Auditi lõpparuande edastamine

Šveitsi-Eesti koostööprogrammi projektide nr Šveits.1.03.23-0002 „Kultuuriministeeriumi ettevalmistusfond“ Šveits.1.03.23-0003 „Kliimaministeeriumi ettevalmistusfond“ Šveits.1.03.23-0004 „Haridus- ja Teadusministeeriumi ettevalmistusfond“ Šveits.1.03.23-0005 „Siseministeeriumi ettevalmistusfond“ Šveits.1.03.23-0006 „Sotsiaalministeeriumi ettevalmistusfond“ Šveits.1.03.23-0007 “Eesti-Šveitsi koostööprogrammi tehniline abi” PROJEKTIAUDIT toetuse saajad: Kultuuriministeerium, Kliimaministeerium, Haridus- ja Teadusministeerium, Siseministeerium, Sotsiaalministeerium, Riigi Tugiteenuste Keskus rakendusüksused: Riigi Tugiteenuste Keskus ja Keskkonnainvesteeringute Keskus Lõpparuanne SCH-1/2024 17.10.2024 KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST Auditi tulemus: Auditi töörühm jõudis auditi toimingute läbiviimise tulemusena järeldusele, et toetuse saajate tegevus projekti rakendamisel on olulises osas1 vastavuses kehtivate õigusaktidega. Märge struktuuritoetuse registris2:  märkusteta Projektiaudit on läbi viidud vastavuses rahvusvaheliste siseauditeerimise kutsetegevuse standarditega. Projektiauditi lõpparuanne avalikustatakse Rahandusministeeriumi koduleheküljel. Täname auditeeritavaid auditi läbiviimise ajal osutatud kaasabi, vastutulelikkuse ja koostöö eest. 1 Auditi töörühm on teostanud auditi toimingud asjatundlikult ja nõutava ametialase hoolsusega. Auditi tulemusena antakse auditeeritud objekti kohta põhjendatud kindlustunne, võttes arvesse võimalikku auditi riski, et isegi suhteliselt olulised ebatäpsused võivad jääda avastamata. 2 Olulised tähelepanekud on leiud, mis omavad või võivad omada finantsmõju (st mitteabikõlblikud kulud). Väheolulised tähelepanekud on leiud, mis ei oma finantsmõju, kuid mille lahendamine aitab toetuse saajal vähendada riske projekti edukal elluviimisel. 2  A - OSA 1. Auditi objekt ja auditeeritud kulud 1.1 PROJEKTI ÜLDANDMED Rakenduskava Eesti-Šveitsi koostööprogramm Prioriteetne suund Šveits.1 Eesti-Šveitsi koostööprogramm Meede Šveits.1.3 Tehniline abi Projektide numbrid ja Šveits.1.03.23-0002 „Kultuuriministeeriumi ettevalmistusfond“ nimetused struktuuritoetuse Šveits.1.03.23-0003 „Kliimaministeeriumi ettevalmistusfond“ registris (edaspidi SFOS) Šveits.1.03.23-0004 „Haridus- ja Teadusministeeriumi ettevalmistusfond“ Šveits.1.03.23-0005 „Siseministeeriumi ettevalmistusfond“ Šveits.1.03.23-0006 „Sotsiaalministeeriumi ettevalmistusfond“ Šveits.1.03.23-0007 “Eesti-Šveitsi koostööprogrammi tehniline abi” Toetuse saaja ja partner(id): Kultuuriministeerium, Kliimaministeerium, Haridus- ja Teadusministeerium, Siseministeerium, Sotsiaalministeerium, Riigi Tugiteenuste Keskus Taotluse rahuldamise otsuse ŠVEITSI-EESTI KOOSTÖÖPROGRAMMI TEHNILISE ABI LEPING 21.02.20233 (otsuse muutmise) number ja kuupäev Rakendusüksus Riigi Tugiteenuste Keskus ja Keskkonnainvesteeringute Keskus Projektide kulude Projektide nr Šveits.1.03.23-0002, Šveits.1.03.23-0003, abikõlblikkuse periood Šveits.1.03.23-0004, Šveits.1.03.23-0005 ja Šveits.1.03.23-0006 abikõlblikkuse periood on 22.02.2023 - 31.12.2024. Projekti nr Šveits.1.03.23-0007 abikõlblikkuse periood on 21.02.2023 - 03.12.2029 1.2 AUDITI LÄBIVIIMISE INFO Alus Eesti-Šveitsi koostööprogrammi riigipõhise raamkokkuleppe4 (edaspidi raamkokkuleppe) artikkel 2.3 ja Šveitsi teise toetuse rakendamise regulatsiooni5 artikkel 3.6. Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna auditeerimise 2024.a tööplaan. Auditi valimisse sattusid kulud, mis on seotud järgmiste projektidega nr Šveits.1.03.23-0002, Šveits.1.03.23-0003, Šveits.1.03.23-0004, Šveits.1.03.23-0005 ja Šveits.1.03.23-0006 Šveits.1.03.23-0007. Eesmärk Projektiauditi eesmärgiks on analüüsida ja hinnata: 3 Sisaldab andmeid ka Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetusmeetmete ettevalmistusfondi kohta, millise vahenditest on finantseeritud auditi lõpparuandes nimetatud ministeeriumide kui programmioperaatorite tegevus. 4 Euroopa Liidus majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks Euroopa Liidu valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise raamkokkuleppe lisa 1 5 Euroopa Liidus majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks Euroopa Liidu valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise regulatsioon 3  1) projektide toetatavate tegevuste ja kulude vastavust Šveitsi teise toetuse rakendamise regulatsioonis ning Šveitsi-Eesti koostööprogrammi tehnilise abi lepingus toodud nõuetele, nende otstarbekust ja sihipärasust; 2) deklareeritud kulude vastavust toetuse saaja raamatupidamisaruannetele ja raamatupidamise algdokumentidele; 3) toetuse maksmist õigeaegselt ja ettenähtud mahus. Auditi läbiviija(d) Liina Võrklaev, Rahandusministeerium, Finantskontrolli osakond, II auditi talitus, juhtivaudiitor (auditi juht); Mart Pechter, Rahandusministeerium, Finantskontrolli osakond, II auditi talitus, nõunik talituse juhataja ülesannetes (auditi eest vastutav isik) Auditi läbiviimise aeg 05.03.2024-05.04.2024 ja 02.10-17.10.2024 Metoodika Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna “Projektiauditi käsiraamat”. Auditi toimingud Auditi toimingute käigus järgneva analüüs ja hindamine:  projekti tegelik teostamine,  projekti rakendamist kajastav dokumentatsioon,  kulude abikõlblikkus,  projektiga seotud raamatupidamise korraldus,  omafinantseeringu olemasolu,  Eesti-Šveitsi koostööprogrammi sümboolika kasutamine. Valimi metoodika (kui Valimi metoodika lühikirjeldus kohaldub) Audiitorid genereerisid 22.02.2024 seisuga SFOSis sisaldunud Šveitsi-Eesti koostööprogrammi tehnilisest abist ja programmide ettevalmistuskuludest finantseeritud kulude väljavõtte (SF-17), millest selgus, et programmi vahenditest on finantseeritud 64 kulurida kogusummas 89 977,50 eurot, peamiselt õppereisidega seotud kulusid, Kultuuriministeeriumi ja Riigi Tugiteenuste keskuse tööjõukulusid. Et kuluridade analüüs näitas, et oluline osa tööjõukuludest on summeeritud kuu kaupa terviksummadeks, siis otsustasid audiitorid tööjõukulude kohta välja küsida ka detailsemad kuluread. Audiitorid saatsid esialgu 05.03.2024.a välja auditi avakirjad Riigi Tugiteenuse Keskusele ja Kultuuriministeeriumile ning küsisid auditeeritavate asutuste kontaktisikutelt välja programmis abikõlblike kuludena kajastatud kuluridade aluseks olnud detailsed töötaja kaupa andmed. Järgnevalt asendas audiitor Šveitsi-Eesti koostööprogrammi kulude loendis terviklikud tööjõukulude summad töötaja kaupa kajastatud kuluridadega ja sai laiendatud üldkogumi 86 kulureaga. Seejärel laskis audiitor laiendatud üldkogumist 86 kulureast teha auditi tarkvara abil 30 kulureast koosneva juhuvalimi. Auditi esimese etapi lõplik valim sisaldab kokku 30 kulurida, mis moodustab üldkogumist 34,88%. Auditeeritavate abikõlblike kogukulude maksumus on 61 511,74 eurot, mis moodustab üldkogumist 68,36%. Lähtuvalt sellest, et 30 ühikust koosnevasse valimisse sattusid lisaks Kultuuriministeeriumi ja Riikliku Koordineerimisüksuse kuluridadele ka Haridus- ja Teadusministeeriumi, Sotsiaalministeeriumi, Siseministeeriumi ja 4  Keskkonnaministeeriumi kuluread, saatsid audiitorid 18.03.2024.a välja auditi avakirjad veel ka neile ministeeriumidele/programmioperaatoritele ning teavitasid soovist viia läbi Šveitsi-Eesti koostööprogrammi projektiauditeid. Auditi valimisse olid sattunud ka kaks kulurida, mis sisaldasid auditeeriva asutuse töötajatega seotud kulusid. Nimetatud kuluridade suhtes teostas auditi toimingud Rahandusministeeriumi siseauditi osakond, kes on Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonnast sõltumatu. Täiendava auditi valimi moodustamine Tulenevalt sellest, et Šveitsi-Eesti Koostööprogrammist finantseeritud kulusid otsustati 2024.aastal deklareerida esialgu planeeritud perioodist pikema perioodi kohta, tekkis vajadus ka lisandunud ühikute auditeerimiseks täiendava valimi alusel. Perioodil 21.02.2023-31.07.2024 välja makstud Šveitsi-Eesti koostööprogrammi tehnilise abi ja ettevalmistusfondi kulude auditeerimiseks koostati lisavalim kasutades mittestatistilist valimimeetodit (non-statistical sampling method) ning juhumeetodil valiti välja viis ühikut. Valiku tegemisel kasutasime IDEA tarkvara. Lisavalimi üldkogum koosnes 41 ühikust summas 56 462,25€. IDEA abil valisime Random funktsiooni kasutades välja 5 ühikut summas 11 388,45€, mis moodustab üldkogumi summast 20,2%. Ühikute mahust katab lisavalim 12,2%. Lisavalim vastab mittestatistile valimi miinimumnõuetele: vähemalt 10% ühikutest ja 15% abikõlblikust summast. Nimetatud 5 ühiku auditeerimiseks teostati eraldi auditi toimingud 2024.a oktoobris. 1.3 AUDITEERITUD KULUD (auditi ulatus) Deklareeritud kulude aluseks SFOS nr PO27072, 02.02.2024, abikõlblik summa 26 931,39 eurot; olevad väljamaksed SFOS nr PO26995, 31.01.2024, abikõlblik summa 5 208,64, eurot; (väljamaksetaotluse SFOS nr, kuupäev, abikõlblik summa SFOS nr PO27062, 01.02.2024, abikõlblik summa 5 123,76 eurot; eurodes) SFOS nr PO27098, 02.02.2024, abikõlblik summa 2 126,26 eurot; SFOS nr PO26786, 22.01.2024, abikõlblik summa 2 603,73 eurot; SFOS nr PO26653, 17.01.2024, abikõlblik summa 42 766,14 eurot; SFOS nr PO26654, 17.01.2024, abikõlblik summa 5 217,58 eurot; SFOS nr PO29969, 14.06.2024, abikõlblik summa 30 177,46 eurot; SFOS nr PO29970, 14.06.2024, abikõlblik summa 1 415,39 eurot; SFOS nr PO30074, 18.06.2024, abikõlblik summa 6 863,95 eurot; SFOS nr PO30075, 18.06.2024, abikõlblik summa 800 eurot; SFOS nr PO30109, 20.06.2024, abikõlblik summa 4 388,64 eurot; SFOS nr PO30288, 27.06.2024, abikõlblik summa 9 743,97 eurot; SFOS nr PO31068, 26.07.2024, abikõlblik summa 3 072,84 eurot. 5  Toetuse ja omafinantseeringu Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetusmeetmete ettevalmistusfondi toetus: osakaal abikõlblikest 100% ja omafinantseering: 0 %. summadest (%) Šveitsi-Eesti koostööprogrammi tehniline abi toetus 42%, omafinantseering 58%. Valimi suurus (eurodes; % Esimese etapi valim moodustas 68,36 % kõigi Šveitsi-Eesti koostööprogrammi deklareeritud abikõlblikust toetusmeetmete ettevalmistusfondi ja Šveitsi-Eesti koostööprogrammi summast)6 tehnilise abi 22.02.2024.a seisuga SFOSis kajastunud abikõlblike kulude maksumusest. Teise etapi valim moodustas 20,2% kõigi 2024.a juunis ja juulis Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetusmeetmete ettevalmistusfondi ja Šveitsi-Eesti koostööprogrammi tehnilise abi 31.07.2024.a seisuga SFOSis kajastunud abikõlblike kulude maksumusest. Tuvastatud mitteabikõlblikud kulud (eurodes): 0 eurot Leitud vea määr (%) 7 0% 2. Piirangud Käesolev aruanne on koostatud sõltumatuse ja objektiivsuse põhimõtetest lähtudes. Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduse § 24 punkti 10 alusel on toetuse saaja kohustatud andma audiitori kasutusse tema nõutavad andmed ja dokumendid ning võimaldama audiitoril viibida projektiga seotud ruumides ja territooriumil. Eelnevast tulenevalt järeldavad audiitorid, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu suuline ja kirjalik teave kajastavad projekti raames teostatud tegevusi korrektselt ja tegelikkusele vastavalt ning on piisavad projektidele hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitoritele mitteesitatud / mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitorite järeldused võinud olla teistsugused. 6 Kui ei auditeeritud valimi alusel, märgitakse valimi suuruseks väljamaksetaotluse summa eurodes ja auditeeritud kulude osakaaluks 100%. 7 Mitteabikõlblike kulude osakaal tegelikult auditeeritud kuludest (%). Kui auditeeriti valimi alusel, siis mitteabikõlblike kulude osakaal valimi mahust. 6 B-OSA AUDITI TULEMUSED 1. Eesti-Šveitsi koostööprogrammi toetuse eesmärgipärane kasutamine Toetust on kasutatud olulises osas otstarbekalt ja sihipäraselt, vastavalt projektide eesmärkidele ja rakendamise tingimustele 2. Raamatupidamises kajastamine Auditi ulatuses olevad kulud vastavad olulises osas toetuse saajate raamatupidamise andmetele. 3. Eesti-Šveitsi koostööprogrammi toetuse maht ning ajastus Toetuse andmine on toimunud olulises osas ettenähtud mahus ja õigeaegselt ning omafinantseering on tagatud. 4. Hangete läbiviimine Auditi ulatuses olevad kulud sisaldasid hangetega seotud kulusid, kuid ühestki hankest ei sisaldunud projektides kulusid üle 20 000 euro projekti kohta, mistõttu detailseid hangete auditi toiminguid auditi käigus ei teostatud. 5. Riigiabi andmine Auditi ulatuses olnud projektid ei sisaldanud riigiabi andmist ega vähese tähtsusega abi. 6. Teavitamine ja avalikustamine Toetuse saajad on toetuse kasutamisest teavitamisel ning avalikustamisel järginud olulises osas kehtivaid õigusakte. Auditi eest vastutav isik: Auditi juht: Mart Pechter Liina Võrklaev II auditi talituse juhataja II auditi talituse juhtivaudiitor Finantskontrolli osakond Finantskontrolli osakond Tallinn, 17.10.2024 7  Pärt-Eo Rannap Riigi Tugiteenuste Keskus Meie 22.10.2024 nr 10-5/4684-1 [email protected] Auditi lõpparuande edastamine Austatud härra peadirektor Edastame Teile Šveitsi-Eesti koostööprogrammi tehnilisest abist finantseeritud projekti nr Šveits.1.03.23-0007 „Eesti-Šveitsi koostööprogrammi tehniline abi“ auditi lõpparuande nr SCH- 1/2024. Projektiauditi eesmärgiks on analüüsida ja hinnata: 1) projektide toetatavate tegevuste ja kulude vastavust Šveitsi teise toetuse rakendamise regulatsioonis ning Šveitsi-Eesti koostööprogrammi tehnilise abi lepingus toodud nõuetele, nende otstarbekust ja sihipärasust; 2) deklareeritud kulude vastavust toetuse saaja raamatupidamisaruannetele ja raamatupidamise algdokumentidele; 3) toetuse maksmist õigeaegselt ja ettenähtud mahus. Täname Teid meeldiva koostöö ja osutatud abi eest. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Anu Alber finantskontrolli osakonna juhataja auditeeriva asutuse juht Lisa: Auditi lõpparuanne Sama: Pr Tiina Sams, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]); Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 611 3558 / [email protected] / www.rahandusministeerium.ee registrikood 70000272 Teadmiseks: Pr Helena Musthallik, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]); Pr Karin Viikmaa, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]). Liina Võrklaev 5885 1409 [email protected] 2