrammi Loob JIRA taski seire-ja hindamiskava kommenteerimiseks RTK TAO ja TRO töötajatele, saadab e-kirja teel (sh. O aastaarua neDrive`i link) kommenteerimiseks PO-dele/RM RO-le ning Šveitsi toetuste büroo esindajale e-kirja teel. nde koostamis el 2. TAO eksperdid/TAO Tutvuvad seire- ja hindamiskavaga ning lisavad oma parandusettepanekud ning kommentaarid seire- ja 10 tp Eesti riigi esindajate 1.2 piiriülese koostöö hindamiskavasse ning edastavad kommentaarid EŠK programmi eksperdile. jooksul kommentaarid seire-ja programmide hindamiskava OneDrive`s; To korraldamise talituse etusmeetme juhtkomitee juhataja/TRO OJ/TRO koosseisu kuuluva Šveitsi talituse juhataja/PO-d esindaja e-kiri /Šveitsi toetuste büroo kommentaaridega salvestatud X-kettal 2. EŠK programmi Koostab seire-ja hindamiskava lõppversiooni ja lisab seire- ja hindamiskava (sh. aastatel 2026–2028 läbiviidava 10 tp E-kiri 1.3 ekspert üldise koostööprogrammi hindamise) koostööprogrammi aastaaruandesse. Saadab seire- ja hindamiskava enne kinnitamiseks toetusmeetme juhtkomiteele, sh Šveitsi toetuste büroole. Palub Šveitsi toetuste bürool ära otsustada toetusmee hindamised, kus büroo soovib osaleda. tme juhtkomite e aastakoos oleku toimumist 2. EŠK programmi Tutvustab seire-ja hindamiskava toetusmeetme juhtkomiteele. juhtkomite Ettekanne juhtkomitee 1.4 ekspert e koosolekul salvestatud X- aastakoos kettale olekul 2. Toetusmeetme Vajadusel esitab parandused seire- ja hindamiskava täiendamiseks. Kinnitab EŠK seire- ja hindamise kava koos juhtkomite Juhtkomitee koosolekul 1.5 juhtkomitee osalevate osapooltega (sh. aastatel 2026–2028 läbiviidava üldise koostööprogrammi hindamise) ja koos e protokollitud otsus EŠK seire- koostööprogrammi aastaaruandega. aastakoos ja hindamise kava kinnitamise olekul kohta 2. Toetusmeetme Protokollib juhtkomitee otsused. Hiljemalt Juhtkomitee koosoleku 1.6 juhtkomitee sekretär 20 protokoll registreeritud DHS- tööpäeva s; pärast koosoleku E-kiri kõigile juhtkomitee toimumist liikmetele salvestatud X kettal 2.2 EŠK koostööprogrammi/toetusmeetme(te) Eesti poolne mõju hindamine EŠK programmi/toetusmeetme(te) Eesti poolne mõju hindamine toimub EŠK regulatsiooni artikkel 10.3 "Partnerriigi poolne hindamine" järgi. 2. EŠK programmi Koostab hindamise lähteülesande ja saadab selle kommenteerimiseks PO-dele ja RM RO-le. Korraldab vajadusel Vastavalt OneDrive`s hindamise 2.1 ekspert hindamise lähteülesande tõlkimise ning saadab selle Šveitsi toetuste büroole. EŠK lähteülesande eelnõu; E-kiri seire- ja hindamisk avas ette nähtud tähtajale 2. PO/RM RO/Šveitsi Annavad sisendit ja kommenteerivad hindamise lähteülesannet. 15 tp Kommenteeritud hindamise 2.2 toetuste büroo jooksul lähteülesanne OneDrive`s; E- kiri 2. EŠK programmi Koostab hindamise lähteülesande lõppversiooni ja saadab ülevaatamiseks RM RO-le. 10 tp Lähteülesande lõppversioon 2.3 ekspert jooksul OneDrive`s; E-kiri 2. RM RO Tutvub lähteülesande lõppversiooniga ja vajaduse korral esitab muudatusettepanekud. 10 tp Kommenteeritud 2.4 jooksul lähteülesande lõppversioon O neDrive`s; E-kiri 2. EŠK programmi Tutvub lähteülesande lõppversiooni kohta esitatud kommentaaridega, vormistab lähteülesande lõplikul kujul ja 10 tp E-kiri, lõplik dokument X kettal 2.5 ekspert saadab selle teadmiseks PO-dele/RM RO-le. jooksul 2. EŠK programmi Moodustab EŠK programmi hankekomisjoni (edaspidi hankekomisjoni) nendele hindamistele, mis on ette nähtud Vastavalt E-kiri 2.6 ekspert seire-ja hindamiskavas. Konsulteerib hankekomisjoni moodustamiseks PO-dega, RM RO-ga ja vajadusel Šveitsi EŠK toetuste bürooga, kui nii näeb ette kinnitatud seire-ja hindamiskava. seire- ja hindamisk avas ette nähtud tähtajale 2. EŠK programmi Lisab hankekomisjoni käskkirja eelnõu DHS-i. 2 tp Käskkirja eelnõu DHS-s 2.7 ekspert 2. TAO piiriülese Kooskõlastab hankekomisjoni käskkirja eelnõu DHS-s. 2 tp Kooskõlastatud 2.8 koostööprogrammide hankekomisjoni käskkirja korraldamise talituse eelnõu DHS-s juhataja/ TAO piiriülese koostööprogrammide korraldamise talituse jurist/ TAO OJ 2. RKÜ juht Allkirjastab digitaalselt hankekomisjoni käskkirja DHS-s. 2 tp Digitaalselt allkirjastatud 2.9 hankekomisjoni käskkiri DHS- s 2. EŠK programmi Saadab hankekomisjoni käskkirja hankekomisjoni liikmetele teadmiseks. 2 tp E-kiri 2. ekspert 10 2. EŠK programmi Teavitab Šveitsi toetuste bürood hankekomisjoni asutamisest vajaduse korral kui nii näeb ette EŠK seire-ja Vastavalt E-kiri salvestatud X kettale 2. ekspert hindamiskava. EŠK 11 seire- ja hindamisk ava tähtajale 2. EŠK programmi Korraldab riigihanke vastavalt RTK hankekorrale. Saadab riigihanke alusdokumendid ja pakkumused Vastavalt Riigihanke alusdokumendid ja 2. ekspert hankekomisjonile. RTK pakkumused ning e-kirjad 12 hankeplaa säilitatud X kettal nile ja EŠK seire- ja hindamisk avale 2. Hankekomisjon Hindab pakkumusi ja valib välja programmi mõju hindaja. Vastavalt Hindamisprotokoll X-kettal 2. RTK 13 hankeplaa nile ja EŠK seire- ja hindamisk avale 2. EŠK programmi Korraldab hankelepingu allkirjastamise vastavalt RHS-le ja RTK hankekorrale. Vastavalt Allkirjastatud hankeleping X- 2. ekspert RHS-le ja kettal 14 RTK hankekorr ale 2. Sõltumatu hindaja Viib läbi hindamise, koostab hindamise vahearuande/lõpparuande eelnõu ning esitab selle RKÜ-le. Vastavalt E-kiri 2. /välisekspert hankelepin 15 gus seatud tähtaegad ele  2. EŠK programmi Saadab hindamise vahearuande/lõpparuande eelnõu PO-dele/ RM RO-le/ vajadusel Šveitsi toetuste Vastavalt E-kiri 2. ekspert büroole kommenteerimiseks. hankelepin 16 gus seatud tähtaegad ele 2. PO-d/ RM RO/ Kooskõlastavad hindamise vahearuande/lõpparuande eelnõu, kui see vastab nõuetele. Puuduste korral esitavad Vastavalt Kommenteeritud vahearuanne 2. vajaduse korral Šveitsi kommentaarid EŠK programmi eksperdile. hankelepin /lõpparuanne; E-kiri 17 toetuste büroo gus seatud tähtaegad ele 2. EŠK programmi Koondab kommentaarid hindamise vahearuande/lõpparuande eelnõu kohta. Edastab märkused hindajale. Vastavalt X-kettal 2. ekspert hankelepin 18 gus seatud tähtaegad ele 2. Sõltumatu hindaja Vormistab hindamise vahearuande/lõpparuande lõppversiooni ja esitab selle RKÜ-le. Vastavalt E-kiri 2. /välisekspert hankelepin 19 gus seatud tähtaegad ele 2. EŠK programmi Kontrollib, kas hindamise vahearuande /lõpparuande lõppversioon vastab nõuetele ning edastab selle RM RO-le 10 tp Vahearuande/lõpparuande 2. ekspert kooskõlastamiseks. jooksul lõppversioon X-kettal 20 2. RM RO Kooskõlastab hindamise vahearuande/lõpparuande lõppversiooni. 5 tp E-kiri 2. jooksul 21 2. EŠK programmi Korraldab hindamise vahearuande/lõpparuande ja tööde vastuvõtmise akti allkirjastamise. 10 tp DHS-s 2. ekspert jooksul 22 2. EŠK programmi Esitab allkirjastatud hindamise vahearuande/lõpparuande PO-dele ning RM RO-le. 10 tp E-kiri salvestatud X kettale 2. ekspert jooksul 23 pärast hindamise vahearuan de /lõpparuan de vastuvõtmi st 2. RM RO Edastab hindamise lõpparuande Šveitsi toetuste büroole koos juhtkonna kinnitusega. 3 kuu Lõpparuanne ja juhtkonna 2. jooksul kinnitus säilitatud vastavalt 24 pärast RM protseduuridele. hindamise lõpetamist 2. EŠK programmi Koostab järeltegevuste tabeli hindamise lõpparuande alusel ja edastab RM RO-le ning PO-dele järeltegevuste 5 tp Järeltegevuste tabel 2. ekspert otsustamiseks. jooksul OneDrive`s 25 pärast hindamise lõpparuan de saamist 2. PO-d/RM RO/ teised Annavad sisendi järeltegevuste tabeli koostamiseks. 10 tp Järeltegevuste tabel OneDrive 2. seotud osapooled `s 26 2. EŠK programmi Jälgib, et kõik kokku lepitud järeltegevused saaksid tehtud. Jooksvalt E-kiri salvestatud X kettale; 2. ekspert/ PO Täidetud järeltegevuste tabel 27 OneDrive`s 2. PO Saadab EŠK programmi eksperdile kinnituse järeltegevuste teostamise kohta. 10 tp E-kiri; Täidetud järeltegevuste 2. jooksul tabel OneDrive`s 28 pärast vastava järeltegevu se teostamist 2. EŠK programmi Tutvub järeltegevuste kinnitustega. Teavitab TAO piiriülese koostööprogrammide korraldamise talituse juhatajat, 2 tp E-kiri X kettal 2. ekspert TAO OJ-t, RKÜ juhti ja RM RO-d, kui kõik järeltegevused on lõpetatud. jooksul 29 [ ] 2021-2027 perioodil EL struktuurivahendite hindamiste koondaruande esitamist ei ole ette nähtud Euroopa Komisjonile. 2.3.8. Rahastamisvahendite aruannete kontroll Protsessiomanik TAO toetuste korraldamise talituse finantsinstrumentide ekspert Protsessi käigus on KA/RÜ finantsinstrumentide eksperdil õigus küsida rahastamisvahendi rakendajalt täiendavaid rakendamist puudutavaid dokumente vastavalt rahastamisvahendi rahastamislepingule (edaspidi rahastamisleping). Rahastamisvahendi rakendaja peab teavitama viivitamata RTK-d rahastamisvahendi elluviimise ajal ja pärast lõppemist kõigist asjaoludest, mis võivad mõjutada rahastamisvahendi elluviimist või rahastamisvahendi rakendaja võimet täita rahastamislepingus sätestatud kohustusi. Protsessi raames sündmuste andmekorje toimub vastavalt TPK protsessipunktile 3.2.5. Andmekorje protsess, finantsinstrumentide ekspert on SIS koordinaatori rollis. Nr Vast Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontr utaja olljälg 1._Projekti aruande kontrollimine 1.1 TS Täidab projekti aruande vormi SFOS-s (sh. SIS-s). Esitab aruande vastavalt rahastamislepingus seatud tähtaegadele. Vastavalt Aruan (raha tingimustele de stami vorm svahe SFO ndi Ss raken daja) 1.2 Finan Kui rahastamisvahendi rakendaja ei ole aruannet tähtaegselt esitanud, saada meeldetuletuse kiri SFOS-s. 5 tp tähtajast Kiri tsinstr SFO umen S-s tide ekspe rt 1.3 Finan Kui rahastamisvahendi rakendaja ei esita meeldetuletuse järgselt aruannet, hinda vajadust algatada ettekirjutuse koostamise Vastavalt Etteki tsinstr protsess vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 1. Ettekirjutuse tegemise ja täitmise vajadusele rjutus umen kontrollimine. tide ekspe rt 1.4 Finan Projekti aruande esitamisel kontrolli aruande vormikohasust ning esitatud andmete õigsust ja täielikkust vastavalt Üldjuhul 15 Täide tsinstr rahastamislepingus sätestatud tingimustele "Rahastamisvahendi aruande kontroll-leht" (TPK Lisa 14) järgi. Veendu, et projektile tp jooksul tud umen määratud meetme tegevuse ülesed näitajad ja näitajate saavutatud väärtused on raporteeritud vastavalt näitajate metoodikale ning aruande KL tide veendu, et projekti näitajate saavutatud väärtused on õiged ja usaldusväärsed. Hinda vajadust erakorraliseks kohapealseks saamisest ekspe kontrolliks vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunkti 3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess punkti 2 alapunktile või vastavalt rt 2.5. Seejuures kontrolli, kas rikkumise kahtluse alusel menetlus (lisa põhjendus KL-le) on lõpetatud. rahastamisle pingu tingimustele 1.5 Finan Kui aruanne ei vasta tingimustele ning selles esineb puudusi või täpsustamist vajavaid asjaolusid, koosta puuduste kõrvaldamise 10 tp, Kiri tsinstr teade SFOS-s ja edasta see TS-le ning määra tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks. lisandub SFO umen vastamiseks S-s tide määratud ekspe tähtaeg rt üldjuhul kuni 10 tp 1.6 Finan Kui puudus ei ole kõrvaldatav või kui selgitused ei ole piisavad, tee märkus KL-le. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja Vastavalt p. Märk tsinstr järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2. 1.4 tähtaega used umen dele KL-l tide ekspe rt 1.7 Finan Veendu aruande kvaliteedis ja täida KL, sisesta KL SFOS-i ja vali aruande seisundiks „Kinnitatud“. Vastavalt p. Muud tsinstr 1.4 etud umen tähtaegadele SFO tide S ekspe seisu rt nd 1.8 Finan Kui kinnitasid lõpparuande pärast lõppmakset, siis märgi projekt SFOS-s lõpetatuks, andes projektile lõpetatud seisundi. 2 tp jooksul Lõpet tsinstr atud umen proje tide kt ekspe Seadista pärast projekti lõppu SFOS-i teavitus järelaruande esitamise kohta juhul, kui projektil on järelaruande esitamise kohustus. SFO rt S-s 2. Järelaruande kontrollimine 2.1 TAO Kui on nõutud järelaruande esitamine pärast projekti lõppu, siis TJ kontrollib, kas SFOSis on RTK poolne projekti koordineerija Töötaja SFO toetu määratud. lahkumisel S-s ste proje korral kti damis koord e ineerij talitus a e määr juhat atud aja 2.2 TS Täidab projekti aruande vormi SFOS-s (sh. SIS-s). Esitab aruande vastavalt rahastamislepingus seatud tähtaegadele. Vastavalt Aruan (raha tingimustele de stami vorm svahe SFO ndi S-s raken daja) 2.3 Finan Kui TS ei esita meeldetuletuse järgselt järelaruannet, hindab vajadust algatada ettekirjutuse koostamise protsess vastavalt TPK 3. 15 tp jooksul Etteki tsinstr peatüki alapeatüki 3.3 punktile 1 Ettekirjutuse tegemise ja täitmise kontrollimine. pärast rjutus umen tähtaja tide saabumist ekspe rt 2.4 Finan Kontrollib esitatud järelaruande andmete õigsust ja täielikkust vastavalt rahastamislepingus sätestatud tingimustele KL (TPK lisa 14) Vastavalt Täide tsinstr alusel. rahastamisle tud umen pingus KL tide toodud ekspe tähtaegadele rt 2.5 Finan Kui järelaruandes esineb puudusi või täpsustamist vajavaid asjaolusid, teavitab TS-t puudustest või küsimustest ning määrab 10 tp, Kiri tsinstr vajaduse korral puuduste kõrvaldamise või täiendava informatsiooni esitamise tähtaja. lisandub SFO umen vastamiseks S-s tide Kui puudus ei ole kõrvaldatav, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa määratud ekspe alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2. tähtaeg rt üldjuhul kuni 10 tp 2.6 Finan Kui järelaruandega esitatakse näitajate uuendatud saavutustase, veendub andmete õigsuses ja usaldusväärsuses. Vastavalt p. Näitaj tsinstr 2.4 tähtaega ate umen dele uuen tide datud ekspe saavu rt tustas e SFO S-s 2.7 Finan Teostab järelaruande kontrolli ja lisab selle kohta täidetud KL SFOS-i. Vastavalt p. KL tsinstr 2.4 tähtaega SFO umen dele S-s tide ekspe rt 2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess Protsessiomanik TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert Protsess kirjeldab seire korraldust rakendusmääruse artikli 1.6 ja 6.11 mõistes. Seire on protsess, mille raames jälgitakse programmi ja projektide rakendamise edenemist. Seire eesmärk on tagada kokkuleppeliste protseduuride täitmine, et saavutada määratletud väljundid ja tulemused ja identifitseerida õigeaegselt võimalikud probleemid ning võtta kasutusele korrigeerivad meetmed. Ülaltoodud eesmärgi saavutamiseks vastutab seire teostamise eest nii sisuliselt kui korralduslikult RKA koostöös RM-ga. Protsessipunkt kohaldub Norra/EMP programmidele ning ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele. Nr Vastutaj Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg a Norra-EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess 1. PO Koostab ja edastab oma programmi kohta seirearuande (aastaaruande) RKA-le. 1 kord aastas Ametlik kiri 15. jaanuariks DHS-s/ Sharepointis 2. Norra Hindab aruande vastavust FMO poolt kehtestatud nõuetele ja edastab selle teistele asjaomastele ametnikele 10 tp E-kiri /EMP (nt TMO, RM) kommenteerimiseks ja määrab tähtaja. Vajadusel korraldab osapoolte vahel kohtumise esile koordina kerkinud probleemide arutamiseks. Sharepointis ator 3. Norra Peale tagasiside saamist kujundab ühtse seisukoha, mis edastatakse PO-le e-kirja teel. 2 tp E-kiri /EMP koordina Sharepointis ator 4. PO Kui seirearuanne vajab parandamist, viib parandused sisse ja edastab RKA-le ametliku kirjaga parandatud 5 tp Ametlik kiri seirearuande. DHS-s/ Sharepointis 5. Norra Korraldab seirearuande kontrollimise asjasse puutuvate osapoolte vahel (nt TMO, RM) ning koostab RKA 3 tp E-kiri /EMP vastuse seirearuande kinnitamise kohta. koordina Sharepointis ator 6. PO Kinnitab seirearuande FMO infosüsteemis. 1 kord aastas Kinnitatud 15. veebruariks seirearuanne infosüsteemis Grace/ Sharepointis 7. FMO Võib esitada kommentaare ja ettepanekuid PO-le ja RKA-le kahe kuu jooksul programmi seirearuande 2 kuud kättesaamisest. Juhul kui FMO ei vasta kahe kuu jooksul, siis loetakse aruanne kinnitatuks. Kinnitatud seirearuanne infosüsteemis Grace/ 8. PO Edastab saadud FMO kommentaarid RKA-le koos täiendatud aastaaruandega. Osapoolte E-kiri vahel kokkulepitud Sharepointis tähtajaks 9. Norra Veendub, et PO on täiendanud aastaaruannet vastavalt FMO kommentaaridele. Vajadusel kaasab teisi 5 tp E-kiri /EMP asjaomaseid ametnikke (nt TMO, RM). Kui midagi vajab selgitamist, võtab ühendust PO-ga. koordina Sharepointis ator 1 PO Kinnitab täiendatud seirearuande FMO infosüsteemis. Osapoolte Täiendatud 0. vahel seirearuanne kokkulepitud kinnitatud tähtajaks infosüsteemis Grace/ Sharepointis 2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess Protsessiomanik TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert Protsess kirjeldab TAO tegevusi rakendusmääruse artiklis 2.6 nõutud strateegilise aruande koostamisel. Strateegilise aruande arutelu ning selle kinnitamine toimub doonorite poolt aastakoosolekul. Strateegiline aruanne esitatakse FMO-le vähemalt 2 kuud enne aastakoosolekut. Strateegiline aruanne koosneb Norra/EMP finantsmehhanismi programmide, kahepoolsete suhete ja tehnilise abi fondi rakendamise, riskide ja nende maandamistegevuste ning saavutatud tulemuste ülevaatest ja hinnangust (v.t rakendusmääruse artikkel 2.6), aruande vormi annab ette FMO. Protsessipunkt kohaldub Norra/EMP programmile ja ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele. Nr Vastut Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg aja 1. Strateegilise aruande koostamine 1.1 Norra Koostab programmide aasta seirearuannete ja/või PO edastatud info põhjal doonorite etteantud vormil 1 kuu Strateegiline aruanne /EMP Norra/EMP finantsmehhanismi kohta ühe strateegilise aruande. Sisend strateegilisse aruandesse antakse infosüsteemis Grace/ koordin asjasse puutuvate osapoolte poolt (nt TAO, TMO, RM jt) määratud tähtajaks. aator Sharepointis Koostamist alustatakse hiljemalt 3 kuud enne aastakoosolekut. Esitatavad andmed peavad olema mitte rohkem kui kuu aega vanad. 1.2 Norra Peale sisendi saamist, uuendab strateegilise aruande ning vajadusel korraldab kohtumise lahtiste teemade 5 tp E-kiri Sharepointis /EMP läbi arutamiseks. Edastab lõpliku aruande RKA juhile kooskõlastamiseks. koordin aator 1.3 RKA Kooskõlastab strateegilise aruande. Juhul kui aruanne vajab täiendamist, saadab aruande koordinaatorile 3 tp E-kiri Sharepointis juht tagasi ja protsess jätkub punktis 1.2. 2. Strateegilise aruande FMO-le esitamine 2.1 Norra Edastab FMO infosüsteemi (Grace) kaudu FMO-le strateegilise aruande hiljemalt 2 kuud enne Norra/EMP 1 tp Strateegiline aruanne /EMP aastakoosoleku toimumist juhul kui ei ole teisiti kokku lepitud. infosüsteemis Grace; koordin aator Teavitab e-kirjaga kõiki teisi asjasse puutuvaid osapooli (aastakoosolekul osalejaid) strateegilise aruande e-kiri Sharepointis esitamisest. 2.2 FMO Võib esitada kommentaare ja ettepanekuid strateegilisele aruandele aastakoosolekuks. 2 kuud E-kiri Sharepointis 2.3 Norra Vajadusel muudab strateegilist aruannet FMO infosüsteemis (Grace) arvestades aastakoosolekul toodud 2 tp peale Muudetud /EMP märkusi. aastakoosoleku strateegiline aruanne koordin protokolli infosüsteemis Grace aator kinnitamist /Sharepointis 2.4 FMO Kinnitab lõpliku strateegilise aruande FMO infosüsteemis (Grace). Vastavalt FMO Kinnitatud protseduuridele strateegiline aruanne infosüsteemis Grace 2.5 Norra Edastab kommunikatsioonispetsialistile lõpliku kinnitatud strateegilise aruande koos aastakoosoleku lõpliku 1 kuu jooksul E-kiri; Strateegiline /EMP kooskõlastatud protokolliga, et see üles laadida kodulehele www.rtk.ee (https://www.rtk.ee/toetusfondid-ja- peale aruanne RTK koordin programmid/teised-programmid/euroopa-majanduspiirkonna-ja-norra-toetused) aastakoosoleku kodulehel aator protokolli kinnitamist 2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Šveitsi-Eesti koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess Protsessiomanik 1. punktis TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert (Norra/ EMP) 2. punktis TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert (EŠK) Protsess kirjeldab TAO tegevusi Norra/EMP finantsmehhanismi rakendusmääruse artikkel 2.7 kohase aastakoosoleku korraldamisel ning EŠK aastakoosoleku korraldamisel EŠK rakendusmääruse artikkel 3.9 järgi. Norra/EMP finantsmehhanismi aastakoosolek korraldatakse NMFA/FMC ja RKA vahel ning selle eesmärk on anda ülevaade finantsmehhanismide rakendamise efektiivsusest ja kvaliteedist ning et otsustada vajadusel täiendavate tegevuste üle, et rakendamist edendada. Eesti ja Šveits peavad aastakoosolekuid EŠK regulatsiooni artikkel 3.9 alusel, et tagada EŠK tulemuslikkus ja et arutada EŠK aastaaruannet (vt artikkel 3.11) ning see kinnitada, hinnata tehtud edusamme ja seonduvaid riske ning esitada eelseisva aasta vaheeesmärgid. Nr Vastuta Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg ja 1. Norra/EMP finantsmehhanismi aastakoosoleku korraldamine 1.1 Norra/ Lepib FMO-ga kokku aastakoosoleku toimumise kuupäeva vähemalt 4 kuud enne aastakoosoleku toimumist. 1 kord aastas E-kiri EMP (jaanuar- koordin veebruar) Sharepointis aator 1. Norra/ Koordineerib aastakoosoleku päevakorra kokkuleppimist (lõplik versioon peab olema kinnitatud vähemalt 1 nädal enne Pidev E-kiri 2. EMP koosoleku toimumist) ja materjalide ettevalmistust FMO-ga vastavalt FMO poolt esitatud või siseriiklikult tõstatunud protsess 4 koordin teemadele. Teavitab RKA juhatajat ja asjaomaseid ametnikke koosoleku toimumise ajast ning päevakorrast. Edastab RM- kuu vältel Sharepointis aator le ülesande korraldada programmide tulemusi kajastava päevakorra punkti materjalide ettevalmistamine. 1. RM RO Vastavalt vajadusele valmistab ette ettekande sotsiaalmajanduslike trendide ja hindamiste teemal ning annab Vastavalt Ettekanne 3. aastakoosolekul ülevaate. Norra/EMP Sharepointis koordinaatorig a kokku- lepitud aegadele 1. Kommu Vastavalt vajadusele valmistab ette ettekande teavituse ja kommunikatsiooni teemal ja annab aastakoosolekul ülevaate. Vastavalt Ettekanne 4. nikatsio Norra/EMP Sharepointis oni- koordinaatorig spetsiali a kokku- st lepitud aegadele 1. Progra Vastavalt vajadusele valmistab ette ettekande oma programmi osas ja annab aastakoosolekul ülevaate. Vastavalt Ettekanne 5. mmi Norra/EMP Sharepointis Operaat koordinaatorig or a kokku- lepitud aegadele 1. Norra Korraldab RKA juhataja ja teiste koosolekul osalevate ametnike päevakorra ja ettevalmistatud materjalidega kurssi Vähemalt 1 E-kiri 6. /EMP viimise. koosolek 4 koordin kuu vältel aator 1. Norra Korraldab koosoleku tehnilise poole ja vajadusel kohakülastused. Pidev E-kiri 7. /EMP protsess 4 koordin kuu vältel Sharepointis aator 1.8 Norra Saadab e-kirjaga ametliku kutse aastakoosolekul osalemiseks koos lõpliku kinnitatud päevakorraga kõigile osalejatele. Hiljemalt 1 E-kiri /EMP nädal enne koordin aastakoosole Sharepointis aator ku toimumist 1. Norra Koostab koosoleku protokolli ja edastab selle osalenutele kommenteerimiseks/ kooskõlastamiseks. Peale kommentaaride 4 nädala Protokoll ja 9. /EMP saamist, täiendab/parandab vajadusel protokolli ja edastab lõpliku protokolli kinnitamiseks. jooksul peale e-kiri koordin koosoleku Sharepointis aator toimumist 1. Norra Edastab kommunikatsioonispetsialistile kooskõlastatud protokolli koos lõpliku kinnitatud strateegilise aruandega, et see 1 kuu jooksul E-kiri; 1 /EMP üles laadida kodulehele www.rtk.ee (https://www.rtk.ee/toetusfondid-ja-programmid/teised-programmid/euroopa- peale materjalid 0. koordin majanduspiirkonna-ja-norra-toetused) protokolli aator kinnitamist RTK kodulehel 1. Norra Koordineerib aastakoosoleku toimumise järgselt RKA-le esitatud märkustele vastamise. Teavitab kahepoolsete suhete Vastavalt E-kiri 1 /EMP fondi juhtkomisjoni nii märkustest kui rakendatavatest meetmetest. vajadusele 1. koordin Sharepointis aator 2. EŠK aastakoosoleku korraldamine 2.1 EŠK Koostab aastakoosoleku päevakorra projekti ja esitab selle Šveitsi toetuste büroole kooskõlastamiseks. hiljemalt 20 E-kiri program tööpäeva mi enne ekspert aastakoosole kut 2.2 Šveitsi Kooskõlastab aastakoosoleku päevakorra ja lisab vajadusel parandusettepanekud. 5 tööpäeva E-kiri toetuste jooksul büroo 2.3 EŠK Vajadusel täiendab aastakoosoleku päevakorda. hiljemalt 15 E-kiri program tööpäeva mi enne ekspert aastakoosole kut 2.4 EŠK Teavitab RKÜ juhti ja asjaomaseid ametnikke koosoleku toimumise ajast ning päevakorrast. Lepib Šveitsi toetuste hiljemalt 15 Päevakord program bürooga kokku, kuidas teavitatakse osalejaid lõplikust päevakorrast ja edastatakse neile päevakord, osalejate nimekiri tööpäeva ja koosoleku mi ning koosoleku töödokumendid ja tegutseb vastavalt kokkulepitule. Kutsub vajadusel EŠK aastakoosoleku vaatlejateks enne töödokumen ekspert esindaja EK esindusest ja EMP/Norra programmi koordinaatori ning PO-d või muude institutsioonide aastakoosole did esindajad. kut salvestatud X kettale 2.5 EŠK Koordineerib aastakoosoleku korraldamist. Pidev E-kirjad program protsess 2 mi kuu vältel ekspert 2.6 RKÜ Juhib EŠK aastakoosolekut. Koosoleku EŠK juht päeval aastakoosole ku päevakorras märgitud koosoleku juhataja 2.7 EŠK Koostab EŠK aastakoosoleku protokolli ja esitab aastakoosoleku protokolli Šveitsi toetuste büroole. 15 tööpäeva E-kiri program jooksul mi pärast ekspert aastakoosole ku toimumise kuupäeva. 2.8 Šveitsi Kommenteerib aastakoosoleku protokolli. 10 tööpäeva E-kiri toetuste jooksul büroo 2.9 EŠK Täiendab vajadusel aastakoosoleku protokolli. Saadab täiendatud protokolli kommenteerimiseks EŠK programmi 10 tööpäeva E-kiri program aastakoosolekul osalejatele. jooksul mi ekspert 2. EŠK Kommenteerivad aastakoosoleku protokolli. 10 tööpäeva E-kiri 10 program jooksul mi aastako osolekul osalejad 2. EŠK Täiendab vajadusel aastakoosoleku protokolli. Saadab aastakoosolekul osalejatele lõpliku aastakoosoleku protokolli ja 10 tööpäeva E-kiri 11 program registreerib protokolli DHS-s. jooksul mi EŠK ekspert aastakoosole ku protokoll DHS-s registreeritud 2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess Protsessiomanik TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert Protsessipunkt kohaldub Norra/EMP programmile ja ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll jälg 1. PO Edastab e-kirja teel RKA-le kutse osaleda koostöö komisjonis koos koosoleku päevakorraga. 1-2 kuud enne E-kiri koosoleku toimumist Sharepo intis 2. Norra/EMP Edastab kutse koos vastavate materjalidega e-kirja teel edasi teistele TAO, TMO, ja teistele asjakohastele ametnikele 5 tp jooksul E-kiri koordinaator ja küsib sisendi päevakorra punktide suhtes RKA seisukoha kujundamiseks ning määrab tähtaja vastamiseks. kutse saamisest 3. Norra/EMP Vormistab RKA seisukoha arvestades saadud sisendit. Vajadusel korraldab kohtumise eelpool nimetatud osapoolte 5 tp jooksul E-kiri Koordinaat vahel, et jõuda ühisele arvamusele. Kooskõlastab seisukoha TAO juhatajaga. sisendi saamisest or Sharepo intis 4. Norra/EMP Osaleb programmi koostöö komisjonis vaatlejana ning esitab vajadusel RKA seisukoha. 1 tp E-kiri koordinaator Sharepo intis 5. PO Edastab kohtumise protokolli kooskõlastamiseks. 2 nädala jooksul E-kiri peale kohtumist Sharepo intis 6. Norra/EMP Edastab protokolli vastavate materjalidega e-kirja teel teistele asjakohastele ametnikele infoks ja küsib kommentaare 3 tp E-kiri koordinaator ning määrab tähtaja vastamiseks. 7. Norra Juhul kui protokollile on kommentaare, edastab need e-kirjaga PO-le. PO poolt E-kiri /EMP sätestatud koordinaator tähtajaks Sharepo int 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess Protsessiomanik TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve riskiekspert Protsessi eesmärgiks on tuvastada KA/RKA/RTK/RKÜ JKS riskid[1], hinnata nende jääkriski taset, leppida kokku maandustegevused ning jälgida maandustegevuste elluviimist; tagada ülevaate olemasolu struktuurivahendite, Norra/EMP ja EŠK valdkonna administratsiooniülestest riskidest ning vajalike maandusmeetmete elluviimine vastavalt kokku lepitud tähtaegadele. Norra/EMP rakendusmääruse artiklist 5.3 paragrahvist 3 tuleneb RKA kohustus juhtimis- ja kontrolli süsteemi riske pidevalt ja struktureeritult hinnata ning võtta kasutusele asjakohased meetmed probleemide lahendamiseks. Perioodil 2021-2027 ÜSM_2021 artikkel 74 alusel juhtimiskontrollid peavad olema riskipõhised ja proportsionaalsed eelnevalt kirjalikult kindlaks määratud riskidega. RKÜ tagab toetusmeetmete kvaliteedi ja edenemise ning selleks hindab RKÜ korrapäraselt EŠK käigus tekkivaid riske ja rakendab kõiki vajalikke meetmeid riskide maandamiseks vastavalt EŠK rakendusmääruse artikli 3.3 punktile 6. RKÜ viib läbi riskipõhiseid kohapealseid seiretoiminguid vastavalt EŠK rakendusmääruse artiklile 10.2. Riskide hindamisel ja juhtimisel lähtutakse KA/RKA/RKÜ koostatud dokumendist „Juhis toetuste valdkonna riskide hindamiseks ja juhtimiseks“. Protsessi korrektse ja tähtaegse elluviimise eest vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus, kaasates tegevuste elluviimisesse vajalikud osapooled. RM hindab riske KA/RKA/RKÜ riskihindamise töögrupi koosseisus. TRO toetuste rakendajana osaleb KA/RKA/RKÜ üldises riskide hindamise protsessis. Täiendavalt vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus RTK poolt rakendavate toetusmeetmete meetmepõhise riskide hindamise eest. Meetme põhiseid riske hinnatakse vastavalt Meetmepõhise riskihindamise metoodikale (TPK Lisa 9) ning selle tulemused on aluseks RTK poolt rakendavates meetmetes valimipõhiste kontrollide kavandamiseks nii TRO-s kui TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituses. Vastavalt KAMINa juhendi punktile 3.2 taotluste vastavuse kontrolli raames tuleb RÜ-l tagada, et taotluste menetlemisel ja kontrollikohtade planeerimisel on arvestatud konkreetse taotlusvooru/meetme tegevuse spetsiifikaga, rikkumisvaldkondadega, toetuse taotleja riskitasemega jms. RÜ võib tugineda RA /PO esitatud riskide hindamise kontroll-lehele ning selle alusel kirjalikult taasesitatavas vormis (nt RA/PO esitatud riskitabeli eraldi veerus) otsustama kontrolli vajaduse ja ulatuse (s.h kahetasandilise kontrolli vajadus ja ulatus). Maandamistegevused tuleb rakendada, kui RA/PO on andnud mõnele riskile keskmise või kõrge riskiskoori. Riskide hindamise tulemusena võib RÜ otsustada, et teatud taotlejate ja/või partnerite puhul ei ole kõiki nõuded vaja sisuliselt kontrollida. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg 1. JKS riskide hindamine 1.1 TAO riskijuhtimise ja Koostab algava riskide hindamise tsükli kohta ajakava, milles sätestatakse peamised sammud koos Kord Riskide hindamise järelevalve talituse tähtaegade ja osalejatega riskide hindamise protsessis. Kooskõlastab selle TAO riskijuhtimise ja aastas ajakava järelevalve järelevalve talituse juhatajaga ja TAO juhatajaga. hiljemalt riskiekspert (edaspidi j septemb ärelevalve riskiekspert) ri lõpuks 1.2 Järelevalve Teavitab RA-sid, RÜ-sid, PO-sid ning RM-i riskide hindamise protsessi algusest ning saadab välja 5 tp E-kiri riskiekspert vastava e-kirja koos riskide hindamise ja juhtimise juhisega ning konkreetse ajakavaga. Vajadusel kutsub jooksul kokku riskide hindamise avakoosoleku. peale ajakava RTK siseselt lepib KA/RKA/RKÜ riskihindamise töögrupi koosseisu kokku TAO, TMO ja TRO kokkule juhatajatega. Kaasab ISO esindajad ning RM-i KA/RKA/RKÜ töögruppi. Edastab sama informatsiooni KA ppimist /RKA/RKÜ riskihindamise töögrupi liikmetele. 1.3 Riskihindamise Sõnastab järgneva kalendriaasta riskid koos toimivate kontrollisüsteemide kirjeldusega. Kokkule Riskid sõnastatud töögrupp pitud Sharepointis tähtajaks 1.4 Järelevalve Koostab riskihindamise töögrupi liikmetelt saadud riskide loetelu põhjal esialgse riskide nimekirja. 10 tp Riskide nimekiri riskiekspert Seejärel kutsub kokku riskihindamise töögrupi liikmete kohtumise, kus vaadatakse üle riskide nimekiri, koostatud korrigeeritakse sõnastust ning lepitakse kokku nimekiri riskidest, mida hakatakse hindama. Vormistab Sharepointis kohtumise järel hindamisele mineva riskide nimekirja. 1.5 Järelevalve Kutsub kokku riskihindamise töögrupi riskide hindamiseks. 3 tp E-kiri riskiekspert 1.6 Riskihindamise Hindab ühise arutelu käigus järgneva kalendriaasta suhtes kaardistatud riskide jääkriski (st riski Kokkule Riskide jääkrist töögrupp hindamisel võetakse arvesse olemasolevaid kontrollisüsteeme selle riski maandamiseks) kokkulepitud pitud hinnatud ja metoodika alusel. Lõplikud jääkriski tasemed lepitakse kokku konsensuse teel. Sõnastab oluliseks tähtajaks maandusmeetmed hinnatud riskidele maandusmeetmed ning lepib kokku tähtajad ja vastutajad. sõnastatud Sharepointis 1.7 Järelevalve Vormistab kohtumise järel lõpliku KA/RKA/RKÜ riskide tabeli koos maandusmeetmete, vastutajate ja 5 tp KA/RKA/RKÜ riskiekspert tähtaegadega, kooskõlastades see TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning TAO riskide tabel koos juhatajaga. Vajadusel küsib täpsustusi riskihindamise töögrupi liikmetelt. maandusmeetmeteg a Sharepointis; E-kiri Salvestab tabeli Sharepointi vastavasse kausta ning saadab töögrupi liikmetele lingi selle asukohaga. 1.8 Järelevalve Koondab RA-telt, RÜ-telt ja PO-delt laekunud riskide hindamise tulemused ning ülevaate jooksval 10 tp Riskide hindamise riskiekspert kalendriaastal ellu viidud maandusmeetmete seisust. Analüüsib esitatud tulemusi, tuues välja tulemused administratsiooniülesed riskid ning teemad, mis vajaksid administratsioonisisest arutelu. koondatud Sharepointis Saadab tulemused TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale ning TAO juhatajale tutvumiseks. 1.9 Järelevalve Valmistab ette materjalid administratsioonisiseseks aruteluseminariks, kutsub kokku seminari ning juhib 5 tp E-kiri; Seminari riskiekspert seminari arutelu koostöös TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning TAO juhatajaga. materjalid 1. Järelevalve Sõltuvalt aruteluseminaril kokkulepitust täiendab vajadusel KA/RKA/RKÜ riskide hindamise kokkuvõtet. Novemb E-kiri; Täiendatud 10 riskiekspert Koostab lõpliku administratsiooniülese riskide hindamise tulemuste kokkuvõtte, mis sisaldab muuhulgas ri lõpuks KA/RKA/RKÜ ka KA/RKA/RKÜ riskide hindamise tulemusi. riskide hindamise kokkuvõte Esitab kokkuvõtte e-kirja teel RM, RA-te, RÜ-te ja PO-de riskide hindamise eest vastutavatele Sharepointis ametnikele/ töötajatele ning TAO, TRO, TMO ja ISO ametnikele/töötajatele ning KA/RKA/RKÜ ja AA juhile. Salvestab kokkuvõtte Sharepointi vastavasse kataloogi. Sisestab KA/RKA/RKÜ kriitiliseks ja kõrgeks hinnatud riskid, millele on kavandatud maandusmeetmed, JIRA-sse ning suunab need maandusmeetmete eest vastutavatele TAO, TRO, TMO või ISO ametnikele /töötajatele. 1. TAO valdkonna eest Täiendab toimivusanalüüsi koostamisel oma peatükki riskide hindamist puudutava informatsiooniga, Kokkule Täiendatud 11 vastutav ekspert kavandades asjakohased maandusmeetmed ka KA/RKA/RKÜ järgmise aasta tegevuskavasse. pitud toimivusanalüüs tähtajaks 1. Järelevalve Korraldab ja jälgib koostöös maandusmeetmete vastutajatega maandusmeetmete täitmist, tagades Jooksev E-kirjad; 12 riskiekspert seeläbi planeeritud maandusmeetmete tähtaegse rakendamise. tegevus maandusmeetmed tähtaegselt rakendatud 1. Järelevalve Küsib järgmise kalendriaasta augusti lõpuks RA-de, RÜ-de, PO-de ja RM tagasisidet riskide Kokku E-kiri 13 riskiekspert maandusmeetmete rakendamise seisust. lepitud tähtajaks 1. Järelevalve Koostab peale sisendi saamist hetkeseisu RA-de, RÜ-de, PO-de, RM-i ning RTK-siseste 10 tp E-kiri 14 riskiekspert maandusmeetmete rakendamise seisu kohta. Edastab selle ülevaatamiseks TAO riskijuhtimise ja maandusmeetmete järelevalve talituse juhatajale ning TAO juhatajale. rakendamise hetkeseisu ülevaatega 1. Järelevalve Kui maandustegevuste elluviimine ei ole toiminud kavandatud viisil, küsib vastutajatelt täiendavat infot Vastaval E-kiri 15 riskiekspert ning koostöös TAO riskijuhtimise ja järelevalve juhataja ning TAO juhiga otsustatakse vajalikud t täiendavad tegevused. vajadus ele 2. Meetmepõhiste riskide hindamine 2.1 Teenusekoordinaator Edastab riskieksperdile info perioodil 2021-2027 meetme riskihindamise vajaduse kohta enne avatud E-kiri vooru alustamist või enne käskkirja avaldamist ja muutmist. 2.2 Järelevalve Saades sisendi uue toetusskeemi ettevalmistamise või toetusskeemi muutmise kohta, lepib TRO TJ / 5 tp Toetusskeemi riskiekspert teenusekoordinaatoriga kokku konkreetse toetusskeemi riskihindamise ajakava ning töögrupi suuruse. riskihindamise ajakava Uue toetusskeemi ettevalmistamisel tutvub enne töögrupi määramist RA poolt koostatud meetme tegevuse riskihindamise tabeliga ja võtab võimaluse korral arvesse RA soovitusi meetmepõhiste riskide hindamisel RÜ-s. Toetusskeemi muutmisel tutvub enne töögrupi määramist toetusskeemi muudatuse sisuga ja otsustab riskihindamise vajaduse. 2.3 Teenusekoordinaator Kutsub kokku riskihindamise töögrupi riskide hindamiseks, sh võib teostada riskide hindamise iseseisvalt 5 tp E-kiri enne töögrupis ühiselt hindamist. 2.4 Riskihindamise Tutvub enne riskide hindamist toetusmeetme tingimuste ja hindamismetoodikaga. Kokkule Toetusmeetme töögrupp pitud riskid hinnatud Hindab ühise arutelu käigus toetusmeetme riske vastavalt meetmete riskihindamise metoodikale (TPK tähtajaks lisa 9). Kui riskid on eelhinnatud, vaadatakse üheskoos riskidele antud skoorid üle. Lõplik riskiskoor eeldefineeritud riskile lepitakse kokku konsensuse teel. Võimalusel kirjeldab igale riskile maandusmeetme, arvestades konkreetse meetme eripärasid ja antakse sisend I ja II tasandi kontrollifookusele. Juhul kui neid tuvastatakse, toob välja täiendava(d) riski(d) ja kavandab riski(de)le sobivad maandusmeetmed. 2.5 Järelevalve Vormistab kohtumise järel kokkuvõtte meetme riskihindamise tulemusest (riskiskoor, kontrolliulatus, 3 tp Riskihindamise riskiekspert täiendavad riskid vms) riskihindamise tabeli dokumenti ning lisab selle JIRA-sse. tabel JIRA-s Saadab riskihindamise tulemuse infoks JIRA kaudu teenusekoordinaatorile, TRO TJ-le ja vajadusel riskihindamise töögrupile. Riigiabi/VTA-ga seotud riskide tuvastamisel jätkub tegevus vajadusel muu hulgas protsessipunkti 3.2.7. punkti 1 alapunkti 1.1 kohaselt. 2.6 Järelevalve Juhul kui toetusmeetme riskihindamise tulemusel kohaldub toetusmeetmele II tasandi kontroll, alustab Kokkule Kontrollivalim; E-kiri riskiekspert tegevustega valmistada ette kontrollivalim. pitud tähtajaks Kooskõlastab valimi TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajaga, teavitab TRO TJ valimist. 2.7 TAO riskijuhtimise ja Kooskõlastab valimi ja määrab kontrolli teostamiseks järelevalve eksperdi(d). 5 tp E-kiri; Järelevalve järelevalve talituse eksperdid määratud juhataja  2.8 Järelevalve ekspert Sõltuvalt toetusmeetmele määratud kontrolli liigist teostab kontrolli kas makse kontrollina vastavalt TPK Kokkule Järelevalve 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunkti 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess alapunktidele 1.18 – 1.22 (Ma pitud eksperdi poolt kse menetlemise protsess) või kohapealse kontrollina vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunkti tähtajaks teostatud kontrolli "3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess" alapunktile 3 (Tegevuste kohapealse kontrolli dokumendid läbiviimine). vastavalt TPK alapeatükile 3.2. 2.9 Järelevalve Minimaalselt 1 kord aastas analüüsib meetme põhiselt teostatud kontrollide tulemusi, meetmes 1 kord E-kiri riskiekspert tuvastatud rikkumisi, auditi aruannetes tehtud tähelepanekuid ning sõltuvalt tulemustest otsustab meetme aastas tegevuse uue riskihindamise vajaduse, edastab info teenusekoordinaatorile e-kirja teel. [1] Administratsiooniülene riskide hindamine toimub vastavalt dokumendile „Juhis toetuste valdkonna riskide hindamiseks ja juhtimiseks“, hõlmates muuhulgas nii juhtimis- ja kontrollisüsteemide riskide hindamist kui ka pettuseriskide hindamist vastavalt Euroopa Komisjoni juhendis „Guidance Note of Fraud Risk Assessment and Effective and Proportionate Anti-Fraud Measures“ toodud soovitustele. Pettuseriskide hindamine viidi esmakordselt läbi 2015. a. 2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess Protsessiomanik KO kommunikatsioonispetsialist Protsessiga kirjeldatakse tegevusi, mis on vajalikud EL struktuurivahendite ja Norra-EMP kommunikatsioonistrateegia koostamiseks ja uuendamiseks ning EŠK teavitustegevuseks. KA koostab struktuurivahendite perioodi 2014-2020 rakenduskava kommunikatsioonistrateegia vastavalt ÜSM_2013 artiklile 116. Kommunikatsioonistrateegia lisana koostab KA strateegia elluviimiseks tegevuskava ja nimekirja administratsioonis kommunikatsiooni eest vastutajatest. Tegevuskava koostatakse aastapõhiselt ja uuendatakse igal aastal. Kommunikatsioonistrateegia ja selle lisad on järgimiseks nii KA-le kui ka RA-dele ja RÜ-dele. Kommunikatsioonistrateegia ja selle lisad, sh muudatused, kinnitab rakenduskava seirekomisjon KA ettepanekul. EL struktuurivahendite perioodil 2021-2027 sisaldub kommunikatsioonistrateegia rakenduskava alapeatükina. Vastavalt ÜSM_2021 artiklile 49 KA tagab, et RTK kodulehel oleks töötav perioodi 2021-2027 EL struktuurivahendite rakenduskava veebisait. KA-l on üks teabevahetuskoordinaator (ÜSM__2021 art 48.1), kelleks on KO kommunikatsioonispetsialist ametijuhendi alusel. Teabevahetuskoordinaator vastutab fondidest saadava toetuse nähtavus-, läbipaistvus- ja teavitamistegevuste eest. KA määrab igale fondile teabevahetus-ametniku. Struktuurivahendite ja õiglase ülemineku fondi teabevahetusametnikuks on RTK KO kommunikatsioonispetsialist ametijuhendi alusel. EMP/Norra toetuste puhul koostab RKA kommunikatsioonistrateegia vastavalt EMP ja Norra finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmääruse Artiklile 3.2 ja lisale 3 – teavitamis- ja avalikustamisnõuded. RKA peab esitama kommunikatsioonistrateegia hiljemalt pool aastat pärast MoU allkirjastamist. Kommunikatsioonistrateegia koostatakse aastapõhiselt. Kommunikatsioonistrateegia ja selle lisad on järgimiseks nii RKA-le kui ka PO-dele ning PO-d peavad koostama oma kommunikatsioonikava RKA kommunikatsioonistrateegia eesmärkidest lähtuvalt. EŠK puhul RKÜ koostab vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 13.2 teavituskontseptsiooni vastavalt artiklile 13.1 korraldab EŠK teavitustegevuse Eestis ning tagab, et elluviivad asutused täidavad oma kohustusi kooskõlas artikliga 13.3. RKÜ kommunikatsioonispetsialist tagab EŠK logo ja Šveitsi Konföderatsiooni logo korrektse kasutamise kõikidel koostööprogrammiga seotud teabe- ja teavitusmaterjalidel. Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele. Nr Va Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg stu taja 1. Struktuurivahendite rakenduskava kommunikatsioonistrateegia koostamine ja uuendamine perioodil 2014-2020 1.1 Ko Koostab kommunikatsioonistrateegia eelnõu koos lisadega koostöös RM RO, RA-de ja RÜ-de kommunikatsiooniametnikega ja Koostada uue OP- Kommunikatsioonistrateegi m uuendab vastavalt vajadusele. Kommunikatsioonistrateegia tegevuskava lisa koostab ühe kalendriaasta kohta ja uuendab iga- iga ja uuendamine a eelnõu mu aastaselt. vastavalt nik vajadusele ning atsi tegevuskava oo uuendada iga nis aasta detsembriks pet sial ist 1.2 Ko Edastab kommunikatsiooni-strateegia eelnõu koos lisadega või selle muudatused RM-le OP seirekomisjonile heakskiitmiseks Vastavalt Kommunikatsioonistrateegi m esitamiseks. seirekomisjoni a eelnõu mu toimumise nik ajakavale atsi oo nis pet sial ist 1.3 RM Lähtub OP seirekomisjoni korraldamise protsessist. Vastavalt Seirekomisjoni dokumendid seirekomisjoni toimumise ajakavale 1.4 Ko Edastab OP seirekomisjoni poolt kinnitatud kommunikatsioonistrateegia koos lisadega või selle muudatused RA-de ja RÜ-de Peale strateegia OP seirekomisjoni poolt m kommunikatsiooniametnikele ning avaldab selle ekstranetis. kinnitamist kinnitatud mu kommunikatsioonistrateegi nik a koos lisadega atsi ekstranetis; E-kiri oo nis pet sial ist 1.5 Ko Viib ellu kommunikatsioonistrateegia tegevuskavas kinnitatud KA tegevusi ning jälgib kommunikatsioonistrateegia tegevuskavas Jooksvalt Ülevaade m RA-dele, RÜ-dele pandud tegevuste elluviimist. Annab ülevaate iga-aastasel seirekomisjoni koosolekul aruandeaasta kommunikatsioonistrateegi mu tegevuskava elluviimisest. a tegevuskava elluviimisest nik atsi oo nis pet sial ist 2. Struktuurivahendite rakenduskava kommunikatsioonistrateegia koostamine ja uuendamine perioodil 2021-2027 2.1 Ko Koostab rakenduskava kommunikatsioonistrateegia peatüki koostöös RM RO, RA-de ja RÜ-de kommunikatsiooni-ametnikega ja Vastavalt EK-ga Rakenduskava m uuendab vastavalt vajadusele. kokku lepitud kommunikatsiooni- mu ajakavale strateegia peatükk RTK nik kodulehel atsi oo nis pet sial ist 2. Ko Koostab koostöös RA-dega teavitamistegevuste kava projektide kogumile, mis on strateegiliselt oluline ja kontrollib, et oleks Iga-aastaselt Teavitamistegevuste kava 2. m korraldatud perioodi 2021-2027 teavitusmääruse § 2 lõikes 4 nimetatud nõuetele vastav teavitamisüritus ning kaasab mu teavitusmääruse § 2 lõike 3 kohaselt EK. nik atsi oo nis pet sial ist 2.3 Ko Kui projekti kogumaksumus on üle 10 miljoni euro, siis KA poolt kontrollib, et oleks korraldatud teavitusmääruse § 2 lõikes 4 Enne projekti TS poolt esitatud teavitus m nimetatud nõuetele vastav teavitamisüritus ning kaasab teavitusmääruse § 2 lõike 3 kohaselt EK. lõppu ja KA poolt TS käest välja mu nõutud ürituse läbiviimist nik tõendavad dokumendid atsi (sh pressiteated, fotod oo jms) suhtekorralduse nis kaustas pet sial ist 3. Norra/EMP kommunikatsioonistrateegia koostamine ja uuendamine 3.1 Kom Koostab kommunikatsioonistrateegia eelnõu koos lisadega koostöös PO-de kommunikatsiooniametnikega ja uuendab vastavalt Kommunikatsiooni Kommunikatsioonistrateegi munik vajadusele. Kommunikatsioonistrateegia tegevuskava lisa koostab ühe kalendriaasta kohta ja uuendab iga-aastaselt. strateegia a suhtekorralduse Norra atsioo vastavalt kaustas nispet vajadusele ja sialist tegevuskava iga- aastaselt 3.2 Kom Edastab kommunikatsioonistrateegia eelnõu koos lisadega või selle muudatused FMO-le. Vastavalt E-kiri; registreeritud DHS-is munik vajadusele või iga- atsioo aastaselt nispet sialist 3. Kom Edastab kinnitatud kommunikatsioonistrateegia koos lisadega või selle muudatused PO-de kommunikatsiooniametnikele ning Peale E-kiri, registreeritud DHS- 3. munik avaldab selle EMP/Norra kodulehel. kommunikatsiooni- is. Strateegia kodulehel atsioo strateegia nispet kinnitamist sialist 3. Kom Viib ellu kommunikatsioonistrateegia tegevuskavas kinnitatud RKA tegevusi ning jälgib kommunikatsioonistrateegia Vastavalt Aastakoosoleku protokoll 4. munik tegevuskavas PO-dele pandud tegevuste elluviimist. Annab ülevaate aastakoosolekul aruandeaasta tegevuskava elluviimisest. aastakoosoleku kodulehel atsioo ajakavale nispet sialist 4. Eesti- Šveitsi koostööprogrammi (EŠK) teavitustegevus 4.1 EŠK teavituskontseptsiooni koostamine 4. Kom Koostab EŠK esialgse teavituskontseptsiooni (koos esimese aasta kommunikatsiooni aastakavaga) PO-de Programmi E-kiri 1.1 munik kommunikatsiooniametnikega ning saadab selle RKÜ programmi eksperdile. eksperdile saadab atsioo hiljemalt 15 nispet tööpäeva enne sialist aastakoosolekut 4. EŠK Tutvub EŠK esialgse teavituskontseptsiooniga (sh. esimese aasta kommunikatsiooni aastakavaga), lisab selle esimesse Hiljemalt 15 E-kiri; aastaaruande 1.2 progr koostööprogrammi aastaaruandesse ja edastab selle Šveitsi toetuste büroole hiljemalt koos aastaaruande materjalidega. tööpäeva enne materjalid salvestatud X ammi aastakoosolekut kettale CHF programmi ekspe kausta rt 4. Šveits Tutvub teavituskontseptsiooniga, annab teada, millistel üritustel büroo soovib osaleda ja saadab vajadusel Hiljemalt E-kiri ja või kommentaarid 1.3 i täiendusettepanekud kirjalikult või esitab kommentaarid hiljemalt aastakoosolekul. aastakoosolekul aastakoosoleku protokollis toetus te büroo 4. Aasta Kinnitavad EŠK teavituskontseptsiooni koos aastaaruandega aastakoosolekul. Aastakoosoleku Kinnitatud aastaaruanne 1.4 kooso toimumise ajal koos lekule teavituskontseptsiooniga kaasa säilitatud X kettal tud programmi CHF kaustas ja osapo avalikustatud RTK oled kodulehel. 4.2 EŠK teavitustegevuse koordineerimine EŠK teavitustegevuse koordineerimine toimub vastavalt EŠK regulatsiooni artikli 13.1 nõuetele. 4. Kom Avaldab teavitus- ja teabekäsiraamatus nimetatud teabe Eesti keeles ja inglise keeles RTK kodulehel https://www.rtk.ee Hiljemalt 20 tp Programmi teave RKÜ 2.1 munik /toetused-ja-taotlemine/toetusfondid-ja-programmid/sveitsi-eesti-koostooprogramm. pärast EŠK veebilehel atsioo töökorra nispet protsesside sialist jõustumist. 4. Kom Koostab igal aastal EŠK kommunikatsiooni aastakava programmi teavitustegevuse kohta (sh. koostöös PO-de Hiljemalt 20 tp E-kiri; JIRA task (manuses 2.2 munik kommunikatsiooniametnikega kuni programmperioodi lõpuni ning saadab selle teadmiseks EŠK programmi enne aastakava) atsioo eksperdile. Kommunikatsiooni aastakava peab sisaldama kõiki vastava aasta projektide ava-ja lõpuüritusi). Programmperioodi aastaaruande nispet viimane kommunikatsiooni aastakava peab sisaldama koostööprogrammi lõpuüritust. Loob vastava JIRA taski EŠK materjalide sialist kommunikatsiooni aastakava koostamiseks ja kaasab vajalikud osapooled. Saadab JIRA taskiga aastakava EŠK programmi esitamist Šveitsi eksperdile kommenteerimiseks ja esitab EŠK programmi eksperdile aastakava lõppversiooni. toetuste büroole 4. EŠK Tutvub EŠK kommunikatsiooni aastakavaga ja edastab selle Šveitsi toetuste büroole teadmiseks e-kirja teel ja küsib büroo Hiljemalt 15 E-kiri; aastaaruande 2.3 progr seisukohta, millistel üritustel büroo soovib osaleda. tööpäeva enne materjalid salvestatud X ammi aastakoosolekut kettale ekspe rt 4. Šveits Teavitab EŠK programmi eksperti, millistel üritustel büroo esindaja soovib osaleda. 15 tp jooksul E-kiri 2.4 i toetus te büroo 4. EŠK Tutvub Šveitsi toetuste büroo vastusega. Edastab kommunikatsioonispetsialistile info EŠK kommunikatsiooni aastakava 2 tp jooksul E-kiri 2.5 progr täiendamiseks (sh. info, millistel üritustel Šveitsi toetuste büroo esindaja soovib osaleda). ammi ekspe rt 4. Kom Salvestab EŠK kommunikatsiooni aastakava X kettale. Vajaduse korral täiendab EŠK kommunikatsiooni aastakava. Laeb üles Vastavalt E-kiri; EŠK 2.6 munik JIRA taski juurde muudetud aastakava ja JIRA kaudu teavitab EŠK kommunikatsiooni aastakava muutmisest. vajadusele kommunikatsiooni atsioo aastakava salvestatud KO nispet osakonna programmi CHF sialist kausta X kettal; JIRA task 4. EŠK Teavitab Šveitsi toetuste bürood kommunikatsiooni aastakavas muutunud sündmustest. Menetlus jätkub vastavalt punkti 4.2 2 tp jooksul E-kiri 2.7 progr alapunktile 4.2.4. ammi ekspe rt 2.3.15. Vaiete menetlemise protsess Protsessiomanik TAO toetuste korraldamise talituse õigusüksuse juht Protsessi eesmärgiks on tagada nende TRO otsuste või toimingute suhtes esitatud vaiete sõltumatu menetlemine ning vaideotsuste tegemine, kus vaide lahendaja pädevus on RTK-s. Antud protsessipunkti punkti 1 alapunktid 1.4-1.11 kohalduvad üksnes vaietele, mille lahendajaks on RTK. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljä lg 1. Vaide menetlemine 1.1 TS Esitab vaide RTK-le. Vastavalt Vaie e- vajadusele kirjaga 1.2 DHO Registreerib vaide DHS-is ja edastab selle TAO õigusüksuse juhile. 2 tp Vaie DHS- dokumendihal is; E- duse kirjaga spetsialist DHS teavitus 1.3 TAO Määrab juristi, kes hakkab vaiet lahendama. 1 tp E-kiri õigusüksuse juht 1.4 TAO jurist Kontrollib vaide vastavust HMS-s sätestatud nõuetele, kaasates vajadusel ja küsimuste tekkimisel algse otsuse ettevalmistaja. Puuduste korral 2 tp E-kiri palub need e-kirjaga vaide esitajal kõrvaldada. Edastab vaide e-kirja teel vaidlustatava otsuse ettevalmistanud järelevalve eksperdile ja TAO OJ-le või projekti- või teenusekoordinaatorile, TRO talituse juhatajale ja TRO OJ-le teadmiseks. Otsuse ettevalmistanud järelevalve eksperdil või TRO projekti-või teenusekoordinaatoril ning TRO talituse juhatajal on kohustus tutvuda vaidega ning kui vaides on esitatud vastuväited ja esinevad asjaolud, mis viitavad näiteks otsuse ettevalmistaja vigadele faktiliste asjaolude tuvastamisel või esitamisel, esitab ta juristile omapoolse seisukoha selliste asjaolude kohta. Kui vaide lahendajaks on ministeerium, edastab nõuetele vastava vaide e-kirja teel lahendamiseks ministeeriumile koos RTK seisukohaga vaidele ning vaide menetlus RTK-s lõpeb. Kui vaie ei vasta nõuetele ja vaides esinevaid puudusi ei ole kõrvaldatud, tagastab kirjaga vaide selle esitajale. 1.5 Projektikoordi Lisab vaide SFOS-i vastava projekti vaiete moodulisse. 1 tp Vaie naator/ SFOS-s teenusekoordi naator 1.6 TAO jurist Koostab vaideotsuse eelnõu, mille tegemiseks kuulab vajaduse olemasolul eelnevalt ära vaidlustatava otsuse ettevalmistaja arvamuse, ning 30 Vaideotsu teised vaide lahendamisega seotud asjaomased osapooled või kasutab arvamuse saamiseks välist eksperti. päeva se eelnõu; või pikendat E-kiri Kui vaidemenetluse asjaolusid ei ole võimalik 30 päevase tähtaja jooksul tuvastada võib vajadusel vaide lahendamise tähtaega pikendada, ud teavitades sellest vaide esitajat e-kirjaga. tähtaeg 1.7 TAO jurist Esitab läbi DHS-i vaideotsuse kavandi kooskõlastamiseks TAO õigusüksuse juhile ja TAO OJ-le ning allkirjastamiseks KA juhile. Eelseadistab 2 tp Vaideotsu DHS töövoo teadmiseks vaidlustatud otsusega seotud projekti- või teenusekoordinaatorile, järelevalve eksperdile ja TRO talituse juhatajale ning se eelnõu TRO OJ-le. DHS-is 1.8 KA juht Allkirjastab vaideotsuse. 3 tp Vaideotsu s allkirjastat ud DHS-is 1.9 TAO jurist Edastab vaideotsuse vaide esitajale elektrooniliselt läbi DHS-i, kui TS-ga ei toimu infovahetus e-toetuse keskkonna kaudu. Edastab vaideotsuse 2 tp Vaideotsu projektikoordinaatorile/teenusekoordinaatorile ja järelevalve eksperdile. s DHS-s TS-le edastatud; E-kiri 1. Projektikoordi Edastab vaideotsuse SFOS vahendusel TS-le, kui TS-ga toimub infovahetus e-toetuse keskkonna kaudu. 2 tp SFOS 10 naator/ teavitus teenusekoordi naator /järelevalve ekspert 1. TAO jurist Lisab vaideotsuse SFOS-i vastava projekti vaiete moodulisse ning vastava info vaiete koondtabelisse. 2 tp Vaideotsu 11 s SFOS-s 2. Otsuste vaidlustamine kohtumenetluses 2.1 DHO Registreerib kohtusse esitatud kaebuse DHS-is ja edastab TAO õigusüksuse juhile. 2 tp Kohtusse dokumendihal esitatud duse kaebus spetsialist registreerit ud DHS-is 2.2 TAO Määrab kohtuasja lahendava juristi ja edastab kaebuse seda lahendavale juristile. 2 tp E-kiri õigusüksuse juht 2.3 TAO Kohtukaebuse saabumisel teavitab kaebusest vaidlustatud otsusega seotud projekti-/teenusekoordinaatorit või järelevalve eksperti ning TRO 2 tp E-kiri kohtuasja talituse juhatajat, TRO OJ-t ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat. lahendav jurist 2.4 TAO jurist Kohtuotsuse tegemise järgselt tutvub kohtuotsuse sisuga ning informeerib ja suunab selle järelevalve eksperdile ning vajadusel TRO 2 tp E-kiri projektikoordinaatorile jätkutegevuste teostamiseks. 2.5 Järelevalve Vajadusel jätkab menetlust: vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 3 ning teostab vajalikud muudatused TPK 3. TPK 3. ekspert SFOS-s. peatüki osa alapeatü alapeatüki ki 3.3 p. 3.3 p.3 3 kontrolljälg tähtajad 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess Protsessiomanik ISO andmeanalüütik Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida SFOS kasutajakontode haldust, registri kasutamisel tekkivate probleemide menetlemist, rakenduskava/prioriteetse suuna/meetme/tegevuse kirjendamisest või selle muutmisest, registri andmekvaliteedi kontrollimise ning projekti andmete muutmist registris. Antud protsessipunkti punkt 7 kohaldub EL struktuurivahenditele ja Norra-EMP programmile ning ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele. SFOS andmekvaliteedikontrolli teostamine toimub vastavalt KA SFOS-i andmekvaliteedi kontrolli läbiviimise juhisele RÜ-dele. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg 1. SFOSi RTK-siseselt tavakontode loomise ja haldamise protsess 1.1 TRO töötaja/TAO Edastab info vahetule juhile kasutajakonto avamise vajaduse kohta. Jooksvalt E-kiri töötaja 1.2 TJ/OJ Hindab konto avamise/sulgemise vajadust lähtuvalt töötaja tööülesannetest ja edastab informatsiooni Jooksvalt E-kiri volitatud töötlejale, kes täidab RÜ administraatori ülesandeid, e-kirja teel. 1.3 RTK volitatud töötleja Loob infosüsteemi vajaliku konto/sulgeb konto ning lisab vajalikud õigused kontole. Jooksvalt SFOS-s avatud konto/suletud konto JIRA kanne 2. SFOS-i RÜ väliste kasutajakontode, RÜ administraatori kontode ja aruandlusmooduli tavakontode loomise, olemasoleva konto muutmise või sulgemise protsess 2.1 RTK väline volitatud Esitab KA/RKA/RKÜ juhatajale taotluse uue kasutajakonto loomiseks, olemasoleva konto muutmiseks või Jooksvalt E-kiri; vajadusel volikiri töötleja sulgemiseks. Uue konto loomise taotlusele lisab volikirja kohalduvate õigusaktidega tutvumise ja kasutajatunnuse saamise soovi kohta. 2.2 RTK TJ või OJ Kui RTK töötajal on tööülesannete täitmiseks vaja registris luua või sulgeda kasutajakonto või muuta Vastavalt E-kiri kasutajakonto õigusi, saadab töötaja otsene juht vastavasisulise palve koos taotleja poolt allkirjastatud vajadusele volikirjaga e-kirjaga SFOS kasutajatoele. 2.3 ISO rakenduse Tutvub taotlusega ja hindab konto loomise/muutmise/sulgemise põhjendust: 5 tp SFOS-i kasutajatoe pöördumiste administraator haldamise keskkond 1. Põhjendatud juhul loob struktuuritoetuse registrisse kasutajakonto, andes kasutajale taotletud rolli ja sisse logimise juhised ning lisab ka kasutajanime ja esialgse parooli, kui tegemist on aruandlusmooduli kontoga. Vastus taotlejale edastatakse elektroonselt. 2. Lisab loodud konto omaniku e-kirja aadressi registri teavituslisti [email protected]. 3. Kasutajakonto muutmise või sulgemise soovi korral muudab või sulgeb struktuuritoetuse registris oleva kasutajakonto ja edastab vastuse taotlejale elektroonselt. 4. Vaatlejaõiguste (ja teiste erandlike taotluste) korral võtab kooskõlastuse TAO ärianalüütikult. 3. Kasutajakontode inventuuri protsess 3.1 ISO rakenduse Selleks, et teostada kasutajakontode inventuuri saadab asutustele/osakondadele väljavõtted aktiivsetest 31. SFOS-i kasutajatoe pöördumiste administraator kontodest ning palub kinnitada kontode ja rollide kehtivust. Saadetud kirjad registreeritakse selleks ette detsembr haldamise keskkond nähtud pöördumiste haldamise keskkonnas. iks 3.2 RTK volitatud töötleja Kontrollib infosüsteemis olevate RTK kasutajakontode asjakohasust ja korrektsust ning teeb RÜ 31. RÜ kasutaja-kontode osas kasutajakontode osas vastavalt vajadusele parandused. jaanuariks tehtud parandused Kinnitab kontode asjakohasust ja edastab SFOS kasutajatoele info kontrolli tulemuste kohta. 3.3 ISO rakenduse Veendub, et volitatud töötlejad on 31. jaanuariks inventuuri teostanud ning registreerib vastused selleks ette 31. SFOS-i kasutajatoe pöördumiste administraator nähtud pöördumiste haldamise keskkonnas. jaanuariks haldamise keskkond 3.4 ISO rakenduse Viib nende rollide osas, mida volitatud töötlejad ise ei halda, sisse vajalikud muudatused tulenevalt volitatud 15. SFOS-i kasutajatoe pöördumiste administraator töötlejatelt saadud tagasisidele. veebruari haldamise keskkond ks 4. SFOS kasutajate palvete menetlemise protsess 4.1 Vastutav või volitatud Teavitab struktuuritoetuse registri kasutamisel tekkinud probleemist SFOS-i kasutajatuge (ISO rakenduse Jooksvalt E-kiri töötleja administraator) telefoni või e-kirja teel. 4.2 ISO rakenduse Registreerib telefoni või e-kirja teel kasutajalt laekunud palve pöördumiste haldamise keskkonnas (sh Jooksvalt SFOS-i kasutajatoe pöördumiste administraator projekti andmete muutmise palved) ja märgib selle pärast lahenduse saamist lahendatuks. haldamise keskkond 4.3 ISO rakenduse Lahendab teeninduspalve kuni 5 tööpäeva jooksul, pikema lahendustähtaja korral teavitab vastutavat või 5 tp SFOS-i kasutajatoe pöördumiste administraator volitatud töötlejat edasistest tegevustest ja sulgeb teeninduspalve. haldamise keskkond Kui lahendamise käigus selgub, et tegemist on süsteemi arendusvajadusega, registreerib arendusettepaneku arendustarkvaras. 4.4 ISO rakenduse Kui palvega soovitakse teha muudatust projekti andmetes, mida ei ole võimalik muuta kasutajal endal 2 tp SFOS-i kasutajatoe pöördumiste rakenduse kaudu, kooskõlastab palve enne selle rahuldamist TAO vastava valdkonna ekspertidega. haldamise keskkond administraator 4.5 TAO valdkonna Kui kasutaja pöördumine vajab pikemat lahendamist, siis koostöös TAO ärianalüütikutega võtab teema Jooksvalt E-kiri ekspert lahendada ja teavitab tulemusest SFOS kasutajatuge. 4.6 ISO rakenduse Edastab lahenduse probleemi esitajale. Jooksvalt SFOS-i kasutajatoe pöördumiste administraator haldamise keskkond 5. Teabenõude esitamise korral SFOS andmete väljastamise protseduur 5.1 Teabenõude esitaja Esitab kirjaliku teabenõude. Jooksvalt Kirjalik teabenõue 5.2 RTK Registreerib kirja DHS-is. Jooksvalt Registreeritud kiri DHS-is dokumendihalduse spetsialist 5.3 Vastutav töötleja Vastavalt teabenõudele väljastab registrist andmed kas elektroonselt või kirjalikult. „Avaliku Väljastatud andmed Avaliku teabe teabe seaduses” sätestatud korras; Vastuskiri seaduses DHS-is ” sätestatu d korras ja tähtaja jooksul. 6. Rakenduskava/prioriteetse suuna/meetme kirjendamine ja selle muutmine registris ja uue meetme tegevuse kirjendamine ja selle muutmine registris 6.1 RM RO/TAO Hindab struktuurivahendite andmete terviklikkust, arusaadavust, piisavust ja kooskõla kehtiva 2 tp Andmed läbi vaadatud rakenduskavaga ning edastab teabe SFOS kasutajatoele registrisse sisestamiseks. EMP ja Norra jooksul finantsmehhanismi osas teostab vastavaid toiminguid TAO RKA-na. EŠK osas teostab vastavaid toiminguid töö- TAO RKÜ-na. Riigieelarveliste ja teiste rahastusvahendite meetmete osas teostab vastavaid toiminguid ülesande vastutav TAO ärianalüütik. saamisest 6.2 RM RO/ TAO RKA-na Meetme tegevuse avamiseks hindab RM RO struktuurivahendite meetmete tegevuste kohta esitatud Vastavalt Andmed läbi vaadatud /TAO RKÜ-na/TAO andmete terviklikkust, arusaadavust, piisavust ja kooskõla kehtiva Vabariigi Valitsuse meetmete nimekirja, vajadusele ärianalüütik rakenduskava, toetuse andmise tingimuste ning EL määrustest tulenevate nõuetega, konsulteerides vajadusel RA/PO vastutava või volitatud töötlejaga. EMP ja Norra finantsmehhanismi osas teostab vastavaid toiminguid TAO RKA-na. EŠK osas teostab vastavaid toiminguid TAO RKÜ-na. Teiste rahastusvahendite meetmete osas teostab vastavaid toiminguid vastutav TAO ärianalüütik. 6.3 SFOS-i kasutajatugi Kasutajatugi avab uue rakenduskava, prioriteetse suuna või meetmete konto või muudab olemasolevat 2 tp SFOS-i kasutajatoe pöördumiste kontot registris vastavalt edastatud teabele. jooksul haldamise keskkond; Konto registris töö- Vooru avamiseks ja taotluste vastuvõtuks vajalike seadistuste ettevalmiste eest vastutab konkreetne RÜ, ülesande kes tugineb seadistamisel toetuse andmise tingimustele. saamisest 7. Administratsiooniülene SFOS andmekvaliteedi kontroll 7.1 ISO andmeanalüütik Algatab iga-aastaselt SV ja Norra/EMP administratsiooniülese andmekvaliteedi kontrollikohtade määramise Hiljemalt Tööülesanded antud SFOS ja analüüsimise. 31. märts andmekvaliteedi kontrolliks 7.2 ISO andmeanalüütik Küsib lähteülesandesse sisendit valdkondade eest vastutajatelt (TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse Vastavalt Sharepoint - Välisvahendid – SV 2014- riskiekspert, TAO valdkonna eksperdid ja RM RO nõunikud, Norra/EMP koordinaator). ajakavale 2020 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet/ Sharepoint - Välisvahendid – SV 2021-2027 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet 7.3 Valdkonna eest Kaardistab oma valdkonna andmeväljade riskid ja nendest tuleneva kontrollivajaduse. Sisendina saab Vastavalt Riskid kaardistatud vastutaja kasutada toimivusanalüüsi kontrollide raames saadud infot. Edastab kontrollivajaduse ISO andmeanalüütikul määratud e. tähtajale 7.4 ISO andmeanalüütik Koondab saadud sisendi. Vajadusel koostab/tellib kontrollide läbiviimiseks vajalikud kesksüsteemi Vastavalt Andmekvaliteedi kontroll teostatud; aruanded. Analüüsib, mida saab RTK süsteemiüleselt kontrollida ja teostab koostöös ärianalüütikuga ajakavale kontrolljälg Sharepointis - Välisvahendid vastava andmekvaliteedi kontrolli. – SV 2014-2020 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet/Sharepoint - Välisvahendid – SV 2021-2027 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet 7.5 ISO andmeanalüütik Kirjeldab läbi viidavate kontrollide info dokumenti „SFOS andmekvaliteedi kontrolli läbiviimise juhis RÜ-dele“ Juuli Sharepoint - Välisvahendid – SV 2014- ning edastab RÜ-dele ja TAO ärianalüütikule ning Norra/EMP puhul ka PO-dele koos nimetatud esimese 2020 – Järelevalve – SFOS dokumendiga SAP BO aruannetel põhinevad väljavõtted kontrollitavatest andmetest. nädala andmekvaliteet/Sharepoint - jooksul Välisvahendid – SV 2021-2027 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet 7.6 TAO ärianalüütik Koordineerib ja vastutab RTK-siseselt punktis 7.8 toodud andmekvaliteedi kontrollitoimingute eest ja Hiljemalt Andmekvaliteedi kontrolli-toimingud (RTK kontrolli vajadusel edastab TRO/TAO talituse juhile või kokkuleppel otse vastutavale RTK töötajale kontrolli 15. teostatud; teostaja) teostamiseks ülesande. Edastab tuvastatud vead toimingu eest vastutavale RTK töötajale korrigeerimiseks. septembr Vajadusel saadab andmete korrigeerimiseks palve SFOS kasutajatoele. iks E-kiri 7.7 TRO/TAO toimingu Teostab RTK konkreetsete andmete osas vajaliku andmekvaliteedi kontrolli ja/või vajadusel andmete Vastavalt Korrigeeritud andmed SFOS-s eest vastutav töötaja korrigeerimise lähtudes TAO ärianalüütiku edastatud ülesandele. TAO (järelevalve ekspert, ärianalüü projektikoordinaator, tiku teenusekoordinaator/ poolt Norra/EMP antud koordinaator) tähtajaks 7.8 TAO ärianalüütik Koostab RTK kontrollitoimingu kontroll-akti ja koondab kontrolli tähelepanekud. Kontrollakti lisadeks on 15. RTK kontrollitoimingu kontroll-akt tähelepanekuid ja kontrolljälge sisaldavad Exceli failid. Saadab kontroll-akti koos lisadokumentidega septembr koos tähelepanekute ja kontrolljälge kinnitamiseks TRO OJ-le. Kui Norra/EMP puhul kontrollitakse TAO vastutusvaldkonna tegevusi, siis TAO iks sisaldavate Exceli failidega OJ-le. 7.9 TRO OJ/ TAO OJ Tutvub RTK-s teostatud kontrollitoimingute dokumentidega, hindab vajadust jätkutegevusteks või teeb 15. Kinnitatud kontrolltulemus ettepaneku protsessi täiendamiseks. Kinnitab kontrolltulemuse. septembr iks 7. TAO ärianalüütik Edastab kinnitatud RTK kontrolltulemuse info (nii SV kui NORRA/EMP puhul) koos tähelepanekute ja 15. E-kiri 10 kontrolljälge sisaldavate Exceli failidega ISO andmeanalüütikule e-kirja teel. septembr iks 7. TAO ärianalüütik Jälgib ja tagab RTK andmekvaliteedi kontrolli tähelepanekute õigeaegse täitmise. 1. RTK andmekvaliteedi kontrolli 11 novembri tähelepanekud õigeaegselt täidetud ks 7. RÜ volitatud töötleja Teostab RÜ-s andmekvaliteedi kontrollid ning edastab kinnitatud kontrolltulemuse info (nii SV kui NORRA 15. E-kiri 12 (RTK väline) /EMP puhul) koos tähelepanekute ja kontrolljälge sisaldavate Exceli failidega ISO andmeanalüütikule e-kirja septemb teel. er 7. RÜ volitatud töötleja Parandab andmed (vajadusel SFOS kasutajatoe abil). 1. E-kiri 13 (RTK väline) novembri ks 7. ISO andmeanalüütik Juhendab vajadusel volitatud töötlejaid (sh TAO ärianalüütikut), veendub administratsioonis tehtavate Jooksvalt Kontrolli tulemused Sharepoint kaustas: 14 kontrollide läbiviimise ja andmete parandamise tähtaegsuses. Koondab kontrolli terviktulemused ning esitab Sharepoint - Välisvahendid – SV 2014- need valdkondade eest vastutajatele. 2020 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet/Sharepoint - Välisvahendid – SV 2021-2027 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet 7. Valdkonna eest Analüüsib administratsioonis läbiviidud andmekvaliteedi kontrolli tulemusi oma valdkonnas, kasutab saadud Vastavalt TAO ärianalüütikule edastatud info 15 vastutaja infot sisendina toimivusanalüüsis. Vajadusel algatab tööprotsesside või infosüsteemi andmete kogumise vajadusele väljade muudatuse edastades selleks info TAO ärianalüütikule. 7. ISO andmeanalüütik Koostöös valdkonna eest vastutajaga hindab vajadust anda RÜ-dele/PO-dele tagasisidet andmekvaliteedi Vastavalt Tagasiside andmekvaliteedi kontrolli 16 kontrolli koondtulemuse kohta. vajadusele tulemuste kohta edastatud; Sharepoint - Välisvahendid – SV 2014-2020 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet/Sha repoint - Välisvahendid – SV 2021-2027 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess Protsessiomanik Punkti 1 " SFOS-i arendusvajaduste algatamine " protsessiomanik – TAO toetuste infosüsteemi tootejuht Punkti 2 "SFOS-i tarkvara muudatuste elluviimine" protsessiomanik – ISO projektijuht Protsessiga reguleeritakse SFOS muudatuste ja väiksemate arendustööde algatamist, teostust, üleandmist ning tarkvara uuendamist toodangu keskkonnas. Suuremate SFOS arenduste puhul lähtutakse Rahandusministeeriumi valitsemisalas kehtivast asutuse ja RMIT-i vaheline IT teenuste arendamise põhimõtetest. Link: https://confluence.rmit.ee/pages/viewpage.action?pageId=150396521 Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrol ljälg 1. SFOS-i arendusvajaduste algatamine 1.1 Algataja Esitab SFOS-i kasutajatoele ([email protected]), muudatus- või arendusettepaneku kokku lepitud vormil e-kirjaga. Vastav Jooksv SFOS-i vorm on avalikustatud RTK kodulehel. alt kasutaj atoe pöördu miste haldami se keskko nd 1.2 SFOS kasutajatugi Lisab arendusettepaneku TAO ärianalüütikute poolt peetavasse elektroonilisse ettepanekute nimistusse JIRA-s. Jooksv JIRA (ISO rakenduse Arendusettepanekud võivad olla nimistusse lisatud ka TAO ärianalüütikute, ISO SFOSi projektijuhi või RMIT poolt. alt administraator) 1.3 TAO ärianalüütik Jälgib jooksvalt esitatud arendusettepanekuid ja valmistab tehniliselt ette arendusettepaneku hindamise koosoleku. Jooksv JIRA alt 1.4 Arendusettepanekute Hindab nimistusse lisatud arendusettepanekuid ühtse hindamismetoodika alusel. Kui hindamisel selgub vajadus Jooksv JIRA hindamiskomisjon arendusettepaneku täpsustamiseks, määratakse ettepaneku esitajaga kontakteerumiseks vastav isik. alt, (ISO esindajad, TAO üldjuhul teenusedisaini Kui hindamise tulemusel ettepanek ei ületanud hindamismetoodikas kehtestatud lävendit, ei ole infosüsteemis vähem talituse juhataja ja määravatel põhjustel realiseeritav või on juba lahendatav/lahendamisel, määratakse ettepaneku esitajaga alt 1 TAO ärianalüütikute kontakteerumiseks vastav isik. Hindamistulemus skoorina fikseeritakse JIRA tööülesandes. kord 2 esindajad) nädala jooksul 1.5 Hindamisel Kui hindamisel tekib vajadus, siis küsib ettepaneku algatajalt täpsustusi. Täpsustuste järel rakendub eelnev punkt. Üldjuhu JIRA määratud isik l enne järgmis t hindam ise koosole kut 1.6 Hindamisel Kui hindamise tulemusel ei ole ettepanek infosüsteemis realiseeritav või ei vaja arendust, siis informeerib sellest Üldjuhu JIRA määratud isik algatajat. l2 nädala Kui arendusvajadus on juba infosüsteemis lahendatav, toob vastuskirjas välja vastava lahenduse. Sulgeb tööülesande jooksul JIRA-s. ettepan eku hindam isest 1.7 TAO teenusedisaini Kui hindamisel hinnati, et arendusettepanek on infosüsteemis realiseeritav, siis määrab JIRA-s ettepaneku eest 5 tp JIRA talituse juhataja vastutava ärianalüütiku. jooksul hindam isest 1.8 TAO ärianalüütik Võtab temale suunatud ettepaneku analüüsi. Täpsustab ettepaneku sisu, vajadust, konsulteerib ettepaneku algatajaga, Jooksv JIRA teiste võimalike kasusaajatega, vajadusel konsulteerib TAO vastava valdkonna eksperdiga, RM RO ja ISO SFOSi alt projektijuhiga. Koostab temale suunatud infosüsteemis realiseeritavaks hinnatud ettepaneku kohta arenduste lähteülesande ja lisab selle JIRA tööülesandesse. Suunab arendusettepaneku hinnastamisele ISO SFOS projektijuhile. Kui analüüsi käigus on täpsustunud hindamise aluseks olnud aspektid, mis mõjutaksid hindamisel skoori, viib ettepaneku edasise protsessi konsensuslikuks otsustamiseks hindamise koosolekule. N Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg u m b er 2. SFOS-i tarkvara muudatuste elluviimine 2.1 ISO SFOS projektijuht Tekitab TAO toetuste infosüsteemi tootejuhi poolt analüüsitud ja Jooksvalt JIRA arendamisettepanekuteks mõeldud töödest nimekirja teostaja projektijuhile mahtude hindamiseks. 2.2 Teostaja projektijuht Annab töödele orienteeruvad mahuhinnangud. Üldjuhul 2 nädalat JIRA 2.3 ISO SFOS projektijuht Esitab TAO toetuste infosüsteemi tootejuhile otsustamiseks, kas antud Jooksvalt Jira/E-kiri mahuhinnangute juures arendus realiseerida või mitte. 2.4 TAO toetuste Otsustab olemasoleva info põhjal, kas arendus realiseerida või mitte. Vajadusel Jooksvalt Jira infosüsteemi tootejuht konsulteerib ISO SFOS projektijuhiga ja TAO ärianalüütikutega. Teavitab otsusest ISO SFOS projekti tootejuhti. 2.5 ISO SFOS projektijuht Esitab TAO toetuste infosüsteemi tootejuhile prioriseerimiseks kõigi (varasemalt Jooksvalt E-kiri otsuse saanud ja hindamisel otsustatud) positiivsete arendusotsuse saanud tööde nimekirja prioriseerimiseks. 2.6 TAO toetuste Prioriseerib arendusotsuste nimekirjas olevad arendused ja annab esitab Jooksvalt E-kiri infosüsteemi tootejuht tulemused ISO SFOS projektijuhile. 2.7 ISO SFOS projektijuht Teavitab arendusotsustest teostaja projektijuhti ning lepib kokku arenduste Jooksvalt JIRA tähtajad. Võimalusel suunab teostajale tööd hindamisel selgunud prioriteetsuse järjekorras. 2.8 Teostaja projektijuht Esitab e-kirja teel kokkulepitud realiseerimisele kuuluvate tööde kohta allkirjastatud Jooksvalt Digidoc formaadis fail pakkumuse hankelepinguna (vormistatuna lepingu lisana) RMIT tooteomanikule. 2.9 RMIT IT tooteomanik Korraldab RMIT direktori poolt hankelepingu allkirjastamise. Jooksvalt Livelink 2. Teostaja projektijuht Tekitab projektihaldustarkvaras seosed realiseerimisele kuuluvate tööülesannete ja Jooksvalt JIRA 10 arendustsükli vahel. 2. ISO SFOS projektijuht Annab e-kirja teel (viitega RTK kodulehele) kasutajatele ülevaate arendus töödest Hiljemalt korra RTK koduleht / e-kiri 11 ja eeldatavatest valmimise tähtaegadest. kvartalis 2. Teostaja projektijuht Korraldab teostuse ja dokumentatsiooni koostamise vastavalt lepinguga kinnitatud Vastavalt lepingule JIRA / Confluence 12 projekti teostamise kodukorrale. 2. Teostaja Teostab tööülesannete detailanalüüsi ja arenduse vastavalt etteantud nõuetele. Vastavalt lepingule JIRA / Confluence 13 arendusmeeskond Tööülesannete teostamisega paralleelselt koostab vajaliku dokumentatsiooni. 2. ISO SFOS Juhul kui dokumentatsioon ei vasta nõuetele, edastab kommentaarid teostaja 2 nädala jooksult E-kiri 14 projektijuht/ RMIT IT projektijuhile. peale tooteomanik dokumentatsiooni üle andmist 2. ISO SFOS projektijuht Esitab RMIT-ile palve testversiooni uuendamiseks. Vastavalt Testversiooni uuendus 15 kokkuleppele korraldatud 2. RMIT rakenduse Uuendab testversiooni. Vastavalt Testversioon uuendatud 16 administraator (DevOp kokkuleppele s insener) 2. RMIT rakenduse Juhul kui uuendamine ei õnnestu, ennistab eelmise testversiooni (Rollback) ja Koheselt Eelmine testversioon 17 administraator (DevOp informeerib sellest RMIT IT tooteomanikku ning ISO SFOS projektijuhti. ennistatud s insener) 2. RMIT IT tooteomanik Keskkonna uuenduse ebaõnnestumise korral informeerib teostaja projektijuhti, kes Koheselt E-kiri 18 korraldab veaparanduse. 2. ISO SFOS projektijuht Korraldab koostöös ISO rakenduse administraatoriga testversiooni testimise, Koheselt JIRA / Confluence 19 kaasates vajadusel TAO ärianalüütikud. 2. TAO ärianalüütik Testib tarkvara ja lisab tulemused projektihaldustarkvarasse. Teavitab testimise Vastavalt lepingule JIRA 20 tulemustest ISO rakenduse administraatorit. 2. ISO rakenduse Testib tarkvara. Registreerib kõik (ka TAO ärianalüütikult saadud) testimise Vastavalt lepingule JIRA 21 administraator tulemused projektihaldustarkvarasse. 2. ISO rakenduse Teavitab Skype'i kaudu testimise lõpetamisest ISO SFOS projektijuhti. Teeb Koheselt Skype teavitus 22 administraator lühikokkuvõtte testimise tulemustest. 2. ISO SFOSi projektijuht Korraldab vigade paranduse, edastades kokkuvõtte viitega JIRA-le teostaja Koheselt JIRA 23 projektijuhile. 2. Teostaja projektijuht Korraldab leitud vigade parandamise vastavalt lepinguga kinnitatud kodukorrale. Koheselt Vead parandatud 24 2. Teostaja projektijuht Positiivsete testimistulemuste korral komplekteerib RMIT-ile tarkvara üleandmiseks Koheselt JIRA / Confluence 25 vajaliku dokumentatsiooni. 2. ISO SFOSi projektijuht Kooskõlastab teostaja projektijuhiga toodangukeskkonda viidava arendustsükli Koheselt JIRA 26 (versiooni) sisu koos tähtajaga. 2. RMIT IT tooteomanik Korraldab vastavalt ISO projektijuhi palvele versiooni uuenduse aja Vastavalt Versiooni uuendus 27 toodangukeskkonnas. kokkuleppele korraldatud 2. ISO SFOSi projektijuht Teeb e-kirja teel teavituse süsteemi kasutajatele. Teavitab uuenduse ajast ja Enne LIVE'i uuendust E-kiri 28 annab ülevaate muudatuste sisust. 2. Teostaja projektijuht Korraldab versiooni ja andmebaasi uuenduse ning installeerimisjuhendid vastavalt Vastavalt lepingule Confluence 29 lepinguga kinnitatud kodukorrale. 2. ISO SFOSi Juhul kui dokumentatsioon ei vasta nõuetele, edastab kommentaarid teostaja Koheselt E-kiri 30 projektijuht/ RMIT IT projektijuhile. tooteomanik 2. RMIT IT tooteomanik Korraldab versiooni uuendamise toodangukeskkonnas. Vastavalt Versiooni uuendamine 31 kokkuleppele korraldatud 2. RMIT Uuendavad PRELIVE ja toodangu keskkonnas rakenduse versiooni. PRELIVE hiljemalt 1 Rakenduse versioon 32 päev enne LIVE’i uuendatud PRELIVE ja toodangu keskkonnas 2. RMIT Juhul, kui uuendamine ei õnnestu, ennistavad eelmise rakenduse versiooni (Rollback Koheselt Eelmise rakenduse 33 ) ja informeerivad sellest RMIT IT tooteomanikku. versioon ennistatud 2. RMIT IT tooteomanik Korraldab vajadusel teostajaga veaparanduse. Koheselt Vead parandatud 34 2. RMIT DevOps insener Veenduvad, et uuendus on toodangukeskkonnas jõustunud. Koheselt Uuendus toodangu- 35 ja ISO rakenduse keskkonnas jõustunud administraator 2. Teostaja projektijuht Esitab allkirjastatuna kooskõlastatud tööde üleandmise-vastuvõtu akti. Koheselt Digidoc formaadis fail 36 2. RMIT IT tooteomanik Korraldab tööde üleandmise-vastuvõtu akti allkirjastamise RMITi direktori poolt. Koheselt Livelink 37 2. Teostaja projektijuht Koostab ja esitab akti alusel vastuvõetud tööde eest e-arve. Koheselt Fitek 38 2.3.18. Euroopa Komisjoni SFC infovahetussüsteemi haldamise protsess Protsessiomanik ISO andmeanalüütik Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida EK struktuurivahendeid puudutava aruandluse SFC infovahetussüsteemi kasutajakontode haldust ja süsteemi kasutamisel tekkivate probleemide menetlemist. Info ja süsteemide lingid SFC süsteemide kohta leiab aadressidelt http://ec.europa.eu/sfc/2014/ ja https://ec.europa.eu/sfc/en/2021. Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele, RKA-le ja RKÜ-le. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg 1. SFC infovahetussüsteemi haldaja ja asehaldaja määramine 1.1 TAO juhataja Määrab SFC infovahetussüsteemi haldaja (edaspidi SFC vastutav haldaja) ja asehaldaja. Vastav Haldaja/ asehaldaja alt määratud SFC2014-s/ vajadus ele SFC2021-s 1.2 ISO andmeanalüütik Edastab e-kirja teel SFC2014/SFC2021 EK kasutajatoele (koopia Eesti Alaline Esindus) SFC Jooksv SFC andmebaas / Sharepoint (edaspidi SFC vastutava haldaja ja asehaldaja järgmise info: alt Välisvahendid>SV_20 14- vastutav haldaja) 20>SFC2014; First Name: Sharepoint Last Name: Välisvahendid>SV2021+>SF Gender (Male/Female): C2021 Preferred Language (English or MS language): Institution's name: Address: E-kiri: Telephone (direct line): Fax: Function: Indicate if the Liaison Officer is a Deputy or not: If the Liaison Officer is NOT a Deputy, please indicate the MSL predecessor: If the Liaison Officer is a Deputy, please indicate the corresponding MSL: Indicate the concerned SFC2014 EU Fund(s): ECAS-uid (if existent): 1.3 SFC EK kasutajatugi Loob SFC vastutavale haldajale ja asehaldajale kasutajakontod ning informeerib neid nende Jooksv Kasutajakontod loodud ülesannetest. alt 2. SFC infovahetussüsteemi uue kasutajakonto loomise, olemasoleva konto muutmise või sulgemise protsess 2.1 SFC vastutav haldaja Loob, muudab või sulgeb vastavalt KA-lt, AA-lt laekunud palvetele SFC2014/SFC2021 Vastav SFC andmebaas / Sharepoint infovahetussüsteemi kasutajakontod. alt Välisvahendid> vajadus Kasutajakonto loomise ja muutmise palve esitatakse e-kirja teel KA poolt välja töötatud vormil ele SV 2014-20>SFC2014; /sulgemise palve vabas vormis üldjuhul õigusi taotleva isiku vahetu juhi poolt. Kirjavahetus Sharepoint säilitatakse elektroonselt. Välisvahendid>SV2021+>SF C2021 2.2 SFC vastutav haldaja Saadab läbi SFC2014/SFC2021 infovahetussüsteemi (Utilities-> Access Requests-> Add ) EK-le 2 tp SFC andmebaas / Sharepoint uute kasutajakontode taotlused, olemasolevate kontode muutmise taotlused või kontode Välisvahendid>SV_20 14- sulgemistaotlused. 20>SFC2014; Sharepoint Välisvahendid>SV2021+>SF C2021 2.3 SFC EK kasutajatugi Loob kasutajakonto ning edastab kasutajatunnused kasutajale e-kirjaga. Kasutajakonto muutmise Jooksv Kasutaja-kontod loodud või sulgemise soovi korral muudab või sulgeb kasutajakonto. alt /suletud; E-kiri 2.4 SFC vastutav haldaja Teavitab süsteemi kasutajaid kasutusjuhenditest ja kohustusest säilitada süsteemi turvalisus. Jooksv E-kiri alt 2.5 SFC vastutav haldaja Teavitab EK-d koheselt kahtlastest toimingutest, mis võivad ohustada süsteemi turvalisust. Kohese E-kiri lt 2.6 SFC vastutav haldaja Viib poolaastale järgneva teise kuu lõpuks läbi kasutajate inventuuri, saates kasutajate info 2 SFC andmebaas / Sharepoint ülevaatamiseks üldjuhul volitatud isikute juhtidele. Kui õigused vajavad muutmist, saadab EK-le korda Välisvahendid>SV_20 14- läbi süsteemi vastavad muudatused. aastas 20>SFC2014; Sharepoint Inventuuri tulemused säilitatakse elektroonselt. Välisvahendid>SV2021+>SF C2021 3. SFC infovahetussüsteemi kasutamisel tekkinud tehniliste tõrgete menetlemise protsess 3.1 SFC vastutav haldaja Teavitab SFC2014/SFC2021 infovahetussüsteemi kasutamisel tekkinud tehnilisest tõrkest SFC Kohese E-kiri või kasutajakonto EK kasutajatuge e-kirja teel. lt omanik 3.2 SFC EK kasutajatugi Lahendab teeninduspalve. Jooksv Teeninduspalve lahendatud alt 3.3 SFC vastutav haldaja Juhul kui kasutajakonto omanik kasutab probleemi EK-le edastamiseks KA SFC2014/SFC2021 Jooksv Lahendus edastatud vastutavat haldajat, edastab EK lahenduse probleemi esitajale. alt probleemi esitajale 2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess Protsessiomanik TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida Norra/EMP finantsmehhanismide elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE kasutajakontode haldust ja süsteemi kasutamisel tekkivate probleemide menetlemist. Süsteemi GRACE saab sisse logida aadressilt https://grace.eeagrants.org/ Antud protsessipunkt kohaldub Norra_EMP programmile ja ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg 1.GRACE infovahetussüsteemi uue kasutajakonto loomise, olemasoleva konto muutmise või sulgemise protsess 1.1 Norra/EMP Edastab FMO-le ja GRACE kasutajatoele ([email protected]) e-kirja teel palve luua kasutajakontod Vastava e-kiri Graces/ koordinaator vastavalt PO/RÜ, AA, IA, SA ja RM RO (Grace kasutaja) poolt edastatud esmasele palvele. lt vajadus JIRAs Edaspidi saab GRACE kasutajakonto omanik edastada läbi GRACE süsteemi palve oma asutuse töötajate ele kasutajakontode avamiseks/ muutmiseks/ sulgemiseks. Norra/EMP koordinaator kontrollib GRACE kontaktide nimekirja 1x kvartalis. Kui nimekiri vajab korrigeerimist, siis teavitab sellest vastava asutuse põhikontakti ja annab tähtaja (esimesel võimalusel, maksimaalselt 5 tööpäeva) muutmiseks. 1.2 GRACE Loob, muudab või sulgeb vastavalt RKA-lt e-kirja teel laekunud palvetele või GRACE süsteemi kaudu Vastava Kasutajakontod kasutajatugi edastatud palvetele kasutajakontod. lt loodud, muudetud või vajadus suletud; Grace ele 2.GRACE infovahetussüsteemi kasutamisel tekkinud tehniliste tõrgete menetlemise protsess 2.1 Norra/EMP Teavitab GRACE infovahetussüsteemi kasutamisel tekkinud tehnilisest tõrkest GRACE kasutajatuge (grace. Vastava e-kiri koordinaator/ [email protected]) e-kirja teel. lt GRACE kasutaja vajadus ele 2.2 GRACE Lahendab teeninduspalve. Vastava Grace kasutajatugi lt vajadus ele 2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi tasandil Protsessiomanik TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert Protsessipunkti eesmärgiks on kirjeldada RKÜ poolt EŠK-i toetusmeetme aastaaruande ja EŠK programmi tasandil aastaaruande ning koostööprogrammi lõpparuande koostamist ja kinnitamist ning TA aruandlust EŠK-is. Vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 3.11 RKÜ esitab EŠK aastaaruande Šveitsi toetuste büroole hiljemalt aruandeperioodile järgneva aasta 30. aprillil. EŠK-i aastaaruande ülesehitus ja sisu peavad vastama Šveitsi esitatud vormile ning seda arutatakse ja see kinnitatakse RKÜ poolt korraldatud EŠK programmi aastakoosolekul. Kuue kuu jooksul pärast seda, kui Šveits on raamkokkuleppe alusel teinud Eestile viimase väljamakse, kuid mitte hiljem kui 6 kuud pärast raamkokkuleppe artikli 4 lõikes 3 määratletud kulude abikõlblikkuse perioodi, RKÜ esitab Šveitsi toetuste büroole EŠK-i lõpparuande ja toetuse kasutamist käsitleva lõpliku finantsaruande, mis põhineb toetusmeetmete audititel. EŠK koostööprogrammi lõpparuande ülesehitus ja sisu peavad vastama Šveitsi esitatud vormil. Vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 5.4 RKÜ esitab TA kohta kord aastas, hiljemalt oktoobri lõpuks, Šveitsi toetuste büroole arutamiseks ja kinnitamiseks üksikasjaliku aastaplaani ja järgmise aasta eelarve. Esimesel aastal esitatakse see ühe kuu jooksul pärast TA lepingule alla kirjutamist. Erandina artiklist 4.13 ei esitata TA kohta aastaaruannet. RKÜ esitab TA lõpparuande, järgides EŠK regulatsiooni artiklis 4.14 sätestatud vormingut ja see tuleb esitada RKÜ-l Šveitsi toetuste büroole hiljemalt 6 kuud pärast TA toetusmeetme lõppemist. Jrk. Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg nr. 1.-EŠK toetusmeetme aastaaruande koostamine 1.1 PO Koostab EŠK toetusmeetme aastaaruande vastavalt Šveitsi toetuste büroo poolt ette PO esitab igal aastal aasta E-kiri antud vormile ja esitab RKÜ-le. lõpu 31.12 seisuga aastaaruande 1.2 DHO Registreerib EŠK toetusmeetme aastaaruande DHS-s ja edastab täitmiseks RKÜ 2 tp jooksul EŠK toetusmeetme aasta programmi eksperdile. aruanne DHS-s 1.3 RKÜ programmi ekspert Kontrollib toetusmeetme aastaaruannet ja vaatab, kas aruanne sisuliselt vastavalt Šv 5 tp E-kiri eitsi toetuste büroo poolt antud vormile. Puuduste korral palub PO-l puudused aruandest kõrvaldada e-kirja teel. Puuduste korral menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.1. 1.4 RKÜ programmi ekspert Koostab inglisekeelse kaaskirja DHS-s EŠK toetusmeetme aastaaruande 2 tp Kaaskiri koos EŠK esitamiseks Šveitsi toetuste büroole DHS-s. toetusmeetme aruandega DHS-s 1.5 RKÜ juht Allkirjastab kaaskirja DHS-s EŠK toetusmeetme aastaaruande esitamiseks Šveitsi 2 tp Allkirjastatud kaaskiri EŠK toetuste büroole. toetusmeetme aastaaruande esitamiseks Šveitsi toetuste büroole DHS-s 1.6 RKÜ programmi ekspert Saab automaatteavituse DHS-st kaaskirja allkirjastamise kohta ja edastab Hiljemalt 31.03 igal aastal E-kiri registreeritud DHS-i aastaruaruande Šveitsi toetuste büroole e-kirja teel. Laeb üles e-kirja DHS-i kuni 31.03.2028 kaaskirja juurde kaaskirja juurde. Saadab aastaaruande DHS-i kaudu teadmiseks TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse TJ-le/TAO OJ-le. 2. EŠK programmi tasandil aastaaruande ja lõpparuande koostamine 2.1 RKÜ programmi ekspert Laeb üles EŠK-i aastaaruande/ lõpparuande vormi OneDrive (sh finantsaruande Aastaaruande vormi hiljemalt EŠK-i aastaaruande/ osa) ja saadab JIRA taski kaudu tööülesande aastaaruande koostamisse kaasatud 5.01 igal aastal kuni 2028 lõpparuande vorm OneDri osapooltele RTK TAO-s ja TRO-s ning TMO-s. Saadab vajadusel OneDrive lingi PO- aastani); Lõpparuande vormi ves; JIRA task; E-kiri PO- dele aastaruande/lõpparuande vormi täitmiseks. Märgib vormi sisukorra punktide 15.01.2029. dele juurde vastutajad. 2.2 TAO/TRO/TMO/PO Täidavad EŠK-i aastaaruande/lõpparuande vormi OneDrive`s. TAO/TRO/TMO 10 tp Täidetud EŠK-i märgivad vastava teavituse tööülesande täitmise kohta JIRA taski juurde EŠK aastaaruande/ programmi eksperdile. PO saadab teavituse tööülesande täitmise kohta e-kirjaga lõpparuande vorm OneDri EŠK programmi eksperdile. ves; JIRA kanne; E-kiri 2.3 EŠK programmi ekspert a) Kontrollib üle, kas kõik vajalikud osapooled on andnud sisendi EŠK-i 2 tp jooksul pärast vormi JIRA kanne; E-kiri aastaaruandesse/ lõpparuandesse. Puuduste korral saadab parandusettepanekud täitmise tähtaja saabumist aruande koostajatele ja menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.2. b) Kui EŠK aastaaruande/lõpparuande vorm on täidetud korrektselt edastab selle RM RO-le. 2.4 RM RO Kommenteerib EŠK-i aastaaruannet/ lõpparuannet ja edastab kommentaarid EŠK 10 tp E-kiri programmi eksperdile. 2.5 EŠK programmi ekspert Korraldab EŠK-i aastaaruandesse/ lõpparuandesse parandusettepanekute EŠK-i aastaaruanne EŠK-i aastaaruande/ sisseviimise ja vormistab EŠK-i aastaruande/lõpparuande eelnõu võttes arvesse koostatakse 15 tp enne lõpparuande eelnõu Šveitsiga kokku lepitud põhimõtteid. aastakoosolekut salvestatud programmi kausta X kettal EŠK-i aastaaruande menetlus jätkub vastavalt punktile 3 ja EŠK-i lõpparuande menetlus jätkub vastavalt punktile 4. 3. EŠK-i aastaaruande kinnitamine ja esitamine Šveitsi toetuste büroole 3.1 EŠK programmi ekspert Edastab EŠK-i aastaaruande Eesti esindajale ja Šveitsi esindajale aastakoosolekul 15 tp enne aastakoosolekut; E-kiri koos koosoleku kinnitamiseks koos koosoleku päevakorra ja muude koosoleku hiljemalt aruandeperioodile kutse, päevakorra, EŠK töödokumentidega. Edastab koos aasta koosoleku töödokumentidega EŠK-i järgneva aasta 30. aprillil. programmi aastaaruande teistele aastakoosolekul osalevatele osapooltele. aastaaruandega jm koosoleku töödokumentidega salvestatud X kettale programmi kausta 3.2 Eesti esindaja ja Šveitsi Arutavad EŠK-i aastaaruannet ja kinnitavad selle aastakoosolekul. Viimase Aastakoosoleku toimumise Aastakoosolekul esindaja aastaaruande kinnitamise aastakoosolekul lepivad kokku ka EŠK-i lõpparuande sisu päeval kinnitatud EŠK-i ja vormistamise nõuded. aastaaruanne salvestatud X kettale programmi kausta 3.3 EŠK programmi ekspert Korraldab kinnitatud EŠK-i aastaaruande registreerimise DHS-s. Koostab 3 tp jooksul pärast Kinnitatud EŠK aastakoosoleku otsuste protokolli eelnõu EŠK programmi aastaaruande kinnitamise aastakoosolekut programmi aastaaruanne kohta ja esitab selle Šveitsi toetuste büroole ning vajadusel teistele aastakoosolekul DHS-s; E-kiri osalenud osapooltele kommenteerimiseks. 3.4 Šveitsi toetuste büroo/teised Kommenteerivad protokolli eelnõu EŠK programmi aastaaruande kinnitamise kohta 10 tp jooksul E-kiri osapooled ja teevad vajadusel parandusettepanekuid. 3.5 EŠK programmi ekspert Vormistab lõpliku protokolli EŠK programmi aastaaruande kinnitamise kohta ja Hiljemalt 15 tp jooksul pärast Aastaaruande korraldab protokolli registreerimise DHS-s. Saadab protokolli Šveitsi toetuste büroole aastakoosolekut kinnitamise protokoll ja aastakoosolekul osalenud osapooltele teadmiseks. DHS-s; E-kiri 4. EŠK-i lõpparuande esitamine Šveitsi toetuste büroole 4.1 EŠK programmi ekspert EŠK-i lõpparuande koos finantsaruande osaga esitab Šveitsi toetuste büroole. 6 kuu jooksul pärast Šveitsi E-kiri registreeritud DHS-s viimast EŠK-i väljamakset, kuid mitte hiljem kui 6 kuud pärast EŠK raamkokkuleppe artikli 4 lõikes 3 määratletud kulude abikõlblikkuse perioodi. 4.2 Šveitsi toetuste büroo Kontrollib, kas EŠK-i lõpparuanne (sh. finantsaruanne) vastab nõuetele ja nõuetele Hiljemalt 2 kuud pärast Šveitsi kinnituskiri vastavuse korral väljastab sellekohase kinnituskirja. lõpparuande kättesaamise registreeritud DHS-s ja X kuupäeva, väljastades kettal programmi kaustas asjakohase kinnistuskirja. 5. Tehnilise abi aruandlus EŠK-is RKÜ esitab EŠK-i tehnilise abi (TA) lõpparuande (ingl. k TA Support Measure Completion Report) EŠK regulatsiooni artiklis 4.14 sätestatud Šveitsi poolt esitatud vormi järgi. TA lõpparuandes võrreldakse toetusmeetme kogu rakendamise perioodi tegelikke ja kavandatud tulemusi ning kulusid. RKÜ ei esita TA kohta aastaaruannet. 5.1 EŠK programmi ekspert Laeb üles EŠK-i TA lõpparuande vormi OneDrive, eeltäidab selle vormi üldosa ja Hiljemalt 2 nädalat pärast TA TA lõpparuande vorm saadab JIRA taski kaudu tööülesande TA lõpparuande koostamisse kaasatud TAO toetusmeetme lõppu OneDrives; E-kiri riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale/järelevalve eksperdile/TRO tööturu ja hoolekande talituse TJ-le/TRO teenusekoordinaatorile/TMO OJ-le. Saadab vajadusel OneDrive`i lingi PO-dele vormi täitmiseks. Märgib OneDrive`s TA lõpparuande vormi sisukorra punktide juurde vastutajad. 5.2 TAO riskijuhtimise ja Täidavad TA lõpparuande vorm OneDrives. 10 tp Täidetud TA lõpparuande järelevalve talituse juhataja/ vorm OneDrives; E-kiri TAO järelevalve ekspert/ TRO tööturu ja hoolekande talituse TJ/TRO teenusekoordinaator /TMO OJ/ PO/ jt kaasatud osapooled 5.3 EŠK programmi ekspert Kontrollib, kas TA lõpparuanne vorm on täidetud vastavalt nõuetele. Koostab TA 2 tp E-kiri lõpparuande eelnõu ja saadab kommenteerimiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale. Puuduste korral menetlus jätkub vastavalt punkti 5 alapunktile 5.2. 5.4 TAO riskijuhtimise ja Edastab TA toetusmeetme lõpparuande eelnõu kooskõlastamiseks järelevalve 2 tp E-kiri järelevalve talituse juhataja eksperdile. 5.5 TAO riskijuhtimise ja Kooskõlastab TA lõpparuande eelnõu. Puuduste korral saadab 10 tp E-kiri järelevalve talituse ekspert parandusettepanekud EŠK programmi eksperdile ja menetlus jätkub vastavalt punkti 5 alapunktile 5.3. 5.6 EŠK programmi ekspert Edastab TA toetusmeetme lõpparuande eelnõu kooskõlastamiseks TMO OJ-le. 2 tp E-kiri 5.7 TMO OJ Edastab TA toetusmeetme lõpparuande eelnõu kooskõlastamiseks TMO 2 tp E-kiri finantsspetsialistile. 5.8 TMO finantsspetsialist Kooskõlastab TA toetusmeetme lõpparuande eelnõu ja saadab kooskõlastuse EŠK 10 tp E-kiri programmi eksperdile. Puuduste korral edastab parandusettepanekud EŠK programmi eksperdile ja menetlus jätkub vastavalt punkti 5 alapunktile 5.3. 5.9 EŠK programmi ekspert Edastab TA lõpparuande eelnõu kooskõlastamiseks RM RO-le. 2 tp E-kiri 5.10 RM RO Kommenteerib TA lõpparuande eelnõu ja esitab kooskõlastuse EŠK programmi 20 tp E-kiri eksperdile. Puuduste korral menetlus jätkub vastavalt punkti 5 alapunktile 5.3. 5.11 EŠK programmi ekspert Vormistab TA lõpparuande lõppversiooni ja esitab Šveitsi toetuste büroole. TA lõpparuanne peab Šveitsi E-kiri koos TA toetuste büroole laekuma lõpparuandega hiljemalt 6 kuud pärast TA registreeritud DHS-s toetusmeetme lõppu 3. TOETUSTE RAKENDAMISE OSA Tööprotsesside kirjeldustes on antud menetlustähtajad, mis võivad olla täpsustatud toetuse andmise tingimustes. Juhul kui menetlusse võetud dokumendis on puudusi või ilmneb vajadus küsida täiendavaid dokumente või teavet, pikeneb tööprotsessis kirjeldatud toimingu teostamise tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks või dokumentide või teabe esitamiseks kulunud aja võrra. Põhjendatud juhul võib kontrollimise aega pikendada, teavitades sellest, kui asjakohane, toetuse taotlejat/TS-t. Kui tööprotsess on RTK-sisene, siis ei ole vaja TS-t teavitada. RTK-s teostatakse taustakontroll vähemalt aastas korra taotluste menetlejate ja taotluse suhtes otsuse tegijate, samuti MT-te menetlejatele ning hankeekspertidele ja järelevalveametnikele ning ekspertidele, kes on seotud projektide rakendamisega. Taotluse menetleja ja taotluse suhtes otsuse tegija ei või olla isik, kes on jõustunud kohtuotsuse alusel süüdi mõistetud ametialases süüteos või karistusseadustiku § 209–212, 2172 või 280 alusel ning kelle karistusandmeid ei ole karistusregistri seaduse alusel kustutatud ja arhiivi kantud. Tööprotsessides kontrolltoiminguid teostav isik kinnitab oma erapooletust ja sõltumatust, sh et tema puhul ei esine haldusmenetlusest taandamise asjaolusid (HMS § 10) kas: kontroll-lehel või muul asjakohasel dokumendil (digi)allkirjaga või tööülesande lõpetamisega infosüsteemis, sh asjakohase menetlusdokumendi (nt kontroll-leht) kinnitamise ja/või üleslaadimisega. Infosüsteemi jääb jälg toimingu teostajast ja toimingu teostamise ajast. Huvide konflikti olukorras või selle ohu tekkimisel, kui isik ei saa oma erapooletust ja sõltumatust kinnitada, siis teavitab ta sellest viivitamatult oma otsest juhti ja taandab end menetlusprotsessist. Vastavalt TRO talituse sisesele töökorraldusele võib projektikoordinaator täita teenusekoordinaatori ülesandeid. TJ määratud isik saab tööülesande TJ suulise või kirjaliku teavitusega. Kui asjakohane, võib vastavalt talituse töökorraldusele TJ rolli täita talituse juhataja asetäitja, v.a erivolituste korral, mis tulenevad asutusesisesest käskkirjast. Kontrolltoimingute tegemisel kasutatakse vastavalt kinnitatud vorme ja metoodikaid, mis on viidatud töökorra punktis 1.2.5 Korrale lisanduvad dokumendid või vastavalt toetusskeemi spetsiifikat arvestades loodud vormile, mis kinnitatakse töökorra protsessipunkti 3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine alapunkti s 1.12 nimetatud korras.[1] RÜ peab ÜSM_2021 artikkel 9 alusel perioodil 2021-2027 toetuste rakendamisel järgima „Ei-kahjusta oluliselt“ põhimõtet lähtuvalt EK antud valdkonna juhistest. [1] Sihtasutuste Innove ja Archimedes rakendatavate toetusmeetmete liitumisel RTK-ga on lubatud 01.04.2020 liitumise hetkel pooleli olnud kontrollitoimingud lõpetada sihtasutustes loodud ja kinnitatud vormidel. 3.1. TOETUSTE TAOTLEMISEGA SEOTUD PROTSESSID Pärast TPK 2. osa alapeatüki 2.3 protsessipunktis "2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess" kirjelda tud meetme tegevuse/meetme riskide hindamise protsess algatab RÜ toetuse taotlemisega seotud protsessid. Toetuse taotlemine algab üldjuhul taotlemise väljakuulutamisega ning lõppeb haldusotsuste tegemisega, va toetuse andmisel rakendusasutuse tegevusteks ja rahastamisvahendile. Protsessipunkt "3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine" kirjeldab toetusskeemi ettevalmistamist ning protsessipunkt "3.1.2. Taotluste menetlemise protsess" kirjeldab taotluse menetlemise protsessi, sh. taotluste hindamist hindamiskomisjonis ning taotluse hindamise tellimist eksperdilt. Vastavalt KAMINa juhendi punktile 3.2 taotluste vastavuse kontrolli raames tuleb RÜ-l tagada, et taotluste menetlemisel ja kontrollikohtade planeerimisel on arvestatud konkreetse taotlusvooru/meetme tegevuse spetsiifikaga, rikkumisvaldkondadega, toetuse taotleja riskitasemega jms. RÜ võib tugineda RA /PO esitatud riskide hindamise kontroll-lehele ning selle alusel kirjalikult taasesitatavas vormis (nt RA/PO esitatud riskitabeli eraldi veerus) otsustama kontrolli vajaduse ja ulatuse (s.h kahetasandilise kontrolli vajadus ja ulatus). Maandamistegevused tuleb rakendada, kui RA/PO on andnud mõnele riskile keskmise või kõrge riskiskoori. Riskide hindamise tulemusena võib RÜ otsustada, et teatud taotlejate ja/või partnerite puhul ei ole kõiki nõuded vaja sisuliselt kontrollida. Küll aga tuleb kontroll-lehele selle nõude juures märkida, millel antud seisukoht põhineb. RTK-le esitatud taotluse vastavuskontrolli teostatakse üldjuhul ühetasandiliselt, välja arvatud juhul, kui meetme riskide hindamisel on kokkulepitud vastavuskontrolli teostamine ka II tasandil. Taotleja ja partneri ning taotluse nõuetele vastavuse kontrolli raames tuvastatud puuduste kõrvaldamise tähtaja andmisel tuleb arvestada taotluse menetlustähtajaga, mis on sätestatud toetuse andmise tingimustes. Kui puuduste kõrvaldamine mõistliku aja jooksul ei ole võimalik või kui puuduste kõrvaldamise tähtaja seadmine annab taotlejale olulise eelise võrreldes teiste taotlejatega, siis tähtaega puuduste kõrvaldamiseks ei määrata, taotlus tunnistatakse mittevastavaks ning taotlus hindamisele ei kuulu. Nõuetele vastavaks tunnistatud taotluse menetlus jätkub vastavalt konkreetsele toetusmeetmele kinnitatud hindamise metoodikas kirjeldatuga. Erandina ei ole II tasandi vastavusnõuete kontrolli RE meetmetel ja Kliima meetmetel. 3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess 3.1.3. Investeeringute kavasse kantud projektide taotluste vastuvõtmise protsess 3.1.4. Otsustusprotsess 3.1.5. Perioodi 2021-2027 SV administratsiooni TA projekti ja EŠK TA meetme projekti ning käskkirja alusel projekti SFOSi sisestamine 3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine Protsessiomanik TRO teenusekoordinaator Antud protsessipunkti eesmärgiks on nii avatud taotlusvoorude kui ka käskkirja alusel loodud toetusskeemide ettevalmistamise protsessi kirjeldamine. Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 1. Toetusskeemi ettevalmistamine ja taotlemise avamine 1.1 TRO TJ Määrab toetusskeemi ettevalmistaja. Jooksval Suuline või t kirjalik vastavalt teavitus vajadus ele 1.2 TRO TJ/ Koostab koostöös RA-ga/PO-ga TATi, struktuurivahendite seirekomisjoni kinnitatud valikukriteeriumite ja metoodika põhimõtetest lähtuva Vastaval Valminud TRO TJ hindamismetoodika.[1] Kui hindamisjuhendi koostab RA/PO, osaleb vastavate dokumentide ettevalmistuses. t hindamismeto määratud kokkulep odika isik/ Kaasab hindamismetoodika koostamisse TJ ja vajadusel TAO ärianalüütiku. itud teenusekoo ajakavale rdinaator 1.3 TRO TJ Koostab meetme rakendusdokumendid (taotleja ja taotluse vastavuskontrolllehe, taotlusvormi ja aruandevormid[2], hindamismetoodika Vastaval JIRA task; määratud ja vajadusel muud vormid/juhised (sh. andmekorje juhised) vastavalt TAT-le, mis vastavad SF/riigiabi regulatsioonidele.[4] Kui TAT-st ja/või t rakendusdoku isik/ riigiabi regulatsioonist tuleneb nõue abi andjale kontrollida abi kasutamist pärast projekti elluviimist, siis näeb ette meetme rakendus- kokkulep mendid JIRA- teenusekoo dokumentides ka tegevused, mis tagavad vastava nõude täitmise. itud s; E-kiri rdinaator ajakavale Avab meetme rakendusdokumentide koostamise tööprotsessi JIRA-s ning kaasab JIRA kaudu dokumentide koostamise protsessi vajadusel oma talituse TAO juristi, TAO ärianalüütiku ja TAO valdkonna eksperdi ning saadab JIRA-s tööülesande TAO ärianalüütikule vooru seadistamiseks rakendusdokumentide järgi. Vajadusel teeb parandused rakendusdokumentidesse. Veendub, et meetmele, mille raames antakse riigiabi ja /või VTA-d on RAR-is avatud vastav abimeede. 1.4 TRO TJ Teavitab JIRA kaudu RAR peakasutajat (volitatud TAO juristi) uue toetusskeemi ettevalmistamisest, kui toetusskeem sisaldab riigiabi/VTA-d. 2 tp JIRA task määratud Selles teavituses peab olema ka info, kas RA-ga/PO-ga on kokkulepe, et RA/PO esitab grupierandi teatise ja andmed RAR-s abimeetme isik/ avaldamiseks. Üldjuhul lisab abimeetme RAR-i RA, kui ei ole RÜ-ga kokkulepitud teisiti. Kui abimeetme sisestab RAR-i RÜ, siis teavitab RAR teenusekoo peakasutajat (volitatud TAO juristi) vajadusest esitada RM RORO-le riigiabi andmise teatis ja avada RAR-is abimeede antava abi liikide kaupa. rdinaator Juhul, kui uus toetusskeem ei sisalda riigiabi/VTA-d, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.8. 1.5 RAR a) Vajadusel esitab RM RORO-le grupierandi teatise. RM RORO saadab grupierandi teatise EK-le. [3] Vastaval JIRA task peakasutaja t (volitatud Pärast EK-lt abikava registreerimise numbri saamist saab RARis avada abimeetme. Kui vastavalt RA-ga/PO-ga kokkuleppele peab RÜ kokkulep TAO jurist) sisestama abimeetme RARi, siis avab RARis abimeetme. Vajadusel küsib lisainfot toetusskeemi ettevalmistajalt. Abimeede avatakse RAR-is itud antava abi liikide kaupa. ajakavale b) Teavitab JIRA kaudu TAO ärianalüütikut RARi sisestamisel olevast abimeetmest ja taotleb SFOS numbrit abimeetme jaoks RARi sisestamiseks. 1.6 TAO Lisab SFOSi taotlusvooru juurde RAR abimeetme. Saadab RAR peakasutajale (volitatud TAO juristile) SFOS poolt genereeritud numbri 2 tp JIRA task ärianalüütik abimeetme sisestamiseks ja kinnitamiseks RAR-s. jooksul 1.7 RAR Saab TAO ärianalüütikult SFOS poolt genereeritud numbri abimeetme jaoks ja sisestab SFOS numbri RAR abimeetme juurde. Teavitab 2 tp JIRA task peakasutaja toetusskeemi ettevalmistajat RAR-s avatud abimeetmest. jooksul (volitatud TAO jurist) 1.8 TRO TJ/ Teavitab JIRA-s TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse riskieksperti uue toetusskeemi ettevalmistamisest. Vastaval Teavitus TRO TJ t JIRA-s määratud kokkulep isik/ itud teenusekoo ajakavale rdinaator 1.9 TAO Valmistab ette ja hindab koos TRO TJ määratud isiku/ teenusekoordinaatoriga toetusskeemi riske vastavalt TPK 2. peatüki alapeatüki 2.3 Vastaval Riskide riskijuhtimis punktile 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess. t hindamise e ja kokkulep kohtumine; järelevalve itud kirjalik talituse Määrab riskiskoori ja sellest tuleneva kontrolliulatuse, teavitab riskide hindamise osapooli ja TRO TJ. ajakavale teavitus riskiekspert 1. TAO Seadistab taotlusvooru ja loob testprojekti SFOS-s ja teavitab sellest rakendusdokumentide koostajat. Vastaval Testprojekt; J 10 ärianalüütik t IRA teavitus kokkulep itud ajakaval e 1. TRO TJ Edastab meetme rakendusdokumendid (kontroll-lehed ja/või hindamisdokumendid, vormid/juhised) kinnitamiseks TRO TJ-le JIRA kaudu. 2 tp Tööülesanne 11 määratud jooksul JIRA-s; isik/ valmimis Meetme teenusekoo est rakendusdoku rdinaator mendid JIRA- s 1. TRO TJ Kinnitab meetme rakendusdokumendid JIRA-s. 2 tp Kinnitatud 12 jooksul dokumendid JIRA-s 1. TRO TJ/ 1) Edastab kommunikatsioonisõnumi koostamiseks ja taotlemise avalikustamiseks kommunikatsioonispetsialistile ülesande vastavalt RA/PO Vastaval 1)Teavitus 13 TRO TJ või ministeeriumi poolt esitatud tingimustele, ajakavale ja eelarvele. t kommunikatsi määratud kokkulep oonispetsialist isik/ 2) RE meetmete korral koostab teavituskirja taotlejatele taotluste vastuvõtmise alustamisest ja taotluse esitamise tähtpäevast, kui TAT-s itud ile teenusekoo nõutud ning esitab DHS kaudu TJ-le kinnitamiseks. ajakavale rdinaator 2) Teavituskiri DHS-s 1. Kommunika Koostab koostöös TRO vastava talitusega kommunikatsioonisõnumid ja vastavalt kokkuleppele avalikustab pressiteate. 14 tsioonispets ialist a) Kui TAT-is on vastav nõue, siis avaldab teate üleriigilise levikuga päevaleh(ted)es ning korraldab avalikustamise RTK koduleheküljel (v.a. EŠK a) a) Teade korral). Menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.17. Vastaval väljakuulutami t se kohta b) EŠK korral koostab koostöös TRO-ga kommunikatsioonisõnumi eesti keeles ja inglise keeles ning saadab EŠK programmi eksperdile kokkulep kooskõlastamiseks ning Šveits toetuste büroole edastamiseks kui nii näeb ette TAT. itud ajakavale b) Teade väljakuulutami se kohta b) 5 tp eesti ja jooksul inglise keeles; E-kiri 1. EŠK Annab kooskõlastuse kommunikatsioonispetsialistile EŠK vooru kommunikatsioonisõnumi kohta ja edastab taotlusvooru teabe inglise keeles 10 tp E-kiri 15 programmi Šveits toetuste büroole kui nii näeb ette TAT. enne ekspert taotlusv ooru avalikust amist 1. Kommunika EŠK taotlusvoore käsitleva teabe avaldab RTK kodulehel eesti keeles ja inglise keeles ning eesti keeles üleriigilise levikuga päevalehes ning Vastaval Taotlusvooru 16 tsioonispets saadab kinnituse TRO vastava talituse juhatajale ja teenusekoordinaatorile ning EŠK programmi eksperdile kodulehel avalikustatud vooru kohta t teave RTK ialist kui nii näeb ette TAT. kokkulep kodulehel itud ajakaval e pärast 1. TRO TJ/ Vajadusel korraldab koostöös asjaomaste osapooltega (nt TRO TJ, projektikoordinaator, TAO jurist, infospetsialist jt) taotlejatele infopäeva. Vastaval Infopäev 17 TRO TJ t korraldatud määratud kokkulep isik/ itud teenusekoo ajakavale rdinaator [1] RE meetmete korral töötab kooskõlastatult ministeeriumiga välja taotluste hindamisjuhendi. [2] Juhul, kui taotlusvorm/aruandevorm on seotud TAT määrustega, kus puutumus soolise võrdõiguslikkuse, võrdsete võimaluste või ligipääsetavuse edendamisse on tuvastatud, siis vajadusel saatke see vorm (sh. abitekstid) kommenteerimiseks ÜKP fondide võrdõiguslikkuse kompetentsikeskusele e- kirja teel. Vajadusel keskus nõustab abitekstide koostamist (kommenteerimine võtab aega kuni 5 tp). Kontaktandmed: https://kompetentsikeskus.sm.ee/et /kontakt [3] Kui meetme raames antakse grupierandiga hõlmatud riigiabi, siis on RAR-is abimeetme avamise eelduseks asjaolu, et Euroopa Komisjonile (EK) on esitatud hiljemalt 10 tööpäeva enne kavandatava individuaalse riigiabi andmist või abikava rakendamist grupierandi teatis. Grupierandi teatiseks on teabeleht, kus on esitatud andmed toetusskeemi kohta, mida planeeritakse rakendada grupierandi määruse alusel. [4] Seejuures tagab, et ei toetata fondi määruses välistatud valdkondi. 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess Protsessiomanik TRO teenusekoordinaator Nõuded taotlusele ja taotlejale (sh partnerile) tulenevad TAT-ist, ja on kooskõlas horisontaalsetes õigusaktides (eelkõige ÜSS, ÜM_2022, ÜSM_2021) toodud nõuetega taotluse menetlemisele, sealhulgas taotluse, taotleja ja partneri nõuetele vastavaks tunnistamise kohta. Taotluste menetlejad peavad vastama TAT nõuetele ja kinnitavad oma erapooletust ja sõltumatust menetletavast taotlusest, taotlejast ja tema partneritest taotleja ja taotluse vastavuskontroll-lehtedel. Vastavalt ÜSS § 11 lõikele 2 perioodi 2021-2027 taotluse menetleja (sh taotlust hindav ekspert ja hindamiskomisjoni liige) ja taotluse suhtes otsuse tegija ei või olla isik, kes on jõustunud kohtuotsuse alusel süüdi mõistetud ametialases süüteos või karistusseadustiku § 209–212, 2172 või 280 alusel ning kelle karistusandmeid ei ole karistusregistri seaduse alusel kustutatud ja arhiivi kantud. TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus teostab ÜSS § 11 lõikele 2 alusel taotluse menetleja taustakontrolli vähemalt kord aastas ja taotlust hindava eksperdi /hindamiskomisjoni liikme taustakontrolli vähemalt kord aastas ja alati enne uue eksperdi/liikme kinnitamist, v.a juhul kui sama eksperdi/liikme tausta on eelneva aasta jooksul kontrollitud. Perioodi 2021-2027 toetuste taotluste menetlemisel (sh meetme vooru spetsiifiliste rakendusdokumentide ettevalmistamisel ja taotluste hindamisel) RÜ võtab arvesse „Ei-kahjusta oluliselt põhimõtet“ kui seda näeb ette TAT. Perioodi 2021-2027 taotluste menetlemise käigus toimub keskkonnavaldkonnaga seotud dokumendite vastavushindamine, kui TAT-is on kehtestatud nõue taotleja poolt esitada "ei kahjusta oluliselt" põhimõttele vastavuse hindamise analüüs või kliimakindluse tagamise analüüs või keskkonnamõjude hindamise aruanne. Teenusekoordinaatori/projektikoordinaatori ülesandeks on vastavuskontrolli käigus kontrollida kas on esitatud nõutud analüüsid vastavalt TAT-is toodud tingimustele. Lisaks teenusekoordinaator /projektikoordinaator kontrollib, kas analüüsid on esitatud nõutud formaadis vastavalt TAT-is toodud metoodikale (st täidetud on etteantud vorm, analüüsis on toodud järeldus, kas tegevus vastab nõuetele). Kui tekib kahtlus analüüside sisulise õiguse osas või tulenevalt riskianalüüsist on vajalik kolmanda osapoole ehk eksperdi hinnangu küsimine, siis võib esitatud analüüside vastavust metoodikale lasta hinnata vastaval eksperdil. Antud protsess 3.1.2 ei kohaldu RE meetmetele „RE.2.1.3 Noored Setomaale“, „RE.2.1.4 Hajaasustuse programm“ ja „RE.2.3 Kohaliku omaalgatuse programm“, kus taotlusi menetletakse väljaspool RTK-d. Antud protsessi alapunkt 3.2 „Taotluse hindamise tellimine eksperdilt“ ei kohaldu RE meetmetele, juhul kui ei kasutata tasulist taotluse hindamise teenuse tellimist. Sel juhul võib küsida eksperdilt lihtkirjalikku tagasisidet ilma ekspertlepingut sõlmimata. RE meetmetele ei kohaldu ka alapunkt 3.3. „Taotluse konsensuslik hindamine RTK hindajate poolt.“ Antud protsessi alapunktid 1-2 kohalduvad EŠK-le kui EŠK TAT järgi taotlusi menetleb RTK. Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 1. Taotluste vastuvõtmine 1.1 Toetuse Esitab eeltaotluse või taotluse (edaspidi taotluse) koos vajalike lisadega e-toetuse keskkonnas. Jooksvalt või Esitatud taotlus taotleja hiljemalt taotlemise tähtpäevaks (sh. vastavalt toetuse andmise tingimustele) 1.2 TJ Taotlusvooru ettevalmistamisel ja/või taotluse RÜ-le esitamisel määrab vastavuse kontrollija taotluse kontrollimiseks. 2 tp taotluse Koordinaator SFOS-s /teenusekoor saabumisest määratud dinaator 2. Taotlejale ja partneritele ning taotlusele esitatud nõuete vastavuskontroll 2.1 Teenusekoo Teostab vastavuskontrolli taotlejale ja partneritele ning taotlusele esitatud nõuete osas vastavalt SFOS-s seadistatud Vastavalt toetuse SFOS-s kontroll-leht, rdinaator/ vastavaks tunnistamise kontroll-lehele, seejuures tagab, et ei toetata fondi määruses välistatud valdkondi. andmise tingimustele e-kiri, e-kiri RA-le/PO- le; RA kiri/PO kiri projektikoord Vastavuskontrolli käigus konsulteerib vajadusel asjakohaste isikutega (TAO juristid, hankeeksperdid, järelevalve eksperdid, inaator projektide keskkonnaekspert, ehitusekspert, küsib RA/PO hinnangut, kui TAT-s nõutud jt) ning teeb sellekohase märke kontroll-lehe märkuste lahtris. Hindab vajadust täiendava ekspertiisi kaasamiseks ja teavitab vajaduse korral TJ. (I tasandi kontrollija) 2.2 Teenusekoo Vajadusel suunab taotluse riigiabi/VTA andmise detailanalüüsi. Protsess vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2. Vastavalt vajadusele Ülesanne TAO rdinaator/ Kontrollitoimingutega seotud protsessid protsessipunktile 3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess. juristile antud projektikoord inaator (I tasandi kontrollija) 2.3 Teenusekoo Kui taotluses esineb VTA lisab RAR-i VTA broneeringu ainult RAR liidese vahendusel. Vastavalt vajadusele Kanne RAR-s rdinaator/ projektikoord inaator/ 2.4 Teenusekoo Koostab tuvastatud puuduste osas teate, milles kirjeldab selgelt puuduse kõrvaldamiseks vajalikud tegevused ning määrab Üldjuhul 5 tp Kiri SFOS-s, märge rdinaator/ puuduste kõrvaldamiseks tähtaja. Väljastab puuduste teate SFOS-i[1] kaudu ja suunab vajadusel taotluse SFOS-s jooksul, vastamise kontroll-lehel taotlejale täiendamiseks. Teeb vastavasisulise märke kontroll-lehele. ks antud tähtaeg projektikoord vastavalt toetuse inaator andmise tingimustele (I tasandi kontrollija) Teenusekoo Kui taotleja ei kõrvalda puuduseid talle määratud tähtajaks, hindab võimalust pikendada puuduste kõrvaldamise tähtaega 5 tp jooksul SFOS-s kontroll-leht; rdinaator/ ja teavitab pikendamisest taotlejat, kui on tagatud taotluse menetlemine TAT-s toodud tähtaegades. Kui puuduseid siiski tuvastamisest SFOS-s kirjavahetus 2.5 tähtajaks ei kõrvaldata ja/või tähtaja pikendamine ei ole võimalik või kui tuvastab puudusi, mida pole võimalik kõrvaldada, projektikoord teeb vastavasisulise märke kontroll-lehele ning algatab taotluse rahuldamata jätmise otsuse koostamise vastavalt TPK 3. inaator osa alapeatüki 3.1. protsessile 3.1.4. Otsustusprotsess. (I tasandi kontrollija) 2.6 Teenusekoo a) Juhul kui vastavale meetmele kohaldub ühetasandiline kontrolliulatus, veendub, et kontroll-leht on täidetud ja kinnitab 1 tp jooksul Kanne SFOS-s rdinaator/ I tasandi vastavuskontrolli tulemuse SFOS-s ning jätkub menetlus vastavalt punkti 2 alapunktile 2.7. projektikoord b) Juhul, kui vastavale meetmele kohaldub kahetasemeline kontrolliulatus, siis veendub, et kontroll-leht on täidetud (sh. inaator lisab kontroll-lehele viite RA-lt saadud hinnangule kui nii on TAT-s nõutud. (I tasandi I tasand kinnitab oma kontroll-lehe nupuga „suuna 2. tasandi kontrolli“ ja suunab kontroll-lehe II tasandile kontrollimiseks kontrollija) ning II tasandil jätkub menetlus vastavalt punkti 2 alapunktile 2.8. 2.7 Teenusekoo Vastavalt meetmele kohalduvale kontrolliulatusele: 1 tp jooksul Tööülesanne suunatud rdinaator/ vastavuskontrolli projektikoord a) algatab vastavaks tunnistatud taotluse hindamise vastavalt protsessi punktile 3 Taotluse hindamine või kinnitamisest inaator b) investeeringute kava korral algatab taotluse rahuldamise otsuse koostamise vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid protsessipunktile 3.1.4. Otsustusprotsess. 2.8 TJ/ Vastavalt meetmele kohalduvale kontrolliulatusele teostab sisulise vastavuskontrolli II tasandil ja täidab kontroll-lehe. 3 tp; lisandub Tööülesanne SFOS-s; teenusekoor vastamiseks antud Kinnitatud kontroll-leht dinaator/ TJ a) Puuduste korral suunab vastavuskontrolli kontroll-lehe SFOS-is tagasi I tasandi kontrollijale projektikoordinaatorile tähtaeg vastavalt SFOS-s määratud täpsustuste või toetuse taotlejale täiendava puuduste kõrvaldamise teate tegemiseks. Juhul, kui puudub TAT-s nõutud RA toetuse andmise isik (II hinnang, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.9. Muude puuduste korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2 tingimustele tasandi alapunktile 2.10. kontrollija) b) Kui puuduseid ei tuvasta, siis lõpetab SFOS-s vastavuskontrolli nupuga „Kinnita“ ja teavitab sellest I tasandi kontrollijat. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11. c) Juhul, kui vastavalt TAT-le on vaja taotlusi hinnata hindamis- või valikukomisjonis, siis kinnitab täidetud II tasandi vastavuskontrolli kontroll-lehe. Lõpetab SFOS-s vastavuskontrolli nupuga „Kinnita“ ja teavitab sellest I tasandi kontrollijat. M enetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11. 2.9 TJ/ Juhul kui vastavalt TAT-le RA/PO peab andma hinnangu taotlusega seotud dokumentidele, kuid vastav RA/PO hinnang 3 tp jooksul alates Tööülesanne SFOS-s; teenusekoor puudub, siis suunab vastavuskontrolli kontroll-lehe tagasi I tasandi kontrollijale RA/PO hinnangu küsimiseks. Pärast kontrollimiseks kinnitatud kontroll-leht dinaator/ TJ puuduste kõrvaldamist kinnitab täidetud II tasandi vastavuskontrolli kontroll-lehe. Lõpetab SFOS-s vastavuskontrolli saamisest; lisandub SFOS-s määratud nupuga „Kinnita“ ja teavitab sellest I tasandi kontrollijat. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11. vastamiseks antud isik (II tähtaeg vastavalt tasandi Kui II tasandi kontrollija otsustab, et taotlus ei vasta nõuetele, siis vastavuskontrolli kontroll-lehe selgituse lahtrisse märgib, TAT-le. kontrollija) et taotlus ei vasta nõuetele ja lisab põhjenduse. Lõpetab SFOS-s vastavuskontrolli nupuga „Kinnita“ ja teavitab sellest I tasandi kontrollijat. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11. 2. Teenusekoo Kui II tasandi kontrollija saadab taotluse tagasi I tasandile, esitab II tasandi kontrollijale vajalikud selgitused (täpsustus 3 tp Kanne või kiri SFOS-s 10 rdinaator/ /selgitus SFOS vastavuskontrolli moodulis) või edastab toetuse taotlejale puuduste kõrvaldamise teate. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.4. projektikoord inaator (I tasandi kontrollija) 2. Teenusekoo Kui II tasandi kontrollija kinnitas vastavuskontrollis, et taotlus ei vasta nõutele, algatab taotluse rahuldamata jätmise Vastavalt toetuse Otsuse eelnõu; 11 rdinaator otsuse koostamise vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid protsessipunktile 3.1.4 andmise tingimuste taotlus hindamisele /projekti- Otsustusprotsess. Muudab vastavalt SFOS-s projekti seisundit ja märgib seisundiks „taotlus mitte vastav.“ tähtaegadele saadetud; kanne koordinaator SFOS-s (I tasandi kontrollija) Kui vastavaks tunnistatud taotlusele järgneb taotluse hindamine, jätkub menetlus punkti 3 Taotluse hindamine kohaselt (v.a EŠK taotluste korral). Kui vastavaks tunnistatud taotlusele ei järgne hindamist, algatab nõuetele vastava taotluse korral TRO koostamise vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid protsessile 3.1.4. Otsustusprotsess. Muudab vastavalt SFOS-s projekti seisundit ja märgib seisundiks „taotlus vastavaks tunnistatud“. 3. Taotluse hindamine [2] 3.1 Taotluse hindamine hindamiskomisjonis või mõnes muus komisjonis (edaspidi komisjonis) 3. Projektikoor Saadab komisjoni liikme andmed (ees- ja perekonnanimi ning isikukood) TAO riskijuhtimise- ja järelevalve talituse Koheselt pärast E-kiri 1.1 dinaator/ juhatajale taustakontrolli tegemiseks enne eksperdi kinnitamist. komisjoni liikmelt teenusekoor nõusoleku saamist dinaator komisjoni töös osalemiseks 3. TAO riskijuh Teeb komisjoni liikme taustakontrolli STS § 21 lg 4 / ÜSS § 11 lg 2 kontrolli tegemiseks. 5 tp Taustakontroll 1.2 timise ja teostatud järelevalve talituse juhataja 3. Projektikoor Valmistab ette RTK komisjoni käskkirja eelnõu. 2 tp E-kiri komisjoni 1.3 dinaator/ käskkirja eelnõuga teenusekoor dinaator 3. Projektikoor Seadistab DHS-s komisjoni käskkirja eelnõu töövoo. Kooskõlastajad: TRO TJ, TRO OJ. Allkirjastaja: KA juht. Täitmiseks: 2 tp Töövoog DHS-s 1.4 dinaator/ projektikoordinaator/teenusekoordinaator). teenusekoor dinaator 3. TRO TJ Kooskõlastab RTK komisjoni käskkirja. 2 tp Kooskõlastatud 1.5 / TRO OJ käskkiri DHS-s 3. KA juht Allkirjastab RTK komisjoni käskkirja. 2 tp Allkirjastatud käskkiri 1.6 DHS-s 3. Projektikoor Enne taotluse komisjoni saatmist analüüsib taotlust vastavalt toetusskeemi hindamismetoodikale ja koostab hinnangu Vastavalt toetuse Hindamisleht SFOS-s, 1.7 dinaator/ vastaval vormil kui seda näeb TAT ette. Juriidiliste küsimuste tekkides kaasab õigusarvamuse saamiseks TAO juristi. andmise tingimustes eksperthinnang, e-kiri Projektikoordinaator/teenusekoordinaator täidab hindamislehe vastavalt nõuetele. määratud menetlus- teenusekoor tähtaegadele dinaator Kui TAT-s on sätestatud, et hindamisse kaasatakse ekspert, siis algatab eksperdi kaasamise vastavalt punkti 3. Taotluse hindamine alapunktile 3.2.Taotluse hindamise tellimine eksperdilt. Kajastab hindamisvormis eksperthinnangu. 3. Projektikoor Edastab vastavaks tunnistatud taotlused ja kui asjakohane, siis eelnevas alapunktis koostatud hinnangud komisjoni Vastavalt toetuse Hindamismaterjalid 1.8 dinaator/ liikmetele. andmise tingimustes kättesaadavaks määratud menetlus- tehtud; teenusekoor Komisjoni liikmetele taotluste hindamiseks infosüsteemis vajalike ligipääsude ja õiguste andmiseks kaasab TAO tähtaegadele dinaator/ TJ ärianalüütiku. 3. Projektikoor Vajadusel osaleb komisjoni koosolekul, kus annab ülevaate taotluse sisust (kui toetusskeemi hindamismetoodikas on nii Vastavalt komisjoni Koosoleku 1.9 dinaator/ sätestatud). toimumisele dokumendid teenusekoor dinaator 3. Projektikoor Vajadusel osaleb komisjoni protokolli koostamisel. Vastavalt Komisjoni protokoll 1. dinaator/ kokkuleppele 10 teenusekoor dinaator 3. TJ Edastab vajadusel komisjoni protokolli allkirjastamisele. Vastavalt Allkirjastatud 1. /teenusekoor kokkuleppele komisjoni protokoll 11 dinaator/ Registreerib protokolli DHS-s ja lisab selle SFOS-i hindamiste moodulisse. Vajadusel sisestab SFOS-i hindamiste DHS-s ja SFOS-s; moodulisse komisjoni poolt esitatud hindamise koondlehed või paremusjärjestused ning kaasab vajadusel TAO Hindamise projektikoord ärianalüütiku SFOS-i hindamiste moodulisse dokumentide sisestamisel. koondlehed ja inaator paremusjärjestused Juhul, kui taotluse hindamisele järgneb täistaotluse esitamine, siis koordinaator teavitab toetuse taotlejat hindamise SFOS-s tulemustest ja komisjoni positiivse hindamistulemuse korral täistaotluse esitamise tähtajast. Menetlus jätkub vastavalt antud protsessi punkti 4 alapunktile 4.1. Taotlused, mis on saanud positiivsed hindamistulemused, kantakse investeeringute kavasse ning see kinnitatakse ministri käskkirjaga. Investeeringute kava alusel tehakse taotluse rahuldamise otsused vastavalt TPK 3. osa alapeatükile 3.1. "Toetuse taotlemisega seotud protsessid" protsessile 3.1.4. Otsustusprotsess. 3. TJ Teavitab asjakohast(eid) projektikoordinaatorit(eid) komisjoni protokolli ja hindamislehtede allkirjastamisest. 1 tp jooksul Kirjalik teavitus 1. /teenusekoor protokolli 12 dinaator allkirjastamisest 3. Projektikoor Kui komisjonis moodustatakse hinnatud taotluste pingerida või toimub toetuse taotluste rahuldamine lävendipõhiselt, Vastavalt toetus- Otsuse eelnõu 1. dinaator koostab pärast komisjoni esimehe poolt komisjoni protokolli allkirjastamist[4] taotluse rahuldamise, osalise rahuldamise või skeemi tähtaegadele 13 / teenusek taotluse rahuldamata jätmise otsuse eelnõu vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. "Toetuse taotlemisega seotud protsessid" oordinaator protsessile 3.1.4. Otsustusprotsess. 3. TJ Kui TAT näeb ette pingerea kinnitamise, koostab vastavalt hindamistulemustele ja TAT-le pingerea kuni eelarve 2 tp jooksul Koostatud taotluste 1. /teenusekoor täitumiseni. Koostab kinnituskirja eelnõu pingerea kinnitamiseks. protokolli pingerida; kinnituskirja 14 dinaator allkirjastamisest eelnõu Vajadusel kaasab TAO juristi. 3. TJ Registreerib pingerea kinnituskirja DHS-s ja edastab vastavalt punkti 3 alapunktile 3.1.14 koostatud pingerea 1 tp jooksul Töövoog algatatud 1. /teenusekoor allkirjastamiseks TRO OJ-le. DHS-s 15 dinaator/ TRO infospetsialist 3. TRO TJ Kookõlastab pingerea kinnituskirja. 2 tp jooksul Kooskõlastatud 1. pingerea kinnituskiri 16 DHS-s 3. TRO OJ Allkirjastab pingerea kinnituskirja. 2 tp jooksul Allkirjastatud pingerea 1. kinnituskiri DHS-s. 17 3. TJ Vajadusel edastab allkirjastatud pingerea vastutavale RA-le ja asjaomastele projektikoordinaatoritele ja 1 tp jooksul E-kiri või DHS-s 1. /teenusekoor teenusekoordinaatorile. allkirjasta-misest väljaläinud kiri 18 dinaator/ 3. Projektikoor Koostab vastavalt tulemustele taotluse rahuldamise, osalise rahuldamise või taotluse rahuldamata jätmise otsuse vastavalt Vastavalt toetus- Otsuse eelnõu 1. dinaator/ TPK 3. osa alapeatüki 3.1. "Toetuse taotlemisega seotud protsessid" protsessile 3.1.4. Otsustusprotsess. skeemide 19 tähtaegadele teenusekoor dinaator 3. TJ Tagab komisjoni tulemuste avalikustamise vastavalt toetuse andmise tingimustele. Avalikustamisele kuuluv info tuleb Vastavalt Tulemused 1. /teenusekoor edastada [email protected]. kokkuleppele avalikustatud 20 dinaator 3.2 Taotluse hindamise tellimine eksperdilt[5] Üldjuhul tuleb RTK-s võtta võrdlevad pakkumised ekspertide leidmiseks vastavalt TAT-le, seejuures tuleb järgida RTK hankekorda. Eksperditeenuse summeerimisel lähtutakse TAT-s toodud toetatavatest valdkondadest. Teatud juhtudel võib eelneda taotluse hindamise tellimisele eksperdilt ekspertide nimekirja kinnitamine RA-s, kui nii näeb ette TAT. 3. TRO TJ või Kui taotluse hindamine tellitakse eksperdilt, tagab eksperdilepingu koostamise, vajadusel konsulteerib TAO juristiga. Vastavalt vajadusele Eksperdileping 2.1 TJ määratud Eksperdi valik toimub vastavalt toetuse andmise tingimustele. Enne uue eksperdi kinnitamist edastab eksperdi andmed isik (ees- ja perekonnanimi ning isikukood) TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale STS § 21 lg 4 / ÜSS § 11 lg 2 kontrolli tegemiseks, kui KA pole varasemalt tema tausta kontrollinud aasta aja jooksul. 3. TAO Teostab kontrolli STS § 21 lg 4/ ÜSS § 11 lg 2 toodud nõuetele vastavuse osas ja vajadusel teavitab TRO TJ või TRO TJ 5 tp Kontrolljälg piiratud 2.2 riskijuhtimise määratud isikut kontrolli tulemustest. juurdepääsuga ja serveriketta kaustas järelevalve talituse juhataja 3. Teenusekoo Seadistab eksperdilepingu DHS-i töövoo. 2 tp e-kiri 2.3 rdinaator/ TJ poolt määratud isik 3. Teenusekoo Laeb eksperdilepingu üles DHS-i. Töövoog kooskõlastamiseks TRO TJ-le ja allkirjastamiseks TRO OJ-le. Täitmiseks Vastavalt vajadusele Algatatud töövoog 2.4 rdinaator/ Teenusekoordinaatorile/ TJ poolt määratud isikule. TJ poolt määratud isik 3. TRO TJ Kooskõlastab eksperdilepingu DHS-s 2 tp Kooskõlastus DHS-s 2.5 3. TRO OJ Allkirjastab eksperdilepingu. 2 tp jooksul Allkirjastatud 2.6 eksperdileping DHS-s 3. Teenusekoo Saadab lepingu eksperdile e-kirjaga allkirjastamiseks. 2 tp E-kiri 2.7 rdinaator/ TJ poolt määratud isik 3. Ekspert Allkirjastab eksperdilepingu ja saadab tagasi allkirjastatud lepingu e-kirjaga. 5 tp Kahepoolselt 2.8 allkirjastatud eksperdileping 3. Teenusekoo Laeb üles allkirjastatud eksperdi lepingu DHS-i. Täitmiseks: RTK raamatupidajatele, vajadusel teadmiseks 2 tp Kahepoolselt 2.9 rdinaator/ teenusekoordinaatorile. allkirjastatud TJ poolt eksperdileping DHS-s määratud isik 3. TJ Kui eksperdilepingus ei ole kajastatud, jagab SFOS-s eksperdile/ekspertidele hindamiseks (sh konsensuslikuks Jooksvalt vastavalt SFOS-s taotlused 2. /teenusekoor hindamiseks) vastavad taotlused. vajadusele hindaja(te)le jagatud 10 dinaator/ projektikoord inaator 3. Projektikoor Võtab vastu eksperdi töö/hindamisaruande/kontroll-lehe vms dokumendid. 3 tp jooksul Vastuvõetud 2. dinaator/ eksperthinnangu eksperthinnang 11 saamisest teenusekoor dinaator/ Veendub, et eksperthinnang vastab kokkulepitud tingimustele, vajadusel küsib eksperdilt täpsustusi. TRO TJ 3. TRO TJ Kui vastavalt TAT-le on eksperthinnang tellitud mitmelt eksperdilt (konsensushindamine) ja eksperdid ei jõua Vastavalt vajadusele Kohtumine, 2. /teenusekoor konsensusele, korraldab vajalikud järeltegevused (kutsub kokku kohtumise, tellib eksperthinnangu kolmandalt eksperdilt vastuvõetud 12 dinaator või võtab eraldiseisvad eksperthinnangud vastu) eksperthinnang(ud) 3. Projektikoor Lisab eksperthinnangu dokumendi SFOS-i, kui eksperthinnang ei ole esitatud SFOS-i kaudu. 3 tp jooksul ekspert- Eksperthinnang 2. dinaator/ hinnangu saamisest SFOS-s 13 teenusekoor dinaator/ TRO TJ 3. Projektikoor Kui eksperthinnangule järgneb taotluse hindamine komisjonis, jätkub protsess vastavalt punktile 3.1 Taotluse hindamine Vastavalt Hindamiskomisjonile 2. dinaator/ hindamiskomisjonis. toetusskeemi materjalid edastatud 14 tähtaegadele teenusekoor dinaator 3. Projektikoor Kui eksperthinnangu vastuvõtmisele ei järgne komisjoni hinnangut, koostab tuginedes eksperthinnangule taotluse Vastavalt Otsuse eelnõu 2. dinaator/ rahuldamise, osalise rahuldamise või taotluse rahuldamata jätmise otsuse vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. Toetuse toetusskeemi 15 taotlemisega seotud protsessid protsessipunktile protsessile 3.1.4. Otsustusprotsess. tähtaegadele teenusekoor dinaator 3. TRO TJ Kui eksperthinnangutele järgneb taotluste pingerea koostamine, koostab projektitaotluste pingerea ja korraldab sellekohase 2 tp jooksul Pingerea kohta 2. /teenusekoor kirja koostamise. Lähtub paremusjärjestuse koostamisel TAT-s sätestatud nõuetest. Vajadusel kaasab TAO juristi. hinnangute koostatud kiri 16 dinaator saamisest 3. TRO TJ Edastab DHS-s projektitaotluste pingerea kirja allkirjastamiseks TRO OJ-le. 1 tp Algatatud töövoog 2. /teenusekoor DHS-s 17 dinaator 3. TRO OJ Allkirjastab projektitaotluste pingerea kirja. 2 tp jooksul Allkirjastatud taotluste 2. pingerida DHS-s 18 3. Projektikoor Koostab vastavalt punkti 3.2 Taotluse hindamise tellimine eksperdilt alapunktis 3.2.3.18 allkirjastatud projektitaotluste Vastavalt Otsuse eelnõu 2. dinaator/ pingereale, taotluse rahuldamise, osalise rahuldamise või kõrvaltingimusega rahuldamise otsuse vastavalt TPK 3. osa toetusskeemi 19 alapeatüki 3.1. "Toetuse taotlemisega seotud protsessid" protsessile 3.1.4. Otsustusprotsess. tähtaegadele teenusekoor dinaator 3.3 Taotluse konsensuslik hindamine RTK hindajate poolt Kohaldub, kui konsensuslikku hindamist näeb ette TAT ja või hindamismetoodika.[3] 3. TRO TJ Suunab nõuetele vastavaks tunnistatud taotluse kahele RTK hindajale (projektikoordinaatorid) konsensuslikuks 3 tp jooksul Märge SFOS-s 3.1 hindamiseks läbi SFOS-i. vastavuskontrolli kontroll-lehe Hindab vajadust täiendava eksperdi kaasamiseks vastavalt punktile 3.2. Taotluse hindamise tellimine eksperdilt. kinnitamisest 3. RTK Hindavad taotlust vastavalt ettevalmistatud hindamisjuhendile ja täidavad hindamisvormi. 12 tp jooksul Täidetud 3.2 hindajad taotluse hindamisele hindamisvorm suunamist 3. RTK Allkirjastavad konsensusliku hinnangu ja edastavad TJ/teenusekoordinaatorile. E-kiri 3.3 hindajad 3. TJ Kontrollib hinnete ja hinnangute nõuetekohasust ning hindepunktide aritmeetilist korrektsust, vajadusel saadab 2 tp jooksul Kontrollitud 3.4 /teenusekoor hindamisvormi hindajatele täiendamiseks tagasi e-kirjaga. hindamisvorm; dinaator E-kiri 3. RTK Vajadusel viivad sisse parandused/täiendused vastavalt TJ/teenusekoordinaatori juhistele. Allkirjastavad lõpliku 2 tp jooksul Allkirjastatud 3.5 hindajad konsensusliku hindamisvormi ja salvestavad SFOS-i. hindamisvorm SFOS-s Menetlus jätkub vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. "Toetuse taotlemisega seotud protsessid" protsessile 3.1.4. Otsustusprotsess. 4. RE „MATA meetmete“ eeltaotluste menetlemine Kohaldub ainult Maakondade arengustrateegiate elluviimise toetusmeetmetele (RE.2.1.5 ja RE.3.1.3) 4.1 Toetuse Esitab ettepanekud taotlemisõigusega projektide nimekirja koostamiseks e-kirja teel teenusekoordinaatorile. Vastavalt TAT-le E-kiri salvestatud taotleja TRO võrgukettale (MARO) 4.2 Teenusekoo Suunab esitatud ettepanekud registreerimisse DHS-i. 2 tp jooksul DHS-s registreeritud rdinaator ettepanekud 4.3 Teenusekoo Kontrollib ettepanekute vastavust TAT-s toodud nõuetele ja vastavuse korral suunab esitatud ettepanekud 40 tp jooksul Kataloogis pilv.rtk.ee rdinaator hindamiskomisjonile hindamiseks e-kirja teel. Koostab hindamiskomisjoni järgselt hindamiskomisjoni protokolli ja ettepanekute taotlemisõigusega projektide nimekirja. Esitab taotlemisõigusega projektide nimekirja kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks esitamisest RTK peadirektorile DHS-s. 4.4 RTK Kinnitab taotlemisõigusega projektide nimekirja. 2 tp Nimekiri DHS-s peadirektor kinnitatud  4.5 Teenusekoo Edastab toetuse taotlejale kinnitatud taotlemisõigusega projektide nimekirja e-kirja teel ja teavitab toetuse saajat 2 tp E-kiri salvestatud rdinaator põhiprojekti esitamise tähtajast. TRO võrgukettale [1] Kui projekti eripärast tulenevalt ei ole võimalik kasutada infosüsteemi SFOS postkasti, registreeritakse projektiga seotud dokumentatsioon DHS-s projekti toimikus. Kohaldub siin ja edaspidi toetuse taotleja/toetuse saajaga igasuguse kirjavahetuse dokumenteerimisel. [ ] Ei kohaldu investeeringu kava taotlustele. [ ] Alapunkt 3.3 „Taotluse konsensuslik hindamine RTK hindajate poolt“ ei kohaldu RE meetmetele. [4] Investeeringute kava raames toetuse andmisel peab olema enne taotluse rahuldamise otsuse vormistamist investeeringute kava kinnitatud ministri poolt. [5] Alapunkt 3.2 „Taotluse hindamise tellimine eksperdilt“ ei kohaldu RE meetmetele. 3.1.3. Investeeringute kavasse kantud projektide taotluste vastuvõtmise protsess Protsessiomanik TRO teenusekoordinaator Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrollj (ametikoht) älg 1. Taotluste vastuvõtmine investeeringute kavasse kantud projektide osas Investeeringute kavasse kantud projektide osas toimub taotluste vastuvõtmine ja vormiline ning sisuline vastavuskontroll sarnaselt avatud taotlemise rakendusskeemile vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1 Toetuse taotlemisega seotud protsessid punktile 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess (alapunktid 1. Taotluste vastuvõtmine ja 2. Taotlejale ja partneritele ning taotlusele esitatud nõuete vastavuskontroll) ja TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid punktile 3.1.4. Otsustusprotsess. 1.1 Toetuse taotleja Esitab investeeringute kavasse kantud projekti taotluse SFOS-i kaudu. Jätkub taotluste menetlus Vastavalt TAT tähtaegadele Taotlus vastavalt meetmele kohalduvale kontrolliulatusele vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1 protsessi 3.1.2. SFOS-s; Taotluste menetlemise protsess punktile 1. 1.2 Teenusekoordin Kui esitatud taotlus ei vasta TAT-le, siis esitab taotlusega seotud dokumendid RA-le seisukoha saamis 3 tp jooksul alates taotluse e-kiri RA- aator/ eks. kättesaamisest või vastavalt le või kiri projektikoordina TAT tähtaegadele DHS-s ator 1.3 RA Edastab vastuse vastavalt TAT tingimustele. 10 tp jooksul või vastavalt RA kiri TAT tähtaegadele 1.4 Teenusekoordin Sisestab RA vastuse SFOS-i vastavuskontrolli moodulisse projekti andmete lehele. Jätkub taotluste 2 tp jooksul RA kiri aator/ menetlus vastavalt meetmele kohalduvale kontrolliulatusele vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1 SFOS-s projektikoordina protsessi 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess. ator 3.1.4. Otsustusprotsess Protsessiomanik TRO teenusekoordinaator Otsustusprotsess kohaldub taotluse menetlemisel ja taotluse rahuldamise otsuse (TRO) muutmisel või kehtetuks tunnistamisel. 1. Otsustusprotsess Kui taotleja on taotluse menetluse kestel esitanud enne TRO tegemist avalduse taotluse menetlemise 2. Taotluse rahuldamise lõpetamiseks, katkestatakse taotluse menetlus SFOS-is ja TRO projektikoordinaator teavitab taotlejat, et otsuse muutmise taotluse RTK lõpetab taotleja avalduse alusel taotluse edasise menetluse. menetlemine 3. Taotluse rahuldamise RÜ valmistab ette HMS § 43 lg 2 kohaselt teatise taotluse menetlemise lõpetamise kohta ja edastab otsuse osaliselt või täielikult taotlejale SFOS postkasti kaudu. kehtetuks tunnistamine 3.1. Taotluse Taotluse osalisel rahuldamisel, taotluse rahuldamata jätmisel või taotluse kehtetuks tunnistamisel antakse rahuldamise otsuse taotlejale võimalus esitada oma seisukohad (ärakuulamine) enne vastava otsuse tegemist, välja arvatud osaliselt või täielikult juhul, kui otsus põhineb taotluses esitatud andmetel ning puuduste kõrvaldamiseks esitatud teabel ja kehtetuks selgitustel. Reeglina viiakse ärakuulamine läbi kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. tunnistamine juhul, kui toetus ei kuulu Antud otsustusprotsessi alapunkti 3 „Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnista tagastamisele mine“ kohaselt RE meetmete taotluste rahuldamise otsused tunnistatakse kehtetuks vastava meetme 3.2. Taotluse tingimustes toodud alustel. rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult RTK võib teha, kui TAT näeb nii ette, TRO edasilükkava tingimusega (näiteks Kliima meetme TRO), kui to kehtetuks etuse andmine sõltub eelarvesse prognoosi kohaselt laekuvatest, aga veel laekumata vahenditest. tunnistamine juhul, kui toetus kuulub Antud protsessis vastutajana toodud projektikoordinaator on SFOS-s projektikoordinaatoriks määratud isi tagastamisele k. Kohaldub Ei kohaldu 1.1. LÜHENDID 2021- 2021-2027 2027 SV admin SV TA Etapp EŠK Nr Vast Tegevuse EŠK TAkirjeldus Tähtaeg utaja EGF meetmele Kliima 1.3 1. Otsustusprotsess RE 2021-2027 RRL Otsustuse 1.1 Proje Kui toetuse taotluse või muutmisettepaneku rahuldamisega antakse TS-le VTA-d, veendu enne TRO eelnõu allkirjastamisele Enne töövoo alustamist eelnõu ktiko saatmist, et TS-l on RAR-s piisav vaba jääk abi andmiseks RAR andmete alusel. ettevalmista ordin mine aator 1.2 Proje Kui taotluse täies mahus rahuldamine ei ole võimalik või põhjendatud, tee taotluse osalise rahuldamise ettepaneku taotlejale. 2 tp tööülesande saamisest, ktiko lisandub vastamiseks ordin a) Saada taotluse muutmiseks taotlejale (sh. taotlus on SFOS-s seisundis täiendamiseks saadetud). Anna taotlejale määratud tähtaeg aator tähtaja taotluse muutmiseks ning anna taotlejale võimalus taotluse osalise rahuldamise ettepaneku kohta seisukoha esitamiseks 5 tp jooksul. Kui taotleja on nõus, siis taotleja teeb vastavad muudatused SFOS-is ja esitab muudetud taotluse SFOS-s. b) Anna taotlejale võimalus TRO ettepaneku kohta seisukoha esitamiseks 5 tp jooksul. Kui taotleja on nõus, siis vajaduse korral tee taotluses vastavad muudatused SFOS-s projektikoordinaator. Nõusolek peab olema kinnitatud esindusõigusliku isiku poolt. Kui TRO tehakse kõrvaltingimusega, anna taotlejale võimalus täiendavate seisukohtade ja nõusoleku esitamiseks 5 tp jooksul. Taotluse rahuldamata jätmise otsuse korral, kui otsus ei põhine taotluses esitatud andmetel ja puuduste kõrvaldamiseks esitatud teabel ja selgitusel, koosta teade ja anna taotlejale võimalus täiendavate seisukohtade esitamiseks 5 tp jooksul. Kui taotlust ei ole tähtajaks muudetud või muudatused ei vasta taotluse osalise rahuldamise ettepanekule valmista ette taotluse rahuldamata jätmise otsuse eelnõu ja anna taotlejale võimalus täiendavate seisukohtade esitamiseks 5 tp jooksul. 1.3 Proje a) Koosta otsuse eelnõu valides DHS-s asjakohase malli[1], kui asjakohane siis toetuslepingu. Vastavalt TAT tähtaegadele; ktiko lisandub kooskõlastamiseks ordin b) Kui taotleja ei nõustu taotluse osalise rahuldamise ettepanekuga, koosta taotluse rahuldamata jätmise otsuse eelnõu määratud tähtaeg vastavalt aator valides DHS-s asjakohase malli. TAT-le Taga, et otsuse eelnõu/toetuslepingu sisu ja olulised asjaolud on kajastatud korrektselt. Otsuse 1.4 Proje Saada otsuse eelnõu kooskõlastamiseks RA-le vastavalt nõuetele DHS-s või e-kirjaga juhul, kui see on TAT-s nõutud. Vastavalt TAT tähtaegadele; kooskõlasta ktiko lisandub kooskõlastamiseks mine ordin määratud tähtaeg vastavalt /allkirjastam aator TAT-le ine 1.5 RA0 RA annab kirja või e-kirja teel kooskõlastuse või keeldub kooskõlastuse andmisest otsuse eelnõule. Vastavalt TAT tähtaegadele 1.6 Proje Algata DHS-s otsuse/lepingu kinnitamise töövoog ning lisa juurde vajadusel lisadokumendid (sh RA kooskõlastuse kui TAT 2 tp ktiko nõuab). ordin aator Kooskõlastajad: a) kooskõlastajad taotluse rahuldamata jätmise otsuse eelnõu puhul: a. valdkonna eest vastutav TAO jurist; b. TJ kui allkirjastaja on TRO OJ. b) kooskõlastajad TRO/lepingu eelnõu puhul: a. omavahel kombineeritud riigiabiliikide/VTA andmise korral TAO jurist; b. TJ kui allkirjastaja on TRO OJ. 1.7 TJ/ Teosta otsuse/lepingu eelnõu vormi ja sisu ja oluliste asjaolude kajastamise kontrolli. Allkirjasta otsus/leping või lükka se 1 tp TRO tagasi DHS-s. OJ *antud protsessi etapi viib läbi TRO OJ alates RTK peadirektori asetäitja käskkirjaga[2] kinnitatud piirmäärast toetuse summaga otsuste puhul. 1.8 Proje Allkirjastaja poolt tagasi lükatud otsuse/lepingu eelnõu korral teosta vajalikud muudatused otsuse dokumendis. Menetlus ktiko jätkub vastavalt punkti 1 Otsustusprotsess alapunktile 1.6. ordin aator 1.9 Proje Sisesta allkirjastatud ja DHS-s registreeritud otsus/leping SFOS-i. Tee otsus/leping taotlejale teatavaks SFOS vahendusel. 1 tp ktiko ordin Muuda SFOS-s projekti seisundit. aator Otsusest teavitamine 1. Proje Kui toetuse andmise tingimus näeb ette, teavita otsuse vastuvõtmisest RA-d e-kirjaga. 1 tp 10 ktiko ordin aator 1. Proje Kui projekt sisaldab riigiabi/VTA-d, tutvu otsuse/lepingu allkirjastamisest teavitusega DHS-st ja vastavalt otsusele/lepingule Riigiabi 15 tööpäeva ja VTA 5 11 ktiko edasta riigiabi/VTA andmise andmed RAR-i liidese kaudu. tööpäeva jooksul ordin aator Juhul, kui riigiabi/VTA-d antakse kaudsetele abisaajatele, siis sisesta andmed RAR-is käsistsi. Etapp Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg 2. Taotluse rahuldamise otsuse muutmise taotluse menetlemine TRO muutmine algatatakse TS ettepanekul või RTK projektikoordinaatori poolt (näiteks kui TAT muudatusega lisatakse soodustustav asjaolu). Kui muutmine algatatakse RTK-s, teavitatakse sellest TS. TRO muutmise 2.1 Projektikoo a) Kui TS on esitanud TRO muutmise taotluse, kontrolli seda vastavalt õigusaktidele ning vajadusel hindamise toetusskeemi hi Vastavalt TAT menetlus-tähtajale taotluse rdinaator ndamismetoodikale tuginedes. Vajadusel kaasa asjaomased osapooled (TAO jurist, TJ, teenusekoordinaator, TAO valdkonna kontrollimine ekspert) või välise eksperdi. Koheselt, kui projekti rakendamisel ilmneb asjaolusid, mis võiksid projekti TRO muutmise taotluse puhul, mis ei vaja ametlikku TRO muutmise menetlust, piisab TS kirjalikust teavitamisest SFOS-i kaudu eesmärkide ning tulemuste saavutamist muutmisettepaneku aktsepteerimisest või mitteaktsepteerimisest. Vajadusel tee muudatused SFOS-s. takistada b) Kui on vaja ametlikku TRO muutmise menetlust, siis jätka menetlust vastavalt punkti 2 alapunktile 2.3. c) Juhul, kui projekti rakendamisel ilmneb asjaolusid, mis võiksid projekti eesmärkide ning tulemuste saavutamist takistada, tee e-kirja teel ettepanek TJ-le TRO muutmiseks ja lisa põhjendus TRO muutmiseks. 2.2 TJ Juhul, kui koordinaator tegi TJ-le ettepaneku TRO muutmiseks, 2 tp jooksul a) tutvu koordinaatori poolt saadetud ettepanekuga taotluse rahuldamise otsuse muutmiseks; b) teavita koordinaatorit e-kirjaga, kui oled nõus koordinaatori ettepanekuga TRO muutmiseks. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.3; c) teavita koordinaatorit e-kirjaga TRO muutmisega mitte nõustumise korral. TRO muutmise 2.3 Projektikoo a) Koosta TRO muutmise eelnõu ning vajadusel kaasa asjaomased osapooled (TAO jurist, TJ, teenusekoordinaator, TAO 10 tp (v.a. juhul, kui TAT-s on muu eelnõu koostamine rdinaator valdkonna ekspert) või väline ekspert ning algata vajadusel riigiabi/VTA andmise kontrolli protsessi vastavalt TPK 3. peatüki menetlus-tähtaeg), vajadusel riigiabi/VTA ja kooskõlastamine alapeatüki 3.2. Kontrollitoimingutega seotud protsessid punktile 3.2.7 Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli andmise kontroll vastavalt p.3.2.7 protsess. Vajadusel konsulteeri RA või meetme juhtkomisjoniga. tähtaegadele; lisandub vastamiseks määratud tähtaeg b) Kui algatajaks on TS, siis jätka menetlust vastavalt punkti 2 alapunktile 2.6. c) Kui algatajaks on RÜ[3], siis saada TS-le TRO muutmise eelnõu SFOS-i postkasti kaudu ning anna TS-le võimalus täiendavate seisukohtade esitamiseks 5 tp jooksul. 2.4 TS a) Nõusoleku korral TS kooskõlastab TRO muutmise eelnõu SFOS postkasti kaudu. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 5 tp jooksul alapunktile 2.6., kui on vaja otsus kooskõlastada RA-ga või juhtkomisjoniga. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.9, kui pole vaja kooskõlastada RA-ga või juhtkomisjoniga. b) Kui TS ei kooskõlasta TRO muutmise eelnõu, siis TS esitab täiendavad seisukohad SFOS-i postkasti kaudu. c) Puuduste korral parandab puudused ja saadab parandatud taotluse rahuldamise otsuse muutmise eelnõu.  2.5 Projektikoo Kui ilmnevad uued asjaolud, millest lähtuvalt tuleb TRO muutmise eelnõu oluliselt muuta, edasta muudetud eelnõu veel kord 3 tp jooksul rdinaator kommenteerimiseks TS-le SFOS-s määrates vastamiseks lühema tähtaja kui esmakordselt eelnõu tutvumiseks saatmisel. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.4. 2.6 Projektikoo Kooskõlasta TRO muutmise eelnõu RA või meetme juhtkomisjoniga kui TAT näeb seda ette e-kirja teel. 5 tp ettepaneku saamisest rdinaator Puuduste tuvastamise korral jätka menetlust vastavalt punkti 2 alapunktile 2.7. Kooskõlastuse saamise korral jätka menetlust vastavalt punkti 2 alapunktile 2.9. 2.7 Projektikoo Puuduste korral koosta teate TS-le SFOS-s koos vastamise tähtaja ja puuduste põhjendustega. Vastavalt TAT menetlus-tähtajale; rdinaator määrab vastamiseks üldjuhul kuni 10 tp Kui asjakohane, lisa puuduste teatele RA või meetme juhtkomisjoni hinnangu ning edasta RA-le koopia. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.4. 2.8 Projektikoo a) Kui TS avaldust TRO muutmiseks ei rahuldata ja TS-l ei ole toetuse kasutamist ettenähtud tingimustel võimalik jätkata 3 tp rdinaator algata TRO täielikult või osaliselt kehtetuks tunnistamise eelnõu koostamise vastavalt antud protsessi punktile 3. b) Kui RÜ algatusel koostatud TRO muutmise eelnõu asjaolud langevad ära, katkesta RÜ TRO muutmise eelnõu menetluse. 2.9 Projektikoo a) Kui TRO muudatuse tegemiseks esitatud info ei ole asjakohane või TS ei ole tähtajaks puudusi kõrvaldanud, algata DHS-s 2 tp rdinaator TRO muutmata jätmise otsuse kinnitamise töövoo ning lisa juurde vajadusel lisadokumendid (sh RA kooskõlastuse kui TAT nõuab). Kooskõlastajad: i. valdkonna eest vastutav TAO jurist; ii. TJ kui allkirjastaja on TRO OJ b) Korrektse TRO muutmise taotluse korral algata DHS-s TRO muutmise töövoo ning lisab juurde vajadusel lisadokumendid (sh RA kooskõlastuse kui TAT nõuab). Kooskõlastajad: i. omavahel kombineeritud riigiabiliikide/VTA andmise korral TAO jurist; ii. TJ kui allkirjastaja on TRO OJ. Otsuse 2. TJ/ TRO Teosta otsuse/lepingu eelnõu vormi ja sisu ja oluliste asjaolude kajastamise kontroll DHS-s. Allkirjasta otsus/leping DHS-s või 1tp allkirjastamine 10 OJ lükka see tagasi. *antud protsessi etapi viib läbi TRO OJ alates RTK peadirektori asetäitja käskkirjaga[4] kinnitatud piirmäärast toetuse summaga otsuste puhul. a) Allkirjastatud otsuse/lepingu korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.12; b) Puuduste korral saada teavituse koordinaatorile puuduste kõrvaldamiseks. Puuduste korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11. 2. Projektikoo Allkirjastaja poolt tagasi lükatud otsuse/lepingu eelnõu korral teosta vajalikud muudatused otsuse dokumendis. Menetlus jätkub 11 rdinaator vastavalt punkti 2 alapunktile 2.9. Otsusest 2. Projektikoo Muuda taotlust SFOS-s ja sisesta allkirjastatud ning DHS-s registreeritud otsus/leping SFOS-i. Tee otsus/leping taotlejale 1 tp teavitamine 12 rdinaator teatavaks SFOS vahendusel. 2. Projektikoo Kui TAT näeb ette, teavita otsuse vastuvõtmisest RA-d/PO-d vastavalt nõuetele ja registreeri e-kiri/kiri DHS-s. 1 tp 13 rdinaator 2. Projektikoo Kui projekt sisaldab riigiabi/VTA-d, tutvu DHS teavitusega otsuse/lepingu allkirjastamise kohta ja edasta riigiabi/VTA andmed riigiabi 15 tp ja VTA 5 tp jooksul 14 rdinaator RAR-i liidese kaudu. Juhul, kui riigiabi/VTA-d antakse kaudsetele abisaajatele, siis sisesta andmed RAR-is käsitsi. 3. Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine TRO osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine toimub RÜ algatusel või TS taotlusel. 2021-2027 SV meetmete RÜ teeb taotluse rahuldamise otsuse täieliku või osalise kehtetuks tunnistamise vastavalt ÜM_2022 § 14. RE meetmete taotluste rahuldamise otsused tunnistatakse kehtetuks vastava meetme tingimustes toodud alustel. Kliima meetmete ja EŠK meetmete TRO-d tunnistatakse vajaduse korral kehtetuks, kui seda võimaldab TAT. 3.1. Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine juhul, kui toetus ei kuulu tagastamisele TRO osaliselt või 3. TS TS esitab SFOS postkasti kaudu avalduse TRO osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamiseks. Vastavalt vajadusele täielikult kehtetuks 1.1 tunnistamise Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.1.3. taotlemine 3. Projektikoo Kui TAT näeb ette näeb, siis esita TS avaldus TRO osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamiseks hindamis- või juhtkomisjonile Vastavalt vajadusele koheselt 1.2 rdinaator läbivaatamiseks ja hindamiseks. /teenuse- koordinaat Algata TRO osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamise eelnõu koostamise. or/TJ/ Otsuse eelnõu 3. Projektikoo Koostab taotluse rahuldamise otsuse osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu. Vajadusel kaasab TAO juristi ning kui 3 tp koostamine 1.3 rdinaator kohaldub, siis teavitab juristi hindamis- või juhtkomisjoni seisukohast e-kirja teel. 3. Projektikoo Kui TAT-s on ette nähtud, siis saadab taotluse rahuldamise otsuse osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu RA-le 1 tp 1.4 rdinaator kooskõlastamiseks e-kirja teel. 3. RA Vajaduse korral saadab RA e-kirjaga või kirjaga kooskõlastuse vastavalt TAT-le. Vastavalt TAT-s sätestatud tähtaegadele 1.5 Otsuse eelnõu 3. Projektikoo Saadab TRO osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu TS-le SFOS-s ja annab 5 tp seisukoha võtmiseks (v.a juhul, kui 1 tp, lisandub vastamiseks määratud kooskõlastamine 1.6 rdinaator kehtetuks tunnistamine toimub TS taotlusel ning tema taotlus rahuldatakse täielikult). tähtaeg TS-ga a) kui TS annab kooskõlastuse, siis jätka menetlust vastavalt punkti 3 alapunktile 3.1.7. b) kui TS saadab omapoolsed kommentaarid TRO osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõule, siis analüüsi kommentaare, konsulteeri vajadusel asjaomaste osapooltega (TAO jurist, TJ, teenusekoordinaator, TAO valdkonna ekspert). (i) kui otsuse tegemise asjaolud langevad ära, siis lõpeta otsuse osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu koostamise; (ii) vajaduse korral vii sisse täiendused. Jätka menetlust vastavalt punkti 3 alapunktile 3.1.7. Otsuse 3. Projektikoo Algata DHS-s TRO osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise otsuse kinnitamise töövoog. 2 tp kooskõlastamine ja 1.7 rdinaator allkirjastamine Kooskõlastajad: DHS-s a) valdkonna eest vastutav TAO jurist; b) TJ kui allkirjastaja on TRO OJ. Allkirjastaja TJ või TRO OJ (Antud protsessi etapi viib läbi TRO OJ alates RTK peadirektori asetäitja käskkirjaga[5] kinnitatud piirmäärast toetuse summaga otsuste puhul). Otsusest 3. Projektikoo Sisesta allkirjastatud ja DHS-s registreeritud otsus/leping SFOS-i ja tee muudatused SFOS-s. Tee otsus taotlejale teatavaks 1 tp teavitamine 1.8 rdinaator SFOS vahendusel. a) Juhul, kui on otsustatud taotlus täielikult kehtetuks tunnistada, siis muuda SFOS-s projekti seisundit ja märgi projekti seisundiks „katkestatud“. b) Juhul, kui on otsustatud taotlus osaliselt kehtetuks tunnistada, siis muuda taotlust SFOS-s. 3. Projektikoo Kui TAT näeb ette, teavita otsuse vastuvõtmisest RA-d vastavalt nõuetele ning registreeri kiri/ e-kiri DHS-s. 1 tp 1.9 rdinaator 3. Projektikoo Kui projekt sisaldab riigiabi/VTA-d, saad otsuse/lepingu allkirjastamisest teavituse DHS-st. Sisesta vastavalt otsusele/lepingule Riigiabi 15 tp ja VTA 5 tp jooksul 1. rdinaator antud abi muudatused RAR-i liidese kaudu. 10 Juhul, kui riigiabi/VTA-d antakse kaudsetele abisaajatele, siis sisesta andmed RAR-is käsitsi. 3.2. Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine juhul, kui toetus kuulub tagastamisele Avalduse esitamine 3. TS Esitab avalduse toetuse kasutamisest loobumise kohta SFOS kaudu. Vastavalt vajadusele 2.1 Avalduse 3. Projektikoo Kui TAT näeb ette, siis esita TS avaldus toetuse kasutamisest loobumise kohta hindamis- või juhtkomisjonile läbivaatamiseks ja 2 tp jooksul pärast avalduse saamist läbivaatamine ja 2.2 rdinaator hindamiseks e-kirjaga. TAO riskijuhtimise /Teenusek ja järelevalve oordinaator talitusele 3. Projektikoo Teavita e-kirjaga TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat laekunud TS avaldusest, kui kohaldub, siis ka hindamis- või 1 tp edastamine 2.3 rdinaator juhtkomisjoni seisukohast ja tee ettepanek TRO osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistada. /Teenusek oordinaato r/TJ/ 3. TAO Suuna laekunud avaldus järelevalve eksperdile e-kirjaga. 1 tp 2.4 riskijuhtimi Rikkumise SFOSi se ja sisestamine järelevalve talituse juhataja 3. Järelevalv Sisesta SFOSi rikkumise aruande. 2 tp 2.5 e ekspert Otsuse koostamine 3. Järelevalv Koosta TRO/lepingu osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu. Riigiabiga/VTA-ga seotud projekti korral konsulteeri Jooksvalt järelevalve menetluse raames 2.6 e ekspert TAO juristiga. 3. Järelevalv Edasta otsuse eelnõu kontrollimiseks TAO juristile e-kirjaga. 1 tp jooksul valmimisest 2.7 e ekspert 3. TAO jurist Kontrolli, kas otsuse eelnõu on korrektselt vormistatud ning täienda vajadusel eelnõud, sh lisa asja- ja ajakohane kohtupraktika. 5 tp 2.8 Tagasta otsuse eelnõu järelevalve eksperdile e-kirjaga. 3. Järelevalv Edasta otsuse eelnõu kontrollimiseks projektikoordinaatorile e-kirjaga. 1 tp jooksul 2.9 e ekspert 3. Projektikoo Kontrolli, kas otsuse eelnõus kajastatud finantsandmed (mitteabikõlblik kulu, toetuse ja omafinantseeringu proportsioon, 3 tp 2. rdinaator tegevuse nimetus, maksete numbrid, arvutuse aluseks olevad summad ja arvutused jm olulised andmed) on korrektsed. Saada 10 kontrollitud otsuse eelnõu tagasi järelevalve eksperdile e-kirjaga. 3. Järelevalv Saada otsus TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale kooskõlastamiseks e-kirjaga. 1 tp jooksul 2. e ekspert 11 3. TAO Kontrolli, kas otsuse eelnõu on korrektselt vormistatud, kooskõlasta see ja saada kontrollitud otsuse eelnõu tagasi järelevalve 1 tp jooksul 2. riskijuhtimi eksperdile e-kirjaga. 12 se ja a) Üldjuhul (v.a EŠK otsuse korral) korrektselt vormistatud otsuse eelnõu korral menetlus jätkub vastavalt punkti 3.2. alapunktile järelevalve 3.2.17. talituse juhataja Vajadusel tagasta otsuse eelnõu järelevalve eksperdile paranduste sisseviimiseks. Menetlus jätkub vastavalt punkti 3.2. alapunktile 3.2.6. b) EŠK otsuse eelnõu korral saada kontrollitud otsuse eelnõu tagasi järelevalve eksperdile EŠK programmi eksperdile edastamiseks. Vajadusel tee omalt poolt ettepanekud EŠK otsuse eelnõu täiendamiseks. 3. Järelevalv Edasta EŠK otsuse eelnõu EŠK programmi eksperdile kooskõlastamiseks e-kirjaga. 1 tp jooksul 2. e ekspert 13 3. EŠK Tutvu EŠK otsuse eelnõuga. Edasta EŠK otsuse eelnõu Šveitsi toetuste büroole kooskõlastamiseks e-kirjaga. 1 tp jooksul 2. programmi 14 ekspert 3. Šveitsi Tutvub EŠK otsuse eelnõuga. Kooskõlastab e-kirja teel EŠK otsuse eelnõu vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 11.4 1 kuu jooksul vastavalt EŠK regulatsiooni 2. toetuste "Finantskorrektsioonid". Vajadusel saadab täiendusettepanekud EŠK otsuse eelnõule. artiklile 11.4 15 büroo 3. EŠK Tutvu Šveitsi toetuste büroo vastusega (vajadusel kogu täiendavat infot tagastuse kohta ja saada Šveitsi toetuste büroole 1 tp jooksul 2. programmi täiendavat infot). Edasta Šveitsi toetuste büroo kooskõlastus järelevalve eksperdile e-kirjaga. 16 ekspert 3. Järelevalv Algata DHS-s otsuse/lepingu kinnitamise töövoo ning lisa juurde vajadusel lisadokumendid (sh RA kooskõlastus kui TAT nõuab 2 tp jooksul 2. e ekspert /EŠK otsuse eelnõule lisa Šveitsi toetuste büroo kooskõlastus). Kooskõlastajad TRO/lepingu osalise või täieliku kehtetuks 17 tunnistamise eelnõu puhul juhul, kui toetuse summa kuulub tagastamisele: projektikoordinaator, TAO jurist, TRO TJ ja TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ. Allkirjastaja: TRO OJ või TAO OJ. Lisa töövoog teadmiseks TRO projektikoordinaatorile. Otsuse 3. Projektikoo Kooskõlasta otsus DHS-s. 2 tp jooksul kooskõlastamine 2. rdinaator, 18 TAO jurist, TRO TJ, TAO riskijuhtimi se ja järelevalve TJ Otsuse 3. TRO OJ Allkirjasta otsus DHS-s.[6] 3 tp jooksul allkirjastamine 2. /TAO OJ 19 Otsusest 3. Järelevalv Peale otsuse allkirjastamist edasta see SFOS-i postkasti kaudu TS-le. Veendu, et TS saab otsuse kätte. Vajadusel küsi 2 tp jooksul tp teavitamine 2. e ekspert kättesaamise kohta kinnitust. Juhul kui kättetoimetamises on võimalik kahelda, edasta otsus TS äriregistrisse kantud 20 elektronposti aadressile. Saada RA-le otsus vajaduse korral. 3. Järelevalv Teosta vajalikud toimingud SFOS-s (sh. sisesta tagastus ja seo algdokumendid ning uuenda rikkumise aruande). 10 tp jooksul otsuse allkirjastamisest 2. e ekspert 21 3. Projektikoo Kui otsusega tunnistatakse mitteabikõlblikuks riigiabi/VTA-ga seotud kulud sisesta vastavalt otsusele/lepingule antud abi 1 tp jooksul 2. rdinaator muudatused RAR-i liidese kaudu koheselt pärast toetuse tagastamist TS poolt. 22 Juhul, kui riigiabi/VTA-d on antud kaudsetele abisaajatele, siis sisesta andmed RAR-is käsistsi. 3. Projektikoo Võta teadmiseks teade TRO/lepingu osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise kohta DHS töövoo kaudu. 1 tp jooksul 2. rdinaator 23 Taotluse täielikult kehtetuks tunnistamise otsuse korral muuda SFOS-s projekti seisundit ja märgi projekti seisundiks „katkestatud“ ja kontrolli enne projekti katkestatuks märkimist, kas rikkumise kahtluse alusel menetlus(t)ega seotud FKO-d on koostatud, allkirjastatud ja kõik vastavad tagastused on SFOSi sisestatud ja tagastatud. [1] Investeeringute kava raames toetuse andmisel peab olema enne TRO vormistamist Investeeringute kava kinnitatud ministri poolt. [2] RTK peadirektori asetäitja käskkiri „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“. Kehtiv käskkiri on siseveebis TPK lisade juures lingil Töökorra lisad. [3] Kui õigusaktis (näiteks TAT-s) muudetakse TS kohustusi või õigusi, mis väljenduvad ka TRO-s, siis tuleks kaaluda otsuste muutmist RÜ omal algatusel. [4] RTK peadirektori asetäitja käskkiri „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“. Kehtiv käskkiri on siseveebis TPK lisade juures lingil Töökorra lisad. [5] RTK peadirektori asetäitja käskkiri „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“. Kehtiv käskkiri on siseveebis TPK lisade juures lingil Töökorra lisad . [6] Norra/EMP vahendite korral vastavalt vastutusvaldkonnale (nagu kahepoolsete suhete fond, tehniline abi), kus võib olla FKO allkirjastajaks TAO juhataja. 3.1.5. Perioodi 2021-2027 SV administratsiooni TA projekti ja EŠK TA meetme projekti ning käskkirja alusel projekti SFOSi sisestamine Protsessiomanik TRO teenusekoordinaator Nr Vastutaja (ametikoht) Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg Perioodi 2021-2027 struktuurivahendite administratsiooni TA ja EŠK TA meetme ning käskkirja alusel projekti SFOSi sisestamine 1. Projektikoordinaator/ EŠK programmi ekspert Sisestab projekti SFOS-i ja määrab projekti seisundiks rahastatud. TAT-s toodud tähtajaks Projekt avatud SFOS-s *TA projekti korral sisestab aastapõhise eelarve. 3.2. KONTROLLITOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESSID 3.2.1. Maksete protsess 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess 3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess 3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess 3.2.5. Andmekorje protsess 3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess 3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess 3.2.1. Maksete protsess Protsessiomanik TRO teenusekoordinaator Makse kontrolli ulatus määratakse vastavalt riskide hindamisele (riskihinnangu eest vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja). Üldjuhul kontrollitakse makset ühetasandiliselt projektikoordinaatori poolt nii, et kumulatiivselt on alati kontrollitud valimimetoodikas ette nähtud valimi maht projekti otsestest abikõlblikest kuludest (v.a ühtse määra alusel arvutatud kaudsed kulud). Makse suurem või väiksem ning kahetasandiline kontrolliulatus või muud erandid otsustatakse meetme riskihindamise tulemusel. Makse ja ettemakse kontrollimiseks kasutatakse TPK lisa 12 "Makse ja ettemakse kontroll-lehed". TPK lisa 12 kohaldub TPK toetusskeemidele (sh. Norra_EMP programmi meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.1) "Kahepoolsete suhete fond" , Norra_EMP meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.4) "Norra ja EMP tehniline abi" ja EŠK programmile. TPK lisa 12 ei kohaldu RE meetmetele ja kliima meetmetele. TPK lisa 2 "Riigieelarvelise ja kliima meetme makse ja riigieelarvelise meetme ettemakse kontroll-leht" kohaldub RE meetmetele ja kliima meetmetele. 3.2.1.1. Maksete prognoosi kontrollimise protsess Protsessiomanik TRO teenusekoordinaator Kui TAT-s, TRO-s või lepingus on ette nähtud, esitab TS maksete prognoosi projektikoordinaatorile SFOS-i kaudu. Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele. Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 1. TS Esitab vastavalt TAT tingimustele maksete prognoosi SFOS-i postkasti kaudu. TS lisab Vastavalt määratud tähtajale Maksete SFOS postkastis kirja pealkirjaks „Maksete prognoos.“ prognoos SFOS- s 2. Projektikoordi Vajadusel saadab TS-le meeldetuletused prognoosi esitamise nõude täitmiseks. 5 tp jooksul tähtajast Kiri SFOS-s naator 3. Projektikoordi Kontrollib prognoosi õigsust vastavalt TAT-le ning vajadusel vastavust aastasele 5 tp esitamisest, lisandub Maksete naator tegevuskavale. vastamiseks määratud tähtaeg prognoos SFOS- s, 4. Projektikoordi Kui TAT sätestab nõude korrigeerida maksete prognoosi, küsib toetuse TS-lt selgitusi ja naator vajadusel uut prognoosi edasise maksete perioodi kohta. Kiri SFOS-s 3.2.1.2. Ettemakse menetlemise protsess Protsessiomanik TRO teenusekoordinaator Ettemakse kontroll teostatakse läbivalt ühetasandiliselt. Ettemakse kontrollimiseks kasutatakse TPK lisa 12 ettemakse kontroll-lehte (KL3). TPK lisa 12 ei kohaldu RE meetmete ettemaksele. TPK lisa 2[1] kohaldub RE meetmete ettemakse menetlemisel. Antud protsessipunkt 3.2.1.2 "Ettemakse menetlemise protsess" ei kohaldu rahastamisvahendite ettemakse menetlemiseks. Rahastamisvahendite ettemakse menetlemise protsess on kirjeldatud protsessipunktis 2.2.14 Rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess. Nr Vastu Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kont taja rolljä (amet lg ikoht) Ettemakse menetlemise protsess 1. TS Esitab e-toetuse keskkonnas ettemakse. Vastavalt vajadusele Esita tud e ttem akse 2. Proje Kontrollib ettemakse andmete vastavust nõuetele ning täidab kontroll-lehe. 10 tp jooksul ettemakse Kontr ktikoo esitamisest, lisandub oll- rdina vastamiseks määratud leht ator tähtaeg SFO S-s 3. Proje Kontrolli käigus tuvastatud puudusest teavitab TS-t, kirjeldades puuduseid „RÜ kommentaar taotlejale“ lahtris ja saadab ett ktikoo emakse täiendamiseks TS-le. Palub TS-l vastata kommentaari lahtrisse „Taotleja kommentaar“. rdina ator 4. Proje Kui ettemakse on korrektne ja/või saadud selgitused on piisavad, siis lisab kontroll-lehe SFOS-i ettemakse juurde. ktikoo rdina ator 5. Proje Aktsepteerib makse SFOS-s. Kand ktikoo ed rdina SFO ator S-s 6. Proje a) Jälgib ettemakse tähtaegset tõendamist TS poolt (TS esitab kuludokumendid, mis süsteemi poolt lähevad automaatselt a) Õigusaktis määratud Kiri ktikoo ettemakse tõendamiseks). Vajadusel saadab TS-le meeldetuletuse. tähtajal SFO rdina S-s ator b) Kui TS ei tõenda ettemakset ja ei tagasta tõendamata osa mitteriigiabi ettemakse korral STS § 18 lg 9/ ÜSS § 14 lg 3/ b) Koheselt pärast TAT-s nõutud tingimustel ja tähtajal ning riigiabi ja VTA ettemakse korral TAT-s või TRO-s nõutud tingimustel ja tähtajal, rikkumise kahtluse jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2. tekkimist [1] Lisa 2 ei kohaldu RE meetmele RE.1.1.1 „Ida-Virumaa tööstusinvesteeringute toetamine“. 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess Protsessiomanik TRO teenusekoordinaator 1. Makse kontrolliprotsess Makse kulude abikõlblikkuse kontrollimiseks kasutatakse TPK lisas 12 "Makse ja 2. Omafinantseeringu ulatuses ettemakse kontroll-lehed" olevat makse kulude loetelu kontroll-lehte (KL1) (v.a tasutud kuludokumentide KSM korral) ja makse kuludokumentide kontroll-lehte (KL2) ning makse alusel toetuse maksed menetlemise raames teostatakse ostu-ja hankelepingu täitmise kontroll TPK lisa 3. Tegevuse korrigeerimise ja 12 "Ostu-ja hankelepingu täitmise kontroll" kontroll-lehe KL4 järgi. KSM-i ettemakse jäägi tagastuse kontrollimiseks täidetakse TPK lisa 12 makse KL-s "IV Lihtsustatud kulude protsess kontroll" kontroll-leht. TPK lisa 12 kohaldub TPK toetusskeemidele, sh. Norra_EMP programmi meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.1) "Kahepoolsete suhete fond" , Norra_EMP meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.4) "Norra ja EMP tehniline abi" ja EŠK-le. TPK lisa 12 ei kohaldu RE meetmetele ja kliima meetmetele. Kohaldub Ei kohaldu ÜM_2022 § 11 lg 3 järgi, kui TS ei ole hankija RHS-i tähenduses ja asja, teenuse või ehitustöö (edaspidi Abifond 2021-2027 ost) abikõlblik maksumus ilma käibemaksuta on võrdne 20 000 euroga või sellest suurem, peab ta ostu 2021- RRL maksumuse väljaselgitamiseks korraldama ostumenetluse lähtuvalt ÜM_2022 § 11 lg 3 ja lõigetest 4-10 2027 SV RE meetmed, ning TAT-s sätestatud nõuetest. ÜM_2022 § 11 lg 3 ja lg 4–10 järgi teostatud ostumenetluse kontrollist EGF kus TAT jääb jälg makse KL-le. Kui projektikoordinaator tuvastab ostulepingu täitmise kontrolli käigus lepingu EŠK võimaldab RT muudatuse, siis ta hindab ise, kas see lepingu muudatus on kooskõlas ÜM_2022 § 11 lg 9 nõuetega. Kui Kliima K-l algatada projektikoordinaator tuvastab kääbushanke lepingu täitmise kontrolli käigus lepingu muudatuse, siis ta Norra ja makse omal hindab ise, kas see lepingu muudatus on kooskõlas RHS § 3 (kui TS RHAD näeb ette, siis RHS §123) EMP algatusel TAT- nõuetega. Mittehankijast TS ostude summeerimise vajadust tuleb hinnata ÜM_2022 § 11 lõigetes 4–10 tehniline s ette nähtud toodud üldpõhimõtete alusel lõike 4 punktis 5 sätestatud kohustuse järgi. abi (SF tingimustel OS nr (näiteks TRO TPK Lisa 2 „Riigieelarvelise ja kliima meetme makse ja riigieelarvelise meetme ettemakse kontroll-leht 2014- alusel) “ kohaldub RE meetmetele ja kliima meetmetele. TPK lisa 2 ei kohaldu RE meetmele RE.1.1.1 „Ida- 2021.1.4) Virumaa tööstusinvesteeringute toetamine“, kus makse kontroll toimub meetmespetsiifilise KL alusel. RE RE meetmete maksete menetlemisel projektikoordinaatorid ei edasta riigihankeid kontrollimiseks TAO meetme riigihangete kontrollüksusele. Kliima meetmete maksete menetlemisel edastatakse riigihanked d (v.a RE kontrollimiseks TAO riigihangete kontrollüksusele vastavalt TPK riigihangete kontrollli protsessile 3.2.2. meetme Riigihangete kontrolli protsess. d, kus TAT Makse KD menetletakse ja makse menetlemise raames teostatakse ostu- ja hankelepingu täitmise kontroll valimipõhiselt TPK lisa 4 "Maksete valimipõhine kuludokumentide ja lepingute täitmise võimaldab kontrollimetoodika“ järgi, seejuures võetakse arvesse meetme riskitaset vastavalt valimimetoodikale. RTK-l algatada Kui riigihankega seotud kulutuste abikõlblik maksumus käibemaksuta projektis jääb alla ÜM_2022 § 27 makse lõikes 4 sätestatud piirmäärast (20 000€ ilma KM-ta), siis projektikoordinaator kontrollib tehtud kulutuste omal sisulist abikõlblikkust vastavalt TAT-le ja/või ühendmäärusele kuludokumentide valimi alusel või kui algatuse valimit ei rakendata, siis 100% KD alusel. l) Kui mittehankija kulutuste abikõlblik maksumus käibemaksuta projektis jääb alla ÜM_2022 § 11 lg-s 3 sät estatud piirmäärast, siis projektikoordinaator kontrollib tehtud kulutuste sisulist abikõlblikkust vastavalt TAT-le ja/või ühendmäärusele kuludokumentide valimi alusel või kui valimit ei rakendata, siis 100% KD alusel. 1.1. LÜHENDID TPK lisa 4 ei kohaldu EL SV perioodi 2021-2027 partnerite TA maksetele ja Norra_EMP meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.4) "Norra ja EMP tehniline abi". Etapp Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg 1. Makse kontrolliprotsess Makse esitamine 1.1 TS Esitab e-toetuse keskkonnas makse. Vastavalt tingimustele 1.2 Projektikoor Kui makse ei ole esitatud e-toetuse kaudu, sisestab selle koos nõutud dokumentatsiooniga SFOS-i (tehnilise abi meetme korral). 3 tp jooksul mak dinaator se esitamisest 1.3 Projektikoor Kui makse sisaldab riigihankega seotud kulu(sid), mis eeldavad riigihanke kontrolli tagab, et hankega seotud lepingu failid oleks sisestatud SFOS-i Esimesel dinaator hangete ja lepingute moodulisse. võimalusel makse esitamisest Hanke suunamine 1.4 Projektikoor 1) Suunab SFOS-i hangete ja lepingute moodulis hanke (v.a RE meetmetes) riigihangete kontrolli TAO riigihangete kontrollüksusele vastavalt TPK 3. Hiljemalt siis, dinaator osa alapeatüki 3.2 p. 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess punktile 2 (võttes arvesse tabelis 1 toodud korda), kui hange pole eelnevalt läbinud kui riigihankega riigihangete kontrolli. seotud kulud on ületanud ÜM_2022 § 27 lõikes 4 sätestatud piirmäära Kliima ja EŠK meetmetele rakendub sama ÜM_2022 piirmäär (v. a, kui TAT näeb ette erineva hanke korraldamise piirmäära). Valimi tegemine ja 1.5 Projektikoor Teeb valimi, kui kohaldub valimimetoodika (TPK lisa 4). Valimisse valitud KDd märgistab SFOS-s. Kontrollib makse andmete õigsust ja täielikkust 20 tp[5] kulude kontroll dinaator vastavalt kontroll-leh(ted)ele ja täidab TPK lisas 12[1] "Makse ja ettemakse kontroll-lehed" oleva "Kulude loetelu kontroll-lehe (KL1)“ (v.a KSM korral) ja jooksul makse kui kohaldub TPK lisa 4 järgi, siis täidab TPK lisas 12 „Makse kuludokumentide kontroll-lehed (KL2)“ ja "Ostu- ja hankelepingu täitmise kontroll-lehe esimese (KL4)". KSM-i kontrollimiseks täidab TPK lisa 12 makse KL-s "IV Lihtsustatud kulude kontroll" kontroll-lehe. kulu esitamisest, RE meetmete ja kliima meetmete korral kontrollib makse andmete õigsust ja täielikkust vastavalt kontroll-lehele täites TPK lisa 2[2] „Riigieelarvelise ja lisandub kliima meetme makse ja riigieelarvelise meetme ettemakse kontroll-lehe“ (sh täidab KL1 (v.a RE meetme KSM korral), ja kui kohaldub vastavalt TPK lisale 4, siis täidab TPK lisa 2 kontroll-lehed KL2 ja KL4). puuduste kõrvaldamise KD-te, nende tasumist tõendavaid dokumente[3] ning tööde teostamise ja kauba/teenuse kättesaamist tõendavaid KD-te kontrollib vastavalt tähtaeg konkreetsele toetusskeemile kohalduvale valimipõhisele KD kontrolli metoodikale (TPK lisa 4), koostades valimi või kui seda ei ole põhjendatud juhul võimalik, siis kontrollib 100%-liselt[4]. Puuduste 1.6 Projektikoor KD-de kontrolli käigus tuvastatud puudusest/ mitteabikõlblikust kulust teavitab TS-t, kirjeldades puuduseid dokumendi „RÜ kommentaar taotlejale“ lahtris Punkti 1 tuvastamine ja dinaator ja saadab KD-d täiendamiseks TS-le. Palub TS-l vastata KD-i kommentaari lahtrisse. Kui sama puudus esineb mitmes KD-s korraga, siis võib saata TS- alapunktis 1.5 parandamine le puuduse kõrvaldamiseks projekti postkasti kaudu. Palub TS-l mitteabikõlblik kulu välja võtta. Vajadusel salvesta fail valimis olevate kuluridade juurde toodud „Seotud dokumendid“. tähtajas, lisandub puuduste kõrvaldamiseks üldjuhul kuni 10 tp 1.7 Projektikoor Kui makse kontrollimisel tekib nõuetele mittevastavuse kahtlus, mida saab kontrollida vaid kohapealse kontrolliga, edastab vajaduse TAO riskijuhtimise 1 tp kahtluse dinaator ja järelevalve talituse juhile erakorralise kohapealse kontrolli teostamiseks e-kirjaga. Protsess jätkub vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 punktile 3.2.3. tuvastamisest Tegevuste kohapealse kontrolli protsess. 1.8 Projektikoor Puuduste korral, mida ei parandata või ei ole võimalik parandada, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. peatüki dinaator TPK 3. osa alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2. alapeatüki 3.3 punktis 2 toodud tähtajas 1.9 Projektikoor Kui menetluses olev makse on ette nähtud FKO-ga/tagastusega tasaarveldamiseks, siis enne kulude maksmisele saatmist veendub SFOSi teavituse Punkti 1 dinaator „Projektile on lisatud tagastus, mis tasaarveldatakse“ ja tagastuse seisund on „Tasumata“ olemasolust. alapunktis 1.5 toodud tähtajas Jätkab makse abikõlblikuks hinnatud kulude osas menetlust vastavalt punkti 1. alapunktile 1.14. 1. Projektikoor Juhul kui FKO-s pole tasaarveldust ette nähtud ja enne FKO tagasimakse tähtaja saabumist kuulub menetluses olev makse maksmisele, on võimalik TS Punkti 1 10 dinaator nõusolekul laekumata tagastus tasaarveldada. alapunktis 1.5 toodud 1. teavitab TS-t antud võimalusest SFOS postkasti kaudu ning annab TS-le 5 tp aega nõusoleku andmiseks; tähtajas; lisandub vastamise aeg 2. TS nõusoleku korral teavitab järelevalve eksperti e-kirja teel ja palub SFOS-is laekumata tagastusele lisada tasaarvelduse märge enne väljamaksmisele saatmist. Jätkab makse abikõlblikuks hinnatud kulude osas menetlust punkti 1 alapunktist 1.14. 1. Projektikoor Kui menetluses on FKO-ga seotud ja vähendamisele kuuluvad kulud, siis teavitab TS-t kulude vähendamise toimingust märkides teavituse KD Punkti 1 11 dinaator kommentaari lahtrisse või edastades teavituse SFOS postkasti kaudu. Abikõlblikku kulu vähendab pärast 3 tp möödumist alates teavituse TS-le alapunktis 1.5 edastamisest või pärast TS vastuse saamist. Teavitab e-kirja või SFOS postkasti kaudu kulu vähendamisest või vähendamisele kuuluva kulu toodud tähtajas parandamisest FKO-d koostanud järelevalve eksperti. 1. Projektikoor Kui menetluses oleva kulu raames on algatatud rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlus vastavalt punkti 1 alapunktile 1.8, analüüsib Punkti 1 12 dinaator võimalust jätkata kulu menetlust abikõlblikuks määratud osas. alapunktis 1.5 toodud tähtajas Teavitab TS-t kulu vähendamisest SFOS postkasti kaudu ja annab TS-le 5 tp aega nõusoleku esitamiseks. TS nõusoleku korral vähendab SFOS-s vastavalt järelevalve eksperdiga kokku lepitud rikkumise määras kulu ja lisab dokumendile RÜ sisese märkuse, mis sisaldab esialgset abikõlbliku kulu summat ning, kui palju on kulu vähendatud. 1. Projektikoor Kui eelnevas alapunktis nimetatud rikkumise menetlus lõpetatakse ja kulu tunnistatakse abikõlblikuks (sh FKO-ga osaliselt abikõlblikuks), siis sisestab 5 tp jooksul 13 dinaator SFOSi KD-i uuesti liigselt kinni peetud kulu ulatuses vastavalt FKO-le või rikkumise äralangemise memole. KD-le lisab RÜ sisese märkuse, märkides rikkumise ära, et liigselt kinni peetud kulu on abikõlblik ning lisab algse KD tunnuse ning kui kohaldub, laeb üles KD-i juurde rikkumise äralangemise memo. Eraldi menetluse kontroll-lehte uuesti sisestatud KD-le ei koosta. lõpetamisest Muude nõutud 1. Projektikoor Kui väljamakse teostamise eelduseks on vahe- või lõpparuande kinnitamine ja/või hangete kontrolli ja/või kohapealse kontrolli teostamine, veendub Enne makse kontrollide 14 dinaator nõude täitmises. tasumisele teostamine enne saatmist makse tasumisele saatmist Makse KL ja valimi 1. Projektikoor Kui makse on korrektne ja/või saadud selgitused on piisavad lõpetab kontrolli lisades Lisa 12 KL1, KL2 ja KL4 ning valimi tabeli SFOS-i. Punkti 1 tabeli lisamine 15 dinaator alapunktis 1.5 SFOS-i toodud tähtajas RE meetme korral, kui makse on korrektne ja/või saadud selgitused on piisavad lõpetab kontrolli lisades Lisa 2[6] (sh. KL1, KL2, KL4) ning valimi tabeli SFOS-i. Makse II tasandi 1. Projektikoor Kui meetme tegevuse riskide hindamise kaardistusega kohaldatakse maksele II tasandi kontrolli määrab maksele täiendava kontrolli seisundi Koheselt pärast kontroll 16 dinaator „Kuludokumendi II tasandi kontroll“. Suunab makse TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale II tasandi kontrolliks. I tasandi kontrolli Kui maksele ei kohaldu II tasandi kontroll, jätkab menetlust punkti 1 alapunktist 1.23. lõpetamist 1. TAO Suunab järelevalve eksperdile makse II tasandi kontrolli. 1 tp 17 riskijuhtimis e ja järelevalve talituse juhataja  1. Järelevalve Kontrollib makse andmete õigsust ja täielikkust vastavalt kontroll-lehele. 5 tp 18 ekspert (II tasandi Kui projektikoordinaator on moodustanud valimi, siis kontrollib makse kuludokumente valimi ulatuse piires vastavalt valimi moodustamise metoodikale. kontrollija) Kui I tasand on kontrollinud 100%-liselt, teostab makse II tasandi kontrolli vastavalt meetme tegevuse riskide hindamisel määratule kas samas või väiksemas mahus. 1. Järelevalve Puuduste korral edastab tähelepanekud projektikoordinaatorile ja suunab tööülesande SFOS-s tagasi projektikoordinaatorile. Menetlus jätkub punkti 1 19 ekspert alapunktist 1.6. 1. Järelevalve Olles veendunud makse korrektsuses, lisab kontroll-lehe ja kui asjakohane siis ka riskianalüüsi ja/või võetud valimi makse juurde SFOS-i. 20 ekspert 1. Järelevalve Määrab maksele seisundi „Lõpeta kontroll“. 21 ekspert 1. Järelevalve Suunab SFOS-is kuludokumendid projektikoordinaatorile ning teavitab, et kontroll on lõpetatud. 22 ekspert Makse maksmisele 1. Projektikoor Saadab makse maksmisele SFOS-s. 1 tp saatmine 23 dinaator 1. Projektikoor Kui makse läheb seisundisse „vigane“ ja veateade on seotud SAP-iga (näiteks: „Arvelduskonto puudub SAP-s“, „Hankija nimi puudub SAP-is“, „SAP-s Esimesel 24 dinaator puudub hankijal IBAN“, „Grant S1GSF-RT14-02721 does not exist“ vms. ), siis koordinaator teavitab koheselt SFOS kasutajatuge [email protected]). võimalusel RAR kanded 1. Projektikoor a) Kui väljamakstud makses esineb riigiabi/VTA-d ja talituse töökorraldusest lähtuvalt teeb RAR kanded projektikoordinaator, siis menetlus jätkub 1 tp jooksul 25 dinaator vastavalt punkti 1 alapunktile 1.26. b) Kui väljamakstud makses esineb riigiabi/VTA-d ja talituse töökorraldusest lähtuvalt teeb RAR kanded teenusekoordinaator, siis edastab vastava SFOS teavituse talituse töökorraldusest lähtuvalt teenusekoordinaatorile e-kirjaga. 1. Projektikoor Sisestab RAR-i projektis väljamakstud abi. Väljamakstud abi kindlaks- tegemiseks on võimalik kasutada SFCS aruannet SF08 „Projektide maksed“. RAR 26 dinaator/ põhimääruse Teenuseko kohaselt riigiabi ordinaator hiljemalt 15 tp väljamaksest, VTA hiljemalt 5 tp jooksul alates väljamaksest 2. Omafinantseeringu ulatuses tasutud kuludokumentide alusel toetuse maksed OF ulatuses 2.1 TS Esitab e-toetuse keskkonnas omafinantseeringu ulatuses tasutud kuludokumendid sooviga teha makse arve väljastajale või TS-le vastavalt RÜ poolt Vastavalt tasutud KD nõutud tingimustele. [7] tingimustele esitamine OF ulatuses 2.2 Projektikoor Omafinantseeringu ulatuses tasutud kuludokumentide puhul veendub esmalt, et: Enne makse sis tasutud KD kontroll dinaator ulist 1) TS-l on arve väljastajalt kinnitus (kinnitab teadlikkust, et arve tasujaks on RÜ) kui RÜ teeb makse otse tarnijale või töövõtjale ja kontrollimist 2) makset on võimalik menetleda arvel märgitud tähtajaks. Kui ei ole võimalik arvel märgitud tähtajaks makset teostada, siis teavitab sellest TS-t SFOS postkasti kaudu. Kui TS kirjalikult nõustub (nt kokkuleppel töövõtja/tarnijaga) arvel märgitust hilisema tähtpäevaga maksega, võtab makse menetlusse. Kui TS ei nõustu pikema tähtajaga, jätab makse menetlusse võtmata ja suunab makse tagasi TS-le. Menetlusse võetud makse korral teostab kontrollitoimingud vastavalt punkti 1 alapunktides 1.3-1.25 toodud protsessile. Tõendamistaotluse 2.3 TS Kui makse tehakse TS-le, siis esitab e-toetuse keskkonnas tõendamistaotluse ette antud tähtajaks. RÜ poolt esitamine määratud tähtaeg Kulude tasumise 2.4 Projektikoor Kontrollib kulude tasumist ja aktsepteerib tõendamistaotluse SFOS-s. 3 tp jooksul kontroll dinaator dokumentide saamisest Puuduste 2.5 Projektikoor Kui tasumata kuludokumentide kogusumma tasumine ei ole TS poolt tähtajaks tõendatud, saadab TS-le meeldetuletuse SFOS postkasti kaudu ja 1 tp tähtaja tuvastamine ja dinaator määrab kirjas uue tähtaja. saabumisest parandamine Kui TS ei ole vastavat summat uueks tähtajaks tasunud ja tõendanud, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktile 2. 3. Tegevuse korrigeerimise ja ettemakse jäägi tagastuse protsess Vigade, tegevuste 3.1 Projektikoor Vigade, tegevuste või finantsallikate korrigeerimiseks, mille aluseks ei ole mitteabikõlblikud kulud[8], koostab teavituse e-kirjaga TAO riskijuhtimise ja Mõistliku aja või finantsallikate dinaator järelevalve talituse juhatajale tagastuse „muu kulude vähendamine“ sisestamiseks. jooksul info korrigeerimiseks saamisest teavituse 3.2 Projektikoor Kasutamata ettemakse jäägi tagastamiseks koostab TS-le teavituskirja SFOS postkasti kaudu, kuhu märgib tagastamisele kuuluva summa, tagasimakse koostamine dinaator tegemiseks vajalikud rekvisiidid ja tähtaja. Vajadusel täpsustab rekvisiite järelevalve eksperdiga. Makse 3.3 TAO Annab järelevalve eksperdile tööülesande „muu kulude vähendamise“ sisestamiseks e-kirja teel. korrigeerimine riskijuhtimis e ja järelevalve talituse juhataja 3.4 Järelevalve Sisestab SFOS-i tagastuse „muu kulude vähendamine“, kaasates vajadusel projektikoordinaatori. Mõistliku aja ekspert jooksul info (maksete Makse tehnilise korrigeerimise või ettemakse jäägi sisestamise korral lisab SFOS-s alusdokumendiks kulude vähendamist/korrigeerimist selgitava saamisest kontrollija) dokumentatsiooni (projektikoordinaatori teavituskiri). Informeerib projektikoordinaatorit, kui „muu kulude vähendamine“ on SFOS-i sisestatud. Jälgib, et nõue saab tasutud. Kui saab RTK raamatupidajalt teavituse ettemakse jäägi laekumise kohta, märgib tagastuse laekunuks. Teavitab projektikoordinaatorit laekumisest/mittelaekumisest e-kirja teel. 3.5 Projektikoor Vigade, tegevuste või finantsallikate korrigeerimiseks, mille aluseks ei ole mitteabikõlblikud kulud, sisestab SFOS-i korrigeeriva makse, mis vajadusel dinaator läheb väljamaksmisele või tasaarveldamisele. [ ] Kehtiv TPK lisa 12 on siseveebis TPK lisade juures lingil Töökorra lisad. [2] Lisas 2 on märgitud RE meetmed ja kliima meetmed, millele see kohaldub. Kehtiv TPK lisa 2 on siseveebis TPK lisade juures lingil Töökorra lisad. Lisa 2 ei kohaldu RE meetmele RE.1.1.1 „Ida-Virumaa tööstusinvesteeringute toetamine“. [3] ÜM_2014 § 11 lõike 4 kohaselt ei pea riigiasutus koos maksega esitama kontrolliks kulu tasumist tõendavaid dokumente ning kohaliku omavalitsuse üksused ja nende asutused ning muud avalik-õiguslikud juriidilised isikud ei pea esitama kontrolliks palga kulu tasumist tõendavaid dokumente. ÜM_2022 § 24 lõike 3 kohaselt riigiasutus ei pea esitama kulu tasumist tõendavaid dokumente ning kohaliku omavalitsuse üksus ja tema asutus ning muu avalik-õiguslik juriidiline isik palga ja sellest tasutavate maksude ja maksete tasumist tõendavaid dokumente. [4] Lihtsustatud kuluhüvitamisviiside kasutamisel kuludokumente ei kontrollita, vaid kontrollitakse kõigi tulemuste/näitajate saavutamist tõendavaid dokumente. [5] Maksete menetlemise tähtajad võivad olla sätestatud TAT-s, sellisel juhul tuleb järgida, et menetlusaeg mahub TAT tähtaja sisse. [6] TPK Lisa 2 ei kohaldu RE meetmele RE.1.1.1. [7] Kui makse kontroll toimub valimi alusel, esitab valimisse sattunud ridade omafinantseeringu tasumist tõendavad dokumendid. [8] Infosüsteemis „muude kulude vähendamine“, millele ei ole kohaldu nõuetele mittevastavuse menetluse protsess. 3.2.1.4. Makse RTK algatusel Protsessiomanik TRO teenusekoordinaator Protsess kohaldub RE meetmetele, kus TAT võimaldab RTK-l algatada makse omal algatusel TAT-s ette nähtud tingimustel (näiteks TRO alusel). Projektikoordinaator ei täida TPK lisa 2 "Riigieelarvelise ja kliima meetme makse ja riigieelarvelise meetme ettemakse kontroll-lehte" nende RE meetmete maksete korral, mis on algatatud RTK omal algatusel vastavalt TAT-le. RTK kontrollib tegevuste elluviimist pärast makse teostamist aruande alusel ning kasutab TPK lisa 8 aruande kontroll-lehte aruande kontrollimiseks. Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 1 TRO Sisestab ja kinnitab SFOS-s makse vastavalt TRO-le ja saadab makse SFOS-s TRO-s määratud SFOS kanne projektikoordinaator maksmisele. tähtajaks 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess Protsessiomanik TAO riigihangete kontrollüksuse hankeekspert Riigihangete korral toimub hankijate eelnõustamine ja riigihangete kontroll. Antud protsess ei kohaldu 1. Riigihanke eelnõustamine mittehankijatele – mittehankijast TS ostumenetluse kontroll toimub vastavalt RTK TPK protsessipunktile 3 2. Riigihangete kontroll, sh .2.1.3. Makse menetlemise protsess. makse raames 3. EŠK raames Šveitsi Eelnõustamine toimub jooksvalt menetluse eri etappides: (a) vajadusel enne või peale hanketeate jt. toetuste büroo teavitamine riigihanke alusdokumentide avaldamist riigihangete registris (RHR), (b) hanketeate avaldamise järgselt riigihangetest hankemenetluse raames tehtavate otsuste eelnõude faasis ning (c) jooksvalt hankelepingute muudatuste 4. RKÜ EŠK hangete plaan eelnõude alusel. Vajaduse korral eelnõustatakse järgmiste riigihanke menetlustega seotud dokumentide koostamine alusel: lihthankemenetlus, väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetlus, avatud hankemenetlus, piiratud hankemenetlus, innovatsioonipartnerlus, võistlev dialoog, konkurentsipõhine läbirääkimistega hankemenetlus, sotsiaal- ja eriteenuste erimenetlus ning ideekonkurss. Eelnõustamine toimub TS soovil või on TAT-st ja/või toetuse rahuldamise otsusest tulenev kohustus. Kohaldub Ei kohaldu Vastavalt RHS-le on riigihanke läbiviimise eest vastutav isik hankija ja RTK pakutav nõustamistegevus ei vähenda hankija vastutust riigihanke teostamisel. RTK vastab kirjalikult hanke läbiviimisega seotud küsimustele ja/või teeb ettepanekuid TS hangetega seotud dokumentatsiooni täiendamiseks. ABIFOND RE Hankeeksperdi poolt tehtud ettepanekutega arvestamine ei ole TS-le täitmiseks kohustuslik. EGF Hankedokumentide eelnõustamisel on kontroll-jäljeks kirjavahetus TS-ga SFOS-s. Riigihanke EMP_No alusdokumentide alusel eelnõustamist ja I tasandi kontrolli teevad erinevad hankeeksperdid. rra TA Eelnõustamise raames tugineb hankeekspert tähelepanekute edastamisel vähemalt KAMINa lisas EŠK olevatele riigihangete kontroll-lehe küsimustele, kuid kontroll-lehte ei täideta. Kliima 2021- Riigihangete kontrolli teostatakse vastavalt ÜM_2022 § 11 lõigetele 1-2 ning § 27 lõikele 4 , võttes 2027 SV aluseks riigihangete seaduse (edaspidi RHS) ja KAMIN ptk 7. Hankelepingud alates riigihanke piirmäärast ja nende muudatused kontrollitakse 100%. Hangete kontroll peab olema teostatud enne makse kontrolli lõpetamist. Kui toetuse saaja hangete kontrollides pole rikkumise kahtluseid tuvastatud, siis on hankelepingute muudatusi võimalik kontrollida ka jooksvalt 1.1. LÜHENDID vastavalt TPK-le ja TPK lisale 4. Kontrollimiseks kasutatakse KAMINa lisas olevaid riigihangete KL-i, mis lisatakse kontrollitoimingu teostamise järgselt SFOS-i. Kui riigihange on sisestatud SFOS-i, saab projektikoordinaator riigihanke kontrolli suunata varem, kui TS makses vastava riigihanke kulud esitab. Kui riigihanke kontroll viiakse läbi paralleelselt makse menetlusega, peab enne väljamaksmist olema teostatud I tasandi hankekontroll ja II tasandi hankekontroll, kui kontrollipõhimõtted nii ette näevad. II tasandi kontrollipõhimõtted kirjeldatakse TPK lisas 11. Hanke II tasandi kontrolli teostab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve ekspert, hinnates dokumente iseseisvalt ja I tasandi kontrollijast sõltumatult. II tasandi kontroll viiakse üldjuhul läbi kitsama ulatuse ja kindla fookusega, välja arvatud, kui riskide hindamisel on kokkulepitud teisiti. Kindla fookusega kontrollis täidab II tasandi kontrollija TPK lisa 1 kontroll-lehte, mis sisaldab KAMINa lisas oleva kontroll- lehe kontroll-küsimusi. TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juht tagab hangete II tasandi kindla fookusega kontroll-lehe küsimuste ajakohasuse ja laiendamise vastavalt riskide hindamisele ning algatab vajadusel kontroll-lehe muutmise. Kontrollipõhimõtete muutumisel tagab, et uuendused saavad sisse viidud ka TPK lisasse 11. RTK-l ei ole kohustust kontrollida riigihanke õiguspärasust, juhul kui see on kontrollitud varasemalt mõne teise RÜ poolt ja see kontroll on lisatud SFOS-i. Enne riigihanke kontrolli suunamist kontrollib projektikoordinaator infosüsteemist, kas riigihanget on kontrollitud või on kontrollimist alustatud mõnes teises RÜ-s või projektis. Juhul, kui riigihanke kontrollimisega on juba alustatud RTK-s, siis suunab riigihanke hankekontrolli tegevale hankeeksperdile. Juhul, kui riigihange on juba kontrollitud, siis projektikoordinaator seob kontrolli infosüsteemis teise RÜ kontrolliga. Kui selgub, et teine RÜ on tuvastanud tema poolt kontrollitud riigihankes finantsmõjuga tähelepaneku, siis saadab projektikoordinaator riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhile e-kirjaga info, et tema menetluses olevasse projekti on esitatud nimetatud riigihange ning konsulteerib, kuidas käimasoleva projekti raames antud riigihankega seotud kuludega käituda. Kui teine RÜ on teinud riigihankes finantskorrektsiooniotsuse, siis tuleb RTK-l finantskorrektsiooni otsuse tegemisel rikkumise asjaolud üle vaadata ja kaalutlus teostada ise. Selleks, et tagada ühesugune korrektsiooni määr erinevates RÜ-des menetletud ja/või menetletava ühe ja sama rikkumise puhul, tuleb teha koostööd teiste RÜ-dega. ÜM_2022 § 27 lg 4 järgi, kui hankelepingu abikõlblike kulude summa ilma käibemaksuta on võrdne 20 000 euroga või sellest suurem, kontrollitakse riigihanke kooskõla RHS §-s 3 nimetatud põhimõtetega või kõnealusele riigihankele kohalduvate RHS sätetega. Tabelis 1 nimetatud ÜM_2022 § 27 lõikes 4 sätestatud piirmäära ilma km-ta rakendatakse kliima meetmete ja EŠK meetmete hangetele, kui hankelepingu abikõlblike kulude summa ilma käibemaksuta on alates sellest piirmäärast ilma km-ta sõltumata hankelepingu eeldatavast maksumusest (v. a., kui TAT näeb ette erineva hanke korraldamise piirmäära).  Kui TAT-st ja/või toetuse rahuldamise otsusest tuleb kohustus esitada hankeplaan, edastab hankeplaani osas tähelepanekud SFOS-i kaudu projektikoordinaator, kes konsulteerib hankeeksperdiga saates pöördumise e-listi [email protected]. Hankijaks määratlemise osas konsulteerib projektikoordinaator TAO riigihangete kontrollüksuse juhiga. Antud riigihangete kontrolli protsess RE meetmetele ei kohaldu. RE meetmetes teeb riigihangete kontrolli projektikoordinaator RE meetme makse KL alusel. EŠK projektide TRO-s EŠK RÜ sätestab TS kohustuse tagada EŠK toetuste büroo esindajale ligipääs RHR-s olevatele hangetele vajalike dokumentidega tutvumiseks. EŠK toetuste büroo esindaja peab ennast RHR kasutajaks registreerima ja seejärel TS, kes on Eesti hankija lisab ta enda hanke juurde esindajaks ja seeläbi hakkab esindaja saama teavitusi ja saab RHR protsessi jälgida. Juhul kui hankelepingu alusel hüvitatakse kulusid nii lihtsustatud kuluhüvitamisviiside alusel kui ka tegelike kulude alusel (nt hüvitatakse osa lepingust standardiseeritud ühikuhinna alusel ja ülejäänu tegelike kulude alusel), siis riigihanke kontrolli suunamine tuleb otsustada summa põhjal, mida hüvitatakse tegelike kulude alusel. Kui tegelike kulude alusel hüvitatav kulu on 20 000 € km-ta või sellest suurem, siis tuleb riigihange suunata kontrolli arvestades Tabel 1 riigihangete kontrolli ulatust. Riigihanke kontrolli vajaduse hindamisel lähtutakse hankija poolt valitud riigihanke menetluse liigist juhul, kui riigihanke raames tehtavate kulutuste abikõlblik maksumus käibemaksuta on alates ÜM_2022 § 27 lg 4 piirmäärast või sellest suurem ja kui hankija on viinud läbi rangema menetluse, kui RHS nõuab. Sel juhul kontrollitakse seda riigihanget vastavalt rangemale menetlusele kohalduvatele nõuetele kontroll- lehe alusel hankeeksperdi poolt. Kui hankija kohaldas nende hangete korral, mille maksumus on alates lihthankemenetluse piirmäärast või sellest suurem, rangemat menetlust vabatahtlikult, siis kontrollitakse valitud menetlusliigi ja valitud tingimuste kohaldamise korrektsust ning kontrollitulemusi võetakse finantskorrektsiooni tegemisel arvesse, kuid kohaldada tuleb finantskorrektsiooni alust, mis kohalduks siis, kui rangemat menetlust ei oleks läbi viidud. Hankijast TS alla lihthanke piirmäära jäävate riigihangete hankelepingute summeerimise vajadust hinnatakse RHS § 28 alusel. Raamlepingu alusel hankelepingute sõlmimisel tuleb hinnata kulude summeerimise vajadust muuhulgas lähtuvalt kulu tegemise eesmärgist RHS § 27 lg 1 kohaselt osadeks jaotatud riigihanke puhul lähtutakse konkreetse hankelepingu AK kulude summast, mis peab olema võrdne 20 000 euroga ilma KM-ta või enam. EŠK programmi raames saadab RKÜ Šveitsi toetuste büroole kooskõlastamiseks RHAD vastavalt antud 3.2.2. protsessipunkti punktis 1 "Riigihanke eelnõustamine" toodud korrale ning vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 7.2. Hindamise tulemusel võib Šveits esitada soovitusi dokumentide muudatusteks. Neid soovitusi võib arvesse võtta ja vajaduse korral teavitatakse sellest Šveitsi toetuste bürood. RKÜ saadab Šveitsi toetuste büroole Šveitsis RHAD põhiteavet sisaldava teabevormi vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 7.2. Täidetud teabevorm esitatakse Šveitsi toetuste büroole hiljemalt 5 tp enne hanke avaldamist. Šveits keskendub seejuures oma valikuprotsessis 500 000 Šveitsi franki ületavatele riigihangetele, kuid võib kaasata ka väiksemas summas riigihankeid uuringute jaoks. Šveitsi toetuste bürool või tema määratud kolmandal isikul on õigus osaleda vaatlejana pakkumuste hindamisel. RKÜ teatab Šveitsile hindamise koosolekute kuupäevad hiljemalt viis 5 tp enne koosolekuid. Šveitsi toetuste bürool on õigus välja nõuda riigihangete hindamisaruandeid ja sõlmitud lepinguid ning nõutud dokumendid esitatakse RKÜ poolt hiljemalt 20 tööpäeva pärast sellekohase nõude saamist. Tabel 1. Riigihangete kontrolli ulatus Tabelis 1 toodud riigihangete kontrolli ulatus kohaldub riigihangetele, kui ÜM_2022 § 27 lg 4 kohaselt on hankelepingu abikõlblike kulude summa ilma käibemaksuta võrdne 20 000 euroga või sellest suurem. Nr Menetlusliik Ri Riigihank Riigihanke II Riigiha igi e tasandi kontrollija[ nke ha kontrolli 1] kontroll nk ulatus i ulatus e I ta sa nd i ko nt ro llija 1. Kääbushanked (sh RHR-is tehtud väikehange ja e-kirja teel pakkumuste võtmine) abikõlbliku kuluga alates Pr Kulude RH II tasandi RH II 20 000 € km-ta. Kääbushange on alla lihthanke piirmäära (või alla riigihanke piirmäära, kui RHS sellele oj valimi kontroll ei kohaldu tasandi riigihankele lihthanke piirmäära ei kehtesta) jääv soetus.[2] ek alusel või kääbushangetele kontroll tik kui valimit ei oo ei kohaldu rdi rakendata kääbush na , siis angetele at 100% or 2. Raamlepingu alusel sõlmitud esimene hankeleping[3] abikõlbliku kuluga alates 20 000 € km-ta (juhul kui H 100% Järelevalve Riskipõh vastavas makses on rohkem kui 1 raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingut, siis valitakse kontrolli suurima an kontrolli ekspert, kui maksel ine maksumusega hankeleping abikõlbliku kuluga alates 20 000 € km-ta. Kui vastava makse suurima abikõlbliku ke suunatud e kohaldatakse kontroll maksumusega hankelepinguga seotud kulud jäävad alla 20 000€ km-ta, kuid koos järgnevate maksetega ek hangetele jooksvat II tasandi ületavad 20 000€ km-ta, siis kontrollib sellise hankelepingu hankeekspert koos raamhankega). sp kontrolli ert 3. Raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingud (v.a antud tabeli punktis 2 hankeeksperdi poolt kontrollitud Pr Kulude Järelevalve Riskipõh esimene hankeleping) abikõlbliku kuluga alates 20 000€ km-ta. oj valimi ekspert, kui maksele ine ek alusel või kohaldatakse kontroll ti- kui valimit jooksvat II tasandi ko ei kontrolli or rakendata di , siis na 100% at or 4. Teadus ja Arendusteenuse erand (RHS § 11 lg 1 p 19) ja RHS § 11 lg 1 p 7 kinnisasjade omandamise ja Pr Kulude Järelevalve Riskipõh kasutusele võtu erand ja § 11 lg 1 p 14 töölepingu erand oj valimi ekspert, kui maksele ine ek alusel või kohaldatakse kontroll ti- kui valimit jooksvat II tasandi ko ei kontrolli or rakendata di , siis na 100% at or 5. Erandid RHS § 11 lg 1 (va tabeli punktis 4 toodud RHS erandid) H Valimi Järelevalve ekspert Riskipõh an alusel või vastavalt hangete II ine ke kui valimit tasandi kontrolli kontroll ek ei valimi sp rakendata moodustamise ert , siis metoodikale (TPK 100% lisa 11) 6. Sisetehingud RHS § 12 H Valimi Järelevalve ekspert Riskipõh an alusel või vastavalt hangete II ine ke kui valimit tasandi kontrolli kontroll ek ei valimi sp rakendata moodustamise ert , siis metoodikale 100% (TPK lisa 11) 7. Lihthanked H 100% vali RH II tasandi RH II an mi alusel kontroll ei kohaldu tasandi ke kontrolli lihthangetele kontroll ek suunatud ei sp hangetele kohaldu ert lihthang etele 8. Avatud hankemenetlus, piiratud hankemenetlus, innovatsioonipartnerlus, võistlev dialoog, konkurentsipõhine H 100% Järelevalve ekspert Riskipõh läbirääkimistega hankemenetlus, väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetlus, sotsiaal- ja an kontrolli vastavalt hangete II ine eriteenuste erimenetlus ja ideekonkurss. ke suunatud tasandi kontrolli kontroll ek hangetele valimi sp moodustamise ert metoodikale (TPK lisa 11) Etapp Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg (ametikoh t) 1. Riigihanke eelnõustamine RHAD 1.1 Taotleja Esitab SFOS-i postkasti kaudu riigihanke alusdokumendid (lisab kirja pealkirjaks hanke riigihangete registri viitenumbri). Vastavalt vajadusele esitamine /TS Eelnõusta 1.2 Projektikoo Tee valik a-c ja EŠK puhul kontrolli, kas kohaldub ka punkt d). Vastavalt TAT tähtaegadele või vastavalt riigihanke misele rdinaator alusdokumentide laekumisele suunamine a) Juhul, kui riigihange pole RHR-is avaldatud suuna projekt/ projekti kiri SFOS-s riigihangete kontrollüksuse juhile, määra TAO riigihangete kontrollüksuse juhi projekti omanikuks. b) Juhul, kui riigihange on RHR-is avaldatud, siis suuna SFOS-i hanke moodulist hange TAO riigihangete kontrollüksuse juhile, määra ta objekti omanikuks. c) Hankelepingu muudatuse eelnõu korral suuna edasi leping SFOS hangete ja lepingute mooduli kaudu riigihanke eelnõustamiseks sellele hankeeksperdile, kes on varasemalt kontrollinud sama riigihanget. Menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.4. Teavita TAO riigihangete kontrollüksuse juhti/ hankeeksperti SFOS töölaua kaudu, kas vastavalt TAT-le ja/või toetuse rahuldamise otsusele on RHAD esitatud kohustuslikuks riigihanke alaseks eelnõustamiseks või vabatahtlikuks riigihangete alaseks nõustamiseks. Suunamise infoks lisa viide, kus asuvad dokumendid, mida tuleb eelnõustada ning võimalusel ka riigihanke viitenumbri. EŠK puhul lisa juurde märkus, kas RHAD tuleb kooskõlastada Šveitsiga. d) EŠK riigihanke korral juhul, kui riigihange pole RHR-is avaldatud ja juhul kui riigihange kuulub RKÜ hangete plaani (vt. RKÜ hangete plaani CHF programmi üldkaustas X:\Yld\Šveitsi hanked), siis suuna SFOS postkasti RHAD kiri TAO EŠK programmi eksperdile. Menetlus jätkub vastavalt punkti 1. alapunktile 1.8. 1.3 TAO Edasta saabunud tööülesanne SFOS-is vastavale hankeeksperdile (eelnõustajale). Kontrolljäljeks jääb suunamine SFOS-s. 2 tp jooksul riigihanke alusdokumentide saamisest riigihanget e kontrollüks use juht Eelnõusta 1.4 Hankeeks Vaata riigihanke alusdokumendid, otsuste eelnõud või hankelepingu muudatuse eelnõud üle ja koosta soovituslik hinnang 10 tp jooksul tööülesande saamisest (v.a kui TAT-s mine pert esitatud dokumentidele. on muu tähtaeg); lisandub vastamiseks määratud (eelnõustaj tähtaeg a) 1.5 Hankeeks Kui kontroll ja/või tähelepanekute edastamine eeldab RM RORO-ga kontakteerumist, suhtle RM RORO-ga ja teavita pert projektikoordinaatorit ja taotlejat/TS-t tähtaja võimalikust pikenemisest. (eelnõustaj a) 1.6 Hankeeks a) Edasta hinnang ja/või tähelepanekud TS-le SFOSi kaudu (v.a EŠK korral, kui on kohustus kooskõlastada RHAD Šveitsi pert toetuste bürooga). Teavita TS-t, et vastutus riigihanke nõuetele vastavuse eest jääb alati hankijale.[6] Menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.7. (eelnõustaj a) b) EŠK korral menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.8. Kontroll-lehte ei täida. 1.7 Hankeeks Eelnõustamise lõpetamisel suuna objekt projektikoordinaatorile tagasi SFOS-s. pert (eelnõustaj a) 1.8 EŠK Saada RHAD Šveitsi toetuste büroole e-kirja teel ja salvesta TAO võrgukettale CHF programmi kausta X kettale e-kirjad koos programmi dokumentidega. ekspert Täiendav E ŠK RHAD 1.9 Šveitsi Kontrollib RHAD-i. Saadab kommentaarid e-kirja teel EŠK programmi eksperdile. Jooksvalt kooskõlast toetuste amine Šveit büroo si toetuste 1. EŠK Tutvu Šveitsi toetuste büroo kommentaaridega RHAD-i kohta ja edasta kommentaarid hankeeksperdile e-kirjaga. Võta hanke 2 tp jooksul kommentaaride saamisest bürooga 10 programmi eksperdi kontaktandmed X kettalt RTK toetuse valdkonna hangete tabelist. ekspert 1. Hankeeks Koonda Eesti ja Šveitsi kommentaarid RHAD kohta ja saada vastus TS-le SFOS kaudu. Teavita TS-t kohustusest täita vorm 2 tp jooksul pärast Šveitsi kommentaaride saamist 11 pert RHAD kohta. Eelnõustamise lõpetamisel suuna objekti projektikoordinaatorile tagasi. 1. EŠK Jooksvalt lae üles Confluence keskkonda EŠK hangete plaan (märgi juurde EŠK hangete plaani versiooni numbri), seejuures 1 kuu jooksul pärast vastava toetusmeetme lepingu 12 programmi muuda EŠK hangete plaani vastavalt vajadusele. Teavita Šveitsi toetuste bürood pakkumuste hindamisest ette 5 tp e-kirja sõlmimist RKÜ ning asjakohasel juhul Šveitsi ekspert teel. Arengu- ja Koostööameti või Riikliku Majandusasjade Sekretariaadi ning vajaduse korral täiendavate lepingupoolte vahel. EŠK hangete plaani muudab vastavalt vajadusele 2. Riigihangete kontroll, sh makse raames Hanke 2.1 TS Sisestab hanke SFOS-i hanke moodulis projekti juurde. Loob hanke lisades RHR hanke viitenumbri. Kui tegemist ei ole e- Hiljemalt hankega seotud kulude esitamisel makses sisestamin menetlusega, siis edastab hankega seotud dokumendid. e SFOS-i 2.2 Projektikoo Veendu, et kontrollitav hange on lisatud ning lepingu fail on üles laetud SFOSi hangete ja lepingute moodulisse. Kui tegemist Koheselt, hiljemalt makse menetluse algatamisel rdinaator ei ole e-menetlusega veendu, et kõik vajalikud dokumendid on kättesaadavad. Riigihanke 2.3 Projektikoo Suuna TAO riigihangete kontrollüksuse juhile a)-b)Hiljemalt siis, kui riigihankega seotud abikõlblik kontrolli rdinaator kulu on vähemalt 20000 € km-ta suunamine a) hange ekspertiisi lähtudes TPK 3. osa alapeatüki 3.2 punktis 3.2.2 Riigihangete kontrolli protsess toodud kontrollipõhimõtetest (sh Tabel 1). Raamhanke puhul lisa tööülesande suunamisele selgitus, kas koos raamhankega on vaja kontrollida ka esimene hankeleping AK kuluga alates 20 000 € km-ta (vt. tabel 1 punkt 2). c) Koheselt, sõltumata sellest, kas riigihankega b) Allkirjastatud hankelepingu muudatuse (sh. reservi kasutuse) korral lae üles SFOS hanked ja lepingud moodulisse seotud abikõlblikud kulud on 20 000 eurot km-ta või muudatuse väärtust puudutav info (akt) ja osapoolte poolt allkirjastatud hankelepingu muutmise kokkulepe ning seo vastava rohkem lepingu külge ja suuna edasi leping sama mooduli kaudu hankeekspertiisi hiljemalt projekti lõpus lõppmakse menetlemisel. Hanke korduval kontrollimisel (hankelepingu muudatuse ja tellija reservi kasutamise korral) suuna leping varasemalt kontrollinud hankeeksperdile (menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.5) ja lisa tööülesande suunamise kirjeldusse kontrolliobjekti täpsema info. Kui tegemist on ehituse hankelepinguga ja kui on kahtlusi kulude abikõlblikkuse osas, siis konsulteeri ehituseksperdiga ja lisa juurde, et muudatuse on üle vaadanud (ja heaks kiitnud) ehitusekspert. Kui ehituseksperdi kooskõlastust ei ole veel tehtud, siis lisa info, kas ja millal seda tehakse. Juhul, kui TAT näeb ette ehituseksperdiga kooskõlastamist, on ehituseksperdiga kooskõlastamine kohustuslik. c) Kui teine RÜ on projekti esitatud riigihankes tuvastanud finantsmõjuga tähelepaneku, saada e-kirjaga vastav info riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhile. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2. 2.4 TAO Suuna hange SFOS-i kaudu edasi vastavale hankeeksperdile. Tööülesande saabumisel 5 tp jooksul riigihanget e kontrollüks use juht Riigihanke 2.5 Hankeeks Küsi hankele vaatlejaõigused. Ava SFOS-is hankekontroll ja määra kontrolli seisundiks „sisestamisel“. 10 tp jooksul vaatleja õiguste saamisest, lisandub I tasandi pert hankijale ja/või teistele osapooltele määratud kontroll Kontrolli riigihankega seotud dokumente, sh hankelepingu muudatusi ja tellija reservi kasutamist KL alusel (KAMINa päringute vastamise tähtaeg riigihangete KL). Vajadusel konsulteeri RM RORO-ga, juristi, järelevalve eksperdi või muu asjaomase osapoolega. Koos hankelepingu muudatuse kontrolliga kontrolli ka selleks ajaks lisandunud alltöövõtjaid (RHS §122) [4] vastavalt KAMINa riigihangete KL küsimusele. 2.6 Hankeeks Puuduste korral koosta teade ja edasta TS-le teade SFOS-s täiendavate selgituste ja dokumentide saamiseks. pert 2.7 Hankeeks Sisesta KL SFOS-i ja märgi kontrolli seisundiks „lõpetatud“. Lae üles hankelepingu juurde edukas pakkumus. pert 2.8 Hankeeks Kui tuvastab rikkumise, tee KL-le märkus, sisesta hanke kontrolli finantsmõjuga tähelepanek SFOS-i. Menetlus jätkub pert rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktile 2. 2.9 Hankeeks Kontrollitoimingu lõpetamisel: pert · Kui oled tuvastanud rikkumise ja kontrolli lõpetanud, siis edasta e-kirja TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale koos infoga tuvastatud rikkumise kohta ja hanget II tasandi kontrolli ei saada. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2. Suun a hange koordinaatorile SFOS- kaudu ja teavita tuvastatud rikkumisest. · Suuna hange/leping SFOS kaudu tagasi projektikoordinaatorile, kui puudusi ei tuvasta ja, kui hankele ei kohaldata jooksvat II tasandi riigihangete kontrolli. · Kui puudusi ei tuvasta, siis suuna hange/leping SFOS kaudu TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve riskieksperdile kui hankele kohaldub II tasandi riigihangete kontroll. Riigihanke 2. TAO Otsusta vastavalt TPK lisas 11 kirjeldatud valimimetoodikale riigihanke II tasandi kontrolli vajadus. Tööülesande saabumisel 2 tp jooksul II tasandi 10 riskijuhtimi kontroll se ja Kui II tasandi riigihanke kontroll on vajalik, suuna tööülesanne SFOS-i kaudu järelevalve eksperdile. Pea tabelit talle I tasandi järelevalve poolt edasi suunatud hangete kohta, et oleks tagatud kontrolljälg, mis kontrollipõhimõtte alusel hange edasi II tasandi kontrolli talituse suunatakse. järelevalve riskiekspert Kui II tasandi riigihanke kontroll pole vajalik, suuna SFOS-i kaudu tööülesanne projektikoordinaatorile. 2. Järelevalv Kontrolli riigihankega seotud dokumente, sh hankelepingu muudatusi ja tellija reservi kasutamist vastavalt hangete TPK lisa 1 10 tp jooksul tööülesande saamisest (lisandub 11 e ekspert kontroll-lehele ja vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 punkti 3.2.2 Riigihangete kontrolli protsess kontrolli-põhimõtetele. hankijale ja/või teistele osapooltele määratud (hangete päringute vastamise tähtaeg) II tasandi kontrollija) 2. Järelevalv Puuduste korral koosta teade ja edasta TS-ile SFOS kaudu teade täiendavate selgituste saamiseks. Vajadusel suhtle enne 12 e ekspert väljastamist I tasandi kontrollijaga. 2. Järelevalv Sisesta KL SFOS-i. 13 e ekspert 2. Järelevalv Kui tuvastad rikkumise, tee KL-le märkus ja menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena 14 e ekspert vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2. 2. Järelevalv Suuna kontrollitoimingu lõpetamisel hange/leping SFOS kaudu projektikoordinaatorile ja märgi juurde, kas puuduseid 15 e ekspert tuvastati või mitte. 2. Projektikoo Tööülesande saabumisel jätka menetlust vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.2 protsessipunkti 3.2.1 "Maksete protsess" Vastavalt makse menetlemise tähtajale 16 rdinaator alamprotsessile 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess. 3. EŠK raames Šveitsi toetuste büroo teavitamine riigihangetest RHAD 3.1 TS Täidab RHAD teabevormi kõigi RKÜ poolt nõutud riigihangete kohta: RKÜ poolt määratud tähtajaks; mitte hiljem kui 10 tp teabevormi enne avaldamist täitmine a) mille maksumus on koos KM-ga üle 500 000 Šveitsi franki. Esitab täidetud pakkumuse põhiteavet sisaldava teate vormi RKÜ programmieksperdile e-kirjaga; b) muude riigihangete kohta, mille kohta esitab Šveitsi toetuste büroo vastava infopäringu RKÜ programmieksperdile. RHAD 3.2 EŠK Tutvu esitatud täidetud RHAD teabevormiga ja edasta see Šveitsi toetuste büroole e-kirjaga. Hiljemalt 5 tp enne pakkumuse avaldamist Eestis teabevormi programmi ja lisainfo ekspert edastamine Šveitsi 3.4 Šveitsi Taotleb e-kirja teel RHAD ingliskeelse tõlke kättesaadavaks tegemist pakkujatele.[5] Vastavalt vajadusele toetuste toetuste brüoo büroole 3.5 EŠK Saada Šveitsi toetuste büroole e-kirjaga RHAD inglise keeles, kus riigihanke maksumus koos KM-ga ületab 500 000 Šveitsi Vastavalt vajadusele programmi franki ning muud RHAD vastavalt Šveitsi toetuste büroo infopäringule. Küsi TS-lt vajalikud dokumendid. ekspert 3.6 EŠK Saada RHAD ingliskeelne tõlge Šveitsi toetuste büroole. Hiljemalt 10 tp jooksul pärast Šveitsi toetuste büroo programmi infopäringu saamist ekspert EŠK 3.7 TS Teavitab EŠK programmi eksperti e-kirja teel, mis on pakkumuste hindamise koosolekute kuupäevad. hiljemalt 7 tööpäeva enne koosolekut. pakkumust e 3.8 EŠK Teata Šveitsi toetuste büroole pakkumuste hindamise koosolekute kuupäevad e-kirjaga. hiljemalt 5 tööpäeva enne koosolekut. hindamine programmi ekspert 3.9 Šveitsi Osaleb vajadusel pakkumuste hindamise koosolekul. Hindamiskoosolekud võivad toimuda kontaktsete kohtumistena või Vastavalt vajadusele toetuste toimub pakkumuste hindamist puudutav infovahetus ja otsustused pakkumuse hindamise kohta tehakse kirjalikult. büroo või tema määratud kolmas isik 3. TS Koostab hindamisaruande ja säilitab selle vastavalt TS teabehalduse korrale. Üldjuhul 5 tp jooksul või vastavalt EŠK-ga kokku 10 lepitud tähtajaks 3. Šveitsi Nõuab välja hindamisaruande ja sõlmitud lepingute või nende osade eksemplari e-kirjaga. Vastavalt vajadusele 11 toetuste brüoo Šveitsi toetuste bürool on õigus nõuda välja otsused pakkumuse hindamise kohta ja sõlmitud lepingud. Nõutud dokumendid esitatakse hiljemalt 20 tööpäeva pärast sellekohase nõude saamist. 3. EŠK Esita nõutud dokumendid Šveitsi toetuste büroole. Vajadusel esita büroole lepingu sõlmimisega seotud teave, mida Šveits Hiljemalt 20 tööpäeva pärast sellekohase nõude 12 programmi võib nõuda täiendavate infopäringute alusel. E-kiri salvesta CHF programmi kausta X:\Yld\Šveitsi hanked. saamist ekspert 4. RKÜ EŠK hangete plaan koostamine Hangete 4.1 EŠK Koosta hangete plaani vormi ja saada see TAO riigihangete kontrolliüksuse juhile kommenteerimiseks e-kirjaga. Hangete Hiljemalt pärast toetusmeetme taotluse plaani programmi plaani vorm säilita CHF programmi üldkaustas X:\Yld\Šveitsi hanked. allkirjastamist vormi ekspert koostamine 4.2 TAO Kooskõlasta hangete plaani vorm ja saada kooskõlastus EŠK programmi eksperdile e-kirjaga. Puuduste korral saada 5 tp jooksul riigihanget kommentaarid EŠK programmi eksperdile e-kirjaga. e kontrolliük suse juht 4.3 EŠK Vajadusel täienda hangete plaani vormi. Saada hangete plaan PO-le täitmiseks e-kirjaga. 5 tp jooksul programmi ekspert Hangete 4. PO Täidab hangete plaani vormi EŠK programmi hangete infoga ja saada EŠK programmi eksperdile e-kirjaga. 10 tp jooksul plaani 4. vormi täitmine Hangete 4.5 EŠK Tutvu PO hangete plaaniga. Vajadusel küsi PO-lt täiendavat informatsiooni ning täienda hangete plaani. Kontrolljäljeks jääb 5 tp jooksul plaani programmi toetusmeetme taotluse hangete plaan koos versiooni numbriga CHF programmi kaustas X:\Yld\Šveitsi hanked. kontroll ja ekspert muutmine RKÜ-s 4.6 PO Vajaduse korral teeb e-kirjaga ettepaneku hangete plaani muutmiseks EŠK programmi eksperdile ning lisab põhjenduse. Vastavalt vajadusele 4.7 EŠK Tutvu hangete plaani muudatusettepanekuga. Vajaduse korral algata hangete plaani muutmine ja menetlus jätkub vastavalt Vastavalt vajadusele programmi punkti 4 alapunktile 4.5. ekspert [1] II tasandi kontroll teeb hangetele kontrolli vastavalt kontrolliplaanile. Riigihangete II tasandi kontroll ei kohaldu Kliima meetmetele. [2] Projektikoordinaator kontrollib kääbushanked (sh RHR-is tehtud väikehange ja e-kirja teel pakkumuste võtmine) abikõlbliku kuluga alates 20 000€ km-ta makse KL alusel. Riigihangete piirmäärad https://fin.ee/riigihanked-riigiabi-osalused/riigihanked/kasulik-teave#riigihangete-piirmaa [3] Esimene hankeleping tähendab raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingut, mis on olemas riigihanke I tasandi kontrolli tegemise ajaks. Hiljem üksikuid raamlepingu alusel sõlmitud hankelepinguid eraldi hankeeksperdile kontrolli ei saada. Hankeekspert teeb raamlepingule riigihanke kontrolli ning koos sellega kontrollib raamlepingu alusel sõlmitud esimese hankelepingu juhul, kui see hankeleping on esitatud kontrollimiseks samaaegselt koos raamlepinguga ja juhul, kui hankelepingu abikõlblik kulu on vähemalt 20 000€ km-ta. Abikõlbliku kuluga alla 20 000€ km-ta jäävat raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingu menetlust ei pea hankeekspert ega projektikoordinaator kontrollima. [ ] Riigihanke piirmäära ületavate ehitushangete korral kontrollib hankeekspert hankemenetluse kontrolli ja hankelepingu muudatuse kontrolli raames, kas pakkumuses nimetatud ja lepingu täitmisele hiljem lisandunud alltöövõtjad on RHR-i lisatud ning kas hankija on neile teostanud kõrvaldamise aluste kontrolli. HE lähtub pakkumuses nimetatud ja lepingu käigus RHRi lisatud alltöövõtjate nimekirjast. Kui RHRis lepingu juures ei ole ühtegi ATV-d, siis küsib hankeekspert hankijalt selgitust. [5] Keskendub oma valikuprotsessis RHAD-dele, kus riigihanke maksumus koos KM-ga ületab 500 000 Šveitsi franki. Võib kaasata ka väiksemas summas riigihankeid uuringute jaoks, mida rahastatakse EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevusest "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi". [6] Eelnõustamise käigus tuleb taotlejaid, TS-id, partnereid igakülgselt teavitada sellest, et vastutus riigihanke nõuetele vastavuse eest jääb alati hankijale vaatamata sellele, et hankeekspert on enne hanketeate avaldamist, otsuste tegemist, hankelepingu muutmist või muul juhul riigihanke alusdokumentide eelnõud üle vaadata. 3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess Protsessiomanik TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve riskiekspert Kohapealsete kontrollide teostamise vajadus ja maht taotluse menetlemise etapis kujuneb RTK kaalutlusel, arvestades meetme tegevust (kes on taotlejad, millist laadi tegevusi toetatakse jms) ning neid viib üldjuhul läbi projektikoordinaator või teenusekoordinaator, kaasates vajadusel eksperdid (nt ehitusekspert/järelevalve ekspert). Kohapealsed kontrollid teostatakse taotluse menetlemise etapis enne taotluse rahuldamist fikseerimaks kohapealne olukord (dokumendi koopiad, fotod, detailne kirjeldus nähtust jms) ning tulemused fikseeritakse vastavalt TPK lisale 5 „Kohapealse kontrolli akt taotluse menetlemise raames) ning kohapealse kontrolli aktid taotluse menetlemise raames sisestatakse SFOSi. Kohapealses kontrollis, mis ei ole kohapealne kontroll taotluse menetlemise etapis, osaleb üldjuhul vähemalt kaks läbiviijat – alati TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve ekspert, kes on kohapealse kontrolli eest vastutajaks ja läbiviijaks. Kokkuleppel TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhiga võib erandjuhtudel kontrolli teostada järelevalve ekspert üksinda (nt kui on etteteatamata kohapealne kontroll olukorra fikseerimiseks ja kui kontrolli läbiviijal on võimalik teha kohapeal tõendavad fotod), lisades põhjenduse kohapealse kontrolli akti märkuste lahtrisse. Projekti eest vastutaval projektikoordinaatoril või teenusekoordinaatoril on alati õigus osaleda kohapealses kontrollis, sh täita järelevalve eksperdi kõrval teise läbiviija rolli. Vajadusel kaasatakse kontrolli eksperdid (nt ehitusekspert, hankeekspert, valdkonnaekspert vm). Kontrollijal on õigus saada juurdepääs toetuse andmise ja kasutamisega seotud teabele, sh. juhtimisotsustele, raamatupidamisele ja varale; saada dokumentidest koopiaid, sh väljavõtteid raamatupidamisprogrammist ja pangakontost; saada lõppsaajalt või projektiga seotud isikult teavet ja dokumente, küsida kontrollitava esindajalt kirjalikke ja suulisi selgitusi. Tal on õigus viibida projektiga seotud ruumis ja territooriumil ning sh. tutvuda toetuse abil loodud objektiga, teha inventuure ning fotografeerida või muul viisil jäädvustada vaadeldavat territooriumi, ehitisi ja esemeid. Kui projektide tegevuste kohapealsete kontrollide või järelkontrollide kontrolliplaani sattunud projekti on võimalik kontrollida ilma kohapeal käimata, võib kontrolli teostada dokumendipõhise kinnitamise meetodil (nn. desk-based meetodil), koondades kontrolliakti kõrvale vajalikud tõendusdokumendid. Kui TAT kohaselt viiakse ellu tegevusi/projekte, mille väljundiks on paberkandja või elektrooniline fail (uuring, analüüs, andmebaas, tarkvara, koduleht vms), võib tegevuste kontroll toimuda desk-based meetodil. Kui desk-based meetodil kontrollimisel tekib kahtlus, et projektis võib esineda nõuetele mittevastavuse olukord, tuleb teostada täiendavalt ka projekti tegevuste kohapealne kontroll. Desk-based meetodil tegevuste kontroll toimub reeglina ühe järelevalve eksperdi poolt. Taristuprojektide puhul, mis on 1,5 miljoni eurose või suurema toetussummaga ja 2,5 või enam aastat kestvad projektid, tuleb kohapealne kontroll teostada vähemalt 2 korda, kui esimese ja viimase kohapealse kontrolli vahele jääv aeg on kuni 3 aastat. Kui esimese ja prognoositud viimase kohapealse kontrolli vahele jääb rohkem kui 3 aastat, tuleks projektis teostada kohapealne kontroll vähemalt iga 2 aasta järel. Soovitav on projekti esimene kohapealne kontroll teostada projekti (ehitus) tegevuste alustamise järel (või kui 25% toetusest on makstud) ning viimane kohapealne kontroll projekti (või ehituse) lõppedes, hiljemalt enne viimase makse teostamist. Taristuprojektide puhul, mille kestus on alla 2,5 aasta, võib teostada kohapealset kontrolli valimipõhiselt ning kohapealne kontroll teostatakse üldjuhul projekti (või ehituse) lõppedes, hiljemalt enne viimase makse teostamist. Taristu projektide osas koostatakse sisend kontrolli plaani aasta alguses. Kontrolliplaani täiendamine toimub 2 korda aastas. Koordinaator teavitab plaanivälise kohapealse kontrolli vajadusest järelevalve riskieksperti. Perioodi 2014-2020 tuleks kohapealseid kontrolle teha eeskätt rahastamisvahendit rakendavate asutuste tasandil. Need tuleks teha ka vahendite lõppsaaja tasandil (nt valimi põhjal) kui leitakse, et see on kindlaks tehtud riskitaset arvesse võttes põhjendatud. Kui puuduvad sellised kontroll-kohad, mida makse kontrolli käigus ei ole võimalik kontrollida ning varasemate kontrollide või auditite käigus ei ole tuvastatud selliseid rikkumisi, mida oleks vaja kohapealsete kontrollide raames kontrollida, siis ei ole kohapealseid kontrolle eraldi vaja teostada. Kui ilmneb erandlik vajadus kohapealse kontrolli läbiviimiseks rahastamisvahendis, siis teostatakse kontroll antud peatüki punkti 3 kohaselt, arvestades, et TS-le sätestatu kohaldub LS-le, kui kontrollitavaks on LS, ning menetluses kasutatav vorm koostatakse ja kinnitatakse vahetult enne kontrolli läbiviimist vastavalt kontrolli eesmärgile. 2021-2027 perioodil teostatakse kohapealseid kontrolle üksnes rahastamisvahendit rakendavate asutuste tasandil ning tugineda võib ka väliste asutuste tehtud kontrollidele ja mitte teha kohapealseid kontrolle kui on piisavalt tõendeid nende väliste asutuste pädevuse kohta. Juhul, kui kohapealne kontroll on seotud lõppenud aruandlusaasta kuludega, tuleb see viia läbi ja tulemused, sh võimalikud rikkumise aruanded, sisestada SFOSi hiljemalt sama aasta 31. detsembriks, et kontrolli tulemustega saaks arvestada kulude sertifitseerimise aastaaruande koostamisel vastavalt ÜSM_2021 artikli 74 lõikele 2. EŠK korral on Šveitsi toetuste büroo esindajal õigus teha kohapealset kontrolli koostöös RKÜ-ga, seejuures peab TS tagama ligipääsu kõikidele toetusmeetmetega seotud dokumentidele ja teabele vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 10.2. Šveitsi toetuste büroo teavitab RKÜ-d kavandatud seiretoimingust kaks nädalat ette. Kõikidest kaebustest, mis on seotud rikkumisega, teatatakse Šveitsi toetuste büroole kooskõlas artikliga 11.3. Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 1. Projekti kohapealne kontroll taotluse menetlemise etapis 1.1 Projektikoordinaator/ Teavitab toetuse taotlejat aja ja koha kohta projekti kohapealse kontrolli teostamiseks taotluse Vastavalt vajadusele E-kiri või kiri teenusekoordinaator menetlemise etapis, vajadusel kaasab asjakohaseid isikuid. SFOS-s 1.2 Projektikoordinaator/ Teostab projekti kohapealse kontroll taotluse menetlemise etapis. Vajadusel kaasab järelevalve Vastavalt kokkulepitud kuupäevale Projekti teenusekoordinaator eksperdi või ehituseksperdi. kohapealne kontroll taotluse Vajadusel võib rahastamiseelne projekti kohapealne kontroll teostamine olla tellitud eksperdilt. menetlemise Sellisel juhul on välise eksperdiga eelnevalt sõlmitud TRO OJ allkirjaga eksperdileping ja etapis kokkulepitud projekti kohapealse kontrolli läbiviimise ja tulemuse fikseerimise viis taotluse menetlemise etapis. 1.3 Projektikoordinaator/ Vormistab kohapealse kontrolli akti taotluse menetlemise raames (TPK lisa 5), vajadusel 3 tp jooksul Allkirjastatud teenusekoordinaator kooskõlastab kohapealses kontrollis osalenutega. Allkirjastab akti, sisestab akti SFOS-i (sh fotod kontrolli akt; ja muu tõendusmaterjal) ja saadab infoks TRO TJ-le. kanne SFOS-s; E- kiri Kui kohapealse kontrolli taotluse menetlemise raames on läbi viinud ekspert, fikseerib tulemuse kokkulepitud viisil ja võtab tulemuse vastu. 2. Tegevuste kohapealsete kontrollide, sh järelkontrolli valimi moodustamine, tööplaani koostamine ja selle täitmise jälgimine 2.1 TAO riskijuhtimise ja Koostab projektide tegevuste kohapealsete kontrollide plaani vastavalt riskihindamisele (Lisa 6 Kord poolaastas, 15. märtsiks (periood Kohapealsete järelevalve talituse Kohapealse kontrolli valimi moodustamise metoodika) ning eelmise perioodi kohapealsete märts-august) ja 15. septembriks kontrollide plaan riskiekspert kontrollide tulemustele. (periood september-veebruar) ja moodustatud (edaspidi järelevalve valim JIRA-s riskiekspert) Enne plaani konsulteerib projektikoordinaatorite ja/või TRO TJ-ga. 2.2 Järelevalve Teavitab kohapealsete kontrollide plaani valmimisest TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ. 1 tp jooksul Teavitus JIRA-s riskiekspert 2.3 TAO riskijuhtimise ja Vaatab üle kohapealsete kontrollide plaani, vajadusel küsib järelevalve riskieksperdilt 3 tp jooksul Suunamine JIRA- järelevalve TJ täpsustusi. s 2.4 Järelevalve Määrab kontrollide teostamise eest vastutavad järelevalve eksperdid. 5 tp jooksul E-kiri riskiekspert Teavitab kohapealsete kontrollide plaani valmimisest TRO OJ ja TRO TJ-e. 2.5 Järelevalve Erakorralise kohapealse kontrolli korral lisab kontrolli JIRA-sse kohapealsete kontrollide 3 tp Tööülesanne riskiekspert kontrolliplaani ja määrab kontrolli teostamise eest vastutava järelevalve eksperdi. suunatud 2.6 Järelevalve Jälgib jooksvalt plaani ajakava täitmist. Vajadusel täiendab plaani või algatab põhjendatud juhul Jooksvalt Vajadusel riskiekspert tööplaani muutmise (nt tegevusi ei toimu, läbiviimine on plaani perioodil ebamõistlik, projektis täiendatud/ teostatakse audit vms põhjendatud olukord). muudetud kohapealsete kontrollide plaan 3. Tegevuste kohapealse kontrolli läbiviimine 3.1 Järelevalve ekspert Järelevalve ekspert ja projektikoordinaator lepivad kokku, kes TS-t kohapealsest kontrollist Vähemalt 5 tp enne kontrolli teostamist E-kiri, kiri SFOS-s või teavitab. (va etteteatamata kontroll) projektikoordinaator Teavitab kontrollitavat kohapealse kontrolli läbiviimisest e-kirja või SFOS-i vahendusel ja lepib kokku kontrolli aja ning koha. Etteteavitamata kontrolli korral üldjuhul teavitamist ei toimu või teavitatakse väga lühikese etteteatamisega. Kontrolli aja ja koha kokku leppimisse ning kohapealse kontrolli teostamisse kaasatakse vajadusel ka ekspert. 3.2 Järelevalve ekspert Valmistab enne kohapealsesse kontrolli minemist kontrolli ette, kaasab ettevalmistamisse Enne kontrolli läbiviimist, hiljemalt Eeltäidetud kontrollis osalevad töötajad, sh edastab vajadusel projektikoordinaatorile ja/või kontrollis kohapealsele kontrollile eelneval tp-l kontrollakt, osalejatele ettevalmistamisel tekkivad küsimused ja/või korraldab koosoleku tekkinud küsimuste vajadusel lahendamiseks. koosoleku memo Eeltäidab projekti tegevuste kontrolli akti (TPK Lisa 7), mis on aluseks kontrolli teostamisel. Kui projektile kohaldub riskihindamisest tulenevalt valimipõhine makse kontroll, teostab võimalusel kontrolli enne kohapealset kontrolli ning fikseerib tulemused kontrollaktis. 3.3 Projektikoordinaator/ Vajadusel osaleb kohapealse kontrolli ettevalmistamisel ja teostamisel. Aitab kaasa järelevalve Jooksvalt E-kiri teenusekoordinaator eksperdil tekkinud küsimuste lahendamisele. 3.4 Järelevalve ekspert Vastutab kohapealse kontrolli teostamise eest. Fikseerib tuvastatud asjaolud kirjalikult Kohapealse kontrolli teostamise päeval Kohapealse kontrollaktis. Allkirjastab kontrollakti ning küsib allkirja teiste läbiviija(te) ning toetuse saaja kontrolli osalejate esindaja poolt (olemasolu ja nõusoleku korral). poolt allkirjastatud akt 3.5 Kohapealses Allkirjastab kontrollakti. (digitaalne või kontrollis osaleja paberil) (projektikoordinaator/ teenusekoordinaator/ ekspert) 3.6 Järelevalve ekspert Kui kontrolli käigus tuvastatakse nõuetele mittevastav olukord ja puuduste kõrvaldamine on Üldjuhul 10tp, mida põhjendatud juhtudel Kontrollaktis on võimalik, määrab kontrollaktis kontrollitavale tähtaja puuduste kõrvaldamiseks. on võimalik pikendada määratud tähtaeg 3.7 Järelevalve ekspert Kui nõuetele mittevastavust ei ole võimalik kõrvaldada muul moel kui ettekirjutuse või finantskorrektsiooniga, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktile 2. 3.8 Järelevalve ekspert Lisab täidetud ja allkirjastatud kontrollakti JIRA-sse ja saadab riskieksperdile kinnitamiseks. 1 tp jooksul peale kohapealse kontrolli Kohapealse teostamist. Kui tegemist on rohkem kui kontrolli akt JIRA- ühepäevase kohapealsete kontrollide s ja riski- läbiviimise perioodiga, siis esimesel eksperdile kinnita- võimalusel miseks saadetud 3.9 Riskiekspert Vaatab kontrollakti üle. 3 tp jooksul peale akti saamist Kinnitatud akt, vajadusel akti a) annab JIRA-s kinnituse ja tagastab kontrolli teostajale edasiste toimingute teostamiseks. suunamine Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.10. järelevalve eksperdile b) kui kohapealse kontrolli raames tuvastati puudus, mis eeldab mittevastavusmenetluse alustamist ja kontrolli teostaja mittevastavusmenetlusega ei tegele, edastab vajadusel juhtumi menetlemiseks riskihindamise ja järelevalve talituse juhatajale ning jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2. 3. Järelevalve ekspert Sisestab kontrolli tulemused koos kontrollakti ja lisadokumentidega SFOS-i. Saadab kontrolli 2 tp jooksul pärast akti kinnitamist Kanded SFOS-s 10 tulemused JIRA-st TRO TJ-le ja projektikoordinaatorile teadmiseks. 3. Järelevalve ekspert Edastab kontrollakti SFOS postkasti kaudu kontrollitavale koos kaaskirjaga. 2 tp jooksul pärast akti kinnitamist Teavitus 11 saadetud SFOS postkasti kaudu 3. Järelevalve ekspert Kui kontrolli tulemusel anti kontrollitavale puuduste kõrvaldamiseks tähtaeg, jälgib puuduste Vastavalt määratud tähtajale Kanded SFOS-s 12 kõrvaldamise tähtaega. Vajadusel saadab kontrollitavale meeldetuletuse. Kui kontrollitav ei täida määratud järeltegevusi ja kui tegemist on nõuetele mittevastavusega, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktile 2. 3. Järelevalve ekspert Kui kontrolli raames puuduseid ei tuvastatud, lõpetab tööülesande JIRA-s. 2 tp jooksul TJ kinnituse saamisest/ Kanne kontrolli 13 puuduste kõrvalda-misest plaanis, vajadusel Puudustega kohapealse kontrolli korral edastab pärast puuduste kõrvaldamist toetuse saajale teavitus toetuse teate menetluse lõpetamisest ja lõpetab tööülesande JIRA-s. saajale 3. Järelevalve Analüüsib enne uue perioodi kohapealsete kontrollide plaani koostamist eelmise perioodi Kord poolaastas, 15. septembriks Vajadusel info 14 riskiekspert kohapealsete kontrollide tulemusi ning vajadusel teeb ettepanekuid muude RÜ kontrollide (periood märts-august) ja 15. märtsiks edastamine TJ-le tõhustamiseks või TPK muutmiseks. (periood september-veebruar) e-kirjaga 3. TAO riskijuhtimise ja Otsustab koostöös järelevalve riskieksperdi ning teiste seotud TJ-de ja TRO OJ-ga 5 tp jooksul analüüsi saamisest Vajadusel info 15 järelevalve TJ muudatusvajadused. edastamine TPK koostajale e- Vajadusel muuta TPK-d edastab info TPK koostajatele muudatuste sisseviimisega alustamiseks. kirjaga. 3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess Protsessiomanik TRO teenusekoordinaator 1. Vahe- ja lõpparuande kontrollimine 2. Järelaruande kontrollimine Projekti aruannete kontrolli protsessi käigus on projektikoordinaatoril õigus küsida TS-lt täiendavaid projekti rakendamist puudutavaid dokumente vastavalt TAT-le. TS peab teavitama viivitamata RTK-d projekti elluviimise ajal ja pärast projekti lõppemist kõigist asjaoludest, Kohaldub Ei kohaldu mis võivad mõjutada projekti elluviimist või TS võimet täita asja säilitamise, sihtotstarbelise kasutamise ning taotluses nimetatud eesmärkide saavutamise kohustust (näiteks riigihangete vaidlustused, ABIFO 2021-2027 SV administratsiooni TA projektidele kohtumenetlus, tegevuse peatamine, majandusraskused, likvideerimine, ND Norra_EMP meetmele (SFOS meetme nr 2014- ümberkujundamine, omandisuhete muutumine, hoone kasutuse EGF 2021.1.4 "Norra ja EMP tehniline abi") muutumine jms) vastavalt TAT-le. RE Norra_EMP meetmele (SFOS meetme nr 2014- 2021- 2021.1.1) "Kahepoolsete suhete fond" MoF TAT [4] kohaselt TS peab võimaldama RTK nimetatud isikutel 2027 EŠK TA meetmele (SFOS meetme nr. 1.3) projekti elluviimise ajal ning 5 aasta jooksul projekti lõppemisest arvates SV EŠK toetusmeetmele "Sotsiaalse kaasatuse tutvuda kõigi TS valduses olevate projektiga seotud dokumentidega ning Kliima toetamine" (SFOS meetme nr 1.1) lisaks tagama RÜ-le õiguse TS-ga samadel alustel tutvuda tööde EŠK toetusmeetmele "Elurikkuse programm" teostaja dokumentidega. (SFOS meetme nr 1.2) 2021-2027 RRL 1.1. LÜHENDID Etapp Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg 1. Vahe- ja lõpparuande kontrollimine Aruande 1.1 TS Täida vahe- või lõpparuande vorm SFOS-s. Esita vahe- või lõpparuande vastavalt seatud tähtaegadele.[1] Vastavalt tingimustele esitamine 1.2 Projektiko Kui TS ei ole vahe- või lõpparuannet tähtaegselt esitanud, saada meeldetuletus SFOS-s. 5 tp tähtajast ordinaator / teenuseko ordinaator 1.3 Projektiko Kui TS ei esita meeldetuletuse järgselt vahe- või lõpparuannet, hinda vajadust algatada ettekirjutuse koostamise protsess Vastavalt vajadusele ordinaator vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punkti 1 Ettekirjutuse tegemise ja täitmise kontrollimine. / teenuseko ordinaator Aruande 1.4 Projektiko Vahe- või lõpparuande esitamisel kontrolli aruande vormikohasust ning esitatud andmete õigsust ja täielikkust vastavalt TAT- Üldjuhul 15 tp jooksul kontroll ordinaator is, otsuses/lepingus sätestatud tingimustele[2] aruande KL alusel (TPK Lisa 8). Veendu, et projektile määratud meetme aruande saamisest / tegevuse ülesed näitajad ja näitajate saavutatud väärtused on raporteeritud vastavalt näitajate metoodikale ning veendu, et või vastavalt TAT teenuseko projekti näitajate saavutatud väärtused on õiged ja usaldusväärsed. tingimustele ordinaator Hinda vajadust erakorraliseks kohapealseks kontrolliks vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunkti 3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess punkti 2 alapunktile 2.5. Seejuures kontrolli, kas rikkumise kahtluse alusel menetlus (lisa põhjendus KL-le) on lõpetatud. 1.5 Projektiko Kui vahe- või lõpparuanne ei vasta tingimustele ning selles esineb puudusi või täpsustamist vajavaid asjaolusid[3], koosta Vastamiseks ordinaator/ puuduste kõrvaldamise teade ja edasta see TS-le ning määra tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks. Lisa RÜ märkused TS-le määratud tähtaeg on SFOS-s aruande juurde. üldjuhul kuni 10 tp teenuseko Puuduste ordinaator tuvastamine 1.6 Projektiko Kui TAT-s on ette nähtud, teavita vajadusel tuvastatud puudustest RA-d e-kirjaga. Salvesta E-kiri RA-le SFOS-i seire 3 tp jooksul ordinaator/ üldandmete lehel väljale „Aruande RÜ kontroll-leht“ ning faili lisamisel täida kirjelduse lahtri. teenuseko ordinaator 1.7 Projektiko Kui puudus ei ole kõrvaldatav või kui selgitused ei ole piisavad, tee märkus KL-le. Menetlust jätka rikkumise kahtluse Vastavalt alapunktis ordinaator/ tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2. 1.4 toodud tähtaegadele teenuseko ordinaator Aruande 1.8 Projektiko Kui TAT näeb ette aruande kooskõlastamist, hindamist juhtkomisjoni või muu institutsiooni poolt, siis: Vastavalt TAT kooskõlastamine ordinaator/ tähtaegadele Edasta aruande kooskõlastamist/ hindamist läbiviivale institutsioonile; teenuseko Teosta vajalikud toimingud vastavalt TAT-le ja kokkulepitud protseduuridele; ordinaator Täienda KL-te lisades viite toimingule; Lae üles kooskõlastuskiri ja muud seotud dokumendid SFOS-i seire üldandmete lehel väljale „Aruande RÜ kontroll- leht; Puuduste korral palu TS-l aruannet parandada; Veendu aruande kvaliteedis ja suuna aruanne projektikoordinaatorile SFOS-s. Kinnitamine 1.9 Projektiko Veendudes aruande kvaliteedis kinnita KL, sisesta KL SFOS-i ja vali aruande seisundiks „Kinnitatud“. Vastavalt alapunktis ordinaator 1.4 toodud Juhul, kui juhtkomisjon tegi ettepaneku pärast lõpparuande hindamist lõppmakse vähendamiseks, edasta info TAO tähtaegadele järelevalve-ja riskihindamise talituse juhatajale finantskorrektsiooni tegemiseks ning rikkumise korral menetlust jätka vastavalt rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2. 1. Projektiko Kui väljamakse eelduseks on aruande kinnitamine, jätka menetlust vastavalt TPK 3. osa 3.2.1 Maksete protsessi alapunktile Koheselt aruande 10 ordinaator 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess. kinnitamisest / teenuseko ordinaator 1. Projektiko Kui TAT näeb ette, teavita RA-d aruande kinnitamisest e-kirja teel või edasta kinnitatud aruanne RA-le vastavalt TAT 5 tp jooksul 11 ordinaator tingimustele. kinnitamisest / teenuseko Kui teavitad RA-d vastavalt TAT tingimustele e-kirja teel, siis salvesta E-kiri RA-le SFOS-i seire üldandmete lehel väljale ordinaator „Aruande RÜ kontroll-leht“ ning faili lisamisel täida kirjelduse lahter. 1. Projektiko a) Kui kinnitasid lõpparuande pärast lõppmakset, siis märgi projekt SFOS-s lõpetatuks andes projektile lõpetatud seisundi. 2 tp jooksul 12 ordinaator kinnitamisest / b) Olukorras, kus lõppmakse tehakse pärast lõpparuande kinnitamist, kui projekti viimane makse on seotud FKO-ga, siis teenuseko SFOS-is märgi projekti lõpetatuks pärast seda, kui rikkumise kahtluse alusel menetlus(t)ega seotud FKO-d on koostatud, ordinaator allkirjastatud ja vastavad tagastused on SFOSi sisestatud ning tasaarveldus on tehtud. 1. Projektiko Juhul kui projektis on järelaruande esitamise kohustus, siis saada projekti lõpetamisel TS-le info järelaruande esitamise 2 tp jooksul 13 ordinaator kohustuse ja tähtaja kohta ning veendu, et oled valinud SFOS-i seadetes teavitused aruande tähtaja lähenemise ja aruande lõpparuande / esitamise kohta. kinnitamisest teenuseko ordinaator 2. Järelaruande kontrollimine Aruande 2.1 TJ Kui projektis on nõutud järelaruande esitamine pärast projekti lõppu, siis kontrolli, kas SFOS-s on märgitud järelaruande eest Töötaja lahkumisel esitamine vastutav õige RTK kontaktisik. 2.2 Projektiko Kui TS ei ole järelaruannet tähtaegselt esitanud, saada meeldetuletus SFOS-s. 5 tp jooksul pärast ordinaator tähtaja saabumist / teenuseko ordinaator 2.3 Projektiko Kui TS ei esita meeldetuletuse järgselt järelaruannet, hinda vajadust algatada ettekirjutuse koostamise protsess vastavalt TP 15 tp jooksul pärast ordinaator K 3. peatüki alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 1 Ettekirjutuse tegemise ja täitmise kontrollimine. tähtaja saabumist / teenuseko ordinaator Aruande 2.4 Projektiko Kontrolli esitatud järelaruande andmete õigsust ja täielikkust vastavalt TAT-is või otsuses/ lepingus sätestatud tingimustele Üldjuhul 15 tp jooksul kontroll ordinaator KL (TPK lisa 8 „Aruande kontroll-leht“) [5] alusel (v.a kliima meetmetes). Kliima meetmete korral lisa oma tähelepanekud aruande saamisest / andmete kohta SFOSi järelaruande juures olevasse lahtrisse ’Märkus rakendusüksuselt’. või vastavalt TAT-s teenuseko toodud tähtaegadele ordinaator Puuduste 2.5 Projektiko Kui järelaruandes esineb puudusi või täpsustamist vajavaid asjaolusid, teavita TS-t puudustest või küsimustest SFOS-s ning Vastamiseks tuvastamine ordinaator määra vajaduse korral puuduste kõrvaldamise või täiendava informatsiooni esitamise tähtaeg. määratud tähtaeg on / üldjuhul kuni 10 tp teenuseko Kui puudus ei ole kõrvaldatav jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. ordinaator osa alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2. Näitajate 2.6 Projektiko Kontrolli esitatud järelaruande andmete õigsust, sh veendu näitajate uuendatud saavutustaseme õigsuses ja Üldjuhul 5 tp jooksul saavutustasem ordinaator usaldusväärsuses. Lisa täidetud KL[6] SFOSi. aruande saamisest e kontroll / või vastavalt TAT-s teenuseko toodud tähtaegadele ordinaator KL lisamine 2.7 Projektiko Pärast rakenduskava AK perioodi jätkuvate mittetoimivate projektide lõpetamise korral saada e-kirjaga teavitus projekti 2 tp jooksul SFOSi ordinaator toimivaks muutumisest teenusekoordinaatorile, KA TAO eksperdile ja RA-le. Kontrolljäljeks jääb täidetud KL[7] ja kinnitatud järelaruande järelaruanne. kinnitamisest RMi 2.8 2 tp teavitamine projekti TAO Teavita RM RO-d projekti toimivaks muutumise osas e-kirjaga. toimivaks ekspert muutmisest (vajadusel) [1] SFOS saadab TS-le automaatse teavituse aruande esitamise tähtpäevast. [2] Seirearuandluse tähtajad on sätestatud TAT-s, aruannete vormid on sätestatud kas TAT-is või koostatud RA/RÜ poolt pärast TAT-i kinnitamist. Igal juhul hinnatakse projekti eesmärkide saavutamise ja tegevuste elluviimise tulemuslikkust minimaalselt ühel korral projekti lõpparuande ja viimase maks e menetlemise raames. [3] Meetme tegevuses nr 5.2.1 „Laenude, tagatiste ja eksporditehingute kindlustuse väljastamine“ lisab vajadusel RA kommentaarid/märkused. [4] MoF TAT - Riigihalduse ministri 05.08.2022 nr. 36 määrus "Keskvalitsuse hoonete energiatõhususe parandamiseks moderniseerimisfondist antava toetuse kasutamise tingimused ja kord". [5] TPK lisa 8 „Aruande kontroll-leht" ei kohaldu kliima meetmete järelaruannetele. [ ] TPK lisa 8 „Aruande kontroll-leht" ei kohaldu kliima meetmete järelaruannetele. [ ] TPK lisa 8 „Aruande kontroll-leht" ei kohaldu kliima meetmete järelaruannetele. 3.2.5. Andmekorje protsess Protsessiomanik TRO infospetsialist Vastavalt ÜSS § 21 toimub andmete korje ja haldamine toetuse haldamise registris. Andmekorje protsess kohaldub TPK toetusskeemidele, kui nii näeb ette TAT. Andmekorje registreerimiseks on RTK DHS-s piiratud ligipääsuga dokumendisari ning piiratud ligipääsuga kaust serverikettal; seejuures ligipääsu õigus on antud andmete töötleja(te)le (infospetsialist ja projektikoordinaator/teenusekoordinaator), vastava TRO talituse juhatajale ja TRO juhatajale ning ligipääsu õigus antakse vajadusel TAO TJ-le ja TAO eksperdile. TRO OJ/TAO OJ korraldab vajadusel laiendatud õiguste andmist. RTK teeb vastavalt vajadusele toetuse taotlejatele ja TS-le andmekorje infopäevi, mille raames tutvustatakse toetusega kaasnevaid nõudeid andmekorjele ja andmete koondamisele. Perioodi 2021-2027 (sh. ESF+ sündmuste) andmekorjet korraldatakse kui nii näeb ette TAT (määruse või käskkirja järgi) SFOS an dmekorje moodulis (edaspidi SIS). TRO TJ/TAO TJ peab veenduma, et ligipääsu isikuandmetele, sh eriliigilistele andmetele saavad ainult need töötajad ja ametnikud, kes vastutavad SIS andmekorje eest. TRO TJ/TAO TJ igal aastal arenguvestlusel kontrollib üle, kas SIS koordinaatoril on olemas ametijuhendis sätestatud vajalikud pädevused andmekorjeks. Andmekaitse koolituse korraldab RÜ-dele KA vastavalt iga aastasele koolitusplaanile. Joonis: Struktuuritoetuse register. Allikas: Rahandusministeeriumi seire juhend perioodil 2021-2027 struktuuritoetusi rakendavatele asutustele kinnitatud 28.03.2024 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 1. SIS koordinaatori rolli taotlemine 1.1 TRO TJ/ Hindab SIS ligipääsu õiguse vajadust lähtuvalt töötaja tööülesannetest. Taotleb vajadusel töötajale SIS Vastavalt E-kiri TAO TJ koordinaatori rolli edastades informatsiooni TAO ärianalüütikule (kes täidab RÜ administraatori ülesandeid) e-kirja vajadusele teel koos põhjendusega. 1.2 TAO Annab SIS koordinaatori rolli SFOS-s. Teeb kommentaari JIRA-sse SIS koordinaatori rolli andmise kohta. 2 tp SIS ärianalüütik koordineerija (RÜ roll antud; JIR administraa A kanne tor) 1.3 TRO TJ Teavitab TAO ärianalüütikut (RÜ administraator), kui SIS koordinaator ei vaja enam kasutajaõigust e-kirja teel. Koheselt E-kiri /TAO TJ esimesel võimalusel 1.4 TAO Peatab SIS koordinaatori rolli SFOS-s. Teeb kommentaari JIRA-sse SIS koordinaatori rolli peatamise kohta. 1 tp JIRA kanne ärianalüütik (RÜ administraa tor) 2. Perioodi 2021-2027 andmekorje 2.1 TS/ Sisestab TAT-s ette nähtud andmed SIS-i ning võtab seejuures arvesse SF 2021-2027 perioodi seire juhendi ja ESF RÜ poolt SIS kanded sündmuse + andmekorje juhendi põhimõtteid. määratud läbi viija/ tähtaegadeks sündmusel osaleja 2.2 Infospetsiali Üldjuhul kontrollib SIS koordinaator andmete sisulist õigsust (näiteks makse/aruande kontrolli raames). SIS 3 tp jooksul, E-kiri SFOS st koordinaator teeb andmete kvaliteedi kontrolli ning vaatab, kas vajalikud andmeväljad on täidetud (v.a ESF+ ja lisandub postkastis /projektikoo ÕÜF). Infospetsialist teostab andmete kvaliteedi kontrolli, sh. vaatab, kas vajalikud andmeväljad on täidetud ESF+ vastamiseks rdinaator ja ÕUF füüsiliste isikute andmete meetmetes. määratud (SIS tähtaeg koordinaato Kui andmetes esineb puudusi teavitab sellest TS-t, koostab puuduste kõrvaldamise teate ja edastab selle TS-le r) ning annab kuni 10 tp puuduste kõrvaldamiseks. 2.3 TS Tagab puuduste kõrvaldamise SIS-is. RÜ poolt SIS kanded määratud tähtaeg 2.4 Infospetsiali a) Kontrollib, kas TS parandas puudused SIS-s. Edastab korrektsed ESF+ ja ÕÜF sündmuste andmete tabelid 3 tp jooksul E-kiri SFOS st Statistikaametile kvartaalselt vastavalt punktile 3. postkastis /projektikoo rdinaator b) Jätkuvate puuduste korral teavitab sellest TS-t ning annab kuni 10 tp puuduste kõrvaldamiseks. Menetlus jätkub (SIS vastavalt punkti 2 alapunktile 2.3. koordinaato r) 2.5 Projektikoor SIS koordinaator teavitab SIS kasutamisel tekkinud probleemist SFOS-i kasutajatuge (ISO rakenduse Jooksvalt E-kiri dinaator administraatorit) telefoni või e-kirja teel. Menetlus jätkub vastavalt TPK 2. osa alapeatüki nr. 2.3 protsessipunkti 2.3. (SIS 16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja koordinaato parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess alapunkti 4 "SFOS kasutajate palvete menetlemise protsess" jä r) rgi. 3. Perioodi 2021-2027 ESF+ ja ÕÜF-i andmete Statistikaametile esitamine 3.1 Infospetsiali Koondab ja valmistab Statistikaametile esitamiseks sündmuste andmete tabelid võttes SAP BO-st koondväljavõtte. Hiljemalt 2 tp Koondaruand st Teisendab Excelis esitatud andmed CSV faili. enne aruande e tabelid esitamise loodud SAP tähtaega BO-s; Statistikaametile Koostatud CSV fail 3.2 Infospetsiali Laadib ja edastab koondfaili elektroonilise andmevärava: https://portaal.stat.ee/et kaudu Statistikaametile. Kvartaalselt Andmed st vastavalt õigeaegselt andmekorje esitatud juhendis välja toodud tähtaegadele 3.3 Infospetsiali Kui Statistikaamet küsib täpsustusi, teostab vajalikud järeltegevused. Vastavalt E-kiri st vajadusele Vajadusel võtab TS-ga täpsustamiseks ühendust. 3.4 Infospetsiali Teavitab andmevärava kasutamisel tekkinud probleemidest vajadusel Statistikaametit: [email protected]. Jooksvalt E-kiri st 3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess Protsessiomanik TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve riskiekspert Projektides, millele kohaldub vastavalt TRO-le ja/või vastavalt TAT-le tegevuste järelkontrolli nõue pärast projekti lõppu, viiakse läbi kontroll analoogselt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 punktile 3.2.3 Tegevuste kohapealse kontrolli protsess alates alapunktist 3 kirjeldatuga. Järelkontrolli teostab järelevalve ekspert valimi alusel vastavalt kinnitatud kontrolliplaanile, milles on arvesse võetud meetmete riskihindamise tulemusi. Tegevuste järelkontrolli läbiviimiseks ja tulemuste fikseerimiseks kasutatakse järelkontrolli akti (TPK lisa 13). Projekti tegevuste järelkontrollide raames tehakse: 1) Tegevuste kestuse nõude täitmise kontrollimist; 2) tulu teenimise kontrolli (kohaldub ainult perioodile 2014-2020); 3) täiendavad kontrollid, sh. muud TAT-is sätestatud täiendavad kontrollid (näiteks käibe nõue vms); 4) kontrolle, mis tulenevad riigiabireeglitest (nt kontroll liigse hüvitamise üle riigiabi/VTA andmise järgselt). 3.2.6.1 Tegevuste kestuse nõude kontrollid Programmperioodide 2014–2020 ja 2021-2027 tegevuste kestuse nõude kontrollid on põhimõtteliselt sarnased. Valimi moodustamise põhimõtted järelkontrollidele on ühesed ning need kohalduvad mõlemale programmperioodile. Tulu teenimise kontroll Lisaks tuleb perioodi 2014-2020 üle 1 miljoni euro ERF ja ÜF eelnevalt mittehinnatava tuluga projektide puhul: 1. kui RÜ-d on teavitatud projektis tulu teenimisest, kontrollida, kas TS on teadlik kohustusest koostada tulu-kuluanalüüs 3 aastat ja üks kuu pärast projekti lõppu, aga mitte hiljem kui 30.09.2023 ning et puhastulu teenimisel on nõutav projekti abikõlbliku kulude vähendamine teenitud puhastulu osa võrra, mis on proportsionaalne projekti abikõlbliku kulu osale projekti kogukuludest; 2. kus tulust ei ole teavitatud, kontrollida, kas projektis teenitakse tulu. Kontrolli saab teostada, uurides TS kodulehel avaldatud infot (kas projekti vara eest pakutakse tasulisi teenuseid või tooteid vms) ning küsitledes TS-t. Tulu teenimise avastamisel tuleb esitada tulu-kuluanalüüs ja projekti abikõlblikke kulusid korrigeerida. 3.2.6.2 Täiendav järelkontroll Täiendavalt projekti tegevuste kestusnõuete kontrollile pärast projekti lõppu teostab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus jooksvat kontrolli TS-te üle Ametlike Teadaannete elektroonilisest väljaandest pankrotimenetluse algatamiste ja äriühingu kustutamishoiatuste kohta. Täpsemalt on kontroll kirjeldatud TPK 2. peatüki alapeatüki 2.2 punkti 2.2.1 SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra/EMP riikliku kontaktasutuse järelevalve protsess ning koolitustegevus osa Protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrollid ning SFOS-i info alusel tsentraalsed kontrollid punkti 2 alapunktis 2.5. Pankrotimenetluse algatamise ja äriühingu kustutamishoiatuste kontroll. 3.2.6.3 Riigiabi reeglitest tulenevad järelkontrollid Teatud juhtudel näevad riigiabireeglid ette nõude kontrollida projekti tegevusi riigiabi/VTA andmise järgselt. Üldjuhul on TAT-is sätestatud riigiabi/VTA andmise alused, mistõttu tuleb taotlusvooru rakendusdokumentide koostamisel veenduda kas riigiabireeglitest tuleneb järelkontrolli nõue või mitte. Nt tegevused, mille elluviimiseks on antud riigiabi/VTA-d ettevõtjatele, kes osutavad üldist majandushuvi pakkuvaid teenuseid ja mille puhul tuleb kontrollida liigse hüvitise andmist vähemalt iga kolme aasta tagant kümne aasta jooksul. Kui riigiabireeglitest tuleneb järelkontrolli nõue, siis protsessis 3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine nimetatud taotlusvooru ettevalmistaja kavandab ka tegevuse, mis tagab riigiabireeglitest tuleneva järelkontrolli kohustuse täitmise. 3.2.6.4 EŠK regulatsioonist tulenevad järelkontrollid EŠK regulatsiooni artikkel 4.15 lõike 2 järgi RKÜ tagab, et 5 aasta jooksul pärast projekti või programmikomponendi lõppemist on toetusest rahastatavate seadmete, paigaldiste või ehitiste puhul täidetud järgmised tingimused: a) neid käitatakse ja kasutatakse toetusmeetme eesmärkide kohaselt; b) need on nõuetekohaselt kindlustatud kahjujuhtumite, näiteks tulekahju, varguse või muude tavapäraste kahjujuhtumite, vastu ja c) need on korralikult hooldatud, milleks eraldatakse piisavalt ressursse. EŠK regulatsiooni artikkel 4.15 lõike 9 järgi kui intellektuaalomandi õiguste tulemusel tekib kasum, lepivad selle tulu kasutamises kokku RKÜ ja Šveits. 3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess Protsessiomanik TAO toetuste korraldamise talituse õigusüksuse juht Riigiabi/VTA esinemise ja andmise analüüs toimub meetme koostamisel või muutmisel ja projekti elutsükli erinevates etappides (taotlemisel, elluviimisel ja järelevalveperioodil). Teenusekoordinaator hindab koos TAO riigiabi eksperdiga ja vajadusel TAO juristiga riigiabi/VTA esinemist esmalt toetusmeetme disainimisel ja tingimuste koostamisel või muutmisel. RAR peakasutaja (volitatud TAO jurist) tagab vajadusel suhtluse RM RORO-ga, sh õigeaegse teatiste esitamise ja abikava avamise RAR-is, kui RA-ga/PO-ga ei ole kokkulepitud teisiti. Toetuse andmisel kontrollib projektikoordinaator riigiabi/VTA esinemist vastavuskontrolli raames. Kui toetusmeetmes esineb eriliigilist abi, mille valiku alused ei ole piisavalt selged, või kui abi andmise küsimused eeldavad keerukamat õiguslikku analüüsi, sh ka meetme riskide hindamise tulemuse põhjal, siis projektikoordinaator pöördub TAO juristi poole, kes teeb riigiabi/VTA esinemise detailanalüüsi. Projekti andmete kajastamine RARis taotluse menetluses ja väljamaksete teostamisel on toodud TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1. "Toetuste taotlemisega seotud protsessid" protsessipunktides 3.1.1, 3.1.2 ja 3.1.4 ja alapeatüki 3.2 "Kontrollitoimingutega seotud protsessid" protsessipunktis 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess. TAO jurist nõustab vajadusel projektikoordinaatorit projekti elluviimise jooksul. Nr Vas Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll tuta jälg ja (am etik oht) 1. Riigiabi/VTA analüüs meetme tingimuste koostamisel või muutmisel 1.1 Tee Kaasab meetme koostamisel või muutmisel riigiabi/VTA-ga seonduvate küsimuste lahendamiseks või protsessipunkti 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste Vastavalt JIRA nus riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess vajadusele task; E- e- kiri koor punkti 2 alapunkti 2.5 kohase riskihindamise tabelis märgitud juhul TAO riigiabi eksperdi, vajadusel TAO juristi ja TAO ärianalüütiku. dina ator Teavitab RAR peakasutajat (volitatud TAO juristi) uue toetusskeemi ettevalmistamisest, kui toetusskeem sisaldab riigiabi/VTA-d vastavalt TPK 3. osa protsessipunkti 3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine punkti 1 alapunktile 1.4. 1.2 TA Kui TAT sisaldab eriliigilist abi, mille valiku alused ei ole piisavalt selged, siis analüüsib toetavaid tegevusi ja lubatud abiliike ning hindab millistel Vastavalt Allkirjast O tingimustel eriliigiline abi esineb. teenuse- atud jurist koordinaatori ja memo; Kui TAT toetatava tegevuse osas on riigiabi/VTA esinemine võimalik välistada ja TAT-s või selle seletuskirjas ei ole välistuse aluseid piisavalt selgelt riskieksperdiga E-kiri välja toodud, siis analüüsib kas ning millistel tingimustel ja põhjustel riigiabi/VTA esineb/ei esine. Analüüsi ja selle tulemused kajastab memos. kokkulepitud Olemasoleva meetme muutmisel kontrollib varasemalt koostatud memos toodud põhjenduste kehtivust, vajadusel korrigeerib memo. Allkirjastab ajakavale memo. Edastab allkirjastatud memo teenusekoordinaatorile, TRO TJ, TAO järelevalve riskieksperdile ja TAO ärianalüütikule. 1.3 Tee Tutvub memoga ja salvestab selle TRO meetmepõhisesse serveriketta kausta. 3 tp jooksul Dokume nus memo saamisest nt e- serverik koor ettal dina ator 1.4 Tee Edastab memo toetusskeemiga seotud projektikoordinaatoritele tutvumiseks. 1 tp E-kiri nus e- koor dina ator 1.5 Tee Lisab koostöös TAO ärianalüütikuga asjakohased kontroll-küsimused vastavusnõuete KL-dele. Vajadusel konsulteerib TAO riigiabi eksperdiga ja Enne taotlemise Täiendat nus TAO juristiga. Saadab JIRA-s tööülesande TAO ärianalüütikule vooru seadistamiseks rakendusdokumentide järgi. avanemist ud e- vastavus koor nõuete dina KL vorm ator 1.6 TA Seadistab taotlusvooru. Vastavalt Taotlusv O kokkulepitud oor äria ajakavale seadistat nalü ud ütik SFOS-s 1.7 Tee Meetme vooru KL-d edastab kinnitamiseks TRO TJ-le JIRA-s. 2 tp jooksul Meetme nus valmimisest vooru e- KL- koor d JIRA- dina s ator 1.8 TR Kinnitab meetme vooru KL-d. 2 tp jooksul Kinnitatu O d KL-d TJ JIRA-s 1.9 Tee Meetme elluviimise käigus hindab vajadust riigiabi/VTA-ga seonduvat uuesti analüüsida vastavalt punkti 1 alapunktile 1.1. Vastavalt e-kiri nus vajadusele e- koor dina ator 2. Riigiabi/VTA analüüs toetuse andmisel ja toetuse andmise otsuse muutmisel 2.1 Proj Teostab taotleja ja taotluse vastavusnõuete kontrolli vastavalt TPK 3. osa alapeatükile 3.1 Toetuste taotlemisega seotud protsessid. Kui projekti Vastavalt TAT Täidetud ekti- tegevused vastavad TAT-is märgitud abi liikidele või TAO juristi koostatud memos toodud tingimustele või on veendunud, et projektis riigiabi/VTA ei tähtaegadele KL koor esine, teeb vastava märke KL-le koos viitega abi andmise õiguslikule alusele. Juristi memo korral lisab märkustesse viite juristi memole. dina ator 2.2 Proj Kui projekti tegevused eeldavad keerukamat hinnangut riigiabi/VTA esinemisele, saadab projekti andmed TAO juristile riigiabi/VTA esinemise Täidetud ekti- detailanalüüsi koostamiseks. KL, e-kiri koor dina ator 2.3 TA Analüüsib projekti eesmärki, tegevusi ja planeeritud kulude vastavust riigiabi/VTA andmise tingimustele ja abiliigi nõuetele. 10 tp Memo O jurist 2.4 TA Vajadusel konsulteerib projektikoordinaatori, RM RORO-ga ja TAO riigiabi eksperdiga. O jurist 2.5 TA Koostab analüüsi kohta memo. O jurist 2.6 TA Allkirjastab memo ja edastab koordinaatorile. e-kiri O jurist 2.7 Proj Tutvub juristi koostatud analüüsi ja järeldustega ja täiendab vastavalt KL-te. Laeb juristi memo üles SFOSi projekti juurde. 3 tp Märkuse ekti- d KL-l koor SFOS- dina s; ator Memo SFOS-s 2.8 Proj Vastavalt juristi memos toodud järeldustele muudab vajadusel projekti andmeid ja/või eelarvet SFOS-s ning teavitab toetuse taotlejat riigiabi Vastavalt Kanded ekti- analüüsi tulemustest. taotluse SFOS-s koor menetlemise dina tähtaegadele ator 2.9 Proj TRO muutmise avalduse korral analüüsib muutmise vastavust juristi koostatud dokumentidele. Vajadusel konsulteerib TAO riigiabi analüüsi tegev Vastavalt Kanded ekti- juristiga või algatab uuesti detailanalüüsi koostamise. vajadusele ja SFOS- koor TAT tähtaegadele s; TRO dina muutmis ator otsus 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD Protsessiomanik TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja Iga eelpool kirjeldatud kontrolltoimingu juures on viidatud, millal edasine protsess jätkub järelevalvemenetlusena. Perioodi 2014-2020 meetme tegevuse nr 5.2.2 „Varajase faasi fondifondi loomine riskikapitali pakkumiseks“ elluviimiseks on sõlmitud leping EIF ja MKM vahel, lepingule kohaldub Inglise õigus. Juhul kui EstFundi rakendamisel tuvastatakse nõuetele mittevastavus teavitab MKM EIF-i, selgitamaks välja põhjused, tagajärjed, tegevusplaani jms. Juhul kui MKM ja EIF jäävad eriarvamusele, lahendab kaasuse arbitraaž (rahastamislepingu punkt 23.2). Tuvastatud rikkumise korral on eelduslik, et MKM esitab EIF-le kahjunõude. Perioodi 2014-2020 meetme tegevuse nr 5.2.2 elluviimiseks sõlmitud leping pole tavapärane siseriiklikule õigusele alluv toetuse andmise tingimusi hõlmav leping, mistõttu rikkumise kahtlust ei asu uurima RTK, ühtlasi ei koosta RTK rikkumise tuvastamisel TS-le finantskorrektsiooni otsust ning viimasest tulenevalt ei kohaldu käesoleva alapunktist 3 alates finantskorrektsiooni menetlemise protsess. EIF-ga sõlmitud lepingu kontekstis on RTK-l kohustus saadud aruandluse ja muu info baasil hinnata lepingu elluviimise reeglitepärasust, rikkumise kahtluse korral teavitada sellest MKM-i ja koostab rikkumisaruande SFOS-s ning jälgib kaasuse lahenduskäiku, fikseerides lõpptulemuse. Perioodi 2021-2027 rahastamisvahendite finantskorrektsiooni otsuse teeb RTK RÜ-na vastavalt ÜSS §-dele 28–30. EŠK programmi raames EŠK programmi ekspert saadab Šveitsi toetuste büroole teadmiseks need FKO eelnõud, mille Šveitsi poolse toetuse summa ületab 10 000 Šveitsi franki. Kui Šveitsi toetuste büroo ei nõustu kavandatava finantskorrektsiooniga, mis ületab 10 000 Šveitsi franki, alustab Šveits RKÜ- ga dialoogi ühe kuu jooksul alates ettepaneku saamisest. Kui toetuse summa on väiksem kui 10 000 Šveitsi franki, võib EŠK programmi ekspert kavandatavast finantskorrektsioonist Šveitsi toetuste bürood teavitada. Kliima meetmete RHS rikkumise korral, millel on RHS §-des 213-215 sätestatud väärteo tunnused, teavitab RTK TRO sellest Rahandusministeeriumi riigihangete ja riigiabi osakonda. Ebaseadusliku või väärkasutatud riigiabi tagasinõudmise korral juhindutakse konkurentsiseaduse §-s 42 sätestatust. Riigiabi andjal on õigus ebaseaduslik või väärkasutatud riigiabi tagasi nõuda kümne aasta jooksul. Olukorras, kus tuleb Euroopa Komisjoni 14.05.2019. a otsusest lähtuvalt koostada finantskorrektsioon ning kohaldada konkreetset protsendimäära, kuid RÜ hinnangul ei ole finantskorrektsiooni koostamine või ettenähtud kindla protsendimäära rakendamine kaasuse asjaoludest lähtuvalt proportsionaalne tuleb lähtuda juhendist "EK suunises fikseeritud korrektsioonimäärade vähendamise või mitterakendamise juhis". Erandina annab sisendi FKO tegemiseks perioodi 2014-2020 ja 2021-2027 rahastamisvahendite meetmeteks KA finantsinstrumentide ekspert. Nr Vastutaja (ametikoht) Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg 1. Ettekirjutuse tegemise ja täitmise kontrollimine 1. Teenusekoordinaator, projekti- Kui nõuetele mittevastavust on võimalik mõistliku aja jooksul kõrvaldada, koostab toetuse saajale 5 tp jooksul peale Ettekirjutuse 1. koordinaator, järelevalve ekspert[1] ettekirjutuse kohustuse või nõude täitmata jätmisel rikkumise lõpetamiseks ja rikkumise tagajärgede nõuetele eelnõu, e-kiri (edaspidi ettekirjutuse koostaja) kõrvaldamiseks, määrates selleks vajalikud toiminguid ja nende täitmise tähtaja (STS § 42 lg 2 p 3/ mittevastavuse ÜSS § 8 lg 6 või vastavalt TAT nõuetele). Vajadusel kooskõlastab ettekirjutuse juristiga. tuvastamist 1.2 Ettekirjutuse koostaja Ettekirjutuse koostamisel arvestab haldusmenetluse seaduses kirjeldatud menetlusosalise selgituste 1 tp jooksul, kiri SFOS-s andmise ja ärakuulamise põhimõttega – saadab toetuse saajale ettekirjutuse eelnõu tagasiside vastamiseks määratud saamiseks. tähtaeg üldjuhul 5 tp 1.3 Toetuse saaja Esitab selgitused koos võimalike tõendusmaterjalidega. 5 tp Kiri SFOS-s 1.4 Ettekirjutuse koostaja Analüüsib esitatud selgitusi, vajadusel kaasab asjakohaseid eksperte, sh konsulteerib vajadusel 2 tp e-kiri järelevalve eksperdiga[2] rikkumise asjaolude hindamiseks. 1.5 Ettekirjutuse koostaja Kui saadud selgitustele tuginedes langeb rikkumine ära, lõpetab menetluse ja teavitab sellest toetuse 1 tp Kiri SFOS-s saajat. 1.6 Ettekirjutuse koostaja Rikkumise puhul vajadusel täpsustab ettekirjutust ja edastab selle allkirjastamiseks TJ-ile. 1 tp Täiendatud ettekirjutus 1.7 TJ Allkirjastab ettekirjutuse. 2 tp Kanne DHS-s 1.8 Ettekirjutuse koostaja Edastab ettekirjutuse toetuse saajale SFOS-i kaudu, võimalusel teeb SFOS-s muud asjakohased 1 tp Kiri ja kanded kanded. SFOS-s, 1.9 Ettekirjutuse koostaja Kontrollib ettekirjutuste täitmist vastavalt seatud tähtaegadele. Võimalusel kannab info ettekirjutuse Vastavalt ettekirjutuses Kanne SFOS- täitmise kohta SFOS-i, muul juhul säilitab info võrguketta kaustas. määratud tähtaegadele s, dokument võrguketta kaustas 1. Ettekirjutuse koostaja Ettekirjutuse tähtaegselt täitmata jätmisel määrab võimalusel uue tähtaja. Jooksvalt, vastavalt Kiri ja kanded 10 vajadusele SFOS-s Kui tähtaja pikendamine ei ole tulenevalt rikkumise sisust võimalik või kui pikendatud tähtajaks ei ole toetuse saaja rikkumise tagajärgede kõrvaldamiseks vajalikke toiminguid teostanud jätkub protsess nõuetele mittevastavuse menetlusena (antud punkti järgmine protsess). 2. Rikkumise kahtluse tuvastamine ja järelevalvemenetluse algatamine 2. Teenusekoordinaator, projekti- Kui on tuvastatud rikkumise või pettuse kahtlus, teavitab kahtluse avastaja tekkinud asjaoludest TAO Koheselt E-kiri, 1. koordinaator, TAO riskijuhtimise ja riskijuhtimise ja järelevalve TJ ning projekti eest vastutavat projektikoordinaatorit. mittevastavuse otsesuhtlus järelevalve TJ, hankeekspert, kahtluse tuvastamisest järelevalve ekspert, TAO jurist, Viib vajadusel läbi kohapealse tegevuste kontrolli ja esitab vajadusel toetuse saajale järelepäringu Norra_EMP programmi koordinaator, E asjaolude täpsustamiseks. Konsulteerib järelevalve eksperdiga otsustamaks järelevalvemenetluse ŠK programmi ekspert, finantsinstrume algatamise. Vajadusel kaasab arutellu TAO juristi ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ. ntide ekspert Kui arutelu tulemusel jõutakse järeldusele, et nõuetele mittevastavus võib esineda, edastab info TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le. 2.2 Teenusekoordinaator, Kui rikkumise kahtlusel on pettuse kahtluse või kuriteo tunnused, siis teavitatakse e-kirjaga TAO Koheselt pettuse E-kiri projektikoordinaator, TJ, hankeekspert, riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat. kahtluse tuvastamisest järelevalve ekspert, järelevalve riskiekspert, Kui e-kirja teel teavitamine pole juhtumi asjaolusid arvestades mõistlik või võimalik, kutsub rikkumise kahtluse tuvastaja või tema vahetu juht asjaolude selgitamiseks kokku koosoleku. 2.3 TAO jurist Tuvastades TPK 3. osa alapeatüki 3.2. Kontrollitoimingutega seotud protsessid punkti 3.2.7 Riigiabi ja Koheselt Riigiabi vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsessi raames riigiabi analüüsi teostamisel rikkumise, mittevastavuse analüüs edastab analüüsi TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le järelevalvemenetluse algatamiseks vastavalt kahtluse tuvastamisest antud TPK alapeatüki 3.3 punkti 2 alapunktile 2.1. 2.4 TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Annab tööülesande konkreetsele järelevalve eksperdile. Pettuse kahtluse või kuriteo tunnusega 3 tp jooksul info Suunamine rikkumise korral teeb otsuse, kas teavitada kuriteo või pettuse kahtlusest asjaomaseid saamisest infosüsteemis/ uurimisorganeid (PPA jne). e-kiri uurimisorganile 2.5 Järelevalve ekspert Kui rikkumise kahtluse asjaolud on selged (nt arutatud varasemalt mittevastavuse tuvastajaga läbi, 10 tp jooksul E-kiri, kanne fikseeritud kontrollaktis vmt), alustab järelevalvemenetlust. Koostab järelevalvemenetluse algatuskirja, tööülesande saamisest SFOS-s; mille edastab toetuse saajale SFOS postkasti kaudu ning sisestab SFOS-i rikkumise Kinnitatud aruande. Suunab SFOS-s rikkumise esmaaruande ja lõpparuande kinnitamiseks TAO riskijuhtimise jooksvad ja järelevalve TJ-le. Muudel juhtudel kinnitab ise SFOS-s jooksvad rikkumise aruande SFOS uuendamised. rikkumise aruanded 2.6 TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Kinnitab SFOS-s rikkumise esmaaruande ja rikkumise lõpparuande. Kui rikkumise aruandes on 2 tp jooksul Kanne SFOS- puudusi, saadab selle täiendamiseks tagasi, teavitades paranduste tegemise vajadusest. Peale s; Kinnitatud paranduste tegemist kinnitab rikkumise esmaaruande ja rikkumise lõpparuande. rikkumise esmaaruanne ja rikkumise lõpparuanne SFOS-s 2.7 Järelevalve ekspert Analüüsib tuvastatud rikkumise kahtlust järelevalvemenetluse raames ja vajadusel konsulteerib Järelevalvemenetluse E-kiri, memo, erinevate osapooltega arutamaks rikkumise kahtluse asjaolusid, finantskorrektsiooni võimaliku kestus 90 aruanne vajaduse ja suuruse üle. Vajadusel koostab koosoleku kohta memo. kalendripäeva SFOS-s 2.8 Järelevalve ekspert Küsib toetuse saajalt vajadusel täiendavat informatsiooni veendumaks kõigis rikkumise kahtlusega Vastavalt vajadusele Kiri SFOS-s seotud asjaoludes ning tegevuste ja kulude võimalikus mitteabikõlblikkuses. 2.9 Toetuse saaja Esitab selgitused koos võimalike tõendusmaterjalidega. Tavapäraselt 10 tp Kiri SFOS-s, jooksul päringu tõendus- saamisest materjal 2. Järelevalve ekspert Analüüsib esitatud selgitusi ning kui need on piisavad, koostab rikkumise asjaolude äralangemisel Vahetult pärast toetuse Memo 10 memo, kus toob välja kaalutluse, asjaolud jm olulise info ning lõpetab SFOS-s rikkumise aruande. saaja vastust Vajadusel konsulteerib enne memo koostamist TAO juristiga rikkumise äralangemise põhjendatust. järelevalvemenetluse raames 2. Järelevalve ekspert Edastab esmalt rikkumise asjaolude äralangemisel memo e-kirja teel või JIRA kaudu TRO Memo SFOS- 11 koordinaatorile, TAO juristile ja seejärel TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le kooskõlastamiseks. s Lisab rikkumise kahtluse äralangemise memo SFOS-i (hangetega seotud juhtumite memo hangete kontrolli moodulisse). 2. Järelevalve ekspert Teavitab TRO TJ, projektikoordinaatorit edastades rikkumise kahtluse äralangemise memo E-kiri koos 12 koordinaatorile ja TRO TJ-le teadmiseks. memoga 2. Projektikoordinaator Saades eksperdilt teavituse rikkumise puudumise kohta, lisab rikkumise kahtluse äralangemise 3 tp jooksul Kanne SFOS- 13 memo SFOS-i kuludokumendi või hanke juurde ja saadab kulu maksmisele. teavitusest s 2. Järelevalve ekspert Saadab teavituse järelvalvemenetluse lõpetamise kohta TS-le. 3 tp jooksul pärast Kiri SFOS-s 14 lõpetamisest 3. Finantskorrektsiooni otsuse (edaspidi FKO) koostamine või selle koostamata jätmine[3] ja eelarve vähendamine, v.a meetme tegevuses nr 5.2.2 „Varajase faasi fondifondi loomine riskikapitali pakkumiseks“ EIFiga sõlmitud rahastamislepingu raames 3.1 Järelevalve ekspert Kui TS selgitused ei ole piisavad või selgitusi ei esitatud, alustab finantskorrektsiooni otsuse eelnõu Jooksvalt järelevalve- Kanne SFOS- koostamist. Vajadusel kutsub kokku koosoleku vastavalt punkti 2 alapunktile 2.7. Riigiabiga seotud menetluse raames s; E-kiri rikkumise korral küsib riigiabi/VTA sisendi TAO juristilt. 3.2 Järelevalve ekspert Kuni 1000 euro mitteabikõlbliku kuluga rikkumise puhul analüüsib võimalust jätta FKO tegemata, Jooksvalt[4] järelevalve- Kiri SFOS-s, vajadusel konsulteerib juristiga. Kui FKO jääb tegemata, siis koostab asjaolust memo, sisestab menetluse raames kanded tagastuse koos memoga infosüsteemi SFOS ja märgib liigiks „finantskorrektsioon“ ja isikuks, kes SFOS-s, toetuse tagasi maksab või hüvitab on „Hüvitatakse riigieelarvest“ (tagastus jääb infosüsteemis memo, e-kiri laekumata seisundisse), teavitab TS-t ja projektikoordinaatorit ning lõpetab infosüsteemis rikkumise aruande. Menetlus toimub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.10. 3.3 Järelevalve ekspert Koostab FKO eelnõu vastavalt STS § 45 lõikele 1/ ÜSS § 28/ TAT-le. Jooksvalt[5] järelevalve Kiri SFOS-s, , menetluse raames memo, FKO Riigiabiga/VTA-ga seotud FKO korral tugineb otsuse koostamisel punkti 2 alapunkti 2.3 TAO juristi eelnõu, analüüsile. Otsuse eelnõu koostamisel kontrollib vastavalt KAMIN juhendi p. 11, et FKO tegemise asjaolud on kirjeldatud, protsendi alusel finantskorrektsiooni arvutamisel on kohaldatud õiget protsendimäära ja arvutuse aluseks olev summa on korrektne, arvutatud finantskorrektsiooni summa ja alusetult makstud toetuse mitteabikõlblik summa on korrektne, arvutuste aluseks on õiged nii ELi toetuse kui omafinantseeringu proportsioonid. 3.4 Järelevalve ekspert Edastab FKO eelnõu kontrollimiseks TAO juristile. 1 tp jooksul valmimisest E-kiri 3.5 TAO jurist Kontrollib kas FKO eelnõus või memos: 5 tp E-kiri 1) esinevad finantskorrektsiooni tegemise või rikkumise lõpetamise asjaolud; 2) finantskorrektsiooni rakendamisel protsendi alusel on protsendimäär kaalutletud, sh rakendatud õiguslikud alused on korrektsed. 3) vajadusel täiendab eelnõud, sh lisab asja- ja ajakohase kohtupraktika. Tagastab kontrollitud memo või FKO eelnõu järelevalve eksperdile. 3.6 Järelevalve ekspert Edastab FKO eelnõu kontrollimiseks projektikoordinaatorile. 1 tp jooksul E-kiri 3.7 Projektikoordinaator Kontrollib, kas FKO eelnõus kajastatud finantsandmed ( mitteabikõlblik kulu, toetuse ja 3 tp E-kiri omafinantseeringu proportsioon, tegevuse nimetus, arvutuse aluseks olevad summad ja arvutused jm olulised andmed) on korrektsed. Saadab kontrollitud FKO eelnõu tagasi järelevalve eksperdile. 3.8 Järelevalve ekspert Edastab FKO eelnõu kooskõlastamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale 1 tp jooksul E-kiri 3.9 TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Kooskõlastab FKO eelnõu ja saadab kontrollitud FKO eelnõu tagasi järelevalve eksperdile. 2 tp jooksul E-kiri 3. Järelevalve ekspert a) Üldjuhul esitab FKO eelnõu TS-le seisukohtade esitamiseks vastavalt STS § 23 lg 2 p 3/ ÜSS § Koheselt pärast eelnõu Kiri SFOS-s; 10 28, määrates vastamise tähtaja (maksimaalselt 14 kalendripäeva) infosüsteemi vahendusel (v.a EŠK valmimist E-kiri finantskorrektsiooni korral). Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.15. b) EŠK finantskorrektsiooni korral saadab FKO eelnõu EŠK programmi eksperdile e-kirja teel. 3. EŠK programmi ekspert Tutvub FKO eelnõuga ja edastab selle Šveitsi toetuste büroole ning salvestab X-kettale programmi 2 tp jooksul E-kiri; FKO 11 kausta. eelnõu CHF programmi kaustas X- kettal 3. Šveitsi toetuste büroo esindaja Tutvub FKO eelnõuga ja saadab vajaduse korral kommentaarid. 1 kuu jooksul E-kiri 12 3. EŠK programmi ekspert Tutvub Šveitsi toetuste büroo kommentaaridega ja edastab kommenteeritud FKO eelnõu, järelevalve 2 tp jooksul E-kiri 13 eksperdile. 3. Järelevalve ekspert Tutvub kommentaaridega ja vajaduse korral täiendab FKO eelnõu. Esitab täiendatud FKO eelnõu TS- 2 tp jooksul Täiendatud 14 le seisukohtade esitamiseks. FKO eelnõu; Kiri SFOS-s 3. TS Esitab omapoolsed seisukohad (vajadusel esitab täiendava tõendusmaterjali vms). RÜ poolt määratud Kiri SFOS-s, 15 tähtajaks e-kiri, tõendus- materjal 3. Järelevalve ekspert Analüüsib esitatud selgitusi, kaasates vajadusel asjakohaseid eksperte, põhjendatud juhul lõpetab Esimesel võimalusel Memo, e-kiri, 16 menetluse vastavalt punkti 2 alapunktile 2.10. pärast TS-lt tagasiside FKO, kiri saamist SFOS-s Rikkumise menetluse jätkumisel täiendab TS poolt esitatud info alusel otsuse eelnõud. Vajadusel järelevalvemenetluse saadab täiendatud eelnõu TAO juristile vastavalt punkti 3 alapunktile 3.5. Kui ilmnevad uued asjaolud, raames millest lähtuvalt tuleb FKO eelnõud oluliselt muuta, edastab muudetud eelnõu veel kord kommenteerimiseks TS-le, määrates vastamise tähtaja (vt menetlust punkti 3 alapunktis 3.10), mis on lühem kui esmakordselt eelnõu tutvumiseks saatmisel (soovitavalt mitte rohkem kui 5 tp). 3. Järelevalve ekspert Kui FKO eelnõud ei muudeta, esitab selle DHS-s kooskõlastamiseks projektikoordinaatorile, TAO Kanne DHS-s 17 juristile, TRO TJ-le ja TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le ning allkirjastamiseks TRO OJ-le või TAO OJ-le (Norra/EMP vahendite/EŠK korral vastavalt vastutusvaldkonnale võib olla FKO allkirjastajaks TAO juhataja). Lisab töövoo teadmiseks TRO projektikoordinaatorile. Kui tegemist on hankerikkumist sisaldava FKO-ga, siis lisab töövoo teadmiseks ka TAO riigihangete kontrollüksuse juhile. 3. Projektikoordinaator, TAO jurist, TRO Kooskõlastab FKO. 2 tp jooksul Kanne DHS-s 18 TJ, TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ 3. TRO OJ/TAO OJ [6] Allkirjastab FKO. 3 tp jooksul Allkirjastatud 19 FKO 3. Järelevalve ekspert Edastab allkirjastatud FKO SFOS postkasti kaudu TS-le. Veendub, et TS saab otsuse kätte. 2 tp jooksul Kiri SFOS-s 20 Vajadusel küsib kättesaamise kohta kinnitust. Juhul kui kättetoimetamises on võimalik kahelda, edastab FKO TS äriregistrisse kantud elektronposti aadressile. Kui FKO (sh. alla 1000 euro juhtumid) on tehtud TAT käskkirja osas, siis saadab otsuse koopia e- kirjaga vastavale RA-le. Muul juhul saadab RA-le otsuse kokkuleppel. RA-le võib FKO-de info saata kokkuleppeliselt ka teatud pikema ajavahemiku tagant, koondades mitme FKO info. 3. Järelevalve ekspert Sisestab tagastuse andmed SFOS-i ja täiendab rikkumise aruannet. 10 tp jooksul otsuse all- Kanded 21 kirjastamisest SFOS-s 3. Järelevalve ekspert Kui FKO-ga mitteabikõlblikuks loetud summa on väiksem kui maksest rikkumise kahtluse tõttu kinni Koheselt E-kiri 22 peetud/välja võetud summa, annab projektikoordinaatorile teada, et kulu abikõlbliku osa võib TS-le välja maksta. Kui FKO puudutab ka menetluses olevat makset, milles rikkumise seotud kulusid pole kinni peetud, teavitab projektikoordinaatorit, mis summa või milline korrektsioonimäär tuleb rikkumisega seotud kulust makses kinni pidada. 3. Projektikoordinaator 1) Eksperdilt teavituse saamisel jätkab makse menetlemist, pidades maksest kinni rikkumise tõttu Menetlus jätkub teate Märge 23 mitteabikõlblikuks muutunud osa või edastab väljamaksmisele maksest välja võetud kulu abikõlbliku saamisest makse kontroll osa. Kui FKO-ga tunnistatakse mitteabikõlblikuks riigiabi/VTA-ga seotud kulud, vähendab RAR-is -lehel; e-kiri; rikkumise ulatuses abi andmise summat juhul kui vastavalt talituse sisesele töökorraldusele teeb RAR kanded kanded projektikoordinaator. Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.25. SFOS-s; RAR kanded 2) Kui FKO-ga tunnistatakse mitteabikõlblikuks riigiabi/VTA-ga seotud kulud ja kui vastavalt talituse sisesele töökorraldusele teeb RAR kanded teenusekoordinaator, siis saadab tagasi makstud summade info e-kirja teel teenusekoordinaatorile RARi tagasimakse kande tegemiseks. 3. Teenusekoordinaator Vähendab RAR-is rikkumise ulatuses abi andmise summat juhul kui vastavalt talituse sisesele Koheselt Kanne 24 töökorraldusele teeb RAR kanded teenusekoordinaator. infosüsteemis (RAR) 3. Järelevalve ekspert Saades projektikoordinaatorilt info, et menetluses olev makse sisaldab rikkumisega seotud uusi Jooksvalt 5tp jooksul Kanne SFOS- 25 kulusid, millega peab kaasnema eelarve vähendamine ja mille kohta on varasemalt juba FKO tehtud, teavituse saamisest s sisestab makse vähendatud mitteabikõlblike kulude ulatuses SFOS-i tagastuse ja uuendab rikkumise aruannet. 3. Järelevalve ekspert Analüüsib 2 korda aastas lõpetamata rikkumiste aruandeid. 2x aastas (tähtajaga Kanded 26 31.05 ja 30.11) SFOS-s Kui rikkumise menetlust ei saa lõpetada, ajakohastab rikkumise aruandes kajastatud info ning saadab aruanded TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ-le kinnitamiseks. 4. Finantskorrektsioonide üle arvestuse pidamine,[7] tasaarveldus ja tagasilaekumine[8] 4.1 Järelevalve ekspert Peab arvestust FKO tähtaegade ja tagasilaekumata summade üle, vajadusel suhtleb kinnituse Jooksvalt Tagasimakse saamiseks RTK raamatupidajaga. konto väljavõte, e- kiri 4.2 Toetuse saaja Maksab FKO-s nimetatud tagasimaksmisele kuuluva toetuse tagasi. 60 kp jooksul otsuse Kanne e- kehtima hakkamise riigikassasse, päevast arvates, avaldus Kui lähtuvalt makseraskustesse sattumisest ei ole võimalik korraga FKO-s märgitud summat tagastada, esitab põhjendatud avalduse tagasinõutava summa ajatamise kohta. 4.3 Järelevalve ekspert (maksete Märgib infosüsteemis tagastuse „tasutuks“. Kande teeb 4 tp Tagasikanne kontrollija) jooksul tagasimakse meetme Tagasimakse laekumisel lisab RTK raamatupidajalt saadud info laekunud summa kohta ja laekumise info laekumisest; tegevuse alusdokumendi SFOS-i. Edastab laekumise kinnituse RTK raamatupidajale, tagastuse sisestanud kontole, järelevalve eksperdile ja projektikoordinaatorile.“ kanded SFOS-s 4.4 Järelevalve ekspert Kui vahendid ei ole laekunud tähtaegselt, edastab meeldetuletuse projekti kontaktisikule. Hiljemalt 2 tp jooksul Kiri SFOS-s tähtaja saabumisest 4.5 Järelevalve ekspert Kui toetuse saaja on esitanud tagasimaksmisel oleva summa ajatamiseks avalduse, hindab ajatamise Ajatamisega Otsuse eelnõu põhjendatust ja vajadusel küsib täiendavaid infot, mis tõendab makseraskustesse sattumist. nõustumise või mittenõustumise kirja Kui toetuse saaja on taotlenud ajatamist rohkem kui 12 kuud, kooskõlastab selle enne nõustumise kavandi otsuse andmist TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-ga. Koostab ajatamisega nõustumisel FKO kooskõlastamise muutmise või mittenõustumise otsuse ning esitab selle kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks algatamine DHSis 5 tp vastavalt punkti 3 alapunktile 3.17.[9] Menetlus jätkub viidatud punktide kohaselt. jooksul ajatamise taotluse saamisest 4.6 Järelevalve ekspert Kui ajatatud tagasimakse korral ei tasu TS osamakseid ajatamiskava kohaselt, kaalub toetuse Kui tagasimakse Kiri tagasimaksmise ajatamise rahuldamise otsuse kehtetuks tunnistamist, vormistades otsuse toetuse tähtpäevast on /meeldetuletu tagasimaksmiseks 30 kalendripäeva jooksul. Enne otsuse kehtetuks tunnistamist annab TS-le möödunud rohkem kui s SFOS-s, e- võimaluse hilinenud osamakse tasumiseks. 5 tp kiri Edastab otsuse kooskõlastamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ-le ja allkirjastamiseks TRO OJ-le/TAO OJ-le. Menetlus jätkub punkti 3 alapunkti 3.17 kohaselt. 4.7 Järelevalve ekspert Kui TS ei maksa tagasinõutud toetust tagasi tagasimaksmise tähtpäevaks (ega tagasinõutavat Kui tagasimakse Kiri SFOS-s, summat ei ole võimalik tasaarveldada maksega), annab FKO sundtäitmisele (kohtutäiturile) tähtpäevast on e-kiri täitemenetluse seadustikus sätestatud korras, arvestades HMS ja riigiasutusest toetuse saajale möödunud rohkem kui kohalduvaid erisusi. 5 tp Enne sundtäitmiseks esitamist saadab TS-le meeldetuletuse tasumise tähtaja saabumisest, andes toetuse saajale täiendava võimaluse (tähtaeg 2-3 tööpäeva) laekumata toetus tagasi maksta. Kui TS ei reageeri, siis antakse nõue sundtäitmisele. 5. Erisused: toetuse vabatahtlik tagastamine ja tagastuse lootusetuks tunnistamine 5.1 Vabatahtlik tagastus 5. Toetuse saaja Teavitab kirjalikult rakendusüksust, et talle on hüvitatud mitteabikõlblik kulu ja annab teada soovist Jooksvalt Kiri SFOS-s 1.1 tagastada vahendid vabatahtlikult. 5. Projektikoordinaator Teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ vabatahtliku tagastuse avalduse esitamisest. 2 tp jooksul kirja E-kiri 1.2 saamisest 5. TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Annab vabatahtliku tagastusega seotud tööülesande konkreetsele järelevalve eksperdile. 2 tp jooksul teate Tööülesanne 1.3 saamisest 5. Järelevalve ekspert Kontrollib vabatahtliku tagastuse kohustuslike tingimuste täitmist ja üheaegset esinemist: 10 tp ülesande E-kiri 1.4 saamisest vabatahtliku 1. TS avastab ise, et on makse andmete esitamisel eksinud; tagastuse 2. TS on sellest omal algatusel RÜ-d teavitanud; nõustumise 3. toetus on välja makstud; või mitte- 4. TS on nõus toetuse 10 tööpäeva jooksul tagastama ja nõustumise 5. RÜ on nõus vabatahtliku tagastamisega. kohta, kiri SFOS-s Hindab kas esinevad kõik vabatahtliku tagastuse tingimused (sh ei ole makse osas, milles mitteabikõlblike kulud esinevad, algatatud auditeerimist) ning kas toetuse saaja poolt välja toodud korrektsiooni maht on asjakohane (sh veendub, et kas kõik mitteabikõlblikud kulud on sisse arvatud). Vajadusel küsib projekti- koordinaatorilt ja toetuse saajalt täiendavat infot, et otsustada, kas tegemist on toetuse vabatahtlikult tagastamise olukorraga. 5. Järelevalve ekspert Koostab ja vajadusel kooskõlastab juristiga vabatahtliku tagastuse nõustumise või mittenõustumise 1.5 ning edastab selle kirjaga infosüsteemist toetuse saajale, teadmiseks projektikoordinaatorile. Nõustumisel analüüsib võimalust tagastuse tasaarveldamiseks või määrab TS-le vahendite tagastamise tähtajaks 10 tp nõusoleku saatmisest arvates. Sisestab vabatahtliku tagastuse infosüsteemi SFOS. Edastab tasaarvelduse teostamiseks info projektikoordinaatorile. Vabatahtliku tagastuse tähtaegselt mittelaekumisel saadab toetuse saajale meeldetuletuse. Tagasimakse mittelaekumisel jätkub protsess rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2. 5. Järelevalve ekspert (maksete Tagasimakse laekumisel lisab RTK raamatupidajalt saadud info laekunud summa kohta ja laekumise 4 tp tagasimakse info Tagasikanne 1.6 kontrollija) alusdokumendi SFOS-i. Edastab laekumise kinnituse RTK raamatupidajale, tagastuse sisestanud laekumisest meetme järelevalve eksperdile ja projektikoordinaatorile. kontole, kanne SFOS- s 5.2 Tagastuse lootusetuks tunnistamine 5. Järelevalve ekspert Sundtäitmisele saadetud FKO-de osas pöördub kord aastas kohtutäituri poole sundtäitmise kohta info 1x aastas (tähtaeg Otsuse 2.1 saamiseks ning kui kahe aasta jooksul alates täitemenetluse alustamisest ei ole õnnestunud nõuet 31.01) eelnõu, sundtäita, teavitab sellest TAO riskijuhtumise ja järelevalve TJ ning teeb ettepaneku nõude kanne DHS-s lootusetuks tunnistamiseks. Muudel juhtudel, kui tagasimaksmisele kuuluvat toetust ei ole tagasi makstud ja tagasimakse laekumiseks on tehtud täiendavaid tegevusi (eelnevad meeldetuletused, kohtumised, vajadusel kohapealne kontroll), kuid toetuse saaja ei ole ikka toetust tagasi maksnud ja ilmnevad muud asjaolud (kohtuotsus/ kohtumäärus, kohtutäituri või pankrotihalduri akt vms), millest lähtuvalt ei ole võimalik toetust tagasi maksta, teeb ettepaneku FKO lootusetuks tunnistamiseks. 5. Järelevalve ekspert Valmistab ette tagasinõude/tagasinõuete lootusetuks tunnistamise otsuse eelnõu DHS-s ja esitab 1 kord aastas või 10 tp Otsuse 2.2 selle kooskõlastamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le ja allkirjastamiseks TRO OJ-le/TAO jooksul alates eelnõu DHS-s OJ-le. lootusetuks tunnistamise alustest teadasaamisest 5. TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Kooskõlastab otsuse tagasinõude/tagasinõuete lootusetuks tunnistamise kohta. 2 tp jooksul Kooskõlastus 2.3 DHS-s 5. TRO OJ/TAO OJ Allkirjastab massotsuse tagasinõude/tagasinõuete lootusetuks tunnistamise kohta. 2 tp jooksul Allkirjastatud 2.4 otsus DHS-s 5. Järelevalve ekspert Teeb SFOS-i märke, et projekti tagasinõue on tunnistatud lootusetuks. Lisab otsuse ja põhjendused 5 tp jooksul Kanne SFOS- 2.5 SFOS-i konkreetse tagastuse juurde. s Täiendab SFOS-is rikkumise aruannet. [1] Tegevuste kohapealse kontrolli või järelkontrolli raames tuvastatud puuduste korral teostab vajalikud toimingud järelevalve ekspert. [2] Nõuetele mittevastavuse ja finantskorrektsiooni menetluse protsessis on viidatud TAO järelevalve talituse eksperdile, kes tegeleb rikkumiste analüüsi ja finantskorrektsiooni otsuse eelnõu koostamisega. [3] Vastavalt HMS § 5 lõikele 2 viiakse haldusmenetlus läbi eesmärgipäraselt ja efektiivselt ning võimalikult lihtsalt ja kiirelt. HMS § 35 lg 1 punktile 2 kohaselt algab menetlus haldusakti (finantskorrektsiooni otsuse) andmiseks, kui haldusorgan ehk otsustaja on menetlusosalist ehk toetuse saajat teavitanud menetluse algatamisest. Kui tagasinõudmise alused on tuvastatud kontrolli või auditi raames, kus järeltegevuste teostamiseks on antud tähtaeg, siis finantskorrektsiooni otsuse menetlemisel peetakse tähtajast kinni, paludes põhjendatud korral tähtaja pikendamist. [4] FKO saab teha kuni 1 aasta toetuse saaja toetusega seotud viimase kohustuse täitmise lõppemisest arvates (STS § 45 lg 4). [5] FKO saab teha kuni 1 aasta toetuse saaja toetusega seotud viimase kohustuse täitmise lõppemisest arvates (STS § 45 lg 4). [6] Norra/EMP kahepoolsete suhete fondi ja tehnilise abi /EŠK tehnilise abi meetmete ja 2021-2027 rahastamisvahendite meetmete korral vastavalt vastutusvaldkonnale võib olla FKO allkirjastajaks TAO OJ. [7] Juhul kui tegu on meetme tegevusega nr 5.2.2, siis loetakse FKO-ks muud asjakohast dokumenti ja juhul kui vahendid ei ole laekunud tähtaegselt teavitab sellest MKMi ning sundtäitmisele kohaldatakse EstFundi lepingu kontekstis asjakohast õigust. [8] Juhul kui tegu on meetme tegevusega nr 5.2.2, siis loetakse FKO-ks muud asjakohast dokumenti ning arvestatakse selles märgitud tagasimaksmise tähtpäevaga. [9] RÜ võib tagasimaksmisele kuuluva toetuse ajatada TS põhjendatud taotluse alusel vastavalt STS § 48 lg 3/ ÜSS § 29, kui korraga maksmine seab TS olulisel määral makseraskustesse.  KÄSKKIRI 12.11.2024 nr 1-2/24/74 Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021-2027 Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ § 20 lg 1 p 7 alusel: 1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra programmiperioodiks 2014- 2020/ 2021-2027. 2. töökorrale lisanduvaid tehnilisi dokumente (vormid ja metoodika, sh nende muudatused) ei kinnitata käesoleva käskkirjaga. Lisade loomise, muutmise ja täpsustamise õigused ja korraldus on kirjeldatud kinnitatava töökorra punktis 1.2.5. 3. tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 15.09.2023 a. käskkirja nr 1- 2/23/55 „Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021-27“. 4. Käskkiri jõustub alates 18.11.2024. (allkirjastatud digitaalselt) Pärt-Eo Rannap peadirektor Teatavaks teha: Kerli Luts, Anna Zolin, Marge Kõiva, Kertu Sepp, Urve Vool, Ülle Luide, Lona Pärtel, Mairi Uusen, Katri Targama, Kersti Kukk, Marek Kübarsepp. Koostaja: Maarja Käis