Tallinna Tehnikaülikooli instituutide töötajate kaasamine FinEst targa linna tippkeskuse pilootprojektidesse

KORRALDUS Tallinn 23.09.2024 nr 1-9/169 Tallinna Tehnikaülikooli instituutide töötajate kaasamine FinEst targa linna tippkeskuse pilootprojektidesse Antud korraldusega määratakse tingimused Tallinna Tehnikaülikooli (edaspidi ülikooli) instituutide (edaspidi instituut) töötajate osalemiseks FinEst Targa Linna tippkeskuse tegevuste elluviimises (Haridus- ja teadusministri käskkiri 27.12.2023 nr 1.1-2/23/358 ja e-toetuse projektikood: 2021- 2027.1.01.24-0446). 1. Üldpõhimõtted: 1.1. Tegevuse „FinEst Targa Linna tippkeskus“ (edaspidi tippkeskus) elluviija on Tallinna Tehnikaülikool ja rakendusüksus Riigi Tugiteenuste Keskus. 1.2. Tegevust toetatakse Euroopa Regionaalarengu Fondi ja Eesti Haridus- ja Teadusministeeriumi vahenditest. 1.3. Kolmanda vooru pilootprojektid algavad 01.11.2024 ja neljanda (ja vajadusel viienda) vooru pilootprojektid 2025-2026.aastal vastavalt vooru ajakavale. Keskmise pikkusega pilootprojektid kestavad 24 kuud ja pikad 36 kuud. Tegevuses ei rakendata omafinantseeringut. Toetuse määr on 100% tegevuse abikõlblikust maksumusest. 1.4. Pilootprojekt on teadlaste ja linnade koostöös uue targa linna lahenduse välja töötamine ning selle toimivuse katsetamine vähemalt kahes linnas ja mille lõpptulemuseks on otsus lahenduse toimivusest ning sobivus skaleerimiseks teistes linnades maailma erinevates riikides. 1.5. Pilootprojekti meeskond panustab igakülgselt rahastatava targa linna lahenduse pikaajalise ärilise edukuse nimel pilootprojekti arendamisel, turu valideerimisel ning kommertsialiseerimise ettevalmistamisel. 1.6. Pilootprojektile määratakse juht tippkeskuse meeskonnast tippkeskuse juhi poolt, kes viib projekti ellu tulemuslikult ja korraldab aruandluse koos pilootprojekti meeskonna ning ülikooli raamatupidamisega. Pilootprojekti juht raporteerib oma tegevustest otse tippkeskuse innovatsioonijuhile ja on kaasatud aktiivselt tippkeskuse teadusarendusstrateegia elluviimisse, sh tehes aktiivselt koostööd tippkeskuse töötajate ja kõigi pilootprojekti kaasatud teadlastega. 1.7. Pilootprojektile on määratud eraldi teadus- ja arendusjuht tippkeskuse või instituudi juhi poolt, kes tagab pilootprojekti teadus- ja arendustöö kvaliteedi ja tulemuslikkuse ja vastutab sisulise aruande kvaliteedi ning tähtaegse valmimise eest. 1.8. Iga pilootprojekt kutsub kokku kompetentse nõuandva kogu, kus on esindatud vähemalt alltoodud osapooled: 2 esindajat Eesti ministeeriumitest, et tagada laiem rakendamine Eestis, rahvusvahelised kõrgetasemelised eksperdid pilootprojekti valdkonnast, nii teaduse kui ka ettevõtluse poolelt. Nõuandvale kogule antakse iga 6 kuu kohta ülevaade plaanidest ja tulemustest ning küsitakse nõu piloodi edukusele olulistes küsimustes. 1.9. Kõik pilootprojektides osalevad instituudid vastutavad pilootprojektis oma eelarvete juhtimise, hangete korralduse ning rahastusreeglite korrektse järgimise eest.  2 1.10. Iga pilootprojektis osalev instituut kohustub järgima Vabariigi Valitsuse 12. mai 2022. a määruses nr 54 „Perioodi 2021–2027 ühtekuuluvus- ja siseturvalisuse poliitika fondide vahendite andmisest avalikkuse teavitamine“ sätestatud nõudeid ning kasutama projektiga seotud materjalides, üritustel ja objektidel rahastajate, järgmise tekstiga logo „Rahastanud Euroopa Liit“ või „Kaasrahastanud Euroopa Liit“, Eesti Haridus- ja Teadusministeeriumi logo ning FinEst Targa Linna Tippkeskuse logosid. 1.11. Korralduse täitmisel juhinduvad Pooled käesolevast korraldusest, pilootprojekti vastavaks perioodiks kinnitatud tegevuskavast, tulemusnäitajatest ning eelarvest ja kokkuleppes reguleerimata küsimustes toetuse andmise tingimustest, dokumentidest ning Eesti Vabariigis kehtivatest õigusaktidest. 1.12. Pilootprojektides loodava intellektuaalse omandi osas kehtivad ülikooli intellektuaalse omandi põhimõtted koos selles dokumendis toodud täpsustustega. Pilootprojektides osalejad loovutavad intellektuaalse omandi varalised õigused ülikoolile. Tippkeskus, koostöös Ettevõtlusosakonnaga ning pilootprojekti meeskonnaga, koostab ja viib ellu intellektuaalse omandi kasutusse, sh kommertskasutusse andmise ning pilootprojekti andmete ja loodava teadmuse avaldamise ja/või vabasse kasutusse andmise plaani, mis on pilootprojekti äripaani osa. Pilootprojekti kommertsialiseerimise vaatest olulisi tulemusi ei avaldata enne kui on analüüsitud ja otsustatud sellega seotud intellektuaalse omandi kaitsmise võimalusi ja otstarbekust. 1.12.1. Ülikool jaotab pilootprojektides tekkinud tööstusomandi kommertskasutusse andmisest laekuvat tulu järgmiste erisustega: tulust võetakse maha tööstusomandi kaitsega seotud otsesed kulud ning jääk jagatakse 40% vastava tööstusomandi autoritele ning 60% ülikoolile, sh 40% tippkeskusele kui turustajale ning 10% pilootprojektiga seotud instituutidele ja 10% ülikooli üldfondi; kaas- ja ühisautorite osa määratakse autorite omavahelise kokkuleppe alusel. 1.12.2. Muu intellektuaalse omandi osas kommertsialiseerimisel arvatakse tuludest esmalt maha 5% ülikooli üldkululõivu määr, mis kantakse ülikooli üldfondi. Kommertsialiseerimise tuludest arvestatakse seejärel maha kulud ja tulem jaguneb 50% tippkeskuse, 50% kommertsialiseerimises osalenud instituudi vahel. Juhul, kui kommertsialiseerimises osalenud instituute on mitu, siis jaguneb instituutide osa instituutide vahel võrdselt või viimaste soovi korral ja nendevahelisel kokkuleppel vastavalt nende panusele. 1.13. Iga pilootprojekti meeskond kohustub koostama andmehaldusplaani ning seda uuendama ning järgima. 1.14. Pilootprojektide käigus tekkivad andmed ja tulemused tuleb pilootprojektis osalevatel teadlastel teha tippkeskusele piiranguteta kättesaadavaks, v.a. delikaatsed isikuandmed. 1.15. Tippkeskus võib jagada pilootprojektide käigus tekkivaid andmeid ülikooli teadlastega teadustöö tegemiseks. 1.16. Tippkeskus lepib partnerlusleppes ja pärast piloodi lõppu pikaajalises koostöölepingus pilootprojekti partneritega kokku tekkinud andmete kasutamise korra. 1.17. Pilootprojektis loodav põhivara kuulub ülikoolile ja tippkeskusel on eelisõigus kasutada seda jätkuprojektides või teenuse pakkumisel kui ei lepita kokku teisiti. Pilootprojektis loodud põhivara ei tohi võõrandada 5 aasta jooksul pärast pilootprojekti lõppu. 1.18. Pilootprojektide jätkutaotluste koostamisel teeb instituut koostööd tippkeskusega ning lepitakse kokku tippkeskuse osalemine või mitteosalemine jätkutaotluse koostamisel ja positiivse rahastusotsuse korral elluviimisel. 1.19. Kõikides piloodiga seotud teadusartiklites peab targa linna tippkeskus olema vähemalt ühe autori[1] asutusena määratletud nii artiklis kui ka Eesti Teadusinfosüsteemis. Arvesse lähevad ainult publikatsioonid, kus on reeglite kohaselt viidatud projektile.[2] 1.20. Tallinna Tehnikaülikooli väliseid partnereid, mis ei ole kohalikud omavalitsused, (näiteks ettevõtted või teised ülikoolid) võib pilootprojekti elluviimisse kaasata kahe mudeli kaudu: 1.20.1. Ühiselt teostatav investeerimisplaan, kus määratakse ära iga partneri tegevused ja investeeringud ning elluviimisest tekkivad omandiõigused. Antud juhul võivad antud partnerite esindajad olla ka projektimeeskonnas. [1] Name Surname, FinEst Center for Smart Cities (Finest Centre), Tallinn University of Technology [2] Acknowledgements: „This work has been supported by the Estonian Ministry of Research and Education and European Regional Development Fund (grant 2021-2027.1.01.24-0446)“  3 1.20.2. Teenuste ja toodete hankimine välistelt partneritelt hankereeglite põhiselt. Nimetatud väliste partnerite esindajad ei tohi samaaegselt olla projektimeeskonna liikmed. 2. Kulude hüvitamine 2.1. Abikõlblikuks kuluks loetakse toetuse andmise tingimustes toodud tegevuste elluviimiseks vajalikud ja põhjendatud kulud, mis vastavad Vabariigi Valitsuse 12. mai 2022. a määruse nr 55 „Perioodi 2021-2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakenduskavade vahendite andmise ja kasutamise üldised tingimused“ (edaspidi ühendmäärus) §-le 15 ning toetuse andmise käskkirja lisas sätestatud tingimustele ning on kooskõlas Euroopa Liidu ja siseriikliku õigusega. 2.2. Kaasatud instituut seob kõik antud pilootprojektiga seotud abikõlblikud kulud antud pilootprojekti alamfinantsallikaga ja Tippkeskus teeb kandeid toetuse laekumisel samal alamfinantsallikale. 2.3. Pilootprojekti makse- ja kuludokumendid, sh vajadusel tööaja tabelid ja hangetega seotud tõendusdokumendid (v.a. juhul kui need on riigihangete keskkonnas), peavad olema lisatud projektile avatud kausta hiljemalt igale kvartalile järgneva kuu 5. tööpäevaks. 2.4. Rakendusüksus (Riigi Tugiteenuste Keskus) hüvitab ainult tegelikke kulusid tehtud töö eest pilootprojekti elluviimisel, mis on vastavuses pilootprojekti perioodide kaupa kinnitatava tegevuskava ja eelarvega ning vastavad targa linna tippkeskuse toetusmeetme rakendamise tingimustele. 2.5. Abikõlblikud on järgnevalt toodud pilootprojektide elluviimise kulud: 2.5.1. Personalikulud vastavalt ühendmääruse §-s 16 sätestatud tingimustele, sealhulgas pilootprojektide juhtimisega seotud personalikulud; 2.5.1.1. Otseselt ja tõendatavalt projekti elluviimise heaks töötavate instituudi töötajate tööjõukulud vastavalt töölepingule või finantsallika määramise otsusele; 2.5.1.2. Töötaja targa linna pilootprojektist rahastatavat tööaega ei tohi kasutada tegevusteks, mis ei ole pilootprojektiga seotud ega tööplaanis ette nähtud; 2.5.1.3. Töötaja palganud instituut esitab koostöös ülikooli finantsosakonnaga iga töötaja kohta rakendusüksusele arvestusperioodi lõpus personalikulude kalkulatsiooni, väljamaksekinnituse ja nõuetekohased tööd tõendavad dokumendid; 2.5.1.4. Pilootprojekti elluviimiseks vajalikud välislähetuste kulud töötajatele, kes selgelt panustavad antud pilootprojekti elluviimisse; 2.5.2. Tegevuste tulemusena tekkiva intellektuaalomandi määratlemise ja kaitsmisega seotud kulud; 2.5.3. Pilootprojektide elluviimiseks vajaliku aparatuuri, seadmete, instrumentide ja tarkvara, samuti uuringute teostamiseks vajalike vahendite ja varustuse ning aparatuuri, seadmete ja sisseseade tööks lahutamatu osana vajaliku tehnika soetamise, täiendamise, paigaldamise ja seadistamisega seotud kulud; 2.5.4. Pilootprojektide elluviimisega seotud materjalide, teadustöö ja teenuste kulud; 2.5.5. Pilootprojektide elluviimisega seotud taristuinvesteeringute ning kliimakindluse analüüsiga seotud kulud; 2.5.6. Info ja teadustegevuse tulemuste levitamise, publitseerimise, teavitamise ning populariseerimise kulud, sh ürituste korraldamise kulud ja teavituskulud vastavalt Vabariigi Valitsuse 12.mai 2022. a määruse nr 54 Perioodi 2021–2027 ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide vahendite andmisest avalikkuse teavitamine § 2 lõigetes 3 ja 4 sätestatule; 2.5.7. Konverentside, seminaride, töötubade ja ümarlaudade korraldamise kulud, sh esinejate ja osalejatega ning materjalide ettevalmistamisega seotud kulud, ning kaasatud linnade pilootprojektide elluviimises osalemise kulud; 2.5.8. Omavalitsustest kaasatud ekspertide kulud; 2.5.9. Teadusartiklite avaliku ligipääsetavusega seotud kulud; 2.5.10. Kliimakindluse analüüsiga seotud kulud; 2.5.11. Kaudsed kulud 25 % rahastamiskõlblikest otsestest kuludest vastavalt ühendmääruse §- le 18 lõikele 3; 2.6. Abikõlbmatud on lisaks ühendmääruse § 17 nimetatud kuludele projekti heaks töötava personali, sh ametniku, teenistuja, töö-, töövõtu- või käsunduslepingu alusel projekti heaks teenust osutava  4 või tööd tegeva isiku või projekti tegevuste elluviimisega seotud kolmanda isiku riigisisese lähetamise või liikumisega seotud sõidu- ja majutuskulud tegelike kulude alusel. 2.7. Riigiabi puhul peavad punktis 11.2 nimetatud abikõlblikud kulud ja maksimaalne abi osakaal vastama üldise grupierandi määruse artiklis 25d toodud tingimustele. 2.8. Rakendusüksus ei hüvita kulusid, mis ei ole abikõlblikud vastavalt ühendmäärusele või riigieelarvelise toetuse andmise tingimustele. Instituut katab mitteabikõlbulikud kulud, ülekulu oma vahenditest, sh mitteabikõlbulikud puhkusetasud ja võimalikud hilisemad tagasinõuded rahastaja poolt. 2.9. Instituut esitab kulusid tõendavad dokumendid koheselt koos kuludokumentidega, et tippkeskus saaks koostöös ülikooli finantsosakonnaga esitada maksetaotluse tähtaegselt rakendusüksusele. 2.10. Hüvitussumma laekub instituudile pärast maksetaotluse kinnitamist rakendusüksuse poolt ja pärast toetuse laekumist ülikooli arveldusarvele. 2.11. Juhul kui tegevusteks antav toetus on riigiabi konkurentsiseaduse § 30 lõike 1 mõistes, siis lähtutakse toetuse andmisel Euroopa Komisjoni määrusest (EL) nr 651/2014 ELi aluslepingu artiklite 107 ja 108 kohaldamise kohta, artiklist 26 ja sellele kohaldatakse nimetatud määruses ja konkurentsiseaduse §-s 342 sätestatut. 3. Tulemuslikkus 3.1. Pilootprojekti juht ja teadus- ning arendusjuht teevad koostööd pilootprojekti kõigi partneritega pilootprojekti eesmärkide täitmiseks. 3.2. Pilootprojekti juhtmeeskond koostöös kaasatud instituutide ja partneritega täidab oma ülesanded kvaliteetselt, eesmärgipäraselt ja tähtaegselt vastavalt pilootprojekti tegevuskavale. 3.3. Pilootprojekti juht esitab koostöös osalevate instituutidega tippkeskusele (täpsemalt tippkeskuse innovatsioonijuhile) vähemalt 2 nädalat enne iga uue 6-kuulise perioodi algust projektiplaani, mis sisaldab detailset tegevuskava, sh selle perioodi tulemusmõõdikute saavutamise tegevused, ja täpsustatud eelarvet järgneva 6-kuulise perioodi kohta, näidates ära tööjõukulud ja sisseostetavad teenused ja tooted. Projektiplaan kinnitatakse perioodide kaupa tippkeskuse poolt. Samuti määratakse ära eelarve jaotus pilootprojektis osalevate instituutide ja tippkeskuse vahel. Tippkeskusel on õigus teha ettepanekuid projektiplaani muutmiseks või projektiplaan tagasi lükata, kui see ei taga pilootprojekti eesmärkide kvaliteetset ja tähtaegset täitmist või ei vasta tippkeskuse arendamise pikaajalistele eesmärkidele. 3.4. Projekti iga 6-kuulise perioodi jooksul toimunud tegevuste ja saavutatud tulemuste kohta koostab pilootprojekti juht koos teadus- ja arendusjuhiga pilootprojekti tegevus- ja tulemusaruande hiljemalt järgmise perioodi 10. kuupäevaks. 3.5. Pilootprojekt peatatakse, kui piloot ei ole alanud üheski partnerlinnas või -vallas hiljemalt 9. kuul 24-kuuliste pilootprojektide puhul või 14. kuul 36-kuulist pilootprojektide puhul. Projekti viimase faasi rahastamine ja jätkamine otsustatakse vastavalt esitatud äriplaanile ja turu valideerimise tulemustele. Viimased tuleb esitada tippkeskusele hiljemalt 17.ks kuuks 24-kuuliste pilootide ja 23.-ks kuuks 36-kuuliste pilootprojektide puhul. Otsuse jätkamise kohta teeb tippkeskus koos hindamiskomisjoni ärivaldkonna liikmetega. 3.6. Tippkeskusel on õigus pilootprojekti peatada või muuta selle tegevuskava ja eelarvet enne iga järgmise perioodi algust. Projekti tegevuskava ja eelarvet võidakse muuta, et saavutada parim võimalik tulemus kvaliteetselt ja kuluefektiivselt. Projekti on õigus peatada, kui projekti vahe- eesmärke ei täideta või selguvad asjaolud, mis välistavad seatud eesmärkide täitmise enne tegevuste elluviimist. 3.7. Pilootprojekti peatamise või pilootprojekti kogueelarve muutmise osas tekkinud vaidluste korral teeb lõppotsuse tippkeskuse juhtkomitee. 3.8. Pilootprojektis osaleval instituudil on kohustus tõendada ülikoolile saavutatud pilootprojekti tegevuste elluviimist ja tulemusi taasesitatavas vormis. (allkirjastatud digitaalselt) Tiit Lukk teadusprorektor