Strateegilise planeerimise korra kinnitamine

KÄSKKIRI 27.11.2024 nr 1-2/24/79 Strateegilise planeerimise korra kinnitamine Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ § 20 lg 1 p 7 alusel: 1. Kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse strateegilise planeerimise korra. 2. Tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 16.01.2023 a. käskkirja nr 1-2/ 23/5 „Strateegilise planeerimise, eelarvestamise ja kulude juhtimise korra kinnitamine“. (allkirjastatud digitaalselt) Pärt-Eo Rannap peadirektor Teatavaks teha: RTK töötajad Koostaja: Maarja Käis  Kinnitatud peadirektori käskkirjaga 27.11.2024 nr 1-2/24/79 Strateegilise planeerimise kord (K3) Protsess: Strateegiline planeerimine Protsessi omanik: Peadirektor Versioon: 4 Kinnitatud: {regDateTime} Strateegilise planeerimise kord sisaldab: 1. Üldpõhimõtted 2. Rollid ja vastutused strateegilise planeerimise protsessis 3. Arengukava koostamine 4. Arengukava elluviimine 5. Tulemuste seire 6. Aruandlus 7. Tööprotsess 8. Strateegilise planeerimise ja juhtimise aastakell 1. Üldpõhimõtted  Sisu ja eesmärk: Strateegilise planeerimise kord kirjeldab Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi RTK) arengukava ja tegevuskava koostamise, elluviimise, seire ning aruandluse protsessi. Strateegiline planeerimine on osa strateegilisest juhtimisest, mille eesmärgiks on süstemaatiline, sidus ja efektiivne lähenemine organisatsiooni strateegiliste eesmärkide loomisele, saavutamisele, kontrollimisele ja uuendamisele.  Kasutusulatus: Kõik RTK töötajad, eeskätt strateegilise planeerimisega seotud isikud.  Viited: o RTK põhimäärus; o Vabariigi Valitsuse määrus nr 117 „Valdkonna arengukava ja programmi koostamise, elluviimise, aruandluse, hindamise ja muutmise kord“ (vastu võetud 19.12.2019); o K5 RTK riskijuhtimise kord; o K7 RTK personalivestluste kord; o K22 RTK kliendisuhete juhtimise põhimõtted; o K30 RTK eelarvestamise ja kulude juhtimise kord. 2. Rollid ja vastutused strateegilise planeerimise ja eelarvestamise protsessis  Nõukoja ülesandeks on nõustada RTK-d arengukava strateegiliste eesmärkide seadmisel ja tegevuskavade koostamisel ning teha ettepanekuid nende kinnitamiseks.  Peadirektor töötab koos juhtkonnaga1 välja RTK arengukava ja tagab selle elluviimise. Peadirektor vastutab strateegilise planeerimise protsessi (sh selle analüüsi ja uuendamise eest) ja tagab korra rakendamise (sh koostab iga-aastase strateegilise planeerimise ajakava 1 Juhtkond: peadirektor, peadirektori asetäitja ja osakonnajuhatajad. 1  ja koordineerib strateegilise planeerimise protsessi (sh tegevuskava täitmise seire ja tegevusaruande koostamist). Osaleb valitsemisala arengukavade ja programmide koostamises.  Peadirektori asetäitja ülesandeks on töötada koos juhtkonnaga välja arengukava ja tagada oma haldusalas selle elluviimine. Peadirektori asetäitja hindab oma haldusala tulemuslikkust, tagab seire ja aruandluse.  Osakonna juhataja ülesandeks on oma vastutusvaldkonna piires anda sisend arengukavva ja töötada sellest lähtudes välja oma vastutusvaldkonna tegevuskava. Tagada oma vastutusvaldkonnas arengukava ja tegevuskava elluviimine. Hindab arengukava ja tegevuskava täitmise tulemuslikkust ning teeb vajadusel tegevuskavas muudatusi või ettepanekuid arengukava muudatusteks.  Talituse või üksuse juhi ülesandeks on oma üksuse tegevuskava väljatöötamine ja rakendamine, sh talituse või üksuse tegevuskava haldamine. Üksuse tulemuste hindamine ja vajadusel tegevuskavas korrektiivide tegemine.  Teenistuja ülesandeks on mõtestada oma tegevust arengukavas toodud missiooni, visiooni, strateegliste eesmärkide ja olulisemate tegevuste kontekstis. Osaleda aktiivselt oma üksuse tegevuskava koostamisel ja viia ellu enda vastutuses olevad tegevused. 3. Arengukava koostamine  Arengukava koostatakse järgmiseks neljaks aastaks ja selle kinnitab peadirektor.  Arengukavas kajastatakse missioon, visioon ja strateegilised eesmärgid ning eesmärktasemed ja olulisemad tegevused eesmärkide saavutamiseks.  Arengukava koostamisel lähtutakse põhimäärusest ja halduspoliitika ning riigi rahanduse programmidest ning arvestatakse muuhulgas klienditagasisidega (K22) ja riskihindamise (K5) tulemustega. 4. Arengukava elluviimine  Arengukava viiakse ellu läbi iga osakonna tegevuskava, eelarve ja tulemusvestluste. o Tegevuskava koostatakse järgmiseks aastaks.  Tegevuskavas kajastatakse strateegiliste eesmärkidega seostatud osakonna tegevuseesmärgid, mõõdikud nende täitmise hindamiseks ja tegevuste loetelu koos oodatava tulemuse kirjelduse, vastutaja, kaastäitja ja tähtajaga.  Tegevuskava ei kinnitata. Tegevuskava koostamine ja haldamine toimub tegevuste planeerimise ja täitmise infosüsteemis (edaspidi infosüsteem). o Eelarve koostamine toimub vastavalt eelarvestamise ja kulude juhtimise korrale (K30). o Tulemusvestlused viiakse läbi vastavalt personalivestluste läbiviimise korrale (K7). 5. Tulemuste seire  Arengukava ja tegevuskava täitmise seire toimub mais, septembris ja jaanuaris kõikidele töötajatele avatud koosoleku formaadis. 6. Aruandlus  Strateegiliste eesmärkide täitmise hindamine toimub kord aastas ja selle väljundiks on hiljemalt märtsis lõppenud tegevusaasta kohta valmiv tegevusaruanne.  Tegevusaruanne kajastab strateegiliste eesmärkide täitmise hindamiseks möödunud aasta olulisemaid tegevusi ja saavutatud eesmärktasemeid.  Hindamise tulemused on sisendiks strateegia ja tegevuskava uuendamisele. 7. Tööprotsess Nr Tegevus Vastutaja Kuu 1. ARENGUKAVA KOOSTAMINE 2 Nr Tegevus Vastutaja Kuu Strateegilise planeerimise protsessi ning aja- ja tegevuskava 1.1. Peadirektor 9 üle vaatamine ja juhtkonnas kokku leppimine. Vaatab üle kehtiva arengukava ja viib sisse, koos 1.2. Peadirektor 10-11 juhtkonnaga, muudatused arengukavas. 1.3. Nõustab ja teeb ettepaneku arengukava heaks kiitmiseks. Nõukoda 12 1.4. Kinnitab käskkirjaga arengukava. Peadirektor 12 Korraldab koostöös kommunikatsiooniosakonnaga 1.5. arengukava tutvustamise teenistujatele, klientidele ja Peadirektor 1 avalikkusele. 2. TEGEVUSKAVA KOOSTAMINE Koostab oma vastutusvaldkonna tegevuskava arvestades arengukava, klienditagasiside, riskihindamise tulemuste, 2.1. erinevate auditite tulemuste ja muu olulise informatsiooniga. Osakonnajuhataja 10-12 Kooskõlastab tegevuskava vastavalt vastutusvaldkonnale peadirektori või peadirektori asetäitjaga. Räägib tulemusvestluste, uue töötaja puhul katseaja alguse ja lõpu vestluse käigus töötajatega läbi struktuuriüksust puudutavad (strateegilised) eesmärgid ja tegevuskavast 2.2. Vahetu juht 1-12 tulenevad tegevused ning töötaja panuse/osa nendes. Vastutab, et tegevuste vastutajate ja kaastäitjate info oleks infosüsteemis ajakohane. Osakonna juhataja 2.3. Sisestab jooksvalt lisandunud tegevused infosüsteemi. 1-12 / tegevuse omanik 3. TULEMUSTE SEIRE Vaatab üle tegevuskava täitmise seire vahearuande vormi ja vajadusel kooskõlastab muudatused juhtkonnaga. Planeerib 3.1. Peadirektor 5, 9, 1 seire koosoleku aja ja informeerib tegevuskava omanikke vastavast tööülesandest. Koostab kokku lepitud põhja kasutades tegevuskava täitmise vahearuande ja tutvustab vastaval koosolekul tulemusi 3.2. Osakonna juhataja 5, 9, 1 kõigile töötajatele. Tagab, et info oleks sisestatud ka infosüsteemi. 3.3. Korraldab tulemuste avalikustamise RTK siseveebis. Peadirektor 5, 9, 1 4. ARUANDLUS Vaatab üle tegevusaruande põhja ja korraldab sisendi 4.1. Peadirektor 1 kogumise. Koostab kokku lepitud põhja kasutades oma 4.2. vastutusvaldkonna tegevusaruande. Tagab, et info oleks Osakonna juhataja 1-2 sisestatud ka infosüsteemi. Koostab lõppenud aasta kohta tegevusaruande. Kooskõlastab 4.3. Peadirektor 2 selle juhtkonnaga ja esitab nõukojale. 4.4. Otsustab peadirektorile kinnitamiseks esitamise üle. Nõukoda 3 4.5. Kinnitab käskkirjaga tegevusaruande. Peadirektor 3 Korraldab koostöös kommunikatsiooniosakonnaga 4.6. tegevusaruande avaldamise välisveebis ja selle tutvustuse Peadirektor 3 avalikkusele, klientidele ja teenistujatele. 3 8. Strateegilise planeerimise ja juhtimise aastakell2 2 Suurte numbritega on tähistatud kuud ja tekstina peamised tegevused. Numbrid teksti ees märgivad tegevuste järjekorda. 4