K2 L1
Kinnitatud
peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75
K2 L2
Kinnitatud
peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75
Lõkke 4 / 10122 Tallinn / 663 8200 /
[email protected] / www.rtk.ee/ Registrikood 70007340
K2 L3
Kinnitatud
peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75
1. RTK DOKUMENTIDE MALLID
1.1. Dokumentide loomiseks kasutatakse reeglina dokumendimalle. Dokumendihalduse
peaspetsialist loob dokumendiblankettide alusel ja dokumendi metaandmetest ning
vorminõuetest lähtuvalt dokumendimallid.
1.2. Dokumendimallid kujundab dokumendihalduse peaspetsialist, vastavalt valitsusasutuste
visuaalse identiteedi stiilijuhisele. Kui dokument allkirjastatakse paberil, vormistatakse see
digitaalsele dokumendimallile, kooskõlastatakse, registreeritakse DHSis ning prinditakse
allkirjastamiseks välja ühes eksemplaris. Paberkandjal allkirjastatud dokument tuleb lisada
DHSi digiteeritult pdf formaadis.
1.3. RTK-s on paberkandjal plangile vormistatud dokumentide turvaelemendina kasutusel RTK
nimetusega väikese riigivapi kujutisega sinist värvi 35 mm sõõri läbimõõduga pitsat.
Volitatud isik kannab pitseri elemendi „Allkiri“ juurde nii, et see riivaks dokumendi
allkirjastanud isiku allkirja viimaseid tähti. Tekst ja vapi kujutis pitseril peab jääma
õigetpidi.
1.4. Digitaalsed dokumendimallid on kättesaadavad DHSis vastava dokumendiliigi juures.
2. DOKUMENTIDE VORMISTAMINE
2.1. Dokumendi eelnõu koostab töötaja, kelle pädevusse see kuulub või kellele see on tehtud
ülesandeks.
2.2. Dokumendi vormistamisel kasutatakse püstkirja tüüpi Roboto või Times New Roman,
tähesuurusega 12 ja reavahesid suurusega 1 või 1,5. Tekstis esiletõstmist vajava teabe võib
vormistada paksus kirjas.
2.3. Dokumendi teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili, mille puhul teksti iseseisvad
mõttelised osad või lõigud eraldatakse üksteisest kahekordse reavahega.
2.4. Mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed alates teisest lehest, märkides jooksva
lehekülje numbri ja sulgudes kogu dokumendi lehtede arvu, näiteks 2 (25).
2.5. Paberdokumendid trükitakse kahepoolselt.
2.6. Pikaajalise säilitustähtajaga dokumentide salvestustüüp on tekstidokumentidel PDF, TXT
või XML, piltidel TIFF või PNG, helisalvestistel WAV, BWF, AIFF ja videosalvestistel
MPEG-2.
2.7. Käskkirjaga kinnitatav dokument, mida ei ole vormistatud kvaliteedijuhtimissüsteemi
dokumentide koostamise juhendi lisas olevale vormile, vormistatakse valgele lehele.
Dokumendi ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt:
KINNITATUD
Ametinimetus, kuupäev
käskkirjaga nr
2.8. Kui käskkirjaga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb need nummerdada. Sel juhul
tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi numbri kohta järgmise vormi
kohaselt:
KINNITATUD
Ametinimetus, kuupäev
käskkirjaga nr
Lisa nr
2.9. Dokument adresseeritakse asutusele, asutuse struktuuriüksusele, üheliigiliste asutuste
grupile, ameti- või eraisikule. Adressaat märgitakse nimetavas käändes.
K2 L3
Kinnitatud
peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75
2.10. Kirja aadressiväljal võib märkida kuni neli adressaati tähestiku järjekorras.
2.11. Kui adressaate on rohkem kui neli või andmed ei mahu adressaadiväljale, siis märgitakse
ülejäänud adressaadid lisaadressaatide reale allkirjast allpool, kasutades dokumendi
saatmise eesmärki selgitavaid sõnu „Teadmiseks“ või „Sama“.
2.12. Dokumendi pealkiri peab avama selle sisu.
2.13. Pöördumises kasutatakse isiku nime, ametinimetust, viisakustiitleid (hr, prl, pr), muid
tiitleid, auastmeid. Eesnime kasutatakse pöördumisel juhul, kui see on oluline täpsustus.
2.14. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav,
võimalikult lühike ning üldjuhul käsitlema üht teemat. Suuremahuliste dokumentide puhul
kasutatakse alapealkirju.
2.15. Teksti võib liigendada, jagades selle peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks),
punktideks ja alapunktideks. Peatükid ja jaod pealkirjastatakse. Jaotised tähistatakse araabia
numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktiga. Väiksemad jaotised nummerdatakse
suurema jaotise piires selliselt, et number sisaldab kõigi suuremate jaotiste numbreid.
Näide:
1. Peatükk dokumendihalduse kord
1.1. Üldsätted
1.2. Vormistusnõuded
1.2.1 Rekvisiidid
1.2.2 Kuupäev
1.2.3 Adresseerimine
2.16. Dokumendid allkirjastatakse sinise tindiga.
2.17. Kui dokumendile kirjutab alla mitu erineva staatusega töötajat, paigutatakse nende allkirjad
astmeliselt töökohtade tähtsuse järjekorras. Esimesena kirjutab dokumendile alla madalamal
tasemel allkirjastaja.
2.18. Kui dokumendi projektis ettenähtud isik ei saa dokumenti allkirjastada ja seda teeb teine
selleks volitatud töötaja, vormistatakse allkirja dešifreering ning ametinimetus järgmiselt:
Nimi
Ametinimetus
ametinimetus, kelle ülesannetes
2.19. Lisa puhul märgitakse lisade reale selle nimetus/pealkiri, lehtede arv. Paberdokumentide
puhul ka eksemplaride arv ning elektrooniliste lisade puhul faili nimi ja vormingu tähis.
2.20. Kui lisataval dokumendil on lisa, vormistatakse märge selle lisa kohta järgmise näite
kohaselt:
Lisa: Arhiiviteatis 15.05.1995 1 lehel 1 eks ja selle lisad 2 lehel 1 eks
2.21. Üldplangile vormistatud dokumendi puhul märgitakse lisa nimetus tekstis. Lisale tehakse
ülemisse parempoolsesse nurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub.
2.22. Kui lisasid on mitu, siis tuleb nad nummerdada. Lehtede numeratsioon on igal lisal eraldi.
2.23. Kui kirja koostaja on ühtlasi ka selle allkirjastaja, märgitakse kirjale ainult tema
telefoninumber ja e-posti aadress.
2.24. Kui dokumendis sisalduvat informatsiooni on vaja esitada osaliselt, tehakse dokumendist
väljavõte, mis vormistatakse üldplangile. Väljavõttes peavad olema taasesitatud kõik
andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat, dokumendi liiki,
väljaandmise aega ja kohta ning allkirjastajaid. Teksti väljajäetud osa märgitakse
punktiirjoonega.
K2 L3
Kinnitatud
peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75
2.25. Automatiseeritud andmekogust andmete väljastamise võib vormistada väljatrükina.
Väljatrükile lisatakse juurde kirjaplangile vormistatud kaaskiri.
3. E-KIRJA VORMISTAMINE
3.1. E-kirjad, millel võivad olla RTK jaoks õiguslikud tagajärjed, või mis tõendavad RTK
poolsete kohustuste täitmist tuleb registreerida DHSis.
3.2. E-kirjade kirjutamisel kehtivad samad reeglid, mis kirjaplangile vormistatavate kirjade
puhul, koostatakse vastavalt nõuetele (pealkiri, kuupäev, number, kasutusmärge; subjekti
real: pealkiri).
3.3 Vajadusel kindlasti AK piirang (algus- ja lõpptähtaeg ning kõik juurdepääsupiirangu alused).
3.4 Tekst täpne, keelelt, stiililt korrektne, arusaadav, vastav eesti kirjakeele normidele.
E-kirja vormistamise näide:
Kellele
Koopia
Pimekoopia
Teema Pealkiri
ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Märge tehtud: 01.02.2024
Kehtib kuni: 01.02.2099
Alus: AvTs§ 35 lg 1 p 12
Teabevaldaja: Riigi Tugiteenuste Keskus
Teie 02.01.2024
Meie 01.02.2024 nr 1.1-1/00019
Pöördumine
Sisu
Lugupidamisega
Eesnimi Perekonnanimi
ametinimetus
osakond/talitus
Telefon: +372 123 4567
[email protected]
Riigi Tugiteenuste Keskus
Lõkke 4, 10122 Tallinn
telefon 663 8200
e-post
[email protected] › http://www.rtk.ee
K2 L4
Kinnitatud
peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75
Liigitusskeem, dokumentide hoidmine ja arhiveerimine
1.1. Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna I talituse juhataja vastutab RTK liigitusskeemi
koostamise, ülevaatamise ja uuendamise eest.
1.2. RTK liigitusskeem kinnitatakse eraldi peadirektori käskkirjaga.
1.3. Liigitusskeemiga hõlmatakse kõik RTK tegevuse käigus loodud ja saadud dokumendid ja muu
teave, mis on aluseks tegevuse ja toimingute tõendamisel ja mida hallatakse infosüsteemides
või muudes hoiukohtades.
1.4. Liigitusskeemi ei lülitata RTK töötajate personaalarvutite kõvaketastel, serverites ja muudes
hoiukohtades olevat ajutise väärtusega teavet (nt dokumendi mustandid, asja lahendamise
käigus kogutud dokumendikoopiad jms).
1.5. Liigitusskeem vaadatakse üle vastavalt vajadusele ja kooskõlastatakse Rahvusarhiivi
infosüsteemis Astra.
1.6. Liigitusskeemi koostaja märgib loetelus vähemalt:
1) funktsiooni nimetus ja tähis;
2) sarja nimetus ja tähis;
3) säilitustähtaeg;
4) teabekandja;
5) juurdepääsukoht;
6) juurdepääsupiirang;
7) avaliku arhiivi hindamisotsus;
8) vana sarja tähis.
1.7. Liigitusskeemis rühmitatakse dokumendid sarjadesse funktsioonide kaupa.
1.8. Ühte sarja paigutatakse vaid sarnase praktilise väärtuse ja ühesuguse säilitustähtajaga
dokumendid.
1.9. Kui on vajadus lisada liigitusskeemi uus sari, tuleb selle kohta info edastada
[email protected],
lisades juurde info millisesse süsteemi dokumendid tekivad ja säilitustähtaeg.
Dokumendihalduse peaspetsialist lisab uue sarja liigitusskeemi ja vajadusel DHSi.
1.10. Kui liigitusskeemis sari suletakse, siis suletud tähist ei kasutata edaspidi.
1.11. Säilitustähtaegade määramisel juhindutakse liigitusskeemis toodud säilitustähtaegadest,
Rahvusarhiivi hindamisaktidest, RTK tegelikest vajadustest ja dokumentide unikaalsusest.
1.12. Asjaajamisperioodi vältel koondatakse paberkandjal dokumendid registraatoritesse ehk
moodustatakse toimikud vastavalt dokumentide loetelus märgitud sarjale. Elektroonilised
dokumendid paigutatakse DHSis asuvatesse toimikutesse.
1.13. Paberkandjal toimiku kaanel või elektroonilise toimiku metaandmetes peab sisalduma
vähemalt:
1) asutuse ja struktuuriüksuse nimetus;
2) sarja nimetus ja tähis vastavalt dokumentide loetelule;
3) köite järjekorranumber;
4) toimiku alustamise ja lõpetamise aasta;
5) säilitustähtaeg.
1.14. Lühiajalise (kuni 10 a) säilitustähtajaga paberkandjal toimikuid hoitakse toimiku sisse
seadnud töötaja tööruumis. Pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga dokumendid annab toimiku
sisse seadnud töötaja üle RTK dokumendihoidlasse (Tartu kontor, Sõbra 56) või arhiivi
teenuse osutaja ruumidesse kolme aasta jooksul dokumendi loomisest või saamisest va
projektitoimikud. Paberkandjal projektitoimikud antakse arhiivi üle kui projekt on lõppenud.
1.15. Arhiivi koosseisu loetellu märgib toimiku arhiveerija selle kohta vähemalt:
1) funktsiooni nimetus;
K2 L4
Kinnitatud
peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75
2) sarja pealkiri ja tähis (sh varem kehtinud tähised);
3) säilitustähtaeg (sh varem kehtinud säilitustähtajad);
4) andmed hindamisotsuse kohta;
5) sarja koosseisu kuuluvate toimikute või muude üksuste järjekorranumbrid,
pealkirjad, kogused, piirdaatumid, asukohad ning andmed üleandmise ja hävitamise
kohta.
1.16. Arhiveerimiseks dokumentide üleandmisel vormistavad dokumendi üleandja
(struktuuriüksus) ja arhiveerija üleandmise-vastuvõtmise akti.
1.17. Lühiajalise säilitustähtajaga mõeldud toimikuid ei korrastata.
1.18. Pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga toimikud korrastatakse selle loonud töötaja poolt
vastavalt järgnevatele nõuetele:
1) toimikud võetakse välja kiirköitjatest või registraatoritest;
2) metallkinnised ja klambrid eemaldatakse dokumentidelt;
3) dokumendid paigutatakse arhiivipüsivatest materjalidest kaante vahele ning
asetatakse arhiivikarpidesse;
4) toimiku kaanele ja arhiivikarbile märgitakse asutuse ja struktuuriüksuse nimetus,
sarja tähis, pealkiri, piirdaatumid, karbi number ja toimikute järjekorranumbrid.
1.19. Arhivaalid, mille säilitustähtaeg on möödunud, eraldatakse dokumendihalduse spetsialisti
poolt hävitamiseks ja hävitatakse vastavalt arhiivieeskirjale ja Rahvusarhiivi juhistele.
1.20. Avaliku arhiivi poolt hinnatud dokumendid hävitatakse arhivaari poolt Riigiarhiivi
nõusolekuta. Hindamata dokumentide hävitamisakti eelnõu saadetakse Riigiarhiivile
kooskõlastuse saamiseks.
1.21. Hävitamine dokumenteeritakse hävitamisaktiga, mille kinnitavad arhivaar ja dokumendi ja-
arhiivihalduse osakonnajuhataja. Hävitamisteenuse osutaja poolt väljastatud saateleht
lisatakse arhivaari poolt hävitamisakti juurde.
1.22. Dokumendihaldussüsteemis hävitatakse dokumendid passiivbaasis koos metaandmete ja
logidega.
1.23. Asutuse üld e-postkasti saabunud kirju säilitatakse 1 aasta, pärast seda kustutatakse.
1.26. Arhiiviloetelu peetakse digitaalselt Exceli tabelis, mis on leitav RTK X kettal kaustas Töö
korraldamine\ Dokumendi-ja arhiivihaldus. Arhiiviloetelu täiendab iga uue aasta alguses
dokumendihalduse peaspetsialist koostöös arhivaariga.
1.27. Ohuolukorra tekkimisel tegutsetakse vastava arhiivihoone tulekahju korral tegutsemise
plaani jt sisekordadega ettenähtud tegutsemisjuhistele vastavalt.
K2 L5
Kinnitatud
peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75
Teenistuslehtede haldamise protsess
1. TEENISTUSLEHTEDE HALDAMISE PROTSESS
1.1. Teenistuslehtede arvelevõtmine
1.1.1. Registreerib saabunud teenistuslehed Teenistuslehtede 5 tp jooksul
dokumendihaldussüsteemis. Kannab haldaja
teenistuslehe registrisse
perekonnanime, eesnime, isikukoodi,
asutuse kust saabus, saabumise
kuupäeva ja registreerimisnumbri.
Paigutab teenistuslehe kuni
arhiveerimiseni nimega varustatud
kaante vahele, mida hoitakse arhiivi
kapis jooksva kalendriaasta lõpuni.
1.2. Teenistuslehtede arhiveerimine
1.2.1. Teeb igale teenistuslehele Teenistuslehtede Hiljemalt
arhiveerimiseks tiitellehe ja paigutab haldaja
15.märts
teenistuslehed tähestiku järjekorras
arhiivi karpi. Koostab karbis asuvate
teenistuslehtede nimekirja kuhu
märgitakse lehe väljastamise info.
Märgib karbi väliskaanele nimekirja,
mis kergendab tulevikus teenistuslehe
otsimist.
1.3. Sotsiaalkindlustusametile teenistuslehtede koopiate väljastamine, taotlustele
vastamine
1.3.1. Saab taotluse tööülesandena SKA Teenistuslehtede Esimesel võimalusel
Delta kaudu. haldaja
1.3.2 Otsib teenistuslehe asukoha PTO Teenistuslehe 1 tp jooksul
kettal asuva registri abil, skaneerib haldaja
teenistuslehe ja salvestab faili nimega
„päev_kuu_aasta_RTK
_perekonnanimi“. Logib SKA
Deltasse ning laeb skaneeritud
dokumendi süsteemi vastava
tööülesande juurde, märgib oma
tööülesande täidetuks. Teenistuslehe
puudumisel lisab vastava
kommentaari SKA Delta tööülesande
juurde.
K2 L5
Kinnitatud
peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75
1.4 Teenistuslehtede koopiate
väljastamine, taotlustele vastamine
1.4.1. Registreerib saabunud taotluse Teenistuslehtede Esimesel võimalusel
dokumendihaldussüsteemis. haldaja
1.4.2. Otsib teenistuslehe asukoha PTO Teenistuslehtede 5 tp jooksul taotluse
kettal asuva registri abil, teeb haldaja esitamisest
teenistuslehest digikoopia ja edastab
selle dokumendihaldussüsteemi kaudu
taotlejale. Kui teenistuslehte ei ole
RTK arhiivis, siis teavitab sellest
taotlejat
1.5. Teenistuslehtede väljastamine
1.5.1. Registreerib saabunud taotluse Teenistuslehtede Esimesel võimalusel
dokumendihaldussüsteemis. Otsib haldaja
teenistuslehe asukoha arhiivis PTO
kettal asuva registri abil. Võtab
arhiivist teenistuslehe. Kui
teenistusleht asub arhiivi karbis, teeb
kande ka karbis asuvale
teenistuslehtede nimekirja ja
kriipsutab karbi kaanel oleva nime
maha.
1.5.2. Teeb kaaskirja teenistuslehe Teenistuslehtede 5 tp jooksul
väljastamiseks ja allkirjastab selle haldaja
dokumendihaldussüsteemis.
1.5.3. Prindib kaaskirja Teenistuslehtede 5 tp jooksul taotluse
dokumendihaldussüsteemist välja, haldaja esitamisest
teeb kande PTO kettal asuvasse
teenistuslehtede registrisse
(väljastamise kuupäev, number ja
asutus kellele teenistusleht
väljastatakse). Saadab tähitud postiga
taotlejale.
1.5.4. Staaži päringutele vastamine – otsib Teenistuslehtede Esimesel võimalusel
SAP BO aruandluskeskkonnast isiku haldaja
kohta info ja edastab selle päringu
teinud asutusele. Kui SAP BO-s
puudub info siis otsib arhiivist
teenistuslehe ja edastab teenistuslehe
digikoopia infot küsinud asutusele.
K2 L6
Kinnitatud
peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75
ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Märge tehtud: 02.01.2024
Kehtib kuni: 02.01.2099
Alus: AvTs § 35 lg 1 p 12
Teabevaldaja: Riigi Tugiteenuste Keskus
KÄSKKIRI
[kuupäev] nr [sarja number]
Pealkiri
[Käskkirja sisuline osa]
(allkirjastatud digitaalselt)
Eesnimi Perekonnanimi
Ametinimetus
Teatavaks teha:
Koostaja:
K2 L7
Kinnitatud:
peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75
ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Märge tehtud: 01.02.2024
Kehtib kuni: 01.02.2099
Alus: AvTs§ 35 lg 1 p 12
Teabevaldaja: Riigi Tugiteenuste Keskus
Eesnimi Perekonnanimi Teie: 02.01.2024 nr 1-2/19/2536
Asutuse nimi
Meie: 01.02.2024 nr 11.1-2/00032
Tänava nimi/e-posti aadress
12345 Linn
Pealkiri
Austatud proua/härra
[Kirja sisuline osa]
Lugupidamisega
(allkirjastatud digitaalselt)
Eesnimi Perekonnanimi
Ametinimetus
Osakonna nimetus
Lisa: 1. Pealkiri
2. Pealkiri
Teadmiseks/Sama:
Eesnimi Perekonnanimi
+372 512 3456
[email protected]
Lõkke 4 / 10122 Tallinn / 663 8200 /
[email protected] / www.rtk.ee/ Registrikood 70007340
KÄSKKIRI
20.11.2024 nr 1-2/24/75
Dokumendihalduse korra kinnitamine
Riigihalduse ministri 14.11.2017.a. käskkirjaga nr 84 kinnitatud "Riigi Tugiteenuste Keskuse
põhimääruse" § 20 punkti 7 alusel:
1. Kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse dokumendihalduse korra koos lisadega.
2. Tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 16.08.2023. a käskkirja nr
1-2/23/51 "Riigi Tugiteenuste Keskuse teabehalduse korra kinnitamine".
(allkirjastatud digitaalselt)
Pärt-Eo Rannap
peadirektor
Teatavaks teha: RTK töötajad
Koostaja: Maarja Käis
Kinnitatud
peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75
Dokumendihalduse kord (K2)
Protsess: Dokumendihaldus- ja arhiivindus
Protsessi omanik: Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna I talituse juhataja
Versioon: 11
Kinnitatud: 20.11.2024
Dokumendihalduse kord sisaldab:
1. Üldpõhimõtted
2. Mõisted
3. Dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine
4. Dokumentide menetlemine
5. Dokumentide kooskõlastamine ja allkirjastamine
6. Dokumentide avalikustamine ja väljastamine
7. Asjaajamise ja riigivara üleandmine
Viited:
Vabariigi Valitsuse määrus "Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused"
Avaliku teabe seadus
Arhiivieeskiri
Arhiiviseadus
Haldusmenetluse seadus
RTK põhimäärus
RTK eelarve- ja kulujuhtimise kord
RTK töökorralduse reeglid
RTK riigisaladuse kaitse juhend
RTK kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumentide koostamise juhend
RTK Personali värbamise ja töö- ning teenistussuhete haldamise kord
Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide
rakendamise seadus.
1
Korra lisad on RTK:
üldblankett;
kirjablankett;
mallid ja dokumentide vormistamine;
dokumentide hoidmine ja arhiveerimine;
teenistuslehtede haldamise protsess;
käskkirja vormistuse näide;
vastuskirja vormistuse näide.
1. Üldpõhimõtted
1.1 Sisu ja eesmärk:
Riigi Tugiteenuste Keskuse dokumendihalduse kord kehtestab dokumendihalduse
põhimõtted Riigi Tugiteenuste Keskuses (edaspidi RTK). Dokumendihalduse korraldamise
eesmärgiks on RTK tegevuse usaldusväärne dokumenteerimine, tegevuse läbipaistvuse
ning dokumentide autentsuse tagamine.
Dokumendihalduse kord määrab kindlaks RTK dokumentide loomise, registreerimise,
edastamise, süstematiseerimise, nendest tulenevate toimingute lahendamise,
kooskõlastamise, allkirjastamise, hoidmise, kasutamise, säilitamise, korrastamise,
üleandmise ja hävitamise põhinõuded. Antud korras reguleerimata küsimuste lahendamisel
juhindutakse Eesti Vabariigis kehtivatest õigusaktidest, standarditest ja Rahvusarhiivi
juhistest.
RTK dokumendihaldus on korraldatud paberivaba dokumendihalduse põhimõttel, mille
järgimine tagab RTK avatuse ja keskkonnasäästlikkuse, kiirendab dokumendiringlust ning
infootsingut.
RTK kasutab dokumendihalduse korraldamiseks elektroonilist dokumendihaldussüsteemi
(edaspidi DHS). DHSi kasutusjuhendid ja peakasutaja(te) kontaktid on kättesaadavad
siseveebis RTK protsesside käsiraamatu rubriigis.
Dokumendihalduse kord ei reguleeri tööd dokumentidega, mille vormistamiseks ja
menetlemiseks on õigusaktidega ette nähtud muud vormid ja nõuded. Dokumentide, mis
sisaldavad riigisaladust Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seaduse mõistes,
menetlemisel juhindutakse RTK riigisaladuse kaitse juhendis sätestatust.
RTK asjaajamisperiood on kalendriaasta (1. jaanuarist kuni 31. detsembrini).
1.2 Kasutusulatus: kõik RTK töötajad.
1.3 Vastutajad:
1.3.1 RTK teabehalduse ehk infohalduse põhimõtete kujundamise ja korralduse eest vastutab
arendusosakond. Dokumendihalduse ja arhiiviteenuse eest vastutab dokumendihaldus- ja
arhiiviteenuse osakond (edaspidi DHO).
2
1.3.2 Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna I talituse juhataja vastutab:
dokumendihalduse korra ja liigitusskeemi koostamise, ülevaatamise ja uuendamise eest;
dokumendihalduse korra nõuetekohase rakendamise eest.
1.3.3 DHO dokumendihalduse peaspetsialist vastutab:
dokumentide avalikustamise ja neile juurdepääsu tagamise eest;
dokumendihaldussüsteemi haldamise eest;
kasutajate nõustamise ja juhendamise eest.
1.3.4 Büroo- ja dokumendihalduse spetsialist vastutab:
sissetulevate dokumentide registreerimise ja ringluse korraldamise eest;
dokumendihaldussüsteemi kasutajate nõustamise ja juhendamise eest;
saabuvate teenistuslehtede registreerimise ja arhiveerimise eest;
teenistuslehtede haldamise ja päringutele vastamise eest vastavalt lisale 5.
1.3.5 Arhivaar vastutab:
dokumentide hoidmise, säilitamise, korrastamise ja vajadusel avalikku arhiivi üleandmise
eest;
dokumentide hävitamise korraldamise eest;
arhiivipäringutele vastamise ning arhiividokumentide väljastamise eest.
1.3.6 Töötaja vastutab oma tööülesannete raames dokumentide tähtaegse ja nõuetekohase
menetlemise ning DHSi dokumendi korrektse sisestamise eest.
1.3.7 Osakonna/talituse juhataja vastutab osakonnasisese asjaajamise eest ning dokumentide
arhiivihoidlasse üleandmise eest.
2. Mõisted
Dokumendihaldussüsteem (DHS) – RTK-s kasutatav elektrooniline dokumendihaldussüsteem,
mida kasutatakse dokumentide loomiseks, haldamiseks, menetlemiseks ja hoidmiseks.
Infohaldus – mitmesugustes vormides info (paber- ja elektroonilised dokumendid, audio, video
jms) kogumine eri allikatest ning selle töötlemine, säilitamine ning kasutajatele jagamine eri
kanalite kaudu. Üks infohalduse põhivaldkondi on dokumendihaldus. Käesolevas korras
kasutatakse mõisteid infohaldus ja teabehaldus samatähenduslikena.
Menetlusring – dokumendi peatäitja poolt ette määratud kooskõlastajate ring.
Metaandmed – dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse või mida hallatakse
dokumendihaldussüsteemis kategooriakaardil.
Liigitusskeem – RTK funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik dokumentide
ning teabe hõlmamiseks ja haldamiseks.
Sari – liigitusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi või muu tunnuse alusel kokku kuuluvaid
dokumente.
3
Töövoog – menetlusringi reeglipärane jada protsessi eesmärgi saavutamiseks.
Tööülesanne – töötajale DHSis määratud toiming. Tööülesanne võib olla saadud täitmiseks,
teadmiseks, ettepanekute esitamiseks, kooskõlastamiseks, kinnitamiseks, allkirjastamiseks või
edastamiseks.
Viit – tunnus (täht, number või märgistiku erimärk), mis näitab sarja, toimiku või dokumendi
asukohta liigitusskeemis.
Autentimine – on elektrooniline protsess, mis võimaldab füüsilise või juriidilise isiku e-identimist
või elektrooniliste andmete päritolu ja tervikluse kinnitamist.
3. Dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine
3.1 Üldmeilile (
[email protected]) saabunud dokumendid kontrollib ja edastab büroo- ja
dokumendihalduse spetsialist. Registreerimist vajavad dokumendid registreerib
dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS) büroo- ja dokumendihalduse spetsialist,
vajadusel peaspetsialist.
3.2 RTK Tartu esinduse postiaadressile saabunud dokumendid kontrollib ja registreerib DHS-
s büroo- ja dokumendihalduse spetsialist. Tallinna esinduse postiaadressile saabunud
dokumendid kontrollib ja edastab registreerimiseks DHS-i dokumendihaldus- ja
arhiiviteenuse osakonna I talituse juhataja.
3.3 Dokumente märkega „Isiklik“, „Konfidentsiaalne“ vms ei avata ega registreerita. Samuti
ei avata ega registreerita dokumente, mille puhul RTK töötaja on teatanud vajadusest mitte
avada ümbrist, mis vastab tema määratletud vormilistele tunnustele (nt riigihange,
personali värbamise märgusõna vms).
3.4 Saabunud paberdokumendi esimese lehe vabale pinnale tehakse saabumismärge ja kui
dokument sisaldab asutusesiseseks kasutamiseks piirangut tehakse dokumendile märge,
kasutades selleks vastavat templit. Saabumismärge sisaldab RTK nime, saabumise
kuupäeva ja viita.
3.5 Paberkandjal dokumendi registreerimisel lisatakse DHSi digiteeritud dokument. Kui
digiteerimine on raskendatud dokumendi tehniliste omaduste tõttu (nt liimköide) või on
dokumendi suure mahu tõttu liiga ajakulukas, digiteeritakse dokument osaliselt (kaaskiri
ja võimalusel ka esileht).
3.6 Dokumendid registreeritakse liikide kaupa, moodustades allregistreid.
3.7 DHSis registreeritakse järgmised dokumendid:
RTK-s koostatud ja allkirjastatud õigusaktid;
otsused;
protokollid;
aktid;
lepingud;
koostöökokkulepped;
4
saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (e-kirjad, avaldused, selgitustaotlused,
märgukirjad, pöördumised, teabenõuded, tellimiskirjad, garantiikirjad, taotlused jm);
volikirjad;
muud dokumendid, mille registreerimise vajaduse otsustab dokumendi koostaja või
osakonna/talituse juhataja.
3.8 DHSis ei registreerita järgmiseid dokumente:
saabunud kutseid, v.a välislähetuse aluseks olevad kutsed;
õnnitlusi ja kaastundeavaldusi;
koosolekute teadaandeid;
reklaamtrükiseid;
perioodikat (ajaleht, ajakiri vm.);
informatiivse sisuga e-kirjad;
anonüümseid dokumente v.a juhul kui dokumendi sisu vajab kontrollimist;
kirju, millel on rämpsposti tunnused;
teabenõudeid, kui need on esitatud suuliselt ja täidetakse kättesaamise päeval;
dokumente märkega “ISIKLIK”;
dokumente, mille adressaadina on märgitud teine asutus või isik;
dokumente, milles puudub märge saatja nime ja kontaktandmete kohta;
paberkandjal dokumente või digitaalallkirja nõudvaid dokument, millel ettenähtud
allkirjad puuduvad;
muudes infosüsteemides registreeritavaid dokumente.
3.9 Töötaja e-posti aadressile saabunud kirjade registreerimise vajaduse otsustab töötaja
lähtudes dokumendihalduse korras sätestatud nõuetest. Registreerimist vajavad kirjad tuleb
edastada aadressile
[email protected] sh e-kirjad, millel võivad olla RTK jaoks õiguslikud
tagajärjed, või mis tõendavad RTK poolsete kohustuste täitmist. Edastamisel lisada juurde
märge, kuhu sarja kiri registreeritakse ja kellele läheb täitmiseks.
3.10 Dokumendi registreerimisel täidetakse DHSis ekraanivormidel andmeväljad vastavalt
saabunud teabe või dokumendi infole. Täitmiseks kohustuslikud andmeväljad on vastavalt
tähistatud. Saabunud dokumendi registreerimisel kantakse andmete olemasolul
infosüsteemi saatja dokumendi number ja juurdepääsupiirangu andmed. Dokumendid
registreeritakse dokumendiliikide kaupa omaette numeratsiooniga. Dokumendi numbrile
lisatakse dokumendi sarja tähis.
3.11 Algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires ühe
järjekorranumbri all. Kui asjaajamisperiood saab läbi ja algatuskiri jääb eelmise perioodi
lõppu võib vastuskirja teha veel eelmise asjaajamisperioodi järjekorranumbri alla või
algatada vastuskiri uues aastas ja teha seose algatuskirjale.
5
3.12 Dokument registreeritakse DHSis hiljemalt selle allkirjastamisele, saabumisele või
väljasaatmisele järgneval tööpäeval.
3.13 Kui dokumendil on märge «KIIRE», siis registreeritakse ja edastatakse see läbivaatamiseks
viivitamata selle saabumise tööpäeval.
4. Dokumentide menetlemine
4.1 Dokumentide menetlemisel läbiviidavad toimingud teostatakse vastavalt töötajatele
põhimääruse, siseprotseduuride, töötajate ametijuhendite või allkirjastatud lepingutega
antud õigustele.
4.2 Registreeritud dokument edastatakse DHS-is menetlemiseks järgnevalt:
RTK peadirektorile RTK töö korraldamist ja koordineerimist puudutavad dokumendid ning
RTK peadirektorile adresseeritud post;
RTK peadirektori asetäitjale edastatakse toetuste arenduse osakonna, toetuste rakendamise
osakonna ja toetuste maksete osakonna tööd puudutavad dokumendid ning RTK
peadirektori asetäitjale adresseeritud post;
Osakonnajuhatajale osakonna tööd puudutavad dokumendid;
Talituse juhatajale talituse ülesannete täitmisega seotud dokumendid;
Teistele töötajatele edastatakse dokumendid, mis on kindla kuuluvusega ega vaja RTK
peadirektori või struktuuriüksuste juhtide resolutsiooni.
4.3 Paberkandjal saabunud dokumendid mis on lühiajalise säilitustähtajaga, millest on lisatud
elektrooniline versioon DHS-i, hävitatakse paberkandjal 1 kuu möödumisel v.a kui
originaali säilitamiseks on põhjendatud vajadus.
4.4 Registreerija edastab dokumendi:
teadmiseks, kui dokument on informeeriva sisuga ja sellest ei tulene mingeid toiminguid;
täitmiseks, kui dokumendist tulenevad toimingud.
4.5 Juhul kui menetleja hinnang dokumendi kuuluvusele täitmiseks või teadmiseks erineb
registreerija hinnangust, teavitab ta sellest registreerijat, kes vormistab edastuse ümber,
eeldusel, et see on põhjendatud ning ei ole vastuolus õigusaktidega.
4.6 Kui dokumendist tulenevad ülesanded saab lahendada operatiivselt telefoni, e-kirja või
läbirääkimiste teel, siis pannakse saabunud dokumendile lahendamismärge, lisades
kommentaarina info kes, kuidas ja millal ülesande lahendas. Lahendamismärke teeb
dokumendiga tegelenud töötaja.
4.7 Kui operatiivne lahendamine ei ole võimalik, koostab dokumendi menetlemise eest
vastutav töötaja vastusdokumendi, mis seotakse algdokumendiga.
4.8 Teadmiseks saadetud dokumendid ei kuulu menetlemisele, need vaadatakse läbi töötaja(te)
poolt, kelle pädevusse dokumendis käsitletav küsimus kuulub ning võetakse teadmiseks.
4.9 Menetlustähtajad:
RTK peadirektor, peadirektori asetäitja, osakonnajuhatajad ja talitusejuhatajad edastavad
neile saabunud dokumendid hiljemalt 1 (ühe) tööpäeva jooksul asjaga tegelevale
6
struktuuriüksusele, lisades vajadusel resolutsioonis (kommentaaris) juhised ülesande
lahendamiseks.
Dokumentide läbivaatamise, menetlemise ning vastamise tähtaeg tuleneb dokumentide
liigist, sisust ja resolutsioonist. Dokumendist tulenevate ülesannete täideviimisel tuleb
lähtuda dokumendis märgitud tähtajast, selle puudumisel antud korras sätestatud tähtajast
ning korras reguleerimata tööülesande puhul õigusaktidega kehtestatud tähtajast.
Kui tähtaeg satub riigipühale või puhkepäevale, siis loetakse tähtaeg saabunuks
puhkepäevale/riigipühale järgneval esimesel tööpäeval.
Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui 5 (viie) tööpäeva jooksul selle
registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui teabenõue vajab täpsustamist või kui teabe
väljaselgitamine on aeganõudev, võib teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15
(viieteistkümne) tööpäevani, teavitades sellest eelnevalt teabenõudjat.
Juhul, kui sissetulevas dokumendis ei ole märgitud täitmise tähtaega, kuulub tööülesanne
täitmisele hiljemalt 30 (kolmekümne) kalendripäeva jooksul selle registreerimisele
järgnevast tööpäevast.
Vastamise tähtaega võib pikendada kuni kahe kuuni. Dokumendi saatjat teavitatakse
vastamise tähtaja pikendamisest ja pikendamise põhjusest. Dokumendi tähtaja
pikendamise vajadusel, teavitab täitja sellest tööülesande andjat, sisestades pikendamise
põhjuse ja uue tähtaja DHS-i.
Vaietega seotud tähtajad:
Vaie haldusmenetluse seaduse alusel – 10 kalendripäeva;
Perioodi 2021-2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide
rakendamine – 30 kalendripäeva;
Eesti-Läti programm – 90 kalendripäeva.
Dokument on tähtaegselt menetletud, kui vastus on tähtajaks edastatud elektroonilisel teel
või üle antud sideettevõttele.
Kui dokumendi menetlemine ei kuulu RTK pädevusse, edastatakse dokument vastavalt
kuuluvusele 5 (viie) tööpäeva jooksul õigele adressaadile, teatades sellest samal ajal
dokumendi saatjat.
5. Dokumentide kooskõlastamine ja allkirjastamine
5.1 Nii paberkandjal kui ka elektrooniliselt väljaminevad dokumendid kooskõlastatakse
elektrooniliselt DHS-is.
5.2 DHS-is autenditud kasutaja poolt antud kinnitus dokumendile on asutusesiseses
asjaajamises käsitletav samaväärsena digitaalallkirjaga.
5.3 Kui elektrooniline kooskõlastamine ei ole tehniliselt võimalik, märgib kooskõlastaja oma
kooskõlastuse RTKsse jäävale eksemplarile, lisades oma nime, kuupäeva ja allkirja.
5.4 Kooskõlastamisel tuleb järgida RTK vastavat alluvust, st olenevalt allkirjastajast tuleb
dokument kooskõlastada kõigi koostaja ja allkirjastaja vahepealsete alluvustasanditega.
7
5.5 Kõigepealt edastab dokumendi kooskõlastamise algataja selle kooskõlastamiseks koos
kõikide lisade ja teiste asjassepuutuvate dokumentidega madalama astme töötajale.
5.6 Vajadusel edastab kooskõlastuse algataja dokumendi kooskõlastamiseks teistele
struktuuriüksustele, keda vastav küsimus puudutab.
5.7 Dokumendid kooskõlastatakse asutusesiseselt üldjuhul kahe tööpäeva jooksul. Dokumendi
koostaja määrab igale täitjale DHS-is täitmise tähtaja.
5.8 Kui koostaja viib omal algatusel või kooskõlastajatelt saadud ettepanekute alusel
dokumenti sisse sisulisi muudatusi, peab dokument läbima menetlusringi algusest peale.
Kui tegemist on tehniliste muudatustega, siis ei pea dokumenti uuesti algusest peale
kooskõlastamiseks panema, vaid jätkatakse menetlusringi sealt, kus pooleli jäi.
5.9 Kui koostaja ei arvesta kooskõlastaja ettepanekutega, lisab koostaja DHS-i kommentaari
mittearvestamise põhjuste kohta ning jätkab menetlusringi mittekooskõlastanud töötajale
järgnevast töötajast. Lõpliku otsuse eriarvamuse arvestamise kohta langetab dokumendi
allkirjastaja.
5.10 Dokumendid allkirjastatakse üldjuhul digitaalselt.
5.11 Dokumendid allkirjastatakse paberkandjal:
kui adressaadil puudub võimalus digitaalselt allkirjastatud dokumendiga tutvuda;
adressaadi elektronposti aadress ei ole teada/puudub;
adressaat on teatanud, et ta ei soovi saada digitaalselt allkirjastatud dokumenti;
digitaalne allkirjastamine ei ole tehniliselt võimalik.
5.12 Töötajad allkirjastavad dokumente vastavalt oma pädevusele, mis on määratud asutuse
põhimääruse, ametijuhendi või väljastatud volikirjaga.
5.13 Peadirektor allkirjastab järgmised dokumendid:
üldkäskkirjad;
volitused;
personalikäskkirjad;
lepingud;
maksetaotlused;
kirjad keskuse töö korraldust ja organisatsioonilist korraldust puudutavates küsimustes;
finantsdokumendid
5.14 Peadirektori asetäitja allkirjastab järgmised dokumendid:
oma vastutusvaldkonna piires haldusaktid ja lepingud;
oma pädevuse piires keskuse dokumendid;
võib volitada oma pädevuse piires vastutusala struktuuriüksuste teenistujaid, sealhulgas
esindamiseks kohtus;
moodustab oma vastutusvaldkonnas nõuandva õigusega alalisi või ajutisi töörühmi ning
määrab nende ülesanded ja töökorra.
8
5.15 Osakonnajuhataja allkirjastab kogu osakonna või selle spetsiifilise valdkonna tööd
puudutavad informatiivse sisuga kirjad jm dokumendid, millega ei esitata uusi seisukohti,
ei võeta rahalisi ega muid kohustusi ning ei anta õigusi ega panda kohustusi RTK välistele
isikutele, välja arvatud juhul, kui õigusaktidega või asutuse sisese käskkirjaga on
ettenähtud teisiti.
5.16 Talituse juhataja allkirjastab talituse tööd puudutavad informatiivse sisuga kirjad jm
dokumendid, millega ei esitata uusi seisukohti, ei võeta rahalisi ega muid kohustusi ning ei
anta õigusi ega panda kohustusi RTK välistele isikutele, välja arvatud juhul, kui
õigusaktidega või asutuse sisese käskkirjaga on ettenähtud teisiti.
6. Dokumentide avalikustamine ja juurdepääsupiirang
6.1 Juurdepääsupiiranguga teabe üldnõuded:
6.1.1 Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang alates
dokumendi koostamisest või saamisest.
6.1.2 Piirangu lõppemise aeg näidatakse võimalusel. Juurdepääsupiirangu lõpukuupäev
määratakse kindlaks lähtudes dokumendi koostamise kuupäevast.
6.1.3 Juurdepääsupiirang kehtestatakse kuni piirangu vajaduse möödumiseni, kuid mitte
kauemaks kui viieks aastaks. Peale viie aasta möödumist võib pikendada teabe
juurdepääsupiirangu tähtaega veel kuni viie aasta võrra, kui piirangu kehtestamise põhjus
püsib. Isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang selle saamisest või
dokumenteerimisest 75 aastat.
6.1.4 Kui dokumendile kehtestatud juurdepääsupiirang on osaline, siis dokumendi
väljastamisel (nt teabenõude korras) tehakse dokumendist ärakiri selliselt, et kaetakse
avalikustamisele mittekuuluvad andmed kinni.
6.1.5 Juurdepääsupiiranguga dokumentide hoidmisel ja kasutamisel peab olema välistatud
kolmandate isikute juurdepääs neile dokumentidele. Juurdepääsupiiranguga dokumendi
hoidmise, kasutamise ja säilitamise eest vastutab teenistuja, kelle pädevusse dokumendi
lahendamine või koostamine kuulub. Juurepääsupiiranguga paberdokumente hoiab nende
eest vastutav teenistuja viisil, mis välistab nende sattumise kõrvaliste isikute kätte
(näiteks lukustatud kapis või sahtlis), dokumente ei või jätta järelevalveta.
6.1.6 Vältimaks asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabe sattumist kõrvaliste isikute kätte,
on keelatud dokumente jätta nõupidamisruumidesse, paljundusmasinate ning printerite
juurde. Nõupidamisruumi tahvlid tuleb koosolekute lõppedes koosoleku korraldajal
puhastada ja pabertahvlilt kasutatud paberid ära võtta.
6.1.7 Võimalusel tuleb vältida juurdepääsupiiranguga teabe hoidmist väljaspool infosüsteeme
(nt struktuuriüksuste võrguketastel, kuna nii ei ole teabe terviklus piisavalt tagatud). Eriti
tundlikule teabele (nt eriliigilised isikuandmeid) piiratakse juurdepääsu ka RTK siseselt nii,
et need on kättesaadavad ainult töötajatele, kes vajavad dokumente tööülesannete
täitmiseks.
6.1.8 Juurdepääsupiiranguga ja/või eriti tundlikku teavet sisaldavate dokumentide (olenemata
andmekandjast) kasutamisel, hoidmisel ja edastamisel tuleb järgida õigusaktidest
tulenevaid nõudeid ja lähtuda infoturbe põhimõtetest. Juurdepääsupiiranguga teabe
9
volitamata kasutamisest või lekkimisest tuleb viivitamata teavitada RMITi
andmekaitsespetsialisti ja peadirektorit või nende äraolekul määratud asendajaid.
6.2 Avaliku teabe üldnõuded:
6.2.1 Avalik teave on mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja
dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud
õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites.
6.2.2 Teabevaldaja on RTK.
6.2.3 Teabevaldaja peab tagama juurdepääsu dokumendiregistri kaudu dokumentidele, millele ei
ole kehtestatud juurdepääsupiiranguid.
6.2.4 Juurdepääsupiiranguga dokumendil on avalikus dokumendiregistris avalikustatud ainult
avalikud metaandmed.
6.2.5 Dokumendi pealkirja muutmiseks avalikus registris tuleb muuta ekraanivormil andmeväli
„ADR pealkiri“ või „avalik nimetus“ (vms sõltuvalt infosüsteemist).
Dokumendiregistris RTK kodulehel avalikustatakse sellisel juhul pealkiri, mille sisestab
dokumendi lahendamise või koostamise eest vastutav töötaja. Kui vastutav teenistuja
pealkirja muuta ei soovi, kandub kodulehe dokumendiregistrisse dokumendi pealkiri.
6.2.6 Enne kirja kooskõlastusringile saatmist peab dokumendi eest vastutav teenistuja kindlasti
üle vaatama juurdepääsupiirangud ning vajadusel kas kehtestama uue piirangu või
piirangu tühistama. Peale allkirjastamist muudatusi enam teha ei saa.
6.3 Juurdepääsupiirangu kehtestamine saabunud dokumendile:
6.3.1 RTKsse saabunud dokumentide juurdepääsupiirangute olemasolu kontrollib dokumendi
registreerija.
6.3.2 Kui elektrooniliselt saabunud dokument on mõeldud asutusesiseseks kasutamiseks, siis
selle registreerimisel lisab registreerija metaandmetesse juurdepääsupiirangu aluse ja
kehtivusaja. Dokumendi vastutaja võib põhjendatud juhul juurdepääsupiirangu alust
täpsustada.
6.3.3 RTKsse saabunud dokumentide juurdepääsupiirangute õigsust või piirangu seadmise
vajadust kontrollib üldjuhul töötaja, kelle pädevusse dokumendi lahendamine kuulub.
6.3.4 Juurdepääsupiirangu kehtestamise või muutmise vajadusest teavitab teabevaldajat
teenistuja, kelle pädevusse dokumendi lahendamine kuulub.
6.3.5 Kui asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud paberkandjal dokumendil puudub
juurdepääsupiirangu märge, siis lisab tööülesande vastutaja ettepanekul selle
dokumendihalduse spetsialist.
6.3.6 Paberkandjal dokumendile vormistatakse juurdepääsupiirangu märge vastavasisulise
templiga, mida hoiab enda käes RTK Tartu esinduses büroo- ja dokumendihalduse
spetsialist ja Tallinna esinduses dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna I talituse
juhataja.
6.5 Juurdepääsupiirangu tähtajad ja piirangute kehtetuks tunnistamine:
10
6.5.1 Dokumendi juurdepääsupiirangu tähtaeg võib olla kuni 5 aastat, va riiklikku ja
teenistuslikku järelevalvet ning täitevvõimu üksikotsuste ettevalmistamist käsitlevad
dokumendid, mille suhtes kohaldatakse juurdepääsupiirangut kuni otsuse vastuvõtmiseni
ja isikuandmeid sisaldav teave, mille suhtes kehtib juurdepääsupiirang 75 aastat.
6.5.2 Kui teabekandja võimaldab, teeb tööülesandevastutaja või vastutaja puudumisel
dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna töötaja juurdepääsupiirangu lõppemisel
dokumendile järgmise tekstiga märke:
„JUURDEPÄÄSUPIIRANG LÕPPENUD .....................................20......a
Märke lisaja: eesnimi perekonnanimi, päev.kuu.aasta, allkiri
6.5.3 Elektrooniliste dokumentide puhul eemaldab vastutaja dokumendi metaandmetest
piiranguga seotud andmed ja sisestab kommentaaripiirangu eemaldamise põhjusest.
6.6 Dokumentide väljasaatmine:
6.6.1 Elektroonilised dokumendid saadab peale allkirjastamist välja dokumendi vastutaja või
dokumendihalduse spetsialist läbi dokumendihaldussüsteemi e-postiga või DHX
(dokumendivahetuskeskus) kaudu.
6.6.2 Paberkandjal dokumentide postitamiseks nii Tallinna kui Tartu kontoris korraldatakse
dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna poolt, kus postitamiseks mõeldud
dokumendid antakse töötaja poolt üle dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonnale, kes
korraldab dokumentide üleandmise postiteenuse osutajale, vormistatud saatelehe alusel.
7. Asjaajamise ja riigivara üleandmine
7.1 Töö- ja teenistusuhete lõpetamisega seoses on asjaajamise ja riigivara üleandmine -
vastuvõtmine RTKs reguleeritud Personali värbamise ja töö- ning teenistussuhete
haldamise korras.
7.2 RTK peadirektori vahetumise korral võetakse ja antakse asjaajamine ning vara üle
Rahandusministeeriumi esindaja kooskõlastusel.
7.3 Asutustevaheline asjaajamine ja riigivara üleandmine vormistatakse üleandmis-
vastuvõtmisaktiga.
11