Projektiauditi lõpparuande edastamine

Euroopa Regionaalarengu Fond projekti 2014-2020.4.02.21-0314 “ Development of therapeutic IgA molecules and expression platform for SARS-CoV (sIgA-Covid)” PROJEKTIAUDIT toetuse saaja: Icosagen Cell Factory OÜ rakendusüksus: Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutus Lõpparuanne ERF-393/2024 18.11.2024 KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST Auditi tulemus: Auditi töörühm jõudis auditi toimingute läbiviimise tulemusena järeldusele, et toetuse saaja tegevus projekti rakendamisel on olulises osas1 vastavuses kehtivate õigusaktidega. Märge struktuuritoetuse registris2: ➢ märkusega, väheoluline tähelepanek. Projektiaudit on läbi viidud vastavuses rahvusvaheliste siseauditeerimise kutsetegevuse standarditega. Projektiauditi lõpparuanne avalikustatakse Rahandusministeeriumi koduleheküljel. Täname auditeeritavat auditi läbiviimise ajal osutatud kaasabi, vastutulelikkuse ja koostöö eest. 1 Auditi töörühm on teostanud auditi toimingud asjatundlikult ja nõutava ametialase hoolsusega. Auditi tulemusena antakse auditeeritud objekti kohta põhjendatud kindlustunne, võttes arvesse võimalikku auditi riski, et isegi suhteliselt olulised ebatäpsused võivad jääda avastamata. 2 Olulised tähelepanekud on leiud, mis omavad või võivad omada finantsmõju (st mitteabikõlblikud kulud). Väheolulised tähelepanekud on leiud, mis ei oma finantsmõju, kuid mille lahendamine aitab toetuse saajal vähendada riske projekti edukal elluviimisel. 2  A - OSA 1. Auditi objekt ja auditeeritud kulud 1.1 PROJEKTI ÜLDANDMED Rakenduskava Ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskava 2014-2020 Prioriteetne suund 2014-2020.4 Kasvuvõimeline ettevõtlus ja seda toetav teadus- ja arendustegevus Meede 2014-2020.4.2 TA&I süsteemi kohaliku sotsiaalmajandusliku mõju suurendamine ja nutikas spetsialiseerumine kasvualade (IKT + tervis + ressursid) arendamiseks Projekti number 2014-2020.4.02.21-0314 struktuuritoetuse registris (edaspidi SFOS) Projekti nimetus Development of therapeutic IgA molecules and expression platform for SARS- CoV (sIgA-Covid) Toetuse saaja ja partner(id): Icosagen Cell Factory OÜ Taotluse rahuldamise otsuse TRO nr 1.1-5.1/21/703; 21.04.2021 (otsuse muutmise) number ja TROM nr 11-2/23/3309; 06.11.2023 kuupäev Rakendusüksus Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutus Projekti kulude abikõlblikkuse 01.02.2021 - 31.12.2023 periood 1.2 AUDITI LÄBIVIIMISE INFO Alus Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduse § 11 lg 3 ning Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna struktuuritoetuse auditeerimise 2024. a tööplaan3. Eesmärk Hinnang struktuuritoetuse eesmärgipärasele ja õiguspärasele kasutamisele vastavalt Vabariigi Valitsuse 07.08.2014. a määruse nr 127 „Perioodi 2014- 2020 struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine ” § 4 lõikele 1. Auditi läbiviija(d) Karl-Ander Reismann, Rahandusministeerium, Finantskontrolli osakond, juhtivaudiitor (auditi juht); Kadri Kustola-Vaikla, Rahandusministeerium, Finantskontrolli osakond, audiitor (auditi töörühma liige); Mart Pechter, Rahandusministeerium, Finantskontrolli osakond, II auditi talituse juhataja (auditi eest vastutav isik). Auditi läbiviimise aeg 06.09.2024 – 18.11.2024 Metoodika Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna “Projektiauditi käsiraamat”. 3 Tööplaan koostatakse lähtuvalt statistilise valimi moodustamise metoodikast, mille kohaselt on kõikidel projektidel võrdne võimalus valimisse sattuda. 3  Auditi toimingud Auditi toimingute käigus projekti rakendamisega seotud isikute intervjueerimine ning järgneva analüüs ja hindamine: • projekti tegelik teostamine, • projekti rakendamist kajastav dokumentatsioon, • kulude abikõlblikkus, • projektiga seotud raamatupidamise korraldus, • omafinantseeringu olemasolu, • struktuurifondide sümboolika kasutamine. Valimi metoodika (kui - üldkogum: 104 kulurida summas 858 269,59 eurot; kohaldub) - valimi moodustamise meetod: MUS (monetary unit sampling); - valimi suurus: 30 kulurida summas 539 950,60 eurot. 1.3 AUDITEERITUD KULUD (auditi ulatus) Deklareeritud kulude aluseks SFOS nr PO20487, 19.07.2023, 858 269,59 eurot olevad väljamaksed (väljamaksetaotluse SFOS nr, kuupäev, abikõlblik summa eurodes) Toetuse ja omafinantseeringu Toetus: 80% osakaal abikõlblikest Omafinantseering: 20% summadest (%) Valimi suurus (eurodes; % 539 950,60 eurot; 62,9% deklareeritud abikõlblikust summast)4 Leitud vea määr (%) 5 0,00% 2. Piirangud Käesolev aruanne on koostatud sõltumatuse ja objektiivsuse põhimõtetest lähtudes. Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduse § 24 punkti 10 alusel on toetuse saaja kohustatud andma audiitori kasutusse tema nõutavad andmed ja dokumendid ning võimaldama audiitoril viibida projektiga seotud ruumides ja territooriumil. Eelnevast tulenevalt järeldavad audiitorid, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu suuline ja kirjalik teave kajastavad projekti raames teostatud tegevusi korrektselt ja tegelikkusele vastavalt ning on piisavad projektidele hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitoritele mitteesitatud / mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitorite järeldused võinud olla teistsugused. 4 Kui ei auditeeritud valimi alusel, märgitakse valimi suuruseks väljamaksetaotluse summa eurodes ja auditeeritud kulude osakaaluks 100%. 5 Mitteabikõlblike kulude osakaal tegelikult auditeeritud kuludest (%). Kui auditeeriti valimi alusel, siis mitteabikõlblike kulude osakaal valimi mahust. 4 B-OSA AUDITI TULEMUSED 1. Struktuuritoetuse eesmärgipärane kasutamine Toetust on kasutatud olulises osas otstarbekalt ja sihipäraselt, vastavalt projekti eesmärkidele ning rakendamise tingimustele. Puuduseid tuvastati seoses ostumenetluse läbiviimisega (vt p 4). 2. Raamatupidamises kajastamine Auditi ulatuses olevad kulud vastavad olulises osas toetuse saaja raamatupidamise andmetele. 3. Struktuuritoetuse maht ning ajastus Struktuuritoetuse andmine on toimunud olulises osas ettenähtud mahus ja õigeaegselt ning omafinantseering on tagatud. 4. Hangete läbiviimine Struktuuritoetuse saaja ei ole hankija riigihangete seaduse mõistes. Toetuse saaja viis ostud olulises osas läbi vastavalt kehtivatele õigusaktidele, kuid ühe ostumenetluse käigus esines puuduseid. Väheoluline tähelepanek 4.1 – Toetuse saaja ei täitnud ostumenetluse läbiviimisel nõutaval määral oma kohustusi ja rakendusüksuse kontroll selle üle ei olnud piisav. Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse seadus6 (STS) § 26 lg 6 sätestab, et kui toetuse saaja (TS) ei pea järgima riigihangete seadust7 (RHS) ja teenuse eeldatav maksumus on ilma käibemaksuta võrdne 20 000 euroga või sellest suurem, peab ta järgima RHS §-s 3 sätestatud põhimõtteid. Täpsemad juhised, kuidas mittehankijal RHS §-s 3 sätestatud põhimõtteid järgida tuleb, on sätestatud toetuse andmise tingimustes (TAT). TAT § 27 p 2 kohaselt on toetuse saaja kohustatud koos maksetaotlusega esitama vähemalt kolm võrreldavat hinnapakkumust üksteisest sõltumatutelt pakkujatelt ning pakkumuse lähteülesande kirjelduse, kui tehingu summa ilma käibemaksuta on võrdne struktuuritoetuse seaduse § 26 lõikes 6 toodud piirmääraga summaga või suurem. Juhul kui kolme sõltumatut hinnapakkumust ei ole võimalik esitada või kui odavaimat pakkumust ei valita, tuleb maksetaotlusele lisada sellekohane põhjendus. Ühe ostumenetluse puhul aga leidis auditi käigus tuvastamist, et toetuse saaja tegevuses esines puuduseid. Projekti eesmärkide saavutamiseks viis toetuse saaja läbi ostumenetluse loomkatsete korraldamiseks, et hinnata SARS-CoV-2 viirust neutraliseerivate sIgA antikehade mõju pihustatuna respiratoortrakti manustamisel. Pakkumuskutse saadeti esialgu ühele pakkujale Commissariat A L´Energie Atomique Et Aux Energies Alternatives (CEA) ning teenuse hinnaks kujunes 323 440 eurot. Auditi käigus selgus, et toetuse saaja oli ka kaks lisapakkumist 6 Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse seadus (RT I, 08.07.2020, 5). 7 Riigihangete seadus (RT I, 08.07.2020, 8). 5 võtnud, aga need pakkumised esitati aasta aega hiljem kui CEA pakkumine ning need pakkumised olid küsitud pool aastat hiljem kui CEA-ga oli projektiplaan allkirjastatud. Toetuse saaja selgitas auditi raames, et esmase pakkumise võtmise hetkel ei leidnud Icosagen Cell Factory OÜ (Icosagen) teisi usaldusväärseid ettevõtteid, kellele hinnapäringut saata ja läbirääkimisi alustada. Icosageni sõnul oli koroonakriisi tõttu tekkinud globaalselt puudus sobivatest katseloomadest ning ooteajad katsete ellu viimiseks olid minimaalselt 3-6 kuud. Toetuse saaja sõnul on CEA üks Euroopa juhtivaid viiruste alaseid siirdeuuringuid tegevaid uurimisasutusi. Koroonakriisi algusest oli CEA-IDMIT osaline juhtivates teadusajakirjades (Nature, Cell) publitseeritud koroonaviiruse alaste uurimistööde ellu viimises ning üks esimesi, kes rakendas makaakidel põhineva SARS-CoV-2 nakkusmudeli. CEA näol oli tegu ühe Euroopa suurima NHP’del (non-human primates) põhineva interdistsiplinaarse uurimiskeskusega, ettevõte oli spetsialiseerunud nakkushaiguste uurimisele ning neil oli varasem kogemus Icosagenile sobivate nakkusmudelite ja aerosoolterapeutikumi manustamisega. CEA poole pöördumise oluliseks valikukriteeriumiks oli COVID pandeemia ajal CEA osalemine SARS-CoV-2 teadustöös NHP ahvimudelite loomisel ja publitseerimisel ning nende varasem ja käimasolev osalus erinevates projektides, mis põhinesid ravimolekulide manustamisel läbi inhalatsiooni. Icosageni sõnul ei olnud sIgA projekti alustamisel neile teada ühtegi teist teenuseosutajat, kellel oleks vastav teaduskompetents ja võimekus teostamaks loomkatseid neile vajalikus mahus ja viisil. Eesmärgiks oli alustada talvel 2021 lõplikult välja valitud molekuliga loomkatseid ning teema ajakriitilisust silmas pidades jäädi CEA pakkumisele kindlaks. Kui projekti taotlus oli saanud EIS-i rahastuse, võeti lisaks veel kaks hinnapakkumist, et veenduda CEA pakkumise sobivuses. Antud kaks ettevõtet õnnestus Icosagenil leida 2021.aastal (ehk peale CEA projektiplaani allkirjastamist) toimunud teaduskonverentsidel loodud kontaktide kaudu. Kuivõrd antud pakkumised esitati aasta aega hiljem kui CEA pakkumine ning need küsiti pool aastat pärast CEA-ga projektiplaani allkirjastamist, ei saa AA (auditeeriv asutus) hinnata neid võrreldavatena. Antud kuupäevade vasturääkivusi tulnuks ka rakendusüksusel tähele panna ning toetuse saajale tähelepanu juhtida ning nõu anda, kuidas antud olukorras ostumenetlus maksetaotlusel dokumenteerida. Kahe lisaks küsitud pakkumuse osas ei ole audiitoritel ka kindlust, kas antud pakkujad said identse lähteülesande, mis CEA, kuna osa vestlusest toimus videokõne teel. Ka antud tähelepanek tulnuks rakendusüksusel avastada ning sellekohast nõu toetuse saajale anda, kuidas võrreldavaid pakkumisi korrektselt küsida ning maksetaotlusel dokumenteerida. Hilisemat pakkumuste küsimist ei saa AA hinnangul lugeda võrreldavateks, eriti olukorras, kus ei ole selgelt dokumenteeritud, et lisandunud pakkujad said identse lähteülesande samal kujul, kui esialgne pakkuja. TS sõnul polnud nad lisandunud pakkumiste küsimise hetkel veel loomkatsetega alustanud, kuna turul oli katseloomade defitsiit. TS põhjendas, et juhul kui lisandunud pakkumused oleks olnud paremad kui olemasolev CEA pakkumine, oleksid nad esialgse pakkuja välja vahetanud, millega oleks kaasnenud halvimal juhul üksnes marginaalne leppetrahv. Antud põhjendus TS poolt on AA hinnangul aga üksnes hüpoteetiline. Kergendava asjaoluna tõi TS veel välja, et kuigi projektiplaan CEA-ga oli allkirjastatud 02.03.2021, siis loomkatsetega alustati reaalselt alles 17.01.2022, ehk peale lisapakkumiste küsimist. AA hinnangul ei ole ühe pakkumuse võtmine ostuhetkel parim majanduspraktika, kuid juhul kui võrreldavaid pakkumisi pole võimalik küsida, ehk kui rohkem pakkujaid turul pole pakkumise küsimuse hetkel, tuleks koheselt ammendavad põhjendused maksetaotlusele lisada. AA märgib, et kuigi toetuse saaja tagantjärgi antud põhjendused üksnes CAE-lt pakkumus võtta on eluliselt usutavad, siis tulnuks maksetaotlusele kohe alguses lisada sellekohane põhjendus ja tõendusmaterjal, miks antud hetkel teisi võrdväärseid pakkujaid ei olnud. Rakendusüksus pidanuks TS- le sellekohast nõu andma projekti alguses, nähes ette projektis vajamineva teenuse spetsiifikat, ning pidanuks nõu andma enne maksetaotluse esitamist, kuidas asjakohased põhjendused maksetaotlusel dokumenteerida. Kuna tagantjärgi on vastavad põhjendused saadud, mida audiitorid peavad ammendavateks ja mis on ka eelnevalt loetletud, hindab AA, et tegemist oli formaalse puudusega. 6 Risk toetuse saajale: Kohustuslike õigusnormide (sh STS ja TAT sätete) mitte järgimine võib kaasa tuua toetuse osalise või täieliku tagasinõudmise. Soovitus toetuse saajale: Soovitame toetuse saajal edaspidi järgida ostumenetluse korraldamisel õigusaktides toodud nõudeid ja võtta konkurentsi efektiivse ärakasutamise huvides koheselt võrreldavad pakkumused ning juhul kui seda pole võimalik teha, siis lisada koheselt maksetaotlusele põhjendused, miks neid ei olnud võimalik võtta. Võrreldavate pakkumuste võtmisel dokumenteerida põhjalikult ja ümberlükkamatult fakt, et kõik pakkujad said identse lähteülesande. Risk rakendusüksusele: Juhul, kui rakendusüksus ei ole vajalikul määral toetuse saaja kohustuste täitmist kontrollinud ning neid õigeaegselt korrektselt nõustanud, esineb risk, et toetust ei ole kasutatud õiguspäraselt ning toetus tuleb osaliselt või täielikult tagasi nõuda. Soovitus rakendusüksusele: Soovitame rakendusüksusel edaspidi kontrollida ostumenetluse korral õigusaktides toodud nõudeid ja kontrollida konkurentsi efektiivse ärakasutamise huvides koheselt võrreldavate pakkumiste olemasolu ning kui neid pole võetud, siis kontrollida koheselt üle põhjendused, miks neid ei olnud võimalik võtta. Võrreldavate pakkumuste võtmisel kontrollida põhjalikult, kas kõik pakkujad said identse lähteülesande. AA soovitab rakendusüksusel koheselt ja ennetavalt nõustada toetusesaajat korrektselt, kuidas spetsiifilisemate teenuste sisseostu menetlus läbi viia, olukorras, kus on vaid üks sobilik pakkuja ja võrreldavate pakkumiste küsimine pole võimalik. Antud kontroll-kohad tuleks rakendusüksuse kontrollmehhanismi sisse viia. 5. Riigiabi andmine Struktuuritoetuse saaja on toetuse kasutamisel järginud olulises osas riigiabi andmise reegleid. 6. Teavitamine ja avalikustamine Struktuuritoetuse saaja/partner on toetuse kasutamisest teavitamisel ning avalikustamisel järginud olulises osas kehtivaid õigusakte. Kinnitame lõpparuande 7 leheküljel. Auditi eest vastutav isik: Auditi juht: Nimi Nimi Mart Pechter Karl-Ander Reismann II auditi talituse juhataja Juhtivaudiitor Finantskontrolli osakond Finantskontrolli osakond Tallinn, 18.11.2024 7  Mart Ustav Icosagen Cell Factory OÜ Meie 21.11.2024 nr 10-5/5186-1 [email protected] Projektiauditi lõpparuande edastamine Austatud härra Ustav Edastame Teile projekti nr 2014-2020.4.02.21-0314 “Development of therapeutic IgA molecules and expression platform for SARS-CoV (sIgA-Covid)” auditi lõpparuande nr ERF-393/2024. Auditi eesmärk oli anda hinnang struktuuritoetuse kasutamisele Vabariigi Valitsuse 7. augusti 2014. a määruse nr 127 „Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine” § 4 lõike 1 järgi. Täname Teid meeldiva koostöö ja osutatud abi eest. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Anu Alber finantskontrolli osakonna juhataja auditeeriva asutuse juht Sama: Pr Kati Kusmin, Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutus ([email protected]). Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 611 3558 / [email protected] / www.rahandusministeerium.ee registrikood 70000272 Teadmiseks: Hr Erkki Keldo, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium ([email protected]); Hr Urmo Merila, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]); Pr Karin Viikmaa, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]). Karl-Ander Reismann 5353 7320 [email protected] 2